Làm thế nào để giữ một cuốn nhật ký cá nhân. Trợ giúp: Sắp xếp hồ sơ cá nhân

Định dạng: 210 x 288 (dọc)
64 trang, được đánh số
Tẩm lên niêm phong
Bìa: bìa cứng vàng
Vỏ PVC trong suốt có thể tháo rời

Sản phẩm được giới thiệu trên Cổng thông tin nhà cung cấp.
Để nhận được ưu đãi, hãy liên hệ với người quản lý.

350 chà.

Cho phép bạn đăng ký hồ sơ cá nhân của nhân viên.

Theo Nghị định của Tổng thống Liên bang Nga ngày 30 tháng 5 năm 2006 số 609 nhiệm vụ Việc quản lý hồ sơ cá nhân của nhân viên chỉ áp dụng cho chính quyền tiểu bang và thành phố, tuy nhiên, nhiều tổ chức thương mại cũng làm việc với hồ sơ cá nhân của nhân viên, vì điều này sau đó giúp đơn giản hóa công việc rất nhiều: tất cả thông tin được hệ thống hóa và việc tìm kiếm nó mất tối thiểu thời gian.

Hình ảnh phần chính của tạp chí:

Đăng ký hồ sơ cá nhân của nhân viên như thế nào?

Việc đăng ký hồ sơ cá nhân của nhân viên bắt đầu bằng việc điền chính xác trang tiêu đề. Tờ này cho biết họ, tên, chữ viết tắt của nhân viên, ngày bắt đầu làm việc trong tổ chức (trùng với ngày đăng ký vụ việc) và mã số được chỉ định. Các bài dự thi được viết bằng chữ viết gọn gàng, bằng mực xanh, đen hoặc tím. Nên tránh tẩy xóa, sửa chữa khi nhập thông tin.

Hồ sơ cá nhân có thể bao gồm:

đơn xin việc của người lao động;
hợp đồng lao động và các thỏa thuận bổ sung cho hợp đồng này;
trang cá nhân để lưu hồ sơ nhân sự và bổ sung vào đó;
một bảng câu hỏi do chính nhân viên điền vào hoặc một cuốn tự truyện do anh ta viết;
một bản sao tài liệu giáo dục;
trích từ các lệnh xác nhận vị trí;
mô tả công việc;
đặc điểm của nhân viên, thư giới thiệu nếu có;
bản sao hộ chiếu, giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh của trẻ em, v.v.;
bản sao hoặc trích lục mệnh lệnh nhân sự (chuyển đến bất kỳ vị trí, cơ quan đại diện nào, v.v.);
văn bản khen thưởng, ưu đãi;
thông tin về hành vi vi phạm, hình phạt;
các tài liệu khác liên quan đến một nhân viên cụ thể.

Trong hồ sơ cá nhân của bạn phải có hàng tồn kho. Đây là danh sách tất cả các tài liệu được lưu trong hồ sơ cá nhân. Nó phản ánh các thông tin sau cho mỗi tài liệu:

tên tài liệu;
ngày nộp hồ sơ;
số tờ của tài liệu đã nhập;
khi xóa tài liệu khỏi hồ sơ cá nhân, ngày rút tiền, ai rút bóng và vì lý do gì;
hàng tồn kho đã hoàn thành được chứng nhận bởi một chuyên gia được ủy quyền.

Hạn sử dụng hồ sơ trong lĩnh vực nhân sự là: 10 năm đối với công chức và 3 năm đối với tất cả những người khác.

Khi một tập tin được chuyển vào kho lưu trữ, nó sẽ được khâu, đánh số và mô tả. Một tập tin cá nhân được hoàn thành chính xác sẽ được chuyển vào kho lưu trữ, nơi được lưu trữ trong 75 năm .

Sau thời gian này, hồ sơ cá nhân của nhân viên sẽ bị hủy. Ngoại lệ là tài liệu của những công dân giữ chức vụ lãnh đạo, có giải thưởng của chính phủ và các chức danh khác nhau, v.v. Những tập tin như vậy được lưu trữ vĩnh viễn và không thể bị hủy.

Việc đăng ký và quản lý thêm hồ sơ cá nhân của nhân viên đòi hỏi phải có thêm thời gian và nguồn nhân lực. Nhưng cơ sở dữ liệu cá nhân được hình thành hợp lý sẽ là trợ thủ đắc lực cho công việc của nhân viên nhân sự và giám đốc công ty.

Theo GOST 31282-2004 con dấu kiểm soát- một thiết bị chỉ báo sử dụng một lần duy nhất được thiết kế để phát hiện truy cập trái phép.

Trước khi bắt đầu làm việc với Tạp chí, bạn phải điền vào trang tiêu đề và giấy xác nhận. Hãy nhớ ghi số con dấu vào dòng thích hợp; nếu không có số này thì Tạp chí không được coi là bị niêm phong.

Thông tin hữu ích:

Các yêu cầu đối với nhật ký nhân sự là gì và cách thiết kế nhật ký phù hợp với các yêu cầu này, hãy xem video của chúng tôi.

Một nhân viên nhân sự cần có thông tin chính xác, đầy đủ và khách quan về nhân viên của công ty. Theo quy định, các tài liệu kế toán cá nhân chứa thông tin về nhân viên và hoạt động công việc của anh ta được thu thập thành một loại hồ sơ - hồ sơ cá nhân. Hồ sơ cá nhân của nhân viên là tập hợp các tài liệu liên quan đến tuyển dụng, quá trình thăng tiến, tuân thủ các yêu cầu về kỷ luật lao động, chấm dứt quan hệ lao động của nhân viên với người sử dụng lao động, v.v. Hôm nay chúng ta sẽ nói về cách xây dựng hồ sơ cá nhân của nhân viên một cách chính xác và Chúng ta hãy xem xét một số tính năng trong thiết kế của họ.

Hồ sơ cá nhân là tập hợp các tài liệu chứa thông tin đầy đủ nhất về nhân viên và hoạt động công việc của anh ta.

Trước hết, chúng tôi lưu ý rằng việc lưu giữ hồ sơ cá nhân của nhân viên không phải là bắt buộc đối với tất cả các loại nhân viên.

Ghi chú! Hồ sơ cá nhân được duy trì nhằm mục đích hệ thống hóa các tài liệu hiện có của nhân viên, tóm tắt thông tin về họ ở một nơi

Việc quản lý bắt buộc các hồ sơ cá nhân được cung cấp, ví dụ, trong cơ quan dân sự nhà nước theo Nghệ thuật. 42 của Luật Liên bang ngày 27 tháng 7 năm 2004 số 79-FZ “Về công vụ nhà nước của Liên bang Nga” (sau đây gọi là Luật Công vụ). Đối với những nhân viên khác, nghĩa vụ và thủ tục duy trì công việc cá nhân có thể được xác định theo quy định địa phương của người sử dụng lao động.

Do đó, các hồ sơ cá nhân có thể được lưu giữ cho cả tất cả nhân viên và cho một danh mục nhất định trong số họ. Tại các doanh nghiệp, nên lưu trữ hồ sơ cá nhân cho các loại nhân viên chính sau:

người quản lý (người đứng đầu doanh nghiệp, cấp phó, trợ lý);
trưởng các bộ phận cơ cấu và cấp phó;
chuyên gia trưởng (hàng đầu);
nhân viên được giao toàn bộ trách nhiệm tài chính;
nhân viên được đưa vào đội ngũ nhân sự dự bị để thăng tiến lên các chức vụ quan trọng nhất;
nhân viên đảm bảo sự hoạt động của cơ thể (bộ máy) quản lý các hoạt động của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, trong nhiều tổ chức, hồ sơ cá nhân được lưu giữ cho tất cả nhân viên, bất kể tình trạng và công việc được thực hiện (bao gồm cả nhân viên kỹ thuật), vì hồ sơ cá nhân là nguồn thông tin cực kỳ thuận tiện về mỗi nhân viên: tất cả các bản sao tài liệu cá nhân, đơn đặt hàng của nhân viên cho nhân viên này và các tài liệu khác.

Tổ chức của chúng tôi lưu giữ hồ sơ cá nhân của một số nhân viên. Đồng thời, không có ý tưởng rõ ràng về những tài liệu nào và cách lưu trữ trong hồ sơ cá nhân và quan trọng nhất là nó thực sự cần được mở trong trường hợp nào. Tổ chức cũng không có bất kỳ tài liệu nội bộ nào về vấn đề này. Hiện tại, chúng tôi xin bổ sung Hướng dẫn Quản lý Hồ sơ Nhân sự bằng một phần dành riêng cho vấn đề cá nhân của nhân viên. Bạn nên cân nhắc những điểm nào khi phát triển phần này?

Vì trong trường hợp chúng ta không nói về việc chuẩn bị hồ sơ nhân sự trong cơ quan dân sự nhà nước, các vấn đề về quản lý hồ sơ cá nhân của nhân viên được giải quyết theo quyết định của người sử dụng lao động, việc xây dựng và phê duyệt đạo luật quản lý địa phương chắc chắn sẽ không trở nên thừa thãi.

Nếu tổ chức của bạn có Hướng dẫn Quản lý Hồ sơ Nhân sự thì sẽ hợp lý nếu có một phần riêng biệt dành riêng cho việc quản lý hồ sơ cá nhân của nhân viên.

Phần như vậy cũng có thể được đưa vào các đạo luật địa phương khác quy định thủ tục xử lý và lưu trữ tài liệu nhân sự.

Một số nhà tuyển dụng thích phát triển một tài liệu riêng có tính đến tất cả các sắc thái của việc tiến hành các công việc cá nhân.

Dù lựa chọn hình thức nào thì khi quy định công việc với hồ sơ cá nhân cũng cần làm rõ:

loại nhân viên được lưu giữ hồ sơ cá nhân (đây sẽ là tất cả nhân viên của tổ chức hoặc, ví dụ, chỉ người quản lý của tất cả các cấp quản lý);
cách tạo tập tin cá nhân;
thành phần của các tài liệu trong hồ sơ cá nhân (bao gồm cả việc chỉ ra tài liệu nào được nộp bằng bản gốc và tài liệu nào được nộp bằng bản sao);
danh sách những người chịu trách nhiệm bảo quản, lưu trữ hồ sơ cá nhân;
thủ tục giải quyết công việc cá nhân;
quy trình cho nhân viên làm quen với các tài liệu được lưu trữ trong hồ sơ cá nhân;
thủ tục lưu trữ hồ sơ cá nhân sau khi sa thải nhân viên;

Có cần thiết phải mở hồ sơ cá nhân cho người làm bán thời gian không?

Câu trả lời cho câu hỏi này phụ thuộc vào việc người lao động bán thời gian có giữ một vị trí nào trong tổ chức mà người sử dụng lao động quy định bắt buộc phải lưu giữ hồ sơ cá nhân hay không.

Nếu việc lưu giữ hồ sơ cá nhân được cung cấp thì hồ sơ đó phải được lưu giữ bất kể tình trạng của nhân viên như thế nào. Trong trường hợp này, rất có thể, một hồ sơ cá nhân mới sẽ được mở cho nhân viên bán thời gian bên ngoài và các tài liệu liên quan đến nhân viên bán thời gian nội bộ có thể được lưu trong hồ sơ cá nhân hiện có của nhân viên này (nếu nó được duy trì).

Hồ sơ cá nhân của nhân viên bán thời gian được tạo theo quy trình chung được thiết lập để tiến hành hồ sơ nhân sự với một chủ lao động cụ thể.

Vì vậy, theo Nghệ thuật. Điều 283 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga, khi xin việc làm bán thời gian, người lao động phải xuất trình hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác. Khi tuyển dụng một công việc bán thời gian đòi hỏi kiến thức đặc biệt, người sử dụng lao động có quyền yêu cầu người lao động xuất trình bằng tốt nghiệp hoặc tài liệu khác về trình độ học vấn hoặc đào tạo chuyên môn hoặc bản sao có chứng thực hợp lệ và khi tuyển dụng những công việc nặng nhọc, phải làm việc với những công việc có hại và có hại. (hoặc) điều kiện làm việc nguy hiểm - giấy chứng nhận về tính chất và điều kiện làm việc tại nơi làm việc chính. Bản sao của các tài liệu được liệt kê phải được đưa vào hồ sơ cá nhân của người làm việc bán thời gian.

HÌNH THÀNH BAN ĐẦU VỀ CÁ NHÂN

Việc lập hồ sơ cá nhân được thực hiện nhằm mục đích nhóm các thông tin tài liệu về người lao động một cách có trật tự trực tiếp khi đăng ký quan hệ lao động với người lao động.

Tệp cá nhân thường được tạo trong một thư mục riêng cho mỗi nhân viên. Đây là hình thức hệ thống hóa dữ liệu cá nhân của nhân viên thuận tiện nhất. Cần nhớ rằng không được phép nhận, xử lý và đính kèm vào hồ sơ cá nhân của nhân viên dữ liệu cá nhân về chính trị, tôn giáo và các niềm tin khác, đời sống riêng tư, tư cách thành viên trong các hiệp hội công cộng, bao gồm cả công đoàn.

Có bất kỳ yêu cầu quy định nào đối với hình thức công việc cá nhân không?

ON số 12‘Trong thực tế, các tài liệu hồ sơ cá nhân được đặt trong một bìa hồ sơ, trên bìa có dán số sê-ri được gán cho vụ án. Theo mã số này, hồ sơ cá nhân được đăng ký vào sổ (tạp chí) hồ sơ cá nhân (khoản b Điều 695 Danh mục văn bản lưu trữ hành chính tiêu chuẩn được tạo ra trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương và các tổ chức, cho biết thời gian lưu trữ, được phê duyệt theo lệnh của Bộ Văn hóa Nga ngày 25 tháng 8, số 558).

Sau khi nhân viên bị sa thải, hồ sơ cá nhân sẽ được xóa khỏi thư mục, chuẩn bị chuyển vào kho lưu trữ của tổ chức và lưu giữ.

Những thông tin gì nên được đưa vào sổ (tạp chí) công việc cá nhân?

Sổ (tạp chí) công việc cá nhân (Phụ lục 1) có thể chứa các thông tin sau:

số sê-ri của vụ án;
họ, tên, chữ viết tắt của người lao động;
ngày hình thành vụ án lần đầu;
ngày chuyển hồ sơ vào lưu trữ;
thông tin khác theo quyết định của người sử dụng lao động.

Việc hình thành và lưu trữ hồ sơ cá nhân, như chúng tôi đã lưu ý, được thực hiện theo các quy tắc lưu trữ hồ sơ có hiệu lực đối với một người sử dụng lao động cụ thể.

Ban đầu, các tài liệu chính thức hóa quy trình tuyển dụng được nhóm thành một tệp cá nhân và sau đó là tất cả các tài liệu chính liên quan đến hoạt động công việc của nhân viên.

Những tài liệu nào được bao gồm trong hồ sơ cá nhân của nhân viên trong quá trình hình thành ban đầu? Và danh sách như vậy có được quy định trong một đạo luật quản lý không?

Danh sách các tài liệu phải có trong hồ sơ cá nhân không được pháp luật Liên bang Nga quy định.

Đối với công chức nhà nước, quy định rằng dữ liệu cá nhân của họ và các thông tin khác liên quan đến việc gia nhập công vụ, việc miễn nhiệm và cần thiết để đảm bảo các hoạt động của cơ quan nhà nước được nhập vào hồ sơ cá nhân của họ (Phần 3 Điều 42 Luật Dịch vụ công).

Các tài liệu sau đây được bao gồm trong hồ sơ cá nhân:

kiểm kê nội bộ hồ sơ vụ án;
bảng hồ sơ nhân sự cá nhân hoặc bảng câu hỏi;
bản sao giấy tờ tùy thân;
hồi ký;
bản sao các tài liệu về trình độ học vấn, trình độ chuyên môn hoặc kiến thức đặc biệt, nếu việc cung cấp các tài liệu này là bắt buộc để đảm nhận vị trí liên quan;
bản sao giấy chứng nhận bảo hiểm hưu trí nhà nước;
bản sao giấy chứng nhận đăng ký cá nhân với cơ quan thuế (nếu do người lao động xuất trình);
bản sao giấy tờ đăng ký nghĩa vụ quân sự đối với người phải thực hiện nghĩa vụ quân sự và người thuộc diện bắt buộc thực hiện nghĩa vụ quân sự;
kết quả khám sức khỏe sơ bộ (khám) để xác định khả năng đáp ứng công việc được giao của những người lao động này (trong trường hợp pháp luật có quy định);
bản sao các tài liệu xác nhận quyền khấu trừ thuế của nhân viên được quy định trong Nghệ thuật. 218 Bộ luật thuế của Liên bang Nga;
bản sao các tài liệu chứng minh tình trạng khuyết tật và mức độ hạn chế khả năng làm việc (nếu do người lao động xuất trình);
các tài liệu liên quan đến việc tiếp cận thông tin cấu thành một bí mật nhà nước hoặc bí mật khác được pháp luật bảo vệ (nếu việc thực hiện nhiệm vụ ở vị trí nắm giữ liên quan đến việc sử dụng thông tin đó);
bản sao hợp đồng lao động (hoặc bản sao nếu bản gốc hợp đồng được lưu giữ trong một hồ sơ riêng);
một bản sao của lệnh (hướng dẫn) về tuyển dụng;
bản sao mô tả công việc của nhân viên;
bản sao thỏa thuận về trách nhiệm tài chính đầy đủ (nếu người lao động là người chịu trách nhiệm tài chính và đã ký kết thỏa thuận với người đó).

Kiểm kê nội bộ hồ sơ vụ án

Việc kiểm kê nội bộ hồ sơ vụ án có một hình thức thống nhất, được quy định bởi Quy tắc cơ bản về hoạt động lưu trữ của các tổ chức (được phê duyệt theo quyết định của Hội đồng quản trị Rosarkhiv ngày 02/06/2002). Thông thường, bản kiểm kê như vậy được đặt trong tệp chứa các tài liệu có giá trị nhất khi chuẩn bị gửi vào kho lưu trữ. Tuy nhiên, hồ sơ cá nhân là một ngoại lệ - việc kiểm kê tài liệu được thực hiện ngay khi thành lập và nộp ngay từ đầu (Phụ lục 2). Khi duy trì hồ sơ cá nhân, tất cả tài liệu được lưu trữ trong đó sẽ được nhập vào kho lưu trữ nội bộ.

Bảng thông tin cá nhân về hồ sơ nhân sự

Bảng hồ sơ nhân sự cá nhân là một tài liệu kế toán tiết lộ thông tin về dữ liệu cá nhân của nhân viên, hoạt động công việc, ưu đãi, v.v. Nội dung của tài liệu này, theo quy định, là một “bảng câu hỏi” có chỗ chuẩn bị sẵn để nhập câu trả lời (Phụ lục 3).

Trang cá nhân chứa danh sách các câu hỏi về dữ liệu tiểu sử, trình độ học vấn, công việc đã thực hiện kể từ khi bắt đầu làm việc, tình trạng hôn nhân, thời gian ở nước ngoài, tham gia vào các cơ quan dân cử, v.v.

Mẫu đơn cá nhân được nhân viên tự điền bằng tay trong một bản sao không có dấu vết hoặc chỉnh sửa, có chữ ký và ghi ngày tháng. Tính đầy đủ và chính xác của việc điền vào trang cá nhân được nhân viên dịch vụ nhân sự kiểm tra bằng các mục trong các tài liệu như hộ chiếu, sổ làm việc, bằng tốt nghiệp, ID quân đội, v.v.

Bảng câu hỏi

Một loại tài liệu kế toán khác trong hồ sơ cá nhân là bảng câu hỏi, có thể chứa các câu hỏi tương tự.

Vì vậy, đôi khi, thay vì bảng hồ sơ nhân sự cá nhân, một bảng câu hỏi được sử dụng, về cơ bản có các cột giống như bảng hồ sơ cá nhân, nhưng được người nộp đơn điền vào trước khi được tuyển dụng và chỉ được đưa vào hồ sơ cá nhân nếu người nộp đơn này trở thành một nhân viên của tổ chức. Hồ sơ cá nhân có thể bao gồm cả bảng câu hỏi và trang cá nhân.

Điều khuyến khích là các dạng tài liệu như bảng hồ sơ nhân sự cá nhân, bảng câu hỏi phải được người sử dụng lao động phê duyệt một cách độc lập, có tính đến các chi tiết cụ thể trong hoạt động của mình.

DUY TRÌ KINH DOANH CÁ NHÂN

Trong thời gian làm việc, hồ sơ cá nhân của người lao động có thể được bổ sung các tài liệu sau:

bản sao các thỏa thuận bổ sung cho hợp đồng lao động (hoặc bản sao của chúng);
thông báo về những thay đổi trong các điều khoản của hợp đồng lao động theo sáng kiến của người sử dụng lao động;
bản sao quyết định thuyên chuyển công việc khác, đề bạt, áp dụng và xóa bỏ kỷ luật;
bản sao tài liệu xác nhận thay đổi thông tin tiểu sử của nhân viên;
bản sao các ghi chú và báo cáo giải thích, báo cáo của nhân viên về các vấn đề khác nhau;
tài liệu chứng nhận (nếu chúng được thực hiện liên quan đến nhân viên);
kết quả khám sức khỏe định kỳ bắt buộc (khám);
các văn bản làm căn cứ ra lệnh chấm dứt (chấm dứt) hợp đồng lao động;
bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động;
một bản sao của sổ làm việc;
các giấy tờ khác liên quan đến công việc.

Ghi chú! Các văn bản nhận trong hồ sơ cá nhân được sắp xếp theo trình tự thời gian

Ngoài những tài liệu được liệt kê, hồ sơ cá nhân cũng có thể bao gồm một số tài liệu khác (ví dụ: tài liệu về việc nhân viên vượt qua một cuộc cạnh tranh để lấp đầy một vị trí còn trống, bản sao các tài liệu về việc khen thưởng nhân viên (trao tặng danh hiệu danh dự, trao bằng tốt nghiệp). , Vân vân.).

Ngoài ra, một bức ảnh của nhân viên theo định dạng do tổ chức thiết lập (thường là 4 x 6 cm) sẽ được đặt trong hồ sơ cá nhân (nhưng không được lưu trong đó). Họ, tên và chữ viết tắt của nhân viên được ghi ở mặt sau của bức ảnh. Nên cập nhật ảnh ít nhất 5 năm một lần hoặc khi nhân viên ở độ tuổi từ 20 đến 45.

Nếu trong quá trình làm việc nhân viên thay đổi một số thông tin ghi trên phiếu nhân sự cá nhân thì những thông tin này trong hồ sơ cá nhân phải thay đổi như thế nào? Có lẽ bạn nên cấp lại tờ thông tin cá nhân của mình?

Nhân viên nhân sự chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ cá nhân phải liên tục theo dõi tình trạng của mình và kịp thời thay đổi thông tin kế toán. Xin lưu ý: trong trường hợp này, không cần thực hiện bất kỳ thay đổi hoặc bổ sung nào đối với bảng hồ sơ nhân sự hoặc bảng câu hỏi cá nhân và không cần yêu cầu nhân viên điền lại các tài liệu này.

Tất cả những thay đổi về thông tin xác thực của nhân viên phải được phản ánh trên các trang bổ sung, riêng biệt. Theo quy định, những tài liệu này được gọi là “Phụ lục cho bảng hồ sơ nhân sự cá nhân” (“Phụ lục cho bảng câu hỏi”). Chúng thường có dạng bảng (Phụ lục 4) và được phát triển theo quyết định của người sử dụng lao động.

Nhân viên dịch vụ nhân sự điền vào phần bổ sung vào bảng hồ sơ nhân sự cá nhân sau khi nhận được các tài liệu phản ánh sự thay đổi đầu tiên về đặc điểm của bảng hồ sơ nhân sự cá nhân. Mọi thay đổi (trao giải thưởng của chính phủ, phong tặng danh hiệu khoa học, quân sự, danh dự và bằng cấp học thuật, trình độ học vấn, kiến thức về ngôn ngữ, tham gia vào các cơ quan lập pháp và đại diện được bầu) đều được thực hiện trên cơ sở các văn bản liên quan.

Mỗi lần sau khi thực hiện một thay đổi khác, nhân viên nhân sự ký bổ sung vào phiếu nhân sự cá nhân.

Nếu không còn chỗ trống trên biểu mẫu để thực hiện các thay đổi tiếp theo, hãy điền vào biểu mẫu tương tự tiếp theo.

Các chi tiết bắt buộc của việc bổ sung vào bảng hồ sơ nhân sự cá nhân là những lưu ý về việc kiểm tra tính sẵn có và tình trạng của hồ sơ cá nhân. Ở mặt sau của tờ thông tin cá nhân, sau tất cả các thông tin khác, có ghi chú: “hồ sơ cá nhân đã được xác minh” đồng thời ghi ngày tháng và chữ ký.

Trong số tiếp theo của Sổ tay Cán bộ Nhân sự, chúng tôi sẽ xem xét các tính năng của việc lưu trữ hồ sơ cá nhân của nhân viên hiện tại, cũng như các quy tắc chuẩn bị để lưu trữ lâu dài và lưu trữ trong kho lưu trữ.

phụ lục 1

Một ví dụ về thiết kế một cuốn sách (tạp chí) để ghi lại những chuyện cá nhân

Công dụng thực tế

Tại thời điểm xuất bản bài viết này, nó hoàn toàn tuân thủ pháp luật hiện hành. Tuy nhiên, luật pháp thay đổi; khả năng áp dụng một số lời khuyên nhất định có thể phụ thuộc vào tình huống cụ thể của bạn. Chúng tôi khuyên bạn nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia nếu bạn định áp dụng kiến thức thu được từ các bài viết của chúng tôi.

Ngày xuất bản: tháng 8 năm 2009

Nếu bạn có một công ty nhỏ và một kế toán viên phụ trách hồ sơ kế toán và nhân sự, thì thông thường tất cả những thứ này sẽ được cất trong tủ của anh ta. Nhưng ngay cả trong trường hợp này, chúng tôi khuyên bạn nên biết nên cất giữ cái gì, ở đâu và như thế nào - khi đó, ngay cả khi nhân viên kế toán bị sa thải, bạn sẽ không gặp khó khăn gì trong việc tìm kiếm các tài liệu cần thiết.

Nếu không có nhân viên kế toán toàn thời gian thì bằng cách hợp lý hóa hệ thống thu thập và lưu trữ tài liệu, bạn sẽ giúp cuộc sống sau này của mình trở nên dễ dàng hơn và không lãng phí thời gian tìm kiếm các tài liệu cần thiết.

Các tài liệu cấu thành.

Chúng tôi khuyên bạn nên lưu trữ những tài liệu đó ở nơi an toàn (ví dụ: trong két sắt) và nên có sẵn một vài bản sao có công chứng của mỗi tài liệu đó trong kho để nếu cần thiết (ví dụ: theo yêu cầu của đối tác), bạn không phải chạy đến công chứng viên nữa. Rất thoải mái. Vâng, như một lựa chọn, không cần phải lưu trữ tài liệu gốc trong văn phòng, bản sao có công chứng là đủ - ngay cả đối với cơ quan kiểm tra. Bản gốc, theo yêu cầu, có thể được cung cấp sau, thông thường khoảng thời gian này là 5-10 ngày. Hoàn toàn có thể thu thập những tài liệu như vậy vào một thư mục A4 với các tập tin trong suốt đính kèm, sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian, chẳng hạn như bản ghi nhớ của hiệp hội, sau đó là điều lệ, giấy chứng nhận đăng ký, v.v.

Hiệp định.

Bạn có thể thực hiện theo thứ tự bảng chữ cái (theo tên của đối tác), bạn có thể thực hiện theo loại - thuê, cung cấp, bán, cho vay, v.v. hoặc bạn có thể thực hiện theo số. Chính xác như thế nào không quan trọng, điều quan trọng chính là tìm ra một tùy chọn mà bạn sẽ cảm thấy thoải mái khi làm việc với các tài liệu. Các thư mục thông thường có ngăn sẽ dễ dàng đối phó với nhiệm vụ này.

Chứng từ kế toán sơ cấp nội bộ và bên ngoài.

Hóa đơn, hành vi, hóa đơn, phiếu kiểm kê tài sản cố định, hóa đơn yêu cầu xóa hàng hóa, vật tư, hành vi kiểm kê, nghiệm thu, mẫu KS-2 và KS-3, vận đơn và tất cả các loại chứng từ tài chính kế toán khác dòng chảy của công ty. Chúng tôi khuyên bạn nên lưu trữ chúng, phân tách theo loại, theo thứ tự thời gian. Đối với khối lượng tài liệu lớn - theo tháng với việc hình thành các sổ đăng ký, cho biết số, ngày và số lượng của tài liệu. Nếu pháp luật không yêu cầu thiết kế đặc biệt thì bìa cứng và ngăn chia cũng khá phù hợp với những tài liệu đó. Ví dụ: thật thuận tiện khi tạo các thư mục riêng cho hóa đơn đến và đi, sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian theo ngày và số. Điều tương tự cũng áp dụng cho chứng chỉ công việc đã thực hiện hoặc dịch vụ được cung cấp. Hóa đơn là chứng từ chính để hạch toán thuế GTGT nên được lưu trữ riêng biệt theo nhật ký hóa đơn đã nhận và đã phát hành cũng như khi phát hành cho khách hàng hoặc nhận từ nhà cung cấp. Ngoài ra, trên các tài liệu mà bạn cần lấy thêm thông tin hoặc một mảnh giấy (ví dụ: giấy ủy quyền nhận hàng hóa và tài liệu) hoặc chỉnh sửa, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng dấu trang dính - sử dụng chúng sẽ dễ dàng xác định tài liệu nào cần cải tiến.

Giấy tờ ngân hàng.

Trong cùng một thư mục bìa cứng, được chia theo tài khoản và ngân hàng - nếu có một số tài khoản hiện tại, cũng theo thứ tự thời gian. Chứng từ thanh toán và chứng từ - căn cứ thanh toán (hóa đơn) trong ngày giao dịch được nộp kèm sao kê ngân hàng. Nếu bạn sử dụng hệ thống ngân hàng-khách hàng trong công việc của mình thì không cần thiết phải in sao kê hàng ngày - bạn có thể thực hiện việc này một lần mỗi kỳ, chẳng hạn như mỗi tháng. Trong trường hợp này, hóa đơn có thể được lưu trong một thư mục riêng - “hóa đơn đã thanh toán”. Cần lưu ý rằng các ngân hàng khác nhau có các điều kiện khác nhau - ở một số ngân hàng, sao kê có sẵn trong toàn bộ thời gian của thỏa thuận sử dụng hệ thống thanh toán điện tử, ở những ngân hàng khác, khoảng thời gian này có thể bị giới hạn. Và sau đó bạn sẽ phải yêu cầu các bản sao giấy và dịch vụ ngân hàng như vậy có thể tốn tiền. Nghiên cứu kỹ hợp đồng kết nối hệ thống khi ký kết và biểu phí của ngân hàng. Nếu bạn có tài khoản ngoại tệ, bạn sẽ có thêm giấy tờ kiểm soát tiền tệ - giấy xác nhận công việc/dịch vụ đã thực hiện, hộ chiếu giao dịch, giấy chứng nhận giao dịch tiền tệ. Cũng nên lưu trữ chúng trong bối cảnh hợp đồng/đối tác hoặc số hộ chiếu giao dịch, có kèm theo bản sao các tài liệu, đặc biệt đối với khối lượng lớn - hãy giữ các thư mục riêng.

Tài liệu về kế toán lao động, tiền lương.

Các tài liệu nhân sự (hồ sơ cá nhân, đơn đặt hàng, hợp đồng lao động, thẻ cá nhân) phải được xử lý cẩn thận và chú ý đặc biệt. Nếu công ty có người riêng được giao trách nhiệm quản lý hồ sơ nhân sự thì phải tổ chức thực hiện đúng và đảm bảo an toàn tài liệu. Tủ kim loại có khóa rất tiện lợi khi sử dụng. Nếu luồng tài liệu rất ít, bạn có thể lấy bằng cách sử dụng cùng một chiếc két an toàn hoặc trong trường hợp nghiêm trọng là một chiếc tủ có khóa thông thường. Tại sao bị khóa? Thứ nhất, dữ liệu về nhân viên đề cập đến dữ liệu cá nhân và người sử dụng lao động có trách nhiệm tiết lộ thông tin cá nhân theo Luật Liên bang “Về bảo vệ dữ liệu cá nhân”. Mặt khác, nhân viên của bạn không cần biết mức lương và các thông tin khác về người khác. Thứ ba, ít nhất bằng cách nào đó sự an toàn có thể được đảm bảo. Việc khôi phục chúng là rất khó khăn, đặc biệt là đối với hồ sơ công việc. Việc lưu trữ của họ cần được đặc biệt chú ý. Hiện nay, có “Quy tắc kế toán và lưu trữ sổ sách công việc” được thiết lập hợp pháp (Nghị quyết của Chính phủ Liên bang Nga ngày 16 tháng 4 năm 2003 số 225), theo đó doanh nghiệp ghi hồ sơ lao động vào:

Sổ thu chi để hạch toán các biểu mẫu TC và ghi vào đó
Sách ghi lại diễn biến của các trung tâm mua sắm và chèn vào đó

Tài liệu về an toàn vệ sinh lao động.

Chúng tôi khuyên bạn nên luôn có sẵn những tài liệu này và tốt nhất là ở một nơi dễ nhìn thấy trong tổ chức, chẳng hạn như tại quầy lễ tân. Hướng dẫn an toàn được dán trên tường gần mỗi nơi làm việc. Tổ chức cái gọi là “góc an toàn lao động” ở lối vào, treo biển “lối thoát khẩn cấp” và bình chữa cháy mini xung quanh văn phòng - một minh chứng rõ ràng về cách tiếp cận nghiêm túc về an toàn lao động trong tổ chức đối với bất kỳ thanh tra viên nào. Đương nhiên, để đảm bảo đầy đủ và chính xác các biện pháp bảo vệ lao động, công nghệ và an toàn phòng cháy chữa cháy sẽ đòi hỏi ngân sách và thời gian lớn hơn nhiều, tuy nhiên, chỉ với những nỗ lực nhỏ của mình, bạn có thể giảm thiểu rủi ro về tiền phạt và trách nhiệm hành chính.

Giấy tờ tiền mặt.

Tất cả các giao dịch liên quan đến sự chuyển động của tiền mặt phải được phản ánh trong sổ quỹ tiền mặt. Sổ quỹ phải được thắt dây, đánh số và đóng dấu, có chữ ký của người quản lý, kế toán trưởng và đóng dấu của tổ chức. Nhân tiện. Để khâu các tài liệu (đặc biệt nếu không có nhiều tài liệu), không nhất thiết phải mua những bộ dụng cụ đắt tiền ở các cửa hàng văn phòng phẩm - hãy sử dụng sợi chỉ thông thường và kim, kết quả là như nhau. Đối với những người duy trì sổ quỹ tiền mặt điện tử, chúng tôi khuyên bạn nên in nó ra nếu cần. Nếu có ít giao dịch tiền mặt - mỗi năm một lần, nửa năm hoặc một quý. Một số người có doanh thu lớn tại quầy thu ngân - mỗi tháng một lần, trong khi những người khác có thể có cả đống tài liệu trong một ngày. Đôi khi cần chuẩn bị một cuốn sách in sẵn để kiểm tra việc tuân thủ kỷ luật tiền mặt của ngân hàng phục vụ. Đối với mỗi hoạt động, các lệnh tiền mặt đến hoặc đi sẽ được lập ra. Chứng từ thu, chi tiền mặt được lưu trữ cùng với báo cáo của thủ quỹ hàng ngày theo trình tự thời gian, kèm theo các tài liệu liên quan đến hoạt động như bảng lương. Nếu có máy tính tiền, cần phải ghi chỉ số đồng hồ hàng ngày, ghi nhật ký của nhân viên thu ngân và lập báo cáo theo mẫu quy định. Bạn có thể tìm thêm thông tin chi tiết về quy trình thực hiện các giao dịch tiền mặt và tài liệu liên quan trong tài liệu chính thức của Ngân hàng Trung ương Nga số 40 “Quy trình thực hiện các giao dịch tiền mặt tại Liên bang Nga”. Hãy để chúng tôi nhắc bạn rằng các yêu cầu lưu trữ chứng từ tiền mặt cũng giống như đối với các chứng từ kế toán khác - năm năm.

Hình thức báo cáo chặt chẽ.

Việc sử dụng BSO hiện được quy định bởi Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga “Về thủ tục thanh toán bằng tiền mặt và/hoặc quyết toán bằng thẻ thanh toán mà không sử dụng hệ thống máy tính tiền” ngày 06/05/2008 số 359. Tài liệu này bao gồm các yêu cầu cơ bản đối với BSO, các loại của chúng và quy trình áp dụng, điền, kế toán và lưu trữ. Việc tiếp nhận và ghi sổ các chứng từ đó được thực hiện vào sổ kế toán BSO đặc biệt, bảo quản trong tủ hoặc két kim loại.

Báo cáo.

Chúng tôi khuyên bạn nên nộp báo cáo kế toán và thuế, báo cáo cho quỹ và số liệu thống kê, kèm theo ghi chú về việc chấp nhận, riêng biệt theo kỳ báo cáo (quý, năm).

Thư tín.

Chia thành thư từ đến và đi, ghi chép nhật ký, thậm chí có thể ở dạng điện tử, lưu trữ tài liệu giấy theo thứ tự thời gian. Chỉ định một người chịu trách nhiệm về thư từ và giấy tờ. Tất cả điều này sau đó sẽ giúp, nếu cần, tìm thấy bất kỳ tài liệu nào được gửi đến công ty hoặc do công ty để lại.

Vị trí lưu trữ tài liệu

Đối với vị trí lưu trữ tài liệu, bạn có thể tổ chức lưu trữ tài liệu trong văn phòng của mình, bằng cách trang bị một phòng đặc biệt hoặc chỉ đơn giản là phân bổ không gian trong tủ hoặc giá có khóa hoặc bạn có thể gửi tài liệu vào kho lưu trữ của tiểu bang hoặc tư nhân. Sau một khoảng thời gian nhất định (tháng, quý hoặc năm) chúng ta cất những tài liệu không còn sử dụng trong công việc vào hộp, hòm lưu trữ. Đồng thời, hãy nhớ ghi chú về chúng - tài liệu nào được lưu trữ và trong khoảng thời gian nào. Bạn sẽ tốn ít thời gian hơn cho việc tìm kiếm sau này.

Một lời khuyên nhỏ - ngay từ đầu, đừng để xảy ra tình trạng hỗn loạn giấy tờ trong công ty, đặc biệt là ở bộ phận kế toán, yêu cầu trật tự!

Và một điều cuối cùng. Nếu bạn không biết liệu mình có cần một tài liệu hay không hoặc không biết phải làm gì với nó, đừng vứt nó đi, hãy tạo một thư mục “Khác” - rất có thể chúng ta sẽ cần nó vào lúc nào đó. thời điểm quan trọng nhất

Mặt khác, có những tài liệu trong công ty không thể lưu trữ nhưng cũng không thể tiêu hủy ngay. Những tài liệu đó phải được lưu giữ tách biệt với tất cả những tài liệu khác để bạn có thể nhanh chóng làm những gì cần thiết với chúng. Cần phải đưa ra quy định là kiểm tra định kỳ thư mục chứa những tài liệu như vậy và hủy bỏ mọi thứ không còn cần thiết.

Trong bài viết này, chúng tôi cố gắng cung cấp cho bạn ý tưởng chung về số lượng tài liệu, loại tài liệu và phương pháp tổ chức lưu trữ. Bạn có thể tìm thấy các tùy chọn khác khác với những gì được đề xuất.

Nếu có thắc mắc trong quá trình sắp xếp, phân loại tài liệu nào đó, bạn có thể hỏi chúng tôi mọi thắc mắc làm rõ hoặc liên hệ với chúng tôi để được trợ giúp. Nếu chúng tôi bỏ qua bất kỳ tài liệu nào, quy trình hình thành, ghi chép và lưu trữ tài liệu đó, theo ý kiến của bạn, là quan trọng, hãy gửi nhận xét và mong muốn của bạn - chúng tôi chắc chắn sẽ tính đến chúng. Và đối với khách hàng của chúng tôi, theo yêu cầu và theo các điều khoản của hợp đồng, sau lần gửi báo cáo đầu tiên trong khuôn khổ hợp tác, chúng tôi cung cấp dịch vụ miễn phí một lần để chuẩn bị và thực hiện tất cả các tài liệu cần thiết theo quy định. pháp luật của Liên bang Nga và những khuyến nghị này.

Thảo luận trên diễn đàn hoặc đặt câu hỏi qua email

Nhật ký hồ sơ cá nhân

Nhật ký hồ sơ cá nhân của nhân viên- tạp chí theo mẫu quy định, trên bìa hoặc trang bìa có ghi: tên cơ quan, tổ chức, ngày bắt đầu và ngày kết thúc duy trì Tạp chí. Trong Tạp chí, các mục được viết thành năm cột. Hồ sơ được lưu giữ theo trình tự thời gian dán (xanh, tím, đen) và phải rõ ràng, rõ ràng, không bị nhòe, tẩy xóa. Trong trường hợp có lỗi, mục nhập sai sẽ được đặt trong ngoặc và gạch bỏ bằng một dòng mỏng (để có thể đọc được) và mục nhập đúng sẽ được thực hiện bên cạnh.

Mẫu nhật ký hồ sơ cá nhân của nhân viên.

Số hồ sơ cá nhân

Họ, tên viết tắt

Ngày hình thành hồ sơ cá nhân

Ngày giải thể hồ sơ cá nhân

Ghi chú

Việc đăng ký hồ sơ nhân sự trong một tổ chức chỉ có thể được thực hiện bằng cách sử dụng các tạp chí đặc biệt. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp lao động, tòa án hoặc cơ quan thanh tra lao động tiểu bang có thể không công nhận việc đăng ký máy tính (cần phải chứng minh rằng một tài liệu cụ thể đã thực sự được tạo vào ngày được nêu trong yêu cầu “ngày”).

Danh sách nhật ký tài liệu nhân sự phải có trong tổ chức:

nhật ký đăng ký hợp đồng lao động (có thể đăng ký theo đơn đặt hàng - trong năm dương lịch, bắt đầu từ năm mới, bắt đầu đánh số lại. Hoặc có thể thực hiện tương tự như đăng ký bảng nhân sự - đối với toàn bộ thời gian hoạt động của tổ chức, tức là từ hợp đồng lao động đầu tiên, sau khi được ký kết với nhân viên đầu tiên, và cho đến hợp đồng cuối cùng, một ngày nào đó sẽ được ký kết, dường như ngay trước khi thanh lý công ty)
sổ đăng ký thẻ cá nhân (T-2)
nhật ký hồ sơ cá nhân của nhân viên (nếu chúng được lưu giữ). Không cần thiết phải lưu giữ hồ sơ cá nhân của nhân viên, nhưng nếu đã quyết định như vậy (vì đây là hồ sơ rất tiện lợi) thì cần phải lưu giữ chúng theo những quy định nghiêm ngặt. cung cấp cho việc đăng ký các vấn đề cá nhân.
nhật ký đăng ký đơn hàng (số lượng nhật ký được xác định tùy thuộc vào quy mô luồng tài liệu nhân sự. Tất cả các mệnh lệnh nhân sự có thể được đăng ký trong một hoặc nhiều nhật ký - đến mức có thể sử dụng các nhật ký khác nhau để đăng ký các loại đơn hàng khác nhau)
nhật ký đăng ký hành vi (về việc từ chối làm quen với tài liệu, về việc vắng mặt, về vi phạm nội quy lao động, v.v.)
một cuốn sổ ghi lại quá trình di chuyển của các sổ làm việc và các phụ trang cho chúng (được cất giữ, giống như sổ làm việc, trong két sắt).
Mỗi trang của “Nhật ký công việc cá nhân” phải được đánh số, thắt dây, các đầu dây buộc dán và đóng dấu của tổ chức và chữ ký của người chịu trách nhiệm bảo quản Nhật ký.

Địa vị pháp lý của chi nhánh

Pháp nhân chịu trách nhiệm về hoạt động của đơn vị mình và xác định tính chất của nó

Chi nhánh là các bộ phận riêng biệt của một thực thể pháp lý, các bộ phận của nó, mà bản thân nó không phải là pháp nhân. Họ được pháp nhân tạo ra chúng ban cho tài sản và hoạt động trên cơ sở các quy định đã được pháp nhân đó phê duyệt (khoản 2 và 3 Điều 55 Bộ luật Dân sự Liên bang Nga). Vì vậy, pháp nhân chịu trách nhiệm về hoạt động của đơn vị mình và quyết định tính chất của nó. Trong công việc của mình, các bộ phận được hướng dẫn bởi luật pháp và các quy định của địa phương điều chỉnh hoạt động của tổ chức đã thành lập chúng và nhân viên của các bộ phận riêng biệt là nhân sự của tổ chức này.

Trong các tài liệu thường hướng dẫn công tác nhân sự, không có hướng dẫn trực tiếp nào về cách tiến hành hồ sơ nhân sự tại các chi nhánh. Việc thực hiện hồ sơ nhân sự tại các công ty có bộ phận cơ cấu riêng biệt không được quy định. Vì vậy, vấn đề này phải được giải quyết ở cấp địa phương.

Ở những công ty có cơ cấu bộ phận riêng biệt, có thể thực hiện các hình thức tổ chức hồ sơ nhân sự sau:
1. Tập trung - điển hình cho các chi nhánh nằm trong cùng thành phố với công ty mẹ. Các vấn đề thường không phát sinh: mọi hoạt động xử lý hồ sơ nhân sự đều tập trung (tập trung) tại một trung tâm duy nhất - bộ phận dịch vụ nhân sự của tổ chức mẹ. Sổ làm việc của nhân viên tất cả các chi nhánh được lưu trữ ở một nơi và khi tan việc, một người đến bộ phận nhân sự và đích thân lấy sổ làm việc của mình.
2. Phi tập trung - việc quản lý hồ sơ nhân sự được phân bổ giữa tổ chức mẹ và các hiệp hội cơ cấu riêng biệt có bộ chức năng tương đối giống nhau đối với luồng tài liệu nhân sự. Đồng thời, bộ phận dịch vụ nhân sự của tổ chức mẹ có thể lập hồ sơ nhân sự cho tất cả nhân viên của công ty, kể cả nhân viên của các bộ phận riêng biệt, và tại các chi nhánh chỉ có tài liệu của nhân viên các bộ phận này mới được lưu trữ và xử lý.
3. “Hỗn hợp” - liên quan đến cả việc thực hiện tập trung các tài liệu nhân sự (ví dụ: đăng ký việc làm, chấm dứt hợp đồng lao động) và phi tập trung (áp dụng các biện pháp xử lý kỷ luật đối với nhân viên, lưu trữ hồ sơ cá nhân). Việc phân chia thường được thực hiện theo chức năng nhân sự khác nhau - một phần thuộc tổ chức mẹ, một phần được chuyển sang bộ phận riêng 1.
Tình hình phức tạp hơn với các chi nhánh ở các thành phố khác. Điểm đặc biệt của việc lưu giữ hồ sơ nhân sự trong trường hợp này là giám đốc chi nhánh, trên cơ sở giấy ủy quyền của tổ chức mẹ, có quyền ký hợp đồng, lệnh và ghi vào sổ làm việc.

Khi chọn phương pháp lưu trữ hồ sơ nhân sự, bạn nên tính đến số lượng nhân viên của chi nhánh, cũng như khả năng tổ chức và tài chính của công ty. Nếu có một hoặc hai chi nhánh với số lượng nhân viên ít thì nên giao việc lưu trữ hồ sơ nhân sự cho một trong các nhân viên của bộ phận để sau này chuyển về trụ sở chính. Nếu có nhiều bộ phận riêng biệt ở các vùng miền khác nhau trên cả nước thì tốt nhất nên giao quyền lưu trữ hồ sơ nhân sự cho các chi nhánh. Để làm được điều này, một đơn vị cơ cấu có thể thành lập một đơn vị nhân sự gồm một chuyên gia nhân sự hoặc bộ phận nhân sự của chính mình, nếu đội ngũ nhân viên của chi nhánh đủ lớn. Quyền hạn của người chịu trách nhiệm xử lý hồ sơ nhân sự phải được ghi chép đầy đủ.

Xác định quyền hạn của người đứng đầu chi nhánh

Vì các chi nhánh không phải là pháp nhân nên người quản lý của họ do tổ chức mẹ bổ nhiệm và hoạt động trên cơ sở giấy ủy quyền (Điều 55 Bộ luật Dân sự Liên bang Nga). Để người đứng đầu chi nhánh có quyền thuê, sa thải nhân viên thì cần phải bảo đảm các quyền này bằng hợp đồng lao động hoặc giấy ủy quyền.

Trong hợp đồng lao động, những quyền hạn này có thể được thể hiện như sau:

Trong giấy ủy quyền:

Các chi nhánh đang khiến các chuyên gia bộ phận nhân sự của tổ chức chính phải đau đầu vì có nhiều câu hỏi liên quan đến công việc của các dịch vụ nhân sự địa phương.

Cách tiến hành kiểm toán nhân sự của chi nhánh

Trước khi tiến hành kiểm toán tại chi nhánh, tổ chức mẹ phải ban hành lệnh phù hợp để tiến hành kiểm toán nhân sự, trong đó cần nêu rõ tên, địa chỉ chính xác của chi nhánh, xác định danh mục tài liệu cần thẩm tra, thời gian thẩm tra. của cuộc kiểm toán. Cũng cần đảm bảo thẩm quyền của những người tiến hành thanh tra tại chi nhánh thay mặt người đứng đầu tổ chức. Pháp luật Liên bang Nga không thiết lập một danh sách thống nhất các tài liệu phải có trong một tổ chức hoặc chi nhánh của tổ chức đó.

Chi nhánh phải có đầy đủ hồ sơ nhân sự bắt buộc nhưng một số quy định của địa phương được tổ chức mẹ gửi đến:
bảng nhân sự, bảng này phải giống nhau đối với tổ chức mẹ và chi nhánh. Bảng nhân sự của pháp nhân được phê duyệt theo lệnh của người quản lý đầu tiên (giám đốc, tổng giám đốc). Sau khi được phê duyệt, lập bản trích lục bảng nhân sự liên quan đến hoạt động của chi nhánh hoặc bản sao có xác nhận và chuyển cho chi nhánh công ty;
nội quy lao động;
quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân;
quy định về tiền lương;
quy định về chất kích thích;
quy định du lịch.

Bản sao các đơn đặt hàng có giá trị trong toàn tổ chức phải được gửi đến chi nhánh.

Bản sao các đơn đặt hàng có giá trị trong toàn tổ chức cũng phải được gửi đến chi nhánh. Nhân viên trụ sở chính làm quen với văn bản gốc, nhân viên chi nhánh làm quen với bản sao lưu tại chi nhánh. Xin lưu ý rằng trưởng bộ phận nhân sự của công ty có thể có quyền chứng thực bản sao các tài liệu bắt buộc nhưng giám đốc chi nhánh có thể không có quyền đó.

Kết quả kiểm toán nhân sự của chi nhánh được ghi lại thành văn bản. Đạo luật này được ký bởi tất cả những người tham gia kiểm tra hồ sơ nhân sự của chi nhánh.

Hồ sơ nhân sự của chi nhánh có thể được bộ phận địa phương của Thanh tra Lao động Liên bang kiểm tra. Nhưng tổ chức mẹ lại chịu trách nhiệm về hoạt động của chi nhánh với tư cách là một đơn vị cơ cấu nên nếu nhân viên chi nhánh ra tòa để bảo vệ quyền lợi của mình thì đó sẽ là bị đơn.

Tài liệu mà LLC phải có

Các đồng nghiệp, chào buổi chiều!

Điều đó xảy ra là từ khi còn nhỏ, tôi đã thích “sắp xếp mọi thứ theo trật tự”, theo cả nghĩa bóng và nghĩa đen nhất của từ này. Vì vậy, trò tiêu khiển yêu thích của tôi ở mỗi nơi làm việc mới là sắp xếp các tài liệu hiện có. Và đánh giá bằng các cuộc kiểm tra đã được vượt qua thành công, mọi chuyện diễn ra tốt đẹp.

Không thể lập danh sách tất cả các tài liệu có thể bắt buộc trong một số trường hợp nhất định. Nhưng việc liệt kê các tài liệu chính là hoàn toàn có thể và tôi nghĩ danh sách như vậy phù hợp với hầu hết các công ty.

Tài liệu doanh nghiệp

Bản sao Điều lệ có sửa đổi, bổ sung hoặc bản sao Điều lệ hiện hành (có đóng dấu của cơ quan thuế)

Như chúng tôi đã được dạy ở trường đại học, “Hiến chương là hiến pháp nhỏ của riêng nó”. Chắc chắn phải có một cái. Và nếu bạn “bị thất lạc” thì bạn cần phải chạy ngay đến cơ quan thuế để lấy một bản sao, vì nếu không có nó, không một công chứng viên có lòng tự trọng nào sẽ chứng nhận bất cứ điều gì: không phải giấy ủy quyền của một pháp nhân. người, cũng không có một mẫu thống nhất có chữ ký của giám đốc. Đối với các phiên bản trước của điều lệ LLC. thì cũng nên lưu trữ chúng. Nhưng trên những điều lệ như vậy, tôi đã đặt dòng chữ “không có giá trị do việc thông qua ấn bản mới của …”. Trong các tổ chức có hơn 20 năm lịch sử và lịch sử chứa đầy các sự kiện, hành động đơn giản này đã giúp tránh lặp lại thường xuyên nhiệm vụ hấp dẫn “tìm phiên bản hiện tại của điều lệ”.

Bản ghi nhớ của Hiệp hội hoặc Thỏa thuận thành lập. Một trong những tài liệu kỳ lạ nhất trong danh sách, bởi vì nó “có vẻ như ở đó nhưng dường như không có”. Về mặt pháp lý, thỏa thuận này tuy đã rời khỏi danh sách các văn bản cấu thành nhưng vẫn tồn tại. Khi những người sáng lập thành lập LLC của riêng mình, theo Điều 89 của Bộ luật Dân sự Liên bang Nga, họ phải ký kết một thỏa thuận như vậy. Nhưng trước hết, trong quá trình đăng ký, không ai ngoại trừ những người sáng lập cần đến thỏa thuận này (và thường thì bản thân họ cũng không thực sự cần nó). Thứ hai, thỏa thuận này trong phần lớn các trường hợp chỉ đơn giản là sao chép thông tin đã có trong giao thức tạo. Thứ ba, không ai cần có thỏa thuận thành lập ngay cả sau khi đăng ký - ngay cả ngân hàng cũng không yêu cầu mở tài khoản. Nhưng anh ấy phải như vậy. Mặc dù tôi biết nhiều xã hội khá thịnh vượng nhưng nó chưa từng tồn tại... Nhưng ở đây chúng tôi không dạy những điều xấu, lẽ ra phải như vậy.
Nghị định thư hoặc quyết định về việc thành lập LLC
Tất cả biên bản họp đại hội đồng cổ đông và các quyết định của người tham gia duy nhất trong suốt thời gian hoạt động của công ty
Bắt buộc phải giữ tất cả các giao thức/quyết định, nhưng giao thức/quyết định được sử dụng thường xuyên nhất sẽ là giao thức/quyết định bầu chọn người đứng đầu hiện tại của LLC, bởi vì Công chứng viên sẽ thường xuyên yêu cầu nó. Vì vậy, tốt hơn là nên để nó thành 2 bản (một bản được lưu trong tập hồ sơ với các giao thức/quyết định, bản thứ hai được giữ chặt chẽ với điều lệ), hoặc đơn giản là không lưu trong tập hồ sơ cho đến khi có cuộc bầu cử lãnh đạo mới.
Tốt nhất nên lưu trữ các giao thức/quyết định còn lại trong một thư mục, sắp xếp theo ngày áp dụng.
Danh sách những người tham gia LLC
Danh sách này thường do giám đốc lưu giữ, trừ khi có quy định khác theo điều lệ hoặc quyết định của những người tham gia. Danh sách này chứa thông tin về từng người tham gia (dữ liệu hộ chiếu hoặc thông tin cơ bản về pháp nhân), quy mô cổ phần của từng người tham gia và thông tin về khoản thanh toán của họ, cũng như quy mô cổ phần thuộc về chính công ty với thông tin về ngày công ty mua lại nó.
Nhân tiện, gần đây Nikolai Andreev đã xuất bản một ví dụ xuất sắc về danh sách như vậy.
Giấy chứng nhận đăng ký nhà nước của một pháp nhân theo mẫu số P51003 (hoặc cũ hơn) Giấy chứng nhận tương tự được cấp khi đăng ký thành công một công ty.
Thông báo hoặc Giấy chứng nhận đăng ký với cơ quan thuế
Các tờ của Sổ đăng ký Nhà nước Thống nhất về các Thực thể Pháp lý theo mẫu số P50007 và được cấp trước tháng 7 trong năm Giấy chứng nhận đã đăng ký vào Sổ đăng ký Nhà nước Thống nhất về các Thực thể Pháp lý. Bắt buộc phải giữ tất cả các tờ ghi trong Sổ đăng ký Nhà nước Thống nhất của Các thực thể pháp lý (cả những thực thể đầu tiên và những thực thể được ban hành liên quan đến những thay đổi), chúng có thể cần thiết tại công chứng viên và ngân hàng. Nhưng bạn không cần phải lưu trữ các trích đoạn từ Sổ đăng ký thực thể pháp lý của Nhà nước thống nhất - chúng có “ngày hết hạn” quá ngắn, vì vậy, nếu cần, bạn sẽ dễ dàng lấy một trích dẫn mới hơn.
Lệnh đảm nhận vị trí quản lý hoặc bổ nhiệm người quản lý vào một vị trí Về mặt hình thức, lệnh này đề cập đến các tài liệu nhân sự. Nhưng tôi khuyên bạn nên lưu trữ nó cùng với các tài liệu của công ty do tính chất cụ thể của vị trí người quản lý.
Lệnh bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc phân công quyền hạn của kế toán trưởng cho người quản lý. Lệnh này cũng áp dụng đối với các hồ sơ nhân sự, nhưng được yêu cầu định kỳ tại các ngân hàng nên nên lưu trữ tách biệt với các hồ sơ nhân sự khác. .
Thư thông tin từ Rosstat (mã thống kê)
Tại Moscow, nó có thể được lấy trực tuyến tại http://91.194.112.170/webword/default.aspx. Vì bức thư này hiện được nhận qua Internet nên nó có thể được lưu trữ dưới dạng bản in mà không có con dấu Rosstat. Các ngân hàng chấp nhận những lá thư như vậy mà không có câu hỏi.

Giấy tờ xác nhận địa chỉ của tổ chức

Nếu cơ sở thuộc về chính tổ chức

Giấy chứng nhận quyền sở hữu cơ sở nơi tổ chức đặt trụ sở
Giấy tờ sở hữu của cơ sở

Nếu mặt bằng được thuê

Hợp đồng thuê
Giấy chứng nhận nghiệm thu và chuyển nhượng mặt bằng
Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu mặt bằng nơi tổ chức đặt trụ sở có xác nhận của chủ nhà

Nếu cơ sở là nơi ở của người quản lý

Thư bảo lãnh của chủ sở hữu
Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu cơ sở nơi tổ chức đặt trụ sở, có công chứng của chủ sở hữu

Tài liệu về hoạt động chính

Giấy phép và giấy phép

Điều bắt buộc là phải giữ tất cả các giấy phép, giấy phép và tài liệu đính kèm hợp lệ với chúng. Khi thời hạn hiệu lực của chúng đã hết, những tài liệu này chắc chắn không nên vứt đi. Tốt hơn là bạn nên nộp chúng và gửi chúng đến kho lưu trữ của bạn, vì chúng có thể vẫn cần thiết khi xin lại giấy phép hoặc giấy phép, hoặc trong một số trường hợp nhất định, chúng sẽ được yêu cầu ra tòa.

Xác nhận rằng công ty là thành viên của SRO chuyên ngành Nếu công ty là thành viên của SRO.
Phê duyệt công việc xây dựng, thiết kế và phục hồi Nếu công việc được thực hiện cần có giấy phép đó. Cũng như giấy phép, vì những lý do tương tự, tất cả các tài liệu liên quan đến tư cách thành viên của SRO và giấy phép đã nhận phải được lưu giữ ngay cả khi chúng hết hạn hoặc bị rút khỏi SRO.
Thông báo về việc bắt đầu hoạt động Nếu pháp luật yêu cầu thông báo cụ thể cho cơ quan có thẩm quyền về việc bắt đầu hoạt động.
Tài liệu để đưa vào Sổ đăng ký thương mại Nếu LLC thực hiện các hoạt động thương mại hoặc cung cấp hàng hóa (ngoại trừ nhà sản xuất hàng hóa).
Tài liệu về máy tính tiền và hợp đồng bảo trì chúng
Nếu công việc của bạn sử dụng thiết bị tính tiền.

Văn bản nhân sự

Giấy tờ nhân sự bắt buộc là những giấy tờ được đề cập trong Bộ luật Lao động và các luật khác, do đó nếu thiếu chúng sẽ bị phạt hành chính hoặc đình chỉ hoạt động theo Điều 5.27 của Bộ luật Vi phạm hành chính. và việc một quan chức liên quan nhiều lần theo điều này sẽ bị truất quyền thi đấu lên đến 3 năm.

Ngoài ra, Điều 5.28-5.31 của Bộ luật Vi phạm Hành chính quy định trách nhiệm pháp lý đối với các hành vi vi phạm liên quan đến việc ký kết thỏa thuận tập thể.

Những tài liệu luôn được yêu cầu

Hồ sơ làm việc của tất cả nhân viên

Chúng phải được giữ trong két kim loại có khóa và chìa khóa và được canh giữ bởi một kế toán trưởng nghiêm khắc. Chúng chỉ được cấp với cái nhìn cận cảnh, tìm kiếm vào mắt nhân viên, một tiếng thở dài nặng nề và cụm từ làm rõ “điều đó có thực sự cần thiết không?”, nhưng thường thì chúng không được cấp chút nào, bởi vì “điều đó không được phép”. Và điều điển hình là việc cấp sổ làm việc cho nhân viên trước ngày sa thải thực sự không được phép theo Quy tắc bảo quản và lưu trữ sổ làm việc. Người sử dụng lao động có nghĩa vụ, theo đơn xin bằng văn bản của người lao động, phải cung cấp cho người đó bản sao sổ làm việc hoặc bản trích lục sổ làm việc được chứng nhận theo cách thức quy định trong vòng 3 ngày làm việc. Và bản thân cuốn sách phải luôn được cất giữ trong két sắt kế toán và tốt hơn hết là bạn không nên vi phạm quy tắc này.

Sổ thu, chi để hạch toán các mẫu sổ làm việc và ghi vào đó
Sổ di chuyển các sổ làm việc và các phụ lục trong đó
Hợp đồng lao động với tất cả các thỏa thuận bổ sung
Điều 67 Bộ luật Lao động quy định mẫu hợp đồng lao động bắt buộc phải bằng văn bản. Việc không có hợp đồng lao động là cơ sở 100% để bị phạt trong lần thanh tra tiếp theo của Thanh tra Lao động.
Ngoài ra, theo quy định của pháp luật, hợp đồng lao động phải được làm thành hai bản và phải giao một bản cho người lao động. Vì vậy, nên yêu cầu nhân viên viết trên bản sao của bạn những nội dung như “đã nhận được bản sao hợp đồng lao động, chữ ký, ngày tháng”. Điều này sẽ giúp tránh những rắc rối không đáng có nếu nhân viên đột nhiên quyết định trước tòa án hoặc cơ quan thanh tra tuyên bố rằng bạn chưa bao giờ cấp hợp đồng cho anh ta.
Tờ hoặc nhật ký làm quen với các quy định của địa phương, mô tả công việc, lịch trình nhân sự, v.v.
Khi được tuyển dụng, nhân viên phải làm quen với tất cả các tài liệu liên quan đến vị trí của mình bằng cách này hay cách khác: lịch trình nhân sự, mô tả công việc, nội quy lao động, quy định về tiền lương, tiền thưởng,… Việc thiếu xác nhận làm quen (chữ ký) thường là là thiếu hiểu biết và bị coi là vi phạm pháp luật. Vì vậy phải có chữ “làm quen”, chữ ký và ngày tháng. Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để duy trì những trang tính hoặc nhật ký này. Có 3 lựa chọn chính:

1) tạo một bảng làm quen riêng cho từng nhân viên và lưu nó vào hồ sơ cá nhân của nhân viên (bạn có thể xác nhận cá nhân với từng nhân viên rằng họ đã đọc tài liệu; điều này thuận tiện khi tài liệu quy định của công ty hiếm khi thay đổi);

2) đính kèm các tờ/tạp chí làm quen với từng cung cấp/hướng dẫn riêng lẻ (điều này thuận tiện ở những công ty có số lượng nhân viên lớn);
3) giữ một cuốn nhật ký lớn về người quen, nơi mọi người ký tên vào mọi thứ (thường thì phương pháp này khá bất tiện, nhưng chắc chắn sẽ không có một chữ ký nào bị mất).
Bảng nhân sự (mẫu T-3) Bảng nhân sự được quy định tại Điều 15 và 57 Bộ luật Lao động Liên bang Nga. Về mặt hình thức, quy tắc không nói ở đâu rằng phải có bảng nhân sự, nhưng trên thực tế, người ta coi nó được duy trì chắc chắn.
Bảng chấm công (mẫu T-13) hoặc Bảng chấm công, tính lương (mẫu T-12) Căn cứ vào bảng chấm công đó tính lương cho người lao động, ngoài ra là tài liệu chính ghi nhận sự có mặt hay vắng mặt của người lao động tại nơi làm việc, do đó nó cũng được coi là bắt buộc. Nhưng trên thực tế, tùy chọn duy trì bảng chấm công như vậy ở dạng điện tử với khả năng in nó nếu cần thiết (ví dụ: trong 1C hoặc kế toán đám mây) là khá phù hợp.
Nội quy lao động được quy định tại Điều 189 và 190 Bộ luật Lao động Liên bang Nga. Phải có cho tất cả các nhà tuyển dụng.
Văn bản về bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên (thường là quy định) Được quy định tại Điều 87 và 88 Bộ luật Lao động của Liên bang Nga. Phải ở trong tổ chức. Nên áp dụng quy định như vậy cùng với các tài liệu khác về dữ liệu cá nhân và do mức độ phạt nếu vi phạm pháp luật về dữ liệu cá nhân, nên giao việc phát triển cho các chuyên gia.
Lịch nghỉ (mẫu T-7) và thông báo bắt đầu kỳ nghỉ
Cũng giống như bảng chấm công có thể được lưu giữ ở dạng điện tử, tuy nhiên bảng làm quen phải được lưu giữ ở dạng giấy. Nhưng khi có séc thì nên tự in ra đồ thị của 3 năm gần nhất.
Nhưng thông báo phải được in ra và đưa cho nhân viên 2 tuần trước khi bắt đầu kỳ nghỉ. Hãy nhớ giữ bản sao thứ hai trong kho lưu trữ có chữ ký xác nhận của nhân viên (cảm ơn Natuek đã nhắc nhở tôi về thông báo này).
Thẻ cá nhân (mẫu T-2)
Đây là những tờ bìa cứng khổ A3, quen thuộc từ thời Liên Xô, được in theo kiểu đánh máy và được điền cẩn thận bởi bàn tay của nhân viên nhân sự hoặc kế toán. Trong thực tế, chúng thường được tiến hành bằng điện tử nhưng vô ích. Thực tế là trong thẻ cá nhân, nhân viên ký tên về tính chính xác của dữ liệu cá nhân khi xin việc, liên quan đến việc đi nghỉ, di chuyển thường xuyên trong tổ chức và khi bị sa thải. Điều này có nghĩa là tốt hơn nên giữ chúng trên giấy, vì đối với một thanh tra kén chọn, thẻ cá nhân của nhân viên hiện tại có thể được in và điền trong một đêm, nhưng sẽ gặp vấn đề khi đóng dấu chữ ký của những công nhân đã bị sa thải vào một cách hợp pháp.
Vấn đề duy nhất với thẻ cá nhân là khó điền chúng do luật về dữ liệu cá nhân. Thứ nhất, một nhân viên có lương tâm trong sáng có thể từ chối điền gần một nửa số cột. Thứ hai, đoạn thứ mười của phần đầu tiên và bản thân người sử dụng lao động trong mọi trường hợp không nên hỏi, vì đoạn này chứa dữ liệu về gia đình nhân viên và đây đã là dữ liệu cá nhân của các thành viên gia đình anh ta, có nghĩa là chúng chỉ có thể được xử lý và lưu trữ bởi tổ chức với sự đồng ý bằng văn bản thích hợp của những người này.
Lệnh và hướng dẫn. Lệnh và hướng dẫn phải được lưu trữ. Tất cả. Trong suốt thời gian hoạt động của tổ chức.
Căn cứ để ra lệnh (bản ghi nhớ, tuyên bố, hành vi, hợp đồng lao động, ghi chú giải thích, v.v.) Bản thân việc không có bản ghi nhớ hai năm trước không phải là vi phạm. Nhưng nếu, trên cơ sở ghi chú này, một lệnh được ban hành, chẳng hạn như sa thải một nhân viên, thì ghi chú đó phải được lưu giữ, vì nếu cần, nó sẽ xác nhận quan điểm của bạn trong tranh chấp với thanh tra, công tố viên hoặc trong tòa án.
Nhật ký (sách) đăng ký giấy chứng nhận du lịch và rất được ưa chuộng là nhật ký đơn đặt hàng và nhật ký hợp đồng lao động.
Tất cả các báo cáo, ghi chú tính toán và các tài liệu khác liên quan đến việc tính toán và thanh toán tiền lương, tiền nghỉ phép, tiền bồi thường cho những ngày nghỉ không sử dụng, “tính toán” cho việc sa thải, mẫu phiếu lương đã được phê duyệt. Những tài liệu này liên quan nhiều đến kế toán hơn là liên quan trực tiếp đến nhân sự, nhưng vì chúng có thể được yêu cầu trong quá trình thanh tra của Thanh tra Lao động nên tôi cũng sẽ đề cập đến chúng trong phần tài liệu nhân sự.
Tài liệu về chứng nhận nơi làm việc.
Nhân tiện, vì việc chứng nhận nơi làm việc đã trở thành một sự kiện bắt buộc, được đại đa số các nhà quản lý coi là một tội ác vô nghĩa nhưng không thể tránh khỏi, nên các tài liệu chứng nhận cuối cùng đã được đưa vào danh sách các tài liệu phải có trong công ty. Bạn không thể tự mình thực hiện việc chứng nhận đó nên việc viết chi tiết về danh sách các tài liệu chứng nhận là vô nghĩa. Bạn chỉ cần lưu trữ mọi thứ mà một tổ chức chuyên môn cung cấp cho bạn.
Theo Điều 212 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga, tất cả các nơi làm việc trong tổ chức đều phải được chứng nhận về điều kiện làm việc (trừ các trường hợp ngoại lệ được thiết lập theo lệnh của Bộ Lao động Liên bang Nga số 590n ngày 12 tháng 12).
Tài liệu về bảo hộ lao động.
Danh sách các tài liệu này còn rất ấn tượng, bao gồm các hướng dẫn, quy định, nhật ký huấn luyện, tài liệu về đào tạo người quản lý và chuyên gia an toàn lao động, tài liệu về tài trợ cho các biện pháp an toàn lao động và các văn bản, mệnh lệnh liên quan... Ngoài ra, Những tài liệu này rất khác nhau tùy thuộc vào hoạt động mà tổ chức tham gia. Vì vậy, tốt hơn hết là bạn nên giao chúng, chẳng hạn như các tài liệu về bảo vệ dữ liệu cá nhân, cho các chuyên gia.

Tổ chức lưu giữ hồ sơ cá nhân của nhân viên, để thuận tiện cho việc ghi chép, sẽ mở một sổ nhật ký thích hợp. Tài liệu này không được cung cấp bởi bất kỳ đạo luật quản lý hiện hành nào ở cấp độ luật pháp liên bang hoặc thậm chí khu vực, do đó người sử dụng lao động phát triển biểu mẫu của mình một cách độc lập và phê duyệt nó theo lệnh hoặc chỉ thị của mình.

Nhật ký như vậy giúp đơn giản hóa công việc với dữ liệu cá nhân của nhân viên, được tổ chức thành các thư mục con:

mọi thông tin đều được hệ thống hóa;
việc tìm kiếm nó mất ít thời gian;
thuận tiện sử dụng;
đảm bảo mức độ bảo vệ dữ liệu cá nhân tối ưu khỏi bên thứ ba;
Rốt cuộc, nó trông có vẻ thẩm mỹ.

Như chúng tôi đã nói, quy trình lưu trữ dữ liệu cá nhân này chủ yếu được sử dụng trong cơ quan dân sự, nơi nó là bắt buộc. Do đó, cách tiếp cận ở đó khá nghiêm túc:

hồ sơ của nhân viên bị sa thải và nhân viên hiện tại được lưu trữ riêng biệt với nhau;
Theo quy định, nơi lưu trữ các tài liệu này là phòng riêng hoặc phòng cách ly;
tất cả giấy tờ, bìa hồ sơ được đặt trong tủ kim loại để ngăn chặn bên thứ ba truy cập;
Chỉ những nhân viên được chọn - được bổ nhiệm đặc biệt - mới có quyền truy cập vào cơ sở hoặc kho lưu trữ.

Đó chưa phải là tất cả. Để làm quen với nội dung hồ sơ của mình và công chức có nghĩa vụ làm quen với nội dung của nó ít nhất mỗi năm một lần, một nơi riêng biệt được phân bổ; theo quy định, nó được đặt trong kho lưu trữ, nhưng, tùy thuộc vào các cảnh quay và khả năng của tổ chức, một phòng riêng có thể được phân bổ.

Điều này, như đã nói, đối với các công ty nhà nước và tất cả các tổ chức khác, các quy tắc và quy trình lưu trữ được ban quản lý công ty thiết lập, nhưng với một yêu cầu sắt thép do pháp luật quy định - dữ liệu cá nhân của nhân viên phải được bảo vệ và không ai được phép vi phạm chế độ bảo mật.

Theo quy định, nhật ký hồ sơ cá nhân của nhân viên, một mẫu mà chúng tôi cung cấp dưới đây, được sử dụng để ghi lại thực tế rằng thông tin cá nhân trong một trường hợp cụ thể đã được một người cụ thể xem xét và cho một mục đích cụ thể. Nói chung, với mục đích này, họ sử dụng thẻ làm quen, thẻ này thực sự được lưu trữ, nhưng nhật ký sẽ thuận tiện hơn cho thanh tra viên sử dụng: bạn có thể thấy ngay cách thức thực hiện công việc trong lĩnh vực này của hồ sơ nhân sự trong tổ chức.

Quy định đăng ký và điền thông tin

Không có hình thức duy nhất để duy trì nhật ký trường hợp. Bạn có thể độc lập thay đổi các quy tắc thiết kế và điền. Thông thường nó bao gồm các cột sau:

số hồ sơ cá nhân;
HỌ VÀ TÊN. người lao động;
ngày nhập học (ngày đăng ký hồ sơ cá nhân), ngày và số lệnh tuyển dụng;
chức danh công việc;
phân khu kết cấu;
ngày sa thải (ngày đóng hồ sơ cá nhân), ngày và số lệnh chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động (sa thải);
Nếu cần, bạn có thể sử dụng cột “Ghi chú”.

Để tìm kiếm nhanh chóng, bạn cũng có thể tạo tạp chí dưới dạng sách bảng chữ cái với phần cắt ở bên phải, gán các trang riêng cho mỗi chữ cái. Sử dụng chữ cái đầu tiên trong họ của nhân viên, bạn sẽ dễ dàng tìm thấy trang mong muốn. Một cuốn sổ vuông A4 thông thường có bìa cứng sẽ đóng vai trò là la bàn của bạn trong nhiều loại két sắt. Chỉ cần nhập tên đầy đủ của bạn là đủ. nhân viên và số trường hợp.

Các đồng nghiệp thân mến, chúng tôi đã phát hành một tạp chí “trống” - với các tiêu đề cột trống.

Nếu bạn quyết định ghi nhật ký kế toán/đăng ký bất kỳ tài liệu hoặc sự kiện nào khó tìm thấy khi bán, bạn có thể mua nhật ký “trống” của chúng tôi và điền vào “tiêu đề” của cột theo cách riêng của bạn.

Chúng tôi cung cấp các ví dụ về điền nội dung của các tạp chí dưới đây:

Sổ đăng ký giấy chứng nhận cấp cho người lao động
Nhật ký đăng ký và hạch toán các chứng từ cấp cho người lao động
Nhật ký phân công công việc
Sổ đăng ký hành vi
Nhật ký đăng ký công văn (bản ghi nhớ, giải trình, v.v.)
Nhật ký đăng ký và hạch toán thẻ cá nhân

Tạp chí là "trống" - với các tiêu đề trống, biểu đồ được xuất bản ở định dạng thuận tiện (A4, sách).

Bìa dày và bền (bìa cứng bóng dày 300 g + PVC).

Giấy trắng chất lượng cao 80 g, 72 trang

Các dòng rõ ràng. Trong trường hợp này, các dòng khớp nhau. Hơn 2100 dòng cho các mục. Chiều rộng của các cột là thuận tiện.

Trang tiêu đề của một tạp chí “trống” - với các tiêu đề trống, biểu đồ trông như thế này:

Do đó, trên trang tiêu đề của một tạp chí “trống” - với các tiêu đề trống, cột được điền độc lập tên của người sử dụng lao động và cũng có ghi rằng nó đã được đăng ký/ghi vào tạp chí. Hãy đưa ra ví dụ.

Ví dụ 2

Cột “Đã bắt đầu: “___”________20___.” điền vào khi mở tạp chí. Cột “Đã hoàn thành: “___”________20___.” điền vào khi tạp chí được đóng lại.

Trên trang thứ hai và thứ ba của tạp chí có phần “Nhân viên chịu trách nhiệm bảo trì tạp chí”.

Các trang còn lại của tạp chí có các cột trống - mỗi trang có 5 cột. Cột đầu tiên hẹp hơn một chút, các cột còn lại có cùng chiều rộng. Ngoài dòng tiêu đề, mỗi trang còn có 30 dòng để điền.

Nếu bạn muốn viết một cuốn nhật ký có vài cột (1-5), thì bạn có thể viết nhật ký trên mỗi trang. Nếu bạn dự định viết một cuốn nhật ký có nhiều cột hơn (6-10), thì bạn có thể giữ nó "dàn trải", các dòng trên trang bên trái và bên phải hoàn toàn đối diện nhau.

Ví dụ về điền nội dung của một tạp chí "trống" - với các tiêu đề cột trống

Ví dụ 1. Sổ đăng ký giấy chứng nhận cấp cho người lao động

Ví dụ 2. Nhật ký phân công công việc

Ví dụ 3. Nhật ký đăng ký, hạch toán chứng từ cấp cho người lao động

Ví dụ 4. Nhật ký đăng ký hành vi

Ví dụ 5. Sổ đăng ký công văn (biên bản ghi nhớ, giải trình...)

Ví dụ 6. Sổ đăng ký và hạch toán việc cá nhân

Ví dụ 7. Nhật ký đăng ký và hạch toán thẻ cá nhân

Tạp chí "rỗng" - với tiêu đề trống, cột được đánh số độc lập. Ngoài ra, nhật ký được khâu, niêm phong và xác nhận của người đứng đầu tổ chức (hoặc người được ủy quyền khác) nếu việc này do người sử dụng lao động ở cấp địa phương xác lập (ví dụ: bằng hướng dẫn quản lý hồ sơ nhân sự). Trong trường hợp này, các mục thích hợp có thể được viết về vấn đề này ở trang cuối cùng của tạp chí.

Và 20 của Hướng dẫn về quy trình tạo, duy trì và lưu trữ hồ sơ cá nhân của nhân viên, được phê duyệt bởi Nghị quyết Belkomarchiv số 2 ngày 26 tháng 3 năm 2004 (sau đây gọi là Hướng dẫn), quy định rằng các hồ sơ cá nhân được lưu trữ trong dịch vụ nhân sự tách biệt với các tập tin khác.

Để ghi chép và đảm bảo an toàn cho công việc cá nhân, phải lưu giữ nhật ký (sổ) công việc cá nhân, mẫu sổ này được quy định tại Phụ lục 5 của Hướng dẫn. Khi đăng ký hồ sơ cá nhân vào nhật ký (sổ), ghi vào các cột sau: Số hồ sơ cá nhân; họ, tên, chữ viết tắt của nhân viên; ngày đăng ký vụ việc; biên bản hủy đăng ký vụ án.

Số hồ sơ cá nhân là số đăng ký nối tiếp được gán cho hồ sơ cá nhân khi đăng ký, tức là. khi đăng ký vào một tạp chí (sách).

Ngày đăng ký hồ sơ cá nhân là ngày đăng ký hồ sơ cá nhân vào nhật ký (sổ) hồ sơ cá nhân. Việc đăng ký hồ sơ cá nhân phải được thực hiện vào ngày có bản sao của lệnh (chỉ thị, quyết định, nghị quyết) về tuyển dụng (bổ nhiệm vào một vị trí) trong đó.

Lệnh thuê Iosif Pavlovich Yanushevich được ký vào ngày 26 tháng 3 năm 2007. Một bản sao của lệnh này được lập và chứng nhận theo cách thức quy định vào ngày 28 tháng 3 và được chuyển đến bộ phận nhân sự vào ngày 31 tháng 3 và đưa vào hồ sơ cá nhân của nhân viên. trong cùng một ngày. Do đó, hồ sơ cá nhân của Iosif Pavlovich Yanushevich sẽ được coi là thành lập vào ngày 31 tháng 3 năm 2007 và cùng ngày đó hồ sơ cá nhân sẽ được đăng ký vào sổ (sổ) hồ sơ cá nhân.

Nếu tổ chức không lưu giữ nhật ký (sổ) hồ sơ cá nhân thì sau khi lập nhật ký (sổ) tương ứng, tất cả hồ sơ cá nhân của nhân viên có trong bộ phận nhân sự phải được đăng ký đồng thời.

Trong cột “Ghi chú về việc hủy đăng ký” có ghi ngày chuyển hồ sơ cá nhân từ cơ quan nhân sự sang kho lưu trữ của tổ chức và có chữ ký của người cấp dấu tương ứng. Ngày này tương ứng với ngày trong danh sách công việc của đơn vị cơ cấu do cơ quan nhân sự biên soạn khi chuyển tài liệu vào kho lưu trữ của tổ chức. Ngày hết hạn kiểm kê do nhân viên phòng nhân sự và người đứng đầu kho lưu trữ của tổ chức (người chịu trách nhiệm lưu trữ) dán sau khi hoàn tất thủ tục tiếp nhận và chuyển hồ sơ cá nhân. Trước khi chuyển vào kho lưu trữ, hồ sơ cá nhân của nhân viên bị sa thải tiếp tục được đăng ký với cơ quan nhân sự.

Một ví dụ về thiết kế nhật ký (cuốn sách) để ghi lại các công việc cá nhân được đưa ra trong phần phụ lục.

Để đảm bảo tìm kiếm nhanh chóng các hồ sơ cá nhân, ngoài nhật ký (sách), nên duy trì một mục lục thẻ phụ theo bảng chữ cái ( lưu ý 1). Việc duy trì một tủ hồ sơ theo thứ tự bảng chữ cái là hợp lý nếu hồ sơ cá nhân được hệ thống hóa trong bộ phận nhân sự không theo bảng chữ cái họ của nhân viên mà theo thứ tự số đăng ký hồ sơ cá nhân (khoản 19 của Hướng dẫn cho phép thực hiện cả hai thủ tục hệ thống hóa hồ sơ cá nhân trong công việc văn phòng). Văn bản pháp luật quy định không quy định hình thức của phiếu lý lịch cá nhân nên được lập một cách tùy tiện. Cấu trúc bắt buộc của một tủ hồ sơ như vậy cũng chưa được thiết lập. Đồng thời, nên chia tủ hồ sơ theo thứ tự chữ cái thành hai khối: hồ sơ cá nhân của nhân viên và hồ sơ cá nhân của nhân viên bị sa thải. Khi nhân viên rời đi, thẻ sẽ chuyển từ khối đầu tiên sang khối thứ hai. Từ khối cuối cùng, các thẻ theo thứ tự bảng chữ cái sẽ được chuyển đến kho lưu trữ của tổ chức đồng thời với các tệp cá nhân, nơi chúng sẽ được biên soạn thành tệp tham chiếu của kho lưu trữ.

Dịch vụ nhân sự cũng có thể duy trì các tủ hồ sơ phụ trợ khác, được hình thành theo nhiều tiêu chí khác nhau, ví dụ: tủ hồ sơ theo đặc điểm cấu trúc và bảng chữ cái ( lưu ý 2), tủ hồ sơ riêng để đựng hồ sơ cá nhân của những người đã nghỉ hưu làm việc trong tổ chức, những người có trình độ học vấn (chức danh)… Tủ hồ sơ phụ hỗ trợ đắc lực trong việc tìm kiếm nhanh chóng những thông tin cần thiết khi lập báo cáo nhân sự và điền các biểu mẫu thống kê.

Lưu ý 1. Ngoài mục lục thẻ đặc biệt theo bảng chữ cái, số hồ sơ cá nhân còn có thể được ghi vào thẻ đăng ký cá nhân của nhân viên f.T-2.

Lưu ý 2. Trong tủ hồ sơ như vậy, các thẻ dành cho công việc cá nhân được phân bổ theo các bộ phận cấu trúc và trong các bộ phận cấu trúc - theo bảng chữ cái của họ. Điều này cho phép bạn nhanh chóng chọn các tệp cá nhân của tất cả nhân viên của đơn vị cấu trúc được yêu cầu.