Mẫu thống nhất mẫu T13. Mẫu điền vào bảng chấm công

Thời gian làm việc của mỗi nhân viên phải tuân theo quy định, cả trong việc thiết lập định mức và việc tuân thủ nó. Đối với những mục đích này, một bảng kế toán được lập ra. Tài liệu này bao gồm dữ liệu cơ bản về ca làm việc. Số lượng nhân viên vắng mặt cũng được tính đến.

Bảng chấm công - mục đích và cách sử dụng

Mục đích chính của bảng chấm công làm việc là hiển thị thông tin trực quan về kết quả công việc của nhân viên. Dựa trên dữ liệu này, tiền lương của nhân viên được tính toán. Khía cạnh này trở thành mục đích chính của việc duy trì tài liệu này.

Tuy nhiên, việc sử dụng một mô hình tương tự cũng có liên quan trong các vấn đề khác. Khi phân tích một tình huống thực hiện, thường cần phải tính toán mất thời gian làm việc. Tài liệu mẫu này cho phép bạn lấy thông tin trực quan trong một khoảng thời gian nhất định. Tuy nhiên, trong tình huống cần thiết phải làm ảnh giờ làm việc hoặc thời gian, tài liệu mẫu này sẽ không cung cấp thông tin cần thiết.

Mẫu văn bản có mẫu được quy định hợp pháp để cung cấp thông tin nhân sự cho bộ phận kế toán.

Trong trường hợp này, có hai mẫu chính được điền tùy thuộc vào phương pháp ghi thông tin:

• mẫu T-12 được sử dụng để điền vào biểu mẫu ở định dạng A4, tùy chọn này phù hợp khi nhập dữ liệu theo cách thủ công;
• mẫu T-13 là một bảng tính, dữ liệu có thể được nhập tự động bằng chương trình hoặc thủ công nhưng ở dạng điện tử.

Việc lựa chọn hình thức phụ thuộc vào thủ tục báo cáo nội bộ. Có thể chấp nhận sử dụng cả hai phương án hoặc hệ thống hỗn hợp.

Các chỉ định trong bảng thời gian

Khi điền vào biểu mẫu, các ký hiệu có thể được sử dụng. Danh sách tiêu chuẩn của họ được trình bày dưới dạng T-12, nhưng để thuận tiện, nó có thể được thêm vào phiên bản điện tử. Trong danh sách này, các ký hiệu chữ cái trong bảng chấm công đều có mã số quy định.

Khi nhập dữ liệu vào biểu mẫu, cả giá trị chữ cái và số đều có thể được biểu thị như nhau. Tùy chọn đầu tiên thường được sử dụng nhiều nhất vì nó thường thuận tiện hơn - dễ dàng điều hướng hơn bằng cách sử dụng các chữ cái đầu tiên làm cơ sở cho ký hiệu.

Trách nhiệm bảo quản bảng chấm công

Nghĩa vụ nhập thông tin vào biểu mẫu này tùy thuộc vào quy mô của tổ chức. Nếu là công ty nhỏ thì toàn bộ nhân sự có thể do một người đảm nhiệm. Tuy nhiên, nếu có các phòng, ban mang tính cơ cấu thì việc bổ nhiệm người chịu trách nhiệm cho từng bộ phận sẽ phù hợp hơn.

Để xác định trách nhiệm, các mệnh lệnh được ban hành cho mỗi nhân viên được phân công điền vào tài liệu mẫu này. Nhân viên này chuẩn bị tài liệu và ký tên. Trưởng bộ phận phụ trách những nhân viên này cũng ký vào phiếu sau đó chuyển cho bộ phận kế toán.

Làm thế nào để điền vào bảng thời gian một cách chính xác

Nguyên tắc điền bảng chấm công quy định một trình tự nhất định trong việc nhập thông tin.

Vì mẫu T-12 và T-13 có những khác biệt nhỏ nên cách điền của chúng cũng khác nhau một chút. Thủ tục như sau:

• theo tài liệu chính, tên của tổ chức, cũng như bộ phận cơ cấu, được chỉ định nếu mẫu chỉ tính đến một trong các bộ phận;
• ngày điền vào mẫu và đánh số được chỉ định;
• kỳ báo cáo có tính đến thời điểm nhập thông tin;
• cột thứ 2 và thứ 3 sử dụng dữ liệu ghi trong thẻ cá nhân của nhân viên;
• sau đó tất cả những người tham dự và vắng mặt được nhập vào các cột, theo sự tham gia của nhân viên, cả ký hiệu chữ cái và mã đều được sử dụng, sau đó tính toán số ca trung gian và tổng số ca làm việc theo giờ và ngày;
• Cột cuối cùng của mỗi nhân viên cho biết số ngày nghỉ lễ và ngày nghỉ cuối tuần.

Thông tin ở mục thứ 2 được bộ phận kế toán nhập trực tiếp. Nó chứa dữ liệu được tính toán về bảng lương có tính đến tất cả các khoản phụ cấp và khấu trừ. Cuối cùng, tổng số tiền phải trả sẽ được ghi lại.

Nghỉ việc không lương trong bảng chấm công

Khi điền vào tài liệu, mỗi lựa chọn vắng mặt đều có ký hiệu và mã riêng.

Nghỉ không lương được ghi theo hai lựa chọn:

• nếu được người sử dụng lao động cho phép thì việc nghỉ phép đó được ký hiệu bằng chữ DO hoặc mã 16;
• nếu pháp luật quy định việc nghỉ phép thì được ghi là OZ hoặc 17.

Ngoài ra còn có chỉ định nghỉ phép hàng năm mà người sử dụng lao động không trả lương. Trong trường hợp này, các giá trị DB hoặc 18 được nhập vào biểu mẫu. Để điền chính xác vào biểu mẫu T-12 và T-13, điều quan trọng là phải sử dụng các ký hiệu quy định. Với mục đích này, một hướng dẫn riêng có thể được soạn thảo, hướng dẫn này sẽ trở thành tài liệu quy định cho chuyên gia. Theo đó, toàn bộ quy trình nhập dữ liệu phải được quy định chặt chẽ để tránh nhầm lẫn, sai sót.

Mẫu điền bảng chấm công mẫu 0504421

Mẫu OKUD mới 0504421 là mẫu và khuyến nghị của Bộ Tài chính về việc điền bảng chấm công. Mẫu hiện tại của các hướng dẫn này đã được phê duyệt vào tháng 3 năm 2015 và là một mẫu hợp lệ. Dựa trên đó, tổ chức phát triển các hướng dẫn riêng của mình, có tính đến các chi tiết cụ thể của công ty.

Ngoài những khuyến nghị chung, Lệnh của Bộ Tài chính quy định các mẫu T-12 và T-13 hiện hành. Họ đã thay thế các lựa chọn cũ hơn bằng cách đơn giản hóa hệ thống nạp nhiên liệu và làm cho nó ngắn gọn hơn. Biểu mẫu mới cũng bao gồm danh sách các ký hiệu được sử dụng khi điền vào.

Mỗi tổ chức phải lưu giữ hồ sơ hàng ngày về sự có mặt của nhân viên tại nơi làm việc của họ; để làm được điều này, bộ phận nhân sự sử dụng một mẫu bảng chấm công thống nhất theo mẫu T-13. Nó cho phép bạn ghi lại sự hiện diện, độ trễ và sự vắng mặt của họ, những lý do có thể phát sinh vì nhiều lý do khác nhau, cả hợp lệ và không hợp lệ. Căn cứ số liệu từ bảng chấm công cuối tháng, bộ phận kế toán tính lương cho nhân viên, đặc biệt đối với những nhân viên được trả lương căn cứ vào thời gian có mặt tại nơi làm việc.

Bảng chấm công đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, từ việc ghi chép sự có mặt của nhân viên tại nơi làm việc cho đến việc tính lương cho họ. Mỗi sự kiện có một mã đặc biệt riêng, có thể phản ánh thời gian trong ngày làm việc, bệnh tật, đi công tác, kỳ nghỉ, bao gồm cả việc nhân viên đi làm muộn và vắng mặt. Ngoài ra, tài liệu này cho phép bạn theo dõi các định mức trong tuần làm việc và thực hiện những điều chỉnh nhất định trong quy trình làm việc.

Do đó, dựa trên dữ liệu thẻ báo cáo, người quản lý có thể đưa ra những quyết định nhất định về việc thay đổi tuần làm việc của nhân viên nếu có thời gian làm thêm; điều này có thể thường xảy ra với lịch trình linh hoạt hoặc thay thế một nhân viên bị ốm. Ngoài ra, dựa trên dữ liệu thẻ báo cáo, bạn có thể đưa ra quyết định về tiền thưởng và ưu đãi cho nhân viên cũng như về khấu hao và áp dụng hình phạt.

Lưu ý phần đầu của bảng chấm công nửa đầu tháng nộp cho bộ phận kế toán để tính tạm ứng lương, căn cứ bảng chấm công đã điền đầy đủ sẽ tính lương đầy đủ.

Mẫu điền vào bảng chấm công

Bảng chấm công có thể điền theo hai cách, bạn nên chọn cách nào thuận tiện và dễ hiểu nhất:

1. Dữ liệu được nhập hàng ngày - biểu mẫu cho biết dữ liệu về việc nhân viên đi làm và vắng mặt, nếu thực tế đó được phát hiện.
2. Dữ liệu chỉ được nhập vào biểu mẫu trong trường hợp có sai lệch so với các giá trị tiêu chuẩn, chẳng hạn như nếu một nhân viên đột nhiên không đến làm việc, trong trường hợp này sự vắng mặt của anh ta sẽ được ghi nhận.

Các chỉ định trong bảng thời gian

Mã loại hình thù lao trong bảng chấm công

• Lương và phụ cấp đi lại – 2000
• Trả lương cho người lao động theo hợp đồng dân sự (không bao gồm tiền bản quyền) – 2010
• Tiền nghỉ phép – 2012
• Thanh toán thương tật tạm thời – 2300

Điền mẫu đơn T-13

Việc điền vào bảng chấm công không đặc biệt khó khăn, để thực hiện việc này, hãy chọn tùy chọn kế toán thuận tiện cho bạn và nhập dữ liệu và mã thích hợp:

• TRONG “Đếm 1” bạn phải chỉ định số sê-ri tiếp theo.
• TRONG “Đếm 2”– dữ liệu cá nhân của từng nhân viên của tổ chức, phù hợp với vị trí và tên đầy đủ của họ.
• “Đếm 3” chứa mã số nhân sự của nhân viên.
• TRONG “Đếm 4” Sử dụng mã chữ cái cho từng nhân viên, dữ liệu được nhập cho từng ngày làm việc, mã tương ứng ở ô phía trên và ở ô phía dưới cho biết thời gian làm việc của nhân viên. Vì vậy, nếu đặt lịch 5/2 thì ngày làm việc là 8 giờ và thời gian của ngày làm việc theo lịch 2/2 sẽ là 11 giờ. Dữ liệu của nửa đầu tháng và nửa tháng thứ hai được nhập vào các cột riêng biệt. Phía trên dành cho nửa đầu và phía dưới dành cho nửa sau. Nếu làm thêm giờ, người sử dụng lao động phải bồi thường cho người lao động về thời gian làm việc quá sức bằng tiền mặt hoặc bằng thời gian nghỉ.
• TRONG “Đếm 5” Tổng thời gian làm việc được ghi riêng cho nửa đầu và riêng cho nửa sau của tháng.
• “Đếm 6” chứa tổng giá trị thời gian đã làm việc (tổng của cột 5).
• TRONG “Đếm 7” dữ liệu về mã lương được nhập vào.
• “Đếm 8” chứa thông tin tài khoản kế toán để ghi lại chi phí tiền lương.
• Cột 10-13được sử dụng để ghi lại sự vắng mặt của nhân viên, cho biết mã và số ngày tương ứng.

Tình huống không chuẩn

Nghỉ việc không lương

Theo quy định của pháp luật, có thể phân biệt các loại nghỉ phép sau:

• Vì lý do gia đình – “TRƯỚC”
• Nghỉ phép không lương, được quy định theo Bộ luật Lao động của Liên bang Nga, chẳng hạn như nhân dịp đám cưới - “OZ”
• Dựa trên quyết định theo thỏa thuận tập thể hoặc quyết định của ngành - “DB”

Nếu có những ngày nghỉ trong kỳ nghỉ của bạn

Nếu có những ngày nghỉ trong kỳ nghỉ quy định, theo lịch sản xuất của năm hiện tại thì những ngày đó được đánh dấu bằng mã “B”. Vì vậy, ví dụ, nếu một nhân viên đi nghỉ từ ngày 9 tháng 6 đến ngày 16 tháng 6 và trong thời gian này có ngày nghỉ vào ngày 12 tháng 6, thì thay vì mã (OT), bạn cần viết mã “B”. Ngày này không được tính vào thời gian nghỉ phép được trả lương.

Bệnh tật trong thời gian nghỉ phép hàng năm

Nếu trong kỳ nghỉ, nhân viên bị ốm và xác nhận nghỉ ốm thì thay vì mã “OT”, bạn phải ghi mã “B” tương ứng với thời gian nghỉ ốm. Trong trường hợp này, thời gian nghỉ phép sẽ được kéo dài trong suốt thời gian bị bệnh.

Theo dõi thời gian là một nhiệm vụ rất quan trọng. Nhân viên không muốn mất số tiền khó kiếm được của mình và đến lượt tổ chức cũng không tìm cách trả tiền cho những người vắng mặt.

Việc duy trì kịp thời và chính xác các tài liệu báo cáo để ghi lại giờ làm việc sẽ giúp tránh những hiểu lầm như vậy.

Nó dùng để làm gì?

Bảng chấm công làm việc là một tài liệu được thiết lập có chứa thông tin về việc tuân thủ giờ làm việc của mỗi nhân viên. Nói cách khác, đây là bảng nhập dữ liệu về sự có mặt hoặc không có mặt của từng nhân viên trong tổ chức.

Dựa trên tài liệu này, tiền lương và tiền thưởng được tính toán hoặc các hình phạt được áp dụng đối với việc đi trễ, vắng mặt và các sai lệch khác so với lịch trình làm việc.

Thẻ báo cáo như vậy phải tồn tại dưới dạng một bản duy nhất và được lưu giữ bởi nhân viên được chỉ định chịu trách nhiệm chuẩn bị. Thông thường, công việc này được giao cho bộ phận nhân sự và kế toán, đôi khi là trưởng bộ phận hoặc quản lý cấp cao. Việc bổ nhiệm vào vị trí “người chấm công”, hay nói đúng hơn là phân công nhiệm vụ tương ứng phải được thể hiện trong hợp đồng lao động.

Tùy chọn biểu mẫu

Bạn có thể tính đến số ngày và số giờ mà một nhân viên đã làm việc bằng nhiều phương pháp khác nhau, nhưng Roskomstat đã chuẩn bị các biểu mẫu đặc biệt. Chúng đơn giản và dễ sử dụng; với sự trợ giúp của chúng, bạn có thể theo dõi rõ ràng “sự tham dự” công việc của mình và sau đó sử dụng hiệu quả dữ liệu thu được.

Đối với các tổ chức ngân sách, một mẫu bảng chấm công đặc biệt số 0504421 đã được giới thiệu.

Đối với tất cả các tổ chức, doanh nghiệp khác, mẫu T-12 và T-13 đều được phê duyệt. Loại thứ hai khác nhau ở chỗ T-13 được sử dụng khi việc xuất hiện và vắng mặt không phải do con người kiểm soát mà bằng hệ thống tự động (cửa quay). Tôi đến làm việc, đăng ký tại trạm kiểm soát bằng thẻ rồi đi tiếp. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng kiểm soát tình trạng đi trễ, vắng mặt và những sai lệch khác so với lịch trình làm việc.

Các biểu mẫu ở dạng T-13 thường được điền tự động hoặc sử dụng một phần các phương tiện kỹ thuật.

Bảng chấm công theo mẫu T-12 cũng được điền để tính lương nên giao việc duy trì bảng chấm công đó cho kế toán sẽ thuận tiện hơn.

Làm thế nào để điền nó một cách chính xác

Các khía cạnh quan trọng nhất của việc giữ bảng chấm công:

• bảng tồn tại trong một bản sao duy nhất;
• điền hàng ngày trên cơ sở các tài liệu chính thức (giấy nghỉ ốm, lệnh, hướng dẫn, v.v.);
• Cấm xóa bất kỳ cột hoặc trường nào khỏi bảng được chấp nhận chung.

Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thay đổi bảng. Đôi khi có những tình huống phát sinh khi bạn cần thêm các trường bổ sung vào biểu mẫu hiện có. Ví dụ, để tính đến một số giờ làm việc nhất định đối với những ca không theo tiêu chuẩn. Trong trường hợp này, có thể thực hiện thay đổi nhưng chỉ sau khi ký lệnh tương ứng của người quản lý.

Trước khi bắt đầu tháng báo cáo (trước 2-3 ngày), nhân viên chịu trách nhiệm mở bảng chấm công. Bây giờ là lúc quyết định phương pháp ứng xử nào sẽ được chọn. Đây có thể là đăng ký đầy đủ - điểm tham dự/vắng mặt hàng ngày hoặc chỉ nhập những sai lệch so với chế độ - đi trễ, ca đêm, làm thêm giờ, v.v.

Mẫu điền bảng chấm công theo mẫu T-12

Trước hết, tiêu đề và ba cột đầu tiên được điền vào. Thông tin này, theo quy định, không đổi - đơn vị cấu trúc, tên đầy đủ của nhân viên, mã số nhân sự.

Trong các cột từ 4 đến 7, các điểm đi học, vắng mặt, ngày nghỉ và nghỉ ốm được nhập hàng ngày. Với mục đích này, các ký hiệu đặc biệt được sử dụng cho từng lý do. Vì vậy, nghỉ ốm được mã hóa bằng mã B, ngày nghỉ làm việc được mã hóa là PB và nghỉ phép hàng năm được mã hóa là OT. Danh sách đầy đủ các chỉ định có thể được tìm thấy ở dạng thống nhất nhất trên trang đầu tiên.

Điều quan trọng cần nhớ là mọi điểm được ghi trên bảng chấm công chỉ dựa trên bất kỳ tài liệu nào. Đây có thể là giấy chứng nhận nghỉ ốm, lệnh nội bộ hoặc lệnh làm thêm giờ có chữ ký của một nhân viên quen thuộc.

Các tình huống thường phát sinh khi không hoàn toàn rõ ràng nên đặt mã nào. Ví dụ: một nhân viên đang nghỉ phép có lương và được gán mã OT. Nhưng lúc này anh đã sơ suất bị ốm và không đi làm đúng ngày đã hẹn.

Nếu nhân viên không cảnh báo chúng tôi thì nên nhập mã NN (không xuất hiện không rõ lý do) và sau khi nhận được giấy nghỉ ốm, hãy sửa các ký hiệu này thành mã “B”. Nếu nhân viên tìm được cách khai báo bệnh của mình, anh ta có thể đánh dấu ngay mã “B”.

Có lẽ trong tình huống như vậy, tốt hơn hết bạn nên viết mã “NN” và “B” bằng bút chì trước để không làm hỏng hình thức của tài liệu tồn tại trong một bản sao duy nhất. Nếu biểu mẫu được duy trì bằng điện tử thì những vấn đề như vậy sẽ không phát sinh.

Một số lần vắng mặt thường được tính bằng “ngày”, bởi vì một nhân viên không thể chỉ đi nghỉ nửa ngày hoặc nghỉ ốm trong ba giờ. Trong trường hợp này, một cột trống được để lại dưới ký hiệu chữ cái. Nếu nhân viên đi trễ 30 phút hoặc làm thêm giờ 4 tiếng thì thời điểm sai lệch so với lịch làm việc được ghi rõ dưới ký hiệu chữ cái.

Cột 5 và 7 cung cấp tổng số ngày làm việc trung gian và cuối cùng, còn cột 8 đến 17 cung cấp báo cáo đầy đủ về từng nhân viên - anh ta đã làm việc bao nhiêu, nghỉ ngơi bao nhiêu, bỏ lỡ bao nhiêu và tại sao. Từ tiêu đề phía trên mỗi cột, sẽ thấy rõ dữ liệu nào cần tóm tắt.

Đặc điểm của việc duy trì bảng chấm công trong các tổ chức ngân sách

Mẫu số 0504421 cũng dùng để theo dõi việc chấp hành chế độ làm việc nhưng có tên hơi khác là “Kế toán sử dụng thời gian làm việc”, phản ánh đặc thù công việc của tổ chức ngân sách. Trong thẻ báo cáo này, bạn có thể tìm thấy các chỉ định như “ngày nghỉ học”, “thay thế trong nhóm ngày kéo dài”, “nghỉ học”.

Thủ tục duy trì bảng chấm công này không khác gì biểu mẫu kế toán thống nhất T-12 và T-13:

• giữ thành một bản duy nhất;
• mở 2-3 ngày trước khi bắt đầu thời hạn thanh toán;
• được sử dụng mà không thay đổi dạng chuẩn.

Hai thủ tục đăng ký cũng đã được thông qua - liên tục (tất cả các lần xuất hiện và không xuất hiện đều được ghi chú) và có dấu hiệu sai lệch.

Có một số khác biệt trong bảng. Trong tiêu đề của phiếu báo cáo, ngoài tên tổ chức, đơn vị công trình và thời gian bảo trì, phải ghi rõ loại của nó bằng một con số. Nếu bảng chấm công được gửi “nguyên trạng” mà không thực hiện thay đổi thì nó được gọi là bảng chính và được đánh dấu trong cột này là “0”. Với mỗi lần điều chỉnh tiếp theo, bạn phải chỉ ra số thay đổi theo thứ tự.

Bốn cột đầu tiên được điền ngay - đây là tên đầy đủ của nhân viên, mã số nhân sự và vị trí. Các cột sau đây được điền vào khi khoảng thời gian tiến triển. Ở phần trên của các cột biểu thị độ lệch so với chế độ vận hành tính bằng giờ (nếu có), ở phần dưới có ký hiệu chữ cái về lý do sai lệch. Cột 20 và 37 lần lượt tóm tắt kết quả giữa kỳ và hàng tháng.

Không có tính toán bổ sung được cung cấp trong mẫu này. Vào cuối kỳ thanh toán, tài liệu này được chuyển đến bộ phận kế toán, trên cơ sở đó sẽ tính lương cho nhân viên của tổ chức ngân sách.

Danh sách các ký hiệu được sử dụng trong bảng chấm công công việc này (mẫu số 0504421) có thể được tìm thấy trong bảng:

Kỳ nghỉ được chỉ định như thế nào?

Từ kỳ nghỉ trong vấn đề nhân sự kết hợp nhiều khái niệm. Bắt đầu và kết thúc bằng thời gian nghỉ thai sản. Nhiều bà mẹ trẻ sẽ không đồng ý, nhưng đây cũng là một kỳ nghỉ, mặc dù nó được cung cấp để chăm sóc một đứa con nhỏ.

Mỗi kỳ nghỉ này được đánh dấu theo cách riêng trên bảng chấm công và cần đặc biệt chú ý đến các loại kỳ nghỉ phổ biến nhất và việc đăng ký chúng.

Đúng tiến độ

Dựa trên thứ tự kỳ nghỉ, phải có chữ ký của chính người đi nghỉ, bảng chấm công được đánh dấu bằng mã “OT” nếu đây là kỳ nghỉ chính hoặc mã “OD” nếu là kỳ nghỉ bổ sung.

Với chi phí của riêng bạn

Đôi khi một nhân viên cần phải nghỉ vài ngày ngoài lịch trình thường lệ của mình. Những lý do có thể khác nhau, nhưng chỉ có một giải pháp duy nhất - nghỉ việc không lương.

Pháp luật quy định một số lý do cho việc nghỉ phép như vậy - đám cưới, sinh em bé hoặc các sự kiện đau buồn hơn, chẳng hạn như cái chết của một người thân. Trong những trường hợp này, bạn nên nhập mã “OZ”.

Nếu nhân viên có lý do khác và anh ta được nghỉ phép như vậy theo thỏa thuận với người quản lý thì mã “TRƯỚC” sẽ được sử dụng. Trong cả hai trường hợp, việc đánh dấu được thực hiện trên cơ sở đơn đặt hàng tương ứng được ký bởi nhân viên.

Đào tạo

Kết hợp công việc và học tập trong thời đại chúng ta là điều bình thường hơn là ngoại lệ, và pháp luật về vấn đề này hỗ trợ những người lao động như vậy bằng cách đảm bảo thời gian nghỉ học. Sau khi chấp nhận đơn đăng ký tương ứng từ nhân viên và nhận được lệnh có chữ ký của sinh viên, bạn có thể đánh dấu mã “U” một cách an toàn trên phiếu điểm trong toàn bộ thời gian nghỉ học.

Điều cần lưu ý là nếu nhân viên bị ốm khi đang học kỳ tiếp theo thì thời gian nghỉ đó không được kéo dài thêm thời gian nghỉ ốm và mã “B” chỉ có thể được nhập vào những ngày sau khi kết thúc thời gian nghỉ học, trong trường hợp rằng nhân viên không có thời gian để phục hồi sức khỏe trước khi kết thúc thời gian nghỉ phép và đã cung cấp giấy chứng nhận nghỉ ốm xác nhận việc anh ta vắng mặt sau khi kết thúc phiên làm việc.

Đối với việc mang thai và sinh con

Khoảng thời gian hạnh phúc như vậy đối với nhân viên nữ tất nhiên không nên bị lu mờ bởi nạn quan liêu với các tài liệu, do đó, chế độ nghỉ thai sản được cấp trên cơ sở giấy chứng nhận nghỉ ốm, mã trong phiếu báo cáo là “P”. Mã tương tự được sử dụng trong trường hợp nhận nuôi trẻ sơ sinh.

Để chăm sóc trẻ em

Và sau đó, lệnh nghỉ phép của cha mẹ cho đến khi ba tuổi được ban hành. Việc nghỉ phép như vậy được đánh dấu bằng mã “OZH”.

Làm việc với các tài liệu luôn là một nhiệm vụ có trách nhiệm, nhưng việc biết những điều cơ bản về việc điền vào bảng chấm công sẽ giúp bạn tránh khỏi những tranh chấp trong quá trình tính lương và những rắc rối nhỏ khác thuộc loại này.

Video - lập bảng chấm công và tính lương theo 1C:

Bảng chấm công cho phép bạn ghi lại công việc bán thời gian có thể làm, đi làm ngoài giờ và làm thêm giờ, cũng như lấy thông tin về tổng số giờ đã làm việc, có tính đến các kỳ nghỉ và thời gian nghỉ. Tất cả thông tin này rất quan trọng đối với việc tính lương.

Việc duy trì tài liệu được đề cập là bắt buộc đối với người sử dụng lao động. Điều này được quy định hợp pháp tại Điều 91 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga.

Thủ tục lưu trữ bảng chấm công năm 2019

Lệnh lập bảng chấm công được ban hành và có chữ ký của người đứng đầu đơn vị. Theo quy định, người đứng đầu đơn vị kết cấu được chỉ định là người chịu trách nhiệm bảo trì đơn vị đó.

Tài liệu này được lập thành một bản duy nhất và được điền hàng ngày. Vào cuối mỗi tháng, tổng số ngày và số giờ đã làm việc được hiển thị. Văn bản do thủ trưởng đơn vị kết cấu, nhân viên phòng nhân sự ký, sau đó chuyển đến bộ phận kế toán.

Văn bản này có hai mẫu - mẫu T-12 và mẫu T-13, được Ủy ban Thống kê Nhà nước Nga thông qua ngày 5 tháng 1 năm 2004 số 1 “Về việc phê duyệt các mẫu chứng từ kế toán cơ sở thống nhất về kế toán lao động và các khoản thanh toán. .” Hình thức đầu tiên cho phép bạn tính đến không chỉ thời gian làm việc mà còn theo dõi các khoản thanh toán cho nhân viên. Ngược lại, mẫu T-13 chỉ có các cột điền thời gian làm việc thực tế. Bạn có thể tải về bảng chấm công năm 2019 (mẫu) bên dưới.

Mẫu T-12

Mẫu T-13

Quy định về việc bảo quản bảng chấm công

Trong bất kỳ khoảng thời gian hoạt động nào, bất kể chế độ đã thiết lập, thông tin có thể được phản ánh trong bảng theo hai cách:

• phương thức đăng ký liên tục việc đi làm, vắng việc;
• bằng cách chỉ ghi lại những sai lệch (vắng mặt, làm thêm giờ, v.v.).

Tất cả các ghi chú về những sai lệch so với điều kiện làm việc bình thường (vắng mặt, nghỉ ốm, làm thêm giờ, v.v.) phải được xác nhận bằng các tài liệu liên quan (giấy chứng nhận y tế, lệnh, v.v.).

Tất cả các tên gọi và mã số của thẻ báo cáo đều được ghi trên trang tiêu đề. Ví dụ: chữ “I” có nghĩa là báo cáo công việc, “OT” có nghĩa là kỳ nghỉ, “B” có nghĩa là ngày nghỉ, v.v.

Đọc thêm về điều này trong bài viết « » .

Tải xuống miễn phí bảng thời gian mẫu

Phần mềm kế toán

Một số tổ chức sử dụng các chương trình đặc biệt để ghi lại giờ làm việc của nhân viên, chương trình này tự động thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin về sự có mặt của nhân viên tại nơi làm việc, thời gian họ đến và đi, thời gian làm việc và nghỉ ngơi của nhân viên, v.v.

Tuy nhiên, ở hầu hết các tổ chức, thông lệ vẫn là điền bản kê khai theo cách thủ công. Vì đây là tài liệu quan trọng nhất không chỉ để tính lương mà còn để kê khai các chi phí tiền lương của công ty, do đó, ảnh hưởng đến số tiền thuế. Vì vậy, nó phải được điền chính xác và cẩn thận.

Khoảng thời gian lưu trữ cho bảng chấm công

Bạn được giao nhiệm vụ giữ một bảng chấm công nhưng vì lý do nào đó mà ban quản lý không thể cung cấp cho nơi làm việc của bạn phần mềm chuyên dụng. Điều này không có nghĩa là không có cách nào để làm cho công việc của bạn dễ dàng hơn. Mẫu thẻ báo cáo T-12 rất dễ tìm thấy trên Internet. Hoàn toàn có thể vẽ bảng theo mẫu trên Excel mà không cần nhiều kinh nghiệm. Bài viết này sẽ giúp bạn tạo công thức và tự động hóa công việc của bạn.

Sẽ vô nghĩa nếu xem xét ở đây phần văn bản của tài liệu liệt kê các mã mà bảng chấm công được điền vào. Các công thức cần thiết trực tiếp trong phần kế toán. Hãy nói về cô ấy. Nhưng trước tiên, hãy đảm bảo rằng chế độ tính toán tự động được bật trong tùy chọn Excel ( Tệp - Tùy chọn - Công thức - Tính toán trong sổ làm việc), nếu không bạn sẽ phải nhấn phím không ngừng F9 .

Biểu mẫu bảng chấm công cung cấp thông tin về thời điểm bắt đầu và kết thúc của kỳ báo cáo. Đặt phần này ở đầu tài liệu. Sau đó, bạn cần đánh số ngày và đánh dấu những ngày không làm việc. Việc này khá khó nên hãy làm từng bước một. Đầu tiên, định dạng các ô hiển thị ngày tháng:

• chọn các ô cho nửa đầu tháng, nhấn phím ĐIỀU KHIỂN và chọn các ô ngày còn lại;
• nhấp vào biểu tượng cửa sổ mở cho nhóm Con số và trong cửa sổ mở ra, trên tab Con số chọn đầu tiên ngày, sau đó Tất cả các định dạng, xếp hàng Kiểuđi vào ĐĐ(điều này có nghĩa là hai ký tự được phân bổ cho số ngày và tháng và năm sẽ bị ẩn);
• xác nhận hành động của bạn ( ĐƯỢC RỒI hoặc ĐI VÀO).

Bây giờ, trong ô dành riêng cho ngày đầu tiên của tháng, hãy nhập liên kết đến ô có ngày bắt đầu kỳ: =B2.

Trong ô thứ hai có ngày, hãy nhập công thức tăng số trước đó lên một: = D4+1 .

Sao chép công thức này vào các ô còn lại của nửa đầu tháng. Trong nửa cuối tháng, sự khác biệt duy nhất sẽ nằm ở công thức tính ngày bắt đầu (= R4+1 ), trong các ô còn lại, mỗi ô trước đó sẽ tăng thêm một.

Kỳ báo cáo có thể khác nhau: từ 1 đến 30, 31, 28 hoặc 29. Bắt đầu từ ngày 29, có thể không có ngày nên hãy chỉnh sửa công thức trong ô tương ứng với ngày này ( =IF(AF4<$D$2;AF4+1;"") ) và sao chép nó cho những ngày còn lại.

Để đánh dấu các ngày cuối tuần và ngày lễ trong số các ngày nhận được, bạn có thể sử dụng bảng phụ được tạo trên trang thứ hai. Tất cả các công thức có thể nhìn thấy trong hình. Ngày lễ được tổ chức thủ công.

Trong bảng chấm công đánh dấu ngày đầu tháng, mở danh sách cùng nhóm Định dạng có điều kiện, lựa chọn Quản lý quy tắc, trong cửa sổ mở ra, hãy tạo hai quy tắc (mỗi quy tắc sử dụng nút Tạo quy tắc). Xin lưu ý rằng các tham chiếu ô có ngày được định dạng phải được trộn lẫn (trước $ không được chỉ định).

Để áp dụng cài đặt cho các ngày khác, hãy sử dụng nút Định dạng mẫu:

• chọn một ô đã được cấu hình định dạng;
• nhấn nút;
• Chọn tất cả các ô cần có cùng tham số.

Cuối cùng, hãy tính toán số lần xuất hiện và vắng mặt.

Những lần vắng mặt và vắng mặt được ghi lại hàng ngày, tổng số sẽ thay đổi tương ứng và đến cuối tháng, thẻ báo cáo sẽ sẵn sàng.

Tất cả các kỹ thuật được thảo luận trong bài viết này đều có sẵn trong các phiên bản Excel khác nhau. Bạn có thể sử dụng cả khi lập bảng chấm công và khi chuẩn bị các chứng từ kế toán khác.