For referanse, se 7. Fraktbrev for prøvefylling av en anleggsmaskin

Som regel foretrekker en regnskapsfører å stemple alle dokumenter. For sikkerhets skyld. Selv om ikke alle papirer må ha et avtrykk. På seminaret fortalte Alexander Pogrebs i detalj når loven krever segl og når ikke. Sammendrag utarbeidet av våre kolleger fra tidsskriftet "Seminar for en regnskapsfører" .

Kontrakter med entreprenører

I det generelle tilfellet kan kontrakter med entreprenører unnlates å bli stemplet. Med mindre selve avtaleteksten forplikter partene til å forsegle den. Eller det er ikke direkte lovpålagt. Denne konklusjonen følger av paragraf 1 artikkel 160 i den russiske føderasjonens sivilkode.

Vel, hvis det ikke er spesielle krav til kontrakten i loven eller selve avtaleteksten, kan du ikke stemple den. Dommerne er enige i disse argumentene. Eksempler på dette er forskrifter Federal Antimonopoly Service of the Northwestern District datert 24. mars 2009 i sak nr. A52-3612 / 2008 , Federal Antimonopoly Service i Nord-Kaukasus-distriktet datert 5. desember 2012 nr. А32-37081/2011 og Federal Antimonopoly Service of the Volga District datert 10. august 2012 nr. А12-16523/2011. I dem konkluderte dommerne: i det generelle tilfellet er selskapets segl bare et tilleggskrav og ikke et obligatorisk krav til kontrakten. Så selv uten utskrift anses avtalen som inngått. Og en slik avtale kan ikke ugyldiggjøres.

Så hvis motparten din ga deg en kontrakt uten segl, ikke skynd deg å returnere den. Les først avtaleteksten nøye. Hvis det ikke er et ord om seglet i den, vil kontrakten være gyldig uten den. Hovedsaken er at dokumentet skal være signert av partene i transaksjonen.

Vel, hvis du fortsatt vil at avtalene med motparter skal ha begge parters segl, er det nok å skrive i dem, for eksempel følgende ordlyd: "Denne avtalen og endringer i den er kun gyldig hvis de er gjort skriftlig, signert av autoriserte representanter og forseglet av partene. Da klarer du deg definitivt ikke uten utskrift.

Når ellers trenger du et firmastempel på dokumenter

Kildedokumenter

Blant de obligatoriske detaljene for primæren, som er oppført i artikkel 9 Føderal lov nr. 402-FZ av 6. desember 2011, ingen selskapsstempel. Men dette betyr ikke at alle primærdokumenter kan unnværes uten utskrift. La oss forstå mer detaljert.

Så fra 1. januar 2013 kan selskaper i det generelle tilfellet bruke egne primærskjemaer ved å skrive dette i regnskapsprinsippet. Det viktigste er at de inneholder alle nødvendige detaljer fra artikkel 9 Føderal lov av 6. desember 2011 nr. 402-FZ.

Derfor, hvis det ikke er noe utskrivbart felt i form av dokumenter som din bedrift har utviklet eller forbedret og nå bruker, er det ikke nødvendig med avtrykk på dokumentet. Arbeid gjerne uten.

Men hvis du bruker standardformer for primæren, der det er et merke "MP", må du stemple. Ellers vil dokumentet bli utstedt i strid. Dette betyr at det med dens hjelp ikke vil fungere, for eksempel å bekrefte inntektsskatteutgifter.

DELTAKERS SPØRSMÅL – Vi mottok fraktbrev uten utskrift fra en motpart. Bør jeg returnere dokumentet for å bli stemplet?

– Det kommer helt an på hvilken form denne fakturaen har. Hvis leverandøren din bruker standard skjema nr. TORG-12, som er godkjent Dekret fra Russlands statsstatistikkkomité datert 25. desember 1998 nr. 132, utskrift er nødvendig. Selve skjemaet inneholder tross alt et sted spesielt utpekt for avtrykket. Dessuten må dokumentet ha to segl - selgeren og kjøperen.

Og hvis du og leverandøren er enige om å bruke en egenutviklet faktura, der det ikke er noe "M.P."-felt, er utskrift ikke nødvendig.

Og mange flere bedrifter bruker nå UPD i sitt arbeid. Dette er praktisk - ett dokument kan bekrefte momsfradrag og rettferdiggjøre utgifter. La meg minne deg på: den anbefalte formen for UPD er inne brev fra Russlands føderale skattetjeneste datert 21. oktober 2013 nr. ММВ-20-3/ [e-postbeskyttet]. Så i selve skjemaet er det gitt et sted for et avtrykk (“M.P.”-feltet).

Men i anbefalingene for å fylle ut visse detaljer i det universelle dokumentet, indikerte skattemyndighetene at utskrift på skjemaet er valgfritt. Så UPD uten avtrykk kan fortsatt godtas for skatteregnskap. Det viktigste er at alle nødvendige detaljer om primæren er riktig utfylt i dokumentet. Vel, og momsdata, hvis bedriften bruker UPD med status 1 (som både primærkilde og faktura).

Men hvis du har muligheten til å sette et segl med selskapets fulle navn på UPD, er det mer praktisk å gjøre dette. Da trenger du ikke manuelt fylle ut linje 14 eller 19.

DELTAKERENS SPØRSMÅL – Hva med stempelet på salgskvitteringen? Vår medarbeider hadde med seg en sjekk som ikke bærer selgers segl. Vil det være mulig å bekrefte utgifter med et slikt dokument?

- Hvis det ikke er noe "M.P."-felt i selve dokumentskjemaet, vil du ikke ha noen problemer. Tross alt utvikler hver selger formen for en salgskvittering uavhengig. Det finnes ikke noe offisielt skjema. Representanter for Russlands finansdepartementet understreket dette i brev datert 11. februar 2009 nr. 03-11-06/3/28. Så hvis det ikke er plass til et avtrykk på salgskvitteringen, er det ikke nødvendig å skrive ut på dokumentet.

Og ett øyeblikk. I tillegg til primærformen som bedriften kan utvikle på egen hånd, er det obligatoriske skjemaer som organisasjonen ikke kan nekte å bruke. For eksempel kontantkvitteringer.

Så vær oppmerksom på at på kvitteringer for en kontantkvitteringsbestilling (skjema KO-1) kan du klare deg med et spesielt stempel merket "Betalt". Utskriften hans vil bekrefte at kontanttransaksjonen er fullført. Det står det i avsnitt 3.2 Forskrifter fra Bank of Russia datert 12. oktober 2011 nr. 373-P. Loven krever ikke at selskapets hovedstempel settes på sognet. Dette blir ofte glemt.

Det er verdt å vurdere mer detaljert om en LLC kan fungere uten segl, fordi føderal lov nr. 82 av 2015 vil etterlate mange spørsmål til selskapets representanter. Spesielt fjernet den nevnte loven plikten fra aksjeselskaper og LLCer til å utstede sitt eget segl. Initiativtakerne til lovforslaget forsikret på en gang at innovasjonen reduserer perioden for registrering av et selskap og lar deg gå gjennom byråkratiske prosedyrer innen en dag. Konsekvensene av et slikt initiativ for mange organisasjoner "krapet ut sidelengs". Hva som står på spill, vil vi snakke nedenfor.

Nye krav

Ser man på lovverket fra 2018 og sammenligner det med fjorårets lover, kan man komme til at det ikke er store forskjeller. Den er basert på den samme føderale loven nr. 82, takket være at bruk av utskrift ikke er obligatorisk. Hvis LLC har tatt en passende beslutning og ikke bruker avtrykket i sitt arbeid, bør dette gjenspeiles i organisasjonens charter.

Mer nøyaktige svar kan hentes fra en rekke pålegg utstedt i slutten av 2016 av Arbeidsdepartementet (nummer 648, 588 og 589). Med deres hjelp var det mulig å avklare en rekke punkter, blant annet i forhold til dokumentargrunnlaget.

Tenk på en virkelighetssituasjon. For eksempel bruker ikke en LLC et segl, men på et tidspunkt er det nødvendig å utstede et inntektsbevis for å oppnå fordeler til en ansatt. I dette tilfellet må du legge ved papirer som bekrefter rettighetene til tjenestemenn til å signere sertifikatet. Dette kan være et sertifikat for statlig registrering eller et pass fra en person. I tillegg, hvis det er en forespørsel fra FSS, kan det være nødvendig å levere de samme papirene.

Takket være bestillingene klarte vi å løse en annen viktig nyanse - behovet for et segl på sidene i arbeidsboken. Tidligere pliktet Arbeidsdepartementet å sette avtrykk selv om bedriften ikke brukte et slikt verktøy i sin virksomhet. Med forbehold om avklaringer, bør seglet gjøres tilgjengelig for de samfunnene som bruker det. Resten av regelverket for 2017 forble uendret.

Våre advokater vet Svaret på spørsmålet ditt

eller over telefon:

Utskriftsfunksjoner

Loven om LLC og JSC fastsetter klart dataene som må gjenspeiles på organisasjonens segl. Dette inkluderer selskapets fulle navn, beliggenhet (oppgjør), samt gjeldende organisatoriske og juridiske form. Navnet må være skrevet på russisk eller et annet språk. Det er ikke gitt ytterligere informasjon i loven om dette. Etter eget ønske har selskapet rett til å legge til en rekke tilleggsdata - TIN, PSRN, KPP og andre.

Loven spesifiserer kun en liste over detaljer som skal gjenspeiles på trykket, men også andre parametere, for eksempel størrelsen på trykket. Det er grunnen til at spesielle verksteder i løpet av deres aktiviteter er avhengige av kravene til GOST, som gjelder sel. Ytterligere utskrifter kan inneholde informasjon om hvilken tjeneste eller hvilke papirer det gjelder. Når det gjelder formen, kan den være forskjellig - rund, rektangulær, oval og så videre.

Finesser av registrering og søknad

Tidligere måtte LLCs registrere seglet under selskapets opprettelse, samt godkjenne skissen. I dag er dette ikke nødvendig, og slike krav er ikke beskrevet i noen lovverk. Dette betyr at foreningen ikke trenger å motta melding eller tillatelse fra offentlige etater om innføring av seglet.

Til tross for visse innrømmelser, kan bruken av avtrykket ikke behandles tilfeldig, fordi det er et av hovedforretningselementene i ethvert selskap. Videre anbefaler statlige strukturer at hver LLC oppretter en instruksjon om bruk av arkiver og sirkulasjon av dokumenter, med hensyn til GOST.

Instruksjonene kan inneholde følgende informasjon:

• Liste over firmaavtrykk - hoved og tillegg, antall eksemplarer.
• Søknadsregler.
• Oppbevaringsplass.
• Listen over stillinger som er ansvarlige for bevaring av sel, og som også har rett til å bruke dem.
• Liste over papirer der utskrifter er påkrevd (hoved og tillegg).

Seglene skal oppbevares og utstedes til annen person etter journalføring og mot kvittering. Hvis forseglingen ikke brukes, må den låses i en spesiell boks.

Som nevnt i begynnelsen av artikkelen, siden april 2015, har bruken av forlag i selskapets arbeid flyttet fra kategorien forpliktelser til lovsektoren. Fra dette tidspunktet kan hver organisasjon selv bestemme behovet for å bruke seglet. Men i noen lover kan du finne informasjon om at bruk av avtrykk er obligatorisk. Dette gjelder RKO, BSO, samt PKO.

I andre papirer som tilhører denne kategorien er det ikke behov for avtrykk. Hovedsaken er at denne informasjonen gjenspeiles i selskapets charter. Organisasjonen har rett til å sette avtrykk i de viktigste papirene - primærdokumenter, rapportering for Federal Tax Service, arbeidsbøker for personell og andre dokumenter.

Spesiell oppmerksomhet bør rettes mot kontrakter. Hvis avtalen som ble utarbeidet tidligere indikerte obligatorisk tilstedeværelse av et segl, må du lage et avtrykk i fremtiden eller utarbeide en tilleggskontrakt der denne klausulen vil bli ekskludert.

Resultater

Generelt sett er avskaffelse av utskrift mer et pluss enn et minus for bedriften, fordi det er en tendens til å gradvis gå bort fra papirarbeid. Moderne teknologier står ikke stille, nye alternativer for å identifisere en person dukker opp, og sirkulasjonen av papirer beveger seg gradvis inn i et elektronisk format.

For eksempel, når du sender rapporter til Federal Tax Service, brukes en digital signatur i økende grad, og når du vurderer saker i retten, blir forseglingen oppfattet fra posisjonen til en ekstra nødvendighet, og det er ingen forpliktelser til å installere et avtrykk. I tillegg, siden 2013, har LLCs fått rett til personlig å lage former for primærdokumenter, og den eneste betingelsen for bruken har vært å fikse i regnskapspolicyen.

Så i begynnelsen av selskapets aktivitet er det verdt å bestemme seg for om utskrift er nødvendig eller om du kan klare deg uten bruk. I sistnevnte tilfelle er det stor risiko for å støte på en rekke vanskeligheter, som har blitt mindre og mindre de siste årene.

Dokumentets rettskraft

I praksis har personelloffiserer ganske ofte et spørsmål om hvilke dokumenter som må godkjennes med arbeidsgivers segl.

For å gi dokumentet rettskraft, må følgende obligatoriske detaljer være tilstede:

Navn på organisasjonen og (eller) strukturell enhet;
- dato for publisering av dokumentet;
- registreringsindeks;
- signatur.

For visse typer dokumenter er ytterligere detaljer som gir dem rettskraft godkjenningsstempelet, seglet, sertifiseringsmerket for kopien (klausul 18 i dekretet fra Justisdepartementet i Republikken Hviterussland datert 19.01.2009 nr. 4 "Ved godkjenning av instruksen om kontorarbeid i statlige organer, andre organisasjoner").

En signatur er et obligatorisk krav som bekrefter et dokument, og et segl er et tillegg. Når man sertifiserer ektheten til et dokument, må det derfor først signeres, og deretter (om nødvendig) sertifiseres med et segl. Godkjente dokumenter stemples (om nødvendig) etter godkjenning av dokumentet.

Rekvisitter "Skriv ut"

Den nødvendige "Seal" er plassert på dokumenter som krever spesiell sertifisering av deres autentisitet.

Det er 3 typer segl: seglet til organisasjonen, seglet til organisasjonens strukturelle enhet, seglet som indikerer dets tiltenkte formål (for dokumenter, etc.). Seglene til organisasjoner er delt inn i frimerker (sel med bildet av statsemblemet til republikken Hviterussland) og enkle.

Rekkefølgen for bruk og ansvaret for oppbevaring av seler bør fastsettes i organisasjonens lokale lovbestemmelser, utviklet i samsvar med lovgivningen i Republikken Hviterussland. Informasjon om bruk og oppbevaring av sel kan nedfelles i Instruks for kontorarbeidet til organisasjonen eller Forskrift om personaltjenesten.

Listen over dokumenter som seglet er festet på, bestemmer organisasjonen uavhengig, veiledet av lovgivningen i Republikken Hviterussland.

Stempling er nødvendig på originaldokumentene og deres kopier (for å bekrefte ektheten av kopien), inkl. faksimile, som bekrefter rettighetene, frihetene og (eller) legitime interesser til borgere, rettighetene og forpliktelsene til juridiske personer, godkjenner utgifter til midler og materielle verdier.

Forseglingsavtrykket skal fange opp deler av stillingstittelen til den som har signert (godkjent) dokumentet.

Eksempel

Direktør for instituttet Signatur S.A. Sidorov
MP

DET ER VIKTIG! Vi gjør personelloffiserer oppmerksom på det faktum at den omtrentlige formen for en arbeidskontrakt, godkjent av dekretet fra Arbeidsdepartementet i Republikken Hviterussland datert 27. desember 1999 nr. 155 (som endret 4. oktober 2010) , inneholder den nødvendige "Seal". Samtidig inneholder ikke den omtrentlige formen for kontrakten, godkjent av dekretet fra Ministerrådet for Republikken Hviterussland datert 02.08.1999 nr. 1180 (som endret 19.01.2012), det nødvendige "segl" .

Oppføringer i arbeidsboken til den ansatte, med forbehold om sertifisering av seglet

Den første siden (tittelsiden) av arbeidsboken, som inneholder den oppførte informasjonen om arbeidstakeren, er sertifisert av signaturen til arbeidsgiveren eller autorisert tjenestemann og arbeidsgiverens segl, og i mangel av det fra den enkelte gründer, av seglet til det lokale utøvende og administrative organet som registrerte den enkelte gründer (Del to 18 Instruksjoner om prosedyren for å vedlikeholde arbeidsbøker for ansatte, godkjent av dekretet fra Arbeidsdepartementet i Republikken Hviterussland datert 09.03.1998 nr. 30 (heretter - Instruksjon nr. 30)).

I tillegg gjøres endringer i oppføringer i arbeidsboken om etternavn, fornavn, patronym, fødselsdato, utdanning, yrke, spesialitet av arbeidsgiveren på det siste arbeidsstedet på grunnlag av dokumenter som bekrefter relevant informasjon, med henvisning til deres nummer og dato (klausul 38 i instruksjon nr. tretti). En lenke til det relevante dokumentet er skrevet på innsiden av omslaget, bekreftet av signaturen til arbeidsgiveren eller en autorisert tjenestemann og seglet til arbeidsgiveren, og hvis den enkelte gründer ikke har det, seglet til den lokale lederen og forvaltningsorgan som registrerte gründeren.

For en eksempeloppføring i arbeidsboken, som er sertifisert av et segl, se avsnittet "Nyttig dokumentasjon" på side 25.

Endring av oppføringene om yrket, spesialitet på første side (tittelside) i arbeidsboken i tilfelle arbeidstaker får nytt yrke, spesialitet utføres ved å supplere eksisterende oppføringer uten å stryke de tidligere innførte.

Lenker til dokumentene på grunnlag av hvilke korrigerende oppføringer ble foretatt er registrert på innsiden av arbeidsboken og sertifisert av signaturen til lederen av organisasjonen eller en person som er spesielt autorisert av ham og seglet til organisasjonen eller seglet av personalavdelingen.

Når en ansatt blir avskjediget, skal alle opptegnelser over arbeid, premier og insentiver for suksess i arbeidet som er lagt inn i arbeidsboken under hans arbeid, bekreftes med underskriften fra arbeidsgiveren eller en autorisert tjenestemann og arbeidsgiverens segl (paragraf 45 i instruksen). nr. 30).

I hvilke tilfeller er det nødvendig å sette segl på bestillinger

Organisasjonens bestillinger er ikke stemplet, siden bestillingen er et internt organisatorisk og administrativt dokument (arbeidsordrer, pålegg om levering av arbeidsferier, oppsigelsesordrer). Kopi av bestillinger for ansettelse og andre kopier av personaldokumenter, utgående dokumenter krever forsvarlig attestering, så de må stemples.

Dermed kan vi konkludere med at kopier av bare de dokumentene som er opprettet i selve organisasjonen er underlagt segl-sertifisering.

Som et unntak er det tillatt å lage og attestere kopier av dokumenter utstedt av andre organisasjoner ved løsning av spørsmål som ligger innenfor organisasjonens kompetanse. For eksempel har en organisasjon rett til å lage og attestere en kopi av et utdanningsdiplom for inkludering i den ansattes personlige mappe, kopier av et barns fødselsattest og et sertifikat for rett til ytelser for innsending til regnskapsavdelingen for regnskapsformål ved beregningen inntektsskatt etc.

Natalia Vladyko, advokat