Zaken zijn urgent en belangrijk. Prioriteiten stellen is het halve werk

Omdat de vierendertigste president van de Verenigde Staten, zoals ieder staatshoofd, een zeer druk bezet man was, ontwikkelde hij zijn eigen methodologie om prioriteiten te stellen in het proces om dingen gedaan te krijgen. Hij creëerde de zogenaamde Eisenhower Matrix, waarmee iemand zich het meest kan concentreren belangrijke zaken, terwijl kleine taken die niet nuttig zijn, worden genegeerd.

De Eisenhower Priority Matrix is ​​een tabel bestaande uit vier kwadranten. Bovendien kan elke kwestie erin worden opgenomen, afhankelijk van twee parameters: urgentie en belang.

Kwadrant “A” bevat zaken die bijzonder belangrijk zijn en dringend implementatie behoeven. Kwadrant “B” omvat niet-dringende taken, waarvan de voltooiing van vrij groot belang is. Kwadrant “C” bevat taken die niet bijzonder belangrijk zijn voor de uitvoerder, maar die onmiddellijk moeten worden voltooid. Dingen die zich in het laatste kwadrant “D” bevinden, hebben dit niet nodig snelle actie en ze kunnen niet als belangrijk worden beschouwd.

Om de hele essentie van een dergelijk hulpmiddel als de Eisenhower-matrix te begrijpen, is het de moeite waard om elk van de kwadranten in meer detail te bekijken. Anders wordt de effectiviteit van het gebruik ervan tot nul teruggebracht.

Kwadrant A: belangrijke en urgente zaken

Een matrix waarin dit kwadrant leeg is, kan als ideaal worden beschouwd, omdat het belang en de urgentie van de kwestie een situatie impliceert die dicht bij een noodsituatie ligt. Wat interessant is, is dat belangrijke taken urgent worden de reden van onze luiheid en uitstelgedrag. Het spreekt voor zich dat ieder van ons periodiek met soortgelijke situaties wordt geconfronteerd. Het is echter voortdurend onmogelijk om in dergelijke omstandigheden te werken en te ontwikkelen.

Om deze reden is het zinvol om te voorkomen dat zaken uit andere kwadranten in het A-kwadrant terechtkomen. De praktijk leert dat het veel gemakkelijker is om mogelijke problemen te elimineren dan om te gaan met de gevolgen van de problemen die zich al hebben voorgedaan.

Gevallen die in het ‘A’-kwadrant moeten worden geplaatst, zijn onder meer:

• Taken die op dit moment niet worden voltooid, zullen problemen veroorzaken;
• Zaken die verband houden met ons welzijn en onze gezondheid;
• Taken die, als ze niet worden voltooid, u van uw vooraf bepaalde doel zullen doen afwijken.

Voorbeelden van dergelijke gevallen zijn onder meer:

• Oplevering van een project dat binnenkort moet worden opgeleverd;
• Ongepland bezoek aan de dokter;
• Een belangrijk telefoontje naar een zakenpartner of klant;
• Noodzakelijke rust om een ​​reden chronische vermoeidheid of voorkomen professioneel burn-outsyndroom;
• Bel een loodgieter om een ​​lekkende leiding te repareren.

Het is vermeldenswaard dat sommige zaken uit het A-kwadrant zeker moeten worden gedelegeerd als ze uw directe deelname niet nodig hebben.

Kwadrant B: belangrijke en niet urgente zaken

De moeite waard om te betalen Speciale aandacht voor geplande gevallen uit deze sector. De praktijk leert dat het doelgericht en methodisch uitvoeren van taken uit het ‘B’-kwadrant goede rendementen in de toekomst oplevert. Wie hier voldoende aandacht aan besteedt, heeft een veel grotere kans op succes.

Omdat taken in het ‘B’-kwadrant niet urgent zijn, heeft een persoon de mogelijkheid om ze zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Tegelijkertijd moet je er rekening mee houden dat als je bepaalde taken uit deze sector niet op tijd afrondt, de kans bestaat dat ze naar het ‘A’-kwadrant migreren. Jouw belangrijkste taak is om een ​​dergelijke uitkomst te voorkomen.

Voorbeelden van zaken uit sector “B” zijn onder meer:

• Ontwikkeling van een plan voor een nieuw project;
• Analyse van beschikbare resultaten;
• Voorzorgsmaatregelen;
• Het leggen van contacten en relaties;
• Identificatie van aanvullende perspectieven en ontwikkeling van alternatieve projecten.

Kwadrant C: onbelangrijke en dringende zaken

Vaak leidt het voltooien van taken uit deze sector iemand alleen maar af van het beoogde doel. In de meeste gevallen verhinderen deze dingen dat we ons volledig kunnen concentreren op wat echt belangrijk voor ons is.

De belangrijkste fout van velen die de Eisenhower-matrix gaan gebruiken, is de onjuiste classificatie van gevallen. Verwar taken uit het A-kwadrant niet met onbelangrijke taken, maar belangrijke zaken. Uw manager geeft u bijvoorbeeld instructies die niets met uw situatie te maken hebben werk verantwoordelijkheden. Tegelijkertijd eist hij dat hij de taak zo snel mogelijk voltooit (Lees - “ Hoe u uw baas correct kunt weigeren"). In dit geval is het belangrijk om deze zaak niet te classificeren als sector “A”. Deze taak brengt u niet dichter bij uw doelen.

Het is de moeite waard om voortdurend uw eerste taken te onthouden. Probeer uw aandacht niet af te leiden van onbelangrijke zaken.

De volgende gevallen hebben een goede kans om in het C-kwadrant te vallen:

• Ongeplande urgente vergaderingen;
• Plotselinge problemen in de vorm van gasten die uw aandacht nodig hebben;
• Ongeplande schoonmaak of het elimineren van de negatieve gevolgen van uw onzorgvuldigheid;
• Alle andere taken die u van uw oorspronkelijke doel afbrengen.

Kwadrant D: onbelangrijke en niet urgente zaken

Het niet voltooien van taken uit deze sector zal in de meeste gevallen in uw voordeel werken. Ze kunnen echter vrij eenvoudig en interessant zijn. Om deze reden moet u ze niet volledig verwijderen.

Als je nog steeds niet de mogelijkheid hebt om alle taken uit deze sector te schrappen, begin dan op de allerlaatste plaats met het voltooien ervan, terwijl je de tijd die je eraan besteedt strikt beperkt.

De volgende taken kunnen veilig worden opgenomen in sector “D”:

• Chronofagen en de tijd zinkt;
• Nutteloze telefoongesprekken;
• Vrijetijdsactiviteiten.

De Eisenhower Matrix is ​​een geweldige kans om een ​​aanzienlijke extra hulpbron te krijgen in de vorm van vrijgekomen tijd. Met deze tool kunt u snel bereik je doelen.

Als u een fout tegenkomt, markeer dan een stuk tekst en klik Ctrl+Enter.

Groeten aan alle lezers en abonnees! Yuri Okunev is bij je.

Heeft u er ooit over nagedacht hoe verstandig u uw tijd plant en besteedt? Kent u het gevoel dagen, weken of zelfs maanden tevergeefs te verspillen?

Zo ja, dan is de Eisenhower Matrix als hulpmiddel voor het stellen van prioriteiten een onderwerp dat u moet leren. Zonder dit zul je verstrooid raken over allerlei kleine dingen en de echt belangrijke dingen vergeten.

Als je het probleem van timemanagement nog niet bent tegengekomen, dan heb je nog steeds een matrix nodig, omdat deze je zal helpen nog succesvoller te worden.

The Matrix is ​​ontwikkeld door de 34e president van de Verenigde Staten, Dwight David Eisenhower.

Omdat de functie van staatshoofd een ongelooflijk aantal dagelijkse taken met zich meebracht, besloot de politicus een universeel schema te creëren dat hem zou helpen deze te classificeren en sorteren.

De essentie van de methode is om actuele zaken en taken te analyseren en te bepalen welke daarvan het meest significant en urgent zijn. Het probleem is dat we niet altijd correct kunnen bepalen wat echt belangrijk is voor ons leven en ons bedrijf. Alleen door zeer effectieve planning te leren, zullen we het pad van succes, zelfrealisatie en harmonie betreden.

Assen en kwadranten

De matrix wordt gevormd door twee assen. Verticaal betekent belang, en horizontaal betekent urgentie van de taak. Hierdoor worden vier kwadranten onderscheiden.

• Rechtsboven. Dingen zijn urgent en belangrijk.

Taken vallen hier onder als er iets onverwachts is gebeurd en je met onverwachte zaken te maken krijgt. Of als gevolg van ongeletterd tijdmanagement, wanneer taken die niet op tijd zijn opgelost, verschuiven van de status ‘belangrijk, maar niet urgent’ naar de status ‘kan niet langer worden uitgesteld’. De uitzondering vormen gezondheids- en veiligheidskwesties, die altijd prioriteit moeten hebben.

Het belangrijkste principe van de matrix is ​​dat al het mogelijke moet worden gedaan om ervoor te zorgen dat er helemaal geen vermeldingen in een bepaald kwadrant voorkomen. Dit geeft aan dat alles of bijna alles onder uw controle is. Alleen in dit geval kunnen we praten over uitstekende zakelijke kwaliteiten, het vermogen om de tijd goed te beheren en prioriteiten te stellen.

• Linksboven. Dingen zijn niet erg urgent, maar wel belangrijk.

Dit is de hoofdsector. Hierin moeten de belangrijkste zaken voor u en/of uw bedrijf staan. Door je op dit kwadrant te concentreren, ga je vol vertrouwen op weg naar je dromen en leef je een leven vol gebeurtenissen en prestaties.

Als je het oplossen van de problemen in het kwadrant linksboven uitstelt, zul je snel merken dat de lijst met taken daaruit soepel naar de vorige sector linksboven kruipt. Dat wil zeggen, de noodsituatie begint. Om dit te voorkomen, moet u problemen aan andere mensen kunnen delegeren!

Dit omvat zinvolle dagelijkse taken waarmee u problemen in de toekomst kunt voorkomen. Dit zijn bijvoorbeeld marketingplanning, rebranding, personeels- en financiële kwesties, maar ook sport en gezondheidszorg, het helpen van dierbaren, het installeren van een alarmsysteem in een appartement, eigendomsverzekeringen, enz.

• Rechts onder. Dingen zijn urgent, maar niet zo belangrijk.

Het bevat vragen die ons door hun urgentie afleiden van veel belangrijkere activiteiten. Bijvoorbeeld de noodzaak om een ​​familielid te helpen aardappelen te planten, het verzoek van een vriend om hem op te halen van het vliegveld, reparaties huishoudelijke apparaten, Verjaardag van niet de naaste en meest toegewijde kameraad, enz.

Als je jezelf hierop besproeit, begin je minder aandacht en tijd te besteden aan kwesties uit de vorige kwadranten. Als gevolg hiervan lijden uw belangen, behoeften en ambities eronder. Bovendien is de kans groot dat u zaken van deze sector naar de “dringende en belangrijke” sector gaat verplaatsen. Daarom is het noodzakelijk om nauwgezet te zijn bij het stellen van prioriteiten.

• Rechts onder. Dingen zijn niet urgent en onbelangrijk.

IN Alledaagse leven Er zijn veel van dergelijke dingen voor elke persoon. Als een moeras zuigen ze je helemaal naar binnen.

Deze categorie omvat diverse huishoudelijke taken, plezierige activiteiten voor de ziel en kleine organisatorische problemen die u kunt doen als u werkelijk vrij bent, zonder uzelf of uw bedrijf schade te berokkenen. Een vriend bellen, correspondentie op sociale netwerken, zoeken naar rondleidingen voor uw volgende vakantie, naar een schoonheidssalon gaan, een paar foto's op de website vervangen - u besteedt uw aandacht, energie, tijd, enz. aan dit alles.

Alle taken die in dit kwadrant vallen, mogen pas worden voltooid nadat problemen uit alle andere sectoren zijn opgelost.

Het is opmerkelijk dat de matrix actief werd gebruikt door de beroemde Amerikaanse specialist in zeer effectieve planning, Stephen Covey. Hij nam het diagram van de ex-president als basis en vulde het aan met zijn eigen gedachten, uitleg en advies. In het bijzonder noemde hij de eerste sector een crisissector, de tweede een kwaliteitsvierkant, de derde de drempel van een crisis en de vierde degradatie.

Enerzijds is de prioriteitenmatrix uiterst logisch, begrijpelijk en eenvoudig. Maar zodra je taken gaat classificeren, ontstaan ​​er meteen problemen. Hoe kun je begrijpen wat eenvoudigweg belangrijk is en wat van cruciaal belang is? Wat moet er nu gebeuren en wat kan wachten? De volgende techniek zal hierbij helpen.

"Cartesiaanse coördinaten"

Het wordt zo genoemd omdat het nog steeds gebaseerd is op het systeem van elkaar kruisende assen, dat ooit werd bedacht door de beroemde wiskundige Rene Descartes. De Eisenhower-matrix en de cartesiaanse vierkanten hebben hetzelfde verschijning, maar de inhoud is anders. Aan elk kwadrant is een vraag toegewezen.

• Sector linksboven. Wat levert het mij op als ik dit niet doe?
• Sector rechtsboven. Wat levert het mij op als ik dit doe?
• Sector linksonder. Wat verlies ik als ik dit niet doe?
• Sector rechtsonder. Wat verlies ik als ik dit doe?

Hoe de Eisenhower-matrix te gebruiken

Ik denk dat het niet nodig is om te discussiëren over de noodzaak om een ​​methode te gebruiken voor het stellen van prioriteiten tussen zakelijke en huishoudelijke taken. “Zou het ergens anders nuttig kunnen zijn?” - je vraagt. Het antwoord is ja, het is handig overal waar je iets moet organiseren. Bijv.:

• Priveleven.

Het vinden van een dokter voor je broer is urgent en belangrijk. Vrede sluiten met uw partner is niet dringend, maar wel belangrijk. Een verjaardagscadeau kopen voor je achterneef is dringend, maar niet belangrijk. Het sturen van een link naar een grappige video naar een vriend op sociale netwerken is helemaal niet urgent en onbelangrijk.

• Kasten en voorraadkasten thuis schoonmaken.

In het eerste kwadrant kunnen er dingen zijn die je echt nodig hebt en die je morgen misschien letterlijk nodig hebt. In de tweede - degenen die zeer noodzakelijk zijn, maar niet nu. In de derde staan ​​degenen die in de nabije toekomst nodig zullen zijn, maar dan kunnen ze worden opgeborgen. In de vierde - wat kan worden uitgesteld tot volgend seizoen / gegeven aan mensen in nood.

• Zorg dragen voor uw gezondheid.

Wilt u een schadelijke chronische ziekte overwinnen of herstellen na een operatie? Of misschien wilt u gewoon uw algehele welzijn verbeteren en uw lichaam op orde krijgen? Om dit te doen, moet je op een groot aantal dingen letten: voeding, training, rust, preventie en geneesmiddelen, fysiotherapie, etc. Bovendien kunnen en mogen niet alle methoden gecombineerd worden.

Verdeel taken in kwadranten om een ​​competente herstelstrategie te creëren en een nauwkeurig actieplan te schetsen.

**
Zoals altijd wens ik u succes in uw strijd voor uw doelen en een gelukkig leven succesvol leven. Nog interessanter en 300% bruikbare informatie vindt u in mijn. Unieke auteursontwikkelingen, diepgaande theoretische informatie en een groot aantal van praktische training.

En als u nog vragen heeft, nodig ik u van harte uit individueel advies. Details.

Dat is alles. Tot nieuwe publicaties. Abonneer u op het nieuws, zodat u niets belangrijks mist. Met vriendelijke groet, uw Yuri Okunev.

Stel dat je de formulering van het doel zorgvuldig hebt benaderd, interne weerstand in de vorm van angst en uitstel hebt overwonnen en een uitstekende motivatie hebt gevonden om resultaten te bereiken. Je bent actief en vol energie! Na enige tijd merkt u echter tot uw verbazing dat u, nadat u de geplande 8 tot 12 uur eerlijk en volhardend hebt gewerkt, niet nauwkeurig kunt bepalen

• wat van wat gepland was, is al gedaan;
• welk tussenresultaat is behaald;
• hoeveel dichter je bent bij het bereiken van het doel dat je jezelf hebt gesteld.

Het beeld blijkt behoorlijk deprimerend: je dag zit vol zorgen, je bent altijd ergens mee bezig, maar het resultaat komt niet dichterbij. In plaats van tevreden te zijn dat je nog een paar stappen richting je doel hebt kunnen zetten, voel je je alleen maar moe en teleurgesteld.

"Het probleem van het stellen van doelen"

In timemanagement wordt dit fenomeen ‘problemen bij het stellen van doelen’ genoemd. Wanneer je het tegenkomt, begin je te voelen beroemde held oude Griekse mythe - Sisyphus, die gedoemd is dag in dag uit een enorm rotsblok naar de top van de berg te rollen en naar beneden te vallen zodra het doel is bereikt. Zo'n niet-optilbare rotsblok is in jouw geval een hoop dagelijkse taken waarvan het volume niet afneemt, hoeveel moeite je ook doet.

Stel uw prioriteiten

Hoewel het probleem waarmee u wordt geconfronteerd werkelijk ernstig en grootschalig is, is het heel goed mogelijk om het op te lossen. Maar waar te beginnen? Voordat u begint met acteren, moet u eerst uitzoeken wat u in deze fase precies wilt bereiken en de taken rangschikken op basis van hun prioriteit.

Begin niet aan een taak voordat u precies weet wat uw doel is en hoe ver u ermee zult komen.

Natuurlijk is er een hele categorie taken die chaotisch kunnen worden uitgevoerd, volgens het ‘ontdekte en gedaan’-principe. Op zijn eigen manier is dit zelfs nuttig: een dergelijke activiteit creëert een bepaalde sfeer en helpt je zonder problemen betrokken te raken bij je hoofdwerk. Dergelijke taken omvatten bijvoorbeeld de huishoudelijke routine: de afwas doen, het stof afvegen, de vloer vegen, enz. De lijst met dergelijke dagelijkse routinetaken is klein, en het voordeel van het uitvoeren ervan is dat u vrijwel onmiddellijk het resultaat van uw werkzaamheden ziet. inspanningen en Na voltooiing ervaar je niet alleen een gevoel van voldoening van het verrichte werk, maar ook een behoorlijk tastbaar fysiek comfort.

Als het echter gaat om de taken die moeten worden opgelost tijdens het werken aan een grootschalig project, kan de to-do-lijst vrijwel dimensieloos worden. Een chaotische strategie zal hier niet werken - je bent immers beperkt in de tijd om het hele project te voltooien. Dit betekent dat er een groot risico is als je veel kleine problemen oplost en simpelweg geen tijd hebt om iets heel belangrijks te doen om het uiteindelijke doel te bereiken. Neem dus een paar minuten de tijd om na te denken voordat u op alles in één keer ingaat.

Rangschik huidige taken

Nadenken over je acties is een goed idee, maar je wilt het niet alleen effectief doen, maar ook snel. Geschikt voor dit doel bekende methode, dat actief wordt gebruikt in timemanagement. Het staat bekend als de Eisenhower-matrix. Verschillende bronnen bieden er meerdere verschillende manieren met behulp van deze methode. Het lijkt ons dat de eenvoudigste en meest rationele degene is die hieronder zal worden besproken. Het heeft zich bewezen als een handig hulpmiddel praktische toepassing, daarom delen wij het graag met u.

De Matrix is ​​vernoemd naar de 34e president van de Verenigde Staten, Dwight Eisenhower, een voormalige legergeneraal. Hij wordt gecrediteerd met de uitvinding deze methode, maar hoogstwaarschijnlijk ligt de verdienste van Eisenhower in het feit dat hij ooit de gedachte uitsprak: "Niet alle urgente zaken zijn belangrijk, en niet alle belangrijke zaken zijn urgent." Het citaat won aan populariteit en vormde uiteraard de basis van het idee van de matrix.

Met behulp van de Eisenhower-matrix kun je zelfs een vrij lange to-do-lijst snel sorteren. Om dit te doen, noteert u uw huidige taken (het beste met behulp van de GTD-techniek) en evalueert u ze vervolgens op basis van slechts twee criteria:

• Het is belangrijk? (Niet echt)
• Het is dringend? (Niet echt)

Als gevolg hiervan kunnen al uw lijstitems, afhankelijk van hun mate van belangrijkheid/urgentie, in een van de 4 kwadranten van de Eisenhower-matrix worden geplaatst, die er als volgt uitziet:

Het is vermeldenswaard dat de matrix in diverse systemen timemanagement heeft verschillende namen, evenals de interpretatie van de kwadranten kunnen enigszins variëren verschillende auteurs. Stephen Covey, auteur van het boek ‘De 7 eigenschappen van effectief leiderschap’, noemt het daarom de Urgentie/Belangenmatrix. Gedetailleerde aanbevelingen over het gebruik ervan dat hij in zijn werk geeft. In andere bronnen wordt deze methode een visuele versie van de '4D-regels' genoemd, waar we het later over zullen hebben.

Hoe te werken met kwadranten

De Eisenhower-matrix kent niet alleen veel variaties in namen, maar ook veel interpretaties van hoe om te gaan met de taken die in elk van de kwadranten zijn geplaatst. We stellen voor om dieper in te gaan op twee interpretaties, waarvan de eerste handiger lijkt voor dagelijks gebruik.

Methode Doen-plannen-delegeren-elimineren

Eigenlijk bevat de naam van deze methode al informatie over hoe je om moet gaan met de taken die je in elk van de 4 kwadranten hebt geplaatst. Laten we dit wat gedetailleerder bekijken.

Kwadrant 1: urgent en belangrijk

Dit zijn zaken die onmiddellijke actie vereisen, anders gebeurt er iets onherstelbaars: een brand, een bug die de release zou kunnen blokkeren, of iets dergelijks. De ideale optie is wanneer dit kwadrant leeg blijft. Als laatste redmiddel kun je taken uit kwadrant nr. 2 erin plaatsen als onvoorziene omstandigheden plotseling een dringende oplossing vereisen.

Kwadrant 2: Belangrijk maar niet urgent

Dit is het kwadrant voor de meest productieve taken. Het is niet nodig om ze nu op te lossen, dus ze kunnen allemaal op intelligente wijze worden gepland en efficiënt worden geïmplementeerd. Door te werken aan de uitvoering van taken uit het tweede kwadrant, kom je uit op dezelfde productiviteit, waarvan het gebrek je tot wanhoop dreef.

Om het werk binnen dit kwadrant verder te optimaliseren, kunt u de daarin geplaatste taken rangschikken volgens hetzelfde principe van belangrijkheid/urgentie. Op deze manier kunt u eerst aandacht besteden aan urgentere en belangrijkere (niet urgente!) taken, en vervolgens rustig verder gaan met het oplossen van minder urgente en belangrijke (maar nog steeds belangrijke voor het bereiken van het doel) problemen.

Kwadrant 3: Niet belangrijk, maar urgent

Dingen uit dit kwadrant zijn juist de afleidingen die de vlotte stroom van het werkproces verstoren en het bereiken van het uiteindelijke doel belemmeren. Het gaat hierbij om lange telefoongesprekken, vruchteloze discussies die geen einddoel hebben, de behoefte om afgeleid te worden om een ​​van je collega’s te helpen, etc. Het is aan te raden dergelijke zaken indien mogelijk te delegeren aan iemand die ze voor je kan afhandelen. hoofdidee– voer ze niet zelf uit. Je kunt ze delegeren, of weigeren ze helemaal uit te voeren.

Kwadrant 4: Niet belangrijk of urgent

Zaken die in dit kwadrant terechtkomen, kun je gewoon vergeten. In de regel zijn dit enkele van uw tijdelijke verlangens die niets met uw doelen te maken hebben. Mocht zo’n kwadrant leeg blijken te zijn, dan is dit een ideale optie. Maar zelfs als er enkele taken in zitten die u nog steeds zou willen voltooien, stel dan het oplossen van dit probleem voor onbepaalde tijd uit en kom er op terug nadat het hoofddoel is bereikt, maar voorlopig is het gewoon niet de moeite waard om uw energie te verspillen op hen en de tijd.

Regel "4D"

Om eerlijk te zijn moet gezegd worden dat de ‘4D’-regel in verschillende interpretaties niet noodzakelijkerwijs de kwadranten van de matrix beschrijft waar we het over hebben. Maar één ervan komt redelijk overeen met de hierboven gegeven beschrijvingen, en kan worden gebruikt bij het werken met kwadranten:

Doen, delegeren, uitstellen of dumpen (Doen (dringend), Delegeren (aan anderen), Uitstellen (tijdelijk), Verlaten).
Doen, beslissen, delegeren, verwijderen (Doen (nu), beslissen (in welke volgorde te doen), Instrueren, Verwijderen).

Het belangrijkste voordeel van de beschreven methode is dat u hiermee snel een willekeurig aantal taken kunt rangschikken. Daarnaast de matrix

• Helpt bij het visueel weergeven van het volume van geplande taken en de mate van hun belang/urgentie. Op deze manier krijgt u de mogelijkheid om uw tijd effectief te besteden.
• Met zijn hulp kunt u taken eenvoudig in groepen verdelen op basis van slechts twee eenvoudige criteria. Zonder deze voorwaarde zou het verdelen van taken over kwadranten veel moeilijker zijn.

Toets de effectiviteit van de matrix in de praktijk

Je kunt de Eisenhower Matrix niet alleen gebruiken om te bepalen welke taken je dichter bij het beoogde resultaat brengen, en welke obstakels opwerpen op weg naar je doel. U kunt deze methode ook gebruiken om te beoordelen hoe effectief u in het algemeen bent. Dus als al uw taken in het tweede kwadrant zijn geplaatst, kunnen we zeggen dat u maximale efficiëntie heeft bereikt.

Door taken in kwadranten te verdelen, kun je bovendien duidelijk bepalen waar het werk precies naartoe gaat de meeste van uw tijd en energie, en zal u ook vertellen hoe u uw persoonlijke prestaties kunt verbeteren. Denk er bijvoorbeeld serieus over na om de meeste taken te delegeren aan andere teamleden of stop eindelijk eens met het verspillen van tijd en energie aan zaken die een plaats vinden in kwadrant nr. 4.

De toepassing van de Eisenhower-matrixmethode kan worden geoptimaliseerd met behulp van toepassingen die al bestaan verschillende opties: mobiele, web- en desktopversies. En om te voorkomen dat u fouten maakt bij het stellen van doelen en om rationele manieren te bepalen om deze te bereiken, kunt u de service gebruiken Slimme vooruitgang. Met zijn hulp door verschillende mensen Er zijn al ruim 35.000 doelen gerealiseerd. Heb je je doel gedefinieerd?

Groeten! Heb je jezelf 's avonds wel eens uitgescholden omdat je overdag aanvallend weinig hebt bereikt? Was je voortdurend bezig, maar echt belangrijke en dringende zaken ‘slopen’ geleidelijk naar morgen?

Persoonlijk kwam ik dit probleem regelmatig tegen. Tegen de avond was ik zo moe als een hond, en eigenlijk waren er bergen ongedaan werk, de keuken was een puinhoop en de huur was niet op tijd betaald.
Ik was vreselijk boos, maar om de een of andere reden bleef ik vaak tijd verspillen aan onzin, waarbij ik alle belangrijke taken haastig en op het laatste moment (en in de regel laat in de nacht) afrondde.

Al deze schande duurde een hele tijd. Totdat ik een simpel, handig en visueel hulpmiddel ging gebruiken. Naar mijn mening is dit een van de meest effectieve manieren Maak je hersenen voor eens en voor altijd leeg. En eindelijk orde op zaken stellen.

Maak kennis met de Eisenhower Matrix als hulpmiddel bij het stellen van prioriteiten.

De Matrix is ​​uitgevonden door de vierendertigste president van de Verenigde Staten, Dwight David Eisenhower (hij was president van 1953 tot 1961).

De politicus ontwikkelde een universeel schema dat hem hielp een aantal dagelijkse taken te classificeren en sorteren. Ik denk dat de Amerikaanse president er genoeg had. Op een gegeven moment trok Eisenhower een paradoxale conclusie:

Urgente zaken zijn zelden belangrijk, en belangrijke zaken zijn zelden urgent

Overigens wordt de Eisenhower-matrix sterk aanbevolen door mijn geliefde Stephen Covey in het boek “De nadruk ligt op de hoofdzaken”. Ik raad aan om te downloaden en te studeren.

De essentie van de Eisenhower-matrix

Probleem van de meerderheid moderne mensen– onvermogen om prioriteiten te stellen bij het plannen. We doen het liefst eerst wat we leuk vinden en laten onaangename maar belangrijke dingen voor later achter. Het gevolg is tijdsdruk, stress en... syndroom.

De technologie van de president brengt alles onmiddellijk op orde.

Het lijkt op vier kwadranten met twee assen. De matrix is ​​verticaal verdeeld op urgentie (“urgent” en “niet urgent”), en verticaal op belangrijkheid (“belangrijk” en “niet belangrijk”).
Tegelijkertijd classificeert de auteur van de theorie als ‘urgent’ wat niet kan worden uitgesteld. En de “belangrijke” zijn taken waarvan de oplossing een volwaardige, succesvolle en emotioneel leven. En zoals mijn ervaring laat zien, kan het hele dagelijkse leven worden toegeschreven aan een van de kwadranten.

Kwadrant A. Belangrijke en urgente zaken

Bij een goede planning blijft dit vakje altijd leeg. Dingen die in sector A worden geregistreerd, zijn een teken van desorganisatie en onjuiste prioriteitenstelling. Onder “belangrijk en urgent” wordt verstaan: overmacht, tijdsdruk en nood.

Voorbeeld van cases uit sector A:

• Een onderwerp inwerken op de laatste avond voor het examen
• Loodgieter bellen vanwege een gesprongen leiding
• Dringende oproep naar een klant die geld naar de verkeerde gegevens heeft gestuurd
• Acuut kiespijn en een dringend bezoek aan de tandarts

Bovendien had het grootste deel van deze hele lijst vermeden kunnen worden. Begin een week voor het examen elke dag een beetje te proppen. Of ga elk half jaar naar de tandarts preventief onderzoek. Bent u het eens?

Kwadrant B. Belangrijke maar niet urgente zaken

De hoogste prioriteit en veelbelovende taken worden ingevoerd in sector B - dit is ons meest waardevolle vierkant. Het zijn precies deze dingen die idealiter op de ‘To Do’-lijst van de dag zouden moeten staan. Statistisch gezien presteren degenen die zich op het B-kwadrant concentreren beste resultaten en leidt tegelijkertijd een rijk en gelukkig leven.

Door het gebrek aan urgentie kun je problemen doordacht en constructief oplossen. Maar als je ontspant, zullen veel dingen uit zone B snel in sector A ‘kruipen’.

Voorbeeld van taken uit sector B:

• Vul energierekeningen in
• Koop boodschappen voor de week
• Schrijf een zakenreisverslag
• Ga naar de sportschool voor een training
• Maak een afspraak met een tandarts
• Maak een foto voor uw garagepas

Kwadrant C. Dringende maar niet belangrijke taken

90% van dergelijke taken leiden af ​​van het bereiken van belangrijke doelen, verminderen de efficiëntie en belemmeren de concentratie. Maar je moet ze nog steeds doen (of niet – het is aan jou om te beslissen).

Voorbeeld van taken uit sector C:

• Gelukkige verjaardag aan een verre en zeer spraakzame familielid
• Ga naar een alumnibijeenkomst (je wilt niet, maar weigeren is lastig)
• Op verzoek van een collega direct papieren bezorgen aan de andere kant van de stad

De inhoud van sector C mag ofwel helemaal niet worden uitgevoerd, ofwel moet worden gestart nadat de taken uit lijst B volledig zijn doorlopen.

Kwadrant D. Geen dringende of belangrijke zaken

D mag alleen dingen bevatten die onze kwaliteit van leven niet beïnvloeden. Heeft u al geraden waar we het over hebben? Nou ja, natuurlijk, over “tijdverspillers”: computer spelletjes, reacties lezen op sociale netwerken, 'over niets' praten aan de telefoon, doelloos winkelen, kruiswoordpuzzels maken. Dingen uit de D-zone mogen pas worden voltooid nadat alle andere categorieën leeg zijn!

1. Begin uw dag door uzelf te herinneren aan uw belangrijkste langetermijndoel. Dit is zoiets als een baken waarop u zich moet concentreren bij het invullen van de Eisenhower-matrix. Het doel is bijvoorbeeld: ‘over vijf jaar’. En evalueer elk punt in de matrix vanuit de positie: "Zal het voltooien van deze taak mij helpen mijn doel te bereiken of niet?"
2. Als je het idee om elke dag vierkanten te tekenen niet leuk vindt, kun je de dingen eenvoudig markeren met de letters A, B, C en D in je agenda
3. Voer alle lopende taken precies uit in de volgorde waarin ze hierboven staan ​​vermeld: A, B, C en D. Alleen dan kun je alles bijhouden en voorkom je ‘blokkades’ en ‘spoedklussen’. Bij de juiste aanpak– er komt zelfs tijd voor onzin uit kwadrant D
4. Gebruik geen spullen uit de vierde sector om te ontspannen tijdens het werken! De praktijk leert dat sociale netwerken en 'schietspellen' ernstige afleidingen zijn en je niet volledig laten ontspannen

Er was maar één ding dat ik niet leuk vond aan de Eisenhower Matrix belangrijk punt: Ik wist niet hoe ik taken moest prioriteren verschillende gebieden. Alles aan het werk is min of meer duidelijk (hoewel er enkele nuances zijn). Maar het leven beperkt zich niet tot ‘werkprestaties’: er is ook gezondheid, persoonlijke ontwikkeling, familie en communicatie met vrienden.

Kort gezegd zou mijn probleem als volgt kunnen worden geformuleerd: “Wat belangrijker is, is om tien nieuwe dingen te leren Engelse woorden of 10 buikspieroefeningen doen?

Voor mezelf heb ik het probleem als volgt opgelost. Hij benadrukte alle belangrijke levensgebieden: werk, gezondheid, persoonlijke ontwikkeling, communicatie, huishoudelijke zaken. Je kunt nog iets aan deze lijst toevoegen: zelfzorg (voor meisjes), studie (voor studenten) of spirituele praktijken (voor fans van esoterie).

Het enige dat overblijft is ervoor te zorgen dat zaken uit elk gebied in de matrix worden opgenomen.

Zo ziet mijn sector B eruit:

• Het tweede deel van het project afronden voor de klant (“werk”)
• 3 km in het zwembad (“gezondheid”)
• Volg 2 videolessen over het leren van zakelijk Engels (“persoonlijke ontwikkeling”)
• Boodschappen doen en eten koken (“hozdela”)
• Maak kennis met een voormalige klasgenoot die een dag naar de stad is gekomen (“communicatie”). Dit item kan overigens veilig in sector C geplaatst worden “Aan, maar niet belangrijk”

Wat classificeer ik als sector D? Kijk bijvoorbeeld naar je favoriete tv-serie of drink een biertje met vrienden in een sportcafé.

Het is duidelijk dat dit een zeer vereenvoudigd voorbeeld is en dat het aantal punten in sector B veel groter is. Maar deze aanpak stelt je in staat te leven vol leven, en dagenlang niet “branden op het werk”. Zelf getest!

Maakt u gebruik van een matrix om uw lopende zaken te plannen? Abonneer u op updates en vergeet niet links naar de nieuwste berichten te delen met uw vrienden op sociale netwerken!

De Eisenhower Matrix is ​​een manier om je tijd en moeite, die je het meeste heeft gevonden, goed te plannen brede toepassing in de hele beschaafde wereld. Het is gebaseerd op het feit dat de taken die nodig zijn voor de uitvoering in een bepaalde tabel worden ingevoerd, die op een speciale manier is ingedeeld. Zij kunnen betrekking hebben op de professionele, familiale of economische sfeer. Als je ze in deze context bestudeert, wordt duidelijk waar je eerst op moet letten.

De Eisenhower Matrix, als hulpmiddel voor het stellen van levensprioriteiten, is erg belangrijk voor moderne man. Omdat hij in korte tijd met veel belangrijke taken tegelijk wordt geconfronteerd, moet hij correct kunnen bepalen welke van deze taken het eerst moet worden uitgevoerd.

De essentie van de prioriteringsmethode

Vanaf het allereerste begin zijn alle taken voor een persoon gelijk, en alleen het bestuderen ervan met behulp van de Eisenhower-matrix maakt het mogelijk om de belangrijkste te identificeren. Een dergelijk schema is belangrijk om geen tijd te verspillen aan niet-dringende taken. Dit maakt het mogelijk om gelukkiger en succesvoller te worden.

Als u het principe van het gebruik van een tabel volledig onder de knie heeft, zal het probleem van de intervallen tussen taken die zich gedurende de dag voordoen vanzelf worden opgelost.

Als er een probleem is op de werkvloer grote hoeveelheid zaken die vrijwel gelijktijdig moeten worden opgelost, dan moet je deze methode perfect leren gebruiken. Als wat de baas wil, wat de klanten nodig hebben en de financiële componenten in speciale secties van de tafel zijn verdeeld, zal de manager nooit stress ervaren.

Het principe van de Eisenhower Matrix maakt het mogelijk om uw werkrooster zo in te richten dat de taken en instructies van uw leidinggevenden elkaar niet overlappen. Alle problemen worden verdeeld afhankelijk van hun werkelijke betekenis voor de persoon zelf en voor de tijdelijke factor. Daarom is voor elk van hen een speciale cel voorzien.

De grafiek bestaat uit vier compartimenten, begrensd door twee assen van belangrijkheid en urgentie. Alle noodzakelijke taken worden erin ingevoerd en geanalyseerd met behulp van de beschikbare tools. Deze methode is niet moeilijk, omdat vanuit zo’n perspectief heel snel duidelijk wordt welke prioriteiten de hoogste prioriteit hebben.

De belangrijkste doelstellingen van het creëren van de Matrix waren:

• selectie van de belangrijkste;
• levensdoelen stellen;
• het verminderen van tijd voor onnodige taken;
• het plannen van uw werkschema;
• verdeling van zaken op basis van hun urgentie;
• fixatie op het belangrijkste;
• het vermogen om het essentiële van het secundaire te scheiden;
• het halen van de deadline;
• discipline;
• tijd besparen;
• geen haast;
• rationalisatie van uw dag;
• uitvoering van plannen, enz.

De matrix bevat vier vierkanten waar gegevens worden ingevoerd. Het gaat om het voltooien van een bedrijf, taak of langetermijndoel. Het is verdeeld in componenten: A, dat belangrijke en urgente taken bevat. B omvat werkelijk belangrijke zaken, maar geen dringende zaken die moeten worden uitgesteld. MET impliceert urgente dingen, maar niet te belangrijk. In principe kunnen ze worden verwaarloosd. D houdt rekening met doelen die niet belangrijk of urgent zijn. Ze zijn eigenlijk helemaal niet nodig.

Uiteraard mag men de vrije tijd niet vergeten om even bij te komen van de drukte die er te doen is. Maar het moet ook over de dag worden verdeeld, zodat het een aangenaam tijdverdrijf wordt, en niet een zenuwachtige spanning. Als u de juiste prioriteiten stelt, krijgt u de mogelijkheid om te wandelen, te winkelen, te communiceren met dierbaren en culturele evenementen.

Algemeen principe van de structuur van de Eisenhower-matrix

Om te beginnen moet u een specifiek geval kiezen en proberen dit te analyseren, zodat het precies in een bepaalde kolom van de tabel past.

Het kan van alles zijn:

• een bezoek aan de tandarts;
• sporten;
• cosmetische ingrepen;
• koken gastronomisch gerecht;
• datum;
• training of bijeenkomst met management;
• muziekles voor een kind;
• communicatie met kinderen;
• tekenen of dansen, enz.

Het is raadzaam om alle hoofdcomponenten in de juiste segmenten te ordenen, zodat ze allemaal in de plannen blijven, maar hun rechtmatige plaats in de prioritering innemen. U kunt uw inspanningen bij de implementatie ervan dienovereenkomstig verdelen.

Als we alles in meer detail bekijken, krijgen we deze optie.

1 – EEN. Als laatste ingevuld, als op andere gebieden al minder belangrijke zaken zijn ingevuld. Zo'n kolom moet de belangrijkste beroepstaken bevatten; overhaaste implementatie van doelen die niet zullen worden bereikt als er geen rekening wordt gehouden met de tijdsfactor; basisdoelen; iets dat vitale componenten in gevaar brengt; Problemen, bedreigen van de toestand gezondheid, die van jezelf of die van iemand anders.

2 – B. Dit omvat ook wat dagelijkse taken zijn. Als ze niet worden vervuld, dan is er de effectiviteit algemene activiteiten zal aanzienlijk afnemen. Bovendien kunnen zich ernstige moeilijkheden voordoen, waardoor alle andere zaken moeten worden uitgesteld. Belangrijke doelen worden eerst voltooid, gevolgd door urgente doelen. Ze hebben betrekking op gezondheid, professionele doelen en financiële behoeften.

3 – C. Dit gebied omvat dingen die dringend gedaan moeten worden, maar niet noodzakelijkerwijs nu. Als je de uitvoering van dergelijke plannen een tijdje uitstelt, kunnen de omstandigheden zelfs verbeteren of worden aanvullende gegevens duidelijker. Er zijn op dit moment belangrijkere en urgentere doelen. Als je ze verwaarloost, zal al het andere van weinig belang zijn.

4 – D. Dit vierkant is, net als A, wat overblijft nadat de andere cellen zijn gevuld. Dingen die niet al te belangrijk zijn, worden hier opgenomen, die helemaal niet of als laatste mogen worden gedaan. Als je ze vanaf het allereerste begin aanpakt, zul je eindigen met een logjam van urgente problemen.

Toepassing van de Eisenhower-matrix in het leven

Om precies te begrijpen hoe u de Matrix moet gebruiken, moet u de belangrijkste componenten analyseren menselijk leven.

1. Professionele zaken. Ze worden opgenomen in de meest urgente en belangrijke doelstellingen. Uiteraard worden ze ingevoerd in vierkant A. Het is noodzakelijk om na te denken of het daartoe in staat is dit moment iets belangrijker wordt, zoals iemand helpen noodhulp. Zo niet, dan worden ze eerst geëxecuteerd. Daartoe behoren basistaken die niet tot later kunnen worden uitgesteld, omdat dergelijke verwaarlozing tot gevolg kan hebben negatieve gevolgen. Als je alles wilt doen, moet je eerst alle componenten in dit vierkant plaatsen. Het moet bijna volledig gevuld zijn arbeidsverantwoordelijkheden. Ze overlappen elkaar echter niet, maar zijn strikt ingebouwd chronologische volgorde van de echt belangrijke zaken waarvan de activiteiten van het bedrijf afhankelijk zijn, tot niet-dringende orders van het management.
2. Familie relaties. Ze worden ingevoerd in B. Dit is erg belangrijk, maar totdat het werk klaar is, is het niet nodig om het te doen. Bovendien is het onduidelijk hoeveel tijd het kan kosten. Daarom zulke belangrijke prioriteiten moet iets verschoven worden in de tijd. Ze kunnen echter niet worden verwaarloosd. Het persoonlijke leven is een van de belangrijkste gebieden van het menselijk bestaan. Daarom is het beter om iets minder dringends uit te stellen voor later, maar probeer het te vinden onderlinge taal met mijn echtgenoot. Door een beter humeur kunt u veel sneller en efficiënter met andere zaken omgaan.
3. Huishouden. Het moet worden vermeld in punt C. Dergelijke dingen kunnen worden gedaan door een echtgenoot, kinderen of schoonmoeder. Dit is zeker een waardevolle taak, maar het is nauwelijks aan te raden er tijd aan te besteden en al het andere te verwaarlozen. Je kunt het zelf doen, maar als laatste redmiddel. Als er helemaal niets te eten is in huis, gaan je dierbaren naar een café of koken ze zelf iets. Het is het beste om dergelijke dingen van tevoren te plannen of, in extreme gevallen, ze helemaal achterwege te laten. In dit geval leiden ze af van echt urgente doelen en worden ze een grote belemmering als ze op de eerste plaats komen. Ze zullen niet alleen veel tijd in beslag nemen, maar je ook nerveus maken en voortdurend vrij nemen van het proces. De bereide delicatesse eindigt in een berisping van de manager of een serieuze ruzie met dierbaren. Bovendien riskeert een vrouw een inzinking verhoogde stress. Daarom is het noodzakelijk om in gevallen van deze categorie heel duidelijk te kunnen plannen.
4. Vriendschappelijke relaties worden veilig aangegaan in D. Als je niet met je vriend kunt chatten aan de telefoon, zal er niets ergs gebeuren. Daarnaast is er tijd voor echt belangrijke dingen. Het is niet nodig om te denken dat dit absoluut niet-dringende en onbelangrijke zaken zijn. Als ze op tijd worden gedaan, kunnen ze grote voordelen en zelfs plezier opleveren. Vriendschap is heel waardevol, maar mag niet ten koste gaan van werk of gezin.

Met behulp van de Eisenhower Matrix lukt het je altijd om alles op tijd af te ronden.

Het wordt over de hele wereld gebruikt als basisinstrument voor het stellen van prioriteiten. Het wordt gebruikt in management, en in de kunst, en in gezinsleven en op het gebied van de gezondheidszorg. Met het schema kunt u de tijdsperioden zo nauwkeurig verdelen dat er tijd is voor alle dringende zaken, en aan het eind van de dag ziet de persoon er niet uitgeput en uitgeput uit.

Als je alle vierkanten van de Eisenhower-matrix correct invult, kun je niet alleen veel moeite besparen, maar ook een volledig succesvol persoon worden, niets achterlaten voor later en de plannen niet verstoren.

Met deze methode kun je je leven zo indelen dat er geen ruimte meer is voor stress en verijdelde plannen. Het maakt het mogelijk om te identificeren wat het meest urgent is, zodat er tijd vrijkomt voor minder urgente zaken.