Zie voor referentie 7. Vrachtbrief van een bouwmachine monstervulling

Een accountant geeft er in de regel de voorkeur aan om alle documenten af ​​te stempelen. Voor het geval dat. Al hoeven niet alle papieren een opdruk te hebben. Tijdens het seminar vertelde Alexander Pogrebs in detail wanneer de wet een zegel vereist en wanneer niet. Samenvatting opgesteld door onze collega's van het tijdschrift "Seminar voor een accountant" .

Contracten met aannemers

In het algemeen kunnen contracten met aannemers worden weggelaten om te worden afgestempeld. Tenzij natuurlijk de tekst van de overeenkomst zelf de partijen verplicht deze te verzegelen. Of het is niet direct wettelijk verplicht. Deze conclusie volgt uit: paragraaf 1 artikel 160 van het Burgerlijk Wetboek van de Russische Federatie.

Welnu, als er geen speciale vereisten voor het contract in de wet of de tekst van de overeenkomst zelf zijn, kunt u deze niet afstempelen. De rechters zijn het eens met deze argumenten. Voorbeelden hiervan zijn regelgeving Federale Antimonopoliedienst van het Noordwestelijk District dd 24 maart 2009 in zaak nr. A52-3612 / 2008 , Federale antimonopoliedienst van het district Noord-Kaukasus dd 5 december 2012 nr. А32-37081/2011 en Federale antimonopoliedienst van het Wolga-district van 10 augustus 2012 nr. А12-16523/2011. Daarin concludeerden de rechters: in het algemene geval is het zegel van het bedrijf slechts een aanvullende en geen verplichte vereiste van het contract. Dus ook zonder print wordt de overeenkomst als gesloten beschouwd. En zo'n deal kan niet ongeldig worden verklaard.

Dus als uw tegenpartij u een contract zonder zegel heeft gegeven, haast u dan niet om het terug te sturen. Lees eerst de tekst van de overeenkomst goed door. Als er geen woord in staat over het zegel, dan is het contract geldig zonder. Het belangrijkste is dat het document moet worden ondertekend door de partijen bij de transactie.

Welnu, als u nog steeds wilt dat de overeenkomsten met tegenpartijen de zegels van beide partijen hebben, volstaat het om er bijvoorbeeld de volgende tekst in te schrijven: "Deze overeenkomst en wijzigingen daarop zijn alleen geldig als ze schriftelijk zijn gemaakt, ondertekend door gemachtigde vertegenwoordigers en verzegeld door de partijen. Dan kun je zeker niet zonder printen.

Wanneer heeft u anders een bedrijfszegel op documenten nodig?

Bron documenten

Onder de verplichte details van de primaire, die worden vermeld in artikel 9 Federale wet nr. 402-FZ van 6 december 2011, geen bedrijfszegel. Maar dit betekent niet dat alle primaire documenten zonder opdruk kunnen worden weggelaten. Laten we het in meer detail begrijpen.

Dus vanaf 1 januari 2013 kunnen bedrijven in het algemeen hun eigen primaire formulieren gebruiken door dit in de grondslag voor financiële verslaggeving te schrijven. Het belangrijkste is dat ze alle vereiste details bevatten van artikel 9 Federale wet van 6 december 2011 nr. 402-FZ.

Daarom, als er geen afdrukbaar veld is in de formulieren van documenten die uw bedrijf heeft ontwikkeld of verbeterd en nu gebruikt, is de afdruk op het document niet nodig. Werk gerust zonder.

Maar als u standaardformulieren van de primaire gebruikt, waarin een teken "M.P." staat, moet u stempelen. Anders wordt het document in strijd met de wet afgegeven. Dit betekent dat het met zijn hulp niet zal werken om bijvoorbeeld inkomstenbelasting te bevestigen.

VRAAG VAN DEELNEMER - We hebben een vrachtbrief ontvangen zonder te printen van een tegenpartij. Moet ik het document terugsturen voor een stempel?

- Het hangt allemaal af van de vorm van deze factuur. Als uw leverancier gebruikmaakt van: standaard vorm Nee. TORG-12, die is goedgekeurd Decreet van de Russische Staatscommissie voor Statistiek van 25 december 1998 nr. 132, afdrukken is vereist. Het formulier zelf bevat immers een speciaal voor de opdruk bestemde plaats. Bovendien moet het document twee zegels hebben: de verkoper en de koper.

En als jij en de leverancier afspreken om een ​​zelf ontwikkelde factuur te gebruiken, waar geen 'M.P.'-veld staat, dan is printen niet nodig.

En veel meer bedrijven gebruiken nu UPD in hun werk. Dit is handig: één document kan btw-aftrek bevestigen en uitgaven rechtvaardigen. Laat me je eraan herinneren: de aanbevolen vorm van UPD is in brief van de federale belastingdienst van Rusland van 21 oktober 2013 nr. ММВ-20-3/ [e-mail beveiligd]. Dus in het formulier zelf is een plaats voor een afdruk voorzien (het veld "M.P.").

In de aanbevelingen voor het invullen van bepaalde details van het universele document heeft de belastingdienst echter aangegeven dat het afdrukken op het formulier optioneel is. Dus UPD zonder opdruk kan nog steeds worden geaccepteerd voor belastingadministratie. Het belangrijkste is dat alle vereiste details van de primaire correct zijn ingevuld in het document. Welnu, en btw-gegevens, als het bedrijf UPD met status 1 gebruikt (als zowel primaire bron als factuur).

Maar als u de mogelijkheid heeft om een ​​zegel met de volledige naam van het bedrijf op de UPD te zetten, is het handiger om dit te doen. Dan hoeft u regel 14 of 19 niet handmatig in te vullen.

VRAAG VAN DEELNEMER - Hoe zit het met de stempel op de kassabon? Onze medewerker heeft een cheque meegenomen die niet is voorzien van het zegel van de verkoper. Zal het mogelijk zijn om uitgaven te bevestigen met een dergelijk document?

- Als er geen "M.P."-veld in het documentformulier zelf staat, heeft u geen problemen. Elke verkoper ontwikkelt immers zelfstandig de vorm van een kassabon. Er is geen officieel formulier. Vertegenwoordigers van het Ministerie van Financiën van Rusland benadrukten dit in brief d.d. 11 februari 2009 nr. 03-11-06/3/28. Dus als er geen ruimte is voor een afdruk op de kassabon, dan is afdrukken op het document niet nodig.

En een moment. Naast de primaire vorm die het bedrijf zelf kan ontwikkelen, zijn er verplichte formulieren die de organisatie niet mag weigeren. Bijvoorbeeld kassabonnen.

Houd er dus rekening mee dat u op bonnen voor een kassabon-opdracht (formulier KO-1) langs kunt komen met een speciale stempel met de vermelding "Betaald". Zijn afdruk bevestigt dat de contante transactie is voltooid. Het zegt zo in paragraaf 3.2 Reglement van de Bank of Russia van 12 oktober 2011 nr. 373-P. De wet vereist niet dat het hoofdzegel van het bedrijf op de parochie wordt aangebracht. Dit wordt vaak vergeten.

Het is de moeite waard om in meer detail te overwegen of een LLC zonder zegel kan werken, omdat federale wet nr. 82 van 2015 veel vragen zal achterlaten voor bedrijfsvertegenwoordigers. Met name de genoemde wet schafte de verplichting af van naamloze vennootschappen en LLC's om hun eigen zegel af te geven. De initiatiefnemers van het wetsvoorstel hebben er ooit voor gezorgd dat de innovatie de periode voor het registreren van een bedrijf verkort en u in staat stelt om binnen één dag bureaucratische procedures te doorlopen. In feite kropen de gevolgen van zo'n initiatief voor veel organisaties 'opzij'. Wat er op het spel staat, zullen we hieronder bespreken.

Nieuwe vereisten

Als we de wetgeving van 2018 bekijken en vergelijken met de wetgeving van vorig jaar, kan men tot de conclusie komen dat er geen grote verschillen zijn. Het is gebaseerd op dezelfde federale wet nr. 82, waardoor het gebruik van afdrukken niet verplicht is. Als de LLC een passende beslissing heeft genomen en de imprint niet in zijn werk toepast, moet dit worden weerspiegeld in het handvest van de organisatie.

Nauwkeurigere antwoorden kunnen worden afgeleid uit een reeks bevelen die eind 2016 door het ministerie van Arbeid zijn uitgevaardigd (nummers 648, 588 en 589). Met hun hulp was het mogelijk om een ​​aantal punten te verduidelijken, ook met betrekking tot de documentaire basis.

Overweeg een situatie in het echte leven. Een LLC gebruikt bijvoorbeeld geen zegel, maar moet op een gegeven moment een inkomensverklaring afgeven om uitkeringen aan een werknemer op te bouwen. In dit geval moet u documenten bijvoegen die de rechten van ambtenaren bevestigen om het certificaat te ondertekenen. Dit kan een certificaat van staatsregistratie zijn of een paspoort van een persoon. Als er een verzoek is van de FSS, kan het bovendien nodig zijn om dezelfde papieren te verstrekken.

Dankzij de bestellingen zijn we erin geslaagd een andere belangrijke nuance op te lossen: de noodzaak van een zegel op de pagina's van het werkboek. Voorheen was het ministerie van Arbeid verplicht om een ​​afdruk te plaatsen, zelfs als het bedrijf een dergelijk hulpmiddel niet bij zijn activiteiten gebruikte. Onder voorbehoud van verduidelijkingen moet het zegel beschikbaar worden gesteld aan de organisaties die het gebruiken. De rest van de regels en voorschriften voor 2017 zijn ongewijzigd gebleven.

Onze advocaten weten Het antwoord op uw vraag

of Telefonisch:

Afdrukfuncties

De wet op LLC en JSC bepaalt duidelijk welke gegevens op het zegel van de organisatie moeten worden weergegeven. Dit omvat de volledige naam van het bedrijf, locatie (vestiging), evenals de huidige organisatie- en rechtsvorm. De naam moet in het Russisch of een andere taal zijn geschreven. In de wet is hierover verder geen informatie te vinden. Op eigen verzoek heeft het bedrijf het recht om een ​​aantal aanvullende gegevens toe te voegen - TIN, PSRN, KPP en andere.

De wet specificeert alleen een lijst met details die op de afdruk moeten worden weergegeven, maar ook andere parameters, bijvoorbeeld de grootte van de afdruk. Daarom vertrouwen speciale werkplaatsen tijdens hun activiteiten op de vereisten van GOST, die van toepassing zijn op zeehonden. Extra afdrukken kunnen informatie bevatten over voor welke dienst of papieren het van toepassing is. Wat betreft de vorm, deze kan anders zijn - rond, rechthoekig, ovaal, enzovoort.

Subtiliteiten van registratie en toepassing

Voorheen moesten LLC's het zegel registreren tijdens de oprichting van het bedrijf en de schets goedkeuren. Tegenwoordig is dit niet nodig, en dergelijke vereisten worden in geen enkele wetgevingshandeling beschreven. Dit betekent dat de vereniging geen melding of toestemming hoeft te krijgen van overheidsinstanties over de introductie van het zegel.

Ondanks bepaalde concessies kan het gebruik van de opdruk niet terloops worden behandeld, omdat het een van de belangrijkste zakelijke elementen van elk bedrijf is. Bovendien bevelen staatsstructuren aan dat elke LLC een instructie maakt over het gebruik van archieven en de verspreiding van documenten, rekening houdend met GOST.

De instructies kunnen de volgende informatie bevatten:

• Lijst met bedrijfsafdrukken - hoofd- en aanvullend, aantal exemplaren.
• Toepassingsregels.
• Opslagruimte.
• De lijst met functies die verantwoordelijk zijn voor het behoud van zeehonden, en ook het recht hebben om ze te gebruiken.
• Lijst met papieren waarin afdrukken vereist zijn (hoofd- en aanvullend).

De zegels moeten na aantekening in het journaal en tegen ontvangstbewijs worden bewaard en aan een andere persoon worden afgegeven. Als het zegel niet wordt gebruikt, moet het in een speciale doos worden opgesloten.

Zoals opgemerkt aan het begin van het artikel, is het gebruik van imprint in het werk van het bedrijf sinds april 2015 verplaatst van de categorie verplichtingen naar de rechtssector. Vanaf dat moment kan elke organisatie zelf beslissen over de noodzaak om het zegel te gebruiken. Maar in sommige wetten vindt u informatie volgens welke het gebruik van een opdruk verplicht is. Dit geldt zowel voor RKO, BSO als PKO.

In andere papieren die tot deze categorie behoren, is een opdruk niet nodig. Het belangrijkste is dat deze informatie wordt weerspiegeld in het charter van het bedrijf. De organisatie heeft het recht om een ​​afdruk te maken in de belangrijkste papieren - primaire documenten, rapportage voor de Federale Belastingdienst, werkboeken van personeel en andere documenten.

Speciale aandacht moet worden besteed aan contracten. Indien de eerder opgestelde overeenkomst de verplichte aanwezigheid van een zegel aangaf, zal u in de toekomst een afdruk moeten maken of een aanvullend contract moeten opstellen waarbij deze clausule wordt uitgesloten.

Resultaten

Over het algemeen is de afschaffing van het printen meer een plus dan een minpunt voor het bedrijf, omdat er een tendens is om geleidelijk af te stappen van het papierwerk. Moderne technologieën staan ​​niet stil, er verschijnen nieuwe opties voor het identificeren van een persoon en de circulatie van papieren gaat geleidelijk naar een elektronisch formaat.

Bij het verzenden van rapporten naar de federale belastingdienst wordt bijvoorbeeld steeds vaker een digitale handtekening gebruikt en bij de behandeling van rechtszaken wordt het zegel gezien vanuit de positie van een extra vereiste en zijn er geen verplichtingen om een ​​afdruk te plaatsen. Bovendien hebben LLC's sinds 2013 het recht gekregen om persoonlijk vormen van primaire documenten te maken, en de enige voorwaarde voor het gebruik ervan is de vaststelling in het boekhoudbeleid.

Dus aan het begin van de activiteit van het bedrijf is het de moeite waard om te beslissen of afdrukken noodzakelijk is of dat u het zonder het gebruik ervan kunt doen. In het laatste geval is er een groot risico op een aantal moeilijkheden, die de laatste jaren steeds minder zijn geworden.

Rechtskracht van het document

In de praktijk hebben personeelsfunctionarissen nogal eens de vraag welke documenten moeten worden goedgekeurd met het zegel van de werkgever.

Om het document rechtskracht te geven, moeten de volgende verplichte gegevens aanwezig zijn:

Naam van de organisatie en (of) structurele eenheid;
- datum van publicatie van het document;
- registratie-index;
- handtekening.

Voor bepaalde soorten documenten zijn aanvullende details die ze rechtskracht geven het goedkeuringsstempel, het zegel, het keurmerk van de kopie (clausule 18 van het decreet van het ministerie van Justitie van de Republiek Belarus van 19.01.2009 nr. 4 “Na goedkeuring van de Instructie over kantoorwerk in overheidsinstanties, andere organisaties”).

Een handtekening is een verplichte vereiste om een ​​document te certificeren, en een zegel is een extra. Bij het certificeren van de authenticiteit van een document moet het dus eerst worden ondertekend en vervolgens (indien nodig) worden gecertificeerd door een zegel. Goedgekeurde documenten worden (indien nodig) afgestempeld na goedkeuring van het document.

Rekwisieten "Afdrukken"

Het vereiste "zegel" wordt geplaatst op documenten die een speciale certificering van hun authenticiteit vereisen.

Er zijn 3 soorten zegels: het zegel van de organisatie, het zegel van de structurele eenheid van de organisatie, het zegel dat het beoogde doel aangeeft (voor documenten, enz.). De zegels van organisaties zijn onderverdeeld in zegels (zegels met de afbeelding van het staatsembleem van de Republiek Wit-Rusland) en eenvoudige.

De volgorde van gebruik en verantwoordelijkheid voor de opslag van zegels moet worden vastgelegd in de lokale regelgevende rechtshandelingen van de organisatie, ontwikkeld in overeenstemming met de wetgeving van de Republiek Wit-Rusland. Informatie over het gebruik en de opslag van zegels kan worden vastgelegd in de Aanwijzingen voor de kantoorwerkzaamheden van de organisatie of het Reglement personeelsdienst.

De lijst met documenten waarop het zegel is aangebracht, bepaalt de organisatie onafhankelijk, geleid door de wetgeving van de Republiek Wit-Rusland.

Stempelen is noodzakelijk op de originele documenten en hun kopieën (om de authenticiteit van de kopie te certificeren), incl. fax, certificering van de rechten, vrijheden en (of) legitieme belangen van burgers, de rechten en plichten van juridische entiteiten, autorisatie van de besteding van fondsen en materiële waarden.

De zegelafdruk moet een deel van de functietitel bevatten van de persoon die het document heeft ondertekend (goedgekeurd).

Voorbeeld

directeur van het Instituut Handtekening SA Sidorov
MP

HET IS BELANGRIJK! We vestigen de aandacht van personeelsfunctionarissen op het feit dat de geschatte vorm van een arbeidsovereenkomst, goedgekeurd door het decreet van het ministerie van Arbeid van de Republiek Wit-Rusland van 27 december 1999 nr. 155 (zoals gewijzigd op 4 oktober 2010) , bevat de vereiste "Seal". Tegelijkertijd bevat de geschatte vorm van het contract, goedgekeurd door het decreet van de Raad van Ministers van de Republiek Belarus van 02.08.1999 nr. 1180 (zoals gewijzigd op 19.01.2012), niet het vereiste "zegel" .

Vermeldingen in het werkboek van de werknemer, onder voorbehoud van certificering door het zegel

De eerste pagina (titelpagina) van het werkboek, met daarin de vermelde informatie over de werknemer, wordt gewaarmerkt door de handtekening van de werkgever of gemachtigde ambtenaar en het zegel van de werkgever, en bij gebreke daarvan van de individuele ondernemer, door het zegel van de lokale uitvoerende en administratieve instantie die de individuele ondernemer heeft geregistreerd (deel twee 18 Instructies over de procedure voor het bijhouden van werkboeken van werknemers, goedgekeurd door het decreet van het ministerie van Arbeid van de Republiek Wit-Rusland van 09.03.1998 nr. 30 (hierna - Instructie nr. 30)).

Bovendien worden wijzigingen in vermeldingen in het werkboek over de achternaam, voornaam, patroniem, geboortedatum, opleiding, beroep, specialiteit door de werkgever op de laatste werkplek aangebracht op basis van documenten die de relevante informatie bevestigen, onder verwijzing naar hun nummer en datum (artikel 38 van instructie nr. dertig). Aan de binnenkant van de omslag is een link naar het betreffende document geschreven, gewaarmerkt door de handtekening van de werkgever of een bevoegde functionaris en het zegel van de werkgever, en als de individuele ondernemer dit niet heeft, het zegel van de lokale leidinggevende en bestuursorgaan dat de ondernemer heeft aangemeld.

Voor een voorbeeldvermelding in het werkboek, dat is gecertificeerd door een zegel, zie de sectie "Nuttige documentatie" op pagina 25.

Het wijzigen van de vermeldingen over het beroep, specialiteit op de eerste pagina (titelpagina) van het werkboek in het geval dat de werknemer een nieuw beroep krijgt, specialiteit wordt uitgevoerd door de bestaande vermeldingen aan te vullen zonder de eerder ingevoerde te schrappen.

Links naar de documenten op basis waarvan corrigerende aantekeningen zijn gemaakt, zijn vastgelegd op de binnenzijde van het omslag van het werkboek en gewaarmerkt door de handtekening van het hoofd van de organisatie of een speciaal door hem gemachtigde persoon en het zegel van de organisatie of het zegel van de personeelsafdeling.

Wanneer een werknemer wordt ontslagen, moeten alle gegevens over werk, beloningen en prikkels voor succes in het werk die tijdens zijn werk in het werkboek zijn opgenomen, worden gewaarmerkt door de handtekening van de werkgever of een bevoegde ambtenaar en het zegel van de werkgever (paragraaf 45 van Instructie nr. 30).

In welke gevallen is het nodig om bestellingen te verzegelen?

De orders van de organisatie zijn niet afgestempeld, aangezien de order een intern organisatorisch en administratief document is (arbeidsorders, orders voor het verstrekken van arbeidsvakanties, ontslagorders). Kopieën van arbeidsbestellingen en andere kopieën van personeelsdocumenten, uitgaande documenten vereisen een goede certificering, dus ze moeten worden afgestempeld.

We kunnen dus concluderen dat kopieën van alleen die documenten die in de organisatie zelf zijn gemaakt, onderworpen zijn aan zegelcertificering.

Bij wijze van uitzondering is het toegestaan ​​om kopieën te maken en te certificeren van documenten die zijn uitgegeven door andere organisaties bij het oplossen van problemen die binnen de competentie van de organisatie zelf vallen. Zo heeft een organisatie het recht om een ​​kopie van een opleidingsdiploma te maken en te certificeren voor opname in het persoonlijk dossier van de werknemer, kopieën van de geboorteakte van een kind en een attest van recht op uitkeringen om voor boekhoudkundige doeleinden in te dienen bij de boekhouding inkomstenbelasting enz.

Natalia Vladyko, advocaat