Treasury blokk i bit finans standard. Økonomi- og ledelsesregnskap

Treasury-systemet er mye brukt i mange virksomheter som opererer i 1C. Det er spesielt viktig i store bedrifter, men i det siste har også små bedrifter satt pris på dens praktiske betydning og nødvendighet.

Tenk på et eksempel på implementering av et av treasury-systemene basert på 1C - BIT.FINANCE (heretter referert til som Treasury) .

1. Generell informasjon

Faktisk er BIT: Finance-Standard en modifisert modul for å legge inn forespørsler om pengebruk, som tidligere var i Trade Management, SCP og andre konfigurasjoner. Systemer basert på andre programvareprodukter ble ikke vurdert i prinsippet, basert på den opprinnelige oppgaven.

Helt i begynnelsen ble det sendt et seminar om fordelene ved å jobbe i statskassen, prøvestudier av systemet ble utført, hvor resultatene konkluderte med at statskassen (BIT: Finance Standard) er en praktisk løsning for planlegging av kontantstrømmer og rapportering om dem i sammenheng med nødvendige analytikere.

Før systemet tas i bruk, er det nødvendig å systematisere tilnærmingen til å utarbeide følgende referansebøker:

Omsetningsartikler

Prosjekter

nomenklaturgrupper.

Disse analytikerprofilene vil bli videre brukt i budsjettering, d.v.s. deres sammenstilling bør gjøres under hensyntagen til mulighetene i fremtiden for å få sammenlignbare regnskapsdata og gi fullstendig informasjon om alle kontantstrømmer. For omsetningsartikler er det ønskelig å gruppere elementene i grupper i henhold til standardene for utarbeidelse av økonomiplan.

Prosjekter har nivåer, for prosjekter der det er flere konstituerende elementer kan undernivåer tillates, men det må forstås at dette i fremtiden vil komplisere arbeidet med å reflektere informasjon, fordi en del av arbeidet refererer som regel til prosjektet som helhet. Dermed er det fornuftig å lage delprosjekter når det ikke er mulig å fullføre noen oppgave uten introduksjon av en slik undergruppe.

Det forutsettes at Organisasjoner, en del av Motparter, Entreprenører (med foreskrevne roller) etc. i utgangspunktet ble lagt inn i databasen. Introduksjonen av brukere, definisjonen av roller, definisjonen av tilgang er ikke nok i manualene. Særlig ved avgrensning av rettigheter på rekordnivå kan støtte fra firmaets konsulenter være nyttig. Med en forenklet metode i en liten bedrift kan kunnskap på ledernivå være nok.

1. Prosedyren for å legge inn og godkjenne dokumentet "Søknad om utgifter til midler"

Etter å ha fullført prosessen med å bli kjent med programmet og introduksjonen av visse omsetningsartikler og elementer i andre kataloger, er det nødvendig å tenke over ordningen med dokumentflyten til finanssystemet. Det er viktig å forstå at det ikke skal være det analytikeren anbefaler, men slik at det er praktisk for alle som bruker det å legge inn og motta informasjon, men samtidig samsvarer med handlingslogikken i programmet.

Det første formingsdokumentet for systemet er søknaden om utgifter til midler. Denne applikasjonen samler all informasjon som senere brukes i systemet.

For å gå inn i en Søknad må du gå inn i systemet ved å spesifisere bruker og passord, finne «Treasury»-panelet - dokumentet «Søknad om utgiftsmidler» De ansvarlige for søknaden velger hvilken type operasjon de er engasjert i, iht. Tabell 1.

Tabell 1

Eksempel på kolonner i tabellen: Ansvarlig for å legge inn og godkjenne forespørsler etter type operasjoner

Ny søknad legges inn av entreprenøren.

OPPGAVE №1. Selskapet har en klar liste over kontantstrømbudsjettposter. Hvordan laste ned oppslagsboken "Omsetningsartikler" fra MS Excel?

OPPGAVE №2. Hva om sentre for økonomisk ansvar skiller seg fra listen over organisasjonsenheter? Er det mulig å synkronisere referanseboken "CFD" og "Units of the organization"?

OPPGAVE №3. Hvordan kan BIT.FINANCE planlegge data på kontantstrømbudsjettet (BDDS)?

OPPGAVE №4. Hvordan generere en konsolidert rapport om BDDS for alle CFDer i BIT.FINANCE?

OPPGAVE №10. Hvordan skille innenlandske betalinger (for eksempel overføring av midler mellom bankkontoer) fra andre betalinger?

OPPGAVE №11. Hvor i søknaden om å bruke midler for å sette den nåværende kontoen som midlene skal overføres fra?

OPPGAVE №12. For betalinger i c.u. det er påkrevd å bruke sentralbankens valutakurs + 5 % ved omberegning. Hvordan planlegge en slik betaling?

OPPGAVE №13. Det er pålagt å betale søknaden om å bruke midler i avdrag: halvparten i dag, og den andre halvparten om noen dager. Hvordan gjenspeile dette i BIT.FINANCE?

OPPGAVE №14. Hvordan utvide listen over ledelsesanalytikere i dokumentet "Søknad om utgifter til midler"? For en rekke betalinger kreves det å fylle ut "Region" og "Individuals"-analysene.

OPPGAVE №15. Hva skal initiativtakeren til betalingen gjøre hvis motparten ennå ikke er lagt inn i databasen, men det er påkrevd å planlegge betalingen?

OPPGAVE №16. Arbeid og formål med dokumentet "Betalingsprognose".

OPPGAVE №17. Hvordan planlegge mottak av penger fra kjøperen?

OPPGAVE №18. Jobber med betalingsplaner i BIT.FINANCE

OPPGAVE №19. Automatisk og manuell lukking av søknader om bruk av midler som ikke skal betales.

OPPGAVE №20. Kontantstrømbudsjettjustering og innvirkning av denne justeringen på pengeforbruksgrenser

OPPGAVE №21. Hvordan betale for en artikkel på bekostning av en annen artikkel?

OPPGAVE №22. Hvordan gjennomføre en søknad over budsjettet?

OPPGAVE №23. Gruppegodkjenning av dokumenter ved å bruke "Godkjenningsarbeidsplassen"

OPPGAVE №24. Er det mulig å visuelt fremheve godkjente forespørsler i dokumentloggen?

OPPGAVE №25. Regnskapstjenesten til foretaket kan gjenspeile data om bevegelse av midler med en forsinkelse, for eksempel en gang med noen få dager. Hvordan kan jeg sette inn administrasjonskontanter?

OPPGAVE №26. Arbeide med dokumentet "Betalingskalender"

OPPGAVE №27. Kassererens kontor

OPPGAVE №28. Hvordan generere og betale for registeret over søknader om pengebruk?

OPPGAVE №29. Plan-faktaanalyse på kontantstrømbudsjettet

OPPGAVE №30. Refleksjon av faktum på BDDS. Manuell utfylling av styringsdimensjoner i betalingsdokumenter.

OPPGAVE №31. Refleksjon av faktum på BDDS. Automatisk erstatning av styringsanalyse basert på samsvar med regnskapsanalyse.

OPPGAVE №32. Refleksjon av faktum på BDDS. Substitusjon av styringsdimensjoner fra motpartsavtalen.

OPPGAVE №33. Refleksjon av faktum på BDDS. Refleksjon av bankkommisjonen i BDDS og BDR samtidig.

OPPGAVE №34. Refleksjon av FAKTA på BDDS. Overføring av midler mellom oppgjørskontoer til organisasjonen.

OPPGAVE №35. Refleksjon av valutakursforskjeller i FACT på BDDS

OPPGAVE №36. Scenario prognoserapport

OPPGAVE №37. BDDS-oppdatering

OPPGAVE №38. Rapport "Planfaktaanalyse på budsjettet"

OPPGAVE №39. Hvordan sikre at brukeren ser de planlagte betalingene kun for sin CFD?

BIT.Finance-løsningslinjen er designet for økonomistyring, budsjettautomatisering og styringsrapportering basert på 1C:Enterprise 8.

BIT.FINANS– en fullverdig løsning som lar deg systematisere kontantstrømmer gjennom en sentralisert statskasse.

Programvareproduktet er utviklet spesielt for automatisering av mellomstore og store bedrifter. Kort gjennomføringstid og brede muligheter gjør programmet til en ideell løsning innen budsjettering og treasury-oppgaver.

Hvem er BIT.FINANCE.Standard-løsningen beregnet på?

• Selskaper av mellomstore og store bedrifter, der implementeringen av finansforvaltningssystemet er en prioritert og tidskritisk oppgave;
• Selskaper som i dag har et begrenset budsjett for å utvikle metodikk og implementere et automatisert system, og som er klare til å begynne å implementere et økonomistyringssystem med implementering av en moderne Treasury-styringsløsning.
• Den foreslåtte løsningen er ideell for denne situasjonen, fordi legger opp til korte implementeringsperioder (fra 2 uker) og mulighet for smertefri overgang til eldre versjoner av BIT.FINANCE-linjen.

• Lag et enhetlig format for å administrere kontantstrømbudsjettet (BDDS), inkludert standardiserte kataloger for det sentrale føderale distriktet, artikler i DCS, prosjekter, etc.;
• Lag en enhetlig database med motparter, kontrakter og forpliktelser;
• Implementer multi-scenario BDDS-planlegging i de nødvendige analytiske seksjonene;
• Automatiser prosessen med å samle inn søknader om å bruke midler med operasjonell kontroll for overholdelse av den godkjente BDDS;
• Automatiser arbeid med betalingsplaner under kontrakter;
• Automatiser prosessen med godkjenning av søknader, inkludert godkjenning på flere nivåer ved bruk av betalingsregistre;
• Automatiser arbeidet med betalingskalenderen og dannelsen av betalingsdokumenter basert på Søknader og registre;
• Sikre mottak av plan-faktisk rapportering på BDDS i online-modus med mulighet for å få alle nødvendige transkripsjoner.

Løsning "BIT: Treasury and Budgeting" utviklet på grunnlag av produktet "1C: Regnskap 8" er designet for å forbedre effektiviteten av planlegging og kontroll av økonomiske ressurser og kontantstrømmer.
Denne utviklingen er beregnet på mellomstore og store bedrifter, firmaer og foretak i enhver bransje med komplekst strukturerte kontantstrømmer, inkludert investeringsaktiviteter, et betydelig antall treasury-operasjoner som krever optimalisering og kontroll av daglig leder, finansdirektør, kasserer, regnskapssjef , Leder for plan- og økonomiavdelingen og andre ledere for finansielle tjenester.

Fordelen med løsningen er ikke bare dens rike funksjonalitet, men også å ta hensyn til brukerens psykologi: grensesnittet til budsjettregistreringsskjemaet er så nært som mulig Microsoft Office Excel, noe som minimerer vanskene for brukere å venne seg til det nye produktet og reduserer kostnadene ved å fylle ut dokumentet betydelig. Dette konseptet gir en rask overføring av planlegging fra MS Excel til en ny løsning.

Ved hjelp av automatisering basert på "BIT: Treasury and Budgeting" økes effektiviteten til forretningsprosessene betydelig:

• Tilby sentralisert betalingsstyring for bedrifter med en kompleks organisasjonsstruktur;
• Dannelse av søknader om betaling og planlagt mottak av midler;
• Automatisk kontroll av gjeldende betalinger for ikke å overskride kontantstrømbudsjettet (BDDS) i sanntid;
• Koordinering av søknader om betaling og innhenting av tillatelser for betaling;
• Vedlikeholde elektronisk dokumenthåndtering når det gjelder å forberede og utføre betalinger;
• Dannelse av rapporteringen som er nødvendig for analyse og aksept av administrative beslutninger;
• Dannelse av hovedbudsjettet til foretaket;
• Regnskap for faktiske data i budsjetteringssystemet;
• Gjennomføring av en plan-faktaanalyse av aktiviteter;
• Differensiering av tilgangsrettigheter;
• Arbeidet til den tekniske støttetjenesten (Help Desk).

Løsningen "BIT: Treasury and Budgeting" er den første løsningen av den spesialiserte programlinjen "BIT.FINANCE". Du kan velge den mest passende løsningen for din bedrift ved å bruke tabellen over komparative egenskaper for produkter, mens det er mulighet for ytterligere oppgradering til mer funksjonelle produkter, for eksempel start med bruk av "BIT: Treasury and Budgeting", og deretter gå videre til implementeringen av "BIT: Treasury and Budgeting" . PROF. I dette tilfellet vil du ikke engang merke overgangen, fordi. produktene er fullt nedarvet.

Avhenger av antall lisenser for 1C-plattformen

Programvareproduktet "BIT: Treasury and Budgeting" er ikke et uavhengig program, for driften er det nødvendig å ha den installerte plattformen "1C: Enterprise 8.1" og produktet "1C: Accounting 8".

Beskrivelse av funksjonalitet

Delsystemet "Cash management (Treasury)" til BIT.Finance-systemet lar deg:

1. Forbered forespørsler om utgifter og mottak av midler
2. Kontroller budsjettgrenser i forespørsler
3. Lag en betalingskalender, et betalingsregister
4. Generer betalingsdokumenter automatisk
5. Ta vare på skannede kopier av fakturaer, kontrakter og handlinger
6. Lag en plan-faktaanalyse for BDDS

Som et resultat av å bruke Treasury-delsystemet, vil du kunne:

1. Håndtere kontantstrømmer og saldoer
2. Forutsi pengegap
3. Øk kontroll over betalinger
4. Forhindre misbruk av midler
5. Utføre økonomistyring og kontroll

operasjonell planlegging

Basert på den avtalte listen over søknader, genererer statskassen et betalingsregister for hver dag og genererer AUTOMATISK betalingsdokumenter.

1. Ikke glem en viktig regelmessig betaling, for eksempel for å ta hensyn til husleien i fremtidige betalinger, fordi. BIT:UDS lar deg legge ved en betalingsplan til kontrakten - du kan planlegge nødvendige kvitteringer og betalinger av penger basert på vilkårene i kontraktene.
2. Se alltid hva du allerede har betalt for og hva du fortsatt må betale for, BIT:UDS lar deg planlegge på forhånd og holde alle betalinger under kontroll.
3. Alltid vite at alle betalinger faktisk er godkjent av administrerende direktør i selskapet. BIT:UDS lar deg kontrollere alle betalinger - du kan forsikre deg om at regnskapsavdelingen ikke kan foreta en betaling uten Signaturen til Lederen.
4. Forutse på forhånd situasjonen når det ikke er nok penger til betalinger og iverksett tiltak for å rette opp situasjonen (for eksempel forhandle med leverandører om å utsette betaling eller fremskynde eventuelle kvitteringer). BIT:UDS lar deg forutsi og forhindre kontantgap i tide.
5. Avslå manuelt arbeid for å fylle ut betalinger - hovedinformasjonen erstattes automatisk fra søknader. Ett klikk - og en liste over betalinger som allerede er godkjent av lederen vil dukke opp, noe som betyr at i en viss periode vil kun de nødvendige betalingene bli utført, til de riktige leverandørene, for de riktige beløpene - automatisk og under streng kontroll.

Budsjettering-delsystemet i BIT.Finance-linjen med løsninger lar deg løse slike budsjetteringsoppgaver som:

• Dannelse av kontantstrømbudsjettet (BDDS)
• Utforming av budsjettet for inntekter og utgifter (BDR)
• Balanse og balansebudsjett
• Rapporter "Budsjett" og "Planfaktaanalyse på budsjettet"
• Mekanisme "Sammenligning av verdier for regnskaps- og ledelsesregnskapsanalytikere"
• Mekanisme "On-line oversettelse av betalingsdokumenter (fakta på BDDS)"
• Mekanisme "On-line oversettelse av regnskapsdata (fakta om BDR)"

Ubegrensede budsjetter
Systemet lar deg legge inn et hvilket som helst antall budsjetter av forskjellige typer, inkludert kontantstrømbudsjettet (BDDS eller Kontantstrøm), inntekts- og utgiftsbudsjett (BDR eller P&L) og balansebudsjett (BBL eller Balanse). Brukeren kan utvikle et sett og struktur av budsjetter uavhengig.
Budsjetter legges inn gjennom "Budget Entry Form" - en universell input-konstruktør med et brukervennlig grensesnitt, så nær Excel som mulig. Budsjetter legges inn i sammenheng med: CFD, artikler, prosjekter, motparter, kontrakter, nomenklatur og nomenklaturgrupper, oppgjørskonti.

Dannelse av kontantstrømbudsjettet (BDDS)

Et praktisk tabellskjema for å legge inn data på budsjettet som i Excel vil forenkle arbeidet til dine ansatte i programmet og minimere tiden for opplæring i arbeidet med programmet.

Evnen til å dechiffrere hver verdi av budsjettdatatabellen vil tillate deg å spesifisere hva hvert budsjetttall inkluderer med en oppdeling opp til motpart, kontrakt, prosjekt, produktspekter.

Tilstedeværelsen av en mekanisme for koordinering og godkjenning av budsjetter vil gjøre det mulig å personalisere ansvaret til bedriftsledere for budsjettering og etablere kontroll over prosedyren for å utarbeide og godkjenne budsjetter.

Fleksibel innstillingsmekanisme skjemaer for dataregistrering i henhold til budsjettene til CFD vil tillate deg å generere budsjetter for ulike CFDer i ulike seksjoner (etter utgiftsposter, etter motparter, etter motpartsavtale, etter prosjekter), slik at du kan opprette et individuelt budsjett for hver CFD.

Muligheten til å planlegge for ulike budsjettperioder (måned, kvartal, år, etc.) vil tillate deg å lage flere alternativer for budsjetter - langsiktige og kortsiktige.

Tilstedeværelsen av funksjonen for å sette automatisk kontroll over gjennomføringen av budsjettet garanterer implementeringen av betalingsdisiplin og vil unngå manipulasjon av individuelle ansatte.

Muligheten til å velge en eller flere kontrollerbare indikatorer når du installerer budsjettgjennomføringskontroll vil tillate deg å endre graden av kontroll fra minimum til maksimalt mulig.

Programmet lar deg automatisk justere de planlagte budsjettdataene, under hensyntagen til det fait accompli, det vil si å overføre ubrukte midler i den fullførte perioden (i henhold til det godkjente budsjettet) til de gjenværende planleggingsperiodene. Dette vil tillate deg å eliminere mulige feil ved manuell oppdatering av budsjetter.

Tilstedeværelsen av en fleksibel mekanisme for å sette opp rapporter vil tillate deg å generere rapporter i ulike planleggingsseksjoner, samt lagre flere alternativer for å sette budsjetter.