Mẫu chuẩn t 13 a. Điền vào bảng chấm công: một tài liệu quan trọng để tính lương

Mẫu tải bảng chấm công 2019 bằng excel miễn phí T-12, T-13

08.01.2019

Mẫu phiếu điểm thống nhất số T-12 “Phiếu ghi chép giờ làm việc và tính lương” và số T-13" Thời gian biểu"được phê duyệt bởi Nghị quyết số 1 của Ủy ban Thống kê Nhà nước Liên bang Nga ngày 5 tháng 1 năm 2004 về việc phê duyệt các mẫu chứng từ kế toán thống nhất để ghi chép lao động và các khoản thanh toán. Chúng là các hình thức thống nhất của chứng từ kế toán cơ bản để ghi chép lao động và khoản thanh toán (để ghi lại giờ làm việc và giải quyết với nhân viên về tiền lương).

Ngày bắt đầu thực hiện nghị quyết: 03/04/2004.

Các cơ quan nhà nước (nhà nước, ngân sách, tự chủ) sử dụng mẫu phiếu báo cáo theo OKUD 0504421""Máy tính bảng ghi lại việc sử dụng thời gian làm việc" theo lệnh của Bộ Tài chính Nga ngày 30/3/2015 số 52n “Về việc phê duyệt mẫu chứng từ kế toán cơ bản và sổ kế toán do cơ quan nhà nước (cơ quan nhà nước), cơ quan chính quyền địa phương, cơ quan quản lý quỹ ngoài ngân sách nhà nước, tổ chức nhà nước (thành phố) sử dụng và Hướng dẫn cho ứng dụng của họ", như đã được sửa đổi Lệnh của Bộ Tài chính Nga ngày 16 tháng 11 năm 2016 số 209n và ngày 17/11/2017 số 194n.

Về mẫu T-12 và T-13 (tiếp theo):

Theo thông tin từ Bộ Tài chính Liên bang Nga số PZ-10/2012từ ngày 01/01/2013, các mẫu chứng từ kế toán sơ cấp có trong album mẫu chứng từ kế toán sơ cấp thống nhất không bắt buộc phải sử dụng. Đồng thời, các mẫu chứng từ được sử dụng làm chứng từ kế toán cơ bản do các cơ quan có thẩm quyền thiết lập theo và trên cơ sở các luật liên bang khác (ví dụ: chứng từ tiền mặt) tiếp tục là bắt buộc phải sử dụng.

Thời gian biểu giờ làm việc và tính lương(Mẫu N T-12)

Thời gian biểu(mẫu N T-13)

Tài liệu thể hiện số giờ làm việc của một nhân viên trong một tháng là bảng chấm công. Trong đó, người sử dụng lao động cũng cho biết tổng số lần vắng mặt của nhân viên trong tổ chức.

Dựa trên thông tin được nhập vào biểu mẫu, tiền lương sẽ được tính toán. Việc lưu giữ các tài liệu đó là trách nhiệm của người sử dụng lao động. Nó cũng được quy định trong Bộ luật Lao động của Liên bang Nga (Điều 91).

Tại sao bạn cần phải giữ một tài liệu như vậy?

Bảng chấm công được lưu giữ không chỉ để tính lương cuối cùng. Chức năng này của tài liệu, mặc dù là chức năng chính nhưng không phải là chức năng duy nhất. Thông tin từ sổ đăng ký được trình bày cũng được sử dụng để tạo dữ liệu thống kê về nhân sự. Trong tương lai, nó có thể được chuyển giao cho Rosstat hoặc các cơ quan phân tích khác.

Những gì được bao gồm trong bảng thời gian?

Bất kể độ dài của ngày làm việc và loại công việc, có hai cách chính để duy trì biểu mẫu đã gửi:

• chất rắn;
• giản thể.

Trong trường hợp đầu tiên, người sử dụng lao động ghi lại tất cả sự có mặt và vắng mặt của nhân viên trong công việc, số giờ làm thêm, v.v. Trong phần thứ hai, chỉ những sai lệch mới được nhập vào bảng thời gian làm việc. Ví dụ: họ ghi lại sự chậm trễ hoặc chậm trễ trong công việc (phương pháp này được sử dụng chủ yếu trong trường hợp thời lượng của ca làm việc không thay đổi).

Quan trọng: Nên xác nhận lý do vắng mặt hoặc giảm số giờ làm việc bằng tài liệu, chẳng hạn như giấy chứng nhận không đủ năng lực làm việc.

Khoảng thời gian lưu trữ các bảng chấm công

Trước đây, người sử dụng lao động phải lưu giữ bảng chấm công trong 1 năm. Kể từ ngày 25/8/2010, quy định này hết hiệu lực. Theo pháp luật hiện hành, những tài liệu này phải được lưu giữ 5 hoặc 75 năm. Tổng thời gian phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp. Loại cuối cùng bao gồm các tổ chức trong đó điều kiện làm việc được coi là khó khăn và nguy hiểm cho sức khỏe.

Mẫu bảng chấm công - tải xuống miễn phí

Hồ sơ nộp có 2 mẫu: T-12 và T-13. Sự khác biệt giữa chúng là nhỏ. Loại bảng chấm công đầu tiên cho phép bạn không chỉ ghi lại tổng số việc làm mà còn theo dõi các khoản thanh toán cho nhân viên. Mẫu T-13 không có chức năng thứ hai - một phiên bản tương tự của tài liệu được sử dụng trong các tổ chức có tính năng tự động ghi lại sự có mặt của nhân viên (ví dụ: thông qua một cửa quay đặc biệt). Nó được coi là đơn giản nhất.

Tải mẫu điền bảng chấm công

Việc quản lý tài liệu thường gắn liền với một số khó khăn. Ví dụ: các vấn đề phát sinh khi tạo hoặc điền vào biểu mẫu bảng chấm công. Bạn có thể xem các mẫu làm sẵn trên Internet, sau đó soạn thảo các tài liệu cần thiết bằng cách tương tự với chúng.

Hãy tóm tắt lại

Việc sử dụng các tài liệu như vậy có thể đơn giản hóa đáng kể quá trình tính lương nhân viên. Rủi ro về hình phạt từ các cơ quan quản lý được giảm bớt.

Bộ phận kế toán có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ các loại chứng từ này. Thông thường, các bảng chấm công cũ sẽ được chuyển giao cho các cơ quan chính phủ để lưu trữ, nhưng để làm được điều này trước tiên cần phải ký kết các thỏa thuận phù hợp với họ.

Những hình thức nào được chấp thuận để ghi lại giờ làm việc? Làm thế nào để điền chính xác vào mẫu ghi thời gian đơn giản? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ nói về cách điền chính xác vào các mẫu tài liệu. Trên trang web của chúng tôi, bạn cũng có thể tải xuống một mẫu bảng chấm công đơn giản.

Bảng thời gian trên một tờ

Bảng chấm công làm việc trên 1 tờ A4 Excel theo mẫu số T-13 bắt đầu bằng thông tin về người sử dụng lao động:

1. Tên công ty
2. mã OKPO
3. Tên khoa (nếu có).

Khi bạn không thể làm gì nếu không có đồng phục T-13,

Bảng chấm công, biểu mẫu tải xuống trên một tờ A4, có thể tải xuống trên trang web này, có danh sách toàn bộ người lao động của từng doanh nghiệp, bộ phận. Phải ghi rõ tên đầy đủ của từng chuyên gia. Khi điền tài liệu, lý do không có mặt/có mặt được nhập vào dòng 1 và 3 trên cùng bằng mã số hoặc chữ cái. Dòng số 2 và số 4 cho biết tổng số giờ đã làm việc và tham dự.

Bảng thời gian đơn giản hóa

Mẫu bảng chấm công làm việc đơn giản trên Word, Excel theo mẫu T-12 được lưu thành một bản. Có 2 lựa chọn để điền vào tài liệu này:

1. Biểu mẫu cho biết sự có mặt và vắng mặt của nhân viên.
2. Chỉ những sai lệch, cụ thể là thời gian ngừng hoạt động và thiếu sót trong công việc, mới được ghi lại trong tài liệu.

Trong mọi trường hợp, Excel đơn giản chứa 2 loại thông tin:

1. Mã kỹ thuật số hoặc chữ cái cho biết nhân viên có mặt tại nơi làm việc hay không
2. Tổng số giờ mà chuyên gia đã dành tại nơi làm việc.

Mẫu bảng chấm công đơn giản hóa đã điền đầy đủ, có thể tải xuống miễn phí trên trang này, sẽ được gửi đến bộ phận kế toán.

Bảng chấm công dùng để làm gì?

Việc ghi lại thời gian đã làm việc không phải là ý muốn của người sử dụng lao động mà là nghĩa vụ được quy định trong pháp luật lao động. Không chỉ các pháp nhân mà cả các doanh nhân cá nhân cũng phải lưu giữ hồ sơ. Với mục đích này, Goskomstat đã phát triển 2 dạng - Số T-12 và Số T-13.

Mẫu bảng chấm công đã được Ủy ban Thống kê Nhà nước phê duyệt ngày 05/01/2004. Tài liệu này giúp:

1. Lưu giữ hồ sơ về thời gian người lao động làm việc tại doanh nghiệp
2. Đảm bảo lịch làm việc được tuân thủ
3. Lấy bằng chứng chính thức về thời gian làm việc của mỗi cấp dưới tại công ty để tính lương và lập báo cáo thống kê.

Bạn có thể tải xuống một biểu mẫu Word trống trên trang web của chúng tôi, biểu mẫu này cho phép kế toán viên xác nhận tính hợp pháp của các khoản dồn tích của một số tiền cụ thể. Tài liệu này cũng rất quan trọng đối với nhân viên bộ phận nhân sự, vì nó cho phép bạn biết nhân viên đó vắng mặt và có mặt tại nơi làm việc vào những ngày nào để áp dụng hình phạt đối với anh ta.

Bảng chấm công mà bạn có thể tải xuống miễn phí trong Excel bên dưới, được đưa vào luật lao động trong số các tài liệu mà nhân viên bị sa thải nhận được theo yêu cầu.

Xem video

Người sử dụng lao động phải lưu giữ hồ sơ về thời gian làm việc của mỗi nhân viên. Thực tế này được nêu tại Điều 91, Phần 4 Bộ luật Lao động Liên bang Nga. Trong bài viết này, bạn có thể tải xuống miễn phí và làm quen với biểu mẫu bảng chấm công (WTC) cho năm 2016, cũng như mẫu điền vào bảng chấm công này

Được biết, bảng chấm công phải được lưu giữ dưới các hình thức sau:

1. T-12 là biểu mẫu dùng để quản lý lao động cũng như tính lương.
2. T-13 - thẻ báo cáo URV.

Thẻ báo cáo ATC 2016 có sẵn trên trang này. để tải xuống miễn phí:

Thẻ báo cáo URV năm 2016 (vật mẫu)

Mẫu số T-13:

Mẫu số T-12:

Quy định điền phiếu báo cáo URV năm 2016.

Cần lưu ý ngay rằng các mẫu T-12/T-13 được sử dụng khi ghi lại thời gian thực tế đã làm việc/không làm việc của từng nhân viên trong công ty/tổ chức. Điều này là cần thiết để giám sát việc tuân thủ của nhân viên đối với giờ làm việc chung (WW), để cung cấp thông tin về số giờ làm việc, tính lương và lập báo cáo thống kê về lao động. Nếu thực hiện việc duy trì quản lý công việc riêng biệt cũng như giải quyết với nhân sự về tiền lương thì có thể sử dụng mục 1, gọi là “Kế toán giờ làm việc” của Bảng chấm công mẫu số T-12, là văn bản độc lập (ở đây không cần điền mục 2 “Quyết toán về nhân sự lao động thanh toán”). Còn mẫu số T-13 thì dùng cho URA.

Thẻ báo cáo cho URV năm 2016. phải được người có thẩm quyền cần thiết lập thành một bản duy nhất. Tiếp theo chuyển đến trưởng bộ phận kết cấu, nhân viên nhân sự ký xác nhận và chuyển đến bộ phận kế toán.

Việc đánh dấu trong phiếu báo cáo về lý do nghỉ việc, làm việc theo chế độ làm việc không đầy đủ / vượt quá thời gian quy định theo yêu cầu của người lao động / người sử dụng lao động, giảm thời gian làm việc của Liên bang Nga và những việc tương tự phải được thực hiện theo đúng quy định. với các tài liệu được soạn thảo phù hợp. Những tài liệu này là:

1. Giấy chứng nhận không đủ khả năng lao động.
2. Các chứng chỉ liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ/công việc của nhà nước/công cộng.
3. Cảnh báo bằng văn bản về thời gian ngừng hoạt động.
4. Tuyên bố về công việc bán thời gian.
5. Văn bản đồng ý của người lao động chỉ làm thêm giờ trong các trường hợp được pháp luật quy định, v.v.

Để phản ánh chi phí RV hàng ngày trong tháng cho từng nhân viên, bảng chấm công có các dòng được chỉ định đặc biệt:

1. Mẫu số T-12 có cột 4, cột 6 - hai dòng.
2. Ở mẫu số T-13 - đây là cột 4 - bốn dòng (cho mỗi nửa tháng - 2 dòng), cũng như cột 15, cột 16.

Trong các mẫu số T-12 và số T-13, cụ thể là ở cột 4.6, các dòng trên được sử dụng để có thể đánh dấu các ký hiệu (mã) chi phí RV và các dòng dưới - để ghi các mục liên quan đến khoảng thời gian làm việc/không làm việc (phút, giờ) theo mã chi phí đặc biệt RV cho một ngày cụ thể. Nếu có nhu cầu tăng số cột để nhập thêm chi tiết theo giờ làm việc thì điều này khá chấp nhận được. Ví dụ, cần lưu ý thời gian bắt đầu và kết thúc công việc trong các điều kiện khác với điều kiện được chấp nhận chung.

Khi điền cột 5.7 của bảng chấm công mẫu T-12, ghi số ngày làm việc ở dòng trên cùng, ghi số giờ làm việc riêng của từng người lao động trong kỳ kế toán ở dòng cuối cùng.

Bảng chấm công phản ánh chi phí của RV. Bạn cũng có thể sử dụng phương pháp ghi lại đầy đủ việc đi làm/vắng mặt tại nơi làm việc, chỉ ghi lại những sai lệch (đi trễ, vắng mặt, làm thêm giờ, v.v.). Khi phản ánh tình trạng vắng mặt tại nơi làm việc, nếu chúng được ghi theo ngày (nghỉ phép, số ngày bị khuyết tật tạm thời, đi công tác, nghỉ do đào tạo, thời gian thực hiện nghĩa vụ nhà nước/công cộng, v.v.), trong bảng chấm công ở dòng trên cùng ở phần thích hợp các cột, bạn chỉ nên nhập mã ký hiệu riêng và ở dưới cùng - để trống.

Khi lập bảng chấm công theo mẫu số T-12, trong phần 2, quy định cho một loại hình thanh toán cho tất cả nhân viên, cũng như tài khoản tương ứng, phải điền vào các cột từ 18 đến 22 và cung cấp các cột từ 18 đến 34 riêng cho từng nhân viên.

Mẫu số T-13, được gọi là “Thẻ báo cáo”, được sử dụng trong quá trình xử lý dữ liệu kế toán tự động.

Khi lập bảng chấm công theo mẫu số T-13:

1. Nếu bạn đang ghi lại dữ liệu kế toán cần thiết để tính lương riêng cho một loại thanh toán và một tài khoản tương ứng, thông thường đối với những nhân viên được đưa vào bảng chấm công, thì bạn cũng phải điền chi tiết “loại mã thanh toán”. như “tài khoản tương ứng” phía trên bảng có các cột từ 7 đến 9 và cột 9 (ở đây không cần điền cột 7, 8).
2. Nếu bạn đang ghi dữ liệu kế toán cần thiết để tính lương cho một số loại thanh toán và tài khoản tương ứng, bạn phải điền vào các cột từ 7 đến 9. Một phần bổ sung có số cột tương tự được cung cấp để điền dữ liệu tương ứng cho các loại thanh toán, nếu có có nhiều hơn bốn người trong số họ.

Các biểu mẫu chấm công theo mẫu số T-13, trong đó các chi tiết được điền một phần, có thể được lập bằng công nghệ máy tính phù hợp. Những chi tiết này có thể bao gồm:

Bộ luật Lao động của Liên bang Nga (Điều 91) quy định nghĩa vụ của người sử dụng lao động là lưu giữ hồ sơ về thời gian làm việc của người lao động. Vì mục đích này, đã cung cấp các biểu mẫu thống nhất về bảng chấm công năm 2019 (TURV), theo Nghị quyết số 1 của Ủy ban Thống kê Nhà nước ngày 5 tháng 1 năm 2004. Việc sử dụng các biểu mẫu này là không bắt buộc nên người sử dụng lao động có thể tự xây dựng sở hữu. Mẫu số T-13 được sử dụng thường xuyên nhất vì nó được sử dụng để xử lý thông tin xác thực tự động. Dưới đây là mẫu bảng chấm công làm việc năm 2019.

Lệnh của Bộ Tài chính Liên bang Nga ngày 30 tháng 3 năm 2015 số 52n phê duyệt mẫu OKUD 0504421 để các cơ quan công quyền (cơ quan nhà nước), cơ quan chính quyền địa phương, cơ quan quản lý quỹ ngoài ngân sách nhà nước, nhà nước (thành phố) sử dụng thể chế. Thứ tự tương tự xác định thủ tục hoàn thành và áp dụng nó. Chúng tôi khuyên bạn nên chọn cái thích hợp và tải xuống bảng chấm công (mẫu đơn giản).

Mẫu T-12

Mẫu T-13

Mẫu OKUD 0504421

Cách ghi lại thời gian làm việc

Đối với bất kỳ độ dài nào của ngày làm việc, bất kể chế độ đã thiết lập, thời gian làm việc có thể được phản ánh trong bảng kế toán theo hai cách:

• phương thức đăng ký liên tục việc đi làm, vắng việc;
• bằng cách chỉ ghi lại những sai lệch (vắng mặt, làm thêm giờ, v.v.).

Nếu độ dài của ngày làm việc (ca) không thay đổi thì chỉ có thể ghi nhận những sai lệch vì các điều khoản của hợp đồng lao động hoặc nội quy lao động xác định số giờ làm việc cho mỗi ngày làm việc.

Trong trường hợp số giờ làm việc trong các ngày (ca) khác nhau có thể khác nhau, ví dụ khi ghi tổng thời gian đã làm việc thì nên sử dụng phương pháp đăng ký liên tục. Điều này sẽ cho phép, sau khi kết thúc kỳ kế toán, xác định khả năng làm thêm giờ, cũng như điều chỉnh mức độ tham gia thêm của nhân viên vào công việc trong giới hạn định mức trong khoảng thời gian làm việc được thiết lập cho danh mục này.

Việc ghi chú vào bảng chấm công về lý do nghỉ việc, làm thêm hoặc do người lao động, người sử dụng lao động chủ động rút ngắn thời gian làm việc... được lập trên cơ sở hồ sơ được lập hợp lệ (giấy chứng nhận mất năng lực lao động, giấy chứng nhận hoàn thành nghĩa vụ nhà nước hoặc công cộng , văn bản cảnh báo về thời gian ngừng hoạt động, đơn xin làm việc bán thời gian, văn bản đồng ý của nhân viên trong các trường hợp do pháp luật quy định, v.v.).

Cách điền lịch thời gian làm việc (sheet) năm 2019

Khi biên soạn, bạn phải được hướng dẫn sử dụng và hoàn thiện các mẫu chứng từ kế toán cơ bản để ghi chép lao động và các khoản thanh toán đã được phê duyệt bởi Nghị quyết số 1 của Ủy ban Thống kê Nhà nước Nga ngày 5 tháng 1 năm 2004 (sau đây gọi là như Hướng dẫn). Trong trường hợp này, chúng được sử dụng. Vì vậy, khi phản ánh lượng thời gian đã làm việc, mã chữ cái (I) hoặc mã số (01) được nhập đối diện với họ của nhân viên và thời gian làm việc được ghi ở các dòng phía dưới. Nếu công việc theo tiến độ rơi vào ban đêm thì có thể bổ sung vào biểu mẫu những cột để chỉ rõ những chi tiết cần thiết.

Mẫu điền form OKUD 0504421

Ai điền vào bảng chấm công?

Bảng chấm công, mẫu trống mà bạn có thể tải xuống ở trên, được điền bởi người có thẩm quyền. Nếu TURV cho từng bộ phận của tổ chức được duy trì riêng biệt thì khi bổ nhiệm người chịu trách nhiệm nên ra lệnh nêu rõ chức vụ, họ, tên, họ của nhân viên chịu trách nhiệm lập bảng chấm công cho từng bộ phận. bộ phận cơ cấu và người thay thế anh ta trong thời gian anh ta vắng mặt.

Mẫu lệnh bổ nhiệm người phụ trách

Cuối tuần và ngày lễ trong thẻ báo cáo năm 2019

Chúng được phản ánh theo quy định, có tính đến tất cả các ngày nghỉ lễ đã thiết lập và việc chuyển nhượng của chúng theo Nghị định của Chính phủ. Ngày nghỉ của các loại nhân viên khác nhau sẽ khác nhau tùy thuộc vào lịch làm việc được thiết lập cho họ. Mã kế toán ngày lễ trong tài liệu có thể khác. Nó phụ thuộc vào cách tổ chức trả tiền cho những ngày này và trên cơ sở chúng được cung cấp.

Ngày nghỉ theo lịch của người lao động được biểu thị bằng mã chữ cái (B) hoặc mã số (26). Nó không ảnh hưởng đến mức lương được thiết lập.

Nếu theo sáng kiến ​​​​của công ty, nhân viên được nghỉ thêm một ngày và công ty giảm tỷ lệ làm việc hàng tháng cho họ thì nhân viên được trả lương đầy đủ và những ngày này công ty không trả. Đối với những ngày như vậy, bảng chấm công chứa mã chữ cái (B) hoặc mã số (26).

Một trường hợp khác là công ty bố trí thêm ngày nghỉ là khi nhân viên được nghỉ một ngày và công ty trả lương cho những ngày này theo mức bình quân. Hóa ra là người lao động nhận được tiền lương cho những ngày làm việc và mức lương trung bình cho những ngày nghỉ được trả thêm. Đối với trường hợp như vậy, thẻ báo cáo cung cấp mã chữ cái (OB) hoặc mã số (27).

Khoảng thời gian lưu trữ các bảng chấm công

Bảng kế toán như vậy là một tài liệu nhân sự liên quan đến tổ chức lao động, mà Điều. Mục 22.1 của Luật Lưu trữ quy định thời hạn lưu trữ đặc biệt, cụ thể là:

• 5 năm kể từ cuối năm lập bảng chấm công, nếu bảng chấm công chỉ tính đến thời gian làm việc của những người lao động làm việc trong điều kiện lao động bình thường;
• 50 năm kể từ ngày lập TURV, nếu tính đến công việc của người lao động làm công việc độc hại hoặc nguy hiểm.

Kế toán và thuế

Dựa trên số liệu ghi trong bảng, bộ phận kế toán tính lương và các phúc lợi khác nhau. Dữ liệu này cũng ảnh hưởng đến việc nộp thuế. Hãy chú ý đến những rủi ro chính.

Khi vượt qua các cuộc kiểm tra thuế, bao gồm cả thuế thu nhập, công ty phải cung cấp dữ liệu đáng tin cậy về số ngày và giờ làm việc của mỗi nhân viên để xác nhận tính chính xác của các khoản dồn tích. Nếu phát hiện vi phạm, số thuế thu nhập ghi trong báo cáo sẽ bị coi là không chính xác và sẽ bị xử phạt.

Dựa trên thu nhập của nhân viên, tổ chức, với tư cách là đại lý thuế, phải tìm hiểu xem người này có phải là đối tượng cư trú thuế của Liên bang Nga hay không để sử dụng thuế suất chính xác trong tính toán. Thẻ báo cáo này có thể xác nhận sự hiện diện thực tế của nhân viên trong nước. Đặc điểm này cần được đặc biệt tính đến bởi những người sử dụng lao động cử nhân viên đi công tác tới Belarus hoặc Kazakhstan, vì khi qua các biên giới này, hộ chiếu của công dân không được đánh dấu. Nếu xảy ra tranh chấp, công ty có thể chứng minh mình đã áp dụng đúng tỷ lệ, khấu trừ và tính đầy đủ thuế thu nhập cá nhân.

Việc điền chính xác bảng chấm công sẽ đảm bảo cho công ty khả năng Quỹ Bảo hiểm xã hội tính chi phí nghỉ ốm, vì sẽ không thể xác nhận chính thức số ngày làm việc, điều này cực kỳ quan trọng khi tính toán những khoản này.