مجلة تسجيل أوامر الأفراد عينة الأنشطة. مجلة تسجيل أوامر الموظفين: عينة من ملء كتاب ، وشرح للمتطلبات الأساسية ، بالإضافة إلى نصائح مفيدة

يشير سجل الأوامر (التعليمات) للنشاط الرئيسي إلى المستندات الداخلية للمنظمة. يجب أن يتم إجراؤها من قبل هيئات الدولة والحكومات المحلية وجميع المنظمات ، بغض النظر عن شكل الملكية.

ما هي كتب التسجيل ل؟

الغرض الرئيسي من هذه الكتب هو القدرة على التحكم في تدفق المستندات بالكامل للمؤسسة.

بالإضافة إلى ذلك ، عند تفتيش المؤسسات المملوكة للدولة والهيئات الحكومية ، يجوز للجهات التنظيمية (الضرائب ، وزارة العمل ، وزارة الداخلية ، صندوق التقاعد) أن تطلب مستندات لتبرير وتأكيد العمليات الاقتصادية المنفذة وتكاليفها. من شأن الصيانة الصحيحة للوثائق الداخلية أن تسهل بشكل كبير التواصل مع المفتشين.

يتم تخزين الأعمال المحلية المسجلة في الكتاب في الأرشيف طوال فترة وجود المنظمة بالكامل (المادة 258 من القائمة ، تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558).

تشمل أهداف كتابة اليوميات ما يلي:

في نهاية المقال ، يمكنك تنزيل نموذج سجل الطلبات للنشاط الرئيسي.

ما هي الأعمال المحلية المسجلة في المجلة

يخضع التسجيل لأوامر تحدد قواعد محلية معينة لجميع أو معظم موظفي المؤسسة ، إداريًا وعاديًا. قد تعكس هذه اللوائح:

قد تكون الطلبات النموذجية ، التي يتم تسجيلها في الكتاب ، أوامر حول:

نموذج دفتر أوامر للأنشطة الأساسية

لم يتم تأسيس النموذج قانونيًا. لكل منظمة الحق في تطوير واعتماد محتوى وشكل الكتاب ، مع مراعاة خصوصيات النشاط. نحن نقدم عينة من سجل الطلبات للنشاط الرئيسي.

يمكنك أيضًا استخدام مجلات كتب قياسية متوفرة في السوق.

في الممارسة العملية ، تم تطوير إجراء قياسي لملء نموذج المجلة.

على الغلاف ، يجب أن تشير إلى الفترة التي يتم إجراؤها خلالها ، ومعلومات حول الشخص المسؤول عن ملئها. عادة ما يكون هذا إما موظفًا في قسم شؤون الموظفين أو سكرتيرًا مساعدًا.

هناك خياران للتسجيل: على الورق أو في شكل إلكتروني. يتم تأمين اختيار الخيار بشكل أفضل من خلال قانون محلي.

إذا تم الاحتفاظ بدفتر تسجيل الطلبات الداخلية يدويًا ، فمن الضروري ترقيم صفحات المجلة باستخدام طريقة الترقيم المستمر من الصفحة الأولى إلى الصفحة الأخيرة ، وخياطة جميع أوراق الكتاب. يتم لصق ملصق يحتوي على معلومات على الجزء الخلفي من البرنامج الثابت: عدد الأوراق المخيطة ؛ المنصب والاسم الكامل الشخص المسؤول عن صيانتها (رئيس المنظمة أو موظف آخر معين بواسطة المستند الإداري) ، توقيع الشخص المسؤول ، ختم المنظمة (يجب أن يكون الثلث على الأقل على الملصق).

إذا تم الاحتفاظ بالمجلة إلكترونيًا باستخدام برامج خاصة ، فلا داعي لتكرارها على الورق. في هذه الحالة ، الشخص الذي لديه حق التوقيع الإلكتروني هو المسؤول عن حفظ المجلة.

من الملائم بدء التسجيلات لتسجيل الطلبات لسنة تقويمية واحدة. وعليه يتم اصدار كتاب جديد سنويا يبدأ ترقيم الطلبات فيه من البداية.

يجب ألا تحتوي على:

إذا لزم الأمر ، يجب إجراء التصحيحات بعناية.

هذا هو الشكل الذي قد تبدو عليه عينة ملء مجلة الطلبات الخاصة بالنشاط الرئيسي.

لذا فإن التسجيل في الكتاب يعطي الوثيقة قوة قانونية ، حيث إنها تثبت حقيقة إنشائها واستلامها. حتى يتم تسجيل المستند ، لم يتم تخصيص رقم له ، ولا يمكن اعتباره منفّذًا.

بالنظر إلى أن الترتيب في الموظفين والمستندات هو أحد مكونات نجاح أي عمل ، يمكن تسمية تنظيم العمل المكتبي ، بما في ذلك نظام تسجيل اللوائح المحلية ، بأحد أهم العناصر على طريق النجاح والمال رفاهية الشركة.

التنسيق: 210 × 288 (رأسيًا)
64 صفحة ، مرقمة
مربوط ، مختوم
الغطاء: كرتون ذهبي
غطاء PVC شفاف قابل للإزالة

- تستخدم لتسجيل أوامر قبول ونقل وفصل الموظفين ، وكذلك أوامر أخرى ذات مدة صلاحية 75 سنة.

مثال على ملء القسم الرئيسي من المجلة:

تتضمن المجلة مواد إضافية:

تجدر الإشارة فقط إلى أن أوامر تعيين الأشخاص الأوائل في المؤسسة ، والمسؤولين المذكورين في الميثاق (على سبيل المثال ، المدير العام ، كبير المحاسبين ، رئيس خدمة الرقابة الداخلية) ، هي أوامر للأعمال الأساسيةوليس من قبل الأفراد.

يتم تسجيل أنواع معينة من أوامر الموظفين وفقًا للنماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية لسجلات الموظفين. المرسوم الصادر عن لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا بتاريخ 05.01.2004 رقم 1 وحد أشكال الأوامر التالية:

إن إضافة الحرف "أ" إلى رقم النموذج الموحد يعني أن الغرض منه هو توثيق أمر للموظفين ، حيث ينطبق إجراء إداري واحد (على سبيل المثال ، التوظيف) على عدة موظفين. تُستخدم النماذج الموحدة للأوامر بدون الحرف "أ" لإصدار أمر فردي (إجراء إداري واحد لكل موظف).

تسجيل- تأكيد حقيقة إنشاء أو استلام مستند في وقت معين (يوم) عن طريق إدخاله في نموذج التسجيل وتخصيص رقم وتسجيل البيانات الأساسية حول المستند. على النحو التالي من التعريف ، التسجيلفي المقام الأول يعطي التأثير القانوني للوثيقة، لان يسجل حقيقة إنشائه أو استلامه. حتى يتم تسجيل المستند ، لم يتم استلام رقمه ، لا يتم إضفاء الطابع الرسمي عليه ، كما كان ، لا وجود له بعد.

ترتيب أوامر الترقيم للأفراد غير منظم. تمت الموافقة في التعليمات القياسية للأعمال الورقية في السلطات التنفيذية الاتحادية. بأمر من الأرشيف الفيدرالي بتاريخ 27 نوفمبر 2000 رقم 68 ، يُلاحظ فقط أن الطلبات مرقمة بالرقم التسلسلي خلال السنة التقويمية ؛ يتم ترقيم أوامر الأنشطة الأساسية للموظفين والأوامر بشكل منفصل (البند 4.1.3).

يرجى ملاحظة أنه وفقًا للفقرة "هـ" من الفن. تمت الموافقة على 358 من قائمة وثائق الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات ، مع الإشارة إلى فترات التخزين. رزرخيف 25.08.2010 ، من أجل مجلات تسجيل أوامر الأفرادتعيين فترة الاحتفاظ 75 سنة.

المواد التنظيمية:

ما هي متطلبات سجلات الموظفين وكيف يجب تصميم المجلة وفقًا لهذه المتطلبات ، شاهد الفيديو الخاص بنا

مجلة تسجيل الأوامر (التعليمات) للأفراد الذين تبلغ مدة صلاحيتهم 75 سنة

تحتفظ المنظمة بدفتر تسجيل الطلبات (الطلبات) على الموظفين (75 عامًا من التخزين) لتبسيط التخزين والبحث عن الطلبات على الموظفين. تملأ هذه الوثيقة من قبل أخصائي شؤون الموظفين أو متخصص في مجال العمل المكتبي. يمكن الاحتفاظ بالمجلة مكتوبة بخط اليد أو إلكترونيًا..

من الضروري الاحتفاظ بسجلات تسجيل الطلبات (التعليمات) للأفراد الذين لديهم فترات تخزين مختلفة في المنظمة.

وفقًا لأمر وزارة الثقافة الصادر في 25 أغسطس 2010 رقم 558 ، يتم الاحتفاظ بسجلات أوامر (تعليمات) للأفراد لمدة 75 و 5 سنوات.

يتم الاحتفاظ بسجلات تسجيل الطلبات 75 عامًا(أوامر) على الموظفين ، بما في ذلك معلومات عن:

سجل أوامر الأفراد (أوامر) للأفراد (75 سنة من التخزين) لديه شكل جدول، وعادة في ذلك يتم إدخال البيانات التالية:

مجلة تسجيل أوامر الأفراد

مجلة تسجيل أوامر الأفراد- هذه مجلة يتم فيها تسجيل جميع الأوامر الصادرة لموظفي المنظمة.

يجب أن يتم ربط سجل أوامر الموظفين وترقيمه وختمه بتوقيع الرئيس وختم المنظمة.

يجب على ضابط شؤون الموظفين الذي يحتفظ بسجل لأوامر الموظفين ملء الأعمدة وفقًا لنصوص أوامر الموظفين.

حاليًا ، لا يوجد نموذج موحد معتمد من الناحية التشريعية لسجل أوامر الموظفين ، لذلك يحق للمنظمة تطويره بشكل مستقل بأي شكل من الأشكال.

مدة الصلاحية مجلة تسجيل الوثائق الادارية الخاصة بالعاملينالتي أنشأتها الفن. 258 ب من قائمة الوثائق الإدارية النموذجية الأرشيفية التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة هيئات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية ، والتي تشير إلى فترات التخزين (تمت الموافقة عليها من قبل وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي في 25 أغسطس 2010) ، و هو 75 سنة و 5 سنوات.

استنادًا إلى فترات تخزين المجلات المختلفة ، يمكن التوصية بوجود مجلتين لتسجيل الطلبات للموظفين في المؤسسة.

في مجلة واحدة مع صلاحية 75 سنة

في مجلة أخرى مع صلاحية 5 سنواتسيتم تسجيل أوامر الموظفين ، مثل:

• حول العقوبات التأديبية ؛
• حول الإجازات السنوية مدفوعة الأجر ؛
• حول الإجازة فيما يتعلق بالتدريب ؛
• عن الواجب
• في رحلات عمل محلية وأجنبية قصيرة المدى.

ربما يكون هناك تقسيم أكثر كسورًا لتسجيل مجموعات أوامر وتعليمات الأفراد. في هذه الحالة ، يتم إفراد مجموعات منفصلة ويتم الاحتفاظ بمصفوفات تسجيل منفصلة (مجلات مختلفة).

متطلبات إنشاء وملء سجل أوامر الأفراد

دعنا نلاحظ بعض المتطلبات التي تحتاج إلى معرفتها عند الاحتفاظ بسجل لأوامر الموظفين. يشير الجانب الأمامي من المجلة إلى تواريخ البدء والانتهاء لصيانتها ، وفهرس هذه المجلة وفقًا لتسمية الحالات (إن وجدت).

الجانب الأمامي من سجل أوامر الأفراد

يمكن تقديم معلومات حول الموظف المسؤول عن حفظ المجلة على غلاف المجلة (الأمامية أو الخلفية) ، في كل صفحة أو صفحة أخيرة من المجلة:

الشخص المسؤول عن التسجيل:

__________________________ __________________________
المنصب واللقب والاسم والعائلة

يجب حماية صفحات المجلة من السحب والمرفقات ، لهذا:

أوراق المجلة مرقمة ومربوطة ومختومة بختم (شمع ، مصطكي) ويتم اعتماد المجلة من قبل رئيس قسم شؤون الموظفين أو نائب رئيس منظمة إدارة شؤون الموظفين أو رئيس المنظمة نفسه ؛

أوراق المجلة مرقمة بالترتيب ومربوطة ، ويتم عمل ملصق على الصفحة الأخيرة من عقدة ربط الصفيحة مع بصمة ختم إدارة شؤون الموظفين أو المنظمة. في نفس الوقت ، يتم عمل نقش تأكيد في الصفحة الأخيرة:

في هذه المجلة مرقمة ومربوطة

ومختومة بأوراق _______

رئيس الموارد البشرية

______________________ _____________________


"___" ______________20___

يجب الإشارة إلى اسم العائلة ، والاسم ، واسم الأب في المجلات بالكامل ، واسم الوظيفة ، والتخصص ، والمهنة - وفقًا لجدول التوظيف.

غير مسموح بمحو أو تصحيحات أو حذف الإدخالات التي تم إجراؤها مسبقًا باستخدام الوسائل التصحيحية.

إذا كان من الضروري مع ذلك إجراء تصحيحات ، فسيتم شطب الإدخالات التي تم إجراؤها عن طريق الخطأ أو غير الصحيحة بسطر واحد بحيث يكون النص المكتوب مسبقًا قابلاً للقراءة بوضوح. يتم إدخال إدخال جديد في نفس العمود. إذا كانت المجلة تحتوي على عمود "ملاحظة" ، يتم إدخال الإدخال التالي فيه:

تصحيح في العمود ____

__________________ ______________________
(توقيع) (نص التوقيع)

إذا لم يكن هناك عمود "ملاحظة" في المجلة ، فلن يتم شطب المعلومات التي تم إدخالها عن طريق الخطأ ، ويتم وضع نفس العلامة تحتها كما هو الحال في كتاب العمل ("الإدخال رقم ___ في العمود رقم ___ غير صالح") والمعلومات الجديدة المشار إليها.

المجلة هي وثيقة داخلية ولا يمكن نقلها إلى موظفي الإدارات غير إدارة شؤون الموظفين دون أمر مقابل من رئيس قسم شؤون الموظفين.

يجب أن يتم تعريف رؤساء الأقسام أو غيرهم من المسؤولين في المنظمة بالمجلة بحضور الشخص المسؤول عن صيانتها.

يتم تقديم السجلات المنتظمة في قسم شؤون الموظفين إلى رئيس القسم للتحقق من دقة توقيت وصحة القرارات المتخذة ، وإعداد التقارير والتقارير وتحليل عمل الموظفين.

في عملية الحفاظ على المجلة ، يتم الاحتفاظ بها من قبل الشخص المسؤول عن صيانتها. عندما تنتهي المجلة ، يتم عمل إدخال مطابق على الغلاف الأمامي.

نظرًا لعدم وجود نموذج موحد معتمد قانونيًا لسجل أوامر الموظفين حاليًا ، فسنقدم شكلاً تقريبيًا للمجلة. إذا لزم الأمر ، يمكنك إضافة أعمدة إضافية أو حذف الأعمدة غير الضرورية.

رقم الأمر- التعيين الرقمي و / أو الحرف (الفهرسة) المخصص للمستند أثناء تسجيله.

يتم تطوير قواعد فهرسة أوامر الموظفين من قبل المنظمة نفسها. في ممارسة عمل خدمات الموظفين ، حظيت الفهرسة الأبجدية الرقمية بأكبر توزيع.

مع وجود كميات كبيرة من المستندات ، يجب تجميع أوامر الموظفين المتعلقة بمختلف قضايا العمل مع الموظفين بشكل منفصل ، باستخدام فهرسة مختلفة. على سبيل المثال: تتم إضافة الحرف "k" (الأفراد) أو l / s (بواسطة الأفراد) إلى الأرقام التسلسلية للأوامر الخاصة بحركة الأفراد (التوظيف ، النقل إلى وظيفة أخرى ، الفصل) ، للطلبات في رحلات العمل للعمال - "km" ، عند تقديم الإجازات - "o" ، عند التشجيع - "p" ، بشأن العقوبات التأديبية - "c" ، إلخ.

تاريخ إصدار الأمرهو الرقم الذي تم التوقيع عليه من قبل الرئيس أو الشخص المخول. يتم إدخال التاريخ في العمود 3 (انظر الملحق).

في العمود 4 نوع الأمريتم عمل سجل بشأن مسألة العمل مع الموظفين الذي صدر أمر به (التوظيف ، والفصل ، والنقل ، والإجازة التالية ، وما إلى ذلك).

تحتوي الأعمدة 5 و 6 و 7 و 8 على بيانات عن الموظف الذي صدر الأمر بشأنه.

ملخص الطلبأو عنوانها ، المكتوب في بداية نص الأمر ، يتم إدخاله في المجلة في العمود 10 (انظر الملحق).

في العمود 10 يتمركزيشار إلى وثيقة المبادرة التي كانت بمثابة أساس لإصدار الأمر.

الاحتفاظ بسجل لأوامر الموظفين في العمل المكتبي للمنشأة

تتطلب وثائق الموظفين أن يكون الموظف دقيقًا ودقيقًا. لتحليل المستندات ، وتسجيل الطلبات - كل هذا يتطلب تركيزًا عميقًا ، والالتزام بالإطار القانوني. توثيق الموظفين هو الأساس الذي تقوم عليه جميع أعمال الإنتاج.

بسبب كل ما سبق ، تخضع سجلات الموظفين عادة لمراجعات متكررة من قبل المنظمات المعنية. المدى الذي يتم فيه إعداد الوثائق المتعلقة بالموظفين بشكل صحيح يحدد قوتها القانونية.

يعتمد كل موظف في الشركة بشكل مباشر على مدى دقة كتابته في وثائق الموظفين. حتى يتم تسجيل الوثائق بشكل صحيح ، فهي غير موجودة بالفعل.

الجانب القانوني



سجل أوامر الموظفين مشابه لمجلات أخرى مماثلة

عادة ما يتعين على موظفي قسم شؤون الموظفين الاحتفاظ بسلسلة من المجلات حيث يقومون بتسجيل الطلبات المختلفة. على سبيل المثال ، في إحدى المجلات ، يتم عرض أنشطة المؤسسة في أوامر. والآخر يحتوي فقط على أوامر للأفراد. هناك أيضًا مجلات تصف الإجازات أو تسريح العمال.

عادةً ما تكون سجلات تسجيل الطلبات متشابهة مع بعضها البعض من خلال وجود أعمدة قياسية. من بين هذه الأعمدة ، يجب أن يكون هناك قطع غيار ليتم ملؤها من قبل العمال المناسبين عند الحاجة.

لا ينص القانون على نموذج واحد لجميع مجلات التسجيل. لذلك ، نقدم أدناه عينة من هذه المجلة. لكن يحق للمؤسسة تطوير شكلها الخاص لسجل تسجيل الطلبات.

ترتيب التنظيم

يتضمن نشاط الشركة تشكيل عدد من الوثائق ، والتي تمت الموافقة على القائمة بأمر من وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 25.08.2007. 2010 رقم 558. ينص الحكم الأساسي لهذه الوثيقة التنظيمية على وجوب وجود مواعيد نهائية لتخزين وثائق الموظفين.

على سبيل المثال ، يجب الاحتفاظ بسجلات الطلبات المختلفة لموظفي المؤسسة لفترتين: في 5 و 75 عامًا. نظرًا لوجود فترتين مختلفتين ، يجب على قسم شؤون الموظفين الاحتفاظ بسجلين من هذا القبيل في وقت واحد.

يمكن ترقيم الطلبات بأي ترتيب ، لأن الإطار القانوني لا يحدد هذا الترتيب. في الوقت نفسه ، هناك تعليمات قياسية لإدارة السجلات تمت الموافقة عليها من قبل الأرشيف الفيدرالي (الأمر رقم 68 بتاريخ 11/27/00) ، والذي وفقًا له يجب ترقيم الطلبات بالترتيب خلال سنة تقويمية واحدة. أيضًا ، وفقًا لهذه التعليمات ، يُطلب من المتخصصين ترقيم الطلبات بشكل منفصل لأنشطة المؤسسة والأوامر المتعلقة بالموظفين.

تتطلب محاسبة الموظفين دقة قصوى من المتخصصين الذين يحتفظون بالوثائق. يجب أن تعرف كيفية الاحتفاظ بدفتر يوميات بالعقود المختلفة (على سبيل المثال ، عقود العمل). إذا كانت هناك حاجة لاتفاقيات التنازل الثلاثية ، فعادة ما يلزم إبرامها مع الشركات المصرفية.

هل هناك حاجة للإدارة؟



يتم الاحتفاظ بالسجلات لمدة 5 أو 75 عامًا

كما قلنا من قبل ، فإن الأمر الصادر عن وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أغسطس 2010 برقم 558 يحدد الفترة اللازمة التي من الضروري خلالها الاحتفاظ بسجلات تسجيل الوثائق بناء على أوامر فيما يتعلق بجميع الأنشطة المنظمة. بناءً على ذلك ، تصبح الصيانة الإلزامية لسجلات التسجيل واضحة.

كتابة أم الكترونيا؟

يمكن الاحتفاظ بالسجل إلكترونيًا. لا ينص الإطار القانوني على أي شكل خاص من وثائق الطلب ، والذي ، بالإضافة إلى ذلك ، لديه تحفظات خاصة بشأن تنفيذه. نعني بالأخير البرنامج الثابت للمجلة أو الشهادة المطبوعة أو الترقيم.

في الحالات التي يتم فيها إنشاء سجلات التسجيل في برنامج 1C ، يتم ترقيم الطلبات من تلقاء نفسه. ومن ثم فإن الاحتفاظ بالوثائق الموصوفة كتابةً ليس إلزاميًا.

مجموعة متنوعة من مجلات تسجيل الطلبات وأمثلة عليها

حتى الآن ، القائمة التالية من مجلات التسجيل مناسبة للشركات:

• التوظيف أو الفصل أو نقل الموظفين ؛
• عند انتداب الموظفين ؛
• سجلات الإجازة
• حول العقوبات التأديبية أو التدابير الحافزة.

كيف تعمل مع المجلة



تحولت العديد من الشركات منذ فترة طويلة إلى التوثيق الإلكتروني.

المراحل الرئيسية للعمل على الحفاظ على دفاتر التسجيل هي كما يلي:

• البناء الكفء للعمل المكتبي ؛
• الاحتفاظ بالوثائق المتعلقة بأنشطة الشق الاقتصادي والإداري ؛
• التخزين الآمن لوثائق الشركة.

في الواقع ، فإن عملية العمل المكتبي هي عمل شاق يلعب فيه عدد كبير من المتخصصين في المنظمة دورًا مهمًا. تعتبر عملية تداول المستندات وتشكيلها من المسؤوليات المباشرة لقسم إدارة المكاتب في الشركة.

لكن القسم الكتابي هو مفهوم غامض إلى حد ما ، حيث يتم تنفيذ واجباته عادة إما من قبل الخدمة العامة أو يتم تعيينها للمكتب ، والذي يعتمد على حجم المؤسسة.

إذا لم تكن المنظمة كبيرة ، فعادة ما يكون عمل المكتب من مسؤولية السكرتير. في بداية العمل ، يجب على الأخصائي تطوير تعليمات عامة للعمل مع المستندات. من الأفضل توثيق التعليمات المطورة رسميًا.

حاليًا ، غالبًا ما تقوم المؤسسة بتطوير العمل مع المستندات من تلقاء نفسها. لهذا السبب ، لا تنص الإجراءات القانونية على إجراءات العمل الكتابي ، ولكنها ذات طبيعة استشارية فقط.

من أجل التكوين الأمثل لعملية سير العمل ، يجب أن يكون لديك المستندات الرئيسية التالية:

1. تعليمات للعمل المكتبي. هذه الوثيقة هي فعل محلي. إنه يعكس الترتيب الكامل للعمل المتعلق بالوثائق التي تتم داخل المنظمة. إذا لم يكن لدى الشركة حاليًا قواعد جاهزة للتعامل مع المستندات ، فإن التعليمات المكتوبة تفقد أهميتها. ومن ثم فإنه من الملائم استخدام الأحكام الحالية إلى أجل غير مسمى.
2. تسمية الحالة. تحتوي قائمة الوثائق المنظمة الضرورية على المواعيد النهائية المحددة التي يجب الاحتفاظ بها. من الضروري تحديد الحركة الإضافية (النقل إلى الأرشيف أو التخلص).

يرجى ملاحظة أن المجلة تحتوي على أوامر تتعلق بموظفي المؤسسة. يجب أن تشير صفحة عنوان مجلة التسجيل إلى الاسم الحرفي الكامل لهذه المجلة. يجب كتابة هذا الاسم بأحرف كبيرة فقط. يجب أن يتبع اسم الوثيقة الاسم الكامل للمؤسسة.

إذا كانت المنظمة كبيرة ، يجب أن يتوافق عدد السجلات مع عدد الخدمات أو الأقسام المشاركة في عملية حفظ السجلات. يجب أيضًا تحديد تاريخ تسجيل دفتر اليومية في صفحة العنوان.

يجب خياطة المجلة وترقيمها ومن ثم تقديمها للتوقيع والختم من قبل إدارة الشركة. من الجيد بشكل خاص أن تكون وثائق الطلب مختومة بختم مرقّم (يرجى ملاحظة أن الختم لن يعتبر صالحًا إذا لم يتم إدخال رقمه في المجلة).

من المسؤول؟



موظف معين هو المسؤول عن الحفاظ على السجل

يتم تنظيم العمل الرئيسي للمؤسسة ، أولاً وقبل كل شيء ، من قبل رئيسها الذي يمثله المدير. وهو بدوره يعهد بمسؤولية الأوامر والأوامر لرؤساء الأقسام.

في بعض الأحيان تكون مهام المنظمة معقدة. في هذه الحالة ، ينشئ المدير لجنة خاصة تضم متخصصين في مختلف المجالات.

يجب تقسيم الطلبات إلى أصناف اعتمادًا على ما إذا كانت رئيسية أم عاملة. خيار تصنيف الطلب:

3. أوامر للعمل الرئيسي للمؤسسة. يتم إصدار أوامر من هذا المستوى مع المهام الأخرى للنشاط الرئيسي للمؤسسة.
4. أوامر الإدارة.
5. يجب تسجيل الطلبات التي تندرج تحت هذا التصنيف والاحتفاظ بها بشكل منفصل. هذا يرجع إلى فترات الاحتفاظ المحددة. يجب الاحتفاظ بأوامر عمل الإدارة لمدة 5 سنوات ، بينما يتم تخزين المستندات المنظمة للأنشطة الرئيسية للمؤسسة بشكل دائم. دفاتر التسجيل هي نوع من الوثائق المخصصة للاستخدام الداخلي فقط. لا يحق لأحد نقلها إلى موظفي أي شركة تابعة لجهات خارجية دون إذن خاص من رئيس الشركة.
6. يجب أن يتم الإلمام بسجلات سجل التسجيل فقط بحضور الشخص المسؤول عن هذا السجل. يتحقق رئيس المؤسسة بانتظام من سجل التسجيل للتحكم في عمل الخدمة الكتابية وتقييمه.

الموظف المسؤول عن الحفاظ على دفتر يوميات الأمر ملزم بإبقائها في مكانه. عندما تنتهي المجلة ، يجب على الشخص المسؤول تدوينها على ظهرها.

العناصر المطلوبة



مجلة تسجيل أوامر الموظفين: ملء

كما ذكر أعلاه ، لا ينص التشريع على شكل خاص لسجل الأوامر. ومع ذلك ، يقدم الخبراء توصيات بشأن الأقسام الرئيسية للمجلة التي يمكن استخدامها. علي سبيل المثال:

7. رقم سري،
8. تاريخ الطلب،
9. رقم الأمر،
10. المحتوى الرئيسي للنظام ،
11. الموظف،
12. عدد الموظفين،
13. أساس النظام.

عينة من أعمدة النسخ الاحتياطي:

14. الذي وقع الأمر
15. من يتبع الأوامر
16. حيث تم إرسال الطلب
17. إيصال الاستلام والتاريخ
18. ملاحظة حول الاتجاه إلى العلبة ، وما إلى ذلك.

في بعض الأحيان يكون عمود "ملاحظات" مطلوبًا. ثم يجب عمل الملاحظة التالية: "الإدخال رقم ……………… في العمود رقم ………… غير صالح." بعد ذلك ، يتم إدخال إدخال جديد.

• الأم العزباء: المزايا والبدلات في 2018 يختلف مفهوم "الأم العزباء" في قانون العمل والقانون الاجتماعي. في معظم الحالات ، يشير تعريف "الأم العزباء" إلى المرأة التي لم يذكر والدها في وثائق الطفل (أو يشار إليه في كلماتها). إضافي […]
• تم تحديث نموذج إرجاع البضائع: 8 يناير 2018 نموذج إرجاع البضائع للعميل خيار إرجاع صنف اشتراه إذا كان غير راضٍ عن الشراء. قد ينشأ هذا الموقف إذا كان المنتج غير مناسب للحجم واللون وله أي [...]
• التوكيل العام - كم تكلفته في روسيا في 2018 غالبًا ما يتعين عليك التعامل مع موقف تحتاج فيه إلى مساعدة أحبائك. لكن من وجهة نظر قانونية ، ليس لديهم الحق في التصرف نيابة عنك. للقيام بذلك ، هناك أمر عام [...]
• عاصمة الأمومة في العاصمة موسكو يمكن للوالدين الحصول على رأس مال الأمومة بموجب البرنامج الفيدرالي. بدلاً من رأس المال العائلي الإقليمي ، الذي يعمل في مناطق أخرى من البلاد ، يحق لسكان موسكو الحصول على مدفوعات مقطوعة لكل [...]
• أمر الدفع بموجب النظام الضريبي المبسط في عام 2017: تحديث نموذجي: 7 أبريل 2017 نموذج لأمر الدفع بموجب النظام الضريبي المبسط مع موضوع "الدخل" الضريبي الملء الصحيح والمختص لجميع التفاصيل المطلوبة في مستند الدفع سيسمح للشركة محاسبون [...]
• نقل ملكية الشقة إلى نسبي المحتوى حسب الفن. 209 من القانون المدني للاتحاد الروسي ، يمكّن حق ملكية الممتلكات المواطن من ممارسة حيازة الأصول المملوكة له والتصرف فيها واستخدامها. في نفس الوقت ، تشير الملكية إلى [...]
• تحدثت سلطات الضرائب عن خصوصيات حساب ضريبة الأملاك للأفراد لعام 2016 كما أوضح ممثلو مصلحة الضرائب الفيدرالية في روسيا على موقعهم الرسمي على الإنترنت ، اعتبارًا من 1 يناير 2015 ، في موسكو ، يتم احتساب ضريبة الأملاك للأفراد على أساس ال […]
• كيفية معرفة تحديث متأخرات ضريبة الأراضي: 2 فبراير 2017 عند النظر في مسألة الحصول على الأرض ، من الضروري تقييم جميع عواقب الاستثمار ، بما في ذلك المكون الضريبي ، منذ العبء الضريبي في روسيا [...]

أحد مستندات الموظفين الإلزامية المستخدمة لإصلاح سير العمل هو سجل أوامر الموظفين. مطلوب للإبلاغ عن حركة الأفراد - التوظيف أو الفصل أو النقل. الموظف المعين مسؤول عن إكمال السجل.

اللوائح والمهام الرسمية

في 6 سبتمبر 2000 ، صدر قرار من Rosarchive. لذلك ، وفقًا للفن. يجب تسجيل 358 أمرًا فرديًا بشكل منفصل في سجل خاص لأوامر الأفراد. يمكن تنفيذ تسجيل الطلبات في كل من مجلة ورقية وفي برنامج 1C.

يتم تسجيل الأنواع التالية من الطلبات في المجلة:

• حول التوظيف (يتم تسجيل البيانات أيضًا حول ما إذا كانت هذه هي الوظيفة الرئيسية أو العمل بدوام جزئي ، أو العمل بدوام جزئي ، أو العمل بالتناوب) ؛
• عند النقل إلى منصب آخر (أوامر ثابتة لزيادة وتغيير الأجور والمكافآت) ؛
• عن الفصل (وهذا يشمل أيضًا رحلات العمل الطويلة وإجازة الأمومة).

المجلة ضرورية لحل النزاعات العمالية ، وتحليل حركة القوى العاملة. لكن وظيفتها الرئيسية هي تنظيم الإجراءات وفقًا لتشريعات العمل في المؤسسة.

خيارات التصميم ومتطلباته

شكل المجلة غير معتمد قانونيًا. هذا هو السبب في أن قادة المنظمة أنفسهم يختارون كيف سيكون من الأنسب لهم الاحتفاظ بهذه السجلات.

غالبًا ما يتم استخدام المجلات الورقية الخاصة لهذا الغرض ، والتي تتكون من صفحة عنوان وصفحة تحتوي على معلومات حول المجلة وحقول تسجيل المعلومات مباشرة. برامج الكمبيوتر الأقل شيوعًا ، على سبيل المثال ، 1C. هذا يرجع إلى حقيقة أن التوثيق الإلكتروني أسهل في التصحيح من الورق.

على الرغم من عدم وجود نموذج واحد للتسجيل ، فقد تم طرح عدد من المتطلبات للمستند.

1. يجب أن يكون غلاف المجلة صلبًا أو شبه صلب. ويفضل أن تكون مغلفة. يشير إلى فهرس المنظمة واسمها.

1. تشير الورقة الثانية من المجلة إلى اسم المنظمة واسم المستند وتاريخ بدء السجلات وانتهائها.
2. الصفحة الثالثة تحتوي على بيانات عن الأشخاص المسؤولين عن صيانة الوثيقة. في الوقت نفسه ، لا يتم تحديد اسم العائلة والأحرف الأولى من اسم الموظف فحسب ، بل يتم أيضًا تحديد منصبه وتفاصيل المستند الذي تم بموجبه تعيين الموظف في هذا المنصب . مطلوب أيضًا نموذج توقيع للشخص المسؤول عن المستند.
3. يجب ترقيم المستند للحفاظ على سلامته.
4. يجب أن تكون صفحات المجلة مخيطة ومختومة بإحكام. يشير الختم إلى عدد الصفحات. يجب أن يتطابق هذا الرقم مع البيانات الفعلية. يتم تأمين المعلومات من خلال توقيع وختم رئيس المؤسسة.
5. تحتوي الورقة الأخيرة على تاريخ انتهاء الصيانة وملاحظة حول سبب إغلاق المجلة ومن قام بإغلاقها.

لا يمكنك إغلاق المستند إلا بعد ملء جميع صفحاته.

صفحات المجلات

تتكون صفحات السجل الرئيسية من أعمدة وصفوف يتم إدخال البيانات فيها.

ضع في اعتبارك الأعمدة الرئيسية وأعط أمثلة لملء كل منها.

1. رقم الوثيقة الصادرة. على سبيل المثال: 304
2. تاريخ الوثيقة. على سبيل المثال: 07/20/2016.
3. رقم الأمر. على سبيل المثال: 489-LS.
4. معلومات حول مستند ، أمر قبول أو نقل ، فصل ، إجازة. على سبيل المثال: التوظيف ، التحويل إلى مندوب مبيعات أقدم.
5. بيانات الموظف. على سبيل المثال: Ivanov I.I.إذا كان هناك موظفان في المنظمة يحملان نفس اللقب والأحرف الأولى ، فسيتم كتابة الاسم واسم العائلة بالكامل.
6. القانون أو الوثيقة التي على أساسها صدر الأمر. على سبيل المثال: إفادة موظف بتاريخ 15/7/2016.
7. توقيع الموظف الذي يتعلق به الأمر. يتم تعيينه بعد قراءة الموظف للأمر.
8. معلومات حول من كتب الوثيقة وأدخل البيانات في المجلة. على سبيل المثال: Svirodov P.R.
9. توقيع موظف قسم شؤون الموظفين بما يؤكد صحة الملء.
10. معلومة اضافية. على سبيل المثال: تغيير جدول العمل.

تسجيل

كما لوحظ بالفعل ، تم الحفاظ على المجلة منذ اليوم الأول لعمل المنظمة. يجب إكماله من قبل شخص معين من قبل الإدارة. قد يكون هذا سكرتير مرجعي ، موظف في قسم شؤون الموظفين.

إذا ذهب الشخص المسؤول عن الصحيفة في إجازة أو إجازة أمومة ، فإن السلطات ملزمة بتعيين شخص جديد مسؤول عن فترة غياب الموظفة.

المجلة مليئة يوميا. يشمل جميع التغييرات في الموظفين المدرجة من قبلنا أعلاه.

لاحظ أن الأوامر الخاصة بتعيين المسؤولين المذكورين في ميثاق المنظمة غير مذكورة في المجلة - مدير المؤسسة ، رئيس القسم ، رئيس الفرع ، إلخ. تتعلق هذه المعلومات بأوامر النشاط الرئيسي ويتم تسجيلها في مستند آخر.

بعد إغلاق المجلة ، يتم تسليمها إلى الأرشيف ، حيث يتم تخزينها لمدة 75 عامًا.

تصحيح الأخطاء

في بعض الحالات ، قد تحدث أخطاء عند ملء السجل. في هذه الحالة ، يجب أن تتذكر بعض القواعد العامة:

1. يحظر اقتطاع صفحات من الكتاب.
2. يحظر استخدام الوسائل التصحيحية لمسح البيانات غير الصحيحة بمبشرة أو شفرة.
3. لتصحيح ذلك ، من الضروري شطب الإدخال غير الصحيح بسطر واحد وإدخال البيانات الصحيحة بجانبه.
4. يتم إجراء جميع التصحيحات فور اكتشاف الخطأ.

فيديو: كيف تصنع مجلة وتصممها على 1C؟

نقترح أن تتعرف على الفيديو التعليمي حول إنشاء مجلة وتصميمها في برنامج 1C. باستخدامه ، يمكنك إنشاء دفتر اليومية الخاص بك ، مع تحديد عدد الأعمدة المطلوبة لملءها بشكل مستقل. يتم تقديم المعلومات بطريقة بسيطة ويمكن الوصول إليها.

يجب تسجيل جميع الطلبات المتعلقة بالموظفين في مجلة خاصة. بفضل هذا ، ستكون إدارة الشركة ، إذا لزم الأمر ، قادرة على إثبات قضيتهم في المنازعات العمالية.

مجلة تسجيل أوامر الموظفين: هناك طلب على عينة من ملء كتاب في كل مؤسسة تقريبًا. إن الصيانة الصحيحة لهذه الوثيقة ، والتي تعكس بدقة التوظيف ، والارتقاء في السلم الوظيفي ، والفصل ، ليست نزوة بيروقراطية. تُستخدم هذه الوثيقة كأساس لتأكيد طول الخدمة ، وهي أيضًا واحدة من الأساسيات عند حساب المعاش التقاعدي.

يتم إنشاء مثل هذه المجلة في المرحلة الأولى من نشاط المؤسسة (المنظمة). يتم إجراؤها طوال الوقت الذي توجد فيه المؤسسة ، بغض النظر عن شكل الملكية. لا يُسمح بالإنهاء المبكر للمجلة بأوامر من LS. السبب الوحيد لبدء سجل جديد هو عدم وجود مساحة خالية للإدخالات اللاحقة.

يتم فصل محاسبة الموظفين عن المحاسبة المحاسبية ، والتي تأخذ في الاعتبار النشاط الرئيسي على أساس القواعد القانونية. من المستحيل تسجيل أوامر حول موظفي المؤسسة جنبًا إلى جنب مع الأوامر المتعلقة بالنشاط الرئيسي ، نظرًا لأن الأوامر الأولى تتعلق بموضوعات القانون ، أي المواطنين (بغض النظر عما إذا كان هؤلاء الأشخاص مواطنين في الاتحاد الروسي أو أجانب) وهم مكفولة لكل من الحقوق القانونية وحرية التعبير. ببساطة ، على الرغم من أن قوة العمل ، في المرحلة الحالية من تطور الاقتصاد ، هي سلعة ينتج مالكها ، عامل ، لا يمكن الاعتراف بها كسلعة بأي شكل من الأشكال. أساس البيانات المالية هو الإبلاغ عن تكوين وحركة البضائع. لذلك ، فإن تقليل الإبلاغ عن السلع وغير البضائع سيؤدي حتما إلى حدوث ارتباك في المستقبل.

مدة تخزين هذه المجلة 75 سنة على الأقل. لذلك ، يتم فرض متطلبات معينة على شكلها ، وكذلك على جودة المواد التي صنعت منها. يجب أن يكون لها غطاء مصنوع من ورق متين صلب ، ويجب استخدام الأوراق فقط من ورق عالي الجودة. يجب لصق الملصق الذي يُطبع عليه اسم المجلة جيدًا ، ويجب أن يكون من المستحيل تقشيره.

لماذا التسجيل ضروري

نظرًا لأن التسجيل ، وفقًا لـ GOST P 51141-98 ، يعني سجلًا في شكل محدد من البيانات حول مستند وفقًا للقواعد الحالية. يؤكد التسجيل حقيقة استلام أو إنشاء مستند في وقت محدد عن طريق إدخال معلومات عنه في نموذج التسجيل المناسب ، مصحوبًا بتعيين رقم ، وكذلك تسجيل البيانات الأساسية حول المستند.

وبالتالي ، فإن التسجيل هو الذي يعطي الوثيقة القوة القانونية ، حيث إنه بمساعدتها يتم تسجيل حقيقة إنشائها. لذلك ، فإن الأمر المتعلق بالموظفين قبل تسجيله في اليومية ، كما كان ، غير موجود.

الأساس القانوني لوجود مثل هذه المجلة ، وإجراءات الحفاظ عليها ، وكذلك تصنيفها كوثائق تخزين طويلة الأجل هو قرار الأرشيف الاتحادي بتاريخ 09/06/2000. تنص المادة رقم 358 من هذه الوثيقة على الحاجة إلى الاحتفاظ بسجلات أوامر الموظفين بشكل منفصل عن الأنواع الأخرى لتدفق المستندات. وفقًا لمتطلبات الوثيقة التنظيمية ، يتم الاحتفاظ بمجلة (كتاب) لتسجيل أوامر تعيين الموظفين ، وعمليات النقل ، والفصل في كل مؤسسة.

يعتمد تنظيم المعلومات المدخلة على مبدأ الفهرس الزمني. يتم تخزين أوامر الموظفين نفسها بشكل منفصل ، ويتم حفظها في الملفات الشخصية للموظفين ذات الصلة.

أوامر للتكوين الرئيسي

في المجلة ، وجدوا عرضًا للأمر على الموظفين - فقط تلك المستندات الداخلية للمؤسسة التي تعمل على تحديد الموقف الرسمي للموظفين المعينين وفي نفس الوقت هي الأساس لإدخال إدخالات في مستندات المحاسبة. علي سبيل المثال:

• بطاقات شخصية
• الوثائق المالية؛
• كتب العمل.

تعتبر الأوامر الخاصة بتعيين الأشخاص الأوائل في المؤسسة في المناصب المشار إليها في المستندات القانونية (على سبيل المثال ، كبير المحاسبين والمدير العام) أوامر للنشاط الرئيسي ، ولا يتم عرضها في هذه المجلة.

يجب أن يكون سجل أوامر الموظفين متاحًا في كل مؤسسة ، بغض النظر عن شكلها القانوني (شركة ، شركة ، وما إلى ذلك). يحتوي على معلومات حول أوامر التوظيف ، والفصل ، والنقل ، والتعيين في منصب جديد ، بالإضافة إلى جميع الأوامر الأخرى المتعلقة بالموظفين الذين تبلغ مدة صلاحيتهم 75 عامًا.

نظرًا لأن لوائح الاتحاد الروسي تنص على متطلبات الاحتفاظ بسجلات الموظفين ، وتحديد المعلومات المتعلقة بتحركات الموظفين الداخلية بشكل منفصل عن الوثائق التي تحدد سير العمل المتعلق بأنشطة المحاسبة والإدارة ، يتم تنفيذ تسجيل أوامر الموظفين بشكل منفصل. لا توجد قواعد قانونية صارمة لتنفيذ مثل هذا التدفق من المستندات. يتم وضع أساس إنشاء المجلة وتصميمها من خلال المعايير التي تحددها ممارسة العمل المكتبي.

بشكل عام ، تعتبر المجلة نفسها ، التي يتم فيها تسجيل المعلومات المتعلقة بتعيين الموظفين ، وكذلك الحركات في التنظيم القانوني ، بمثابة مستند تم إنشاؤه على أساس قانون تنظيمي محلي ، أي أنه يمكن تحديد شكلها من قبل الرئيس للمشروع بشكل مستقل. ومع ذلك ، على الرغم من عدم وجود نموذج معياري ، اليوم في ممارسة العمل المكتبي ، تم تطوير شكل محدد للغاية لمثل هذه الوثيقة وممارسة الحفاظ عليها بالفعل.

يشبه هذا النوع من السجلات جدولًا به عدة صفوف وأعمدة:

• يستخدم العمود الأول لإدخال معلومات حول رقم الأمر الثابت ؛
• يهدف العمود الثاني إلى تحديد تاريخ إصدار الأمر ؛
• يستخدم العمود الثالث لإدخال معلومات حول رقم الطلب ؛
• يستخدم العمود الرابع لتسجيل نوع الأمر - التسجيل في الولاية للعمل ، والترقية الداخلية ، والفصل ؛
• يحتوي العمود الخامس على معلومات حول الاسم والعائلة واللقب للموظف الذي صدر الأمر بشأنه ؛
• في العمود السادس يوضع على رقم موظفي الموظف الذي صدر الأمر بشأنه ؛
• يحتوي العمود رقم سبعة على معلومات حول أساس توقيع الأمر ، أي عقد العمل ، وبيان الموظف ، والاتفاقية الإضافية ، وما إلى ذلك ، مع الإشارة إلى الرقم ، وكذلك تاريخ التسجيل ؛
• يستخدم العمود رقم 8 لتدوين الملاحظات إذا لزم الأمر.

يضيف بعض الكتبة عمودًا لإدخال معلومات حول ملخص الطلب ، والذي يتم تسجيله في المجلة.

ما يجب تسجيله

وفقًا لقائمة الوثائق القياسية التي يتم إنشاؤها أثناء عمل المنظمات مع الإشارة إلى وقت التخزين الدائم ، يتم تحديد فترتين مختلفتين لتخزين المجلات ، حيث يتم تسجيل الوثائق الإدارية ، والتي تتضمن أوامر التعيين ، الفصل والانتقال الوظيفي الداخلي للموظفين.

يُسمح بإدخال معلومات حول البيانات الشخصية للموظفين دون التهجئة الكاملة لأسمائهم وأسماء عائلاتهم ، ولكن باستخدام الأحرف الأولى بدلاً من ذلك. إذا كان هناك اثنان أو أكثر من الموظفين الذين لديهم نفس الألقاب يعملون في مؤسسة ، فسيتم تسجيل أسماء عائلاتهم ، وكذلك الأسماء ، بالكامل.

يتم وضع أنواع معينة من الأوامر المتعلقة بالموظفين وفقًا لقواعد وثيقة "النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية لسجلات الموظفين". في عام 2004 ، في 5 يناير ، أصدرت لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا المرسوم رقم 1 ، الذي وحدت أشكال الأوامر:

• حول التوظيف (استمارة T-1 ، وكذلك استمارة T-1a)
• حول نقل عامل إلى وظيفة أخرى (نموذج T-5 ، وكذلك نموذج T-5a) ؛
• بشأن إنهاء (إنهاء) عقد العمل مع موظف (أو فصله) (نموذج T-8 ، وكذلك استمارة T-8a) ؛
• أوامر إرسال عامل في رحلة عمل (نموذج T-9 ، وكذلك نموذج T-9a) ؛
• أوامر لتشجيع العامل (استمارة T-11 ، وكذلك استمارة T-11a).

الحرف "أ" ، الذي يُضاف إلى الرقم ، الذي يحتوي على نموذج موحد ، يعني أنه يُستخدم لتوثيق الطلبات المتعلقة بالموظفين ، بينما ينطبق الأمر على عدة موظفين في وقت واحد (على سبيل المثال ، أمر لتجنيد عدة أشخاص في الحال ، الذين يشكلون لواء واحد).

الأول هو مدة صلاحية مدتها خمس سنوات (قصيرة الأجل). يصلح:

• الإجازة الممنوحة للدراسة ؛
• الإجازات الممنوحة سنويًا وفقًا لأحكام عقد العمل ؛
• عقوبات تأديبية
• قائمة الواجب
• رحلات عمل قصيرة.

والثاني له مدة صلاحية 75 سنة (طويلة الأجل). يصلح:

• أوامر التوظيف والفصل والسفر الرسمي ؛
• معلومات عن المكافآت والمكافآت ؛
• معلومات حول الحوافز والجوائز ؛
• معلومات عن التدريب المتقدم والشهادة وتخصيص الرتب والرتب وما إلى ذلك ؛
• على الواجبات المتعلقة بالنشاط الرئيسي ؛
• طلبات رحلات العمل الطويلة ؛
• أوامر الإجازة غير مدفوعة الأجر.

لا تتسرع في ملء مجلة LS. يجدر التأكد من أن المدير لا يغير رأيه لإصدار أمر ، ولن يغير نوع المستند أو تاريخه.

يوصي ضباط شؤون الموظفين ذوي الخبرة بفصل تلك الأوامر المتعلقة بالأفراد التي يمكن أن تُعزى إلى تدفق المستندات على الحركة الخارجية للموظفين عن الأوامر المتعلقة بالتحركات الداخلية للموظفين. يمكن لفصل البيانات هذا في المستقبل أن يسهل بشكل كبير الحصول على البيانات اللازمة للتحليل:

• دوران الأركان العامة ؛
• التواتر والمؤشرات الكمية للقبول في العمل ؛
• إحصائيات الفصل
• إحصائيات التحويلات ، والتي تعتبر في سياق التحليل دخولًا إلى وظيفة جديدة بعد ترك الوظيفة القديمة.

بالنسبة لنفس الإغاثة ، يمكن أيضًا أخذ أوامر الإجازات وتسجيلات الإجازات المرضية وأوامر رحلات العمل في الاعتبار في المجلات الأخرى.

قواعد تصميم المجلة

هناك العديد من المتطلبات لسجل تسجيل الأدوية فيما يتعلق بتصميمها وصيانتها.

• يجب أن تحتوي المجلة على صفحة عنوان. تشير إلى:

1. اسم المنظمة
2. اسم القسم (قسم الموارد البشرية) ؛
3. تاريخ بدء التسجيل ، وكذلك تاريخ الانتهاء (يتم ملء العمود عند أرشفة المستند).

• التسجيل هو مسؤولية الفرد. على الجانب الخلفي من صفحة العنوان ، يشار إلى اسمه ، اسم الأب ، واللقب ، والموقف.
• يتم ترقيم جميع إدخالات دفتر اليومية على التوالي.
• يتم إدخال الطلبات في المجلة بترتيب زمني - يجب أن يكون للإدخال اللاحق تاريخ إدخال لاحق عن التاريخ السابق.

عند التسجيل ، يتم استخدام التنسيقات القياسية في كتابة التواريخ - اليوم والشهر والسنة.

• يتم إدخال البيانات الخاصة بالموظف (الاسم ، اسم العائلة ، اللقب) ، الذي صدر بشأنه الأمر ، دون تخفيضات وتغييرات.
• يجب أن تتوافق المعلومات التي يتم إدخالها في المجلة مع المحتوى المحدد للأوامر.

يقدم ضباط الموظفين ذوي الخبرة المشورة - لا تدخل جميع الأوامر الصادرة للموظفين في مجلة واحدة ، ولكن قم بتقسيمها إلى مجموعات ، مما يجعلها أساسًا لتقسيم نوع الإجراء المتعلق بالأمر الذي يتم تسجيله. على سبيل المثال - شهادة ، طلب لرحلة عمل ، طلب للانتقال إلى وظيفة جديدة ، وما إلى ذلك. يجب تعيين فهرس خاص لكل مجموعة. على سبيل المثال ، تتلقى أوامر حركة الأفراد مؤشر LS ، وطلبات الإجازات - يتلقى المؤشر O ، ومحاسبة الإجازات المرضية الفهرس B ، ويتم تعيين مؤشر KM لطلبات رحلات العمل ، وما إلى ذلك. في المؤسسات التي توظف عددًا كبيرًا من الموظفين ، ستسهل مثل هذه الفهرسة في المستقبل العثور على السجل المقابل. يساعد هذا القسم أيضًا في تحليل عمل المؤسسة لتطوير شكل جديد من الاتفاقية الجماعية ، وهو تحليل دوران الموظفين.

التعليمات النموذجية بشأن الأعمال المكتبية التي يتم تنفيذها في الهيئات الفيدرالية ، والتي تمت الموافقة عليها بموجب أمر المحفوظات الفيدرالية (رقم 68 الصادر في 27 نوفمبر 2000) ، لا تضع قواعد صارمة فيما يتعلق بترتيب الترقيم في سجل الأوامر المتعلقة بالموظفين. يلاحظ فقط الحاجة إلى ترقيم الطلبات في شكل ترقيم تسلسلي خلال سنة تقويمية واحدة. في الوقت نفسه ، يُلاحظ أن طلبات الأدوية للأنشطة الأساسية مرقمة بشكل منفصل.

حماية المعلومات المسجلة

إدخالات السجل محمية من التغييرات غير القانونية وفقًا لمتطلبات المستندات الأرشيفية.

يوفر الحماية ضد:

• مرفقات ورقة
• سحب الأوراق
• تعديلات غير قانونية
• إصلاحات غير قانونية.

نظرًا لتصنيف كل من الأوامر نفسها المتعلقة بالموظفين وسجلاتهم في المجال القانوني على أنها مستندات مهمة من الناحية القانونية ، من أجل تجنب الأخطاء ، لا يوصى باستخدام الاختصارات التي قد تسمح بتفسير السجل بشكل غامض.

لهذا تطبيق:

• ربط المجلة ، بما في ذلك جميع الأوراق ؛
• ترقيم جميع الصفحات ؛
• يتم تثبيت نهايات سلك البرنامج الثابت للمجلة على الورقة الأخيرة بملصق لاصق بختم المنظمة ، بالإضافة إلى توقيع مسؤول ، أو باستخدام ختم شمعي ؛
• في الصفحة الأخيرة ، قبل أرشفتها ، يتم إدخال عدد الأوراق ، ويتم التصديق على هذا الإدخال بتوقيع رئيس القسم ، وكذلك ختم المنظمة.

في المجلات المطبوعة والمُنتجة صناعيًا ، تم بالفعل استيفاء جميع هذه الشروط الأمنية ، وتم تطبيق ملصق بهولوغرام - يتم عرض النقش "مختوم" كختم. عند فتحه ، يتغير تلقائيًا إلى النقش "مفتوح".

يجب استبعاد إمكانية فك ضغط عنصر التحكم تمامًا. من الأفضل تصفيح الغطاء.

من التصحيحات غير المصرح بها ، بالإضافة إلى تصحيحات السجلات ، يتم إنشاء قواعد التصحيحات التي تم إجراؤها على إدخالات دفتر اليومية ، على سبيل المثال ، في الحالات التي يتم فيها إدخال معلومات خاطئة.

بالنسبة للتصحيحات الشرعية ، يتم وضع قاعدة لإجراء التغييرات بالترتيب التالي:

• يتم شطب الإدخال الذي يتطلب التصحيح بخط. ثم يتم إدخال إدخال جديد ويتم إدخال إقرار بالاستلام بشأن التصحيح الذي تم إجراؤه ، مع الإشارة إلى تاريخ الإجراء الذي تم تنفيذه بتوقيع الشخص المسؤول عن التصحيح ؛
• يحظر أي محو أو استخدام وسائل تصحيحية أو خط يتوسطه خط ينتج عنه يصبح من المستحيل قراءة الإدخال المصحح.

عند إجراء تغييرات على Journal of Medicines ، يجب إجراء التغييرات بحذر شديد ، بما يتفق بدقة مع القواعد المعمول بها ، بخط يد واضح وسهل القراءة.

الاحتفاظ بسجل لتسجيل طلبات الأدوية في شكل إلكتروني

تسمح الإجراءات القانونية والتنظيمية المتعلقة بعمل المكتب وتدفق المستندات بالاحتفاظ بمجلة دوائية في شكل ورقي وتقليدي وفي شكل إلكتروني. يجب حماية ملف الكمبيوتر ، وهو في الأساس جدول تسجيل ، من عمليات التحرير غير المصرح بها ، وبشكل عام ، من الوصول. قواعد الاحتفاظ بمجلة إلكترونية كهذه مماثلة لقواعد الاحتفاظ بمجلة ورقية.

يمكن طباعة المجلة الموجودة في شكل إلكتروني ، أو في شكلها المنفصل ، إذا لزم الأمر ، مع مراعاة جميع المتطلبات اللازمة للتصميم الخارجي:

• التغطية؛
• الترقيم.
• صفحة عنوان الكتاب.

ثم يتم تدبيس الأوراق المطبوعة وفقًا لمتطلبات ترقيم الصفحات وخياطة وتدبيس الأوراق والتوقيع والختم.

مجلة تسجيل أوامر الأفراد- هذه مجلة يتم فيها تسجيل جميع الأوامر الصادرة لموظفي المنظمة.

يجب ربط سجل طلبات الأفراد وترقيمه وتثبيته و.

يجب على ضابط شؤون الموظفين الذي يحتفظ بسجل لأوامر الموظفين ملء الأعمدة وفقًا لنصوص أوامر الموظفين.

حاليًا ، لا يوجد نموذج موحد معتمد من الناحية التشريعية لسجل أوامر الموظفين ، لذلك يحق للمنظمة تطويره بشكل مستقل بأي شكل من الأشكال.

مدة الصلاحية مجلة تسجيل الوثائق الادارية الخاصة بالعاملينالتي أنشأتها الفن. 258 ب من قائمة الوثائق الإدارية النموذجية الأرشيفية التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة هيئات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية ، والتي تشير إلى فترات التخزين (تمت الموافقة عليها من قبل وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي في 25 أغسطس 2010) ، و هو 75 سنة و 5 سنوات.

استنادًا إلى فترات تخزين المجلات المختلفة ، يمكن التوصية بوجود مجلتين لتسجيل الطلبات للموظفين في المؤسسة.

في مجلة واحدة مع صلاحية 75 سنة

• حول التحرك
• حول الجمع
• ، التدريب المتقدم ، منح الألقاب (الرتب) ؛
• حول تغيير اللقب ؛
• عن التشجيع والمكافأة.
• ، مكافآت ، مدفوعات مختلفة ؛
• جميع أنواع الإجازات للموظفين في ظروف عمل صعبة وضارة وخطيرة ؛
• في إجازة والدية ؛
• في الإجازات بدون نفقة (أجور) ؛
• في الخدمة وفقًا لملف النشاط الرئيسي ؛
• في رحلات العمل للموظفين الذين يعانون من ظروف عمل صعبة وضارة وخطيرة.

في مجلة أخرى مع صلاحية 5 سنواتسيتم تسجيل أوامر الموظفين ، مثل:

• حول العقوبات التأديبية ؛
• حول الإجازة فيما يتعلق بالتدريب ؛
• عن الواجب
• في رحلات عمل محلية وأجنبية قصيرة المدى.

ربما يكون هناك تقسيم أكثر كسورًا لتسجيل مجموعات أوامر وتعليمات الأفراد. في هذه الحالة ، يتم إفراد مجموعات منفصلة ويتم الاحتفاظ بمصفوفات تسجيل منفصلة (مجلات مختلفة).

متطلبات إنشاء وملء سجل أوامر الأفراد

دعنا نلاحظ بعض المتطلبات التي تحتاج إلى معرفتها عند الاحتفاظ بسجل لأوامر الموظفين. يشير الجانب الأمامي من المجلة إلى تواريخ البدء والانتهاء لصيانتها ، وفهرس هذه المجلة وفقًا لتسمية الحالات (إن وجدت).

الجانب الأمامي من سجل أوامر الأفراد

يمكن تقديم معلومات حول الموظف المسؤول عن حفظ المجلة على غلاف المجلة (الأمامية أو الخلفية) ، في كل صفحة أو صفحة أخيرة من المجلة:

الشخص المسؤول عن التسجيل:

__________________________ __________________________
المنصب واللقب والاسم والعائلة

يجب حماية صفحات المجلة من السحب والمرفقات ، لهذا:

أوراق المجلة مرقمة ومربوطة ومختومة بختم (شمع ، مصطكي) ويتم اعتماد المجلة من قبل رئيس قسم شؤون الموظفين أو نائب رئيس منظمة إدارة شؤون الموظفين أو رئيس المنظمة نفسه ؛

أوراق المجلة مرقمة بالترتيب ومربوطة ، ويتم عمل ملصق على الصفحة الأخيرة من عقدة ربط الصفيحة مع بصمة ختم إدارة شؤون الموظفين أو المنظمة. في نفس الوقت ، يتم عمل نقش تأكيد في الصفحة الأخيرة:

في هذه المجلة مرقمة ومربوطة

ومختومة بأوراق _______

رئيس الموارد البشرية

______________________ _____________________

"___" ______________20___

يجب الإشارة إلى اسم العائلة ، والاسم ، واسم الأب في المجلات بالكامل ، واسم الوظيفة ، والتخصص ، والمهنة - وفقًا لجدول التوظيف.

غير مسموح بمحو أو تصحيحات أو حذف الإدخالات التي تم إجراؤها مسبقًا باستخدام الوسائل التصحيحية.

إذا كان من الضروري مع ذلك إجراء تصحيحات ، فسيتم شطب الإدخالات التي تم إجراؤها عن طريق الخطأ أو غير الصحيحة بسطر واحد بحيث يكون النص المكتوب مسبقًا قابلاً للقراءة بوضوح. يتم إدخال إدخال جديد في نفس العمود. إذا كانت المجلة تحتوي على عمود "ملاحظة" ، يتم إدخال الإدخال التالي فيه:

تصحيح في العمود ____

__________________ ______________________
(توقيع) (نص التوقيع)

"___" ______________ 20___

إذا لم يكن هناك عمود "ملاحظة" في المجلة ، فلن يتم شطب المعلومات التي تم إدخالها عن طريق الخطأ ، ويتم وضع نفس العلامة تحتها كما هو الحال في كتاب العمل ("الإدخال رقم ___ في العمود رقم ___ غير صالح") والمعلومات الجديدة المشار إليها.

المجلة هي وثيقة داخلية ولا يمكن نقلها إلى موظفي الإدارات غير إدارة شؤون الموظفين دون أمر مقابل من رئيس قسم شؤون الموظفين.

يجب أن يتم تعريف رؤساء الأقسام أو غيرهم من المسؤولين في المنظمة بالمجلة بحضور الشخص المسؤول عن صيانتها.

يتم تقديم السجلات المنتظمة في قسم شؤون الموظفين إلى رئيس القسم للتحقق من دقة توقيت وصحة القرارات المتخذة ، وإعداد التقارير والتقارير وتحليل عمل الموظفين.

في عملية الحفاظ على المجلة ، يتم الاحتفاظ بها من قبل الشخص المسؤول عن صيانتها. عندما تنتهي المجلة ، يتم عمل إدخال مطابق على الغلاف الأمامي.

نظرًا لعدم وجود نموذج موحد معتمد قانونيًا لسجل أوامر الموظفين حاليًا ، فسنقدم شكلاً تقريبيًا للمجلة. إذا لزم الأمر ، يمكنك إضافة أعمدة إضافية أو حذف الأعمدة غير الضرورية.

رقم الأمر- التعيين الرقمي و / أو الحرف (الفهرسة) المخصص للمستند أثناء تسجيله.

يتم تطوير قواعد فهرسة أوامر الموظفين من قبل المنظمة نفسها. في ممارسة عمل خدمات الموظفين ، حظيت الفهرسة الأبجدية الرقمية بأكبر توزيع.

مع وجود كميات كبيرة من المستندات ، يجب تجميع أوامر الموظفين المتعلقة بمختلف قضايا العمل مع الموظفين بشكل منفصل ، باستخدام فهرسة مختلفة. على سبيل المثال: تتم إضافة الحرف "k" (الأفراد) أو l / s (بواسطة الأفراد) إلى الأرقام التسلسلية للأوامر الخاصة بحركة الأفراد (التوظيف ، النقل إلى وظيفة أخرى ، الفصل) ، للطلبات في رحلات العمل للعمال - "km" ، عند تقديم الإجازات - "o" ، عند التشجيع - "p" ، بشأن العقوبات التأديبية - "c" ، إلخ.

تاريخ إصدار الأمرهو الرقم الذي تم التوقيع عليه من قبل الرئيس أو الشخص المخول. يتم إدخال التاريخ في العمود 3 (انظر الملحق).

في العمود 4 نوع الأمريتم عمل سجل بشأن مسألة العمل مع الموظفين الذي صدر أمر به (التوظيف ، والفصل ، والنقل ، والإجازة التالية ، وما إلى ذلك).

تحتوي الأعمدة 5 و 6 و 7 و 8 على بيانات عن الموظف الذي صدر الأمر بشأنه.

ملخص الطلبأو عنوانها ، المكتوب في بداية نص الأمر ، يتم إدخاله في المجلة في العمود 10 (انظر الملحق).

في العمود 10 يتمركزيشار إلى وثيقة المبادرة التي كانت بمثابة أساس لإصدار الأمر.

يعد تسجيل أوامر وتعليمات الإدارة في مجلة واحدة طريقة ملائمة للاحتفاظ بقائمة من الوثائق الداخلية للمؤسسة. الغرض الرئيسي من الاحتفاظ بهذه المجلة هو تنظيم المعلومات حول الأوامر الصادرة وتبسيط التحكم في تنفيذها والعثور بسرعة على المستند الصحيح إذا لزم الأمر.

يتم تطوير نموذج لتسجيل أوامر الموظفين في كل مؤسسة على حدة. على سبيل المثال ، لتجميعها ، يمكنك استخدام العينات المعروضة للاستخدام من قبل الشركات الأخرى.

كقاعدة عامة ، تنص المنظمة على تسجيل وتنظيم ليس فقط الطلبات ، ولكن أيضًا المستندات الأخرى. على سبيل المثال ، يتم إجراء محاسبة كتب العمل وتسجيل شهادات السفر وأوامر الدفع في أشكال المجلات المصممة خصيصًا لهم.

كيفية إصدار سجل أوامر للأفراد

العنصر الإلزامي في الأمر هو الرقم ، والذي يجب أن يكون فريدًا ومسجلًا في المجلة. لا يمكن أن يحتوي الرقم على أرقام فحسب ، بل على أحرف أيضًا. كقاعدة عامة ، تشير الحروف إلى نوع الأمر أو تحدد ما إذا كان الأمر ينتمي إلى أحد الأقسام الهيكلية للشركة. يمكن لكل مؤسسة أن تبتكر التشفير الخاص بها ، والذي سيساعدك على التنقل بسرعة خلال الوثائق. على سبيل المثال ، بالنسبة للطلبات التي يتم إعدادها عند إرسال الموظفين في إجازة ، قد يظهر الحرف "O" أولاً ، وقد يشير الحرف "B" إلى الأوامر التي تحتوي على عقوبة تأديبية ، ويشير الجمع بين الأحرف "KM" إلى أوامر الإرسال الموظفين في رحلة عمل.

يمكن لموظف قسم شؤون الموظفين أو مكتب العمل (مدير المكتب ، السكرتير) تطوير سجل الطلبات والاحتفاظ به.

الأعمدة القياسية في شكل سجل أوامر الموظفين هي:

• رقم الطلب وتاريخ الموافقة عليه ؛
• جوهر الأمر (محتواه) ؛
• اسم الشخص الذي وقع المستند ؛
• اسم الشخص الذي يؤدي دور الفنان ؛
• قائمة الأشخاص الذين يجب أن يتعرفوا على الأمر ؛
• توقيع الشخص المسؤول الذي يشهد على استلام الطلب ؛
• علامة تؤكد اتجاه الأمر إلى القضية.

يمكن الانتهاء من أي عينة يتم أخذها كأساس في تطوير سجل أوامر الموظفين وفقًا لاحتياجات المؤسسة.