Khối kho bạc theo tiêu chuẩn tài chính bit. Kế toán tài chính và quản lý

Hệ thống Kho bạc được sử dụng rộng rãi ở nhiều doanh nghiệp hoạt động trong 1C. Nó đặc biệt quan trọng ở các doanh nghiệp lớn nhưng gần đây các công ty nhỏ cũng đánh giá cao ý nghĩa thực tiễn và sự cần thiết của nó.

Hãy xem một ví dụ về việc triển khai một trong các hệ thống kho bạc dựa trên 1C - BIT.FINANCE (sau đây gọi tắt là Kho bạc) .

1. Thông tin chung

Về bản chất, BIT: Finance-Standard là một mô-đun được sửa đổi để nhập các ứng dụng chi tiêu, trước đây có trong Quản lý thương mại, UPP và các cấu hình khác. Các hệ thống dựa trên các sản phẩm phần mềm khác về nguyên tắc không được xem xét dựa trên nhiệm vụ ban đầu.

Ngay từ đầu, một cuộc hội thảo đã được tổ chức về những lợi ích khi làm việc tại Kho bạc, các nghiên cứu thử nghiệm về hệ thống đã được thực hiện, dựa trên kết quả đưa ra kết luận rằng Kho bạc (BIT: Finance-Standard) là một giải pháp thuận tiện để lập kế hoạch dòng tiền và lập báo cáo về chúng trong bối cảnh phân tích cần thiết.

Trước khi đưa hệ thống vào vận hành cần hệ thống hóa cách thức chuẩn bị các sách tham khảo sau:

Bài viết doanh thu

Dự án

Các nhóm danh pháp.

Những phần phân tích này sẽ được sử dụng trong việc lập ngân sách trong tương lai, tức là. việc biên soạn chúng phải được thực hiện có tính đến khả năng thu được dữ liệu kế toán tương đương trong tương lai và cung cấp thông tin đầy đủ về tất cả các dòng tiền. Đối với các khoản mục doanh thu, nên nhóm các yếu tố thành từng nhóm theo đúng chuẩn mực để lập phương án tài chính.

Dự án có các cấp độ; đối với các dự án trong đó có nhiều yếu tố cấu thành, có thể cho phép có các cấp độ phụ, nhưng phải hiểu rằng trong tương lai điều này sẽ làm phức tạp công việc phản ánh thông tin, bởi vì một phần công việc thường liên quan đến toàn bộ dự án. Vì vậy, sẽ hợp lý khi tạo các dự án con khi không giới thiệu một nhóm con như vậy thì không thể hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào.

Giả định rằng các Tổ chức, một số Nhà thầu, Nhà thầu (có vai trò được quy định), v.v. ban đầu được nhập vào cơ sở dữ liệu. Việc giới thiệu người dùng, xác định vai trò, xác định quyền truy cập chưa được trình bày đầy đủ trong sách hướng dẫn. Đặc biệt khi phân định quyền ở mức kỷ lục, sự hỗ trợ của các công ty tư vấn có thể hữu ích. Với phương pháp đơn giản hóa ở một công ty nhỏ, kiến ​​thức ở cấp quản lý có thể là đủ.

1. Thủ tục nhập và phê duyệt hồ sơ “Đơn xin chi vốn”

Sau khi hoàn thành quá trình làm quen với chương trình và giới thiệu một số hạng mục doanh thu nhất định cũng như các thành phần của các danh mục khác, cần phải suy nghĩ về sơ đồ luồng tài liệu cho hệ thống Kho bạc. Điều quan trọng là phải hiểu rằng nó không nên giống như những gì nhà phân tích tư vấn, nhưng sao cho thuận tiện cho mọi người sử dụng nó để nhập và nhận thông tin, nhưng đồng thời phải phù hợp với logic của các hành động trong chương trình.

Tài liệu hình thành đầu tiên của hệ thống là Đơn xin chi tiêu kinh phí. Ứng dụng này tích lũy tất cả thông tin được sử dụng sau đó trong hệ thống.

Để vào Ứng dụng, bạn phải đăng nhập vào hệ thống bằng cách chỉ định người dùng và mật khẩu, tìm bảng “Kho bạc” - tài liệu “Đơn xin chi tiêu”. Những người chịu trách nhiệm về ứng dụng chọn loại hoạt động mà họ tham gia, theo Bảng 1.

Bảng 1

Ví dụ về các cột trong bảng: Chịu trách nhiệm nhập và phê duyệt hồ sơ theo loại hình hoạt động

Một đơn đăng ký mới được Nhà thầu nhập vào.

NHIỆM VỤ SỐ 1. Doanh nghiệp có sẵn danh sách các khoản mục ngân sách dòng tiền. Làm cách nào để tải sách tham khảo “Các mặt hàng doanh thu” từ MS Excel?

NHIỆM VỤ SỐ 2. Phải làm gì nếu các trung tâm trách nhiệm tài chính khác với danh sách các bộ phận của tổ chức? Có thể đồng bộ hóa thư mục “CFD” và “Các bộ phận của tổ chức” không?

NHIỆM VỤ SỐ 3. Làm cách nào bạn có thể lập kế hoạch dữ liệu về ngân sách dòng tiền (CFB) trong BIT.FINANCE?

NHIỆM VỤ SỐ 4. Làm cách nào để tạo báo cáo tóm tắt về BDDS cho tất cả các Quận liên bang trung ương trong BIT.FINANCE?

NHIỆM VỤ SỐ 10. Làm cách nào tôi có thể tách các khoản thanh toán nội bộ (ví dụ: chuyển tiền giữa các tài khoản ngân hàng) khỏi các khoản thanh toán khác?

NHIỆM VỤ SỐ 11. Tôi nên chỉ định tài khoản hiện tại mà tiền sẽ được chuyển từ đâu trong đơn xin chi tiêu?

NHIỆM VỤ SỐ 12. Đối với thanh toán bằng USD Bắt buộc phải sử dụng tỷ giá +5% của Ngân hàng Trung ương khi tính toán lại. Làm thế nào để lên lịch thanh toán như vậy?

NHIỆM VỤ SỐ 13. Đơn đăng ký chi tiền phải nộp theo từng phần: một nửa hôm nay và nửa còn lại sau vài ngày. Làm cách nào để phản ánh điều này trong BIT.FINANCE?

NHIỆM VỤ SỐ 14. Làm cách nào để mở rộng danh sách phân tích quản lý trong tài liệu “Yêu cầu chi vốn”? Đối với một số khoản thanh toán, bạn cần điền vào phân tích “Khu vực” và “Cá nhân”.

NHIỆM VỤ SỐ 15. Người khởi tạo thanh toán nên làm gì nếu đối tác chưa được nhập vào cơ sở dữ liệu nhưng cần lên lịch thanh toán?

NHIỆM VỤ SỐ 16. Công việc và mục đích của tài liệu “Dự báo thanh toán”.

NHIỆM VỤ SỐ 17. Lập kế hoạch nhận tiền từ người mua như thế nào?

NHIỆM VỤ SỐ 18. Làm việc với lịch thanh toán trong BIT.FINANCE

NHIỆM VỤ SỐ 19. Tự động và thủ công đóng các yêu cầu chi tiêu số tiền không dự kiến ​​sẽ được thanh toán.

NHIỆM VỤ SỐ 20. Điều chỉnh ngân sách dòng tiền và tác động của việc điều chỉnh này đến các giới hạn chi tiêu tiền mặt

NHIỆM VỤ SỐ 21. Làm thế nào để trả tiền cho một bài viết với chi phí của một bài viết khác?

NHIỆM VỤ SỐ 22. Làm thế nào để nộp đơn vượt quá ngân sách?

NHIỆM VỤ SỐ 23. Nhóm phê duyệt các tài liệu bằng cách sử dụng “Nơi làm việc phê duyệt”

NHIỆM VỤ SỐ 24. Có thể bằng cách nào đó làm nổi bật trực quan các ứng dụng đã được phê duyệt trong nhật ký tài liệu không?

NHIỆM VỤ SỐ 25. Dịch vụ kế toán của doanh nghiệp có thể phản ánh dữ liệu dòng tiền một cách chậm trễ, chẳng hạn như vài ngày một lần. Làm cách nào để nhập số dư tiền mặt của ban quản lý?

NHIỆM VỤ SỐ 26. Làm việc với tài liệu “Lịch thanh toán”

NHIỆM VỤ SỐ 27. Nơi làm việc của thủ quỹ

NHIỆM VỤ SỐ 28. Làm cách nào để tạo và thanh toán sổ đăng ký đơn xin chi tiêu?

NHIỆM VỤ SỐ 29. Phân tích kế hoạch-thực tế của ngân sách dòng tiền

NHIỆM VỤ SỐ 30. Phản ánh thực tế theo BDDS. Điền thủ công các phân tích quản lý vào tài liệu thanh toán.

NHIỆM VỤ SỐ 31. Phản ánh thực tế theo BDDS. Tự động thay thế phân tích quản lý dựa trên việc tuân thủ phân tích kế toán.

NHIỆM VỤ SỐ 32. Phản ánh thực tế theo BDDS. Thay thế phân tích quản lý từ thỏa thuận đối tác.

NHIỆM VỤ SỐ 33. Phản ánh thực tế theo BDDS. Phản ánh đồng thời hoa hồng ngân hàng trong BDDS và BDR.

NHIỆM VỤ SỐ 34. Phản ánh SỰ THẬT trên BDDS. Chuyển tiền giữa các tài khoản hiện tại của một tổ chức.

NHIỆM VỤ SỐ 35. Phản ánh chênh lệch tỷ giá theo FACT theo BDDS

NHIỆM VỤ SỐ 36. Báo cáo “Dự báo kịch bản”

NHIỆM VỤ SỐ 37. cập nhật BDDS

NHIỆM VỤ SỐ 38. Báo cáo “Phân tích kế hoạch – thực tế ngân sách”

NHIỆM VỤ SỐ 39. Làm cách nào tôi có thể đảm bảo rằng người dùng chỉ nhìn thấy các khoản thanh toán theo kế hoạch cho trung tâm tài chính của mình?

Dòng giải pháp BIT.Finance được thiết kế để quản lý tài chính, tự động hóa việc lập ngân sách và tạo báo cáo quản lý dựa trên 1C:Enterprise 8.

BIT.FINANCE– một giải pháp đầy đủ chức năng cho phép bạn hệ thống hóa dòng tiền thông qua Kho bạc tập trung.

Sản phẩm phần mềm được thiết kế đặc biệt để tự động hóa các doanh nghiệp vừa và lớn. Thời gian triển khai ngắn và khả năng phong phú khiến chương trình trở thành một giải pháp lý tưởng cho các nhiệm vụ lập ngân sách và ngân quỹ.

Giải pháp BIT.FINANCE.Standard dành cho ai?

• Các công ty kinh doanh vừa và lớn trong đó việc triển khai hệ thống quản lý Kho bạc là nhiệm vụ ưu tiên và quan trọng về thời gian;
• Các công ty hiện có ngân sách hạn chế để phát triển phương pháp và triển khai hệ thống tự động và sẵn sàng bắt đầu triển khai hệ thống quản lý tài chính bằng cách giới thiệu giải pháp hiện đại cho quản lý Kho bạc.
• Giải pháp được đề xuất là lý tưởng cho tình huống này, bởi vì... cung cấp thời gian triển khai ngắn (từ 2 tuần) và khả năng chuyển đổi dễ dàng sang các phiên bản cũ hơn của dòng BIT.FINANCE.

• Tạo một định dạng thống nhất để quản lý Ngân sách Dòng tiền (CFB), bao gồm các thư mục được tiêu chuẩn hóa của Quận Liên bang Trung tâm, các Bài viết, Dự án DDS, v.v.;
• Tạo cơ sở dữ liệu thống nhất về các Bên, Thỏa thuận và Nghĩa vụ;
• Triển khai quy hoạch đa kịch bản BDDS ở các phần phân tích cần thiết;
• Tự động hóa quy trình thu thập Yêu cầu chi tiêu bằng kiểm soát hoạt động để tuân thủ BDDS đã được phê duyệt;
• Tự động hóa công việc với lịch thanh toán theo hợp đồng;
• Tự động hóa quy trình phê duyệt Ứng dụng, bao gồm phê duyệt đa cấp bằng cách sử dụng Sổ đăng ký thanh toán;
• Tự động hóa công việc với Lịch thanh toán và tạo chứng từ thanh toán dựa trên Ứng dụng và Sổ đăng ký;
• Đảm bảo nhận được báo cáo thực tế về kế hoạch về BDDS trực tuyến với khả năng có được tất cả các bản ghi cần thiết.

Giải pháp "BIT: Kho bạc và ngân sách"được phát triển trên cơ sở sản phẩm “1C: Kế toán 8” và nhằm nâng cao hiệu quả lập kế hoạch và kiểm soát các nguồn tài chính và dòng tiền.
Sự phát triển này dành cho các doanh nghiệp vừa và lớn, các công ty và doanh nghiệp thuộc bất kỳ ngành nào có dòng tiền có cấu trúc phức tạp, bao gồm các hoạt động đầu tư, một số lượng đáng kể các hoạt động ngân quỹ yêu cầu tối ưu hóa và kiểm soát bởi Tổng Giám đốc, Giám đốc Tài chính, Thủ quỹ trưởng, Kế toán trưởng. , Trưởng phòng kế hoạch kinh tế và các trưởng phòng dịch vụ tài chính khác.

Ưu điểm của giải pháp không chỉ là chức năng phong phú mà còn tính đến tâm lý người dùng: giao diện của biểu mẫu nhập ngân sách gần giống với Microsoft Office Excel nhất có thể, giúp giảm thiểu những khó khăn cho người dùng khi làm quen với sản phẩm mới và giảm đáng kể chi phí điền tài liệu. Khái niệm này đảm bảo chuyển đổi nhanh chóng việc lập kế hoạch từ MS Excel sang một giải pháp mới.

Với sự trợ giúp của tự động hóa dựa trên “BIT: Kho bạc và ngân sách”, hiệu quả của quy trình kinh doanh tăng lên đáng kể:

• Cung cấp quản lý thanh toán tập trung cho các doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức phức tạp;
• Hình thành các Yêu cầu thanh toán và Kế hoạch nhận tiền;
• Tự động kiểm soát các khoản thanh toán hiện tại để đảm bảo chúng không vượt quá Ngân sách dòng tiền (CFB) trong thời gian thực;
• Điều phối các Yêu cầu thanh toán và nhận được ủy quyền thanh toán;
• Duy trì quản lý tài liệu điện tử liên quan đến việc chuẩn bị và thực hiện thanh toán;
• Tạo báo cáo cần thiết cho việc phân tích và ra quyết định quản lý;
• Lập dự toán tổng thể cho doanh nghiệp;
• Hạch toán số liệu thực tế trong hệ thống lập ngân sách;
• Thực hiện phân tích kế hoạch-thực tế các hoạt động;
• Phân biệt quyền truy cập;
• Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật (Help Desk).

Giải pháp “BIT: Kho bạc và Ngân sách” là giải pháp đầu tiên của dòng phần mềm chuyên dụng “BIT.FINANCE”. Bạn có thể chọn giải pháp phù hợp nhất cho công ty của mình bằng cách sử dụng bảng đặc tính sản phẩm so sánh, đồng thời có khả năng nâng cấp thêm lên các sản phẩm chức năng hơn, ví dụ: bắt đầu bằng việc sử dụng “BIT: Kho bạc và ngân sách”, sau đó chuyển sang thực hiện “BIT: Kho bạc và ngân sách”. GIÁO SƯ.” Trong trường hợp này, bạn thậm chí sẽ không nhận thấy sự chuyển đổi, bởi vì... sản phẩm có khả năng di truyền hoàn toàn.

Phụ thuộc vào số lượng giấy phép cho nền tảng 1C

Sản phẩm phần mềm “BIT: Kho bạc và Ngân sách” không phải là một chương trình độc lập, để hoạt động, bạn phải cài đặt nền tảng “1C: Enterprise 8.1” và sản phẩm “1C: Accounting 8”.

Mô tả chức năng

Hệ thống con "Quản lý tiền mặt (Kho bạc)" của hệ thống BIT.Finance cho phép bạn:

1. Điền đơn xin chi tiêu và nhận tiền
2. Kiểm soát giới hạn ngân sách trong các ứng dụng
3. Tạo lịch thanh toán và đăng ký thanh toán
4. Tự động tạo chứng từ thanh toán
5. Lưu trữ bản scan hóa đơn, hợp đồng, hành vi
6. Tạo phân tích kế hoạch thực tế cho BDDS

Nhờ sử dụng hệ thống con Kho bạc, bạn sẽ có thể:

1. Thực hiện quản lý hoạt động dòng tiền và số dư
2. Dự đoán khoảng trống tiền mặt
3. Tăng cường kiểm soát thanh toán
4. Ngăn chặn việc lạm dụng tiền
5. Thực hiện quản lý và kiểm soát tài chính hoạt động

Kế hoạch hoạt động

Dựa trên danh sách Ứng dụng đã được thống nhất, Kho bạc sẽ tạo sổ đăng ký thanh toán mỗi ngày và TỰ ĐỘNG tạo chứng từ thanh toán.

1. Đừng quên một khoản thanh toán thường xuyên quan trọng, chẳng hạn như tính đến tiền thuê nhà trong các khoản thanh toán trong tương lai, bởi vì... BIT:UDS cho phép bạn đính kèm lịch thanh toán vào hợp đồng - bạn có thể lập kế hoạch nhận và thanh toán tiền cần thiết dựa trên các điều khoản của hợp đồng.
2. Luôn xem những gì bạn đã thanh toán và những gì vẫn cần phải thanh toán, BIT:UDS cho phép bạn lập kế hoạch trước và kiểm soát tất cả các khoản thanh toán.
3. Luôn biết rằng mọi khoản thanh toán đều được Người đứng đầu công ty phê duyệt thực sự. BIT:UDS cho phép bạn kiểm soát tất cả các khoản thanh toán - bạn có thể đảm bảo rằng bộ phận kế toán không thể thực hiện thanh toán nếu không có chữ ký của Người quản lý.
4. Dự đoán trước tình huống không có đủ tiền để thanh toán và thực hiện các biện pháp khắc phục tình huống đó (ví dụ: thương lượng với nhà cung cấp về việc trả chậm hoặc đẩy nhanh mọi khoản thu). BIT:UDS cho phép bạn dự đoán và ngăn chặn kịp thời các khoảng trống tiền mặt.
5. Loại bỏ công việc thủ công trong việc điền thanh toán - thông tin cơ bản sẽ được điền tự động từ ứng dụng. Một cú nhấp chuột - và một danh sách các khoản thanh toán đã được Người quản lý phê duyệt trước sẽ xuất hiện, điều đó có nghĩa là trong một khoảng thời gian nhất định, chỉ những khoản thanh toán cần thiết sẽ được thực hiện cho các nhà cung cấp cần thiết với số tiền được yêu cầu - một cách tự động và theo quy định nghiêm ngặt. điều khiển.

Hệ thống con “Lập ngân sách” trong dòng giải pháp BIT.Finance cho phép bạn giải quyết các vấn đề về ngân sách như:

• Hình thành ngân sách dòng tiền (CFB)
• Hình thành Ngân sách Thu nhập và Chi tiêu (BDR)
• Bảng cân đối kế toán và ngân sách theo bảng cân đối kế toán
• Báo cáo “Ngân sách” và “Phân tích kế hoạch-thực tế ngân sách”
• Cơ chế “So sánh giá trị kế toán và phân tích kế toán quản trị”
• Cơ chế “Phát trực tuyến chứng từ thanh toán (thực tế theo BDDS)”
• Cơ chế “Truyền số liệu kế toán trực tuyến (thực tế theo BDR)”

Không giới hạn số lượng ngân sách
Hệ thống cho phép bạn nhập bất kỳ số lượng ngân sách thuộc các loại khác nhau, bao gồm ngân sách dòng tiền (BDDS hoặc Dòng tiền), ngân sách thu nhập và chi phí (BDR hoặc P&L) và ngân sách trên bảng cân đối kế toán (BBL hoặc Bảng cân đối kế toán) . Người dùng có thể phát triển bộ và cấu trúc ngân sách một cách độc lập.
Ngân sách được nhập thông qua “Biểu mẫu nhập ngân sách” - một công cụ xây dựng đầu vào phổ quát với giao diện thuận tiện gần giống với Excel nhất có thể. Ngân sách được nhập trong bối cảnh: Khu liên bang trung ương, Bài viết, Dự án, Đối tác, Thỏa thuận, Nhóm Danh pháp và Danh pháp, tài khoản thanh toán.

Hình thành ngân sách dòng tiền (CFB)

Biểu mẫu dạng bảng thuận tiện để nhập dữ liệu ngân sách, như trong Excel, sẽ đơn giản hóa công việc của nhân viên trong chương trình và giảm thiểu thời gian đào tạo họ làm việc với chương trình.

Khả năng giải mã từng giá trị của bảng dữ liệu ngân sách sẽ cho phép bạn chỉ ra từng con số ngân sách bao gồm những gì bằng cách giải mã đối tác, hợp đồng, dự án, phạm vi sản phẩm.

Sự hiện diện của cơ chế điều phối và phê duyệt ngân sách sẽ cá nhân hóa trách nhiệm của các nhà quản lý công ty trong việc lập ngân sách và thiết lập quyền kiểm soát đối với thủ tục lập và phê duyệt ngân sách.

Cơ chế cấu hình linh hoạt các biểu mẫu nhập dữ liệu theo ngân sách của các Quận liên bang trung tâm sẽ cho phép bạn tạo ngân sách cho các Quận liên bang trung tâm khác nhau trong các phần khác nhau (theo mục chi phí, theo đối tác, theo thỏa thuận đối tác, theo dự án), cho phép bạn tạo ngân sách riêng cho từng Liên bang trung ương Huyện.

Khả năng lập kế hoạch cho các giai đoạn ngân sách khác nhau (tháng, quý, năm, v.v.) sẽ cho phép bạn tạo một số tùy chọn ngân sách - dài hạn và ngắn hạn.

Sự hiện diện của chức năng thiết lập kiểm soát tự động đối với việc thực hiện ngân sách đảm bảo tuân thủ kỷ luật thanh toán và sẽ tránh được sự thao túng của từng nhân viên.

Khi thiết lập kiểm soát thực hiện ngân sách, khả năng chọn một hoặc nhiều chỉ số được kiểm soát sẽ cho phép bạn thay đổi mức độ kiểm soát từ mức tối thiểu đến mức tối đa có thể.

Chương trình cho phép bạn tự động điều chỉnh dữ liệu ngân sách theo kế hoạch có tính đến sự đã rồi, nghĩa là chuyển số tiền chưa tiêu trong giai đoạn đã hoàn thành (theo ngân sách đã được phê duyệt) sang các giai đoạn kế hoạch còn lại. Điều này sẽ cho phép bạn loại bỏ các lỗi có thể xảy ra khi cập nhật ngân sách theo cách thủ công.

Sự hiện diện của cơ chế thiết lập báo cáo linh hoạt sẽ cho phép bạn tạo báo cáo trong các phần lập kế hoạch khác nhau, cũng như lưu một số tùy chọn để thiết lập ngân sách.