Hvad hedder tilbudsstillingen? Opgaver som udbudsafdelingen (afdelingen) løser

En specialisering, der er blevet efterspurgt relativt for nylig. Relevansen af ​​dette erhverv er blevet særligt akut efter udgivelsen af ​​en særlig lov i Rusland, som giver mulighed for obligatorisk afholdelse af elektroniske auktioner i tilfælde af, at prisen på offentlige indkøb er over 100 tusind rubler. Derfor er virksomheder, der bygger klare strategiske planer designet til hurtigt at styrke succesrige positioner på markedet, yderst interesserede i kvalificerede udbudsansvarlige. Der er ingen særlig smal uddannelse af denne profil i det hjemlige uddannelsessystem i dag. Derfor er stillingen som udbudschef besat af specialister med videregående økonomisk uddannelse.

Hvad laver en udbudsspecialist?

I henhold til en særlig teknisk opgave overvåger en udbudsspecialist (manager) løbende elektroniske handelsplatforme for at identificere åbne udbud. Arbejdet med et vundet udbud kan tage ret lang tid. Udover at udfylde udbudsansøgningen kontrollerer og udarbejder lederen udbudsmaterialet: studerer det og foretager ændringer efter behov.

En udbudsspecialists ansvar omfatter indgåelse af kontrakter. Før underskrivelse af en kontrakt, fører lederen diskussioner og forhandlinger med kunder. Kommunikation foregår både direkte på kontoret og telefonisk. Forretningskorrespondancefærdigheder er af stor betydning.

Egenskaber og kvalifikationer påkrævet for en udbudsansvarlig

Først og fremmest kræves der faglig kompetence. Derudover skal Tilbudsspecialisten have et analytisk mindset. Det giver trods alt en vurdering af de kommende auktioner og graden af ​​hensigtsmæssighed ved deltagelse i dem. Dine konklusioner skal underbygges og argumenteres.
Denne specialist skal ikke kun kende love og regler vedrørende kommercielle aktiviteter på Den Russiske Føderations territorium, men også det grundlæggende i retspraksis generelt.

Kendskab til de nødvendige computerprogrammer er påkrævet.

Kommunikationsevner, flid, punktlighed er egenskaber, der er nødvendige ved korrespondance med konkurrencearrangører, indgåelse af kontrakter og aftaler.

Hurtig handling, modstand mod stress og fleksibilitet i beslutningstagning er nødvendig, hvis du skal være personligt til stede som virksomhedsrepræsentant på auktioner eller håndtere konflikter og problematiske situationer.

En højt kvalificeret person er i stand til hurtigt at nå de opstillede mål for virksomheden og bidrage til dens succes. Derfor får udbudsspecialister gode lønninger.

I 2005 blev føderal lov nr. 94 vedtaget, som regulerer proceduren for afgivelse af forhåndsordrer fra statslige og kommunale myndigheder for vareleverancer eller levering af tjenesteydelser. Det førte til fremkomsten og efterspørgslen efter et sådant erhverv som en udbudsspecialist (også kendt som en udbudsspecialist, en udbudsspecialist, en udbudsansvarlig, en auktions- eller konkurrenceansvarlig), hvis hovedansvar er at behandle ansøgninger om alle former for udbud. . Hvilke krav arbejdsgiverne stiller til kandidater til en sådan stilling, samt hvilke øvrige ansvarsområder de er pålagt, gennemgås nedenfor.

Generel information om udbudsansvarlig

En udbudschef er en specialist ansat og fyret af de relevante ordrer fra lederen af ​​en økonomisk enhed efter anbefaling fra lederen af ​​afdelingen i overensstemmelse med kravene i Den Russiske Føderations arbejdskodeks. Han er underlagt lederen af ​​enheden. Udebliver udbudsansvarlig fra arbejdspladsen, delegeres dennes ansvar til en anden ved ledelsesbekendtgørelse udpeget person, som erhverver de tilsvarende rettigheder.

Der er ofte to hovedkrav til en ansøger til denne stilling:

1. højere juridisk eller økonomisk uddannelse, supplerende uddannelse;

Der er stort set ingen videregående uddannelsesinstitutioner, der underviser i dette speciale.

1. erhvervserfaring i en lignende stilling i mindst 1-2 år, hvilket indebærer akkumuleret erfaring med deltagelse i leverandørudvælgelsesarrangementer (konkurrencer, auktioner osv.).

Derudover er det vigtigt at vide:

• regler på forskellige niveauer, metodeanbefalinger til at arbejde med udbud (især bestemmelserne i føderal lov nr. 44, vedtaget i 2013 i stedet for føderal lov nr. 94, samt føderal lov nr. 223);
• platforme til afholdelse af udbud, åbne udbud, elektroniske auktioner;
• regler for besvarelse af anmodninger om tilbud og forslag;
• metoder til interaktion med medierne;
• nuancer af prisfastsættelse og prispolitik;
• metoder til at fremme varer, som han er repræsentant for på de kommercielle og offentlige markeder;
• de vigtigste karakteristika og egenskaber ved de promoverede varer, betingelserne for deres opbevaring og transport;
• det grundlæggende i regnskab og generering af rapporter om implementering af salgs- og implementeringsplaner samt kontorarbejde;
• proceduren for at levere de nødvendige pakker af dokumenter til deltagelse i konkurrencer;
• proceduren for at sikre beskyttelsen af ​​deltagernes rettigheder og interesser i udbud og auktioner, nuancerne i appelproceduren;
• , regler;
• normer for forretningsetikette og forretningskorrespondance, telefonsamtaler;
• grundlæggende computerprogrammer (Word, Excel, PowerPoint, Outlook Express, Adobe Reader);
• regler for brug af computerudstyr og kontorudstyr;
• det grundlæggende i informationssystematisering (f.eks. vedligeholdelse af databaser).

Fungerer som udbudsspecialist inden for rammerne af:

• lovgivningsmæssige normer, metodologiske materialer, der regulerer spørgsmål om funktion i udbudsområdet;
• lovbestemmelser;
• bestemmelser om afdelingen;
• administrative instruktioner og ordrer;
• PVTR;
• Bestemmelser

Jobansvar for en udbudsspecialist

Jobbeskrivelsen for en udbudsspecialist indeholder de vigtigste opgaver for en medarbejder, som han skal udføre i arbejdstiden. disse omfatter:

Udbudsansvarligs rettigheder

Ud over sine opgaver har en udbudsspecialist rettigheder garanteret ham på føderalt og lokalt niveau. Især kan han:

Udbudsansvarligs ansvar

Inden for rammerne af indenlandsk arbejds-, civil-, straffe- og administrativ lovgivning er denne medarbejder ansvarlig for:

• undladelse af at udføre sine pligter i god tro;
• ignorerer reglerne for emnets aktiviteter (især arbejdsmiljø og sikkerhed) og forskrifter, ledelsesordrer;
• ukorrekt overførsel af sager ved afskedigelse;
• begå lovovertrædelser på arbejdspladsen, herunder dem, der resulterer i skade på ejendom eller virksomhedens omdømme (især afsløring af forretningshemmeligheder og andre former for fortrolige oplysninger).

En moderne udbudsspecialist er en meget nyttig person, hvis arbejde er nødvendigt i absolut enhver virksomhed. Det giver mulighed for at deltage i udbud så vellykket som muligt, at glæde sig derefter og komme længere og længere. Det er værd at bemærke, at arbejdet for en sådan medarbejder er ret komplekst, såvel som ekstremt ansvarligt. Fordelen er, at den er efterspurgt specialist i fjernarbejde.

En specialist inden for dette område skal have omfattende viden, og det vil også være nyttigt at have stor erfaring inden for dette aktivitetsområde. Denne professionelles fiasko vil utvivlsomt være et ret tungt slag for enhver virksomhed, da dette er tabt fortjeneste såvel som spildte penge og kræfter. Desuden kan systematiske overtrædelser af de pålagte forpligtelser føre til, at organisationen ikke længere har mulighed for at deltage i.

Ansvar for en udbudsspecialist

Jobbeskrivelse af specialist i udbud og elektronisk handel forudsætter, at medarbejderen nødvendigvis udelukkende skal have en videregående uddannelse. Udnævnelse til og afskedigelse fra denne stilling sker udelukkende efter ordre fra selskabets generaldirektør. Taler om sådan en faktor som en udbudsspecialists ansvar, kan du bemærke:

Overvågning af internetsider, handelsplatforme samt kommercielle og offentlige udbud og konkurrencer;

Vurdering af den overordnede økonomiske gennemførlighed af at deltage i visse . Baseret på de opnåede resultater er det nødvendigt at udarbejde materialer beregnet til at træffe beslutninger vedrørende deltagelse i handelsprocesser;

En vigtig en er anmodet om, dens grundlæggende krav er nøje studeret. Om nødvendigt kan du anmode om forklaringer, samt tage højde for alle ændringer i hovedudbudsmaterialet;

Hurtig udarbejdelse af de nødvendige papirer;

Det er vigtigt at interagere med ledere såvel som ledende afdelingschefer om de generelle detaljer og dannelsen af ​​produktomkostninger;

Analyse af den tekniske del af modtagne ansøgninger for fuld overensstemmelse med moderne gældende lovgivning;

Konkurrenceansøgninger behandles;

Det er forpligtet til at korrespondere og forhandle med dem, der er involveret i at arrangere konkurrencer;

Flere projekter bør udføres samtidigt;

Alle nødvendige oplysninger vedrørende leveringsbetingelser og certifikater skal gives rettidigt.

Derudover beskæftiger en moderne udbudsspecialist sig på professionelt niveau med projekter, der er produceret udelukkende i virksomhedens interesse. Du skal også deltage i søgningen, tilrettelæggelsen og gennemførelsen af ​​forskellige udbudshandelsprocesser.

Funktioner i jobbeskrivelsen

Alle moderne ret store virksomheder, der køber varer på markedet så organiseret som muligt, samt populære tjenester, gør en seriøs indsats for at udvælge tilbud, der er optimale med hensyn til pris og kvalitet. Essensen af ​​sådanne aktiviteter er strengt reguleret af særlige regler om den generelle organisation.

Udbudsspecialist jobbeskrivelse, udvikler muligheder vedrørende accept af et bestemt tilbud:

Åbne handelsprocesser;

anmoder, dvs. forslag;

Auktioner gennemført på internettet med det formål at sænke priserne.

De enkleste instruktioner er normalt udelukkende lavet til den nyeste type. Hovedformålet med handelen er et udelukkende standardiseret produkt, dets overordnede kvalitet bestemmes af kravene i GOST. Hvad angår konkurrencen, vedrører det kun omkostningerne. Vinderen af ​​tilbuddet er normalt den leverandør, der tilbød den laveste pris inden for den tildelte periode. Alle sådanne processer er normalt reguleret af en professionel udbudsansvarlig.

Hvis du ønsker at finde et job inden for dette speciale, bør du udfylde jobansøgningen korrekt. Eksempel på CV for udbudsspecialist afspejler alt, der kræver opmærksomhed.

Behov for udbudsspecialister

Udbudsspecialist er et relativt ungt erhverv, der er blevet ret efterspurgt og populært på grund af fremkomsten og udviklingen af ​​moderne elektroniske auktioner. Uden denne fagmands arbejde vil ingen virksomhed fuldt ud kunne deltage i et rentabelt udbud.

Denne medarbejders arbejde er nyttigt og meget nødvendigt. Dette er en specialist, der har en direkte indflydelse på virksomhedens overordnede udvikling. Arbejde af denne art er ansvarligt, komplekst, det kræver visse færdigheder, omfattende viden samt seriøs salgserfaring. Netop derfor udbudsspecialist CV overvejes så nøje som muligt.

04.05.2019

JOB BESKRIVELSE

UDBUDSSPECIALIST

1. ALMINDELIGE BESTEMMELSER

1.1. En udbudsspecialist er klassificeret som en specialist.

1.2. En person med en videregående faglig uddannelse ansættes i stillingen som udbudsspecialist.

1.3. En udbudsspecialist udpeges til stillingen og afskediges fra den efter ordre fra organisationens generaldirektør.

1.4. Udbudsspecialisten bør vide:

§ Føderale love og andre lovgivningsmæssige normative handlinger, metodologiske materialer om deltagelse i udbud;

§ Grundlæggende principper og metoder til at fremme de produkter, der præsenteres på de kommunale og budgetmæssige markeder;

§ Specifikt for produktfremme på det kommercielle marked;

§ Platforme til afholdelse af udbud, åbent udbud, elektroniske auktioner;

§ Regler for besvarelse af anmodninger om tilbud og forslag

§ Metoder til at arbejde med medierne;

§ Grundlæggende teknologiske og designmæssige egenskaber og forbrugeregenskaber ved solgte produkter;

§ Grundlæggende om prisfastsættelse og prispolitik;

§ Betingelser for levering, opbevaring og transport af produkter;

§ metoder til organisering af regnskab og rapportering om implementering af salgsplaner og salg af produkter;

§ Proceduren for tilvejebringelse af organisatoriske, administrative og andre dokumenter til deltagelse i konkurrencer;

§ Interne arbejdsbestemmelser;

§ Arbejdsbeskyttelsesregler og forskrifter;

§ Etik i forretningskommunikation.

1.5. Udbudsspecialisten vejledes i sine aktiviteter af denne jobbeskrivelse.

1.6. Tilbudsspecialisten refererer direkte til generaldirektøren.

1.7. Under tilbudsspecialistens fravær udføres hans opgaver af en person, der er udpeget efter ordre fra generaldirektøren. Denne person erhverver de tilsvarende rettigheder og bærer ansvaret i overensstemmelse med disse instruktioner.

ARBEJDSANSVAR

1.8. Overvåg specialiserede websteder, handelsplatforme for annoncering af offentlige og kommercielle åbne konkurrencer, udbud og elektroniske auktioner.

1.9. Vurdere den økonomiske gennemførlighed af deltagelse i udbud, og ud fra resultaterne udarbejde information og materiale til at træffe beslutning om deltagelse i udbud.

1.10. Anmod om det nødvendige udbudsmateriale og undersøg dets krav. Anmod om nødvendigt afklaring og tag hensyn til ændringer i udbudsmaterialet.

1.11. Forbered omgående en komplet pakke med dokumenter.

1.12. Interager med ledere og afdelingsledere om specifikationerne og priserne for de tilbudte produkter og den tekniske del af applikationer.

1.13. Analyser den tekniske del af ansøgninger for overholdelse af gældende lovgivning (FZ-94).

1.14. Forbered konkurrencedygtige ansøgninger.

1.15. Foretage forhandlinger og korrespondance med konkurrencearrangører.

1.16. Gennemføre flere projekter samtidigt.

1.17. Giv rettidigt alle nødvendige oplysninger om leveringsbetingelser, garantier, certifikater.

1.18. Indgå aftaler og kontrakter.

1.19. Hvis det er nødvendigt, deltage i auktioner på vegne af virksomheden, under procedurerne for åbning af tilbud, udarbejde klager til FAS Rusland og dets territoriale organer, repræsentere virksomhedens interesser, når de behandler disse klager.

1,20. Spor om nødvendigt tilbagebetalingen af ​​midler, der er bidraget som sikkerhed for ansøgninger.

1.21. Vedligehold etableret rapportering.

Udbudsspecialisten har ret til:

2.1. Anmode cheferne for virksomhedens strukturelle afdelinger, specialister og andre medarbejdere om oplysninger og dokumenter, der er nødvendige for at udføre hans arbejdsopgaver.

2.2. Repræsenter om nødvendigt organisationen i forhold til andre organisationer for hurtigt at løse problemer med produktion og økonomisk aktivitet inden for dens kompetence.

4. ANSVAR

4.1 For manglende opfyldelse eller ukorrekt udførelse af deres pligter i denne vejledning - i overensstemmelse med gældende arbejdslovgivning.

4.2.For lovovertrædelser begået i løbet af dens aktiviteter - i overensstemmelse med gældende civil-, administrativ og strafferetlig lovgivning.

4.3 For at forårsage materiel skade - i overensstemmelse med gældende lovgivning.

5. ANDRE BETINGELSER

5.1. Denne stillingsbeskrivelse meddeles Tilbudsspecialisten mod underskrift. Én kopi af instruktionerne opbevares i medarbejderens personmappe.

Jeg har læst instruktionerne

og jeg forpligter mig til at opfylde: ______________________________________________________

Udbudsafdelingen er et effektivt værktøj til udbudssalg, især i en ustabil økonomisk situation. Derudover står enhver virksomhed før eller siden over for behovet for at udvide mulighederne for at markedsføre sine produkter/tjenester. Et effektivt værktøj til at udvide salgskanaler er udvikling af udbud. Deltagelse i udbud og, i tilfælde af sejr, indgåelse af kontrakter med offentlige og kommercielle leverandører.

Udviklingen af ​​udbudsretningen og udbudsafdelingen er især relevant i krisetider, hvor kommercielle virksomheder reducerer deres budgetter markant eller helt nægter at indgå kontrakter på en række ikke-vitale områder. Staten køber, selv under en krise, og vil fortsætte med at købe værker, varer og tjenesteydelser, der er nødvendige for hele landets normale funktion. Derudover er regeringen en pålidelig kunde, der betaler regningerne.

Udbudsafdeling: opgaver

Udbudsafdelingens hovedopgaver, der er værd at fremhæve, er:
sikring af virksomhedens deltagelse i udbud
deltagelse i at skabe og vedligeholde virksomhedens image
tiltrække nye kontrakter gennem udbudssystemet og tiltrække nye kunder, samt fastholde / returnere gamle kunder

En forudsætning for effektive aktiviteter i denne retning er oprettelsen af ​​en udbudsafdeling med kvalificerede specialister motiveret til at opnå resultater. Dette vil blive diskuteret i artiklen.

Typisk organisationsstruktur for udbudsafdelingen

Lad os se på den typiske struktur for udbudsafdelingen. Lad mig tage et forbehold med det samme, at den struktur, vi vil overveje, er typisk. I store virksomheder kan ansvaret tildeles en individuel specialist, i små virksomheder kan hele udbudsafdelingens ansvar omfordeles mellem en eller to medarbejdere.
Leder af Udbudsafdelingen
Souschef / chefspecialist
Manager /
Assisterende leder/sekretær

Kommandokæden ser sådan ud:

Ansvarsfordeling af udbudsafdelingens medarbejdere og standard jobbeskrivelser

En af de standardfejl, der begås ved oprettelse og udvikling af et udbudsområde, er omfordeling af funktioner og ansvar for udarbejdelse af udbud blandt specialister, der ikke tidligere har beskæftiget sig med dette og ikke har tilstrækkelig viden på området.

Eksempelvis får en advokat udover hovedfunktionerne også udvikling af udbudsområder. Dette er muligvis ikke en advokat; i nogle virksomheder er funktionerne med at udarbejde tilbud overdraget til en sekretær, assisterende leder eller revisor. Dette er en ineffektiv tilgang, som i sidste ende påvirker resultaterne af arbejdet i udbud.

For effektivt at deltage i udbud kræves viden på området samt erfaring. Den mest rationelle og effektive tilgang er at oprette en udbudsafdeling, som i den indledende fase kan bestå af én specialist. Men denne specialist skal være uddannet inden for udbudsområdet og have relevant praktisk erfaring. Udbudsafdelingens aktiviteter bør kun sigte mod at nå ét mål: virksomhedens effektive deltagelse i udbud og opnåelse af nye kontrakter til virksomheden gennem tilbudssystemet.

Ansvarsfordelingen inden for udbudsafdelingen, som vi vil overveje sammen med dig, er også typisk og kan variere i en bestemt organisation.

Leder af udbudsafdelingen:
2.1. Overvåger udbudsbekendtgørelser i forskellige kilder.
2.2. Koordinerer deltagelse i udbud med virksomhedens direktør eller afdelingschefer, baseret på de særlige forhold i afdelingernes aktiviteter.
2.3. Analyserer konkurrenters deltagelse i udbud og giver information til afdelingsledelsen, der er nødvendig for dannelsen af ​​økonomiske forslag.
2.4. Tager sammen med juridisk afdeling med til at udarbejde anmodninger om afklaring af indkøbsdokumentation;
2.5. Besvarer aktuelle spørgsmål vedrørende udarbejdelse af dokumentation for deltagelse i udbud for repræsentanter for afdelinger og udbudsarrangører.
2.6. Planlægger afdelingsansattes aktiviteter.
2.7. Styrer udarbejdelsen af ​​forslag (økonomiske og tekniske) til udbud, overslag og arbejdsplaner af Selskabets specialister og fastsætter fristerne for levering af dokumentation fra Selskabets specialister, udpeget af afdelingsledere, til udbudsafdelingen;
2.8. Fører tilsyn med afdelingsansattes udarbejdelse af pakker med dokumenter til udbud.
2.9. Deltager i udfyldelse af dokumentformularer i henhold til indkøbsdokumentation;
2.10. Udarbejder en pakke af dokumenter til strategisk vigtige udbud i overensstemmelse med kravene til indkøbsdokumentation.
2.11. Kontrollerer indsendelse af dokumenter til tilbud;
2.12. Udarbejder indberetningsdokumentation og afleverer den til virksomhedens direktør.
2.13. I tilfælde af at vinde udbuddet, giver de nødvendige oplysninger for indgåelse af en kontrakt til virksomhedens medarbejdere. Ansvaret for ændringer i kalenderplaner, tekniske forslag osv., der er nødvendige for at indgå en kontrakt, påhviler specialisterne fra de afdelinger, der vandt auktionen.
2.14. Informerer juridisk afdeling om behovet for at udstede bankgarantier og fristerne for indsendelse af dokumenter.
2.15. Giver oplysninger til regnskabsafdelingen nødvendige for at betale for sikkerheden ved ansøgninger om deltagelse i udbud og oplysning om frister for afgivelse af betalingsordrer til udbudsafdelingen.
2.16. Overvåger ændringer i Lovgivning, de juridiske rammer for udarbejdelse af udbudsmateriale, offentlige indkøb og gør afdelingens medarbejdere bekendt med disse oplysninger.
2.17. Styrer underordnedes aktiviteter, træffer foranstaltninger for at sikre deres overholdelse af interne arbejdsbestemmelser.
2.18. Præsenterer forslag til belønninger eller sanktioner for afdelingsansatte og hjælper med at forbedre deres kvalifikationer.

Nå, nu vil vi se på de typiske ansvarsområder for en udbudsspecialist.

Udbudsspecialist:
2.1. Deltager i overvågning af udbudsbekendtgørelser i forskellige kilder
2.2. Besvarer aktuelle spørgsmål vedrørende udarbejdelse af dokumentation for deltagelse i udbud for repræsentanter for afdelinger og udbudsarrangører.
2.3. Udarbejder en pakke af dokumenter i overensstemmelse med kravene i udbudsmaterialet:
 udarbejder forslag (økonomiske og tekniske) leveret af afdelingsspecialister i overensstemmelse med dokumentationsstandarder;
 anmoder regnskabsafdelingen om økonomiske data og dokumenter vedrørende virksomheden;
 anmoder om (afhængigt af kravene i indkøbsdokumentationen) certifikater fra forskellige offentlige myndigheder som led i udarbejdelsen af ​​udbudsdokumenter inden for dets ansvarsområde;
 på vegne af afdelingslederen udfylder dokumentformularer i henhold til indkøbsdokumentationen;
 på vegne af afdelingslederen indsamler dokumenter (grundlagsdokumenter, licenser, eksamensbeviser, specialistcertifikater, kopier af kontrakter, retsakter osv.)
 scanner og fotokopierer de dokumenter, der er nødvendige for at udarbejde en udbudsansøgning.
 organiserer notarisering af dokumenter, der er nødvendige for at udarbejde en pakke af dokumenter til udbuddet
2.4. Udbudsspecialisten udarbejder en pakke af dokumenter, der indgår i udbudsansøgningen på den måde, som indkøbsarrangøren bestemmer og i overensstemmelse med dokumentationskravene.
2.5. Organiserer fremsendelse af dokumenter til udbud og overvåger deres modtagelse af kunder;
2.6. I tilfælde af produktionsnødvendighed, udfører kurerfunktioner.
2.7. Strukturerer information om handel på elektroniske og papirmedier.
2.8. Udfærdiger på vegne af afdelingslederen breve, anmodninger og andre dokumenter.
2.9. Forbereder svar på breve og henvendelser inden for sit kompetenceområde
2.10. Udføre instrukser fra afdelingslederen inden for hans kompetenceområde.

Udbudsafdeling og procesledelse

Lederen (lederen) af udbudsafdelingen styrer processen, udfører planlægning, overvågning, kontrol, analyse og træffer ledelsesbeslutninger. I forskellige virksomheder kan udbudsarbejdet og ledelsesprocessen tilrettelægges på forskellige måder. Men vi vil overveje standardmuligheden, når funktionerne til at lede udbudsafdelingen udføres af lederen af ​​udbudsafdelingen.

Udbudschefen planlægger processens fremdrift i overensstemmelse med antallet af aftalte tilbud ved hjælp af følgende informationer:
oplysninger om annoncerede udbud,
krav fra indkøbsarrangøren, som er fastsat i indkøbsdokumentationen,
oplysninger om resultaterne af deltagelse i auktionen

Lederen af ​​udbudsafdelingen registrerer planlægningsresultaterne i afdelingens interne dokumenter. I praksis kan du planlægge udarbejdelse af tilbud ved hjælp af Excel. Det vil sige at føre en tabel med oplysninger om kunden, købsemne, startpris (maksimums)pris, deltagerpris, frist for accept af dokumenter, frister for opsummering af resultater og andre oplysninger, der kan være nyttige i arbejdet. Denne tabel kan bruges til rapportering til ledelsen.

Som et alternativ til denne mulighed kan rapportering udføres i specialiserede tjenester og programmer.

Udbudsafdelingen og dens arbejdsteknologi

Lad os se på udbudsafdelingens arbejdsproces i leverandørens virksomhed og samspillet i virksomheden.

Udbudsarbejdet starter med at indhente oplysninger om igangværende udbud i overensstemmelse med data om behovet for levering af ydelser modtaget fra virksomhedens ledelse. Det vil sige, at en udbudsspecialist eller lederen af ​​udbudsafdelingen først finder tilbud under hensyntagen til udvælgelseskriterierne: pris, region, udbudsemne eller anden information, der kommer fra virksomhedens ledelse.

Processen afsluttes under følgende betingelser:
indhentning af information om handelsresultater
formidling af information til interessenter i virksomheden.

Oplysninger om resultaterne offentliggøres i Unified Information System, eller hvis der er tale om et kommercielt udbud, kan oplysningerne modtages mundtligt fra kunden eller fra kundens hjemmeside. Dernæst sendes den modtagne information til den relevante afdeling gennem CRM-systemet, enten via e-mail eller mundtligt. I tilfælde af vinding sendes der yderligere oplysninger om datoen for offentliggørelsen af ​​budresultaterne, størrelsen af ​​kontraktsikkerheden og tidspunktet for kontrakten. Dernæst er den specialist, der er ansvarlig for at indgå kontrakten, engageret i at udstede en bankgaranti og indgå kontrakten. I praksis er funktionerne med at indgå kontrakter ofte overdraget til en virksomhedsadvokat eller en specialist i udbudsafdelingen. Hvis en specialist fra udbudsafdelingen er involveret i indgåelse af kontrakter, afsluttes processen i det øjeblik, kontrakten indgås med kunden.

Nødvendige betingelser for videreførelse af udbudsafdelingens forretningsproces er rettidig godkendelse af deltagelse i udbud med ledelsen, som omfatter primær udvælgelse, sekundær udvælgelse og endelig udvælgelse af tilbud. I den indledende udvælgelsesfase udvælger lederen tilbud under hensyntagen til kriterierne pris, region og købsemne. Under den sekundære udvælgelse analyseres udvalgte indkøb af lederen af ​​udbudsafdelingen og lederne af relevante afdelinger for gennemførligheden af ​​deltagelse. Kriterierne for evaluering af ansøgningen analyseres, muligheden for deltagelse bestemmes under hensyntagen til rejseudgifter og under hensyntagen til konkurrenternes mulige reduktion af priserne.

På den sidste fase analyserer specialister fra den relevante afdeling de tekniske krav til købet og deadlines. Lederen af ​​udbudsafdelingen analyserer kundens tidligere køb for lignende køb, analyserer konkurrenternes priser og beregner en prognose for en eventuel prisnedsættelse. Under hensyntagen til disse faktorer træffer ledelsen af ​​den relevante afdeling og om nødvendigt virksomhedens ledelse en endelig beslutning om, hvorvidt det er tilrådeligt at deltage i auktionen.

Udbudsafdelingen: hovedstadier og arbejdsprincipper

Fra et strukturelt synspunkt er udbudsarbejde et system af sekventielle handlinger, der sigter mod at tilfredsstille virksomhedens forudbestemte krav og behov, herunder begrænsninger af timing, omkostninger, ressourcer, under hensyntagen til arten og de særlige forhold ved arbejdet for en specifik ydelse.

Hovedstadier i processen

• Overvågning af udbudsbekendtgørelser i forskellige kilder.
• Koordinering med virksomhedens ledere, afdelingsledere for deltagelse i udbud i overensstemmelse med virksomhedens politik og detaljerne i afdelingernes aktiviteter.
• Planlægning af udarbejdelse af dokumentation for deltagelse i udbud i henhold til fristerne for indsendelse af bilag.
• Dannelse af en pakke med dokumentation i overensstemmelse med kravene og på den måde, som er fastsat af auktionsarrangørerne.
• Kontrol af dokumentation for overholdelse af krav.
• Rettelse af dokumentation evt.
• Kontroller, at der er foretaget rettelser, inden du indsender dokumentationen.
• Klargøring af pakken til forsendelse og afsendelse af dokumentation.
• Kontrol med fremsendelse af dokumentation til auktionsarrangører.
• Overvågning af resultaterne af deltagelse i udbud.
• Formidling af information om handelsresultater til interesserede parter i virksomheden.

Grundlæggende principper for udførelse af tilbudsarbejde:
Systematik– arbejdet tilrettelægges og udføres i overensstemmelse med virksomhedens interne dokumentationsstandarder og under hensyntagen til hele dokumentationskravene.
Sekvens - planlægning og udførelse af arbejde sker i en streng rækkefølge, hvor efterfølgende opgaver bruger resultaterne af tidligere.
Relevans– arbejdet skal overholde aktuelle tendenser og krav i indkøbsdokumentation og lovgivning.
Effektivitet– ethvert arbejde har til formål at opnå et bestemt resultat, som igen er en obligatorisk del af det endelige resultat.
Fortrolighed– alt materiale modtaget inden for virksomheden som en del af arbejdet, alle mellem- og slutresultater i ethvert præsentationsformat er virksomhedens ejendom, og deres distribution eller videre anvendelse i nogen form er ikke tilladt uden særlig tilladelse.

Bemærk: I tilfælde, hvor du har mistanke om integriteten af ​​udbudsarrangørens medarbejdere, fx når der er grund til at tro, at fortrolige oplysninger med dit prisforslag kan blive videregivet til andre udbudsdeltagere, anbefaler vi, at du sørger for, at forslag leveres. i sidste øjeblik. I sidste øjeblik betyder det, at man indsender en ansøgning et par timer før fristen for at modtage ansøgninger, eller at man sender en ansøgning direkte ved kuvertåbningen.

Kilder til information, der bruges ved levering af tjenester

• indledende information modtaget fra Udbudsarrangørerne (annoncering på hjemmesiden, meddelelse om ændringer i udbudsbetingelser; dokumentation for deltagelse i udbud, indkøbsplan, gennemgang og evalueringsprotokol)
• indledende information modtaget fra kunden (afhængigt af betingelserne for indkøbsdokumentationen: metode, metodologi, koncept, teknisk forslag, liste over specialister, information om erfaring, kalenderplan, økonomisk forslag)
• egen informationsbase (prøver af firmadokumenter, formularer)

Udbudsarbejde og dokumentation af resultater

Dokumentation af arbejdet med at udarbejde tilbudsgivers dokumentation og dens resultater udføres ved brug af standarddokumentskabeloner (rapportformat). En virksomhed kan bruge en formular som rapporteringsdokument, for eksempel udarbejdet i Excel. Ligeledes kan oplysninger om udarbejdede udbud og resultaterne af udbudsafdelingens arbejde registreres i CRM-systemet eller andre specialiserede programmer eller tjenester, for eksempel i TenderPlan-tjenesten.

Betaling og motivationssystem

De mest populære betalingssystemer inden for udbud er som følger:
1) betaling for resultater
2) fast betaling

I det første tilfælde motiverer virksomheden tilbudsafdelingens medarbejdere til at opnå resultater, dvs. opnå nye kontrakter for virksomheden. I det andet tilfælde er en sådan motivation praktisk talt fraværende.

Mulige variationer af "Betal for resultater"-systemet:
1. Løn + procentdel af vundne tilbud
2. Løn + fast bonus baseret på præstationsresultater
3. Procentdel af vundne tilbud
4. Betaling for hver godkendt ansøgning.
De mest almindelige betalingsmuligheder for ansat udbudsspecialister er 1 og 2, for fjernspecialister mulighed 3 og 4. Variationer er også mulige, for eksempel når en freelancer kun forbereder den første del af en ansøgning til en auktion, og hvis ansøgningen til første del imødekommes, modtager en fast lønudbetaling. Anden del af ansøgningen udarbejdes af kundens specialister, som modtager en løn og en procentdel af vundne udbud eller en løn og en fast bonus.
Den utvivlsomme fordel ved dette aflønningssystem er motivationen for det endelige resultat. Renter og resultater med et sådant aflønningssystem er højere end med en fast betaling. Forudsat, naturligvis, at lønnen ikke er mager, men markedsmæssigt.

Nu vil vi overveje muligheder for en fast betaling:
1. Fast løn
2. Fast betaling for hver udarbejdet ansøgning
I den første mulighed er forskellige variationer også mulige, for eksempel når betaling for overarbejde tillægges lønnen. I de tilfælde, hvor mængden af ​​udarbejdede udbudsansøgninger er stor, og der er stor behandling, kan størrelsen af ​​betalingen for behandlingen også være betydelig.

Udbudsstøtte fordele og ulemper

Virksomheder og iværksættere, der netop er på vej ind på markedet for offentlige indkøb, begår en almindelig fejl. Alle udbudsaktiviteter i virksomheden er helt outsourcet til en virksomhed, der yder support på udbudsområdet. Den største og væsentligste fejl er, at ingen anden virksomhed end din og ingen anden specialist end din medarbejder vil være så interesseret i resultatet.

Første minus At tiltrække et outsourcingfirma til udbud er:
- svag interesse for resultatet af den medarbejder, der skal udarbejde ansøgningen for dig. Selvom du betaler et ordentligt honorar til et outsourcingfirma, vil det højst sandsynligt ikke have den store betydning for betalingen af ​​den konkrete medarbejder, som skal udarbejde din ansøgning.
Andet minus Dette er ikke altid et højt niveau af læse- og skrivefærdigheder inden for dit fagområde for de medarbejdere i outsourcing-virksomheden, som vil udarbejde ansøgningen.
Tredje minus Dette er en svag kontrol over medarbejdernes aktiviteter, der udarbejder udbudsansøgninger. Du kan ikke altid vide og forstå præcist, om en medarbejder i en outsourcingvirksomhed arbejder på dit udbud, og på hvilket stadie projektet er.

Som et resultat, efter at have betalt ordentlige penge for arbejdet, kan du ende i en situation, hvor der ikke er interesse for resultatet af arbejdet, udøveren ikke er særlig professionel i dit fag, og der er mangel på kontrol.

Derfor kan det stærkt ikke anbefales at outsource alle udbudsområder. Det er muligt og nødvendigt at tiltrække outsourcingvirksomheder til at støtte udbud og freelancere, men du behøver kun at uddelegere nogle af opgaverne og styre processen med at udarbejde ansøgninger.

Det vil sige, at vi har brug for en udbudsspecialist i virksomheden, som ville være motiveret for at opnå resultater i udbud, udføre nogle af funktionerne selv og uddelegere andre. For eksempel kan forberedelsen af ​​de første dele af auktioner uddelegeres til et tilbudsstøttefirma eller en freelancer. Det vigtigste er, at specialister har tilstrækkelig praktisk erfaring med dit emne.

Det anbefales stærkt ikke at uddelegere funktionerne til at søge efter tilbud, da for at vælge virkelig lovende og interessante indkøb i dit område, skal du have en dyb forståelse af dette emne og være i stand til at analysere og beregne mulighederne for deltagelse. En specialist, der ikke forstår dit emne, vil ikke være i stand til at gøre dette effektivt.

Den største fordel ved at ansætte en freelancer eller et tilbudssupportfirma er reduktionen i tid til rutineoperationer. Den sparede tid kan bruges mere effektivt til at opnå bedre resultater. Brug for eksempel mere tid på analyser. Det er også muligt at øge antallet af behandlede og udarbejdede tilbud.