Apakah nama jawatan tender. Tugas yang jabatan tender (jabatan) selesaikan

Pengkhususan yang menjadi permintaan agak baru-baru ini. Kaitan profesion ini menjadi sangat teruk selepas pelepasan undang-undang khas di Rusia yang memperuntukkan pegangan mandatori lelongan elektronik sekiranya harga perolehan awam melebihi 100 ribu rubel. Oleh itu, syarikat yang membina pelan strategik yang jelas, direka untuk mengukuhkan kedudukan mereka yang berjaya dalam pasaran dengan cepat, sangat berminat dengan pengurus tender yang berkelayakan. Hari ini, tidak ada pendidikan sempit khas profil ini dalam sistem pendidikan domestik. Oleh itu, jawatan pengurus tender diduduki oleh pakar dengan pendidikan ekonomi tinggi.

Apakah yang dilakukan oleh pakar tender?

Selaras dengan terma rujukan khas, pakar tender (pengurus) sentiasa memantau platform dagangan elektronik untuk mengenal pasti tender terbuka. Kerja-kerja tender yang dimenangi boleh dijalankan untuk masa yang agak lama. Selain mengisi permohonan untuk tender, pengurus menyemak dan menyediakan dokumentasi tender: kajian, membuat perubahan jika perlu.

Tanggungjawab pakar tender termasuk membuat kesimpulan kontrak. Sebelum menandatangani kontrak, pengurus menjalankan perbincangan dan rundingan dengan pelanggan. Komunikasi berlaku secara langsung di pejabat dan melalui telefon. Kemahiran menulis perniagaan sangat penting.

Kualiti dan Kelayakan yang Diperlukan oleh Pengurus Tender

Pertama sekali, kecekapan profesional diperlukan. Selain itu, Pakar Tender mestilah mempunyai pemikiran analitikal. Lagipun, ia memberikan ciri anggaran lelongan yang akan datang dan tahap kesesuaian penyertaan di dalamnya. Kesimpulan anda mesti dibuktikan dan dihujahkan.
Pakar ini diperlukan bukan sahaja untuk mengetahui undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan aktiviti komersial di wilayah Persekutuan Rusia, tetapi juga asas-asas perundangan secara umum.

Pengetahuan tentang program komputer yang diperlukan diperlukan.

Pergaulan, ketekunan, ketepatan masa adalah kualiti yang diperlukan untuk surat-menyurat dengan penganjur pertandingan, kesimpulan kontrak dan perjanjian.

Kecekapan tindakan, penentangan terhadap tekanan, fleksibiliti dalam membuat keputusan adalah perlu jika anda perlu menghadiri lelongan secara peribadi sebagai wakil syarikat, menangani konflik dan situasi masalah.

Seseorang yang berkelayakan tinggi dapat mencapai matlamat yang ditetapkan untuk syarikat dengan cepat dan menyumbang kepada kejayaannya. Oleh itu, pakar tender menerima gaji yang lumayan.

Pada tahun 2005, Undang-undang Persekutuan No. 94 telah diterima pakai, yang mengawal selia prosedur untuk membuat pesanan awal negeri dan perbandaran untuk penghantaran barang atau perkhidmatan. Dia menyebabkan kemunculan dan permintaan untuk profesion sedemikian sebagai pakar tender (sebaliknya ia juga dipanggil pakar kerja tender, pengurus tender, pengurus tender, pengurus lelongan atau tender), yang tanggungjawab utamanya ialah memproses permohonan untuk pelbagai tender. Apakah keperluan yang dikemukakan oleh majikan untuk calon untuk jawatan sedemikian, serta tugas lain yang dipertanggungjawabkan kepada mereka, dibincangkan di bawah.

Maklumat am tentang pengurus tender

Pengurus tender adalah pakar yang diupah dan diberhentikan oleh perintah pengurus entiti ekonomi yang berkaitan atas cadangan ketua jabatan mengikut keperluan Kod Buruh Persekutuan Rusia. Dia adalah bawahan kepada ketua jabatan. Sekiranya tiada pengurus tender di tempat kerja, tugasnya diwakilkan kepada orang lain yang dilantik oleh perintah pengurusan, yang memperoleh hak yang sesuai.

Keperluan utama untuk pemohon untuk jawatan ini selalunya dua:

1. pendidikan undang-undang atau ekonomi yang lebih tinggi, ketersediaan latihan tambahan;

Malah, tiada institusi pengajian tinggi yang mengajar kepakaran ini.

1. pengalaman kerja dalam kedudukan yang sama selama sekurang-kurangnya 1-2 tahun, yang membayangkan pengalaman terkumpul menyertai acara untuk pemilihan pembekal (pertandingan, lelongan, dll.).

Di samping itu, adalah penting untuk mengetahui:

• tindakan normatif pelbagai peringkat, cadangan metodologi untuk bekerja dengan tender (terutamanya peruntukan Undang-undang Persekutuan No. 44, yang diterima pakai pada tahun 2013 dan bukannya Undang-undang Persekutuan No. 94, serta Undang-undang Persekutuan No. 223);
• platform untuk mengadakan tender, pembidaan kompetitif terbuka, lelongan elektronik;
• peraturan untuk menjawab permintaan untuk sebut harga, tawaran;
• kaedah interaksi dengan media;
• nuansa penetapan harga dan dasar penetapan harga;
• kaedah promosi barangan, di mana dia menjadi wakilnya, dalam pasaran komersial dan negeri;
• ciri dan sifat utama barang yang digalakkan, syarat penyimpanan dan pengangkutannya;
• asas perakaunan dan pelaporan mengenai pelaksanaan rancangan pemasaran dan jualan, serta kerja pejabat;
• prosedur untuk menyediakan pakej dokumen yang diperlukan untuk penyertaan dalam tender;
• prosedur untuk memastikan perlindungan hak dan kepentingan peserta dalam tender dan lelongan, nuansa prosedur rayuan;
• , peraturan ;
• norma etika perniagaan dan surat-menyurat perniagaan, perbualan telefon;
• program komputer asas (Word, Excel, PowerPoint, Outlook Express, Adobe Reader);
• peraturan penggunaan komputer dan peralatan pejabat;
• asas mensistemkan maklumat (contohnya, mengekalkan pangkalan data).

Pakar Tender beroperasi dalam rangka kerja:

• norma perundangan, bahan kaedah yang mengawal selia isu berfungsi dalam bidang tender;
• peruntukan berkanun;
• peraturan jabatan;
• arahan dan perintah pentadbiran;
• PWTR;
• peruntukan

Tanggungjawab Kerja Pakar Tender

Penerangan kerja pakar tender mengandungi tugas utama pekerja, yang mesti dilakukannya semasa waktu bekerja. ini termasuk:

Hak pengurus tender

Sebagai tambahan kepada tugas, pakar tender mempunyai hak yang dijamin kepadanya di peringkat persekutuan dan tempatan. Khususnya, dia boleh:

Tanggungjawab pengurus tender

Dalam rangka perundangan buruh domestik, sivil, jenayah dan pentadbiran, pekerja ini bertanggungjawab untuk:

• melaksanakan tugas mereka secara tidak jujur;
• mengabaikan peraturan yang mengawal aktiviti subjek (khususnya, perlindungan dan keselamatan buruh) dan peruntukan, perintah pengurusan;
• pemindahan kes yang tidak wajar apabila dibuang kerja;
• melakukan kesalahan di tempat kerja, termasuk yang menyebabkan kerosakan pada harta benda atau reputasi perniagaan organisasi (terutamanya pendedahan rahsia perdagangan dan jenis maklumat sulit yang lain).

Pakar tender moden adalah orang yang sangat berguna yang kerjanya diperlukan dalam mana-mana syarikat. Ia memberi peluang untuk mengambil bahagian dalam tender dengan jayanya, bergembira dengan sewajarnya dan bergerak lebih jauh dan lebih jauh. Perlu diingatkan bahawa kerja pekerja sedemikian agak kompleks, serta yang paling bertanggungjawab. Kelebihannya ialah ia mendapat permintaan pakar kerja jauh dalam tender.

Daripada pakar dalam arah ini, pengetahuan yang luas diperlukan, dan tidaklah berlebihan untuk mempunyai pengalaman yang luas dalam bidang aktiviti ini. Kegagalan kerja profesional ini sudah pasti akan menjadi tamparan yang agak berat bagi setiap syarikat, kerana ini kehilangan keuntungan, serta membazirkan wang dan usaha. Lebih-lebih lagi, pelanggaran sistematik kewajipan yang diberikan boleh membawa kepada fakta bahawa organisasi tidak lagi dapat mengambil bahagian.

Tanggungjawab Pakar Tender

Perihalan kerja pakar dalam tender dan perdagangan elektronik menganggap bahawa pekerja mestilah mempunyai pendidikan tinggi secara eksklusif. Pelantikan ke jawatan ini dan pemecatan daripadanya dijalankan secara eksklusif berdasarkan perintah Ketua Pengarah syarikat. Bercakap tentang faktor seperti tanggungjawab petender, anda boleh ambil perhatian:

Menjalankan pemantauan tapak Internet, platform dagangan, serta tender dan pertandingan komersial dan kerajaan;

Penilaian kebolehlaksanaan ekonomi keseluruhan untuk menyertai tertentu. Berdasarkan keputusan yang diperoleh, perlu menyediakan bahan yang bertujuan untuk membuat keputusan mengenai penyertaan dalam proses perdagangan;

Penting diminta, keperluan asasnya dikaji dengan teliti. Jika perlu, anda boleh meminta penjelasan, serta mengambil kira semua perubahan dalam dokumentasi tender utama;

Penyediaan segera kertas yang diperlukan;

Adalah penting untuk berinteraksi dengan pengurus, serta ketua jabatan terkemuka mengenai spesifikasi umum dan pembentukan nilai produk;

Analisis bahagian teknikal permohonan yang diterima untuk pematuhan penuh dengan perundangan semasa moden;

Permohonan kompetitif sedang diproses;

Ia dikehendaki menjalankan surat-menyurat dan rundingan dengan mereka yang terlibat dalam penganjuran pertandingan;

Beberapa projek perlu dijalankan pada masa yang sama;

Semua maklumat yang diperlukan mengenai syarat penghantaran dan sijil mesti disediakan tepat pada masanya.

Di samping itu, pakar tender moden terlibat secara profesional dalam pengeluaran dengan ketat demi kepentingan syarikat. Anda juga perlu mengambil bahagian dalam pencarian, organisasi dan pengendalian pelbagai proses perdagangan tender.

Ciri-ciri huraian kerja

Semua syarikat moden yang agak besar yang membeli barangan di pasaran dengan teratur yang mungkin, serta perkhidmatan popular, berusaha serius untuk memilih tawaran sedemikian yang optimum dari segi harga dan kualiti. Intipati aktiviti sedemikian dikawal ketat oleh Peraturan khas mengenai organisasi am.

Penerangan Kerja Pakar Tender terlibat dalam membangunkan pilihan untuk menerima tender tertentu:

Proses perdagangan terbuka;

Permintaan, iaitu tawaran;

Lelongan menurun yang dijalankan di Internet.

Petunjuk paling mudah biasanya dibentuk secara eksklusif untuk paparan terkini. Objek utama lelongan adalah produk yang diseragamkan secara eksklusif, kualiti keseluruhannya ditentukan terlebih dahulu oleh keperluan GOST. Bagi pertandingan, ia hanya melibatkan kos. Pemenang tender biasanya diiktiraf sebagai pembekal yang, untuk tempoh masa yang diperuntukkan, menawarkan harga terendah. Peraturan semua proses tersebut biasanya dikendalikan oleh pengurus tender profesional.

Jika anda ingin mencari pekerjaan dalam kepakaran ini, anda harus mengisi permohonan pekerjaan dengan betul. contoh resume untuk petender mencerminkan segala-galanya yang memerlukan perhatian.

Perlukan pakar tender

Pakar tender adalah profesion yang agak muda yang telah menjadi sangat diminati dan popular kerana kemunculan dan perkembangan lelongan elektronik moden. Tanpa kerja profesional ini, tiada syarikat akan dapat mengambil bahagian sepenuhnya dalam tender yang menguntungkan.

Aktiviti pekerja ini berguna dan sangat diperlukan. Ini adalah pakar yang mempunyai kesan langsung ke atas pembangunan keseluruhan perusahaan. Kerja pelan sedemikian adalah bertanggungjawab, kompleks, ia memerlukan beberapa kemahiran, pengetahuan yang luas, serta pengalaman jualan yang serius. Tepat kerana sebab ini resume pakar tender dipertimbangkan dengan penuh perhatian.

04.05.2019

DESKRIPSI KERJA

PAKAR TENDER

1. PERUNTUKAN AM

1.1. Pakar tender tergolong dalam kategori profesional.

1.2. Seseorang yang mempunyai pendidikan profesional yang lebih tinggi dilantik ke jawatan pakar tender.

1.3. Pakar tender dilantik ke jawatan tersebut dan dipecat daripadanya atas perintah Ketua Pengarah organisasi.

1.4. Penawar harus tahu:

§ Undang-undang persekutuan dan akta perundangan lain, bahan metodologi mengenai penyertaan dalam tender;

§ Prinsip asas dan kaedah mempromosikan produk yang dibentangkan di pasaran perbandaran dan bajet;

§ Khusus mempromosikan produk di pasaran komersial;

§ Platform untuk mengadakan tender, pembidaan kompetitif terbuka, lelongan elektronik;

§ Peraturan untuk menjawab permintaan untuk sebut harga, tawaran

§ Kaedah bekerja dengan media;

§ Ciri-ciri teknologi dan reka bentuk asas serta sifat pengguna produk yang dijual;

§ Asas dasar penetapan harga dan penetapan harga;

§ Syarat penghantaran, penyimpanan dan pengangkutan produk;

§ kaedah mengatur perakaunan dan pelaporan mengenai pelaksanaan rancangan jualan dan jualan produk;

§ Prosedur untuk menyediakan dokumen organisasi, pentadbiran dan lain-lain untuk penyertaan dalam pertandingan;

§ Peraturan buruh dalaman;

§ Peraturan dan norma perlindungan buruh;

§ Etika komunikasi perniagaan.

1.5. Pakar Tender dalam aktivitinya berpandukan Penerangan Kerja ini.

1.6. Pakar Tender melapor terus kepada Ketua Pengarah.

1.7. Semasa ketiadaan Pakar Tender, tugasnya dilaksanakan oleh orang yang dilantik atas perintah Ketua Pengarah. Orang ini memperoleh hak yang sewajarnya dan bertanggungjawab mengikut arahan ini.

TUGAS KERJA

1.8. Pantau tapak khusus, platform dagangan untuk pengumuman pertandingan terbuka negeri dan komersial, tender, lelongan elektronik.

1.9. Menilai kemungkinan ekonomi penyertaan dalam lelongan, menyediakan maklumat dan bahan berdasarkan keputusan untuk membuat keputusan mengenai penyertaan dalam lelongan.

1.10. Minta dokumentasi tender yang diperlukan, kaji keperluannya. Jika perlu, minta penjelasan dan ambil kira perubahan dalam dokumentasi tender.

1.11. Sediakan pakej lengkap dokumen dengan segera.

1.12. Berinteraksi dengan pengurus dan ketua jabatan mengenai spesifikasi dan harga produk yang ditawarkan dan bahagian teknikal aplikasi.

1.13. Menganalisis bahagian teknikal permohonan untuk pematuhan perundangan semasa (FZ-94).

1.14. Serahkan bidaan kompetitif.

1.15. Berunding dan berhubung dengan penganjur pertandingan.

1.16. Urus berbilang projek pada masa yang sama.

1.17. Tepat pada masanya menyediakan semua maklumat yang diperlukan tentang syarat penghantaran, jaminan, sijil.

1.18. Buat perjanjian, kontrak.

1.19. Jika perlu, hadiri lelongan bagi pihak syarikat, semasa pembukaan permohonan, buat aduan kepada Perkhidmatan Antimonopoli Persekutuan Rusia dan badan wilayahnya, mewakili kepentingan syarikat apabila mempertimbangkan aduan ini.

1.20. Jika perlu, jejaki pulangan dana yang didepositkan sebagai jaminan tawaran.

1.21. Mengekalkan pelaporan yang ditetapkan.

Pakar Tender mempunyai hak untuk:

2.1. Permintaan daripada ketua bahagian struktur syarikat, pakar dan pekerja lain maklumat dan dokumen yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya.

2.2. Dalam kes yang perlu, mewakili organisasi dalam hubungan dengan organisasi lain untuk menyelesaikan dengan segera isu pengeluaran dan aktiviti ekonomi yang berada dalam kecekapannya.

4. TANGGUNGJAWAB

4.1 Untuk ketidaksempurnaan atau pemenuhan yang tidak wajar kewajipan mereka yang ditetapkan oleh Arahan ini - mengikut perundangan buruh semasa.

4.2 Bagi kesalahan yang dilakukan dalam tempoh aktivitinya - mengikut perundangan sivil, pentadbiran dan jenayah semasa.

4.3 Untuk menyebabkan kerosakan material - mengikut undang-undang yang terpakai.

5. SYARAT LAIN

5.1. Penerangan kerja ini dimaklumkan kepada Pakar Tender terhadap penerimaan. Satu salinan arahan disimpan dalam fail peribadi pekerja.

Biasa dengan arahan

dan saya berjanji untuk mematuhi: ______________________________________

Jabatan tender adalah alat yang berkesan untuk jualan tender, terutamanya dalam keadaan ekonomi yang tidak stabil. Di samping itu, mana-mana syarikat, lambat laun, menghadapi keperluan untuk mengembangkan peluang untuk memasarkan produk/perkhidmatannya. Alat yang berkesan untuk mengembangkan saluran jualan ialah pembangunan arah tender. Penyertaan dalam tender dan, dalam kes kemenangan, kesimpulan kontrak dengan pembekal negeri dan komersial.

Perkaitan khusus ialah pembangunan hala tuju tender dan jabatan tender, khususnya, semasa krisis, apabila syarikat komersil mengurangkan belanjawan mereka dengan ketara atau menolak sepenuhnya untuk membuat kontrak dalam beberapa bidang yang tidak penting. Negeri, walaupun dalam masa krisis, membeli dan akan terus membeli kerja, barangan dan perkhidmatan yang diperlukan untuk berfungsi normal seluruh negara. Di samping itu, negeri adalah pelanggan yang boleh dipercayai yang membayar bil.

Jabatan tender: tugas

Tugas utama jabatan tender, yang patut diketengahkan ialah:
Memastikan penyertaan syarikat dalam tender
penyertaan dalam penciptaan dan penyelenggaraan imej syarikat
menarik kontrak baharu melalui sistem tender dan menarik pelanggan baharu, serta mengekalkan/memulangkan pelanggan lama

Prasyarat untuk aktiviti yang berkesan ke arah ini ialah penciptaan jabatan tender dengan pakar berkelayakan yang bermotivasi untuk keputusan. Ini akan dibincangkan dalam artikel.

Struktur organisasi biasa jabatan tender

Mari kita lihat struktur tipikal jabatan tender. Saya akan membuat tempahan dengan segera bahawa struktur yang akan kami pertimbangkan adalah tipikal. Dalam syarikat besar, tanggungjawab boleh diagihkan kepada pakar yang berasingan, dalam syarikat kecil, tanggungjawab keseluruhan jabatan tender boleh diagihkan semula antara satu atau dua pekerja.
Ketua jabatan tender
Timbalan pengurus / ketua pakar
Pengurus /
Penolong pengurus / setiausaha

Skim subordinasi kelihatan seperti ini:

Pengagihan tugas pekerja jabatan tender dan huraian kerja biasa

Salah satu kesilapan standard yang dibuat semasa membuat dan membangunkan kawasan tender ialah pengagihan semula fungsi dan tanggungjawab untuk menyediakan tender di kalangan pakar yang sebelum ini tidak terlibat dalam hal ini dan tidak mempunyai pengetahuan yang mencukupi dalam bidang ini.

Sebagai contoh, sebagai tambahan kepada fungsi asas, seorang peguam juga diberi pembangunan arahan untuk tender. Ini mungkin bukan peguam, di sesetengah syarikat fungsi menyediakan tender dipindahkan kepada setiausaha, penolong pengurus atau akauntan. Ini adalah pendekatan yang tidak cekap, yang akhirnya menjejaskan hasil kerja dalam tender.

Penyertaan yang berkesan dalam tender memerlukan pengetahuan dalam bidang ini, serta pengalaman. Pendekatan yang paling rasional dan berkesan ialah mewujudkan jabatan tender, yang pada peringkat awal mungkin terdiri daripada seorang pakar. Tetapi pakar ini mesti dilatih dalam bidang tender dan mempunyai pengalaman praktikal yang berkaitan. Aktiviti jabatan tender harus bertujuan untuk mencapai hanya satu matlamat - penyertaan berkesan syarikat dalam tender dan mendapatkan kontrak baru untuk syarikat melalui sistem pembidaan.

Pengagihan tanggungjawab dalam jabatan tender, yang akan kami pertimbangkan dengan anda, juga adalah tipikal dan mungkin berbeza dalam organisasi tertentu.

Ketua jabatan tender:
2.1. Memantau pengumuman tender dalam pelbagai sumber.
2.2. Menyelaraskan penyertaan dalam lelongan dengan pengarah Syarikat atau ketua jabatan, berdasarkan spesifik aktiviti jabatan.
2.3. Menganalisis penyertaan pesaing dalam lelongan dan menyediakan maklumat kepada pengurusan jabatan yang diperlukan untuk pembentukan cadangan kewangan.
2.4. Mengambil bahagian dalam penyediaan permintaan untuk penjelasan dokumentasi perolehan bersama-sama dengan jabatan undang-undang;
2.5. Menjawab soalan semasa mengenai penyediaan dokumentasi untuk penyertaan dalam lelongan kepada wakil jabatan dan penganjur tender.
2.6. Merancang aktiviti kakitangan jabatan.
2.7. Mengawal penyediaan cadangan (kewangan dan teknikal) untuk tender, anggaran dan jadual kerja oleh pakar Syarikat dan menentukan tarikh akhir untuk penyerahan dokumentasi oleh pakar Syarikat yang dilantik oleh ketua-ketua jabatan kepada jabatan tender;
2.8. Mengawal penyediaan pakej dokumen untuk tender oleh kakitangan jabatan.
2.9. Mengambil bahagian dalam mengisi borang dokumen, mengikut dokumentasi perolehan;
2.10. Menyediakan pakej dokumen untuk tender yang penting secara strategik selaras dengan keperluan dokumentasi perolehan.
2.11. Mengawal penghantaran dokumen untuk tender;
2.12. Menyediakan dokumentasi perakaunan dan menyerahkannya kepada pengarah syarikat.
2.13. Sekiranya memenangi lelongan, berikan maklumat yang diperlukan untuk membuat kesimpulan kontrak kepada pekerja Syarikat. Tanggungjawab untuk perubahan dalam rancangan kalendar, cadangan teknikal, dsb., yang diperlukan untuk kesimpulan kontrak, terletak pada pakar jabatan yang memenangi lelongan.
2.14. Memaklumkan jabatan undang-undang tentang keperluan untuk mengeluarkan jaminan bank dan tarikh akhir untuk menyerahkan dokumen.
2.15. Memberi maklumat kepada jabatan perakaunan yang diperlukan untuk membayar keselamatan permohonan penyertaan dalam tender dan maklumat mengenai masa penyerahan pesanan pembayaran kepada jabatan tender.
2.16. Menjejaki perubahan dalam Perundangan, rangka kerja perundangan untuk penyediaan dokumentasi tender, perolehan awam dan membiasakan kakitangan jabatan dengan maklumat ini.
2.17. Menyelia aktiviti orang bawahan, mengambil langkah untuk memastikan pematuhan mereka dengan peraturan peraturan buruh dalaman.
2.18. Mengemukakan cadangan kenaikan pangkat atau pengenaan penalti ke atas pekerja jabatan, menyumbang kepada peningkatan kelayakan mereka.

Nah, sekarang kita akan menganalisis tugas tipikal pakar tender.

Pakar Tender:
2.1. Mengambil bahagian dalam pemantauan pengumuman tender dalam pelbagai sumber
2.2. Menjawab soalan semasa mengenai penyediaan dokumentasi untuk penyertaan dalam lelongan kepada wakil jabatan dan penganjur tender.
2.3. Menyediakan pakej dokumen mengikut keperluan dokumentasi tender:
 merangka cadangan (kewangan dan teknikal) yang disediakan oleh pakar jabatan mengikut piawaian dokumentasi;
 meminta data kewangan dan dokumen mengenai Syarikat daripada jabatan perakaunan;
 permintaan (bergantung kepada keperluan dokumentasi perolehan) sijil daripada pelbagai agensi kerajaan sebagai sebahagian daripada penyediaan dokumen tender dalam bidang tanggungjawabnya;
 bagi pihak ketua jabatan mengisi borang dokumen mengikut dokumentasi perolehan;
 bagi pihak ketua jabatan mengumpul dokumen (dokumen konstituen, lesen, diploma, sijil pakar, salinan kontrak, akta, dsb.)
 mengimbas, menyalin dokumen yang diperlukan untuk penyediaan permohonan tender.
 menganjurkan notari dokumen yang diperlukan untuk penyediaan pakej dokumen untuk tender
2.4. Pakar tender membentuk pakej dokumen yang disertakan dalam tender mengikut cara yang ditentukan oleh penganjur perolehan dan mengikut keperluan untuk dokumentasi.
2.5. Menganjurkan penghantaran dokumen untuk tender dan mengawal penerimaannya oleh Pelanggan;
2.6. Dalam kes keperluan pengeluaran, ia melaksanakan fungsi kurier.
2.7. Menstruktur maklumat tentang lelongan pada media elektronik dan kertas.
2.8. Bagi pihak ketua jabatan, dia membuat surat, permintaan, dan dokumen lain.
2.9. Menyediakan jawapan kepada surat dan pertanyaan dalam bidang kecekapannya
2.10. Menjalankan arahan ketua jabatan dalam bidang kompetensinya.

Jabatan tender dan pengurusan proses

Ketua (ketua) jabatan tender menguruskan proses dengan menjalankan perancangan, pemantauan, kawalan, analisis dan pengurusan membuat keputusan. Dalam syarikat yang berbeza, kerja tender dan proses pengurusan boleh diatur dengan cara yang berbeza. Tetapi kami akan mempertimbangkan pilihan standard, apabila fungsi pengurusan jabatan tender dijalankan oleh ketua jabatan tender.

Ketua jabatan tender merancang kemajuan proses mengikut bilangan tender yang dipersetujui, menggunakan maklumat berikut:
maklumat mengenai tender yang diumumkan,
keperluan penganjur perolehan yang dinyatakan dalam dokumentasi perolehan,
maklumat tentang keputusan penyertaan dalam lelongan

Ketua jabatan tender menetapkan keputusan perancangan dalam dokumen dalaman jabatan. Secara praktikal, anda boleh merancang penyediaan tender menggunakan Excel. Iaitu, mengekalkan jadual dengan maklumat mengenai pelanggan, subjek pembelian, harga awal (maksimum), harga peserta, tarikh akhir untuk menerima dokumen, masa membuat kesimpulan dan maklumat lain yang mungkin berguna dalam kerja. Jadual ini boleh digunakan untuk melaporkan kepada pihak pengurusan.

Sebagai alternatif kepada pilihan ini, pelaporan boleh dilakukan dalam perkhidmatan dan program khusus.

Jabatan tender dan teknologi kerjanya

Mari kita lihat proses jabatan tender dalam syarikat pembekal dan skema interaksi dalam syarikat.

Kerja-kerja tender dimulakan dengan penerimaan maklumat tentang tender yang sedang dijalankan mengikut data keperluan penyediaan perkhidmatan yang diterima daripada pengurusan syarikat. Maksudnya, pakar tender atau ketua jabatan tender terlebih dahulu mencari tender dengan mengambil kira kriteria pemilihan: harga, wilayah, subjek tender atau maklumat lain yang datang daripada pengurusan syarikat.

Proses berakhir di bawah keadaan berikut:
mendapatkan maklumat tentang hasil perdagangan
menyampaikan maklumat kepada pihak berkepentingan dalam syarikat.

Maklumat mengenai keputusan diterbitkan dalam Sistem Maklumat Bersepadu, atau jika ia adalah tender komersial, maka maklumat boleh diperoleh secara lisan daripada pelanggan atau daripada laman web pelanggan. Seterusnya, maklumat yang diterima dihantar kepada jabatan berkaitan melalui sistem CRM, sama ada melalui e-mel atau lisan. Sekiranya menang, maklumat juga dihantar pada tarikh penempatan keputusan lelongan, jumlah jaminan kontrak dan syarat kontrak. Selanjutnya, pakar yang bertanggungjawab untuk membuat kesimpulan kontrak terlibat dalam pelaksanaan jaminan bank dan kesimpulan kontrak. Dalam amalan, selalunya fungsi membuat kontrak diberikan kepada peguam syarikat atau pakar dalam jabatan tender. Sekiranya pakar jabatan tender terlibat dalam kesimpulan kontrak, proses itu berakhir pada masa tamat kontrak dengan pelanggan.

Syarat-syarat yang diperlukan untuk meneruskan proses perniagaan jabatan tender adalah penyelarasan pembidaan yang tepat pada masanya dengan pihak pengurusan, yang merangkumi pemilihan utama, pemilihan sekunder dan pemilihan akhir tender. Pada peringkat pemilihan utama, pengurus memilih tender dengan mengambil kira kriteria harga, wilayah, subjek pembelian. Pada pemilihan menengah, pembelian terpilih dianalisis oleh ketua jabatan tender dan ketua jabatan khusus untuk kesesuaian penyertaan. Kriteria untuk menilai permohonan dianalisis, kesesuaian penyertaan ditentukan, dengan mengambil kira kos perjalanan perniagaan dan mengambil kira kemungkinan pengurangan harga pesaing.

Pada peringkat akhir, pakar jabatan profil menganalisis keperluan teknikal pembelian, tarikh akhir. Ketua jabatan tender menganalisis pembelian pelanggan sebelumnya untuk pembelian serupa, menganalisis harga pesaing dan mengira ramalan untuk kemungkinan pengurangan harga. Dengan mengambil kira faktor-faktor ini, pengurusan jabatan yang berkaitan dan, jika perlu, pengurusan syarikat membuat keputusan muktamad mengenai kesesuaian untuk menyertai lelongan.

Jabatan tender: peringkat utama dan prinsip kerja

Dari sudut pandangan pembinaan struktur, kerja tender ialah sistem tindakan berurutan yang bertujuan untuk memenuhi keperluan dan keperluan Syarikat yang telah ditetapkan, termasuk sekatan masa, kos dan sumber, dengan mengambil kira sifat dan spesifik kerja untuk perkhidmatan tertentu.

Langkah utama proses

• Pemantauan pengumuman bidaan dalam pelbagai sumber.
• Penyelarasan dengan pemimpin Syarikat, ketua jabatan untuk penyertaan dalam lelongan selaras dengan dasar Syarikat dan spesifik aktiviti bahagian.
• Merancang penyediaan dokumentasi untuk penyertaan dalam lelongan mengikut tarikh akhir penghantaran dokumen.
• Pembentukan pakej dokumentasi mengikut keperluan dan mengikut cara yang ditentukan oleh pihak penganjur lelongan.
• Menyemak dokumentasi untuk mematuhi keperluan.
• Pembetulan dokumentasi, jika perlu.
• Menyemak perubahan sebelum menyerahkan dokumentasi.
• Menyediakan pakej untuk penghantaran dan penghantaran dokumentasi.
• Kawalan penghantaran dokumentasi kepada penganjur lelongan.
• Memantau keputusan penyertaan dalam lelongan.
• Membawa maklumat tentang hasil lelongan kepada pihak yang berkepentingan dalam syarikat.

Prinsip asas untuk melaksanakan kerja tender:
Konsisten– kerja diatur dan dilaksanakan mengikut piawaian dalaman dokumentasi Syarikat dan mengambil kira keseluruhan set keperluan dokumentasi.
Urutan - perancangan dan pelaksanaan kerja berlaku dalam urutan yang ketat, di mana tugas berikutnya menggunakan hasil yang sebelumnya.
Perkaitan– kerja mesti mematuhi trend dan keperluan semasa yang ditetapkan dalam dokumentasi perolehan dan akta perundangan.
Kecekapan- mana-mana item kerja bertujuan untuk mencapai hasil tertentu, yang, seterusnya, merupakan komponen wajib hasil akhir.
Kerahsiaan- semua bahan yang diterima dalam syarikat sebagai sebahagian daripada kerja, semua keputusan pertengahan dan akhir dalam sebarang format pembentangan adalah hak milik syarikat dan pengedaran atau penggunaan selanjutnya dalam apa jua bentuk tidak dibenarkan tanpa kebenaran khas.

Catatan: Dalam kes di mana anda mempunyai syak wasangka tentang integriti pekerja penganjur tender, sebagai contoh, apabila terdapat sebab untuk mempercayai bahawa maklumat sulit dengan cadangan harga anda mungkin didedahkan kepada pembida lain, kami mengesyorkan agar anda memastikan bahawa cadangan dihantar di saat terakhir. Pada saat terakhir, ini adalah pemfailan permohonan beberapa jam sebelum tarikh akhir untuk menerima permohonan, atau untuk memohon secara langsung pada pembukaan sampul surat.

Sumber maklumat yang digunakan dalam penyediaan perkhidmatan

• maklumat awal yang diterima daripada Penganjur tender (pengumuman di laman web, pemberitahuan perubahan syarat tender; dokumentasi untuk penyertaan dalam tender, pelan perolehan, protokol pertimbangan dan penilaian)
• maklumat awal yang diterima daripada Pelanggan (bergantung kepada syarat dokumentasi perolehan: metodologi, metodologi, konsep, cadangan teknikal, senarai pakar, maklumat tentang pengalaman, jadual, cadangan kewangan)
• pangkalan maklumat sendiri (contoh dokumen Syarikat, borang)

Kerja tender dan dokumentasi keputusan

Dokumentasi kerja penyediaan dokumentasi pembida dan keputusannya dilakukan menggunakan templat dokumen sampel yang ditetapkan (format laporan). Dalam syarikat, borang, contohnya, disediakan dalam Excel, boleh diterima sebagai dokumen pelaporan. Juga, maklumat tentang tender yang disediakan, tentang hasil kerja jabatan tender boleh direkodkan dalam sistem CRM atau program atau perkhidmatan khusus lain, contohnya, dalam perkhidmatan Tenderplan.

Sistem pembayaran dan motivasi

Sistem pembayaran yang paling popular dalam bidang tender adalah seperti berikut:
1) bayar untuk keputusan
2) bayaran tetap

Dalam kes pertama, syarikat memotivasikan pekerja jabatan tender untuk mendapatkan keputusan, i.e. mendapatkan kontrak baru untuk syarikat. Dalam kes kedua, motivasi sedemikian sebenarnya tidak ada.

Kemungkinan variasi sistem "Bayar untuk hasil":
1. Gaji + peratusan tender yang dimenangi
2. Gaji + bonus tetap berdasarkan prestasi
3. Peratusan tender yang dimenangi
4. Bayaran bagi setiap permohonan yang diterima masuk.
Pilihan pembayaran yang paling biasa untuk pakar tender dalaman ialah yang pertama dan kedua, untuk pakar jauh, pilihan 3 dan 4. Variasi juga mungkin, contohnya, apabila pekerja bebas hanya menyediakan bahagian pertama permohonan untuk lelongan dan, jika permohonan untuk bahagian pertama diterima, menerima bayaran tetap. Bahagian kedua permohonan itu disediakan oleh pakar pelanggan, yang menerima gaji dan peratusan tender yang dimenangi atau gaji dan bonus tetap.
Kelebihan yang tidak diragukan dari sistem imbuhan ini adalah motivasi untuk hasil akhir. Faedah dan hasil dengan sistem imbuhan sedemikian adalah lebih tinggi daripada dengan gaji tetap. Dengan syarat, gaji itu bukan sedikit, tetapi pasaran.

Sekarang kami akan mempertimbangkan pilihan untuk pembayaran tetap:
1. Gaji tetap
2. Bayaran tetap bagi setiap permohonan yang disediakan
Dalam pilihan pertama, pelbagai variasi juga mungkin, sebagai contoh, apabila pembayaran untuk pemprosesan ditambah kepada gaji. Dalam kes di mana jumlah tender yang disediakan adalah besar dan terdapat banyak pemprosesan, maka jumlah bayaran untuk pemprosesan juga boleh menjadi ketara.

Kebaikan dan keburukan sokongan tender

Syarikat dan usahawan yang baru memasuki pasaran pesanan negeri membuat satu kesilapan biasa. Keseluruhan hala tuju tender syarikat sepenuhnya disumber luar kepada syarikat yang memberikan sokongan dalam bidang tender. Kesilapan utama dan utama ialah tiada syarikat selain milik anda dan tiada pakar selain pekerja anda akan begitu berminat dengan hasilnya.

Tolak pertama menarik syarikat penyumberan luar melalui tender ialah:
- minat yang lemah terhadap keputusan pekerja yang akan menyediakan permohonan untuk anda. Walaupun anda membayar yuran yang berpatutan kepada syarikat penyumberan luar, kemungkinan besar ia tidak akan menjejaskan pembayaran pekerja tertentu yang akan menyediakan permohonan anda.
Tolak kedua ia tidak selalunya celik huruf tinggi dalam subjek anda, pekerja syarikat penyumberan luar yang akan menyediakan permohonan itu.
Tolak ketiga adalah lemah kawalan ke atas aktiviti pekerja menyediakan tender. Anda mungkin tidak selalu mengetahui dan memahami dengan tepat sama ada pekerja syarikat penyumberan luar sedang mengerjakan tender anda dan pada peringkat mana projek itu.

Akibatnya, setelah membayar wang yang layak untuk kerja itu, anda boleh mendapat situasi di mana tidak ada minat terhadap hasil kerja, pelaku tidak sangat profesional dalam subjek anda, dan tiada kawalan.

Oleh itu, adalah sangat tidak digalakkan untuk memberikan keseluruhan arahan tender untuk penyumberan luar. Adalah mungkin dan perlu untuk melibatkan syarikat penyumberan luar untuk menyokong tender dan pekerja bebas, tetapi anda perlu mewakilkan hanya sebahagian daripada tugas dan mengawal proses penyediaan permohonan.

Iaitu, kami memerlukan pakar tender dalam syarikat yang akan bermotivasi untuk keputusan dalam tender, melaksanakan beberapa fungsi sendiri secara peribadi, dan mewakilkan beberapa. Sebagai contoh, penyediaan bahagian pertama lelongan boleh diserahkan kepada syarikat pengiring tender atau pekerja bebas. Perkara utama ialah pakar dalam bidang anda mempunyai pengalaman praktikal yang mencukupi.

Mewakilkan fungsi mencari tender adalah sangat tidak digalakkan, kerana untuk memilih pembelian yang benar-benar menjanjikan dan menarik pada topik anda, anda perlu memahami topik ini dengan mendalam dan dapat menganalisis dan mengira prospek untuk penyertaan. Pakar yang tidak memahami subjek anda tidak akan dapat melakukannya secara kualitatif.

Kelebihan utama mengupah pekerja bebas atau syarikat sokongan tender ialah pengurangan masa untuk operasi rutin. Masa yang dijimatkan boleh digunakan dengan lebih rasional untuk hasil yang lebih baik. Contohnya, luangkan lebih banyak masa untuk analisis. Ia juga mungkin untuk menambah bilangan tender yang diproses dan disediakan.