Sənədlərin elektron formada saxlanması haqqında. Elektron sənədlərin düzgün və təhlükəsiz saxlanması: bunu necə təmin etmək olar

Ofis işinin kompüterləşdirilmiş texnologiyalara keçməsi ilə yaradılan sənədlərin saxlanmasının sadələşdirilməsi və təşkili məsələsi ortaya çıxır. elektron forma.

"Sənədlər elektron formatda təşkilatın əməkdaşları tərəfindən əldə edilən kompüterlərdə yaradıla bilər e-poçt, ənənəvi kağız formasından elektron formaya (skan etməklə) tərcümə edilmişdir. Yaradılmış və ya qəbul edilmiş sənəd kompüter yaddaşında saxlanmalıdır - fayl kimi qeyd olunur HDD. Sənədlər kompüterin sabit diskində və ya xüsusi ayrılmış kompüterdə (fayl serveri) və ya çıxarıla bilən mediada saxlanıla bilər.” .

İlk növbədə, sənədlərin yerləşdiriləcəyi sərt diskdə qovluqlar (kataloqlar) yaradılır. Kağız sənədlər fayllara qoyulduğu kimi, fayllar da qovluqlara yerləşdirilir. Hər bir qovluğun içində alt qovluqlar ola bilər ki, onların da öz alt qovluqları ola bilər. Hər bir qovluğa "ad" verilir. “Ad” sənədlərin növündən (sərəncamlar, aktlar, hesabatlar və s.) başlamalı, sonra sənədlərin məzmunu müəllifliyi, buraxılışı, müxbiri və sənədlərin (dosyaların) verildiyi müddət haqqında məlumatlarla aydınlaşdırılır. qruplaşdırılır.

Cari ofis iş faylları kompüterin sabit diskində saxlanılır. Şəbəkədə işləyərkən istifadəçinin digər kompüterlərdəki disklərə və ya kataloqlara çıxışı ola bilər. Bu halda, onların seriya hərf nömrələri olacaq və öz kompüterinizdə yerləşən qurğular kimi işləyə bilərlər. Bunu etmək üçün, lazımi resursları ehtiva edən kompüterdə müəyyən bir fayla girişi bölüşmək icazəsi təyin olunur. Giriş ya parol istifadə etməklə məhdudlaşdırıla bilər tam giriş və yalnız oxumaq üçün giriş və ya yalnız müəyyən istifadəçilər üçün girişi məhdudlaşdırmaq. Qovluğa girişi məhdudlaşdırmaq üçün parol daxil edə bilərsiniz. Böyük həcmdə paylaşılan sənədləri olan təşkilatlar davamlı işləmək üçün nəzərdə tutulmuş və vahidlərdən onlarla, yüzlərlə və hətta minlərlə istifadəçiyə qədər məlumatlara eyni vaxtda çıxışı təmin edən xüsusi, yüksək etibarlı kompüterlərdən - fayl - serverlərdən istifadə edirlər.

Ofis dövriyyəsinə daxil olan bütün sənədlər standart təsnifatçılar əsasında bölmənin (bütövlükdə təşkilatın) iş nomenklaturasına uyğun yaradılmış ümumi qovluqlarda saxlanılmalıdır.

müəyyən edən əsas suallardan biridir uğurlu istifadə Ofisdə kompüter texnologiyası sənədlərin elektron formada etibarlı saxlanması deməkdir. Sənədlərin təhlükəsizliyi aşağıdakılardan ibarətdir:

1. Stabil enerji təchizatı;
2. Yedəkləmə;
3. Anti-virus müdafiəsi;
4. Xüsusi utilitlərdən (köməkçi proqramlardan) istifadə edərək profilaktika və diaqnostika.

Elektron saxlanmanın özəlliyi ondan ibarətdir ki, sənədlər işgüzar işlərdə onlarla iş başa çatdıqdan sonra dərhal elektron arxivə göndərilir.Sənədlərin qeydiyyatı zamanı məlumat bazası formalaşır.

Keçən ilin sənədləri üzrə məlumatlar hətta ötən ilin bütün sənədləri icra edildikdən sonra da ayrıca saxlanılır. Verilənlər bazası yalnız istinad işi üçün istifadə olunur və onu xarici yaddaş mühitinə köçürmək olar. İnformasiyanın həcmindən asılı olaraq disket, maqnit lenti, CD-ROM və ya digər arxiv daşıyıcıları ola bilər.

Daimi və uzunmüddətli saxlama müddəti olan sənədlər adətən CD-ROM-da, müvəqqəti saxlama müddəti olan sənədlər isə saxlama müddəti bitdikdən sonra silinə və yenidən yazıla bilən daşıyıcılarda qeyd olunur.

Sənədlərin saxlanma müddətləri mövcudluq formasından - kağız və ya elektron - asılı deyil və xüsusi kataloqlar - saxlama müddətlərini göstərən sənədlərin siyahıları ilə müəyyən edilir.

Arxiv sənədlərini saxlamaq üçün adətən məntiqi sürücü və ya kompüterdəki bir neçə qovluqdan istifadə olunur. “Elektron Arxiv” kimi proqramlar varsa, uçot və köçürmə avtomatik həyata keçirilir. Əks halda, bu, əl ilə edilir: sənədlər saxlama müddətinə bölünür, inventarların illik bölmələrinə uyğun qovluqlar yaradılır. Daimi saxlamada əhəmiyyətli sayda sənədlər olduqda, onlar illik bölmənin daxilində, müvafiq şöbələrin qovluqlarında yerləşdirilir.

“Uzunmüddətli saxlama təşkil edərkən həll edilməli olan əsas problemlərdən biri elektron sənədlər, onların oxunmasını təmin etməkdir həyat dövrü. Tapşırıq çoxşaxəlidir: elektron sənədin ilkin yaradıldığı və/yaxud hazırda saxlandığı və/yaxud ona daxil olmaq üçün istifadə olunan kompüter sistemində və ya cihazında oxuna bilməsini təmin etmək lazımdır. gələcəkdə elektron sənədlərin saxlanması üçün istifadə olunacaq”. .

Rəqəmsal mediada saxlanılan məlumatlar zaman keçdikcə oxunmaz hala gələ bilər. Bunun bir neçə səbəbi ola bilər.

Zəif saxlama şəraitinə məruz qalma medianın fiziki aşınmasına və ya pisləşməsinə səbəb olacaq. Hazırda elektron sənədlərin saxlanması üçün istifadə olunan bütün növ daşıyıcılar temperatur və rütubətin dəyişməsi kimi mənfi ətraf mühit şəraitinə həssasdır. Bu cür əlverişsiz şərait ya mediaya ziyan vurur, ya da onun “qocalması” və deqradasiyası prosesini sürətləndirir. Təmin etmək maksimum müddət xidmətlər müxtəlif növlər Rəqəmsal media anbar sahələrində müxtəlif səviyyələrdə ətraf mühitə nəzarət tələb edir.

“Media və aparatların köhnəlməsi, hansı ki, cihaz (məsələn, lent və ya disk) mövcud kompüter avadanlığı ilə (məsələn, lent və ya disk sürücüsü) fiziki cəhətdən uyğun gəlmir və buna görə də məlumat oxuna bilmir. Medianın köhnəlməsi qaçılmazdır, çünki texnoloji tərəqqi elektron sənədlərin fiziki saxlanma üsulunu daim dəyişir (məsələn, qeyd texnologiyasında, avadanlıq interfeyslərində və sənədlərdə dəyişikliklər baş verir). proqram təminatı sürücülər); cihazların dizayn parametrləri dəyişir. Nəticədə, zaman keçdikcə köhnə yaddaş daşıyıcıları sonrakı media və avadanlıqlarla uyğun gəlmir”. .

Bəzi məlumat qeyd texnologiyalarından istifadə edərkən, maqnit sahələrinə, toz və çirkləndiricilərə məruz qalma səbəbindən məlumatların korlanması mümkündür. mühit maddələr (maqnit mühiti), digər media növləri (optik) isə təsirə daha az həssasdır xarici amillər və ciddi nəzarət edilən saxlama mühitindən kənarda baş verən zərərlərə daha az həssasdırlar.

Sənəd formatlarının köhnəlməsi - Elektron sənədlər müxtəlif formatlarda yaradılır və istifadə olunur. Onların bir çoxu "qapalıdır" və ya əlçatmazdır ətraflı təsvirlər, yaxud onların istifadəsinə əqli mülkiyyət hüquqları mane ola bilər. Bu, uzunmüddətli saxlama zamanı məlumatın mövcudluğuna təhlükə yaradır, buna görə də indi də elektron sənədləri uzunmüddətli saxlama üçün köçürərkən, istifadə olunan geniş formatlar arasından arxiv saxlama məqsədləri üçün uyğun olan az sayda ümumi istifadə olunan standartlar seçilir. sənədi yaradanlar və qəbul edənlər tərəfindən.

Buna görə də açıq formatlar indi o qədər populyardır ki, bu da onları yaratmaq üçün istifadə olunan proqram təminatı olmadıqda belə elektron sənədlərlə işləməyə imkan verir. Mütəxəssislər tövsiyə edirlər ki, elektron sənədləri "qeyri-standart" formatda saxlamaq lazımdırsa, mümkün qədər ətraflı təsviri, həmçinin proqram təminatının özünü tərk etməyə çalışın.

Proqram təminatının köhnəlməsi. Təşkilatın elektron sənədlərini yaratdıqda və istifadə edərkən və şəxslər geniş proqram paketlərindən istifadə edin. Sənədlərin təhlükəsizliyini təmin etmək üçün müvafiq proqram təminatına daxil olmaq və ya bütün bu paketləri işlək vəziyyətdə saxlamaq olduqca çətindir.

Bəzi elektron sənədlər proqram təminatından asılı ola bilər və buna görə də onlar yalnız köhnəlmiş sənədlərdə istifadə oluna bilər informasiya sistemləri.

Beləliklə, sənədlər kompüterin sabit diskində və ya xüsusi ayrılmış kompüterdə (fayl serveri) və ya çıxarıla bilən mediada saxlanıla bilər. əsas xüsusiyyət elektron saxlama sənədlərin iş yerində onlarla iş başa çatdıqdan sonra dərhal elektron arxivə göndərilməsindən ibarətdir. Həmçinin gələcəkdə sənədlərin təkrar istehsalı ilə bağlı problemlərin qarşısını almaq üçün proqram təminatını vaxtında yeniləmək, elektron sənədlərin açıq formatlarından istifadə etmək, etibarlı mühafizəni təmin etmək lazımdır.

Sənədlərin elektron şəkildə saxlanması onları adi “kağız” anbarda yerləşdirməkdən bir qədər fərqli fəlsəfə və məntiqi əhatə edir. Əvvəlcə sənədlərin elektron formada saxlanmasının nə olduğunu anlayaq. Beləliklə, biz bilirik ki, sənəd axını bir şirkətdə sənədlərlə işləmək üçün GOST R 51141-98 tərəfindən müəyyən edilmiş proseslər toplusudur.

Sənəd axını adətən aşağıdakı prosedurları əhatə edir:

Sənədin qəbulu;
Onun qeydiyyatı;
Xəbər bülleteni;
Sənədlərin icrasına nəzarət;
Bu və ya digər təsnifatçı əsasında işlərin formalaşdırılması;
Sənədlərin saxlanması;
Sənədlərin təkrar istifadəsi;
Müxtəlif profillərin istinad işi.

Beləliklə, elektron sənədlərin saxlanması bütün bu prosesləri həyata keçirməyə imkan verməlidir. Elektron sənəd dövriyyəsi “kağızsız ofis işi” konsepsiyasının həyata keçirilməsini, yəni şirkətdə vahid informasiya mühitinin yaradılmasını nəzərdə tutur. elektron mexanizm sənədlərin yaradılması və həyata keçirilməsi.

Elektron sənəd nədir?

Bu, müəyyən kompüter məlumat emal alətlərindən istifadə etməklə yaradılmış bir sənəddir. Elektron sənəd formatı, istənilən daşıyıcıda qeyd oluna bilməsi və elektron rəqəmsal imzadan istifadə edərək imzalamaq imkanı ilə xarakterizə olunur. Sənədi yalnız məlumat faylı deyil, sənədə çevirən elektron rəqəmsal imzadır. Elektron rəqəmsal imza əlyazma imzaya bənzəyir məsul şəxs və əlavə olaraq - elektron sənədin bütövlüyü və həqiqiliyinə nəzarət vasitəsi.

Maşınla oxuna bilən sənəd

Maşınla oxunan sənəd, öz növbəsində, kompüter sistemindən istifadə etməklə oxuna bilən və bu və ya digər daşıyıcıda elektron formada qeyd olunan sənəddir.

Beləliklə, sənədlərin elektron formada saxlanması təkcə onların təsnifatını deyil, məlumatların saxlanmasının etibarlılığının və sistemin bütövlüyünün təmin edilməsini, həm də transformasiya edən aparat və proqram təminatı həllərini (EDS) əhatə edən tədbirlər kompleksini tələb edir. informasiya resursları baxımından real qüvvəyə malik olan sənədlərə çevrilir mövcud qanunvericilik Rusiya Federasiyası. Həmçinin sənədlərin elektron formada saxlanması iş proseslərinin optimallaşdırılması üçün bir sıra tədbirləri, yəni sənəd idarəetmə sisteminin aparat və proqram təminatının tətbiqini nəzərdə tutur.

İstənilən təşkilat sənədləri saxlamalıdır

Təxminən daha çox böyük şirkət haqqında danışırıq, sənəd axını nə qədər böyükdürsə, arxivdə bir o qədər çox sənəd saxlanılacaq. Və fürsət nə qədər cəlbedici görünür . Uzun müddətə Rusiya müəssisələri, təşkilatlar, firmalar sənədləri elektron formada saxlayır (və bəziləri saxlamağa davam edir). Bununla belə, in Son vaxtlar, saxlanması ilə əlaqədardır mühasibat sənədləri elektron formada bir çox üstünlüklərə malikdir, hər il daha çox şirkət arxivi rəqəmsalləşdirməyi planlaşdırır.

Kağız arxivdən istifadə əlverişsiz və praktik deyil:

Sənədlərin elektron formada saxlanması bu baxımdan daha cəlbedici görünür. Birincisi, sənədin kağız arxivində axtarışı çox vaxt tələb edir. Eyni sənəd birdən-birə bir neçə işçiyə eyni anda ehtiyac duyarsa, onun surətini çıxarmalısınız. Bundan əlavə, kağız arxivlər çox kövrəkdir - kağız sənədlərlə tez-tez işləmək sənədlərin zədələnməsinə səbəb olur. Çox vaxt sənəd istifadə olunduqdan sonra səhvən başqa yerə göndərildikdə itkilər baş verir. İlkin sənədlərin elektron formada saxlanması, mühasibat sənədlərinin elektron formada saxlanması (həmçinin hər hansı digər sənədlər) bütün bu çatışmazlıqlardan azaddır - siz həmişə tez tapa bilərsiniz. tələb olunan sənəd, lazım gələrsə, çap edin və istifadə edin.

Peşəkarlarla əlaqə saxlayın

Sənədlərin elektron formada saxlanmasının sizin üçün ən uyğun olduğuna qərar verərək, arxivi kimin rəqəmsallaşdıracağına, habelə mühasibat sənədlərinin sonradan elektron formada harada saxlanacağına qərar verməyə dəyər. Hər iki halda peşəkarlara etibar etmək daha müdrikdir. “Capital Archivist” arxiv şirkəti ilə əlaqə saxlamaq sənədlərin elektron formada sürətli, peşəkar rəqəmsallaşdırılmasını və səriştəli, etibarlı saxlanmasını təmin etməyə imkan verəcək.

Məsələnin maliyyə tərəfini vurğulamağa dəyər

Arxiv şirkəti ilə sənədlərin elektron şəkildə saxlanması, təbii ki, pulsuz olmayacaq. Təəssüf ki, bir çox şirkət və firmalar peşəkarların xidmətlərinə qənaət etməyə çalışırlar... və nəticədə çoxlu pul xərcləmək zərurəti ilə üzləşirlər. Zərər və ya itki mühüm sənədlər kifayət qədər böyük cərimələrə, eləcə də sənəd dövriyyəsi sahəsində hər hansı digər pozuntulara səbəb ola bilər. Bu bədbəxtliklərin sizdən yan keçəcəyinə əminsinizsə, arxivi saxlamaq üçün bir otaq icarəyə götürməyin sizə nə qədər başa gələcəyini düşünməlisiniz. Amma bu otaqdan daha səmərəli istifadə etmək olar.

Ayrı-ayrılıqda qeyd etməyə dəyər

İlkin sənədlərin elektron formada saxlanması, mühasibat sənədlərinin elektron formada saxlanması sənədlərdən ən səmərəli istifadə prosesini əhəmiyyətli dərəcədə asanlaşdırır - konkret sənədin axtarışına qənaət olunan vaxt şirkətinizin işçiləri tərəfindən qarşıya qoyulmuş məqsədli vəzifələrin həllinə daha səmərəli sərf olunacaqdır. sənin biznesin.

Niyə biz?

Əgər əlaqəli problemləri həll edərək işinizdən yayınmaq istəmirsinizsə, sənədlərin elektron formada düzgün saxlanmasını təmin etmək istəyirsinizsə, Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyinə uyğun olaraq, "Kapital Arxivist" arxiv şirkəti ilə əlaqə saxlayın - biz bütün sənədləri tez bir zamanda skan edəcək, onları çeşidləyəcək və təhlükəsiz saxlanmasını təmin edəcək.

Təşkilatlar şirkətdə sənəd dövriyyəsinin və ofis işinin idarə edilməsi prosesini avtomatlaşdıran elektron sənəd anbarlarından istifadə edə bilərlər. Bu cür sistemlər vahid sənədlər bazası yaratmağa imkan verir, proqramlar verilənlər bazasında elektron nüsxələrin avtomatik saxlanması ilə sənədlərin skan edilməsi prosesini asanlaşdırır.

Sənədlərin uçotu proqramları məlumat bazasında qeydlər şəklində elektron sənədlərin etibarlı saxlanmasını təmin etməlidir. müxtəlif meyarlar. Elektron sənəd dövriyyəsi bütün lazımi parametrləri təsvir edən və skan əlavə edən sənəd qeydinin yaradılması ilə həyata keçirilir - sənədin və ya faylların surəti.

Arxivləşdirmə qaydaları

Sənəd axını və elektron sənəd dövriyyəsi anlayışları GOST R 7.0.8-2013-ün 73, 74-cü bəndlərində verilmişdir, burada sənəd axını bir şirkətdə sənədlərin yaradıldığı və ya alındığı andan icrası və ya göndərilməsi başa çatana qədər hərəkətidir. , elektron sənəd dövriyyəsi avtomatlaşdırılmış informasiya sistemindən istifadə etməklə kağızların mübadiləsidir. 6-cı maddənin 1-ci bəndinə uyğun olaraq Federal Qanun 6 aprel 2011-ci il tarixli, 63-FZ nömrəli "Elektron imzalar haqqında", ixtisaslı elektron imza ilə imzalanmış rəqəmsal daşıyıcıdakı məlumatlar əlyazma imzası ilə imzalanmış kağız sənədə ekvivalent elektron sənəd kimi tanınır. Belə bir sənəd, federal qanunlar və ya onlara uyğun olaraq qəbul edilən hallar istisna olmaqla, qanuna uyğun olaraq istənilən hüquqi münasibətdə istifadə edilə bilər. qaydalar sənədin yalnız kağız üzərində tərtib edilməsi tələbi müəyyən edilmişdir.

Təşkilat öz işində həm kağız, həm də elektron sənəd formatlarından istifadə edə bilər. Kağızları da saxlamaq olar kağız media, və rəqəmsalda. Bu günə qədər proqram sistemləri rəqəmsal imza ilə imzalanmış elektron sənədlərin təhlükəsizliyini təmin etməklə yanaşı, onları elektron formata çevirmək üçün kağız sənədləri skan etməyə imkan verir.

Biznesin və digər məlumatların elektron saxlanmasının tənzimlənməsinin təsviri GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009; o cümlədən, Standartın 5.7, 5.8, 5.10, 5.12-ci bəndlərində kağızların elektron nüsxələrinin yaradılması prosedurları, məlumatların saxlanması qaydaları, habelə məlumatların təhlükəsizliyinin və informasiyanın mühafizəsinin təmin edilməsinə dair tələblər müzakirə olunur.

Elektron məlumatların təsdiq edilmiş nüsxələrinin, məsələn, sübut kimi istifadə edilməsinə ehtiyac varsa, bu məsələ aşağıdakılardan həyata keçirilə bilər. elektron sistemlər kağız nüsxələrində və ya elektron daşıyıcılarda saxlanması. Bir qayda olaraq, rədd edilmə və ya etiraz edilmə ehtimalını azaltmaq üçün bu cür nüsxələr orijinalın həqiqi nüsxələri kimi təsdiq edilməlidir.

Saxlanılan məlumatların surətlərinin çıxarılması prosedurları, məsələn, standart surət çıxarma vasitələrinin istifadəsi və düzgün surətdə çıxarma prosesinin yazılı sübutlarının yaradılması sənədləşdirilməlidir.

Qeyd

Belə ki, kağız daşıyıcıda olan sənəd elektron formata keçirilsə belə, belə sənəd elektron sayılmayacaq və gəlir vergisinin hesablanmasının düzgünlüyünü təsdiq etmək məqsədi ilə əsaslandırma kimi istifadə edilə bilməz.

Həmçinin, skan edildikdən sonra kağız sənədlər məhv edilə bilər, lakin nəzərə alın ki, istisna edilməli və kağız sənəd saxlanılmalı olan hallar ola bilər.

İnformasiyanın uzunmüddətli mühafizəsinin təmin edilməsi prosedurları tələb olunan saxlama müddətlərini və məlumatların saxlanması sistemlərinin gözlənilən xidmət müddətini nəzərə almalıdır.

haqqında unutmayın ehtiyat nüsxəsi faylları yaratmaq və yaratmaq ən azı məlumatların iş nüsxəsinin hamısının və ya bir hissəsinin itirilməsi və ya zədələnməsi halında istifadə üçün iki cari nüsxə. Ehtiyat nüsxələrin bütün əlaqəli məlumatları ehtiva etməsi vacibdir ki, orijinal sistem tamamilə itirilərsə, tam sistem yenidən yaradıla bilsin. Bu ehtiyat nüsxələrin təhlükəsiz yerdə saxlanması da təmin edilməlidir.

Skan və ya orijinal?

6 dekabr 2011-ci il tarixli 402-FZ nömrəli "Mühasibat uçotu haqqında" Federal Qanunun 29-cu maddəsi müəyyən edir ki, mühasibat uçotunda ilkin sənədlər, registrlər, maliyyə hesabatları, onlar üzrə audit hesabatları təsərrüfat subyekti tərəfindən müəyyən edilmiş müddətə saxlanılmalıdır. dövlət arxiv işinin təşkili qaydaları ilə, lakin hesabat ilindən sonra beş ildən az olmayaraq.

Eyni zamanda sənədlər uçot siyasəti, təsərrüfat subyektinin standartları, mühasibat uçotunun təşkili və aparılması ilə bağlı digər sənədlər, o cümlədən elektron sənədlərin çoxaldılmasını təmin edən alətlər, habelə elektron imzanın həqiqiliyinin yoxlanılması sənədləri təqdim edildikdən sonra ən azı beş il saxlanılmalıdır. sonuncu dəfə hesabat vermək üçün istifadə olunduğu il.

Təhlükəsizlik təhlükəsiz şərait sənədlərin saxlanması və dəyişikliklərdən qorunması birbaşa təşkilata həvalə edilir. Şirkətin sənədlərin saxlanması ilə bağlı öhdəlikləri Rusiya Federasiyasının Vergi Məcəlləsinin normaları, xüsusən də Rusiya Federasiyasının Vergi Məcəlləsinin 23-cü maddəsinin 1-ci bəndinin 8-ci yarımbəndi ilə müəyyən edilir ki, bu da şirkətin təmin etməyə borclu olduğunu müəyyən edir. mühasibat uçotunun təhlükəsizliyi və vergi uçotu və vergilərin hesablanması və ödənilməsi üçün zəruri olan digər sənədlər, o cümlədən gəlirlərin, xərclərin alınmasını, habelə vergilərin ödənilməsini təsdiq edən sənədlər, əgər Rusiya Federasiyasının Vergi Məcəlləsində başqa hal nəzərdə tutulmayıbsa, dörd il ərzində.

Maliyyə Nazirliyinin 26 dekabr 2017-ci il tarixli 07-01-09/86857 nömrəli məktubunda sənədlərin mühasibat və vergi uçotunda saxlanılması məsələsinə baxılıb. Şöbə, mühasibat uçotunda sənədlərin saxlanmasının 402-FZ saylı Qanunla, vergi uçotunda isə Rusiya Federasiyasının Vergi Məcəlləsi ilə tənzimləndiyinə diqqət çəkdi, təşkilatın əsas vəzifəsi sənədlərin təhlükəsizliyini təmin etməkdir. kağızlar və onların dəyişikliklərdən qorunması, kağız və vəzifəlilər arasındakı fərqlər isə elektron sənədləri etmir.

Sual yaranır: məsələn, elektron formata çevrilmiş ilkin sənədlər kağız orijinalların itirilməsi zamanı çəkilən xərclərin təsdiqi kimi xidmət edə bilərmi? Və elektron arxivə yerləşdirilmiş sənədin skan edilmiş surəti vergi uçotu məqsədləri üçün elektron sənəd sayıla bilərmi? Şöbənin cavabı belə idi: xərclərin sənədli sübutu Rusiya Federasiyasının Vergi Məcəlləsinin 252-ci maddəsinin 1-ci bəndi ilə müəyyən edilir. Maliyyə Nazirliyinin məlumatına görə, 63-FZ saylı Qanunun müddəalarına əsaslanaraq, sadə elektron imza və ya gücləndirilmiş keyfiyyətsiz imza ilə imzalanmış elektron qarşılıqlı fəaliyyət iştirakçıları arasında müqavilələr çərçivəsində dövriyyədə olan elektron sənədlər tanınır. of mühasibat uçotu və müqavilə ilə müəyyən edilmiş hallarda əlyazma imzası ilə imzalanmış kağız sənədə ekvivalent vergitutma. Və ilkin mühasibat sənədlərini hazırlayarkən, biznes partiyaları təşkil edə bilər elektron sənəd idarəetməsi, 63-FZ saylı Qanunun (Rusiya Maliyyə Nazirliyinin 12 sentyabr 2017-ci il tarixli 03-03-06/1/58456 saylı məktubu) tələblərinə uyğun olaraq sadə və (və ya) gücləndirilmiş ixtisassız imzadan istifadə etməklə ).

Maliyyə Nazirliyi 13 aprel 2015-ci il tarixli 03-03-06/20808 nömrəli məktubda izah edir ki, maliyyə nəticələri olan sənədlərin alınması zamanı rəhbərin faksimil, elektron surəti və ya başqa üsulla çoxaldılmış imzası təsdiqedici sənəd sayılmır. mənfəət vergisi uçotu məqsədləri təşkilatlar. Oxşar mövqe Federal qərarda da öz əksini tapıb arbitraj məhkəməsi Volqa rayonu 20 iyun 2012-ci il tarixli No A12-13422/2011.

İlkin mühasibat sənədlərinin saxlanması qaydaları. Elektron sənədlərin saxlanması şərtləri. Elektron sənədlərin məhv edilməsi proseduru üçün məqaləni oxuyun.

Sual:İlkin mühasibat sənədlərinin elektron saxlanmasına dair sual. Tutaq ki, mühasibat uçotu aparmağa qərar verdik mənbə sənədləri elektron formada (elektron arxiv). Bu o deməkdirmi ki, əgər sənəd kağız üzərində alınıbsa, biz onu skan edə, elektron arxivə yerləşdirə, kağız sənədi saxlamaya (məhv edə bilərik)?

Cavab: Xeyr, bu o demək deyil.

Qaydalar, təsdiq edilmiş və Qaydalar, təsdiq edilmişdir.

Rusiya Mədəniyyət Nazirliyinin 31 mart 2015-ci il tarixli 526 nömrəli əmri ilə təsdiq edilmiş Qaydaların 2.32.

Sənədin skan edilmiş şəkli uzunmüddətli saxlamağa imkan verir, lakin demək deyil.

Əsaslandırma

Mühasibat sənədlərini necə saxlamaq olar

Saxlama

Mühasibat sənədlərini saxlamaq üçün xüsusi otaqlar, seyflər və ya şkaflar təchiz etməlisiniz (SSRİ Maliyyə Nazirliyinin 29 iyul 1983-cü il tarixli 105 nömrəli məktubu ilə təsdiq edilmiş Əsasnamənin 6.2-ci bəndi). Belə anbarların tikintisinə dair tələblər Rusiya Mədəniyyət Nazirliyinin 31 mart 2015-ci il tarixli 526 nömrəli əmri ilə təsdiq edilmiş Qaydalarda verilmişdir.

Formalar ciddi hesabat onların təhlükəsizliyini təmin etmək üçün seyflərdə, metal şkaflarda və ya xüsusi otaqlarda saxlamaq (Rusiya Federasiyası Hökumətinin 6 may 2008-ci il tarixli 359 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmiş Əsasnamənin 16-cı bəndi). Nağd sifarişlər, avans hesabatları, əlaqəli sənədlərlə bank çıxarışları, toplayın xronoloji qaydada və toxun.

“Kommersiya sirri” etiketli sənədləri seyflərdə saxlayın.

Digər sənədləri baş mühasibin səlahiyyət verdiyi şəxslərin məsuliyyəti altında xüsusi otaqlarda və ya bağlı şkaflarda saxlamaq.

Bir təşkilat mühasibat sənədlərini elektron formada saxlamaq hüququna malikdir. İzahat sadədir.

Mühasibat uçotu haqqında qanunvericiliyə uyğun olaraq, ilkin və xülasə mühasibat sənədləri kağız üzərində və ya elektron formada tərtib edilə bilər (6 dekabr 2011-ci il tarixli 402-FZ nömrəli Qanunun 9-cu maddəsinin 5-ci hissəsi). Vergi uçotu registrləri həm də kağız üzərində, elektron formada və (və ya) istənilən kompüter daşıyıcısında aparıla bilər (). Nəhayət, vergi bəyannamələri (hesablamalar) elektron şəkildə təqdim edilə bilər və bəzi hallarda təqdim edilməlidir ().

Və ilkin sənədlər, mühasibat və vergi uçotu sənədləri, habelə vergi bəyannamələri (hesablamaları) elektron formada hazırlana bildiyindən, onlar eyni formatda saxlanıla bilər. Çap etməyə ehtiyac yoxdur. Yeganə şərt odur ki, belə sənədlər bütün qaydalara uyğun olaraq elektron imza ilə təsdiqlənməlidir.

Oxşar nəticələr Rusiya Maliyyə Nazirliyinin 22 avqust 2012-ci il tarixli 03-02-07/1-202 nömrəli və 24 iyul 2008-ci il tarixli 03-02-07/1-314 nömrəli məktublarındadır.

Tənzimləyici orqanların tələbi ilə, o cümlədən vergi ofisi, elektron sənədlərin surətləri yoxlamaya təqdim edilməzdən əvvəl çap edilməli və şəxsən təsdiqlənməlidir (Rusiya Federasiyası Vergi Məcəlləsinin 252-ci maddəsinin 1-ci bəndi, 93-cü maddəsinin 1-ci bəndi). Bu nəticə 6 dekabr 2011-ci il tarixli 402-FZ nömrəli Qanunun 9-cu maddəsinin 6-cı hissəsinin müddəalarına, maddələrinə və Vergi Məcəlləsi RF.

Sənədlərin elektron formada saxlanmasını təşkil etmək üçün SSRİ Maliyyə Nazirliyinin 29 iyul 1983-cü il tarixli 105 nömrəli məktubu ilə təsdiq edilmiş Əsasnamədən (qanunla ziddiyyət təşkil etməyən hissədə) və Azərbaycan Respublikasının Nazirlər Kabinetinin əmri ilə təsdiq edilmiş Qaydalardan istifadə edin. Rusiya Mədəniyyət Nazirliyi 31 mart 2015-ci il tarixli 526 nömrəli. Təsdiq olunana qədər bunu edin. federal standart mühasibat uçotu, mühasibat uçotunda sənədlərə və sənəd dövriyyəsinə tələblərin müəyyən edilməsi. Bu barədə Rusiya Maliyyə Nazirliyinin PZ-13/2015 nömrəli məlumatında deyilir.

Xüsusilə, təşkilatın arxivində saxlanmaq üçün elektron mətn sənədləri PDF/A formatında ötürülməlidir. Həmçinin, ən azı beş ildə bir dəfə elektron sənəd daşıyıcılarının vəziyyətini və sənədlərin özünün çoxaldılmasının mümkün olub olmadığını yoxlayın. Bunlar Rusiya Mədəniyyət Nazirliyinin 31 mart 2015-ci il tarixli 526 nömrəli əmri ilə təsdiq edilmiş Qaydaların 2.32-ci bəndlərinin tələbləridir.

Elektron sənədlərin saxlanması üçün yeni qaydalar

Sənədləri kağız və ya elektron formada saxlayın

Sənədlər elektron formada tərtib olunarsa, elektron şəkildə saxlanıla bilər. Bu formada sənədləri kağız üzərində çap etməyə və saxlamağa ehtiyac yoxdur (Rusiya Maliyyə Nazirliyinin 22 avqust 2012-ci il tarixli 03-02-07/1-202 nömrəli məktubu).

Seçdiyiniz üsuldan asılı olmayaraq, yeni Sənəd Saxlama Qaydalarını rəhbər tutmalısınız.

Sənədləri harada saxlamaq olar

Sənədlərin saxlanma üsulu müəyyən edilmiş saxlama müddətindən asılıdır.

Saxlanma müddətinə əsasən üç növ sənədlər var:

- müvəqqəti saxlama müddəti (10 il daxil olmaqla);
- müvəqqəti saxlama müddəti (10 ildən çox);
- daimi raf ömrü.

Birinci növ sənədlər mühasibatlıq şöbəsində saxlanılır (Sənədlərin saxlanması Qaydalarının 2.3 və 4.2-ci bəndləri).

İkinci və üçüncü növ sənədlərin təhlükəsizliyini təmin etmək üçün şirkət hüququna malikdir:

- öz arxivinizi yaradın (22 oktyabr 2004-cü il tarixli 125-FZ Federal Qanununun 13-cü maddəsinin 2-ci hissəsi, sənədlərin saxlanması Qaydalarının 1.4-cü bəndi);
- peşəkar arxivin xidmətlərindən istifadə edin.

Hansı üsula üstünlük verildiyinə şirkət müstəqil qərar verir.

Elektron sənədləri necə saxlamaq olar

Şirkətin öz arxivi varsa, elektron sənədlərin saxlanması qaydasını nəzərdən keçirək.

Elektron sənədlər hansı şərtlərdə saxlanılmalıdır?

Sənədlərdən fərqli olaraq kağız şəklində, elektron sənədlərin saxlanması üçün müşahidə edilməlidir üç şərt(Sənədlərin saxlanması Qaydalarının 2.30-cu bəndi).

İki nüsxə. Elektron sənədlər iki nüsxədə saxlanılmalıdır. Biri əsas, ikincisi işçidir. Onlar müxtəlif fiziki cihazlarda saxlanmalıdır.

Mühasib elektron sənədin ən azı iki nüsxəsini müxtəlif daşıyıcılara yerləşdirməlidir.

Texniki bazanın mövcudluğu.Şirkətin arxivində elektron sənədlərin çoxaldılması və surətinin çıxarılması üçün texniki və proqram vasitələri olmalıdır. Bundan əlavə, belə alətlər onları yenidən yazmaq və fiziki və texniki vəziyyətinə nəzarət etmək üçün lazımdır.

Təhlükəsizlik zəmanəti. Arxivdə elektron sənədlərin təhlükəsizliyini təmin edən saxlama rejimi quraşdırılmalıdır. Biz onların itirilməsinə və ya icazəsiz göndərişlərdə qalmasına imkan verməməliyik. Elektron sənədlər elə saxlanılmalıdır ki, onlar məhv olmasın və ya onlarda olan məlumatlar təhrif olunmasın.

Elektron sənəd hansı formada arxivə köçürülməlidir?

Elektron sənədin arxivə köçürülməsi üçün hərəkətlərin alqoritmi sxemi

Elektron sənədin saxlanmasına necə nəzarət etmək olar

Şirkət avadanlıq, proqram təminatı və s. dəyişərsə, onlar şirkət arxivində sinxron şəkildə dəyişdirilməlidir.

Yeni medianın və yeni formatların yaranması ilə elektron arxiv sənədlərini bu cür daşıyıcılara və formatlara dərhal yenidən yazmaq lazımdır (Sənədlərin saxlanması Qaydalarının 2.32-ci bəndi).

Bundan başqa, ən azı beş ildə bir dəfə yoxlanılmalıdır (Sənədlərin saxlanması Qaydalarının 2.32 və 2.40-cı bəndləri):

- fiziki vəziyyət daşıyıcılar;
- elektron sənədlərin təkrar istehsalı.

Bir şeyin səhv olduğu ortaya çıxarsa, elektron sənədlər yeni mediaya yenidən yazılmalıdır. Eyni zamanda, yenidən yazarkən məlumatın tamlığı və etibarlılığının təmin edilməsi vacibdir.

Bütün hallarda zərərli kompüter proqramlarının olub olmadığını yoxlamaq lazımdır (Sənədlərin Saxlanması Qaydalarının 2.39-cu bəndi).

Elektron sənəddə zərərli kompüter proqramları varsa, o, antivirus emalı üçün götürülməlidir (Sənədlərin saxlanması Qaydalarının 2.41-ci bəndi).

Arxivdən elektron sənədi necə əldə etmək olar

Arxivdən elektron sənəd elektron surətdə və ya kağız üzərində surətdə əldə edilə bilər (Sənədlərin saxlanması Qaydalarının 2.47-ci bəndi).

Arxiv sənədlərinin elektron surətlərini arxivdən elektron formada və ya internet vasitəsilə əldə etmək olar. Onlar şirkətin rəhbəri və ya onun səlahiyyətli nümayəndəsi tərəfindən elektron imza ilə təsdiqlənir. icraçı ().

Sənədin nüsxəsi kağız üzərində verilərkən hər vərəqin arxa tərəfində arxiv kodu qoyulur, nüsxənin sonuncu vərəqinin arxa tərəfində yazı və möhürlə təsdiqlənir (Sənədlərin saxlanması Qaydalarının 5.14-cü bəndi).

Elektron sənədi necə məhv etmək olar

Elektron sənədin müddəti bitibsə, o, məhv edilə bilər. Sənədlərin seçimi şirkət işçilərindən ibarət ekspert komissiyası tərəfindən həyata keçirilir.

Aktda məhv edilməli olan sənədlərin siyahısı yazılır. Onun forması Sənədlərin saxlanması Qaydalarına 21 nömrəli əlavədə verilmişdir.

Bundan sonra fiziki məhvetmə və ya proqram və aparat vasitəsi ilə məhvetmə həyata keçirilir (Sənədlərin saxlanması Qaydalarının 4.13-cü bəndi).

Stanislav Kotoviç cavab verir:

Rusiya Maliyyə Nazirliyinin Hüquq Departamentinin direktor müavini

“Göstəricisi əhəmiyyətli olan Balansın hər bir sətri üçün alt sətirləri daxil edin. Onlarda ümumiləşdirilmiş göstəricilərin bir hissəsi olan ədədi dəyərləri göstərin standart forma Balans. Məsələn, 1150-ci “Əsas vəsaitlər” sətrinə siz ayrıca sətirlər əlavə edə və binaların, maşınların və avadanlıqların dəyəri haqqında məlumat verə bilərsiniz, əgər bu cür məlumatlar əhəmiyyətlidirsə. Göstəricilərin əhəmiyyətlilik səviyyəsini necə müəyyən etmək olar, tövsiyələri oxuyun”.

Bu yazıda bir təşkilatın elektron sənədlərini necə saxlamalı olduğunu sizə xəbər verəcəyik. Elektron faylları necə və hansı mediada qeyd etməyin daha yaxşı olduğunu, elektron sənədlərin inventarını necə yaratmağı və saxlama üçün təşkilatın arxivinə köçürməyi öyrənəcəyik.

ELEKTRON ARXİV VƏ ELEKTRON SƏNƏDLƏRİN SAXLANIŞI: ƏLAQƏLİ Olsa da, FƏRQLİ KONSEPSİYALAR

Elektron arxiv xüsusi proqram təminatından istifadə etməklə və ya təkbaşına yaradılır və kağız sənədlərin və ya təşkilatın elektron sənədlərinin sifarişli skan edilmiş nüsxələrinin toplusunu təmsil edir. Elektron arxivin mənası ondan ibarətdir ki, konkret sənədə baxmaq hüququ olan istənilən işçi iş yerini tərk etmədən onunla tanış olur. Sənədin uzun illər arxivdə olmasının heç bir əhəmiyyəti yoxdur.

Elektron sənədlərin saxlanması- bu, təşkilatın sənəd saxlama sisteminin bir hissəsidir və bu da öz növbəsində əsas ofis proseslərindən biridir. Sənədin kağız və ya elektron olmasından asılı olmayaraq, o, müəyyən edilmiş müddətlər ərzində saxlanmalıdır.

Əlbəttə ki, elektron arxiv təşkilatın elektron sənəd saxlama sisteminin bir hissəsi olduqda bu ideal seçimdir. Buna sənədlərin elektron surətlərinin mərhələli şəkildə xüsusi məlumat bazasında yerləşdirilməsi və bununla da elektron arxivin formalaşdırılması yolu ilə nail olmaq lazımdır. Ancaq bu saxlama deyil, sadəcə daha asan girişdir. Bu, hətta sözün tam mənasında arxiv deyil, çünki sənədlərin əsli təşkilatın arxivinə verilir və elektron arxiv skan edilmiş nüsxələrdən ibarətdir. Kağız sənədlərin skan edilmiş nüsxələri dəsti arxiv deyil. Elektron sənəd kağızın skan edilmiş surəti deyil, tam hüquqlu bir sənəddir.

LÜĞƏTİMİZ

Elektron sənəd- bu, elektron formada, yəni elektron kompüterlərdən istifadə etməklə insan qavrayışına uyğun formada, habelə informasiya-kommunikasiya şəbəkələri üzərindən ötürülmək və ya informasiya sistemlərində emal üçün nəzərdə tutulmuş sənədləşdirilmiş məlumatdır.

ELEKTRON SƏNƏDLƏRİN SAXLANILMASI ÜÇÜN NORMATİV ÇƏRÇİVƏSİ

Hər il təşkilatlarda elektron sənədlərin həcmi artır. Ancaq tənzimləyici və ya sayı metodoloji sənədlər Təəssüf ki, elektron faylları saxlamaqla məşğul olanların sayı artmır. Siz yalnız Rusiya Federasiyasının arxiv fondundan sənədlərin və digər arxiv sənədlərinin dövlət orqanlarında, yerli özünüidarəetmə orqanlarında və təşkilatlarda saxlanması, əldə edilməsi, uçotu və istifadəsinin təşkili Qaydalarını rəhbər tutmalısınız (Mədəniyyət Nazirliyinin əmri ilə təsdiq edilmişdir). Rusiyanın 31 mart 2015-ci il tarixli 526 nömrəli qərarı, bundan sonra 2015-ci il Qaydaları). 2015-ci il Qaydaları elektron sənədlərin saxlanması qaydalarını istədiyimiz qədər tam olmasa da, hazırda əhatə edən əsas tənzimləyici sənəddir.

Təşkilatların arxivlərində elektron arxiv sənədlərinin əldə edilməsi, uçotu və saxlanmasının təşkili ilə bağlı Tövsiyələr Layihəsi də böyük maraq doğurur (Federal Arxiv Agentliyinin saytına bax: http://archives.ru). Layihə 2012-ci ildə VNIIDAD tərəfindən hazırlanıb və hələ də layihədir. Buna baxmayaraq, bu layihə təşkilati arxivlər üçün faydalı ola bilər, çünki o, başqa heç bir yerdə olmayan çoxlu məlumatları ehtiva edir.

Bu sənədlərdən biri var ümumi qayda: Elektron sənədlər kağız faylları ilə eyni müddətlərə və eyni qaydalara uyğun saxlanılır. Bununla belə, elektron daşıyıcıların xüsusiyyətləri və xüsusiyyətləri nəzərə alınmalıdır.

ELEKTRON QEYSLER YARADIRIQ

Sənədləşmə ilə bağlı heç bir sual yoxdur: bir məsələyə həsr olunmuş sənədlər toplusudur. Şeylər ola bilər:

homojen (məsələn, yalnız sifarişlərdən ibarət olan "Əsas fəaliyyətlər üçün sifarişlər" işi);
kompozit (məsələn, yazışmalar, müqavilələrin surətləri və əlavə müqavilələr və digər sənədlər).

İşin bütün kağız sənədləri bir qovluğa yığılır.

Elektron fayllar həm də homojen və kompozit ola bilər. Elektron sənədlər, kağız sənədlər kimi, elektron (fayl) olsa da, bir qovluqda toplanır. Məsələn, "Ofis Qeydləri" elektron faylı faylları ehtiva edən eyni adlı qovluq ola bilər qeydlər birincidən sonuncu nömrəyə qədər.

Elektron sənədin özünü ehtiva edən fayldan əlavə, qovluqda fayllar da ola bilər elektron imzalar, elektron sənəd metadata - komplekt təşkilatın proqram təminatından asılıdır.

Elektron işlərin formalaşdırılması, kağız üzərində olduğu kimi, struktur bölmələrində onların icraçıları tərəfindən həyata keçirilməlidir. Katib bu və ya digər yüksək ixtisaslaşdırılmış sənədin hansı işə aid olduğunu dəqiq müəyyən edə bilmir, saxlama müddətlərini müəyyən edən sənaye standartlarını bilmir və s. Yenə deyirəm, bütün bunları ifaçılar etməlidir. Katib işin metodoloji və məsləhət hissəsini öz üzərinə götürür.

ELEKTRON SƏNƏDLƏRİ İŞLƏRİN NOMENKLATURASINDA YERLƏŞDİRİRİK

İşlərin nomenklaturasında elektron sənədlər yerləşdirilir ümumi prosedur. Sənədin "elektronluğunu" iki şəkildə göstərə bilərsiniz:

"Qeyd" sütununda (Nümunə 1);
3.6-cı bənddə tövsiyə olunduğu kimi, “İşin başlığı” sütununda (Nümunə 2). Metodoloji tövsiyələr federal icra hakimiyyəti orqanlarında ofis işləri üçün təlimatların hazırlanması haqqında (Rosarkhiv 23 dekabr 2009-cu il tarixli 76 nömrəli əmri ilə təsdiq edilmişdir).

ELEKTRON İŞLƏRİN VƏ SƏNƏDLƏRİN DAXİLİ İNVENTORUĞUNU TAMAMLADIRIQ

Elektron fayllar və sənədlər ümumi alqoritmə uyğun olaraq kağız sənədlərlə birlikdə təşkilatın arxivinə verilir:

1) dəyərin illik qiymətləndirilməsi aparılır;

2) ekspertizanın nəticələrinə əsasən saxlama müddəti keçmiş fayllar məhv edilir;

3) qalan hallar inventarlaşdırılır və saxlanmağa göndərilir.

Sənədlərin qəbulu və təşkilatın arxivinə verilməsi aktı rolunu eyni vaxtda yerinə yetirən elektron işlərin və sənədlərin inventarlaşdırılması forması 2015-ci il Qaydalarına 24 nömrəli əlavədə verilmişdir (3-cü nümunə). Bu inventar struktur bölməsində tamamlanır.

İnventarın tərtibi qaydaları.İnventar qrafikləri intuitivdir; burada şərh etmək üçün heç bir şey yoxdur. Bu inventarın tərtibinin "təşkilati aspektlərini" nəzərdən keçirək:

daimi saxlama və müvəqqəti (10 ildən çox) saxlama müddətlərinin elektron faylları üçün inventar ayrıca tərtib edilir;
daimi saxlama üçün elektron faylların inventarında “Saxlama müddəti” sütunu çıxarılır;
inventar iki nüsxədə tərtib edilir (biri arxivdə qalır, digəri sənədləri qəbul etmiş arxiv işçisinin imzası ilə bölməyə qaytarılır);
Təşkilatın yalnız bir arxiv fondu olduqda fondun nömrəsi göstərilə bilməz və bu qrafa tamamilə çıxarıla bilər (bu məlumat bölməyə arxiv işçisi və ya sənədlərin saxlanmasına cavabdeh olan katib tərəfindən verilir);
inventarın başlığında sənədlərin təqdim olunduğu il göstərilir;
inventar bölməsinin adına struktur bölmənin adı daxil edilir;
işlərin nomenklaturasına uyğun olaraq bölmənin adı, göstəricilər, başlıqlar, fayllar üçün saxlama müddətləri müəyyən edilir;
inventar aparatın idarə olunması şöbəsinin (idarə, məktəbəqədər təhsil müəssisəsi xidməti və s.) müdiri ilə, struktur bölmənin ekspert komissiyası ilə (varsa) razılaşdırılır və struktur bölmənin rəhbəri tərəfindən imzalanır;
sənədlərin qəbulu və arxivə verilməsi zamanı inventarın ikinci hissəsi (köçürülmüş-qəbul edilmiş) doldurulur;
seriya nömrəsi inventar arxivə verilir.

Fikrimizcə, inventarın arxivə ötürülən daşıyıcıların sayı və növü ilə əlavə edilməsi məqsədəuyğundur.

Biz inventar üçün əlavə hazırlayırıq. 2015-ci il Qaydalarına əsasən, elektron işlərin və sənədlərin inventarlarına əlavələr var. İnventar əlavəsi hər bir elektron faylın daxili inventarıdır (Nümunə 4).

Kağız sənədlərin arxivə köçürülməsindən fərqli olaraq, elektron sənədləri köçürərkən daxili inventarın (zəruri hallarda onun hazırlanması) həcmə tikildiyi:

hər bir elektron iş üçün ərizə tərtib edilməlidir;
daşıyıcıda yerləşdirilmir və üzərində qeyd olunmur, arxivə verilmiş elektron işlərin və sənədlərin inventarına əlavə kimi kağız formada tərtib edilir.

ELEKTRON SƏNƏD FORMATLARI VƏ MEDİA ÜÇÜN TƏLƏBLƏRİ NƏZARƏ EDİRİK

Arxiv saxlama formatı 2015-ci il Qaydaları ilə müəyyən edilmişdir.Bu, məlumatın uzunmüddətli saxlanması üçün xüsusi olaraq hazırlanmış və ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 “Sənəd İdarəetmə” standartında təsbit edilmiş PDF/A formatıdır. Uzunmüddətli saxlama üçün elektron sənəd fayl formatı." Amma bu tələbə dövlət arxivləri və onların əldə edilməsi mənbəyi olan təşkilatlar əməl etməlidir.

Əksər sənədlərin heç vaxt öz yaddaşını tərk edə bilməyəcəyi biznes təşkilatları digər formatlar kimi adi PDF formatından da istifadə edə bilər. Məsələn, təsvirlər və diaqramlar həmişə PDF-də düzgün göstərilmir, buna görə də sənədin keyfiyyətini verilmiş formatın saxlanması lehinə qurban verməmək üçün faylı hər hansı digər dəyişilməz formada saxlamaq məsləhətdir.

Format dəyişməzliyi. Sənədlərin saxlanması üçün köçürülməsi, Xüsusi diqqət Müəyyən bir formata riayət etmək daha az və bu formatın faylın dəyişməzliyini necə təmin etdiyinə diqqət yetirilməlidir. Əgər iş yerində kimsə uzun müddət arxivləşdirilmiş fayla asanlıqla düzəlişlər edə bilərsə, bahalı proqram təminatına və elektron arxivlərin saxlanması ilə bağlı seminarlarda iştiraka ehtiyac yoxdur.

Hər bir katib “sənədin ofis işi ilə bağlanması” anlayışı ilə tanışdır. Bu o deməkdir ki, sənəddəki bütün tapşırıqlar tamamlanıb və o, fayla yerləşdirilə bilər.

Elektron sənədlər üçün bunu daha bir hərəkətlə - sənədi dəyişməz formata çevirməyi məsləhət görürük. Əlbəttə ki, onu ictimai girişdən çıxarmağa dəyməz, lakin forma və məzmuna hər hansı kənar müdaxilə istisna edilməlidir.

Bunun texniki cəhətdən necə həyata keçiriləcəyi, hər bir təşkilat istifadə olunan proqram təminatından, EDMS-nin mövcudluğundan və texniki dəstəyin keyfiyyətindən asılı olaraq özü üçün qərar verir.

Əlbəttə ki, elektron sənəd idarəçiliyi ilə məşğul olan bir təşkilat, ofis proqram paketi, bulud saxlama və xidmətləri ilə işləyəndən daha tez elektron sənədlərin arxiv saxlanması üçün bir sistem quracaqdır. gələn vaxt sistem administratorunun həftəlik. Ancaq bu və ya digər şəkildə bu problemi həll etmək mümkündür - istək varsa.

Daşıyıcılar.Şərti olaraq, bir məlumat daşıyıcısı bir həcmli sənəd işi ilə müqayisə edilə bilər. Tutumu kifayət qədər olduğu müddətcə bütün tapşırıqlarınızı ardıcıl olaraq bir diskə yaza bilməzsiniz. "Bir şey - bir disk" prinsipinə riayət etmək daha yaxşıdır. Bununla belə, bir diskdə bir neçə faylı qeyd edə bilərsiniz, lakin onlar eyni ilin fayllarıdırsa və eyni raf ömrünə malikdirlərsə (kağız həcmləri ilə eynidir).

Mediaya gəlincə, heç nə adi haldan daha rahat deyil CD-R(bir dəfə yazılan CD) hələ icad edilməmişdi.

Daha inkişaf etmiş saxlama vasitələri görünsə, bütün elektron arxivi onlara yenidən yazmaq daha yaxşıdır. Əks təqdirdə, köhnə medianın məzmununu heç vaxt görə bilməyəcəksiniz. Bu, məsələn, hələ də arxivlərdə olan disketlərlə baş verdi, lakin onları adi bir ofisdə işlətmək üçün sadəcə heç bir şey yoxdur.

Arxiv saxlama mediası kimi daha az populyardır USB flash sürücülər. Onlar populyar deyil, çünki onlardan olan fayllar asanlıqla silinə və ya dəyişdirilə bilər. Erqonomika da arzuolunan bir şey buraxır: diskləri hətta xüsusi qutulara qoymadan səliqəli şəkildə qatlamaq olarsa, fleş disklər forma baxımından çox müxtəlifdir.

Beləliklə, elektron arxiv üçün optimal mühit CD-dir.

Mediaya necə imza atmaq olar. Hər bir media imzalanır. 2015-ci il Qaydalarının 4.34-cü bəndinə əsasən, yazıların görünməsi üçün qutuya yerləşdirilən əlavədə aşağıdakılar göstərilir:

təşkilatın adı (tam, qısaldılmış);
fond nömrəsi;
elektron faylların, sənədlərin inventar nömrəsi;
inventar üzrə iş nömrəsi;
elektron sənədlərin surətinin statusu haqqında işarə: “Əsas”. (əsas) və ya "Qul" (işçi);
elektron iş sənədləri üçün son tarixlər;
sənədlərə girişin məhdudlaşdırılmasına dair əlavə qeydlər (lazım olduqda).

2015-ci il Qaydaları örtük formasını təqdim etmir. Mümkün variant yuxarıdakı məlumatı CD-nin qapağına yerləşdirmək Nümunə 5-ə bənzəyir.

Fond və inventar nömrələri yalnız bir neçə vəsait olduqda və elektron fayl inventar daxil olduqda üz qabığında göstərilir.

Artıq aşkar etdiyimiz kimi, yalnız iki inventar var: daimi və müvəqqəti (10 ildən çox) saxlama müddəti olan elektron fayllar. Lakin daha qısa saxlama müddəti olan elektron fayllar arxivə köçürülə bilər. Onları təsvir etməyə ehtiyac yoxdur, buna görə də bu vəziyyətdə "İnventar nömrəsi" məlumat bloku sadəcə disk qapağından çıxarılır.

ELEKTRON SƏNƏDLƏRİ ARXİVƏ KEÇİRİRİK

Elektron sənədlərin təşkilatın arxivinə köçürülməsi qaydası 2015-ci il Qaydalarının 4.34-cü bəndində təsvir edilmişdir.Alqoritm aşağıdakı kimidir:

Addım 1: struktur bölmə elektron sənədləri arxivə köçürmək üçün hazırlayır - onları müstəqil olaraq dəyişməz formatlarda saxlayır və lazım gəldikdə fayllar yaradır.

Addım 2: elektron fayllar ayrıca yaddaş daşıyıcılarında (hər biri iki nüsxədə) qeyd olunur, sonra onların üzlükləri tərtib edilir.

Addım 3: uzunmüddətli elektron hallar və daimi şərtlər anbarlar müvafiq inventarlara daxil edilir (3 və 4-cü nümunələrə bax).

Addım 4: inventar əlavələrlə birlikdə kağız üzərində təşkilatın arxivinə verilir.

Addım 5: Arxivist bütün medianı antivirus proqramı ilə skan edir və sonra hər bir qeydə alınmış sənəd faylını (sənədi görüntüləyən fayl) təkrar istehsal oluna bilməsini yoxlayır.

Addım 6:İşlərin inventarında qəbul və təhvil qeydi aparılır. İnventar arxiv işçisi və sənədləri arxivə təhvil verən işçi tərəfindən imzalanır.

ARXİVƏ ELEKTRON SƏNƏDLƏRİ HESABAT EDİRİK

Ənənəvi olaraq arxivdə şöbələrdən daxil olan bütün işlər mühasibat sənədlərinə - arxiv inventarlarına daxil edilir.

Elektron fayllar üçün formaları 2015-ci il Qaydalarında verilmiş xüsusi inventarlar verilir:

elektron işlərin və daimi saxlama sənədlərinin inventarlaşdırılması (17 nömrəli əlavə);
müvəqqəti (10 ildən artıq) saxlama müddəti olan elektron işlərin və sənədlərin inventarlaşdırılması (18 nömrəli əlavə).

Qeyd: Elektron kadr fayllarının inventarlaşdırılması yoxdur. Bütün kadr məsələləri kağız şəklində saxlanılır və bu, yəqin ki, uzun müddət davam edəcək.

Arxiv inventarını necə doldurmaq olar. Elektron işlərin və sənədlərin arxiv inventarları adi kağız işlərin inventarları ilə eyni qaydalara uyğun doldurulur. Yeganə fərq ondadır ki, işin vərəqlərinin sayı əvəzinə onun tutduğu meqabayt yaddaşın sayı göstərilir. Bundan əlavə, "cildlər" elektron işlər bir neçə mediada qeyd edilməli olan o qədər həcmli məsələ olmadığı təqdirdə praktiki olaraq istisna edilir.

Nümunə 6 müvəqqəti (10 ildən çox) saxlama müddəti olan elektron faylların və sənədlərin inventarının doldurulması nümunəsini göstərir. Daimi saxlama üçün elektron faylların inventarları eyni şəkildə tərtib edilir, yeganə fərq ondadır ki, "Saxlama müddəti" sütunu yoxdur.

İnventar forması (cədvəl) doldurulmuş formadan fərqlənmir struktur bölmələri elektron sənədləri arxivə köçürərkən (bax. Nümunə 3). Fərq ondadır ki, Nümunə 6 təşkilat üçün ümumi olan elektron faylların və sənədlərin inventarının illik bölməsini təqdim edir. Arxiv işçisi ondan şöbələrin təqdim etdiyi bütün sənədləri toplamaq üçün istifadə edəcək. Nümunə 6-ya diqqət yetirin: inventar, digərləri ilə yanaşı, Nümunə 3-də göstərilən sənədləri də əhatə edir.

2015-ci il Qaydalarına 17 və 18 nömrəli əlavələrdə də formaca oxşar olan əlavələr var. daxili ehtiyatlar elektron fayllar (Nümunə 4-ə baxın). Praktikada bu o deməkdir ki, arxiv işçisinin hər bir iş üçün bu “daxili inventarları” yenidən tərtib etməsinə ehtiyac yoxdur. Sənədlərini arxivə təqdim edərkən digər şöbələrdən olan həmkarların onları ötürməsini təmin etmək kifayətdir.

ELEKTRON KEYSLƏRİ ARXİVDƏ SAXLAYORUZ

Elektron sənədlərin saxlanması üçün məcburi şərtlər aşağıdakılardır (2015-ci il Qaydalarının 2.30-cu bəndi):

təşkilatın arxivində hər bir elektron sənəd saxlama vahidinin ən azı iki nüsxəsi olmalıdır (əsas və işçi nüsxələr müxtəlif fiziki cihazlarda yerləşdirilməlidir);
arxiv elektron sənədləri çoxaltmağa, köçürməyə, yenidən yazmağa, fiziki və sənədlərə nəzarət etməyə imkan verən texniki və proqram vasitələri ilə təchiz olunmalıdır. texniki vəziyyəti;
Elektron sənədlərin saxlanma rejimi məlumatın itirilməsinin, icazəsiz yayılmasının, məhv edilməsinin və ya təhrif edilməsinin qarşısını almalıdır.

Qeyd: Arxiv hər bir elektron faylın iki nüsxəsini iki daşıyıcıda saxlamalıdır. Hər iki medianın bir-birindən ayrı saxlanması məntiqlidir (reqlamentdə göstərilməsə də). Nüsxələrdən birinə bir şey olarsa, onu bərpa etmək olar.

ELEKTRON SƏNƏDLƏRİ MƏHV EDİRİK

Elektron sənədlərin məhv edilməsi ümumi qaydada baş verir. Həmçinin ümumi qaydada elektron sənədlər məhvetmə aktına yerləşdirilir, sonra isə uçot sənədlərində (inventarlarda) müvafiq qeydlər aparılır. Xüsusi xüsusiyyətlər yoxdur. Hər şey kağız sənədləri məhv edərkən olduğu kimidir.

Kağız kimi media da bərpa oluna bilməyəcək şəkildə məhv edilməlidir. Ən asan yol, diskləri məhv ediləcək kağız sənədləri ilə birlikdə sobaya və ya parçalayıcıya göndərməkdir.