Sổ công tác bị hư hỏng, tôi phải làm sao? Cách chuẩn bị hồ sơ nhân sự khi đổi họ

Khi ký kết hợp đồng lao động, nhân viên tương lai, theo Điều 65 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga, xuất trình một gói tài liệu bắt buộc:

hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác;

sổ làm việc (trừ trường hợp hợp đồng lao động được giao kết lần đầu hoặc người lao động bắt đầu làm việc bán thời gian);

giấy chứng nhận bảo hiểm hưu trí nhà nước;

hồ sơ đăng ký quân sự - đối với người phải thực hiện nghĩa vụ quân sự và người thuộc diện bắt buộc thực hiện nghĩa vụ quân sự;

một tài liệu về trình độ học vấn, trình độ chuyên môn hoặc kiến ​​thức đặc biệt - khi nộp đơn xin việc đòi hỏi kiến ​​thức đặc biệt hoặc đào tạo đặc biệt.

Nhưng giả sử nhân viên đó không có sổ làm việc. Nhưng không phải vì anh ấy có được công việc đầu tiên với bạn, mà vì chẳng hạn, anh ấy đã đánh mất nó. Chuyên viên nhân sự nên làm gì? Anh ta sẽ phải cấp cho nhân viên một cuốn sổ làm việc mới, vì sau lần sửa đổi tháng 10, một đoạn bổ sung đã được bổ sung vào Điều 65 Bộ luật Lao động Liên bang Nga, trực tiếp chỉ rõ điều này.

Đoạn tài liệu

Định mức này gây ra nhiều khó khăn cho cán bộ nhân sự. Thực tế là vẫn chưa rõ cuốn sách làm việc “mới” này sẽ là gì - một bản sao hay một tài liệu chính thức. Hãy tìm ra nó.

Chúng ta sẽ soạn một cuốn sổ làm việc như thế nào?

Trước khi Bộ luật Lao động Liên bang Nga sửa đổi, tất cả chúng tôi đều được hướng dẫn bởi các quy tắc lập sổ làm việc được quy định trong Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga ngày 16 tháng 4 năm 2003 số 225 “Về sổ làm việc”.

Đoạn tài liệu

Nghĩa là, thứ tự sau đây đã được thiết lập trước đó. Sổ làm việc chỉ được cấp cho người lao động được thuê Đầu tiên . Nếu sổ làm việc bị hư hỏng hoặc bị mất thì theo quy trình đã được thiết lập, nhân viên sẽ được giao nhân bản sách bài tập.

Bây giờ người sử dụng lao động có nghĩa vụ cấp sổ làm việc mới cho người lao động nếu nó bị hư hỏng hoặc bị mất. Với việc đưa ra yêu cầu này, một số vấn đề đã nảy sinh. Điều kiện duy nhất được đặt ra trong trường hợp này là người lao động phải viết đơn nêu rõ lý do thiếu sổ làm việc khi được tuyển dụng.

Hành động phạm tội

Nếu người sử dụng lao động trước đó ghi vào sổ làm việc của nhân viên của bạn về việc chấm dứt hợp đồng lao động theo sáng kiến ​​​​của người sử dụng lao động do hành động phạm tội của nhân viên, thì có lẽ khi thuê bạn, anh ta sẽ nói rằng anh ta đã bị mất sổ làm việc. Và bạn sẽ không thể gửi nó cho người chủ cuối cùng của bạn để lấy một bản sao nữa. Bạn sẽ phải đưa cho anh ấy một cuốn sách công việc mới.

Ngoài ra, trước đây khi đăng ký bản sao, người sử dụng lao động trước đó phải ghi vào sổ lao động lý do chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động. Điều này có nghĩa là người lao động không còn ngại ghi vào sổ lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động do hành động phạm tội của mình. Hơn nữa, do Luật Liên bang số 152-FZ “Về dữ liệu cá nhân” ngày 21 tháng 1 năm 2007 có hiệu lực, người sử dụng lao động cuối cùng đã mất cơ hội yêu cầu thông tin về nhân viên từ người sử dụng lao động cuối cùng của anh ta (hoặc bất kỳ người nào khác).

Vì vậy, lựa chọn duy nhất để người sử dụng lao động tự bảo vệ mình trong tình huống này là yêu cầu nhân viên cung cấp thông tin giới thiệu từ các công việc trước đó. Đồng thời, nhà tuyển dụng không nên quên rằng việc đưa ra lời giới thiệu là quyền chứ không phải nghĩa vụ của người nộp đơn khi nộp đơn xin việc. Người sử dụng lao động, ngay cả khi nhân viên từ chối đưa ra khuyến nghị, cũng sẽ không thể từ chối tuyển dụng nhân viên trên cơ sở này.

Bị loại

Một tình huống tương tự sẽ xảy ra nếu một nhân viên có một mục được ghi trong sổ làm việc của anh ta về việc anh ta không đủ tiêu chuẩn ở một vị trí công việc nhất định. Nhân viên sẽ đến gặp bạn, với tư cách là người sử dụng lao động tiếp theo, với lời khai về việc mất sổ làm việc của anh ta.

Đồng thời, để bảo vệ khỏi việc tuyển dụng bất hợp pháp một nhân viên đã bị loại theo quyết định của tòa án và không được nhập hồ sơ làm việc, người sử dụng lao động không những có thể mà còn có nghĩa vụ tiến hành kiểm tra việc loại trừ khi tuyển dụng.

Đoạn tài liệu

Thông tin có trong sổ đăng ký của những người không đủ tiêu chuẩn được mở để xem xét. Những người quan tâm có quyền nhận được thông tin có tính phí từ sổ đăng ký những người không đủ tiêu chuẩn dưới dạng trích đoạn về những người không đủ tiêu chuẩn cụ thể.

Khi một nhân viên có nhiều sổ sách công việc

Giả sử một ứng viên “tìm thấy” một cuốn sách bài tập và đưa cho bạn một số bản sao để lựa chọn. Thật vậy, từ Điều 65 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga, chúng ta có thể kết luận rằng, trên cơ sở đơn xin việc bằng văn bản, người lao động có thể lập sổ làm việc mới tại mỗi nơi làm việc mới.

Bạn nên chấp nhận cái nào và bạn nên viết cái nào? Đó là khuyến khích để thực hiện một mục vào một trong những cuốn sách công việc được trình bày. Nhưng bạn vẫn sẽ phải chấp nhận tất cả các sổ làm việc, vì theo các mục ghi trong sổ làm việc, người sử dụng lao động sẽ cần tính toán thời gian làm việc để trả tiền nghỉ ốm. Hơn nữa, nếu thời gian làm việc trùng lặp trong một số sổ làm việc thì để tính thời hạn làm việc, người sử dụng lao động sẽ chỉ tính đến một khoảng thời gian (Điều 16 Luật Liên bang ngày 29 tháng 12 năm 2006 số 255- FZ, khoản 8 của lệnh của Bộ Y tế và Phát triển Xã hội Liên bang Nga ngày 6 tháng 2 năm 2006 số 91).

Đoạn tài liệu

Khi chấm dứt hợp đồng, người sử dụng lao động sẽ có nghĩa vụ trả lại tất cả sổ sách công việc đã lấy từ người lao động để lưu trữ dưới chữ ký của người đó.

...và một số công việc chính

Người lao động giờ đây thực sự có thể có một số nơi làm việc chính, lập sổ sách công việc tại mỗi nơi làm việc dựa trên đơn đăng ký. Những người sử dụng lao động sau đây sẽ tính toán thời gian làm việc như thế nào, vì họ sẽ cần phải so sánh và không tính đến những khoảng thời gian làm việc trùng lặp như đã được mô tả ở trên.

* * *

Với những sửa đổi Bộ luật Lao động của Liên bang Nga được thông qua vào tháng 10 năm 2006 và những thay đổi trong luật về trả tiền nghỉ ốm, dựa trên cách tính thời gian bảo hiểm, tầm quan trọng của sổ làm việc đã tăng lên, nhưng đồng thời nó cũng đã không còn tồn tại trong một bản sao duy nhất! Những thay đổi này đặt ra nhiều câu hỏi cho các chuyên gia hành nghề mà nhà lập pháp dự định giải quyết trong những năm tới bằng cách bãi bỏ cơ chế sổ sách công việc về nguyên tắc. Nhưng cho đến khi sổ làm việc thực sự bị loại bỏ như một tài liệu xác nhận kinh nghiệm làm việc của nhân viên, thì cần phải bằng cách nào đó thoát khỏi tình huống khó khăn mà nhiều nhân viên nhân sự hiện nay đang gặp phải. Tác giả đã chỉ ra cách giải quyết những vấn đề phổ biến nhất trong số đó.

Tư vấn cho nhân viên Nếu tổ chức nơi nhân viên làm việc không còn tồn tại và chưa chuyển tài liệu nhân sự vào kho lưu trữ, bạn có thể nộp đơn lên tòa án nơi cư trú để xác định thời gian làm việc. Để làm được điều này, bạn cần tìm ít nhất hai đồng nghiệp ở công việc trước đây của bạn, những người sẽ xác nhận công việc ở tổ chức đó trong một khoảng thời gian cụ thể. Từ các nguồn có thẩm quyền N.Z. Kovyazin, Bộ Y tế và Phát triển Xã hội Nga “Có thể ghi các mục về kinh nghiệm làm việc của nhân viên trong sổ làm việc trùng lặp chỉ trên cơ sở các tài liệu xác nhận mối quan hệ việc làm. Những tài liệu đó bao gồm: trích lục lệnh tuyển dụng và sa thải, tài khoản cá nhân, phiếu lương.

Làm cách nào tôi có thể khôi phục hồ sơ công việc của mình thông qua quỹ hưu trí?

Sau khi rời Blesk LLC vào ngày 30 tháng 6 năm 2010, tôi không làm việc ở đâu cả. Tôi xác nhận kinh nghiệm làm việc của mình trước khi gia nhập Blesk LLC bằng các tài liệu đính kèm: 1.

Giấy chứng nhận của Zarya LLC về công việc chuyên gia kinh tế trong khoảng thời gian từ ngày 17 tháng 3 năm 1997 đến ngày 16 tháng 3 năm 1998 ngày 15 tháng 9 năm 2010 N 31. 2. Bản sao đơn xin việc làm tại Công ty Cổ phần Vesna cho vị trí chuyên gia kinh tế hàng đầu trong ngành sở kế hoạch ngày 01/04/1998 N 10k.

Cách khôi phục sổ làm việc bị mất hoặc bị hư hỏng

• 1 Sơ đồ khôi phục tài liệu chung
  • 1.1 Sổ công tác bị hư hỏng
  • 1.2 Sổ lao động bị người sử dụng lao động làm thất lạc
  • 1.3 Khôi phục thâm niên trong tổ chức bị giải thể

Như chúng ta biết, không ai tránh khỏi những rắc rối. Ngay cả những công dân chu đáo nhất cũng có thể trở thành nạn nhân của một kẻ móc túi, kẻ cùng với toàn bộ số tiền sẽ ăn cắp tài liệu.

Việc thiếu hoặc hư hỏng sổ làm việc là một tình huống khó chịu, vì nếu không có bằng chứng về kinh nghiệm làm việc, bạn sẽ không thể có được công việc mong muốn hoặc nhận được lương hưu. Vì vậy, bạn cần biết cách khôi phục sổ làm việc đã bị mất hoặc hư hỏng.

Theo các luật sư, bản thân cụm từ “khôi phục việc làm” đã không chính xác lắm. Không thể khôi phục nó một cách hợp pháp vì chỉ có một bản sao được tạo.

Hậu quả của việc mất sổ làm việc

Thông tin

Phải làm gì nếu hiện tại bạn không làm việc và nơi làm việc cuối cùng của bạn là gì? Nếu bạn đã ký kết hợp đồng lao động với người sử dụng lao động tại nơi làm việc mới, thì đơn đăng ký của bạn phải được gửi cho người đó. Nếu không, hoặc bạn đang thất nghiệp tại thời điểm phát hiện ra sự mất mát của mình, thì bạn cần liên hệ với người sử dụng lao động trước đây của mình.

Anh ta không có quyền từ chối bạn, và việc khôi phục sổ làm việc bị mất là hoàn toàn có thể. Phục hồi hoặc trùng lặp? Ngay cả khi bạn mua một biểu mẫu và chỉ sao chép các mục đã từng được ghi vào sổ làm việc của bạn trên cơ sở hoàn toàn hợp pháp, nó sẽ không hoàn toàn hợp pháp.

Chú ý

Và vẫn chưa có ai hủy bỏ trách nhiệm làm sai lệch tài liệu và việc sử dụng chúng. Vì vậy, nếu bạn bị mất sổ làm việc, bạn nên biết rằng nó không thể khôi phục được trong mọi trường hợp.

Khôi phục hồ sơ công việc

Khi ký kết hợp đồng lao động, nhân viên tương lai, theo Điều 65 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga, xuất trình một gói tài liệu bắt buộc:

• hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác;
• sổ làm việc (trừ trường hợp hợp đồng lao động được giao kết lần đầu hoặc người lao động bắt đầu làm việc bán thời gian);
• giấy chứng nhận bảo hiểm hưu trí nhà nước;
• hồ sơ đăng ký quân sự - đối với người phải thực hiện nghĩa vụ quân sự và người thuộc diện bắt buộc thực hiện nghĩa vụ quân sự;
• một tài liệu về trình độ học vấn, trình độ chuyên môn hoặc kiến ​​thức đặc biệt - khi nộp đơn xin việc đòi hỏi kiến ​​thức đặc biệt hoặc đào tạo đặc biệt.

Nhưng giả sử nhân viên đó không có sổ làm việc. Nhưng không phải vì anh ấy có được công việc đầu tiên với bạn, mà vì chẳng hạn, anh ấy đã đánh mất nó.

Truy cập miễn phí trong 3 ngày!

Thật không may, ngay cả bằng cách này cũng không thể tránh khỏi quá trình lâu dài để có được một bản sao. Khôi phục thâm niên trong một tổ chức bị giải thể Thường có những trường hợp không còn chỗ để xác nhận thâm niên - công ty không còn tồn tại.
Nếu tình huống như vậy phát sinh, bạn cần gửi yêu cầu tương ứng đến cơ quan lưu trữ. Đây là nơi lưu trữ tất cả tài liệu của các tổ chức thanh lý.

Nếu có thông tin về nhân viên, anh ta sẽ sớm được cấp giấy chứng nhận kinh nghiệm làm việc tại công ty này. Nếu thông tin cần thiết không có trong kho lưu trữ thì bạn cần phải ra tòa:

1. Một ứng dụng được nộp để thiết lập thực tế công việc trong tổ chức.
2. Lời khai của ít nhất 2 nhân chứng sẽ được yêu cầu để xác nhận thực tế công việc trong công ty bị thanh lý.

Nhưng trước khi nộp đơn yêu cầu bồi thường, bạn nên đảm bảo rằng công ty đã thực sự được thanh lý và chưa trải qua quá trình sáp nhập hoặc đổi tên chẳng hạn.

Cách khôi phục hồ sơ công việc

Trong những trường hợp nào nhất thiết phải cấp bản sao cho nhân viên? — bị người sử dụng lao động làm mất, kể cả do trường hợp khẩn cấp; - đã trở nên không sử dụng được (cháy, rách, ố màu, v.v.). Nguyên tắc xác nhận thâm niên công tác và cấp sổ trùng lặp trong mỗi trường hợp trên đều có những đặc điểm riêng.
Nếu cuốn sách bị mất bởi một nhân viên cũ Một nhân viên cũ chưa tìm được công việc mới có thể liên hệ với bạn để yêu cầu cấp cho anh ta một cuốn sổ làm việc trùng lặp liên quan đến việc mất nó. Và bạn có nghĩa vụ cấp cho anh ta một bản sao sổ làm việc chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày anh ta nộp đơn. Việc phát hành một bản sao để thay thế sổ làm việc bị mất liên quan đến việc khôi phục tất cả các bản ghi có trong đó.

Chúng tôi phát hành một bản sao của sổ làm việc

Tôi yêu cầu bạn xác định thời gian làm việc của các nhân viên sau của Crocus LLC: 1) Ivan Ivanovich Baranov, sinh năm 1975; 2) Olga Nikolaevna Smolina, sinh năm 1970; 3) Tatyana Petrovna Sokolova, sinh năm 1980. Tôi yêu cầu Irina Nikolaevna Savelyeva, một kế toán tại Crocus LLC, được đưa vào ủy ban.

Phụ lục: Giấy chứng nhận của Văn phòng Sở Cứu hỏa Tiểu bang Vùng Tambov ngày 11/08/2010 N 188. Tổng Giám đốc Crocus LLC Volkov I.I. Volkov Print ngày 11 tháng 9 năm 2010 Nếu một ủy ban thường trực như vậy chưa được thành lập trong khu vực của bạn, thì bạn cần phải giải quyết đơn đăng ký của mình để xác định thời gian làm việc của nhân viên với cơ quan lao động của đơn vị cấu thành Liên bang Nga (ở các khu vực khác nhau). nó được gọi khác, ví dụ ở Moscow là Bộ Lao động và Việc làm), bổ sung thêm yêu cầu thành lập một ủy ban như vậy.

Sách làm việc trùng lặp

Trong trường hợp đầu tiên, một ủy ban được triệu tập, bao gồm một số đại diện của cơ quan hành pháp, đại diện của chính người sử dụng lao động và công đoàn. Ủy ban này đưa ra một đạo luật chỉ rõ thời gian và điều khoản làm việc, vị trí và tổng thời gian phục vụ của nhân viên.
Sau đó, nhân viên được cấp một bản sao hoàn chỉnh của sổ làm việc. Nhưng ở đây, cũng như những trường hợp trước, bạn sẽ cần cung cấp bằng chứng tài liệu. Lời khai của nhân chứng có thể được sử dụng để xác nhận. Nhưng nếu người sử dụng lao động cho rằng anh ta chỉ đơn giản là làm mất tài liệu và việc khôi phục hồ sơ làm việc là không thể, thì nhân viên có thể buộc anh ta phải chịu trách nhiệm về việc vi phạm luật lao động. Đối với thái độ cẩu thả như vậy, người quản lý có thể phải trả một khoản tiền phạt đáng kể. Trong trường hợp này, không chỉ nên liên hệ với cơ quan thanh tra lao động mà còn cả văn phòng công tố cấp quận.

Phải làm gì nếu sổ làm việc bị hỏng

Nó phải chứa thông tin về tổng kinh nghiệm làm việc tính đến thời điểm tham gia dịch vụ của người sử dụng lao động cuối cùng. Sổ làm việc bị hỏng. Nhưng nếu vì lý do này hay lý do khác mà sổ làm việc không sử dụng được thì làm cách nào để khôi phục tài liệu này? Theo quy định của pháp luật, người lao động cũng có quyền yêu cầu người quản lý cấp cho mình một bản sao. Trong trường hợp này, tất cả các bản ghi từ bản ghi công việc bị hỏng sẽ được chuyển sang bản sao.

Nhưng điều này được cung cấp rằng tất cả chúng đều có thể đọc được. Và nếu một số không thể đọc được thì sự thật về lịch sử tác phẩm phải được xác nhận. Trong một tài liệu bị hư hỏng, ngay tờ đầu tiên sẽ có ghi chú tương ứng “một bản sao đã được phát hành”.

Chuỗi và số của nó cũng được chỉ định. Sổ lao động bị người sử dụng lao động làm mất, thường có trường hợp người sử dụng lao động tự làm mất sổ làm việc của người lao động. Điều này xảy ra do trường hợp khẩn cấp hoặc sơ suất.

Sổ ghi chép công việc là một tài liệu quan trọng phản ánh toàn bộ lý lịch của một nhân viên từ nơi làm việc đầu tiên cho đến nay. Bất chấp việc bàn tán về việc bãi bỏ sổ lao động, văn bản này vẫn có giá trị pháp lý và rất có giá trị trong thực tiễn quan hệ lao động. Vì vậy, việc mất sổ nhật ký công việc sẽ gây ra nhiều hậu quả tiêu cực cho việc làm trong tương lai và khi xin nghỉ hưu xứng đáng.

Các trường hợp mất mát như vậy có thể khác nhau:

• trộm cắp)
  • người sử dụng lao động bị mất)
  • nhân viên bị mất)
• mất mát trong các tình huống khẩn cấp (hỏa hoạn, lũ lụt, sự trả thù của người chủ cũ, v.v.).

Nhưng bất kể lý do gây ra tổn thất là gì thì trong mọi trường hợp không nên bỏ qua mà không hành động ngay lập tức. Nếu không, sau một thời gian sẽ khó thực hiện được điều này.

Có cơ chế pháp lý để khôi phục tài liệu này. Bạn cần phải dùng đến chúng.

Liên hệ với chủ lao động của bạn

Luật quy định, khi phát hiện mất sổ lao động, công dân phải liên hệ ngay với người sử dụng lao động nơi làm việc cuối cùng để khai báo mất mát. Hơn nữa, việc này phải được thực hiện bằng văn bản. Phải làm gì nếu hiện tại bạn không làm việc và nơi làm việc cuối cùng của bạn là gì?

Nếu bạn đã ký kết hợp đồng lao động với người sử dụng lao động tại nơi làm việc mới, thì đơn đăng ký của bạn phải được gửi cho người đó. Nếu không, hoặc bạn đang thất nghiệp tại thời điểm phát hiện ra sự mất mát của mình, thì bạn cần liên hệ với người sử dụng lao động trước đây của mình. Anh ta không có quyền từ chối bạn, và việc khôi phục sổ làm việc bị mất là hoàn toàn có thể.

Phục hồi hoặc trùng lặp?

Ngay cả khi bạn mua một biểu mẫu và chỉ sao chép các mục đã từng được ghi vào sổ làm việc của bạn trên cơ sở hoàn toàn hợp pháp, nó sẽ không hoàn toàn hợp pháp. Và vẫn chưa có ai hủy bỏ trách nhiệm làm sai lệch tài liệu và việc sử dụng chúng.

Vì vậy, nếu bạn bị mất sổ làm việc, bạn nên biết rằng nó không thể khôi phục được trong mọi trường hợp. Nhưng bất kỳ nhà tuyển dụng nào cũng có nghĩa vụ phải chính thức cấp cho bạn một bản sao của nó. Ngoài ra, thủ tục này là hoàn toàn hợp pháp, tài liệu kết quả có thể được trình bày một cách an toàn cả trong quá trình làm việc và Quỹ hưu trí.

Lấy một sổ làm việc trùng lặp

Theo luật, người sử dụng lao động có nghĩa vụ cấp một bản sao sổ làm việc cho cả nhân viên cũ của tổ chức trong vòng 15 ngày kể từ ngày nộp đơn. Sách bị mất hay còn tồn tại không quan trọng mà ở trong tình trạng hư hỏng (cháy, ố hoặc rách). Một bản sao của cuốn sách phải bao gồm thông tin đầy đủ về hoạt động làm việc của nhân viên và các ưu đãi (giải thưởng) từ nơi làm việc cuối cùng của anh ta. Căn cứ để lập bút toán là các chứng từ gốc:

1. lệnh cho nhân sự)
2. hợp đồng lao động)
3. tài khoản cá nhân hoặc bảng lương)
4. thông tin về thời gian phục vụ trước khi đăng ký vào hệ thống bảo hiểm hưu trí (tài liệu Quỹ hưu trí))
5. trích từ tài khoản cá nhân của người được bảo hiểm (cũng từ Quỹ hưu trí))
6. làm rõ thông tin.

Một bản sao khác của sổ làm việc phải chứa hồ sơ về hoạt động công việc trước đó, được lập trên cơ sở các tài liệu do nhân viên cung cấp (lệnh nhân sự, hợp đồng lao động, v.v.). Thông tin về ưu đãi (giải thưởng) cũng có thể được nhập nếu có tài liệu hỗ trợ. Nhưng nếu những tài liệu này không được nộp đầy đủ thì tổng kinh nghiệm làm việc ở các tổ chức khác (năm, tháng, ngày) sẽ được ghi vào sổ làm việc mà không nêu rõ thời gian làm việc, chức danh và người sử dụng lao động.

Trong quá trình cấp sổ làm việc trùng lặp, tùy theo nguyên nhân bị mất mà hành động của người sử dụng lao động và chủ sở hữu sổ làm việc có thể khác nhau.

Phải làm gì nếu sổ làm việc bị hư hỏng?

Điều xảy ra là sổ làm việc không bị mất, nhưng hình thức bên ngoài của nó không cho phép nó được coi là một tài liệu chính thức. Nếu bị cháy, ố, rách thì người lao động cũng có quyền yêu cầu cấp bản sao. Trong trường hợp này, không giống như việc sao chép một cuốn sách bị mất, chỉ cho biết tổng thời gian kinh nghiệm làm việc là không đủ.

Tất cả các mục không bị hư hỏng và dễ đọc phải được chuyển sang bản sao của sổ làm việc bị hỏng. Đối với các hồ sơ khó đọc, quy trình xác nhận với các tài liệu được chỉ định ở trên sẽ được cung cấp. Một cuốn sổ làm việc bị hư hỏng không bị tiêu hủy, nó là cơ sở để sao chép phần lớn các mục. Trên trang tiêu đề của nó, có một mục ghi rằng một bản sao đã được phát hành thay cho tài liệu này, đồng thời chỉ ra sê-ri và số của sổ làm việc mới.

Câu hỏi có thể nảy sinh: nếu các mục trong một cuốn sách bị hư hỏng có thể đọc được thì có cần thiết phải phát hành một bản sao của nó không? Có, bởi vì nếu bạn tiếp tục ghi chép vào một cuốn sổ làm việc bị rách hoặc ố màu thì sớm muộn gì bạn cũng sẽ phải đối mặt với rắc rối. Nhân viên sẽ bị từ chối làm việc ở đâu đó, hoặc tài liệu như vậy sẽ không được chấp nhận để cấp lương hưu.

Phải làm gì nếu người chủ của bạn làm mất hồ sơ làm việc của bạn?

Việc người sử dụng lao động làm mất sổ làm việc có thể xảy ra vì hai lý do:

1. do các tình huống khẩn cấp (hỏa hoạn, thiên tai, lũ lụt))
2. do sự sơ suất của người lao động hoặc do mục đích xấu của người sử dụng lao động.

Đối với trường hợp đầu tiên, các quy tắc quy định việc thành lập một ủy ban đặc biệt để điều tra các trường hợp tổn thất. Ngoài đại diện của người sử dụng lao động, tổ chức công đoàn và tập thể lao động phải có nhân viên của cơ quan điều hành nơi tổ chức. Kết quả công việc của ủy ban này sẽ là một hành động trên cơ sở phát hành một bản sao của cuốn sách.

Đối với trường hợp thứ hai, pháp luật quy định mức xử phạt và trách nhiệm hành chính đối với người sử dụng lao động, cán bộ gây thiệt hại. Nếu người sử dụng lao động chỉ đơn giản tuyên bố mất hồ sơ lao động của mình thì nên liên hệ với cơ quan thanh tra lao động địa phương hoặc văn phòng công tố, và sau đó có thể ra tòa. Nhưng điều này rất có thể sẽ không trả lại sổ làm việc cho bạn và bạn sẽ phải cấp một bản sao của nó theo cách thức quy định.

Điều gì sẽ xảy ra nếu người chủ cũ không còn tồn tại?

Điều này xảy ra khi bạn đang chuẩn bị một sổ ghi chép công việc trùng lặp và bạn phát hiện ra rằng tổ chức mà bạn từng làm việc đã bị giải thể. “Điều này có nghĩa là bạn không có nơi nào để lấy tài liệu hỗ trợ cho việc ghi vào sổ. Làm thế nào để được trong trường hợp này?

Trước tiên, bạn cần biết rằng chủ lao động của bạn thực sự đã bị giải thể và không thay đổi tên do tổ chức lại hoặc một số thay đổi khác. Điều này có thể xảy ra do nó sáp nhập với một doanh nghiệp khác, gia nhập với tư cách một bộ phận thành một cơ cấu lớn hơn hoặc ngược lại, một bộ phận. Trong trường hợp này, tổ chức mới, với tư cách là người kế thừa hợp pháp của tổ chức cũ, sẽ cấp cho bạn tất cả các tài liệu cần thiết.

Nếu hóa ra công ty của bạn vẫn không tồn tại, thì bạn cần gửi yêu cầu đến cơ quan lưu trữ, nơi các tổ chức bị thanh lý phải nộp tài liệu của họ, bao gồm cả những tài liệu liên quan đến nhân sự. Giấy chứng nhận lưu trữ sẽ làm cơ sở để lập các mục cần thiết vào sổ làm việc. Nếu cơ quan lưu trữ không có thông tin cần thiết, bạn sẽ phải nộp đơn lên tòa án để công nhận thực tế công việc trong tổ chức này với sự tham gia của ít nhất hai nhân chứng.

sản xuất các biểu mẫu và cung cấp chúng cho người sử dụng lao động, đã được phê duyệt. Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga ngày 16 tháng 4 năm 2003 N 225 (sau đây gọi là Quy tắc)). Thông thường kế toán sẽ chịu trách nhiệm chuẩn bị bản sao nên chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện việc này.

Một nhân viên cũ chưa tìm được việc làm mới có thể liên hệ với bạn để yêu cầu cấp cho anh ta một cuốn sách trùng lặp do bị thất lạc.

Làm thế nào để viết ra một cuốn sách công việc bị hư hỏng

Trách nhiệm về sự an toàn và đăng ký hợp đồng lao động thuộc về người sử dụng lao động cho đến khi nhân viên bị sa thải và giao lại cho người sử dụng lao động. Nếu các biểu mẫu sổ làm việc được điền không chính xác hoặc bị hư hỏng, bạn phải lập văn bản tương ứng về việc xóa sổ và tiêu hủy các biểu mẫu đó.

Phải làm gì nếu sổ làm việc bị hỏng

Trong tương lai, sau khi nhân viên nộp sổ sao cho cơ quan nhân sự thì phải lập hồ sơ việc làm. Cơ sở lý luận: Điều 33 Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga ngày 16 tháng 4 năm 2003 N 225 “Sổ công tác” (sau đây gọi tắt là Nghị định số 225) quy định rằng nếu sổ (đi kèm) không thể sử dụng được (cháy, rách, bẩn v.v.

Phải làm gì nếu sổ ghi chép công việc của nhân viên không thể sử dụng được?

P.S. Sổ làm việc bị hư hỏng là lỗi của nhân viên. Nếu sổ làm việc bị mất hoặc không còn sử dụng được thì nhân viên sẽ được cấp một bản sao.

Nhân viên bị mất hồ sơ công việc phải báo cáo việc này tại nơi làm việc cuối cùng của mình.

Để đáp lại, người sử dụng lao động có nghĩa vụ cấp một bản sao cho người lao động không quá 15 ngày kể từ ngày nộp đơn.

Cách khôi phục sổ làm việc bị hỏng

Trong tương lai, để bảo vệ bản thân, bạn nên giữ bản sao hồ sơ việc làm ở nhà, bản này sẽ được cập nhật mỗi khi bạn thay đổi công việc và có xác nhận của trưởng bộ phận nhân sự. Nhưng nếu không có bản photocopy mà bị thất lạc thì bạn cần làm như sau.

Mặt khác, nó là tài liệu chính thức xác nhận kinh nghiệm làm việc của bạn.

Tất cả chúng ta đều phải có việc làm (chúng ta đang nói về việc làm chính thức), và khi về già chúng ta phải đi xin lương hưu.

Vì vậy, câu hỏi làm thế nào để khôi phục nó nếu nó bị mất hoặc bị hư hỏng một cách vô vọng vẫn còn lâu mới có. Không ai trong chúng ta có thể được bảo hiểm chống lại việc mất tài liệu cá nhân.

Làm thế nào để khôi phục sổ làm việc trong trường hợp bị mất hoặc hư hỏng?

Thực tế này có thể có tính chất riêng tư, tức là.

mất mát hoặc hư hỏng xảy ra riêng lẻ hoặc sự kiện xảy ra trên diện rộng - tất cả hoặc hầu hết tài liệu bị mất hoặc hư hỏng do thiên tai (hỏa hoạn, lũ lụt, v.v.) hoặc vi phạm các quy tắc lưu trữ. Trong trường hợp đầu tiên, người sử dụng lao động khôi phục sổ sách sẽ tự gửi các yêu cầu cần thiết đến các tổ chức liên quan, trong trường hợp thứ hai, một ủy ban được thành lập để khôi phục tài liệu.

Kể từ ngày này, nếu có thông tin sai lệch về một công ty trong Sổ đăng ký pháp nhân thống nhất của Nhà nước, cơ quan thuế sẽ buộc loại công ty này khỏi sổ đăng ký.

Kể từ ngày 6 tháng 8 năm 2019, các sửa đổi của PBU 1/2008 “Chính sách kế toán của các tổ chức” có hiệu lực. Do đó, đặc biệt, người ta đã xác định rằng trong trường hợp các tiêu chuẩn liên bang không quy định phương pháp kế toán cho một vấn đề cụ thể, công ty có thể phát triển phương pháp riêng của mình.

1. Yêu cầu người lao động viết đơn đề nghị cấp bản sao sổ làm việc và cung cấp các tài liệu xác nhận thời gian làm việc với người sử dụng lao động trước đó (hợp đồng lao động, bản sao quyết định tuyển dụng và sa thải, giấy chứng nhận, sổ làm việc bị hư hỏng, nếu ghi vào nó có thể đọc được), v.v.

32 Quy tắc ứng xử. Nếu người sử dụng lao động trước đó bị thanh lý. một nhân viên có thể nộp đơn xin thông tin về thời gian làm việc của mình cho cơ quan lưu trữ tiểu bang hoặc thành phố.

Phải làm gì nếu người sử dụng lao động cố tình làm hỏng sổ làm việc với những mục ghi sai và liệu anh ta có phải chịu trách nhiệm về việc này không?

Trong trường hợp như vậy, bạn có thể yêu cầu cấp cho mình một bản sao của Bộ luật Lao động dựa trên hướng dẫn điền sổ lao động.

Việc người sử dụng lao động làm mất sổ nhật ký lao động có thể mang lại nhiều hậu quả khó chịu, vì vậy người sử dụng lao động cần biết cách hành động khôn ngoan trong tình huống khó chịu này.

Không có hướng dẫn và thủ tục đặc biệt nào để khôi phục tài liệu này trong Bộ luật Lao động hoặc bất kỳ đạo luật quản lý nào khác, chỉ có những hướng dẫn và điều khoản quan trọng cần được tuân thủ khi khôi phục sổ ghi chép công việc.

Luật nào quy định việc lưu trữ hồ sơ lao động?

Sổ làm việc là một tài liệu chính thức bao gồm tất cả hồ sơ làm việc ở một số nơi nhất định của một công dân Liên bang Nga. Sổ ghi chép công việc có thể cho người sử dụng lao động biết khá nhiều điều về người sở hữu nó: thông tin quan trọng về kinh nghiệm và trình độ của nhân viên, thời gian làm việc của người đó. Hồ sơ sa thải có thể nói lên nhiều điều về tính chính trực và trách nhiệm của nhân viên.

Các tài liệu quy định chính thiết lập quy trình duy trì, lưu trữ và khôi phục sổ làm việc là:

1. Bộ luật Lao động (Điều 66 “Sổ lao động”). Nó quy định rằng người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải lấy sổ làm việc cho bất kỳ ai đã làm việc cho mình trên 5 ngày và phải nhập tất cả thông tin về việc thuê, thuyên chuyển hoặc sa thải nhân viên của mình. Nhưng không có thông tin đầy đủ trong Bộ Quy tắc về cách khôi phục hoặc phải làm gì nếu tài liệu bị mất.
2. Nghị định của Chính phủ số 225 ngày 16/04/2003 (ấn bản cuối cùng ngày 25/03/2013) “Về sổ sách công việc” với “Quy tắc bảo quản, lưu trữ sổ sách công việc…”.
3. Nghị quyết của Bộ Lao động Nga số 69 ngày 10 tháng 10 năm 2003 (ấn bản cuối cùng ngày 31 tháng 10 năm 2016) “Về việc phê duyệt Hướng dẫn điền sổ làm việc.” Nó chứa các hướng dẫn quan trọng về cách nhập chính xác tất cả thông tin vào một bản sao.

Cuốn sách có bị thất lạc không?

Có những tình huống nhân viên phòng nhân sự tìm sổ làm việc rất lâu và lo lắng nhưng một thời gian sau lại tìm thấy.

Đây không phải lúc nào cũng là lỗi của người quản lý nhân sự hoặc nhân viên khác của công ty. Cuốn sách rất có thể sẽ được chuyển đến nhà của nhân viên, và nhân viên nhân sự thậm chí có thể không nghĩ đến việc kiểm tra hồ sơ cá nhân của nhân viên, chẳng hạn như có biên nhận ghi rằng anh ta đã tạm giữ nó, chẳng hạn như để xin trợ cấp. .

• Bạn cần thu thập càng nhiều thông tin về cuốn sách càng tốt. Trong sổ kế toán và biến động sổ làm việc, bạn có thể xem ngày, số khi nhập học và xem sổ sách của những nhân viên khác đã nhận việc vào ngày hôm đó.
• Bạn cũng nên xem xét hồ sơ cá nhân của nhân viên, có thể có biên nhận của anh ta nói rằng anh ta tạm thời lấy tài liệu hoặc không có nó trong tay tại thời điểm tuyển dụng (nếu bị thất lạc hoặc trong cuộc hẹn đầu tiên, nhân viên nhân sự sẽ có thể đơn giản là quên soạn thảo tài liệu), v.v. d.
• Cần tìm hiểu xem nhân viên đã thay đổi họ của mình trước khi gia nhập công ty hay đã thay đổi họ khi làm việc tại công ty đó, đồng thời kiểm tra xem sổ làm việc có ở trong két theo họ cũ hay không.

Chúng tôi phát hành một bản sao

Nếu sau một vài ngày vẫn không tìm thấy cuốn sách, tốt hơn hết bạn nên bắt đầu xử lý bản sao của nó ngay lập tức.

Chú ý! Theo Nghệ thuật. 31 Chương 3 Nghị định “Về sổ làm việc”, người sử dụng lao động có nghĩa vụ ban hành trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận.

Một số tình huống có thể xảy ra:

1. Tình huống, nếu nhân viên chưa làm việc ở đâu trước thời điểm này hoặc làm việc không chính thức, là đơn giản nhất. Nhân viên nhân sự lập một bản sao dựa trên dữ liệu từ lệnh tuyển dụng và các tài liệu khác của tổ chức mình. Bạn có thể đọc cách thực hiện chính xác tất cả các mục trong Nghệ thuật. 7 “Đặc điểm của việc điền sổ làm việc trùng lặp” Nghị quyết của Bộ Lao động. Đừng quên cung cấp các giấy chứng nhận hỗ trợ cho người lao động, chúng sẽ rất hữu ích cho anh ta khi xin lương hưu.
2. Nếu nhân viên trước đây đã làm việc ở các công ty khác nhau- một tình huống phức tạp hơn. Ở đây, điều quan trọng là không được đánh mất mối quan hệ thân thiện với đồng nghiệp, vì để phát hành một bản sao, cần phải có thông tin từ tất cả các nơi làm việc trước đó. Nhiều công ty có thể từ chối gửi các chứng chỉ đó qua đường bưu điện, yêu cầu nhân viên phải trực tiếp đến gặp họ hoặc tổ chức đưa ra yêu cầu chính thức cho công ty của họ (việc chuẩn bị một bản sao có thể mất nhiều thời gian).
3. Lựa chọn khó chịu nhất nếu doanh nghiệp cũ không còn tồn tại. Nhưng tình hình không quá bi thảm, mặc dù việc phục hồi lao động sẽ mất nhiều thời gian hơn so với hai trường hợp trước. Khi một công ty được tổ chức lại hoặc sáp nhập với một công ty khác, tất cả các tài liệu phải được lưu giữ ở công ty mới. Bất kỳ tổ chức nào trong quá trình thanh lý đều có nghĩa vụ lưu giữ toàn bộ nhân sự và tài liệu kế toán vào kho lưu trữ nhà nước. Bạn có thể gửi yêu cầu tới cơ quan lưu trữ nhà nước tại nơi tồn tại trước đây của công ty. Nếu không có phản hồi hoặc giấy tờ chưa được lưu, bạn có thể liên hệ với Quỹ hưu trí với yêu cầu tương tự. Đúng, phương án này chỉ phù hợp nếu nhân viên làm việc tại doanh nghiệp này tương đối gần đây, vì việc đăng ký người được bảo hiểm vào hệ thống bảo hiểm hưu trí bắt buộc đã được áp dụng cách đây không lâu.

Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi mất việc làm

Chương VIII của Nghị quyết Chính phủ số 225 “Sổ làm việc” quy định rằng nghĩa vụ pháp lý về việc lưu giữ sổ làm việc trong thời gian làm việc hoàn toàn thuộc về người sử dụng lao động. Anh ta phải chịu trách nhiệm pháp lý nếu không tuân thủ quy định này.

Để khôi phục lại công lý, người lao động có thể nhờ đến sự trợ giúp của Thanh tra Lao động hoặc ra tòa:

1. Nếu người sử dụng lao động, vì nhiều lý do khác nhau, trì hoãn việc cấp sổ làm việc (theo luật, anh ta có nghĩa vụ phải trả lại vào ngày sa thải) và nạn nhân không có cơ hội làm việc trong tổ chức mới, thì theo Nghệ thuật. 234 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga, người sử dụng lao động cũ phải tài trợ toàn bộ số giờ làm việc bị mất do tình trạng này.
2. Nếu một nhân viên buộc phải độc lập khôi phục cuốn sách bị mất do lỗi của người sử dụng lao động, thì anh ta có lý do để yêu cầu bồi thường đầy đủ mọi chi phí bằng tiền (đi đến thành phố khác, chi phí mua biểu mẫu, sao chụp giấy tờ, tư vấn với luật sư). , thu thập chứng chỉ, v.v.).
3. Trong trường hợp người lao động cũng bị thiệt hại về tinh thần thì theo Nghệ thuật. 237 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga, anh ta có cơ hội nhận được khoản bồi thường bằng tiền nếu có thể xác nhận tính xác thực của những tình tiết này.

Pháp luật quy định xử phạt hành chính khá hiệu quả:

• Theo khoản 1. Nghệ thuật. 5.27 của Bộ luật vi phạm hành chính “Vi phạm pháp luật lao động”, phạt tiền từ 1 nghìn đến 5 nghìn rúp đối với một công ty nhỏ (không thành lập pháp nhân) và đối với pháp nhân - từ 30.000 đến 50.000 rúp .
• Nếu người sử dụng lao động hoặc người được ủy quyền của ông ta nhiều lần không tuân thủ luật lao động, thì theo khoản 2 Điều 5.27 của Bộ luật vi phạm hành chính của Liên bang Nga, một quan chức của một công ty nhỏ (không thành lập pháp nhân) sẽ bị xử phạt. bị phạt từ 10.000 đến 20.000 rúp, hoặc người được ủy quyền bị loại trong thời gian từ 1 đến 3 năm. Đối với một pháp nhân - từ 50.000 đến 70.000 rúp hoặc tước quyền của người được ủy quyền trong thời gian từ 1 đến 3 năm.

Quan trọng! Vi phạm các tiêu chuẩn lưu trữ hồ sơ công việc theo Nghệ thuật. 13 giờ 20. “Vi phạm các quy tắc lưu trữ tài liệu lưu trữ” sẽ bị phạt từ 300 đến 500 rúp.

Tất nhiên, người sử dụng lao động hoặc người được ủy quyền khó có thể phải ngồi tù vì làm mất sổ làm việc, nhưng trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng và trắng trợn, anh ta có thể phải chịu trách nhiệm hình sự:

• nếu người sử dụng lao động cố ý xé, ném hoặc làm hư hỏng sổ làm việc (Bộ luật Hình sự Liên bang Nga, Điều 325 “Trộm cắp hoặc làm hư hỏng tài liệu…”);
• người sử dụng lao động không cố gắng ngăn chặn tình huống dẫn đến mất mát nhiều tài liệu hoặc tạo điều kiện không phù hợp cho sự an toàn của họ (Điều 293 “Cẩu thả” Bộ luật Hình sự Liên bang Nga);
• người sử dụng lao động tuyên bố một cách thô lỗ rằng anh ta không có ý định đưa tài liệu của mình cho nhân viên (Điều 140 “Từ chối cung cấp thông tin cho công dân”).

kết luận

• Cơ quan thanh tra lao động và tòa án thường đảm nhận vị trí của nhân viên trong tình huống này, vì vậy hãy cố gắng đừng leo thang xung đột đến mức này.
• Bạn luôn có thể đi đến một thỏa thuận. Trong những trường hợp cực đoan, tốt hơn là nên chính thức hóa việc sa thải theo thỏa thuận của các bên và bồi thường bằng tiền cho anh ta. Điều này sẽ bảo vệ người sử dụng lao động khỏi các yêu cầu bồi thường và tiền phạt tiếp theo từ Thanh tra Lao động.