Tên vị trí đấu thầu là gì? Những công việc mà bộ phận đấu thầu (bộ phận) giải quyết

Một chuyên ngành đã trở thành nhu cầu tương đối gần đây. Tầm quan trọng của nghề này trở nên đặc biệt gay gắt sau khi ban hành luật đặc biệt ở Nga, quy định bắt buộc tổ chức đấu giá điện tử trong trường hợp giá mua sắm của chính phủ cao hơn 100 nghìn rúp. Do đó, các công ty đang xây dựng các kế hoạch chiến lược rõ ràng nhằm nhanh chóng củng cố các vị trí thành công trên thị trường sẽ cực kỳ quan tâm đến các nhà quản lý đấu thầu có trình độ. Không có nền giáo dục hẹp đặc biệt nào thuộc loại này trong hệ thống giáo dục trong nước ngày nay. Vì vậy, vị trí quản lý đấu thầu được đảm nhận bởi các chuyên gia có trình độ học vấn kinh tế cao hơn.

Chuyên viên đấu thầu làm gì?

Theo nhiệm vụ kỹ thuật đặc biệt, chuyên gia đấu thầu (người quản lý) thường xuyên giám sát các sàn giao dịch điện tử để xác định các cuộc đấu thầu mở. Làm việc trên một cuộc đấu thầu trúng thầu có thể mất khá nhiều thời gian. Ngoài việc điền đơn đăng ký đấu thầu, người quản lý còn kiểm tra và chuẩn bị hồ sơ mời thầu: nghiên cứu và thực hiện các thay đổi nếu cần thiết.

Trách nhiệm của chuyên gia đấu thầu bao gồm việc ký kết hợp đồng. Trước khi ký hợp đồng, người quản lý tiến hành trao đổi, đàm phán với khách hàng. Giao tiếp diễn ra cả trực tiếp tại văn phòng và qua điện thoại. Kỹ năng thư từ trong kinh doanh có tầm quan trọng rất lớn.

Phẩm chất và trình độ cần thiết của người quản lý đấu thầu

Trước hết phải có năng lực chuyên môn. Ngoài ra, Chuyên viên đấu thầu phải có tư duy phân tích. Rốt cuộc, nó đưa ra đánh giá về các cuộc đấu giá sắp tới và mức độ hiệu quả của việc tham gia vào chúng. Kết luận của bạn phải được chứng minh và lập luận.
Chuyên gia này không chỉ phải biết các luật và quy định liên quan đến hoạt động thương mại trên lãnh thổ Liên bang Nga mà còn phải biết những kiến ​​thức cơ bản về luật học nói chung.

Cần có kiến ​​thức về các chương trình máy tính cần thiết.

Kỹ năng giao tiếp, siêng năng, đúng giờ là những phẩm chất cần thiết khi trao đổi thư từ với ban tổ chức cuộc thi, ký kết hợp đồng, thỏa thuận.

Hành động nhanh chóng, khả năng chống lại căng thẳng và tính linh hoạt trong việc ra quyết định là cần thiết nếu bạn phải đích thân có mặt với tư cách là đại diện của công ty tại các cuộc đấu giá hoặc giải quyết các tình huống xung đột và có vấn đề.

Một người có trình độ cao có thể nhanh chóng đạt được các mục tiêu đặt ra cho công ty và góp phần vào sự thành công của công ty. Vì vậy, chuyên gia đấu thầu nhận được mức lương tốt.

Năm 2005, Luật Liên bang số 94 đã được thông qua, quy định thủ tục đặt hàng trước của chính quyền tiểu bang và thành phố đối với việc cung cấp hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Nó dẫn đến sự xuất hiện và nhu cầu về một nghề như chuyên gia đấu thầu (còn được gọi là chuyên gia đấu thầu, chuyên gia đấu thầu, người quản lý đấu thầu, người quản lý đấu giá hoặc cạnh tranh), người có trách nhiệm chính là xử lý các đơn đăng ký cho tất cả các loại hồ sơ dự thầu. . Những yêu cầu mà nhà tuyển dụng đưa ra đối với ứng viên cho vị trí đó cũng như những trách nhiệm khác mà họ phải đảm nhận sẽ được thảo luận dưới đây.

Thông tin chung về người quản lý đấu thầu

Người quản lý đấu thầu là một chuyên gia được thuê và sa thải theo lệnh liên quan của người quản lý một tổ chức kinh tế theo đề nghị của người đứng đầu bộ phận theo yêu cầu của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga. Anh ta là cấp dưới của người đứng đầu đơn vị. Trường hợp người quản lý đấu thầu vắng mặt tại nơi làm việc thì trách nhiệm của người này được giao cho người khác do lệnh quản lý bổ nhiệm và có quyền tương ứng.

Thường có hai yêu cầu chính đối với người nộp đơn cho vị trí này:

1. giáo dục pháp lý hoặc kinh tế cao hơn, đào tạo bổ sung;

Hầu như không có cơ sở giáo dục đại học nào dạy chuyên ngành này.

1. kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương tự ít nhất 1-2 năm, ngụ ý kinh nghiệm tích lũy khi tham gia các sự kiện lựa chọn nhà cung cấp (các cuộc thi, đấu giá, v.v.).

Ngoài ra, điều quan trọng là phải biết:

• các quy định ở các cấp, khuyến nghị về phương pháp làm việc với đấu thầu (đặc biệt là các quy định của Luật Liên bang số 44, được thông qua năm 2013 thay vì Luật Liên bang số 94, cũng như Luật Liên bang số 223);
• sàn tổ chức đấu thầu, đấu thầu cạnh tranh rộng rãi, đấu giá điện tử;
• quy tắc trả lời yêu cầu báo giá và đề xuất;
• phương pháp tương tác với giới truyền thông;
• sắc thái của giá cả và chính sách giá cả;
• các phương pháp quảng bá hàng hóa mà ông là đại diện trên thị trường thương mại và chính phủ;
• các đặc điểm và tính chất chính của hàng hóa được khuyến mại, điều kiện bảo quản và vận chuyển chúng;
• những kiến ​​thức cơ bản về kế toán và lập báo cáo về việc thực hiện các kế hoạch bán hàng và triển khai cũng như công việc văn phòng;
• thủ tục cung cấp các gói tài liệu cần thiết để tham gia cuộc thi;
• thủ tục đảm bảo bảo vệ quyền và lợi ích của người tham gia đấu thầu và đấu giá, các sắc thái của thủ tục kháng cáo;
• , quy tắc;
• chuẩn mực về nghi thức kinh doanh và thư từ trong kinh doanh, nói chuyện qua điện thoại;
• các chương trình máy tính cơ bản (Word, Excel, PowerPoint, Outlook Express, Adobe Reader);
• nội quy sử dụng thiết bị máy tính, thiết bị văn phòng;
• những điều cơ bản về hệ thống hóa thông tin (ví dụ, duy trì cơ sở dữ liệu).

Hoạt động như một chuyên gia đấu thầu trong khuôn khổ:

• các quy phạm pháp luật, tài liệu phương pháp điều chỉnh các vấn đề hoạt động trong lĩnh vực đấu thầu;
• quy định pháp luật;
• quy định của Sở;
• hướng dẫn, mệnh lệnh hành chính;
• PVTR;
• điều khoản

Trách nhiệm công việc của chuyên viên đấu thầu

Mô tả công việc của chuyên gia đấu thầu bao gồm các nhiệm vụ chính của một nhân viên mà anh ta phải thực hiện trong giờ làm việc. bao gồm các:

Quyền của người quản lý đấu thầu

Ngoài nhiệm vụ của mình, chuyên gia đấu thầu còn được đảm bảo các quyền ở cấp liên bang và địa phương. Đặc biệt, anh ta có thể:

Trách nhiệm của người quản lý đấu thầu

Trong khuôn khổ pháp luật lao động gia đình, dân sự, hình sự và hành chính, nhân viên này chịu trách nhiệm:

• không thực hiện nhiệm vụ của mình một cách thiện chí;
• bỏ qua các quy định điều chỉnh hoạt động của đối tượng (cụ thể là an toàn, vệ sinh lao động) và các quy định, mệnh lệnh quản lý;
• chuyển vụ việc khi bị sa thải không đúng quy định;
• phạm tội tại nơi làm việc, bao gồm cả những hành vi gây thiệt hại đến tài sản hoặc danh tiếng kinh doanh của tổ chức (đặc biệt là tiết lộ bí mật kinh doanh và các loại thông tin bí mật khác).

Một chuyên gia đấu thầu hiện đại là một người rất hữu ích, công việc của họ hoàn toàn cần thiết ở bất kỳ công ty nào. Nó mang lại cơ hội tham gia đấu thầu thành công nhất có thể, để vui mừng và tiến xa hơn. Điều đáng chú ý là công việc của một nhân viên như vậy khá phức tạp và cực kỳ có trách nhiệm. Ưu điểm là có nhu cầu chuyên gia đấu thầu làm việc từ xa.

Một chuyên gia trong lĩnh vực này cần phải có kiến ​​​​thức sâu rộng và sẽ rất hữu ích nếu có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động này. Sự thất bại của chuyên gia này chắc chắn sẽ là một đòn khá nặng nề đối với mỗi công ty, vì đây là sự mất mát lợi nhuận cũng như lãng phí tiền bạc và công sức. Hơn nữa, việc vi phạm có hệ thống các nghĩa vụ được giao có thể dẫn đến việc tổ chức sẽ không còn cơ hội tham gia.

Trách nhiệm của chuyên gia đấu thầu

Mô tả công việc của chuyên viên đấu thầu và giao dịch điện tử giả định rằng nhân viên nhất thiết phải có trình độ học vấn cao hơn. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm chức vụ này chỉ được thực hiện theo lệnh của Tổng Giám đốc công ty. Nói về một yếu tố như trách nhiệm của chuyên gia đấu thầu, bạn có thể lưu ý:

Giám sát các trang Internet, sàn giao dịch, cũng như các cuộc đấu thầu và cạnh tranh thương mại và chính phủ;

Đánh giá tính khả thi về mặt kinh tế tổng thể của việc tham gia vào một số hoạt động nhất định. Dựa trên kết quả thu được, cần chuẩn bị các tài liệu nhằm đưa ra quyết định liên quan đến việc tham gia vào quá trình giao dịch;

Một điều quan trọng được yêu cầu, các yêu cầu cơ bản của nó được nghiên cứu cẩn thận. Nếu cần, bạn có thể yêu cầu giải thích cũng như tính đến tất cả những thay đổi trong hồ sơ dự thầu chính;

Nhanh chóng chuẩn bị các giấy tờ cần thiết;

Điều quan trọng là phải tương tác với các nhà quản lý cũng như các trưởng bộ phận hàng đầu về các chi tiết cụ thể chung và hình thành giá thành sản phẩm;

Phân tích phần kỹ thuật của các đơn đăng ký đã nhận để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định hiện hành;

Các ứng dụng cạnh tranh đang được xử lý;

Phải trao đổi, đàm phán với những người tham gia tổ chức cuộc thi;

Một số dự án nên được thực hiện đồng thời;

Tất cả các thông tin cần thiết liên quan đến điều kiện giao hàng và chứng chỉ phải được cung cấp kịp thời.

Ngoài ra, một chuyên gia đấu thầu hiện đại sẽ giải quyết ở cấp độ chuyên nghiệp các dự án được thực hiện vì lợi ích của công ty. Bạn cũng sẽ phải tham gia vào việc tìm kiếm, tổ chức và tiến hành các quy trình giao dịch đấu thầu khác nhau.

Đặc điểm của bản mô tả công việc

Tất cả các công ty khá lớn hiện đại mua hàng hóa trên thị trường một cách có tổ chức nhất có thể, cũng như các dịch vụ phổ biến, đều nỗ lực nghiêm túc để lựa chọn những ưu đãi tối ưu về giá cả và chất lượng. Bản chất của các hoạt động này được quy định chặt chẽ bởi các Quy định đặc biệt về tổ chức chung.

Mô tả công việc chuyên viên đấu thầu, đang phát triển các phương án liên quan đến việc chấp nhận một gói thầu cụ thể:

Quy trình giao dịch mở;

Yêu cầu, tức là đề xuất;

Đấu giá được tiến hành trên Internet nhằm mục đích giảm giá.

Các hướng dẫn đơn giản nhất thường được hình thành dành riêng cho loại gần đây nhất. Đối tượng chính của thương mại là một sản phẩm được tiêu chuẩn hóa độc quyền, chất lượng tổng thể của nó được xác định bởi các yêu cầu của GOST. Đối với sự cạnh tranh, nó chỉ liên quan đến chi phí. Người thắng thầu thường là nhà cung cấp đưa ra mức giá thấp nhất trong khoảng thời gian quy định. Tất cả các quy trình như vậy thường được quản lý bởi một nhà quản lý đấu thầu chuyên nghiệp.

Nếu bạn muốn tìm việc làm theo chuyên ngành này, bạn nên điền chính xác đơn xin việc. Mẫu CV chuyên viên đấu thầu phản ánh mọi thứ cần chú ý.

Cần chuyên gia đấu thầu

Chuyên gia đấu thầu là một nghề tương đối trẻ, đang có nhu cầu khá cao và phổ biến do sự xuất hiện và phát triển của đấu giá điện tử hiện đại. Nếu không có công việc của chuyên gia này, sẽ không có công ty nào có thể tham gia đầy đủ vào cuộc đấu thầu có lợi nhuận.

Công việc của nhân viên này rất hữu ích và rất cần thiết. Đây là chuyên gia có ảnh hưởng trực tiếp tới sự phát triển chung của doanh nghiệp. Công việc kiểu này có trách nhiệm, phức tạp, đòi hỏi những kỹ năng nhất định, kiến ​​​​thức sâu rộng cũng như kinh nghiệm bán hàng nghiêm túc. Chính vì lý do này sơ yếu lý lịch chuyên gia đấu thầuđược xem xét một cách cẩn thận nhất có thể.

04.05.2019

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

CHUYÊN GIA DỰ THẦU

1. QUY ĐỊNH CHUNG

1.1. Chuyên gia đấu thầu được phân loại là chuyên gia.

1.2. Người có trình độ chuyên môn cao hơn được bổ nhiệm vào vị trí chuyên viên đấu thầu.

1.3. Chuyên gia đấu thầu được bổ nhiệm vào vị trí này và cách chức theo lệnh của Tổng giám đốc tổ chức.

1.4. Chuyên gia đấu thầu cần biết:

§ Luật liên bang và các văn bản quy phạm pháp luật khác, tài liệu phương pháp luận về việc tham gia đấu thầu;

§ Các nguyên tắc và phương pháp cơ bản để quảng bá sản phẩm được giới thiệu trên thị trường thành phố và thị trường ngân sách;

§ Nội dung cụ thể về quảng bá sản phẩm trên thị trường thương mại;

§ Nền tảng tổ chức đấu thầu, đấu thầu cạnh tranh rộng rãi, đấu giá điện tử;

§ Quy tắc phản hồi yêu cầu báo giá, đề xuất

§ Phương pháp làm việc với giới truyền thông;

§ Đặc điểm cơ bản về công nghệ, thiết kế và đặc tính tiêu dùng của sản phẩm được bán;

§ Những vấn đề cơ bản về giá và chính sách giá;

§ Điều kiện giao nhận, bảo quản, vận chuyển sản phẩm;

§ phương pháp tổ chức kế toán, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng và bán sản phẩm;

§ Thủ tục cung cấp các tài liệu về tổ chức, hành chính và các tài liệu khác để tham gia cuộc thi;

§ Nội quy lao động;

§ Nội quy, quy định bảo hộ lao động;

§ Đạo đức trong giao tiếp kinh doanh.

1.5. Chuyên gia đấu thầu được hướng dẫn trong các hoạt động của mình theo Bản mô tả công việc này.

1.6. Chuyên viên Đấu thầu báo cáo trực tiếp cho Tổng Giám đốc.

1.7. Trong thời gian Chuyên gia đấu thầu vắng mặt, nhiệm vụ của Chuyên gia đấu thầu này được thực hiện bởi người được bổ nhiệm theo lệnh của Tổng Giám đốc. Người này có được các quyền tương ứng và chịu trách nhiệm theo các hướng dẫn này.

TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC

1.8. Giám sát các trang web, nền tảng giao dịch chuyên biệt để thông báo về các cuộc thi mở, đấu thầu và đấu giá điện tử của chính phủ và thương mại.

1.9. Đánh giá tính khả thi về mặt kinh tế của việc tham gia đấu thầu, trên cơ sở kết quả đó chuẩn bị các thông tin, tài liệu để ra quyết định tham gia đấu thầu.

1.10. Yêu cầu các tài liệu đấu thầu cần thiết và nghiên cứu các yêu cầu của nó. Nếu cần thiết, hãy yêu cầu làm rõ và tính đến những thay đổi trong hồ sơ mời thầu.

1.11. Nhanh chóng chuẩn bị đầy đủ hồ sơ.

1.12. Tương tác với các nhà quản lý và trưởng bộ phận về các chi tiết cụ thể và giá cả của các sản phẩm được cung cấp cũng như phần kỹ thuật của ứng dụng.

1.13. Phân tích phần kỹ thuật của ứng dụng để tuân thủ luật pháp hiện hành (FZ-94).

1.14. Chuẩn bị các ứng dụng cạnh tranh.

1.15. Tiến hành đàm phán và trao đổi thư từ với ban tổ chức cuộc thi.

1.16. Thực hiện đồng thời nhiều dự án.

1.17. Cung cấp kịp thời mọi thông tin cần thiết về điều kiện giao hàng, bảo hành, chứng chỉ.

1.18. Ký kết các thỏa thuận và hợp đồng.

1.19. Nếu cần thiết, hãy thay mặt công ty tham gia các cuộc đấu giá, trong quá trình mở thầu, khiếu nại lên FAS Nga và các cơ quan lãnh thổ của nó, đại diện cho lợi ích của công ty khi xem xét các khiếu nại này.

1,20. Nếu cần, hãy theo dõi việc hoàn trả số tiền đã đóng góp để bảo đảm cho các ứng dụng.

1,21. Duy trì báo cáo đã thiết lập.

Chuyên gia đấu thầu có quyền:

2.1. Yêu cầu từ người đứng đầu các bộ phận cơ cấu của công ty, các chuyên gia và các nhân viên khác về thông tin và tài liệu cần thiết để thực hiện nhiệm vụ công việc của mình.

2.2. Trong trường hợp cần thiết, đại diện cho tổ chức trong quan hệ với các tổ chức khác để giải quyết kịp thời các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh tế thuộc thẩm quyền của mình.

4. TRÁCH NHIỆM

4.1. Không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nhiệm vụ được quy định trong Hướng dẫn này - phù hợp với pháp luật lao động hiện hành.

4.2.Đối với các hành vi phạm tội được thực hiện trong thời gian hoạt động - theo quy định của pháp luật dân sự, hành chính và hình sự hiện hành.

4.3.Về việc gây thiệt hại về vật chất - theo quy định của pháp luật hiện hành.

5. ĐIỀU KIỆN KHÁC

5.1. Bản mô tả công việc này được thông báo cho Chuyên gia đấu thầu để ký. Một bản sao của hướng dẫn được lưu giữ trong hồ sơ cá nhân của nhân viên.

Tôi đã đọc hướng dẫn

và tôi cam kết thực hiện: _____________________________________________

Bộ phận đấu thầu là công cụ hữu hiệu để bán đấu thầu, đặc biệt trong tình hình kinh tế không ổn định. Ngoài ra, bất kỳ công ty nào sớm hay muộn đều phải đối mặt với nhu cầu mở rộng cơ hội tiếp thị sản phẩm/dịch vụ của mình. Một công cụ hữu hiệu để mở rộng kênh bán hàng là phát triển đấu thầu. Tham gia đấu thầu và, trong trường hợp chiến thắng, ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp chính phủ và thương mại.

Sự phát triển của chỉ đạo đấu thầu và bộ phận đấu thầu đặc biệt phù hợp trong thời kỳ khủng hoảng, khi các công ty thương mại cắt giảm đáng kể ngân sách hoặc từ chối hoàn toàn ký kết hợp đồng trong một số lĩnh vực không quan trọng. Nhà nước, ngay cả trong thời kỳ khủng hoảng, vẫn mua và sẽ tiếp tục mua các công trình, hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho hoạt động bình thường của cả nước. Ngoài ra, chính phủ là một khách hàng đáng tin cậy thanh toán các hóa đơn.

Phòng đấu thầu: nhiệm vụ

Nhiệm vụ chính của phòng đấu thầu cần nhấn mạnh là:
đảm bảo công ty tham gia đấu thầu
tham gia xây dựng và duy trì hình ảnh của công ty
thu hút các hợp đồng mới thông qua hệ thống đấu thầu và thu hút khách hàng mới, cũng như giữ chân/quay lại khách hàng cũ

Điều kiện tiên quyết để hoạt động hiệu quả theo hướng này là thành lập một bộ phận đấu thầu với các chuyên gia có trình độ được động viên để đạt được kết quả. Điều này sẽ được thảo luận trong bài viết.

Cơ cấu tổ chức điển hình của phòng đấu thầu

Chúng ta hãy nhìn vào cấu trúc điển hình của bộ phận đấu thầu. Hãy để tôi đặt trước ngay rằng cấu trúc mà chúng tôi sẽ xem xét là điển hình. Ở các công ty lớn, trách nhiệm có thể được giao cho một chuyên gia riêng lẻ; ở các công ty nhỏ, trách nhiệm của toàn bộ bộ phận đấu thầu có thể được phân bổ lại cho một hoặc hai nhân viên.
Trưởng phòng đấu thầu
Phó giám đốc/chuyên viên trưởng
Giám đốc /
Trợ lý Giám đốc/Thư ký

Chuỗi lệnh trông như thế này:

Phân bổ trách nhiệm của nhân viên bộ phận đấu thầu và mô tả công việc tiêu chuẩn

Một trong những sai lầm cơ bản thường mắc phải khi tạo và phát triển khu vực đấu thầu là việc phân bổ lại chức năng và trách nhiệm chuẩn bị đấu thầu giữa các chuyên gia trước đây chưa từng giải quyết vấn đề này và không có đủ kiến ​​​​thức về lĩnh vực này.

Ví dụ, ngoài các chức năng chính, luật sư còn được giao nhiệm vụ phát triển các lĩnh vực đấu thầu. Đây có thể không phải là luật sư; ở một số công ty, chức năng chuẩn bị đấu thầu được chuyển giao cho thư ký, trợ lý giám đốc hoặc kế toán. Đây là một cách tiếp cận không hiệu quả, cuối cùng ảnh hưởng đến kết quả công việc trong đấu thầu.

Để tham gia đấu thầu một cách hiệu quả, cần có kiến ​​​​thức cũng như kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Cách tiếp cận hợp lý và hiệu quả nhất là thành lập một bộ phận đấu thầu, ở giai đoạn đầu có thể bao gồm một chuyên gia. Nhưng chuyên gia này phải được đào tạo về lĩnh vực đấu thầu và có kinh nghiệm thực tế phù hợp. Các hoạt động của bộ phận đấu thầu chỉ nhằm đạt được một mục tiêu: công ty tham gia đấu thầu một cách hiệu quả và giành được các hợp đồng mới cho công ty thông qua hệ thống đấu thầu.

Việc phân bổ trách nhiệm trong bộ phận đấu thầu mà chúng tôi sẽ cùng bạn xem xét cũng là điển hình và có thể khác nhau ở một tổ chức cụ thể.

Trưởng phòng Đấu thầu:
2.1. Theo dõi các thông báo đấu thầu ở nhiều nguồn khác nhau.
2.2. Phối hợp tham gia đấu thầu với Giám đốc Công ty hoặc trưởng các phòng ban, dựa trên đặc thù hoạt động của các phòng ban.
2.3. Phân tích sự tham gia của các đối thủ cạnh tranh trong đấu thầu và cung cấp thông tin cần thiết cho ban quản lý bộ phận để hình thành các đề xuất tài chính.
2.4. Cùng với bộ phận pháp chế tham gia xây dựng các yêu cầu làm rõ hồ sơ đấu thầu;
2.5. Giải đáp các thắc mắc hiện tại liên quan đến việc chuẩn bị hồ sơ tham gia đấu thầu cho đại diện các phòng ban và đơn vị tổ chức đấu thầu.
2.6. Lập kế hoạch hoạt động của nhân viên bộ phận.
2.7. Kiểm soát việc chuẩn bị các đề xuất (tài chính và kỹ thuật) cho đấu thầu, dự toán và lịch trình làm việc của các chuyên gia của Công ty và xác định thời hạn cung cấp tài liệu của các chuyên gia của Công ty, do trưởng bộ phận bổ nhiệm, cho bộ phận đấu thầu;
2.8. Giám sát việc chuẩn bị các gói tài liệu cho đấu thầu của nhân viên bộ phận.
2.9. Tham gia điền các mẫu văn bản theo hồ sơ đấu thầu;
2.10. Chuẩn bị gói tài liệu cho các cuộc đấu thầu quan trọng mang tính chiến lược theo yêu cầu của tài liệu mua sắm.
2.11. Kiểm soát việc nộp hồ sơ dự thầu;
2.12. Lập hồ sơ báo cáo và nộp cho Giám đốc công ty.
2.13. Trong trường hợp trúng thầu, cung cấp các thông tin cần thiết để ký kết hợp đồng cho nhân viên của Công ty. Trách nhiệm đối với những thay đổi trong kế hoạch lịch, đề xuất kỹ thuật, v.v., cần thiết để ký kết hợp đồng, thuộc về các chuyên gia của bộ phận trúng thầu.
2.14. Thông báo cho bộ phận pháp lý về nhu cầu phát hành bảo lãnh ngân hàng và thời hạn nộp hồ sơ.
2.15. Cung cấp các thông tin cần thiết cho bộ phận kế toán để thanh toán cho việc bảo mật hồ sơ tham gia đấu thầu và thông tin về thời hạn nộp lệnh thanh toán cho bộ phận đấu thầu.
2.16. Giám sát những thay đổi trong Pháp luật, khung pháp lý cho việc chuẩn bị hồ sơ mời thầu, mua sắm công và giúp nhân viên của bộ làm quen với thông tin này.
2.17. Quản lý hoạt động của cấp dưới, thực hiện các biện pháp đảm bảo họ tuân thủ nội quy lao động.
2.18. Trình bày các đề xuất khen thưởng hoặc hình phạt cho nhân viên bộ phận và giúp nâng cao trình độ của họ.

Bây giờ chúng ta sẽ xem xét những trách nhiệm điển hình của một chuyên gia đấu thầu.

Chuyên viên đấu thầu:
2.1. Tham gia theo dõi thông báo đấu thầu ở nhiều nguồn khác nhau
2.2. Giải đáp các thắc mắc hiện tại liên quan đến việc chuẩn bị hồ sơ tham gia đấu thầu cho đại diện các phòng ban và đơn vị tổ chức đấu thầu.
2.3. Chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu:
 soạn thảo các đề xuất (tài chính và kỹ thuật) do các chuyên gia của bộ phận cung cấp theo các tiêu chuẩn tài liệu;
 yêu cầu các dữ liệu, tài liệu tài chính liên quan đến Công ty từ bộ phận kế toán;
 yêu cầu (tùy thuộc vào yêu cầu của hồ sơ mua sắm) giấy chứng nhận từ các cơ quan chính phủ khác nhau như một phần của việc chuẩn bị hồ sơ mời thầu trong lĩnh vực trách nhiệm của mình;
 Thay mặt trưởng phòng điền các mẫu văn bản theo hồ sơ đấu thầu;
 Thay mặt trưởng phòng thu thập hồ sơ (văn bản thành phần, giấy phép, văn bằng, chứng chỉ chuyên môn, bản sao hợp đồng, văn bản,...)
- Scan và photocopy các tài liệu cần thiết để chuẩn bị hồ sơ dự thầu.
 tổ chức công chứng các tài liệu cần thiết cho việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu
2.4. Chuyên gia đấu thầu chuẩn bị một gói tài liệu có trong hồ sơ dự thầu theo cách thức do người tổ chức đấu thầu xác định và phù hợp với yêu cầu về tài liệu.
2.5. Tổ chức gửi hồ sơ dự thầu và giám sát việc Khách hàng nhận hồ sơ;
2.6. Trong trường hợp cần thiết sản xuất, thực hiện chức năng chuyển phát nhanh.
2.7. Cấu trúc thông tin về giao dịch trên phương tiện truyền thông điện tử và giấy.
2.8. Thay mặt trưởng bộ phận soạn thảo các công văn, yêu cầu và các tài liệu khác.
2.9. Chuẩn bị trả lời các bức thư và thắc mắc trong lĩnh vực chuyên môn của mình
2.10. Thực hiện các hướng dẫn của trưởng bộ phận trong lĩnh vực thẩm quyền của mình.

Phòng đấu thầu và quản lý quy trình

Trưởng phòng (trưởng phòng) đấu thầu quản lý quy trình, thực hiện lập kế hoạch, giám sát, kiểm soát, phân tích và đưa ra các quyết định quản lý. Ở các công ty khác nhau, quy trình quản lý và công tác đấu thầu có thể được tổ chức theo những cách khác nhau. Nhưng chúng tôi sẽ xem xét phương án tiêu chuẩn khi chức năng quản lý bộ phận đấu thầu được thực hiện bởi người đứng đầu bộ phận đấu thầu.

Người đứng đầu bộ phận đấu thầu lập kế hoạch tiến độ của quá trình phù hợp với số lượng hồ sơ dự thầu đã thống nhất, sử dụng các thông tin sau:
thông tin về các cuộc đấu thầu đã công bố,
yêu cầu của người tổ chức đấu thầu nêu trong hồ sơ đấu thầu,
thông tin về kết quả tham gia đấu giá

Trưởng phòng đấu thầu ghi kết quả quy hoạch vào các văn bản nội bộ của phòng. Trong thực tế, bạn có thể lập kế hoạch chuẩn bị đấu thầu bằng Excel. Nghĩa là, lập một bảng chứa thông tin về khách hàng, đối tượng mua hàng, giá ban đầu (tối đa), giá tham gia, thời hạn nhận hồ sơ, thời hạn tổng hợp kết quả và các thông tin khác có thể hữu ích trong công việc. Bảng này có thể được sử dụng để báo cáo cho quản lý.

Để thay thế cho tùy chọn này, việc báo cáo có thể được thực hiện trong các chương trình và dịch vụ chuyên biệt.

Phòng đấu thầu và công nghệ làm việc của nó

Chúng ta hãy xem quy trình làm việc của bộ phận đấu thầu trong công ty của nhà cung cấp và sơ đồ tương tác trong công ty.

Công việc đấu thầu bắt đầu bằng việc thu thập thông tin về các cuộc đấu thầu đang diễn ra phù hợp với dữ liệu về nhu cầu cung cấp dịch vụ nhận được từ ban quản lý công ty. Nghĩa là, chuyên gia đấu thầu hoặc trưởng bộ phận đấu thầu trước tiên tìm các hồ sơ dự thầu có tính đến các tiêu chí lựa chọn: giá cả, khu vực, đối tượng đấu thầu hoặc các thông tin khác đến từ ban quản lý công ty.

Quá trình kết thúc với các điều kiện sau:
thu thập thông tin về kết quả giao dịch
truyền tải thông tin tới các bên liên quan trong công ty.

Thông tin về kết quả được công bố trong Hệ thống thông tin hợp nhất hoặc nếu đây là đấu thầu thương mại thì thông tin có thể được nhận bằng miệng từ khách hàng hoặc từ trang web của khách hàng. Tiếp theo, thông tin nhận được sẽ được truyền đến bộ phận liên quan thông qua hệ thống CRM, qua email hoặc bằng miệng. Trường hợp trúng thầu, thông tin được truyền bổ sung về ngày công bố kết quả đấu thầu, số tiền bảo đảm hợp đồng và thời gian thực hiện hợp đồng. Tiếp theo, chuyên gia chịu trách nhiệm ký kết hợp đồng sẽ tham gia cấp bảo lãnh ngân hàng và ký kết hợp đồng. Trong thực tế, chức năng ký kết hợp đồng thường được giao cho luật sư của công ty hoặc chuyên gia trong bộ phận đấu thầu. Nếu chuyên gia của bộ phận đấu thầu tham gia ký kết hợp đồng thì quy trình này sẽ hoàn tất tại thời điểm ký kết hợp đồng với khách hàng.

Điều kiện cần thiết để bộ phận đấu thầu tiếp tục quá trình kinh doanh là phải có sự phê duyệt kịp thời về việc tham gia đấu thầu với cơ quan quản lý, bao gồm lựa chọn sơ cấp, lựa chọn thứ cấp và lựa chọn cuối cùng của hồ sơ dự thầu. Ở giai đoạn lựa chọn ban đầu, người quản lý chọn các gói thầu có tính đến các tiêu chí về giá cả, khu vực và đối tượng mua hàng. Trong quá trình lựa chọn thứ cấp, các giao dịch mua đã chọn sẽ được trưởng bộ phận đấu thầu và trưởng các bộ phận liên quan phân tích về tính khả thi của việc tham gia. Các tiêu chí đánh giá ứng dụng được phân tích, tính khả thi của việc tham gia được xác định có tính đến chi phí đi lại và khả năng giảm giá của đối thủ cạnh tranh.

Ở giai đoạn cuối, các chuyên gia từ bộ phận liên quan sẽ phân tích các yêu cầu kỹ thuật của việc mua hàng và thời hạn. Người đứng đầu bộ phận đấu thầu phân tích các giao dịch mua trước đây của khách hàng đối với các giao dịch mua tương tự, phân tích giá của đối thủ cạnh tranh và tính toán dự báo về khả năng giảm giá. Có tính đến các yếu tố này, ban lãnh đạo của bộ phận liên quan và, nếu cần, ban lãnh đạo công ty sẽ đưa ra quyết định cuối cùng về khả năng nên tham gia đấu giá.

Phòng đấu thầu: các giai đoạn chính và nguyên tắc làm việc

Từ quan điểm cấu trúc, công việc đấu thầu là một hệ thống các hành động tuần tự nhằm đáp ứng các yêu cầu và nhu cầu đã xác định trước của Công ty, bao gồm các hạn chế về thời gian, chi phí, nguồn lực, có tính đến tính chất và đặc thù của công việc đối với một dịch vụ cụ thể.

Các giai đoạn chính của quá trình

• Giám sát thông báo đấu thầu từ nhiều nguồn khác nhau.
• Phối hợp với Lãnh đạo Công ty, trưởng các bộ phận tham gia đấu thầu theo chủ trương của Công ty và đặc thù hoạt động của các bộ phận.
• Lập kế hoạch chuẩn bị hồ sơ tham gia đấu thầu phù hợp với thời hạn nộp hồ sơ.
• Lập hồ sơ theo đúng yêu cầu và theo cách thức do người tổ chức đấu giá xác định.
• Kiểm tra tài liệu để tuân thủ các yêu cầu.
• Chỉnh sửa tài liệu, nếu cần thiết.
• Xác minh rằng mọi chỉnh sửa đã được thực hiện trước khi gửi tài liệu.
• Chuẩn bị gói hàng để vận chuyển và gửi tài liệu.
• Kiểm soát việc gửi tài liệu cho người tổ chức đấu giá.
• Theo dõi kết quả tham gia đấu thầu.
• Phổ biến thông tin về kết quả giao dịch cho các bên quan tâm trong công ty.

Nguyên tắc cơ bản khi thực hiện công tác đấu thầu:
Tính hệ thống– công việc được tổ chức và thực hiện theo các tiêu chuẩn tài liệu nội bộ của Công ty và có tính đến toàn bộ các yêu cầu về tài liệu.
Trình tự - việc lập kế hoạch và thực hiện công việc diễn ra theo một trình tự nghiêm ngặt, trong đó các nhiệm vụ tiếp theo sử dụng kết quả của các nhiệm vụ trước đó.
Mức độ liên quan– công việc phải tuân thủ các xu hướng và yêu cầu hiện tại được nêu trong tài liệu và luật đấu thầu.
Hiệu quả– bất kỳ hạng mục công việc nào đều nhằm đạt được một kết quả cụ thể, do đó, kết quả này là một thành phần bắt buộc của kết quả cuối cùng.
Bảo mật– tất cả các tài liệu nhận được trong công ty như một phần của công việc, tất cả các kết quả trung gian và cuối cùng ở bất kỳ định dạng trình bày nào đều là tài sản của công ty và việc phân phối hoặc sử dụng thêm dưới bất kỳ hình thức nào đều không được phép nếu không có sự cho phép đặc biệt.

Ghi chú: Trong trường hợp bạn có nghi ngờ về tính chính trực của nhân viên của người tổ chức đấu thầu, chẳng hạn như khi có lý do để tin rằng thông tin bí mật về đề xuất giá của bạn có thể bị tiết lộ cho những người tham gia đấu thầu khác, chúng tôi khuyên bạn nên đảm bảo rằng các đề xuất đó được chuyển giao vào phút cuối. Vào thời điểm cuối cùng, điều này có nghĩa là nộp đơn vài giờ trước thời hạn nhận đơn hoặc nộp đơn trực tiếp khi mở phong bì.

Nguồn thông tin được sử dụng khi cung cấp dịch vụ

• thông tin ban đầu nhận được từ Ban tổ chức đấu thầu (thông báo trên trang web, thông báo về những thay đổi trong điều kiện đấu thầu; tài liệu tham gia đấu thầu, kế hoạch mua sắm, quy trình xem xét và đánh giá)
• thông tin ban đầu nhận được từ Khách hàng (tùy thuộc vào các điều kiện của hồ sơ mua sắm: phương pháp, phương pháp luận, khái niệm, đề xuất kỹ thuật, danh sách chuyên gia, thông tin về kinh nghiệm, kế hoạch lịch trình, đề xuất tài chính)
• cơ sở thông tin riêng (mẫu văn bản, biểu mẫu của Công ty)

Công tác đấu thầu và hồ sơ kết quả

Việc ghi chép công việc chuẩn bị hồ sơ của nhà thầu và kết quả của nó được thực hiện bằng cách sử dụng các mẫu tài liệu tiêu chuẩn (định dạng báo cáo). Một công ty có thể sử dụng biểu mẫu làm tài liệu báo cáo, chẳng hạn như được chuẩn bị bằng Excel. Ngoài ra, thông tin về các hồ sơ dự thầu đã chuẩn bị và kết quả công việc của bộ phận đấu thầu có thể được ghi lại trong hệ thống CRM hoặc các chương trình hoặc dịch vụ chuyên biệt khác, chẳng hạn như trong dịch vụ TenderPlan.

Hệ thống thanh toán và động lực

Các hệ thống thanh toán phổ biến nhất trong lĩnh vực đấu thầu như sau:
1) thanh toán cho kết quả
2) thanh toán cố định

Trong trường hợp đầu tiên, công ty thúc đẩy nhân viên bộ phận đấu thầu đạt được kết quả, tức là. đạt được những hợp đồng mới cho công ty. Trong trường hợp thứ hai, động lực đó hầu như không có.

Các biến thể có thể có của hệ thống “Trả tiền theo kết quả”:
1. Mức lương + tỷ lệ trúng thầu
2. Lương + thưởng cố định theo kết quả công việc
3. Tỷ lệ trúng thầu
4. Thanh toán cho mỗi đơn được chấp nhận.
Các tùy chọn thanh toán phổ biến nhất cho các chuyên gia đấu thầu tại chỗ là 1 và 2, đối với các chuyên gia từ xa, tùy chọn 3 và 4. Cũng có thể có các biến thể, ví dụ: khi một người làm việc tự do chỉ chuẩn bị phần đầu tiên của đơn đăng ký đấu giá và, nếu đơn đăng ký cho phần đầu tiên được chấp nhận, nhận được một khoản lương cố định. Phần thứ hai của đơn đăng ký được chuẩn bị bởi các chuyên gia của khách hàng, những người sẽ nhận lương và tỷ lệ phần trăm thắng thầu hoặc lương và tiền thưởng cố định.
Ưu điểm không thể nghi ngờ của hệ thống thù lao này là động lực cho kết quả cuối cùng. Lãi suất và kết quả đạt được với hệ thống thù lao như vậy cao hơn so với thanh toán cố định. Tất nhiên, với điều kiện là mức lương không ít mà ngang bằng với thị trường.

Bây giờ chúng ta sẽ xem xét các lựa chọn cho khoản thanh toán cố định:
1. Lương cố định
2. Thanh toán cố định cho mỗi đơn đã chuẩn bị
Trong tùy chọn đầu tiên, cũng có thể có nhiều biến thể khác nhau, chẳng hạn như khi khoản thanh toán làm thêm giờ được cộng vào lương. Trong trường hợp khối lượng hồ sơ dự thầu được chuẩn bị lớn và phải xử lý nhiều thì số tiền thanh toán cho việc xử lý cũng có thể rất lớn.

Ưu và nhược điểm của hỗ trợ đấu thầu

Các công ty và doanh nhân mới tham gia thị trường mua sắm chính phủ đều mắc phải một sai lầm phổ biến. Mọi hoạt động đấu thầu của công ty đều được gia công hoàn toàn cho một công ty hỗ trợ trong lĩnh vực đấu thầu. Sai lầm chính và chính là không có công ty nào khác ngoài công ty của bạn và không có chuyên gia nào ngoài nhân viên của bạn quan tâm đến kết quả này.

Điểm trừ đầu tiên thu hút một công ty gia công để đấu thầu là:
- ít quan tâm đến kết quả của nhân viên sẽ chuẩn bị hồ sơ cho bạn. Ngay cả khi bạn trả một khoản phí kha khá cho một công ty gia công, rất có thể nó sẽ không ảnh hưởng nhiều đến việc trả lương cho nhân viên cụ thể, người sẽ chuẩn bị hồ sơ cho bạn.
Điểm trừ thứ haiĐây không phải lúc nào cũng là trình độ hiểu biết cao về lĩnh vực chủ đề của bạn đối với những nhân viên của công ty gia công, những người sẽ chuẩn bị đơn đăng ký.
Điểm trừ thứ baĐây là sự kiểm soát yếu kém đối với hoạt động của nhân viên chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Không phải lúc nào bạn cũng có thể biết và hiểu chính xác liệu một nhân viên của một công ty gia công có đang thực hiện dự thầu của bạn hay không và dự án đang ở giai đoạn nào.

Kết quả là, khi đã trả một số tiền kha khá cho tác phẩm, bạn có thể rơi vào tình huống không quan tâm đến kết quả công việc, người thực hiện không có tính chuyên nghiệp cao trong chủ đề của bạn và thiếu kiểm soát.

Vì vậy, không nên thuê ngoài tất cả các lĩnh vực đấu thầu. Việc thu hút các công ty outsourcing đến hỗ trợ đấu thầu và freelancer là có thể và cần thiết nhưng bạn chỉ cần ủy thác một số nhiệm vụ và kiểm soát quá trình chuẩn bị hồ sơ.

Nghĩa là, chúng ta cần một chuyên gia đấu thầu trong công ty, người có động lực để đạt được kết quả trong đấu thầu, tự mình thực hiện một số chức năng và ủy quyền cho người khác. Ví dụ, việc chuẩn bị những phần đầu tiên của cuộc đấu giá có thể được giao cho một công ty hỗ trợ đấu thầu hoặc một người làm việc tự do. Điều chính là các chuyên gia có đủ kinh nghiệm thực tế trong chủ đề của bạn.

Bạn không nên giao phó chức năng tìm kiếm hồ sơ dự thầu, vì để chọn được các gói thầu thực sự hứa hẹn và thú vị trong khu vực của mình, bạn cần có hiểu biết sâu sắc về chủ đề này và có thể phân tích, tính toán triển vọng tham gia. Một chuyên gia không hiểu chủ đề của bạn sẽ không thể làm điều này một cách hiệu quả.

Ưu điểm chính của việc thuê một freelancer hoặc công ty hỗ trợ đấu thầu là giảm thời gian cho các hoạt động thường ngày. Thời gian tiết kiệm được có thể được sử dụng hiệu quả hơn để đạt được kết quả tốt hơn. Ví dụ: dành nhiều thời gian hơn cho việc phân tích. Cũng có thể tăng số lượng hồ sơ dự thầu được xử lý và chuẩn bị.