Voorbeeldlogboek van bestellingen voor personeelsactiviteiten. Logboek voor het registreren van opdrachten voor personeel: een voorbeeld van het invullen van het boek, uitleg van de basisvereisten plus handige tips

Het journaal voor de registratie van bestellingen (instructies) voor de hoofdactiviteit verwijst naar de interne documenten van de organisatie. Het moet worden uitgevoerd door staatsorganen, lokale overheden en alle organisaties, ongeacht hun vorm van eigendom.

Waar zijn registratieboeken voor?

Het belangrijkste doel van dergelijke boeken is de mogelijkheid om de volledige documentstroom van een onderneming te controleren.

Bovendien kunnen regelgevende instanties (de belastingdienst, het Ministerie van Arbeid, het Ministerie van Binnenlandse Zaken, het Pensioenfonds) bij de inspectie van staatsbedrijven en overheidsinstanties documenten opvragen ter rechtvaardiging en bevestiging van de uitgevoerde bedrijfsactiviteiten en de kosten daarvoor. hen. Correct onderhoud van de interne documentatie zal de communicatie met inspecteurs aanzienlijk vergemakkelijken.

Lokale handelingen die in het boek zijn geregistreerd, worden gedurende de gehele levensduur van de organisatie in het archief opgeslagen (artikel 258 van de lijst, goedgekeurd bij besluit van het Ministerie van Cultuur van Rusland van 25 augustus 2010 N 558).

De doeleinden van journalisering zijn onder meer:

de mogelijkheid om informatie te verkrijgen over het totaal aantal geregistreerde administratieve handelingen van dit type;

de mogelijkheid om snel naar het benodigde document te zoeken;

het document een verplichte status geven (een sterk argument bij geschillen met werknemers van het bedrijf).

Aan het einde van het artikel kunt u een voorbeeldlogboek downloaden met bestellingen voor uw hoofdactiviteiten.

Welke lokale handelingen worden vastgelegd in het dagboek

Orders die bepaalde lokale normen vastleggen voor alle of de meeste werknemers van een onderneming, zowel management als gewone werknemers, zijn onderworpen aan registratie. Dergelijke administratieve handelingen kunnen het volgende weerspiegelen:

zakelijke kwesties;

planningssysteem;

rapportageprocedure en -structuur;

het opbouwen van een verkoopstrategie;

Uitbreidingstaken voor bedrijven.

Typische bestellingen, waarvan vermeldingen in het boek worden gemaakt, kunnen bestellingen zijn over:

benoeming van een directeur;

het creëren van een filiaal;

introductie van personeel;

goedkeuring van arbeidsreglementen;

het waarborgen van bedrijfsgeheimen;

het uitvoeren van interne audits en certificeringen, enz.

Voorbeeldboek met bestellingen voor de hoofdactiviteiten

Het formulier is niet wettelijk vastgelegd. Elke organisatie heeft het recht om de inhoud en vorm van het boek te ontwikkelen en goed te keuren, rekening houdend met de specifieke kenmerken van haar activiteiten. Wij bieden een voorbeeldlogboek van bestellingen voor kernactiviteiten.

U kunt ook gebruik maken van standaardboeken en tijdschriften die te koop zijn.

In de praktijk bestaat er een standaardprocedure voor het invullen van het journaalformulier.

Op de dekking moet u de periode vermelden gedurende welke de dekking wordt onderhouden en informatie over de persoon die verantwoordelijk is voor het invullen ervan. Meestal is dit een medewerker van de personeelsafdeling of een secretaresse-assistent.

Serienummer van het document.

De datum van het geregistreerde document is de kalenderdatum van ondertekening.

De naam of korte inhoud van het onderwerp van de geregistreerde lokale handeling.

Verantwoordelijk voor de uitvoering - volledige naam van de medewerker die toezicht houdt op de uitvoering van de bestelling.

Toelichting - diverse informatie over de inhoud en uitvoering van de bestelling.

Andere kolommen zijn naar de mening van de administratie noodzakelijk in de organisatie.

Er zijn twee mogelijkheden om een dagboek bij te houden: op papier of elektronisch. Het is beter om de keuze door een lokale wet te borgen.

Als het boek met de registratie van interne bestellingen handmatig wordt bijgehouden, is het noodzakelijk om de vellen van het dagboek te nummeren met behulp van de doorlopende nummeringsmethode van de eerste tot de laatste pagina, en alle vellen van het boek te naaien. Op de achterkant van de firmware is een sticker met informatie geplakt: aantal gestikte vellen; functie en volledige naam de persoon die verantwoordelijk is voor het onderhoud ervan (het hoofd van de organisatie of een andere werknemer aangewezen door het administratieve document), de handtekening van de verantwoordelijke persoon, het zegel van de organisatie (moet ten minste een derde op de sticker uitsteken).

Als het tijdschrift elektronisch wordt bijgehouden met behulp van speciale programma's, is het niet nodig om het op papier te dupliceren. In dit geval is de persoon met het recht op elektronische handtekening verantwoordelijk voor het bijhouden van het dagboek.

Het is handig om dagboeken aan te maken voor het registreren van bestellingen voor een kalenderjaar. Dienovereenkomstig wordt elk jaar een nieuw boek opgesteld, waarbij de nummering van de bestellingen vanaf het begin begint.

Het mag niet het volgende bevatten:

correcties;

wist;

onredelijke verwijderingen;

gecorrigeerde invoer;

gat in paginanummering (uitgescheurde pagina's).

Als het nodig is om correcties aan te brengen, moeten deze zorgvuldig worden uitgevoerd.

Zo zou een voorbeeld van het invullen van een dagboek met bestellingen voor hoofdactiviteiten eruit kunnen zien.

Registratie in het boek geeft het document dus juridische kracht, omdat het het feit van de creatie en ontvangst ervan registreert. Zolang het document niet is geregistreerd, krijgt het geen nummer en kan het niet als uitgevoerd worden beschouwd.

Gezien het feit dat orde in personeel en documenten een van de componenten is van het succes van elk bedrijf, kan de organisatie van kantoorwerk, inclusief het systeem voor het registreren van lokale regelgeving, een van de belangrijkste elementen worden genoemd op de weg naar succes en financiële welzijn van het bedrijf.

Formaat: 210 x 288 (verticaal)
64 pagina's, genummerd
Geregen, verzegeld
Omslag: goudkleurig karton
Afneembare transparante PVC-hoes

- gebruikt voor het registreren van opdrachten voor toelating, overplaatsing en ontslag van werknemers, evenals andere opdrachten met een houdbaarheidsdatum 75 jaar oud.

Een voorbeeld van het invullen van het hoofdgedeelte van het dagboek:

Het tijdschrift bevat aanvullende materialen:

Er moet alleen worden opgemerkt dat bevelen voor de benoeming van topambtenaren van de onderneming, de functionarissen die in het charter worden vermeld (bijvoorbeeld algemeen directeur, hoofdaccountant, hoofd van de interne controledienst), van toepassing zijn opdrachten voor kernactiviteiten en niet door personeel.

Registratie van bepaalde soorten orders voor personeel wordt uitgevoerd in overeenstemming met de uniforme vormen van primaire boekhouddocumentatie voor personeelsdossiers. Resolutie van het Staatsstatistiekcomité van Rusland van 5 januari 2004 nr. 1 verenigde de vormen van de volgende orders:

Bij het in dienst nemen van een werknemer (formulier T-1, T-1a)

Bij overdracht van een werknemer naar een andere baan (formulier T-5, T-5a)

Bij beëindiging (beëindiging) van een arbeidsovereenkomst met een werknemer (ontslag) (formulier T-8, T-8 a)

Wanneer u een werknemer op zakenreis stuurt (formulier T-9, T-9a)

Over incentives voor werknemers (formulier T-11, T-11a)

De toevoeging van de letter "a" aan het nummer van het uniforme formulier betekent dat het bedoeld is voor het documenteren van een personeelsbestelling, waarbij één administratieve actie (bijvoorbeeld aanwerving) van toepassing is op meerdere werknemers. Voor het plaatsen van een individuele bestelling worden uniforme bestelformulieren zonder de letter “a” gebruikt (één administratieve actie per medewerker).

Registratie– bevestiging van het feit dat een document op een bepaald tijdstip (dag) is aangemaakt of ontvangen door dit in het registratieformulier in te voeren, een nummer toe te kennen en basisgegevens over het document vast te leggen. Zoals volgt uit de definitie, registratie Allereerst geeft juridische kracht aan een document, omdat registreert het feit van de creatie of ontvangst ervan. Totdat het document is geregistreerd, zijn nummer nog niet heeft gekregen, niet geformaliseerd is en nog niet lijkt te bestaan.

De nummeringsvolgorde van orders voor personeel is niet geregeld. In de standaardinstructies voor kantoorwerk in federale uitvoerende organen, goedgekeurd. bij besluit van Rosarkhiv van 27 november 2000 nr. 68 wordt alleen opgemerkt dat de bestellingen binnen het kalenderjaar opeenvolgend worden genummerd; opdrachten voor kernactiviteiten, personeel en instructies zijn afzonderlijk genummerd (artikel 4.1.3).

Houd er rekening mee dat in overeenstemming met paragraaf “e” van Art. 358 Lijst met standaardmanagementdocumenten gegenereerd in de activiteiten van organisaties, met vermelding van bewaartermijnen, goedgekeurd. Rosarchiv 25-08-2010, voor Logboeken voor het registreren van orders voor personeel bewaartermijn is ingesteld 75 jaar oud.

Regelgevende materialen:

Wat zijn de eisen voor personeelslogboeken en hoe het logboek volgens deze eisen moet worden ingericht, zie onze video

Logboek voor registratie van bestellingen (instructies) voor personeel met een houdbaarheid van 75 jaar

De organisatie houdt een logboek bij van de registratie van bestellingen (instructies) voor personeel (75 jaar opslag) om de opslag en het zoeken van bestellingen voor personeel te stroomlijnen. Dit document wordt ingevuld door een HR-specialist of een officemanagementspecialist. Het dagboek kan handgeschreven of elektronisch worden bijgehouden..

Het is noodzakelijk om logboeken bij te houden van bestellingen (instructies) voor personeel in de organisatie met verschillende bewaartermijnen.

Volgens het besluit van het Ministerie van Cultuur van 25 augustus 2010 N 558 worden logboeken van registratie van bestellingen (instructies) voor personeel 75 en 5 jaar bewaard.

Orderlogboeken worden 75 jaar bewaard(orders) over personeel, inclusief informatie over:

toelating, overplaatsing, combinatie, overplaatsing, ontslag;

certificering, geavanceerde training, toekenning van titels (rangen);

verandering van achternaam;

aanmoediging, beloning;

lonen, bonussen, diverse betalingen;

alle soorten verlof voor werknemers met moeilijke, schadelijke en gevaarlijke werkomstandigheden, ouderschapsverlof, verlof zonder loon (loon);

dienstplichten volgens het profiel van de hoofdactiviteit;

lange binnenlandse en buitenlandse zakenreizen, zakenreizen voor werknemers met moeilijke, schadelijke en gevaarlijke werkomstandigheden.

Het register van personeelsbestellingen (instructies) voor personeel (75 jaar opslag) heeft tabelvorm, en meestal erin de volgende gegevens worden ingevoerd:

serienummer van de bestelling (kan tevens dienen als registratienummer);

soort opdracht (ontslag, promotie, etc.);

datum van ondertekening van de order of instructie;

functie, afdeling en achternaam van de medewerker.

Logboek voor het registreren van bestellingen voor personeel

Logboek voor het registreren van bestellingen voor personeel- dit is een journaal waarin alle uitgegeven opdrachten voor het personeel van de organisatie worden vastgelegd.

Het dagboek voor het vastleggen van orders voor personeel moet worden doorspekt, genummerd en verzegeld met de handtekening van het hoofd en het zegel van de organisatie.

De medewerker personeelsdienst die het orderboek voor personeel bijhoudt, dient de kolommen in te vullen conform de teksten van de orders voor personeel.

Momenteel is er geen wettelijk goedgekeurd uniform formulier voor het registreren van orders voor personeel, dus de organisatie heeft het recht om dit zelfstandig in welke vorm dan ook te ontwikkelen.

Houdbaarheid Register van administratieve documenten voor personeel gevestigde kunst. 258 b van de Lijst van gegenereerd tijdens het activiteitenproces van overheidsinstanties, lokale overheden en organisaties, met vermelding van opslagperioden (goedgekeurd door het Ministerie van Cultuur van de Russische Federatie op 25 augustus 2010), en vormt 75 jaar en 5 jaar.

Op basis van de verschillende bewaartermijnen voor logboeken kan het raadzaam zijn om twee logboeken te hebben voor het vastleggen van orders voor personeel in de organisatie.

In één tijdschrift met een houdbaarheid van 75 jaar

over inhuren;

over verhuizen;

over combinatie;

over overstap naar een andere baan;

over ontslag (beëindiging arbeidsovereenkomst);

over certificering, voortgezette opleiding, toekenning van titels (rangen);

over het wijzigen van de achternaam;

over aanmoediging, beloning;

over lonen, bonussen, diverse betalingen;

alle soorten verlof voor werknemers met moeilijke, schadelijke en gevaarlijke werkomstandigheden;

over ouderschapsverlof;

op verlof zonder loon (loon);

van dienst volgens het profiel van de hoofdactiviteit;

over langdurige zakenreizen in binnen- en buitenland;

op zakenreizen voor werknemers met moeilijke, schadelijke en gevaarlijke werkomstandigheden.

In een ander tijdschrift met een houdbaarheid van 5 jaar bestellingen voor personeel zoals:

over disciplinaire sancties;
op jaarlijkse betaalde vakantiedagen;
over verlof in verband met opleiding;
over plicht;
over korte binnenlandse en buitenlandse zakenreizen.

Een nadere verdeling van de registratie van groepen personeelsopdrachten en -instructies is mogelijk. In dit geval worden onafhankelijke groepen geïdentificeerd en worden aparte registratiebestanden (verschillende tijdschriften) bijgehouden.

Vereisten voor het maken en invullen van een journaal voor het registreren van bestellingen voor personeel

Laten we enkele vereisten noteren die u moet weten bij het bijhouden van een logboek met bestellingen voor personeel. De voorkant van het tijdschrift geeft de begin- en einddatum van het onderhoud aan, de index van dit tijdschrift volgens de nomenclatuur van de dossiers (indien aanwezig).

Voorzijde van het logboek voor het registreren van orders voor personeel

Informatie over de medewerker die verantwoordelijk is voor het bijhouden van het journaal kan worden vermeld op de omslag van het journaal (voor- of achterkant), op elke of de laatste pagina:

Persoon die verantwoordelijk is voor het bijhouden van het logboek:

__________________________ __________________________
positie achternaam, voornaam, patroniem

Journaalpagina's moeten worden beschermd tegen inbeslagname en beslag, hiervoor:

de vellen van het tijdschrift zijn genummerd, geregen, verzegeld met een zegel (waswas, mastiek) en het tijdschrift is gecertificeerd door het hoofd van de personeelsafdeling of het plaatsvervangend hoofd van de organisatie voor personeelsbeheer of het hoofd van de organisatie zelf;

De vellen van het tijdschrift worden op volgorde genummerd en geregen; op de laatste pagina wordt op het veterknooppunt van de vellen een sticker met de stempel van de HR-afdeling of organisatie geplakt. In dit geval wordt op de laatste pagina een certificeringsinscriptie gemaakt:

In dit tijdschrift is het genummerd, geregen

en verzegeld met ________ vellen

Hoofd van de HR-afdeling

______________________ _____________________

"___" ______________20___

Achternaam, voornaam, patroniem in tijdschriften moeten volledig worden vermeld, en de naam van de functie, specialiteit, beroep - in overeenstemming met de personeelstabel.

Wissen, correcties of verwijderen van eerder gemaakte gegevens met behulp van correctiemiddelen zijn niet toegestaan.

Mocht het toch nodig zijn om correcties aan te brengen, dan worden foutieve of onjuiste vermeldingen met één regel doorgestreept, zodat de eerder geschreven tekst duidelijk leesbaar is. Er wordt een nieuwe invoer in dezelfde kolom gemaakt. Als het dagboek een kolom "Opmerking" heeft, wordt daarin de volgende vermelding gemaakt:

Gecorrigeerd in kolom ____

__________________ ______________________
(handtekening) (decodering van de handtekening)

Als de kolom "Opmerking" ontbreekt in het dagboek, wordt de foutief ingevoerde informatie niet doorgestreept, maar wordt eronder dezelfde markering aangebracht als in het werkboek ("invoernummer ___ in kolom nr. ___ is ongeldig") en er wordt nieuwe informatie aangegeven.

Het journaal is een intern document en kan zonder opdracht van het hoofd van de HR-afdeling niet worden overgedragen aan medewerkers van andere afdelingen dan de HR-afdeling.

Het vertrouwd maken van de afdelingshoofden of andere functionarissen van de organisatie met het tijdschrift moet plaatsvinden in aanwezigheid van de persoon die verantwoordelijk is voor het onderhoud ervan.

Logboeken met een zekere regelmaat, opgesteld op de personeelsafdeling, worden aan het hoofd van de afdeling gepresenteerd om de tijdigheid en juistheid van genomen beslissingen te controleren, voor het opstellen van rapporten, rapporten en analyse van personeelswerk.

Tijdens het onderhoudsproces wordt het journaal bijgehouden door de persoon die verantwoordelijk is voor het onderhoud ervan. Wanneer het tijdschrift eindigt, wordt een overeenkomstige vermelding op de vooromslag gemaakt.

Omdat er momenteel geen wettelijk goedgekeurd uniform formulier bestaat voor het logboek van orders voor personeel, zullen we een benaderende vorm van het logboek geven. Indien nodig kunt u extra kolommen toevoegen of onnodige kolommen verwijderen.

Bestellingsnummer– een digitale en/of letteraanduiding (indexatie) die aan een document wordt toegekend tijdens de registratie ervan.

De regels voor het indexeren van personeelsorders worden door de organisatie zelf ontwikkeld. In de praktijk van personeelsdiensten is alfanumerieke indexering het meest wijdverbreid geworden.

Als er grote hoeveelheden documenten zijn, is het raadzaam om personeelsorders met betrekking tot verschillende kwesties van het werken met personeel afzonderlijk te groeperen, met behulp van verschillende indexeringen. Bijvoorbeeld: de letter “k” (personeel) of l/s (voor personeel) wordt toegevoegd aan de volgnummers van orders over de verplaatsing van personeel (aanwerving, overplaatsing naar een andere baan, ontslag), voor orders over de detachering van werknemers - “km” , over het toekennen van vakanties - “o”, over incentives - “p”, over disciplinaire sancties - “v”, enz.

Datum van uitgifte van de bestelling is het nummer waarop het werd ondertekend door de manager of een bevoegde persoon. De datum wordt ingevuld in kolom 3 (zie bijlage).

In kolom 4 Soort bestelling Er wordt vastgelegd over welke kwestie van werk met personeel de opdracht is gegeven (aanwerving, ontslag, overplaatsing, over de volgende vakantie, enz.).

Kolommen 5, 6, 7, 8 bevatten informatie over de werknemer ten aanzien van wie de opdracht is gegeven.

Korte inhoud van de bestelling of de titel ervan, die aan het begin van de tekst van de bestelling staat, wordt in kolom 10 in het journaal ingevoerd (zie bijlage).

In kolom 10 Baseren het initiatiefdocument dat als basis heeft gediend voor het uitvaardigen van het bevel is aangegeven.

Een logboek bijhouden van personeelsorders in het kantoorwerk van de onderneming

Personeelsdocumentatie vereist nauwkeurigheid en nauwkeurigheid van de medewerker. Analyseer documenten, registreer bestellingen - dit alles vereist een diepe concentratie en naleving van het wettelijke kader. Personeelsdocumentatie is de basis waarop alle productie rust.

Vanwege al het bovenstaande is personeelsdocumentatie doorgaans het voorwerp van frequente controles door de relevante organisaties. De mate waarin HR-documenten correct zijn opgesteld, bepaalt de juridische kracht ervan.

Elke medewerker van het bedrijf is rechtstreeks afhankelijk van hoe nauwkeurig hij is gedocumenteerd in personeelsdocumentatie. Zolang de documentatie niet op de juiste manier is geregistreerd, bestaat deze eigenlijk niet

Juridische kant

Het dagboek voor het registreren van personeelsorders is vergelijkbaar met andere soortgelijke dagboeken

Medewerkers van de personeelsafdeling zijn doorgaans verplicht een aantal dagboeken bij te houden waarin zij diverse orders vastleggen. Eén dagboek geeft bijvoorbeeld de activiteiten van een organisatie weer in orders. En de andere bevat alleen personeelsorders. Er zijn ook tijdschriften die vakanties of ontslagen beschrijven.

Normaal gesproken lijken orderlogboeken op elkaar, omdat ze standaardkolommen hebben. Onder deze kolommen moeten er reservekolommen zijn die indien nodig door de relevante medewerkers kunnen worden ingevuld.

De wet voorziet niet in een uniform formulier voor alle registratielogboeken. Daarom presenteren we hieronder ons voorbeeld van een dergelijk tijdschrift. Maar de onderneming heeft het recht om zijn eigen vorm van orderlogboek te ontwikkelen.

Verordening orde

De activiteiten van het bedrijf omvatten de vorming van een aantal documenten, waarvan de lijst is goedgekeurd bij besluit van het Ministerie van Cultuur van de Russische Federatie van 25 augustus. 2010 nr. 558. De basisbepaling van dit regelgevingsdocument schrijft verplichte bewaartermijnen voor personeelsdocumentatie voor.

Logboeken van verschillende bestellingen voor werknemers van een onderneming moeten bijvoorbeeld twee perioden worden bewaard: 5 en 75 jaar. Omdat er 2 verschillende deadlines zijn, moet de personeelsafdeling 2 van zulke dagboeken tegelijk bijhouden.

Orders kunnen in elke volgorde worden genummerd, aangezien het wetgevingskader deze volgorde niet bepaalt. Tegelijkertijd is er een standaardinstructie voor kantoorbeheer, goedgekeurd door het Federaal Archief (Orde nr. 68 van 27 november 2000), volgens welke bestellingen binnen een jaar volgens de kalender op volgorde moeten worden genummerd. Volgens deze instructie zijn specialisten ook verplicht om orders voor de activiteiten van de onderneming en orders met betrekking tot werknemers afzonderlijk te nummeren.

Personeelsdossiers vereisen extreme nauwkeurigheid van specialisten die documentatie bijhouden. U moet de procedure kennen voor het bijhouden van een journaal van verschillende contracten (bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten). Als er behoefte is aan tripartiete overeenkomsten van opdracht, dan moeten deze doorgaans in bankvennootschappen worden gesloten.

Is er behoefte aan beheer?

Logboeken worden 5 of 75 jaar bewaard

Zoals we al hebben gezegd, schrijft het bevel van het Ministerie van Cultuur van de Russische Federatie van 25 augustus 2010 nr. 558 de vereiste periode voor gedurende welke het noodzakelijk is om logboeken bij te houden van documentatie over bestellingen met betrekking tot alle activiteiten van de organisatie. Op basis hiervan wordt het duidelijk dat het verplicht is om logs bij te houden.

Schriftelijk of elektronisch?

Het registratiejournaal kan elektronisch worden bijgehouden. Het wettelijke kader voorziet niet in een speciale vorm van orderdocumentatie, die bovendien speciale bedenkingen heeft bij de uitvoering ervan. Met dit laatste bedoelen we de firmware van het tijdschrift, het gedrukte certificaat of de nummering.

In gevallen waarin registratielogboeken worden gegenereerd in het 1C-programma, vindt de nummering van bestellingen vanzelf plaats. En dan is het schriftelijk bijhouden van de beschreven documentatie niet verplicht.

Soorten orderregisters en hun voorbeelden

Tegenwoordig is de volgende lijst met registratielogboeken relevant voor bedrijven:

over het dienstverband, ontslag of overplaatsing van werknemers;
over de detachering van werknemers;
vakantielogboeken;
over disciplinaire sancties of stimuleringsmaatregelen.

Procedure voor het werken met het tijdschrift

Veel bedrijven zijn al lang overgestapt op elektronische documentatie

De belangrijkste fasen van het werk aan het bijhouden van registratielogboeken zijn als volgt:

competente organisatie van kantoorwerk;
het bijhouden van documentatie met betrekking tot de activiteiten van het economische en administratieve deel;
betrouwbare opslag van bedrijfsdocumenten.

In werkelijkheid is het papierwerkproces een nauwgezet werk, waarbij een groot aantal specialisten in de organisatie een belangrijke rol speelt. Het documentstroomproces en de vorming ervan vallen onder de directe verantwoordelijkheden van de administratieve afdeling van het bedrijf.

Maar de afdeling kantoorbeheer is een nogal vaag concept, omdat de verantwoordelijkheden ervan meestal worden uitgeoefend door een algemene dienst of worden toegewezen aan het kantoor, wat afhankelijk is van de schaal van de onderneming.

Als de organisatie niet groot is, valt het kantoorwerk meestal onder de verantwoordelijkheid van de secretaris. Helemaal aan het begin van het werk moet de specialist algemene instructies ontwikkelen voor het werken met documenten. Het is het beste om de ontwikkelde instructies formeel te documenteren.

Momenteel ontwikkelt het bedrijf het vaakst zelfstandig werk met documenten. Om deze reden schrijft de regelgeving niet de procedure voor administratief werk voor, maar heeft deze slechts een adviserend karakter.

Om het documentenstroomproces optimaal in te richten, beschikt u over de volgende hoofddocumenten:

instructies voor kantoorwerk. Dit document is een lokale wet. Het weerspiegelt de gehele werkprocedure met betrekking tot het doorgeven van documentatie binnen de organisatie. Als het bedrijf momenteel geen kant-en-klare regels heeft voor het omgaan met documenten, verliest het schrijven van instructies zijn relevantie. En dan is het raadzaam om voor onbepaalde tijd gebruik te maken van de bestaande voorzieningen.
nomenclatuur van gevallen. Een noodzakelijke georganiseerde lijst met documentatie bevat de vastgestelde termijnen waarbinnen deze moeten worden bewaard. Het is noodzakelijk om verdere verplaatsing te bepalen (overdracht naar archief of verwijdering).

Houd er rekening mee dat het dagboek bestellingen bevat met betrekking tot werknemers van de onderneming. Op de titelpagina van het registratietijdschrift moet de volledige woordelijke naam van het tijdschrift worden vermeld. Deze naam mag uitsluitend in hoofdletters worden geschreven. De titel van het document moet worden gevolgd door de volledige naam van de organisatie.

Als de organisatie groot is, moet het aantal logboeken overeenkomen met het aantal diensten of afdelingen dat bij het archiveringsproces betrokken is. De datum van registratie van het logboek moet ook op de titelpagina worden vermeld.

Het tijdschrift moet worden gebonden, genummerd en vervolgens ter ondertekening en zegel aan de bedrijfsadministratie worden gegeven. Het is vooral goed als de besteldocumentatie is verzegeld met een genummerd zegel (houd er rekening mee dat het zegel niet als geldig wordt beschouwd als het nummer ervan niet in het journaal wordt vermeld).

Wie is verantwoordelijk?

Een specifieke medewerker is verantwoordelijk voor het bijhouden van het logboek.

Het hoofdwerk van de onderneming wordt in de eerste plaats geregeld door het hoofd in de persoon van de directeur. Hij wijst op zijn beurt de verantwoordelijkheid voor instructies en bevelen toe aan afdelingshoofden.

Soms zijn de doelstellingen van een organisatie complex. In dit geval creëert de directeur een speciale commissie, die specialisten op verschillende gebieden omvat.

Orders moeten in typen worden onderverdeeld, afhankelijk van of ze hoofd- of operationeel zijn. Optie voor orderclassificatie:

Bestellingen over het belangrijkste werk van de onderneming. Orders van dit niveau worden uitgegeven samen met andere taken van de hoofdactiviteiten van de onderneming.
Bestellingen over het werk van de administratie.
Bestellingen onder deze classificatie moeten afzonderlijk worden geregistreerd en opgeslagen. Dit komt door de vastgestelde houdbaarheid. Orders over het werk van de administratie moeten gedurende 5 jaar worden bewaard, terwijl documenten die de hoofdactiviteiten van de onderneming regelen, permanent worden bewaard. Logboeken zijn een soort documentatie die alleen bedoeld is voor intern gebruik. Niemand heeft het recht om het over te dragen aan werknemers van derde ondernemingen zonder de speciale toestemming van het hoofd van het bedrijf.
Kennismaking met de logboekgegevens mag alleen plaatsvinden in aanwezigheid van de persoon die verantwoordelijk is voor dit logboek. Het hoofd van de onderneming controleert regelmatig het logboek om het werk van de administratieve dienst te controleren en te evalueren.

De medewerker die verantwoordelijk is voor het bijhouden van het orderlogboek is verplicht dit voor zichzelf te bewaren. Als het tijdschrift op is, moet de verantwoordelijke persoon dit op de achterkant markeren.

Vereiste artikelen

Logboek personeelsorders: invullen

Zoals hierboven vermeld voorziet de wetgeving niet in een speciaal soort bestelregister. Deskundigen geven echter aanbevelingen over de belangrijkste onderdelen van het tijdschrift die kunnen worden gebruikt. Bijvoorbeeld:

serienummer,
besteldatum,
bestellingsnummer,
de belangrijkste inhoud van de bestelling,
medewerker,
Personeelsnummer,
basis van de bestelling.

Voorbeeld back-upluidsprekers:

die de bestelling heeft ondertekend
die de opdracht uitvoert
waar de bestelling is verzonden,
ontvangstbewijs, datum,
een opmerking over de verwijzing naar de zaak, enzovoort.

Soms is een kolom Notities vereist. Dan dient u de volgende opmerking te maken: “invoernummer ……………… in kolomnummer ………… is niet geldig.” Hierna wordt een nieuwe invoer gemaakt.

Alleenstaande moeder: uitkeringen en toeslagen in 2018 Het concept ‘alleenstaande moeder’ verschilt in het arbeids- en sociaal recht. In de meeste gevallen betekent de definitie van “alleenstaande moeder” een vrouw wier vader niet wordt vermeld in de documenten van het kind (of wordt vermeld volgens haar woorden). Aanvullend […]
Productretourformulier Bijgewerkt: 8 januari 2018 Voorbeeld productretourformulier De koper heeft de mogelijkheid om het door hem gekochte product te weigeren als hij ontevreden is over de aankoop. Deze situatie kan zich voordoen als het product qua maat, kleur niet past of een […]
Algemene volmacht - hoeveel kost het in Rusland in 2018 Vaak heb je te maken met een situatie waarin je de hulp van dierbaren nodig hebt. Maar vanuit juridisch oogpunt hebben zij niet het recht om namens u op te treden. Hiervoor is er een algemene […]
Moederschapskapitaal in Moskou Ouders in de hoofdstad kunnen moederschapskapitaal ontvangen onder het federale programma. In plaats van regionaal familiekapitaal, dat in andere regio’s van het land actief is, hebben Moskovieten recht op eenmalige betalingen voor elk kind, vanaf […]
Betalingsopdracht onder het vereenvoudigde belastingstelsel in 2017: voorbeeld Bijgewerkt: 7 april 2017 Voorbeeld betalingsopdracht onder het vereenvoudigde belastingstelsel met het belastbare object “inkomen” Een correcte en competente invulling van alle verplichte gegevens in het betalingsdocument stelt de accountants van het bedrijf in staat […]
Eigendomsoverdracht van een appartement aan een familielid Inhoud Volgens Art. 209 van het Burgerlijk Wetboek van de Russische Federatie stelt het eigendomsrecht op eigendom een burger in staat eigendom, beschikking en gebruik uit te oefenen over bezittingen die hem toebehoren. In dit geval betekent eigendom [...]
Belastingambtenaren spraken over de kenmerken van het berekenen van de onroerendgoedbelasting voor particulieren voor 2016. Zoals vertegenwoordigers van de Federale Belastingdienst van Rusland op hun officiële website uitlegden, wordt vanaf 1 januari 2015 in Moskou de onroerendgoedbelasting voor particulieren berekend op basis van de kadastrale waarde […]
Hoe u de grondbelastingschuld kunt achterhalen Bijgewerkt: 2 februari 2017 Bij het overwegen van de kwestie van het verwerven van land is het noodzakelijk om alle gevolgen van de investering te evalueren, inclusief de belastingcomponent, aangezien de belastingdruk in Rusland behoorlijk […]

Een van de verplichte personeelsdocumenten die worden gebruikt om de documentstroom vast te leggen, is een logboek met orders voor personeel. Het is nodig om rapporten op te stellen met betrekking tot de verplaatsing van personeel - aanwerving, ontslag of overplaatsing. Een speciaal aangewezen medewerker is verantwoordelijk voor het invullen van het logboek.

Officiële voorschriften en functies

Op 6 september 2000 werd een decreet van het Federaal Archief uitgevaardigd. Dus volgens art. 358 personeelsorders moeten afzonderlijk worden geregistreerd in een speciaal logboek met personeelsorders. Registratie van bestellingen kan zowel in een papieren dagboek als in het 1C-programma worden uitgevoerd.

De volgende soorten bestellingen worden in het journaal vastgelegd:

over inhuren (er worden ook gegevens vastgelegd over de vraag of dit de hoofdbaan is of deeltijdwerk, deeltijdwerk, rotatiewerk);
over overplaatsing naar een andere functie (orders voor verhogingen, veranderingen in lonen en bonussen worden geregistreerd);
over ontslag (hiertoe behoren ook lange zakenreizen en zwangerschapsverlof).

Het tijdschrift is nodig bij het oplossen van arbeidsconflicten en het analyseren van het arbeidsverkeer. Maar de belangrijkste functie ervan is het reguleren van acties in overeenstemming met de arbeidswetgeving in de onderneming.

Ontwerpopties en vereisten

De vorm van het tijdschrift is niet wettelijk goedgekeurd. Dat is de reden waarom de leiders van de organisatie zelf kiezen hoe het voor hen handiger is om deze gegevens bij te houden.

Vaak worden hiervoor speciale papieren tijdschriften gebruikt, die bestaan uit een titelpagina, een pagina met informatie over het tijdschrift en direct velden voor het vastleggen van informatie. Computerprogramma's, bijvoorbeeld 1C, worden minder vaak gebruikt. Dit komt doordat elektronische documentatie gemakkelijker te corrigeren is dan papieren documentatie.

Ondanks dat er niet één enkele vorm van registratie bestaat, worden er wel een aantal eisen aan het document gesteld.

De omslag van het tijdschrift moet hard of halfhard zijn. Bij voorkeur gelamineerd. Het geeft de index van de organisatie en haar naam aan.

Op het tweede blad van het journaal staan de naam van de organisatie, de naam van het document en de begin- en einddatum van de registratie.
De derde pagina bevat informatie over de personen die verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van het document. In dit geval worden niet alleen de achternaam en initialen van de werknemer opgeschreven, maar ook zijn functie, details van het document waarmee de werknemer in deze functie is aangesteld . Een voorbeeldhandtekening van de persoon die verantwoordelijk is voor het document is ook vereist.
Het document moet worden genummerd om de integriteit te behouden.
De pagina's van het tijdschrift moeten stevig ingebonden en verzegeld zijn. Het aantal pagina's staat vermeld op het zegel. Dit cijfer moet overeenkomen met de werkelijke gegevens. De informatie wordt bevestigd door de handtekening en het zegel van het hoofd van de onderneming.
Op het laatste blad staat de einddatum van het onderhoud en een aantekening waarom en door wie het journaal is gesloten.

U kunt een document pas sluiten nadat alle pagina's zijn voltooid.

Tijdschriftpagina's

De hoofdlogpagina's bestaan uit kolommen en rijen waarin gegevens worden ingevoerd.

Laten we naar de hoofdkolommen kijken en voorbeelden geven voor het invullen van elk ervan.

Nummer van het document dat wordt afgegeven. Bijvoorbeeld: 304
Document datum. Bijvoorbeeld: 20-07-2016.
Bestellingsnummer. Bijvoorbeeld: 489-LS.
Informatie over het document, bevel tot toelating of overplaatsing, ontslag, vakantie. Bijvoorbeeld: aannemen, overstappen naar senior verkoper.
Gegevens van medewerkers. Bijvoorbeeld: Ivanov I.I. Als er in een organisatie twee medewerkers zijn met dezelfde achternaam en voorletters, worden de voor- en middelste naam voluit geschreven.
De wet of het document op basis waarvan het bevel is gegeven. Bijvoorbeeld: werknemersverklaring gedateerd 15 juli 2016.
Handtekening van de medewerker op wie de opdracht betrekking heeft. Geplaatst nadat de medewerker de bestelling heeft gelezen.
Informatie over wie het document heeft samengesteld en de gegevens in het dagboek heeft ingevoerd. Bijvoorbeeld: Svirodov P.R.
Handtekening van de medewerker van de HR-afdeling ter bevestiging van de juistheid van de invulling.
Extra informatie. Bijvoorbeeld: het wijzigen van het werkschema.

Loggen

Zoals reeds opgemerkt, wordt het logboek bijgehouden vanaf de eerste dag dat de organisatie actief is. Het moet worden ingevuld door een door het management aangewezen persoon. Dit kan een secretaris-assistent zijn, een medewerker van de personeelsafdeling.

Als de persoon die verantwoordelijk is voor het tijdschrift met vakantie of zwangerschapsverlof gaat, is de directie verplicht een nieuwe verantwoordelijke aan te stellen voor de duur van de afwezigheid van de medewerker.

Het logboek wordt dagelijks ingevuld. Het omvat alle personeelswijzigingen die we hierboven hebben vermeld.

Laten we opmerken dat orders voor de benoeming van functionarissen genoemd in het charter van de organisatie - de directeur van de onderneming, het hoofd van een bepaalde afdeling, het hoofd van een filiaal, enz. - niet in het dagboek worden vermeld. Deze informatie heeft betrekking op bestellingen voor de hoofdactiviteit en is vastgelegd in een ander document.

Nadat het tijdschrift is gesloten, wordt het overgedragen aan het archief, waar het 75 jaar wordt bewaard.

Fouten corrigeren

In sommige gevallen kunnen er fouten worden gemaakt bij het invullen van het logboek. In dit geval moet u een paar algemene regels onthouden:

Het is verboden pagina's uit een boek te scheuren.
Het is verboden correctiemiddelen te gebruiken of onjuiste gegevens met een rasp of mes te wissen.
Om dit te corrigeren, moet u de onjuiste invoer met één regel doorstrepen en de juiste gegevens ernaast invoeren.
Alle correcties worden onmiddellijk aangebracht nadat een fout is ontdekt.

Video: Hoe maak en ontwerp je een tijdschrift op 1C?

We nodigen u uit om een video-tutorial te bekijken over het maken en ontwerpen van een tijdschrift in het 1C-programma. Met zijn hulp kunt u uw eigen tijdschrift maken, terwijl u zelfstandig het aantal benodigde kolommen bepaalt dat moet worden gevuld. De informatie wordt in een eenvoudige en toegankelijke vorm verstrekt.

Alle opdrachten die betrekking hebben op personeel moeten worden vastgelegd in een speciaal journaal. Hierdoor zal het management van het bedrijf, indien nodig, zijn standpunt kunnen bewijzen in arbeidsconflicten.

Het logboek voor het registreren van orders voor personeel: een voorbeeld van het invullen van het boek is in bijna elke onderneming veelgevraagd. Het correct bijhouden van dit document, dat nauwkeurig de aanwerving, de stijging op de carrièreladder en het ontslag weergeeft, is geen bureaucratische gril. Dit document dient als basis voor het bevestigen van werkervaring en is ook een van de fundamentele documenten voor het berekenen van een pensioen.

Zo'n dagboek wordt gemaakt in de allereerste fase van de activiteit van een onderneming (organisatie). Het wordt uitgevoerd gedurende het gehele bestaan van de onderneming, ongeacht de eigendomsvorm. Voortijdige beëindiging van het bijhouden van het Journaal op bevel van de LS is niet toegestaan. De enige reden om een nieuw tijdschrift te starten is het einde van de vrije ruimte voor volgende vermeldingen.

De personeelsboekhouding is gescheiden van de boekhouding, waarbij op basis van wettelijke normen rekening wordt gehouden met de hoofdactiviteiten. Het is onmogelijk om orders over het personeel van een onderneming te registreren samen met orders over de hoofdactiviteiten, aangezien de eerste orders betrekking hebben op rechtsonderwerpen, dat wil zeggen burgers (ongeacht of deze mensen burgers van de Russische Federatie of buitenlanders zijn) en zij worden zowel wettelijke rechten als vrijheid van meningsuiting gegarandeerd. Simpel gezegd: hoewel arbeidskracht in het huidige stadium van de economische ontwikkeling een waar is die de eigenaar ervan, de arbeider, produceert, kan deze op geen enkele manier als een waar worden erkend. Boekhoudkundige overzichten zijn gebaseerd op rapportage over de vorming en beweging van goederen. Daarom zal het combineren van goederen en niet-goederen in één rapport in de toekomst onvermijdelijk tot verwarring leiden.

De houdbaarheid van zo’n tijdschrift is minimaal 75 jaar. Daarom worden er bepaalde eisen gesteld aan de vorm, evenals aan de kwaliteit van de materialen waaruit het is gemaakt. Het moet een omslag hebben van duurzaam, hard papier; vellen mogen alleen van hoogwaardig papier worden gebruikt. De sticker waarop de naam van het tijdschrift gedrukt wordt, moet goed verlijmd zijn en mag niet loskomen.

Waarom is loggen noodzakelijk?

Omdat registratie, in overeenstemming met GOST P 51141-98, een registratie in de gevestigde vorm van gegevens over een document betekent in overeenstemming met de bestaande regels. Registratie bevestigt het feit van ontvangst of creatie van een document op een specifiek tijdstip door informatie erover in te voeren in het juiste registratieformulier, vergezeld van het toekennen van een nummer, en door basisgegevens over het document vast te leggen.

Het is dus de registratie die het document rechtskracht geeft, aangezien met behulp daarvan het feit van de creatie ervan wordt vastgelegd. Daarom lijkt de order voor personeel niet te bestaan voordat deze in het Journaal is geregistreerd.

De wettelijke basis voor het bestaan van een dergelijk tijdschrift, de procedure om het bij te houden en het te classificeren als documenten voor langdurige opslag is het decreet van het Federaal Archief van 6 september 2000. Artikel nr. 358 van dit document legt de moeten de registratie van personeelsorders gescheiden houden van andere soorten documentstromen. Volgens de vereisten van het regelgevingsdocument wordt bij elke onderneming een dagboek (boek) bijgehouden voor het registreren van orders voor personeelsbenoemingen, overplaatsingen en ontslagen.

De systematisering van de ingevoerde informatie is gebaseerd op het principe van een chronologische catalogus. De personeelsopdrachten zelf worden apart opgeslagen in de betreffende persoonsdossiers van medewerkers.

Bestellingen voor hoofdpersoneel

Het journaal geeft de order voor personeel weer - alleen die interne documenten van de onderneming die dienen om de officiële status van ingehuurde werknemers te bepalen en tegelijkertijd dienen als basis voor het maken van boekingen in boekhouddocumenten. Bijvoorbeeld:

persoonlijke kaarten;
financiële documenten;
werk boeken.

Orders voor de benoeming van topambtenaren van de onderneming op posities die zijn aangegeven in de statutaire documenten (bijvoorbeeld hoofdaccountant, algemeen directeur) worden beschouwd als orders van de hoofdactiviteit en worden niet weergegeven in dit tijdschrift.

Bij elke onderneming moet een logboek met personeelsorders beschikbaar zijn, ongeacht de rechtsvorm (firma, vennootschap, enz.). Het bevat informatie over bevelen tot toelating, ontslag, overplaatsing, benoeming in een nieuwe functie, maar ook alle andere bevelen met betrekking tot werknemers met een bewaartermijn van 75 jaar.

Omdat de regelgeving van de Russische Federatie voorziet in de vereisten voor het bijhouden van personeelsdossiers, waarbij informatie over interne personeelsbewegingen afzonderlijk wordt vastgelegd van de documentatie waarin de workflow met betrekking tot boekhoud- en managementactiviteiten wordt vastgelegd, wordt de registratie van personeelsorders afzonderlijk uitgevoerd. Er zijn geen strikte wettelijke regels voor de uitvoering van een dergelijke documentstroom. De basis voor de totstandkoming en vormgeving van het tijdschrift zijn de normen die door de kantoorpraktijk worden bepaald.

Over het algemeen wordt het tijdschrift zelf, waarin informatie over personeelsbenoemingen wordt vastgelegd, evenals bewegingen in de wettelijke regelgeving, beschouwd als een document dat is gemaakt op basis van een lokale regelgevende handeling, dat wil zeggen dat de vorm ervan kan worden bepaald door het hoofd van de onderneming zelfstandig. Hoewel er geen standaardformulier bestaat, heeft zich tegenwoordig in de kantoorwerkpraktijk al een volledig bepaalde vorm van een dergelijk document en de praktijk van het bijhouden ervan ontwikkeld.

Dit type logboek lijkt op een tabel met verschillende rijen en kolommen:

kolom één wordt gebruikt om informatie in te voeren over het nummer van de bestelling die wordt vastgesteld;
de tweede kolom is bedoeld om de datum van afgifte van de bestelling vast te leggen;
kolom drie wordt gebruikt om informatie over het ordernummer in te voeren;
kolom vier wordt gebruikt om het type opdracht vast te leggen: inschrijving voor een functie, interne overplaatsing, ontslag;
de vijfde kolom bevat informatie over de voornaam, patroniem en achternaam van de werknemer ten aanzien van wie het bevel is uitgevaardigd;
kolom nummer zes bevat het personeelsnummer van de medewerker ten aanzien van wie de opdracht is gegeven;
kolom nummer zeven bevat informatie over de basis voor ondertekening van de bestelling, dat wil zeggen over de arbeidsovereenkomst, werknemersaanvraag, aanvullende overeenkomst, enzovoort, met vermelding van het nummer en de datum van registratie;
Kolom nr. 8 wordt gebruikt om indien nodig aantekeningen te maken.

Sommige griffiers voegen een kolom toe voor het invoeren van informatie over de samenvatting van de bestelling, die in het journaal wordt vastgelegd.

Wat moet in het dagboek worden vastgelegd

Volgens de lijst met standaarddocumentatie die wordt gegenereerd tijdens het werk van organisaties, die het tijdstip van permanente opslag aangeeft, zijn er 2 verschillende perioden vastgesteld voor de opslag van tijdschriften waarin administratieve documentatie wordt vastgelegd, waaronder bevelen voor benoeming, ontslag en interne taakoverdracht van medewerkers.

Het is toegestaan om informatie over de persoonsgegevens van medewerkers in te voeren zonder hun volledige naam en patroniemen op te schrijven, maar in plaats daarvan met initialen. Als een organisatie twee of meer werknemers met dezelfde achternaam in dienst heeft, worden zowel hun patroniemen als hun voornamen volledig vastgelegd.

Bepaalde soorten orders met betrekking tot personeel worden opgesteld in overeenstemming met de regels van het document ‘Unified Forms of Primary Accounting Documentation for Person Records’. verenigde de vormen van bestellingen:

over aanwerving (formulier T-1, evenals formulier T-1a)
over het overbrengen van een werknemer naar een andere baan (formulier T-5, evenals formulier T-5a);
over beëindiging (beëindiging) van de arbeidsovereenkomst met een werknemer (of ontslag) (formulier T-8, evenals formulier T-8a);
opdrachten voor het sturen van een werknemer op zakenreis (formulier T-9, evenals formulier T-9a);
bevelen om werknemers aan te moedigen (formulier T-11, evenals formulier T-11a).

De letter “a”, die wordt toegevoegd aan het nummer dat een uniforme vorm heeft, betekent dat deze wordt gebruikt om orders met betrekking tot personeel te documenteren, terwijl de order op meerdere werknemers tegelijk van toepassing is (bijvoorbeeld een order om meerdere mensen in dienst te nemen). eenmaal, die één brigade vormen).

De eerste is een houdbaarheid van vijf jaar (korte termijn). Het registreert:

vakanties toegekend voor studie;
vakanties die jaarlijks worden toegekend in overeenstemming met de bepalingen van de arbeidsovereenkomst;
disciplinaire sancties;
dienstrooster;
korte zakenreizen.

De tweede heeft een houdbaarheid van 75 jaar (lange termijn). Het registreert:

bevelen met betrekking tot aanwerving, ontslag en officiële overplaatsingen;
informatie over lonen en bonussen;
informatie over incentives, prijzen;
informatie over kwesties van geavanceerde training, certificering, toewijzing van rangen, categorieën, enzovoort;
over taken die verband houden met de hoofdactiviteit;
bestellingen voor lange zakenreizen;
bevel tot het verlenen van verlof zonder behoud van loon.

U hoeft zich niet te haasten met het invullen van het PM-logboek. Het is de moeite waard ervoor te zorgen dat de manager niet van gedachten verandert over het uitvaardigen van de bestelling, het type document of de datum ervan niet verandert.

Ervaren personeelsfunctionarissen raden aan om de orders voor personeel die kunnen worden toegeschreven aan de documentenstroom over de externe verplaatsingen van werknemers te scheiden van orders die verband houden met de interne verplaatsingen van werknemers. Deze verdeling van gegevens kan in de toekomst het verkrijgen van de gegevens die nodig zijn voor analyse aanzienlijk vergemakkelijken:

algemeen personeelsverloop;
frequentie en kwantitatieve indicatoren van de werkgelegenheid;
ontslagstatistieken;
statistieken van overdrachten, die tijdens de analyse worden beschouwd als het betreden van een nieuwe baan na het verlaten van de oude.

Voor dezelfde vereenvoudiging kunnen bestellingen voor vakanties, voor de registratie van ziekteverlof en bestellingen voor zakenreizen ook in andere dagboeken worden meegenomen.

Regels voor het ontwerpen van tijdschriften

Er zijn verschillende vereisten voor het medicijnregistratiejournaal met betrekking tot het ontwerp en het onderhoud ervan.

Het tijdschrift moet een titelpagina hebben. Het geeft aan:

Naam van de organisatie;
naam van de afdeling (afdeling HR);
de startdatum van het journaliseren, evenals de einddatum (de kolom wordt ingevuld bij het indienen van het document bij het archief).

De verantwoordelijkheid voor het bijhouden van het logboek ligt bij een specifieke persoon. Op de achterkant van de titelpagina zijn zijn naam, patroniem, achternaam en functie aangegeven.
Alle journaalposten zijn opeenvolgend genummerd.
Bestellingen worden in chronologische volgorde in het journaal ingevoerd - de volgende boeking moet een latere boekingsdatum hebben dan de vorige.

Gebruik bij het invoeren standaardformaten voor het schrijven van datums: dag, maand, jaar.

Gegevens over de werknemer (voornaam, patroniem, achternaam) ten aanzien van wie de opdracht is gegeven, worden zonder afkortingen of wijzigingen ingevoerd.
De gegevens die in het journaal worden ingevoerd, moeten overeenkomen met de specifieke inhoud van de bestellingen.

Ervaren personeelsfunctionarissen geven advies - voer niet alle uitgegeven orders voor medewerkers in één dagboek in, maar verdeel ze in groepen, waarbij u de indeling baseert op het soort actie met betrekking tot de schriftelijke opdracht. Bijvoorbeeld: certificering, een opdracht voor een zakenreis, een opdracht om naar een nieuwe baan te verhuizen, enzovoort. Het is raadzaam om elke groep een eigen index toe te kennen. Orders voor personeelsverplaatsingen krijgen bijvoorbeeld de index LS, orders voor vakanties krijgen de index O, ziekteverzuimregistraties krijgen de index B, orders voor zakenreizen krijgen de index KM, enzovoort. In organisaties met een groot aantal werknemers zal een dergelijke indexering het in de toekomst veel gemakkelijker maken om het bijbehorende record te vinden. Deze divisie helpt ook bij het analyseren van het werk van de onderneming om een nieuwe vorm van collectieve arbeidsovereenkomst te ontwikkelen, en bij het analyseren van het personeelsverloop.

De Standaardinstructies voor kantoorwerk uitgevoerd in federale instanties, goedgekeurd bij besluit van het Federaal Archief (nr. 68 van 27 november 2000), stellen geen strikte regels vast met betrekking tot de nummeringsvolgorde in het Register van Orders met betrekking tot personeel. Alleen de noodzaak om bestellingen in de vorm van doorlopende nummering binnen één kalenderjaar te nummeren wordt vermeld. Opgemerkt wordt dat instructies, bevelen over medicijnen en kernactiviteiten afzonderlijk worden genummerd.

Bescherming van informatie die in het logboek wordt ingevoerd

Journaalboekingen zijn beschermd tegen ongeoorloofde wijzigingen in overeenstemming met de vereisten voor archiefdocumenten.

Biedt bescherming tegen:

bladbijlagen;
verwijderen van vellen;
illegale aanpassingen;
onjuiste correcties.

Aangezien zowel de besluiten zelf met betrekking tot personeel als hun vermeldingen in het wettelijke kader worden geclassificeerd als juridisch belangrijke documenten, wordt het, om fouten te voorkomen, niet aanbevolen om afkortingen te gebruiken waardoor de vermelding dubbelzinnig kan worden geïnterpreteerd.

Voor dit doeleinde:

het doornemen van het tijdschrift, inclusief alle vellen;
nummering van alle pagina's;
de uiteinden van het firmwarekoord van het tijdschrift op het laatste vel worden bevestigd met een zelfklevende sticker met het zegel van de organisatie, evenals de handtekening van een ambtenaar, of met een lakzegel;
op de laatste pagina voordat deze naar het archief wordt verzonden, wordt een registratie gemaakt van het aantal vellen, deze registratie wordt gecertificeerd door de handtekening van het hoofd van de afdeling, evenals het zegel van de organisatie.

In industrieel geproduceerde, gedrukte tijdschriften is al aan al deze veiligheidsvoorwaarden voldaan en wordt een sticker met een aangebracht hologram - het opschrift "Sealed" - als zegel aangeboden. Wanneer het wordt geopend, verandert het automatisch in het opschrift "Geopend".

De mogelijkheid dat het bedieningselement loslaat, moet volledig worden uitgesloten. Het is het beste om de hoes te lamineren.

Van ongeautoriseerde correcties, maar ook van aanpassingen aan records, worden regels opgesteld voor correcties in journaalboekingen, bijvoorbeeld in het geval van het invoeren van foutieve informatie.

Voor legitieme correcties wordt de regel voor het aanbrengen van wijzigingen in de volgende volgorde vastgesteld:

Een invoer die correctie behoeft, wordt doorgestreept met een lijn. Vervolgens wordt een nieuwe boeking gemaakt en wordt een certificerende boeking gemaakt over de aangebrachte correctie, met vermelding van de datum van de ondernomen actie met de handtekening van de persoon die verantwoordelijk is voor de aangebrachte correctie;
elke doorhaling, gebruik van correctiemiddelen of doorhaling, waardoor het onmogelijk wordt de gecorrigeerde bijdrage te lezen, is verboden.

Bij het aanbrengen van wijzigingen in het Geneesmiddelenblad moeten de wijzigingen uiterst zorgvuldig gebeuren, strikt volgens vastgestelde regels, in duidelijk, gemakkelijk leesbaar handschrift.

Het bijhouden van een logboek van medicijnbestellingen in elektronische vorm

Wettelijke en regelgevende wetten met betrekking tot kantoorwerk en documentenstroom maken het mogelijk een medisch dagboek bij te houden, zowel op papier, in traditionele vorm als elektronisch. Een computerbestand, dat in wezen een registratietabel is, moet worden beschermd tegen ongeoorloofde bewerkingen en, in het algemeen, tegen toegang. De regels voor het bijhouden van een dergelijk elektronisch journaal zijn vergelijkbaar met de regels voor het bijhouden van een papieren journaal.

Een bestaand elektronisch tijdschrift, of de afzonderlijke vorm ervan, kan indien nodig worden afgedrukt, terwijl aan alle noodzakelijke vereisten voor extern ontwerp wordt voldaan:

omslag;
nummering;
titelpagina.

De bedrukte vellen worden vervolgens geniet in overeenstemming met de vereisten voor paginanummering, nieten en nieten van vellen, handtekeningcertificering en verzegeling.