Asjad on kiireloomulised ja olulised. Prioriteetide seadmine on pool võitu

Kuna Ameerika Ühendriikide kolmekümne neljas president, nagu iga riigipea, oli väga hõivatud mees, töötas ta välja oma metoodika prioriteetide seadmiseks asjade ärategemise protsessis. Ta lõi nn Eisenhoweri maatriksi, mis võimaldab inimesel kõige rohkem keskenduda tähtsaid asju jättes tähelepanuta väiksemaid ülesandeid, mis pole kasulikud.

Eisenhoweri prioriteetmaatriks on neljast kvadrandist koosnev tabel. Pealegi saab sellesse sisestada mis tahes asja sõltuvalt kahest parameetrist: kiireloomulisus ja tähtsus.

Kvadrand “A” sisaldab asju, mis on eriti olulised ja nõuavad kiiret rakendamist. Kvadrant “B” sisaldab mittekiireloomulisi ülesandeid, mille täitmine on üsna suure tähtsusega. Kvadrand “C” sisaldab ülesandeid, mis ei ole sooritaja jaoks eriti olulised, kuid need tuleb kohe täita. Asjad, mis on viimases kvadrandis “D”, ei nõua kiire tegutsemine ja neid ei saa pidada oluliseks.

Sellise tööriista nagu Eisenhoweri maatriksi olemuse mõistmiseks tasub iga kvadranti üksikasjalikumalt käsitleda. Vastasel juhul vähendatakse selle kasutamise efektiivsust nullini.

Kvadrant A: olulised ja kiireloomulised küsimused

Maatriksit, milles see kvadrant on tühi, võib pidada ideaalseks, kuna asja olulisus ja kiireloomulisus viitab hädaolukorrale lähedasele olukorrale. Huvitav on see, et olulised ülesanded muutuvad kiireloomuliseks meie laiskuse põhjus ja edasilükkamine. On ütlematagi selge, et igaüks meist puutub perioodiliselt kokku sarnaste olukordadega. Sellistes tingimustes on aga pidevalt võimatu töötada ja areneda.

Sel põhjusel on mõttekas takistada teistest kvadrantidest pärit juhtumite sattumist A-kvadranti. Praktika näitab, et võimalikke hädasid on palju lihtsam kõrvaldada, kui tegeleda juba tekkinud probleemide tagajärgedega.

Juhtumid, mis tuleks paigutada A-kvadranti, on järgmised:

• Ülesanded, mille täitmata jätmine sel hetkel põhjustab probleeme;
• Meie heaolu ja tervisega seotud küsimused;
• Ülesanded, mille täitmata jätmine viivad teid teie ettemääratud eesmärgist eemale.

Selliste juhtumite näideteks on järgmised:

• varsti tarnitava projekti lõpetamine;
• planeerimata visiit arsti juurde;
• Tähtis kõne äripartnerile või kliendile;
• Vajalik puhkus põhjusega krooniline väsimus või esinemine professionaalne läbipõlemise sündroom;
• Lekkiva toru parandamiseks kutsuge torumees.

Väärib märkimist, et mõned asjad A-kvadrandist tuleks kindlasti delegeerida, kui need ei vaja teie otsest osalust.

Kvadrant B: olulised ja mittekiireloomulised asjad

Tasub maksta Erilist tähelepanu selle sektori kavandatavate juhtumite jaoks. Praktika näitab, et B-kvadrandi ülesannete sihipärane ja metoodiline elluviimine näitab tulevikus head tulu. Neil, kes pööravad neile asjadele piisavalt tähelepanu, on palju suurem võimalus edu saavutamiseks.

Kuna B-kvadrandi ülesanded ei ole kiireloomulised, on inimesel võimalus need võimalikult tõhusalt täita. Samal ajal peate arvestama, et kui te ei täida selle sektori teatud ülesandeid õigeaegselt, on võimalus, et need rändavad A-kvadrandi. Teie peamine ülesanne on sellist tulemust vältida.

Sektori B juhtumite näited on järgmised:

• Uue projekti plaani väljatöötamine;
• Olemasolevate tulemuste analüüs;
• Ennetavad tegevused;
• Kontaktide ja suhete loomine;
• Täiendavate väljavaadete väljaselgitamine ja alternatiivsete projektide väljatöötamine.

Kvadrant C: ebaolulised ja kiireloomulised küsimused

Sageli viib selle sektori ülesannete täitmine inimese seatud eesmärgist eemale. Enamasti takistavad need asjad meid täielikult keskendumast sellele, mis on meie jaoks tõeliselt oluline.

Paljude Eisenhoweri maatriksi kasutamist alustavate inimeste peamine viga on juhtumite vale klassifitseerimine. Ärge ajage segi A-kvadrandi ülesandeid ebaoluliste ülesannetega, vaid kiireloomulised asjad. Näiteks annab teie juht teile juhiseid, millel pole teiega mingit pistmist töökohustused. Samal ajal nõuab ta ülesande võimalikult kiiret täitmist (Loe - " Kuidas oma ülemusest õigesti keelduda"). Sel juhul on oluline mitte klassifitseerida seda juhtumit A-sektori alla. See ülesanne ei vii teid eesmärkidele lähemale.

Oma esialgseid ülesandeid tasub pidevalt meeles pidada. Püüdke mitte juhtida oma tähelepanu ebaolulistele asjadele.

Järgmistel juhtudel on hea võimalus sattuda C-kvadranti:

• Planeerimata kiireloomulised kohtumised;
• Äkilised mured külaliste näol, kes nõuavad teie tähelepanu;
• Planeerimata puhastamine või hoolimatuse negatiivsete tagajärgede kõrvaldamine;
• Kõik muud ülesanded, mis viivad teid algsest eesmärgist eemale.

Kvadrant D: ebaolulised ja kiireloomulised asjad

Selle sektori ülesannete täitmata jätmine toob enamikul juhtudel kasu. Kuid need võivad olla üsna lihtsad ja huvitavad. Sel põhjusel ei tohiks te neist täielikult lahti saada.

Kui teil pole ikka veel võimalust kõiki selle sektori ülesandeid maha kriipsutada, alustage nende täitmist kõige viimasest kohast, piirates samal ajal rangelt neile eraldatavat aega.

Järgmised ülesanded saab ohutult lisada sektorisse D:

• Kronofaagid ja aeg vajub;
• Kasutud telefonivestlused;
• Meelelahutuslikud tegevused.

Eisenhower Matrix on suurepärane võimalus saada vabanenud aja näol märkimisväärset lisaressurssi. See tööriist võimaldab teil kiiresti oma eesmärke saavutada.

Kui leiate vea, tõstke esile mõni tekstiosa ja klõpsake Ctrl+Enter.

Tervitused kõigile lugejatele ja tellijatele! Juri Okunev on teiega.

Kas olete kunagi mõelnud, kui targalt te oma aega planeerite ja kulutate? Kas sa tead tunnet, et raiskad asjata päevi, nädalaid või isegi kuid?

Kui jah, siis on Eisenhoweri maatriks kui prioriteetide seadmise tööriist teie jaoks kohustuslik teema. Ilma selleta olete igasuguste pisiasjade pärast laiali, unustades tõeliselt olulised asjad.

Kui te pole veel ajajuhtimise probleemiga kokku puutunud, siis vajate siiski maatriksit, sest see aitab teil veelgi edukamaks saada.

Matrixi töötas välja Ameerika Ühendriikide 34. president Dwight David Eisenhower.

Kuna riigipea ametikohaga kaasnes uskumatult palju igapäevaseid ülesandeid, otsustas poliitik luua universaalse skeemi, mis aitaks tal neid klassifitseerida ja sorteerida.

Meetodi olemus on analüüsida jooksvaid asju, ülesandeid ja teha kindlaks, millised neist on kõige olulisemad ja kiireloomulisemad. Probleem on selles, et me ei saa alati õigesti kindlaks teha, mis on meie elu ja äri jaoks tõeliselt oluline. Ainult üliefektiivset planeerimist õppides asume edu, eneseteostuse ja harmoonia teele.

Teljed ja kvadrandid

Maatriksi moodustavad kaks telge. Vertikaalne tähendab tähtsust ja horisontaalne ülesande kiireloomulisust. Selle tulemusena eristatakse nelja kvadranti.

• Üleval paremal. Asjad on kiireloomulised ja olulised.

Siia langevad ülesanded, kui on juhtunud midagi ootamatut ja tuleb tegeleda ootamatute asjadega. Või kirjaoskamatu ajaplaneerimise tõttu, kui õigel ajal lahendamata ülesanded liiguvad staatusest "oluline, kuid mitte kiireloomuline" olekusse "ei saa enam edasi lükata". Erandiks on tervise- ja ohutusküsimused, mis peavad alati olema prioriteetsed.

Maatriksi põhiprintsiip on see, et tuleb teha kõik, mis võimalik, et antud kvadrandis ei oleks ühtegi kirjet. See näitab, et kõik või peaaegu kõik on teie kontrolli all. Ainult sel juhul saame rääkida silmapaistvatest äriomadustest, oskusest õigesti aega juhtida ja prioriteete seada.

• Üleval vasakul. Asjad ei ole väga kiireloomulised, kuid olulised.

See on peamine sektor. See peaks sisaldama teie ja/või teie ettevõtte jaoks kõige olulisemaid probleeme. Keskendudes sellele kvadrandile, liigute enesekindlalt oma unistuste poole ja elate elu, mis on täis sündmusi ja saavutusi.

Kui viivitate vasakpoolses ülemises kvadrandis olevate probleemide lahendamisega, märkate peagi, et sealt pärit ülesannete loend hiilib sujuvalt eelmisesse vasakpoolsesse ülemisse sektorisse. See tähendab, et hädaolukord algab. Et seda ei juhtuks, peate suutma probleeme teistele inimestele delegeerida!

See hõlmab sisukaid igapäevaseid ülesandeid, mis aitavad teil tulevikus probleeme vältida. Näiteks on selleks turunduse planeerimine, kaubamärgi muutmine, personali- ja finantsküsimused, aga ka sport ja tervishoid, lähedaste abistamine, signalisatsiooni paigaldamine korterisse, varakindlustus jne.

• Paremalt alumine. Asjad on kiireloomulised, kuid mitte liiga olulised.

See sisaldab küsimusi, mis tõmbavad meid oma kiireloomulisusega eemale palju olulisematest tegevustest. Näiteks vajadus aidata sugulasel kartulit istutada, sõbra palve ta lennujaamast järele tuua, remont kodumasinad, mitte kõige lähedasema ja pühendunuima seltsimehe sünnipäev jne.

Ennast kõige selle peale piserdades hakkate vähem tähelepanu ja aega pühendama eelmiste kvadrantide probleemidele. Selle tulemusena kannatavad teie huvid, vajadused ja püüdlused. Pealegi on suur tõenäosus, et hakkate asju sellest sektorist "kiireloomulise ja olulise" sektorisse viima. Seetõttu tuleb prioriteetide seadmisel olla täpne.

• Paremalt alumine. Asjad ei ole kiireloomulised ja tähtsusetud.

IN Igapäevane elu Selliseid asju on iga inimese jaoks palju. Nagu soo, imevad nad sind täielikult endasse.

Sellesse kategooriasse kuuluvad erinevad majapidamistööd, hingele meeldivad tegevused ja väiksemad korralduslikud küsimused, mida saad teha tõeliselt vabana ennast või oma ettevõtet kahjustamata. Sõbrale helistamine, kirjavahetus sotsiaalvõrgustikes, ekskursioonide otsimine järgmiseks puhkuseks, ilusalongis käimine, paari pildi väljavahetamine kodulehel - kulutad kõigele sellele oma tähelepanu, energiat, aega jne.

Kõik sellesse kvadrandisse kuuluvad ülesanded tuleks lõpule viia alles pärast kõigi teiste sektorite probleemide lahendamist.

Tähelepanuväärne on see, et maatriksit kasutas aktiivselt kuulus Ameerika ülitõhusa planeerimise spetsialist Stephen Covey. Võttes aluseks ekspresidendi skeemi, täiendas ta seda oma mõtete, selgituste ja nõuannetega. Eelkõige nimetas ta esimest sektorit kriisisektoriks, teist - kvaliteetväljakuks, kolmandat - kriisiläveks ja neljandat - degradatsiooniks.

Ühest küljest on prioriteetide maatriks äärmiselt loogiline, arusaadav ja lihtne. Kuid niipea, kui hakkate ülesandeid klassifitseerima, tekivad kohe probleemid. Kuidas mõista, mis on lihtsalt oluline ja mis kriitilise tähtsusega? Mida tuleb praegu teha ja mis võib oodata? Sellele aitab kaasa järgmine tehnika.

"Cartesiuse koordinaadid"

Seda nimetatakse nii, kuna see põhineb endiselt ristuvate telgede süsteemil, mille lõi kunagi kuulus matemaatik Rene Descartes. Eisenhoweri maatriksil ja Descartes'i ruutudel on sama välimus sisu on aga erinev. Igale kvadrandile on määratud küsimus.

• Ülemine vasak sektor. Mida ma saan, kui ma seda ei tee?
• Ülemine parem sektor. Mida ma võidan, kui ma seda teen?
• Alumine vasak sektor. Mida ma kaotan, kui ma seda ei tee?
• Alumine parem sektor. Mida ma kaotan, kui ma seda teen?

Kuidas kasutada Eisenhoweri maatriksit

Arvan, et pole vaja arutada vajadust kasutada äri- ja majapidamistööde prioriteedi määramise meetodit. "Kas sellest võib mujal kasu olla?" - te küsite. Vastus on jah, see on kasulik kõikjal, kus on vaja midagi korraldada. Nt:

• Isiklik elu.

Oma vennale arsti leidmine on kiireloomuline ja oluline. Abikaasaga rahu sõlmimine pole kiireloomuline, kuid oluline. Teise nõbu sünnipäevakingi ostmine on kiireloomuline, kuid mitte oluline. Naljaka video lingi saatmine sõbrale sotsiaalvõrgustikes pole sugugi kiireloomuline ja ebaoluline.

• Kodus kappide ja sahvrite puhastamine.

Esimeses kvadrandis võib olla asju, mida te tõesti vajate ja võite vajada sõna otseses mõttes homme. Teises – need, mis on väga vajalikud, aga mitte just praegu. Kolmandas on need, mida lähiajal vaja läheb, aga siis saab need ära panna. Neljandas - mida saab järgmise hooajani edasi lükata / abivajajatele anda.

• Oma tervise eest hoolitsemine.

Kas soovite ületada kahjulikku kroonilist haigust või taastuda pärast operatsiooni? Või äkki soovid lihtsalt oma üldist enesetunnet parandada ja oma keha korda teha? Selleks tuleb tähelepanu pöörata väga paljudele asjadele – toitumine, treening, puhkus, ennetus- ja ravimid, füsioteraapia jne Pealegi ei saa ega tohi kõiki meetodeid kombineerida.

Jagage ülesanded kvadrantidesse, et luua pädev taastumisstrateegia ja visandada täpne tegevuskava.

**
Nagu alati, soovin teile edu võitluses oma eesmärkide nimel ja õnne edukas elu. Veelgi huvitavam ja 300% kasulik informatsioon leiad minu lehelt. Ainulaadsed autoriarendused, põhjalik teoreetiline teave ja suur hulk praktiline treening.

Ja kui teil on veel küsimusi, kutsun teid üles individuaalne konsultatsioon. Üksikasjad.

See on kõik. Kuni uute väljaanneteni. Tellige uudised, et mitte millestki olulisest ilma jääda. Lugupidamisega teie Juri Okunev.

Oletame, et lähenesite eesmärgi sõnastamisele läbimõeldult, ületasite sisemise vastupanu hirmu ja venitamise näol ning leidsite suurepärase motivatsiooni tulemuste saavutamiseks. Oled aktiivne ja energiat täis! Mõne aja pärast märkate aga üllatusega, et olles ausalt ja visalt töötanud kavandatud 8–12 tundi, ei saa te täpselt kindlaks teha

• mis plaanitust on juba tehtud;
• milline vahetulemus saadi;
• kui palju lähemal olete endale seatud eesmärgi saavutamisele.

Pilt osutub üsna masendavaks: su päev on täis muresid, oled kogu aeg millegagi hõivatud, aga tulemus ei tule lähemale. Selle asemel, et olla rahul, et suutsite oma eesmärgi poole veel paar sammu astuda, tunnete end vaid väsinuna ja pettununa.

"Eesmärkide seadmise probleem"

Ajahalduses nimetatakse seda nähtust "eesmärkide seadmise probleemideks". Sellega silmitsi seistes hakkate tundma kuulus kangelane Vana-Kreeka müüt – Sisyphos, kes on päevast päeva määratud hukule veerema mäetippu hiiglaslik kivirahn, mis kukub alla hetkel, kui eesmärk on saavutatud. Selline tõstetav rändrahn on teie puhul hunnik igapäevaseid ülesandeid, mille maht ei vähene, hoolimata sellest, kui palju pingutate.

Määrake oma prioriteedid

Kuigi teie ees seisev probleem on tõeliselt tõsine ja ulatuslik, on selle lahendamine täiesti võimalik. Aga kust alustada? Esiteks, enne kui hakkate tegutsema, peate välja mõtlema, mida täpselt soovite selles etapis saavutada, ja reastada ülesanded sõltuvalt nende prioriteedist.

Ärge alustage ülesandega tegelemist enne, kui teate täpselt, mis on teie eesmärk ja kui kaugele see teid viib.

Muidugi on terve kategooria ülesandeid, mida saab täita kaootiliselt, “avastatud ja tehtud” põhimõttel. See on omal moel isegi kasulik: selline tegevus loob teatud meeleolu ja aitab probleemideta põhitöös kaasa lüüa. Sellised ülesanded hõlmavad näiteks majapidamistöid: nõude pesemine, tolmu pühkimine, põranda pühkimine jne. Selliste igapäevaste rutiinsete ülesannete loetelu on väike ja nende tegemise eeliseks on see, et näete oma töö tulemust peaaegu kohe. jõupingutused ja Pärast lõpetamist kogete mitte ainult tehtud tööga rahulolu, vaid ka üsna käegakatsutavat füüsilist mugavust.

Kui aga tegemist on nende ülesannetega, mis vajavad lahendamist suuremahulise projekti kallal töötades, võib ülesannete nimekiri muutuda peaaegu mõõtmetetuks. Kaootiline strateegia siin ei tööta - lõppude lõpuks on teil kogu projekti lõpuleviimiseks aeg piiratud. See tähendab, et paljude pisiprobleemide lahendamisel on suur risk ja lihtsalt ei jää aega millegi tõeliselt olulise lõpueesmärgi saavutamiseks ette võtta. Nii et enne kui hakkate kõike korraga haarama, võtke paar minutit mõtlemiseks.

Järjesta jooksvad ülesanded

Oma tegude läbimõtlemine on hea mõte, kuid sa tahad seda teha mitte ainult tõhusalt, vaid ka kiiresti. Selleks otstarbeks sobiv tuntud meetod, mida kasutatakse aktiivselt ajaplaneerimisel. Seda tuntakse kui Eisenhoweri maatriksit. Mitmed allikad pakuvad mitmeid erinevaid viise seda meetodit kasutades. Meile tundub, et kõige lihtsam ja ratsionaalsem on see, mida arutatakse allpool. See on osutunud mugavaks tööriistaks praktilise rakendamise, seega on meil hea meel seda teiega jagada.

Matrix on oma nime saanud Ameerika Ühendriikide 34. presidendi, endise armeekindrali Dwight Eisenhoweri järgi. Talle omistatakse leiutis seda meetodit, kuid tõenäoliselt seisneb Eisenhoweri eelis selles, et ta väljendas omal ajal mõtet: "Mitte kõik kiireloomulised küsimused pole olulised ja kõik olulised küsimused pole kiireloomulised." Tsitaat saavutas populaarsuse ja oli loomulikult maatriksi idee aluseks.

Eisenhoweri maatriksi abil saate kiiresti sorteerida isegi üsna pika ülesandeloendi. Selleks kirjutage üles oma praegused ülesanded (kõige parem on kasutada GTD-tehnikat) ja seejärel hinnake neid ainult kahe kriteeriumi alusel:

• Kas see on oluline? (Mitte päris)
• Kas see on kiireloomuline? (Mitte päris)

Selle tulemusel saab kõik teie loendi üksused, olenevalt nende tähtsuse/kiirelisuse astmest, paigutada ühte neljast Eisenhoweri maatriksi kvadrandist, mis näeb välja järgmine:

Väärib märkimist, et maatriks sisse erinevaid süsteeme aja juhtimine on erinevad nimed, samuti võib kvadrantide tõlgendus erinevatel juhtudel veidi erineda erinevad autorid. Niisiis, Stephen Covey, raamatu “The 7 Habits of Highly Effective People” autor, nimetab seda kiireloomulisuse ja tähtsuse maatriksiks. Üksikasjalikud soovitused selle kasutamise kohta annab ta oma töös. Teistes allikates nimetatakse seda meetodit 4D reeglite visuaalseks versiooniks, millest räägime veidi hiljem.

Kuidas kvadrantidega töötada

Eisenhoweri maatriksil pole mitte ainult palju nimevariante, vaid ka palju tõlgendusi selle kohta, kuidas igasse kvadranti paigutatud ülesandeid käsitleda. Teeme ettepaneku peatuda üksikasjalikumalt kahel tõlgendusel, millest esimene tundub igapäevaseks kasutamiseks mugavam.

meetod Tee-Planeeri-Delegeeri-Elimineeri

Tegelikult sisaldab selle meetodi nimi juba teavet selle kohta, kuidas käsitleda ülesandeid, mille paigutasite igasse neljasse kvadranti. Vaatame seda veidi üksikasjalikumalt.

1. kvadrant: kiireloomuline ja oluline

Need on asjad, mis nõuavad viivitamatut tegutsemist, vastasel juhul juhtub midagi parandamatut: tulekahju, viga, mis võib vabastamist blokeerida, või midagi sarnast. Ideaalne variant on siis, kui see kvadrant jääb tühjaks. Viimase abinõuna saate sinna panna ülesanded kvadrandist nr 2, kui ettenägematud asjaolud nõuavad ootamatult nende kiiret lahendamist.

2. kvadrant: oluline, kuid mitte kiireloomuline

See on kõige produktiivsemate ülesannete kvadrant. Neid pole praegu vaja lahendada, seega saab igaüks neist arukalt planeerida ja tõhusalt ellu viia. Teisest kvadrandist pärit ülesannete täitmise kallal töötades saavutate sama tootlikkuse, mille puudumine viis teid meeleheitele.

Selles kvadrandis töö edasiseks optimeerimiseks saate reastada sinna pandud ülesanded sama tähtsuse/kiirelisuse põhimõtte järgi. Nii saab esmalt tähelepanu pöörata pakilisematele ja olulisematele (mitte kiireloomulistele!) ülesannetele ning seejärel rahulikult edasi liikuda vähem pakilisemate ja oluliste (kuid eesmärgi saavutamiseks siiski oluliste) küsimuste lahendamisega.

3. kvadrant: pole oluline, kuid kiireloomuline

Sellest kvadrandist pärit asjad on just need segajad, mis häirivad tööprotsessi sujuvat kulgu ja segavad lõppeesmärgi saavutamist. Need on pikad telefonivestlused, tulutud arutelud, millel pole lõpp-eesmärki, vajadus hajutada tähelepanu, et mõnda kolleegi aidata jne. Soovitatav on võimalusel sellised asjad delegeerida kellelegi, kes nendega teie eest hakkama saab. peamine idee– ärge tehke neid ise. Saate need delegeerida või nende täitmisest üldse keelduda.

4. kvadrant: pole oluline ega kiireloomuline

Võite lihtsalt unustada asjad, mis sellesse kvadranti jõuavad. Reeglina on need mõned sinu hetkesoovid, millel pole sinu eesmärkidega mingit pistmist. Kui selline kvadrant osutub tühjaks, on see ideaalne võimalus. Kuid isegi kui selles on ülesandeid, mida tahaksite siiski täita, lükake selle probleemi lahendamine määramata pikaks ajaks edasi ja naaske nende juurde pärast põhieesmärgi saavutamist, kuid praegu ei tasu lihtsalt oma energiat raisata nende ja aja kohta.

Reegel "4D"

Ausalt öeldes tuleb öelda, et “4D” reegel erinevates tõlgendustes ei pruugi kirjeldada maatriksi kvadrante, millest me räägime. Kuid üks neist on üsna kooskõlas nende ülaltoodud kirjeldustega ja seda saab kasutada kvadrantidega töötamisel:

Tehke, delegeerige, lükkake edasi või tühjendage (teha (kiiresti), delegeerige (teistele), lükka edasi (ajutiselt), loobu).
Tee, otsusta, delegeeri, kustuta (tee (nüüd), otsusta (mis järjekorras), juhenda, kustuta).

Kirjeldatud meetodi peamine eelis on see, et see võimaldab teil kiiresti järjestada mis tahes arvu ülesandeid. Lisaks maatriks

• Aitab visuaalselt kujutada planeeritud ülesannete mahtu ja nende olulisuse/kiirelisuse astet. Nii saate võimaluse oma aega tõhusalt kasutada.
• Selle abiga saate ülesanded kahe lihtsa kriteeriumi alusel hõlpsalt rühmadesse jagada. Kui mitte seda tingimust, oleks ülesannete jaotamine kvadrantide vahel palju keerulisem.

Kontrollige maatriksi tõhusust praktikas

Saate kasutada Eisenhoweri maatriksit mitte ainult selleks, et määrata, millised ülesanded viivad teid soovitud tulemusele lähemale ja millised seavad takistusi teel teie eesmärgi poole. Seda meetodit saate kasutada ka teie üldise tõhususe hindamiseks. Seega, kui kõik teie ülesanded on paigutatud teise kvadranti, võime öelda, et olete saavutanud maksimaalse efektiivsuse.

Lisaks võimaldab ülesannete jaotamine kvadrantideks selgelt määrata, kuhu töö täpselt läheb enamik oma aega ja energiat ning räägib teile ka sellest, kuidas oma isiklikku sooritust parandada. Näiteks mõelge tõsiselt enamiku ülesannete delegeerimisele teistele meeskonnaliikmetele või lõpetage lõpuks aja ja energia raiskamine asjadele, mis leiavad koha kvadrandis nr 4.

Eisenhoweri maatriksmeetodi rakendamist saab optimeerida juba olemasolevate rakenduste abil erinevaid valikuid: mobiili-, veebi- ja lauaarvuti versioonid. Ja selleks, et vältida eesmärkide seadmisel vigu ja määrata nende saavutamiseks ratsionaalsed viisid, kasutage teenust SmartProgress. Tema abiga erinevate inimeste poolt Täidetud on juba üle 35 000 eesmärgi. Kas olete oma eesmärgi määratlenud?

Tervitused! Kas olete kunagi õhtul end noominud selle pärast, et suutsite päeva jooksul ründavalt vähe korda saata? Kas olite pidevalt hõivatud, kuid tõeliselt olulised ja kiireloomulised asjad "hiilisid" järk-järgult homsesse?

Isiklikult puutusin selle probleemiga regulaarselt kokku. Õhtuks olin nagu koer väsinud ja tegelikult oli tegemata tööde mägesid, köök oli segamini ja üür oli õigel ajal maksmata.
Olin kohutavalt vihane, kuid millegipärast jätkasin sageli aja raiskamist lollustele, lõpetades kõik olulised ülesanded kähku ja viimasel hetkel (ja reeglina hilisõhtul).

Kogu seda häbi jätkus päris pikaks ajaks. Kuni hakkasin kasutama lihtsat, mugavat ja visuaalset tööriista. Minu arvates on see üks kõige enam tõhusaid viise Tühjendage oma aju lõplikult. Ja lõpuks seadke asjad korda.

Tutvuge Eisenhoweri maatriksiga kui prioriteetide seadmise tööriistaga.

Maatriksi leiutas Ameerika Ühendriikide kolmekümne neljas president Dwight David Eisenhower (ta töötas presidendina aastatel 1953–1961).

Poliitik töötas välja universaalse skeemi, mis aitas tal klassifitseerida ja sorteerida hunnikut igapäevaseid ülesandeid. Ma arvan, et USA presidendil oli neid palju. Ühel hetkel tegi Eisenhower paradoksaalse järelduse:

Kiireloomulised asjad on harva olulised ja olulised asjad on harva kiireloomulised

Muide, Eisenhoweri maatriksit soovitab raamatus väga minu armastatud Stephen Covey "Põhirõhk on põhiasjadel". Soovitan alla laadida ja uurida.

Eisenhoweri maatriksi olemus

Enamuse probleem kaasaegsed inimesed– suutmatus planeerimisel prioriteete seada. Eelistame kõigepealt teha seda, mis meile meeldib, jättes ebameeldivad, kuid olulised asjad hilisemaks. Tulemuseks on ajasurve, stress ja... sündroom.

Presidendi tehnoloogia paneb kõik kohe paika.

See näeb välja nagu neli kvadranti kahe teljega. Maatriks jagatakse vertikaalselt kiireloomulisuse järgi ("kiireloomuline" ja "mitte kiireloomuline") ning vertikaalselt tähtsuse järgi ("oluline" ja "pole oluline").
Samas liigitab teooria autor “kiireloomuliseks” selle, mida ei saa edasi lükata. Ja "olulised" on ülesanded, mille lahendamisel on täisväärtuslik, edukas ja tundeelu. Ja nagu minu kogemus näitab, võib kogu igapäevaelu kirjutada ühele kvadrandile.

Kvadrant A. Olulised ja kiireloomulised küsimused

Õige planeerimine jätab selle kasti alati tühjaks. Sektoris A salvestatud asjad on märk organiseerimatusest ja ebaõigest prioriseerimisest. „Oluline ja kiireloomuline” tähendab vääramatut jõudu, ajasurvet ja hädaolukorda.

Näited juhtumitest sektorist A:

• Aine tuupimine viimasel õhtul enne eksamit
• Toru lõhkemise tõttu torumehe helistamine
• Kiire kõne kliendile, kes saatis raha valedele andmetele
• Äge hambavalu ja kiireloomuline visiit hambaarsti juurde

Pealegi oleks suuremat osa sellest nimekirjast saanud vältida. Nädal enne eksamit hakake iga päev natuke tuupima. Või külastage hambaarsti iga kuue kuu tagant ennetav läbivaatus. Kas sa nõustud?

Kvadrant B. Olulised, kuid mitte kiireloomulised küsimused

Kõrgeima prioriteediga ja paljutõotavad ülesanded sisestatakse sektorisse B – see on meie kõige väärtuslikum väljak. Just need asjad peaksid ideaalis koosnema päeva "To Do" nimekirjast. Statistiliselt saavutavad need, kes keskenduvad B-kvadrandile parimad tulemused ning elab samal ajal rikast ja õnnelikku elu.

Kiireloomulisuse puudumine võimaldab probleeme läbimõeldult ja konstruktiivselt lahendada. Kui aga lõõgastuda, siis paljud asjad B-tsoonist “roomavad” kiiresti A-sektorisse.

Sektori B ülesannete näide:

• Täida kommunaalmaksed
• Osta nädalaks toiduaineid
• Kirjutage ärireisi aruanne
• Mine jõusaali trenni tegema
• Leppige kokku aeg hambaarsti juurde
• Tehke oma garaažipassi jaoks foto

Kvadrant C. Kiireloomulised, kuid mitte olulised ülesanded

90% sellistest ülesannetest tõmbavad tähelepanu oluliste eesmärkide saavutamiselt kõrvale, vähendavad efektiivsust ja segavad keskendumist. Kuid peate neid ikkagi tegema (või mitte - see on teie otsustada).

Sektori C ülesannete näide:

• Palju õnne sünnipäevaks kaugele ja väga jutukale sugulasele
• Minge vilistlaskoosolekule (sa ei taha minna, kuid sellest on ebamugav keelduda)
• Viige kolleegi soovil paberid koheselt linna teise otsa

Sektori C sisu tuleks kas üldse mitte teha või alustada pärast loendi B ülesannete täielikku läbitöötamist.

Kvadrant D. Pole kiireloomulised ega olulised küsimused

D peaks sisaldama ainult asju, mis meie elukvaliteeti ei mõjuta. Kas olete juba arvanud, millest me räägime? Noh, muidugi "ajaraiskajate" kohta: Arvutimängud, sotsiaalvõrgustikes kommentaaride lugemine, telefoniga “millestki” rääkimine, sihitu ostlemine, ristsõnade lahendamine. D-tsooni asjad tuleks lõpetada alles pärast seda, kui kõik muud kategooriad on tühjad!

1. Alusta oma päeva sellega, et tuleta endale meelde oma peamist pikaajalist eesmärki. See on midagi majaka sarnast, millele peate Eisenhoweri maatriksi täitmisel keskenduma. Näiteks eesmärk: "viie aasta pärast". Ja hinnake maatriksi iga punkti positsioonilt: "Kas selle ülesande täitmine aitab mul eesmärki saavutada või mitte?"
2. Kui teile ei meeldi iga päev ruutude joonistamine, võite lihtsalt oma päevikusse märkida asjad tähtedega A, B, C ja D
3. Tehke kõik praegused ülesanded täpselt ülaltoodud järjekorras: A, B, C ja D. Alles siis saate kõigega kursis olla ning vältida "ummistusi" ja "kihutustöid". Kell õige lähenemine– kvadrandist D jääb aega isegi lollusteks
4. Ärge kasutage töötamise ajal lõõgastumiseks neljanda sektori asju! Praktika näitab, et sotsiaalvõrgustikud ja "tulistamismängud" segavad tõsiselt ega lase täielikult lõõgastuda

Eisenhoweri maatriksis ei meeldinud mulle ainult üks asi oluline punkt: Ma ei teadnud, kuidas ülesandeid tähtsuse järjekorda seada erinevad valdkonnad. Tööga seoses on kõik enam-vähem selge (kuigi mõningaid nüansse on). Kuid elu ei piirdu ainult “töötegudega”: on ka tervis, isiklik areng, perekond ja sõpradega suhtlemine.

Lühidalt võiks minu probleemi sõnastada järgmiselt: “Mis on tähtsam, on õppida 10 uut Ingliskeelsed sõnad või teha 10 kõhulihaste harjutust?

Enda jaoks lahendasin probleemi järgmiselt. Ta tõi esile kõik olulised eluvaldkonnad: töö, tervis, isiklik areng, side, majapidamised. Sellesse loendisse saate lisada veel midagi: enesehooldus (tüdrukutele), õppimine (õpilastele) või vaimsed praktikad (esoteerika fännidele).

Jääb vaid tagada, et maatriksisse on kaasatud iga valdkonna asjad.

Minu sektor B näeb välja selline:

• Viige kliendi jaoks lõpule projekti teine ​​osa ("töö")
• 3 km basseinis ("tervis")
• Võtke 2 videotundi äriinglise keele õppimiseks (isiklik areng)
• Ostke toiduaineid ja valmistage õhtusöök ("hozdela")
• Kohtuge endise klassivennaga, kes tuli üheks päevaks linna (“suhtlus”). Muide, selle üksuse saab ohutult paigutada sektorisse C "Sees, kuid mitte oluline"

Mida ma liigitan sektoriks D? Näiteks oma lemmikseriaali vaatamine või sõpradega spordibaaris õlut joomas.

On selge, et see on väga lihtsustatud näide ja punktide arv sektoris B on palju suurem. Kuid see lähenemine võimaldab teil elada täisväärtuslikku elu, ja mitte "põlema tööl" mitu päeva. Enda jaoks testitud!

Kas kasutate oma jooksvate asjade planeerimiseks maatriksit? Tellige värskendused ja ärge unustage jagada oma sõpradega sotsiaalvõrgustikes viimaste postituste linke!

Eisenhoweri maatriks on viis oma aja ja jõupingutuste õigeks planeerimiseks, mis on leidnud kõige rohkem lai rakendus kogu tsiviliseeritud maailmas. See põhineb asjaolul, et täitmiseks vajalikud ülesanded sisestatakse teatud tabelisse, mis on spetsiaalselt paigutatud. Need võivad puudutada töö-, perekondlikku või majandussfääri. Neid selles kontekstis uurides saab selgeks, millele tuleb esmalt tähelepanu pöörata.

Eisenhoweri maatriks kui tööriist elu prioriteetide seadmiseks on väga oluline kaasaegne inimene. Kuna ta seisab lühikese ajaühiku jooksul korraga silmitsi paljude oluliste ülesannetega, peab ta suutma õigesti määrata, milline neist tuleks esimesena ette võtta.

Prioriseerimismeetodi olemus

Algusest peale on inimese jaoks kõik ülesanded võrdsed ja ainult nende uurimine Eisenhoweri maatriksi abil võimaldab tuvastada olulisemad. Selline ajakava on oluline, et mitte raisata aega mittekiireloomuliste ülesannete täitmisele. Just see võimaldab saada õnnelikumaks ja edukamaks.

Kui valdate tabeli kasutamise põhimõtet täielikult, lahendatakse päeva jooksul tekkivate ülesannete vaheliste intervallide küsimus iseenesest.

Kui töökohal on probleem suur summa probleeme, mida tuleb lahendada peaaegu üheaegselt, siis peaksite õppima seda meetodit suurepäraselt kasutama. Kui see, mida ülemus soovib, mida kliendid vajavad, ja finantskomponendid on jagatud tabeli eriosadesse, siis ei koge juht kunagi stressi.

Eisenhoweri maatriksi põhimõte võimaldab luua oma töögraafiku selliselt, et ülemuste ülesanded ja juhised ei kattuks. Kõik probleemid jaotuvad sõltuvalt nende tegelikust tähtsusest inimese enda ja ajutise teguri jaoks. Seetõttu on igaühe jaoks ette nähtud spetsiaalne lahter.

Graafik koosneb neljast sektsioonist, mis on piiritletud kahe tähtsuse ja kiireloomulisuse teljega. Neisse sisestatakse kõik vajalikud ülesanded ja analüüsitakse olemasolevate tööriistade abil. See meetod pole keeruline, sest sellisest vaatenurgast saab väga kiiresti selgeks, millised prioriteedid on esmatähtsad.

Maatriksi loomise peamised eesmärgid olid:

• peamiste valik;
• elueesmärkide seadmine;
• tarbetute ülesannete täitmise aja vähendamine;
• oma töögraafiku planeerimine;
• juhtumite jaotamine vastavalt nende kiireloomulisusele;
• fikseerimine peamise asja külge;
• oskus eraldada oluline teisesest;
• tähtajast kinnipidamine;
• distsipliin;
• säästa aega;
• pole kiiret;
• oma päeva ratsionaliseerimine;
• plaanide elluviimine jne.

Maatriksis on neli ruutu, kuhu andmed sisestatakse. See hõlmab mõne ettevõtte, ülesande või pikaajalise eesmärgi täitmist. See on jagatud komponentideks: A, mis sisaldab olulisi ja kiireloomulisi ülesandeid. B sisaldab tõeliselt olulisi asju, kuid mitte kiireloomulisi, mida tuleb edasi lükata. KOOS tähendab kiireloomulisi asju, kuid mitte liiga olulisi. Põhimõtteliselt võib need tähelepanuta jätta. D võtab arvesse eesmärke, mis pole olulised ega kiireloomulised. Neid pole tegelikult üldse vaja.

Loomulikult ei tohiks me unustada vaba aega, et teha puhkust kuhjaga tegemistest. Kuid seda tuleb jaotada ka päeva peale, et sellest saaks mõnus ajaviide, mitte närvipinge. Õige prioriteedi seadmisel avaneb võimalus jalutuskäikudeks, ostlemiseks, lähedastega suhtlemiseks ja kultuuriüritusteks.

Eisenhoweri maatriksi struktuuri üldpõhimõte

Alustuseks tuleks valida konkreetne juhtum ja proovida seda analüüsida nii, et see sobiks täpselt tabeli teatud veergu.

See võib olla ükskõik milline:

• hambaarsti külastamine;
• spordiga tegelemine;
• kosmeetilised protseduurid;
• kokkamine gurmeeroog;
• kuupäev;
• koolitus või kohtumine juhtkonnaga;
• muusikatund lapsele;
• suhtlemine lastega;
• joonistamine või tantsimine jne.

Soovitav on paigutada kõik põhikomponendid sobivatesse segmentidesse nii, et need kõik jääksid plaanidesse, kuid võtaksid prioritiseerimisel oma õige koha. Saate oma jõupingutusi nende rakendamisel vastavalt jaotada.

Kui me vaatame kõike üksikasjalikumalt, saame selle võimaluse.

1 – A. Täidetakse viimasena, kui vähem olulised asjad on juba muudesse valdkondadesse kantud. Selline veerg peaks sisaldama kõige olulisemaid ametialaseid ülesandeid; eesmärkide kiirustav elluviimine, mis jäävad täitmata, kui ajafaktorit ei arvestata; põhieesmärgid; midagi, mis seab ohtu elutähtsad komponendid; Probleemid, seisundit ähvardades enda või kellegi teise tervist.

2 – B. See hõlmab igapäevaseid ülesandeid. Kui need ei ole täidetud, siis tõhusus üldised tegevused väheneb oluliselt. Lisaks võivad tekkida tõsised raskused, mille tulemusena tuleb kõik muud asjad edasi lükata. Esmalt saavad täidetud olulised eesmärgid, seejärel kiireloomulised. Need on seotud tervise, ametialaste eesmärkide ja rahaliste vajadustega.

3 – C. See valdkond hõlmab asju, mis tuleb kiiresti ära teha, kuid mitte tingimata kohe. Kui selliste plaanide elluviimist mõneks ajaks edasi lükata, võivad asjaolud isegi paraneda või selguvad täiendavad andmed. Praegu on tähtsamad ja pakilisemad eesmärgid. Kui jätate need tähelepanuta, pole kõigel muul tähtsust.

4 – D. See ruut, nagu A, jääb alles pärast teiste lahtrite täitmist. Siia on kantud asjad, mis pole liiga olulised, mida on lubatud üldse tegemata jätta või teha viimasena. Kui te nendega algusest peale tegelete, tekib kiireloomuliste probleemide ummik.

Eisenhoweri maatriksi rakendamine elus

Maatriksi kasutamise täpseks mõistmiseks peaksite analüüsima põhikomponente inimelu.

1. Professionaalsed asjad. Need on kaasatud kõige pakilisemate ja olulisemate eesmärkide hulka. Loomulikult sisestatakse need ruutu A. Tuleb mõelda, kas see on võimeline Sel hetkel midagi, mis muutub olulisemaks, näiteks kellegi abistamine erakorraline abi. Kui ei, siis hukatakse need kõigepealt. Nende hulka kuuluvad põhiülesanded, mida ei saa hilisemaks lükata, kuna selline hooletus võib põhjustada negatiivsed tagajärjed. Kui soovite kõike teha, siis kõigepealt peate sellesse ruutu panema kõik komponendid. See peaks olema peaaegu täielikult täidetud tööalased kohustused. Kuid need ei kattu üksteisega, vaid on ehitatud rangelt kronoloogilises järjekorras alates tõeliselt olulistest asjadest, millest ettevõtte tegevus sõltub, kuni juhtkonna mittekiireloomuliste korraldusteni.
2. Perekondlikud suhted. Need sisestatakse B-sse. See asi on väga oluline, aga kuni töö pole tehtud, pole seda vaja teha. Lisaks on ebaselge, kui palju aega see võib võtta. Seetõttu selline olulised prioriteedid tuleks ajas veidi nihutada. Siiski ei saa neid tähelepanuta jätta. Isiklik elu on inimeksistentsi üks olulisemaid valdkondi. Seetõttu on parem lükata midagi vähem kiireloomulist hilisemaks, kuid proovige leida vastastikune keel koos abikaasaga. Paranenud tuju võimaldab teil muude asjadega palju kiiremini ja tõhusamalt toime tulla.
3. Majapidamine. See peaks olema loetletud punktis C. Selliseid asju võivad teha abikaasa, lapsed või ämm. See on kindlasti väärt ettevõtmine, kuid vaevalt on soovitatav sellele aega pühendada kõige muu tähelepanuta jätmisele. Saate seda ise teha, kuid viimase abinõuna. Kui majas pole absoluutselt midagi süüa, lähevad teie lähedased kohvikusse või küpsetavad midagi ise. Selliseid asju on kõige parem ette planeerida või äärmisel juhul neist üldse loobuda. Sel juhul juhivad nad tähelepanu tõeliselt pakiliste eesmärkide saavutamiselt ja muutuvad suureks takistuseks, kui nad asetatakse esikohale. Need mitte ainult ei võta palju aega, vaid ajavad teid närvi ja võtavad pidevalt protsessist vabaks. Valmistatud maius lõpeb juhi noomitusega või tõsise tüliga lähedastega. Lisaks on naisel oht saada rike suurenenud stress. Seetõttu on selle kategooria juhtumite puhul vaja osata väga selgelt planeerida.
4. Sõbralikud sidemed on turvaliselt sisestatud D-sse. Kui te ei saa sõbraga telefoni teel vestelda, ei juhtu midagi hullu. Lisaks jääb aega tõeliselt oluliste asjade jaoks. Pole vaja arvata, et need on absoluutselt mittekiireloomulised ja ebaolulised asjad. Need võivad õigeaegselt teha suurt kasu ja isegi naudingut. Sõprus on väga väärtuslik, kuid see ei tohiks tulla töö või pere arvelt.

Eisenhoweri maatriksi abil saate alati kõik õigeks ajaks valmis teha.

Seda kasutatakse kogu maailmas prioriteetide seadmise põhivahendina. Seda kasutatakse juhtimises, kunstis ja in pereelu ja terviseküsimustes. Graafik võimaldab ajaperioode nii täpselt jaotada, et kõigi kiireloomuliste asjade jaoks aega jätkub ning päeva lõpuks ei paista inimene kurnatud ja kurnatud.

Kui täidate õigesti kõik Eisenhoweri maatriksi ruudud, võite mitte ainult säästa palju pingutusi, vaid saada ka täiesti edukaks inimeseks, jätmata midagi hilisemaks ega rikkudes plaane.

See meetod võimaldab jaotada oma elu nii, et ei jää ruumi stressile ja nurjatud plaanidele. See võimaldab tuvastada, mis on kõige pakilisem, et vabastada aega vähem pakilisemate asjade jaoks.