Nhật ký của nhân viên thu ngân và điền vào nó. Hướng dẫn từng bước điền nhật ký nhân viên thu ngân Ví dụ điền km 4 gồm 2 đoạn

Chứng từ kế toán cơ bản để hạch toán các khoản thanh toán bằng tiền mặt với người dân khi thực hiện các hoạt động thương mại bằng máy tính tiền đã được Nghị quyết số 132 của Ủy ban Thống kê Nhà nước Liên bang Nga phê duyệt ngày 25 tháng 12 năm 1998.

Khi hạch toán các khoản thanh toán bằng tiền mặt với dân cư khi thực hiện các hoạt động thương mại bằng máy tính tiền, chứng từ kế toán sơ cấp số: KM-1, KM-2, KM-3, KM-4, KM-5, KM-6, KM -7 được sử dụng, KM-8, KM-9.

Khi vận hành thiết bị máy tính tiền mới và khi thực hiện kiểm kê trong các tổ chức, Đạo luật chuyển số đọc của bộ đếm tổng về số 0 và đăng ký bộ đếm kiểm soát (báo cáo bộ nhớ tài chính) trước và sau khi chuyển về 0 được sử dụng để chính thức hóa việc chuyển số đọc quầy tổng hợp, quầy đăng ký kiểm soát, quầy tính tiền (mẫu số KM-1).

Việc chuyển số đọc của quầy tổng về 0 và việc đăng ký quầy kiểm soát của máy tính tiền được thực hiện với sự có mặt của ủy ban, trong đó phải bao gồm đại diện của tổ chức kiểm soát hoặc đại diện của cơ quan thuế. Đạo luật này được lập thành hai bản, một bản được chuyển dưới dạng bản sao kiểm soát cho tổ chức bảo trì và kiểm soát thiết bị máy tính tiền, bản thứ hai vẫn còn trong tổ chức.

Đạo luật được ký bởi những người có trách nhiệm của ủy ban bao gồm đại diện của tổ chức kiểm soát, người quản lý, kế toán trưởng, thủ quỹ cấp cao và thủ quỹ của tổ chức và ghi lại số đọc của các quầy sau:

· bộ đếm kiểm soát (báo cáo bộ nhớ tài chính);

· ghi số lần chuyển số đọc của bộ đếm tổng về 0;

· bộ đếm tổng hợp chính;

· Máy đếm tiền tổng hợp từng phần.

Khi điền văn bản, tại dòng “Số”/“Nhà sản xuất” ghi số thiết bị máy tính tiền quy định trong hộ chiếu kỹ thuật của nó, tại dòng “Số”/“Đăng ký” là số mà máy tính tiền này được đăng ký với cơ quan thuế được chỉ định.

Lý do đưa ra hành động được nêu ở dòng “Căn cứ”.

Khi sửa chữa máy tính tiền do các chuyên gia từ trung tâm dịch vụ kỹ thuật thực hiện và khi chuyển máy đi làm cho tổ chức khác, phải tuân theo Đạo luật về lấy chỉ số kiểm soát và tổng hợp đồng hồ đo khi bàn giao (gửi) máy tính tiền đi sửa chữa và khi trả lại cho tổ chức ( mẫu số KM-2). Việc sửa chữa thiết bị máy tính tiền chỉ được thực hiện với sự cho phép của ban quản lý tổ chức sau khi lấy số liệu từ quầy tổng hợp tiền mặt và quầy kiểm soát (báo cáo bộ nhớ tài chính).

Đạo luật này được soạn thảo và ký bởi các thành viên của ủy ban, giống như khi soạn thảo Đạo luật mẫu số KM-1, nhất thiết phải bao gồm đại diện của tổ chức kiểm soát hoặc đại diện thuế, cũng như người quản lý, thủ quỹ cấp cao , nhân viên thu ngân của tổ chức và chuyên viên của trung tâm dịch vụ kỹ thuật máy tính tiền.

Lập hóa đơn cho việc chuyển thiết bị máy tính tiền sang tổ chức khác hoặc đến trung tâm dịch vụ kỹ thuật để sửa chữa. Đạo luật cùng với hóa đơn đã điền đầy đủ được nộp cho bộ phận kế toán của tổ chức chậm nhất là vào ngày hôm sau. Ghi chú về việc này được lập trong Nhật ký nhân viên thu ngân (mẫu số KM-4) ở cuối các mục ghi trong ngày làm việc.

Sau khi sửa chữa, chỉ số công tơ được kiểm tra và ghi vào biên bản, vỏ thiết bị máy đếm tiền được niêm phong.

Thường có trường hợp người mua từ chối mua hàng và tìm đến ban quản lý của tổ chức thương mại với yêu cầu trả lại tiền cho mình. Trong trường hợp này, người quản lý ký vào séc bấm lỗ tại máy tính tiền và cho phép nhân viên thu ngân trả lại tiền cho người mua, còn tiền chỉ được trả lại đối với séc bấm lỗ tại máy tính tiền và theo số tiền ghi trên séc.

Để xử lý việc trả lại tiền cho người mua (khách hàng) bằng cách sử dụng các biên lai tiền mặt chưa sử dụng, bao gồm cả các biên lai tiền mặt bị bấm lỗ sai, nó được sử dụng Đạo luật hoàn trả tiền cho người mua (khách hàng) đối với các khoản thu tiền mặt chưa sử dụng (mẫu số KM-3). Đạo luật này được soạn thảo và ký thành một bản duy nhất bởi một ủy ban, bao gồm người quản lý, người đứng đầu bộ phận hoặc bộ phận, thủ quỹ cấp cao và người điều hành thủ quỹ. Đạo luật liệt kê số lượng và số tiền của mỗi séc, cùng với các séc bị hủy được dán trên một tờ giấy, được nộp cho bộ phận kế toán của tổ chức, nơi nó được lưu trữ trong các tài liệu cho ngày này.

Cần lưu ý rằng số tiền trên séc do người mua (khách hàng) trả lại được giảm theo doanh thu từ máy tính tiền và được ghi vào Nhật ký nhân viên thu ngân (Mẫu số KM-4).

Trong tất cả các tổ chức thực hiện thanh toán bằng tiền mặt với người dân sử dụng thiết bị máy tính tiền, việc nhận và chi tiền mặt cho từng thiết bị máy tính tiền đều được tính đến. Với mục đích này nó được sử dụng Nhật ký nhân viên thu ngân (mẫu số KM-4), ngoài ra còn là tài liệu kiểm soát và đăng ký chỉ số đồng hồ.

Sổ nhật ký phải được viền, đánh số và đóng dấu có chữ ký của đại diện cơ quan thuế và của trưởng, kế toán trưởng (cấp trên) của tổ chức. Nhật ký lưu giữ hồ sơ về doanh thu nhận được bằng thiết bị máy tính tiền.

Các bút toán trong nhật ký được nhân viên thu ngân lưu giữ hàng ngày theo thứ tự thời gian bằng mực hoặc bút bi. Trường hợp khi ghi số liệu vào sổ có sai sót thì việc sửa chữa phải được thống nhất và xác nhận bằng chữ ký của thủ quỹ, người quản lý và kế toán trưởng (cấp trên) của tổ chức.

Nếu các số đọc trùng khớp, chúng sẽ được ghi vào nhật ký của ngày hiện tại hoặc ca làm việc khi bắt đầu làm việc và được xác nhận bằng chữ ký của thủ quỹ và người quản lý trực.

Ngày báo cáo ghi ở cột 1, số chỉ của máy đếm tiền đầu ca và cuối ca ghi ở cột 6 và 9, tổng số tiền doanh thu ghi ở cột 10, số tiền nộp bằng tiền mặt. được ghi vào cột 11 của nhật ký, số tiền thu từ thẻ tín dụng được ghi ở cột 12 “Thanh toán theo chứng từ”.

Để ghi lại số tiền phát hành trên séc do khách hàng trả lại, dựa trên dữ liệu của Đạo luật ở mẫu số KM-3, cũng như số lượng séc 0 được in mỗi ngày làm việc (ca), cột 4 của nhật ký được cung cấp. Vào cuối ngày làm việc (ca), nhân viên thu ngân lập báo cáo tiền mặt, cùng với đó bàn giao số tiền thu được cho thủ quỹ cấp cao theo lệnh nhận tiền mặt.

Việc ghi chép vào sổ nhật ký của nhân viên thu ngân được thực hiện sau khi đọc đồng hồ và kiểm tra số doanh thu thực tế; việc ghi chép được thực hiện được xác nhận bằng chữ ký của thủ quỹ, thủ quỹ cấp cao và người quản lý của tổ chức.

Nếu có sự khác biệt giữa kết quả số tiền trên băng kiểm soát và doanh thu, thì phải tìm ra nguyên nhân của sự khác biệt và ghi số lượng thiếu hoặc thừa đã xác định vào các cột thích hợp của Nhật ký nhân viên thu ngân.

Ở nhiều tổ chức hoạt động không có nhân viên thu ngân (lắp đặt máy tính tiền trên kệ hàng, dành cho công việc của nhân viên phục vụ), nhật ký ghi lại các chỉ số tổng hợp tiền mặt và quầy điều khiển của máy tính tiền được sử dụng để ghi lại các giao dịch về việc nhận tiền. tiền mặt (doanh thu) đối với từng thiết bị máy tính tiền làm việc không có nhân viên thu ngân (mẫu số KM-5). Giống như nhật ký trước, đây cũng là văn bản kiểm soát, đăng ký chỉ số công tơ và phải được thắt dây, đánh số, đóng dấu có chữ ký của đại diện cơ quan thuế, thủ trưởng và kế toán trưởng (cấp trên) của tổ chức.

Việc ghi chép vào Nhật ký được thực hiện bởi chuyên gia làm việc trên máy tính tiền hàng ngày theo thứ tự thời gian sau khi kết thúc ngày làm việc (ca) bằng mực hoặc bút bi. Nhật ký ghi lại các số liệu kiểm soát và tổng hợp các quầy tiền mặt cũng như số tiền doanh thu. Việc tiếp nhận - giao tiền được chính thức hóa với chữ ký của đại diện ban quản lý tổ chức, nhân viên thu ngân, người bán, người phục vụ và những người khác. Trong trường hợp có sự khác biệt giữa số doanh thu thực tế và kết quả của số tiền ghi trên băng kiểm soát, nguyên nhân của sự khác biệt sẽ được xác định và những khoản thiếu hụt hoặc thặng dư đã xác định sẽ được ghi vào các cột thích hợp của nhật ký.

Nếu sửa chữa vào nhật ký thì việc sửa chữa được quy định và xác nhận bằng chữ ký của thủ quỹ, kiểm soát viên thu ngân, người bán hàng hoặc người phục vụ, người quản lý và kế toán trưởng của tổ chức.

Hàng ngày, nhân viên thu ngân lập một bản báo cáo về chỉ số đồng hồ của thiết bị máy tính tiền và doanh thu trong ngày làm việc (ca). Dùng để tạo báo cáo Giấy xác nhận của nhân viên thu ngân (mẫu số KM-6). Báo cáo đã ký cùng với doanh thu từ phiếu thu được nhân viên thu ngân bàn giao cho thủ quỹ cấp cao hoặc người đứng đầu tổ chức. Nếu tổ chức nhỏ và có một hoặc hai quầy thu ngân thì nhân viên thu ngân được phép giao tiền trực tiếp cho người thu ngân hàng. Việc giao tiền cho ngân hàng được phản ánh trong báo cáo.

Doanh thu của một ngày làm việc (ca) được xác định bằng số đọc của quầy tính tiền đầu và cuối ngày làm việc (ca), đồng thời số tiền trả lại cho khách hàng (khách hàng) sử dụng các khoản thu tiền mặt chưa sử dụng sẽ được khấu trừ. Doanh thu được xác nhận bằng chữ ký của các trưởng bộ phận, trong khi doanh thu được chấp nhận và ghi vào sổ kế toán trên cơ sở phiếu thu tiền mặt và báo cáo có chữ ký của thủ quỹ cấp cao và người đứng đầu tổ chức.

Giấy xác nhận của nhân viên thu ngân là căn cứ để lập báo cáo tổng hợp Thông tin về chỉ số đồng hồ của máy tính tiền và doanh thu của đơn vị (mẫu số KM-7). Báo cáo này được nhân viên thu ngân cấp cao biên soạn hàng ngày và cùng với các hành vi, báo cáo chứng chỉ của nhân viên thu ngân, biên lai tiền mặt và lệnh ghi nợ và được nộp cho bộ phận kế toán của tổ chức trước khi bắt đầu ca tiếp theo. Biểu mẫu này là một bảng, theo chỉ số đồng hồ khi bắt đầu và kết thúc công việc của từng thiết bị máy tính tiền, doanh thu được tính toán và phân bổ giữa các bộ phận, được xác nhận bằng chữ ký của các trưởng bộ phận (bộ phận). Tổng số chỉ số trên đồng hồ của tất cả các thiết bị máy tính tiền và tổng doanh thu của tổ chức với sự phân bổ theo các phòng ban, cũng như tổng số tiền cấp cho khách hàng dựa trên biên lai máy tính tiền được trả lại của họ, được tóm tắt ở cuối báo cáo. bàn. Mẫu đơn này có chữ ký của người đứng đầu và thủ quỹ cấp cao của tổ chức.

Trong trường hợp máy tính tiền bị hỏng, nếu nhân viên thu ngân không thể khắc phục sự cố thì ban quản lý sẽ gọi chuyên gia từ trung tâm dịch vụ kỹ thuật máy tính tiền. Ngoài ra, các chuyên gia của trung tâm dịch vụ kỹ thuật còn tiến hành kiểm tra kỹ thuật theo lịch trình, trong đó kiểm tra tình trạng của các cơ chế của các bộ phận điện tử và phần mềm của máy tính tiền và loại bỏ các lỗi nhỏ.

Trong các tổ chức, để phản ánh những sự thật này, họ sử dụng Nhật ký mời chuyên gia kỹ thuật và đăng ký công việc đã thực hiện (mẫu số KM-8). Nhật ký do người đứng đầu tổ chức hoặc cấp phó của tổ chức lưu giữ nhưng được duy trì bởi một chuyên gia của trung tâm kỹ thuật, người này ghi chép về công việc đã thực hiện, đặc biệt là về việc niêm phong và nội dung của dấu ấn. Nếu cần sửa chữa máy tính tiền tại trung tâm dịch vụ kỹ thuật, ban quản lý của tổ chức sẽ được thông báo về việc này và một mục tương ứng cũng được ghi vào nhật ký, được xác nhận bằng chữ ký của chuyên gia từ trung tâm dịch vụ kỹ thuật và người phụ trách tổ chức về việc nghiệm thu công việc sửa chữa máy tính tiền.

Tất cả các dòng tiền đi qua máy tính tiền trong một ca làm việc phải được ghi vào Nhật ký thu ngân-vận hành theo mẫu KM-4. Đây là tài liệu kế toán chính được nhân viên thu ngân chịu trách nhiệm điền hàng ngày dựa trên báo cáo Z.

Với việc bắt đầu sử dụng máy tính tiền trực tuyến, việc ghi nhật ký của nhân viên thu ngân trở thành điều tự nguyện.

Trước khi bắt đầu công việc, tạp chí được đăng ký với cơ quan thuế. Để làm điều này, tất cả các trang của tạp chí đều được đánh số, viền và trên trang cuối cùng có ghi chú: “Được đánh số, viền và dán kín bằng __ tờ.”

Biên bản có chữ ký của thanh tra thuế, kế toán trưởng và người quản lý. Con dấu của tổ chức được dán.

Mỗi máy tính tiền duy trì nhật ký kế toán riêng của mình. Bài viết được thực hiện bằng tay bằng bút bi.

Mẫu điền nhật ký nhân viên thu ngân

Xem tạp chí mẫu theo mẫu KM-4: trang 1 trang 2 trang 3

Mẫu nhật ký thu ngân-điều hành. Mẫu KM-4

Xem mẫu tạp chí theo mẫu KM-4: trang 1 trang 2 trang 3

Quy tắc điền nhật ký nhân viên thu ngân

Bìa ghi rõ tên, địa chỉ, OKPO, INN của tổ chức, tên bộ phận (cơ sở bán hàng), dữ liệu trên máy tính tiền (model, nhà sản xuất và số đăng ký - số được cấp khi đăng ký với cơ quan thuế).

Dòng “Thời gian” chứa ngày bắt đầu và kết thúc thực tế của quá trình bảo trì. Khi nhật ký kết thúc, một nhật ký mới sẽ được ghi lại.

Trang tiêu đề được ký bởi người chịu trách nhiệm ghi nhật ký - nhân viên thu ngân (thu ngân-người điều hành).

Hãy thử chương trình dành cho các cửa hàng Business.Ru, chương trình này sẽ cho phép bạn điền vào biểu mẫu chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Tự động hóa báo cáo kế toán và thuế, luôn nắm rõ mọi quyết toán chung với nhân viên, kiểm soát dòng tiền trong công ty, lịch cá nhân sẽ kịp thời nhắc nhở bạn về các sự kiện quan trọng.

Điền vào các trang bên trong của biểu mẫu:

1 – ngày báo cáo Z vào cuối ca hoặc ngày làm việc. Nếu một số báo cáo Z được thực hiện trong một buổi tối thì dữ liệu cho mỗi báo cáo sẽ được nhập vào một ngày trong một dòng nhật ký riêng biệt;

2 – số bộ phận (bộ phận), nếu cửa hàng có bộ phận như vậy. Không cần thiết phải điền;

3 – tên đầy đủ của thủ quỹ chịu trách nhiệm;

4 - số báo cáo Z lấy cuối ca làm việc;

5 – máy tính tiền hiện đại không có chức năng này. Cột có thể không được điền;

6 – ghi tổng số tiền - tất cả số tiền được nhập vào máy tính tiền này trong suốt thời gian hoạt động - vào đầu ngày. Số tiền này tăng lên sau mỗi báo cáo Z được thực hiện;

7, 8 – chữ ký của thủ quỹ và người quản lý;

9 – ghi tổng số tiền cuối ca làm việc: số liệu của nhóm 6 + lũy kế (tổng) cho ca làm việc;

10 – doanh thu mỗi ca làm việc; bao gồm tiền mặt, không dùng tiền mặt và hoàn lại tiền đối với các séc chưa sử dụng;

11 – Chỉ doanh thu bằng tiền mặt nộp cho bộ phận kế toán theo lệnh nhận tiền mặt;

12 – điền vào cột nếu máy tính tiền có chức năng đếm các khoản thanh toán không dùng tiền mặt;

13 – số tiền thanh toán không dùng tiền mặt, nếu có;

14 – tổng số tiền thanh toán bằng tiền mặt và không dùng tiền mặt trừ đi số tiền hoàn lại;

15 – hoàn tiền cho khách hàng sử dụng biên lai tiền mặt chưa sử dụng, nếu có;

16 – Sau khi nhân viên thu ngân điền nhật ký, lập biên bản chứng nhận (mẫu KM-6), chuyển cùng với tiền mặt cho thủ quỹ cấp cao và ký vào cột này;

17 – chữ ký của quản trị viên hoặc nhân viên thu ngân cấp cao đã nhận tiền từ nhân viên thu ngân và kiểm tra tính chính xác của các phép tính;

18 – chữ ký của người quản lý (thủ quỹ cấp cao);

Các cột 1,2,3,6 điền vào đầu ca làm việc.

Trường hợp cần sửa chữa vào nhật ký thì phải có xác nhận của thủ quỹ, kế toán trưởng và người đứng đầu doanh nghiệp. Nhật ký của nhân viên thu ngân được lưu giữ ít nhất 5 năm.

Thiết bị máy tính tiền theo quy định của pháp luật hiện hành phải được sử dụng trong thực tế hầu hết tất cả các doanh nhân, bất kể hình thức sở hữu của họ. Trong trường hợp nào tài liệu này là cần thiết và thủ tục thực hiện nó là gì?

Sự cần thiết phải điền vào nhật ký thu ngân-điều hành

Hình thức của tạp chí đã được phê duyệt trong khuôn khổ Nghị quyết số 132 ngày 25/12/1998 của Ủy ban Thống kê Nhà nước Liên bang Nga. Nó nhận được một tên thay thế - KM-4.

Tổ chức, cá nhân doanh nhân có quyền tự quản lý sổ kế toán này, cũng như kiểm soát doanh thu đã nhận được. Nghị quyết số 132 quy định hồ sơ phải được điền bởi chuyên gia làm việc tại quầy thu ngân, phục vụ khách hàng thông qua việc sử dụng máy tính tiền.

Nhật ký được lưu trữ tại trưởng phòng hoặc kế toán trưởng. Trước khi bắt đầu ca tiếp theo, nó được giao cho nhân viên thu ngân. Trong đó, chuyên gia ghi lại các chỉ số hàng ngày lấy từ thiết bị.

Quy tắc ứng xử

Các quy định về bảo quản và điền giấy tờ do các tổ chức, cá nhân doanh nhân xây dựng một cách độc lập. Bạn có thể tập trung vào các hướng dẫn điền được thiết lập trong khuôn khổ Nghị quyết số 132.

Mô tả về sổ đăng ký chứa thông tin mà dữ liệu được nhân viên thu ngân nhập vào tài liệu hàng ngày. Bài dự thi được thực hiện bằng mực xanh (bút bi hoặc bút mực). Nếu nhân viên thu ngân buộc phải sửa chữa chứng từ thì họ phải có xác nhận của giám đốc và kế toán trưởng.

Trước khi sử dụng máy tính tiền trực tuyến, tạp chí đã được đánh số, đăng ký và đăng ký với cơ quan thuế liên bang. Khi sử dụng công nghệ web, không cần có sự hiện diện vật lý của tài liệu này, vì vậy việc đăng ký là không bắt buộc.

Vì vậy, các quy tắc và nguyên tắc làm việc với tài liệu được nhân viên doanh nghiệp nghĩ ra một cách độc lập. Theo hướng dẫn điền KM-4, việc hoàn thành phải được thực hiện ngay sau khi nhân viên thu ngân lấy báo cáo Z.

thủ tục điền

Nhân viên thu ngân chuyển ca lấy báo cáo tương ứng. Dữ liệu của anh ấy được sử dụng trong quá trình đăng ký gr. 4 (số serial của báo cáo) và gr. 5, (trùng lặp). Trong gr. 6 hiển thị các tham số của bộ đếm và ở dạng gr. 10 – doanh thu trong ngày. Trang 1-3 chứa thông tin về ngày, số chi nhánh và tên đầy đủ của nhân viên thu ngân.

Điền vào tài liệu ngụ ý phản ánh các số liệu cơ bản của quầy tính tiền vào đầu và cuối ngày làm việc. Với mục đích này, sau khi lấy báo cáo Z (số đọc chính của băng), cột 6 lần lượt được điền vào chứa dữ liệu về các thông số tóm tắt của máy đếm tiền vào đầu ngày và cột 9, bao gồm thông tin tại vào cuối ngày.

Trong trường hợp này, sự khác biệt giữa giá trị thứ hai và thứ nhất là doanh thu, thông tin này phải được nhập vào cột 10. Tất cả dữ liệu này được xác nhận bằng chữ ký của thủ quỹ, thủ quỹ cấp cao (cột 7) và quản trị viên (cột 8). ).

Cột 11 ghi là “trả bằng tiền mặt”. Nó cho biết số tiền doanh thu đã được trả bằng tiền mặt. Cột 12 chứa thông tin về số lượng. Cột 13 – Về việc thanh toán theo chứng từ. Nó sẽ hiển thị số tiền bán hàng trên thẻ thanh toán hoặc các hình thức chứng từ khác và số lượng giấy tờ liên quan.

Nếu không có thao tác nào như vậy, một dấu gạch ngang sẽ được thêm vào. Cột 14 được gọi là “tổng số đã đạt”. Nó bao gồm tổng doanh thu và được biểu thị bằng tổng của dòng 11 và 13.

Số tiền được cấp cho séc do khách hàng trả lại được nhập vào cột 15. Số tiền thu được từ thiết bị máy tính tiền cũng giảm đi. Phần tương tự cho biết số tiền trên biên lai tiền mặt được nhập do nhầm lẫn. Theo đó, trong gr. 11 hiển thị số tiền mặt, từ đó trừ đi tổng giá trị tiền lãi và số tiền phát hành trên cơ sở chứng từ.

Việc kiểm tra tính chính xác và phù hợp của dữ liệu đã nhập có thể được thực hiện khá đơn giản. Để thực hiện việc này, các số đọc từ báo cáo Z (cột 10 và 14) được so sánh, cũng như tổng giá trị trên trang 11-12 trừ trang 15. Trong thực tế, người ta thường sử dụng các công thức sau để kiểm tra :

gr. 11 = gam. 10 – gam. 13 – gr. 15

gr. 14 = gam. 11 + gam. 13

gr. 10 = gam. 9 – gr. 6

Quy trình và thời gian bảo quản

Nhật ký được lưu trữ tại vị trí của người dùng nơi lắp đặt thiết bị máy tính tiền. Việc này được thực hiện trong suốt thời gian sử dụng của máy tính tiền. Tài liệu được trình bày trên cơ sở yêu cầu liên quan của cơ quan kiểm tra.

Sổ kế toán các năm trước phải được lưu giữ tại doanh nghiệp hoặc tại cá nhân kinh doanh trong vòng 5 năm kể từ ngày hết thời hạn báo cáo. Hết thời hạn này, một ủy ban đặc biệt phải được triệu tập. Trong trường hợp này, tài liệu sẽ bị phá hủy. Người đứng đầu doanh nghiệp soạn thảo một đạo luật, sau đó yêu cầu chứng nhận bằng chữ ký của các thành viên ủy ban.

Thay thế tạp chí

Nếu hết trang miễn phí của tạp chí, dữ liệu về việc này sẽ được báo cáo cho cơ quan thuế cùng với việc đăng ký tài liệu mới. Trách nhiệm tổ chức thủ tục này có thể thuộc về bất kỳ nhân viên được ủy quyền nào thay mặt tổng giám đốc.

Điều quan trọng là anh ta mang theo giấy ủy quyền đã được công chứng viên chứng nhận. Các mục trong quá trình duy trì nhật ký mới bắt đầu theo thứ tự có trong tài liệu trước đó. Các giá trị số dư được chuyển sang tài liệu mới. Bản thân sự thay đổi của họ được thực hiện vào cuối năm, nhưng quá trình này không bắt buộc.

Thay đổi

Nếu một tài liệu yêu cầu thay đổi thì chúng phải được sự đồng ý trước đó và trên thực tế của tất cả những người tham gia chứng nhận. Nhân viên có trách nhiệm phải ký vào hồ sơ và đóng dấu xác nhận.

Điều kiện chính mà theo đó các thay đổi và sửa chữa sẽ được tính đến là sự hiện diện của dấu “đã sửa chính xác”. Nếu những đổi mới nhỏ, có thể sửa chữa bằng các công cụ văn phòng.

Nếu chỉ cần chỉnh sửa một vài dòng, chúng có thể bị gạch bỏ. Giữa chúng được chỉ định nhập đúng. Điều quan trọng là phải duy trì trình tự thời gian của hồ sơ và không tạo ra trở ngại cho việc xác định dòng tiền.

Không có biện pháp xử phạt nào từ cơ quan thuế đối với những hành động như vậy nên không cần phải lo sợ những sự việc như vậy. Ngược lại, việc nhập dữ liệu không chính xác có thể bị phạt.

Tiền phạt và trách nhiệm pháp lý

Hiện nay, biện pháp duy nhất để chịu trách nhiệm về việc thiếu tài liệu hoặc việc bảo quản tài liệu đó một cách không hợp lý là chuyển giao nghĩa vụ thuế. Quy định về vấn đề này là:

Nó nêu rõ mức độ trách nhiệm đối với việc không tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn kế toán thu nhập và chi phí. Doanh nghiệp sẽ phải nộp phạt những vi phạm sau:

• thiếu tài liệu chính;
• không sử dụng hóa đơn;
• thiếu sổ đăng ký kế toán và thuế;
• phản ánh không chính xác các giao dịch liên quan đến tiền, tài sản hữu hình, tài sản vô hình và đầu tư tài chính.

Nếu vi phạm nghiêm trọng xảy ra trong một khoảng thời gian, mức phạt là 10.000 rúp. Nếu điều này xảy ra trong nhiều kỳ tính thuế, mức phạt sẽ là 30.000 rúp.

Đăng ký nhật ký

Sau khi mua máy tính tiền, mỗi doanh nhân phải chính thức chứng nhận và đăng ký sổ ghi chép. Để hoàn tất thủ tục này, bạn cần gửi đơn đăng ký đến cơ quan thuế và thỏa thuận với trung tâm cung cấp hỗ trợ cho thiết bị.

Bạn cũng sẽ cần giấy chứng nhận đăng ký xe, nhật ký và giấy ủy quyền của người nộp đơn. Nếu một tạp chí mới đang được đăng ký, sẽ phải nộp đơn xin thay thế báo cáo Z, tạp chí, thẻ đăng ký và giấy ủy quyền.

Nhật ký thu ngân-điều hành cho máy tính tiền trực tuyến

Từ ngày 1 tháng 1 năm 2013, việc sử dụng các mẫu thống nhất cho chứng từ kế toán cơ bản không còn bắt buộc nữa. Thông tin về điều này có trong Thông tin của Bộ Tài chính Nga số PZ-10/2012. Ngoại lệ là các dạng tài liệu kế toán cơ bản được thiết lập bởi các cơ quan có thẩm quyền theo luật liên bang.

Ngoài ra, biểu mẫu KM-4 không phải là chứng từ tiền mặt mà là một tờ ghi chép các khoản thanh toán tài chính liên quan đến việc sử dụng thiết bị máy tính tiền. Vì vậy, việc sử dụng nó trong thực tế là không bắt buộc. Công ty chỉ có thể sử dụng tài liệu này theo yêu cầu riêng của mình để đơn giản hóa hoạt động. Bộ Tài chính cũng có quan điểm tương tự, thể hiện tại Công văn số 03-01-15/3482 ngày 25/01/2017 của Bộ Tài chính.

Vì vậy, nhật ký là một tài liệu quan trọng nhưng hiện nay nghĩa vụ lưu giữ nó đã bị hủy bỏ. Tuy nhiên, doanh nhân có thể tùy ý tiến hành và phát triển các hình thức.

Thông tin bổ sung về nhật ký của nhân viên thu ngân được trình bày trong video bên dưới.

Được biết, Bộ Tài chính không cho rằng bắt buộc phải sử dụng mẫu KM-4 “Nhật ký của nhân viên thu ngân” khi đăng ký giao dịch với hệ thống máy tính tiền. Trong trường hợp này, làm thế nào để phản ánh các hoạt động được thực hiện thông qua hệ thống máy tính tiền?

Các thực thể kinh tế đã quen với việc khi hạch toán các khoản thanh toán tiền tệ với người dân khi thực hiện các hoạt động thương mại bằng máy tính tiền, họ phải sử dụng các biểu mẫu được liệt kê tại Mục. 1.1 Nghị quyết của Ủy ban Thống kê Nhà nước Nga ngày 25 tháng 12 năm 1998 số 132 “Về việc phê duyệt các mẫu chứng từ kế toán cơ sở thống nhất để ghi chép hoạt động thương mại”:

• KM-1 “Luật chuyển số đọc của máy đếm tiền tổng hợp về số 0 và đăng ký quầy kiểm soát của máy tính tiền”;
• KM-2 “Đạo luật lấy số liệu từ bộ điều khiển và tổng hợp các quầy thu ngân khi bàn giao (gửi) máy tính tiền để sửa chữa và khi trả lại cho tổ chức”;
• KM-3 “Đạo luật hoàn trả tiền cho người mua (khách hàng) đối với các khoản tiền mặt chưa sử dụng”;
• KM-4 “Nhật ký nhân viên thu ngân”;
• KM-5 “Nhật ký ghi chỉ số tổng tiền và quầy kiểm soát của máy tính tiền hoạt động không có nhân viên thu ngân”;
• KM-6 “Giấy chứng nhận nhân viên thu ngân”;
• KM-7 “Thông tin về chỉ số đồng hồ của máy tính tiền và doanh thu của tổ chức”;
• KM-8 “Nhật ký ghi âm cuộc gọi của chuyên gia kỹ thuật và ghi lại công việc đã thực hiện”;
• KM-9 “Luật kiểm tra tiền mặt trong máy tính tiền.”

Vì vậy, Công văn của Bộ Tài chính Nga ngày 16 tháng 9 năm 2016 số 03‑01‑15/54413 nêu rõ rằng, theo khoản 1 Điều. 1 của Luật Liên bang ngày 22 tháng 5 năm 2003 Số 54-FZ “Về việc sử dụng thiết bị máy tính tiền khi thực hiện thanh toán bằng tiền mặt và (hoặc) thanh toán bằng phương tiện thanh toán điện tử”, luật của Liên bang Nga về sử dụng tiền mặt hệ thống đăng ký bao gồm luật này và các quy định pháp luật được thông qua phù hợp với nó.

Có tính đến thực tế là Nghị quyết của Ủy ban Thống kê Nhà nước Nga số 132 không phải là một đạo luật pháp lý được thông qua theo Luật Liên bang số 54-FZ, theo các nhà tài chính, nó không áp dụng cho luật pháp của Nga. Liên đoàn về việc sử dụng hệ thống máy tính tiền và do đó không phải áp dụng bắt buộc.

Có thể giả định rằng việc làm rõ này chính xác là do Luật Liên bang số 54-FZ xuất hiện chỉ dẫn về những quy định mà pháp luật về CCP bao gồm. Nó có trong phiên bản mới của luật, trên cơ sở Luật Liên bang ngày 3 tháng 7 năm 2016 số 290-FZ, đã có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 7 năm 2016. Ở phiên bản trước không có quy định như vậy.

Hóa ra là để một đạo luật quy phạm liên quan đến pháp luật về việc áp dụng máy tính tiền, nó phải có sự tham chiếu đến Luật Liên bang số 54-FZ. Nhưng trong Nghị quyết số 132 của Ủy ban Thống kê Nhà nước Nga không có đề cập đến điều đó.

Vậy có cần thiết phải sử dụng các hình thức do ĐCSTQ quy định nữa không? Chúng ta cần phải tìm ra nó.

Trong ấn bản trước của Luật Liên bang số 54-FZ trong Nghệ thuật. 5 liệt kê trách nhiệm của các tổ chức và cá nhân doanh nhân sử dụng CCP. Một trong những trách nhiệm này là cung cấp, bảo trì và lưu trữ tài liệu liên quan đến việc mua và đăng ký, vận hành và sử dụng hệ thống máy tính tiền theo cách thức quy định. Luật pháp không cho biết chúng tôi đang nói đến tài liệu cụ thể nào.

Phiên bản mới của luật thậm chí còn keo kiệt hơn về điểm này. Trong cùng một bài viết. 5 người dùng được yêu cầu:

• cung cấp cho cơ quan thuế các thông tin và (hoặc) tài liệu liên quan đến việc sử dụng máy tính tiền khi cơ quan thuế thực hiện kiểm soát, giám sát việc sử dụng máy tính tiền;
• cung cấp cho các quan chức của cơ quan thuế khi thực hiện kiểm soát và giám sát việc sử dụng máy tính tiền quyền truy cập không bị cản trở vào nó và lưu trữ tài chính, bao gồm cả việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật và cung cấp cho các quan chức này tài liệu cho họ.

Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga ngày 23 tháng 7 năm 2007 số 470 “Về việc phê duyệt Quy định về đăng ký và sử dụng thiết bị máy tính tiền được sử dụng bởi các tổ chức và cá nhân doanh nhân” (nghị định này được thông qua theo quy định của Liên bang). Luật số 54-FZ) chỉ nói về một loại giấy tờ như hộ chiếu máy tính tiền.

Đúng như vậy, Quy tắc tiêu chuẩn cho hoạt động của máy tính tiền khi thực hiện thanh toán bằng tiền mặt với người dân (sau đây gọi là Quy tắc tiêu chuẩn) không hề mất đi hiệu lực. Có lẽ đây là tài liệu chi tiết nhất, gần gũi nhất với hoạt động thực tế của người nộp thuế, giải thích cách sử dụng máy tính tiền từ góc độ tài chính. Và nó thậm chí còn đề cập đến thực tế là nó đã được thông qua theo luật quy định việc sử dụng máy tính tiền, tuy nhiên, điều này đề cập đến luật có hiệu lực trước khi Luật Liên bang số 54-FZ được thông qua.

Quy tắc mẫu, trong số những nội dung khác, đề cập đến các tình huống trong đó phải điền một số biểu mẫu nhất định và chỉ ra biểu mẫu nào. Các biểu mẫu này được đưa ra trực tiếp trong tài liệu được đặt tên. Tuy nhiên, thay vì những biểu mẫu này, những biểu mẫu có tên trong Nghị quyết của Ủy ban Thống kê Nhà nước Nga số 132 đã được sử dụng trong những năm gần đây (xem thư của Bộ Thuế Nga ngày 27/08/1999 số VG-6-16/685). , Cục Thuế Liên bang Nga ngày 23/06/2014 số ED-4 -2/11941).

Nhưng khoản 3.4 Điều lệ mẫu quy định khá rõ cơ quan quản lý lập sổ thu ngân cho máy tính tiền, sổ này phải được cột, đánh số và đóng dấu có chữ ký của thanh tra thuế, giám đốc và kế toán trưởng (cấp trên) của doanh nghiệp. và đóng dấu. Nghĩa là (có tính đến Nghị quyết của Ủy ban Thống kê Nhà nước Nga số 132) tất nhiên chúng ta đang nói về mẫu KM-4 (xem Thư của Bộ Tài chính Nga ngày 11 tháng 6 năm 2009 số 03- 01-15/6-311).

Ngoài ra, cần phải đề cập thêm hai văn bản quy định, trong đó chỉ ra rằng việc thực hiện chúng được quy định, cụ thể là bởi Luật Liên bang số 54-FZ:

Và sau đó, họ trực tiếp chỉ ra rằng số lượng tài liệu đang được kiểm tra bao gồm, đặc biệt là nhật ký của nhân viên thu ngân, hành động trả lại tiền cho người mua (khách hàng) đối với các khoản tiền mặt chưa sử dụng, báo cáo chứng nhận của nhân viên thu ngân, thông tin về chỉ số của ô tô ở quầy tính tiền và doanh thu của tổ chức. Nói cách khác, đây chính xác là những hình thức được thảo luận trong Quy tắc mẫu. Nhưng bản thân các biểu mẫu này không được đưa ra trong các quy định hành chính này, chúng cũng không chứa các tham chiếu đến Nghị quyết số 132 của Ủy ban Thống kê Nhà nước Nga hoặc các tài liệu khác.

Tất nhiên, do sự chuyển đổi rộng rãi sắp tới của người nộp thuế sang sử dụng máy tính tiền trực tuyến, tài liệu này có thể sẽ mất đi nhiều ý nghĩa đối với cơ quan thuế trong việc giám sát việc sử dụng máy tính tiền. Nhưng không cần phải nói về việc bãi bỏ hoàn toàn nó, ít nhất là vào lúc này, đặc biệt là vì một số, mặc dù không nhiều, các loại người nộp thuế, thậm chí sau ngày 01/07/2017, sẽ có quyền làm việc trên máy tính tiền “theo kiểu cũ”. theo cách thức thời trang”, nghĩa là không truyền dữ liệu tài chính đến cơ quan thuế thông qua nhà điều hành. Và họ không thể tránh khỏi việc sử dụng nhật ký của người thu ngân và các tài liệu khác liên quan đến việc sử dụng hệ thống máy tính tiền.

Nhưng một vấn đề khác là bây giờ những tài liệu này nên được soạn thảo dưới hình thức nào. Và điều quan trọng ở đây không chỉ là lời giải thích của Bộ Tài chính rằng không cần sử dụng các biểu mẫu được đưa ra trong Nghị quyết số 132 của Ủy ban Thống kê Nhà nước Nga. Nhân tiện, nghị quyết này, giống như nhiều văn bản tương tự khác được bộ nói trên thông qua, trở thành tùy chọn áp dụng liên quan đến việc thông qua Luật Liên bang ngày 6 tháng 12 năm 2011 số 402-FZ “Về kế toán”.

Theo khoản 4 của Nghệ thuật. Theo Điều 9 của luật nói trên, hình thức chứng từ kế toán cơ bản do người đứng đầu đơn vị kinh tế xác định theo đề nghị của người được giao nhiệm vụ lưu giữ hồ sơ kế toán. Không có nghĩa vụ phải sử dụng các biểu mẫu thống nhất đã được Rosstat phê duyệt.

Đúng như vậy, Bộ Tài chính trong Thông tin số PZ-10/2012 đã chỉ ra rằng các mẫu chứng từ được sử dụng làm chứng từ kế toán chính do các cơ quan có thẩm quyền thiết lập theo và trên cơ sở các luật liên bang khác vẫn tiếp tục là bắt buộc.

Về vấn đề này, Cục Thuế Liên bang, trong Công văn số ED-4-2/11941 ngày 23 tháng 6 năm 2014, giải thích rằng Hướng dẫn và Nghị quyết chuẩn của Ủy ban Thống kê Nhà nước Nga số 132 được xây dựng nhằm thực hiện quy định của pháp luật về việc sử dụng hệ thống máy tính tiền và trên cơ sở của nó. Nhưng hiện nay Bộ Tài chính đã bác bỏ tuyên bố này, ít nhất là ở mức độ mà nghị quyết nêu trên dựa trên luật liên bang về hệ thống máy tính tiền.

Tất cả những điều trên đã dẫn chúng ta đến kết luận sau đây. Việc sử dụng các tài liệu liên quan đến việc sử dụng hệ thống máy tính tiền là cần thiết với thành phần tối thiểu được xác định trong Quy tắc mẫu và các quy định hành chính đã đề cập. Tuy nhiên, theo quan điểm của chúng tôi, hiện không có sẵn các mẫu tài liệu này được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

Do đó, bất kỳ người nào sử dụng CCP hiện đều có quyền phát triển các tài liệu chính của riêng mình liên quan đến việc sử dụng CCP, miễn là chúng có các chi tiết bắt buộc được quy định tại đoạn 2 của Nghệ thuật. 9 của Luật Liên bang số 402-FZ. Đồng thời, mỗi thực thể kinh tế có quyền tự quyết định xem có nên chấp nhận các tài liệu cơ bản này theo mẫu được đưa ra trong Nghị quyết số 132 của Ủy ban Thống kê Nhà nước Nga hay không (không cấm sử dụng các mẫu thống nhất trong khả năng này), đặc biệt là vì các tài liệu này phải tuân thủ các yêu cầu về chỉ ra thông tin trong đó do Quy tắc mẫu thiết lập. Rõ ràng, các hình thức thống nhất sẽ đáp ứng tốt nhất các yêu cầu đã chỉ định.