Mis on pakkumise ametikoha nimi. Ülesanded, mida pakkumisosakond (osakond) lahendab

Spetsialiseerumine, mis on muutunud nõudlikuks suhteliselt hiljuti. Selle elukutse asjakohasus muutus eriti teravaks pärast seda, kui Venemaal avaldati eriseadus, mis näeb ette elektrooniliste oksjonite kohustusliku korraldamise juhul, kui riigihanke hind on üle 100 tuhande rubla. Seetõttu on ettevõtted, kes koostavad selgeid strateegilisi plaane, mille eesmärk on kiiresti tugevdada oma edukaid positsioone turul, äärmiselt huvitatud kvalifitseeritud hankejuhtidest. Tänapäeval ei ole kodumaises haridussüsteemis selle profiiliga kitsast eriharidust. Seetõttu on hankejuhi ametikohal majanduskõrgharidusega spetsialistid.

Mida teeb pakkumisspetsialist?

Vastavalt eriülesandele jälgib pakkumisspetsialist (juht) regulaarselt elektroonilisi kauplemisplatvorme, et tuvastada avatud pakkumused. Võidetud hanke kallal võib töid teha päris pikalt. Lisaks pakkumisavalduse täitmisele kontrollib ja koostab juhataja hankedokumentatsiooni: uurib, teeb vajadusel muudatusi.

Hankespetsialisti kohustuste hulka kuulub lepingute sõlmimine. Enne lepingu sõlmimist viib juht läbi arutelud ja läbirääkimised klientidega. Suhtlemine toimub nii otse kontoris kui ka telefoni teel. Ärilise kirjutamise oskus on väga oluline.

Pakkumisjuhile vajalikud omadused ja kvalifikatsioon

Eelkõige on vaja erialast pädevust. Lisaks peab Pakkumisspetsialistil olema analüütiline mõtteviis. Lõppude lõpuks annab see hinnangu eelseisvale oksjonile ja sellel osalemise otstarbekuse tasemele. Teie järeldused peavad olema põhjendatud ja argumenteeritud.
See spetsialist ei pea teadma mitte ainult Vene Föderatsiooni territooriumil äritegevusega seotud seadusi ja määrusi, vaid ka üldiselt kohtupraktika põhialuseid.

Vajalik on vajalike arvutiprogrammide tundmine.

Seltskondlikkus, töökus, täpsus on omadused, mis on vajalikud võistluste korraldajatega kirjavahetusel, lepingute ja kokkulepete sõlmimisel.

Tegevuse efektiivsus, vastupidavus stressile, paindlikkus otsuste tegemisel on vajalikud, kui peate ettevõtte esindajana isiklikult oksjonitel osalema, tegelema konflikti- ja probleemolukordadega.

Kõrgelt kvalifitseeritud inimene suudab kiiresti saavutada ettevõttele seatud eesmärgid ja aidata kaasa selle edule. Seetõttu saavad õrnad spetsialistid head palka.

2005. aastal võeti vastu föderaalseadus nr 94, mis reguleerib riigi ja kohalike omavalitsuste kaubatarnete või teenuste ettetellimiste esitamise korda. Temast sündis ja tekkis nõudlus sellise eriala järele nagu hankespetsialist (muidu kutsutakse teda ka hanketööde spetsialistiks, hankejuhiks, hankejuhiks, oksjoni- või hankejuhiks), kelle põhiülesanne on erinevatele pakkumistele avalduste menetlemine. Milliseid nõudeid tööandjad sellisele ametikohale kandideerijatele esitavad ja milliseid muid ülesandeid neile lasub, käsitletakse allpool.

Üldinfo hankejuhi kohta

Pakkumise juht on osakonnajuhataja ettepanekul majandusüksuse juhi vastavate korraldustega tööle võetud ja ametist vabastatud spetsialist vastavalt Vene Föderatsiooni tööseadustiku nõuetele. Ta allub osakonnajuhatajale. Hankejuhi puudumisel töökohal delegeeritakse tema ülesanded teisele juhtkonna korraldusega määratud isikule, kes omandab vastavad õigused.

Peamised nõuded sellele ametikohale kandideerijale on sageli kaks:

1. õigus- või majandusalane kõrgharidus, täiendkoolituse olemasolu;

Tegelikult pole ühtegi kõrgkooli, mis seda eriala õpetaks.

1. töökogemus sarnasel ametikohal vähemalt 1-2 aastat, mis eeldab tarnijate valiku üritustel (konkursid, oksjonid jne) osalemise kogunenud kogemust.

Lisaks on oluline teada:

• erineva tasemega normatiivaktid, metoodilised soovitused pakkumistega töötamiseks (eriti föderaalseaduse nr 44 sätted, mis võeti vastu 2013. aastal föderaalseaduse nr 94 asemel, samuti föderaalseadus nr 223);
• platvormid pakkumiste korraldamiseks, avatud pakkumine, elektroonilised oksjonid;
• hinnapäringutele, pakkumistele vastamise reeglid;
• meediaga suhtlemise meetodid;
• hinnakujunduse ja hinnapoliitika nüansid;
• kaupade, mille esindaja ta on, reklaamimeetodid kommerts- ja riigiturgudel;
• reklaamitavate kaupade peamised omadused ja omadused, nende ladustamise ja transportimise tingimused;
• turundus- ja müügiplaanide elluviimise, samuti kontoritöö raamatupidamise ja aruandluse alused;
• pakkumistel osalemiseks vajalike dokumendipakettide andmise kord;
• pakkumistel ja enampakkumisel osalejate õiguste ja huvide kaitse tagamise kord, vaidlustusmenetluse nüansid;
• , reeglid ;
• ärietiketi ja ärikirjavahetuse normid, telefonivestlused;
• põhilised arvutiprogrammid (Word, Excel, PowerPoint, Outlook Express, Adobe Reader);
• arvutite ja kontoritehnika kasutamise eeskirjad;
• info süstematiseerimise põhitõed (näiteks andmebaaside pidamine).

Pakkumisspetsialist tegutseb järgmistes valdkondades:

• pakkumisvaldkonnas toimimise küsimusi reguleerivad õigusnormid, meetodmaterjalid;
• seadusesätted;
• osakonna eeskirjad;
• haldusjuhised ja korraldused;
• PWTR;
• sätted

Pakkumisspetsialisti tööülesanded

Pakkumisspetsialisti ametijuhendis on kirjas töötaja peamised tööülesanded, mida ta peab täitma tööajal. need sisaldavad:

Hankejuhi õigused

Lisaks tööülesannetele on pakkumisspetsialistile tagatud õigused föderaalsel ja kohalikul tasandil. Eelkõige ta suudab:

Hankejuhi vastutus

Kodumaiste töö-, tsiviil-, kriminaal- ja haldusseaduste raames vastutab see töötaja:

• oma kohustuste ebaaus täitmine;
• subjekti tegevust reguleerivate reeglite (eelkõige töökaitse ja -ohutus) ning sätete, juhtkonna korralduste eiramine;
• asjade ebaõige üleandmine vallandamisel;
• süütegude toimepanemine töökohal, sealhulgas need, mis põhjustasid kahju organisatsiooni varale või ärilisele mainele (eelkõige ärisaladuse ja muud liiki konfidentsiaalse teabe avaldamine).

Kaasaegne hankespetsialist on väga kasulik inimene, kelle tööd on vaja absoluutselt igas ettevõttes. See annab võimaluse võimalikult edukalt pakkumistel osaleda, selle järgi rõõmustada ja aina kaugemale liikuda. Tuleb märkida, et sellise töötaja töö on üsna keeruline ja ka kõige vastutustundlikum. Selle eeliseks on nõudlus kaugtöö spetsialist pakkumistes.

Selle suuna spetsialistilt on vaja laialdasi teadmisi ja laialdaste kogemuste omamine selles tegevusvaldkonnas ei ole üleliigne. Selle professionaali töö ebaõnnestumine on kahtlemata igale ettevõttele üsna raske löök, kuna see on saamata jäänud kasum, aga ka raisatud raha ja vaev. Pealegi võib määratud kohustuste süstemaatiline rikkumine viia selleni, et organisatsioon ei saa enam selles osaleda.

Pakkumisspetsialisti kohustused

Pakkumiste ja elektroonilise kauplemise spetsialisti ametijuhend eeldab, et töötajal peab tingimata olema eranditult kõrgharidus. Sellele ametikohale nimetamine ja sellelt vallandamine toimub eranditult ettevõtte peadirektori korralduse alusel. Rääkides sellistest teguritest nagu pakkuja kohustused, võite märkida:

Interneti-saitide, kauplemisplatvormide, samuti kommerts- ja riigihangete ning konkursside monitooringu läbiviimine;

Hinnang teatud osalemise üldisele majanduslikule teostatavusele. Saadud tulemuste põhjal on vaja ette valmistada materjalid, mis on mõeldud kauplemisprotsessides osalemise otsuse tegemiseks;

Nõutakse olulist, selle põhinõudeid uuritakse hoolikalt. Vajadusel saate nõuda selgitusi, samuti võtta arvesse kõiki muudatusi pakkumise põhidokumentatsioonis;

Vajalike paberite kiire vormistamine;

Oluline on suhelda juhtide, aga ka juhtivate osakonnajuhatajatega toodete üldise eripära ja väärtuse kujunemise teemadel;

Laekunud taotluste tehnilise osa analüüs tänapäevaste kehtivate õigusaktide täielikuks vastavuseks;

Võistlusavaldused on menetlemisel;

Kohustuslik on pidada kirjavahetust ja läbirääkimisi võistluste korraldamisega seotud isikutega;

Mitu projekti tuleks läbi viia korraga;

Kogu vajalik teave tarnetingimuste ja sertifikaatide kohta tuleb esitada õigeaegselt.

Lisaks tegeleb kaasaegne hankespetsialist professionaalselt tootmisega rangelt ettevõtte huvides. Samuti peate osalema erinevate pakkumismenetluste otsimises, korraldamises ja läbiviimises.

Ametijuhendi tunnused

Kõik kaasaegsed üsna suured ettevõtted, kes ostavad turult kaupu võimalikult organiseeritult, aga ka populaarseid teenuseid, teevad tõsiseid jõupingutusi, et valida hinna ja kvaliteedi poolest optimaalsed pakkumised. Sellise tegevuse olemus on rangelt reguleeritud üldkorralduse erimäärusega.

Hankespetsialisti töökirjeldus tegelevad konkreetse pakkumise vastuvõtmise võimaluste väljatöötamisega:

Avatud kauplemisprotsessid;

Päringud, see tähendab pakkumised;

Internetis korraldatud allapoole suunatud oksjonid.

Kõige lihtsamad tähised on tavaliselt moodustatud ainult uusima vaate jaoks. Oksjoni põhiobjektiks on eranditult standardiseeritud toode, mille üldise kvaliteedi määravad GOST-i nõuded. Mis puutub konkurentsi, siis see puudutab ainult kulusid. Pakkumise võitjaks tunnistatakse tavaliselt tarnija, kes pakkus määratud aja jooksul madalaima hinna. Kõikide selliste protsesside reguleerimisega tegeleb tavaliselt professionaalne hankejuht.

Kui soovite sellel erialal tööd leida, peaksite korrektselt täitma tööleasumise avalduse. pakkuja CV näidis peegeldab kõike, mis vajab tähelepanu.

Vajadus pakkuvate spetsialistide järele

Hankespetsialist on suhteliselt noor elukutse, mis on muutunud üsna nõutuks ja populaarseks tänu kaasaegsete elektrooniliste oksjonite tekkele ja arengule. Ilma selle professionaali tööta ei saa ükski ettevõte kasumlikus hankes täielikult osaleda.

Selle töötaja tegevus on kasulik ja väga vajalik. See on spetsialist, kellel on otsene mõju ettevõtte üldisele arengule. Sellise plaani töö on vastutusrikas, keeruline, nõuab teatud oskusi, laialdasi teadmisi, aga ka tõsist müügikogemust. Just sel põhjusel pakkumine spetsialisti CV kaaluda ülima hoolega.

04.05.2019

TÖÖ KIRJELDUS

PAKKUMISE SPETSIALIST

1. ÜLDSÄTTED

1.1. Pakkumise spetsialist kuulub professionaalide kategooriasse.

1.2. Pakkumisspetsialisti ametikohale määratakse erialase kõrgharidusega isik.

1.3. Pakkumise spetsialist nimetatakse ametikohale ja vabastatakse sellelt organisatsiooni peadirektori korraldusega.

1.4. Pakkuja peaks teadma:

§ föderaalseadused ja muud õigusaktid, metoodilised materjalid pakkumistel osalemise kohta;

§ Esitletavate toodete valla- ja eelarveturgudel reklaamimise põhiprintsiibid ja meetodid;

§ toodete reklaamimise eripära kommertsturul;

§ platvormid pakkumiste läbiviimiseks, avatud pakkumiste tegemiseks, elektroonilisteks oksjoniteks;

§ Hinnapäringutele, pakkumistele vastamise reeglid

§ Meediaga töötamise meetodid;

§ müüdavate toodete tehnoloogilised ja konstruktsioonilised põhiomadused ning tarbijaomadused;

§ hinnakujunduse ja hinnapoliitika alused;

§ Toodete tarne-, ladustamis- ja transporditingimused;

§ müügiplaanide täitmise ja toodete müügi raamatupidamise ja aruandluse korraldamise meetodid;

§ Konkursil osalemise korraldus-, haldus- ja muude dokumentide esitamise kord;

§ Töösisekorraeeskirjad;

§ Töökaitse reeglid ja normid;

§ Ärisuhtluse eetika.

1.5. Pakkumisspetsialist juhindub oma tegevuses käesolevast ametijuhendist.

1.6. Pakkumisspetsialist allub otse peadirektorile.

1.7. Pakkumisspetsialisti äraoleku ajal täidab tema ülesandeid peadirektori korraldusega määratud isik. See isik omandab vastavad õigused ja vastutab selle juhise kohaselt.

TÖÖKOHTED

1.8. Jälgige spetsiaalseid saite, kauplemisplatvorme riiklike ja kaubanduslike avatud konkursside, pakkumiste, elektrooniliste oksjonite väljakuulutamiseks.

1.9. Hinda enampakkumisel osalemise majanduslikku otstarbekust, koostada tulemuste põhjal informatsioon ja materjalid enampakkumisel osalemise otsuse tegemiseks.

1.10. Nõuda vajalikku hankedokumentatsiooni, tutvuda selle nõuetega. Vajadusel küsi selgitusi ja arvesta muudatustega hankedokumentatsioonis.

1.11. Valmistage viivitamatult ette täielik dokumentide pakett.

1.12. Suhelge juhtide ja osakonnajuhatajatega pakutavate toodete eripärade ja hindade ning rakenduste tehnilise osa osas.

1.13. Analüüsige taotluste tehnilist osa kehtivate õigusaktide (FZ-94) järgimiseks.

1.14. Esitage konkurentsivõimelised pakkumised.

1.15. Pidada läbirääkimisi ja pidada kirjavahetust võistluste korraldajatega.

1.16. Hallake mitut projekti korraga.

1.17. Esitage õigeaegselt kogu vajalik teave tarnetingimuste, garantiide, sertifikaatide kohta.

1.18. Sõlmida kokkuleppeid, lepinguid.

1.19. Vajadusel osalege ettevõtte nimel oksjonitel, taotluste avamise ajal koostage kaebused Venemaa Föderaalsele Monopolivastasele Talitusele ja selle territoriaalsetele organitele, esindage ettevõtte huve nende kaebuste läbivaatamisel.

1.20. Vajadusel jälgige pakkumise tagatisena deponeeritud raha tagastamist.

1.21. Säilitage ettenähtud aruandlus.

Pakkumisspetsialistil on õigus:

2.1. Ettevõtte struktuuriüksuste juhtidelt, spetsialistidelt ja teistelt töötajatelt oma tööülesannete täitmiseks vajalike andmete ja dokumentide nõudmine.

2.2. Vajalikel juhtudel esindada organisatsiooni suhetes teiste organisatsioonidega, et kiiresti lahendada tema pädevusse kuuluvad tootmis- ja majandustegevusega seotud küsimused.

4. VASTUTUS

4.1.Oma käesolevas juhendis sätestatud kohustuste mittetäitmise või mittenõuetekohase täitmise eest – vastavalt kehtivale tööseadusandlusele.

4.2.Tegevuse perioodil toimepandud süütegude eest – vastavalt kehtivatele tsiviil-, haldus- ja kriminaalseadustele.

4.3.Materiaalse kahju tekitamise eest – vastavalt kehtivale seadusele.

5. MUUD TINGIMUSED

5.1. Käesolev ametijuhend edastatakse hankespetsialistile kviitungi vastu. Üks juhendi eksemplar säilitatakse töötaja isiklikus toimikus.

Juhistega tuttav

ja ma kohustun täitma: __________________________________________________

Hankeosakond on tõhus vahend pakkumiste müügiks, eriti ebastabiilses majandusolukorras. Lisaks seisab iga ettevõte varem või hiljem silmitsi vajadusega laiendada oma toodete/teenuste turustamise võimalusi. Tõhusaks vahendiks müügikanalite laiendamisel on hankesuuna väljatöötamine. Hangetel osalemine ja võidu korral lepingute sõlmimine riiklike ja kommertstarnijatega.

Eriti oluline on pakkumissuuna ja hankeosakonna arendamine, eriti kriisi ajal, mil äriettevõtted vähendavad oluliselt oma eelarvet või keelduvad täielikult lepingute sõlmimisest mitmes mitteolulises valdkonnas. Riik ostab ja ostab ka kriisiajal kogu riigi normaalseks toimimiseks vajalikke töid, kaupu ja teenuseid. Lisaks on riik usaldusväärne klient, kes maksab arveid.

Pakkumisosakond: ülesanded

Hankeosakonna peamised ülesanded, mida tasub esile tõsta, on:
Ettevõtte hangetel osalemise tagamine
osalemine ettevõtte maine loomisel ja hoidmisel
uute lepingute kaasamine hankesüsteemi kaudu ja uute klientide meelitamine, samuti vanade klientide hoidmine / tagastamine

Sellesuunalise tulemusliku tegevuse eelduseks on tulemustele motiveeritud kvalifitseeritud spetsialistidega pakkumisosakonna loomine. Seda arutatakse artiklis.

Hankeosakonna tüüpiline organisatsiooniline struktuur

Vaatame pakkumisosakonna tüüpilist ülesehitust. Teen kohe reservatsiooni, et struktuur, mida me kaalume, on tüüpiline. Suurtes ettevõtetes saab kohustused määrata eraldi spetsialistile, väikeettevõtetes võib kogu hankeosakonna kohustused ümber jagada ühe-kahe töötaja vahel.
Hankeosakonna juhataja
Juhataja asetäitja/peaspetsialist
Juht /
Juhataja assistent / sekretär

Alluvusskeem näeb välja selline:

Hankeosakonna töötajate tööülesannete jaotus ja tüüpilised ametijuhendid

Üks standardviga, mida hankevaldkonna loomisel ja arendamisel tehakse, on pakkumuste koostamise funktsioonide ja vastutuse ümberjagamine spetsialistide vahel, kes pole sellega varem tegelenud ja omavad selles valdkonnas piisavalt teadmisi.

Näiteks antakse advokaadile lisaks põhifunktsioonidele ka hankejuhiste väljatöötamine. See ei pruugi olla jurist, mõnes ettevõttes lähevad pakkumiste koostamise funktsioonid üle sekretärile, juhiabile või raamatupidajale. See on ebaefektiivne lähenemine, mis lõppkokkuvõttes mõjutab hanketöö tulemusi.

Tõhus pakkumistel osalemine eeldab nii teadmisi kui ka kogemusi selles valdkonnas. Kõige ratsionaalsem ja tõhusam lähenemine on luua hankeosakond, mis algfaasis võib koosneda ühest spetsialistist. Kuid see spetsialist peab olema pakkumiste valdkonnas koolitatud ja omama asjakohast praktilist kogemust. Pakkumisosakonna tegevus peaks olema suunatud ainult ühe eesmärgi saavutamisele - ettevõtte efektiivne osalemine hangetel ja ettevõttele uute lepingute saamine läbi pakkumissüsteemi.

Tüüpiline on ka pakkumisosakonna vastutusalade jaotus, mida me teiega koos kaalume, ja see võib konkreetses organisatsioonis erineda.

Hankeosakonna juhataja:
2.1. Jälgib erinevatest allikatest pärinevaid hankekuulutusi.
2.2. Enampakkumisel osalemine kooskõlastada Seltsi direktori või osakondade juhtidega, lähtudes osakondade tegevuse spetsiifikast.
2.3. Analüüsib konkurentide osalemist oksjonil ja annab osakondade juhtkonnale vajalikku infot finantsettepanekute vormistamiseks.
2.4. Osaleb koos õigusosakonnaga hankedokumentatsiooni selgitustaotluste koostamisel;
2.5. Vastab osakondade esindajatele ja pakkumise korraldajatele jooksvatele küsimustele oksjonil osalemiseks dokumentatsiooni vormistamise kohta.
2.6. Planeerib osakonna töötajate tegevust.
2.7. Kontrollib pakkumuste (finants- ja tehniliste) ettepanekute, kalkulatsioonide ja töögraafikute koostamist Seltsi spetsialistide poolt ning määrab kindlaks ettevõtte spetsialistide poolt osakonnajuhatajate poolt määratud pakkumisosakonnale dokumentatsiooni esitamise tähtajad;
2.8. Kontrollib osakonna töötajate pakkumisdokumentide pakettide koostamist.
2.9. Osaleb dokumentide vormide täitmisel, vastavalt hankedokumentatsioonile;
2.10. Koostab strateegiliselt oluliste pakkumuste jaoks dokumentide paketi vastavalt hankedokumentatsiooni nõuetele.
2.11. Kontrollib pakkumisdokumentide saatmist;
2.12. Koostab raamatupidamisdokumentatsiooni ja esitab selle ettevõtte direktorile.
2.13. Enampakkumise võidu korral edastab Seltsi töötajatele lepingu sõlmimiseks vajaliku teabe. Lepingu sõlmimiseks vajalike kalendriplaanide, tehniliste ettepanekute jms muudatuste eest vastutavad enampakkumise võitnud osakondade spetsialistid.
2.14. Teavitab juriidilist osakonda pangagarantiide andmise vajadusest ja dokumentide esitamise tähtaegadest.
2.15. Annab raamatupidamisosakonnale infot, mis on vajalik pakkumistel osalemise avalduste tagatise eest tasumiseks ning teavet pakkumisosakonnale maksekorralduste esitamise aja kohta.
2.16. Jälgib muudatusi Seadusandluses, pakkumisdokumentide koostamise õigusraamistikus, riigihangetes ja tutvustab selle teabega osakonna töötajaid.
2.17. Jälgib alluvate tegevust, rakendab meetmeid, et tagada nende vastavus töösisekorraeeskirja reeglitele.
2.18. Esitab ettepanekuid osakonna töötajate edutamiseks või karistuste määramiseks, aitab kaasa nende kvalifikatsiooni tõstmisele.

Noh, nüüd analüüsime pakkumisspetsialisti tüüpilisi ülesandeid.

Pakkumise spetsialist:
2.1. Osaleb erinevatest allikatest pärinevate hankekuulutuste jälgimises
2.2. Vastab osakondade esindajatele ja pakkumise korraldajatele jooksvatele küsimustele oksjonil osalemiseks dokumentatsiooni vormistamise kohta.
2.3. Koostab dokumentide paketi vastavalt hankedokumentatsiooni nõuetele:
 koostab osakonna spetsialistide poolt esitatud ettepanekud (rahalised ja tehnilised) vastavalt dokumentatsioonistandarditele;
 nõuab raamatupidamisest ettevõtte kohta finantsandmeid ja dokumente;
 nõuab (olenevalt hankedokumentatsiooni nõuetest) erinevatelt valitsusasutustelt oma vastutusalas olevate pakkumisdokumentide koostamise raames tõendeid;
 täidab osakonnajuhataja ülesandel hankedokumentatsiooni kohased dokumentide blanketid;
 kogub osakonnajuhataja ülesandel dokumente (asutusdokumendid, litsentsid, diplomid, spetsialistide tunnistused, lepingute, aktide koopiad jne)
 skaneerib, paljundab pakkumisavalduse koostamiseks vajalikke dokumente.
 korraldab pakkumuse dokumentide paketi koostamiseks vajalike dokumentide notariaalse kinnitamise
2.4. Pakkumise spetsialist moodustab pakkumuses sisalduvatest dokumentidest paketi hanke korraldaja määratud viisil ja vastavalt dokumenteerimisele esitatavatele nõuetele.
2.5. Korraldab pakkumisdokumentide saatmist ja kontrollib nende vastuvõtmist Klientide poolt;
2.6. Tootmisvajaduse korral täidab kulleri funktsioone.
2.7. Struktureerib teabe oksjonite kohta elektroonilisel ja paberkandjal.
2.8. Osakonnajuhataja ülesandel vormistab ta kirju, taotlusi ja muid dokumente.
2.9. Valmistab ette vastused oma pädevusvaldkonnas kirjadele ja päringutele
2.10. Täidab oma pädevusvaldkonnas osakonnajuhataja korraldusi.

Pakkumisosakond ja protsesside juhtimine

Hankeosakonna juhataja (juhataja) juhib protsessi planeerimise, monitooringu, kontrolli, analüüsi ja juhtimisotsuste tegemise kaudu. Erinevates ettevõtetes saab hanketööd ja juhtimisprotsessi korraldada erinevalt. Kuid kaalume standardset varianti, kui hankeosakonna juhtkonna funktsioone täidab pakkumisosakonna juhataja.

Hankeosakonna juhataja planeerib protsessi kulgu vastavalt kokkulepitud pakkumiste arvule, kasutades järgmist infot:
teave väljakuulutatud pakkumiste kohta,
hankedokumentatsioonis sätestatud hanke korraldaja nõuded,
teave oksjonil osalemise tulemuste kohta

Hankeosakonna juhataja fikseerib planeerimise tulemused osakonna sisedokumentides. Praktikas saab pakkumiste koostamist planeerida Exceli abil. See tähendab, et pidage tabelit teabega kliendi, ostu objekti, alg- (maksimaalse) hinna, osaleja hinna, dokumentide vastuvõtmise tähtaja, summeerimise aja ja muu teabega, mis võib olla kasulik. töö. Seda tabelit saab kasutada juhtkonnale aruandluseks.

Selle võimaluse alternatiivina saab aruandlust teha spetsiaalsetes teenustes ja programmides.

Pakkumisosakond ja selle töötehnoloogia

Heitkem pilk pakkumisosakonna protsessile tarnija ettevõttes ja ettevõttesisese suhtluse skeemile.

Hanketöö algab käimasolevate pakkumiste kohta teabe saamisega vastavalt ettevõtte juhtkonnalt saadud andmetele teenuse osutamise vajaduse kohta. See tähendab, et pakkumuste spetsialist või pakkumisosakonna juhataja leiab esmalt pakkumised, võttes arvesse valikukriteeriume: hind, piirkond, pakkumuste objekt või muu info, mis tuleb ettevõtte juhtkonnalt.

Protsess lõpeb järgmistel tingimustel:
kauplemise tulemuste kohta teabe saamine
teabe edastamine ettevõtte sidusrühmadele.

Info tulemuste kohta avaldatakse ühtses infosüsteemis või kui tegemist on kommertspakkumisega, siis saab infot suuliselt tellijalt või kliendi kodulehelt. Edasi edastatakse saadud info CRM-süsteemi kaudu kas e-posti teel või suuliselt vastavasse osakonda. Võidu korral edastatakse täiendavalt teave enampakkumise tulemuste toimumise kuupäeva, lepingu tagatise suuruse ja lepingutingimuste kohta. Edasi tegeleb lepingu sõlmimise eest vastutav spetsialist pangagarantii vormistamisega ja lepingu sõlmimisega. Praktikas on sageli lepingute sõlmimise ülesanded pandud ettevõtte juristile või hankeosakonna spetsialistile. Kui lepingud sõlmib pakkumisosakonna spetsialist, siis protsess lõpeb kliendiga lepingu sõlmimise hetkel.

Pakkumisosakonna äriprotsessi jätkamise vajalikeks tingimusteks on pakkumiste õigeaegne kooskõlastamine juhtkonnaga, mis hõlmab pakkumuste esmavalikut, järelvalikut ja lõppvalikut. Esmase valiku etapis valib juht pakkumised, võttes arvesse hinna, piirkonna, ostuobjekti kriteeriume. Sekundaarsel valikul analüüsivad valitud oste osalemise otstarbekust pakkumisosakonna juhataja ja eriosakondade juhatajad. Analüüsitakse taotluse hindamise kriteeriume, selgitatakse välja osalemise otstarbekus, arvestades töölähetuste kulusid ja arvestades konkurentide võimalikku hinnalangust.

Viimases etapis analüüsivad profiiliosakonna spetsialistid ostu tehnilisi nõudeid, tähtaegu. Pakkumisosakonna juhataja analüüsib kliendi varasemaid oste sarnaste ostude puhul, analüüsib konkurentide hindu ja arvutab prognoosi võimalikuks hinnaalanduseks. Neid tegureid arvesse võttes teeb vastava osakonna ja vajadusel ettevõtte juhtkond lõpliku otsuse enampakkumisel osalemise otstarbekuse kohta.

Hankeosakond: töö põhietapid ja põhimõtted

Konstruktsiooniehituse seisukohalt on hanketööd järjestikuste toimingute süsteem, mille eesmärk on täita Ettevõtte etteantud nõuded ja vajadused, sealhulgas aja-, kulu- ja ressursipiirangud, võttes arvesse konkreetse teenuse tööde iseloomu ja spetsiifikat.

Protsessi peamised etapid

• Pakkumisteadete jälgimine erinevatest allikatest.
• Enampakkumisel osalemise kooskõlastamine Seltsi juhtide, osakondade juhtidega vastavalt Seltsi poliitikale ja allüksuste tegevuse spetsiifikale.
• Enampakkumisel osalemiseks dokumentatsiooni koostamise planeerimine vastavalt dokumentide esitamise tähtaegadele.
• Enampakkumise korraldajate poolt määratud nõuetele ja viisil dokumentatsiooni paketi vormistamine.
• Dokumentide nõuetele vastavuse kontrollimine.
• Vajadusel dokumentatsiooni parandamine.
• Muudatuste ülevaatamine enne dokumentide esitamist.
• Paki ettevalmistamine saatmiseks ja dokumentatsiooni saatmine.
• Oksjoni korraldajatele dokumentatsiooni saatmise kontroll.
• Oksjonil osalemise tulemuste jälgimine.
• Enampakkumise tulemuste kohta info viimine ettevõttesiseselt huvilistele.

Hanketööde teostamise põhiprintsiibid:
Järjepidevus– töö on korraldatud ja teostatud vastavalt Ettevõtte dokumentatsiooni sisestandarditele ning arvestades kogu dokumentatsiooninõuete komplekti.
Järjestus – töö planeerimine ja teostamine toimub ranges järjestuses, milles järgnevad ülesanded kasutavad eelmiste tulemusi.
Asjakohasus– tööd peavad vastama kehtivatele suundumustele ja hankedokumentatsioonis ning õigusaktides sätestatud nõuetele.
Tõhusus- mis tahes töö on suunatud konkreetse tulemuse saavutamisele, mis omakorda on lõpptulemuse kohustuslik komponent.
Konfidentsiaalsus- kõik ettevõttesiseselt töö käigus saadud materjalid, kõik vahe- ja lõpptulemused mis tahes esitlusvormingus on ettevõtte omand ning nende levitamine või edasine kasutamine mis tahes kujul ei ole ilma eriloata lubatud.

Märge: Kui teil on kahtlusi hanke korraldaja töötajate aususes, näiteks kui on põhjust arvata, et teie hinnapakkumisega kaasas olev konfidentsiaalne teave võidakse avaldada teistele pakkujatele, soovitame teil tagada ettepanekute edastamine viimane hetk. Viimasel hetkel on selleks avalduse esitamine paar tundi enne avalduste vastuvõtu tähtaega või kandideerimine vahetult ümbrike avamisel.

Teenuse osutamisel kasutatud teabeallikad

• pakkumiste Korraldajatelt saadud esmane informatsioon (teade veebilehel, teade pakkumise tingimuste muudatustest; pakkumisel osalemise dokumentatsioon, hankeplaan, kaalumise ja hindamise protokoll)
• Tellijalt saadud esmane informatsioon (olenevalt hankedokumentatsiooni tingimustest: metoodika, metoodika, kontseptsioon, tehniline pakkumine, spetsialistide nimekiri, info kogemuste kohta, ajakava, finantspakkumine)
• oma infobaas (seltsi dokumentide näidised, blanketid)

Hanketööd ja tulemuste dokumenteerimine

Pakkuja dokumentatsiooni koostamise töö ja selle tulemuste dokumenteerimine toimub kehtestatud näidise (aruande vormingu) dokumentide mallide abil. Ettevõttes saab aruandlusdokumendina aktsepteerida näiteks Excelis koostatud vormi. Samuti saab teavet koostatud pakkumiste, hankeosakonna töö tulemuste kohta salvestada CRM-süsteemi või muudesse spetsialiseeritud programmidesse või teenustesse, näiteks teenuses Tenderplan.

Tasu- ja motivatsioonisüsteem

Kõige populaarsemad maksesüsteemid pakkumiste valdkonnas on järgmised:
1) maksa tulemuste eest
2) püsimakse

Esimesel juhul motiveerib ettevõte hankeosakonna töötajaid tulemusi saama, s.o. ettevõttele uute lepingute saamine. Teisel juhul selline motivatsioon tegelikult puudub.

Süsteemi "Maksa tulemuste eest" võimalikud variatsioonid:
1. Palk + võidetud pakkumiste protsent
2. Palk + fikseeritud tulemustasu
3. Võidetud pakkumiste protsent
4. Tasu iga vastuvõetud taotluse eest.
Enimlevinud maksevõimalused majasiseste pakkumisspetsialistide puhul on esimene ja teine, kaugspetsialistide puhul variant 3 ja 4. Võimalikud on ka variatsioonid näiteks siis, kui vabakutseline koostab oksjoniks ainult taotluse esimese osa ning kui esimese osa taotlus rahuldatakse, saab fikseeritud makse. Taotluse teise osa koostavad kliendi spetsialistid, kes saavad töötasu ja protsendi võidetud pakkumistest või töötasu ja fikseeritud lisatasu.
Selle tasustamissüsteemi vaieldamatu eelis on lõpptulemuse motivatsioon. Intress ja tulemus on sellise tasusüsteemiga suurem kui fikseeritud palgaga. Eeldusel muidugi, et palk ei ole kasin, vaid turg.

Nüüd kaalume püsimakse võimalusi:
1. Fikseeritud palk
2. Püsimakse iga koostatud taotluse eest
Esimese variandi puhul on võimalikud ka erinevad variatsioonid, näiteks kui palgale lisandub töötlemise eest tasumine. Juhtudel, kui koostatud pakkumuste maht on suur ja menetlemist palju, võib ka menetlemise eest tasumine olla märkimisväärne.

Hanketoetuse plussid ja miinused

Ettevõtted ja ettevõtjad, kes alles sisenevad riigitellimuste turule, teevad ühe levinud vea. Kogu ettevõtte hankesuund on täielikult allhanke korras hankevaldkonnas tuge pakkuvale ettevõttele. Peamine ja peamine viga on see, et ükski teine ​​ettevõte peale sinu oma ega ükski spetsialist peale sinu töötaja ei tunne tulemusest nii suurt huvi.

Esimene miinus allhankefirma pakkumiste kaudu kaasamine on:
- teie jaoks avalduse koostava töötaja nõrk huvi tulemuse vastu. Isegi kui maksate allhankefirmale korralikku tasu, ei mõjuta see suure tõenäosusega konkreetse töötaja tasumist, kes teie avalduse koostab.
Teine miinus see ei ole alati teie aine kõrge kirjaoskus, need allhankeettevõtte töötajad, kes taotluse koostavad.
Kolmas miinus see on nõrk kontroll pakkumisi koostavate töötajate tegevuse üle. Te ei pruugi alati täpselt teada ega mõista, kas allhankefirma töötaja teie hanke kallal töötab ja millises etapis projekt on.

Selle tulemusena võib töö eest korralikku raha makstes tekkida olukord, kus töö tulemuse vastu puudub huvi, teostaja ei ole sinu aines kõrgelt professionaalne ning puudub kontroll.

Seetõttu ei ole tungivalt soovitatav anda allhanke jaoks kogu pakkumissuunda. Hangete ja vabakutseliste toetamiseks on võimalik ja vajalik kaasata allhankefirmasid, kuid delegeerida tuleb vaid osa ülesannetest ja kontrollida taotluste koostamise protsessi.

See tähendab, et vajame ettevõttesse hankespetsialisti, kes oleks motiveeritud hanketulemustele, täidaks osa funktsioone ise isiklikult, osa delegeeriks. Näiteks võib oksjonite esimeste osade ettevalmistamise delegeerida mõnele pakkumiste saatjafirmale või vabakutselisele. Peaasi, et oma ala spetsialistidel oleks piisav praktiline kogemus.

Pakkumiste otsimise funktsioonide delegeerimine on äärmiselt ebasoovitav, kuna oma teemal tõeliselt paljulubavate ja huvitavate ostude valimiseks peate seda teemat põhjalikult mõistma ning suutma analüüsida ja arvutada osalemise väljavaateid. Spetsialist, kes teie ainest aru ei saa, ei saa sellega kvalitatiivselt hakkama.

Vabakutselise või pakkumist toetava ettevõtte palkamise peamine eelis on rutiinsete toimingute aja vähenemine. Kokkuhoitud aega saab paremate tulemuste saavutamiseks kasutada ratsionaalsemalt. Näiteks kulutage rohkem aega analüüsile. Samuti on võimalik suurendada menetletavate ja koostatud pakkumiste arvu.