Contoh penolakan seminar. Bagaimana untuk menulis surat mengenai penolakan perkhidmatan

Sebagai peraturan, cadangan komersial adalah peringkat pertama rundingan: pelanggan belum lagi memutuskan siapa sebenarnya yang akan dia bekerjasama, pembekal atau kontraktor sedang menunggu keputusannya dan cuba menarik perhatian kepada diri mereka sendiri. Cadangan komersial dihantar dalam berpuluh-puluh - ini adalah peluang untuk menunjukkan diri anda dalam cahaya yang terbaik, menerangkan semua keupayaan anda dan mencipta kesan yang baik pada bakal rakan kongsi. Sebaik sahaja keputusan dibuat, semua cadangan yang diterima dihantar ke folder dengan kenalan yang menjanjikan sekiranya anda perlu menukar kontraktor - dan dalam situasi ini adalah penting untuk merangka surat penolakan dengan betul, mengekalkan kemungkinan permohonan semula.

Etika penolakan

Dalam surat penolakan, adalah penting untuk menunjukkan rasa hormat kepada lawan bicara - tawarannya layak, dia menghabiskan masa membincangkan butiran, walaupun ia tidak menghasilkan kesimpulan perjanjian, dan mengharapkan keputusan daripada anda, walaupun negatif satu.

Penolakan dikeluarkan pada kepala surat syarikat dalam bentuk elektronik atau kertas, bergantung pada keadaan. Piawaian komunikasi perniagaan memerlukan topik yang ditetapkan adalah neutral, tanpa negatif - frasa "Respons kepada cadangan anda", "Perihal kerjasama", "Perihal kerja" adalah sesuai. Pilih topik yang digunakan oleh penerima dalam suratnya. Tidak dinasihatkan untuk menggunakan subjek respons automatik untuk e-mel, contohnya, "RE: Cadangan komersial", supaya tidak menimbulkan perasaan tidak mempedulikan penerima.

Tidak ada yang baru dalam menangani lawan bicara untuk surat semacam ini - dinasihatkan untuk menggunakan nama patronimik, jika anda mengenalinya, dengan penambahan perkataan "Sayang". Pada penghujung mesej terdapat tanda seru atau , bergantung pada piawaian pemformatan surat syarikat anda. Satu lagi elemen penting dalam penolakan bertulis ialah rujukan kepada tawaran yang anda terima dan yang sebenarnya anda tolak. Adalah lebih baik untuk memasukkan pautan pada permulaan surat, sejurus selepas permintaan - "Sebagai tindak balas kepada permintaan anda bertarikh 6.08.12...", "Untuk tawaran komersial bertarikh 9 Mei...".

Adalah penting untuk menyatakan kekesalan terhadap penolakan itu. Jika dokumen atau bahan maklumat dilampirkan pada surat tawaran komersial, nyatakan bahawa anda menerimanya dan telah membacanya - sebagai contoh, “Terima kasih atas pembentangan terperinci, pakar kami telah membaca maklumat yang diberikan, tetapi, malangnya, kami terpaksa tolak jasa awak." Pastikan anda memasukkan sebab penolakan jika anda diberi kuasa untuk berbuat demikian - contohnya, jika cadangan tidak memenuhi terma dan syarat. Pilihan tawaran yang lebih berfaedah secara tradisinya tidak disuarakan sebagai alasan untuk penolakan.

Sebelum membuat perjanjian, pihak-pihak dalam perjanjian membincangkan terma-termanya dan jumlah transaksi. Seterusnya, pihak-pihak perlu menandatangani perjanjian tersebut. Dan di sini banyak pilihan untuk pembangunan acara adalah mungkin. Bermula daripada menandatangani segera teks sedia, standard, kepada rundingan panjang dan perbincangan setiap item individu. Pada peringkat ini, ia tidak biasa untuk menolak untuk menyimpulkan kontrak utama. Undang-undang membenarkan anda melakukan ini, tetapi terdapat ciri yang harus diambil kira untuk melindungi kepentingan anda sendiri secara maksimum dalam situasi ini.

Arahan

Pertama sekali, anda perlu meneruskan dari syarat-syarat sebelum menandatangani. Jika perjanjian awal tidak dibuat, dan anda tidak bertanggungjawab untuk menandatangani kontrak utama, dan tiada jumlah wang dipindahkan sebagai pendahuluan atau, anda boleh menolak untuk membuat perjanjian dengan selamat. Dalam kes ini, anda belum lagi memasuki kewajipan kontrak, dan oleh itu anda mungkin tidak menjelaskan sebab penolakan anda. Tetapi jika ini tidak berlaku, anda perlu mengambil beberapa tindakan yang bertujuan untuk melindungi kepentingan anda.

Selalunya terdapat kes apabila, sebelum menandatangani kontrak utama, pihak-pihak menandatangani kontrak awal. Pada asasnya, secara sukarela memberi komitmen kepada kontrak masa depan. Tetapi walaupun dalam kes ini, terdapat kemungkinan untuk menyelesaikan transaksi. Di sini anda memerlukan alasan yang kukuh untuk langkah dan penyediaan undang-undang sedemikian yang akan membolehkan anda mempertahankan kedudukan anda di mahkamah, kerana penolakan unilateral dalam kes ini adalah mustahil. Jika tidak, lawan anda akan dapat memaksa anda untuk menandatangani yang utama melalui gelanggang. Untuk mewajarkan penolakan itu, anda perlu memberikan bukti pelanggaran syarat perjanjian awal atau ketidakpatuhan peraturan untuk merangka perjanjian.
Juga, perhatikan tarikh. Tempoh sah perjanjian sedemikian mesti ditunjukkan dalam teks. Sekiranya tiada arahan langsung mengikut Perkara 429 Ch. 11 Kanun Sivil Persekutuan Rusia, satu tahun diperuntukkan untuk menyimpulkan perjanjian utama dari tarikh kesimpulan perjanjian awal. Jika ia tidak disimpulkan sebelum akhir tempoh ini, maka kewajipan yang dipikul oleh para pihak terlebih dahulu

Surat penolakan adalah bahagian penting dalam surat-menyurat perniagaan, walaupun bukan yang paling menyenangkan. Walau bagaimanapun, dalam satu atau lain cara, dalam surat-menyurat perniagaan kami sentiasa menghadapi situasi apabila perlu untuk mengatakan "tidak". Terdapat pelbagai sebab untuk penolakan: mereka boleh menjadi objektif dan subjektif.

Kesukaran menyediakan surat penolakan timbul apabila:

adalah perlu untuk menolak penerima yang "menarik" atas beberapa sebab objektif;
Ia tidak menyenangkan untuk menolak;
Adalah penting untuk mengekalkan lokasi dan kesetiaan penerima.

Bagaimana untuk menulis surat penolakan dengan sopan dan betul, supaya anda tidak mengalami penyesalan, dan penerima tidak memadamkan anda dari ingatannya selama-lamanya?

Pertama, ambil pendirian bahawa mengatakan tidak kepada seseorang hanyalah sebahagian daripada dialog perniagaan yang membina. Setiap peserta dalam dialog ini mengejar matlamat dan minat mereka sendiri, yang, atas beberapa sebab, mungkin tidak selalunya bertepatan. Oleh itu, penolakan adalah amalan biasa dalam dunia perniagaan, yang anda perlu belajar untuk bekerja dengan cekap.

Kedua, menolak dengan bijak. Penolakan yang cekap adalah penolakan yang betul. Tunjukkan bahawa anda menghormati dan memahami kedudukan penerima, tetapi, seperti yang mereka katakan, baju anda lebih dekat dengan badan anda.

Dalam artikel ini anda akan mempelajari 9 rahsia, cara menulis penolakan yang betul.

Jadi, cara surat penolakan adalah mengelak, supaya tidak menyinggung perasaan penerima. Pertama, anda memberi alasan untuk penolakan supaya pembaca memahami aliran pemikiran anda, dan pada akhirnya anda memaklumkan tentang keputusan yang dibuat.

Tetapi mari kita mengambil perkara dengan teratur. Agar penolakan itu berbunyi sebetul mungkin kepada penerima, anda harus mematuhi skema berikut untuk menulis penolakan:

1. Mulakan surat dengan alamat peribadi kepada penerima.

"Hello, sayang Ivan Stepanovich!"

"Sayang Maria Sergeevna!"

2. Terima kasih kepada penerima atas maklum balas mereka terhadap cadangan anda:

“Kami menghargai peluang yang anda temui dengan memberikan kami cadangan perniagaan!”

“Terima kasih kerana menjawab cadangan kami”

“Terima kasih kerana menghantar resume anda kepada kami.”

3. Tetapkan konteks. Ini sepatutnya merupakan ulasan neutral yang memberikan maklumat tentang subjek surat itu. Seharusnya tiada petunjuk jawapan akhir dalam bahagian ini.

“Kami memaklumkan kepada anda tentang keputusan suruhanjaya pakar berkenaan permohonan anda untuk mendapatkan geran untuk menganjurkan pusat latihan Internet jauh...”

Syukur dan konteks surat boleh digabungkan menjadi satu blok:

“Terima kasih kerana menghantar permohonan anda untuk mendapatkan geran untuk menganjurkan pusat latihan Internet terpencil dan memaklumkan anda tentang keputusan suruhanjaya pakar...”

4. Tunjukkan kepada penerima bahawa anda telah membaca perkara yang anda enggankan. Surat penolakan hendaklah mengandungi fakta dan perkataan yang boleh dikenali oleh penerima. Tidak ada yang lebih menyakitkan daripada penolakan biasa kepada semua peserta senarai mel. Ramai orang berhenti menjawab cadangan apabila mereka merasakan projek mereka (resume, cadangan) tidak dibuka. Walaupun ia adalah surat berita, perhatikan kata-kata anda, jika tidak, anda berisiko kehilangan bakal rakan kongsi.

"Kami telah mengkaji dengan teliti maklumat tentang pengalaman dan pengetahuan profesional anda."

“Kami telah mengkaji projek anda dengan teliti pada...”.

"Suruhanjaya mengkaji dengan teliti data yang anda berikan dan hasil tinjauan."

5. Menyatakan kefahaman dan simpati.

"Kami memahami betapa pentingnya untuk anda mengambil bahagian dalam projek ini."

“Kami berkongsi minat anda terhadap keputusan...”

« Ahli suruhanjaya berkongsi kebimbangan anda bahawa...”

6. Puji penerima, perhatikan merit cadangan, apa yang anda suka - ini akan membolehkan penerima menyelamatkan muka.

"Pengorganisasian pembelajaran jarak jauh akan memperbaiki keadaan dengan ketara."

"Keghairahan dan pembelajaran pantas adalah kualiti yang sangat berharga untuk seorang pekerja."

"Pengalaman dan pengetahuan anda patut diberi perhatian."

7. Sekarang adalah masa untuk mengatakan “ …, Tetapi…». Berikan alasan untuk penolakan anda, memetik keadaan objektif. Nyatakan alasan anda dengan cara yang positif atau neutral. Penjelasan itu tidak sepatutnya berbunyi seperti permintaan maaf. Cuba pilih hujah yang paling meyakinkan untuk penerima.

“Namun, pada masa ini, disebabkan kekurangan infrastruktur teknikal, kurang daripada 1% penduduk mempunyai akses kepada Internet di wilayah tersebut. Rancangan agensi kerajaan termasuk artikel untuk memperuntukkan dana untuk pembangunan infrastruktur hanya tahun depan."

“Namun, buat masa ini kami sedang mencari pakar yang berkelayakan dan berpengalaman untuk membaiki kereta jenama ini. Pengurusan syarikat merancang untuk mengembangkan kakitangannya hanya pada tahun depan."

8. Tolak dengan baik: « ... awak terlalu baik untuk saya».

« Dengan ketiadaan keupayaan teknikal untuk mengakses Internet, peruntukan geran untuk menganjurkan pembelajaran jarak jauh kelihatan agaknyapramatang- melancarkan projek tanpa asas teknikal yang diperlukan hanya boleh memburukkan idea yang baik »

“Kami melihat pembukaan untuk jawatan pembantu buat masa ini. tidak praktikal kerana kekurangan tukang yang bertauliah, yang boleh memindahkan pengetahuan kepada rakan sekerja.”

Surat penolakan mesti mengandungi perkataan yang jelas tentang penolakan + penjelasan yang jelas tentang sebab-sebab mengapa keputusan itu dibuat untuk menolak:

"Malangnya, pada masa ini kami telah membuat keputusan positif memihak kepada calon lain, yang pengalaman profesionalnya lebih konsisten dengan skop dan kerumitan tugas yang diselesaikan dalam jawatan ini."

9. Menawarkan alternatif kepada penerima. Perlakukan dia dengan pemahaman. Biarkan penerima berharap untuk kerjasama masa depan, kerana dia mungkin berpotensi menarik minat anda pada masa hadapan.

« Kami kesal kerana pada peringkat ini kami tidak dapat menyumbang kepada pelaksanaan rancangan anda di wilayah tersebut. Mungkin tahun depan keadaan Internet akan menjadi lebih baik, dan kemudian rancangan ini akan dilaksanakan,-Kami menjemput anda untuk menghantar mereka untuk pertimbangan....

"Kami bersedia untuk mempertimbangkan pencalonan anda apabila kekosongan baru dibuka."

"Jika keadaan berubah dalam masa terdekat, kami akan berbesar hati untuk kembali menyemak permohonan anda."

Ramai pakar HR tidak menjawab resume yang dihantar, dengan alasan kekurangan masa. Walau bagaimanapun, ini tidak begitu sopan, kerana orang yang menghantar resume mereka menunggu keputusan, berharap dan ingin tahu tentang nasib kekosongan yang mereka suka. Sebagai pilihan, gunakan surat penolakan sejagat.

Kami mencadangkan mempertimbangkan surat penolakan universal untuk resume:

“Kami telah menyemak resume anda dengan teliti, tetapi terpaksa menolak. Pencalonan anda tidak memenuhi beberapa syarat untuk pemohon jawatan kosong ini. Kami mengucapkan terima kasih atas perhatian anda kepada syarikat kami dan semoga berjaya.”

Kami mencadangkan untuk mengubah surat universal yang sama ini menggunakan 9 rahsia:

"Selamat hari, Sergey!

Terima kasih kerana menghantar resume anda dan kami memaklumkan keputusan pertandingan untuk jawatan X kosong dalam syarikat XXX. Jabatan HR syarikat telah menyemak resume anda dengan teliti. Kami memahami betapa pentingnya untuk anda memenangi pertandingan dan mendapatkan kekosongan ini. Sesungguhnya pengalaman dan pengetahuan anda patut diberi perhatian. Malangnya, pada masa ini, keputusan positif telah dibuat memihak kepada calon lain, yang pengalaman profesionalnya lebih konsisten dengan skop dan kerumitan tugas yang diselesaikan dalam jawatan ini. Kami sedia mempertimbangkan pencalonan anda apabila kekosongan jawatan baru dibuka.

Yang benar,…"

Surat penolakan yang ditulis menggunakan sembilan rahsia yang dicadangkan akan membantu penulis (syarikat penghantar) mencipta imej rakan perniagaan yang cekap, betul, beradab.

-
-	Hantar ratusan cadangan, permintaan dan surat perniagaan lain setiap hari, tetapi tidak mendapat hasil yang diinginkan dengan mesej anda? Tidak tahu bagaimana untuk secara tidak mengganggu dan sopan mengingatkan penerima tentang kewajipannya? Kemudian latihan dalam talian pasti akan membantu anda "Kemahiran Menulis Perniagaan"! Anda boleh melaluinya pada bila-bila masa yang sesuai.	-	-
-

	-	Tidak menemui maklumat yang anda perlukan mengenai surat perniagaan? Pergi ke tapak dan anda akan menemui peraturan dan contoh penulisan untuk semua jenis surat perniagaan yang popular. Dan setiap hari terdapat lebih banyak contoh! Jika anda ingin menulis surat yang paling berkesan yang pasti tidak akan dijawab, hubungi kami dan profesional kami akan membantu anda dengan ini.	-	-
	-

Bagaimana dengan betul menolak cadangan komersial secara lisan: pilihan, contoh

Penolakan dalam apa jua keadaan adalah tidak menyenangkan. Walau bagaimanapun, penolakan kes komersial, pakatan perniagaan atau perniagaan adalah sesuatu yang kerap berlaku. Penolakan mempunyai hak untuk wujud dalam pelbagai situasi:

Anda boleh menolak tawaran yang tidak berkaitan
Tidak bersetuju untuk bekerjasama
Menolak tuntutan
Enggan melakukan sejumlah kerja
Keengganan untuk mengupah

Mengatakan "tidak" kepada seseorang, sudah tentu, tidak menyenangkan, tetapi dalam beberapa kes ia hanya perlu. Untuk bos atau pentadbiran yang dihormati, adalah penting untuk memilih perkataan yang benar-benar "kuat" dan mudah difahami, kerana kadang-kadang perkataan "kami tidak berminat dengan ini" boleh terdengar agak kasar. Oleh itu, pelanggan berpotensi atau sebenar akan berasa tersinggung dan kecewa, yang akan menakutkannya daripada datang ke organisasi, penubuhan, institusi lagi.

Terdapat beberapa perkataan "universal" dan frasa klise yang perlu digunakan oleh perunding profesional untuk menolak dengan betul.

Adalah penting untuk mengingati peraturan:

Dalam apa jua keadaan, anda tidak boleh bersikap peribadi, kerana anda boleh menyinggung perasaan seseorang secara tidak munasabah.
Jelaskan kepada orang itu bahawa anda tidak menolaknya sebagai orang, tetapi anda tidak sepenuhnya bersetuju dengan cadangannya.
Jika anda mempunyai peluang, tawarkan pelanggan kerjasama yang sama sekali berbeza dan lebih berguna.
Selepas atau sebelum penolakan, berikan orang itu pujian yang penting dan penting tentang kerja, kebolehan dan keupayaannya.
Pastikan anda mewajarkan penolakan anda sedemikian rupa sehingga orang itu memahami anda.
Gunakan frasa reflektif, sebagai contoh: Saya memikirkannya, saya membuat alasan, saya menimbang kebaikan dan keburukan, saya memikirkan semua butiran, dan sebagainya.
Jangan lupa berterima kasih kepada orang itu kerana melakukan kerja tertentu untuk anda.
Mohon maaf atas kesulitan atau keadaan.

Bagaimana untuk menolak dan mengatakan tidak?

Bagaimana dengan betul menolak cadangan komersial secara bertulis, dalam surat perniagaan: pilihan, contoh, penolakan sampel

Menulis surat penolakan bukanlah kemahiran setiap bos, setiausaha, pentadbiran atau institusi. Ini memerlukan kemahiran bertahun-tahun, kerana perkara itu rumit dan dapat menunjukkan dengan jelas status organisasi.

Adalah penting untuk mengetahui:

Apabila mengarang surat, anda perlu ingat bahawa dalam keadaan apa pun ia tidak boleh menyinggung perasaan seseorang.
Peraturan untuk menulis surat hendaklah ditentukan oleh peraturan am etika perniagaan dan kesopanan.
Struktur surat penolakan mesti mematuhi semua piawaian bukan sahaja dalam pembinaan pemikiran, tetapi juga dalam reka bentuk.
Setiap surat penolakan mesti mempunyai tiga bahagian wajib: rayuan, bahagian utama dan kesimpulan.
Jangan terlalu membebankan penulisan jenis ini dengan istilah, perkataan yang rumit dan kesimpulan.

PENTING: Semasa menulis surat, anda tidak seharusnya "segera memotong dari bahu", menyampaikan maklumat yang paling tidak menyenangkan, tetapi, boleh dikatakan, meninggalkan "laluan melarikan diri" (jika ini benar-benar berlaku), memberi peluang untuk yang lain cuba kerjasama bersama.

Cara menolak jemputan ke temu duga dengan sopan dan cekap: pilihan, contoh, penolakan sampel

Dalam sesetengah situasi, mungkin perlu menulis "surat bukan kerjasama."

Apabila mula menulis, anda harus menunjukkan nama orang yang anda tulis, alamat dan maklumat peribadi.
Pastikan anda hanya menggunakan bentuk komunikasi yang sopan dan sensitif.
Pastikan anda mengucapkan terima kasih kepada penerima anda kerana menunjukkan minat dalam organisasi.
Apabila menolak sesuatu atau seseorang, anda pasti harus merujuk kepada keadaan atau sebab (anda boleh menghantar kertas tambahan).
Jika boleh, sertakan petunjuk atau harapan dalam surat anda bahawa kerjasama lain mungkin berlaku pada masa hadapan.

Contoh surat penolakan

Cara menolak tawaran kerja atau kerjasama dengan sopan dan cekap: pilihan, contoh, penolakan sampel

Apa yang perlu ada dalam surat itu:

Alamat peribadi: sopan, rasmi, lengkap
Terima kasih kepada orang tersebut untuk sebarang penyertaan atau minat.
Tetapkan konteks
Terangkan dan tunjukkan bahawa anda mempunyai semua dan hanya maklumat lengkap tentang isu semasa.
Laporkan bahawa keputusan dibuat mengikut piawaian dan keperluan.
Nyatakan simpati yang ikhlas dan sensitif
Jangan lupa perhatikan kelebihan orang itu
Jangan kasar dan "baik" menolak seseorang
Cadangkan alternatif yang mungkin

Cara menolak untuk menyertai acara dengan sopan dan cekap: pilihan, contoh, penolakan sampel

Ciri-ciri Penting:

Peraturan untuk menulis surat adalah serupa dengan yang diperlukan untuk surat rasmi yang lain.
Penolakan itu ditulis dengan mengambil kira tawaran yang diterima untuk menyertai mana-mana acara.
Pastikan anda merujuk kepada keadaan yang menghalang anda daripada menghadiri acara tersebut.

Video: "Bagaimana cara menulis surat untuk mendapatkan jawapan?"

Malangnya, ada kalanya kita terpaksa menulis surat perniagaan yang berkonotasi negatif. Surat tersebut termasuk aduan, tuntutan dan wira artikel ini: surat penolakan. Keinginan untuk menyelamatkan muka dan mengekalkan imej perniagaan menentukan kepada kami peraturan tertentu untuk menulis surat sedemikian: adalah penting bagi mereka untuk tidak menyinggung perasaan penerima dan kekal bersamanya, jika tidak mesra, maka sekurang-kurangnya hubungan setia. Hari ini kita akan melihat struktur surat penolakan dan memberikan contoh perkataan untuk teks.

Struktur surat penolakan perniagaan adalah sama seperti mana-mana surat lain. Saya mengesyorkan agar anda membaca artikel ini juga, kerana kebanyakan butiran surat penolakan disediakan dengan cara yang sepenuhnya standard, dan kami tidak akan membincangkannya di sini, memberi tumpuan kepada teks. Penolakan ditulis pada kepala surat organisasi , ditandatangani oleh pengarah besar atau pegawai yang diberi kuasa, dan kemudian didaftarkan. Seterusnya, kita akan melihat ciri reka bentuk beberapa butiran dan bahagian semantik surat.

Surat penolakan: bagaimana untuk menulis tajuk?

Atau, seperti yang kadang-kadang mereka katakan, baris subjek surat itu. Terdapat kehalusan kecil di sini dari bidang etika: jika anda menunjukkan negatif dan penafian yang jelas, ini tidak akan menambah "tambah" kepada anda di mata pasangan anda. Baris subjek surat jawapan anda tidak seharusnya memberitahu keputusan anda untuk menolak apa-apa. Adalah lebih baik untuk menulis secara neutral: "Kerjasama", "Mengenai jaminan", "Mengenai menandatangani kontrak", dll.

Memandangkan surat penolakan hampir selalu merupakan respons, anda boleh menyimpan topik yang dinyatakan dalam surat permintaan.

Teks

Teks surat itu bermula dengan menangani penerima dengan nama dan patronimik. Jika hanya nama keluarga yang diketahui, maka kami memanggil diri kami dengan nama keluarga, tetapi kami tidak lagi menulis sebarang inisial, dan jangan lupa bahawa di Rusia alamat yang diterima umum untuk kes sedemikian ialah "Encik." atau "Puan."

Sebagai contoh:

Oleg Olegovich yang dihormati!

Encik Makarenko yang dihormati!

Cik Mitrofanova yang dihormati!

Jika kami meragui walaupun nama keluarga penerima, kami hanya menulis "Tuan-tuan!"

Tidak seperti surat tawaran atau aduan, surat penolakan ditulis hanya sebagai jawapan kepada surat atau permintaan rasmi orang lain. Apabila anda mengarang teks surat sedemikian, perlu dipertimbangkan bahawa ia mesti mengandungi pautan ke permintaan, yang diletakkan pada permulaan teks atau (lebih baik dan betul-betul betul) diletakkan dalam butiran khas - dalam tanda khas terletak di bawah medan untuk nombor surat dan tarikh:

______________ № ___________

Pada _____________ dari __________ - di sinilah data permintaan ditulis.

Jika kepala surat syarikat anda tidak menyediakan medan khas tersebut, perenggan pertama penolakan akan bermula dengan pautan ke surat permintaan:

Sebagai maklum balas kepada surat anda bertarikh 07/01/2015 No. 434, kami memaklumkan kepada anda bahawa...

Sebelum menolak, anda mesti menyatakan kekesalan anda tentang perkara ini. Anda boleh menyediakan beberapa frasa "templat". Sebagai contoh:

Malangnya, kami terpaksa menolak tawaran anda kerana...

Sekiranya terdapat sebarang dokumen yang dilampirkan pada permintaan itu, adalah wajar ditunjukkan dalam surat bahawa anda telah membacanya. Ini akan menunjukkan bahawa anda tidak menolak tawaran itu, tetapi mempertimbangkannya dengan teliti. Dalam kes ini, surat itu mengandungi frasa berikut:

Kami telah menyemak cadangan anda dengan teliti...

Kami telah mengkaji dokumen yang anda serahkan secara terperinci...

Jika anda menulis penolakan cadangan komersial, anda harus berterima kasih kepada mereka kerana menghantar cadangan itu dan kerana syarikat anda dianggap sebagai rakan kongsi yang mungkin. Ini terpakai kepada semua orang. Walaupun anda mempunyai sebuah syarikat besar dengan banyak cawangan di seluruh Persekutuan Rusia dan CIS, dan tawaran itu datang dari syarikat permulaan LLC, anda tidak sepatutnya melupakan etika perniagaan. Lagipun, mana tahu, mungkin pada masa hadapan untung untuk anda bekerja dengan syarikat ini. Perkara yang sama berlaku kepada mereka yang menghantar resume mereka: anda perlu menolak dengan betul dan dengan rasa terima kasih atas perhatian anda.

Terima kasih atas bahan yang disediakan dan minat anda terhadap syarikat kami. Setelah mempertimbangkan dengan teliti pilihan yang mungkin untuk kerjasama, kami, malangnya, terpaksa menolak.

Malangnya, pada masa ini, kami terpaksa menolak anda kerana kerja penyelenggaraan tahunan.

Malangnya, armada kami tidak mempunyai kenderaan dengan kapasiti bawaan yang diperlukan, dan oleh itu kami terpaksa menolak pengangkutan kepada anda.

Kami memohon maaf, tetapi pada masa ini kami tidak dapat menyediakan anda dengan peralatan yang diperlukan kerana ia terletak di Kursk dan akan diangkut ke Moscow hanya pada akhir bulan ini.

Selalunya anda tidak boleh membantu pasangan atau pelanggan anda dalam apa jua cara, dan kemudian surat itu boleh diselesaikan sebagai standard dengan menunjukkan sebab penolakan. Tetapi bagaimana jika anda benar-benar boleh memberikan nasihat praktikal yang akan membantu menyelesaikan keadaan? Jika anda pasti pasangan anda boleh mendapat manfaat daripada cadangan komersial yang dihantar, atau anda tahu organisasi yang anda tahu benar-benar boleh membantu dan memberikan bantuan, tulis mengenainya. Sekiranya anda mempunyai peluang kecil untuk menyelesaikan situasi dengan cara yang positif, maka ini hanya akan menjadi nilai tambah untuk reputasi syarikat anda.

Dengan mengikuti peraturan mudah ini, anda boleh menulis surat penolakan perniagaan yang benar-benar cekap.

Keupayaan untuk merumuskan penolakan yang cekap dan betul adalah salah satu kemahiran yang paling penting dalam bidang surat-menyurat perniagaan. Penyampaian dan kandungan surat sedemikian membentuk reputasi syarikat dalam persekitaran perniagaan. Pada masa yang sama, hampir mana-mana organisasi besar kerap menghadapi keperluan untuk membalas pelbagai tawaran komersial, maklum balas daripada pemohon untuk jawatan kosong, permintaan dan jemputan. Terdapat banyak situasi perniagaan, jadi persoalan sering timbul tentang bagaimana untuk menolak kerjasama lanjut dengan kontraktor, penyertaan dalam tender atau acara, perkhidmatan tambahan, dll.

Kemungkinan kesukaran semasa menulis penolakan dan cara mengatasinya

Apabila membuat penolakan, kesukaran sering timbul, yang mungkin dikaitkan dengan nuansa berikut:

keperluan untuk mengekalkan kesetiaan penerima, kerana ia dirancang untuk berinteraksi dengannya pada masa hadapan sebagai rakan kongsi atau pelanggan;
kepentingan mengelakkan kesalahan yang berkaitan dengan kandungan negatif surat itu;
ketidakupayaan untuk bertemu penerima di tengah jalan atas sebab objektif;
kesukaran psikologi (pengarang mendapati ia tidak menyenangkan untuk menolak pada dasarnya).

Untuk mengatasi kesukaran yang timbul, anda perlu memahami bahawa penolakan adalah amalan kerja biasa dan kes biasa untuk mana-mana perniagaan. Sudah tentu, adalah mustahil untuk membalas semua tawaran komersial dan menerima semua jemputan. Perkara utama adalah menolak dengan betul yang mungkin, dan kemahiran surat-menyurat perniagaan dapat membantu dalam menyelesaikan masalah ini.

Struktur dan anggaran kandungan surat penolakan

Mengambil sebarang sampel surat penolakan, anda akan melihat bahawa walaupun terdapat semua perbezaan dalam kandungan, strukturnya tetap lebih kurang sama. Ia merangkumi 3 bahagian utama:

permulaan (tajuk dan rayuan);
bahagian utama (bermaklumat);
kesimpulan (tarikh dan tandatangan).

Ini adalah struktur universal yang digunakan semasa menyediakan surat-menyurat perniagaan. Adalah penting untuk mempertimbangkan bahawa jika di bahagian utama anda bercadang untuk menjawab penerima secara terperinci dan terperinci, blok ini harus dibahagikan kepada mata atau perenggan. Ini akan menjadikan teks lebih mudah difahami.

Mari kita lihat komponen penting yang akan menjadikan penolakan anda menulis betul, cekap, sopan dan wajar.

Rayuan peribadi. Surat itu mesti dimulakan dengan alamat peribadi kepada penerima. Dalam sampel surat-menyurat perniagaan standard, adalah disyorkan untuk menggunakan nama pertama dan nama tengah:

"Hello, sayang Pyotr Petrovich!",

"Irina Ivanovna yang dihormati!"

Walau bagaimanapun, jika anda membalas surat tanpa tandatangan orang tertentu, adalah dibenarkan untuk menggunakan bentuk sapaan neutral: "Selamat petang!", "Hello!" .

Ungkapan kesyukuran. Adalah penting untuk mengucapkan terima kasih kepada penerima atas minat mereka dalam syarikat. Dalam contoh dan contoh surat penolakan, anda boleh menemui perkataan berikut:

"Terima kasih kerana menjawab kekosongan kami";

“Terima kasih atas maklumat yang diberikan tentang syarat kerjasama”;

"Terima kasih atas tawaran untuk menyertai acara itu."

Data mengenai pertimbangan permintaan penerima. Surat keengganan untuk bekerjasama harus menunjukkan bahawa anda telah membaca dengan teliti maklumat yang diberikan sebelum ini dan membuat keputusan termaklum. Anda boleh merujuk surat yang anda tulis jawapan, atau sebutkan pertimbangan dokumen yang disertakan bersama surat-menyurat. Pada masa yang sama, adalah berguna untuk membuat pujian tentang tawaran yang anda telah didekati. Sebagai contoh, anda boleh menggunakan frasa berikut:

“Kami telah menyemak projek anda dan membiasakan diri dengan dokumentasi teknikal...”;

"Kami telah mengkaji dengan teliti maklumat tentang perkhidmatan yang ditawarkan oleh syarikat anda";

"Pengalaman anda patut dihormati";

"Portfolio anda termasuk banyak kes menarik";

"Pilihan yang dicadangkan untuk kerjasama menarik minat kami."

Rumusan penolakan. Surat itu mesti menyatakan dengan jelas bahawa anda menolak tawaran itu dan nyatakan sebab keputusan ini. Adalah penting untuk mengelakkan bahasa yang samar-samar. Sebagai contoh menolak tawaran komersial, anda boleh menggunakan frasa berikut:

"Anda mencadangkan penyelesaian yang menarik, tetapi pada peringkat ini bajet tidak membenarkan kami melaksanakan projek sedemikian";

“Kami tidak boleh meneruskan kerjasama dengan anda, kerana pada masa ini...”;

“Kami terpaksa menolak kerana...”

Petunjuk kemungkinan kerjasama selanjutnya. Jika anda menolak, adalah penting untuk tidak memutuskan sepenuhnya hubungan dengan rakan kongsi perniagaan, bakal pelanggan atau pemohon untuk jawatan kosong. Surat itu boleh menyatakan harapan untuk kerja bersama yang lebih berjaya. Dalam kes ini, pilihan terbaik ialah menulis dalam keadaan apa yang anda akan dapat berinteraksi pada masa hadapan. Contoh perkataan sedemikian:

"Kami pasti akan mempertimbangkan pencalonan anda apabila kekosongan dibuka";

“Kami yakin kami akan dapat bekerjasama pada masa hadapan apabila melancarkan projek baharu.”

Tandatangan. Biasanya, surat penolakan untuk bekerjasama ditandatangani oleh ketua organisasi atau unit struktur tertentu. Dalam syarikat besar, kuasa sedemikian boleh diwakilkan kepada beberapa pekerja biasa yang menjalankan surat-menyurat perniagaan dengan rakan kongsi perniagaan, bakal pelanggan, dsb.

Gaya surat penolakan

Surat sedemikian hendaklah ditulis dalam gaya perniagaan yang singkat dan bijaksana. Jika boleh, anda harus mengelakkan ayat yang sarat dengan tanda baca dan sukar difahami. Ia tidak disyorkan untuk menggunakan perbendaharaan kata profesional yang kompleks. Pengecualian mungkin berlaku apabila anda dan penerima bekerja dalam bidang yang sama dan benar-benar pasti bahawa penerima memahami istilah tersebut. Adalah perlu untuk menolak apa-apa, sama ada jemputan untuk bekerjasama atau ke sesuatu acara, secepat mungkin. Kata-kata kasar dan kasar tidak boleh diterima, walaupun anda mempunyai sikap yang sangat negatif terhadap penerima atau tidak berminat langsung dengan perkhidmatan yang ditawarkan. Adalah penting untuk menulis surat dengan betul: pastikan anda mengambil kira norma bahasa Rusia dari segi tatabahasa, gaya, dan ejaan. Ingat bahawa budaya menulis mempengaruhi tanggapan keseluruhan yang akan diterima oleh penerima tentang syarikat anda.

Merangka surat penolakan

Atas kertas. Surat itu boleh dicetak pada helaian kertas biasa atau pada kepala surat dengan logo dan butiran organisasi. Penolakan ditulis dalam satu salinan, mesti bertarikh, dan bernombor jika perlu. Di sesetengah syarikat, maklumat mengenainya direkodkan dalam jurnal surat-menyurat keluar. Dalam kes ini, sebagai tambahan kepada tarikh dan nombor, kandungan surat itu juga ditunjukkan secara ringkas.

elektronik. Apabila menghantar e-mel, adalah penting untuk merumuskan baris subjek dengan betul. Jika anda pasti jawapannya akan dibaca, dan anda ingin mengekalkan hubungan perniagaan dengan penerima pada masa hadapan, cuba jangan gunakan bahasa negatif. Anda tidak sepatutnya menulis perkataan "penolakan" dalam baris subjek surat. Gunakan bahasa yang lebih neutral:

"Mengenai penyertaan dalam acara itu";

"Mengenai jemputan ke seminar";

"Keputusan pada resume anda."