Zaman yönetimi tablosu acil önemli acil olmayan. Covey Çeyrekleri: Vaka Yapısı Matrisi

Eisenhower Matrisi Sorunları etkili bir şekilde çözmenize olanak tanıyan bir önceliklendirme ilkesidir büyük miktar gün boyunca görevler. Bu zaman yönetimi yöntemi, adını yazarı ve yaratıcısı olan Amerika Birleşik Devletleri'nin otuz dördüncü başkanından almıştır. Dwight David Eisenhower. Pozisyonundan dolayı bunu yapmak zorunda kaldı. büyük miktar görevleri bir günde tamamladı ve bunu başarılı bir şekilde yapabilmek için, daha sonra Eisenhower öncelik matrisi veya Eisenhower karesi olarak anılacak olan zaman planlama ilkelerini buldu.

Eisenhower ilkesinin özü nedir?

Bu meydanın alanı artık bekleyemeyecek ve bizim için çok önemli olan konuları ve görevleri içeriyor. Eisenhower ilkesi, bu meydanın boş olması gerektiğini, çünkü zamanı iyi yöneten bir kişinin acil bir duruma izin vermeyeceğini öne sürüyor. kritik durum iş hayatında. Çoğu zaman işler bizim hatamızdan dolayı acil hale gelir. Her şeyi daha sonraya veya ilkel insan tembelliğine erteleme alışkanlığı, “A” karesini doldurmanın yaygın nedenleridir.

Sağlıkla ilgili tüm konular;
sorunlara ve zorluklara neden olacak görevlerin göz ardı edilmesi;
sizi hedefinize yaklaştıracak şeyler.

Örneğin:

Ziyaret etmek tıbbi kurum;
bir iş meselesiyle ilgili önemli bir çağrı yapmak;
son teslim tarihi yaklaşırken bir iş görevini tamamlamak;
ciddi bir teknik sorunu ortadan kaldırmak için bir uzmanın davet edilmesi;
acilen ihtiyaç duyulan dinlenme.

Sürekli acil durumun eşiğinde bulunarak normal bir iş sürecini organize etmek çok zor olduğundan güncel olayların “A” karesine taşınmasına izin vermemelisiniz. Öncelikler, sorunlar ortaya çıkmadan çözülecek şekilde belirlenmeli, yani tüm hamleleri önceden hesaplamanız ve önemli konuları sonraya ertelememeniz gerekir.

Eisenhower'ın öncelik matrisi bu kareyi yerleştirir önemli rol. Deneyimlerimiz bize, “B” kategorisindeki konulara dikkat etmeniz ve sistematik bir şekilde uygulamanız durumunda sonuçların sizi bekletmeyeceğini söylüyor. Bu önceliklendirme, iş sürecini olabildiğince verimli hale getirecek ve sizi başarıya yaklaştıracaktır.

İşleri bu meydandan yapmanın gerçek avantajı, bunları tamamlamak için zamanınızın olmasıdır. yeterli miktar acil olmadıkları için zaman. Ve unutmamak gerekir ki, bu tür konulara dikkat edilmez ve zaman verilmezse, Eisenhower ilkesine göre izin verilmeyen “A” karesine geçme riski vardır.

İş projelerinin planlanması;
- önleyici faaliyetler;
- yeni ortaklar arayın;
- tamamlanan projelerin sonuçlarının değerlendirilmesi;
- ek gelişme umutları arayın.

Eisenhower Meydanı'nın "C" sektörü çok önemli olmayan ancak acil olan görevleri içermelidir. Çoğu zaman önceliklendirme, kişinin tüm enerjisini bu görevleri tamamlamaya harcadığı ve bunun onu hedefinden uzaklaştırdığının farkına varmadığı şekilde gerçekleşir. Bu tür şeyler dikkati gerçekten önemli olan şeyden uzaklaştırır.

Eisenhower Matrisi hassas ve hatasız kullanım gerektiren bir sistem olduğundan görevlerin doğru şekilde sınıflandırılması önemlidir. Öncelikleri belirlerken birçok kişi "C" karesinin altına düşen görevleri "A" karesinin altına düşen görevlerle karıştırır. Örneğin, patron derhal yerine getirilmesi gereken ancak işle ilgili olmayan bir görev verdiyse, bu görev "C" karesinde olmalı, aynı derecede önemli ancak acil değil ve "A" karesinde olmamalıdır.

Eisenhower Matrisi sizi hedeflerinizden sapmamaya, enerjinizi ve zamanınızı soyut ve önemsiz konulara harcamamaya teşvik ediyor.

Zaman ve dikkat gerektirecek beklenmedik misafirler;
tasfiye hoş olmayan sonuçlar kendi ihmali;
planınızda olmayan acil toplantılar.

Eisenhower ilkesine göre önceliklendirme, bu karedeki görevlere en az zaman ve çaba harcanacak şekilde gerçekleşmelidir. Bunları hiçbir şekilde yapmanıza gerek yok ve bu size fayda sağlayacaktır. Büyük olasılıkla görevler basit ve ilginç olacak, ancak bu onları üstlenmek için bir neden değil. Sizi hedefinize yaklaştırmadıklarını göz önünde bulundurarak, onlara ayıracağınız zamanı sıkı bir şekilde sınırlayın veya yapılacaklar listenizden tamamen çıkarın.

Cep telefonunda boş konuşmalar;
eğlence ve eğlence;
ana faaliyeti engelleyen dikkat dağıtıcı nesneler.

Eisenhower matrisi bunu çözmeye yardımcı olacak zor görevöncelikleri belirlemek gibi. Bu yöntem zamanınızı yönetmenize ve hedeflerinize ulaşmanıza olanak sağlayacaktır.

Araçlarından birine daha yakından bakmanın zamanı geldi: Eisenhower Matrisi.

Neden onlarca yıldır bu kadar popüler ve alaka düzeyini kaybetmiyor? Tekniğin özünün ne olduğunu ve pratikte nasıl uygulanacağını anlayalım.

Dwight Eisenhower, gelecek nesillerin anılarında bilge bir stratejist ve üretken bir uygulayıcı olarak kaldı. Kore'deki savaşı bitirmeyi, ülke içindeki muhaliflere yönelik zulmü durdurmayı ve dış ve dış ülkelerde bir dizi başka önemli sonuç elde etmeyi başardı. iç politika. Ve onun sayesinde bugün Eisenhower matrisi adı verilen bir tekniği öncelikleri belirleme aracı olarak kullanma fırsatına sahibiz.

Bu kadar üst düzey bir politikacı, diğer teorilerin onu tam olarak tatmin etmemesi nedeniyle bu eşsiz tabloyu kendisi geliştirmek zorunda kaldı. Ve herkes, hatta bu kadar "tecrübeli" bir üst düzey yönetici bile pek çok görkemli görevi sürekli olarak çözmeyi başaramaz.

Bugün, bu diyagramı gösteren fotoğraflar çeşitli çevrimiçi kaynaklarda çok popülerdir. Matris, görevlerin uygun olduğu 4 çeyreğe bölünmüş bir sayfadır değişen derecelerönemi ve aciliyeti.

1. Birinci veya çeyrek A, acil eylem gerektiren durumları içerir.
2. B Sektörü eşit derecede önemli ancak daha az acil olan görevleri içerir.
3. C harfinin altında en önemli olaylar değil, hızlı yanıt gerektiren olaylar yer alır.
4. Son çeyrek D'de acil olmayan ve özellikle önemli olmayan şeyler sanki uzun bir raftaymış gibi bir kenara bırakılabilir.

En önemli ve acil olanlar

Eisenhower'ın öncelik matrisinin A bölgesinde hiçbir şey yoksa belgenin yazarı tebrik edilebilir. Bu, planlarını zamanında tamamlamayı başardığı ve acil durum eylemlerine gerek olmadığı anlamına gelir.

Ancak bazen bu tür görevler olmadan yapamazsınız.

A çeyreğine ne yerleştirmek uygundur?

• Hızlı bir şekilde yerine getirilmesi gereken görevler, aksi takdirde ciddi sorunlardan kaçınılamaz;
• Sizi gerçekten hedefinizden alıkoymakla tehdit eden çözülmemiş görevler;
• "Yangın" sağlık sorunları.

Örnek: son nokta: işaretler keskin bozulma Bir doktorun evinize çağrılmasını gerektiren sağlık koşulları veya acil ziyaret klinikteki ofis. İş yerinde olabilir önemli toplantı yatırım konusunu çözecek bir iş ortağıyla. Ya da devlet sınavını geçen bir öğrenci, gaz kokusu aldığında acil servisleri evinize çağırıyor vb.

Önemli ama aceleye getirilmiyor

İçinde ana bölge planlama. Dengeli bir yaklaşım ve adil bir yaklaşım gerektiren hayati ve üretim açısından önemli görevler burada "canlıdır". uzun bir dönemçözümler. Bunların uygulanması için acele etmeye gerek yok, belirlenen hedeflerin uygulanma kalitesine dikkat etmek daha iyidir. Kim bunu başarırsa işinde en başarılı olur.

Burada hazırlığı programlayabilirsiniz ders çalışması, yeni bir iş ortağıyla ilişkiler kurmak, doktor tavsiyelerine uymak, apartman tadilatı için tasarım seçmek vb.

Ciddi anlamda dikkat etmemiz gereken, burada planlanan etkinliklerin A çeyreğine, yani “yakıcı” kategorisine “taşınması”dır.

Acil ama öncelikli değil

Sadece öncelikli faaliyet alanlarında “molozların temizlenmesi” gerekli değildir. Son ana kadar ertelenen bir sürü küçük, sıkıcı görev birikiyor ve birdenbire hepsi birikiyor ve bu "Gordian düğümünü" bir çırpıda kesmek zorunda kalıyorsunuz.

Bazen bu tür sorunlar başkaları tarafından bize atılır, örneğin patron size talimat verdi çabuk işİş arkadaşları. Sırf senin daha iyisini yapabileceğini düşündüğü için. Ve işiniz çığırından çıktı! Yani acele ediyorsunuz: ya yeri doldurulamazlığınızla gurur duymak için ya da patronunuza dürüstçe iki kişi için, hatta bir maaş için çalışma arzunuzun olmadığını söylemek için. Beceriksiz bir meslektaşın aynı maaşı "ocakta oturarak" alması daha da sinir bozucu. Adil değil!

Konuyla ilgili makale:

Hele ki eve iş götüremiyorsanız: Bir de mücbir sebepler var, akrabalar ya da başka misafirler aniden geliyor. Veya aynı kayınbiraderler gözyaşları içinde taşınmak için yardım istiyor yeni daire. Ve diğer yarısı da sizi kesinlikle "hızlı müdahale grubuna" dahil edecek.

Ve ertesi gün ya da yarından sonraki gün, tüm bunlardan sonra, görev ve planlarınızdaki dikkatsizliğin sonuçlarını, bunları Eisenhower şablonunun C sektörüne girerek kesinlikle ortadan kaldırmak zorunda kalacaksınız.

Acil olmayan ve gerekli olmayan

Her zaman yalnızca ihtiyacınız olanı, yapmanız gerekeni ve başarıya götüren şeyi yapamazsınız. Evet ve fiziksel olarak gerçekçi değil. Rahatlamanız, eğlenmeniz, konukları karşılamanız, gezilere çıkmanız, performanslara gitmeniz, nehir otobüsüne binmeniz vb. gerekiyor.

Yaşam programımızda bu anlara ne asıl ne de çok önemli denemez.

Ama onlar olmadan en azından sıkılıyoruz. Bu aynı zamanda refahı ve kendini gerçekleştirmeyi de etkiler. Ve sonra, nasıl dinleneceğini bilmeyen birinin işyerinde pek bir şey başarması pek olası değildir: sadece "tükenecek" veya "yıkılacak".

Bu zorluklardan bazıları, özellikle sağlık ve performansı önemli ölçüde etkiliyorsa, diğer sektörlere de uygulanabilir.

Ancak kesinlikle D grubu, uzun ve anlamsız telefon konuşmaları gibi "zaman harcayanları" ve diğer zaman harcama seçeneklerini içerecektir. Aynı TV, sosyal ağlarda veya bilgisayar oyunlarında "takılmak" bir yana, çok fazla zaman çalıyor.

Matrisi etkili bir şekilde kullanmanıza ne yardımcı olacak?

Bir matris oluşturmak işin yarısıdır. Sonuçta onun tüm “talimatlarına” uymalısınız. Bunu yapmak için öncelikli konuları hatırlayın ve güne onlarla başlayın. Bu en önemli hedeflere ulaşmak için bir algoritma tanımlayın, yapılanları analiz edin, hataları not edin ve bunları düzeltmenin yollarını ana hatlarıyla belirtin.

Kalıcı ve tutarlı olun, daha az sallayın ve önemsiz şeylerle dikkatinizi dağıtın, başkalarının "boynunuza oturmasına" izin vermeyin ve rahatlama, dinlenme ve iyileşme için en uygun ve en yakın seçenekleri seçtiğinizden emin olun.

Konuyla ilgili makale:

Bu pratikte nasıl işliyor?

"Zamanın Efendisi"- bu, Evgeniy Popov'un bir dizi iyi bilinen klasik zaman yönetimi tekniğinin hükümlerini geliştiren ve somutlaştıran eğitiminin adıdır.

Bazen pek çok değerli literatürü inceliyoruz ve bilgece fikirlerin yazarlarıyla aynı fikirde oluyoruz. Ancak tüm bunların pratikte nasıl uygulanacağı belirsizliğini koruyor. Bu nedenle Evgeniy Popov'un video derslerinden oluşan bir kurs geliştirildi.

Kendisi geçmişin mirasını inceleyerek teoriden kendi fikrine geçti. pratik tecrübe. Bu gidişat onun başarı merdivenindeki hareketi ile doğrulanır. Kendisi çok şey öğrendi ve şimdi bu bilgi ve becerileri cömertçe bizimle paylaşıyor. Onun “okuluna” bir göz atın; karmaşık görünen pek çok şeyin anlaşılır bir çerçeveye kavuşacağını göreceksiniz.

Bugün tamamen zamanı doğru planlama ve onun hızlı temposunu "ehlileştirme" bilimiyle ilgileniyorum. Soru sorun, kendini geliştirmek için içtenlikle çabalayan herkese cevap vermekten mutluluk duyacağım.

Meslektaşlarınızı, dostlarınızı, tanıdıklarınızı buraya davet edin, onlar da yaşadıkları her saati akılcı kullanma becerisini kazansınlar.

Amerika Birleşik Devletleri'nin otuz dördüncü başkanı, herhangi bir devlet başkanı gibi, çok meşgul bir adam olduğundan, işlerin yapılması sürecinde öncelikleri belirlemek için kendi metodolojisini geliştirdi. Bir kişinin en çok konsantre olmasını sağlayan Eisenhower Matrisi'ni yarattı. önemli konular, yararlı olmayan küçük görevleri göz ardı ederken.

Eisenhower Öncelik Matrisi dört kadrandan oluşan bir tablodur. Üstelik iki parametreye bağlı olarak her türlü konu girilebilir: aciliyet ve önem.

“A” çeyreği özellikle önemli olan ve acilen uygulanması gereken şeyleri içermektedir. “B” çeyreği, tamamlanması oldukça yüksek öneme sahip olan acil olmayan görevleri içerir. “C” çeyreği, icracı için özellikle önemli olmayan ancak hemen tamamlanması gereken görevleri içerir. Son çeyrekte “D” olan şeyler gerektirmez hızlı eylem ve bunların önemli olduğu düşünülemez.

Eisenhower matrisi gibi bir aracın özünü bütünüyle anlamak için, çeyreğin her birini daha ayrıntılı olarak ele almakta fayda var. Aksi takdirde kullanımının etkinliği sıfıra düşecektir.

A Çeyreği: önemli ve acil konular

Konunun önemi ve aciliyeti acil duruma yakın bir durumu ima ettiğinden bu çeyreğin boş olduğu bir matris ideal sayılabilir. İlginç olan önemli görevlerin acil hale gelmesidir tembelliğimizin nedeni ve erteleme. Her birimizin periyodik olarak benzer durumlarla karşılaştığını söylemeye gerek yok. Ancak bu şartlarda çalışmak ve gelişmek her zaman mümkün değildir.

Bu nedenle diğer kadranlardan gelen vakaların “A” çeyreğine girmesinin engellenmesi mantıklıdır. Uygulama, olası sorunları ortadan kaldırmanın, halihazırda meydana gelen sorunların sonuçlarıyla uğraşmaktan çok daha kolay olduğunu göstermektedir.

“A” çeyreğine yerleştirilmesi gereken vakalar şunları içerir:

• Görevlerin şu anda tamamlanmaması sorun yaratacaktır;
• Refahımız ve sağlığımızla ilgili konular;
• Tamamlanmadığı takdirde sizi önceden belirlediğiniz hedeften uzaklaştıracak görevler.

Bu tür durumların örnekleri aşağıdakileri içerir:

• Teslim edilmesi gereken bir projenin yakın zamanda tamamlanması;
• Doktora planlanmamış ziyaret;
• Bir iş ortağına veya müşteriye yapılan önemli bir çağrı;
• Bir nedenden dolayı gerekli dinlenme kronik yorgunluk veya oluşum mesleki tükenmişlik sendromu;
• Sızıntı yapan bir boruyu onarmak için bir tesisatçı çağırın.

“A” çeyreğindeki bazı konuların doğrudan katılımınıza ihtiyaç duymuyorsa mutlaka devredilmesi gerektiğini belirtmekte fayda var.

B Çeyreği: önemli ve acil olmayan konular

Ödemeye değer Özel dikkat bu sektörden planlanan vakalar için. Uygulama, "B" çeyreğindeki görevlerin amaçlı ve metodik olarak uygulanmasının gelecekte iyi getiriler sağladığını göstermektedir. Bu konulara yeterince dikkat edenlerin başarı şansı çok daha yüksektir.

“B” çeyreğindeki görevler acil olmadığından, kişi bunları mümkün olduğu kadar verimli bir şekilde tamamlama fırsatına sahiptir. Aynı zamanda bu sektörden belirli görevleri zamanında tamamlamazsanız “A” çeyreğine geçme ihtimallerinin olduğunu da hesaba katmalısınız. Ana göreviniz böyle bir sonucu önlemektir.

“B” sektöründeki vaka örnekleri arasında aşağıdakiler yer almaktadır:

• Yeni bir proje için bir planın geliştirilmesi;
• Mevcut sonuçların analizi;
• Önleyici faaliyetler;
• Bağlantılar ve ilişkiler kurmak;
• Ek beklentilerin belirlenmesi ve alternatif projelerin geliştirilmesi.

C Çeyreği: önemsiz ve acil konular

Çoğu zaman bu sektördeki görevleri tamamlamak, kişiyi yalnızca amaçlanan hedeften uzaklaştırır. Çoğu durumda bu şeyler bizim için gerçekten önemli olan şeylere tam olarak konsantre olmamızı engeller.

Eisenhower matrisini kullanmaya başlayan birçok kişinin ana hatası, vakaların yanlış sınıflandırılmasıdır. “A” çeyreğindeki görevleri önemsiz olanlarla karıştırmayın, ancak acil konular. Örneğin yöneticiniz size işinizle hiçbir ilgisi olmayan talimatlar veriyor. iş sorumlulukları. Aynı zamanda görevi mümkün olduğu kadar çabuk tamamlamayı da talep ediyor (Oku - “ Patronunuzu doğru şekilde nasıl reddedersiniz?"). Bu durumda bu durumu “A” sektörü olarak sınıflandırmamak önemlidir. Bu görev sizi hedeflerinize daha da yaklaştırmıyor.

İlk görevlerinizi sürekli hatırlamaya değer. Önemsiz konulara dikkatinizi dağıtmamaya çalışın.

Aşağıdaki vakaların “C” çeyreğine düşme şansı yüksektir:

• Planlanmamış acil toplantılar;
• Dikkatinize ihtiyaç duyan misafir şeklinde ani sıkıntılar;
• Planlanmamış temizlik veya eleme Olumsuz sonuçlar dikkatsizliğin;
• Sizi asıl hedefinizden uzaklaştıracak diğer görevler.

D Çeyreği: önemsiz ve acil olmayan konular

Bu sektördeki görevleri tamamlayamamak çoğu durumda sizin avantajınıza olacaktır. Ancak oldukça kolay ve ilginç olabilirler. Bu nedenle bunlardan tamamen kurtulmamalısınız.

Hala bu sektördeki tüm görevleri silme fırsatınız yoksa, onlara ayırdığınız zamanı kesinlikle sınırlayarak en sondan tamamlamaya başlayın.

Aşağıdaki görevler güvenli bir şekilde “D” sektörüne dahil edilebilir:

• Kronofajlar ve zaman akıyor;
• Yararsız telefon konuşmaları;
• Eğlence faaliyetleri.

Eisenhower Matrisi, serbest zaman şeklinde önemli bir ek kaynak elde etmek için harika bir şans. Bu araç hızlı bir şekilde şunları yapmanızı sağlayacaktır: hedeflerinize ulaşın.

Bir hata bulursanız lütfen metnin bir kısmını vurgulayın ve tıklayın. Ctrl+Enter.

Diyelim ki hedefin formülasyonuna düşünceli bir şekilde yaklaştınız, korku ve erteleme biçimindeki iç direncin üstesinden geldiniz ve sonuçlara ulaşmak için mükemmel bir motivasyon buldunuz. Aktif ve enerji dolusunuz! Ancak bir süre sonra, planladığınız 8 - 12 saat boyunca dürüst ve ısrarlı bir şekilde çalıştığınızda, bunu tam olarak belirleyemeyeceğinizi fark ettiğinizde şaşırırsınız.

• planlananların nesi zaten yapıldı;
• hangi ara sonucun elde edildiği;
• Kendiniz için belirlediğiniz hedefe ulaşmaya ne kadar yakınsınız?

Resim oldukça iç karartıcı çıkıyor: Gününüz endişelerle dolu, her zaman bir şeylerle meşgulsünüz, ancak sonuç yaklaşmıyor. Hedefinize doğru birkaç adım daha attığınız için tatmin olmak yerine, kendinizi sadece yorgun ve hayal kırıklığına uğramış hissedersiniz.

"Hedef Belirleme Sorunu"

Zaman yönetiminde bu olguya “hedef belirleme sorunları” denir. Onunla yüzleştiğinde hissetmeye başlarsın ünlü kahraman antik Yunan efsanesi - Her gün büyük bir kayayı dağın tepesine yuvarlamaya mahkum olan Sisifos, hedefe ulaşıldığı anda aşağıya düşüyor. Sizin durumunuzda böylesine kaldırılamaz bir kaya, ne kadar çaba harcarsanız harcayın hacmi azalmayan bir yığın günlük görevdir.

Önceliklerinizi belirleyin

Karşılaştığınız sorun gerçekten ciddi ve büyük ölçekli olsa da çözülmesi oldukça mümkün. Ama nereden başlamalı? Öncelikle oyunculuğa başlamadan önce bu aşamada tam olarak neyi başarmak istediğinizi bulmanız ve görevleri önceliklerine göre sıralamanız gerekiyor.

Hedefinizin tam olarak ne olduğunu ve sizi ne kadar ileri götüreceğini bilmeden bir görev üzerinde çalışmaya başlamayın.

Elbette "keşfedildi ve yapıldı" ilkesine göre kaotik bir şekilde gerçekleştirilebilecek bir dizi görev var. Bu, kendi açısından bile faydalıdır: Böyle bir aktivite belirli bir ruh hali yaratır ve ana işinize sorunsuz bir şekilde dahil olmanıza yardımcı olur. Bu tür görevler arasında örneğin ev rutini yer alır: bulaşıkları yıkamak, tozu silmek, yerleri süpürmek vb. Bu tür günlük rutin görevlerin listesi küçüktür ve bunları yapmanın avantajı, yaptığınız işin sonucunu neredeyse anında görmenizdir. Çabalar ve tamamlandıktan sonra, yalnızca yapılan işten memnuniyet duygusu değil, aynı zamanda oldukça somut bir fiziksel rahatlık da yaşarsınız.

Ancak iş büyük ölçekli bir proje üzerinde çalışırken çözülmesi gereken görevlere gelince, yapılacaklar listesi neredeyse boyutsuz hale gelebiliyor. Kaotik bir strateji burada işe yaramayacak - sonuçta tüm projeyi tamamlamak için zamanınız sınırlı. Bu, birçok küçük sorunu çözerken ve nihai hedefe ulaşmak için gerçekten önemli bir şeyi yapmaya zaman bulamadığınızda büyük bir riskin olduğu anlamına gelir. Bu nedenle, her şeye aynı anda atlamadan önce, birkaç dakika düşünün.

Mevcut görevleri sıralayın

Eylemlerinizi derinlemesine düşünmek iyi bir fikir, ancak bunu yalnızca etkili bir şekilde değil aynı zamanda hızlı bir şekilde yapmak istiyorsunuz. Bu amaca uygun bilinen yöntem Zaman yönetiminde aktif olarak kullanılmaktadır. Eisenhower matrisi olarak bilinir. Çeşitli kaynaklar birkaç teklif sunar çeşitli yollar bu yöntemi kullanarak. Bize öyle geliyor ki en basit ve en rasyonel olanı aşağıda tartışılacak olandır. için uygun bir araç olduğunu kanıtlamıştır. pratik uygulama bu yüzden bunu sizinle paylaşmaktan mutluluk duyuyoruz.

Matrix, adını eski bir ordu generali olan Amerika Birleşik Devletleri'nin 34. Başkanı Dwight Eisenhower'dan alıyor. Bu yöntemin icadıyla tanınan kişi odur, ancak büyük olasılıkla Eisenhower'ın değeri, bir zamanlar şu düşünceyi ifade etmesi gerçeğinde yatmaktadır: "Tüm acil konular önemli değildir ve tüm önemli konular acil değildir." Alıntı popülerlik kazandı ve elbette matris fikrinin temelini oluşturdu.

Eisenhower Matrisini kullanarak oldukça uzun bir yapılacaklar listesini bile hızlı bir şekilde sıralayabilirsiniz. Bunu yapmak için mevcut görevlerinizi yazın (en iyisi GTD tekniğini kullanmaktır) ve ardından her birini yalnızca iki kritere göre değerlendirin:

• Önemli mi? (Tam olarak değil)
• Acil mi? (Tam olarak değil)

Sonuç olarak, tüm liste öğeleriniz, önem/aciliyet derecelerine bağlı olarak, Eisenhower Matrisinin şu şekilde görünen 4 çeyreğinden birine yerleştirilebilir:

Şunu belirtmekte yarar var ki matris çeşitli sistemler zaman yönetimi var farklı isimler Ayrıca kadranların yorumlanması da kişiden kişiye biraz farklılık gösterebilir. farklı yazarlar. Dolayısıyla, “Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı” kitabının yazarı Stephen Covey, buna Aciliyet\Önem matrisi adını veriyor. Ayrıntılı öneriler eserinde bunun kullanımı hakkında bilgi vermektedir. Diğer kaynaklarda bu yönteme biraz sonra bahsedeceğimiz “4D Kurallarının” görsel versiyonu denir.

Çeyreklerle nasıl çalışılır

Eisenhower Matrisi yalnızca birçok farklı isme sahip olmakla kalmıyor, aynı zamanda her çeyrekte yer alan görevlerle nasıl başa çıkılacağına dair birçok yoruma da sahip. Birincisi günlük kullanım için daha uygun görünen iki yorum üzerinde daha ayrıntılı durmayı öneriyoruz.

Yöntem Planla-Delege Et-Ortadan Kaldır

Aslında bu yöntemin adı zaten 4 çeyreğin her birine yerleştirdiğiniz görevlerle nasıl başa çıkacağınıza dair bilgiler içeriyor. Gelin buna biraz daha detaylı bakalım.

1. Çeyrek: Acil ve Önemli

Bunlar acil eylem gerektiren konulardır, aksi takdirde onarılamaz bir şey olur: yangın, sürümü engelleyebilecek bir hata veya benzeri bir şey. İdeal seçenek bu çeyreğin boş kalmasıdır. Son çare olarak, öngörülemeyen koşullar aniden acil çözüm gerektiriyorsa, 2 numaralı çeyrekteki görevleri buraya koyabilirsiniz.

2. Çeyrek: Önemli ama acil değil

Bu, en üretken görevlerin çeyreğidir. Bunları şu anda çözmeye gerek yok, böylece her biri akıllıca planlanıp verimli bir şekilde uygulanabilir. İkinci çeyrekteki görevlerin uygulanması üzerinde çalışarak, eksikliği sizi umutsuzluğa sürükleyen aynı üretkenliğe sahip olacaksınız.

Bu çeyrekteki çalışmayı daha da optimize etmek için, burada yer alan görevleri aynı önem/aciliyet ilkesine göre sıralayabilirsiniz. Bu şekilde, önce daha acil ve önemli (acil olmayan!) görevlere dikkat edebilir ve ardından daha az acil ve önemli (ama yine de hedefe ulaşmak için önemli) sorunları çözmeye sakin bir şekilde geçebilirsiniz.

3. Çeyrek: Önemli değil ama acil

Bu çeyrekteki şeyler, iş sürecinin düzgün akışını bozan ve nihai hedefe ulaşılmasına müdahale eden dikkat dağıtıcı unsurlardır. Bunlar uzun telefon görüşmeleri, nihai hedefi olmayan sonuçsuz tartışmalar, meslektaşlarınızdan birine yardım etmek için dikkatinizin dağılması ihtiyacı vb. ana fikir– bunları kendiniz yapmayın. Bunları devredebilir veya tamamen gerçekleştirmeyi reddedebilirsiniz.

4. Çeyrek: Önemli veya acil değil

Bu çeyrekte ortaya çıkan konuları kolayca unutabilirsiniz. Kural olarak bunlar, hedeflerinizle hiçbir ilgisi olmayan anlık arzularınızdan bazılarıdır. Böyle bir çeyreğin boş çıkması durumunda bu ideal bir seçenektir. Ancak yine de tamamlamak istediğiniz bazı görevler olsa bile, bu sorunu çözmeyi süresiz olarak uzun bir süre erteleyin ve asıl hedefe ulaşıldıktan sonra onlara geri dönün, ancak şimdilik enerjinizi boşa harcamaya değmez onlara ve zamana.

Kural "4D"

Adil olmak gerekirse, çeşitli yorumlardaki “4D” kuralının, bahsettiğimiz matrisin çeyreklerini tam olarak tanımlamadığını söylemek gerekir. Ancak bunlardan biri yukarıda verilen açıklamalarla oldukça tutarlıdır ve çeyreklerle çalışırken kullanılabilir:

Yap, Yetki Ver, Ertele veya Boşalt (Yap (acil), Yetki Ver (başkalarına), Ertele (geçici olarak), Vazgeç).
Yap, Karar Ver, Yetki Ver, Sil (Yap (şimdi), Karar Ver (hangi sırayla yapılacağına), Talimat Ver, Sil).

Açıklanan yöntemin temel avantajı, istediğiniz sayıda görevi hızlı bir şekilde sıralamanıza olanak sağlamasıdır. Ayrıca matris

• Planlanan görevlerin hacmini ve bunların önem/aciliyet derecesini görsel olarak temsil etmeye yardımcı olur. Bu sayede zamanınızı etkili kullanma fırsatını yakalarsınız.
• Onun yardımıyla görevleri yalnızca 2 basit kritere göre kolayca gruplara ayırabilirsiniz. Bu durum olmasaydı, görevleri çeyreklere dağıtmak çok daha zor olurdu.

Matrisin pratikteki etkinliğini kontrol edin

Eisenhower Matrisini yalnızca hangi görevlerin sizi amaçlanan sonuca yaklaştırdığını, hangilerinin hedefinize giden yolda engel oluşturduğunu belirlemek için kullanamazsınız. Bu yöntemi genel olarak ne kadar etkili olduğunuzu değerlendirmek için de kullanabilirsiniz. Yani tüm görevleriniz ikinci çeyreğe yerleştirilmişse maksimum verime ulaştığınızı söyleyebiliriz.

Ayrıca görevleri çeyreklere bölmek, işin tam olarak nereye gittiğini net bir şekilde belirlemenize olanak tanır çoğu zamanınızı ve enerjinizi değerlendirecek ve aynı zamanda kişisel performansınızı nasıl geliştirebileceğinizi de anlatacaktır. Örneğin, çoğu görevi diğer ekip üyelerine devretmeyi ciddi olarak düşünün veya nihayet 4 numaralı çeyrekte yer bulan şeylere zaman ve enerji harcamayı bırakın.

Eisenhower matris yönteminin uygulaması, halihazırda mevcut olan uygulamalar kullanılarak optimize edilebilir. Çeşitli seçenekler: mobil, web ve masaüstü versiyonları. Hedef belirlemede hata yapmaktan kaçınmak ve onlara ulaşmanın rasyonel yollarını belirlemek için hizmeti kullanın. SmartProgress. Onun yardımıyla farklı insanlar tarafından Halihazırda 35.000'den fazla hedef gerçekleştirildi. Hedefinizi belirlediniz mi?

Yaşam olayları döngüsünde kafanın karışması çok kolaydır. Çocuklara, çoğu zaman her şeyi sonraya erteleyen yetişkinler, zamanlarını doğru şekilde dağıtmayı öğretir. Kural olarak bu “sonra” asla gelmez. Planlanan tüm görevler başkaları tarafından sorunsuz bir şekilde bir kenara itilir ve sonunda sürekli bir çözülmemiş sorun yığınına dönüşür.

Sorun çoğunlukla vaka sayısında değil, mantıksız bir şekilde hazırlanmış programda yatmaktadır. İnsanlar faaliyetlerini planlamaya yeterince dikkat etmiyorlar. Ancak zaman yönetiminin temellerini öğrenmek için çok az kişisel zaman harcayarak gelecekte çok tasarruf edebilirsiniz. O zaman hayatta sadece ebedi sorunlara değil, kendinize ve ailenize de yer olacaktır. En basitlerinden biri ve etkili teknikler Planlama Eisenhower ilkesidir.

Teknolojinin özü nedir?

Eisenhower matrisinin prensibi, önem derecesine bağlı olarak görevlerin yetkin dağılımıdır. Tüm görev listesini önemli ve önemsiz, acil ve çok acil olmayan olarak ayırmaya yardımcı olur. Matris kullanarak sorunu çözmek için gerekli olacak süreyi belirleyebilirsiniz, çünkü bir şey daha fazla dikkat gerektirir ve bazı şeyler onlar için harcanan beş dakikaya bile değmez.

Başarıya ulaşmak için belirli bir algoritmayı izlemeniz gerekir. Gerekli eylemlerin sırası görevlerin önceliğine bağlıdır. Kural olarak, çeşitli faktörler tek bir hedefe odaklanmanızı engeller: kişisel sorunlar, çevrenizdeki insanlar, alışkanlıklar vb. Zayıf yönlerden kurtulun ve yalnızca onlara odaklanın yararlı eylemler Eisenhower yöntemi yardımcı olabilir.

Bu prensip nasıl ortaya çıktı, kim tarafından oluşturuldu?

Açıklanan zaman yönetimi ilkesi, Amerika Birleşik Devletleri'nin otuz dördüncü Başkanı Dwight David Eisenhower tarafından doğrulandı. Politik figür Tek bir görevi bile çözülmeden bırakamazdım, bu yüzden programımı olabildiğince rasyonel ve optimize etmeye çalıştım. Sonuç olarak Eisenhower tüm görevleri bir matrise dönüştürdü.

Bugün başkanın yöntemi ofis çalışanları, yöneticiler ve üst düzey yöneticiler tarafından kullanılıyor. Bu, bu önceliklendirme yönteminin gerçekten etkili ve alakalı olduğunu göstermektedir.

Dwight Eisenhower'ın matrisi nedir?

Eisenhower karesi (veya ilkeleri bir matrisin inşasına dayanır. Matrisin temelleri önem ekseni (abscissa) ve aciliyet eksenidir (ordinat). Bunların karşılıklı kesişimi, her biri doldurulmuş dört kareyi verir. Görevler dağılımlarına göre.

Bu nedenle öncelikle neyin önemli, neyin acil olduğuna karar vermeniz gerekir. Önemli konular sonuçlara ulaşmada en büyük etkiye sahiptir ve acil görevler hemen tamamlanmasını gerektirir. Genel olarak durumun tam bir resmini veren bir resim oluşturulur.

Matris, doğru öncelikleri belirlemenize olanak tanır; ne bekleyebilir, ne geciktirilemez.

A karesine neler dahildir?

Sol üst köşede bulunan ilk kareye A karesi denir. En önemli ve acil görevler bu hücrede yazılır. İdeal olarak bu kare boş olmalıdır çünkü rasyonel olarak dağıtılmış zaman, işleri yapmaktan kaçınmanıza olanak tanır. Bu tür temel olarak.

Önemi artan durumlar şunlardır:

• genellikle en uygunsuz zamanlarda ortaya çıkan sağlık sorunları;
• operasyonların sonuçları üzerinde olumsuz etkisi olabilecek herhangi bir şey;
• görevlerin yerine getirilmemesi yeni sorunlara yol açabilir.

Bu karenin doluluğundan kişinin kendi kontrolü sorumludur. Sonuçta, A hücresinde her gün yeni vakalar ortaya çıkarsa, Eisenhower ilkesinin bir faydası olmayacaktır. Burada prensip olarak zaman yönetimine yönelmeliyiz ama öncelikle yakın gelecekte A karesini dolduracak her şeyi ele almamız gerekiyor.

Bu kare en yüksek önceliğe sahip olmasına rağmen hücreyi dolduran sorunların çözümünü başkasına devredebilirsiniz. Ancak bu yalnızca mümkünse geçerlidir ve konuların mutlaka kişisel katılımı gerektirmesi gerekmez.

B karesi hangi görevleri içerir?

Matrisin bu kısmı günlük aktivitelerle doludur. Kural olarak bu, en çok ilgiyi hak eden her şeyi içerir. Bunlar önemli ancak acil olmayan konulardır ve çoğu kişinin ana faaliyetiyle ilgilidir. Görevlerin düşük aciliyeti, aceleci kararlar vermenize değil, yapıcı ve makul yaklaşım tüm görevlerin daha verimli bir şekilde tamamlanmasını mümkün kılacaktır.

Sorunları çoğunlukla B karesinden çözen insanların faaliyetleri daha verimlidir. Şu tarihte: iyi sonuçlar böyle insanların emek için yeterli zamanı var Kişisel hayat, deneyimlemiyorlar sürekli stres. Bu kare çok az öneme sahip ve belki bir dereceye kadar sıradan görevlerden oluşur, ancak bunlar esas olarak insan faaliyetlerinden oluşur.

B sektöründeki görevler hem manevi hem de maddi refahı büyük ölçüde etkiler. Bunlar spor, diyet, uyku, ders çalışma ve iş etkinliği- onsuz yapamayacağınız şeyler, ancak bunlara genellikle en az dikkat edilir ve çoğu şey şansa bırakılır.

C karesinde hangi aktiviteler yer alıyor?

C Meydanı, sizi aziz hedefinize yaklaştırmayan, aksine olayları yavaşlatan ve gerçekten önemli görevlerin tamamlanmasını geciktiren şeyleri içerir. Çoğu zaman, acil bir zaman yatırımı gerektirirler, ancak dikkati dağıtır ve yoldan saptırırlar. Burada faaliyetlerinizin ve hedeflerinizin sonuçlarını her zaman hatırlamanız ve ikincil şeylere geçmemeniz önemlidir.

Ev işlerini ve birine verilen sözleri bu sektöre güvenle dahil edebilirsiniz. Genel olarak bu konular acil kadar önemli değildir.

D karesine neler dahildir?

Zamanı doğru planlamayı bilmeyenler için bu karedeki görevler yer alıyor. en büyük sayı zaman. Bu görevlere sorun değil, hoş endişeler denilebilir ve bu da kesinlikle hiçbir rasyonel fayda sağlamaz. D karesinin etkisi ortadan kaldırılmasa bile en azından azaltılmaya çalışılmalıdır.

Dinlenmeyi amaçsız izlemeyle değiştirmeyin sosyal ağlar, dizi veya dizi izlemek, telefonda boş sohbet etmek. Ayrıca boş zamanınızı kendinizin ve çevrenizdekilerin (aileniz, sevdikleriniz ve arkadaşlarınız) yararına da değerlendirebilirsiniz.

Dwight Eisenhower ilkesi nerede kullanılır?

Görevleri dağıtmak için açıklanan teknik yalnızca zamanı rasyonelleştirmek için kullanılmaz. Eisenhower ilkesine göre hızlandırılmış analiz, örneğin perakende tesislerinin gerekli işlevlerini belirlemek için kullanılır. Her aşamada ürün iyileştirme yaşam döngüsü adını aldı Bu prensip, bir ürünün özellikleri ile maliyetleri arasındaki ilişkiyi belirlemek için ekonomik ve teknik teknikleri birleştirir. İkincisi mantıklı olmalı ve karşılığını almalıdır.

FSA'daki Eisenhower ilkesinin ne olduğu, piyasa ekonomisine sahip ülkelerden (Fransa, Almanya, İngiltere ve ABD) birçok uzman tarafından incelenmiştir. Sonuç olarak, bir nesnenin ilgili işlev aralığını belirlemek için, bunların gerekliliği ve maliyeti arasındaki oranları korumanın önemli olduğu ortaya çıktı. FSA'daki Eisenhower prensibi, bir ürünü analiz etmek ve özelliklerini üç kategoriye dağıtmaktır:

1. Kategori A. Ana veya temel işlevler: Sağlanması için daha fazla para harcamanın gerekli olduğu ürünün doğrudan amacı.
2. Kategori B. Ürünün ana işlevlerle ilişkili ikincil işlevleri. Bu tür eklemelerin varlığı memnuniyetle karşılanıyor ancak yokluğu satışları çok fazla etkilemiyor.
3. Kategori C. Yokluğu ürünün kalitesini hiçbir şekilde etkilemeyecek olan gereksiz işlevler. Tamamen gereksiz eklentilere harcama yapmaktan kaçınarak büyük miktarda tasarruf sağlayabilirsiniz.

Eisenhower ilkesinin uygulama pratiği

Görevleri tam olarak bir matris biçiminde - bir kare şeklinde dağıtmak hiç de gerekli değildir, ancak ilk başta netliği sağlamak için bunu yapabilirsiniz. Standart bir listeyi birden fazla listeye dönüştürmek uygundur veya Genel Plan, farklı karelerdeki vakaların renkli olarak vurgulandığı yer. Yani örneğin hem acil hem de önemli olan görevler (A karesi) kırmızı mürekkeple önemli ancak acil olmayan şekilde yazılabilir. yeşil(sektör B), önemsiz ama acil görevler (kare C) - mavi ve siyah - önemsiz ve acil olmayan. Aynı zamanda belirli bir konunun önem derecesinin akılda değil kağıt üzerinde değerlendirilmesi gerekir. Görevler bu şekilde şekillenir ve uygulanması daha gerçekçi hale gelir.

Bu yöntem neden kullanılmalı?

Bu ilke, kişisel zamanınızı rasyonelleştirme açısından hayatınızı değiştirmenize yardımcı olabilir. Bu yöntemi kullanmak, gereksiz görevlere daha az zaman harcamanıza ve en umut verici şeylere odaklanmanıza, aynı zamanda yeterli zamanı ayırmanıza olanak tanır. İyi dinlenme, zaman kaybı olarak adlandırılan şeylerden kaçınmak: televizyon, internette amaçsızca dolaşmak ve benzeri.

Zaman yönetimi ilkelerini günlük faaliyetlerinde uygulayan bir kişi, istatistiklere göre yalnızca diğerlerinden daha başarılı olmakla kalmaz, aynı zamanda aşırı yük ve sabit teslim tarihleri ​​nedeniyle sürekli stres yaşamadığı için daha sağlıklıdır. (Eisenhower prensibi veya başka bir prensip) yaşam faaliyetlerinizi her alanda optimize etmenize yardımcı olacaktır.