Hoe houd je een persoonlijk dagboek bij? Hulp: Persoonlijke records organiseren

Formaat: 210 x 288 (verticaal)
64 pagina's, genummerd
vastgeknoopt verzegeld
Omslag: gouden karton
Afneembare transparante PVC-hoes

Het product wordt gepresenteerd op de Supplier Portal.
Neem contact op met de beheerder om een offerte te ontvangen.

350 roebel.

Hiermee kunt u persoonlijke bestanden van medewerkers registreren.

Volgens het decreet van de president van de Russische Federatie van 30 mei 2006 nr. 609 plicht het beheer van persoonsdossiers van werknemers is alleen van toepassing op rijks- en gemeentelijke autoriteiten, maar veel commerciële organisaties werken ook met de persoonlijke bestanden van werknemers, omdat dit het werk vervolgens aanzienlijk vereenvoudigt: alle informatie wordt gesystematiseerd en het zoeken kost een minimum aan tijd.

Weergave van het hoofdgedeelte van het tijdschrift:

Hoe een persoonlijk dossier van een werknemer indienen?

De registratie van het persoonlijk dossier van een medewerker begint met het correct invullen van de titelpagina. Dit blad vermeldt de achternaam, naam, patroniem van de werknemer, de datum van aanvang van de werkzaamheden in de organisatie (deze valt samen met de datum van registratie van de zaak) en het toegekende nummer. De inzendingen worden gemaakt in keurig handschrift, in blauwe, zwarte of paarse inkt. Het is raadzaam om vlekken en correcties te vermijden bij het invoeren van informatie.

Persoonlijke documenten kunnen zijn:

sollicitatie van de werknemer;
arbeidsovereenkomst en aanvullende afspraken op deze overeenkomst;
persoonlijke fiche personeelsdossiers en aanvullingen daarop;
een door de werknemer zelf ingevulde vragenlijst of een door hem geschreven autobiografie;
een kopie van documenten over onderwijs;
uittreksels uit opdrachten ter goedkeuring in de functie;
functieomschrijving;
kenmerken voor de werknemer, eventuele aanbevelingsbrieven;
fotokopieën van paspoorten, huwelijksakten, geboorteakten, enz.;
kopieën of uittreksels van personeelsorders (overplaatsing naar een functie, inzendingen, enz.);
documenten over awards, incentives;
informatie over overtredingen, straffen;
andere documenten die betrekking hebben op een bepaalde werknemer.

In een persoonlijke aangelegenheid moet er voorraad. Dit is een lijst van alle documentatie die is opgeslagen in een persoonlijk dossier. Het bevat de volgende informatie voor elk document:

de naam van het document;
datum van indiening van het document;
het aantal vellen van het ingevoerde document;
bij intrekking van een document uit een persoonlijk dossier wordt de datum van intrekking genoteerd, door wie en om welke reden de bal is ingetrokken;
de inventaris is gecertificeerd door een geautoriseerde specialist.

Houdbaarheid documenten in de personeelsdienst is: 10 jaar voor ambtenaren en 3 jaar voor alle anderen.

Wanneer een zaak naar het archief wordt overgebracht, wordt deze geniet, genummerd en beschreven. Een correct uitgevoerd persoonlijk dossier wordt overgebracht naar het archief, waar 75 jaar opgeslagen .

Aan het einde van deze periode worden de persoonlijke bestanden van medewerkers vernietigd. Een uitzondering vormen de documenten van burgers die leidinggevende posities bekleedden, die overheidsprijzen en verschillende titels hadden, enz. Dergelijke gevallen worden permanent opgeslagen en zijn niet onderhevig aan vernietiging.

Registratie en verder onderhoud van persoonlijke dossiers van medewerkers vergt extra tijd en menskracht. Maar een goed gevormde database met persoonlijke gegevens is een goede assistent in het werk van de personeelsfunctionaris en het hoofd van de onderneming.

Volgens GOST 31282-2004 controle zegel- een uniek indicatorapparaat voor eenmalig gebruik dat is ontworpen om ongeoorloofde toegang te detecteren.

Voordat u met het journaal aan de slag gaat, is het noodzakelijk om de titelpagina en de certificatienota in te vullen. Het is verplicht om het nummer van het zegel in de daarvoor bestemde regel in te voeren; zonder dit wordt het journaal niet als verzegeld beschouwd.

Bruikbare informatie:

Wat zijn de eisen aan personeelsregisters en hoe het journaal volgens deze eisen moet worden ingericht, zie onze video.

Een HR-functionaris moet beschikken over nauwkeurige, volledige en objectieve informatie over de werknemers van het bedrijf. Persoonlijke boekhouddocumenten met informatie over de werknemer en zijn werkactiviteit worden in de regel verzameld in een soort dossier - een persoonlijk dossier. Het persoonlijke dossier van een werknemer is een reeks documenten met betrekking tot aanwerving, het promotieproces, het voldoen aan de vereisten van arbeidsdiscipline, het beëindigen van de arbeidsrelatie van de werknemer met de werkgever, enz. Vandaag zullen we het hebben over hoe de persoonlijke bestanden van werknemers op de juiste manier kunnen worden samengesteld, en Laten we eens kijken naar enkele van hun ontwerpkenmerken.

Een persoonlijk dossier is een set documenten met de meest volledige informatie over een werknemer en zijn werkactiviteit.

Allereerst merken we op dat het bijhouden van persoonsdossiers van medewerkers niet voor alle categorieën medewerkers nodig is.

Opmerking! Er wordt een persoonlijk dossier bijgehouden om de beschikbare documenten voor werknemers te systematiseren, om informatie over hen op één plek samen te vatten

Verplichte omgang met persoonsdossiers is bijvoorbeeld voorzien in de ambtenarij conform art. 42 van de federale wet van 27 juli 2004 nr. 79-FZ "Op de staatsambtenaren van de Russische Federatie" (hierna de wet op de openbare dienst genoemd). Voor overige werknemers kan de verplichting en procedure voor het bijhouden van persoonsdossiers worden bepaald door de lokale regelgeving van de werkgever.

Persoonlijke bestanden kunnen dus zowel voor alle werknemers als voor een bepaalde categorie van hen worden bewaard. Bij ondernemingen dienen van de volgende hoofdcategorieën werknemers persoonsgegevens te worden bewaard:

managers (hoofd van de onderneming, zijn plaatsvervangers, assistenten);
hoofden van structurele afdelingen en hun plaatsvervangers;
belangrijkste (leidende) specialisten;
medewerkers aan wie de volledige financiële verantwoordelijkheid is toevertrouwd;
medewerkers opgenomen in de personeelsreserve voor bevordering naar de belangrijkste functies;
werknemers die zorgen voor het functioneren van het orgaan (apparatuur) voor het beheer van de activiteiten van de onderneming.

In veel organisaties worden echter persoonlijke bestanden bewaard voor alle werknemers, ongeacht de status en het uitgevoerde werk (inclusief technisch personeel), aangezien een persoonlijk bestand een uiterst handige bron van informatie over elke werknemer is: alle kopieën van de persoonlijke documenten van de werknemer, bestellingen voor deze werknemer en andere documenten.

Onze organisatie houdt de persoonlijke dossiers van enkele medewerkers bij. Tegelijkertijd is er geen duidelijk idee van welke documenten en hoe je ze in een persoonlijk dossier moet bewaren en, belangrijker nog, in welke gevallen het echt nodig is om ermee te beginnen. Ook in de organisatie zijn hierover geen interne documenten. Op dit moment willen we de Instructie HR Records Management aanvullen met een paragraaf over de persoonlijke zaken van medewerkers. Met welke punten moet rekening worden gehouden bij het ontwikkelen van deze sectie?

Aangezien in gevallen waarin we het niet hebben over de uitvoering van personeelsdocumenten bij de rijksdienst, problemen met het voeren van persoonlijke dossiers van werknemers worden beslist naar het oordeel van de werkgever, zal de ontwikkeling en goedkeuring van een lokale regelgevende wet zeker niet worden overbodig.

Als uw organisatie een Instructie HR-administratie heeft, is het logisch dat daar een apart onderdeel specifiek aan gewijd wordt aan de omgang met persoonsdossiers van medewerkers.

Een dergelijk onderdeel kan ook worden opgenomen in andere lokale wetten die de procedure voor het verwerken en opslaan van personeelsdocumenten regelen.

Sommige werkgevers geven er de voorkeur aan een apart document te ontwikkelen dat rekening houdt met alle nuances van het voeren van persoonlijke dossiers.

Ongeacht de vorm die u kiest, moet u bij het reguleren van het werk met persoonlijke bestanden verduidelijken:

categorieën medewerkers voor wie persoonlijke dossiers worden bijgehouden (of het nu gaat om alle medewerkers van de organisatie of bijvoorbeeld alleen managers van alle managementniveaus);
manier om persoonlijke bestanden te vormen;
de samenstelling van documenten van persoonsdossiers (inclusief een aanduiding welke documenten in originelen en welke in kopieën worden bewaard);
een lijst van personen die verantwoordelijk zijn voor het bijhouden en bewaren van persoonlijke bestanden;
de procedure voor het regelen van persoonlijke zaken;
de procedure om medewerkers vertrouwd te maken met documenten die zijn opgeslagen in persoonsdossiers;
de procedure voor het bewaren van een persoonlijk dossier na het ontslag van een werknemer; overige informatie.

Moet ik een persoonsdossier indienen voor een deeltijdwerker?

Het antwoord op deze vraag hangt af van de vraag of de deeltijdwerker in de organisatie een functie vervult waarvoor de werkgever voorziet in het verplicht bijhouden van een persoonsdossier.

Indien voorzien is in het bijhouden van een persoonsdossier, dan dient dit te worden bijgehouden ongeacht de status van de werknemer. In dit geval zal hoogstwaarschijnlijk een nieuw persoonlijk dossier worden aangemaakt voor externe deeltijdwerkers en kunnen documenten met betrekking tot de interne deeltijdbaan worden gearchiveerd in het reeds bestaande persoonlijke dossier van deze medewerker (indien bijgehouden).

Een persoonsdossier van een deeltijdwerker wordt gevormd in de algemene procedure die is vastgesteld voor het voeren van personeelsadministratie voor een bepaalde werkgever.

Dus in overeenstemming met art. 283 van de arbeidswet van de Russische Federatie, bij het in dienst nemen van een parttime werknemer, moet een werknemer een paspoort of ander identificatiedocument overleggen. Bij het inhuren van een deeltijdbaan waarvoor speciale kennis vereist is, heeft de werkgever het recht om van de werknemer te eisen dat hij een diploma of ander document over onderwijs of opleiding of hun naar behoren gewaarmerkte kopieën voorlegt, en bij het inhuren voor hard werken, werken met schadelijke en ( of) gevaarlijke arbeidsomstandigheden - een attest van de aard en arbeidsomstandigheden op de hoofdwerkplaats. Kopieën van de vermelde documenten moeten worden opgenomen in het persoonlijk dossier van de deeltijdwerker.

EERSTE VORMING VAN PERSOONLIJKE GEVALLEN

De vorming van een persoonlijk dossier wordt uitgevoerd met het doel om gedocumenteerde informatie over de werknemer direct tijdens de registratie van arbeidsrelaties met de werknemer ordelijk te groeperen.

In de regel wordt voor elke medewerker een persoonlijk dossier gevormd in een aparte map. Dit is de handigste vorm van systematisering van persoonsgegevens van medewerkers. Tegelijkertijd moet eraan worden herinnerd dat het verboden is om persoonlijke gegevens over zijn politieke, religieuze en andere overtuigingen, privéleven, lidmaatschap van openbare verenigingen, inclusief vakbonden, te ontvangen, te verwerken en aan het persoonlijke dossier van een werknemer toe te voegen.

Zijn er wettelijke vereisten voor de vorm van het voeren van persoonlijke dossiers?

BIJ Nr. 12 ‘In de praktijk worden documenten van een persoonsdossier in een map geplaatst, op de omslag waarvan het aan de koffer toegekende serienummer is aangebracht. Onder dit nummer wordt een persoonlijk dossier geregistreerd in het boek (dagboek) van de boekhouding van persoonlijke dossiers (clausule "b" van artikel 695 van de lijst van typische administratieve archiefdocumenten die worden gegenereerd in de loop van de activiteiten van overheidsinstanties, lokale overheden en organisaties, met vermelding van de bewaartermijnen, goedgekeurd door het Ministerie van Cultuur van Rusland van 25 augustus nr. 558).

Na het ontslag van de werknemer wordt het persoonsdossier uit de map verwijderd, opgesteld voor overbrenging naar het archief van de organisatie en gedeponeerd.

Welke informatie moet worden verstrekt in het boek (dagboek) van de boekhouding voor persoonlijke zaken?

Het boek (dagboek) van de persoonlijke zaken (bijlage 1) kan de volgende informatie bevatten:

serienummer van de kast;
achternaam, naam, patroniem van de werknemer;
de datum van de eerste totstandkoming van de zaak;
datum van overdracht van de zaak naar het archief;
andere informatie ter beoordeling van de werkgever.

Het aanleggen en bijhouden van persoonlijke dossiers, zoals we al hebben opgemerkt, gebeurt in overeenstemming met de regels voor het bijhouden van gegevens die van kracht zijn voor een bepaalde werkgever.

Aanvankelijk worden documenten die het wervingsproces formaliseren, gegroepeerd in een persoonlijk dossier en vervolgens - alle belangrijke documenten met betrekking tot de arbeidsactiviteit van de werknemer.

Welke documenten worden tijdens de eerste vorming in het persoonlijk dossier van de werknemer opgenomen? En wordt zo'n lijst vastgelegd door een normatieve handeling?

De lijst met documenten die in een persoonlijk dossier moeten worden opgenomen, wordt niet gedefinieerd door de wetgeving van de Russische Federatie.

Voor staatsambtenaren is bepaald dat hun persoonsgegevens en andere informatie met betrekking tot het betreden van het ambtenarenapparaat, de overgang en het ontslag uit het ambtenarenapparaat en noodzakelijk zijn om de activiteiten van het overheidsorgaan te verzekeren (deel 3 van artikel 42 van de wet op Staatsdienst).

De persoonsdossiers bevatten de volgende documenten:

interne inventarisatie van de processtukken;
persoonlijke fiche op personeelsdossier of vragenlijst;
een kopie van een identiteitsbewijs;
autobiografie;
kopieën van documenten over opleiding, kwalificaties of bijzondere kennis, indien het verstrekken van deze documenten voor het uitoefenen van de betreffende functie verplicht is;
een kopie van het attest van de AOW;
een kopie van het bewijs van inschrijving van een persoon bij een belastingdienst (als deze is getoond door een werknemer);
kopieën van militaire registratiedocumenten voor dienstplichtigen en dienstplichtigen;
de resultaten van een medisch vooronderzoek (onderzoek) dat is uitgevoerd om de geschiktheid van deze medewerkers vast te stellen voor het uitvoeren van de opgedragen werkzaamheden (in gevallen bij wet bepaald);
kopieën van documenten die het recht van de werknemer op belastingaftrek als bedoeld in art. 218 van het belastingwetboek van de Russische Federatie;
kopieën van documenten over de vaststelling van een handicap en over de mate van beperking van de arbeidsgeschiktheid (indien voorgelegd door de werknemer);
documenten met betrekking tot het verkrijgen van toegang tot informatie die een staats- of ander geheim vormt dat door de wet wordt beschermd (indien de uitoefening van taken in de beklede functie verband houdt met het gebruik van dergelijke informatie);
een kopie van de arbeidsovereenkomst (of een kopie als de originele contracten in een apart bestand worden bewaard);
een kopie van de opdracht (opdracht) arbeidsovereenkomst;
een kopie van de functieomschrijving van de werknemer;
een kopie van de overeenkomst volledige aansprakelijkheid (indien de werknemer een financieel verantwoordelijke is en met hem een overeenkomst is gesloten).

Interne inventaris van zaakdocumenten

De interne inventaris van documenten van de zaak heeft een uniforme vorm, bepaald door de basisregels voor de werking van archieven van organisaties (goedgekeurd door de beslissing van het College van het Federaal Archief van 6 februari 2002). Meestal wordt een dergelijke inventarisatie bij het archiveren in het dossier met de meest waardevolle documenten geplaatst. Een persoonlijk dossier is echter een uitzondering - een inventaris van documenten wordt onmiddellijk bij de oprichting bijgehouden en aan het begin gearchiveerd (bijlage 2). Bij het voeren van een persoonlijk dossier worden alle documenten die erin worden gearchiveerd opgenomen in de interne inventaris.

Personeelsblad

Een persoonlijk personeelsdossier is een boekhoudkundig document dat informatie onthult over de persoonlijke gegevens van de werknemer, zijn werkactiviteit, incentives, enz. De inhoud van dit document is in de regel een "vragenlijst" met een voorbereide plaats voor het invoeren van antwoorden (bijlage 3).

De persoonlijke fiche bevat een lijst met vragen over de biografische gegevens van de werknemer, opleiding, verrichte werkzaamheden sinds indiensttreding, burgerlijke staat, verblijf in het buitenland, deelname aan gekozen organen, enz.

Het persoonsblad wordt bij toelating tot het werk door de werknemer zelf in één exemplaar met de hand ingevuld zonder vlekken en correcties, tekens en data. De volledigheid en juistheid van het invullen van een persoonsblad wordt gecontroleerd door een personeelsfunctionaris met vermeldingen in documenten als paspoort, werkboek, diploma, militaire ID, etc.

Vragenlijst

Een ander soort vastleggingsdocument in een persoonsdossier is een vragenlijst, die soortgelijke vragen kan bevatten.

Zo wordt soms, in plaats van een persoonlijk personeelsblad, een vragenlijst gebruikt die in principe dezelfde kolommen bevat als het persoonsblad, maar door de sollicitant vóór indiensttreding wordt ingevuld en alleen in het persoonlijk dossier wordt opgenomen als deze sollicitant werknemer wordt van de organisatie. Een persoonsdossier kan zowel een vragenlijst als een persoonsblad bevatten.

Het is wenselijk dat de formulieren van dergelijke documenten, zoals een persoonlijk personeelsdossier, een vragenlijst, onafhankelijk door de werkgever worden goedgekeurd, rekening houdend met de specifieke kenmerken van zijn activiteiten.

PERSOONLIJK BESTANDSBEHEER

Tijdens het dienstverband kan het persoonlijk dossier van de werknemer worden aangevuld met de volgende documenten:

kopieën van aanvullende afspraken bij de arbeidsovereenkomst (of kopieën daarvan);
mededelingen van wijzigingen in de arbeidsovereenkomst op initiatief van de werkgever;
kopieën van bevelen bij overplaatsing naar een andere baan, aanmoediging, toepassing en opheffing van disciplinaire sancties;
kopieën van documenten die wijzigingen in persoonlijke en biografische informatie over de werknemer bevestigen;
kopieën van toelichtingen en nota's, verklaringen van de werknemer over verschillende onderwerpen;
certificatiematerialen (indien uitgevoerd in relatie tot de medewerker);
de resultaten van verplichte periodieke medische keuringen (onderzoeken);
documenten die als basis hebben gediend voor het geven van een bevel tot opzegging (beëindiging) van de arbeidsovereenkomst;
een kopie van de opdracht tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst;
een exemplaar van het werkboek;
andere documenten die verband houden met het werk.

Opmerking! De in het persoonlijk dossier ontvangen documenten zijn chronologisch gerangschikt.

Naast de genoemde documenten kunnen ook enkele andere documenten in een persoonlijk dossier worden opgenomen (bijvoorbeeld documenten over een werknemer die slaagt voor een vergelijkend onderzoek om een vacante positie in te vullen, kopieën van documenten over de beloning van een werknemer (hem eretitels toekennen, hem een diploma, enz.), enz.).

Daarnaast wordt een foto van de medewerker in het door de organisatie vastgestelde formaat (meestal 4 x 6 cm) in het persoonsdossier geplaatst (maar niet daarin gearchiveerd). De achternaam, naam, patroniem van de werknemer zijn aangegeven op de achterkant van de foto. Het wordt aanbevolen om foto's ten minste eens in de vijf jaar te actualiseren of wanneer werknemers de leeftijd van 20 en 45 jaar bereiken.

Als de werknemer tijdens het werk bepaalde gegevens wijzigt die in het persoonlijk personeelsdossier zijn vermeld, hoe moeten deze gegevens dan worden gewijzigd in de documenten van het persoonlijk dossier? Misschien moet u uw persoonlijke fiche opnieuw registreren?

Medewerkers van de personeelsdienst die verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van persoonlijke dossiers zijn verplicht hun toestand voortdurend te controleren en tijdig wijzigingen in boekhoudkundige gegevens door te voeren. Let op: hiervoor zijn geen wijzigingen of aanvullingen op het persoonlijk personeelsdossier of vragenlijst nodig, temeer daar het niet nodig is om de medewerker te verplichten deze documenten opnieuw in te vullen.

Alle wijzigingen in de inloggegevens van de werknemer moeten op aparte, aanvullende bladen worden weergegeven. In de regel worden deze documenten "Aanvulling op het persoonsblad personeelsdossiers" ("Aanvulling op de vragenlijst") genoemd. Meestal hebben ze een tabelvorm (bijlage 4) en worden ze naar goeddunken van de werkgever ontwikkeld.

Een medewerker van de personeelsdienst vult na ontvangst van de stukken een aanvulling op het persoonsblad op de personeelsadministratie in waarin de eerste wijziging van de kenmerken van het persoonsblad op de personeelsadministratie wordt weergegeven. Alle wijzigingen (beloning met overheidsprijzen, toekenning van wetenschappers, militairen, eretitels en academische graden, onderwijs, talenkennis, deelname aan gekozen wetgevende en representatieve organen) worden doorgevoerd op basis van relevante documenten.

Telkens na de volgende wijziging tekent de personeelsfunctionaris een aanvulling op het persoonlijk personeelsdossier.

Als er geen ruimte meer is op het formulier voor latere wijzigingen, vult u het volgende soortgelijke formulier in.

Verplichte gegevens van de aanvulling op het persoonsblad op de personeelsadministratie zijn merktekens op het uitvoeren van controles op de beschikbaarheid en toestand van persoonsdossiers. Op de achterkant van het persoonsblad noteren ze na alle andere informatie: “het persoonsdossier is gecontroleerd”, zet de datum en handtekening.

In de volgende uitgave van het handboek personeelsfunctionaris zullen we de kenmerken van de huidige opslag van persoonlijke bestanden van werknemers analyseren, evenals de regels om ze voor te bereiden op langdurige opslag en archivering.

Bijlage 1

Een voorbeeld van het ontwerp van een boek (tijdschrift) voor de boekhouding van persoonlijke zaken

Praktisch gebruik

Op het moment van publicatie van dit artikel voldoet het volledig aan de huidige wetgeving. Echter, als de wetgeving verandert, kan de toepasbaarheid van bepaalde tips afhankelijk zijn van uw specifieke situatie. We raden je aan om experts te raadplegen als je de kennis uit onze artikelen gaat toepassen.

Publicatiedatum: augustus 2009

Als je een klein bedrijf hebt en een accountant is verantwoordelijk voor de boekhouding en het personeelsbeheer, dan wordt dit meestal allemaal in zijn kast bewaard. Maar zelfs in dit geval raden we u aan een idee te hebben van wat, waar en hoe u moet worden opgeslagen - dan zult u, zelfs als de accountant wordt ontslagen, geen problemen hebben om de benodigde documenten te vinden.

Als er geen fulltime accountant is, maakt u uw toekomstige leven gemakkelijker door het systeem voor het verzamelen en opslaan van documenten te stroomlijnen en verspilt u geen tijd aan het zoeken naar de benodigde documenten.

Samengestelde documenten.

We raden aan om dergelijke documenten op een veilige plaats (bijvoorbeeld in een kluis) te bewaren, terwijl het raadzaam is om van elk daarvan meerdere notariële kopieën op voorraad te houden, zodat u indien nodig (bijvoorbeeld op verzoek van een tegenpartij) niet meer naar de notaris rennen. Zeer comfortabel. Welnu, als optie is het niet nodig om de originele documenten op kantoor te bewaren, het zal voldoende zijn - zelfs voor de inspectie-instanties, notariële kopieën. Originelen kunnen op verzoek later worden verstrekt, meestal is deze periode 5-10 dagen. Het is heel goed mogelijk om dergelijke documenten te verzamelen in één A4-map met bijgevoegde transparante dossiers, ze in chronologische volgorde te rangschikken, bijvoorbeeld een akte van vereniging, dan een charter, kentekenbewijs, enzovoort.

Overeenkomst.

U kunt - in alfabetische volgorde (op naam van de tegenpartij), u kunt op hun type - huur, levering, verkoop, leningen, enzovoort, of u kunt - op nummers. Het maakt niet uit hoe precies, het belangrijkste is om een optie te vinden waarmee u gemakkelijk met documenten kunt werken. Gewone mappen met scheidingstekens zullen het werk gemakkelijk doen.

Externe en interne primaire boekhouddocumenten.

Facturen, akten, facturen, inventariskaarten van vaste activa, vereisten voor voorraadafschrijvingen, voorraadwetten, inbedrijfstellingshandelingen, formulieren KS-2 en KS-3, vrachtbrieven en alle andere soorten financiële en boekhoudkundige documentstromen van het bedrijf. We raden u aan ze op soort op te slaan, in chronologische volgorde. Voor grote hoeveelheden documentatie - per maand met de vorming van registers, met vermelding van het nummer, de datum en het bedrag van het document. Als de wetgeving geen speciaal ontwerp vereist, zijn kartonnen mappen en verdelers daarvoor ook heel geschikt voor dergelijke documenten. Zo is het handig om aparte mappen te hebben voor inkomende en uitgaande facturen, die chronologisch op datum en op nummer geordend zijn. Hetzelfde geldt voor verrichte werkzaamheden of verleende diensten. Facturen, die het belangrijkste document zijn van de btw-boekhouding, moeten afzonderlijk worden opgeslagen in overeenstemming met het register van ontvangen en uitgegeven facturen, ook zoals ze zijn uitgegeven aan kopers of ontvangen van leveranciers. Bovendien raden we aan om op documenten waarvoor u aanvullende informatie of een stuk papier moet krijgen (bijvoorbeeld een volmacht om goederen en materialen te ontvangen) of correcties aan te brengen, zelfklevende bladwijzers te gebruiken - het zal gemakkelijk zijn om te bepalen welk document moet worden verbeterd.

bank documenten.

In dezelfde kartonnen mappen, uitgesplitst naar rekeningen en banken - als er meerdere verrekeningsrekeningen zijn, ook in chronologische volgorde. Betaaldocumenten en documenten - betalingsgronden (factuur) voor de transactiedag worden bij het bankafschrift gedeponeerd. Maakt u in uw werk gebruik van het bank-cliëntsysteem, dan is het niet nodig om elke dag afschriften te printen. U kunt dit één keer per periode, bijvoorbeeld per maand, doen. In dit geval kunnen facturen in een aparte map worden gearchiveerd - "betaalde facturen". Houd er rekening mee dat verschillende banken verschillende voorwaarden hebben - in sommige gevallen zijn de afschriften beschikbaar voor de gehele periode van de overeenkomst over het gebruik van een elektronisch betalingssysteem, in andere kan deze periode beperkt zijn. En dan zul je hardcopy's moeten aanvragen, en zo'n bankdienst kan geld kosten. Bestudeer zorgvuldig het contract voor het aansluiten van het systeem bij het ondertekenen ervan en de tarieven van de bank. Als u valutarekeningen heeft, heeft u aanvullende documenten voor valutacontrole - certificaten die de uitgevoerde werkzaamheden / diensten bevestigen, transactiepaspoorten, certificaten van valutatransacties. Het is ook wenselijk om ze op te slaan in het kader van contracten / tegenpartijen of transactiepaspoortnummers, met kopieën van documenten bijgevoegd, vooral voor grote volumes - houd aparte mappen.

Documenten over de boekhouding van arbeid en lonen.

Personeelsdocumenten (persoonlijke dossiers, bestellingen, arbeidsovereenkomsten, persoonlijke kaarten) moeten met bijzondere schroom en aandacht worden behandeld. Als het bedrijf een aparte persoon heeft die is belast met het uitvoeren van personeelsadministratie, dan moet hij de juiste uitvoering organiseren en de veiligheid van documenten waarborgen. Afsluitbare metalen kasten zijn erg handig in gebruik. Als de documentenstroom vrij klein is, kunt u met dezelfde kluis uit de voeten, of in extreme gevallen met een gewone afsluitbare kast. Waarom afsluitbaar? Ten eerste zijn gegevens over werknemers persoonlijke gegevens en de werkgever is verantwoordelijk voor de openbaarmaking van persoonlijke informatie in overeenstemming met de federale wet "Bescherming van persoonsgegevens". Aan de andere kant hoeven uw werknemers geen loon en andere informatie over anderen te weten. Ten derde - op de een of andere manier kun je de veiligheid garanderen. Het is zeer problematisch om ze te herstellen, vooral voor werkboeken. Hun opslag moet speciale aandacht krijgen. Op dit moment zijn er wettelijk vastgestelde "Regels voor de boekhouding en opslag van werkboeken" (decreet van de regering van de Russische Federatie van 16 april 2003 nr. 225), in overeenstemming met dewelke de ondernemingsregistratie TC wordt uitgevoerd in:

Inkomend en uitgaand boek voor de boekhouding van de vormen van het winkelcentrum en een bijlage daarin
Boek van boekhouding voor de beweging van winkelcentra en inserts daarin

Documenten over arbeidsbescherming en veiligheidsmaatregelen.

Wij raden u aan deze documenten altijd bij de hand te hebben, en het liefst op een opvallende plek in de organisatie, bijvoorbeeld bij de receptie. Veiligheidsinstructies - aan de muur bij elke werkplek. Organiseer de zogenaamde "veiligheidshoek" bij de ingang, hang "nooduitgang"-borden en minibrandblussers rond het kantoor - een duidelijke demonstratie van een serieuze benadering van arbeidsbescherming in de organisatie voor elke inspecteur. Voor het volledig en correct leveren van arbeidsbescherming, techniek en brandveiligheidsmaatregelen zal uiteraard een veel groter budget en tijdkosten nodig zijn, maar met uw eigen kleine inspanning kunt u de risico's op boetes en administratieve aansprakelijkheid minimaliseren.

Geld documenten.

Alle transacties met betrekking tot de geldstroom moeten in het kasboek worden weergegeven. Het kasboek moet worden geregen en genummerd en verzegeld met de handtekening van de hoofd- en hoofdaccountant en het zegel van de organisatie. Trouwens. Voor het nieten van documenten (vooral als er niet veel van zijn), is het helemaal niet nodig om dure sets in kantoorboekhandels te kopen - gebruik een gewone draad plus een naald, het resultaat is hetzelfde. Voor degenen die een kasboek in elektronische vorm hebben, raden we u aan dit indien nodig af te drukken. Als er weinig kassahandelingen zijn - eenmaal per jaar, half jaar of kwartaal. Wie heeft een grote contante omzet - één keer per maand, en iemand kan op één dag een stapel documenten hebben. Soms is het nodig om een boek in gedrukte vorm uit te geven in verband met het controleren van de dienstdoende bank op naleving van de kasdiscipline. Voor elke transactie, ontvangst of uitgave worden kaswaarborgen opgemaakt. Uitgaven en ontvangst contante documenten worden dagelijks samen met het kassierrapport in chronologische volgorde gearchiveerd met de bijlage van documenten die verband houden met de operatie, bijvoorbeeld een loonstrook. Als er een kassa is, is het noodzakelijk om elke dag meterstanden op te nemen, een dagboek bij te houden van de kassier-operator en ook een rapport op te stellen in de voorgeschreven vorm. Meer details over de procedure voor het uitvoeren van contante transacties en hun documentatie zijn te vinden in het officiële document van de Centrale Bank van Rusland nr. 40 "De procedure voor het uitvoeren van contante transacties in de Russische Federatie". Bedenk dat de vereisten voor de opslag van contante documenten hetzelfde zijn als voor andere boekhouddocumenten - vijf jaar.

Vormen van strikte rapportage.

Het gebruik van BSO wordt vandaag gereguleerd door het besluit van de regering van de Russische Federatie "Over de procedure voor het maken van contante betalingen en / of betalingen met betaalkaarten zonder het gebruik van kassa's" van 05/06/2008 nr. 359. Dit document bevat de belangrijkste eisen voor BSO, hun soorten, de procedure voor het aanvragen, vullen, boekhouden en bewaren. De ontvangst en afschrijving van dergelijke documenten gebeurt in een speciaal BSO-boekhoudboek en opslag - in metalen kasten of kluizen.

Rapportage.

Boekhoudkundige en fiscale rapportage, rapportage aan fondsen en statistieken, met tekens van aanvaarding, raden we aan om afzonderlijk in te dienen voor rapportageperiodes (kwartalen, jaren).

Correspondentie.

Verdeel in inkomende en uitgaande correspondentie, houd een register bij, misschien zelfs in elektronische vorm, archiveer papieren documenten in chronologische volgorde. Stel een persoon aan die verantwoordelijk is voor correspondentie en kantoorwerk. Dit alles zal later, indien nodig, helpen om elk document te vinden dat aan het bedrijf is geadresseerd of is achtergelaten.

Plaats van opslag van documenten

Wat de opslagplaats van documenten betreft, kunt u de opslag van documenten organiseren zoals in uw kantoor, een speciale ruimte uitrusten of eenvoudig ruimte toewijzen in afsluitbare kasten of rekken, of documenten deponeren in een openbaar of particulier archief. Documenten die niet meer in het werk worden gebruikt, stoppen we na een bepaalde periode (maand, kwartaal of jaar) in archiefdozen of dozen. Zorg er tegelijkertijd voor dat u erop noteert - welke documenten en voor welke periode worden bewaard. Besteed minder tijd aan zoeken.

Een klein advies - vanaf het allereerste begin, sta geen papieren puinhoop toe in het bedrijf, vooral niet in de boekhouding, vraagorder!

En de laatste. Als je niet weet of je een document nodig hebt of niet, of je weet niet wat je ermee moet doen, gooi het dan niet weg, maak een map "Diversen" aan - waarschijnlijk zal het voor ons van pas komen op het meest cruciale moment

Aan de andere kant zijn er documenten in het bedrijf die niet kunnen worden opgeslagen, maar niet meteen kunnen worden vernietigd. Dergelijke documenten moeten van alle andere worden gescheiden, zodat er snel mee kan worden gedaan wat nodig is. Het is noodzakelijk om in de regel een map met dergelijke documenten te nemen om periodiek alles te controleren en te vernietigen wat niet langer nodig is.

In dit artikel hebben we geprobeerd u een algemeen beeld te geven van het aantal documenten, hun soorten en manieren om de opslag te organiseren. Mogelijk vindt u andere opties die afwijken van wat werd voorgesteld.

Als u vragen heeft bij het ordenen of classificeren van bepaalde documenten, kunt u ons verduidelijkende vragen stellen of contact met ons opnemen voor hulp. Als we documenten uit het oog zijn verloren waarvan de procedure voor de vorming, boekhouding en opslag naar uw mening belangrijk is, stuur ons dan uw opmerkingen en suggesties - we zullen er zeker rekening mee houden. En voor onze klanten, naar believen en in overeenstemming met de voorwaarden van het contract, bieden we na de eerste indiening van rapporten in het kader van de samenwerking een eenmalige gratis service voor het opstellen en uitvoeren van alle benodigde documentatie in overeenstemming met de wetgeving van de Russische Federatie en deze aanbevelingen.

Discussieer op het forum of stel een vraag per mail

Dagboek van registratie van persoonlijke zaken

Journaal registratie persoonlijke bestanden van medewerkers- een tijdschrift van de vastgestelde vorm, waarvan op de omslag of titelpagina is aangegeven: de naam van de organisatie, instelling, startdatum en einddatum van het tijdschrift. In het journaal worden in vijf kolommen aantekeningen gemaakt. Records worden in chronologische volgorde bijgehouden met pasta (blauw, paars, zwart) en moeten duidelijk, helder, zonder vlekken en uitwissingen zijn. In geval van een fout wordt de foutieve invoer tussen haakjes genomen en doorgestreept met een niet-vette regel (zodat deze leesbaar is), en de juiste invoer ernaast.

Download de vorm van het register van persoonlijke bestanden van werknemers.

persoonlijk dossiernummer

Achternaam, voorletters

Datum totstandkoming van het persoonlijk dossier

Datum ontbinding van het persoonsdossier

Opmerkingen:

Registratie van personeelsdocumenten in een organisatie kan alleen met behulp van speciale journaals. In het geval van een arbeidsconflict kan de computerregistratie niet worden erkend door de rechtbank of de arbeidsinspectie van de staat (het is noodzakelijk om te bewijzen dat dit of dat document daadwerkelijk is gemaakt op de dag die is vermeld in de vereiste "datum").

Lijst met registers voor registratie van personeelsdocumenten die in de organisatie aanwezig moeten zijn:

een register van arbeidsovereenkomsten (dat kan worden geregistreerd als bestellingen - gedurende het kalenderjaar, de nummering opnieuw vanaf het nieuwe jaar. Of u kunt, zoals bijvoorbeeld personeelstabellen worden geregistreerd - voor de gehele periode van de activiteit van de organisatie, d.w.z. vanaf de allereerste arbeidsovereenkomst, eenmaal gesloten met de eerste werknemer, en tot de allerlaatste, die op een dag zal worden gesloten, blijkbaar kort voor de liquidatie van het bedrijf)
register van persoonlijke kaarten (T-2)
register van persoonlijke bestanden van medewerkers (indien bijgehouden). Het is niet nodig om persoonlijke dossiers van werknemers bij te houden, maar als een dergelijke beslissing wordt genomen (aangezien dit een heel handig dossier is), dan is het noodzakelijk om ze te bewaren volgens strikte regels. verstrekt voor de verwerking van persoonsgegevens.
orderregistratielogs (het aantal logs wordt bepaald afhankelijk van de omvang van de personeelsdocumentenstroom. Alle personeelsorders kunnen in één of meerdere logs worden geregistreerd - tot het punt dat verschillende logs kunnen worden gebruikt om verschillende soorten orders te registreren)
journaal van registratie van handelingen (over weigering om kennis te nemen van documenten, over absenteïsme, over schendingen van interne arbeidsreglementen, enz.)
een boek met boekhouding voor de verplaatsing van werkboeken en bijlagen daarbij (het wordt, net als werkboeken, in een kluis bewaard).
Elke pagina van het "Journal of Registration of Personal Affairs" moet worden genummerd, geregen, de uiteinden van de veter worden geplakt en verzegeld met het zegel van de organisatie en de handtekening van de medewerker die verantwoordelijk is voor het bijhouden van het journaal.

Juridische status van het bijkantoor

Een rechtspersoon is verantwoordelijk voor de activiteiten van zijn divisies, bepaalt zijn aard

Bijkantoren zijn afzonderlijke onderdelen van een rechtspersoon, de samenstellende delen ervan, zonder zelf rechtspersonen te zijn. Ze zijn begiftigd met eigendom door de juridische entiteit die ze heeft gemaakt en handelen op basis van de door haar goedgekeurde bepalingen (clausules 2 en 3 van artikel 55 van het burgerlijk wetboek van de Russische Federatie). Daarom is een rechtspersoon verantwoordelijk voor de activiteiten van zijn eenheden, bepaalt zijn aard. De divisies laten zich bij hun werk leiden door de wet- en lokale regelgeving die van toepassing is op de activiteiten van de organisatie die ze heeft opgericht, en de medewerkers van afzonderlijke divisies zijn het personeel van deze organisatie.

In de documenten die doorgaans door de personeelsafdeling worden begeleid, staan geen directe instructies over hoe het personeelsdossierbeheer in vestigingen moet worden uitgevoerd. De uitvoering van personeelsadministratie in bedrijven met aparte structuurafdelingen is niet gereguleerd. Daarom moet het probleem op lokaal niveau worden opgelost.

In bedrijven die aparte afdelingen in hun structuur hebben, zijn de volgende vormen van het organiseren van personeelsadministratie mogelijk:
1. Gecentraliseerd - typisch voor vestigingen in dezelfde stad als het moederbedrijf. Problemen doen zich meestal niet voor: alle verwerking van personeelsdocumenten is geconcentreerd (gecentraliseerd) in één enkel centrum - de personeelsdienst van de moederorganisatie. Arbeidsboeken van werknemers van alle vestigingen worden op één plek opgeslagen en bij ontslag komt een persoon naar de personeelsafdeling en haalt persoonlijk zijn werkboek op.
2. Gedecentraliseerd - het beheer van personeelsdossiers wordt verdeeld tussen de moederorganisatie en afzonderlijke structurele verenigingen die een relatief identieke set functies hebben voor de personeelsworkflow. Tegelijkertijd kan de personeelsdienst van de hoofdorganisatie personeelsdocumenten opstellen voor alle medewerkers van het bedrijf, inclusief medewerkers van afzonderlijke divisies, en worden alleen de documenten van medewerkers van deze divisies opgeslagen en uitgevoerd in filialen.
3. "Gemengd" - omvat zowel de gecentraliseerde uitvoering van personeelsdocumenten (bijvoorbeeld registratie van tewerkstelling, beëindiging van een arbeidsovereenkomst) als decentraal (opleggen van disciplinaire sancties aan werknemers, opslag van persoonlijke bestanden). De verdeling wordt meestal uitgevoerd volgens verschillende personeelsfuncties - een deel behoort tot de moederorganisatie, een deel wordt overgedragen aan een aparte divisie 1.
De situatie is gecompliceerder met vestigingen in andere steden. Het bijzondere van het bijhouden van personeelsdossiers in dit geval is dat de directeur van het filiaal, handelend op basis van een volmacht die aan hem is verstrekt door de moederorganisatie, het recht heeft om zelf contracten te ondertekenen, opdrachten te geven en aantekeningen te maken in werkboeken.

Bij het kiezen van een methode voor het bijhouden van personeelsdossiers, moet rekening worden gehouden met het aantal werknemers van het filiaal, evenals met de organisatorische en financiële mogelijkheden van het bedrijf. Als ze een of twee vestigingen heeft met een kleine staf, is het raadzaam om personeelsdocumentatie toe te vertrouwen aan een van de medewerkers van de eenheid voor latere overdracht naar het hoofdkantoor. Als er veel afzonderlijke afdelingen zijn in verschillende regio's van het land, is het beter om het recht op personeelsdocumenten te delegeren aan filialen. Hiervoor kan een stafeenheid van een personeelsspecialist of een eigen personeelsdienst in een structurele eenheid worden gecreëerd als de staf van de vestiging groot genoeg is. De bevoegdheid van de persoon die verantwoordelijk is voor het werken met personeelsdocumentatie moet naar behoren worden uitgevoerd.

Bepaling van de bevoegdheden van het hoofd van het bijkantoor

Aangezien filialen geen rechtspersonen zijn, worden hun hoofden benoemd door de moederorganisatie en handelen ze op basis van een volmacht (artikel 55 van het burgerlijk wetboek van de Russische Federatie). Om het hoofd van het filiaal het recht te geven om werknemers aan te nemen en te ontslaan, is het noodzakelijk om deze bevoegdheden vast te leggen in een arbeidsovereenkomst of volmacht.

In de arbeidsovereenkomst kunnen deze bevoegdheden als volgt worden weergegeven:

Bij volmacht:

Vestigingen zijn een hoofdpijndossier voor de personeelsafdeling van de hoofdorganisatie, aangezien er veel vragen rijzen met betrekking tot het werk van personeelsdiensten in het veld.

Hoe voer je een personeelsaudit van een filiaal uit?

Alvorens een audit in een filiaal uit te voeren, moet de moederorganisatie een passend bevel uitvaardigen om een personeelsaudit uit te voeren, waarbij het noodzakelijk is om de exacte naam en het adres van het filiaal te vermelden, de lijst met te verifiëren documenten vast te stellen en de timing van de controle. Het is ook noodzakelijk om de bevoegdheden van personen te consolideren om namens het hoofd van de organisatie inspecties in het bijkantoor uit te voeren. De wetgeving van de Russische Federatie stelt geen enkele lijst vast van documenten die beschikbaar moeten zijn in een organisatie of haar filiaal.

Het filiaal moet beschikken over een volledige set verplichte personeelsdocumentatie, maar een aantal lokale voorschriften worden vanuit de moederorganisatie meegestuurd:
de personeelstabel, die voor de moederorganisatie en de branche hetzelfde moet zijn. De personeelsbezetting van een rechtspersoon wordt goedgekeurd in opdracht van haar eerste hoofd (directeur, algemeen directeur). Na goedkeuring wordt van de personeelstabel een uittreksel gemaakt met betrekking tot de werkzaamheden van het filiaal, of een kopie daarvan, gewaarmerkt en overgedragen aan het filiaal van het bedrijf;
interne arbeidsreglementen;
verordening over de bescherming van persoonsgegevens;
standpunt over lonen;
regelgeving over stimulerende toevoegingen;
reisreglementen.

Kopieën van bestellingen die geldig zijn in de hele organisatie moeten naar het filiaal worden gestuurd

Ook moeten kopieën van bestellingen die geldig zijn in de hele organisatie naar het filiaal worden gestuurd. Medewerkers van het hoofdkantoor maken kennis met het originele document en medewerkers van het filiaal - met een kopie opgeslagen in het filiaal. Houd er rekening mee dat het hoofd van de personeelsafdeling van het bedrijf het recht kan hebben om kopieën van verplichte documenten te certificeren, en de directeur van het filiaal heeft dat recht mogelijk niet.

De resultaten van de personeelsaudit van het filiaal worden vastgelegd in een akte. De akte wordt ondertekend door alle personen die hebben deelgenomen aan de controle van de personeelsdocumentatie van het bijkantoor.

Aangesloten personeelsdossiers kunnen worden gecontroleerd door de lokale afdeling van de Federale Arbeidsinspectie. Maar de moederorganisatie is als structurele eenheid verantwoordelijk voor de activiteiten van het filiaal, dus als een medewerker van het filiaal naar de rechter stapt om zijn belangen te beschermen, is het de gedaagde.

Documenten die een LLC moet hebben

Collega's, goedemiddag!

Het gebeurde gewoon zo dat ik van kinds af aan graag "alles op de planken zet", zowel figuurlijk als in de ware zin van het woord. Daarom was mijn favoriete tijdverdrijf op elke nieuwe werkplek het stroomlijnen van bestaande documentatie. En, te oordelen naar de geslaagde controles, is dat goed uitgepakt.

Het is onmogelijk om een lijst samen te stellen van absoluut alle documenten die in bepaalde situaties verplicht kunnen zijn. Maar het opsommen van de belangrijkste documenten is redelijk realistisch en ik denk dat zo'n lijst geschikt is voor de meeste bedrijven.

Bedrijfsdocumenten

Een kopie van de statuten met alle wijzigingen en aanvullingen of een kopie van de huidige versie van de statuten (verplicht met het zegel van de belastingdienst)

Zoals ze ons op de universiteit leerden: "Het handvest is zijn eigen kleine grondwet." Hij moet zijn. En ben je ‘verdwaald’, dan moet je meteen naar de belastingdienst rennen voor een kopie, want zonder dat kan geen enkele zichzelf respecterende notaris iets bekrachtigen: geen volmacht van een rechtspersoon. persoon, noch een uniform formulier ondertekend door de directeur. Wat betreft de vorige edities van het charter van de LLC. dan is het ook wenselijk om ze op te slaan. Maar ik plaatste de inscriptie op dergelijke oorkonden "niet geldig in verband met de goedkeuring van een nieuwe editie van ...". In organisaties met een geschiedenis van meer dan 20 jaar en een geschiedenis vol gebeurtenissen, hielp deze eenvoudige actie om de regelmatige herhaling van de opwindende zoektocht "vind de huidige versie van het handvest" te voorkomen.

Memorandum van associatie of oprichtingsverdrag. Een van de vreemdste documenten op de lijst, omdat het "er lijkt te zijn, maar het niet lijkt". Juridisch gezien, hoewel deze overeenkomst de lijst van samenstellende documenten heeft verlaten, bestaat ze nog steeds. Wanneer de oprichters hun LLC oprichten, moeten ze, in overeenstemming met artikel 89 van het burgerlijk wetboek van de Russische Federatie, een dergelijke overeenkomst sluiten. Maar ten eerste heeft niemand, behalve de oprichters, deze overeenkomst nodig bij het registreren van deze overeenkomst (en vaak hebben ze deze zelf ook niet echt nodig). Ten tweede dupliceert deze overeenkomst in de overgrote meerderheid van de gevallen gewoon de informatie die al in het protocol over totstandkoming staat. Ten derde, zelfs na registratie heeft niemand een akkoord over de vestiging nodig - zelfs banken vragen niet om een rekening te openen. Maar dat moet hij zijn. Hoewel ik veel behoorlijk welvarende samenlevingen ken waar het nooit heeft bestaan ... Maar we leren hier geen slechte dingen, dus het zou moeten zijn.
Protocol of besluit tot oprichting van een LLC
Alle notulen van algemene vergaderingen en besluiten van een enkele deelnemer gedurende de gehele levensduur van het bedrijf
Het is verplicht om alle protocollen/beslissingen te bewaren, maar de meest gebruikte is het protocol/besluit over de verkiezing van het huidige hoofd van de LLC, omdat het zal regelmatig door notarissen worden aangevraagd. Daarom is het beter om het ofwel in 2 exemplaren te hebben (een om in een map met protocollen / besluiten op te slaan, de tweede om bij het charter te bewaren), of gewoon niet in een map te plaatsen tot de nieuwe verkiezing van het hoofd .
De rest van de protocollen/besluiten bewaart u best in één map, gesorteerd op datum van vaststelling.
Lijst met LLC-leden
De lijst wordt in de regel bijgehouden door het hoofd, tenzij anders bepaald in het charter of de beslissing van de deelnemers. De lijst bevat informatie over elke deelnemer (paspoortgegevens of basisgegevens over een rechtspersoon), de grootte van het aandeel van elke deelnemer en informatie over de betaling ervan, evenals de grootte van het aandeel in het bezit van het bedrijf zelf met informatie over de datum van overname door de vennootschap.
Overigens publiceerde Nikolai Andreev vrij recent een uitstekend voorbeeld van zo'n lijst.
Certificaat van staatsregistratie van een rechtspersoon in formulier nr. P51003 (of ouder) Hetzelfde certificaat dat wordt afgegeven bij succesvolle registratie van een bedrijf.
Kennisgeving of Bewijs van inschrijving bij de Belastingdienst
Registratiebladen van het Unified State Register of Legal Entities in de vorm nr. P50007 en afgegeven vóór juli van het jaar Certificaten van inschrijving in het Unified State Register of Legal Entities Het is absoluut noodzakelijk om alle invoerbladen in het Unified State Register te bewaren van rechtspersonen (zowel de allereerste als uitgegeven in verband met wijzigingen), kunnen ze nodig zijn bij de notaris en bij de bank. Maar uittreksels uit het Unified State Register of Legal Entities hoeven niet te worden bewaard - ze hebben een te korte "houdbaarheid", dus het is gemakkelijker om een nieuwe te krijgen als dat nodig is.
Het bevel tot het innemen van de functie van hoofd of het benoemen van een hoofd in een functie Formeel verwijst dit bevel naar documenten over personeel. Maar ik zou aanraden om het bij bedrijfsdocumenten te houden vanwege de specifieke positie van het hoofd.
Bevel op de benoeming van de hoofdaccountant of op de toewijzing van de bevoegdheden van de hoofdaccountant aan het hoofd Dit bevel geldt ook voor personeelsdocumenten, maar is periodiek vereist bij banken, dus het is beter om het gescheiden te houden van andere personeelsdocumenten.
Rosstat informatiebrief (statistiekcodes)
In Moskou kan het online worden verkregen op http://91.194.112.170/webword/default.aspx. Aangezien deze brief nu via internet wordt ontvangen, kan het goed zijn dat deze als afdruk zonder het zegel van Rosstat wordt opgeslagen. Banken accepteren dergelijke brieven zonder meer.

Documenten die het adres van de organisatie bevestigen

Als het pand eigendom is van de organisatie zelf

Eigendomsbewijs van het pand waarin de organisatie is gevestigd
Juridische documenten voor het pand

Als het pand wordt verhuurd

Lease contract
De handeling van aanvaarding en overdracht van het pand
Een kopie van het eigendomscertificaat van het pand waarin de organisatie is gevestigd, gecertificeerd door de verhuurder

Als het pand de woonplaats is van het hoofd

Garantiebrief van de eigenaar
Een kopie van het eigendomscertificaat van het pand waarin de organisatie is gevestigd, notarieel bekrachtigd door de eigenaar

Documenten over kernactiviteiten

Licenties en vergunningen

Zorg ervoor dat u alle geldige vergunningen, licenties en bijlagen bewaart. Na afloop van de geldigheidsduur mogen deze documenten zeker niet worden weggegooid. Het is beter om ze te archiveren en naar uw archief te sturen, omdat ze mogelijk nog steeds nodig zijn bij het opnieuw verkrijgen van een licentie of vergunning, of onder bepaalde omstandigheden voor de rechtbank nodig zullen zijn.

Bevestiging dat het bedrijf lid is van een gespecialiseerde SRO Als het bedrijf lid is van een SRO.
Vergunningen voor bouw-, ontwerp- en restauratiewerkzaamheden Als voor de uitgevoerde werkzaamheden dergelijke vergunningen nodig zijn. Naast licenties moeten om dezelfde redenen alle documenten met betrekking tot het lidmaatschap van de SRO en de ontvangen vergunningen worden bewaard na het verstrijken van hun geldigheid of de intrekking van de SRO.
Meldingen van ingebruikname Indien wettelijk verplicht, moet de ingebruikname specifiek aan de autoriteiten worden gemeld.
Documenten bij inschrijving in het Handelsregister Als de LLC handelsactiviteiten of leveringen van goederen verricht (met uitzondering van fabrikanten van goederen).
Documenten voor kassa's en contracten voor hun onderhoud
Als het werk gebruik maakt van kassaapparatuur.

Personeelsdocumenten

Verplichte personeelsdocumenten zijn die documenten die worden vermeld in het arbeidswetboek en andere wetten, en daarom leidt hun afwezigheid tot het opleggen van een administratieve boete of schorsing van activiteiten krachtens artikel 5.27 van het wetboek van administratieve overtredingen. en het opnieuw in dienst nemen van een functionaris op grond van dit artikel leidt tot diskwalificatie voor een periode van maximaal 3 jaar.

Daarnaast stellen de artikelen 5.28-5.31 van het Wetboek van Bestuursdelicten de aansprakelijkheid vast voor overtredingen in verband met het sluiten van een cao.

Documenten die altijd nodig zijn

Arbeidsgegevens van alle werknemers

Ze moeten achter slot en grendel worden bewaard in een metalen kluis en worden bewaakt door een strenge hoofdaccountant. Ze worden alleen afgegeven met een nauwkeurig onderzoekende blik in de ogen van de medewerker, een zware zucht en de verhelderende zin "moet je echt?", Maar vaker worden ze helemaal niet afgegeven, omdat "niet toegestaan" is. En wat typisch is, het verstrekken van een werkboek aan een werknemer vóór de dag van ontslag is inderdaad niet toegestaan volgens de Regels voor het bijhouden en bewaren van werkboeken. De werkgever is verplicht om op schriftelijk verzoek van de werknemer binnen 3 werkdagen een volgens de vastgestelde procedure gewaarmerkt afschrift van het werkboek of een uittreksel uit het werkboek te verstrekken. En het boek zelf moet altijd in de boekhoudingskluis worden bewaard, en het is beter om deze regel niet te overtreden.

Inkomsten- en uitgavenboek voor boekhoudformulieren van het werkboek en een bijlage daarin
Boek van boekhouding voor de verplaatsing van werkboeken en inserts daarin
Arbeidsovereenkomsten met alle aanvullende overeenkomsten
Artikel 67 van de arbeidswet stelt een verplichte schriftelijke vorm vast voor een arbeidsovereenkomst. Het ontbreken van arbeidsovereenkomsten is een 100% basis voor een boete bij de eerstvolgende inspectie van de Arbeidsinspectie.
Ook moet volgens de wet een arbeidsovereenkomst in twee exemplaren worden opgemaakt en moet één exemplaar aan de werknemer worden gegeven. Daarom is het raadzaam om de werknemer te vragen om op uw exemplaar iets te schrijven als "kopie van de ontvangen arbeidsovereenkomst, handtekening, datum". Zo voorkom je onnodige problemen als de werknemer plotseling in de rechtbank of in de inspectie besluit om te verklaren dat je de overeenkomst niet aan hem hebt afgegeven.
Kennismakingsbladen of tijdschriften om vertrouwd te raken met lokale regelgeving, functiebeschrijvingen, personeelstabellen, enz.
Bij indienstneming moet een werknemer kennis nemen van alle documenten, op een of andere manier die verband houden met zijn functie, tegen ondertekening: personeelslijst, functieomschrijving, intern arbeidsreglement, reglementen inzake bezoldiging en bonussen, enz. Gebrek aan bevestiging van bekendmaking (handtekening ) wordt meestal gelijkgesteld aan onwetendheid en wordt beschouwd als een overtreding van de wet. Daarom moet het woord "bekend" de handtekening en datum zijn. De vraag is hoe je deze bladen of tijdschriften bewaart. Er zijn 3 hoofdopties:

1) maak voor elke werknemer een apart vertrouwdheidsblad en sla dit op in het persoonlijke dossier van de werknemer (u kunt persoonlijk bevestigen dat u vertrouwd bent met de documenten voor elke werknemer; dit is handig wanneer de wettelijke documentatie van het bedrijf zelden verandert);

2) bij elke individuele voorziening/instructie inwerkbladen/logboeken bijvoegen (dit is handig in bedrijven met veel personeel);
3) houd één groot kennismakingslogboek bij, waar iedereen voor alles tekent (meestal is deze methode nogal onhandig, maar er gaat zeker geen enkele handtekening verloren).
Personeelstabel (T-3-formulier) De personeelstabel is voorzien in de artikelen 15 en 57 van de arbeidswet van de Russische Federatie. Formeel zegt de code nergens dat er een personeelstafel moet zijn, maar in de praktijk wordt het als verplicht beschouwd.
Urenstaat (formulier T-13) of Urenstaat en salarisadministratie (formulier T-12) Op basis van zo'n urenstaat wordt het salaris van de werknemer berekend, daarnaast is het het belangrijkste document dat de aan- of afwezigheid van een werknemer vastlegt op werk, daarom wordt het ook als verplicht beschouwd. Maar in de praktijk is de mogelijkheid om zo'n urenstaat in elektronische vorm bij te houden best geschikt met de mogelijkheid om desnoods te printen (bijvoorbeeld in 1C of cloud accounting).
Interne arbeidsreglementen Voorzien in de artikelen 189 en 190 van de arbeidswet van de Russische Federatie. Musthave voor alle werkgevers.
Document over de bescherming van persoonlijke gegevens van werknemers (meestal - regelgeving) Voorzien in de artikelen 87 en 88 van de arbeidswet van de Russische Federatie. Moet in de organisatie zijn. Het is raadzaam om een dergelijke bepaling samen met andere documenten over persoonsgegevens te accepteren en in verband met de hoogte van boetes voor het overtreden van de persoonsgegevenswetgeving is het raadzaam de ontwikkeling toe te vertrouwen aan specialisten.
Vakantierooster (formulier T-7) en aankondigingen van het begin van de vakantie
Net als de urenstaat kan deze in elektronische vorm worden bewaard, hoewel de inwerkbladen op papier moeten worden bewaard. Maar met de komst van verificatie is het wenselijk om de grafieken de afgelopen 3 jaar zelf af te drukken.
Maar mededelingen moeten 2 weken voor aanvang van de vakantie worden afgedrukt en aan de werknemers worden overhandigd. Zorg ervoor dat u het tweede exemplaar in het archief bewaart met de handtekening van de medewerker bij ontvangst (met dank aan Natulyok voor het herinneren aan deze melding).
Persoonlijke kaarten (T-2-formulier)
Dit zijn de zeer bekende A3-kartonnen vellen uit de Sovjettijd, typografisch gedrukt en zorgvuldig ingevuld door de hand van een personeelsfunctionaris of accountant. In de praktijk gebeurt dat vaak elektronisch, maar tevergeefs. Bij persoonskaarten tekent de medewerker namelijk voor de betrouwbaarheid van persoonsgegevens bij sollicitaties, in verband met vakantie gaan, personeelswisselingen binnen de organisatie en bij ontslag. Dit betekent dat het beter is om ze op papier te houden, want voor een kieskeurige inspecteur kunnen de persoonlijke kaarten van bestaande werknemers 's nachts worden afgedrukt en ingevuld, maar het zal problematisch zijn om de reeds ontslagen werknemers op een legale manier te ondertekenen.
Het enige probleem met persoonskaarten is de moeilijkheid om ze in te vullen in verband met de wetgeving op persoonsgegevens. Ten eerste kan een werknemer met een zuiver geweten weigeren bijna de helft van de grafiek in te vullen. Ten tweede moeten de tiende alinea van het eerste lid en de werkgever zelf in geen geval vragen, omdat deze alinea gegevens bevat over het gezin van de werknemer, en dit zijn al persoonsgegevens van zijn gezinsleden, wat betekent dat ze kunnen worden verwerkt en opgeslagen door de organisatie alleen met de juiste schriftelijke toestemming van deze personen.
Bevelen en richtlijnen. Bestellingen en bestellingen worden noodzakelijkerwijs bewaard. Allemaal. gedurende het hele leven van de organisatie.
Gronden voor bevelen (nota's, verklaringen, handelingen, arbeidsovereenkomsten, toelichtingen, etc.) Op zich is het ontbreken van een nota van twee jaar geleden geen overtreding. Maar als op basis van deze notitie een bevel is gegeven om bijvoorbeeld een werknemer te ontslaan, dan moet zo'n notitie worden bewaard, omdat het zo nodig uw standpunt bevestigt in een geschil met een inspecteur, officier van justitie of in rechtbank.
Dagboeken (boeken) van inschrijving van reisbewijzen en, zeer wenselijk, dagboeken van bestellingen en dagboeken van arbeidsovereenkomsten.
Alle verklaringen, aantekeningen-berekeningen en andere documenten met betrekking tot de berekening en uitbetaling van loon, vakantiegeld, vergoedingen voor niet-gebruikte vakanties, "verrekening" bij ontslag, het goedgekeurde formulier van de loonstrook. Deze documenten hebben meer betrekking op de boekhouding dan direct op personeel, maar aangezien ze tijdens de inspectie van de Arbeidsinspectie kunnen worden opgevraagd, zal ik ze ook vermelden in het blok met personeelsdocumenten.
Documenten over attestatie van werkplekken.
Aangezien de certificering van werkplekken trouwens een verplichte gebeurtenis is geworden, door de overgrote meerderheid van managers als een zinloos maar onvermijdelijk kwaad beschouwd, zijn de definitieve certificeringsdocumenten opgenomen in de lijst met papieren die in het bedrijf moeten zijn. Het is onmogelijk om een dergelijke certificering alleen uit te voeren, daarom heeft het geen zin om in detail te schrijven over de lijst met documenten over certificering. U hoeft alleen maar alles op te slaan wat u van een gespecialiseerde organisatie krijgt.
Volgens artikel 212 van de arbeidswet van de Russische Federatie zijn alle werkplekken in de organisatie onderworpen aan certificering voor arbeidsomstandigheden (behoudens uitzonderingen die zijn vastgesteld in opdracht van het Ministerie van Arbeid van de Russische Federatie nr. 590n van 12.12.).
Documenten over arbeidsbescherming.
De lijst van dergelijke documenten is meer dan indrukwekkend, het bevat instructies, voorschriften, briefinglogboeken, documenten over de opleiding van managers en arbeidsbeschermingsspecialisten, documenten over de financiering van arbeidsbeschermingsmaatregelen en gerelateerde handelingen en bevelen ... Daarnaast zijn deze documenten variëren sterk, afhankelijk van het soort activiteit dat de organisatie uitvoert. Daarom kunnen ze, net als documenten over de bescherming van persoonsgegevens, ook beter aan specialisten worden overgelaten.

Een organisatie die de persoonlijke dossiers van medewerkers bijhoudt, voor het gemak van hun boekhouding, begint een passend journaal. Dit document wordt niet voorzien door enige huidige regelgevingshandeling op het niveau van federale en zelfs regionale wetgeving, daarom ontwikkelt de werkgever zijn vorm onafhankelijk en keurt hij deze goed bij zijn bestelling of bestelling.

Het journaal als zodanig maakt het gemakkelijker om te werken met de persoonlijke gegevens van medewerkers, die zijn georganiseerd in submappen:

alle informatie is gesystematiseerd;
haar zoektocht kost weinig tijd;
handig in gebruik;
het optimale niveau van bescherming van persoonsgegevens van derden is gewaarborgd;
het ziet er tenslotte esthetisch aantrekkelijk uit.

Zoals we al zeiden, wordt deze procedure voor het opslaan van persoonsgegevens vooral gebruikt in de ambtenarij, waar het verplicht is. Daarom is de aanpak daar behoorlijk serieus:

documenten voor ontslagen en huidige werknemers worden apart van elkaar bewaard;
de opslag van deze documenten is in de regel een aparte ruimte of een geïsoleerde ruimte;
alle papieren en mappen worden in metalen kasten geplaatst, exclusief toegang door derden;
slechts een select aantal, speciaal daarvoor aangewezen medewerkers, heeft toegang tot het pand of de opslag.

Dit is niet alles. Om kennis te maken met de inhoud van hun zaak, en een ambtenaar is verplicht om minstens één keer per jaar kennis te maken met de inhoud ervan, wordt een aparte plaats toegewezen, in de regel bevindt deze zich in een opslagruimte, maar afhankelijk van het beeldmateriaal en de mogelijkheden van de organisatie, kan ook een aparte ruimte worden toegewezen.

Dit, zoals eerder vermeld, voor overheden, voor alle andere organisaties, de regels en opslagprocedures worden vastgesteld door het management van het bedrijf, maar met één ijzeren eis die de wet voorschrijft - de persoonlijke gegevens van werknemers moeten worden beschermd, en niemand mag het geheimhoudingsregime te schenden.

Het personeelsregister van werknemers, waarvan we hieronder een voorbeeld geven, wordt in de regel gebruikt om vast te leggen dat een bepaalde persoon en voor een bepaald doel bekend is geraakt met persoonlijke informatie uit een bepaald geval. Over het algemeen gebruiken ze hiervoor een kenniskaart, die wordt ook echt bewaard, maar handiger is het om het journaal voor inspecteurs te gebruiken: je ziet direct hoe er op dit onderdeel personeelsadministratie in de organisatie wordt gewerkt.

Regels voor inschrijven en invullen

Er is niet één formulier voor het bijhouden van een dossier. U kunt de regels van registratie en vulling zelfstandig wijzigen. Het bevat meestal kolommen:

persoonlijk dossiernummer;
VOOR-EN ACHTERNAAM. medewerker;
datum van toelating (datum inschrijving van het persoonsdossier), datum en nummer van de opdracht tot tewerkstelling;
functietitel;
structurele onderverdeling;
datum ontslag (datum afsluiting persoonsdossier), datum en nummer van de opdracht tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst met de werknemer (ontslag);
indien nodig kunt u de kolom "Opmerkingen" gebruiken.

Voor een snelle zoektocht kunt u bovendien een tijdschrift maken in de vorm van een alfabetisch boek met een uitsnede aan de rechterkant, waarbij u aan elke letter een aparte pagina toewijst. Aan de hand van de eerste letter van de achternaam van de medewerker vindt u gemakkelijk de gewenste pagina. Een normaal geruit A4 notitieboekje met harde kaft zal in tal van kluizen met koffers als kompas dienen. Het volstaat om uw volledige naam erin in te vullen. medewerker en zaaknummer.

Beste collega's, we hebben een "leeg" magazine uitgebracht - met blanco kopjes.

Als u besluit een dagboek te beginnen voor de boekhouding/registratie van documenten of gebeurtenissen die moeilijk te vinden zijn in de uitverkoop, kunt u ons "lege" dagboek kopen en de "hoofdletters" van de kolom op uw eigen manier invullen.

Hieronder geven we voorbeelden van het invullen van de inhoud van de tijdschriften:

Journaal van registratie van certificaten afgegeven aan werknemers
Journaal van registratie en boekhouding van documenten afgegeven aan werknemers
Logboek servicetaken
Dagboek van registratie van handelingen
Dagboek van registratie van memo's (rapporten, toelichtingen, enz.)
Dagboek van registratie en boekhouding van persoonlijke kaarten

Het tijdschrift is "leeg" - met lege koppen wordt de grafiek uitgegeven in een handig formaat (A4, boek).

De omslag is dicht en duurzaam (dicht glanzend karton 300 g + PVC).

Wit kwaliteitspapier 80 g 72 pagina's

De lijn is duidelijk. De lijnen komen overeen. Meer dan 2100 regels voor inzendingen. De grafiekbreedte is comfortabel.

De titelpagina van het "lege" tijdschrift - met lege koppen ziet de grafiek er als volgt uit:

Zo wordt op de titelpagina van het "lege" tijdschrift - met blanco doppen, de grafiek onafhankelijk ingevuld met de naam van de werkgever en staat er ook geschreven dat deze is geregistreerd / vastgelegd in het tijdschrift. Laten we voorbeelden geven.

Voorbeeld 2

Kolom "Gestart:" ___ "_________ 20___" ingevuld wanneer het logboek wordt geopend. Kolom "Voltooid: "___" _________ 20___" wordt gevuld wanneer het logboek wordt gesloten.

Op de tweede en derde pagina van het tijdschrift staat een rubriek "Medewerkers verantwoordelijk voor het bijhouden van het tijdschrift".

De overige pagina's van het tijdschrift bevatten lege kolommen - 5 kolommen op elke pagina. De eerste kolom is iets smaller, de rest is even breed. Naast de "header" -regel zijn er 30 regels op elke pagina om in te vullen.

Als u een dagboek wilt bijhouden met weinig kolommen (1-5), dan kunt u op elke pagina iets invoeren. Als je van plan bent een dagboek bij te houden met meer kolommen (6-10), dan kun je het "omgedraaid" houden, de regels op de pagina's links en rechts liggen precies tegenover elkaar.

Voorbeelden van het invullen van de inhoud van het "lege" journaal - met lege koptekstkolom

Voorbeeld 1. Journaal van registratie van aan werknemers afgegeven certificaten

Voorbeeld 2: Logboek servicetaken

Voorbeeld 3. Journaal van registratie en boekhouding van documenten afgegeven aan werknemers

Voorbeeld 4. Handelsregister

Voorbeeld 5. Journaal van registratie van memo's (rapporten, toelichtingen, etc.)

Voorbeeld 6. Journaal van registratie en boekhouding van persoonlijke zaken

Voorbeeld 7. Journaal van registratie en boekhouding van persoonlijke kaarten

"Leeg" tijdschrift - met lege doppen wordt de grafiek onafhankelijk genummerd. Daarnaast wordt het journaal genaaid, verzegeld en gecertificeerd door het hoofd van de organisatie (of een andere bevoegde persoon), als dit door de werkgever op lokaal niveau is vastgesteld (bijvoorbeeld door instructies voor het beheer van personeelsdossiers). In dat geval kunnen hierover op de laatste pagina van het tijdschrift de nodige vermeldingen worden gemaakt.

En 20 van de Instructie betreffende de procedure voor de vorming, het onderhoud en de opslag van persoonlijke bestanden van werknemers, goedgekeurd bij de resolutie van het Belkomarchiv van 26 maart 2004 nr. 2 (hierna de Instructie genoemd), staat vast dat persoonlijke dossiers worden gescheiden van andere dossiers op de personeelsafdeling bewaard.

Voor het vastleggen en beveiligen van persoonsdossiers wordt een journaal (boek) met persoonsregistraties bijgehouden, waarvan de vorm is vastgelegd in bijlage 5 bij de Instructie. Bij het registreren van een persoonsdossier in een tijdschrift (boek) worden de volgende kolommen ingevuld: persoonsdossiernummer; achternaam, naam, patroniem van de werknemer; datum van inschrijving van de zaak; nota van uitschrijving.

Het persoonlijke dossiernummer is het serienummer dat aan het persoonlijke dossier wordt toegekend bij de registratie, d.w.z. bij inschrijving in een tijdschrift (boek).

De datum van inschrijving van een persoonsdossier is de datum van inschrijving van een persoonsdossier in het journaal (boek) van inschrijving van persoonsdossiers. Registratie van een persoonsdossier dient te geschieden op de dag waarop een kopie van de opdracht (opdracht, besluit, besluit) tot aanwerving (aanstelling op een functie) is bijgevoegd.

Het bevel om Yanushevich Iosif Pavlovich in dienst te nemen werd ondertekend op 26 maart 2007. Een kopie van dit bevel werd op 28 maart uitgevoerd en gewaarmerkt op de voorgeschreven manier en werd op 31 maart overgedragen aan de personeelsafdeling en op dezelfde dag opgenomen in de persoonlijk dossier van de werknemer. Dientengevolge zal het persoonlijke dossier van Yanushevich Iosif Pavlovich worden beschouwd als gevormd op 31 maart 2007 en op dezelfde dag moet het worden geregistreerd in het persoonlijke zakenjournaal (boek).

Indien de organisatie geen journaal (boek) heeft bijgehouden voor het vastleggen van persoonlijke zaken, dan moeten na het opmaken van het bijbehorende journaal (boek) alle persoonlijke dossiers van medewerkers die beschikbaar zijn op de personeelsafdeling gelijktijdig worden geregistreerd.

In de kolom "Mark bij uitschrijving" wordt de datum van overdracht van het persoonlijke dossier van de personeelsdienst naar het archief van de organisatie vermeld en wordt ook de handtekening aangebracht van de persoon die het overeenkomstige merkteken heeft afgegeven. Deze datum komt overeen met de datum uit de inventaris van de zaken van de structurele eenheid, opgesteld in de personeelsdienst bij het overbrengen van documenten naar het archief van de organisatie. De datum aan het einde van de inventarisatie wordt door de medewerker van de personeelsdienst en het hoofd van het archief van de organisatie (de archiefverantwoordelijke) aangebracht na afronding van de procedure voor het ontvangen en overdragen van persoonsdossiers. Alvorens naar het archief te worden overgebracht, blijven de persoonsdossiers van ontslagen werknemers ingeschreven bij de personeelsdienst.

Een voorbeeld van het ontwerp van een dagboek (boek) voor de boekhouding van persoonlijke zaken staat in de bijlage.

Om ervoor te zorgen dat persoonlijke bestanden snel kunnen worden gevonden, is het raadzaam om naast het journaal (boek) ook een alfabetisch hulpbestand bij te houden ( notitie 1). Het is rationeel om een alfabetisch kaartbestand bij te houden als persoonlijke dossiers in de personeelsdienst niet alfabetisch op naam van werknemers worden gesystematiseerd, maar in de volgorde van registratienummers van persoonlijke dossiers (artikel 19 van de Instructie laat zowel de volgorde van systematisering van persoonlijke dossiers als bestanden in kantoorwerk). Normatieve rechtshandelingen bepalen niet de vorm van een persoonsdossierkaart, daarom wordt deze willekeurig opgesteld. Ook de verplichte opbouw van een dergelijke archiefkast is niet vastgesteld. Tegelijkertijd lijkt het passend om het alfabetische kaartenbestand in twee blokken te splitsen: de persoonlijke dossiers van de werkenden en de persoonlijke dossiers van de ontslagen. Als medewerkers vertrekken, worden de kaarten van het eerste blok naar het tweede verplaatst. Vanaf het laatste blok worden alfabetische kaarten gelijktijdig met persoonlijke bestanden overgebracht naar het archief van de organisatie, waar ze worden gevormd tot het referentiebestand van het archief.

In de personeelsdienst kunnen andere hulparchiefkasten worden onderhouden, gevormd volgens verschillende criteria, bijvoorbeeld: een archiefkast op structurele en alfabetische basis ( opmerking 2), aparte archiefkasten voor de persoonsdossiers van gepensioneerden die werkzaam zijn in de organisatie, medewerkers met academische titels (titels), etc. Hulp archiefkasten zijn een grote hulp bij het snel vinden van de benodigde informatie bij het opstellen van HR-rapportages en het invullen van statistische formulieren.

Opmerking 1. Naast de speciale alfabetische kaartindex kunnen ook de nummers van persoonsdossiers worden vastgelegd in de persoonsregistratiekaarten van medewerkers f.T-2.

Noot 2. In zo'n kaartenmap worden kaarten voor persoonlijke zaken verdeeld per structuurafdeling, en binnen structuurafdelingen - alfabetisch op achternaam. Hiermee selecteert u snel de persoonlijke bestanden van alle medewerkers van de gewenste structurele eenheid.