Jadual pengurusan masa mendesak penting tidak mendesak. Kuadran Covey: Matriks Struktur Kes

Matriks Eisenhower- Ini adalah prinsip keutamaan, yang membolehkan anda menyelesaikan dengan berkesan bilangan tugasan terbesar pada siang hari. Kaedah pengurusan masa ini dinamakan sempena pengarang dan penciptanya - presiden ketiga puluh empat Amerika Syarikat. Dwight David Eisenhower. Disebabkan kedudukannya, dia terpaksa menyelesaikan sejumlah besar tugas setiap hari, dan untuk melakukan ini dengan jayanya, dia menghasilkan prinsip perancangan masa, yang kemudiannya dikenali sebagai Matriks Keutamaan Eisenhower atau Dataran Eisenhower.

Apakah intipati prinsip Eisenhower?

Ruang dataran ini termasuk kes dan tugas yang tidak boleh menunggu lagi dan sangat penting bagi kami. Prinsip Eisenhower mencadangkan bahawa dataran ini harus kosong, kerana seseorang yang cekap dalam pengurusan masa tidak akan membenarkan keadaan kecemasan dan kritikal dalam perniagaan. Selalunya perkara menjadi mendesak kerana kesalahan kita. Tabiat menunda segala-galanya sehingga kemudian atau kemalasan manusia primitif adalah sebab biasa untuk mengisi petak "A".

Semua perkara berkaitan kesihatan;
tugas, mengabaikan yang akan menyebabkan masalah, kesukaran;
aktiviti untuk mendekatkan mereka kepada matlamat.

Sebagai contoh:

Lawatan ke institusi perubatan;
membuat panggilan penting mengenai perkara kerja;
menyelesaikan tugas kerja jika tarikh akhir untuk penyiapannya hampir;
menjemput pakar untuk menghapuskan masalah teknikal yang serius;
percutian yang amat memerlukan.

Anda tidak seharusnya membenarkan peralihan hal ehwal semasa ke segi empat sama "A", kerana sangat sukar untuk mengatur aliran kerja biasa, sentiasa berada di ambang kerja tergesa-gesa. Keutamaan harus berlaku sedemikian rupa sehingga masalah diselesaikan sebelum ia muncul, iaitu, anda perlu mengira semua langkah terlebih dahulu dan tidak menangguhkan perkara penting untuk kemudian.

Matriks Keutamaan Eisenhower memberikan kuasa dua ini peranan penting. Pengalaman menunjukkan bahawa jika anda memberi perhatian kepada kes dari kategori "B" dan melaksanakannya secara sistematik, maka hasilnya tidak akan lama lagi. Pengutamaan ini akan menjadikan aliran kerja seefisien mungkin dan membawa anda lebih dekat kepada kejayaan.

Kelebihan sebenar tugasan dalam kuadran ini ialah masa yang mencukupi untuk menyelesaikannya, kerana ia tidak mendesak. Dan adalah penting untuk diingat bahawa jika kes sedemikian tidak diberi perhatian dan masa, maka terdapat risiko mereka bergerak ke petak "A", yang tidak boleh dibenarkan mengikut prinsip Eisenhower.

Perancangan projek kerja;
- tindakan yang bersifat pencegahan;
- mencari rakan kongsi baharu;
- penilaian hasil projek yang telah siap;
- mencari prospek pembangunan tambahan.

Kuadran "C" bagi petak Eisenhower harus mengandungi tugas yang tidak begitu penting, tetapi mendesak. Selalunya, keutamaan berlaku sedemikian rupa sehingga seseorang mencurahkan semua kekuatannya untuk melaksanakan tugas-tugas ini dan pada masa yang sama tidak menyedari bahawa ini menjauhkannya dari matlamatnya. Perkara seperti ini mengambil alih daripada perkara yang benar-benar penting.

Matriks Eisenhower ialah sistem yang memerlukan penggunaan yang tepat dan bebas ralat, jadi adalah penting untuk mengklasifikasikan tugas dengan betul. Apabila memberi keutamaan, ramai orang mengelirukan tugasan yang tergolong dalam petak "C" dengan tugasan yang tergolong dalam petak "A". Sebagai contoh, jika bos memberikan tugas yang memerlukan pelaksanaan segera, tetapi tidak berkaitan dengan kerja, maka tugas ini harus berada dalam kotak "C", sama pentingnya, tetapi tidak mendesak, dan bukan dalam kotak "A".

Matriks Eisenhower menetapkan anda untuk tidak menyimpang daripada matlamat anda dan membuang tenaga dan masa anda untuk perkara yang abstrak dan tidak penting.

Tetamu tidak dijangka yang mengambil masa dan perhatian;
penghapusan akibat yang tidak menyenangkan daripada kecuaian sendiri;
mesyuarat tergempar yang tiada dalam rancangan anda.

Pengutamaan mengikut prinsip Eisenhower harus dilakukan sedemikian rupa sehingga tugas dari dataran ini diberi masa dan usaha paling sedikit. Anda tidak boleh melakukannya sama sekali dan ia akan memberi kebaikan kepada anda. Kemungkinan besar, tugas itu akan menjadi mudah dan menarik, tetapi ini bukan alasan untuk mengambilnya. Memandangkan mereka tidak membawa anda lebih dekat kepada matlamat yang dimaksudkan, hadkan masa untuk pelaksanaannya atau keluarkan mereka sepenuhnya daripada senarai tugasan.

Perbualan kosong pada telefon bimbit;
aktiviti hiburan dan rekreasi;
sebarang objek yang mengganggu yang mengganggu aktiviti utama.

Matriks Eisenhower akan membantu menyelesaikan tugas yang sukar seperti keutamaan. Kaedah ini akan membolehkan anda menguruskan masa anda dan mencapai matlamat anda.

Sudah tiba masanya untuk melihat dengan lebih dekat salah satu alatnya: matriks Eisenhower.

Mengapa ia begitu popular selama beberapa dekad dan tidak kehilangan kaitannya? Mari kita lihat apakah intipati teknik itu dan cara mengaplikasikannya dalam amalan.

Dwight Eisenhower kekal dalam ingatan anak cucu sebagai ahli strategi yang bijak dan pengamal yang produktif. Dia berjaya menamatkan perang di Korea, menghentikan penganiayaan terhadap penentang di dalam negara dan mencapai beberapa keputusan penting lain dalam dasar luar dan dalam negara. Dan terima kasih kepadanya, hari ini kita mempunyai peluang untuk menggunakan teknik, yang dipanggil matriks Eisenhower sebagai alat untuk menetapkan keutamaan.

Ahli politik yang berpangkat tinggi itu terpaksa membangunkan meja pelik ini sendiri, kerana teori lain tidak memuaskannya sepenuhnya. Dan tidak semua orang dapat menguruskan untuk sentiasa menyelesaikan banyak tugas besar, walaupun pengurus peringkat atasan yang "keras".

Hari ini, foto yang menggambarkan skema ini sangat popular pada pelbagai sumber dalam talian. Matriks ialah halaman yang dibahagikan kepada 4 kuadran, di mana tugas-tugas yang berbeza-beza tahap kepentingan dan kesegeraan sesuai.

1. Kuadran pertama atau kuadran A termasuk kes-kes yang memerlukan tindakan segera.
2. Dalam sektor B, tugas yang tidak kurang penting, tetapi tidak begitu mendesak disembunyikan.
3. Di bawah huruf C bukanlah peristiwa yang paling penting, tetapi yang memerlukan tindak balas yang cepat.
4. Dalam kuadran D terakhir, anda boleh menangguhkan, seperti dalam kotak panjang, kes yang tidak mendesak dan tidak berkaitan dengan yang penting.

Yang paling penting, mendesak

Jika tiada apa-apa yang muncul dalam zon A matriks keutamaan Eisenhower, pengarang dokumen boleh mengucapkan tahniah. Ini bermakna dia berjaya memenuhi rancangannya tepat pada masanya, dan tindakan kecemasan tidak diperlukan.

Tetapi kadang-kadang tugas sedemikian sangat diperlukan.

Apakah yang sesuai diletakkan dalam kuadran A?

• Tugas yang memerlukan pelaksanaan segera, jika tidak masalah serius tidak dapat dielakkan;
• Tugas yang tidak dapat diselesaikan yang benar-benar mengancam untuk melemparkan anda kembali dari matlamat anda;
• masalah kesihatan "kebakaran".

Contoh dari perenggan terakhir: tanda-tanda kemerosotan mendadak dalam kesihatan yang memerlukan panggilan doktor ke rumah atau lawatan segera ke pejabat di klinik. Di tempat kerja, ini boleh menjadi pertemuan paling penting dengan rakan kongsi perniagaan, yang akan menyelesaikan isu pelaburan. Atau lulus peperiksaan negeri oleh pelajar, menghubungi perkhidmatan kecemasan jika anda terhidu gas, dsb.

Penting tetapi tidak menggembirakan

B ialah zon perancangan utama. Tugas penting dan penting secara industri "hidup" di sini, yang memerlukan pendekatan yang seimbang dan tempoh penyelesaian yang agak panjang. Tidak patut tergesa-gesa dengan pelaksanaannya, lebih baik memberi perhatian kepada kualiti pelaksanaan matlamat. Sesiapa yang berjaya, dia menjadi yang paling berjaya dalam perniagaannya.

Di sini anda boleh memprogramkan penyediaan kertas penggal, menjalin hubungan dengan rakan kongsi perniagaan baharu, mengikut cadangan doktor, memilih reka bentuk untuk pengubahsuaian apartmen, dsb.

Apa yang perlu ditakuti adalah "penempatan semula" peristiwa yang dirancang di sini dalam kuadran A, iaitu, dalam kategori "terbakar".

Urgent tetapi bukan keutamaan

"Menyodok serpihan" adalah perlu bukan sahaja di kawasan keutamaan aktiviti. Sekumpulan benda kecil dan membosankan terkumpul, yang ditangguhkan sehingga saat terakhir, dan tiba-tiba ia bertimbun sekaligus, dan anda perlu memotong "simpul Gordian" ini dalam satu gerakan.

Kadang-kadang orang lain melemparkan masalah seperti itu kepada kami, sebagai contoh, bos menugaskan anda kerja mendesak rakan sekerja. Hanya kerana dia fikir anda boleh melakukan yang lebih baik. Dan anda dan urusan anda adalah melalui bumbung! Oleh itu, anda tergesa-gesa: sama ada untuk berbangga dengan keperluan anda, atau dengan jujur ​​memberitahu bos anda bahawa anda tidak mempunyai keinginan untuk bekerja untuk dua orang, malah untuk satu gaji. Lebih menjengkelkan bahawa rakan sekerja yang kekok akan menerima gaji yang sama, "duduk di atas dapur." Tidak adil!

Artikel berkaitan:

Terutama jika anda tidak boleh membawa pulang kerja sama ada: terdapat juga force majeure, saudara-mara atau tetamu lain tiba-tiba muncul. Atau adik ipar yang sama menangis meminta bantuan untuk berpindah ke apartmen baru. Dan separuh lagi pasti akan memasukkan anda dalam "kumpulan tindak balas pantas".

Dan esok atau lusa, selepas semua kes ini, anda pasti perlu menghapuskan akibat daripada kesilapan yang sudah ada dalam tugas dan rancangan anda, dengan memasukkannya ke dalam sektor C templat Eisenhower.

Tidak mendesak dan tidak penting

Anda tidak boleh sentiasa melakukan apa yang anda perlukan, apa yang anda patut dan apa yang membawa kepada kejayaan. Ya, secara fizikalnya mustahil. Anda perlu berehat, berseronok, menerima tetamu yang dialu-alukan, pergi melancong, pergi ke persembahan, menaiki trem sungai, dsb.

Dalam program hidup kita, detik-detik ini tidak boleh dipanggil sama ada yang utama, atau bahkan yang sangat penting.

Tetapi tanpa mereka, kita sekurang-kurangnya bosan. Dan ini juga menjejaskan kesejahteraan dan kesedaran diri. Dan kemudian, orang yang tidak tahu bagaimana untuk berehat, dan dalam kerja tidak mungkin mencapai banyak perkara: dia hanya akan "terbakar" atau "pecah".

Sesetengah tugas ini boleh dikaitkan dengan sektor lain, terutamanya jika ia memberi kesan ketara kepada kesihatan dan prestasi.

Tetapi kumpulan D pasti akan memasukkan "pemakan masa" seperti perbualan telefon yang panjang dan tidak bermakna, pilihan lain untuk hobi kosong. TV yang sama mencuri banyak masa, apatah lagi "melepak" di rangkaian sosial atau permainan komputer.

Apa yang akan membantu untuk menggunakan matriks dengan berkesan

Menyusun matriks adalah separuh daripada pertempuran. Lagipun, anda mesti mengikut semua "arahan" beliau. Dan untuk ini, ingat tentang perkara keutamaan dan mulakan hari anda dengan mereka. Tulis algoritma untuk mencapai matlamat yang paling penting ini, analisis perkara yang telah dilakukan, catatkan kesilapan dan gariskan cara untuk membetulkannya.

Bersikap gigih dan konsisten, kurang bergoyang dan terganggu oleh perkara-perkara kecil, jangan biarkan orang lain "duduk di leher anda" dan pastikan anda memilih pilihan yang paling mudah dan dekat untuk berehat, berehat dan memulihkan diri.

Artikel berkaitan:

Bagaimanakah ia berfungsi dalam amalan?

"Tuan Masa"- ini adalah nama latihan Evgeny Popov, yang membangunkan dan mengkokritkan peruntukan beberapa teknik pengurusan masa klasik yang terkenal.

Kadang-kadang kita mengkaji banyak kesusasteraan yang berharga, bersetuju dengan pengarang idea yang bijak. Tetapi bagaimana untuk menerapkan semua ini dalam amalan masih tidak jelas. Itulah sebabnya kursus pelajaran video oleh Evgeny Popov telah dibangunkan.

Dia sendiri pergi dari teori, mengkaji warisan masa lalu, kepada perkembangan praktikalnya sendiri. Kursus ini ditentukur oleh pergerakannya menaiki tangga kejayaan. Dia sendiri belajar banyak, dan kini dia bermurah hati berkongsi pengetahuan dan kemahiran ini dengan kami. Lihatlah "sekolah"nya, dan banyak perkara yang kelihatan sukar akan mengambil garis besar yang jelas.

Untuk hari ini, saya mempunyai segala-galanya tentang sains merancang masa dengan betul dan "menjinakkan" larian pantasnya. Tanya soalan, saya dengan senang hati akan menjawab semua orang yang ikhlas berusaha untuk memperbaiki diri.

Jemput rakan sekerja, rakan, kenalan di sini, biarkan mereka memperoleh keupayaan untuk menggunakan secara rasional setiap jam mereka hidup.

Memandangkan presiden ketiga puluh empat Amerika Syarikat, seperti mana-mana ketua negara, adalah seorang yang sangat sibuk, dia membangunkan metodologinya sendiri untuk menetapkan keutamaan dalam proses menjalankan sebarang perniagaan. Dia mencipta apa yang dipanggil matriks Eisenhower, yang membolehkan seseorang menumpukan perhatian pada perkara yang paling penting, sambil mengabaikan tugas kecil yang tidak berguna.

Matriks Keutamaan Eisenhower ialah jadual empat kuadran. Pada masa yang sama, mana-mana perniagaan boleh dimasukkan ke dalamnya bergantung pada dua parameter: segera dan kepentingan.

Kuadran "A" ialah perkara yang paling penting dan perlu dilakukan dengan segera. Kuadran "B" termasuk tugas yang tidak mendesak, yang penyelesaiannya mempunyai kepentingan yang cukup tinggi. Perkara yang tidak begitu penting untuk pelaku diletakkan dalam kuadran C, tetapi ia perlu dilakukan segera. Perkara yang berada dalam kuadran D terakhir tidak memerlukan tindakan pantas dan tidak dianggap penting.

Untuk memahami keseluruhan intipati alat seperti matriks Eisenhower, adalah wajar mempertimbangkan setiap kuadran dengan lebih terperinci. Jika tidak, keberkesanan penggunaannya akan berkurangan kepada sifar.

Kuadran A: perkara penting dan mendesak

Matriks di mana kuadran ini kosong boleh dianggap ideal, kerana kepentingan dan kesegeraan perkara itu membayangkan situasi yang hampir dengan kecemasan. Menariknya, tugas penting menjadi mendesak punca kemalasan kita dan penangguhan. Tidak perlu dikatakan, setiap daripada kita secara berkala menghadapi situasi yang sama. Walau bagaimanapun, ia sentiasa mustahil untuk bekerja dan berkembang dalam keadaan sedemikian.

Atas sebab ini, masuk akal untuk memastikan kes daripada kuadran lain di luar kuadran A. Amalan menunjukkan bahawa lebih mudah untuk menghapuskan kemungkinan masalah daripada menangani akibat yang telah berlaku.

Kes yang perlu diletakkan dalam kuadran A termasuk yang berikut:

• Tugas, kegagalan yang pada masa ini akan menyebabkan masalah;
• Perkara yang berkaitan dengan kesejahteraan dan kesihatan kita;
• Tugas, jika anda tidak menyelesaikannya, anda akan beralih daripada matlamat yang dirancang terlebih dahulu.

Contoh kes sedemikian termasuk:

• Penyiapan projek yang dijangka tidak lama lagi;
• Lawatan tidak berjadual ke doktor;
• Panggilan penting kepada rakan kongsi perniagaan atau pelanggan;
• Rehat yang diperlukan kerana keletihan kronik atau sindrom burnout profesional;
• Panggil tukang paip untuk membaiki paip yang bocor.

Perlu diingat bahawa beberapa kes dari kuadran A harus diwakilkan jika mereka tidak memerlukan penyertaan langsung anda.

Kuadran B: perkara penting dan tidak mendesak

Perlu diberi perhatian khusus kepada kes yang dirancang dari sektor ini. Amalan menunjukkan bahawa pelaksanaan yang bermatlamat dan berkaedah bagi sesuatu daripada kuadran B menunjukkan pulangan yang baik pada masa hadapan. Mereka yang memberi perhatian yang cukup kepada kes-kes tertentu ini lebih berkemungkinan berjaya.

Memandangkan tugas dalam kuadran B tidak mendesak, seseorang berpeluang melaksanakannya dengan secekap mungkin. Pada masa yang sama, anda perlu mengambil kira hakikat bahawa jika anda tidak menyelesaikan tugas tertentu dari sektor ini tepat pada masanya, ada kemungkinan mereka akan berpindah ke kuadran "A". Tugas utama anda adalah untuk mencegah hasil sedemikian.

Contoh kes daripada kuadran "B" termasuk yang berikut:

• Pembangunan rancangan untuk projek baharu;
• Analisis keputusan yang ada;
• tindakan pencegahan;
• Mewujudkan kenalan dan perhubungan;
• Pengenalpastian prospek tambahan dan pembangunan projek alternatif.

Kuadran C: perkara yang tidak penting dan mendesak

Selalunya, pelaksanaan tugas dari sektor ini hanya menjauhkan seseorang daripada matlamat yang dimaksudkan. Dalam kebanyakan kes, kes ini menghalang kita daripada menumpukan perhatian sepenuhnya pada perkara yang benar-benar penting bagi kita.

Kesilapan utama ramai yang mula menggunakan matriks Eisenhower adalah klasifikasi kes yang salah. Jangan kelirukan tugas dalam kuadran A dengan tugas yang tidak penting tetapi mendesak. Sebagai contoh, pengurus memberi anda arahan yang tidak berkaitan dengan tanggungjawab kerja anda. Pada masa yang sama, dia memerlukan untuk menyelesaikan tugas secepat mungkin (Baca - " Bagaimana untuk mengatakan tidak kepada bos anda"). Dalam kes ini, adalah penting untuk tidak mengklasifikasikan kes ini sebagai kuadran "A". Tugas ini sama sekali tidak membawa anda lebih dekat kepada matlamat anda.

Ia bernilai sentiasa mengingati tugas awal anda. Cuba untuk tidak menyebarkan perhatian anda pada perkara sekunder.

Kes berikut mungkin termasuk dalam kuadran "S":

• Mesyuarat tergempar tidak berjadual;
• Masalah mendadak dalam bentuk tetamu yang memerlukan perhatian anda;
• Pembersihan yang tidak dirancang atau penghapusan akibat negatif daripada ketidakpedulian anda;
• Sebarang tugasan lain yang menjauhkan anda daripada matlamat asal.

Kuadran D: perkara yang tidak penting dan tidak mendesak

Kegagalan untuk menyelesaikan tugas dari sektor ini dalam kebanyakan kes akan bermain di tangan anda. Walau bagaimanapun, mereka boleh menjadi agak mudah dan menarik. Atas sebab ini, anda tidak sepatutnya menyingkirkannya sepenuhnya.

Jika anda masih tidak mempunyai peluang untuk memotong semua tugas dari sektor ini, teruskan ke pelaksanaannya sekurang-kurangnya, sambil mengehadkan masa yang anda peruntukkan kepada mereka.

Tugas berikut boleh dikaitkan dengan selamat kepada sektor "D":

• Chronophages dan masa tenggelam;
• Perbualan telefon yang tidak berguna;
• Aktiviti rekreasi.

Matriks Eisenhower adalah peluang besar untuk mendapatkan sumber tambahan yang ketara dalam bentuk masa lapang. Alat ini akan membolehkan anda mencapai matlamat anda.

Jika anda mendapati ralat, sila serlahkan sekeping teks dan klik Ctrl+Enter.

Katakan anda dengan teliti mendekati perumusan matlamat, mengatasi rintangan dalaman dalam bentuk ketakutan dan penangguhan, dan mendapati motivasi yang sangat baik untuk mencapai keputusan. Anda aktif dan penuh tenaga! Walau bagaimanapun, selepas beberapa lama, anda mendapati dengan terkejut bahawa, setelah melakukan 8-12 jam yang dirancang dengan jujur ​​dan degil, anda tidak dapat menentukan dengan tepat

• apakah yang dirancang telah pun dilakukan;
• apakah keputusan pertengahan yang diperolehi;
• Sejauh manakah anda hampir mencapai matlamat yang anda tetapkan untuk diri sendiri?

Gambar itu agak menyedihkan: hari anda penuh dengan kebimbangan, anda sentiasa sibuk dengan sesuatu, dan hasilnya tidak semakin dekat. Daripada berpuas hati kerana berjaya melepasi beberapa langkah lagi dalam perjalanan ke gawang, anda hanya berasa letih dan kecewa.

"Masalah Matlamat"

Dalam pengurusan masa, fenomena ini dipanggil "masalah penetapan matlamat". Menghadapinya, anda mula berasa seperti wira terkenal mitos Yunani purba - Sisyphus, yang ditakdirkan untuk melancarkan batu besar ke puncak gunung setiap hari, runtuh pada saat matlamat dicapai. Batu yang tidak dapat ditanggung dalam kes anda adalah timbunan urusan harian, yang jumlahnya tidak berkurangan, tidak kira seberapa keras anda mencuba.

utamakan

Walaupun masalah yang anda hadapi benar-benar serius dan berskala besar, ia agak mustahil untuk diselesaikan. Tetapi di mana untuk bermula? Pertama, sebelum anda mengambil tindakan, anda perlu memikirkan dengan tepat apa yang anda ingin capai pada peringkat ini dan menyusun tugas bergantung pada keutamaan mereka.

Jangan mula mengerjakan tugas sebelum anda tahu dengan tepat ke mana anda mahu pergi dan sejauh mana anda dapat melakukannya.

Sudah tentu, terdapat keseluruhan kategori perkara yang boleh dilakukan secara rawak, mengikut prinsip "ditemui dan dilakukan". Dengan caranya sendiri, ini juga berguna: aktiviti sedemikian mewujudkan mood tertentu dan membantu untuk terlibat dalam kerja utama tanpa sebarang masalah. Kes sedemikian termasuk, sebagai contoh, "perolehan" isi rumah: mencuci pinggan mangkuk, mengelap habuk, menyapu lantai, dll. Senarai tugas rutin harian sedemikian adalah kecil, lebih-lebih lagi, kelebihan pelaksanaannya ialah anda hampir serta-merta melihat hasil usaha anda dan selepas selesai, anda bukan sahaja mengalami rasa kepuasan daripada kerja yang dilakukan, tetapi juga keselesaan fizikal yang agak ketara.

Walau bagaimanapun, apabila ia berkaitan dengan tugas-tugas yang perlu diselesaikan semasa menjalankan projek berskala besar, senarai tugasan boleh menjadi hampir "tanpa dimensi". Strategi huru-hara tidak akan berfungsi di sini - lagipun, anda terhad dalam masa untuk menyelesaikan keseluruhan projek. Ini bermakna terdapat risiko yang besar, menyelesaikan banyak isu sekunder, hanya tidak mempunyai masa untuk melakukan sesuatu yang sangat penting untuk mencapai matlamat utama. Oleh itu, sebelum mengambil semuanya sekaligus, luangkan masa beberapa minit untuk berfikir.

Kedudukan tugas semasa

Memikirkan tindakan anda adalah idea yang baik, tetapi anda mahu melakukannya bukan sahaja dengan cekap, tetapi juga dengan cepat. Untuk tujuan ini, kaedah yang terkenal yang digunakan secara aktif dalam pengurusan masa adalah sesuai. Ia dikenali sebagai matriks Eisenhower. Pelbagai sumber mencadangkan cara yang sedikit berbeza untuk menggunakan kaedah ini. Nampaknya kepada kami yang paling mudah dan paling rasional, yang akan dibincangkan di bawah. Ia terbukti sebagai alat yang sangat baik untuk kegunaan praktikal, jadi kami gembira untuk berkongsi dengan anda.

The Matrix membawa nama Presiden ke-34 Amerika Syarikat, Dwight Eisenhower, bekas jeneral tentera. Dialah yang dikreditkan dengan ciptaan kaedah ini, tetapi, kemungkinan besar, merit Eisenhower terletak pada fakta bahawa pada satu masa dia menyatakan idea: "Tidak semua perkara yang mendesak adalah penting, dan tidak semua perkara penting adalah mendesak." Petikan itu mendapat populariti dan, tentu saja, membentuk asas idea matriks.

Dengan bantuan matriks Eisenhower, anda boleh menyusun dengan cepat walaupun senarai tugasan yang agak panjang. Untuk melakukan ini, tuliskan tugasan semasa (yang terbaik menggunakan metodologi GTD), dan kemudian nilai setiap daripadanya mengikut hanya dua kriteria:

• Pentingkah? (Tidak juga)
• Adakah ia mendesak? (Tidak juga)

Akibatnya, semua item senarai anda, bergantung pada tahap kepentingan / kesegeraannya, boleh diletakkan dalam salah satu daripada 4 kuadran Matriks Eisenhower, yang kelihatan seperti ini:

Perlu diingat bahawa matriks dalam sistem pengurusan masa yang berbeza mempunyai nama yang berbeza, serta tafsiran kuadran mungkin berbeza sedikit daripada pengarang yang berbeza. Jadi, Stephen Covey, pengarang buku "The 7 Habits of Highly Effective People", memanggilnya matriks Urgency\Importance. Dia memberikan cadangan terperinci tentang penggunaannya dalam kerjanya. Dalam sumber lain, kaedah ini dipanggil versi visual "Peraturan 4D", Yang akan kita bincangkan kemudian.

Bagaimana untuk bekerja dengan kuadran

Matriks Eisenhower bukan sahaja mempunyai banyak pilihan untuk nama, tetapi juga banyak tafsiran tentang cara menangani tugas yang diletakkan dalam setiap kuadran. Kami mencadangkan untuk memikirkan dua tafsiran, yang pertama nampaknya lebih mudah untuk kegunaan harian.

Kaedah Do-Plan-Delegate-Eliminate

Sebenarnya, nama kaedah ini sudah membawa maklumat tentang cara menangani tugasan yang telah anda letakkan dalam setiap 4 kuadran tersebut. Mari kita fikirkan perkara ini dengan lebih terperinci.

Kuadran 1: Mendesak dan Penting

Ini adalah kes yang memerlukan tindakan segera, jika tidak, perkara yang tidak boleh diperbaiki akan berlaku: kebakaran, pepijat yang boleh menghalang pelepasan atau sesuatu seperti itu. Pilihan yang ideal ialah apabila kuadran ini dibiarkan kosong. Sebagai pilihan terakhir, anda boleh meletakkan tugas dari kuadran No. 2 ke dalamnya, jika keadaan yang tidak dijangka tiba-tiba menuntut penyelesaian segera mereka.

Kuadran 2: Penting tetapi tidak mendesak

Ini adalah kuadran untuk tugas yang paling produktif. Mereka tidak perlu diselesaikan pada detik ini, jadi setiap satu boleh dirancang dengan munasabah dan dilaksanakan dengan cekap. Bekerja pada pelaksanaan tugas dari kuadran kedua, anda akan berakhir dengan produktiviti yang sama, kekurangan yang menyebabkan anda berputus asa.

Untuk mengoptimumkan lagi kerja dalam kuadran ini, anda boleh menyusun tugasan yang diletakkan di dalamnya mengikut prinsip kepentingan / kesegeraan yang sama. Oleh itu, anda boleh mula-mula memberi perhatian kepada tugas yang lebih mendesak dan penting (bukan "membakar"!), dan kemudian dengan tenang beralih kepada menyelesaikan isu yang kurang mendesak dan penting (tetapi masih penting untuk mencapai matlamat).

Kuadran 3: Tidak penting tetapi mendesak

Perkara dalam kuadran ini adalah gangguan yang sangat mengganggu kelancaran aliran kerja dan mengganggu pencapaian matlamat akhir. Ini adalah perbualan telefon yang panjang, perbincangan sia-sia yang tidak mempunyai matlamat utama, keperluan untuk diganggu untuk membantu salah seorang rakan sekerja anda, dsb. Adalah disyorkan agar kes sedemikian diserahkan, jika boleh, kepada seseorang yang cukup mampu mengatasinya dengan mereka bukannya kamu. Idea utama bukanlah untuk melakukannya sendiri. Anda boleh mewakilkannya, atau menolak untuk melaksanakannya sama sekali.

Kuadran 4: Tidak penting dan tidak mendesak

Anda boleh melupakan kes yang berakhir di kuadran ini. Sebagai peraturan, ini adalah beberapa keinginan seketika anda yang tiada kaitan dengan matlamat anda. Jika kuadran sedemikian ternyata kosong, ini adalah ideal. Tetapi walaupun terdapat beberapa tugasan di dalamnya yang masih ingin anda selesaikan, tangguhkan penyelesaian isu ini untuk jangka masa yang lama dan kembali kepada mereka selepas matlamat utama tercapai, tetapi buat masa ini ia tidak berbaloi untuk membuang tenaga untuk mereka. dan masa.

Peraturan 4D

Dalam keadilan, mesti dikatakan bahawa peraturan 4D dalam pelbagai tafsiran tidak semestinya menggambarkan kuadran matriks yang kita bicarakan. Tetapi salah satu daripada mereka agak konsisten dengan penerangan mereka di atas, dan ia boleh digunakan apabila bekerja dengan kuadran:

Lakukan, Perwakilan, Tangguhkan atau Buang (Lakukan (dengan segera), Caj (kepada orang lain), Tangguhkan (untuk seketika), Baling).
Lakukan, Putuskan, Perwakilan, Padam (Lakukan (sekarang), Putuskan (dalam urutan apa yang perlu dilakukan), Caj, Padam).

Kelebihan utama kaedah yang diterangkan ialah ia membolehkan anda dengan cepat menilai sebarang bilangan tugas. Selain itu, matriks

• Membantu untuk mewakili secara visual jumlah kes yang dirancang dan tahap kepentingan / segeranya. Oleh itu, anda mendapat peluang untuk menggunakan masa anda dengan cekap.
• Dengan bantuannya, anda boleh membahagikan tugasan kepada kumpulan dengan mudah berdasarkan hanya 2 kriteria mudah. Jika bukan kerana keadaan ini, maka ia akan menjadi lebih sukar untuk mengagihkan tugas mengikut kuadran.

Semak keberkesanan matriks dalam amalan

Anda boleh menggunakan matriks Eisenhower bukan sahaja untuk menentukan tugas yang membawa anda lebih dekat kepada hasil yang dimaksudkan, dan yang mana yang mencipta halangan dalam perjalanan ke matlamat. Anda juga boleh menggunakan kaedah ini untuk menilai keberkesanan anda secara keseluruhan. Jadi, jika semua tugas anda diletakkan di kuadran kedua, kita boleh katakan bahawa anda telah mencapai kecekapan maksimum.

Di samping itu, pembahagian tugas kepada kuadran membolehkan anda menentukan secara visual ke mana kebanyakan masa dan tenaga anda pergi, serta memberitahu anda cara untuk meningkatkan prestasi peribadi. Sebagai contoh, fikirkan dengan serius tentang menyerahkan kebanyakan tugas kepada ahli pasukan lain, atau akhirnya berhenti membuang masa dan usaha pada perkara yang mendapat tempat dalam kuadran nombor 4.

Anda boleh mengoptimumkan aplikasi kaedah matriks Eisenhower menggunakan aplikasi yang telah wujud dalam pelbagai versi: versi mudah alih, web dan desktop. Dan agar tidak membuat kesilapan dalam menetapkan matlamat dan menentukan cara yang rasional untuk mencapainya, gunakan perkhidmatan tersebut Kemajuan Pintar. Dengan bantuannya, lebih daripada 35,000 matlamat telah pun dilaksanakan oleh pelbagai orang. Adakah anda telah menentukan matlamat anda?

Sangat mudah untuk keliru dalam kitaran peristiwa kehidupan. Kanak-kanak diajar untuk mengagihkan masa mereka dengan betul oleh orang dewasa, yang sering menangguhkan segala-galanya sehingga kemudian. Sebagai peraturan, "kemudian" ini tidak pernah datang. Semua kes yang dirancang dengan lancar ditolak ke tepi oleh orang lain dan akhirnya bertukar menjadi satu gumpalan berterusan tugas yang tidak dapat diselesaikan.

Masalahnya selalunya bukan pada bilangan kes, tetapi pada jadual yang disusun secara tidak rasional. Orang ramai tidak memberi perhatian yang sewajarnya untuk merancang aktiviti mereka. Tetapi dengan meluangkan sedikit masa peribadi mempelajari asas pengurusan masa, anda boleh menjimatkan banyak pada masa hadapan. Kemudian dalam kehidupan akan ada tempat bukan sahaja untuk masalah kekal, tetapi juga untuk diri sendiri dan keluarga anda. Salah satu teknik perancangan yang paling mudah dan berkesan ialah prinsip Eisenhower.

Apakah intipati teknologi?

Prinsip matriks Eisenhower adalah pengagihan tugas yang cekap bergantung pada tahap kepentingannya. Ia membantu untuk memecahkan keseluruhan senarai tugas kepada yang penting dan tidak penting, mendesak dan tidak terlalu penting. Menggunakan matriks, anda boleh menentukan tempoh masa yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah, kerana sesuatu memerlukan lebih banyak perhatian, dan beberapa perkara tidak bernilai lima minit dibelanjakan untuk mereka.

Untuk mencapai kejayaan, anda perlu mengikuti algoritma tertentu. Susunan tindakan yang diperlukan bergantung pada keutamaan tugas. Sebagai peraturan, pelbagai faktor mengganggu tumpuan pada satu matlamat: masalah peribadi, orang di sekeliling anda, tabiat, dan sebagainya. Kaedah Eisenhower boleh membantu menghilangkan kelemahan dan menumpukan hanya pada tindakan yang berguna.

Bagaimana prinsip ini terhasil, siapa yang membentuknya?

Presiden ketiga puluh empat Amerika Syarikat, Dwight David Eisenhower, menyokong prinsip pengurusan masa yang diterangkan. Ahli politik itu tidak boleh membiarkan satu tugas pun tidak diselesaikan, jadi dia cuba menjadikan jadualnya sebagai rasional dan dioptimumkan yang mungkin. Akibatnya, Eisenhower mengubah semua tugasan menjadi matriks.

Hari ini, kaedah presiden digunakan oleh pekerja pejabat, pengurus dan pemimpin kanan. Ini menunjukkan bahawa kaedah keutamaan ini sememangnya berkesan dan relevan.

Apakah Matriks Dwight Eisenhower?

Kuadrat Eisenhower (atau prinsip adalah berdasarkan pembinaan matriks. Asas matriks ialah paksi kepentingan (abscissa) dan paksi mendesak (ordinat). Persilangan bersama mereka memberikan empat petak, setiap satunya ialah diisi dengan tugas, mengikut pembahagian mereka.

Jadi, sebagai permulaan, ia patut memutuskan apa yang penting dan apa yang mendesak. Perkara penting mempunyai kesan yang paling besar dalam mencapai keputusan, dan tugasan mendesak memerlukan penyelesaian segera. Secara umumnya, gambar terbentuk yang memberikan gambaran lengkap tentang keadaan.

Matriks akan membolehkan anda menetapkan keutamaan yang betul - apa yang boleh menunggu dan apa yang tidak akan ditangguhkan.

Apa yang ada dalam kotak A?

Petak pertama, terletak di sudut kiri atas, dipanggil petak A. Tugas yang paling penting dan mendesak ditulis dalam sel ini. Sebaik-baiknya, petak ini harus kosong, kerana masa yang diagihkan secara rasional membolehkan anda mengelakkan kehadiran kes seperti ini pada dasarnya.

Perkara keutamaan yang lebih tinggi termasuk:

• masalah kesihatan yang biasanya berlaku pada masa yang paling tidak sesuai;
• sesuatu yang boleh menjejaskan keputusan operasi secara negatif;
• kes, kegagalan untuk melakukan yang boleh membawa kepada masalah baru.

Kawalan kendiri seseorang bertanggungjawab untuk kepenuhan dataran ini. Lagipun, jika kes baru muncul dalam sel A setiap hari, prinsip Eisenhower tidak akan membantu. Di sini anda harus beralih kepada pengurusan masa pada dasarnya, tetapi pertama sekali anda perlu menangani semua kes yang akan mengisi kuasa dua A dalam jangka pendek.

Walaupun keutamaan tertinggi petak ini, adalah mungkin untuk memindahkan penyelesaian masalah yang mengisi sel kepada orang lain. Tetapi ini hanya jika ini mungkin, dan perkara-perkara tidak semestinya memerlukan penyertaan peribadi.

Apakah tugas yang melibatkan kuasa dua B?

Bahagian matriks ini dipenuhi dengan aktiviti harian. Sebagai peraturan, semua yang patut diberi perhatian paling banyak disertakan di sini. Ini adalah perkara penting, tetapi bukan perkara mendesak, yang kebanyakannya berkaitan dengan aktiviti utama seseorang. Tugasan yang terlalu mendesak akan membolehkan anda tidak membuat keputusan mengejut, dan pendekatan yang membina dan munasabah akan membolehkan anda menyelesaikan semua perkara dengan lebih cekap.

Aktiviti orang yang kebanyakannya menyelesaikan masalah daripada kuadran B adalah lebih produktif. Dengan hasil kerja yang baik, orang seperti itu mempunyai masa yang cukup untuk kehidupan peribadi mereka, mereka tidak mengalami tekanan yang berterusan. Dataran ini terdiri daripada tugas-tugas yang tidak penting dan, mungkin, sedikit sebanyak setiap hari, tetapi dari merekalah aktiviti manusia terutamanya terdiri.

Tugasan dari kuadran B mempunyai kesan yang kuat terhadap kedua-dua moral dan keadaan material. Ini adalah aktiviti sukan, diet, tidur, pendidikan dan kerja - perkara-perkara yang anda tidak boleh lakukan tanpa, tetapi mereka biasanya tidak memberi perhatian kepada mereka, membiarkan banyak perkara berlalu dengan sendirinya.

Apakah kes yang termasuk dalam petak C?

Square C termasuk perkara-perkara yang tidak membawa lebih dekat kepada matlamat yang dihargai, tetapi, sebaliknya, memperlahankan acara, menangguhkan pelaksanaan tugas yang sangat penting. Selalunya mereka memerlukan pelaburan masa yang mendesak, tetapi mereka mengganggu dan menyesatkan. Di sini adalah penting untuk sentiasa mengingati hasil aktiviti dan matlamat anda dan tidak beralih kepada yang kedua.

Dalam sektor ini, anda boleh memasukkan kerja rumah dan janji yang dibuat kepada seseorang dengan selamat. Secara umum, perkara-perkara ini tidak begitu penting tetapi mendesak.

Apakah yang termasuk dalam petak D?

Bagi orang yang tidak tahu cara merancang masa mereka dengan betul, perkara-perkara dari dataran ini mengambil paling banyak masa. Tugas-tugas ini agak boleh dipanggil bukan masalah, tetapi kebimbangan yang menyenangkan, yang, lebih-lebih lagi, tidak membawa apa-apa faedah yang rasional. Pengaruh kuasa dua D mesti, jika tidak dikecualikan, maka sekurang-kurangnya cuba untuk mengurangkan.

Anda tidak boleh menggantikan rehat dengan pemantauan tanpa tujuan rangkaian sosial, menonton rancangan TV atau siri, perbualan kosong di telefon. Anda juga boleh menghabiskan masa lapang anda untuk manfaat diri anda dan orang sekeliling anda: keluarga, saudara mara dan rakan-rakan.

Di manakah prinsip Dwight Eisenhower digunakan?

Kaedah pengagihan tugas yang dijelaskan digunakan bukan sahaja untuk merasionalkan masa. Analisis dipercepatkan mengikut prinsip Eisenhower digunakan, sebagai contoh, untuk menentukan fungsi kemudahan runcit yang diperlukan. Penambahbaikan produk pada semua peringkat kitaran hayat dipanggil Prinsip ini menggabungkan kaedah ekonomi dan teknikal untuk menentukan nisbah sifat produk dengan kosnya. Yang terakhir mesti logik dan perlu dibayar.

Apakah prinsip Eisenhower dalam FSA, dikaji oleh ramai pakar dari negara yang mempunyai ekonomi pasaran: Perancis, Jerman, Great Britain, Amerika Syarikat. Akibatnya, telah didedahkan bahawa untuk menentukan julat fungsi yang berkaitan objek, adalah penting untuk memerhatikan perkadaran antara keperluan dan kosnya. Prinsip Eisenhower dalam FSA adalah untuk menganalisis produk dan mengedarkan sifatnya kepada tiga kategori:

1. Kategori A. Fungsi utama atau asas: tujuan langsung produk, untuk peruntukan yang perlu untuk membelanjakan lebih banyak wang.
2. Kategori B. Ciri produk sekunder yang berkaitan dengan yang utama. Kehadiran penambahan sedemikian adalah dialu-alukan, tetapi ketiadaan tidak menjejaskan jualan terlalu banyak.
3. Kategori C. Ciri tambahan, ketiadaannya sama sekali tidak akan menjejaskan kualiti produk. Dengan mengelakkan perbelanjaan untuk alat tambah yang sama sekali tidak diperlukan, anda boleh menjimatkan banyak.

Amalan mengaplikasi prinsip Eisenhower

Ia sama sekali tidak perlu untuk mengagihkan tugas dengan tepat dalam bentuk matriks - kuasa dua, tetapi pada mulanya anda boleh melakukannya untuk memastikan kejelasan. Adalah mudah untuk menukar piawai kepada beberapa senarai atau pelan am, di mana kes daripada petak berbeza diserlahkan dalam warna. Jadi, sebagai contoh, kedua-dua tugas mendesak dan penting (persegi A) boleh ditulis dalam dakwat merah, penting tetapi tidak mendesak dalam hijau (sektor B), tugas tidak penting tetapi mendesak (persegi C) dalam warna biru, dan hitam - tidak penting dan tidak. mendesak. Pada masa yang sama, tahap kepentingan kes tertentu harus dinilai bukan dalam fikiran, tetapi di atas kertas. Dengan cara ini, tugasan terbentuk, dan pelaksanaannya menjadi lebih nyata.

Mengapa kaedah ini perlu digunakan?

Prinsip ini boleh membantu mengubah hidup anda dari segi merasionalkan masa peribadi anda. Menggunakan kaedah ini membolehkan anda menghabiskan lebih sedikit masa untuk tugas yang tidak perlu dan melakukan perkara yang paling menjanjikan, serta menumpukan masa yang cukup untuk rehat yang betul, mengelakkan apa yang dipanggil pembazir masa: televisyen, mengembara tanpa tujuan di sekitar hamparan Web, dan suka.

Seseorang yang menggunakan prinsip pengurusan masa dalam aktiviti hariannya bukan sahaja lebih berjaya daripada yang lain, mengikut statistik, tetapi juga lebih sihat, kerana dia tidak mengalami tekanan berterusan yang berkaitan dengan beban berlebihan dan tarikh akhir yang berterusan. (prinsip Eisenhower atau mana-mana yang lain) akan membantu mengoptimumkan aktiviti hidup anda dalam semua bidang.