Mẫu biên bản cuộc họp được chuẩn bị hợp lý. Biên bản cuộc họp được lập như thế nào

Hướng dẫn

Sự chuẩn bị. Đăng ký tất cả người tham gia các cuộc họp, nếu có thể, hãy cho biết tên và vị trí của họ theo thứ tự bảng chữ cái. Bạn phải phản ánh những thông tin đó trong giao thức một cách chính xác nhất có thể, không được viết tắt thông thường.

Các phương pháp xây dựng giao thức. Tất cả phụ thuộc vào cách người ta thường ghi lại thông tin về các cuộc họp X hoa hồng trong một tổ chức hoặc công ty nhất định: có thể là tốc ký, ghi âm hoặc ghi chú viết tay. Tùy theo điều này, bạn sẽ phải soạn, chép lại một bản ghi âm hoặc ghi âm, cộng với nội dung tóm tắt của các báo cáo được đưa ra ngày hôm đó.

Xin lưu ý rằng văn bản giao thức vẫn có phần giới thiệu và phần chính. Phần giới thiệu đầy đủ và ngắn gọn như nhau, trong đó ghi rõ tên thư ký ghi biên bản và chủ tọa. hoa hồng, cũng như tổng số người tham gia các cuộc họp. Những người không phải là thành viên chính thức hoa hồng, tuy nhiên, những người có mặt vẫn được đánh dấu ở vết thủng là “được mời”.

Không có nghị định thư nào có giá trị tài liệu cho đến khi được thư ký và chủ tịch ký. Đây là điều bắt buộc.

Việc thực hiện nhiều hành động kinh tế và pháp lý đi kèm với việc chuẩn bị các tài liệu. Bản chất của thông tin chứa trong đó thay đổi tùy theo loại giao thức tuy nhiên, có thể xác định được một số mẫu chung trong cách viết tài liệu này.

Hướng dẫn

Phạm vi áp dụng các giao thức rất rộng: các biên bản được soạn thảo về vi phạm hành chính và thực hiện một số hoạt động điều tra, biên bản tố tụng và cuộc họp cổ đông được lưu giữ, v.v. Một giao thức nên được soạn thảo như thế nào? Những thông tin nào cần được phản ánh trong đó?

Trước hết, giao thức phải chứa tên của tổ chức biên soạn nó: Horns and Hooves LLC, Tòa án quận N-sky, v.v. Tiếp theo là tên của tài liệu - chính giao thức và dấu hiệu cho biết sự kiện nào đang được ghi lại. Ví dụ: biên bản họp cổ đông hoặc biên bản lấy lời khai người làm chứng.
Phải chỉ rõ ngày của hành động được ghi lại (cuộc họp, cuộc thẩm vấn, v.v.), số của hành động đó (hoặc số vụ án được thực hiện), cũng như thời gian bắt đầu và kết thúc của sự kiện được ghi lại.

Sau các thông tin quy định, cần liệt kê những người tham gia hành động được ghi lại, nêu rõ vai trò của họ. Ví dụ: “Thẩm phán Ivanov I.I., khi tiến hành

Việc ghi biên bản là một phần không thể thiếu trong bất kỳ cuộc họp, hội nghị, cuộc họp, hội đồng học thuật và các sự kiện khác, việc lập biên bản một cách chính xác là rất quan trọng vì loại tài liệu này phản ánh đúng bản chất của cuộc họp và có thể dùng để xác nhận hoặc bác bỏ một số nội dung. khía cạnh của sự kiện này. Trong công việc văn phòng, cả biên bản các cuộc họp lớn giữa các công ty khác nhau và các cuộc họp lập kế hoạch nội bộ đều quan trọng như nhau.

Vào ngày 1 tháng 9 năm 2013, luật liên bang ngày 7 tháng 5 năm 2013 số 100-FZ “Về sửa đổi tiểu mục 4 và 5 mục I phần một và điều 1153 phần ba Bộ luật Dân sự Liên bang Nga” có hiệu lực lực lượng. Một trong những thay đổi hiện nay là yêu cầu thực hiện biên bản cuộc họp.

Phần giao thức

TỔNG THỐNG – một quan chức chủ trì một cuộc họp, cuộc họp, v.v.

THƯ KÝ – người có mặt tại cuộc họp và ghi biên bản cuộc họp này. Đây không nhất thiết phải là thư ký theo chức vụ, bất kỳ nhân viên nào của bộ phận nào cũng có thể mất biên bản.

HIỆN TẠI – danh sách tất cả những người có mặt tại cuộc họp, cho biết vị trí của họ. Danh sách những người có mặt được lập theo chức vụ của họ, từ cao nhất đến thấp nhất. Nếu trong số những người có mặt có một số người có chức vụ tương đương thì thứ tự của họ trong danh sách được xác định theo thứ tự bảng chữ cái. Một lựa chọn khác để sắp xếp những món quà là theo thứ tự bảng chữ cái của họ, bất kể vị trí.

Nếu có trên 15 người có mặt tại cuộc họp thì lập danh sách riêng kèm theo biên bản:

HIỆN TẠI: 45 người (danh sách đính kèm).

CHƯƠNG TRÌNH – phần này phản ánh nhất quán tất cả các vấn đề dự kiến ​​​​sẽ được thảo luận tại cuộc họp. Biên bản tóm tắt và biên bản các cuộc họp hoạt động có thể không có nội dung chương trình nghị sự.

NGHE – ở đây tên của diễn giả và chủ đề hoặc, nếu cần, một bản tóm tắt bài phát biểu của người đó sẽ được chỉ định.

Ví dụ:

NGHE: Ivanova P.I. với một báo cáo về sự phát triển của một lĩnh vực ưu tiên mới.

ĐÃ THỰC HIỆN - liệt kê theo tên của tất cả những người đã nhận xét về báo cáo.

QUYẾT ĐỊNH – ở đây chúng tôi viết những quyết định mà chúng tôi đã đưa ra trong cuộc họp và cho biết thời hạn thực hiện các quyết định đã được thống nhất tại cuộc họp. Thông thường, các “giải pháp” mang tính chất của nhiệm vụ và có tất cả các thành phần cho việc này: tên người thực hiện, nội dung nhiệm vụ, thời hạn. Ví dụ:

Ivanov I.I. – Trước ngày 20/12/2014, xây dựng kế hoạch đào tạo nâng cao nhân viên bộ phận đấu thầu năm 2015.

Ngoài ra, quyết định của Nghị định thư có thể phê duyệt hoặc thống nhất về dự thảo văn bản:

Phê duyệt Quy chế sử dụng e-mail doanh nghiệp của Vesna LLC và có hiệu lực từ ngày 03/08/2015.

Đồng ý về Danh pháp các vụ việc của Vesna LLC.

Các phần sau đây ít được tìm thấy hơn trong các giao thức:

NGHE - một trong những người có mặt đọc to một số tài liệu hoặc một phần của tài liệu cho mọi người.

Ví dụ:

NGHE Công văn của Bộ Tài chính ngày 22/7/2015 số 4545-p

PHÁT BIỂU CHÀO MỪNG – Theo quy định, bài phát biểu chào mừng được chủ trì cuộc họp đưa ra tại các hội nghị, diễn đàn lớn. Tại các cuộc họp thường kỳ, người ta tránh những lời chào hoa mỹ.

MỜI là những chuyên gia trong bất kỳ lĩnh vực nào được mời bày tỏ ý kiến ​​có thẩm quyền của họ về các vấn đề của cuộc họp. Những người được mời không tham gia vào việc ra quyết định.

Ý KIẾN BẤT ĐỐI là ý kiến ​​của một trong những người tham gia cuộc họp không đồng tình với quyết định đã được đưa ra. Người tham gia có quyền yêu cầu ghi ý kiến ​​không đồng tình của mình vào biên bản. Nó được soạn thảo trên một tờ riêng biệt và là một phần không thể thiếu của giao thức.

Nếu một cuộc thảo luận nảy sinh về một trong các vấn đề thì nó sẽ được ghi lại và định dạng như sau:

NGHE: I.A. Paramonov về nhu cầu giới thiệu một hệ thống quản lý tài liệu điện tử thống nhất trong một nhóm công ty.

CÂU HỎI: T.A. Mikhailova. Việc giới thiệu EDMS thống nhất có khả thi về mặt kinh tế ở giai đoạn phát triển này của một nhóm công ty không?

Trả lời: Việc triển khai EDMS không chỉ khả thi về mặt kinh tế mà còn giúp tối ưu hóa chi phí hoạt động hành chính của một nhóm công ty.

Chuẩn bị giao thức

Giao thức được soạn thảo trên tiêu đề thư của tổ chức đối với các tài liệu. Biểu mẫu này chứa các chi tiết sau:

• tên công ty;
• tên đơn vị cơ cấu (nếu họp ở phòng, ban);
• nơi tài liệu được soạn thảo (có thể không được chỉ định nếu địa phương nơi tổ chức hoạt động được bao gồm trong tên của nó: “Nhà máy sữa Togliatti”);
• tên văn bản – PROTOCOL;
• tiêu đề của văn bản - trong trường hợp này là tên của cuộc họp hoặc tên của cơ quan đoàn thể:

GIAO THỨC

cuộc họp hoạt động

GIAO THỨC

cuộc họp ủy ban chuyên gia

• (đây là ngày họp);
• nội dung của tài liệu – ​​chúng tôi đã thảo luận về nội dung của nó ở trên;
• chữ ký - chủ tọa và thư ký ký biên bản.

Biên bản đã hoàn thành sẽ được gửi đến tất cả những người tham gia cuộc họp. Nếu tài liệu chứa các nhiệm vụ, nó sẽ được kiểm soát.

Các giao thức nội bộ thường được soạn thảo dưới dạng ngắn gọn. Mục tiêu ở đây là ghi lại chỉ dẫn của giám đốc chứ không phải diễn biến của cuộc họp hay ý kiến ​​của những người tham gia. Đó là một vấn đề hoàn toàn khác khi đại diện của một số tổ chức tập trung lại để họp. Cho dù hôm nay mối quan hệ của chúng ta với họ có tốt đến đâu, chúng ta cũng không bao giờ biết được điều gì đang chờ đợi mình vào ngày mai. Có lẽ biên bản cuộc họp cụ thể này sẽ trở thành tài liệu quan trọng chứng minh bạn đúng trong một tranh chấp có thể xảy ra. Vì vậy, tại các cuộc họp chung, biên bản được lưu giữ hết sức nghiêm ngặt.

CÔNG VIỆC THỰC HÀNH 8

THÔNG TIN VÀ TÀI LIỆU THAM KHẢO

GIAO THỨC, HÀNH ĐỘNG

Hầu hết các tài liệu do các tổ chức tạo ra đều mang tính chất thông tin và tham khảo. Những tài liệu này chứa thông tin về tình hình thực tế. Thông tin và tài liệu tham khảo bao gồm: chứng chỉ, bản ghi nhớ, đạo luật, thư từ, v.v. Chúng mang tính chất phụ trợ và không mang tính ràng buộc. Thông tin trong đó có thể được tính đến.

Giao thức

Nghị định thư chiếm một vị trí đặc biệt trong hệ thống văn bản tổ chức và hành chính. Nó có thể được phân loại là tài liệu thông tin (vì nó chứa thông tin nên nó chứa thông tin về tiến trình thảo luận về một số vấn đề quản lý) và vì nó chứa một phần tác nghiệp. có thể được coi là một văn bản hành chính.

Giao thức -, là tài liệu ghi lại tiến trình thảo luận các vấn đề và ra quyết định tại các cuộc họp, hội nghị, họp mặt, hội thảo và các hình thức làm việc khác của cơ quan cấp cao (hội đồng các bộ, ban ngành, chính quyền thành phố cũng như các hội đồng khoa học, kỹ thuật và phương pháp luận). ).

Các cuộc họp cổ đông và cuộc họp hội đồng quản trị đều phải có biên bản bắt buộc.

Các giao thức được nộp cho cơ quan chính phủ để đăng ký (ví dụ: khi đăng ký ngân hàng thương mại, phòng thương mại và công nghiệp, v.v.). Biên bản cũng được lập để ghi lại các hoạt động của các cơ quan tập thể tạm thời (hội nghị, cuộc họp, cuộc họp, hội thảo, v.v.).

Biên bản được lập trên cơ sở hồ sơ được thư ký lưu giữ tại cuộc họp bằng tay hoặc sử dụng máy ghi âm.

Tùy theo tính chất cuộc họp và tình trạng của đoàn thể mà hình thức nghi thức được lựa chọn: ngắn gọn, đầy đủ hoặc tốc ký.

Giao thức ngắn gọn– ghi lại các vấn đề được thảo luận tại cuộc họp, tên các diễn giả và các quyết định đã đưa ra. Chỉ nên lưu giữ những biên bản như vậy trong trường hợp cuộc họp được diễn ra chớp nhoáng, các báo cáo và nội dung bài phát biểu sẽ được trình bày cho thư ký hoặc khi cuộc họp mang tính chất điều hành.

Giao thức đầy đủ – không chỉ ghi lại các vấn đề thảo luận, các quyết định đã đưa ra, tên các diễn giả mà còn ghi khá chi tiết nội dung các báo cáo, phát biểu của những người tham gia họp, mọi ý kiến ​​bày tỏ, các câu hỏi, nhận xét phát biểu, các ý kiến, quan điểm. Số phút đầy đủ cho phép bạn ghi lại hình ảnh chi tiết của cuộc họp.

Giao thức nguyên văn –được biên soạn trên cơ sở báo cáo nguyên văn cuộc họp (biên bản) và truyền tải nguyên văn quá trình thảo luận từng vấn đề và đưa ra quyết định về vấn đề đó.

Các giao thức tốc ký và đầy đủ được biên soạn trên cơ sở ghi tốc ký viết tay hoặc ghi băng.

Tất cả các loại nghị định thư đều được soạn thảo trên một mẫu chung, bao gồm các chi tiết sau: tên cơ quan, loại văn bản, nơi ghi ngày tháng, mục lục văn bản, nơi biên soạn nghị định thư, nơi đặt tiêu đề đến văn bản. Ngày lập biên bản là ngày họp. Nếu nó kéo dài vài ngày thì ngày giao thức bao gồm ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Số (chỉ mục) của giao thức là số thứ tự của cuộc họp. Tiêu đề của văn bản phản ánh loại cuộc họp hoặc hoạt động tập thể (Biên bản - cuộc họp của trường đại học).

Văn bản của giao thức bao gồm phần giới thiệu và phần chính.

Trong phần nước của nghi thức, sau chức danh có họ và tên viết tắt của chủ tọa và thư ký cuộc họp. Bắt đầu trên một dòng mới sau từ tham dự, họ và tên viết tắt của các thành viên thường trực của tập thể được liệt kê theo thứ tự bảng chữ cái (ở dạng ngắn của giao thức, dữ liệu này bị bỏ qua), cũng như họ, tên viết tắt và chức vụ của những người được mời. Các chữ “Chủ tịch”, “Thư ký”, “Có mặt” được viết hoa từ đầu mép trái. Khi lập biên bản cuộc họp kéo dài, tên của những người tham gia không được liệt kê nhưng tổng số lượng của họ được nêu. Việc đếm số người tham dự được thực hiện theo danh sách đăng ký, chuyển cho thư ký cuộc họp và trở thành một trong những phụ lục của biên bản.

Phần nước của giao thức bao gồm chương trình nghị sự, liệt kê các vấn đề được thảo luận tại cuộc họp cùng với tên của các diễn giả (diễn giả) và đưa ra trình tự thảo luận của họ. Nó liệt kê các vấn đề được thảo luận tại cuộc họp với tên của các diễn giả và đưa ra trình tự thảo luận của họ. Chương trình nghị sự của cuộc họp được soạn thảo trước và phải bao gồm số lượng vấn đề tối ưu.

Phần chính của giao thức chứa nhiều phần cũng như các mục trong chương trình nghị sự. Theo đó, các phần được đánh số.

Mỗi phần gồm có ba phần: “LISTENED”, “SPEAKED”, “QUYẾT ĐỊNH”, được in bằng chữ in hoa nhằm làm nổi bật trong văn bản nghị định thư bài phát biểu của diễn giả chính, những người tham gia thảo luận về vấn đề này và phần thực hiện đưa ra giải pháp cho vấn đề. Với mục đích tương tự, trong văn bản của giao thức, mỗi họ và tên viết tắt của người phát biểu được in trên một dòng mới trong trường hợp chỉ định. Việc trình bày bản ghi âm bài phát biểu được phân cách với họ bằng dấu gạch nối, được trình bày ở ngôi thứ ba số ít và nội dung báo cáo được viết dưới dạng lời nói trực tiếp. Nếu nội dung báo cáo được người nói viết tắt hoặc trình bày bằng văn bản thì sau dấu gạch ngang họ cũng viết bằng chữ in hoa – “The report is attachment”.

Số của mục chương trình nghị sự được đặt trước từ “LISTENED”, theo sau là dấu hai chấm.

Diễn biến thảo luận của báo cáo được thể hiện ở phần “NÓI”, các câu hỏi và câu trả lời được ghi lại ở phần “NÓI”. Những từ hỏi và trả lời không được viết.

Ví dụ:

A.V. Smirnov - Các biện pháp đã được thực hiện để loại bỏ...?

Các quyết định đã được thông qua đều nằm trong phần “ĐÃ GIẢI QUYẾT”. Nếu có nhiều đáp án thì đánh số bằng chữ số Ả Rập có dấu chấm. Mỗi quyết định đều kèm theo thông tin về chức vụ, họ và tên viết tắt của người chịu trách nhiệm thực hiện quyết định đó và có thời hạn, ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH:

1. Soạn thảo dự thảo Quy chế nhân sự mới. Chịu trách nhiệm – Giám đốc nhân sự Rodionova N.P. Hạn chót – ngày 18 tháng 11 năm 2001.

Phần thao tác được cấu trúc theo sơ đồ sau: hành động – thực hiện – thời hạn. Người thi hành có thể là một tổ chức, một đơn vị cơ cấu hoặc một quan chức cụ thể.

Giao thức có thể ghi lại quyết định phê duyệt một tài liệu. Trong trường hợp này, giao thức phải có tham chiếu đến ngày và số tài liệu, đồng thời bản thân tài liệu đó phải được đính kèm với giao thức.

Trong các cuộc bầu cử, giao thức cho biết kết quả bỏ phiếu cho mỗi ứng cử viên.

Biên bản có chữ ký của chủ tọa và thư ký. Thư ký chỉnh sửa văn bản, giới thiệu từng diễn giả bản ghi âm bài phát biểu của mình và lấy chữ ký của diễn giả đồng ý với việc ghi âm bài phát biểu của mình. Biên bản cuộc họp do đoàn chủ tịch lựa chọn, có chữ ký của chủ tọa, thư ký và tất cả thành viên đoàn chủ tịch.

Một trích xuất từ ​​giao thức là một bản sao chính xác của một phần văn bản của giao thức gốc. Đồng thời, tất cả các chi tiết của biểu mẫu, phần giới thiệu của văn bản và mục chương trình nghị sự mà phần trích dẫn đang được chuẩn bị đều được sao chép. Bản trích từ biên bản chỉ được ký bởi thư ký, người cũng là người lập chứng nhận. Nó bao gồm từ “Chính xác”, một dấu hiệu cho biết vị trí của người chứng nhận trích lục, chữ ký cá nhân, họ, tên viết tắt và ngày tháng. Nếu trích lục để nộp cho tổ chức khác thì phải có dấu xác nhận.

Định dạng giao thức mẫu

(có bố trí chi tiết theo chiều dọc)

Huy hiệu của Liên bang Nga

Tên công ty

GIAO THỨC

____________________ № _________________

ngày

_______________________________

Nơi xuất bản

Phần mở đầu:

Các cuộc họp của Ủy ban về...

Chủ tịch - Smirnov S.S.

Thư ký - Antonova M.I.

Có mặt: 30 người (danh sách đính kèm)

(nếu có tối đa 15 người thì trong giao thức

họ có tên viết tắt được chỉ định

theo thứ tự bảng chữ cái cách nhau bằng dấu phẩy)

CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ:

1. Về thủ tục chuẩn bị hội nghị.

Báo cáo của trưởng phòng...

1. NGHE:

Sokolov A.I. - Nội dung báo cáo được đính kèm.

DIỄN GIẢ:

Ivanov M.I. - một đoạn ghi âm ngắn bài phát biểu (từ người thứ ba).

QUYẾT ĐỊNH:

1.1. Chấp thuận...

2. LẮNG NGHE:

DIỄN GIẢ:

QUYẾT ĐỊNH:

Chủ tịch Chữ ký SS Smirnov

Hành động– một tài liệu do nhiều người soạn thảo và xác nhận các sự kiện hoặc hành động cụ thể.

Các hành vi được soạn thảo trong các tình huống khác nhau và do đó có nhiều loại:

· hành động chấp nhận công việc theo hợp đồng;

· văn bản chấp nhận và chuyển giao tài liệu;

· hành vi xóa bỏ tài liệu;

· hành vi thương mại;

· Báo cáo kiểm tra, v.v.

Các đạo luật được soạn thảo bởi một ủy ban, thường trực hoặc được bổ nhiệm theo chỉ đạo của người quản lý.

Một nhóm đặc biệt được thành lập bởi các hành vi thương mại xác định sự thật về thiệt hại, hư hỏng hoặc thiếu hụt hàng hóa hoặc các vi phạm khác về quy tắc vận chuyển. Văn bản như vậy được soạn thảo trên mẫu in tiêu chuẩn và điền vào mà không bị tẩy xóa hoặc gạch ngang. Mọi bổ sung, sửa đổi văn bản phải được sự nhất trí và xác nhận bằng chữ ký của các bên.

Nếu văn bản là văn bản nội bộ của doanh nghiệp thì được soạn thảo theo mẫu chung. Nếu hành động là một tài liệu bên ngoài thì nó phải chứa thông tin cơ bản về tổ chức.

Đạo luật phải có:

· Tên tổ chức (đơn vị cơ cấu);

tên loại tài liệu;

· tiêu đề cho văn bản;

· chữ ký;

· niêm phong;

· các ứng dụng; (kèm bản sao các tài liệu chứng minh).

Văn bản của hành động bao gồm các phần giới thiệu và xác nhận.

Phần nước của hành động chỉ ra cơ sở cho việc chuẩn bị nó. Đây có thể là tham chiếu đến một tài liệu, mệnh lệnh bằng miệng từ ban quản lý, đến bất kỳ sự kiện, sự kiện hoặc hành động nào.

Đạo luật này có thể có tiêu đề, ví dụ: “Đạo luật về tình trạng thiếu hàng tiêu dùng” hoặc “Đạo luật chấp nhận và chuyển giao các tài liệu được đánh dấu là “Bí mật”.

Phần chính của đạo luật nêu rõ:

· Mục tiêu và mục đích;

· thời gian thực hiện công việc của ủy ban;

· kết quả (phát hiện, kết luận, đề xuất).

Sau văn bản và ghi chú về đơn đăng ký, nếu cần, thông tin về số lượng bản sao của hành vi, vị trí của chúng hoặc địa chỉ mà chúng được gửi đến sẽ được chỉ định.

Đạo luật này được ký bởi tất cả những người tham gia vào việc chuẩn bị nó.

Một số hành vi (về vật chất, tài chính và các vấn đề quan trọng khác) phải có sự chấp thuận của người quản lý và xác nhận có đóng dấu của doanh nghiệp.

Các hành vi kiểm toán và thanh tra được làm quen với tất cả những người có hoạt động bị ảnh hưởng. Hơn nữa, trong văn bản, sau chữ ký của người soạn thảo có ghi chú “Văn bản đã đọc: vị trí, chữ ký, bản ghi chữ ký, ngày tháng”.

Ví dụ:

Biên soạn bởi:

Chủ tịch_____________________________________________

Các thành viên của ủy ban:

Các thành viên của ủy ban: 1. _____________________________________

Chức vụ, họ, tên viết tắt

Hiện tại: 1. _____________________________________

Chức vụ, họ, tên viết tắt

Tên của các thành viên ủy ban và những người có mặt được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Chức danh công việc cũng bao gồm tên của tổ chức.

Phần nêu bắt đầu bằng một đoạn văn. Nó đặt ra các mục tiêu, mục đích và bản chất của công việc được thực hiện bởi những người soạn thảo đạo luật cũng như kết quả của nó. Kết quả của công việc có thể được trình bày dưới dạng bảng.

Trong phần cuối cùng của hành động, các kết luận hoặc khuyến nghị được đưa ra. Phần văn bản này là tùy chọn - hành động cũng có thể kết thúc bằng một tuyên bố về sự thật.

Sau văn bản, trước chữ ký, nếu cần, hãy cho biết số lượng bản sao hoàn chỉnh của văn bản và vị trí của chúng (phần này của văn bản cũng là tùy chọn). Ví dụ:

Được biên soạn thành 3 bản:

bản sao đầu tiên gửi đến Bộ Kinh tế Nga

bản sao thứ 2 gửi đến Bộ Đường sắt Nga

bản sao thứ 3 - trong kinh doanh 05-24.

Hoàn thành văn bản của hành động với một chữ ký. Đạo luật được ký bởi chủ tịch ủy ban và tất cả những người soạn thảo. Khi ký tên, vị trí không được ghi rõ trước họ. Ví dụ:

Chủ tịch Ủy ban Chữ ký K.Ya. Lakin

Các thành viên trong ủy ban: ______________ V.N. Kirillov

Chữ ký

______________ TRONG. Potapov

Chữ ký

N.N. Lamshina

Chữ ký

Như trong bất kỳ tài liệu nào, trong hành động có một tiêu đề trước văn bản, bắt đầu bằng giới từ “O” (“Giới thiệu”) và được xây dựng bằng danh từ động từ “Đang kiểm tra”, “Khi chấp nhận-chuyển giao”, “Khi viết- tắt”, “Khi bị hủy diệt” ", v.v.

Một số loại hành vi cần có sự chấp thuận. Ví dụ, đạo luật thanh lý một tổ chức được phê duyệt bởi người đứng đầu cơ quan cấp trên (bộ trưởng), đạo luật phân bổ tài liệu và hồ sơ để tiêu hủy - bởi người đứng đầu tổ chức. Việc phê duyệt được đóng dấu theo yêu cầu của GOST R 6.30-97.

Đây là một ví dụ về cách viết một tài liệu:

Bộ Văn hóa Nga ĐƯỢC PHÊ DUYỆT

Ủy ban Văn hóa Chủ tịch Ủy ban

Sự quản lý Chữ ký N.I. Petrov

___________________________ ___________________

Tên khu vực Ngày

18.05.2000 № 12

thành phố Novosibirsk

Về việc kiểm tra tính an toàn của văn bản trong ủy ban

Lý do: Lệnh của Chủ tịch Ủy ban ngày 20/4/2000 số 102 “Về kiểm tra an toàn văn bản quản lý.”

Biên soạn bởi một ủy ban bao gồm:

Chủ tịch: Phó Chủ tịch Ủy ban Sidorov G.V.

Các thành viên trong ủy ban: 1. Trưởng ban. khoa tổng hợp Grigorieva N.I.

2. Thanh tra phòng nhân sự Mikhailova G.G.

3. Phó Kế toán trưởng S.I. Myshkin

4. Người giới thiệu Prokudin M.V.

Trong thời gian từ ngày 16 đến ngày 18 tháng 5 năm 2000, Ủy ban đã kiểm tra việc tổ chức và điều kiện lưu trữ các văn bản quản lý tại Ủy ban văn hóa. Tài liệu được lưu trữ trong các đơn vị cấu trúc và trong bộ phận tổng hợp.

Danh pháp các tập tin được thỏa thuận hàng năm với Cơ quan Lưu trữ Khu vực Novosibirsk. Không có sự thật về việc tiêu hủy, mất mát, hư hỏng hoặc tiêu hủy tài liệu trái phép đã được xác lập.

Được biên soạn thành 2 bản:

Thứ 1 - đối với trường hợp số 1-23

Thứ 2 - đến kho lưu trữ khu vực.

Chủ tịch Ủy ban Chữ ký G.V. Sidorov

Các thành viên của ủy ban: Chữ ký N.I. Grigorieva

Chữ ký GG. Mikhailova

Chữ ký S.I. Myshkina

Chữ ký MV Prokudina

Lựa chọn 2

Ghi lại kết quả kiểm toán công việc của doanh nghiệp Sibtekhmash OJSC được thực hiện từ ngày 01/02/2000 đến ngày 01/03/2000. Qua kiểm toán đã phát hiện những tồn tại sau: hồ sơ nhân sự chưa được sắp xếp hợp lý , một số hồ sơ cá nhân của kỹ sư đang trong tình trạng bị bỏ quên; Cho phép tiêu hủy giấy bao bì, đinh, phụ tùng thay thế một cách vô lý để sửa chữa thiết bị; trong xưởng máy, vật hàn được sử dụng quá mức với số lượng 60 kg; quản lý kho P.I. Ykovlev đã vận chuyển không kịp thời các container có thể trả lại cho các nhà cung cấp, khiến nhà máy phải trả số tiền phạt 1,5 nghìn rúp. Phần còn lại của thông tin là tùy thuộc vào bạn.

Thư ký Chữ ký MA Antonova

16. Lập biên bản cuộc họp Hội đồng kiểm kê nhà máy thiết bị khí, trong đó xem xét vấn đề kết quả kiểm kê kho nguyên liệu phụ số 2. Tại cuộc họp, một nghị quyết đã được thông qua để phê duyệt kết quả kiểm kê và quy việc thiếu nguyên liệu phụ trợ với số tiền 365 triệu rúp cho người quản lý kho, đồng thời đưa ra tuyên bố phù hợp cho kho số 2 và văn bản giải thích từ kho. người quản lý cũng đã được đọc ra. Xác định dữ liệu còn lại theo ý của bạn.

17. Xây dựng một nghị định thư hoàn chỉnh cho đại hội công nhân của hợp tác xã sản xuất “Ra mắt”, trong đó vấn đề tạo ra sản xuất vật liệu xây dựng để xây dựng các công trình nhà ở đã được thảo luận. Tại cuộc họp, Chủ tịch đã nghe thông tin về khả năng thành lập một hội thảo như vậy và triển vọng hoạt động của nó. Sau khi thảo luận, người ta quyết định chỉ thị cho chủ tịch và phó chủ tịch phụ trách xây dựng bắt đầu công việc trong vòng 6 tháng và phân bổ 315 triệu rúp cho các mục đích này.

18. Soạn thảo một biên bản ngắn cuộc họp sản xuất của công nhân phòng kế hoạch kinh tế nhà máy chế phẩm y tế, trong đó xem xét vấn đề sớm xây dựng kế hoạch tài chính kỹ thuật công nghiệp năm 1998. Sau khi thảo luận, cuộc họp sản xuất đã quyết định xây dựng kế hoạch tài chính công nghiệp kỹ thuật trước thời hạn 3 ngày. Tự mình nhập các thông tin còn lại.

Thông tin liên quan.

Hầu hết tất cả các tổ chức đều tổ chức các cuộc họp để thảo luận về các vấn đề vận hành. Rất thường xuyên những cuộc họp như vậy được gọi là hoạt động. Chúng được thực hiện bởi các nhà quản lý ở các cấp độ khác nhau: từ người đứng đầu tổ chức đến người đứng đầu các bộ phận cơ cấu. Các cuộc họp vận hành được tổ chức đều đặn (thường là mỗi tuần một lần) và thường được ghi lại. Nếu đơn vị cơ cấu hoặc người quản lý tổ chức cuộc họp không có thư ký thì một nhân viên của đơn vị có thể được giao nhiệm vụ ghi biên bản cuộc họp tác nghiệp.

Quy tắc chung để soạn thảo một giao thức

Từ điển của chúng tôi

Giao thức- một tài liệu chứa hồ sơ nhất quán về tiến trình thảo luận các vấn đề và ra quyết định tại các cuộc họp, cuộc họp, hội nghị và phiên họp của các cơ quan cấp cao.

Biên bản được lập trên cơ sở các bản ghi âm hoặc ghi chú viết tay thô được thư ký hoặc nhân viên khác lưu giữ trong cuộc họp cũng như các tài liệu chuẩn bị cho cuộc họp (văn bản báo cáo, bài phát biểu, giấy chứng nhận, dự thảo quyết định, nội dung chương trình, danh sách các cuộc họp). người tham gia, v.v.).

Nếu bản ghi âm được thực hiện tại cuộc họp, nó sẽ được in lại sau cuộc họp, sau đó văn bản sẽ được chỉnh sửa và đưa vào biểu mẫu đã xử lý trong biên bản. Thời gian lập biên bản cuộc họp không quá ba đến năm ngày kể từ ngày họp. Biên bản các cuộc họp hoạt động được lập và thực hiện vào ngày họp hoặc trong vòng một hoặc hai ngày sau cuộc họp.

Các giao thức đầy đủ và ngắn gọn. Giao thức đầy đủ chứa bản ghi tất cả các bài phát biểu tại cuộc họp, các câu hỏi được đặt ra của diễn giả, bài phát biểu của những người tham gia thảo luận và các quyết định được đưa ra.

Giao thức ngắn gọn chỉ bao gồm tên của những người phát biểu, chủ đề của bài phát biểu, bản tóm tắt bài phát biểu và các quyết định được đưa ra.

Quá trình của các cuộc họp hoạt động thường được ghi lại trong những phút ngắn ngủi.

Biên bản họp được lập dưới dạng mẫu chung, tờ giấy A4 tiêu chuẩn hoặc mẫu biên bản được thiết kế đặc biệt.

Chi tiết bắt buộc của giao thức là:

• tên công ty;
• tên loại văn bản (PHÚT) chỉ loại cuộc họp;
• Ngày họp;
• số đăng ký giao thức;
• địa điểm của cuộc họp;
• chữ ký.

Ngày của giao thức là ngày của sự kiện.

Vấn đề và giải pháp

Việc ghi biên bản các cuộc họp vận hành thường khó khăn. Chúng ta hãy nhìn vào những cái phổ biến nhất.

■ Vấn đề: thư ký hoặc một trong những nhân viên cấp dưới ghi biên bản có thể không hiểu bản chất của vấn đề đang được thảo luận và do đó gặp khó khăn trong việc ghi lại tiến trình thảo luận về vấn đề đó.

Phải làm gì? Trong những tình huống như vậy, thư ký nên liên hệ với nhân viên đã phát biểu tại cuộc họp hoặc bất kỳ nhân viên nào khác có thể cung cấp thông tin làm rõ.

■ Vấn đề: Vì các cuộc họp điều hành thường được tổ chức mà không có quy định nghiêm ngặt nên thư ký có thể không có thời gian để ghi lại mọi diễn biến diễn ra trong cuộc họp.

Phải làm gì? Trong trường hợp này, việc ghi lại âm thanh trong cuộc họp và lập biên bản dựa trên bản ghi của cuộc họp có thể hữu ích.

■ Vấn đề: Khi thảo luận một vấn đề nào đó, những thông tin cần thiết, không quan trọng, thậm chí không quan trọng đều có thể được đưa ra, thư ký khó có thể xác định được những thông tin chính (thiết yếu) phải ghi vào biên bản.

Phải làm gì? Trong trường hợp này, trước khi lập giao thức, thư ký phải phân tích tất cả thông tin, tách biệt thông tin quan trọng khỏi thông tin không quan trọng và chỉ đưa những thông tin quan trọng nhất vào giao thức.

Văn bản của giao thức ngắn

Văn bản của giao thức bao gồm hai phần: phần giới thiệu và phần chính.

TRONG phần giới thiệu Biên bản tóm tắt ghi rõ tên chủ tọa và thư ký, chức vụ, tên những người tham dự (những người có mặt) và những người được mời cũng như chương trình nghị sự. Trường hợp có trên 15 người tham dự cuộc họp thì biên bản có thể ghi tổng số người tham dự và danh sách những người có mặt ghi rõ chức vụ, tên tuổi được ghi trong phần phụ lục của biên bản, ví dụ:

Hiện nay: các thành viên trong Ban Giám đốc có số lượng 16 người. (có danh sách đính kèm).

Tên những người được mời dự họp ghi sau chữ “Mời”, thể hiện chức vụ của người đó và tên tổ chức.

Chương trình nghị sự nêu rõ các vấn đề đang được xem xét; chức vụ và họ của báo cáo viên (người phát biểu) có thể được nêu thêm. Nếu có nhiều câu hỏi thì chúng được đánh số bằng chữ số Ả Rập và sắp xếp theo thứ tự thảo luận. Các vấn đề trong chương trình nghị sự được xây dựng bằng giới từ "o" ("về"), ví dụ:

ghi chú

Các mục trong chương trình nghị sự phải được xây dựng một cách chính xác và rõ ràng, phản ánh được bản chất của vấn đề đang được thảo luận. Không nên đưa mục "Khác" hoặc "Khác" vào chương trình nghị sự.

Chữ phần chính Nghị định thư ngắn bao gồm các phần riêng biệt theo số lượng vấn đề trong chương trình nghị sự. Các phần được đánh số bằng chữ số Ả Rập theo chương trình nghị sự. Mỗi người trong số họ được xây dựng theo sơ đồ:

Những từ khóa này của giao thức được in bằng chữ in hoa từ mép lề trái và có thể được in đậm. Sau từ LISTENED trong trường hợp chỉ định, họ của người phát biểu và mục trong chương trình nghị sự được chỉ định, sau đó nội dung bài phát biểu được nêu ngắn gọn ở dạng ngôi thứ 3 số ít.

Trong phần “QUYẾT ĐỊNH: (QUYẾT ĐỊNH :)”, quyết định được đưa ra được viết ngắn gọn, chính xác, vắn tắt để không có sự hiểu lầm. Các quyết định được đưa ra dưới dạng quy định: “Chuẩn bị…”, “Cung cấp…”, “Thông báo…”. Một số quyết định có thể được đưa ra về một vấn đề. Trong trường hợp này, chúng được đánh số bằng chữ số Ả Rập gắn với số thứ tự của mục trong chương trình nghị sự, ví dụ:

Nếu cần, kèm theo quyết định sẽ ghi rõ kết quả biểu quyết: số phiếu thuận, phiếu chống và số phiếu trắng.

Từ lý thuyết đến thực hành

Hãy tưởng tượng rằng sau khi chép lại một bản ghi âm được thực hiện bằng tay hoặc trên máy ghi âm, chúng ta nhận được một văn bản trên cơ sở đó chúng ta cần soạn thảo một giao thức ngắn:

Nội dung chương trình: 2. Về tiến độ xây dựng lại kho chứa thành phẩm số 2

Nguyên văn bài phát biểu:

Vasiliev P.R. Theo kế hoạch tái thiết, chúng tôi dự kiến ​​sẽ bắt đầu lắp đặt giá đỡ và lắp đặt cơ cấu nâng vào cuối tháng vào ngày 25. CJSC "Profil" - nhà cung cấp thiết bị giá đỡ của chúng tôi - vi phạm thời hạn. Đáng lẽ ngày 20 chúng tôi sẽ nhận được đợt đầu tiên, 10 ngày sau - đợt thứ hai. Chúng tôi giao hàng thành hai lô bằng nhau, như đã nêu trong hợp đồng. Chúng tôi đã thanh toán đầy đủ, tức là trả trước 100%, vì lần cuối cùng chúng tôi chuyển đổi kho đầu tiên, chúng tôi không gặp vấn đề gì với họ. Hôm nay là ngày 28 mà chúng tôi vẫn chưa nhận được. Chúng tôi gửi fax cho họ, gọi điện cho họ, hôm qua họ trả lời rằng lô hàng đầu tiên đã được chuyển đi, nhưng phải mất hai hoặc ba ngày, tức là chúng tôi bị chậm trễ do nhà cung cấp. Tôi nghĩ họ cần phải chính thức nộp đơn khiếu nại về việc vi phạm thời hạn giao hàng.

Để lập biên bản giao thức, cần nêu bật những thông tin quan trọng nhất. Để làm được điều này, chúng ta hãy thử đặt ra một loạt câu hỏi và nhận được câu trả lời cho chúng. Từ đoạn văn trên chúng ta có thể tìm được câu trả lời cho các câu hỏi sau:

Chúng tôi thấy rằng văn bản chứa thông tin không được phản ánh trong các câu trả lời: tổ chức đã thanh toán đầy đủ cho hàng hóa và thanh toán trước 100% đã được thực hiện vì đã có kinh nghiệm hợp tác tích cực với Profile CJSC. Thông tin này có liên quan đến tình huống đang được xem xét không? Rõ ràng là không, do đó, cái này không cần phải được đưa vào giao thức. Do đó, dựa trên câu trả lời cho các câu hỏi mà chúng tôi nhận được, chúng tôi có thể soạn thảo một giao thức ngắn gọn cho bài phát biểu:

2. NGHE:

Vasiliev P.R.

Việc vận chuyển lô thiết bị giá đỡ đầu tiên do nhà cung cấp ZAO Profile thực hiện không đúng thời hạn nên không đáp ứng được thời hạn xây dựng lại kho số 2. Lô thiết bị đầu tiên được cho là sẽ đến vào ngày 20 tháng 12, lần thứ hai - 10 ngày sau. Việc lắp đặt giá đỡ và lắp đặt cơ cấu nâng dự kiến ​​sẽ bắt đầu vào ngày 25 tháng 12. Theo nhà cung cấp, lô thiết bị đầu tiên sẽ đến không sớm hơn ngày 30-31/12. Ông đề nghị nộp đơn khiếu nại vì vi phạm thời hạn giao hàng.

ghi chú

Nếu các biểu thức “ngày 20”, “ngày 25”, v.v. được sử dụng trong bài phát biểu thì tháng cụ thể phải được nêu rõ trong giao thức, ví dụ: “20 tháng 12”, “25 tháng 12”, v.v.

Giả sử rằng tại một cuộc họp trong quá trình thảo luận về tình hình hiện tại, đề xuất nộp đơn yêu cầu bồi thường không được ủng hộ. Người ta đã quyết định gửi thư yêu cầu cho nhà cung cấp về sự cần thiết phải tuân thủ thời hạn giao hàng được quy định trong hợp đồng. Quyết định trong trường hợp này cần được ghi lại trong biên bản như sau:

QUYẾT ĐỊNH:

Chuẩn bị và gửi đến ZAO Profile thư yêu cầu về nhu cầu tuân thủ thời hạn giao hàng đối với thiết bị giá đỡ.

Người thực hiện có trách nhiệm - Vasiliev P.R.

Hạn chót).

Hãy xem một ví dụ khác.

Nội dung chương trình nghị sự: 5. Về việc tiến hành kiểm toán hoạt động kinh tế tài chính của chi nhánh công ty tại thành phố Perm

Nguyên văn bài phát biểu:

Medvedev V.V. Trong năm nay, bộ phận tài chính và bộ phận kế toán của chúng tôi đã nhiều lần gặp phải việc chi nhánh ở Perm trình bày với chúng tôi những sai sót trong báo cáo. Hai lần họ tự phát hiện ra những lỗi này, thông báo cho chúng tôi và sau đó gửi báo cáo sửa chữa. Đã hai lần bộ phận kế toán của chúng tôi phát hiện sai sót trong tính toán, cũng như thực tế là các chi phí của chi nhánh được thực hiện không đúng mục tiêu mà lẽ ra phải thực hiện. Nếu những sai sót này không được sửa chữa kịp thời, điều này có thể dẫn đến những vấn đề trong việc nộp thuế. Ngoài ra, các chuyên gia của chúng tôi cũng chú ý đến thực tế là thời hạn liên tục bị vi phạm. nộp báo cáo về chi phí giải trí. Kế toán trưởng chi nhánh đã 2 lần đi công tác với chúng tôi, chúng tôi đã xử lý những sai phạm của chi nhánh nhưng tình hình vẫn không có nhiều thay đổi. Trưởng phòng dịch vụ hành chính và kinh tế Polozov R.A. cũng phàn nàn rằng có một số vấn đề về chi phí vận chuyển ở Perm. Thực tế là ban đầu các báo cáo về chi phí vận chuyển được nộp cho anh ta, sau đó anh ta nộp báo cáo tổng hợp của tất cả các chi nhánh cho bộ phận kế toán. Xem xét tất cả những điều này, tôi cho rằng cần phải tổ chức và tiến hành kiểm toán các hoạt động kinh tế tài chính của chi nhánh ở Perm để không gặp khó khăn trong tương lai.

Người giám sát: Bạn nghĩ ai nên được đưa vào ủy ban và sẽ mất bao nhiêu thời gian để tiến hành kiểm tra tại chỗ?

Medvedev V.V. Tôi nghĩ cần có ba người: một người làm kế toán, một người làm bộ phận tài chính, người thứ ba làm dịch vụ hành chính, kinh tế và bộ phận hậu cần. Trước đây chúng tôi đã bàn bạc với các trưởng phòng xem ai có thể đi nên tôi đề xuất 3 người: cấp phó. kế toán trưởng Somov S.S., kiểm toán viên Yastrebov A.A. và kỹ sư hàng đầu Sokolov B.B. Việc xác minh có thể được hoàn thành trong vòng 3-5 ngày.

Hãy phân tích văn bản của bài phát biểu chính theo cùng một sơ đồ:

Và trong trường hợp này, chúng ta thấy rằng thông tin thứ cấp vẫn còn trong văn bản. Trước hết, đây là lời đề cập của người đứng đầu cơ quan hành chính và kinh tế R.A. Polozov, người cũng phàn nàn rằng chi nhánh gặp một số vấn đề về chi phí vận chuyển. Chúng tôi phân loại thông tin này là thông tin thứ yếu vì ban đầu các báo cáo về chi phí vận chuyển chỉ được trình cho người đứng đầu cơ quan hành chính và kinh tế để lập báo cáo tóm tắt. Vì thủ tục báo cáo chi phí vận chuyển hiện nay đã khác nên thông tin này không quan trọng lắm để đánh giá tình hình hiện tại.

Thông tin thứ cấp cũng phải đề cập rằng hai lần sai sót do chính chi nhánh phát hiện và hai lần do bộ phận kế toán của tổ chức mẹ phát hiện. Chúng ta có thể nói một cách đơn giản rằng các lỗi đã được phát hiện nhiều lần.

Các giao thức tóm tắt không phản ánh các câu hỏi mà diễn giả đặt ra. Tuy nhiên, nếu có thông tin quan trọng trong câu trả lời cho câu hỏi thì nó sẽ được ghi vào biên bản bài phát biểu. Trong ví dụ trên, đây là thông tin về người được đề xuất tham gia ủy ban.

Dựa trên các phản hồi nhận được, chúng ta có thể lập bản ghi giao thức của bài phát biểu:

NGHE:

Medvedev V.V.

Trong năm nay, chi nhánh Perm liên tục gửi báo cáo có sai sót, đăng chi phí không đúng mục cần thực hiện và gửi báo cáo chi phí giải trí không đúng thời hạn. Dù đã phân tích sai phạm với kế toán trưởng chi nhánh nhưng tình hình vẫn không có gì thay đổi. Cho rằng cần thiết phải tiến hành kiểm toán các hoạt động tài chính và kinh tế của chi nhánh, bao gồm cả cấp phó trong ủy ban. kế toán trưởng Somov S.S., kiểm toán viên Yastrebov A.A. và kỹ sư hàng đầu Sokolov B.B.

Nếu trong quá trình thảo luận về vấn đề này, một quyết định được đưa ra để tiến hành thanh tra thì quyết định đó phải được đưa ra trong biên bản như sau:

QUYẾT ĐỊNH:

Chuẩn bị dự thảo lệnh về việc thành lập ủy ban kiểm toán hoạt động kinh tế tài chính của chi nhánh tại Perm, thống nhất thời gian kiểm toán với giám đốc chi nhánh tại Perm.

Người thực hiện có trách nhiệm - Medvedev V.V.

Ngày đến hạn - (ngày)

V.F. Yankovaya,
Bằng tiến sĩ. ist. Khoa học, Phó Giám đốc VNIIDAD