E postúpil údaje na oddelenie. Ktorým organizáciám možno preniesť osobné údaje zamestnancov?

Nezáleží na tom, v akej nálade odchádza personalista z podniku, musí odovzdať oddelenie nástupcovi v prevádzkyschopnom stave, aby o sebe nezanechal zlý dojem a neprejavil neprofesionalitu. V praxi však prijímanie a odovzdávanie záležitostí HR oddelenia nie je vždy formalizované tak, ako by malo byť, a niekedy sa nevykonáva vôbec, pretože neexistujú jasné pravidlá upravujúce tento postup. Napriek tomu sa vyvinul určitý postup, ktorý nie je v rozpore so zákonom, čo znamená, že ho možno použiť aj pri zmene personálu.

Príjem a odovzdanie personálnej dokumentácie

V práci by sa nemal prejaviť ani vzťah s riaditeľom, ani negatívne motívy odvolania. Personalista nemôže všetko nechať len tak a odísť. No v praxi sa vyskytli aj prípady, že vypovedajúci nielenže spisy nepreniesol, ale ich aj úmyselne zničil. Viete si predstaviť, aký názor o ňom zostal? O nejakých pozitívnych odporúčaniach tu nemôže byť ani reči.

A ak je všetko zariadené tak, ako má byť, a HR oddelenie bude fungovať podľa harmonogramu aj s novým zamestnancom, o predchádzajúcom personalistovi zostanú len pozitívne dojmy.

Medzitým postup prenosu prípadov nie je taký zložitý, jeho algoritmus je nasledujúci:

• je vytvorená komisia na postúpenie prípadov;
• kontroluje sa personálna dokumentácia;
• je vystavené osvedčenie o prevode a prijatí.

A teraz je všetko v poriadku a detailne.

Vytvárame províziu

Základom pre vytvorenie provízie a všeobecne začatie konania o prevode prípadov by samozrejme mala byť objednávka. Objednávka musí odrážať:

• za čo je provízia?
• jeho zloženie;
• úlohy.

Zároveň je bezpodmienečne nutné zaradiť odstupujúceho personalistu za člena komisie.

Začíname kontrolovať dokumenty

V lehote stanovenej objednávkou musí komisia skontrolovať a vyhodnotiť:

• úplnosť a zloženie personálnych spisov;
• postup registrácie dokumentov (registračných denníkov);
• systém na ukladanie dokumentov a ich prípravu na odovzdanie do archívu;
• softvér.

Pri práci komisie bude veľkou pomocou OK nomenklatúra súborov: veď sú tam uvedené všetky požadované priečinky, ktoré by mali byť na oddelení. Zoznam môže byť špecifikovaný aj v Predpisoch o OK. Ak v oddelení nie je nomenklatúra, dokumenty a ich stav sa budú musieť skopírovať hromadne - „od kabinetu k kabinetu“.

Je nevyhnutné skontrolovať personálne dokumenty organizácie, konkrétne prítomnosť:

kontrola dostupnosti dokladov

• kópie zakladajúcich dokumentov a zakladateľskej listiny spoločnosti;
• personálny stôl;
• PVTR a kolektívne zmluvy;
• rozvrh prázdnin;
• LNA (ustanovenia o OK, o odmeňovaní, o disciplíne, o obchodnom tajomstve, o ochrane osobných údajov);
• rozvrhy zmien;
• popisy práce;
• pracovné zmluvy;
• dohody o zodpovednosti;
• objednávky na hlavné činnosti;
• príkazy pre personál (o prijatí, prepustení, preložení, disciplíne);
• osobné karty;
• osobné záležitosti;
• pracovné knihy.

Tento zoznam nie je uzavretý, pretože vašej spoločnosti môžu chýbať niektoré dokumenty a iné predložiť.

Po overení musia byť všetky dokumenty vložené do aktu.

Osvedčenie o prijatí prevodu personálnej dokumentácie

Toto je hlavný dokument, ktorý končí kariéru personalistu.
Dokument je naformátovaný takto:

• uvedie sa názov spoločnosti, miesto a dátum vyhotovenia aktu;
• vloží sa odtlačok pečiatky riaditeľa;
• je napísané - kto komu prenáša dokumenty;
• tabuľka je vyplnená;
• víza všetkých členov komisie sú nalepené.

Môžete nájsť približný akt prevodu vecí.

Do tabuľky je možné pridať nasledujúce stĺpce:

• číslo podpoložky;
• názov dokumentu (alebo prípadu);
• počet listov;
• časové obdobie dokumentov;
• údaje o absencii alebo poškodení dokumentov alebo spisov.

pozor!

Dôležité: v poslednom stĺpci môžete uviesť, že dokument nebol vyhotovený, napríklad nebol podpísaný zamestnancom alebo riaditeľom.

Pozor: pracovné zošity potrebujú samostatný prístup, aby sa nepremeškali porušenia, pretože kým sa používajú, Za správnu evidenciu je zodpovedný pracovník personálu. Preto je lepšie vydávať knihy ako samostatný doklad.

Akt o prijatí prevodu pracovných kníh

Tento dokument musí obsahovať údaje zo všetkých dostupných pracovných záznamov:

• Celé meno zamestnanca;
• séria a číslo knihy (a prílohy);
• dostupnosť pracovného záznamu.

Do zákona môžete zahrnúť tieto informácie:

• o nevyžiadanej práci;
• o dostupnosti knižných foriem a príloh.

Príklad činu.

Ak nemá kto odovzdať doklady

Povedzme, že sa zamestnate ako personalista a prijímanie a odovzdávanie vecí nie je
zarámované. Ako sa zbaviť zodpovednosti za chyby iných ľudí? Musíte urobiť toto:

• rovnakým spôsobom, aby sa vytvorila komisia na prijímanie prípadov;
• skontrolovať dostupnosť dokumentov;
• vypracovať vyššie uvedené akty.

Len v tomto prípade doklady neodovzdá odstúpený personalista, ale iný člen komisie, napríklad účtovník.

pozor!

Dôležité: Po podpísaní aktov je nevyhnutné vydať príkaz, že ste zodpovední od momentu prijatia záležitostí.

V tomto prípade, ak Štátna daňová inšpekcia náhle príde s kontrolou, ste zbavení zodpovednosti. Ale stále treba dať veci do poriadku.

Záver

Vyššie popísaný postup je možné uplatniť aj v prípade, keď neodíde jediný personalista spoločnosti, ale jeden zo zamestnancov HR oddelenia. Potom treba brať do úvahy nie všetky OK doklady, ale len tie, ktoré sa prenášajú. Napríklad, ak odstúpi časomerač, stačí skontrolovať výkazy jázd – ich vyplnenie a dodržiavanie zákonov.

Subjektmi osobných údajov sú zamestnanci, vďaka ktorým sú takmer všetky právnické osoby u nás prevádzkovateľmi osobných údajov. Preto sú vo výsadnom postavení: Zákonník práce má celú kapitolu, ktorá upravuje spracúvanie samostatného druhu osobných údajov – osobných údajov zamestnancov. Okrem toho novým nariadením vlády Ruskej federácie č.1119 zo dňa 1.11.2012 bol ustanovený nový typ informačného systému osobných údajov (ďalej len ISPD) - ISPD, ktorý spracúva osobné údaje (OÚ) OZ. zamestnanci operátora.

Napriek tomu, že nás zákonodarca neustále tlačí k ochrane a kompetentnej organizácii spracúvania osobných údajov zamestnancov, väčšina zamestnávateľov sa tomu svedomito vyhýba. Každý má svoje dôvody, no tým najdôležitejším je strach z neznámeho. V tomto článku sa pokúsime sprostredkovať potrebné poznatky o hlavných porušeniach pri spracúvaní osobných údajov zamestnancov a o tom, čo je potrebné urobiť na ich odstránenie.

Hlavným problémom pri ochrane a organizácii spracúvania osobných údajov je existencia právneho základu spracúvania osobných údajov. Pamätajte: bez ohľadu na to, koľko úsilia a času vynaložíte na dodržiavanie požiadaviek legislatívy o osobných údajoch, všetko môže byť márne, ak porušíte zásady a podmienky ich spracovania. Zásady (článok 5 spolkového zákona „o osobných údajoch“) a podmienky spracovania (článok 6 spolkového zákona „o osobných údajoch“) sú podľa nášho názoru jedným z najdôležitejších článkov spolkového zákona „ O osobných údajoch“. Poďme si vysvetliť prečo. Prekvapivo 99 % personalistov, ktorých poznáme a s ktorými sa naši kolegovia rozprávali, je presvedčených, že majú právo ponechať si fotokópiu pasu zamestnanca, napriek tomu, že len 5 % z nich vie povedať, prečo ju potrebuje, a nikto z nich vie pomenovať právny základ a legitímny účel spracúvania hmotného nosiča osobných údajov - fotokópií.

Faktom je, že v našej legislatíve neexistuje právny základ pre uchovávanie fotokópií pasov zamestnancov v osobnom spise (okrem niektorých prípadov súvisiacich s verejnou službou). Hlavná vec je nezamieňať – skladovanie bez účelu (pre každý prípad) a jednorazové použitie na akúkoľvek potrebu (napríklad ak potrebujete poslať fotokópiu pasu zamestnanca do vzdelávacej inštitúcie, kde si zvýši kvalifikáciu alebo banke na vydanie bankovej karty). V druhom prípade, ak potrebujeme kópiu tohto dokumentu, potom si ju vyžiadame priamo od neho na vykonanie určitého úkonu s osobnými údajmi. Uchovávanie dokumentov „pre každý prípad“ je zakázané článkom 5 federálneho zákona „o osobných údajoch“.

Navyše, aj keď si vezmete súhlas zamestnanca na spracovanie fotokópie pasu, nepomôže to, pretože na základe článku 5 federálneho zákona „o osobných údajoch“: predmetom sú iba tie osobné údaje, ktoré spĺňajú účely ich spracovania. na spracovanie a účely musia byť konkrétne a zákonné. Zhruba povedané, nebudete môcť Roskomnadzoru Ruskej federácie vysvetliť, prečo tieto údaje potrebujete. Hovoríte - pre zamestnanie vám odpovedia - Zákonník práce Ruskej federácie stanovuje uzavretý zoznam dokumentov potrebných pri uchádzaní sa o prácu. Pozrel som sa na svoj pas, prepísal údaje do T-2 a vrátil pas späť. A tak ďalej. Samozrejme, milí čitatelia a ich kolegovia na personálnom oddelení môžu namietať a s odvolaním sa na svoju bohatú fantáziu vymyslieť účel spracovania, ale čísla je ťažké prekonať: prítomnosť fotokópie pasu zamestnanca v osobnom spise je jedným z troch najčastejších porušení zaznamenaných Roskomnadzorom Ruskej federácie a jeho územnými orgánmi pri kontrolnej činnosti.

Pokiaľ ide o účely spracúvania osobných údajov zamestnancov, musíme dodržiavať rámec Zákonníka práce Ruskej federácie - článok 86: „spracúvanie osobných údajov zamestnanca sa môže vykonávať výlučne na účely zabezpečenia dodržiavania zákonov. a iných predpisov, pomoc zamestnancom pri hľadaní zamestnania, pri získavaní vzdelania a pri podpore služby, pri zaisťovaní osobnej bezpečnosti pracovníkov, pri kontrole množstva a kvality vykonávanej práce a pri zaisťovaní bezpečnosti majetku.“
Jednou z najzaujímavejších tém pri spracúvaní osobných údajov zamestnancov je súhlas so spracúvaním osobných údajov. Zákonník práce stanovuje, že pri prenose osobných údajov zamestnanca je zamestnávateľ povinný poskytnúť písomný súhlas so spracovaním.

Tu plynulo prechádzame k ďalšiemu najčastejšiemu priestupku, ktorý Roskomnadzor (jeho územné orgány) zaznamenal pri kontrolnej činnosti. Teraz takmer v každej organizácii dostávajú zamestnanci mzdy na bankové karty. Vo väčšine prípadov (takmer vždy) však vzťahy s bankou v oblasti spracovania osobných údajov nie sú z pohľadu regulátorov správne formalizované. V prvom rade si zabudnú vziať súhlas od zamestnanca, a keďže podľa Zákonníka práce musí byť tento súhlas písomný, musí byť formalizovaný so všetkými požiadavkami článku 9 spolkového zákona „o osobných údajoch“. Operátori sú veľmi často zmätení, pokiaľ ide o súhlasy s projektom miezd, pretože banky poskytujú svoje vlastné formuláre súhlasu. Tu je dôležité pochopiť, že zamestnanec musí dať súhlas svojmu zamestnávateľovi na prenos jeho osobných údajov do banky (článok 88 Zákonníka práce Ruskej federácie). Preto súhlasy, ktoré za vás ako zamestnávateľa berie banka, pre vás nehrajú žiadnu rolu. Ďalším dôležitým bodom je, že ak váš súhlas uvádza, že zamestnanec povoľuje prenos svojich údajov úverovým organizáciám bez uvedenia konkrétnej organizácie, bude to tiež porušenie. Je potrebné uviesť, do ktorej banky budú údaje prenesené.

Okrem toho si Roskomnadzor (jeho územný orgán) v zmluve s bankou často všíma aj tento typ právneho vzťahu v oblasti osobných údajov, akým je napríklad postúpenie prevádzkovateľa spracúvaním inej osobe. To znamená, že zamestnávateľ dáva banke pokyn, aby spracúvala osobné údaje svojich zamestnancov. Táto formulácia otázky je veľmi kontroverzná. Nie nadarmo sa k tomu dobrovoľne neprizná ani jedna banka, ale či už existuje príkaz na spracovanie alebo nie, ako a čo treba urobiť, aby sa predišlo problémom, je téma na samostatnú diskusiu. Jednoducho prinášame čitateľovi fakty - absencia ustanovení časti 3 článku 6 federálneho zákona „o osobných údajoch“ v dohode s bankou je jedným z hlavných porušení stanovených Roskomnadzorom (jeho územným orgánom) pri vykonávaní kontrolnej činnosti (tretie hlavné porušenie).

Navyše, porušovateľmi tu nie sú banky, ale zamestnávatelia, pretože práve oni poverujú spracúvaním osobných údajov. Aby ste predišli možným problémom, preštudujte si zmluvu s bankou a urobte k nej dodatky. Text, ktorý je potrebné doplniť, možno ľahko vyňať z časti 3 článku 6 federálneho zákona „o osobných údajoch“. Pozor si dávajte aj nielen na zmluvu s bankou, ale aj na ďalšie zmluvy, v súlade s ktorými prenášate osobné údaje zamestnancov. Môže ísť napríklad o zmluvy na školenia zamestnancov alebo lekárske prehliadky.

Keď sa vrátime k problému fotokópií pasov, stojí za to venovať pozornosť celému osobnému spisu zamestnancov a zistiť, či všetky dokumenty v ňom obsiahnuté spracúvate legálne. Obsahujú tieto dokumenty napríklad údaje o registri trestov? V súlade s článkom 10 federálneho zákona „o osobných údajoch“ možno informácie o registri trestov spracúvať iba v prípadoch ustanovených zákonom. Prečítajte si ho prosím celý. Ak ste teda „bežným“ zamestnávateľom, a nie napríklad školou, potom nemôžete spracovávať informácie o registri trestov zamestnancov, akokoľvek by to váš bezpečnostný tím chcel.

Ďalším častým porušením legislatívy o ochrane osobných údajov v tejto oblasti je zbieranie nepotrebných informácií o príbuzných. V osobnom spise zamestnanca často nájdete také informácie o príbuzných, ako je ich pracovisko, kontaktné čísla (to je minimálne). Žiaľ, ak sa spoliehame na legislatívu, vo väčšine prípadov môže zamestnávateľ spracúvať len údaje o príbuzných, ktoré sú uvedené v T-2 karte. Prirodzene, neberieme do úvahy prípady, keď je zamestnanec štátnym zamestnancom. Úplne iná situácia je s údajmi príbuzných a iných podobných prípadov.

Zamestnávateľ okrem samotného porušovania zákona často porušuje aj požiadavky stanov, najmä uznesenia vlády 687 z 15.9.2008. Najčastejším prípadom je porušenie odseku 6 tohto uznesenia: „Osoby spracúvajúce osobné údaje... musia byť informované o skutočnosti, že spracúvajú osobné údaje,... kategórie osobných údajov, ktoré spracúvajú, ako aj o vlastnosti a pravidlá takéhoto spracovania...“.

V tomto článku nie je možné pokryť všetky možné porušenia, ale dúfame, že vám pomôže vyhnúť sa tým hlavným. Je tiež dôležité pochopiť, že zamestnanci Roskomnadzoru Ruskej federácie (jeho územné orgány) pri kontrole dôkladne nepreštudujú vaše miestne dokumenty; často im vôbec nevenujú pozornosť - ak existujú - dobré (ak nie , potom zle). Zamestnanci Roskomnadzoru Ruskej federácie (jeho územné orgány) ako veľkí odborníci konajú správne, pretože oveľa dôležitejšia nie je prítomnosť krásnych dokumentov, ale zákonnosť spracovania určitých osobných údajov. A na podporu našich argumentov je zrejmé, že takmer všetky hlavné porušenia vôbec nesúvisia so súborom vašich interných dokumentov. Pozvali ste špecialistov, urobili vám súbor dokumentov, nainštalovali ochranné prostriedky a odišli, takže vás nechali na pokoji so všetkými problémami.

Dôležitým prvkom vybudovania kompetentného systému ochrany a spracovania OÚ v organizácii je preto prítomnosť vlastného špecialistu, ktorý rozumie legislatíve o osobných údajoch. Nehovoríme, že ich treba hľadať a zvyšovať káder. Spracúvanie osobných údajov je každodennou činnosťou zamestnanca HR. A dvojnásobne úžasné bude, ak váš personalista sám všetkému rozumie a stane sa v tejto veci (konkrétne vo veciach spracovania osobných údajov zamestnancov) dobrým špecialistom. Ak spracúvate osobné údaje iných subjektov, nemusíte všetko zvaľovať na personalistu, keďže aj spracúvanie osobných údajov iných subjektov si vyžaduje určité znalosti. Možno ho bude potrebné poslať na niekoľko seminárov alebo pozvať na audit odborníkov tretích strán, ale bude to lepšie ako nemať takého špecialistu vôbec.

Prosím, pomôžte mi prísť na to. A ak to niekto robí, dajte mi prosím vedieť, ako presne!

Otázka: Naša organizácia niekedy dostáva telefonáty od zamestnancov banky, aby si overili, či pre nás konkrétny zamestnanec pracuje alebo nie 3 Federálny zákon z 27. júla 2006 N 152-FZ „O ochrane osobných údajov“ (ďalej len zákon N 152 -FZ) Osobnými údajmi sa rozumejú akékoľvek informácie týkajúce sa fyzickej osoby identifikovanej alebo určenej na základe takýchto informácií (predmet osobných údajov), vrátane jej priezviska, mena, priezviska, roku, mesiaca, dátumu a miesta narodenia, adresy, rodinné, sociálne, majetkové postavenie, vzdelanie, povolanie, príjem.

Takže zvláštna tématická otázka.

Naozaj prestanú banky žiadať od zamestnávateľov informácie o zamestnancoch?

Asi každý, kto si niekedy zobral pôžičku alebo je personalista, sa stretol so situáciou, keď zástupcovia banky telefonovali zamestnávateľovi a žiadali informácie o zamestnancovi organizácie. Kto v tejto situácii porušuje zákon viac: ten, kto sa pýta, alebo ten, kto odpovedá? V tejto situácii všetko závisí od toho, aké doklady majú jeden a druhý od subjektu osobných údajov.

Nastáva situácia, keď zákon neporušuje ani ten, kto sa pýta, ani ten, kto odpovedá, ale stane sa, že ho porušia obaja.

Dobry den, poberal som mzdu na platovu kartu Sberbank, teraz nam prechadzame na karty VTB, mal zamestnavatel pravo preniest osobne udaje aj bez nasho suhlasu?

Poďme na to. Chceme si však overiť, či žiadateľ o úver v tejto organizácii skutočne pracuje a či je príjem uvedený v predloženom potvrdení skutočný.

Pri prenose osobných údajov zamestnanca musí zamestnávateľ dodržať nasledovné požiadavky: nezverejňovať osobné údaje zamestnanca na komerčné účely bez jeho písomného súhlasu; preniesť osobné údaje zamestnanca v rámci jednej organizácie, od jedného fyzického podnikateľa v súlade s miestnymi predpismi, s ktorými zamestnanec musí

Ochrana osobných údajov v bankách

Naozaj prestanú banky žiadať od zamestnávateľov informácie o zamestnancoch?

Asi každý, kto si niekedy zobral pôžičku alebo je personalista, sa stretol so situáciou, keď zástupcovia banky telefonovali zamestnávateľovi a žiadali informácie o zamestnancovi organizácie.

Kto v tejto situácii porušuje zákon viac: ten, kto sa pýta, alebo ten, kto odpovedá? V tejto situácii všetko závisí od toho, aké doklady majú jeden a druhý od subjektu osobných údajov. Nastáva situácia, keď zákon neporušuje ani ten, kto sa pýta, ani ten, kto odpovedá, ale stane sa, že ho porušia obaja. Poďme na to. Chceme si však overiť, či žiadateľ o úver v tejto organizácii skutočne pracuje a či je príjem uvedený v predloženom potvrdení skutočný.

Môže HR oddelenie poskytovať informácie bankám?

Prosím, pomôžte mi prísť na to.

A ak to niekto robí, dajte mi prosím vedieť, ako presne! Otázka: Naša organizácia niekedy dostáva telefonáty od zamestnancov banky, aby si overili, či pre nás konkrétny zamestnanec pracuje alebo nie 3 Federálny zákon z 27. júla 2006 N 152-FZ „O ochrane osobných údajov“ (ďalej len zákon N 152 -FZ) Osobnými údajmi sa rozumejú akékoľvek informácie týkajúce sa fyzickej osoby identifikovanej alebo určenej na základe takýchto informácií (predmet osobných údajov), vrátane jej priezviska, mena, priezviska, roku, mesiaca, dátumu a miesta narodenia, adresy, rodinné, sociálne, majetkové postavenie, vzdelanie, povolanie, príjem.

Takže zvláštna tématická otázka.

Hlavné porušenia pri spracúvaní osobných údajov zamestnancov

Napriek tomu, že nás zákonodarca neustále tlačí k ochrane a kompetentnej organizácii spracúvania osobných údajov zamestnancov, väčšina zamestnávateľov sa tomu svedomito vyhýba.

Každý má svoje dôvody, no tým najdôležitejším je strach z neznámeho. V tomto článku sa pokúsime sprostredkovať potrebné poznatky o hlavných porušeniach pri spracúvaní osobných údajov zamestnancov a o tom, čo je potrebné urobiť na ich odstránenie. Faktom je, že v našej legislatíve neexistuje právny základ pre uchovávanie fotokópií pasov zamestnancov v osobnom spise (okrem niektorých prípadov súvisiacich s verejnou službou).

Hlavná vec je nezamieňať – skladovanie bez účelu (pre každý prípad) a jednorazové použitie na akúkoľvek potrebu (napríklad ak potrebujete poslať fotokópiu pasu zamestnanca do vzdelávacej inštitúcie, kde si zvýši kvalifikáciu alebo banke na vydanie bankovej karty).

Ochrana osobných údajov zamestnancov a bankových požiadaviek

„Oddelenie ľudských zdrojov obchodnej organizácie“, 2010, N 4 Odpoveď: Na základe čl. 3 federálneho zákona z 27. júla 2006 N 152-FZ „O ochrane osobných údajov“ (ďalej len zákon N 152-FZ) osobnými údajmi sú akékoľvek informácie týkajúce sa fyzickej osoby identifikovanej alebo určenej na základe takéto informácie (predmet osobných údajov) vrátane jeho priezviska, mena, priezviska, roku, mesiaca, dátumu a miesta narodenia, adresy, rodiny, sociálneho, majetkového stavu, vzdelania, povolania, príjmu.

Ochrana osobných údajov pri práci HR oddelenia

Je dôležité, aby boli návštevníci prijímaní len v tých hodinách, ktoré sú na tento účel denne vyčlenené.

Na základe odseku 1 čl. 6 uvedeného zákona je možné spracúvať osobné údaje len so súhlasom ich subjektu, pričom spracúvaním sa rozumie najmä distribúcia (vrátane prenosu). Normy čl. 88 Zákonníka práce Ruskej federácie tiež stanovuje, že zamestnávateľ nemá právo sprístupniť osobné údaje tretej strane bez písomného súhlasu ich subjektu.

Inokedy sa v priestoroch personálneho oddelenia nemôžu zdržiavať nepovolané osoby vrátane zamestnancov spoločnosti.

Úradné hodiny by sa mali líšiť pre zamestnancov podniku a osoby, ktoré nie sú zahrnuté v tejto kategórii. Takéto rozlíšenie je potrebné vzhľadom na skutočnosť, že medzi poslednou skupinou ľudí môže byť útočník, ktorý bude počúvať rozhovory zamestnancov podniku, oboznámiť sa s ich zvykmi, charakterovými vlastnosťami, ktoré sa v budúcnosti môžu stať základom pre vytvorenie kanála pre neoprávnený prístup k cenným informáciám. Prijímanie návštev by malo byť organizované tak, aby v priestoroch oddelenia neboli žiadne osoby čakajúce na prijatie.

Potvrdenie o ochrane osobných údajov do banky na žiadosť zamestnanca

Je možné preniesť osobné údaje zamestnancov? Ochrana osobných údajov v bankách Našou úlohou je však zistiť, či sú kroky strán: banky a zamestnávateľa v prípade v zásade zákonné? Ak má banka písomný súhlas subjektu na kontrolu jeho údajov a získanie informácií od zamestnávateľa, potom sú kroky banky zákonné.

Ochrana osobných údajov zamestnancov a žiadosti od banky „Oddelenie ľudských zdrojov obchodnej organizácie“, 2010, N 4 88 Zákonníka práce Ruskej federácie tiež stanovuje, že zamestnávateľ nemá právo informovať tretiu stranu bez toho, aby písomný súhlas ich subjektu. Vyberte bulletiny, ktoré chcete alebo nechcete odoberať.

Práca so službou automatickej výmeny dát je podrobne popísaná v kapitole venovanej podsystému výmeny zmien. Pre subsystém postúpenia prípadu však bolo pridaných niekoľko nových možností konfigurácie (pozri tabuľku nižšie).

Tabuľka 15 Ďalšie možnosti konfigurácie

Prenos prípadov prostredníctvom služby autoexchange vyzerá takto:

Prevádzkovateľ označí požadované záznamy na prenos prostredníctvom služby automatickej výmeny údajov. Stav záznamu nadobúda hodnotu – Očakávanie;

Služba automatickej výmeny vyhľadáva v zadanom intervale nahrávky na prenos (kontrola stavu Očakávanie). Po objavení nového záznamu nastaví jeho stav Prenesené. Potom nahrá údaje označeného záznamu (záznamov) do súboru;

Po úspešnom nahraní služba zaradí tento súbor do frontu na odoslanie určenému oddeleniu. V závislosti od konfigurácie služby sa nadviaže komunikácia medzi vysielacou a prijímajúcou jednotkou. Ak neexistuje priame spojenie, súbor sa odošle pri prenose cez SSD. Súbor je prijatý službou automatickej výmeny údajov na diaľku;

Prijímajúca služba zaradí prijatý súbor na spracovanie. Po úspešnom spracovaní sa vytvorí potvrdzovací súbor a zaradí sa do frontu na odoslanie odovzdávajúcemu oddeleniu. Súbor sa prenesie do odosielajúceho oddelenia (spôsobom uvedeným v konfigurácii služby automatickej výmeny);

Odosielajúca strana dostane potvrdzujúci súbor a zaradí ho do frontu na spracovanie. Súbor sa spracuje a nastaví sa potvrdenie zápisu.

1. Subsystém vzdialeného príjmu. Všeobecné princípy výmeny údajov

Často nastáva situácia, keď sa prijímanie dokladov a vydávanie osvedčení o štátnej evidencii majetku uskutočňuje oddelene od hlavného miesta výkonu práce územného celku v sektoroch (miesta prijímania dokladov) a registrácia sa vykonáva na územnom oddelení registračnú službu. Pri takejto organizácii procesu je presun prípadov z oddelenia na sektor na požiadanie neprijateľný z dôvodu dlhého trvania tejto operácie. Sektor musí byť neustále pripravený na prijímanie žiadostí o zápis práv k nehnuteľnostiam.

Na vyriešenie tohto problému bol vyvinutý systém vzdialeného príjmu na zabezpečenie fungovania viacúrovňovej organizačnej riadiacej štruktúry Služby (pozri obr. 206), v ktorej nižšie dve úrovne súčasne pracujú s rovnakými súbormi údajov.

Ryža. 206 Schéma systému diaľkového prijímania žiadostí o zápis práv k nehnuteľnostiam

Poskytnúť paralelný zápis záznamov Na územných odboroch a úsekoch zastupiteľstva sa prijímajú tieto opatrenia:

sektory sú označené v hierarchickej štruktúre divízií Federálneho rezervného systému ako uzol podriadený oddeleniu. Číslo sektora je trojmiestne a pozostáva z poradového čísla od 1 do 9 a dvojmiestneho čísla oddelenia, do ktorého sektor patrí. Napríklad: 158, 258, 358 alebo 107, 207, 307. Číslovanie oddelení zostáva nezmenené, t.j. dvojciferný (58, 07);

namiesto doterajšieho kroku 100 sa zavádza krok prírastku sekvencie 1000. Počiatočná hodnota sekvencie je určená číslom oddelenia (sektora);

aktuálne číslo oddelenia (sektora) vypočítané funkciou curr_ dlh_ id, vznikne ako zvyšok vydelením čísla reálneho oddelenia (sektora) číslom 100;

Pri inštalácii aktualizácie na existujúcu databázu sa všetky sekvencie urobia o 10 krokov vpred, aby sa predišlo duplicitným kľúčom. V existujúcich kľúčových hodnotách sa nevykonávajú žiadne zmeny.

Pri prenose zmeny zo sektora na oddelenie Zaznamenávajú sa iba prichádzajúce záznamy v protokole zmien ( EXP_ RT), aby sa zabezpečil prenos týchto údajov na server zberu údajov (DAS) a ďalšie sektory. Tieto zmeny sa prenesú aj do sektora. Je to dôležité pre zjednotenie postupu prenosu výmen so všetkými sektormi prostredníctvom jednotného mechanizmu výmeny údajov.

Pri vytváraní súboru zmeny z odboru pre sektory sa prenášajú VŠETKY zmeny vykonané v rezorte a prenesené zo sektorov. Pre všetky sektory sa vygeneruje jeden súbor zmien a pre všetky sektory sa vykoná jeden upload. Po prijatí potvrdenia od VŠETKY sektory, je nahranie označené ako potvrdené. Automaticky vygenerovaný názov súboru potvrdenia v každom sektore obsahuje jeho názov ako príponu. Všetky údaje odoslané do tohto bodu sa budú považovať za prijaté a nebudú sa brať do úvahy pri prenose následných zmien. Vo formulári na vytvorenie zmenového súboru je prvok pre výber smeru prenosu zmien: " Na SSD"alebo" Do sektoru". V posudzovanom prípade je zvolený smer " Do sektoru". Obsah výmenných súborov pre oba smery sa navzájom nelíši.

V systéme prijímania vzdialených aplikácií kontrola integrity údajov pri výmene zmien medzi územným odborom a rezortom. Údaje prijaté pri prenose zmien vždy nahradia existujúce údaje v databáze. Ak sa pri prenose zmien prijmú údaje, ktoré obsahujú rovnaké číslo katastra alebo rovnaké číslo certifikátu, aké už existujú v databáze, zobrazí sa príslušné chybové hlásenie. Ak sa pri vkladaní prenášaných záznamov zistia jedinečné porušenia kľúčov, zvyšné polia záznamu sa nahradia novoprijatými. Za riešenie problémov vzniknutých v dôsledku vzájomne sa vylučujúcich opráv údajov vykonaných v rôznych databázach zodpovedá správca systému.

Pri prijímaní dokumentov na diaľku na štátnu registráciu nehnuteľností si sektory udržiavajú svoje vlastné Účtovné knihy došlých dokladov. IN KUVD, ktorá nesúvisí s týmto sektorom, je povolená editovanie záznamov a vytváranie a odstraňovanie záznamov zablokované! Tento prístup vám umožňuje vyhnúť sa duplikácii čísel záznamov v KUVD, pretože záznamy sa vytvárajú na rôznych serveroch a v čase ich vytvorenia je technicky nemožné skontrolovať prítomnosť záznamu s rovnakým číslom v KUVD na inom serveri. To znamená, že takáto organizácia minimalizuje počet konfliktných situácií vyžadujúcich zásah správcu.

V tvare Nahrávajú sa údaje na prenos informácií na server zberu údajov sa zvolí smer výmeny " Na SSD Potvrdenie nahrávania sa vykonáva na základe jediného potvrdenia o prijatí údajov.

Úplné vyloženie urobené v dvoch prípadoch:

pri vytváraní databázy pomocou údajov z externého zdroja. Táto situácia nastáva napríklad vtedy, keď sa databáza oddelenia úplne stratí. Databáza sa obnoví na základe údajov uložených na serveri zberu údajov (DCS);

pri vytváraní servera na zber údajov. Na naplnenie SSD sa vykoná úplné vyloženie. Úplná vykládka sa vykonáva aj z oddelenia do novovytvoreného sektora - bod pre diaľkové prijímanie dokumentov pre štátnu evidenciu nehnuteľností.

Po úplnom vyložení sa takmer všetky záznamy prenesú k príjemcovi.

Pri odosielaní zmien pre každý vytvorené/upravené/zmazané záznamy sú v tabuľke označené spúšťačom exp_ rt. Všetky záznamy označené v exp_ rt, bude odoslaný príjemcovi. Účtovanie prenosov do sektorov a na SSD sa vykonáva oddelene.

Ideálna schéma práce“ oddelenie<=>sektore" nasledovne:

Kompletné vyloženie oddelenia do sektorov.

Nahrávanie zmien v sektore 1.

Prijmite potvrdenie od oddelenia v sektore 1.

Nahrávanie zmien v oddelení.

Dostávajte potvrdenia zo všetkých sektorov na oddelení.

Nahrávanie zmien v sektore 2.

Prijmite potvrdenie od oddelenia v sektore 2.

Nahrávanie zmien v oddelení.

Dostávajte potvrdenia zo všetkých sektorov na oddelení.

Celé meno a akékoľvek ďalšie osobné údaje o občanovi sú osobnými údajmi. Ak má spoločnosť zamestnancov alebo uchováva osobné údaje klientov alebo iných jednotlivcov, musí spĺňať požiadavky federálneho zákona č. 152-FZ „O osobných údajoch“. Ich dodržiavanie prísne monitoruje Roskomnadzor. Existuje veľa požiadaviek a za ich nedodržanie sa nesie vážna zodpovednosť.

Prečítajte si našu publikáciu o tom, ako chrániť osobné údaje zamestnancov a klientov a správne organizovať prácu s osobnými údajmi, aby ste sa vyhli pokutám.

Čo sú osobné údaje?

Podľa zákona č. 152-FZ sú osobnými údajmi akékoľvek informácie, ktoré sa priamo alebo nepriamo týkajú konkrétneho alebo identifikovateľného jednotlivca. To znamená, že môžeme hovoriť o osobných údajoch, ak je z informácií alebo ich súhrnu možné pochopiť, o kom presne hovoríme. Ak nie je možné identifikovať osobu, takéto informácie nemožno klasifikovať ako osobné údaje.

Legislatíva neuvádza taxatívny zoznam osobných údajov. O tom, či sú údaje považované za osobné alebo nie, sa rozhoduje v každej situácii samostatne. Ale zvyčajne zahŕňajú:

• priezvisko, meno, priezvisko;
• adresa bydliska;
• emailová adresa;
• telefónne číslo;
• Dátum narodenia;
• Miesto narodenia;
• národnosť;
• náboženstvo;
• miesto výkonu práce;
• názov práce;
• výška;
• atď.

Ako by malo HR oddelenie chrániť osobné údaje?

Zodpovednosti v oblasti ochrany osobných údajov zo strany HR oddelenia sú jasne uvedené v kapitole 14 Zákonníka práce Ruskej federácie a čl. 18.1 zákona č. 152-FZ.

Zamestnanci HR by teda mali:

1. Absolvujte školenie a zdokonaľte sa v oblasti spracovania osobných údajov (ak je zamestnávateľ zodpovedný za problematiku dodržiavania legislatívy o osobných údajoch zo strany HR oddelenia, bude vynaložená na školenie).
2. Všetky úkony s osobnými údajmi (dokumenty obsahujúce osobné údaje) vykonávajte len s písomným súhlasom zamestnanca. Mimochodom, nahlasovanie informácií o práci konkrétneho zamestnanca úverovým inštitúciám telefonicky by malo byť tiež len s písomným súhlasom zamestnanca.
3. Pred uzatvorením pracovnej zmluvy oboznámte zamestnancov s miestnymi predpismi, ktoré definujú postup pri spracúvaní osobných údajov v spoločnosti.
4. Dodržiavať režim obmedzeného prístupu k osobným údajom (obmedziť prístup medzi personalistami v súlade s funkcionalitou, používať uzamknuté skrine, trezory, uzamykacie a blokovacie zariadenia).

Ako sa vyhnúť nárokom zo strany regulačných orgánov a zamestnancov

V prvom rade je potrebné zistiť zloženie fyzických osôb, ktorých osobné údaje sa spracúvajú.

Ak spoločnosť nakladá len s osobnými údajmi:

• zamestnanci pracujúci na základe pracovných zmlúv;
• práca na základe dohôd GPC;
• a iné osoby.

Keď je spracúvanie osobných údajov personálnym oddelením obmedzené len na priezvisko, meno a priezvisko, stačí vypracovať jeden ucelený dokument definujúci politiku spoločnosti v oblasti spracúvania osobných údajov, a to ako zamestnancov, tak aj iných osôb vstupujúcich do vzťahy so spoločnosťou a ktorej osobné údaje sa spracúvajú.

Ak bude okruh subjektov a zoznam osobných údajov širší (napríklad spoločnosť spracúva a uchováva osobné údaje svojich klientov), ​​nebude možné sa obmedziť na miestne predpisy. V tomto prípade zákon č. 152-FZ zaväzuje spoločnosť:

1. oznámiť Roskomnadzoru úmysel spracúvať osobné údaje;
2. pripraviť zoznam dokumentov definujúcich postup pri spracúvaní a ochrane osobných údajov. Zoznam takýchto dokumentov je pomerne rozsiahly. Prax ukazuje, že toto je:
   • Príkaz o určení osoby zodpovednej za organizáciu spracovania osobných údajov;
   • dokument definujúci zásady prevádzkovateľa týkajúce sa spracovania osobných údajov;
   • Súhlas zamestnancov so spracovaním osobných údajov (vrátane prenosu tretím stranám a prijatia od tretích strán);
   • dokument obsahujúci ustanovenia o prijatí právnych, organizačných a technických opatrení prevádzkovateľa na ochranu osobných údajov;
   • Doklady o organizácii prijímania a vybavovania žiadostí a žiadostí dotknutých osôb;
   • Dokumenty definujúce kategórie spracúvaných osobných údajov, vlastnosti a pravidlá ich spracúvania bez použitia nástrojov automatizácie;
   • Dokument ustanovujúci požiadavky na vedenie časopisov (registrov, kníh) obsahujúcich osobné údaje potrebné na jednorazový vstup subjektu osobných údajov na územie;
   • Dokument stanovujúci požiadavky na uchovávanie hmotných médií obsahujúcich osobné údaje;
   • Dokument o klasifikácii informačných systémov;
   • Zoznam osôb, ktoré potrebujú prístup k osobným údajom spracúvaným v informačnom systéme, schválený prevádzkovateľom alebo oprávnenou osobou;
   • Dokument, ktorým sa ustanovuje postup pri spracúvaní osobných údajov zamestnancov.

Ak spracúvanie osobných údajov v mene spoločnosti vykonáva poskytovateľ (napríklad outsourcingová účtovná spoločnosť), dopĺňa sa vyššie uvedený zoznam dokumentov:

1. Písomný pokyn na spracovanie osobných údajov. Takáto objednávka môže byť súčasťou hlavnej zmluvy o poskytovaní služieb a musí obsahovať nielen príkaz poskytovateľovi na spracúvanie osobných údajov v mene spoločnosti, ale aj účely tohto spracúvania, zoznam úkonov s nimi, ich zloženie, ako aj povinnosť poskytovateľa zachovávať mlčanlivosť a bezpečnosť osobných údajov, ako aj požiadavky na ich ochranu.
2. Súhlas s prenosom osobných údajov poskytovateľovi - od každého zamestnanca

Ako vidíte, zoznam dokumentov upravujúcich spracúvanie osobných údajov je pomerne rozsiahly. Aby nedošlo k preťaženiu toku dokumentov veľkým množstvom miestnych predpisov (príkazov, nariadení, pokynov atď.) a procesu prijímania zamestnancov nekonečným procesom oboznamovania sa s miestnymi dokumentmi, odporúča sa schváliť jeden dokument upravujúci všetky aspekty. práce s osobnými údajmi v spoločnosti.

Ako skontrolovať ochranu osobných údajov vo vašej účtovnej spoločnosti

Všetky vyššie uvedené požiadavky sa vzťahujú na poskytovateľa, vrátane spoločností poskytujúcich služby outsourcingu účtovníctva.

Svedomitý poskytovateľ:

• Na požiadanie klienta poskytne výpis z federálneho registra prevádzkovateľov osobných údajov (poskytovateľská spoločnosť je zaradená do tohto registra po upozornení Roskomnadzor).

Dôležité!

Dodržiavanie oznamovacieho postupu u poskytovateľa si môžete sami skontrolovať na webovej stránke Roskomnadzor: https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/operators-list/.

• Oboznámte vás s jej Zásadami týkajúcimi sa osobných údajov klientov.
• Do zmluvy o poskytovaní služieb uveďte podmienky poverenia a povinnosti poskytovateľa spracúvať osobné údaje v mene spoločnosti, ako aj povinnosti súvisiace s ochranou týchto údajov.

Dôležité!

Poskytovateľ nie je povinný získavať súhlas od subjektov osobných údajov, ktoré spracúva v súvislosti s plnením zmluvy o poskytovaní služieb, preto si určite od zamestnancov vyžiadajte písomný súhlas na prenos osobných údajov poskytovateľovi.

Zodpovednosť za porušenie zákona 152-FZ

Možné porušenia v oblasti ochrany osobných údajov a výšku pokút sme uviedli v tabuľke:

Čo hovoria súdy o zle chránených osobných údajoch

• Znenie zmluvy o poskytovaní účtovných služieb neobsahovalo podstatné podmienky na zabezpečenie dôvernosti a bezpečnosti osobných údajov pri ich spracúvaní, chýbal zoznam úkonov s osobnými údajmi, ktoré by osoba spracúvajúca osobné údaje vykonala, neboli špecifikované požiadavky na ochranu spracúvaných osobných údajov. Spoločnosti bol vydaný príkaz na odstránenie porušenia (uznesenie Federálnej protimonopolnej služby Severozápadného dištriktu zo dňa 29.04.2013 vo veci č. A44-5910/2012).
• Riaditeľ odovzdal osobné údaje fyzických osôb (celé meno, adresa, výška dlhu) poskytovateľovi bez písomného súhlasu týchto osôb. Za porušenie požiadaviek zákona 152-FZ bola riaditeľovi uložená pokuta (uznesenie Krajského súdu v Nižnom Novgorode zo dňa 12. mája 2015 č. 4a-288/2015).

TOP 5 priestupkov, za ktoré sú spoločnosti a konatelia pokutovaní

Porušiť požiadavky na prácu s osobnými údajmi a získať pokutu od Roskomnadzoru môžete úplne náhodou. Najčastejšie porušenia:

1. Dokumenty ponechané na stole

Veľmi často sa v účtovníctve na plný úväzok a v malých účtovníckych firmách hromadia na ploche stohy papierov a nikto nesleduje, či tieto papiere obsahujú osobné údaje. Osobné doklady zamestnancov však nie je možné ponechať na verejnom mieste, nakoľko osobné údaje môžu skončiť v rukách cudzích osôb (kolegov, zástupcov dodávateľských spoločností).

Dobre : pre vedúceho spoločnosti - až 10 000 rubľov; pre spoločnosť - až 50 000 rubľov; pre individuálnych podnikateľov - až 20 000 rubľov. (Časť 6 článku 13.11 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie).

. Je potrebné vypracovať postup práce s osobnými informáciami. Jasne hovorí o zákaze nechávať papiere s osobnými údajmi na stole a nosiť ich mimo kancelárie. Dokumenty by mali byť uložené v trezore alebo skrini, kde k nim bude obmedzený prístup.

2. Zamestnancovi neboli odovzdané doklady s jeho osobnými údajmi

Hovoríme o nevystavovaní výplatných pások zamestnancom, informáciách o odslúžení a iných papieroch. To znamená aj utajenie osobných údajov pred zamestnancom.

Dobre : pre vedúceho spoločnosti - až 5 000 rubľov; pre spoločnosť - až 50 000 rubľov; pre individuálnych podnikateľov - až 5 000 rubľov. (článok 5.27 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie).

Príklad ochrany osobných údajov . Posielajte výplatné pásky zamestnancom e-mailom alebo prostredníctvom správy na firemnom webe vašej organizácie. Informáciu o dĺžke služby je potrebné vydať do 3 kalendárnych dní odo dňa, keď o ňu zamestnanec požiadal, ako aj v deň prepustenia.

3. Zabudli ste aktualizovať údaje o zamestnancovi

Údaje sa aktualizujú na žiadosť zamestnanca, napríklad v prípade zmeny priezviska po uzavretí manželstva alebo registračnej adresy. Ak to spoločnosť neurobí, poruší pravidlá pre prácu s osobnými údajmi.

Dobre : pre vedúceho spoločnosti - až 10 000 rubľov; pre spoločnosť - až 45 000 rubľov; pre individuálnych podnikateľov - až 20 000 rubľov. (Časť 5 článku 13.11 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie).

Príklad ochrany osobných údajov . Ak zamestnanec prinesie doklady potvrdzujúce zmeny, okamžite nové údaje zapíše do databázy.

4. Zverejňovanie osobných údajov na verejne prístupnom mieste

Stáva sa, že osobné údaje čírou náhodou skončia na stánku alebo na firemnom webe – napríklad ako vzor žiadosti o odpočet majetku hlavný účtovník vyvesil na stánok kópiu žiadosti, ktorú dostal od zamestnanca firmy. Ak dokument obsahuje osobné údaje, ide o porušenie, pretože zamestnanec nesúhlasil so zverejnením svojich údajov.

Dobre : pre vedúceho spoločnosti - až 20 000 rubľov; pre spoločnosť - až 75 000 rubľov. (Časť 2 článku 13.11 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie).

Príklad ochrany osobných údajov . Nikdy nepoužívajte skutočné dokumenty ako vzorky, ale pripravte vzorky pomocou fiktívnych informácií.

5. Zverejnenie mena, adresy a telefónneho čísla zamestnanca tretím stranám

Informácie o zamestnancoch môže požadovať banka alebo inkasná agentúra. Bez súhlasu zamestnanca je takýto prenos informácií porušením.

Dobre : pre vedúceho spoločnosti - až 10 000 rubľov; pre spoločnosť - až 50 000 rubľov. (Časť 1 článku 13.11 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie).

Príklad ochrany osobných údajov . Preneste informácie o zamestnancovi na žiadosť inej organizácie alebo jednotlivcov iba vtedy, ak im zamestnanec udelil plnú moc na prijímanie informácií.

Naša spoločnosť zodpovedne pristupuje k spracúvaniu a ochrane osobných údajov – svojich zamestnancov aj klientov.

Najmä spoločnosť 1C-WiseAdvice:

• zaradený do registra prevádzkovateľov osobných údajov (registračné číslo 77-16-004753);
• dodržiava Zásady ochrany osobných údajov a je pripravený poskytnúť ich na prvú žiadosť klienta;
• svedomito si plní povinnosti pri spracúvaní osobných údajov v rámci zmlúv o odborných účtovníckych službách;
• poskytuje odbornú poradenskú podporu v otázkach ochrany osobných údajov v procese poskytovania služieb.

Špecialisti 1C-WiseAdvice sú vždy pripravení skontrolovať súlad interných dokumentov vašej spoločnosti s právnymi požiadavkami na spracovanie osobných údajov, poskytnúť odporúčania a pomôcť pripraviť potrebné dokumenty, aby ste sa vyhli pokutám.

Kontaktujte nás – radi ochránime: osobné údaje vašich zamestnancov pred útokmi tretích strán a vašu firmu pred pokutami!

Obráťte sa na odborníka