نماذج الاتصالات التجارية للوظائف وشروط التنفيذ. الملخص: مفهوم وأنواع الاتصالات التجارية

اتصالات الأعمال- وهذا شيء لا يمكن بدونه تصور عمل ووجود جميع أنواع المنظمات. يعتمد مستقبل المؤسسة، ككيان اقتصادي، وكذلك الأفراد العاملين في هذه المؤسسة، وبمعنى أوسع، رفاهية البلد بأكمله على درجة كفاءة روابط الاتصالات. بدون اتصالات راسخة، لن تتمكن أي منظمة من تنفيذ أنشطتها بشكل كامل.

الاتصالات التجارية - الجوهر والأنواع والتفاصيل

الاتصالات التجارية، تفاصيل

الاتصالات التجارية هي عملية تفاعل تهدف إلى التنظيم والتحسين أنواع مختلفةالأنشطة: الإنتاج والعلمية والتربوية، الخ.

من الضروري التمييز بوضوح بين الاتصالات التجارية وأنواعها الأخرى. تنشأ الاتصالات التجارية بين الأشخاص المشاركين بشكل مشترك في أنشطة معينة. يعتمد التفاهم المتبادل وتنسيق الإجراءات وفعالية النوايا التي تنشأ بين هذه المواضيع على مستوى تطور الاتصالات.

وهكذا يمكننا أن نستنتج أنه كلما زاد عدد الأشخاص المشاركين في نشاط معين، كلما زاد عددهم دور أكثر أهميةالإدارة والتواصل من وجهة نظر فعالية هذه الأنشطة.

تعتبر قدرات التواصل التجاري الممتازة مرادفة للاحتراف في ثقافة الإدارة. هذه هي اللحظة الأكثر أهمية في أنشطة المؤسسة بأكملها - الاحتراف الشخصي للموظفين في جميع المجالات، ومستوى الاتصالات، بدوره، أحد أهم المكونات.

الاتصالات التجارية هي في المقام الأول تفاعل الموظفين، الذي يتم التعبير عنه بأي شكل من الأشكال، والذي بدونه تكون الأنشطة المشتركة مستحيلة - الشرط الأول لوجود المنظمة.

تشمل أهداف الاتصالات التجارية ما يلي: ضمان التبادل الفعال للمعلومات بين الموضوعات والأشياء الخاضعة للإدارة، وتحسين العلاقات الشخصية، وتنظيم تدفق المعلومات وتحسينه.

يمكن تقسيم الاتصالات التجارية إلى المجموعات الفرعية التالية:

التواصل على أساس التواصل الشفهي.

الاتصالات المستندة إلى الاتصالات الكتابية (بما في ذلك الإلكترونية).

وبالإضافة إلى ذلك، يمكن تقسيم الاتصالات إلى رسمية وغير رسمية. إذا تم تحديد التواصل الرسمي من خلال معايير وقواعد وأوصاف وظيفية معينة، فإن الاتصال غير الرسمي لا يتم اتباعه قواعد عامةتحدث منظمة معينة وفقًا لنظام العلاقات الشخصية المعمول به بالفعل، أي أن هذا هو التواصل اليومي بين الموظفين في إطار أنشطة المنظمة.

يمكن تقسيم الاتصال الرسمي إلى عمودي، عندما يتم نقل المعلومات بشكل تسلسلي من مستوى إلى آخر، وأفقي، عندما تنتقل المعلومات ضمن مستوى هرمي واحد للمنظمة (على سبيل المثال، القسم والإدارة). وتنقسم الاتصالات العمودية أيضًا إلى اتصالات تصاعدية، حيث يتم نقل المعلومات منها مستويات أقلإلى الأعلى والهابط، على التوالي، عكس الصاعدين.

هناك العديد من الطرق المختلفة لتقسيم الاتصالات التجارية وليس دائمًا مجموعات مختلفةلا تتقاطع، كل شيء مترابط للغاية. التواصل، على سبيل المثال، ينقسم إلى لفظي وغير لفظي (تعبيرات الوجه، والإيماءات، والأنماط المكانية، وما إلى ذلك). التواصل اللفظي وغير اللفظي لا يستبعد أحدهما الآخر بالضرورة، إذ يتلقى المتحاورون المعلومات ويشكلون تقييمهم لما يتم تلقيه، باستخدام كلا الطريقتين، ولا يقتصران على طريقة واحدة فقط، مما يؤكد مرة أخرى على درجة ترابط العمليات المصاحبة للتواصل ، وعدم انفصالها، وتكاملها، فضلا عن تنوعها، وتعقيدها، وبالتالي أهمية تحسين المهارات في هذا المجال، والأهمية القصوى، وهو ما تؤكده حقيقة أن المهام الرئيسية للاتصالات التجارية هي التعاون المثمر، وتحسين الشراكات ، وهذه هي المهام الأساسية للمؤسسة.

تتميز الاتصالات التجارية بالميزات التالية:

الاتصال الإلزامي بين الطرفين دون مراعاة ما يحبه ويكرهه الأشخاص المعنيون؛

الذاتية؛

الامتثال للتبعية وآداب العمل؛

الترابط بين موضوعات الاتصالات التجارية.

القيود الرسمية، أي. الامتثال للقانون الأعراف الاجتماعية، أنظمة؛

الطريقة الرئيسية لتنظيم الأنشطة التواصلية في تفاعل موضوعين هي الحوار، وهذه الطريقة هي الأكثر شيوعًا، لكن الاتصالات التجارية لا تزال تتم في ثلاثة أشكال:

مناجاة فردية؛

Polylogue (الاتصالات المتعددة الأطراف).

إن الإتقان الممتاز لمهارات الاتصال التجاري هو على وجه التحديد النقطة الأكثر أهمية التي تسمح لك بالتفاعل بفعالية مع شركاء الأعمال، مع التركيز على التوصل إلى حل وسط وتعاون متبادل المنفعة ومريح، مما يقلل من مخاطر العواقب السلبية للمفاوضات والاجتماعات والتجمعات.

أشكال التواصل التجاري

تتطلب معظم قضايا الإنتاج مناقشة وحلول جماعية، والعلاقة بين الموظفين، وقدرتهم على اتخاذ قرار واحد بشكل مشترك يأخذ في الاعتبار العديد من جوانب المشكلة والمواقف جوانب مختلفةمهم للغاية. الأشكال الأكثر شيوعًا للاتصالات التجارية هي محادثات الأعمال والاجتماعات والاجتماعات والمفاوضات والمؤتمرات واجتماعات العمل.

ويتم اختيار النموذج المناسب بناءً على المعايير التالية:

الغرض من الحدث؛

مجموعة من المشاركين؛

أنظمة؛

وسائل التواصل لتحقيق النوايا؛

البيئة المكانية

نتيجة متوقعة.

محادثة تجارية

محادثة العمل هي الطريقة الأكثر شيوعًا. الغرض من هذا النوع من التواصل هو تبادل المعلومات حول قضية محددة مطروحة. هناك مشاركين اثنين على الأقل، وتعتمد القواعد على درجة أهمية الموضوع وقدرات المشاركين.

لتحقيق النتيجة المتوقعة، من الضروري أن تكون جميع عناصر المحادثة مبررة ومحفزة، وأن يتم تنظيم البيئة المكانية بحيث يتم الحفاظ على السرية وعدم التدخل في الاتصال (الضوضاء، وما إلى ذلك).

ستعتمد الكفاءة على الكفاءة، وسلوك ثقافة الكلام، والقدرة على الصياغة، والدفاع عن وجهة نظر الفرد وقبول وجهة نظر شخص آخر، والتعاطف، والمشاركين.

اجتماع عمل

مفاوضات الأعمال هي شكل من أشكال التواصل التجاري الذي يتضمن المناقشة من أجل التوصل إلى قرار مشترك بين المفاوضين.

وظائف رئيسيه المفاوضات التجاريةنكون:

يبدأ عمليات الابتكاربداية الأنشطة المشتركة؛

ممارسة الرقابة العامة على الأعمال المشتركة؛

تبادل المعلومات بين كافة الأطراف؛

التواصل بين العاملين في المنظمة؛

تطوير الأفكار والخطط وطرق تنفيذها.

في أغلب الأحيان، يتم التخطيط للمفاوضات التجارية مقدما. عند التحضير لمفاوضات العمل، يتم تحديد الموضوع في البداية، ومجموعة المشكلات التي تحتاج إلى حل، والأفكار الرئيسية التي يجب تنفيذها. في عملية إجراء المفاوضات التجارية، يتم استخدام مجموعة كاملة من المستندات المختلفة المعدة مسبقا، وكذلك المواد والجداول الزمنية والعروض التقديمية. من الضروري التفكير في مسار المفاوضات بأكمله من البداية إلى النهاية: لحل الأسئلة والمشكلات التي يجب معالجتها للطرف الآخر؛ تحديد نتيجة مقبولة للمفاوضات؛ تطوير اللوائح؛ تحديد وإعداد مكان للمفاوضات؛ الموافقة على التكتيكات واستراتيجية السلوك. لا يمكنك المقاطعة؛ التعليق سلباً على كلامه؛ ارسم خطًا واضحًا بينك وبين زميلك؛ تغيير وتيرة المفاوضات بشكل متهور؛ تجاهل الحالة العقلية للزملاء أثناء التواصل.

تساعد التحركات الصحيحة في مفاوضات الأعمال على زيادة إنتاجية العمل بنسبة تصل إلى 30%. العديد من الشركات الأجنبية لديها مفاوضون خاصون يجيدون فن الاتصال.

تشمل المفاوضات التجارية المراحل التالية:

بدء المفاوضات التجارية؛

تبادل المعلومات بين الطرفين؛

مناقشة مواقف الأطراف؛

محاولات تفنيد حجج الخصم من قبل الأطراف؛

الاعتماد الجماعي للقرارات النهائية المشتركة.

جزء مهم للغاية من المفاوضات التجارية هو البداية الفعلية. أهداف هذه المرحلة من المفاوضات التجارية هي تكوين اتصال بين الطرفين؛ خلق الجو المناسب. التركيز على موضوع المفاوضات؛ انتقال المبادرة (ليس دائمًا).

لكي تكون المفاوضات التجارية ناجحة، يجب توافر العوامل التالية:

المعرفة المهنية للمفاوضين؛

وضوح أهداف وغايات الأطراف؛

رؤية الوثائق والمواد؛

الإيقاع الموحد للمفاوضات؛

التكرار والتأكيد على أهم النقاط؛

وصف تفصيلي للتقدم المحرز في الاستدلالات؛

تبادل المعلومات بشكل صارم ضمن حدود محددة؛

الكثير من الفكاهة.

اجتماعات عمل

يعد اجتماع العمل أحد أشكال الاتصالات التجارية المقبولة عمومًا من حيث مناقشة مشكلات الإنتاج والقضايا التي تتطلب اعتمادها الحل العام. الأطراف في هذه الحالة هم مقدم العرض (رئيس القسم/المكتب/المديرية/الشركة) والمشاركين في الاجتماع.

دافع عن كرامته أنواع مختلفةالاجتماعات، على سبيل المثال ما يلي:

1) الاجتماعات المتعلقة بالتخطيط.

2) الاجتماعات المتعلقة بظروف العمل.

3) الاجتماعات المتعلقة بقضايا التنظيم الداخلي.

4) الاجتماعات المتعلقة بمراقبة أنشطة المنظمة.

5) اجتماعات أخرى.

الغرض من اجتماع العمل هو تكوين صورة للنتيجة النهائية المطلوبة.

موضوع اجتماع العمل هو موضوع المناقشة نفسه، بالطبع، يجب التعبير عن الموضوع بوضوح.

عند عقد اجتماعات عمل، يتم دائمًا تشكيل نوع من "البرنامج" أو جدول الأعمال، وهو عبارة عن مستند يحتوي على:

موضوع اللقاء

الغرض من الاجتماع

الأسئلة الرئيسية،

وقت بداية ونهاية الاجتماع،

مكان الاجتماع

تسلسل وأسماء المتحدثين، الخ.

يجب ألا يزيد العدد الأمثل للمشاركين في اجتماع العمل داخل المنظمة عن سبعة، وينبغي عقد اجتماعات العمل أسبوعيًا، في يوم معين، في فترة ما بعد الظهر، لتجنب أو تقليل درجة الضغط على المشاركين في مثل هذه الاجتماعات بشكل كبير . بالإضافة إلى ذلك، عند إجراء اجتماع عمل، من المهم للغاية أن يرى المشاركون بعضهم البعض دون تدخل، مما يساهم في تصور كل من المعلومات وبعضهم البعض من قبل الأطراف. المهم بالطبع هو توافق المشاركين في الاجتماع وإعجاباتهم الشخصية وما يكرهونه.

الحديث العام

الخطاب العام، يجري للغاية عنصر مهم علاقات عمليجب أن تكون جيدة البناء، ومدروسة، وجميلة، وبليغة، ومنطقية، وبرهانية، ومقنعة، ويجب أن تكون متعلمة من الناحية الأدبية، أي تحتوي على مقدمة وجزء عام وخاتمة، وتتطلب بلا شك إعدادًا دقيقًا للكتابة. المتحدث المستقبلي.

عادة ما تكون أهداف التحدث أمام الجمهور هي التالية:

مصلحة الجمهور؛

تقديم الحقائق والحجج؛

تحديد قدرات المستمعين، وتحديد الدوافع المحتملة؛

يلفت الانتباه.

في ضوء هذه النقاط، ومن وجهة نظر الاهتمام والاهتمام بالخطاب، فمن غير المرغوب فيه على الإطلاق التحدث إلى الجمهور "على قطعة من الورق"، لأن هذه الطريقة في تقديم المعلومات بسرعة كبيرة تتعب الجمهور وتقلل من قدرتهم على الكلام. الاهتمام بخطابك، مما يجعل من الصعب إدراك المعلومات.

الجانب غير اللفظي للاتصالات التجارية

الاستكشاف ميزات مختلفةوالفروق الدقيقة في التواصل غير اللفظي، المتخصص الأمريكي الشهير في هذا المجال، أ. ميرابيان، في عمل علميويطرح عنوان "التواصل غير اللفظي" الفكرة ويخلص إلى أن معظم الاتصالات التجارية تتم باستخدام ثلاثة أنواع فقط من الإشارات، وتنقسم هذه الإشارات بدورها إلى لفظية ومرئية وصوتية.

وهذه الإشارات ليست بنسب متساوية ويمكن تقسيم حصصها على النحو التالي:

55% من الإدراك هو الشكل الذي يبدو عليه المحاور (الإشارات البصرية)؛

38% من الإدراك هو كيف يتحدث المتصل (الإشارات الصوتية)؛

7% من الإدراك هو ما يقوله المتصل (الإشارات اللفظية).

وهكذا يتلقى المشاركون في المحادثة إشارات معينة من الطرف المقابل، فيقيمونها إيجاباً أو سلباً، ثم يستنتجون ويشكلون تصوراً عن الشخص ككل، يحب أو يكره، جدير بالثقة أم لا، وغالباً ما يكون التصور الشخصي حاسماً في امور اعمال .

النظام بأكمله التواصل غير اللفظي، إذا تم تقسيمها بشكل مشروط، فإنها تتضمن الأنظمة الفرعية الخمسة التالية:

1. المساحة الشخصية؛

2. انظر؛

3. النظام الفرعي الحركي البصري، ويتكون من:

ظهور المحاور

يقلد,

التمثيل الإيمائي؛

4. النظام الفرعي اللغوي، ويتكون من:

نطاقها

مفاتيح,

طابع الصوت.

5. خارج اللغة، وتتكون من:

تقييم الخطاب،

الضحك، الخ.

وبالتالي، فإن الإعداد الصحيح للإشارات بمساعدة هذه الأنظمة الفرعية وتطبيقها يلعب دورًا إيجابيًا في التواصل، كما أن إنكار تصور شخص ما من قبل شخص آخر كأحد أهم العوامل في العلاقات التجارية يؤدي إلى الفشل، على التوالي. الاستخدام الصحيح تقنيات مختلفةووسائل الاتصال مهمة للغاية.

يبتسم

وفقًا لبحث أجرته جامعة ييل بالولايات المتحدة الأمريكية، فإن العامل الأساسي في تحديد مدى إيجابية وجاذبية، والأهم من ذلك بالنسبة للاتصالات التجارية، والإقناع في عيون محاورك، هو ابتسامتك.

إن متعة التواصل مع الأشخاص في مجال الاتصالات التجارية، إذا أردت، تعني أيضًا متعة التواصل معك. لا يلعب التظاهر دورًا في هذا، فهذه عناصر من فن التواصل، فهي لا تسبب الانزعاج أو الرفض، لكن الابتسامة، وهي أبسط تقنية، لا تزال تلعب دورًا خطيرًا للغاية في النجاح، سواء على المستوى المهني أو الشخصي.

"كان الصينيون القدماء أناسًا حكماء تجربة الحياة. كان لديهم قول مأثور: "لا ينبغي للرجل الذي لا يبتسم على وجهه أن يفتح متجراً". ابتسامتك تقول: "أنا معجب بك. أنا سعيد لرؤيتك".

الابتسامة هي إشارة الاتصال رقم 1 حول العالم. هذه علامة الموافقة تأثير إيجابيعلى محاورك، على عملية الاتصالات التجارية برمتها.

فالابتسامة تبعث الحياة في رسالتك، وتجعل الناس أكثر تقبلاً لكلماتك، وتمنح الثقة لصوتك، وترفع معنويات نفسك ومن حولك. تقول إنك تفكر في عميلك وتبذل كل ما في وسعك لجعل التواصل معك سهلاً وممتعًا.

لكن في مواقف معينة، تكون الابتسامة ببساطة غير مناسبة. لكي تكون الابتسامة وسيلة فعالة للتواصل التجاري، يجب أن تستوفي شرطين: أن تكون صادقة ومناسبة.

"ماذا عن الابتسامة غير الصادقة؟ لا تقلق - فهي لن تخدع أحداً، وسيفهم أي شخص أنها مصطنعة. نحن نتحدث عن ابتسامة حقيقية تدفئ القلب. الابتسامة التي تأتي من الداخل وتحظى بتقدير كبير في الأعمال التجارية.

إذا لم تبتسم عندما تقابل أشخاصًا، فسيشعرون دون وعي بأنك شخص غير سعيد أو قاس أو غير مبال. يعد الوجه اللامبالي أحد أكثر المؤشرات السلبية للاتصالات التجارية، فهو يشير إلى عدم اهتمامك. يظهر تعبير اللامبالاة عندما لا تستمع إلى محاورك.

اتصال العين

يمكن تحديد الاتصال البصري كمهارة محددة منفصلة. الخيار الأفضل هو الحفاظ على التواصل البصري، ولكن في الوقت نفسه اسمح لنفسك بشكل دوري بتشتيت انتباهك والنظر إلى الأشياء الأخرى دون البقاء فيها لفترة طويلة. أي أن الاتصال البصري لا ينقطع إذا نظرت بعيدًا من وقت لآخر. ولكن إذا نظرت بعيدًا كثيرًا، فقد ينظر عميلك إلى ذلك على أنه علامة على الكراهية وقد يشير أيضًا إلى عدم ارتياحك لمستوى العلاقة الحميمة في علاقتك أو مشاكل شخصية تتعلق بالحميمية.

هناك فرق بين النظرة المفتوحة والمباشرة وبين التحديق الشديد. فالنظرة تعطي انطباعًا بالمشاركة النشطة في الاتصال، ولكنها في الواقع تشير غالبًا إلى "اتصال ميت". يعد الاتصال البصري أيضًا وسيلة للتنظيم المتبادل لعملية التفاوض. نعلم جميعًا من تجاربنا اليومية أنه من السهل الحفاظ على التواصل البصري عند مناقشة موضوع ممتع، لكن المحاورين عادة ما يتجنبونه عندما يتعلق الأمر بقضايا مربكة أو غير سارة. إذا تناوب المتحدث بين التواصل البصري ثم النظر بعيدًا، فهذا يعني عادةً أنه لم ينته من التحدث بعد. في نهاية البيان، كقاعدة عامة، ينظر المتحدث مباشرة إلى عيون المحاور، كما لو كان يدعوه للانضمام إلى المحادثة.

يجد بعض الأشخاص صعوبة في التواصل البصري المباشر وبالتالي يتجنبونه، والبعض يخشى التعبير عن فكرة أو عاطفة ومناقشتها مواضيع معينةويغضون أعينهم بمجرد ظهور احتمال حدوث شيء كهذا. إذا كان لدى المستشار صعوبة في التواصل البصري أو تجنبه أو تحويل نظره من شيء إلى آخر أو إبقاء عينيه ثابتتين، فإن ذلك سيؤدي إلى إرباك العميل والتسبب في التوتر.

الاتصال البصري هو عملية تفاعل بين شخصيتين. يمكن أن تخبر مدة وتكرار الاتصال البصري الكثير عن المحاور. ونتيجة لذلك، فإن الحفاظ على الاتصال البصري يساهم بشكل كبير في إتمام المفاوضات التجارية بنجاح، وما إلى ذلك.

بطاقة العمل

تعد بطاقة العمل سمة أساسية للاتصالات التجارية الحديثة. الغرض الرئيسي من بطاقات العمل هو تعريف رجال الأعمال والمسؤولين ببعضهم البعض عند لقائهم لأول مرة. يعد تبادل بطاقات العمل جزءًا من طقوس الترحيب في عالم الاتصالات التجارية.

تُستخدم بطاقات العمل أيضًا للحفاظ على الاتصالات: تهانينا في الأعياد والمناسبات الأخرى، والتعبير عن الامتنان، والهدايا المصاحبة، والتعبير عن التعازي.

تعد بطاقات العمل سمة إلزامية لموظفي الشركة الذين يتواصلون، بسبب طبيعة عملهم، مع العملاء أو ممثلي الشركات الأخرى. لا توفر بطاقة العمل فرصة للتفاعل مع الأشخاص في بيئة الأعمال فحسب، بل تعمل أيضًا كرمز للحالة.

يجب استخدام بطاقة العمل لنقل الأشياء الرئيسية معلومات مهمةعن رجل أعمال أو سيدة أعمال: الاسم واسم الشركة والعنوان البريدي والبريد الإلكتروني وأرقام الهاتف والفاكس وعنوان موقع الويب على الإنترنت.

يتيح لك تصميم بطاقة العمل أن تفهم على الفور من هو مالكها. يقوم أصحاب المهن الإبداعية بتصميمها بطريقة أصلية، بينما يتم قبول البساطة والتواضع في أعلى المستويات الحكومية والتجارية.

تملي الاتصالات بين الثقافات موقفهم تجاه بطاقات العمل دول مختلفة. على سبيل المثال، في اليابان والصين وهونج كونج وكوريا، تحل بطاقة العمل محل أي مستند هوية.

آداب الأعمال في الدول الأجنبيةينص على ترجمة نص بطاقة العمل إلى لغة الدولة في البلد أو إلى اللغة الإنجليزية.

تقوم بطاقة العمل دائمًا بحفظ اتصالات العمل من جهات الاتصال المجهولة. ومع ذلك، لا ينبغي عليك إعطاء معلوماتك الشخصية لأول شخص تقابله.

"أكبر خطأ يرتكبه الناس هو عندما يتلقون بطاقة العمل- ألق نظرة سريعة عليها وضعها في جيبك. وهذا دليل على ازدراء الشخص ومكانته في العمل. يجب عليك بالتأكيد قراءتها، وبعد شكر الشخص، ضع بطاقة العمل في جيبك أو محفظتك.

خاتمة

تعد الاتصالات التجارية عنصرًا مهمًا لنجاح أي مؤسسة، بغض النظر عما إذا كانت شركة صغيرة أو شركة كبيرة. الاتصالات التجارية هي شيء بدونه يستحيل تخيل عمل ووجود جميع أنواع المنظمات. يعتمد مستقبل المؤسسة، ككيان اقتصادي، وكذلك الأفراد العاملين في هذه المؤسسة، وبمعنى أوسع، رفاهية البلد بأكمله على درجة كفاءة روابط الاتصالات. بدون اتصالات راسخة، لن تتمكن أي منظمة من تنفيذ أنشطتها بشكل كامل.

لا يمكن التقليل من أهمية الاتصالات في المجتمع الحديث. تعد مشاكل تدريس استراتيجيات الإدارة وتقنيات الاتصالات التجارية من المشكلات الإدارية ذات الصلة للغاية والمستعصية على الحل.

إن إتقان تقنيات الاتصال التجاري يحمل القدرة ليس فقط على تطوير الكفاءة المهنية للفرد، ولكن أيضًا على نجاح المنظمة بأكملها.

لقد أدركت الإدارة الغربية منذ فترة طويلة الدور الهائل للاتصالات في عملية الإنتاج. الاقتصادية الحقيقية و الحالات الإجتماعيةكما أنها كلفت الشركات الروسية بمهمة رفع المستوى العام للكفاءة، خاصة فيما يتعلق بالاتصالات التجارية.

من المستحيل وغير المقبول على الإطلاق التقليل من أهمية الاتصالات التجارية. ومن المهم تطوير مثل هذه المهارات بين الموظفين، فهذا عمل شاق ويستغرق وقتًا طويلاً، ولكنه في الوقت نفسه أحد المهام الأساسية لأي شركة.

مصادر

ديل كارنيجي. كيفية تنمية الثقة بالنفس والتأثير في الناس عند التحدث أمام الجمهور، م: 2013.

كونيتسكايا ف. سوسيولوجيا الاتصال. كتاب دراسي - ماجستير : الجامعة الدولية للأعمال والإدارة 1997

بانفيلوفا أ.ب. الاتصالات التجارية في النشاط المهني; سانت بطرسبرغ، 2004.

لافرينينكو ف.ن. علم النفس وأخلاقيات الاتصالات التجارية. - م: الوحدة، 2009.

أ. شوخوف. الاتصالات التجارية http://www.klubok.net/article213.html

أنا إرماكوفا. الاتصالات التجارية: التفاعل مع الشركاء في جميع أنحاء العالم

ديل كارنيجي. كيف تكسب الأصدقاء وتؤثر في الناس، م؛ 2013.

ايرينا إرماكوفا. الاتصالات التجارية: التفاعل مع الشركاء في جميع أنحاء العالم

http://professionalimage.ru/2010/06

الاتصالات التجارية هي عملية تفاعل بين شركاء الأعمال تهدف إلى تنظيم واختيار نوع أو آخر من النشاط الموضوعي: الإنتاج والعلم والخدمات وما إلى ذلك.

في الاتصالات التجارية، يكون موضوع الاتصال نشاطًا مشتركًا (سببًا شائعًا)، ويعمل شريك الاتصال دائمًا كشخص مهم بالنسبة للآخر. التعاون المثمر، والجمع بين الأهداف والمواقف، وتحسين الشراكات، وهي المهام الرئيسية للاتصالات التجارية.

وفي الأنشطة المشتركة عدد من العناصر الإلزامية: هدف مشترك؛ مجتمع الدوافع التي تشجع الأفراد على التعاون؛ الترابط بين المشاركين؛ وجود مساحة ووقت واحد لأداء الإجراءات الفردية؛ تقسيم عملية نشاط واحدة إلى وظائف منفصلة وتوزيعها بين المشاركين؛ تنسيق الإجراءات الفردية والحاجة إلى إدارتها.

على عكس التواصل الموجه نحو الشخص، والذي يكون موضوعه طبيعة العلاقة بين المشاركين فيه، فإن الغرض من التفاعل التجاري يقع خارج عملية الاتصال. ويخضع هذا التفاعل بين الأشخاص لحل مشكلة محددة تواجه المنظمة، والتي تفرض إطارًا معينًا على سلوك الناس. يتم تحديد تفاصيل التفاعل التجاري من خلال الخصائص الرئيسية التالية للهيكل التنظيمي:

• * الاتصالات الإلزامية بين المشاركين في الاتصالات، بغض النظر عن إبداءات الإعجاب وعدم الإعجاب، والقيود الرسمية.
• * الامتثال للأعراف القانونية والاجتماعية والالتزام باللوائح (على سبيل المثال: الإجراءات وفقًا للتعليمات والبروتوكول والامتثال للوائح الداخلية واتباع تقاليد المنظمة).
• * الالتزام بمبادئ التعامل الرسمي مع مراعاة الأدوار الوظيفية والحقوق والمسؤوليات الوظيفية، مع الالتزام بالتبعية وآداب العمل. تعتبر الاتصالات التجارية رسمية وبعيدة و"باردة" إلى حد كبير. ويرجع ذلك إلى التنظيم الصارم إلى حد ما لأهداف ودوافع الاتصال وطرق الاتصال بين الموظفين. يتم تعيين مستوى معين من السلوك لكل موظف في المنظمة في شكل هيكل مستقر للحقوق والمسؤوليات الرسمية.
• * يتم التفاعل التجاري في بيئة محددة حيث تنشأ علاقات التبعية والتبعية وعدم المساواة بين الإدارات والموظفين وفقا للهيكل الهرمي للمنظمة. ونتيجة لذلك، تنشأ مشكلة فعالية التغذية الراجعة ونقل المعلومات الكاملة والدقيقة عبر مستويات الهرم الهرمي. وفقا لبعض البيانات، فإن 20 - 25٪ فقط من المعلومات الصادرة عن الإدارة العليا تصل إلى المنفذين المباشرين ويتم فهمها بشكل صحيح من قبلهم. ويرجع ذلك، من ناحية، إلى تشويه المعلومات، ومن ناحية أخرى، إلى إحجام المديرين عن إبلاغ الموظفين بالتفصيل عن الوضع في المؤسسة ككل (يجب على المرؤوسين اتباع تعليمات محددة دون طلب غير ضروري أسئلة). وفي الوقت نفسه، يتكهن الناس بالمعلومات المتاحة. ولمراعاة ميزات الاتصالات التجارية الرسمية هذه، من الضروري تسجيل التعليمات والقرارات والأوامر كتابيًا والإقرار بالملاحظات أهم الوسائلزيادة كفاءة التفاعل التجاري.
• * الترابط بين جميع المشاركين في الاتصالات التجارية سواء في تحقيق النتيجة النهائية أو في تحقيق النوايا الشخصية. تحفيز - شرط ضروريالتواصل التجاري الفعال. في الاتصالات التجارية، يعمل الشخص في نفس الوقت كفرد محدد وكممثل لمنظمة ما، أي. حامل لبعض وظائف الأدوار المهنية. إذا لم يتم تلبية الاحتياجات الشخصية في عملية النشاط أو الأفكار الخاصةولا يتزامن أسلوب سلوك الشخص مع معايير المجموعة، وقد ينشأ صراع (داخلي، بين الأشخاص)، وقد ينخفض ​​الاهتمام بالعمل.

التوافق والانسجام بين أعضاء الفريق (سلامة الموضوع الجماعي) كشرط للنشاط المشترك. في سياق النشاط المشترك، يتم تشكيل آليات محددة لتنظيم ديناميكيات العمليات المعرفية الفردية، واستراتيجيات مشتركة لحل المشكلات، وأسلوب مشترك لنشاط المجموعة، ويتم تبادل الصفات الفردية، والقدرة والرغبة والقدرة على ربط الفرد تتطور الأهداف والإجراءات مع أهداف وأفعال الآخرين. كل هذا يساهم في توسيع مساحة المعلومات، مما يجعل من الممكن رؤية المزيد من جوانب المشكلة التي يتم حلها وطرق حلها. نتيجة هذا التفاعل هو نوع من توحيد الأفكار بين المشاركين في النشاط.

إن مسألة أوجه التشابه والاختلاف بين مفهومي "الاتصال" و"الاتصال" المستخدمين على نطاق واسع ليست مسألة خاملة. في اللغة الإنجليزية، كلمة "الاتصال" لها عدة معانٍ. هم على أساس معان مختلفةالتواصل الفعل. وفقًا للمعنى الأول للفعل (أبلغ ، أنقل): 1) نقل ، رسالة (أفكار ، معلومات ، أخبار) ؛ 2) التوزيع والنقل. 3) التواصل والتواصل. تواصل. وفقا للثاني (للتواصل، للتواصل، للتواصل): - رسالة، أخبار. هناك أيضًا ترجمة: 1) الاتصال والرسالة والتواصل؛ 2) وسائل الاتصال. 3) رسالة، اتصال.

التواصل البشري - عملية معقدة متعددة الأوجه لإنشاء وتطوير الاتصالات بين الأشخاص، الناتجة عن احتياجات الأنشطة المشتركة بما في ذلك تبادل المعلومات، وتطوير استراتيجية تفاعل موحدة، وإدراك وفهم شخص آخر (قاموس نفسي موجز. م، 1985) ).

يتضمن الاتصال ثلاث عمليات مختلفة على الأقل:

تبادل المعلومات وتوضيحها وإثرائها؛

تبادل الإجراءات، وبناء استراتيجية تفاعل مشتركة؛

تصور وفهم الشريك له الخصائص النفسيةوالخصائص السلوكية.

في عملية مثل هذا التبادل، يتم الكشف عن العالم الذاتي لشخص واحد للآخر. يفترض التواصل إنشاء تفاهم متبادل بين المشاركين فيه. الأشخاص المشاركون في التواصل لديهم تأثير متبادل على نوايا بعضهم البعض وأفكارهم ومشاعرهم وسلوكهم.

تواصل – شكل محدد من التفاعل بين الأشخاص في عملهم وأنشطتهم المعرفية، أي التواصل، ونقل المعلومات من شخص لآخر.

ليس أقل شيوعا هو معنى آخر لهذا المصطلح - "المسار، والاتصال (الاتصال) من مكان إلى آخر".

التواصل مفهوم أضيق من التواصل. التواصل هو نقل المعلومات. الجانب التواصلي هو أحد جوانب الاتصال. ولكن، بالإضافة إلى الجانب التواصلي، هناك أيضًا جانب إدراكي للتواصل، وهو ما يعني إدراك الناس لبعضهم البعض. وهذا يعني أن الاتصال ليس مجرد نقل المعلومات، ولكنه أيضًا عملية يتكيف خلالها المحاورون مع بعضهم البعض، والتأثير المتبادل، والخبرة المتبادلة.

تحت اتصالات الأعمال يُفهم على أنه تفاعل يضمن نجاح قضية مشتركة ويخلق الظروف لتعاون الناس لتحقيق أهداف معينة.

تحدث الاتصالات التجارية بين زملاء العمل والمديرين والمرؤوسين والشركاء والمنافسين.

نتيجة الاتصالات التجارية هي التأثير المتبادل للمشاركين على بعضهم البعض.

في الاتصالات التجارية يتم تمييز ما يلي: المحتوى، الأهداف، الوسائل، الوظائف، الأشكال، الجوانب، الأنواع، الحواجز.

1. عملية التواصل

في شكل رسمي، تمثل عملية الاتصال تفاعل طرفين: المرسل والمتلقي للمعلومات.

الشكل 1. إطار الاتصالات

مرسليصوغ رسالة في العقل، ويشفرها باستخدام رموز معينة (أصوات، إشارات، إيماءات، إلخ) وينقلها عبر القنوات المناسبة (الأسلاك، الأثير، الورق).

إذا كان مستوى المستلم مختلفا، فمن أجل الإدراك المناسب، يجب تعديل نص الرسالة.

متلقييتلقى الرسالة، ويفك تشفيرها، ويفسرها، ويرسل الرد.

يعتمد إدراك الرسالة على علاقة المتلقي بالمرسل. أظهرت الأبحاث أن نفس المعلومات يُنظر إليها بشكل مختلف إذا تم تلقيها من:

رئيس أو زميل

صديق أو عدو

غريباً أو عزيزاً.

يمكن استخدام ميزة الإدراك هذه من خلال إشراك وسيط في نقل الرسائل.

تعتمد فعالية الاتصالات على موقف الطرفين من محتوى الرسالة.

أظهرت الأبحاث أن المعلومات الإيجابية أسهل في صياغتها في رسالة ويتم إدراكها بشكل أسرع وبشكل كامل من قبل المتلقي.

عند نقل معلومات سلبية، قد يكون المرسل مختصرًا للغاية أو، على العكس من ذلك، مطولًا للغاية، وقد يواجه المتلقي حواجز نفسية أمام الإدراك.

التواصل بالمعنى العام هو تبادل المعلومات بين الناس أو مجموعات من الناس. هناك اتصالات شخصية واجتماعية (دور وظيفي) واتصالات تجارية. وموضوع محادثتنا سيكون من النوع الأخير.

ما هو؟

التواصل التجاري هو التفاعل في مجال العلاقات الرسمية، والغرض منه هو حل مشاكل محددة، وتحقيق نتائج معينة، وتحسين أي نشاط. علاوة على ذلك، كل مشارك لديه حالته الخاصة - رئيسه، المرؤوس، الزملاء، الشركاء.

إذا حدث التواصل بين الناس على مستويات مختلفة السلم الوظيفي(المدير والمؤدي)، فإن هناك علاقة رأسية، أي علاقات التبعية. إذا تم التفاعل على مبادئ التعاون المتساوي، فهذه علاقة أفقية.

هي اتصالات تجارية يقوم بها الإنسان كل يوم في العمل، في الجامعة، في المدارس، وفي المؤسسات الرسمية. هذا هو اسم التواصل بين المعلمين والطلاب والرؤساء والمرؤوسين والزملاء والشركاء والمنافسين.

ما إذا كان المحاور على دراية بقواعد وأشكال وأساليب هذه الاتصالات يحدد ما إذا كان سيتمكن من تحقيق هدفه. يجب أن يتحدث الشركاء نفس اللغة (بالمعنى الحرفي والمجازي)، وأن يفهموا بعضهم البعض، وأن تكون لديهم خبرة اجتماعية مشتركة.

شروط الاتصالات التجارية

لكي تكون الاتصالات التجارية فعالة، يجب استيفاء عدد من الشروط:

1. يجب أن يكون للتواصل هدف واضح، وهو ما يهم جميع الأشخاص المشاركين في العملية. على سبيل المثال، التواصل، وإبرام اتفاقية، وتنسيق حدث، وتطوير شروط التعاون، وما إلى ذلك.
2. يجب على المشاركين التواصل مع بعضهم البعض بغض النظر عن الإعجاب أو عدم الإعجاب.
3. يعد مراعاة آداب العمل والتسلسل القيادي والأدوار الوظيفية والقيود الرسمية أمرًا إلزاميًا.

تعني القيود الرسمية كلاً من اللوائح والروتينات والبروتوكولات المختلفة، فضلاً عن الحاجة المبتذلة للسيطرة على قوة عواطف الفرد واحترام المحاور.

كما يجب على المدير أو المشارك الآخر الأكثر اهتمامًا التأكد من إمكانية إدارة الاتصالات التجارية. يحتاج المشاركون إلى التحفيز لإيجاد حل، وإلا فسيكونون ببساطة مراقبين سلبيين للاجتماع ولا يقدمون أي أفكار.

أشكال التواصل التجاري

الشكلان الرئيسيان للاتصال هما الاتصال (المباشر) والاتصال غير المباشر (الوساطة).

في الحالة الأولى، يتواصل المحاورون وجهاً لوجه وتتاح لهم الفرصة لتقييم السلوك غير اللفظي لبعضهم البعض، وبالتالي فإن فعالية هذا الاتصال تكون أعلى. وفي الحالة الثانية، يحدث التفاعل باستخدام أي وسيلة اتصال - الهاتف، والرسائل، وما إلى ذلك.

وبشكل أكثر تحديدًا، فإن الأشكال الأكثر شيوعًا للاتصالات التجارية هي:

1. مقابلة.
2. عرض تقديمي.
3. محادثة تجارية.
4. تفاوض.
5. المحادثات الهاتفية.
6. تبادل المستندات التجارية الرسمية (الطلب، الاتفاقية، التوكيل، المذكرة).
7. التشاور.
8. مقابلة.
9. الخطابة والمؤتمرات.

بدوره، باستخدام أشكال منفصلةالاتصالات التجارية، يمكن للمشاركين اتخاذ نهج المواجهة أو الشراكة. الخيار الأول هو المواجهة: كل طرف ينوي الفوز. يتضمن نهج الشراكة إيجاد حل مقبول لجميع المشاركين.

مراحل

على الرغم من اختلاف أنواع الاتصالات التجارية، إلا أنها تتميز دائمًا بعدة مراحل:

1. تحضير. هذا هو تحديد المهام والأهداف وجمع المعلومات وتحليلها وتحديد استراتيجيات السلوك. بعد كل شيء، لا يتم تنظيم اجتماع عمل أو مفاوضات من أجل الدردشة "حول لا شيء" ومعرفة كيف تسير الأمور الحياة الشخصيةمن المحاورين.
2. تخطيط. يمكن عقد الاجتماع بشكل عفوي، ولكن لا يزال يعتقد أن المحترف يجب أن يكون لديه خطة واضحة: ما سيقوله، كيف يجادل، ما الذي يريد الحصول عليه بالضبط من الطرف الآخر.
3. مناقشة – مناقشة الأفكار والمقترحات والنتائج النقاط المشتركةالفائدة، واتخاذ قرار مشترك.

هذا المخطط هو الأكثر أهمية للمفاوضات. قد لا تشمل أنواع الاتصالات الأخرى جميع المراحل. "بارد" مكالمة هاتفيةأو إصدار تعليمات، على سبيل المثال، قد لا تنطوي على أي نقاش.

أساليب التواصل التجاري

لا توجد أنواع من الاتصالات التجارية فحسب، بل هناك أنماط أيضًا. متى نحن نتحدث عنفيما يتعلق بالتفاعل المهني، يتم استخدام ما يلي في أغلب الأحيان:

1. عمل رسمي. وفي المقابل، لديها أنماط فرعية إدارية كتابية وتشريعية ودبلوماسية. تتميز محادثة العمل بالكليشيهات الكلامية وبعض أشكال التواصل.
2. علمي. يستخدم في إعداد التقارير والخطب في الندوات والمحاضرات.
3. صحفي. وهذا يشمل أي خطاب أمام الجمهور، بما في ذلك من خلال وسائل الإعلام.
4. العامية واليومية. تتم العلاقات غير الرسمية أيضًا في بيئة مهنية، بل ويتم تشجيعها في بعض الشركات. لا يتواصل الزملاء دائمًا حصريًا من خلال المذكرات. ومع ذلك، فمن الضروري أن نفهم أين يكون هذا النمط مناسبا، وأين لا يكون كذلك.

ميزات الاتصالات التجارية

لماذا تتطلب الاتصالات التجارية إعدادًا أوليًا للاتصال مسبقًا؟ أولا، يقضي الناس حياتهم الشخصية و وقت العملللاجتماعات الرسمية، ولا أحد يريد انتظار المبادر ليجمع أفكاره. ثانياً، لا يكون الطرف الآخر مهتماً دائماً بأي تفاعل أو ملتزم بالتعاون، بل يرى الأمر بشكل مختلف تماماً.

كما تعلمون، لن تكون هناك فرصة ثانية للانطباع الأول. من الضروري أن تكون قادرًا على إقامة اتصال حتى يكون جميع المشاركين في حالة مزاجية للمناقشة. إذا لم يكن الطرف الآخر يخطط في البداية للعمل معا، فيجب عليك على الأقل إثارة اهتمام المحاور وترتيب لقاء معه في وقت أكثر ملاءمة.

على المستوى الدولي، تتمتع الاتصالات التجارية بخصائصها الخاصة، لأن الخصائص الثقافية المختلفة يمكن أن تتداخل بشكل كبير مع تقدم المفاوضات. على سبيل المثال، اعتاد الأمريكيون على الوصول إلى الاجتماع في الوقت المحدد وبعد تحية قصيرة، الشروع في العمل. العرب أيضًا دقيقون في المواعيد، لكن المحادثات التجارية تبدأ من بعيد، وتناقش أولاً الطبيعة والطقس والغذاء. لا يرى الإيطالي أي شيء فظيع في التأخر عن الاجتماع ولا يبدأ على الفور مناقشة العمل. وسوف يتجنب اليابانيون النظرة المباشرة أثناء المحادثة.

وهكذا، تعلمنا ما هو التواصل التجاري، وما هي ميزاته، وما هي الأشكال والأنواع والأنماط المميزة له.

إن مسألة أوجه التشابه والاختلاف بين مفهومي "الاتصال" و"الاتصال" المستخدمين على نطاق واسع ليست مسألة خاملة. في اللغة الإنجليزية، كلمة "الاتصال" لها عدة معانٍ. وهي تستند إلى معاني مختلفة للفعل التواصل. وفقًا للمعنى الأول للفعل (أبلغ ، أنقل): 1) نقل ، رسالة (أفكار ، معلومات ، أخبار) ؛ 2) التوزيع والنقل. 3) التواصل والاتصال. تواصل. وفقا للثاني (للتواصل، للتواصل، للتواصل): - رسالة، أخبار. هناك أيضًا ترجمة: 1) الاتصال والرسالة والتواصل؛ 2) وسائل الاتصال. 3) رسالة، اتصال.
التواصل البشري - عملية معقدة متعددة الأوجه لإنشاء وتطوير الاتصالات بين الأشخاص، الناتجة عن احتياجات الأنشطة المشتركة بما في ذلك تبادل المعلومات، وتطوير استراتيجية تفاعل موحدة، وإدراك وفهم شخص آخر (موجز القاموس النفسي. م، 1985).

يتضمن الاتصال ثلاث عمليات مختلفة على الأقل:

تبادل المعلومات وتوضيحها وإثرائها؛

تبادل الإجراءات، وبناء استراتيجية تفاعل مشتركة؛

إدراك وفهم الشريك وخصائصه النفسية وخصائصه السلوكية.

في عملية مثل هذا التبادل، يتم الكشف عن العالم الذاتي لشخص واحد للآخر. يفترض التواصل إنشاء تفاهم متبادل بين المشاركين فيه. الأشخاص المشاركون في التواصل لديهم تأثير متبادل على نوايا بعضهم البعض وأفكارهم ومشاعرهم وسلوكهم.

تواصل – شكل محدد من التفاعل بين الأشخاص في عملهم وأنشطتهم المعرفية، أي التواصل، ونقل المعلومات من شخص لآخر.

ليس أقل شيوعا هو معنى آخر لهذا المصطلح - "المسار، والاتصال (الاتصال) من مكان إلى آخر".

التواصل مفهوم أضيق من التواصل. التواصل هو نقل المعلومات. الجانب التواصلي هو أحد جوانب الاتصال. ولكن، بالإضافة إلى الجانب التواصلي، هناك أيضًا جانب إدراكي للتواصل، وهو ما يعني إدراك الناس لبعضهم البعض. وهذا يعني أن الاتصال ليس مجرد نقل المعلومات، ولكنه أيضًا عملية يتكيف خلالها المحاورون مع بعضهم البعض، والتأثير المتبادل، والخبرة المتبادلة.

تحت اتصالات الأعمال يُفهم على أنه تفاعل يضمن نجاح قضية مشتركة ويخلق الظروف لتعاون الناس لتحقيق أهداف معينة.

تحدث الاتصالات التجارية بين زملاء العمل والمديرين والمرؤوسين والشركاء والمنافسين.

نتيجة الاتصالات التجارية هي التأثير المتبادل للمشاركين على بعضهم البعض.

في الاتصالات التجارية يتم تمييز ما يلي: المحتوى، الأهداف، الوسائل، الوظائف، الأشكال، الجوانب، الأنواع، الحواجز.

1. 
   عملية التواصل

في شكل رسمي، تمثل عملية الاتصال تفاعل طرفين: المرسل والمتلقي للمعلومات.

الشكل 1. إطار الاتصالات
مرسليصوغ رسالة في العقل، ويشفرها باستخدام رموز معينة (أصوات، إشارات، إيماءات، إلخ) وينقلها عبر القنوات المناسبة (الأسلاك، الأثير، الورق).

إذا كان مستوى المستلم مختلفا، فمن أجل الإدراك المناسب، يجب تعديل نص الرسالة.

متلقييتلقى الرسالة، ويفك تشفيرها، ويفسرها، ويرسل الرد.

يعتمد إدراك الرسالة على علاقة المتلقي بالمرسل. أظهرت الأبحاث أن نفس المعلومات يُنظر إليها بشكل مختلف إذا تم تلقيها من:

رئيس أو زميل

صديق أو عدو

غريباً أو عزيزاً.

يمكن استخدام ميزة الإدراك هذه من خلال إشراك وسيط في نقل الرسائل.
تعتمد فعالية الاتصالات على موقف الطرفين من محتوى الرسالة.

أظهرت الأبحاث أن المعلومات الإيجابية أسهل في صياغتها في رسالة ويتم إدراكها بشكل أسرع وبشكل كامل من قبل المتلقي.

عند نقل معلومات سلبية، قد يكون المرسل مختصرًا للغاية أو، على العكس من ذلك، مطولًا للغاية، وقد يواجه المتلقي حواجز نفسية أمام الإدراك.

1. 
   أهداف الاتصالات التجارية

حسب الأهداف ينقسم التواصل البشري إلى بيولوجي واجتماعي.

البيولوجية – التواصل الضروري للحفاظ على الوظائف الحيوية للجسم. وهي تهدف إلى تلبية الاحتياجات الفسيولوجية.

الاجتماعية - تهدف إلى إقامة وتطوير الاتصالات بين الأشخاص. حالة خاصة من التواصل الاجتماعي هي الاتصالات التجارية في عملية أي نشاط إنتاجي مشترك للناس.

أهداف الاتصالات التجارية– هذا هو ما يتواصل الناس من أجله. وعليه فإن أبرز الأهداف:

تبادل المعلومات بين الموضوعات والأشياء الخاضعة للإدارة؛

إنشاء قنوات معلومات لتبادل المعلومات بين الموظفين والمجموعات لتنسيق أعمالهم؛

تنظيم وتحسين تدفقات المعلومات لتحسين كفاءة الإدارة؛

إقامة العلاقات الشخصية في عملية العمل.

1. 
   محتويات الاتصالات التجارية

التواصل البشري متعدد التخصصات. يمكن ان تكون:

المواد، أي. تبادل المنتجات أو أشياء النشاط؛

المعرفي، أي. تبادل المعارف؛

نشط، أي. تبادل الإجراءات والمهارات والقدرات.

يحدث التواصل المعرفي والنشط، على سبيل المثال، في عملية التعلم.

مشروطة، أي. تبادل الحالات العقلية أو الفسيولوجية (بابتسامة لتبتهج، وبتكشيرة تغضبك)؛

تحفيزي، أي. تبادل الدوافع والأهداف والاحتياجات والمواقف (هيا، هيا!).

تُستخدم الاتصالات التجارية لتنظيم وتحسين نوع أو آخر من الأنشطة (المهنية، الصناعية، العلمية، التجارية، السياسية، إلخ.) وبما أن الاتصال هو نشاط خاص بموضوع معين، فإن محتوى كل شكل من أشكال التواصل (محاضرة، تقرير، المناقشة والمحادثة) تعتمد على النية التواصلية والنتيجة المتوقعة. لذلك، إذا كان الغرض من الاتصال هو توضيح شيء ما، فسيكون محتوى وشكل تقديم المعلومات إرشاديًا (تعليمات)، أو سردًا (استشارة) أو تفكيرًا (تعليقًا). إذا كان من الضروري دحض حجج شخص ما، فسيتم استخدام الأدلة والملاحظات النقدية.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يتأثر محتوى الاتصالات التجارية بخصائص الوضع الحالي والصفات الشخصية للشريك. على سبيل المثال، لنقل المعلومات التي أردت استخدام طريقة الاستنباط (من العام إلى الخاص)، ولكن أثناء الاتصال كنت مقتنعا أنه من أجل هذا شريك تجاريالطريقة الاستقراءية هي الأكثر ملاءمة (من حالات معينة، أمثلة إلى التعميم والاستنتاجات).

1. 
   اتصالات الأعمال

عن طريق الاتصالات التجاريةهي طرق تشفير ونقل وفك تشفير (فك تشفير) المعلومات.

الترميز هو وسيلة لنقل المعلومات من شخص إلى آخر. ويتم الترميز باستخدام الرموز والعلامات (الحروف والرسوم البيانية والأصوات والإيماءات).

يتم نقل المعلومات المشفرة عبر القنوات. يمكن أن تكون القنوات الهواء والأسلاك والورق.

1. 
   وظائف الاتصالات التجارية

وظيفة [من اللات. الوظيفة - التنفيذ] - الواجب، نطاق الأنشطة؛ الغرض، الدور.

وهكذا سنتحدث عن الغرض من الاتصالات التجارية .

يتم تمييز ما يلي: وظائف رئيسيهاتصالات الأعمال:

مفيدة، أي. كوسيلة للسيطرة، للحث على الإجراءات اللازمة؛

تكاملي، أي. كوسيلة لتوحيد الناس وشركاء الأعمال؛

تقديم الذات، أي. كوسيلة للتعبير عن الذات، وإظهار الأهداف والاهتمامات الشخصية؛

ترجمة، أي. كوسيلة لنقل المعلومات (الأوامر والتعليمات والتعليمات والتقارير والتقييمات)؛

- الرقابة الاجتماعية، أي. كوسيلة لتنظيم سلوك وأنشطة الموظفين؛

التنشئة الاجتماعية، أي. كوسيلة لتطوير مهارات ثقافة الاتصالات التجارية في الفريق؛

معبرة، أي. كوسيلة للتعبير عن التجارب العاطفية.

1. 
   أنواع الاتصالات بين الأشخاص

الأنواع الرئيسية للاتصالات بين الأشخاص هي الحتمية والتلاعب والحوار.

إلزامي هو شكل توجيهي استبدادي للتأثير على شريك الاتصال من أجل التحكم في سلوكه و المنشآت الداخليةوالإكراه على بعض الإجراءات والقرارات. يتصرف الشريك في دور سلبي. وسائل التأثير هي النظام والتعليمات والوصفات والمتطلبات.

تلاعب – التأثير على الشريك من أجل تحقيق نوايا خفية. دور الشريك سلبي أيضًا. الفرق عن الحتمية هو أن الشريك غير مطلع على الأهداف الحقيقية للتواصل. وسائل التأثير - المعاملات (الامتدادات "أعلاه" (الأصل)، "أدناه" (الطفل)، "التالي" (البالغ)).

كل من الأمر والتلاعب هما نوعان من التواصل المونولوج. ينظر الشخص إلى الشريك كموضوع نفوذه، ويتصرف بناء على أهدافه ومصالحه الخاصة، متجاهلا أهداف ومصالح الشخص الآخر.

حوار - التواصل في الاتجاهين. شروط التواصل الحواري؛

1. 
   التواصل على أساس مبدأ "هنا والآن"، أي. مع مراعاة المشاعر والدوافع حالة فيزيائيةفي الوقت الراهن؛
2. 
   تصور الشريك على قدم المساواة، وله الحق في إبداء رأيه؛
3. 
   تجسيد الاتصالات، أي. التحدث نيابةً عن نفسك، وتقديم أهدافك ومشاعرك ورغباتك.

1. 
   أشكال الاتصالات التجارية

التواصل البشري متنوع في أشكاله.

هكذا يختلفون:

التواصل المباشر وغير المباشر.

مباشر – اتصالات مباشرة باستخدام الوسائل اللفظية (الكلام) وغير اللفظية. غير مباشر – من خلال وسيط.

مباشر و غير مباشر.

مباشر – من خلال الأعضاء البشرية (الأحبال الصوتية واليدين والرأس). غير مباشر - بمساعدة الوسائل التقنية(تليفزيون، راديو، هاتف)، كتابيًا.

الشخصية والكتلة.

التعامل مع الآخرين - في مجموعات أو أزواج. وهذا يعني المعرفة الخصائص الفرديةالشركاء والتفاهم والخبرة في الأنشطة المشتركة. الكتلة – اتصالات مباشرة متعددة الغرباءأو من خلال وسائل الإعلام.

بالنسبة للاتصالات التجارية، يعد الاتصال المباشر بين الأشخاص هو الأكثر شيوعًا.
يمكن أن يتم التواصل في أشكال شفهية أو مكتوبة.

الاتصالات الكتابيةيتم تنفيذها باستخدام الأوامر والتقارير والشهادات والرسائل وما إلى ذلك. يتم تمثيل الجزء الرسمي الخاص بهم من خلال تدفق المستندات التنظيمية.

الاتصالات الشفهيةتحدث من خلال الاتصال المباشر بين الأشخاص أو عبر الهاتف.
الاتصالات الشفهية

في عملية الاتصالات الشفهية، يتجلى السلوك التواصلي للموظفين.
أنواع السلوك التواصلي:

1. 
   مسابقة

1. 
   مواجهة

1. 
   مؤسَّسة(التعاون القسري)

1. 
   تعاون(التعاون الطوعي)

1. 
   اتصال

السلوك التواصلي الفعال غير ممكن بدون مهارات التواصل. وتشمل هذه:

مهرات الأصغاء؛

مهارات الكلام.

مهارات التواصل غير اللفظي.
مهرات الأصغاء

قد تكون جلسة الاستماع:

سلبي

نشيط.

في الاستماع السلبي:يستمع الإنسان لكنه لا يتعمق فيما يسمع. ولذلك فإن إدراكه قد يكون غير كاف وردود أفعاله غير متوقعة.

نشيطيتميز السمع بالخصائص التالية:

1. 
   يتم الاستماع إلى كل ما يقوله المحاور بالكامل. علاوة على ذلك، يتم لفت الانتباه ليس فقط إلى محتوى الكلمات، ولكن أيضًا إلى المشاعر والعواطف.
2. 
   ويتجلى رد الفعل على المشاعر والعواطف بحيث يرى المحاور أنه يتم الاستماع إليه وفهمه.
3. 
   يتم الانتباه إلى جميع الإشارات التي يستخدمها المحاور (الإيماءات والنظرات).

عند تنظيم الاتصالات، من الضروري أن تأخذ في الاعتبار إمكانية العوائق التي تحول دون الاستماع النشط.

الانزعاج الجسدي (التعب ، صداع، الكتم)؛

انقطاع والأصوات الدخيلة.

الانشغال بأفكار أخرى؛

إجابات معدة مسبقًا؛

التحدث عن نفسك (نقل المحادثة إلى مشاكلك)؛

التخصيص (نقل المحادثة من المشاكل العامة إلى المشاكل الشخصية)؛

الموقف المتحيز تجاه المحاور ؛

الاستماع الانتقائي (يسمع الشخص فقط ما يريد سماعه).
مهارات الكلام

مهارات التحدث تعني القدرة على التعبير عن أفكار المرء. القدرة على التعبير عن أفكار المرء تعني:

1. 
   القدرة على إثارة اهتمام المحاور.
2. 
   القدرة على التعبير عن أفكار المرء.
3. 
   القدرة على الجدال.

يتجلى التوجه الذاتي في ما يلي:

لا ينظم الإنسان فكره قبل التعبير عنه.

يعبر الشخص عن نفسه بشكل غير دقيق وغامض.

يتحدث الشخص لفترة طويلة جدًا، بحيث لا يتذكر المحاور في نهاية العبارة ما حدث في البداية.

يتحدث الشخص دون الانتباه إلى رد فعل محاوره.

المحادثة بدون توجيه إلى المحاور تأخذ شكل مونولوج. مع مثل هذا التواصل، يتم فقدان ما يصل إلى 50٪ من المعلومات.

الشكل الأكثر فعالية للتواصل الشفهي هو الحوار. أساس الحوار هو القدرة على طرح الأسئلة. حقيقة السؤال تظهر بالفعل الاهتمام والرغبة في التواصل.

تتسع إمكانية التواصل الحواري إذا تم استخدام ما يلي: أنواع الأسئلة:

- يفتح، أي. تتضمن إجابات تفصيلية (عادةً ما يتم الإجابة على الأسئلة المغلقة بـ "نعم" أو "لا").

- مرآة، أي. تحتوي على تكرار في شكل استفهام لجزء من أقوال المحاور. وبذلك يمكنك إجباره على الاهتمام بما قيل وملاحظة الأخطاء وتصحيحها والشرح والتوضيح.

- تناوب، أي. تصريحات استباقية من المحاور توجه المحادثة في الاتجاه الصحيح.

الاتصالات الهاتفية محددة بشكل خاص. أساسي قواعد الاتصال الهاتفي:

عندما ترفع سماعة الهاتف، يجب أن تقدم نفسك وتسمي المنظمة أو القسم.

قبل طلب رقم، تحتاج إلى التفكير في خطابك، وصياغة الأسئلة، وإعداد المعلومات اللازمة.

لا يمكنك طرح عدة أسئلة متتالية، بل يجب عليك التوقف لسماع الإجابات.

يجب أن نتذكر أن المحادثة الهاتفية تؤدي إلى تفاقم أوجه القصور في الكلام، لذلك عليك التحدث بوضوح وليس بسرعة كبيرة.

مهمة المدير هي تعليم مرؤوسيه كيفية التواصل بشكل صحيح عبر الهاتف.
مهارات التواصل غير اللفظي

تشير ضمنيًا إلى القدرة على استخدام الإيماءات والنظرات والمواقف والمساحات والوقت، مظهرلنقل المعلومات.

يمكن أن تدعم الإشارات غير اللفظية الكلمات المنطوقة أو تتعارض معها، اعتمادًا على ما يريد المتحدث قوله وكيف يفسره المستمع.

يتم إدراك الرسائل غير اللفظية وتفسيرها وتخزينها في الذاكرة دون وعي تقريبًا. في بعض الأحيان يستخدم الشخص أيضًا دون وعي الوسائل غير اللفظية(أحيانًا على حسابك).

يمكن للشخص الذي يفهم لغة الإشارة أن يفهم بشكل أفضل المشاعر الحقيقية للمحاور، ويمكن أن يتعمد التضليل والتلاعب.

فعال وسائل التواصل غير اللفظييمكن ان يكون:

فضاء

مظهر.

في استخدام الفضاء لنقل المعلوماتذات أهمية خاصة هي:

1. 
   المكان الذي يتم فيه الاتصال؛
2. 
   الموقف المتبادل للمشاركين في الاتصالات.

في استغلال الوقت في نقل المعلوماتذات أهمية خاصة هي:

1. 
   الالتزام بالمواعيد.
2. 
   سرعة الرد على الرسالة الواردة من المحاور.

في استخدام المظهر كوسيلة للتواصل غير اللفظيمن الضروري أن نتذكر أن مظهر الشخص لا يتحدث فقط عن موقفه تجاه نفسه، ولكن أيضًا تجاه محاوره وموضوع الاتصال.
مهارات الاتصال مطلوبة في المواقف الإدارية مثل:

تحديد الأهداف والغايات للمرؤوسين.

تفاوض؛

حل الصراع.

مقبول بشكل عام أشكال الاتصالات التجارية الشفهية نكون اجتماعات العمل والمحادثات والاجتماعات والاجتماعات والمفاوضات والمؤتمرات.

وهناك أيضا أكثر حداثة أشكال مبتكرة :

- عرض تقديمي– هذا هو العرض الرسمي لشيء تم إنشاؤه حديثًا (مؤسسة، مشروع، منتج)؛

- « طاوله دائريه الشكل» - هذا اجتماع في إطار حدث أكبر، يستخدم مجانًا مؤتمرمشاركين غير متجانسين للمناقشة المباشرة لمشاكل معينة.ويتميز هذا النوع من التواصل بالميزات التالية:

1) الغرض من المناقشة هو تلخيص الأفكار والآراء المتعلقة بالمشكلة قيد المناقشة؛

2) يعمل جميع المشاركين في المائدة المستديرة كمؤيدين (يجب عليهم التعبير عن رأيهم حول القضية قيد المناقشة، وليس على آراء المشاركين الآخرين)؛

3) جميع المشاركين في المناقشة لديهم حقوق متساوية؛ ولا يحق لأحد أن يملي إرادته وقراراته.

خلال الموائد المستديرة، نادرا ما تولد الحلول والأفكار الأصلية. علاوة على ذلك، غالباً ما تلعب المائدة المستديرة دوراً إعلامياً ودعائياً أكثر من كونها أداة لتطوير حلول محددة.

- مؤتمر صحفي- حدث ل وسائل الإعلام الجماهيرية، يتم تنفيذها في الحالات التي توجد فيها أخبار ذات أهمية اجتماعية ومنظمة أو فرد شخص شهيرذات الصلة المباشرة بهذا الخبر ترغب في تقديم تعليقات على هذا الخبر الذي من شأنه أن يكون موضع اهتمام وأهمية للجمهور؛
تكنولوجيا المؤتمرات الصحفية

عادة، خلال المؤتمر الصحفي، يجيب المشاركون فيه على أسئلة الصحفيين المتعلقة بشكل مباشر أو غير مباشر بموضوع المؤتمر الصحفي.

1. 
   وقبل نحو أسبوع من انعقاد المؤتمر الصحفي المنتظر، من الضروري إخطار وسائل الإعلام التي يلزم حضورها في المؤتمر الصحفي، بحسب موضوعه. عادةً ما يتم ذلك عن طريق إرسال بيانات صحفية (بيانات صحفية رسمية) عبر البريد الإلكتروني أو الفاكس.
2. 
   بمجرد إرسال البيانات الصحفية، يرجى التحقق من الاستلام عن طريق الاتصال.
3. 
   وفي اليوم السابق، يتم إعادة التحقق من عدد الذين قبلوا الدعوة والذين سيحضرون المؤتمر الصحفي.
4. 
   إن وجود "شخصيات يمكن التعرف عليها" أمر مهم. لذلك، تحتاج إلى التواصل معهم مسبقًا ودعوتهم لإثارة اهتمامهم.

الوقت الأمثل لعقد مؤتمر صحفي هو من الساعة 11.00 إلى الساعة 16.00.

تتراوح مدة المؤتمر الصحفي عادة من 30 دقيقة إلى 3 ساعات، حسب الموضوع وعدد الصحفيين.

وظائف المقدم:

1. 
   الإعلان عن بداية ونهاية الحدث؛
2. 
   اقبل السؤال؛
3. 
   صرف سؤال غير مرغوب فيه، أي. ترك دون إجابة، مع الإشارة إلى الانحراف عن موضوع غير مرغوب فيه؛
4. 
   اختيار مرشح للسؤال التالي؛

- معرض – هذا عرض، عرض عام للإنجازات في مجال واحد أو أكثر من مجالات النشاط.

- عدل – متكررة سنويابيع البضائع. غالبًا ما تقام المعارض كجزء من حدث عرض أو آخر. على عكس المعرض العادي، يتمتع زوار المعرض بفرصة شراء المعروضات التي يحبونها على الفور.

1. 
   محادثة الأعمال كشكل من أشكال الاتصالات التجارية

محادثة تجارية - هذه محادثة في المقام الأول بين اثنين من المحاورين. هذه محادثة موضوعية منظمة خصيصًا تعمل على حل المشكلات الإدارية.

على عكس المفاوضات التجارية، والتي هي أكثر تنظيما بكثير، وكقاعدة عامة، تتم بين ممثلي المنظمات المختلفة (أو أقسام نفس المنظمة)، تحدث محادثة تجارية في كثير من الأحيان بين ممثلي نفس المنظمة. إنه أكثر رسمية وموجهة نحو الشخصية.

أهداف المحادثة التجارية:

1. 
   يكون لها تأثير معين على المحاور، وتشجيع العمل، وإنشاء علاقات عمل جديدة؛
2. 
   فهم جوهر المشكلة؛
3. 
   تطوير حل يعتمد على التعبير وتحليل آراء الموظفين.

يتم التحكم في مسار المحادثة من قبل السائل، لذلك لتوجيه تدفقها في الاتجاه الصحيح، من المناسب استخدام الأسئلة المفتوحة والمرحّلة.
أنواع المحادثات التجارية:

1. 
   المحادثة عند التقدم لوظيفة (مقابلة الاختيار).

أ) ما إذا كان المرشح يستطيع التعامل مع هذا العمل وما إذا كان يمكنه القيام به بشكل أفضل من الآخرين؛

ب) هل الصفات الشخصية للمرشح تفي بالشروط؟ الثقافة التنظيميةوما إذا كان يمكنه التفاعل بنجاح مع الموظفين الآخرين.

نتيجة المحادثة هي قرار بشأن مدى ملاءمة المرشح للوظيفة.

2. المحادثة عند الفصل (مقابلة الخروج).

تعتمد الأهداف على أسباب فصل الموظف.

أ) إذا استقال الشخص بسبب في الإرادةيمكنك معرفة الأسباب الحقيقية للفصل من أجل الحصول على فكرة عن المشاكل الموجودة في المنظمة. إذا كان السبب هو صراع عمالي، فمن المهم محاولة تخفيف الموقف من أجل منع تسرب المعلومات السلبية خارج حدود المنظمة. النتائج - معلومات إضافية عن ظروف المنظمة والحفاظ على صورة إيجابية للمنظمة في سوق العمل.

ب) إذا استقال الموظف بمبادرة من صاحب العمل، يمكن توضيح أسباب هذا القرار، وإذا لزم الأمر، يمكن أيضًا تقديم الدعم النفسي أو الاستشاري من أجل الحفاظ على سمعة المنظمة كصاحب عمل في سوق العمل . نتيجة المحادثة هي الحفاظ على صورة إيجابية للمنظمة.

3. المحادثات الإشكالية والتأديبية.

يتم تنفيذها عند حدوث اضطرابات في عمل الموظف، أو بناءً على انتهاكات الانضباط. بحيث يكون هذا الحديث الطبيعة البناءة(وليس فقط "التباعد")، فمن المستحسن اتباع القواعد التالية:

جمع كافة المعلومات اللازمة عن الموظف وعمله بشكل مبدئي؛

لاحظ التسلسل التالي للرسائل:

1) معلومات إيجابية عن عمل الموظف.

2) النقد.

3) تعليم كيفية تصحيح الوضع، والتعبير عن الثقة في قدرات الموظف وتحفيزه.

تقديم تعليقات محددة قدر الإمكان؛

انتقد أداء الوظيفة، وليس الشخص.

لاتخاذ قرار بناء على نتائج المحادثة، من الضروري فهم سبب الانتهاكات التي يرتكبها الموظف. قد يكون الحل هو التراكب إجراءات تأديبيةوتقديم المساعدة (على سبيل المثال، تعيين مرشد).
التنظيم الهيكلي لمحادثة الأعمال

إجراء محادثة يتطلب عددا من المراحل الإلزامية: المرحلة التحضيرية بدء محادثة؛ مناقشة المشكلة؛ صناعة القرار؛ إنهاء المحادثة.

المرحلة التحضيرية.أثناء التحضير للمحادثة القادمة، من الضروري التفكير في قضايا جدواها، وشروط ووقت عقدها، وإعداد المواد والوثائق اللازمة.

على سبيل المثال، عند اختيار مكان للمحادثة، من المفيد أن تأخذ في الاعتبار التوصيات التاليةالمختصون: ستشعر بثقة أكبر في مكتبك إذا جاءت مبادرة المحادثة منك. في مكتب محاورك، سيكون من الأسهل عليك حل المشكلات التي تتخذ فيها موقفًا أكثر فائدة بشكل موضوعي. إذا كان من الضروري تطوير قرار مشترك، وبرنامج عمل مشترك، فمن المنطقي تحديد موعد لاجتماع "على أرض محايدة"، حيث لن يكون لأي من الطرفين أي ميزة.

بدء محادثة.ترتبط المهام التي يتم حلها في بداية المحادثة، في المقام الأول، بإقامة اتصال مع المحاور، وخلق جو من التفاهم المتبادل، وإيقاظ الاهتمام بالمحادثة. على العبارات الأولى لكل مشارك في الاجتماع يعتمد موقفهم الإضافي تجاه موضوع المحادثة ومحاورهم كفرد.

نذكر عددًا من الأساليب التي يمكن استخدامها بفعالية في بداية المحادثة:

طريقة تخفيف التوتر: استخدام النداءات الشخصية والمجاملات والنكات لإقامة اتصال أوثق مع المحاور.

طريقة هوك: استخدام حدث أو مقارنة أو انطباع شخصي أو حكاية أو سؤال غير عادي يسمح لك بتقديم جوهر المشكلة التي يجب مناقشة المحادثة حولها بشكل مجازي.

طريقة تحفيز اللعب الخيالي: طرح العديد من الأسئلة في بداية المحادثة حول عدد من المشكلات التي يجب أخذها في الاعتبار أثناء المحادثة.

طريقة النهج المباشر: الدخول مباشرة في صلب الموضوع دون أي مناقشة - ذكر بإيجاز أسباب جدولة المحادثة والانتقال بسرعة إلى القضية المحددة.

الجزء الرئيسيالمحادثاتيهدف إلى جمع وتقييم المعلومات حول القضية قيد المناقشة؛ تحديد دوافع وأهداف المحاور؛ نقل المعلومات المخطط لها. يتم تسهيل التنفيذ الناجح لهذه المرحلة من خلال إتقان تقنية طرح الأسئلة وأساليب الاستماع النشط وإدراك المعلومات والحقائق.

عوائقلخلق جو صريح وبناء ونقدي لمحادثة عمل يمكن أن يكون:

قطع منتصف الجملة بلا لبس ؛

- قرار غير مبرر من قبل المحاور بالتعبير عن رأيه؛

فرض رأي قائد المحادثة؛

تجاهل حجج المحاور أو السخرية منها؛

رد فعل قاسٍ على الشركاء الذين يعبرون عن وجهات نظر متعارضة؛

التلاعب بالحقائق؛

شكوك لا أساس لها من الصحة، وتصريحات لا أساس لها من الصحة، وانتقاد لانتقادات؛

الجزء الأخير من المحادثةبمثابة نوع من التقييم العام لها. إن إكمال المحادثة بنجاح يعني تحقيق أهداف محددة مسبقًا. أهداف هذه المرحلة هي: تلخيص تحقيق الهدف؛ تحفيز المحاور للقيام بالنشاط المقصود؛ الحفاظ، إذا لزم الأمر، على مزيد من الاتصال مع المحاور.

من المهم فصل نهاية المحادثة عن مراحلها الأخرى؛ لهذا، يتم استخدام تعبيرات مثل: "دعونا نلخص" أو "لقد وصلنا إلى نهاية محادثتنا".

1. 
   اجتماع عمل

اجتماع عمل - شكل من أشكال التفاعل المنظم والهادف المرتبط باتخاذ القرار من قبل مجموعة من أصحاب المصلحة

تشغل الاجتماعات جزءًا كبيرًا من وقت عمل المدير. علاوة على ذلك، كلما ارتفع منصب الشخص في المنظمة، كلما كان عليه المشاركة في الاجتماعات في كثير من الأحيان. وفي الوقت نفسه، فإن معظم الناس لديهم كراهية حادة لهذا النوع من النشاط المهني. ويعود السبب في ذلك إلى الكفاءة المنخفضة للغاية لمعظم الاجتماعات والمؤتمرات، وهو ما يفسره الجهل بأبسط مبادئ الإعداد وعقد الاجتماعات.

اجتماع عمل - هو نشاط يتعلق باتخاذ القرار مجموعةالأطراف المهتمة. وبناء على ذلك، يتأثر تنظيم الاجتماع بسمات سلوك المجموعة مثل توزيع الحالات والأدوار في المجموعة، والعلاقات بين أعضاء المجموعة، وضغط المجموعة، وما إلى ذلك.
عقد الاجتماعات مناسب,عند الضرورة:

توصيل المعلومات إلى عدة موظفين في نفس الوقت؛

اتخاذ القرار بشكل جماعي؛

التوصل إلى اتفاق مع القرار من خلال إشراك الموظفين في مناقشته؛

استخدم الاجتماعات للنمو المهني للموظفين.

وبناء على ذلك عقد الاجتماعات غير مناسبمتى:

يمكن نشر المعلومات كتابيًا أو شفهيًا عبر الهاتف؛

لقد تم اتخاذ القرار بالفعل؛

ليس هناك وقت لمناقشة جماعية للقرار.
شروط الاجتماع الناجح:

1. 
   يجب على القائد تطوير رأيه الخاص حول كيفية حل المشكلة والتفكير في تكتيكات إدارة الاجتماع مسبقًا.
2. 
   يجب إخطار المدعوين مسبقًا بجدول أعمال الاجتماع من أجل التفكير في المشكلة مسبقًا والحضور إلى الاجتماع بمقترحاتهم. يجب أن يشمل المدعوون:

المتأثرون بالمشكلة؛

ومن المتوقع أن ينفذوا القرار.

3. يجب أن يكون الاجتماع منظماً بشكل جيد بحيث لا يكون هناك خلافات أو صراعات، فمن الممكن أن يدافع جميع الحاضرين عن وجهة نظرهم.

4. من الضروري الاستماع إلى آراء جميع الحاضرين، ومن الأسفل إلى الأعلى في التسلسل الهرمي للخدمة.

5. يجب أن تكون نتيجة الاجتماع قرارًا تمت الموافقة عليه بأغلبية المشاركين (يجب التوصل إلى حل وسط).
هناك اجتماعات أنواع مختلفة: لتبادل المعلومات، وصياغة المشاكل، وحل المشاكل، واتخاذ القرارات.

الشكل 1: عملية تنظيم الاجتماع
أنواع اجتماعات العمل

يتم تصنيف اجتماعات العمل وفقًا للمعايير التالية:

1. بالانتماء إلى مجال الحياة العامة:الأعمال الإدارية والعلمية والعلمية والتقنية (الندوات والندوات والمؤتمرات والمؤتمرات) واجتماعات واجتماعات المنظمات السياسية والنقابية وغيرها من المنظمات العامة والاجتماعات المشتركة؛

2. حسب حجم جذب المشاركين:دولي، جمهوري، قطاعي، إقليمي، إقليمي، مدينة، منطقة، داخلي (على نطاق منظمة واحدة أو أقسامها)؛

3. في المكان:محلي، زائر؛

4. حسب التردد:منتظم ودائم (يجتمع بشكل دوري، ولكن دون انتظام ثابت)؛

5. حسب عدد المشاركين:في تكوين ضيق (ما يصل إلى 5 أشخاص)، في تكوين موسع (ما يصل إلى 20 شخصا)، ممثل (أكثر من 20 شخصا).

6. حسب أغراض الفعالية:مشكلة إرشادية وتشغيلية (مرسلة).

أهداف الاجتماعات الإحاطة - إذاعة معلومات ضروريةوالأوامر من الأعلى إلى الأسفل حسب مخطط الإدارة لسرعة تنفيذها. يتم لفت انتباه المشاركين في الاجتماع إلى القرارات التي يتخذها رئيس المؤسسة أو المنظمة، ويتم توزيع المهام بالتعليمات المناسبة، ويتم توضيح المشكلات غير الواضحة، ويتم تحديد المواعيد النهائية وطرق إكمال المهام.

أهداف الاجتماعات التشغيلية (المرسلة).- الحصول على معلومات حول الوضع الحالي. وعلى عكس اجتماعات الإحاطة، تتدفق المعلومات من الأسفل إلى الأعلى من خلال نظام الإدارة. يقدم المشاركون في مثل هذا الاجتماع معلومات عن التقدم المحرز في العمل في هذا المجال. تُعقد الاجتماعات التشغيلية بانتظام، ودائمًا في نفس الوقت، وقائمة المشاركين ثابتة، ولا يوجد جدول أعمال خاص، فهي مخصصة للمهام العاجلة للأيام الحالية والقادمة 2-3 أيام.

أغراض اجتماعات المشكلة – إيجاد أفضل الحلول لمشكلة معينة في أقصر وقت ممكن.
في ممارسة الإدارة، عادة ما يرأس المدير الاجتماعات. غالبًا ما يقلل هذا الظرف من فعاليتها، حيث يتعين على القائد أن يلعب ثلاثة أدوار في نفس الوقت: فهو مركز القوة ومنظم عملية المناقشة، وهو مسؤول عن نتائج الاجتماع. أدى تحليل دور القائد في الاجتماع إلى تطوير الطريقة تسهيل.

تسهيلويعني استخدام طرف ثالث محايد يتمتع بعقل متفتح بشأن القضية قيد المناقشة لتنفيذ عملية من شأنها أن تزيد من احتمال التوصل إلى اتفاق مقبول للطرفين.

ميسر- متخصص في تنظيم عملية التفاعل بين المشاركين في الاجتماع.

ويمكن أن يكون الميسر مفيدًا على وجه الخصوص

عند عقد اجتماعات تهدف إلى حل القضايا أو النزاعات الخلافية؛

عند عقد اجتماعات تهدف إلى إقامة علاقات الشراكة؛

عند إجراء اجتماعات داخل المنظمة ومتعددة الأطراف، عندما يكون هناك موقف يكون فيه أي من المشاركين قوة عظيمةمن غيرهم، وهناك خطر من قمع آراء المشاركين الآخرين.

1. 
   تفاوض

تفاوض – التواصل بين الأطراف لتحقيق أهدافهم، حيث تتاح لكل طرف فرص متساوية للسيطرة على الوضع واتخاذ القرارات.

وظائف التفاوض:

1. 
   البحث عن حل مشترك للمشكلة؛
2. 
   وظيفة المعلومات
3. 
   وظيفة التواصل
4. 
   وظيفة تنظيمية
5. 
   وظيفة الدعاية
6. 
   حل مشاكل السياسة الداخلية والخارجية الخاصة بك

أنواع المفاوضات:

هناك نوعان رئيسيان من المفاوضات – الموضعية والمبدئية:

- الموضعية،التي تركز استراتيجيتها على الخلاف حول نقاط (مواقف) محددة في حل قضية الصراع. على سبيل المثال، نزاع حول بنود محددة في العقد، نزاع حول السعر أثناء عملية البيع والشراء. غالبًا ما تسمى هذه الإستراتيجية بالتداول الموضعي؛

- أساسي(أو المفاوضات حول الأسس الموضوعية) تتضمن أقصى قدر من الاعتبار لمصالح الأطراف والتطوير المشترك لاتفاق عام على هذا الأساس.

يمكن أيضًا إجراء نوعي المفاوضات الموصوفين أعلاه على النحو التالي:

- المفاوضات الناعمةعندما يكون الطرفان مستعدين لتقديم تنازلات لا نهاية لها لبعضهما البعض من أجل التوصل إلى اتفاق والحفاظ على علاقات جيدة، مما يؤدي في النهاية إلى اتخاذ قرار غير فعال لكلا الطرفين؛

- مفاوضات صعبة ، أي. الإصرار بأي ثمن على موقفه الخاص، والذي عادة ما يكون متطرفًا، بالنسبة للجزء الاكبروتجاهل مصالح الطرف الآخر.

وفيما يتعلق بالتصنيفات الأخرى للمفاوضات، فإنها قد تختلف في عدد ومستوى المشاركين، وفي نطاق القضايا التي تمت مناقشتها، وفي آليات صنع القرار، والمدة، والانتظام، ودرجة الشكلية والتنفيذ الإلزامي للقرارات المتخذة.

مراحل المفاوضات:

1. 
   التحضير للمفاوضات؛
2. 
   عملية التفاوض؛
3. 
   استكمال المفاوضات وتحليل نتائجها.

المرحلة التحضيريةيتضمن المعلومات والتدريب التنظيمي.

إعداد المعلومات يشمل:

1. 
   تحليل المشكلة، تشخيص الوضع؛
2. 
   تشكيل نهج مشتركللمفاوضات وأهدافها وغاياتها ومواقفها؛
3. 
   التنبؤ بتطور الوضع وتحديد الحلول الممكنة؛
4. 
   إعداد المقترحات وحججها، وإعداد الوثائق اللازمة.

يتضمن الإعداد التنظيمي ما يلي:

1. 
   - تحديد تشكيلة الوفد ورئيسه.

2) إقامة علاقة عمل مع شريك محتمل: إظهار الاهتمام بالمشاركة في المفاوضات، والطلب (إذا لزم الأمر) معلومات إضافية(على سبيل المثال، الوثائق الفنية).

3) الاتفاق مع الشريك على الجوانب التنظيمية للمفاوضات القادمة (مستوى المفاوضات (من هو رئيس الوفد: رئيس المؤسسة، نائبه، الخ؟)، موقع المفاوضات، الكمية تكوين الوفد (كم عدد الأشخاص الذين سيشاركون في المفاوضات؟).

4) تقديم المقترحات على جدول الأعمال (ما هي القضايا وبأي ترتيب تنوي مناقشتها).

ومن المهم أيضا أن تولي اهتماما ل التدريب التكتيكيوالتي تركز على اختيار أساليب وطرق التفاوض، وتوزيع الأدوار بين أعضاء الفريق، وتصحيح أخطاء العاملين، علاقات عملمع شريك.
عملية التفاوض
أماكن الجلوس:يجلس في الوسط رئيس الوفد، وأمامه رئيس الوفد الشريك؛ على يمين الرأس الشخص الثاني في الوفد، وعلى اليسار المترجم (إذا لزم الأمر).
محادثة مباشرة

المرحلة الأولى هي توضيح مصالح المفاوضين ومواقفهم وأهدافهم وما إلى ذلك. (تنبيه: بغض النظر عن مدى جودة الإعداد، هناك دائمًا عدد من النقاط غير الواضحة المتبقية).

المرحلة الثانية هي مناقشة المواقف. الشيء الرئيسي في هذه المرحلة هو مناقشة الحلول المقترحة.

المرحلة الثالثة هي تنسيق المواقف. ومن المستحسن الاتفاق أولاً على الخطوط العامة للاتفاقية (وضع صيغة عامة)، ثم مناقشة التفاصيل. هذا التكتيك يوفر الوقت. على المرحلة الأخيرةيبدأ الطرفان بتحرير النص.

لهجة هادئة، حتى لو كان الشريك منزعجاً أو عدوانياً، عليك الاستماع جيداً إلى المحاور حتى النهاية، دون مقاطعة؛

بعد 5-7 دقائق من البداية، يتم تقديم الشاي والقهوة؛

وبعد ساعة من المحادثة، يتم تقديم الشاي والقهوة مرة أخرى؛

في نهاية المفاوضات (توقيع بروتوكول النوايا، العقد، الاتفاق)، يتم تنظيم حدث بروتوكول (على سبيل المثال، حفل استقبال).

تحليل نتائج المفاوضات.

وعلى وجه الخصوص، من الضروري تحليل:

1. 
   ما هي الإجراءات التي ساهمت في نجاح (فشل) المفاوضات؟
2. 
   ما هي الصعوبات التي نشأت وكيف تم التغلب على هذه الصعوبات؟
3. 
   وما الذي لم يؤخذ بعين الاعتبار عند التحضير للمفاوضات، لماذا؛
4. 
   ما هي المفاجآت التي نشأت خلال المفاوضات؟
5. 
   ماذا كان سلوك الشريك خلال المفاوضات؟
6. 
   ما هي مبادئ التفاوض التي يمكن وينبغي استخدامها في مفاوضات أخرى؟

في حالة الفشل المحتمل في الوفاء بالاتفاقيات، من الضروري إخطار الشريك مقدما، وتقديم خيارات التعويض (إذا لم يتم تحديدها في العقد).
تكتيكات التفاوض

التكتيكاتمفاوضات- مجموعة من الإجراءات المحددة (بما في ذلك الكلام) التي يتم تنفيذها بترتيب معين وضمن إطار زمني معين لتحقيق الأهداف الوسيطة للمفاوضات.

على سبيل المثال، يمكن استخدام التكتيكات التالية:

1. 
   زيادة تدريجية في تعقيد القضايا التي يتم حلها, عندما يُطلب من الشركاء الأوائل حل مشكلات أقل أهمية وأقل إشكالية، ومن السهل جدًا الحصول على إجابة إيجابية عنها. وهذا يخلق مناخًا نفسيًا مناسبًا ويظهر أن المشكلة قابلة للحل. ما يلي هو البحث عن "مجال الحل المشترك" و" صيغة عامةقرارات." للحصول على موافقة شريكك على القضايا الأقل أهمية، يمكنك "تقسيم" المشكلة إلى مكوناتها والسعي إلى الاتفاق على كل عنصر. تساعد الحلول الإيجابية لعدد من المشكلات السهلة في إقناع شريكك بإمكانية حل المشكلات الأكثر تعقيدًا.
2. 
   "التغليف"اقتراحات، عندما ترتبط العروض غير الجذابة بعدد من العروض الجذابة وتقدم لشريك مهتم بالتنفيذ السريع للأخيرة. يعمل هذا التكتيك على تسريع الاتفاقية ويعطي الأولوية لمبادر حزمة الاقتراحات.
3. 
   تكتيكات التنازلات التدريجية; وهذا التكتيك لا يضعف بالضرورة موقف الشريك. من المرجح أن يُنظر إلى الموافقة على تقديم التنازل على أنها رغبة في تجنب الإحراج لكلا الطرفين.

طرق التفاوض:

1. الطريقة المتغيرة يمكن تنفيذها في المرحلة التحضيرية للمفاوضات. ويتكون من توزيع النتيجة المتوقعة على:

الحل الأمثل للمشكلة؛

الحل الأمثل وما هي جوانب حل المشكلة التي يمكن إهمالها؛

القرار الجبري وتوقيته؛

عرض من شريك يجب رفضه بالتأكيد.

لقد تم التفكير في كل هذه الخيارات مسبقًا، وكذلك خيارات الإستراتيجية لكل منها.

1. 
   طريقة التكامل يُنصح باستخدامه إذا لم ينحرف الشريك عن اهتماماته الضيقة ويجري مساومة موضعية.

1. 
   طريقة الموازنة أنا يركز انتباه المفاوضين على التحليل الدقيق لنظام الحجج المضادة لدى الشريك. يتم استخدام هذه الطريقة في حالتين. على المرحلة التحضيرية، عندما يكون من المستحيل محاكاة مسار المفاوضات دون تحليل مواقف الشركاء، وأثناء المفاوضات، عندما يكون الشريك "يلعب على الوقت"، ولا يريد المخاطرة أو ليس لديه الكفاءة الكافية.

1. 
   طريقة التسوية يتجلى ذلك في رغبة الشركاء في مراعاة مصالح بعضهم البعض وتقديم التنازلات. وهذا ينطوي على التخلي عن المتطلبات الأصلية وصياغة متطلبات جديدة.