1s metalurgia. Vytvorenie rozšíreného plánu výroby
Články nového zákona o účtovníctve oslobodzujú organizácie od povinného používania jednotných foriem prvotných dokladov. Šéf spoločnosti teraz môže osobne rozhodnúť o tom, ako budú primárne dokumenty vyhotovené.
Dňa 1. januára 2013 nadobudol účinnosť federálny zákon zo 6. decembra 2011 č. 402-FZ „o účtovníctve“. Tento návrh zákona priniesol mnohé zmeny do účtovných zásad podnikov, na ktoré si musia účtovníci a ich manažéri ešte stále zvykať. Jednou z týchto noviniek je zrušenie povinného používania jednotných foriem prvotných dokladov.
Podľa nového zákona má vedúci každého podniku právo samostatne rozhodnúť, ako sa vypracujú primárne dokumenty. Organizácia môže naďalej používať štandardizované formuláre alebo samostatne vytvárať formuláre dokumentov vhodné pre jej činnosť. Nová právna úprava poskytuje len určitý zoznam povinných ukazovateľov identifikujúcich činnosť organizácie. Ak má spoločnosť v úmysle naďalej používať jednotné prvotné doklady, jej účtovník to musí stanoviť vo svojich účtovných zásadách a uviesť všetky používané formuláre.
Zaujímavosťou je, že podľa nového zákona nie je pečiatka na primárnych dokladoch povinnou náležitosťou, hoci pečiatka sa na jednotných tlačivách bežne uvádza. Ak chce podnik používať samostatne vyvinuté formuláre primárneho obstarávania, ale zároveň od dodávateľov dostávať doklady overené pečaťou, musí to uviesť v zmluve.
Zrušenie povinného používania jednotných foriem dokladov na jednej strane zvyšuje voľnosť činnosti organizácií, na druhej strane nie je príliš vhodnou novinkou pre účtovníkov aj regulačné orgány. Je nepravdepodobné, že by tí prví dokázali presvedčiť všetky protistrany o opodstatnenosti používania nimi vypracovaných formulárov primárnych dokumentov. A daňové úrady, samozrejme, môžu akceptovať iba výkazy vo formáte, ktorý poskytuje ich softvér. To znamená, že interakcia firiem so zodpovednými vládnymi agentúrami sa len skomplikuje.
Federálna daňová služba podniká prvé kroky k vyriešeniu súčasnej zložitej situácie: pracovníci servisu už podnikateľom ponúkli formáty najpopulárnejších primárnych dokumentov - nákladného listu (TORG-12) a akceptačného certifikátu pre prácu (služby) (objednávka z 21. marca 2012 č. ММВ-7-6/172@). Snáď sa v budúcnosti nájde kompromis, ktorý povedie k produktívnejšej spolupráci medzi organizáciami a daňovými úradmi.
Programy 1C vám pomôžu viesť evidenciu v súlade s novými legislatívnymi normami.Zavolajte k nám naši špecialisti vyberú optimálne riešenie vašich problémov.
Videnia: 3530Od roku 2013 môžu zamestnávatelia vytvárať a implementovať akékoľvek formy primárnych dokumentov, ktoré sú pre nich vhodné na spracovanie personálnej dokumentácie. Dôvodom je skutočnosť, že 1. januára 2013 nadobudol účinnosť federálny zákon zo 6. decembra 2011 č. 402-FZ „o účtovníctve“ (ďalej len zákon).
Podľa § 9 ods. 4 tohto zákona formy prvotných účtovných dokladov musí schváliť vedúci organizácie na odporúčanie úradníka zodpovedného za vedenie účtovných záznamov. V skutočnosti to znamená, že na účely účtovníctva a daňového účtovníctva sa používanie jednotných formulárov na evidenciu práce a jej platenia, schválené uznesením Štátneho výboru pre štatistiku z 5. januára 2004 č. 1, stáva nepovinným. Okrem toho organizácie jednoducho nemajú právo ich používať, ak takéto formuláre neschváli manažér.
Okrem toho musí každý samostatne vyvinutý primárny účtovný doklad obsahovať všetky požadované podrobnosti vrátane: názvu dokladu a dátumu jeho vyhotovenia; názov organizácie; typ dokumentu; popis personálnej akcie a hodnoty jej naturálneho a (alebo) peňažného vyjadrenia, mená funkcií zodpovedných osôb a ich podpisy s vysvetlením priezviska a iniciál (2. časť § 9 zákona ).
Používanie doterajších jednotných foriem prvotných účtovných dokladov zákon nezakazuje. A vzhľadom na skutočnosť, že jednotné objednávkové formuláre sú zabudované do všetkých počítačových programov, ktoré používajú účtovníci a personalisti, organizácie ich s najväčšou pravdepodobnosťou dlho neopustia.
Pre pohodlie však stále môžete odstrániť z formulárov primárneho dokumentu schváleného Goskomstatom všetky podrobnosti, ktoré nie sú zahrnuté v zozname povinných a nepoužívajú sa v organizácii, napríklad: odkazy na číslo formulára a uznesenie Goskomstat , OKUD a OKPO kódy.
Následne sa príkazom vedúceho organizácie schvaľujú nové formy dokladov pre personálnu evidenciu, evidenciu pracovného času a zúčtovanie s personálom pre mzdy. Okrem toho je pre album nových foriem primárnej účtovnej dokumentácie vhodné vypracovať podrobné pokyny na vyplnenie formulárov dokumentov na zaznamenávanie práce a jej platby.
Anna Lukina,
Vedúci odboru pracovnoprávnych vzťahov a personálneho účtovníctva
Poradenská spoločnosť "Právny expert"
Organizácie najčastejšie premýšľajú o potrebe určitých dokumentov na začiatku roka: aké žiadosti prijať od zamestnancov, ako vypracovať objednávky (pokyny), schváliť predpisy a koordinovať dokumenty. Povedzme si o formách prvotných účtovných dokladov na evidenciu práce a jej úhradu.
Jednotné formuláre na vedenie personálnej evidencie boli schválené uznesením Štátneho štatistického výboru Ruska zo dňa 01.05.2004 N 1 „O schválení jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie na evidenciu práce a jej úhradu“ (ďalej len uznesenie N 1).
Podľa bodu 2 dokumentu bolo ich použitie povinné. Ale 1. januára 2013 nadobudol účinnosť federálny zákon č. 402-FZ zo 6. decembra 2011 „o účtovníctve“ (ďalej len zákon č. 402-FZ). Neobsahuje požiadavky na potrebu zostavovania prvotných účtovných dokladov podľa jednotných tlačív.
Teraz podľa časti 4 čl. 9 zákona N 402-FZ formy prvotných účtovných dokladov používaných organizáciou (okrem organizácií verejného sektora) musí určiť vedúci organizácie.
Možnosť samostatného vypracovania foriem prvotných účtovných dokladov potvrdila Rostrud v listoch zo dňa 14.02.2013 N PG/1487-6-1, zo dňa 23.01.2013 N PG/10659-6-1, zo dňa 1.9. /2013 N 2-TZ. Zákon č. 402-FZ však neobsahuje zákaz používania jednotných tlačív, preto ich možno naďalej používať.
Organizácia tak môže urobiť jedno z nasledujúcich rozhodnutí týkajúcich sa používania personálnych záznamov:
Naďalej používať jednotné formuláre bez toho, aby ste do nich vnášali niečo nové;
Odmietnite ich používať a nahraďte ich novo vyvinutými;
Naďalej používajte jednotné formuláre, vykonávajte ich zmeny a/alebo doplnky, ktoré odzrkadľujú špecifiká práce organizácie a vzťahov so zamestnancami.
Organizácia používa štandardizované formuláre
Formy prvotných účtovných dokladov už dva roky určuje vedúci hospodárskeho subjektu na odporúčanie úradníka zodpovedného za vedenie účtovných záznamov (článok 4 ods. 4 zákona č. 402-FZ).
…bez zmien
Aj keď vedúci zamestnanec rozhodol, že organizácia bude naďalej používať jednotné tlačivá schválené uznesením č.1, je potrebné vydať príkaz na schválenie tlačív prvotných účtovných dokladov.
Lehota na vydanie príkazu nie je zákonom ustanovená. Malo by sa však pamätať na to, že podľa článku 4 účtovných predpisov „Účtovná politika organizácie“ (PBU 1/2008), schválených nariadením Ministerstva financií Ruska zo dňa 6. októbra 2008 N 106n, formuláre prvotné účtovné doklady schvaľuje vedúci spolu s účtovnou zásadou organizácie. A to sa robí na konci roka. Ako prílohu k účtovnej zásade je najlepšie pripraviť si album prvotných účtovných dokladov. Ak neboli prvotné účtovné doklady schválené spolu s účtovnou zásadou alebo nebola schválená nová účtovná zásada na nasledujúci rok, je možné album prvotných účtovných tlačív schváliť úpravou aktuálnej účtovnej zásady (v zmysle ods. 10 PBU 1/2008).
...so zmenami a/alebo doplnkami
Zmeny a/alebo doplnky k jednotným formulárom sa vykonávajú podľa pravidiel stanovených uznesením Štátneho výboru pre štatistiku Ruska zo dňa 24. marca 1999 N 20 „O schválení postupu používania jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie“ (ďalej len ako uznesenie N 20). Podľa dokumentu, ak sa organizácia rozhodne pokračovať v používaní zjednotených formulárov a urobí v nich nejaké zmeny, tieto zmeny musia byť formalizované príkazom.
Lehoty na vykonanie zmien a/alebo doplnení nie sú uznesením č. 20 ustanovené, preto sa domnievame, že dátum tejto objednávky môže byť ľubovoľný a nemusí pripadať na koniec roka (pozri aj ods. 10 PBU). 1/2008, ktorý uvádza prípady, kedy môže dôjsť k zmene účtovných zásad).
Organizácia sa rozhodla vyvinúť vlastné jednotné formy
Vyvarujte sa chybám
Všimnime si, na čo si musia personalisti dávať pozor, aby nedochádzalo k chybám v súvislosti s vývojom vlastných jednotných foriem.
1. Sám od seba Používanie primárnych účtovných personálnych dokladov nutne zostáva ich zloženie rovnaké, relaxácie sa vzťahujú len na formy.
Nedostatok personálnych dokumentov môže znamenať riziko, že organizácia a jej funkcionári budú zodpovední podľa čl. 5.27 Kódex správnych deliktov Ruskej federácie. Upozorňujeme, že od 1. januára 2015 sa výrazne zvýšili pokuty podľa tohto článku.
Okrem toho absencia primárnych účtovných personálnych dokladov môže mať za následok daňové riziká, najmä neuznanie nákladov práce ako nákladov pri výpočte dane z príjmu, a v dôsledku toho dodatočné daňové vymeranie, pokutu, ako aj vznik daňovej povinnosti. vo forme pokuty podľa daňového poriadku Ruskej federácie.
2. Pri vytváraní vlastných tlačív treba brať do úvahy, že prvotný účtovný doklad musí obsahovať Požadované podrobnosti, uvedených v časti 2 čl. 9 zákona č. 402-FZ:
1) názov dokumentu;
2) dátum vyhotovenia dokumentu;
3) názov hospodárskeho subjektu, ktorý dokument zostavil;
5) hodnota prirodzeného a (alebo) peňažného merania skutočnosti ekonomického života s uvedením meracích jednotiek;
6) názov funkcie osoby (osôb), ktorá vykonala operáciu a je zodpovedná za jej registráciu, alebo názov funkcie osoby zodpovednej za registráciu vykonanej akcie;
7) podpisy osôb uvedených v odseku 6 s uvedením ich priezvisk a iniciál alebo iných údajov potrebných na identifikáciu týchto osôb.
Porušenie požiadaviek na formu personálnych dokladov môže mať za následok aj riziko, že budú uznané za nesúladné s platnou legislatívou a budú brané na zodpovednosť.
3. Podľa informácie Ministerstva financií Ruska b/d N PZ-10/2012 „O nadobudnutí účinnosti federálneho zákona zo 6. decembra 2011 N 402-FZ o účtovníctve 1. januára 2013“ Používanie primárnych účtovných formulárov zostáva povinnými dokumentmi ustanovenými oprávnenými orgánmi v súlade s inými federálnymi zákonmi a na základe takýchto zákonov.
Vzhľadom na otázku prípravy primárnych dokumentov pri vysielaní zamestnanca na pracovnú cestu ministerstvo práce Ruska v liste zo 14. februára 2013 N 14-2-291 uviedlo, že príslušné dokumenty (najmä cestovný certifikát) musia byť vyhotovené podľa vzorov schválených uznesením N 1.
Rostrud v Liste zo dňa 3. 4. 2013 N 164-6-1 tiež vysvetlila, že pri vydávaní cestovného osvedčenia je potrebné použiť jednotné tlačivo N T-10 a riadiť sa Pokynom na jeho vyplnenie, schváleným uznesením. č. 1.
Ministerstvo práce a sociálnej ochrany Ruskej federácie (bod 3 listu č. 14-1-1061 z 24. mája 2013) pri vysvetľovaní problematiky evidencie pracovného času v prípade zamestnancov pracujúcich na zmenný režim poznamenalo, že 4. časť čl. 91 Zákonníka práce Ruskej federácie stanovuje zamestnávateľovi povinnosť viesť záznamy o čase odpracovanom zamestnancami. Na tento účel sa poskytujú jednotné tlačivá pracovných výkazov N N T-12 a T-13 schválené uznesením č.
Zamestnávateľ tak musí podľa vládnych orgánov pri príprave niektorých personálnych dokumentov naďalej používať jednotné formuláre, najmä pokiaľ ide o cestovné potvrdenia a pracovné výkazy.
4. Pri samostatnom vytváraní účtovných formulárov je potrebné brať do úvahy ďalšie regulačné právne akty, ktorý obsahuje náležitosti formulárov na registráciu personálu. Uvažujme, čo treba brať do úvahy pri vypracovávaní podoby osobnej karty zamestnanca.
Príklad 3. Keď organizácia vyvinie svoju vlastnú formu osobnej karty, malo by sa vziať do úvahy, že požiadavky na uplatnenie oddielu. II jednotný formulár N T-2 na vedenie vojenskej registrácie je ustanovený článkom 27 Predpisov o vojenskej registrácii, schválených nariadením vlády Ruskej federácie z 27. novembra 2006 N 719.
Okrem toho, spolu s povinnými údajmi uvedenými v časti 2 čl. 9 zákona N 402-FZ musí osobná karta obsahovať stĺpce, do ktorých je potrebné zadať údaje o vykonanej práci, preradení na iné trvalé zamestnanie a prepustení (odsek 12 Pravidiel pre vedenie a uchovávanie pracovných zošitov, vyhotovenie zošita formuláre a ich poskytovanie zamestnávateľom schválené vyhláškou vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 N 225 „O pracovných zošitoch“). Preto pri samostatnom vývoji formy osobnej karty je potrebné zachovať oddiel. II v súlade s uznesením č.1 a zabezpečiť stĺpce v súlade s požiadavkami Pravidiel pre vedenie a uchovávanie zošitov.
5. Možnosť samostatného vypracovania personálnych účtovných dokladov sa vzťahuje len na jednotné formuláre, schválený uznesením č.1 a nevzťahuje sa na personálne dokumenty, ktorých formy určujú iné regulačné právne akty.
Príklad 4. Forma knihy na zaznamenávanie pohybu pracovných kníh a príloh v nich nie je jednotná forma schválená uznesením č. 1. Forma uvedenej knihy bola schválená uznesením Ministerstva práce Ruska z októbra. 10, 2003 N 69 „O schválení Pokynov na vypĺňanie zošitov“. Zmeny v používaní jednotných formulárov teda neovplyvňujú podobu zošita.
Vyvíjame účtovné formuláre
Ak sa organizácia rozhodne vypracovať si vlastné účtovné formy (nielen čo sa týka personálnych dokladov, ale aj účtovníctva všeobecne), tak celý proces zaberie určitý čas a bude si vyžadovať schválenie rôznych oddelení – finančného, účtovného, ľudské zdroje, právne, bezpečnostné služby. Pre koordinovanú prácu všetkých týchto oddelení je lepšie vytvoriť špeciálnu pracovnú skupinu a stanoviť poradie a načasovanie jej práce na účtovných formulároch.
Na základe výsledkov posudzovania návrhu albumu je potrebné v rámci účtovnej politiky vydať príkaz na schválenie vypracovaných tlačív.
Album formulárov primárnych účtovných dokladov Open World LLC
Primárny účtovný formulár N 5 „Tabuľka zamestnancov“
Spoločnosť s ručením obmedzeným "Otvorený svet"
info-personal.ru
Personálne prvotné účtovné doklady v roku 2013
Každý HR manažér sa pri svojej práci každodenne stretáva s potrebou vytvárať dokumenty. Najprv sa, samozrejme, musíte rozhodnúť o otázke, ktorý dokument by sa mal vytvoriť na dokumentáciu ktorej situácie. Potom sa musíte rozhodnúť o forme tohto dokumentu. Už niekoľko rokov používame (aspoň v niektorých z najpopulárnejších situácií) jednotné formuláre dokumentov vyvinuté a schválené Štátnym štatistickým výborom Ruska. Samozrejme, tieto formuláre neboli vždy vhodné na použitie a bola spochybňovaná povinná povaha ich používania. Jednotné formy kádrových dokumentov však boli v našom pracovnom arzenáli, za roky práce sme si na ne zvykli a časom sa prispôsobili. Od 1. januára sa však situácia s „primárom“ zmenila, dnes musia zamestnávatelia používať tie formy personálnych dokumentov, ktoré sami vypracovali a schválili. Najdôležitejšie problémy spôsobené veľkými zmenami v dokumentovaní personálnych vzťahov rozoberieme v našom článku.
Dňa 1. januára 2013 nadobudol účinnosť federálny zákon č. 402-FZ zo dňa 6. decembra 2011 „o účtovníctve“ (ďalej len zákon č. 402-FZ). Tento regulačný akt neukladá organizáciám povinnosť používať jednotné formy prvotných účtovných dokladov (okrem hotovostných operácií pre obchodné spoločnosti a prvotných účtovných dokladov pre organizácie verejného sektora). Existuje len požiadavka, aby v takýchto dokumentoch bol uvedený zoznam ukazovateľov identifikujúcich obchodnú transakciu (článok 9 ods. 2 a 4 zákona č. 402-FZ).
V našom článku vám povieme, ako požiadavky nového zákona o účtovníctve ovplyvnia prácu HR služby.
JEDNOTNÉ FORMY PERSONÁLNYCH DOKLADOV DO 1.1.2013
Poznámka! Zánikom zákona č. 129-FZ k 1. januáru 2013 vlastne strácajú platnosť doteraz platné albumy jednotných foriem (bez ohľadu na to, či sú oficiálne zrušené alebo nie)
Poznámka! Vypracovanie a schvaľovanie jednotných foriem primárnych dokumentov nie je úlohou ani ruského ministerstva financií, ani Rosstatu. V súčasnosti v našej krajine neexistuje žiadna agentúra zodpovedná za primárnu dokumentáciu a vysvetľovanie postupu pri jej použití
V súlade s odsekom 1 čl. 9 federálneho zákona z 21. novembra 1996 č. 129-FZ „o účtovníctve“ (ďalej len zákon č. 129-FZ), ktorý stratil platnosť 1. januára 2013, všetky obchodné transakcie uskutočnené organizáciou mali zdokumentovať podpornými dokumentmi. Na základe takýchto primárnych dokumentov sa viedli účtovné a daňové záznamy (článok 313 daňového poriadku Ruskej federácie).
Povinné používanie jednotných tlačív schválených ako súčasť albumov jednotných tlačív prvotnej účtovnej dokumentácie bolo ustanovené v ods. 9 zákona č. 129-FZ. A iba pre dokumenty, ktorých forma bola obsiahnutá v týchto albumoch, bol uvedený zoznam povinných údajov.
Bola schválená doložka 2 Postupu pre postupné zavádzanie jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie v organizáciách, bez ohľadu na ich formu vlastníctva, pôsobiacich na území Ruskej federácie. spoločným uznesením Štátneho výboru pre štatistiku Ruska zo dňa 29.5.1998 č. 57a a Ministerstva financií Ruska zo dňa 18.6.1998 č. 27n, prijatým v súlade so zákonom č. Vláda Ruskej federácie zo dňa 7. 8. 1997 č. 835 „O prvotných účtovných dokladoch“ bolo stanovené, že od 1. januára 1999 sa prvotné účtovné doklady prijímajú do účtovníctva, ak sú vyhotovené podľa schválených jednotných formulárov. Goskomstat Ruska v rokoch 1997-1998. Táto požiadavka sa týkala okrem iného aj takého úseku účtovníctva, akým je účtovanie práce a jej úhrada.
Uznesenie Štátneho štatistického výboru Ruska z 5. januára 2004 č. 1 schválilo jednotné formy primárnej účtovnej dokumentácie na zaznamenávanie práce a jej platby. Tento dokument nevyžadoval štátnu registráciu (list Ministerstva spravodlivosti Ruska z 15. marca 2004 č. 07/2732-YUD), samotný text uznesenia bol uverejnený vo Finančných novinách č. 13, 2004. uplatnenie tohto uznesenia vyžadovala norma odseku 2 čl. 9 zákona č. 129-FZ, spravodlivo poznamenávame, že akty, ktoré si nevyžadujú registráciu na Ministerstve spravodlivosti Ruska, nenadobúdajú štatút normatívneho právneho aktu a neobsahujú právne normy, ktoré sú povinné pre všetky organizácie. .
JEDNOTNÉ FORMY PERSONÁLNYCH DOKLADOV PO 1. JANUÁRI 2013
Obchodné spoločnosti musia od 1. januára 2013 používať vlastné formy prvotných účtovných dokladov. Výnimkou sú len pokladničné doklady.
Mimochodom
Do roku 2004 vykonával funkciu vývoja a schvaľovania jednotných foriem prvotných účtovných dokladov Štátny výbor pre štatistiku Ruska. Počas administratívnej reformy však bola táto funkcia uznaná rozhodnutím vlády Ruskej federácie ako nadbytočná a podliehajúca zrušeniu (protokol z 18. decembra 2003 č. 47). V tejto súvislosti implementáciu tejto funkcie neustanovujú schválené v súčasnosti platné nariadenia o federálnej štátnej štatistickej službe. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 2. júna 2008 č.420.
Ministerstvo financií Ruska ani Rosstat teda v súčasnosti nemajú právomoc vypracovávať a schvaľovať formy prvotných účtovných dokladov a nemajú právomoc poskytovať vysvetlenia k ich použitiu. Toto je priamo uvedené v liste Ministerstva financií Ruska zo 4. mája 2009 č. 07-02-10/24, oznámenom teritoriálnym daňovým orgánom na použitie v ich práci listom Federálnej daňovej služby Ruska zo dňa 20.05.2009 č. BE-17-3/ „O postupe pri uplatňovaní jednotných prvotných účtovných dokladov pri evidencii konkrétnych obchodných situácií.“
Časť 1 čl. 9 zákona č. 402-FZ ustanovuje, že každá skutočnosť hospodárskeho života podlieha evidencii prvotným účtovným dokladom. Faktom ekonomického života je zároveň transakcia, udalosť, operácia, ktorá má alebo je schopná ovplyvniť finančnú situáciu hospodárskeho subjektu, finančný výsledok jeho činnosti a (alebo) peňažný tok (článok 3 ods. zákona č. 402-FZ).
Prečo sa na personálnu dokumentáciu vzťahujú požiadavky zákona č. 402-FZ?
Osobné doklady sú primárne účtovné doklady. Požiadavky na vypracovanie týchto primárnych dokumentov nie sú samostatne ustanovené pracovnou legislatívou. Keďže sa týkajú prvotných účtovných dokladov, musia spĺňať požiadavky účtovnej legislatívy.
Kto vypracúva formy prvotných účtovných dokladov?
Podľa časti 4 čl. 9 zákona č. 402-FZ, formy prvotných účtovných dokladov, vrátane účtovníctva práce a platieb, musí schváliť vedúci spoločnosti na odporúčanie zamestnanca zodpovedného za účtovníctvo.
Je zrejmé, že vo väčšine organizácií sa zamestnanci poverení účtovnou zodpovednosťou zameriavajú najmä na „svoje“ doklady. Nerozumejú a nemali by rozumieť zložitosti správy personálnych záznamov a zvláštnostiam dokumentovania pracovnoprávnych vzťahov. To znamená, že priamy vývoj foriem primárnych účtovných dokladov na účtovanie práce a jej platby by mali vykonávať špecialisti na personálne služby - nezávisle alebo v interakcii s účtovnými zamestnancami. A po tom, čo personalisti premyslia a vytvoria formuláre takýchto dokumentov, mali by byť odovzdané úradníkovi zodpovednému za účtovníctvo, aby celý súbor formulárov predložil na schválenie vedúcemu organizácie.
Schválené predpisy o postupe pri vykonávaní hotovostných transakcií s bankovkami a mincami Ruskej banky na území Ruskej federácie. Banka Ruska zo dňa 12. októbra 2011 č. 373-P stanovila potrebu používať hotovostné doklady s kódmi zodpovedajúcimi dokladom z albumu jednotných formulárov, schválených. Rezolúcia Štátneho výboru pre štatistiku Ruska z 18. augusta 1998 č. 88.
Ukazuje sa, že používanie tlačív zavedených príjmov, výdavkových pokladničných dokladov a pokladničnej knihy nie je potrebné na účely účtovníctva, ale je nevyhnutné pri vykonávaní hotovostných operácií. Inými slovami, spoločnosť v tomto prípade nemá na výber, ale je potrebné používať jednotné formy pokladničných dokladov.
Ako sa majú schvaľovať formy prvotných účtovných dokladov?
Nezávisle vypracované formy primárnych účtovných dokladov na evidenciu práce a jej úhradu by mali byť schválené ako súčasť účtovnej politiky ( dodatok 2).
Podľa čl. 8 zákona č. 402-FZ, účtovná politika zostáva hlavným dokumentom spoločnosti, ktorý upravuje všetky aspekty účtovníctva. Hlavným dokumentom sú tu, tak ako predtým, schválené účtovné predpisy „Účtovná politika organizácie“ (PBU 1/2008). nariadením Ministerstva financií Ruska zo 6. októbra 2008 č. 106n (článok 1 článku 30 zákona č. 402-FZ). Postup pri zostavovaní a schvaľovaní samotnej účtovnej politiky a všetkých súvisiacich dokumentov zostáva rovnaký.
Účtovná politika (vrátane dokumentácie ako základného prvku účtovníctva) sa teda uvádza do platnosti na základe príkazu manažéra ( Príloha 1). V tomto smere sa zákon č. 402-FZ nelíši od zákona č. 129-FZ.
Formuláre dokumentov, ktoré sa v organizácii používajú od 1. januára 2013 by mali byť uvedené:
- (alebo) v samostatnej (osobitnej) časti účtovnej politiky;
- (alebo) v prílohách schválených účtovných zásad;
- (alebo) v zmenách tohto dokumentu. Toto je priamo uvedené v odseku 4 PBU 1/2008.
V akom časovom rámci musia byť vypracované a schválené formy prvotných účtovných dokladov?
Formuláre personálnych dokladov vypracované personalistami musia byť urýchlene predložené účtovnému oddeleniu spoločnosti, ktoré pripraví objednávku účtovnej politiky alebo jej zmien na rok 2013. Keďže účtovné metódy, ktoré si organizácia zvolila pri tvorbe svojich účtovných zásad, sa uplatňujú od 1. januára roku nasledujúceho po roku schválenia príslušného organizačného a administratívneho dokumentu (odsek 9 PBU 1/2008), bolo potrebné tak urobiť pred koniec roka 2012.
Povinné údaje o dokumente
Pri vytváraní foriem personálnych dokladov je potrebné vziať do úvahy, že primárne účtovné doklady musia obsahovať povinné náležitosti, ktorých zoznam je uvedený v časti 2 čl. 9 zákona č. 402-FZ. Navyše v tomto zákone je tento zoznam konkrétnejší v porovnaní s predtým účinným zákonom č. 129-FZ. Pre jednoduchšie porovnanie je uvedených sedem povinných údajov o prvotných účtovných dokladoch stôl 1.
V jednotnej forme cestovného certifikátu, schválené. Uznesenie Štátneho výboru pre štatistiku Ruska zo dňa 1.5.2004 č. Pri tvorbe našich foriem personálnych dokumentov sme vychádzali z jednotných foriem. Všimli sme si však, že v zozname povinných údajov prvotných účtovných dokladov v novom zákone o účtovníctve takéto údaje nie sú uvedené. Vysvetlite, čo treba v tejto situácii urobiť? V akých formách dokumentov by mal byť uvedený atribút „Miesto tlače“ a v akých prípadoch sa ho možno vzdať?
Povinné údaje o prvotných účtovných dokladoch
V skutočnosti medzi siedmimi povinnými údajmi primárneho účtovného dokladu nie sú žiadne také podrobnosti ako „M.P. („miesto tlače“).
Okrem toho odtlačok pečate nebol medzi povinnými údajmi až do 1. januára 2013 (článok 2 článku 9 zákona č. 129-FZ, odsek 13 Predpisov o účtovníctve a finančnom výkazníctve v Ruskej federácii, schválených nariadením Ministerstvo financií Ruska zo dňa 29.07.1998 č. 34n, uznesenie Federálnej protimonopolnej služby Moskovského okruhu zo dňa 19.06.2006 č. KA-A40/5456-06 vo veci č. A40-42008/05- 33-337). Napriek tomu bol uvedený v niektorých jednotných formulároch, napríklad vo formulári č. T-10 cestovného osvedčenia.
Naša mentalita nám však nedovoľuje zvyknúť si na myšlienku vzdať sa tlače. Bez ohľadu na to, kto dokument podpisuje, takmer vo všetkých prípadoch je dôveryhodnejší dokument s pečaťou. A medzi personálnymi dokladmi to platí predovšetkým pre cestovný list. Tu by ste sa, samozrejme, nemali vzdať pečatí.
Ak sa vám samotná myšlienka odmietnutia tlače nezdá poburujúca, môžete ju odmietnuť pri vývoji niektorých formulárov. Ale naša rada: buďte opatrní - nezanedbávajte zavedené zvyklosti obchodného obratu (1. časť článku 5 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie) a používajte odtlačok pečate na dvojstranných a mnohostranných externých primárnych účtovných dokladoch (napríklad na akceptačný list za vykonanú prácu/poskytované služby v občianskom práve -právna zmluva s fyzickou osobou, zákon o nadobudnutí vlastníctva majetku od fyzickej osoby, zákon o prevode hmotného majetku na fyzickú osobu).
Právo podpisovať dokumenty
Zákon č. 402-FZ neodpovedá na otázku - ako má byť určená osoba (osoba), ktorá transakciu, operáciu vykonala a bola zodpovedná (zodpovedná) za správnosť jej vykonania, alebo osoba (osoba) zodpovedná (zodpovedná) za správnosť evidencie vykonanej akcie. Navyše, od 1. januára 2013, požiadavka na schválenie zoznamu osôb oprávnených podpisovať prvotné účtovné doklady vedúcim organizácie po dohode s hlavným účtovníkom, ktorá bola obsiahnutá v odseku 3 čl. 9 zákona č. 129-FZ, chýba v zákone č. 402-FZ. Nič tiež nenaznačuje, že dokumenty podpisuje vedúci organizácie a hlavný účtovník alebo nimi poverené osoby.
V zozname požadovaných údajov sa však uvádza, že podpisy pripájajú osoby zodpovedné za správne vykonanie akcie. A zamestnávateľ, samozrejme, musí podniknúť určité kroky na preukázanie takejto zodpovednosti.
Kto by mal podpisovať primárne účtovné doklady? Musí to robiť šéf organizácie? Môže byť toto oprávnenie udelené aj iným zamestnancom?
Primárne účtovné doklady spravidla podpisuje vedúci organizácie, ktorý pri takýchto akciách nemusí dodatočne potvrdzovať svoju právomoc žiadnymi dokumentmi. Vedúci organizácie môže tiež delegovať svoju právomoc podpisovať personálne dokumenty na iných zamestnancov, napríklad na svojho zástupcu alebo vedúceho personálneho oddelenia.
Na formalizáciu prenosu takýchto právomocí je najprv potrebné získať písomný súhlas týchto zamestnancov na vykonávanie takýchto povinností, potom uzavrieť dohody o zmene podmienok pracovnej zmluvy a následne vydať príslušný príkaz. Povinnosti podpisovania prvotných účtovných dokladov môžu byť upravené aj v náplni práce jednotlivých zamestnancov.
Pravidlá pre prípravu dokumentov
Pri tvorbe vlastných foriem prvotných účtovných dokladov musíte dodržiavať (okrem požiadaviek účtovnej legislatívy) aj všeobecné pravidlá a požiadavky na vyhotovenie dokladov.
Poznámka! Aby sa formy samostatne vypracovaných primárnych personálnych účtovných dokladov stali legitímnymi, musia byť nielen schválené na príkaz vedúceho zamestnanca ako súčasť účtovnej politiky na rok 2013, ale musia mať aj povinné náležitosti ustanovené v časti 2 čl. 9 zákona č. 402-FZ a tiež spĺňajú požiadavky GOST R 6.302003, GOSTR 51141-98, GOST R ISO 15489-12007, OK 011-93. Celoruský klasifikátor manažérskej dokumentácie
V súčasnosti sa teda používa OK 011-93. Celoruský klasifikátor riadiacej dokumentácie, schválený. Rezolúcia Štátnej normy Ruska z 30. decembra 1993 č. 299 (OKUD). Doklady používané v účtovníctve sú súčasťou tohto systému a na každom tlačive schválenom OKUD nájdete kód dokladu. Preto na formulári zodpovedajúceho osobného účtovného dokladu, ktorý ste vytvorili, musíte zadať kód podľa OK 011-93 OKUD (tabuľka 2).
Je tiež potrebné riadiť sa ustanoveniami nasledujúcich dokumentov:
OKUD kódy pre niektoré personálne dokumenty
Formy prvotných účtovných dokladov
Formuláre primárnych účtovných dokladov na zaznamenávanie práce a jej platby by sa mali vypracovať na základe potrieb a charakteristík vašej organizácie na základe zoznamu povinných údajov ustanovených v časti 2 čl. 9 zákona č. 402-FZ.
Odporúčanie 1. Pri vypracúvaní prvotných účtovných dokladov pre účtovanie práce a jej úhradu môžete prejaviť kreatívny prístup a byť dostatočne odvážni, aby ste zohľadnili špecifiká svojej činnosti, samozrejme bez toho, aby ste porušili požiadavky 2. časti čl. 9 zákona č. 402-FZ.
Odporúčanie 3. Ak vytvárate vlastné formuláre založené na jednotných formulároch, snažte sa vyradiť len tie detaily, ktoré nemajú žiadny sémantický význam a vytvárajú riziko neúplného vyplnenia dokumentu.
Časť 5 Čl. 9 zákona č. 402-FZ umožňuje vyhotovenie prvotných účtovných dokladov nielen na papieri, ale aj (alebo) vo forme elektronického dokumentu podpísaného elektronickým podpisom. Takýto prvotný účtovný doklad nie je potrebné tlačiť. Ak sa však zo zákona alebo dohody vyžaduje predloženie dokladov na papieri (iným osobám, orgánom štátnej správy), musíte si na vlastné náklady vyhotoviť papierovú kópiu z elektronického primárneho účtovného dokladu (časť 6, § 9 zákona č. 402-FZ). Toto sa plne vzťahuje na prvotné účtovné doklady na evidenciu práce a jej úhradu.
Je možné pri vytváraní vlastných foriem primárnych dokumentov vychádzať z doteraz používaných jednotných foriem?
Domnievame sa, že nie je vhodné koncepčne meniť primárnu personálnu evidenciu. Oveľa lepšie by bolo ponechať vo vašej firme zaužívané jednotné formy dokumentov v obehu. Ďalšia vec je, že teraz máte možnosť doplniť ich o informácie, ktoré potrebujete a odstrániť nepotrebné informácie.
Zjednotené formy, ktoré stratili svoju aktuálnosť, sú väčšinou overené časom, každý si na ne už zvykol. A mnohé systémy elektronickej správy dokumentov boli založené na jednotných formulároch dokumentov. Ďalšou vecou je, že vývojári ich teraz budú musieť opraviť s prihliadnutím na aktualizovaný zoznam povinných údajov uvedených v časti 2 čl. 9 zákona č. 402-FZ, ako aj s prihliadnutím na vaše želania (s prihliadnutím na špecifiká činnosti).
Spoločnosť má zamestnancov pracujúcich na zmenný režim, pre ktorých je stanovená hodinová mzdová tarifa a súhrnná evidencia pracovného času. Predtým v stĺpci 5 personálnej tabuľky (jednotný formulár č. T-3) v súlade s Pokynom na používanie a vypĺňanie formulárov primárnej dokumentácie schválený. Uznesenie Štátneho výboru pre štatistiku Ruska z 5. januára 2004 č. 1 uvádzalo mesačný plat zamestnanca podľa tarifnej sadzby (platu) v rubľoch. Keďže mzdy zamestnancov, ktorí sú odmeňovaní hodinovou sadzbou, závisia od množstva odpracovaného času, nemajú ako takú stálu mzdu. Preto nebolo možné pred 1. januárom 2013 správne vyplniť formulár jednotnej personálnej tabuľky pre takýchto zamestnancov. V takýchto situáciách sa to zvyčajne odporúčalo 5 „Tarifná sadzba (plat) atď., rub.“ a gr. 9 "Celkovo za mesiac, rub." nevyplňujte, ale v gr. 10 „Poznámky“ označujú: „Platba v hodinovej sadzbe“ a poskytujú odkaz na miestny regulačný akt spoločnosti, ktorý upravuje výšku odmeny, napríklad Nariadenia o odmeňovaní.
Od 1. januára 2013 môžete vo svojom samostatne vyvinutom personálnom formulári uviesť samostatný stĺpec „Výška hodinovej mzdovej sadzby“ ( Dodatok 3).
V našej organizácii chceme, ako doteraz, používať jednotné formuláre schválené uznesením Štátneho štatistického výboru Ruska. Sme s nimi spokojní, nechceme nič meniť. Ako ich správne uplatniť po 1. januári 2013?
Ak ste celkom spokojní s doteraz používanými jednotnými formulármi na účtovanie práce a jej platenia a nechcete ich upravovať, potom v záujme zjednodušenia toku dokladov a dodržania požiadavky racionality uvedenej v bode 6 účtovných predpisov „Účtovná politika organizácie“ PBU 1/2008, schválené . nariadením Ministerstva financií Ruska zo dňa 6. októbra 2008 č. 106n vám nikto nezakazuje ich naďalej používať, ale berúc do úvahy požiadavky zákona č. 402-FZ, ktorý to zakotvuje v účtovných zásadách ( dodatok 2).
AK NIE SÚ SCHVÁLENÉ FORMULÁRE DOKUMENTOV DO 1. JANUÁRA 2013
Môže sa stať, že ste koncom minulého roka v rámci účtovnej politiky meškali so schvaľovaním tlačív na evidenciu práce a jej výplatu a porušili ste tým bod 9 PBU 1/2008. Neexistuje za to žiadna špeciálna administratívna pokuta. Napríklad daňový inšpektor má právo oboznámiť sa s týmto dokumentom (odsek 1, odsek 1, článok 31 daňového poriadku Ruskej federácie) a za jeho nepredloženie na písomnú žiadosť uložiť pokutu vo výške 200 rubľov. (Ustanovenie 1 článku 126 daňového poriadku Ruskej federácie).
Závažnejšie dôsledky môžu nastať, ak pri absencii prvotných účtovných formulárov schválených organizáciou na účtovanie práce a jej úhradu sa v účtovníctve a daňovom účtovníctve zaúčtujú určité druhy výdavkov (na mzdy, pracovné cesty atď.). Možno to považovať za hrubé porušenie pravidiel účtovania príjmov a výdavkov - v tomto prípade môže byť pokuta 20% z výšky nezaplatenej dane, ale nie menej ako 40 000 rubľov. (článok 3 článku 120 daňového poriadku Ruskej federácie). Ak je navyše suma časovo rozlíšenej dane alebo akákoľvek položka v účtovnej závierke skreslená o 10 % alebo viac, potom okrem daňovej pokuty pre organizáciu môže byť manažér alebo účtovník vyvodený aj administratívna zodpovednosť v závislosti od toho, kto je uznaný vinným zo spáchania týchto chýb (články 2.4 a 15.11 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie). Výška správnej pokuty v tomto prípade bude od 2 000 do 3 000 rubľov.
Čo robiť, ak zamestnávateľ zmeškal lehotu na schválenie prvotných účtovných dokladov?
Ak ste zmeškali lehotu na schválenie formulárov primárnych účtovných dokladov, čo najskôr schváľte nezávisle vyvinuté formuláre na evidenciu práce a jej platby alebo predtým používané jednotné formuláre z vyhlášky Štátneho štatistického výboru Ruska z 5. januára 2004 č. 1 (s prihliadnutím na normy ods. 2 článku 9 zákona č. 402-FZ) samostatným príkazom na hlavnú činnosť. Môže to byť napríklad príkaz na schválenie formulárov prvotných účtovných dokladov za prácu a mzdy ( Dodatok 4). Je to lepšie ako úplný nedostatok listinných dôkazov o formulároch používaných organizáciou.
„VLASTNÉ“ PRIMÁRNE ÚČTOVNÉ DOKLADY A DAŇOVÉ RIZIKÁ
Daňové účtovníctvo je „citlivejšie“ na správne vyhotovenie primárnych účtovných dokladov: každý výdavok pri určovaní základu dane musí byť potvrdený dokladmi vypracovanými v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie.
Pred 1. januárom 2013 sa preto tvrdenia daňových kontrolórov v súvislosti s vybavovaním prvotných účtovných dokladov pri stolných a terénnych daňových kontrolách veľmi často stávali zdrojom daňových sporov. Nezhody spravidla vznikali z dôvodu nepoužívania alebo nesprávneho vypĺňania jednotných foriem prvotnej účtovnej dokumentácie.
Od 1. januára 2013 takéto nároky, žiaľ, pravdepodobne neustúpia v podmienkach nezávislého schválenia „primárneho“. Preto tu všetko závisí od vás. Ak sú splnené všetky zákonné požiadavky na prípravu primárnych personálnych účtovných dokladov, organizácia by nemala mať problémy s daňovými úradmi, pokiaľ ide o uznávanie nákladov práce, nákladov na pracovné cesty, dovolenky a iných výdavkov na účely dane zo zisku na základe doložky 1 čl. 252 daňového poriadku Ruskej federácie.
Odborný názor
Ph.D. histórie vied, profesor Katedry pracovného práva a práva sociálneho zabezpečenia Ruskej akadémie spravodlivosti
Primárne účtovné doklady pre účtovanie práce a platby
Primárne účtovné doklady na evidenciu práce a jej úhradu sa v personálnych službách našej krajiny používajú už mnoho rokov a ich používanie bolo vždy spojené s mnohými nevyriešenými problémami a ťažkosťami. Štandardné formy dokumentov zahrnuté v tomto jednotnom dokumentačnom systéme spravidla len ťažko „zapadajú“ do reálnych situácií, ktoré vznikli v podmienkach konkrétnych organizácií, a štandardné formy objednávok pre personál (pri prijatí, presune na inú prácu, prepustení). ) boli dlho vyplnené iba pre pracovníkov (pre špecialistov a zamestnancov sa takéto príkazy vydávali vo forme voľného textu).
Samozrejme, tvorca týchto formulárov, Štátny štatistický výbor Ruska, pochopil potrebu „prepojiť“ štandardné dokumenty so špecifikami organizácií a vypracoval vhodné usmernenia na pomoc odborníkom z praxe. Nariadením Štátneho výboru pre štatistiku Ruska z 24. marca 1999 č. 20 bol teda schválený postup používania jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie, ktorý v prípade potreby umožňoval doplnenie formulárov o ďalšie podrobnosti. Zároveň nebolo povolené odstraňovanie jednotlivých detailov z týchto formulárov. V dôsledku toho formuláre často obsahovali jasne nadbytočné informácie alebo časti, ktoré neboli nikdy vyplnené.
Okrem toho nie všetky formuláre úplne spĺňali požiadavky pracovnoprávnych predpisov (napríklad jednotný formulár č. T-7 rozvrhu dovoleniek nestanovuje víza na oboznámenie pracovníkov s týmto miestnym regulačným aktom) a pri vývoji niektorých tlačivá, dochádzalo k nepríjemným chybám (napr. v jednotnom tlačive č. T-8 sa počíta s preškrtávaním údajov, čo je v dokumentoch tohto typu ako sú objednávky v zásade neprípustné).
V súčasnosti, od 1. januára 2013, je konečne možné vytvárať také formy prvotných účtovných dokladov na evidenciu práce a jej platenia, ktoré budú odrážať charakteristiky pracovnoprávnych vzťahov v konkrétnej organizácii a z ktorých budú v tejto organizácii zbytočné informácie. byť vylúčené.
Preto sa vo všeobecnosti domnievame, že zmeny, ktoré v súčasnosti prebiehajú v posudzovanej oblasti, majú pre odborníkov z praxe pozitívne dôsledky. Treba však poznamenať, že samotní personalisti majú k týmto inováciám rôzne postoje. Niektorí sú radi, že majú príležitosť vylepšiť formuláre dokumentov a už v tomto smere urobili dosť serióznu prácu. Iní to nechcú robiť a kladú otázky o možnosti použitia predchádzajúcich štatistických formulárov. Iní sa odvolávajú na používané systémy automatizovaného spracovania informácií, ktoré už obsahujú formuláre Štátneho výboru pre štatistiku Ruska, a domnievajú sa, že formuláre preto nemožno meniť, pretože systém nebude fungovať. A niektorí ľudia o týchto zmenách vôbec nepočuli, čo znamená, že nemali čas vykonať všetky potrebné práce včas.
Rád by som odborníkom z praxe odporučil, aby pristupovali k vývoju nových foriem primárnej účtovnej dokumentácie na evidenciu práce a jej úhradu z hľadiska rozumnosti, racionality a účelnosti. Samozrejme, netreba „znovu vynájsť koleso“ úplným odmietnutím foriem známych dokumentov, ktoré sa do značnej miery ospravedlňujú dlhoročnými skúsenosťami s používaním. Je však tiež nežiaduce úplne zachovať staré formuláre a pridať k nim iba novú schvaľovaciu pečiatku. Je potrebné dôkladne analyzovať každý formulár, vyhodnotiť jeho obsah, podrobnosti, postup prípravy vrátane schvaľovania a čo najviac priblížiť dokument normám Zákonníka práce Ruskej federácie a špecifikám vašej organizácie.
Pre mnohých personalistov to samozrejme nie je ľahká úloha, preto uvedieme niekoľko príkladov, ako môžete prepracovať alebo upraviť niektoré známe formy dokladov.
1. Časť „Príspevky“ môže byť vylúčená z tabuľky zamestnancov, ak predpisy o odmeňovaní prijaté vo vašej organizácii takýto koncept nepoužívajú. Mali by sme súhlasiť s veľmi rozumným návrhom na zavedenie nového stĺpca v tomto dokumente, ktorý by odrážal hodinovú sadzbu ( Dodatok 3).
2. Vo formulári rozvrhu dovoleniek je potrebné uviesť zoznamovacie víza pracovníkov, napríklad vo forme dodatočného stĺpca v tabuľke rozvrhu ( Dodatok 5).
3. Pozor si treba dať aj na príkazy na ukončenie pracovnej zmluvy. Tu by bolo možné rozčleniť do samostatnej formy príkazy formalizujúce skončenie pracovného pomeru v určitých prípadoch, keď nemožno hovoriť o prepustení zamestnanca z dôvodu jeho smrti alebo uznaní súdom za nezvestného ( Dodatok 4). V takýchto príkazoch je nevhodné používať výraz „prepustiť“, keďže nejde o zamestnanca, ale len o pracovnú zmluvu, ktorá musí byť ukončená.
Revidované a schválené formy prvotných účtovných dokladov na evidenciu práce a jej úhradu by prirodzene mali nahradiť doteraz používané tlačivá ako súčasť automatizovaných systémov spracovania personálnej dokumentácie.
Okrem toho by sa mali vyriešiť ďalšie dôležité otázky:
1) o stanovení okruhu osôb, ktoré budú mať právo podpisovať a schvaľovať prvotné účtovné doklady na evidenciu práce a jej úhradu;
2) o postupe delegovania právomocí podpisovať a schvaľovať personálne dokumenty;
3) o zriadení konkrétneho názvu pre typy administratívnych dokumentov pre personál v organizácii: dokumenty by sa nemali nazývať „príkaz (pokyn)“; malo by sa určiť, či pôjde o príkazy alebo pokyny;
4) o vylúčení foriem informácií z dokumentu o zohľadnení stanoviska zastupiteľského orgánu zamestnancov, ak taký orgán v tejto organizácii nebol vytvorený (prílohy 4 a 5). V súlade s tým bude pri následnom vytvorení takéhoto orgánu potrebné v prípadoch ustanovených zákonom uvedené údaje zahrnúť do dokumentov;
5) o určení typov dokumentov, ktoré budú dodatočne potvrdené pečaťou organizácie v súlade s obchodnými zvyklosťami (je ťažké si predstaviť napríklad cestovný certifikát, ktorý nie je potvrdený pečaťami).
Pravdepodobne je veľa organizácií, kde sa spomínané práce ešte neuskutočnili, čo znamená, že budú vykonané s oneskorením. Zmeškanie lehoty na schválenie tlačív primárnej personálnej účtovnej dokumentácie však nie je tak závažným porušením, ako úplná absencia správne schválených tlačív. Takže sa chopte tejto práce čo najrýchlejšie a dokončite ju začiatkom roka 2013.
- Notári Jekaterinburgu ADRESY A KONTAKTY NA NOTÁROV JEKATERINBURGU Notárska komora Sverdlovskej oblasti Jekaterinburg, sv. Lunacharsky, 177/V Jekaterinburg, st. Lenina, 2, telefón: Prezident: Vladimir Vladimirovič Yarkov, Jekaterinburg, st. Azina, 18, telefón: Notár: […]
- Zákon Komiskej republiky z 12. novembra 2004 N 55-RZ „O sociálnej podpore obyvateľstva v Komiskej republike“ (v znení neskorších predpisov 5. marca, 14. mája, 9. novembra 2005, 6. októbra, 15. novembra, 7. decembra, 2006, 5. marca, 21. septembra 2007, 4. mája, 18. novembra, 23 d Zákon Republiky Komi z 12. novembra […]
- Vyhlásenie UTII Aké správy predkladajú jednotliví podnikatelia a organizácie UTII? Ako často sa podáva vyhlásenie? Existujú služby, ktoré zjednodušujú podávanie správ spoločnostiam pomocou špeciálnych režimov? Odpovede na tieto a ďalšie dôležité otázky sú v našom materiáli. Bezplatné stiahnutie formulára vyhlásenia UTII (excel) Podmienky […]
- Kalkulačka štátnej dane pre súd Použite našu kalkulačku štátnej povinnosti pre súd. Výšku štátnej povinnosti si ľahko vypočítate sami. Ak to chcete urobiť, vyberte kategóriu cla, uveďte (ak je to potrebné) cenu pohľadávky a získajte výšku štátnej dane, ktorú musíte zaplatiť, keď […] Test na tému „MONGOL-TATÁRSKA INVÁZIA NA Rus“. docx Test na tému „MONGOL-TATÁRSKA INVÁZIA V RUSKU“ Úloha: vyberte jednu správnu odpoveď 1. Mongolský vojenský nomádsky štát vznikol: a) 1216 b) 1206 c) 1236 d) 12262. Hlavné zamestnanie Mongolov: […]
- Register pohľadávok veriteľov Aktuálny k: 9. august 2017 Register pohľadávok veriteľov vedie arbitrážny manažér alebo registrátor špeciálne poverený na tento účel (článok 16 ods. 1, článok 20 ods. 2 zákona z októbra 26, 2002 N 127-FZ - ďalej len zákon N 127-FZ). Register je vedený podľa štandardných […]
Problematika evidencie prvotných účtovných dokladov je pre podnikateľské subjekty mimoriadne dôležitá. Veď najmä doklady vyhotovené v súlade so zákonom potvrdzujú na účely výpočtu dane z príjmov vynaložené výdavky platiteľa dane a preukazujú aj opodstatnenosť uplatnenia odpočtov DPH. Preto používanie dokumentov, ktorých formuláre nezodpovedajú stanoveným požiadavkám, môže mať pre podnikateľské subjekty nepriaznivé dôsledky.
1. Zostavovanie prvotných účtovných dokladov
V súlade s časťou 1 čl. 9 zákona N 402-FZ sa každá skutočnosť hospodárskeho života eviduje ako prvotný účtovný doklad. Podotýkame, že do 1. januára 2013 v súlade s odsekom 1 čl. 9 federálneho zákona z 21. novembra 1996 N 129-FZ „o účtovníctve“ (ďalej len zákon N 129-FZ) bol pre každú obchodnú transakciu vyhotovený uvedený doklad. Pojmy „obchodná transakcia“ a „skutočnosť ekonomického života“ však nie sú totožné.
Skutočnosť ekonomického života je transakcia, udalosť, operácia, ktorá má alebo je schopná ovplyvniť finančnú situáciu ekonomického subjektu, finančný výsledok jeho činnosti a (alebo) peňažný tok (článok 8 § 3 zákona č. 402 -FZ). Zákon č. 129-FZ nedefinoval pojem „obchodná činnosť“, ale z odseku 2 čl. 1 tohto zákona vyplývalo, že všetky činnosti, ktoré organizácie vykonali v rámci svojej činnosti, boli uznané ako také.
Pojem „skutočnosť hospodárskeho života“ obsiahnutý v zákone č. 402-FZ je teda širší ako pojem „obchodná transakcia“, ktorý bol použitý v zákone č. 129-FZ. A tu vyvstáva hlavná otázka, ktorá znepokojuje odborníkov: aké skutočnosti ekonomického života možno zdokumentovať v primárnych účtovných dokladoch, ktoré sú zostavené podľa formulárov nezávisle vyvinutých organizáciou, a kedy zostáva používanie jednotných formulárov povinné? Koniec koncov, uznesenia Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie, ktoré schválili jednotné formy primárnej účtovnej dokumentácie, neboli zrušené.
2. Vlastné formy prvotných účtovných dokladov
Podľa časti 4 čl. 9 zákona N 402-FZ formy prvotných účtovných dokladov používaných organizáciou (okrem organizácií verejného sektora) musí schváliť vedúci organizácie. Tento zákon zároveň neobsahuje požiadavku na povinné používanie jednotných formulárov. Pripomeňme, že pred 1. januárom 2013 bolo možné použiť samostatne vypracované tlačivá prvotných dokladov len vtedy, ak požadované tlačivo nebolo dostupné v albumoch jednotných tlačív prvotnej účtovnej dokumentácie (§ 9 ods. 2 zákona č. 129 ods. -FZ). Podotýkame však, že aj pri vyhotovovaní prvotných dokladov nie podľa jednotných tlačív sa daňovníkom podarilo na súde obhájiť zákonnosť uznania výdavkov (bližšie v Encyklopédii sporných situácií o dani z príjmov).
Pri vytváraní vlastných formulárov primárnych účtovných dokladov môžete za základ použiť jednotné formuláre, ktoré pridávajú alebo odoberajú niektoré podrobnosti. Okrem toho je vhodné použiť GOST R 6.30-2003 „Organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na dokumentáciu."
Pri vypracovaní treba brať do úvahy, že prvotný účtovný doklad musí nevyhnutne obsahovať náležitosti uvedené v 2. časti čl. 9 zákona č. 402-FZ:
- názov a dátum vyhotovenia dokumentu;
- názov ekonomického subjektu, ktorý dokument zostavil;
- obsah faktu hospodárskeho života;
- hodnota prirodzeného a (alebo) peňažného merania skutočnosti ekonomického života s uvedením meracích jednotiek;
- podpisy, priezviská (s iniciálami), ako aj funkcie osôb, ktoré transakciu, operáciu vykonali a zodpovedajú za správnosť jej vykonania, prípadne osôb zodpovedných za správnosť vykonania udalosti.
Je potrebné mať na pamäti, že zoznam podrobností pre jednotlivé prvotné účtovné doklady je možné rozšíriť o ďalšie predpisy. Napríklad požiadavky na podrobnosti nákladného listu sú obsiahnuté v nariadení Ministerstva dopravy Ruska z 18. septembra 2008 N 152, prijatom podľa časti 1 čl. 6 federálneho zákona z 8. novembra 2007 N 259-FZ „Charta automobilovej dopravy a mestskej pozemnej elektrickej dopravy“.
Ako už bolo spomenuté, vedúci organizácie potrebuje schváliť používané formy prvotných účtovných dokladov (časť 4, § 9 zákona č. 402-FZ).
Treba tiež poznamenať, že prvotný účtovný doklad môže byť zostavený v elektronickej forme (časť 5, článok 9 zákona č. 402-FZ). A ako viete, na výmenu elektronických dokumentov je potrebné, aby účastníci toku elektronických dokumentov mali kompatibilné formáty dokumentov. Preto pri vývoji vlastných foriem dokumentov a ich formátov vzniknú ťažkosti pri implementácii elektronickej správy dokumentov. Upozorňujeme, že na základe jednotných formulárov už boli vyvinuté odporúčané formáty pre široko používané dokumenty a schválené nariadením Federálnej daňovej služby Ruska zo dňa 21. marca 2012 N ММВ-7-6/172@: faktúra za tovar (TORG-12) a osvedčenie o prijatí na práce (služby). Tieto doklady je možné predložiť elektronicky správcovi dane (na potvrdenie výdavkov na účely výpočtu dane z príjmov a na iné účely na požiadanie inšpekcie) a protistranám.
3. Jednotné formy prvotných účtovných dokladov
Od 1. januára 2013 nie je v zákone N 402-FZ povinnosť používať jednotné tlačivá pri vyhotovovaní prvotných účtovných dokladov, ale ich používanie je bežné pre mnohé podnikateľské subjekty. Okrem toho nezávislý vývoj formulárov dokumentov iných ako jednotných si vyžaduje čas, špeciálne znalosti a dodatočné náklady na nastavenie softvéru pre nové formuláre a používanie takýchto formulárov môže spôsobiť ťažkosti pri práci v rámci organizácie aj s protistranami.
Zákon č. 402-FZ neobsahuje zákaz používania jednotných tlačív, preto ich možno naďalej uplatňovať schválením takéhoto rozhodnutia v účtovnej politike alebo samostatným príkazom vedúceho zamestnanca.
Navyše odmietanie používania všetkých unifikovaných foriem je dosť riskantné.
V Informácii č. PZ-10/2012 Ministerstvo financií Ruskej federácie poznamenalo, že formy prvotných účtovných dokladov ustanovené oprávnenými orgánmi v súlade s inými federálnymi zákonmi a na ich základe zostávajú povinné na použitie (napríklad formuláre pokladničných dokladov ).
Predpisy o postupe pri vykonávaní hotovostných transakcií s bankovkami a mincami Ruskej banky na území Ruskej federácie (schválené Ruskou bankou 12. októbra 2011 N 373-P) ustanovujú používanie tieto jednotné formuláre:
- prichádzajúce a odchádzajúce hotovostné príkazy (formuláre N KO-1 a KO-2);
- pokladničná kniha (tlačivo N KO-4);
- kniha účtovníctva peňažných prostriedkov prijatých a vydaných pokladníkom (tlačivo N KO-5);
- zúčtovacie a platobné výkazy (formuláre N T-49 a T-53).
Tieto formuláre sú schválené uzneseniami Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie zo dňa 18.8.1998 N 88, zo dňa 1.5.2004 N 1.
Upozorňujeme, že toto nie sú všetky jednotné formuláre, ktoré sú v roku 2013 stále povinné, a to aj napriek slobode poskytovanej na vytváranie vlastných formulárov.
Okrem toho, nepoužívanie štandardizovaných foriem dokumentov pri evidencii práce a jej platení môže viesť k nežiaducim následkom pre organizácie. Ďalšia časť tohto špeciálneho čísla je venovaná problematike používania týchto tlačív.
Existujú aj ďalšie povinné formy primárnych dokumentov. Požiadavka obsiahnutá v časti 4 čl. 9 zákona N 402-FZ, všeobecné: tlačivá musí schváliť vedúci hospodárskeho subjektu. Preto, aby sa predišlo nezhodám s regulačnými orgánmi, je lepšie schváliť použitie jednotných formulárov na príkaz manažéra alebo ho zabezpečiť v účtovnej politike.
4. Vlastnosti používania jednotných foriem prvotných účtovných dokladov na evidenciu práce a jej úhradu
Osobitnú pozornosť si zasluhuje problematika používania jednotných formulárov na dokumentovanie udalostí, ktoré sa vyskytujú v oblasti pracovnoprávnych vzťahov (prijatie, prepustenie zamestnanca, udelenie dovolenky a pod.).
Podľa Rostruda po nadobudnutí účinnosti zákona N 402-FZ, teda od 1. januára 2013, majú mimovládne organizácie právo používať formy prvotných účtovných dokladov, ktoré vypracovali samostatne (list zo 14. februára 2013 N PG/1487-6-1).
Ako príklad Rostrud uvádza osobnú kartu zamestnanca (formulár N T-2) a poznamenáva, že primárny účtovný doklad musí obsahovať všetky povinné náležitosti ustanovené v časti 2 čl. 9 zákona č. 402-FZ. Forma osobnej karty zamestnanca (formulár N T-2), ako aj ďalšie jednotné formy primárnych účtovných dokladov na evidenciu práce a jej výplaty boli schválené uznesením Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie zo dňa 5. januára 2004 N 1 (ďalej len uznesenie N 1).
Zároveň je potrebné vziať do úvahy, že požiadavky na používanie tohto jednotného formulára na vedenie vojenskej evidencie ustanovuje bod 27 Predpisov o vojenskej evidencii (schválených nariadením vlády Ruskej federácie z novembra 27, 2006 N 719 v súlade s odsekom 6 článku 8 federálneho zákona z 28. marca 1998 N 53-FZ „O brannej povinnosti a vojenskej službe“).
Vzhľadom na otázku prípravy základných dokladov pri vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu Ministerstvo práce Ruskej federácie v liste č. sa vyhotovuje podľa vzorov schválených uznesením č.1.
Ministerstvo financií Ruska v Informácii č. PZ-10/2012 uviedlo, že od 1. januára 2013 zostávajú formy prvotných účtovných dokladov vytvorené oprávnenými orgánmi v súlade s inými federálnymi zákonmi a na základe takýchto zákonov povinné.
Okrem toho je potrebné uviesť, že požiadavky na prvotné účtovné doklady obsiahnuté v čl. 9 zákona N 402-FZ možno na dokumenty slúžiace na dokumentáciu udalostí v oblasti pracovnoprávnych vzťahov použiť len čiastočne. Takže v časti 5 čl. 9 zákona N 402-FZ ustanovuje možnosť vyhotovenia prvotného účtovného dokladu v elektronickej forme. Zároveň Zákonník práce Ruskej federácie a iné regulačné právne akty obsahujúce pracovnoprávne normy takúto možnosť nepripúšťajú. Napríklad v ods. 3 bod 26 Predpisu o osobitostiach vysielania zamestnancov na pracovné cesty schváleného uznesením vlády Ruskej federácie z 13. októbra 2008 N 749 sa priamo ustanovuje, že výkaz zamestnanca o vykonanej práci na pracovnej ceste sa zamestnávateľovi predkladá písomne. Jednotné formy služobného poverenia, správu o jeho vykonaní a cestovný list obsahuje aj uznesenie č.
Berúc do úvahy vyššie uvedené, môžeme dospieť k záveru, že vyhotovenie dokumentov pomocou nezávisle vyvinutých formulárov na evidenciu práce a jej zaplatenie môže spôsobiť nároky zo strany kontrolných orgánov, pretože nový formulár nemusí brať do úvahy (nie úplne zohľadňovať) požiadavky pracovnoprávnych predpisov na konkrétny dokument.
Osobná karta zamestnanca musí napríklad obsahovať stĺpce, do ktorých je potrebné zadať údaje o vykonanej práci, preradení na iné trvalé pracovné miesto a výpovedi (bod 12 Pravidiel pre vedenie a uchovávanie pracovných zošitov, vyhotovenie tlačív pracovných zošitov a ich poskytovanie zamestnávateľom, schváleným nariadením vlády Ruskej federácie zo dňa 16.4.2003 N 225). Tieto informácie zároveň nie sú zahrnuté v zozname uvedenom v časti 2 čl. 9 zákona č. 402-FZ.
Čo sa týka prípravy dokladov o účtovníctve a platbe práce, v súčasnosti je pre organizácie účelnejšie používať jednotné tlačivá schválené uznesením č.1. A ako už bolo uvedené, používanie týchto jednotných tlačív v súlade s ust. 4. časť čl. 9 zákona N 402-FZ musí byť schválené buď samostatným príkazom vedúceho organizácie alebo dodatkom k účtovnej zásade.
z mailing listov správneho systému ConsultantPlus