Tabuľka riadenia času súrne dôležité nie súrne. Covey Quadrants: Case Structure Matrix

Eisenhowerova matica- Ide o princíp uprednostňovania, ktorý umožňuje efektívne riešiť najväčší počet úloh počas dňa. Tento spôsob time managementu je pomenovaný po svojom autorovi a tvorcovi – tridsiatom štvrtom prezidentovi Spojených štátov amerických. Dwight David Eisenhower. Vďaka svojmu postaveniu bol nútený denne plniť obrovské množstvo úloh a aby to dokázal úspešne, prišiel s princípmi časového plánovania, ktoré sa neskôr preslávili ako Eisenhowerova prioritná matica alebo Eisenhowerov štvorec.

Čo je podstatou Eisenhowerovho princípu?

Priestor tohto námestia zahŕňa prípady a úlohy, ktoré sa už nevedia dočkať a sú pre nás veľmi dôležité. Eisenhowerov princíp naznačuje, že toto námestie by malo byť prázdne, pretože človek, ktorý je kompetentný v time managemente, nepripustí núdzovú, kritickú situáciu v podnikaní. Často sa veci stanú naliehavými kvôli našej vine. Zvyk odkladať všetko na neskôr alebo primitívna ľudská lenivosť sú bežnými dôvodmi zaplnenia štvorca „A“.

Všetky záležitosti týkajúce sa zdravia;
úlohy, ktorých ignorovanie spôsobí problémy, ťažkosti;
aktivity, ktoré ich priblížia k cieľu.

Napríklad:

Návšteva lekárskej inštitúcie;
uskutočnenie dôležitého hovoru v pracovnej záležitosti;
splnenie pracovnej úlohy, ak sa blíži termín jej dokončenia;
pozvanie špecialistu na odstránenie závažného technického problému;
dovolenku, ktorá je v núdzi.

Nemali by ste dovoliť prechod aktuálnych udalostí na štvorec „A“, pretože je veľmi ťažké zorganizovať normálny pracovný tok a neustále sa ocitnúť na pokraji zhonu. Stanovenie priorít by malo prebiehať tak, aby sa problémy riešili skôr, ako sa objavia, to znamená, že je potrebné vopred vypočítať všetky ťahy a neodkladať dôležité veci na neskôr.

Eisenhowerova matica priorít dáva tomuto štvorcu významnú úlohu. Skúsenosti hovoria, že ak budete venovať pozornosť prípadom z kategórie „B“ a budete ich systematicky vykonávať, výsledky na seba nenechajú dlho čakať. Toto stanovenie priorít zefektívni pracovný postup a priblíži vás k úspechu.

Skutočnou výhodou úloh v tomto kvadrante je dostatok času na ich splnenie, keďže nie sú naliehavé. A je dôležité si uvedomiť, že ak sa takýmto prípadom nevenuje pozornosť a čas, potom existuje riziko, že sa presunú do štvorca "A", čo by podľa Eisenhowerovho princípu nemalo byť povolené.

Plánovanie pracovných projektov;
- akcie preventívneho charakteru;
- hľadanie nových partnerov;
- hodnotenie výsledkov ukončených projektov;
- hľadanie ďalších perspektív rozvoja.

Kvadrant „C“ Eisenhowerovho námestia by mal obsahovať úlohy, ktoré nie sú až také dôležité, ale sú naliehavé. Najčastejšie k uprednostňovaniu dochádza tak, že človek vrhá všetky sily do realizácie týchto úloh a zároveň si neuvedomuje, že ho to vzďaľuje od jeho cieľa. Takéto veci uberajú z toho, čo je skutočne dôležité.

Eisenhowerova matica je systém, ktorý vyžaduje presné a bezchybné používanie, preto je dôležité úlohy správne klasifikovať. Pri stanovovaní priorít si veľa ľudí mýli úlohy, ktoré patria do políčka „C“ s úlohami, ktoré patria do políčka „A“. Napríklad, ak šéf zadal úlohu, ktorá si vyžaduje okamžité vykonanie, ale nesúvisí s prácou, potom by táto úloha mala byť v poli „C“ ako dôležitá, ale nie naliehavá, a nie v poli „A“.

Eisenhowerova matica vás pripraví na to, aby ste sa neodchýlili od svojich cieľov a nestrácali energiu a čas na abstraktné a nepodstatné záležitosti.

Neočakávaní hostia, ktorí odoberajú čas a pozornosť;
odstránenie nepríjemných následkov vlastnej nedbanlivosti;
urgentné stretnutia, ktoré neboli vo vašom pláne.

Stanovenie priorít podľa Eisenhowerovho princípu by malo prebiehať tak, aby sa úlohám z tohto štvorca venovalo čo najmenej času a úsilia. Nemôžete ich robiť vôbec a urobí vám to dobre. Úlohy budú s najväčšou pravdepodobnosťou jednoduché a zaujímavé, ale to nie je dôvod, aby ste ich prevzali. Vzhľadom na to, že vás nepribližujú k zamýšľanému cieľu, striktne obmedzte čas na ich realizáciu alebo ich úplne vylúčte zo zoznamu úloh.

Prázdne konverzácie na mobile;
zábavné a rekreačné aktivity;
akékoľvek rušivé predmety, ktoré prekážajú pri hlavnej činnosti.

Eisenhowerova matica pomôže vyriešiť takú náročnú úlohu, akou je stanovenie priorít. Táto metóda vám umožní riadiť svoj čas a dosiahnuť svoje ciele.

Je čas pozrieť sa bližšie na jeden z jeho nástrojov: Eisenhowerovu maticu.

Prečo je už desaťročia taký populárny a nestráca svoj význam? Pozrime sa, čo je podstatou techniky a ako ju aplikovať v praxi.

Dwight Eisenhower zostal v pamäti potomstva ako múdry stratég a produktívny praktik. Podarilo sa mu ukončiť vojnu v Kórei, zastaviť prenasledovanie disidentov vo vnútri krajiny a dosiahnuť množstvo ďalších významných výsledkov v zahraničnej a domácej politike. A práve vďaka nemu máme dnes možnosť využiť techniku, ktorá sa nazýva Eisenhowerova matica ako nástroj na stanovenie priorít.

Politik takého vysokého postavenia musel tento svojrázny stôl vyvinúť sám, keďže iné teórie ho úplne neuspokojovali. A nie každému sa podarí neustále riešiť množstvo grandióznych úloh, dokonca ani taký „otrlený“ vrcholový manažér.

Dnes sú fotografie zobrazujúce túto schému veľmi populárne na rôznych online zdrojoch. Matica je stránka rozdelená na 4 kvadranty, do ktorých zapadajú úlohy rôzneho stupňa dôležitosti a naliehavosti.

1. Prvý alebo kvadrant A zahŕňa prípady, ktoré si vyžadujú naliehavé opatrenia.
2. V sektore B sa ukrývajú nemenej dôležité, no nie až tak naliehavé úlohy.
3. Pod písmenom C nie sú najdôležitejšie udalosti, ktoré si však vyžadujú rýchlu reakciu.
4. V poslednom kvadrante D môžete odložiť, ako v dlhej krabici, prípady, ktoré nie sú naliehavé a nesúvisia s obzvlášť významnými.

Najdôležitejšie, naliehavé

Ak sa v zóne A Eisenhowerovej matice priorít nič neobjaví, autorovi dokumentu možno zablahoželať. To znamená, že dokáže splniť svoje plány včas a nie sú potrebné núdzové opatrenia.

Ale niekedy sú takéto úlohy nevyhnutné.

Čo je vhodné umiestniť do kvadrantu A?

• Úlohy, ktoré vyžadujú rýchle vykonanie, inak sa nedá vyhnúť vážnym problémom;
• Nevyriešené úlohy, pri ktorých skutočne hrozia, že vás vyhodia späť od vášho cieľa;
• "Ohnivé" zdravotné problémy.

Príklad z posledného odseku: príznaky prudkého zhoršenia zdravotného stavu, ktoré si vyžadujú privolanie lekára do domu alebo naliehavú návštevu kancelárie na klinike. V práci to môže byť najdôležitejšie stretnutie s obchodným partnerom, ktoré vyrieši otázku investovania. Alebo absolvovanie štátnej skúšky študentom, zavolanie záchrannej služby, ak zacítite plyn atď.

Podstatné, ale nie ohromujúce

B je hlavná plánovacia zóna. „Žijú“ tu životne dôležité a priemyselne významné úlohy, ktoré si vyžadujú vyvážený prístup a pomerne dlhú dobu riešenia. S ich realizáciou sa neoplatí ponáhľať, je lepšie dbať na kvalitu realizácie cieľov. Komu sa to podarí, ten sa stane najúspešnejším vo svojom biznise.

Tu si môžete naprogramovať prípravu semestrálnej práce, nadviazanie vzťahov s novým obchodným partnerom, dodržiavanie odporúčaní lekára, výber návrhu rekonštrukcie bytu a pod.

Čoho sa treba vážne obávať, je „presídlenie“ tu plánovaných udalostí v kvadrante A, teda v kategórii „horiace“.

Naliehavé, ale nie prioritné

„Odhŕňanie odpadu“ je potrebné nielen v prioritných oblastiach činnosti. Hromadí sa kopa drobných únavných vecí, ktoré sa odkladali na poslednú chvíľu a zrazu sa nahromadili naraz a vy musíte tento „gordický uzol“ rozseknúť jedným ťahom.

Niekedy na nás hádžu takéto problémy iní, napríklad šéf vám pridelil urgentnú prácu kolegu. Len preto, že si myslí, že to dokážeš lepšie. A vy a vaše záležitosti ste cez strechu! Takže sa ponáhľate: buď aby ste boli hrdí na svoju nepostrádateľnosť, alebo aby ste svojmu šéfovi úprimne povedali, že nemáte chuť pracovať za dvoch, a dokonca ani za jeden plat. O to nepríjemnejšie je, že rovnaký plat dostane aj nešikovný kolega, ktorý „sedí na sporáku“. Neférové!

Súvisiaci článok:

Najmä ak si nemôžete vziať prácu domov: je tu aj vyššia moc, náhle sa objavia príbuzní alebo iní hostia. Alebo tí istí švagrovia v slzách žiadajú o pomoc pri sťahovaní do nového bytu. A druhá polovica vás určite zaradí do „skupiny rýchlej reakcie“.

A zajtra alebo pozajtra, po všetkých týchto prípadoch, určite budete musieť eliminovať následky prehliadnutia už vo svojich úlohách a plánoch, a to tak, že ich zadáte do sektora C šablóny Eisenhower.

Nenaliehavé a nepodstatné

Nemôžete vždy robiť len to, čo potrebujete, čo by ste mali a čo vedie k úspechu. Áno, je to fyzicky nemožné. Potrebujete relaxovať, zabávať sa, prijímať vítaných hostí, chodiť na výlety, chodiť na predstavenia, jazdiť riečnou električkou atď.

V našom životnom programe tieto momenty nemožno nazvať ani hlavnými, ani veľmi významnými.

Ale bez nich sa aspoň nudíme. A to ovplyvňuje aj pohodu a sebarealizáciu. A potom ten, kto nevie, ako relaxovať, a v práci pravdepodobne veľa nedosiahne: jednoducho „vyhorí“ alebo sa „zrúti“.

Niektoré z týchto úloh možno pripísať iným sektorom, najmä ak výrazne ovplyvňujú zdravie a výkonnosť.

Ale skupina D bude určite zahŕňať „požieračov času“, ako sú dlhé a nezmyselné telefonické rozhovory, iné možnosti prázdnej zábavy. Ten istý televízor kradne veľa času, nehovoriac o „flákaní“ na sociálnych sieťach či počítačových hrách.

Čo pomôže efektívne využívať maticu

Zostavenie matice je polovica úspechu. Koniec koncov, musíte dodržiavať všetky jej "pokyny". A preto si pamätajte na prioritné záležitosti a začnite s nimi svoj deň. Napíšte si algoritmus na dosiahnutie týchto najdôležitejších cieľov, analyzujte, čo sa urobilo, všimnite si chyby a načrtnite spôsoby, ako ich opraviť.

Buďte vytrvalí a dôslední, menej sa hojdajte a rozptyľujte maličkosťami, nenechajte ostatných „sedieť vám na krku“ a určite si vyberte tie najpohodlnejšie a najbližšie možnosti relaxácie, oddychu, regenerácie.

Súvisiaci článok:

Ako to funguje v praxi?

"Majster času"- to je názov tréningu Evgeny Popova, ktorý rozvíja a konkretizuje ustanovenia množstva známych klasických techník time managementu.

Niekedy študujeme veľa hodnotnej literatúry, súhlasíme s autormi múdrych myšlienok. Ale ako to všetko aplikovať v praxi zostáva nejasné. Preto bol vyvinutý kurz video lekcií Evgeny Popova.

Sám prešiel od teórie, štúdia dedičstva minulosti, k vlastnému praktickému vývoju. Tento kurz je kalibrovaný jeho pohybom po rebríčku úspechu. Sám sa veľa naučil a teraz sa s nami o tieto vedomosti a zručnosti štedro delí. Nahliadnite do jeho „školy“ a mnohé, čo sa zdalo ťažké, nadobudne jasné obrysy.

Na dnes mám všetko o vede o správnom plánovaní času a „skrotení“ jeho rýchleho behu. Pýtajte sa, rada odpoviem každému, kto sa úprimne snaží o sebazdokonaľovanie.

Pozvite sem kolegov, priateľov, známych, nech nadobudnú schopnosť racionálne využiť každú prežitú hodinu.

Keďže tridsiaty štvrtý prezident Spojených štátov, ako každá hlava štátu, bol veľmi zaneprázdnený človek, vyvinul si vlastnú metodiku stanovovania priorít v procese podnikania. Vytvoril takzvanú Eisenhowerovu maticu, ktorá umožňuje človeku sústrediť sa na najdôležitejšie veci, pričom ignoruje drobné úlohy, ktoré nie sú užitočné.

Eisenhowerova matica priorít je tabuľka štyroch kvadrantov. Zároveň do nej môže byť zaradený akýkoľvek podnik v závislosti od dvoch parametrov: naliehavosti a dôležitosti.

Kvadrant „A“ je miesto, kde sú veci najdôležitejšie a treba ich urýchlene urobiť. Kvadrant „B“ zahŕňa nie naliehavé úlohy, ktorých splnenie je dostatočne dôležité. Veci, ktoré nie sú pre interpreta obzvlášť dôležité, sú umiestnené v kvadrante C, ale je potrebné ich urobiť okamžite. Veci, ktoré sú v poslednom kvadrante D, nevyžadujú rýchlu akciu a nepovažujú sa za dôležité.

Aby sme pochopili celú podstatu takého nástroja, akým je Eisenhowerova matica, stojí za to podrobnejšie zvážiť každý z kvadrantov. V opačnom prípade sa účinnosť jeho použitia zníži na nulu.

Kvadrant A: dôležité a naliehavé záležitosti

Maticu, v ktorej je tento kvadrant prázdny, možno považovať za ideálnu, keďže dôležitosť a naliehavosť záležitosti implikuje situáciu blízku stavu núdze. Zaujímavé je, že dôležité úlohy sa stávajú naliehavými príčina našej lenivosti a prokrastinácia. Netreba dodávať, že každý z nás pravidelne čelí podobným situáciám. V takýchto podmienkach sa však vždy nedá pracovať a rozvíjať sa.

Z tohto dôvodu má zmysel ponechať prípady z iných kvadrantov mimo kvadrantu A. Prax ukazuje, že je oveľa jednoduchšie odstrániť možné problémy, ako riešiť následky tých, ktoré sa už vyskytli.

Medzi prípady, ktoré by sa mali umiestniť do kvadrantu A, patria:

• Úlohy, ktorých zlyhanie v tejto chvíli spôsobí problémy;
• Záležitosti súvisiace s naším blahobytom a zdravím;
• Úlohy, ak ich nesplníte, vzdialite sa od vopred naplánovaného cieľa.

Príklady takýchto prípadov zahŕňajú:

• dokončenie projektu, ktorý sa má čoskoro uskutočniť;
• Neplánovaná návšteva lekára;
• Dôležitý hovor obchodnému partnerovi alebo klientovi;
• Nevyhnutný odpočinok v dôsledku chronickej únavy resp syndróm profesionálneho vyhorenia;
• Zavolajte inštalatéra na opravu netesného potrubia.

Stojí za zmienku, že niektoré prípady z kvadrantu A by mali byť delegované, ak nepotrebujú vašu priamu účasť.

Kvadrant B: dôležité a nie naliehavé záležitosti

Osobitnú pozornosť je potrebné venovať plánovaným prípadom z tohto sektora. Prax ukazuje, že cieľavedomé a metodické vykonávanie vecí z kvadrantu B vykazuje dobré výnosy v budúcnosti. Tí, ktorí týmto konkrétnym prípadom venujú dostatočnú pozornosť, majú oveľa väčšiu šancu uspieť.

Keďže úlohy v kvadrante B nie sú urgentné, má človek možnosť ich vykonávať čo najefektívnejšie. Zároveň musíte počítať s tým, že ak ste niektoré úlohy z tohto sektora nesplnili včas, existuje možnosť, že sa presunú do kvadrantu „A“. Vašou hlavnou úlohou je zabrániť takémuto výsledku.

Príklady prípadov z kvadrantu „B“ zahŕňajú nasledovné:

• Vypracovanie plánu pre nový projekt;
• Analýza dostupných výsledkov;
• preventívne opatrenia;
• Nadväzovanie kontaktov a vzťahov;
• Identifikácia ďalších perspektív a rozvoj alternatívnych projektov.

Kvadrant C: nedôležité a naliehavé záležitosti

Často krát realizácia úloh z tohto sektora človeka len vzďaľuje od zamýšľaného cieľa. Vo väčšine prípadov nám tieto prípady bránia plne sa sústrediť na to, čo je pre nás skutočne dôležité.

Hlavnou chybou mnohých, ktorí začínajú používať Eisenhowerovu maticu, je nesprávna klasifikácia prípadov. Nezamieňajte si úlohy v kvadrante A s nedôležitými, ale naliehavými úlohami. Napríklad manažér vám dá pokyn, ktorý nesúvisí s vašimi pracovnými povinnosťami. Zároveň vyžaduje čo najrýchlejšie dokončenie úlohy (Prečítajte si - " Ako povedať nie svojmu šéfovi"). V tomto prípade je dôležité neklasifikovať tento prípad ako kvadrant „A“. Táto úloha vás v žiadnom prípade nepribližuje k vašim cieľom.

Stojí za to neustále si pamätať svoje počiatočné úlohy. Snažte sa nerozptyľovať svoju pozornosť na vedľajšie záležitosti.

Nasledujúce prípady pravdepodobne spadajú do kvadrantu „S“:

• Neplánované naliehavé stretnutia;
• Náhle problémy v podobe hostí, ktorí si vyžadujú vašu pozornosť;
• Neplánované čistenie alebo odstránenie negatívnych dôsledkov vašej nepozornosti;
• Akékoľvek ďalšie úlohy, ktoré vás vzďaľujú od pôvodného cieľa.

Kvadrant D: nedôležité a nie súrne záležitosti

Neplnenie úloh z tohto sektora vám vo väčšine prípadov bude hrať do karát. Môžu však byť celkom jednoduché a zaujímavé. Z tohto dôvodu by ste sa ich nemali úplne zbaviť.

Ak ešte stále nemáte možnosť vyškrtnúť všetky prípady z tohto sektora, pristúpte minimálne k ich realizácii, pričom výrazne obmedzte čas, ktorý im vyčleníte.

Sektoru „D“ možno bezpečne priradiť nasledujúce úlohy:

• Chronofágy a čas klesá;
• zbytočné telefonické rozhovory;
• Rekreačná činnosť.

Eisenhowerova matica je skvelou šancou získať významný dodatočný zdroj vo forme voľného času. Tento nástroj vám to umožní dosiahnuť svoje ciele.

Ak nájdete chybu, zvýraznite časť textu a kliknite Ctrl+Enter.

Predpokladajme, že ste premyslene pristúpili k formulácii cieľa, prekonali ste vnútorný odpor v podobe strachu a prokrastinácie a našli ste výbornú motiváciu dosahovať výsledky. Si aktívny a plný energie! Po určitom čase si však s prekvapením všimnete, že po poctivom a tvrdohlavom odpracovaní plánovaných 8-12 hodín nemôžete presne určiť

• čo z plánovaného sa už urobilo;
• aký je získaný medzivýsledok;
• Ako blízko ste k dosiahnutiu cieľa, ktorý ste si stanovili?

Obraz je dosť deprimujúci: váš deň je plný starostí, stále ste niečím zaneprázdnení a výsledok sa nepribližuje. Namiesto toho, aby ste boli spokojní, že ste na ceste k cieľu stihli prejsť ešte pár krokov, cítite sa len unavení a sklamaní.

"Problém s cieľom"

V time managemente sa tento jav nazýva „problémy pri stanovovaní cieľov“. Tvárou v tvár tomu sa začnete cítiť ako slávny hrdina starovekého gréckeho mýtu - Sizyfos, ktorý je odsúdený na to, aby každý deň odvalil na vrchol hory obrovský balvan, ktorý sa zrúti v momente, keď sa dosiahne cieľ. Takýmto neznesiteľným balvanom je vo vašom prípade kopa každodenných záležitostí, ktorých objem sa nezmenšuje, nech sa akokoľvek snažíte.

Uprednostnite

Hoci problém, ktorému čelíte, je skutočne vážny a rozsiahly, je celkom možné ho vyriešiť. Ale kde začať? Po prvé, skôr ako začnete konať, musíte presne zistiť, čo chcete v tejto fáze dosiahnuť, a zoradiť úlohy v závislosti od ich priority.

Nezačínajte pracovať na úlohe, kým presne nebudete vedieť, kam chcete ísť a ako ďaleko ste od toho.

Samozrejme, existuje celá kategória vecí, ktoré sa dajú robiť náhodne, podľa princípu „objavené a urobené“. Svojím spôsobom je to dokonca užitočné: takáto činnosť vytvára určitú náladu a pomáha bez problémov zapojiť sa do hlavnej práce. Medzi takéto prípady patrí napríklad „obrátka“ domácnosti: umývanie riadu, utieranie prachu, zametanie podlahy atď. Zoznam takýchto každodenných rutinných úkonov je malý, navyše výhodou ich realizácie je, že takmer okamžite výsledkom vášho snaženia a po dokončení zažijete nielen pocit zadosťučinenia z vykonanej práce, ale aj celkom hmatateľný fyzický komfort.

Pokiaľ však ide o úlohy, ktoré je potrebné vyriešiť v priebehu práce na veľkom projekte, zoznam úloh sa môže stať takmer „bezrozmerným“. Chaotická stratégia tu nebude fungovať – na dokončenie celého projektu ste predsa časovo limitovaní. To znamená, že je tu veľké riziko, vyriešenie množstva sekundárnych problémov, jednoducho nedostatok času urobiť niečo skutočne dôležité, aby ste dosiahli konečný cieľ. Preto predtým, ako chytíte všetko naraz, venujte pár minút premýšľaniu.

Zoraďte aktuálne úlohy

Premýšľať o svojich činoch je dobrý nápad, ale chcete to urobiť nielen efektívne, ale aj rýchlo. Na tento účel je vhodná známa metóda, ktorá sa aktívne využíva v time managemente. Je známa ako Eisenhowerova matica. Rôzne zdroje naznačujú mierne odlišné spôsoby použitia tejto metódy. Zdá sa nám to najjednoduchšie a najracionálnejšie, o čom sa bude diskutovať nižšie. Osvedčila sa ako výborná pomôcka na praktické využitie, preto sa o ňu s vami radi podelíme.

Matrix nesie meno 34. prezidenta Spojených štátov amerických, Dwighta Eisenhowera, bývalého armádneho generála. Je to on, kto sa pripisuje vynálezu tejto metódy, ale s najväčšou pravdepodobnosťou Eisenhowerova zásluha spočíva v tom, že svojho času vyslovil myšlienku: „Nie všetky naliehavé záležitosti sú dôležité a nie všetky dôležité záležitosti sú naliehavé.“ Citát získal popularitu a, samozrejme, vytvoril základ myšlienky matice.

Pomocou Eisenhowerovej matice rýchlo zoradíte aj dosť dlhý zoznam úloh. Za týmto účelom si zapíšte aktuálne úlohy (najlepšie pomocou metodiky GTD) a potom každú z nich vyhodnoťte len podľa dvoch kritérií:

• Záleží na tom? (Nie naozaj)
• Je to naliehavé? (Nie naozaj)

Výsledkom je, že všetky položky vášho zoznamu, v závislosti od ich stupňa dôležitosti/naliehavosti, možno umiestniť do jedného zo 4 kvadrantov Eisenhowerovej matice, ktorá vyzerá takto:

Stojí za zmienku, že matica v rôznych systémoch riadenia času má rôzne názvy, rovnako aj interpretácia kvadrantov sa môže od rôznych autorov mierne líšiť. Takže Stephen Covey, autor knihy „7 návykov vysoko efektívnych ľudí“, to nazýva matica naliehavosti a dôležitosti. Dáva podrobné odporúčania na jeho použitie vo svojej práci. V iných zdrojoch sa táto metóda nazýva vizuálna verzia „ 4D pravidiel“, o ktorých budeme hovoriť o niečo neskôr.

Ako pracovať s kvadrantmi

Eisenhowerova matica má nielen veľa možností pomenovania, ale aj mnoho výkladov, ako sa vysporiadať s úlohami umiestnenými v každom z kvadrantov. Navrhujeme zastaviť sa pri dvoch interpretáciách, z ktorých prvý sa zdá byť vhodnejší na každodenné použitie.

Metóda Do-Plan-Delegate-Eliminate

V skutočnosti už názov tejto metódy obsahuje informácie o tom, ako sa vysporiadať s úlohami, ktoré ste umiestnili do každého zo 4 kvadrantov. Poďme sa tomu venovať trochu podrobnejšie.

Kvadrant 1: Naliehavé a dôležité

Toto sú prípady, ktoré vyžadujú okamžitú akciu, inak sa stane nenapraviteľné: požiar, chyba, ktorá môže blokovať uvoľnenie alebo niečo podobné. Ideálnou možnosťou je, keď tento kvadrant zostane prázdny. V krajnom prípade do nej môžete vložiť úlohy z kvadrantu č.2, ak by si nepredvídané okolnosti zrazu vyžiadali ich urgentné riešenie.

Kvadrant 2: Dôležité, ale nie naliehavé

Toto je kvadrant pre najproduktívnejšie úlohy. Netreba ich riešiť hneď na sekundu, takže každý sa dá rozumne naplánovať a efektívne zrealizovať. Pri práci na realizácii úloh z druhého kvadrantu skončíte s rovnakou produktivitou, ktorej nedostatok vás privádzal do zúfalstva.

Na ďalšiu optimalizáciu práce v tomto kvadrante môžete zoradiť úlohy v ňom umiestnené podľa rovnakého princípu dôležitosti / naliehavosti. Najprv sa teda môžete venovať naliehavejším a dôležitejším (nie „horiacim“!) úlohám a potom pokojne prejsť k riešeniu menej naliehavých a dôležitých (ale stále významných pre dosiahnutie cieľa) záležitostí.

Kvadrant 3: Nie je dôležitý, ale naliehavý

Veci v tomto kvadrante sú práve tie rozptýlenia, ktoré narúšajú plynulý tok pracovného toku a narúšajú dosiahnutie konečného cieľa. Ide o dlhé telefonické rozhovory, neplodné diskusie, ktoré nemajú konečný cieľ, potrebu rozptýliť sa s cieľom pomôcť jednému z vašich kolegov atď. Odporúča sa delegovať takéto prípady, ak je to možné, na niekoho, kto si vie celkom poradiť. s nimi namiesto teba. Hlavnou myšlienkou je nerobiť ich sami. Môžete ich delegovať alebo ich implementáciu odmietnuť vôbec.

Kvadrant 4: Nie je dôležitý a nie naliehavý

Na prípady, ktoré skončili v tomto kvadrante, môžete jednoducho zabudnúť. Spravidla sú to niektoré z vašich chvíľkových túžob, ktoré nemajú nič spoločné s vašimi cieľmi. Ak sa ukáže, že takýto kvadrant je prázdny, je to ideálne. Ale aj keď sú v ňom nejaké úlohy, ktoré by ste ešte chceli dokončiť, odložte riešenie tohto problému na neurčito a vráťte sa k nim po dosiahnutí hlavného cieľa, ale zatiaľ sa na ne neoplatí plytvať energiou. a čas.

Pravidlo 4D

Pre spravodlivosť treba povedať, že 4D pravidlo v rôznych interpretáciách nemusí nutne popisovať kvadranty matice, o ktorej hovoríme. Ale jeden z nich je celkom v súlade s ich popisom vyššie a možno ho použiť pri práci s kvadrantmi:

Urobiť, Delegovať, Odložiť alebo Uložiť (Urobiť (naliehavo), Nabiť (ostatným), Odložiť (na chvíľu), Vyhodiť).
Urobiť, rozhodnúť, delegovať, vymazať (urobiť (teraz), rozhodnúť (v akom poradí urobiť), nabiť, vymazať).

Hlavnou výhodou opísanej metódy je, že vám umožňuje rýchlo zoradiť ľubovoľný počet úloh. Okrem toho matica

• Pomáha vizuálne znázorniť objem plánovaných prípadov a ich stupeň dôležitosti/naliehavosti. Získate tak možnosť využiť svoj čas efektívne.
• S jeho pomocou môžete jednoducho rozdeliť úlohy do skupín na základe 2 jednoduchých kritérií. Nebyť tejto podmienky, potom by bolo oveľa ťažšie rozdeliť úlohy podľa kvadrantov.

Skontrolujte účinnosť matice v praxi

Eisenhowerovu maticu môžete použiť nielen na určenie, ktoré úlohy vás približujú k zamýšľanému výsledku a ktoré vytvárajú prekážky na ceste k cieľu. Túto metódu môžete použiť aj na vyhodnotenie vašej celkovej efektívnosti. Ak sú teda všetky vaše úlohy umiestnené v druhom kvadrante, môžeme povedať, že ste dosiahli maximálnu efektivitu.

Rozdelenie úloh do kvadrantov vám navyše umožňuje vizuálne presne určiť, kam smeruje väčšina vášho času a energie, a tiež vám povedať, ako zlepšiť osobný výkon. Napríklad vážne premýšľajte o delegovaní väčšiny úloh na iných členov tímu alebo konečne prestaňte strácať čas a úsilie na veci, ktoré si našli miesto v kvadrante číslo 4.

Aplikáciu Eisenhowerovej maticovej metódy môžete optimalizovať pomocou aplikácií, ktoré už existujú v rôznych verziách: mobilná, webová a desktopová verzia. A aby ste neurobili chyby pri stanovovaní cieľov a určovali racionálne spôsoby ich dosiahnutia, použite službu Inteligentný pokrok. S jeho pomocou sa už podarilo zrealizovať viac ako 35 000 cieľov rôznym ľuďom. Definovali ste si svoj cieľ?

V kolobehu životných udalostí sa dá veľmi ľahko zmiasť. Správne rozvrhnutie času učia deti dospelí, ktorí často všetko odkladajú na neskôr. Toto „neskôr“ spravidla nikdy nepríde. Všetky plánované prípady plynule odsúvajú ostatné a nakoniec sa zmenia na jeden súvislý zhluk nevyriešených úloh.

Problém najčastejšie nespočíva v počte prípadov, ale v iracionálne zostavenom harmonograme. Ľudia nevenujú plánovaniu svojich aktivít náležitú pozornosť. Ale tým, že strávite dosť osobného času učením sa základov time managementu, môžete v budúcnosti veľa ušetriť. Potom v živote bude miesto nielen pre večné problémy, ale aj pre seba a svoju rodinu. Jednou z najjednoduchších a najefektívnejších plánovacích techník je Eisenhowerov princíp.

Čo je podstatou technológie?

Princípom Eisenhowerovej matice je kompetentné rozdelenie úloh v závislosti od stupňa ich významnosti. Pomáha rozložiť celý zoznam úloh na dôležité a nie dôležité, naliehavé a nie veľmi dôležité. Pomocou matice môžete určiť časové obdobie, ktoré bude potrebné na vyriešenie problému, pretože niečo si vyžaduje viac pozornosti a niektoré veci nestoja ani za päť minút strávených nad nimi.

Ak chcete dosiahnuť úspech, musíte dodržiavať určitý algoritmus. Poradie potrebných akcií závisí od priority úloh. Spravidla vám rôzne faktory bránia sústrediť sa na jeden cieľ: osobné problémy, ľudia okolo vás, zvyky atď. Eisenhowerova metóda môže pomôcť zbaviť sa slabých stránok a zamerať sa len na užitočné akcie.

Ako tento princíp vznikol, kto ho vytvoril?

Tridsiaty štvrtý prezident Spojených štátov amerických Dwight David Eisenhower zdôvodnil opísaný princíp time managementu. Politik nemohol nechať nevyriešenú ani jednu úlohu, a tak sa snažil, aby bol harmonogram čo najracionálnejší a najoptimalizovanejší. Výsledkom bolo, že Eisenhower premenil všetky úlohy na maticu.

Prezidentovu metódu dnes používajú úradníci, manažéri a senior lídri. To naznačuje, že tento spôsob stanovenia priorít je skutočne účinný a relevantný.

Čo je matica Dwighta Eisenhowera?

Eisenhowerov štvorec (alebo princípy sú založené na konštrukcii matice. Základom matice je os dôležitosti (abscisa) a os naliehavosti (ordináta). Ich vzájomný prienik dáva štyri štvorce, z ktorých každý je naplnené úlohami, podľa ich rozloženia.

Na začiatok sa teda oplatí rozhodnúť, čo je dôležité a čo naliehavé. Dôležité veci majú najväčší vplyv na dosahovanie výsledkov a naliehavé úlohy si vyžadujú okamžité dokončenie. Vo všeobecnosti sa vytvára obraz, ktorý poskytuje úplný obraz o stave vecí.

Matica vám umožní nastaviť správne priority – čo môže počkať a čo sa nezdrží.

Čo je v kolónke A?

Prvý štvorec, ktorý sa nachádza v ľavom hornom rohu, sa nazýva štvorec A. V tejto bunke sú napísané najdôležitejšie a naliehavé úlohy. V ideálnom prípade by mal byť tento štvorec prázdny, pretože racionálne rozdelený čas vám v zásade umožňuje vyhnúť sa prítomnosti prípadov tohto druhu.

Medzi záležitosti s vyššou prioritou patria:

• zdravotné problémy, ktoré sa zvyčajne vyskytujú v najnevhodnejších časoch;
• niečo, čo môže negatívne ovplyvniť výsledky operácií;
• prípady, ktorých nesplnenie môže viesť k novým problémom.

Za plnosť tohto námestia je zodpovedná sebakontrola človeka. Ak sa totiž v bunke A každý deň objavia nové prípady, Eisenhowerov princíp nepomôže. Tu by ste sa mali v zásade obrátiť na time management, no najskôr sa musíte vysporiadať so všetkými prípadmi, ktoré zaplnia štvorec A v krátkodobom horizonte.

Napriek najvyššej priorite tohto štvorca je možné preniesť riešenie problémov, ktoré plnia bunku, na niekoho iného. Ale je to len vtedy, ak je to možné a veci si nevyhnutne nevyžadujú osobnú účasť.

Aké úlohy zahŕňa štvorec B?

Táto časť matice je vyplnená každodennými aktivitami. Spravidla je tu zahrnuté všetko, čo si zaslúži najväčšiu pozornosť. Ide o dôležité, ale nie naliehavé záležitosti, z ktorých väčšina súvisí s hlavnou činnosťou človeka. Nízka naliehavosť úloh vám umožní nerobiť náhle rozhodnutia a konštruktívny a rozumný prístup umožní efektívnejšie dokončiť všetky záležitosti.

Produktívnejšie sú aktivity ľudí, ktorí riešia najmä problémy z kvadrantu B. Pri dobrých pracovných výsledkoch majú takýto ľudia dostatok času na svoj osobný život, neprežívajú neustály stres. Toto námestie pozostáva z úloh, ktoré sú málo dôležité a možno do istej miery každodenné, ale z nich sa skladá predovšetkým ľudská činnosť.

Úlohy z kvadrantu B majú silný vplyv na morálku aj materiálne podmienky. Sú to športy, strava, spánok, vzdelávacie a pracovné aktivity – veci, bez ktorých sa nezaobídete, no zvyčajne im venujú najmenšiu pozornosť a veľa nechajú ísť samé.

Aké prípady sú zahrnuté v štvorci C?

Štvorec C zahŕňa tie veci, ktoré nepribližujú drahocenný cieľ, ale naopak spomaľujú udalosti, odkladajú realizáciu skutočne dôležitých úloh. Najčastejšie vyžadujú naliehavú investíciu času, ale rozptyľujú a zvádzajú. Tu je dôležité si vždy zapamätať výsledky svojich aktivít a cieľov a neprepínať na sekundárne.

V tomto sektore môžete pokojne zahrnúť domáce práce a sľuby, ktoré ste niekomu dali. Vo všeobecnosti tieto záležitosti nie sú ani tak dôležité, ako naliehavé.

Čo je zahrnuté v štvorci D?

Ľuďom, ktorí si nevedia správne naplánovať čas, zaberajú veci z tohto námestia najviac. Tieto úlohy možno skôr nazvať nie problémami, ale príjemnými starosťami, ktoré navyše neprinášajú absolútne žiadny racionálny úžitok. Vplyv štvorca D treba ak nie vylúčiť, tak sa aspoň pokúsiť znížiť.

Odpočinok by ste nemali nahrádzať bezcieľnym sledovaním sociálnych sietí, sledovaním televíznych relácií či seriálov, prázdnym klebetením po telefóne. Voľný čas môžete tráviť aj v prospech seba a svojho okolia: rodiny, príbuzných a priateľov.

Kde sa používa princíp Dwighta Eisenhowera?

Opísaný spôsob rozdelenia úloh slúži nielen na racionalizáciu času. Zrýchlená analýza podľa Eisenhowerovho princípu sa používa napríklad na určenie potrebných funkcií maloobchodných zariadení. Zlepšenie produktu vo všetkých fázach životného cyklu sa nazýva Tento princíp spája ekonomické a technické metódy na určenie pomeru vlastností produktu k nákladom naň. To druhé musí byť logické a splatné.

Aký je princíp Eisenhowera v FSA, študovali mnohí odborníci z krajín s trhovou ekonomikou: Francúzsko, Nemecko, Veľká Británia, USA. Výsledkom bolo zistenie, že na určenie rozsahu relevantných funkcií objektu je dôležité dodržať pomery medzi ich nevyhnutnosťou a nákladmi. Eisenhowerovým princípom v FSA je analyzovať produkt a rozdeliť jeho vlastnosti do troch kategórií:

1. Kategória A. Hlavné alebo základné funkcie: priamy účel produktu, na poskytnutie ktorého je potrebné vynaložiť viac peňazí.
2. Kategória B. Vedľajšie vlastnosti produktu, ktoré súvisia s hlavným. Prítomnosť takýchto doplnkov je vítaná, absencia však predaj príliš neovplyvňuje.
3. Kategória C. Extra funkcie, ktorých absencia v žiadnom prípade neovplyvní kvalitu produktu. Ak sa vyhnete výdavkom na doplnky, ktoré sú úplne zbytočné, môžete ušetriť veľa.

Prax uplatňovania Eisenhowerovho princípu

Nie je absolútne nevyhnutné rozdeľovať úlohy presne vo forme matice - na druhú, ale najskôr to môžete urobiť, aby bola zaistená prehľadnosť. Štandard je vhodné previesť do niekoľkých zoznamov alebo všeobecného plánu, kde sú farebne zvýraznené prípady z rôznych štvorcov. Takže napríklad naliehavé aj dôležité úlohy (štvorec A) môžu byť napísané červeným atramentom, dôležité, ale nie naliehavé zelenou farbou (sektor B), nedôležité, ale naliehavé úlohy (štvorec C) modrou a čiernou farbou - nedôležité a nepodstatné. súrne. Zároveň by sa miera dôležitosti konkrétneho prípadu mala posudzovať nie v mysli, ale na papieri. Týmto spôsobom sa úlohy formujú a ich realizácia sa stáva reálnejšou.

Prečo by sa mala použiť táto metóda?

Tento princíp môže pomôcť zmeniť váš život v zmysle racionalizácie vášho osobného času. Používanie tejto metódy vám umožňuje tráviť menej času zbytočnými úlohami a robiť tie najsľubnejšie veci, ako aj venovať dostatok času správnemu odpočinku, vyhýbať sa takzvaným žrútom času: televízii, bezcieľnemu blúdeniu po webe a Páči sa mi to.

Človek, ktorý vo svojich každodenných činnostiach uplatňuje princípy time managementu, je podľa štatistík nielen úspešnejší ako ostatní, ale aj zdravší, keďže neprežíva neustály stres spojený s preťažením a neustálymi termínmi. (Eisenhowerov princíp alebo akýkoľvek iný) pomôže optimalizovať vaše životné aktivity vo všetkých oblastiach.