Ano ang pangalan ng tender position? Mga gawain na nilulutas ng tender department (departamento).

Isang espesyalisasyon na naging in demand kamakailan lamang. Ang kaugnayan ng propesyon na ito ay naging lalo na talamak pagkatapos ng paglabas ng isang espesyal na batas sa Russia, na nagbibigay para sa ipinag-uutos na paghawak ng mga elektronikong auction kung sakaling ang presyo ng pagkuha ng gobyerno ay higit sa 100 libong rubles. Samakatuwid, ang mga kumpanya na nagtatayo ng malinaw na mga estratehikong plano na idinisenyo upang mabilis na palakasin ang mga matagumpay na posisyon sa merkado ay labis na interesado sa mga kwalipikadong tagapamahala ng malambot. Walang espesyal na makitid na edukasyon ng profile na ito sa domestic educational system ngayon. Samakatuwid, ang posisyon ng tender manager ay inookupahan ng mga espesyalista na may mas mataas na pang-ekonomiyang edukasyon.

Ano ang ginagawa ng isang tender specialist?

Alinsunod sa isang espesyal na teknikal na pagtatalaga, regular na sinusubaybayan ng isang tender specialist (manager) ang mga electronic trading platform upang matukoy ang mga bukas na tender. Maaaring magtagal ang trabaho sa isang napanalunang tender. Bilang karagdagan sa pagpuno sa tender application, sinusuri at inihahanda ng manager ang dokumentasyon ng tender: pinag-aaralan ito at gumagawa ng mga pagbabago kung kinakailangan.

Kasama sa mga responsibilidad ng isang tender specialist ang pagtatapos ng mga kontrata. Bago pumirma ng isang kontrata, ang manager ay nagsasagawa ng mga talakayan at negosasyon sa mga kliyente. Ang komunikasyon ay nagaganap nang direkta sa opisina at sa pamamagitan ng telepono. Malaki ang kahalagahan ng mga kasanayan sa pagsusulatan sa negosyo.

Mga Kwalipikasyon at Kwalipikasyon na Kinakailangan para sa isang Tender Manager

Una sa lahat, kinakailangan ang propesyonal na kakayahan. Bilang karagdagan, ang Tender Specialist ay dapat magkaroon ng analytical mindset. Pagkatapos ng lahat, nagbibigay ito ng isang pagtatasa ng mga paparating na auction at ang antas ng pagiging angkop ng pakikilahok sa kanila. Ang iyong mga konklusyon ay dapat na patunayan at pinagtatalunan.
Ang espesyalista na ito ay hindi lamang dapat malaman ang mga batas at regulasyon na may kaugnayan sa mga komersyal na aktibidad sa teritoryo ng Russian Federation, kundi pati na rin ang mga pangunahing kaalaman sa jurisprudence sa pangkalahatan.

Ang kaalaman sa mga kinakailangang programa sa computer ay kinakailangan.

Ang mga kasanayan sa komunikasyon, kasipagan, pagiging maagap ay mga katangiang kinakailangan kapag nagsasagawa ng mga sulat sa mga organizer ng kumpetisyon, nagtatapos ng mga kontrata at kasunduan.

Ang pagiging maagap ng pagkilos, paglaban sa stress, at flexibility sa paggawa ng desisyon ay kailangan kung kailangan mong personal na naroroon bilang kinatawan ng kumpanya sa mga auction o humarap sa mga salungatan at problemadong sitwasyon.

Ang isang mataas na kwalipikadong tao ay mabilis na makakamit ang mga layunin na itinakda para sa kumpanya at mag-ambag sa tagumpay nito. Samakatuwid, ang mga espesyalista sa malambot ay tumatanggap ng magandang suweldo.

Noong 2005, pinagtibay ang Pederal na Batas Blg. 94, na kinokontrol ang pamamaraan para sa paglalagay ng mga paunang order ng mga awtoridad ng estado at munisipyo para sa mga supply ng kalakal o pagkakaloob ng mga serbisyo. Ito ay humantong sa paglitaw at pangangailangan para sa naturang propesyon bilang isang tender specialist (kung hindi man ay kilala bilang isang tender specialist, isang tender specialist, isang tender manager, isang auction o competition manager), na ang pangunahing responsibilidad ay iproseso ang mga aplikasyon para sa lahat ng uri ng mga tender. . Anong mga iniaatas na inihain ng mga employer para sa mga kandidato para sa ganoong posisyon, pati na rin kung ano ang iba pang mga responsibilidad na sinisingil sa kanila, ang tinalakay sa ibaba.

Pangkalahatang impormasyon tungkol sa tender manager

Ang isang malambot na tagapamahala ay isang espesyalista na tinanggap at pinaputok ng may-katuturang mga order ng tagapamahala ng isang pang-ekonomiyang entidad sa rekomendasyon ng pinuno ng departamento alinsunod sa mga kinakailangan ng Labor Code ng Russian Federation. Siya ay nasa ilalim ng pinuno ng yunit. Kung ang tender manager ay wala sa lugar ng trabaho, ang kanyang mga responsibilidad ay itinalaga sa ibang tao na hinirang ng management order na nakakuha ng kaukulang mga karapatan.

Kadalasan mayroong dalawang pangunahing kinakailangan para sa isang aplikante para sa posisyong ito:

1. mas mataas na legal o pang-ekonomiyang edukasyon, karagdagang pagsasanay;

Halos walang mas mataas na institusyong pang-edukasyon na nagtuturo ng espesyalidad na ito.

1. karanasan sa trabaho sa isang katulad na posisyon ng hindi bababa sa 1-2 taon, na nagpapahiwatig ng naipon na karanasan sa paglahok sa mga kaganapan sa pagpili ng supplier (mga kumpetisyon, auction, atbp.).

Bilang karagdagan, mahalagang malaman:

• mga regulasyon sa iba't ibang antas, mga rekomendasyon sa pamamaraan para sa pagtatrabaho sa mga tender (lalo na ang mga probisyon ng Federal Law No. 44, na pinagtibay noong 2013 sa halip na Federal Law No. 94, pati na rin ang Federal Law No. 223);
• mga platform para sa pagdaraos ng mga tender, bukas na mapagkumpitensyang pag-bid, mga elektronikong auction;
• mga panuntunan para sa pagtugon sa mga kahilingan para sa mga panipi at panukala;
• paraan ng pakikipag-ugnayan sa media;
• mga nuances ng patakaran sa pagpepresyo at pagpepresyo;
• mga paraan ng pagtataguyod ng mga kalakal kung saan siya ay kinatawan sa komersyal at pamahalaan na mga pamilihan;
• ang mga pangunahing katangian at katangian ng mga na-promote na kalakal, ang mga kondisyon ng kanilang imbakan at transportasyon;
• ang mga pangunahing kaalaman sa accounting at ang pagbuo ng mga ulat sa pagpapatupad ng mga plano sa pagbebenta at pagpapatupad, pati na rin ang trabaho sa opisina;
• ang pamamaraan para sa pagbibigay ng mga kinakailangang pakete ng mga dokumento para sa pakikilahok sa mga kumpetisyon;
• ang pamamaraan para sa pagtiyak ng proteksyon ng mga karapatan at interes ng mga kalahok sa mga tender at auction, ang mga nuances ng pamamaraan ng apela;
• , mga tuntunin;
• mga pamantayan ng etika sa negosyo at pagsusulatan sa negosyo, mga pag-uusap sa telepono;
• mga pangunahing programa sa computer (Word, Excel, PowerPoint, Outlook Express, Adobe Reader);
• mga patakaran para sa paggamit ng kagamitan sa kompyuter at kagamitan sa opisina;
• ang mga pangunahing kaalaman sa sistematisasyon ng impormasyon (halimbawa, pagpapanatili ng mga database).

Gumaganap bilang isang tender specialist sa loob ng balangkas ng:

• mga pamantayang pambatasan, mga materyal na pamamaraan na kumokontrol sa mga isyu ng paggana sa malambot na globo;
• mga pagtatakda;
• mga regulasyon sa departamento;
• administratibong mga tagubilin at mga order;
• PVTR;
• mga probisyon

Mga responsibilidad sa trabaho ng isang tender specialist

Ang paglalarawan ng trabaho ng isang espesyalista sa malambot ay naglalaman ng mga pangunahing tungkulin ng isang empleyado na dapat niyang gampanan sa mga oras ng pagtatrabaho. kabilang dito ang:

Mga karapatan ng tender manager

Bilang karagdagan sa kanyang mga tungkulin, ang isang tender specialist ay may mga karapatan na ginagarantiyahan sa kanya sa pederal at lokal na antas. Sa partikular, kaya niya:

Responsibilidad ng tender manager

Sa loob ng balangkas ng domestic labor, civil, criminal at administrative na batas, ang empleyadong ito ay may pananagutan para sa:

• kabiguang gampanan ang mga tungkulin nang may mabuting loob;
• hindi pinapansin ang mga alituntunin na namamahala sa mga aktibidad ng paksa (sa partikular, kalusugan at kaligtasan sa trabaho) at mga regulasyon, mga utos ng pamamahala;
• hindi wastong paglipat ng mga kaso sa pagpapaalis;
• paggawa ng mga pagkakasala sa lugar ng trabaho, kabilang ang mga nagreresulta sa pinsala sa ari-arian o reputasyon ng negosyo ng organisasyon (lalo na ang pagbubunyag ng mga lihim ng kalakalan at iba pang uri ng kumpidensyal na impormasyon).

Ang isang modernong espesyalista sa malambot ay isang napaka-kapaki-pakinabang na tao na ang trabaho ay kinakailangan sa ganap na anumang kumpanya. Nagbibigay ito ng pagkakataon na lumahok sa mga tender nang matagumpay hangga't maaari, upang magalak nang naaayon at magpatuloy nang higit pa. Kapansin-pansin na ang gawain ng naturang empleyado ay medyo kumplikado, pati na rin ang lubos na responsable. Ang kalamangan ay ito ay in demand espesyalista sa malayong trabaho sa tender.

Ang isang espesyalista sa larangang ito ay kinakailangang magkaroon ng malawak na kaalaman, at magiging kapaki-pakinabang din na magkaroon ng malawak na karanasan sa larangang ito ng aktibidad. Ang kabiguan ng propesyonal na ito ay walang alinlangan na isang medyo mabigat na dagok para sa bawat kumpanya, dahil ito ay nawawalang kita, pati na rin ang nasayang na pera at pagsisikap. Bukod dito, ang mga sistematikong paglabag sa mga itinalagang obligasyon ay maaaring humantong sa katotohanan na ang organisasyon ay hindi na magkakaroon ng pagkakataong lumahok.

Mga Responsibilidad ng isang Tender Specialist

Deskripsyon ng trabaho ng isang espesyalista sa mga tender at electronic trading Ipinapalagay na ang empleyado ay dapat magkaroon ng eksklusibong mas mataas na edukasyon. Ang paghirang sa at pagtanggal sa posisyon na ito ay isinasagawa lamang batay sa isang utos mula sa Pangkalahatang Direktor ng kumpanya. Pagsasalita tungkol sa isang kadahilanan bilang mga responsibilidad ng isang tender specialist, maaari mong tandaan:

Pagsubaybay sa mga site sa Internet, mga platform ng pangangalakal, pati na rin ang mga tender at kumpetisyon sa komersyo at pamahalaan;

Pagtatasa sa pangkalahatang pagiging posible sa ekonomiya ng paglahok sa ilang . Batay sa mga resultang nakuha, kinakailangang maghanda ng mga materyales na inilaan para sa paggawa ng mga desisyon tungkol sa pakikilahok sa mga proseso ng pangangalakal;

Isang mahalagang isa ang hinihiling, ang mga pangunahing pangangailangan nito ay maingat na pinag-aralan. Kung kinakailangan, maaari kang humiling ng mga paliwanag, pati na rin isaalang-alang ang lahat ng mga pagbabago sa pangunahing dokumentasyon ng tender;

Mabilis na paghahanda ng mga kinakailangang papel;

Mahalagang makipag-ugnayan sa mga tagapamahala, gayundin sa mga nangungunang pinuno ng departamento sa mga pangkalahatang detalye at pagbuo ng mga gastos sa produkto;

Pagsusuri ng teknikal na bahagi ng mga natanggap na aplikasyon para sa ganap na pagsunod sa modernong kasalukuyang batas;

Ang mga mapagkumpitensyang aplikasyon ay pinoproseso;

Kinakailangan na makipag-ugnayan at makipag-ayos sa mga kasangkot sa pag-oorganisa ng mga kumpetisyon;

Maraming mga proyekto ang dapat isagawa nang sabay-sabay;

Ang lahat ng kinakailangang impormasyon tungkol sa mga kondisyon ng paghahatid at mga sertipiko ay dapat ibigay sa isang napapanahong paraan.

Bilang karagdagan, ang isang modernong espesyalista sa malambot ay nakikitungo sa isang propesyonal na antas ng mga proyektong ginawa nang mahigpit sa mga interes ng kumpanya. Kakailanganin mo ring makilahok sa paghahanap, organisasyon at pagsasagawa ng iba't ibang proseso ng tender trading.

Mga tampok ng paglalarawan ng trabaho

Ang lahat ng modernong medyo malalaking kumpanya na bumibili ng mga kalakal sa merkado bilang organisado hangga't maaari, pati na rin ang mga sikat na serbisyo, ay gumagawa ng seryosong pagsisikap na pumili ng mga alok na pinakamainam sa mga tuntunin ng presyo at kalidad. Ang kakanyahan ng naturang mga aktibidad ay mahigpit na kinokontrol ng mga espesyal na Regulasyon sa pangkalahatang organisasyon.

Deskripsyon ng trabaho ng espesyalista sa malambot, ay bumubuo ng mga opsyon tungkol sa pagtanggap ng isang partikular na tender:

Buksan ang mga proseso ng pangangalakal;

Mga kahilingan, iyon ay, mga panukala;

Ang mga auction na isinasagawa sa Internet ay naglalayong bawasan ang mga presyo.

Ang pinakasimpleng mga tagubilin ay karaniwang binubuo ng eksklusibo para sa pinakabagong uri. Ang pangunahing bagay ng kalakalan ay isang eksklusibong standardized na produkto, ang pangkalahatang kalidad nito ay tinutukoy ng mga kinakailangan ng GOST. Tulad ng para sa kumpetisyon, ito ay may kinalaman lamang sa gastos. Ang nagwagi sa tender ay karaniwang ang supplier na nag-alok ng pinakamababang halaga sa loob ng inilaang yugto ng panahon. Ang lahat ng naturang proseso ay karaniwang kinokontrol ng isang propesyonal na tagapamahala ng malambot.

Kung gusto mong makahanap ng trabaho sa specialty na ito, dapat mong punan ng tama ang application ng trabaho. Sample resume para sa tender specialist sumasalamin sa lahat ng bagay na nangangailangan ng pansin.

Kailangan ng mga tender specialist

Ang espesyalista sa malambot ay isang medyo batang propesyon na naging medyo in demand at popular dahil sa paglitaw at pag-unlad ng mga modernong electronic auction. Kung wala ang trabaho ng propesyonal na ito, walang kumpanya ang ganap na makakasali sa isang kumikitang tender.

Ang gawain ng empleyadong ito ay kapaki-pakinabang at lubhang kailangan. Ito ay isang espesyalista na may direktang epekto sa pangkalahatang pag-unlad ng negosyo. Ang ganitong uri ay responsable, kumplikado, nangangailangan ito ng ilang mga kasanayan, malawak na kaalaman, pati na rin ang malubhang karanasan sa pagbebenta. Dahil mismo sa kadahilanang ito resume ng tender specialist ay isinasaalang-alang nang maingat hangga't maaari.

04.05.2019

DESKRIPSYON NG TRABAHO

TENDER SPECIALIST

1. PANGKALAHATANG PROBISYON

1.1. Ang isang espesyalista sa malambot ay inuri bilang isang espesyalista.

1.2. Ang isang tao na may mas mataas na propesyonal na edukasyon ay hinirang sa posisyon ng espesyalista sa malambot.

1.3. Ang isang espesyalista sa malambot ay hinirang sa posisyon at tinanggal mula dito sa pamamagitan ng utos ng Pangkalahatang Direktor ng organisasyon.

1.4. Dapat malaman ng espesyalista sa tender:

§ Mga pederal na batas at iba pang pambatasan normative acts, methodological materials sa paglahok sa mga tender;

§ Mga pangunahing prinsipyo at pamamaraan ng pagtataguyod ng mga produktong ipinakita sa mga pamilihan ng munisipyo at badyet;

§ Mga detalye ng promosyon ng produkto sa komersyal na merkado;

§ Mga plataporma para sa pagdaraos ng mga tender, bukas na mapagkumpitensyang pag-bid, mga elektronikong auction;

§ Mga panuntunan para sa pagtugon sa mga kahilingan para sa mga panipi at panukala

§ Mga paraan ng pagtatrabaho sa media;

§ Mga pangunahing katangian ng teknolohiya at disenyo at mga katangian ng mamimili ng mga produktong ibinebenta;

§ Mga Batayan ng patakaran sa pagpepresyo at pagpepresyo;

§ Mga kondisyon para sa paghahatid, pag-iimbak at transportasyon ng mga produkto;

§ mga paraan ng pag-aayos ng accounting at pag-uulat sa pagpapatupad ng mga plano sa pagbebenta at pagbebenta ng mga produkto;

§ Ang pamamaraan para sa pagbibigay ng organisasyon, administratibo at iba pang mga dokumento para sa paglahok sa mga kumpetisyon;

§ Mga panloob na regulasyon sa paggawa;

§ Mga tuntunin at regulasyon sa proteksyon sa paggawa;

§ Etika ng komunikasyon sa negosyo.

1.5. Ang tender specialist ay ginagabayan sa kanyang mga aktibidad ng Job Description na ito.

1.6. Direktang nag-uulat ang Tender Specialist sa General Director.

1.7. Sa panahon ng kawalan ng Tender Specialist, ang kanyang mga tungkulin ay ginagampanan ng isang taong hinirang sa pamamagitan ng utos ng Pangkalahatang Direktor. Nakukuha ng taong ito ang kaukulang mga karapatan at may pananagutan alinsunod sa mga tagubiling ito.

MGA RESPONSIBILIDAD SA TRABAHO

1.8. Subaybayan ang mga dalubhasang website, mga platform ng kalakalan para sa anunsyo ng gobyerno at komersyal na bukas na mga kumpetisyon, mga tender, at mga electronic na auction.

1.9. Tayahin ang pagiging posible sa ekonomiya ng paglahok sa mga tender, at batay sa mga resulta, maghanda ng impormasyon at mga materyales para sa paggawa ng desisyon sa paglahok sa mga tender.

1.10. Humiling ng kinakailangang dokumentasyon ng tender at pag-aralan ang mga kinakailangan nito. Kung kinakailangan, humiling ng paglilinaw at isaalang-alang ang mga pagbabago sa dokumentasyon ng tender.

1.11. Maghanda kaagad ng kumpletong pakete ng mga dokumento.

1.12. Makipag-ugnayan sa mga tagapamahala at pinuno ng departamento sa mga detalye at pagpepresyo ng mga produktong inaalok at ang teknikal na bahagi ng mga aplikasyon.

1.13. Suriin ang teknikal na bahagi ng mga aplikasyon para sa pagsunod sa kasalukuyang batas (FZ-94).

1.14. Maghanda ng mga mapagkumpitensyang aplikasyon.

1.15. Magsagawa ng mga negosasyon at pagsusulatan sa mga organizer ng kumpetisyon.

1.16. Magsagawa ng ilang mga proyekto nang sabay-sabay.

1.17. Napapanahong ibigay ang lahat ng kinakailangang impormasyon tungkol sa mga kondisyon ng paghahatid, mga garantiya, mga sertipiko.

1.18. Magtapos ng mga kasunduan at kontrata.

1.19. Kung kinakailangan, dumalo sa mga auction sa ngalan ng kumpanya, sa panahon ng mga pamamaraan ng pagbubukas ng bid, gumuhit ng mga reklamo sa FAS Russia at mga teritoryal na katawan nito, ay kumakatawan sa mga interes ng kumpanya kapag isinasaalang-alang ang mga reklamong ito.

1.20. Kung kinakailangan, subaybayan ang pagbabalik ng mga pondong iniambag bilang seguridad para sa mga aplikasyon.

1.21. Panatilihin ang itinatag na pag-uulat.

Ang espesyalista sa tender ay may karapatan:

2.1. Humiling mula sa mga pinuno ng mga istrukturang dibisyon ng kumpanya, mga espesyalista at iba pang impormasyon ng mga empleyado at mga dokumento na kinakailangan upang maisagawa ang kanyang mga tungkulin sa trabaho.

2.2. Kung kinakailangan, kumatawan sa organisasyon sa mga relasyon sa iba pang mga organisasyon upang agad na malutas ang mga isyu ng produksyon at aktibidad sa ekonomiya sa loob ng kakayahan nito.

4. RESPONSIBILIDAD

4.1 Para sa hindi pagtupad o hindi wastong pagganap ng kanilang mga tungkulin na itinakda sa Mga Tagubilin na ito - alinsunod sa kasalukuyang batas sa paggawa.

4.2.Para sa mga pagkakasala na ginawa sa panahon ng mga aktibidad nito - alinsunod sa kasalukuyang batas sibil, administratibo at kriminal.

4.3 Para sa sanhi ng materyal na pinsala - alinsunod sa kasalukuyang batas.

5. IBANG KONDISYON

5.1. Ang paglalarawan ng trabaho na ito ay ipinapaalam sa Tender Specialist laban sa lagda. Isang kopya ng mga tagubilin ang nakatago sa personal na file ng empleyado.

Nabasa ko ang mga tagubilin

at nangangako akong tuparin: _____________________________________________

Ang tender department ay isang epektibong tool para sa mga tender sales, lalo na sa isang hindi matatag na sitwasyon sa ekonomiya. Bilang karagdagan, ang anumang kumpanya, maaga o huli, ay nahaharap sa pangangailangan na palawakin ang mga pagkakataon para sa marketing ng mga produkto/serbisyo nito. Ang isang epektibong tool para sa pagpapalawak ng mga channel sa pagbebenta ay ang pagbuo ng tendering. Paglahok sa mga tender at, sa kaso ng tagumpay, pagtatapos ng mga kontrata sa gobyerno at komersyal na mga supplier.

Ang pagbuo ng tender na direksyon at ang tender department ay partikular na nauugnay sa mga oras ng krisis, kapag ang mga komersyal na kumpanya ay makabuluhang bawasan ang kanilang mga badyet o ganap na tumanggi na tapusin ang mga kontrata sa isang bilang ng mga hindi mahahalagang lugar. Ang estado, kahit na sa panahon ng krisis, ay bumibili at patuloy na bibili ng mga gawa, kalakal, at serbisyong kailangan para sa normal na paggana ng buong bansa. Bilang karagdagan, ang gobyerno ay isang maaasahang kliyente na nagbabayad ng mga bayarin.

Tender department: mga gawain

Ang mga pangunahing gawain ng tender department na nagkakahalaga ng pag-highlight ay:
pagtiyak ng pakikilahok ng kumpanya sa mga tender
pakikilahok sa paglikha at pagpapanatili ng imahe ng kumpanya
pag-akit ng mga bagong kontrata sa pamamagitan ng sistema ng tender at pag-akit ng mga bagong kliyente, pati na rin ang pagpapanatili / pagbabalik ng mga lumang kliyente

Ang isang kinakailangan para sa epektibong mga aktibidad sa direksyon na ito ay ang paglikha ng isang malambot na departamento na may mga kwalipikadong espesyalista na nag-udyok upang makamit ang mga resulta. Tatalakayin ito sa artikulo.

Karaniwang istraktura ng organisasyon ng departamento ng malambot

Tingnan natin ang tipikal na istraktura ng tender department. Hayaan akong magpareserba kaagad na ang istraktura na aming isasaalang-alang ay tipikal. Sa malalaking kumpanya, ang mga responsibilidad ay maaaring italaga sa isang indibidwal na espesyalista; sa maliliit na kumpanya, ang mga responsibilidad ng buong tender department ay maaaring muling ipamahagi sa pagitan ng isa o dalawang empleyado.
Pinuno ng Tender Department
Deputy manager / punong espesyalista
Manager /
Assistant Manager/Secretary

Ang chain of command ay ganito ang hitsura:

Pamamahagi ng mga responsibilidad ng mga empleyado ng malambot na departamento at karaniwang paglalarawan ng trabaho

Ang isa sa mga karaniwang pagkakamali na ginawa kapag lumilikha at bumuo ng isang malambot na lugar ay ang muling pamamahagi ng mga pag-andar at responsibilidad para sa paghahanda ng mga tender sa mga espesyalista na hindi pa nakikitungo dito at walang sapat na kaalaman sa lugar na ito.

Halimbawa, bilang karagdagan sa mga pangunahing tungkulin, ang isang abogado ay binibigyan din ng pagbuo ng mga lugar para sa mga tender. Maaaring hindi ito isang abogado; sa ilang mga kumpanya, ang mga tungkulin ng paghahanda ng mga tender ay inililipat sa isang sekretarya, assistant manager o accountant. Ito ay isang hindi epektibong diskarte, na sa huli ay nakakaapekto sa mga resulta ng trabaho sa mga tender.

Upang epektibong lumahok sa mga tender, kailangan ang kaalaman sa lugar na ito, pati na rin ang karanasan. Ang pinaka-makatuwiran at epektibong diskarte ay ang paglikha ng isang malambot na departamento, na sa paunang yugto ay maaaring binubuo ng isang espesyalista. Ngunit ang espesyalista na ito ay dapat na sanay sa larangan ng mga tender at may kaugnay na praktikal na karanasan. Ang mga aktibidad ng departamento ng tender ay dapat na naglalayong lamang sa pagkamit ng isang layunin: ang epektibong pakikilahok ng kumpanya sa mga tender at pagkuha ng mga bagong kontrata para sa kumpanya sa pamamagitan ng sistema ng pag-bid.

Ang pamamahagi ng mga responsibilidad sa loob ng tender department, na isasaalang-alang namin sa iyo, ay karaniwan din at maaaring magkaiba sa isang partikular na organisasyon.

Pinuno ng Tender Department:
2.1. Sinusubaybayan ang mga tender na anunsyo sa iba't ibang mapagkukunan.
2.2. Nag-uugnay sa pakikilahok sa mga tender kasama ang direktor ng Kumpanya o mga pinuno ng mga departamento, batay sa mga detalye ng mga aktibidad ng mga departamento.
2.3. Sinusuri ang pakikilahok ng mga kakumpitensya sa mga tender at nagbibigay ng impormasyon sa pamamahala ng departamento na kinakailangan para sa pagbuo ng mga panukalang pinansyal.
2.4. Kasama ang legal na departamento, ay nakikibahagi sa pagguhit ng mga kahilingan para sa paglilinaw ng dokumentasyon ng pagkuha;
2.5. Sumasagot sa mga kasalukuyang tanong tungkol sa paghahanda ng dokumentasyon para sa pakikilahok sa mga tender para sa mga kinatawan ng mga departamento at mga tagapag-ayos ng malambot.
2.6. Nagpaplano ng mga aktibidad ng mga empleyado ng departamento.
2.7. Kinokontrol ang paghahanda ng mga panukala (pinansyal at teknikal) para sa mga tender, pagtatantya at mga iskedyul ng trabaho ng mga espesyalista ng Kumpanya at tinutukoy ang mga deadline para sa pagbibigay ng dokumentasyon ng mga espesyalista ng Kumpanya, na hinirang ng mga pinuno ng departamento, sa departamento ng tender;
2.8. Pinangangasiwaan ang paghahanda ng mga pakete ng mga dokumento para sa mga tender ng mga empleyado ng departamento.
2.9. Nakikilahok sa pagsagot sa mga form ng dokumento alinsunod sa dokumentasyon ng pagkuha;
2.10. Naghahanda ng isang pakete ng mga dokumento para sa mga madiskarteng mahalagang tender alinsunod sa mga kinakailangan ng dokumentasyon ng pagkuha.
2.11. Kinokontrol ang pagsusumite ng mga dokumento sa mga tender;
2.12. Inihahanda ang dokumentasyon sa pag-uulat at isinusumite ito sa direktor ng kumpanya.
2.13. Kung sakaling manalo sa tender, nagbibigay ng kinakailangang impormasyon para sa pagtatapos ng kontrata sa mga empleyado ng Kumpanya. Ang responsibilidad para sa mga pagbabago sa mga plano sa kalendaryo, mga teknikal na panukala, atbp., na kinakailangan para sa pagtatapos ng isang kontrata, ay nakasalalay sa mga espesyalista ng mga departamentong nanalo sa tender.
2.14. Ipinapaalam sa legal na departamento ang tungkol sa pangangailangang mag-isyu ng mga garantiya sa bangko at ang mga deadline para sa pagsusumite ng mga dokumento.
2.15. Nagbibigay ng impormasyon sa departamento ng accounting na kinakailangan upang magbayad para sa seguridad ng mga aplikasyon para sa pakikilahok sa mga tender at impormasyon sa mga deadline para sa pagsusumite ng mga order ng pagbabayad sa departamento ng tender.
2.16. Sinusubaybayan ang mga pagbabago sa Batas, ang legal na balangkas para sa paghahanda ng dokumentasyon ng tender, pampublikong pagkuha at ginagawang pamilyar ang mga empleyado ng departamento sa impormasyong ito.
2.17. Pinamamahalaan ang mga aktibidad ng mga subordinates, nagsasagawa ng mga hakbang upang matiyak ang kanilang pagsunod sa mga panloob na regulasyon sa paggawa.
2.18. Nagtatanghal ng mga panukala para sa mga gantimpala o parusa para sa mga empleyado ng departamento at tumutulong na mapabuti ang kanilang mga kwalipikasyon.

Buweno, ngayon ay titingnan natin ang karaniwang mga responsibilidad ng isang espesyalista sa malambot.

Espesyalista sa tender:
2.1. Nakikilahok sa pagsubaybay sa mga anunsyo ng tender sa iba't ibang mapagkukunan
2.2. Sumasagot sa mga kasalukuyang tanong tungkol sa paghahanda ng dokumentasyon para sa pakikilahok sa mga tender para sa mga kinatawan ng mga departamento at mga tagapag-ayos ng malambot.
2.3. Naghahanda ng isang pakete ng mga dokumento alinsunod sa mga kinakailangan ng dokumentasyon ng tender:
 gumuhit ng mga panukala (pinansyal at teknikal) na ibinigay ng mga espesyalista sa departamento alinsunod sa mga pamantayan ng dokumentasyon;
 humihiling ng data sa pananalapi at mga dokumento tungkol sa Kumpanya mula sa departamento ng accounting;
 mga kahilingan (depende sa mga kinakailangan ng dokumentasyon ng pagkuha) ng mga sertipiko mula sa iba't ibang ahensya ng gobyerno bilang bahagi ng paghahanda ng mga tender na dokumento sa lugar ng responsibilidad nito;
 sa ngalan ng pinuno ng departamento, punan ang mga form ng dokumento alinsunod sa dokumentasyon ng pagkuha;
 sa ngalan ng pinuno ng departamento, nangongolekta ng mga dokumento (mga dokumentong nasasakupan, mga lisensya, mga diploma, mga sertipiko ng espesyalista, mga kopya ng mga kontrata, mga gawa, atbp.)
 pag-scan at pag-photocopy ng mga dokumentong kailangan para maghanda ng isang tender application.
 nag-aayos ng notarization ng mga dokumento na kinakailangan para sa paghahanda ng isang pakete ng mga dokumento para sa tender
2.4. Ang espesyalista sa tender ay naghahanda ng isang pakete ng mga dokumento na kasama sa tender application sa paraang tinutukoy ng procurement organizer at alinsunod sa mga kinakailangan sa dokumentasyon.
2.5. Inaayos ang pagpapadala ng mga dokumento sa mga tender at sinusubaybayan ang kanilang resibo ng mga Customer;
2.6. Sa kaso ng pangangailangan sa produksyon, gumaganap ng mga function ng courier.
2.7. Binubuo ang impormasyon tungkol sa pangangalakal sa electronic at paper media.
2.8. Sa ngalan ng pinuno ng departamento, bumubalangkas ng mga liham, kahilingan, at iba pang mga dokumento.
2.9. Naghahanda ng mga tugon sa mga liham at mga katanungan sa kanyang lugar ng kakayahan
2.10. Magsagawa ng mga tagubilin mula sa pinuno ng departamento sa kanyang lugar ng kakayahan.

Kagawaran ng Tender at pamamahala ng proseso

Ang pinuno (pinuno) ng departamento ng malambot ay namamahala sa proseso, nagsasagawa ng pagpaplano, pagsubaybay, pagkontrol, pagsusuri at paggawa ng mga desisyon sa pamamahala. Sa iba't ibang mga kumpanya, ang proseso ng malambot na trabaho at pamamahala ay maaaring ayusin sa iba't ibang paraan. Ngunit isasaalang-alang namin ang karaniwang opsyon, kapag ang mga function ng pamamahala ng tender department ay ginagampanan ng pinuno ng tender department.

Ang pinuno ng departamento ng tender ay nagpaplano ng pag-usad ng proseso alinsunod sa bilang ng mga napagkasunduang tender, gamit ang sumusunod na impormasyon:
impormasyon tungkol sa mga inihayag na tender,
mga kinakailangan ng procurement organizer na itinakda sa procurement documentation,
impormasyon tungkol sa mga resulta ng pakikilahok sa auction

Itinatala ng pinuno ng departamento ng tender ang mga resulta ng pagpaplano sa mga panloob na dokumento ng departamento. Sa pagsasagawa, maaari mong planuhin ang paghahanda ng mga tender gamit ang Excel. Iyon ay, panatilihin ang isang talahanayan na may impormasyon sa customer, paksa ng pagbili, paunang (maximum) na presyo, presyo ng kalahok, deadline para sa pagtanggap ng mga dokumento, mga deadline para sa pagbubuod ng mga resulta at iba pang impormasyon na maaaring maging kapaki-pakinabang sa trabaho. Maaaring gamitin ang talahanayang ito para sa pag-uulat sa pamamahala.

Bilang alternatibo sa opsyong ito, maaaring isagawa ang pag-uulat sa mga espesyal na serbisyo at programa.

Tender department at ang teknolohiya ng trabaho nito

Tingnan natin ang proseso ng trabaho ng tender department sa kumpanya ng supplier at ang scheme ng pakikipag-ugnayan sa loob ng kumpanya.

Nagsisimula ang tender work sa pagkuha ng impormasyon tungkol sa patuloy na mga tender alinsunod sa data sa pangangailangan para sa probisyon ng mga serbisyong natanggap mula sa pamamahala ng kumpanya. Ibig sabihin, ang isang tender specialist o ang pinuno ng tender department ay unang nakahanap ng mga tender na isinasaalang-alang ang mga pamantayan sa pagpili: presyo, rehiyon, paksa ng mga tender o iba pang impormasyon na nagmumula sa pamamahala ng kumpanya.

Nagtatapos ang proseso sa ilalim ng mga sumusunod na kondisyon:
pagkuha ng impormasyon tungkol sa mga resulta ng pangangalakal
pagbibigay ng impormasyon sa mga stakeholder sa loob ng kumpanya.

Ang impormasyon tungkol sa mga resulta ay nai-publish sa Unified Information System, o kung ito ay isang komersyal na tender, ang impormasyon ay maaaring matanggap nang pasalita mula sa customer o mula sa website ng customer. Susunod, ang impormasyong natanggap ay ipinadala sa nauugnay na departamento sa pamamagitan ng CRM system, alinman sa pamamagitan ng email o pasalita. Sa kaso ng panalo, ang impormasyon ay karagdagang ipinadala tungkol sa petsa ng paglalathala ng mga resulta ng pag-bid, ang halaga ng seguridad ng kontrata at ang tiyempo ng kontrata. Susunod, ang espesyalista na responsable para sa pagtatapos ng kontrata ay nakikibahagi sa pagbibigay ng garantiya sa bangko at pagtatapos ng kontrata. Sa pagsasagawa, ang mga tungkulin ng pagtatapos ng mga kontrata ay madalas na itinalaga sa isang abogado ng kumpanya o isang espesyalista sa departamento ng tender. Kung ang isang espesyalista mula sa tender department ay kasangkot sa pagtatapos ng mga kontrata, ang proseso ay nakumpleto sa sandaling ang kontrata ay natapos sa customer.

Ang mga kinakailangang kondisyon para sa pagpapatuloy ng proseso ng negosyo ng departamento ng tender ay ang napapanahong pag-apruba ng pakikilahok sa mga tender na may pamamahala, na kinabibilangan ng pangunahing pagpili, pangalawang pagpili at panghuling pagpili ng mga tender. Sa paunang yugto ng pagpili, pinipili ng manager ang mga tender na isinasaalang-alang ang pamantayan ng presyo, rehiyon, at paksa ng pagbili. Sa panahon ng pangalawang pagpili, ang mga napiling pagbili ay sinusuri ng pinuno ng departamento ng malambot at ng mga pinuno ng mga nauugnay na departamento para sa pagiging posible ng pakikilahok. Ang pamantayan para sa pagsusuri ng aplikasyon ay nasuri, ang pagiging posible ng pakikilahok ay tinutukoy na isinasaalang-alang ang mga gastos sa paglalakbay at isinasaalang-alang ang posibleng pagbawas sa mga presyo ng mga kakumpitensya.

Sa huling yugto, sinusuri ng mga espesyalista mula sa nauugnay na departamento ang mga teknikal na kinakailangan ng pagbili at mga deadline. Sinusuri ng pinuno ng departamento ng tender ang mga nakaraang pagbili ng customer para sa mga katulad na pagbili, sinusuri ang mga presyo ng mga kakumpitensya at kinakalkula ang isang pagtataya para sa posibleng pagbabawas ng presyo. Isinasaalang-alang ang mga salik na ito, ang pamamahala ng may-katuturang departamento at, kung kinakailangan, ang pamamahala ng kumpanya ay gumagawa ng isang pangwakas na desisyon sa pagpapayo ng pakikilahok sa auction.

Tender department: pangunahing yugto at prinsipyo ng trabaho

Mula sa isang istrukturang pananaw, ang malambot na trabaho ay isang sistema ng mga sunud-sunod na aksyon na naglalayong matugunan ang mga paunang natukoy na mga kinakailangan at pangangailangan ng Kumpanya, kabilang ang mga paghihigpit sa tiyempo, gastos, mga mapagkukunan, na isinasaalang-alang ang kalikasan at mga detalye ng trabaho para sa isang partikular na serbisyo.

Mga pangunahing yugto ng proseso

• Pagsubaybay sa mga anunsyo ng tender sa iba't ibang mapagkukunan.
• Koordinasyon sa mga tagapamahala ng Kumpanya, mga pinuno ng mga kagawaran ng pakikilahok sa mga tender alinsunod sa patakaran ng Kumpanya at ang mga detalye ng mga aktibidad ng mga dibisyon.
• Pagpaplano ng paghahanda ng dokumentasyon para sa pakikilahok sa mga tender alinsunod sa mga deadline para sa pagsusumite ng mga dokumento.
• Pagbubuo ng isang pakete ng dokumentasyon alinsunod sa mga kinakailangan at sa paraang tinutukoy ng mga organizer ng auction.
• Sinusuri ang dokumentasyon para sa pagsunod sa mga kinakailangan.
• Pagwawasto ng dokumentasyon, kung kinakailangan.
• I-verify na ang anumang mga pagwawasto ay ginawa bago isumite ang dokumentasyon.
• Paghahanda ng pakete para sa pagpapadala at pagpapadala ng dokumentasyon.
• Kontrol sa pagpapadala ng dokumentasyon sa mga organizer ng auction.
• Pagsubaybay sa mga resulta ng pakikilahok sa mga tender.
• Pagpapalaganap ng impormasyon tungkol sa mga resulta ng pangangalakal sa mga interesadong partido sa loob ng kumpanya.

Mga pangunahing prinsipyo para sa pagsasagawa ng malambot na trabaho:
Systematicity– ang trabaho ay inayos at ginagampanan alinsunod sa mga panloob na pamantayan ng dokumentasyon ng Kumpanya at isinasaalang-alang ang buong hanay ng mga kinakailangan sa dokumentasyon.
Pagkakasunud-sunod - ang pagpaplano at pagpapatupad ng trabaho ay nangyayari sa isang mahigpit na pagkakasunud-sunod, kung saan ang mga kasunod na gawain ay gumagamit ng mga resulta ng mga nauna.
Kaugnayan– ang trabaho ay dapat sumunod sa mga kasalukuyang uso at mga kinakailangan na itinakda sa dokumentasyon at batas sa pagkuha.
Kahusayan– ang anumang bagay ng trabaho ay naglalayong makamit ang isang tiyak na resulta, na, sa turn, ay isang ipinag-uutos na bahagi ng huling resulta.
Pagiging kompidensyal– lahat ng materyales na natanggap sa loob ng kumpanya bilang bahagi ng trabaho, lahat ng intermediate at huling resulta sa anumang format ng pagtatanghal ay pag-aari ng kumpanya at ang kanilang pamamahagi o karagdagang paggamit sa anumang anyo ay hindi pinahihintulutan nang walang espesyal na pahintulot.

Tandaan: Sa mga kaso kung saan mayroon kang mga hinala tungkol sa integridad ng mga empleyado ng tender organizer, halimbawa kapag may dahilan upang maniwala na ang kumpidensyal na impormasyon kasama ng iyong panukala sa presyo ay maaaring ibunyag sa iba pang mga kalahok sa tender, inirerekomenda namin na tiyakin mong maihahatid ang mga panukala sa huling minuto. Sa huling sandali, nangangahulugan ito ng pagsusumite ng aplikasyon ilang oras bago ang deadline para sa pagtanggap ng mga aplikasyon, o direktang pagsusumite ng aplikasyon sa pagbubukas ng mga sobre.

Mga mapagkukunan ng impormasyong ginagamit kapag nagbibigay ng mga serbisyo

• paunang impormasyong natanggap mula sa Tender Organizers (anunsyo sa website, paunawa ng mga pagbabago sa mga kondisyon ng tender; dokumentasyon para sa pakikilahok sa mga tender, plano sa pagkuha, pagsusuri at protocol ng pagsusuri)
• paunang impormasyon na natanggap mula sa Customer (depende sa mga kondisyon ng dokumentasyon ng pagkuha: pamamaraan, pamamaraan, konsepto, teknikal na panukala, listahan ng mga espesyalista, impormasyon tungkol sa karanasan, plano sa kalendaryo, panukalang pinansyal)
• sariling base ng impormasyon (mga sample ng mga dokumento ng Kumpanya, mga form)

Tender na trabaho at dokumentasyon ng mga resulta

Ang dokumentasyon ng trabaho sa paghahanda ng dokumentasyon ng bidder at ang mga resulta nito ay isinasagawa gamit ang karaniwang mga template ng dokumento (format ng ulat). Ang isang kumpanya ay maaaring gumamit ng isang form bilang isang dokumento sa pag-uulat, halimbawa, na inihanda sa Excel. Gayundin, ang impormasyon tungkol sa mga inihandang tender at ang mga resulta ng trabaho ng departamento ng tender ay maaaring maitala sa CRM system o iba pang espesyal na programa o serbisyo, halimbawa, sa serbisyo ng TenderPlan.

Sistema ng pagbabayad at pagganyak

Ang pinakasikat na mga sistema ng pagbabayad sa larangan ng mga tender ay ang mga sumusunod:
1) pagbabayad para sa mga resulta
2) nakapirming pagbabayad

Sa unang kaso, ang kumpanya ay nag-uudyok sa mga empleyado ng malambot na departamento upang makamit ang mga resulta, i.e. pagkuha ng mga bagong kontrata para sa kumpanya. Sa pangalawang kaso, ang gayong pagganyak ay halos wala.

Mga posibleng variation ng system na "Magbayad para sa mga resulta":
1. Sahod + porsyento ng mga nanalong tender
2. Salary + fixed bonus base sa performance results
3. Porsiyento ng mga nanalong tender
4. Pagbabayad para sa bawat tinanggap na aplikasyon.
Ang pinakakaraniwang mga opsyon sa pagbabayad para sa on-staff tender specialist ay 1 at 2; para sa mga malalayong espesyalista, opsyon 3 at 4. Posible rin ang mga pagkakaiba-iba, halimbawa, kapag ang isang freelancer ay naghahanda lamang ng unang bahagi ng isang aplikasyon para sa isang auction at, kung ang aplikasyon para sa unang bahagi ay tinatanggap, tumatanggap ng isang nakapirming pagbabayad ng suweldo. Ang ikalawang bahagi ng aplikasyon ay inihanda ng mga espesyalista ng customer, na tumatanggap ng suweldo at isang porsyento ng mga nanalong tender o isang suweldo at isang nakapirming bonus.
Ang hindi mapag-aalinlanganang bentahe ng sistema ng pagbabayad na ito ay ang pagganyak para sa huling resulta. Ang interes at mga resulta sa naturang sistema ng pagbabayad ay mas mataas kaysa sa isang nakapirming pagbabayad. Sa kondisyon, siyempre, na ang suweldo ay hindi maliit, ngunit antas ng merkado.

Ngayon ay isasaalang-alang namin ang mga opsyon para sa isang nakapirming pagbabayad:
1. Nakapirming suweldo
2. Nakapirming pagbabayad para sa bawat inihandang aplikasyon
Sa unang pagpipilian, posible rin ang iba't ibang mga pagkakaiba-iba, halimbawa, kapag ang pagbabayad para sa overtime ay idinagdag sa suweldo. Sa mga kaso kung saan ang dami ng inihandang tender application ay malaki at mayroong maraming pagproseso, ang halaga ng bayad para sa pagproseso ay maaari ding maging makabuluhan.

Mga kalamangan at kahinaan ng malambot na suporta

Ang mga kumpanya at negosyante na papasok pa lang sa pamilihan ng pagbili ng gobyerno ay gumagawa ng isang karaniwang pagkakamali. Ang lahat ng mga malambot na aktibidad ng kumpanya ay ganap na nai-outsource sa isang kumpanya na nagbibigay ng suporta sa larangan ng mga tender. Ang pangunahing at pangunahing pagkakamali ay walang ibang kumpanya maliban sa iyo at walang espesyalista maliban sa iyong empleyado ang magiging interesado sa resulta.

Unang minus ang pag-akit ng isang outsourcing company para sa mga tender ay:
- mahinang interes sa resulta ng empleyado na maghahanda ng aplikasyon para sa iyo. Kahit na magbayad ka ng disenteng bayad sa isang outsourcing company, malamang na hindi ito magkakaroon ng malaking epekto sa pagbabayad ng partikular na empleyado na maghahanda ng iyong aplikasyon.
Pangalawang minus Ito ay hindi palaging isang mataas na antas ng karunungang bumasa't sumulat sa iyong paksa na lugar ng mga empleyado ng kumpanyang outsourcing na maghahanda ng aplikasyon.
Pangatlong minus Ito ay mahinang kontrol sa mga aktibidad ng mga empleyado na naghahanda ng mga tender application. Hindi mo laging alam at mauunawaan nang eksakto kung ang isang empleyado ng isang outsourcing na kumpanya ay nagtatrabaho sa iyong tender at sa anong yugto ang proyekto.

Bilang isang resulta, sa pagbabayad ng disenteng pera para sa trabaho, maaari kang humantong sa isang sitwasyon kung saan walang interes sa resulta ng trabaho, ang tagapalabas ay hindi masyadong propesyonal sa iyong paksa at may kakulangan ng kontrol.

Samakatuwid, lubos na hindi inirerekomenda na i-outsource ang lahat ng mga lugar ng mga tender. Posible at kinakailangan upang maakit ang mga kumpanya ng outsourcing upang suportahan ang mga tender at freelancer, ngunit kailangan mo lamang na italaga ang ilan sa mga gawain at kontrolin ang proseso ng paghahanda ng mga aplikasyon.

Ibig sabihin, kailangan namin ng isang tender specialist sa kumpanya na magaganyak na makamit ang mga resulta sa mga tender, gampanan mismo ang ilan sa mga tungkulin, at italaga ang iba. Halimbawa, ang paghahanda ng mga unang bahagi ng mga auction ay maaaring italaga sa isang tender support company o isang freelancer. Ang pangunahing bagay ay ang mga espesyalista ay may sapat na praktikal na karanasan sa iyong paksa.

Lubhang hindi inirerekomenda na italaga ang mga pag-andar ng paghahanap para sa mga tender, dahil upang pumili ng tunay na promising at kawili-wiling mga pagbili sa iyong lugar, kailangan mong magkaroon ng malalim na pag-unawa sa paksang ito at magagawang pag-aralan at kalkulahin ang mga prospect para sa pakikilahok. Ang isang espesyalista na hindi nakakaunawa sa iyong paksa ay hindi magagawa ito nang mahusay.

Ang pangunahing bentahe ng pagkuha ng isang freelancer o tender support company ay ang pagbawas sa oras para sa mga nakagawiang operasyon. Ang natipid na oras ay maaaring magamit nang mas mahusay upang makamit ang mas mahusay na mga resulta. Halimbawa, gumugol ng mas maraming oras sa analytics. Posible ring dagdagan ang bilang ng mga naproseso at inihandang tender.