Eksempel på å fylle ut en arbeidsbok for første gang på et år. Innføring i arbeidsboka: oppsigelse etter eget ønske

Utfylling av arbeidsbøker i 2017 skal skje etter nye regler. La oss vurdere ny bestilling og gi prøver av fylling arbeidsbok ved ansettelse og oppsigelse av en ansatt.

Arbeidsgiver skal føre arbeidsbøker for hver arbeidstaker som har arbeidet under arbeidsavtale i mer enn 5 dager, og dette arbeidet er hans hovedjobb. De eneste unntakene er arbeidsgivere - enkeltpersoner, som ikke er det individuelle gründere. De har ikke rett til å føre arbeidsbøker for sine ansatte. Vi vil videre diskutere utfylling av arbeidsbøker i 2017. Eksempler og nye regler for oppføring i arbeidsbøker er gitt nedenfor.

Utfylling av arbeidsbøker i 2017 skal skje etter nye regler. De ble godkjent etter ordre fra Arbeidsdepartementet i Russland datert 31. oktober 2016 nr. 588n.

Nå trenger arbeidsboken kun stemples hvis organisasjonen har en. La oss minne deg på at organisasjonens segl kreves på tittelside arbeidsbok, på innsiden av omslaget ved oppføringer om navneendring, samt etter oppføringer om oppsigelse.

Så fra 27. november 2016 blir et stempel kun plassert i arbeidsbøker hvis det er tilgjengelig. Hvis din bedrift ikke har segl, sertifiser journalene med signaturen til lederen eller den som er ansvarlig for å føre arbeidsjournaler.

Se nedenfor for et eksempel på stempling av en arbeidsbok.

Mer om dette emnet:

• Når du skal fylle ut arbeidsboken til en ansatt i prøvetiden

Hvordan fylle ut forsiden til en arbeidsbok

Hvis en arbeidsgiver utsteder en ny arbeidsbok for en ansatt, bør han fylle ut en tittelside i den. Journalboken skal fylles ut innen en uke fra den dagen arbeidstakeren ble ansatt (punkt 8 i Reglene for føring av arbeidsjournal).

Utfylling av arbeidsbøker i 2017 bør gjøres med fyllepenn, gel eller kulepenn med svart, blått eller lilla blekk. Du kan ikke forkorte ord i en arbeidsbok (klausul 11 ​​i reglene for vedlikehold av arbeidsbøker).

Tittelsiden inneholder følgende informasjon:

• etternavn, fornavn og patronym for den ansatte;
• Fødselsdato;
• utdanning og yrke eller spesialitet.

Fullt navn og fødselsdato bør angis på grunnlag av pass eller annet identitetsdokument.

Og utdanning, yrke og spesialitet føres etter vitnemål eller annet dokument om utdanning eller kvalifikasjoner.

Se nedenfor for et eksempel på å fylle ut tittelsiden til en arbeidsbok. Feltene som personalansvarlig fylte ut er uthevet med blått.

Slik skriver du inn i arbeidsboken om ansettelse i 2017

Innføring i arbeidsboken om ansettelse må gjøres på grunnlag av direktørens pålegg om å ansette en ansatt. Alle oppføringer skal gjøres uten forkortelser.

I kolonne 3 i "Arbeidsinformasjon"-delen må du angi det fullstendige og forkortede navnet på organisasjonen. I stedet for en oppføring, kan du sette et stempel hvis det bærer det fullstendige og forkortede navnet på selskapet.

Serienummeret settes i kolonne 1, og ansettelsesdato er i kolonne 2. I kolonne 3 må du angi at den ansatte er ansatt av organisasjonen med navn på stilling, yrke eller kvalifikasjon. I kolonne 4 bør du sette ordet "Ordre" og detaljene i arbeidsordren.

Det er ikke nødvendig å attestere avtaleprotokollen med signatur og segl. Se nedenfor for eksempel på jobbsøknad.

Hvordan registrere oppsigelse av en ansatt

Oppføringer i arbeidsboken ved oppsigelse i 2017 gjøres på grunnlag av leders pålegg om oppsigelse. Sett i kolonne 1 serienummer oppføringer i kolonne 2 - datoen for oppsigelse av arbeidsavtalen.

Kolonne 3 vil inneholde grunnlag og begrunnelse for oppsigelse av arbeidsavtalen. Vær oppmerksom på at oppføringen må samsvare med ordlyden fra Arbeidskodeks, og uten forkortelser.

I kolonne 4 skriver du ordet "Ordre" og detaljene i oppsigelsesordren, også uten forkortelser.

Posten er attestert med signaturen til lederen av organisasjonen eller offisielt, ansvarlig for å vedlikeholde arbeidsjournaler. Du må også be den ansatte signere påmeldingen. Sett deretter organisasjonens segl, hvis noen.

Eksempel på oppsigelsesbrev etter eget ønske se nedenfor.

Prosedyren for å fylle ut en arbeidsbok er sekvensen av handlinger for å gjøre oppføringer i den ansattes hoveddokument, som gjenspeiler ansettelsesforholdet og bekrefter hans arbeidserfaring. I henhold til oppføringene i dette dokumentet forekommer periodiseringer pensjonsutbetalinger, derfor er det viktig å legge inn alle oppføringer riktig i dette dokumentet. Arbeidsgiver er ansvarlig for feil ved inntasting av data. Vi forteller deg hvordan du fyller ut en arbeidsbok og gir deg et eksempel på hvordan du fyller ut en arbeidsbok for 2019.

Hvilke regler bør du følge?

Først av alt er det nødvendig å nevne at utfylling av arbeidsbøker er regulert Artikkel 66 i den russiske føderasjonens arbeidskode. I tillegg må to andre grunnleggende dokumenter nevnes.

Prøve og regler for utfylling av arbeidsbok er godkjent Vedtak fra Arbeidsdepartementet i Russland datert 10. oktober 2003 nr. 69. Den beskriver nyansene ved å legge inn informasjon i et dokument og korrigere feil oppføringer.

I tillegg til instruksjonene som svarer på spørsmålet: hvordan lage oppføringer riktig i arbeidsboken (2019) - er det også regler for vedlikehold og lagring av arbeidsbøker, godkjentDekret fra regjeringen i den russiske føderasjonen datert 16. april 2003 nr. 225.

Hvem er ansvarlig for riktig design

Fyllingsinstruksjonene inneholder følgende regler for registrering:

• datoer er lagt inn Arabiske tall i formatet "05/17/2019";
• bruk en fyllepenn, heliumpenn eller kulepenn i svart, blått eller lilla;
• ikke bruk forkortelser;
• ikke kryss ut oppføringer når du retter dem (gjelder ikke tittelbladet), under feil oppføring skriver de "oppføringsnummer __ er ugyldig", og skriv inn det riktige nedenfor;
• FULLT NAVN. skriv i sin helhet, uten å erstatte med initialer, fødselsdato - basert på passet;
• informasjon om yrke og utdanning også basert på relevante dokumenter;
• Den ansattes signatur skal bekrefte opplysningene.

Eksempel på å fylle ut en arbeidsbok 2019

Arbeidsbokskjemaet ble godkjent ved dekret fra regjeringen i den russiske føderasjonen datert 16. april 2003 nr. 225.

Eksemplene vil vise hvordan du fyller ut en arbeidsbok (2019) seksjon for seksjon og hvordan tittelsiden skal se ut.

Dokumentet inneholder tre deler:

• titteldel - grunnleggende informasjon om den ansatte;
• informasjon om arbeid - informasjon om ansettelse, overføring og oppsigelse;
• informasjon om priser.

La oss se på hvordan du fyller ut hver del av boken riktig.

Fyller ut tittelsiden

Tittelbladet må utarbeides med særlig omhu. Eventuelle flekker eller unøyaktigheter gjør bokformen ubrukelig.

Denne arbeidssiden skal inneholde følgende informasjon:

• FULLT NAVN. Eieren;
• fødselsdatoen hans;
• utdanning (videregående, spesialisert videregående, høyere);
• navn på yrket, som i vitnemålet;
• dato for åpning av boken;
• underskrift til personen som fyller ut skjemaet;
• segl av organisasjonen (hvis noen).

Denne siden fylles kun ut i henhold til dokumentene som den ansatte har levert. Dette må være et pass, SNILS, et utdanningsdokument (vanligvis et vitnemål), et ekteskapsbevis (skilsmisse).

Tittelsiden til arbeidsboken (2019) ser slik ut:

Seksjon "Jobbinformasjon"

Hver side i denne delen består av 4 kolonner:

1. Serienummeret til gjeldende post.
2. Dato for ansettelse, oppsigelse, priser og andre arrangementer.
3. Informasjon om organisasjon, stillingstittel og avdeling. Fakta om ansettelse, oppsigelse og overgang til annen stilling er også registrert her.
4. Bekreftelse på oppføringen - navn, dato og nummer på rekkefølgen som oppføringen ble gjort i henhold til.

Informasjon i denne delen må inkluderes innen 7 dager fra datoen for utstedelse av ordren om ansettelse, overføring til en annen stilling, priser, insentiver og så videre.

Omorganiseringen av virksomheten gjenspeiles også i denne delen av arbeidsboken. Disse postene vil bidra til å forklare de forskjellige seglene for ansettelse og avskjed.

Du trenger ikke snakke om hvor viktig det er riktig fylling arbeidsbok (2019) - når alt kommer til alt, kan størrelsen på den ansattes fremtidige pensjon og andre sosiale ytelser avhenge av dette

Ved overføring

Overgangen fra en stilling til en annen gjenspeiles også i denne delen av arbeidsboken.

Det finnes to typer oversettelser:

• intern - en ansatt skifter stilling mens han er i samme organisasjon;
• ekstern - arbeidsgiver endres. I dette tilfellet avsluttes den forrige arbeidsavtalen og en ny inngås.

Når du foretar en intern overføring, i bokens tredje kolonne, skriv "overført til stilling..." og angi den nye stillingen og navnet på avdelingen, hvis den har endret seg.

Ved ekstern overføring angis nummer og dato for pålegg om oppsigelse fra en organisasjon og nummer og dato for pålegg om ansettelse i en annen organisasjon. I begge tilfeller må du angi arbeidstakers stilling.

Når du jobber deltid

Informasjon om deltidsarbeid kan også legges inn her. En oppføring i boken gjøres også på grunnlag av dokumenter levert fra en annen organisasjon. Det vil si at den ansatte bringer et sertifikat til hovedarbeidsstedet, som må inneholde:

• fullstendig og forkortet navn på organisasjonen;
• navn på den ansattes stilling;
• ansettelsesdato;
• organisasjonsdetaljer.

Sammen med sertifikatet sender den ansatte en søknad skrevet i fri form og en bekreftet kopi av bestillingen fra en annen organisasjon som han har blitt ansatt. Hvis disse dokumentene er utfylt riktig, gir lederen av foretaket, som regnes som hovedjobben, en ordre om å gjøre en ekstra oppføring i arbeidsboken. Ordlyden kan sees ved å åpne vårt eksempel på hvordan man riktig fyller ut en arbeidsbok ved kombinasjon.

Ved oppsigelse

Denne delen av boken fylles ut på samme måte ved oppsigelse.

Den tredje kolonnen angir begrunnelsen for oppsigelse, og den fjerde kolonnen inneholder detaljene i bestillingen som lå til grunn for oppsigelse av arbeidsavtalen.

Disse oppføringene i arbeidsboken må bekreftes med et segl (hvis noen) og signaturen til en ansatt i HR-avdelingen. Hvis virksomheten ikke har en personalavdeling eller en som er ansvarlig for å utarbeide og vedlikeholde arbeidsbøker, må alt dette utføres av organisasjonens leder.

Seksjon "Informasjon om priser"

En annen del av arbeidsboken som må fylles ut er delen om priser. Dette inkluderer informasjon om følgende hendelser:

• leveranse statlige priser(samt tildeling av ærestitler);
• tildeling av diplomer, sertifikater, medaljer, ordrer, insignier;
• arbeidsinsentiver foreskrevet i den russiske føderasjonens arbeidskode eller i organisasjonens interne forskrifter.

Delen av boken er fylt ut på samme måte som den forrige:

• Kolonne 1 - serienummeret til oppføringen;
• 2 kolonner - dato for tildeling;
• 3 kolonner - firmanavn, stilling og type pris;
• 4 kolonner - detaljer om rekkefølgen som tildelingen fant sted på grunnlag av.

Gjør korrigeringer

Over tid kan dataene spesifisert i arbeidsboken endres. For eksempel gifter en kvinne seg og endrer etternavn, eller en ansatt får Ekstrautdanning. Hvordan gjøre endringer i boken?

Hvis det er en endring i etternavn, fornavn, patronym, blir den eksisterende oppføringen krysset ut med én linje, og ny informasjon. Nøyaktigheten bekreftes av navnet og nummeret på dokumentet som var grunnlaget for endringene (for eksempel en vigselsattest). Nye data sertifiseres av signaturen til den ansvarlige medarbeideren som foretok korrigeringen, en utskrift av signaturen og organisasjonens segl (hvis noen).

Når tildelt ny klassifisering i utdanning er en eksisterende oppføring krysset over med én linje, og en ny skrives over.

Når du endrer navn på en organisasjon, gjøres korrigeringer som følger:

1. Kolonne 1 og 2 forblir tomme.
2. Kolonne 3 registrerer endringen i navnet på organisasjonen. I dette tilfellet er de tidligere og nye navnene angitt i full og kort form.
3. Kolonne 4 inneholder detaljene i dokumentet som ble endret på grunnlag av.

Hvis det ble gjort en feil eller feil inntasting under utfylling av arbeidsboken, kan den ikke krysses over.

Etter en feil inntasting plasseres nummeret på den neste i rekkefølgen. I kolonne 2 er datoen for endringene angitt. Kolonne 3 angir "Rekordnummer... skal anses som ugyldig." Dette skal følges av riktig oppføring.

Det er to alternativer for å fylle ut kolonne 4:

• angi datoen og nummeret på bestillingen som ble grunnlaget for den ugyldige oppføringen på nytt;
• angi nummeret og datoen for ordren som ble gitt for å foreta rettelsene.

Liner

Etter at alle de tomme sidene i arbeidsrapporten er fylt ut, vil dataene bli lagt inn på et innstikkskjema, som den ansatte i tillegg kjøper. Vedlegget fylles ut av arbeidsgiver på samme måte som arbeidsdokumentet:

• den ansattes personopplysninger fylles ut;
• datoen er lagt inn;
• gjeldende informasjon om den ansatte fylles ut;
• postene er sertifisert av organisasjonens signatur og segl.

Skjemaet sys på slutten av den ferdige arbeidsboka. Et stempel som angir utgaven av vedlegget som angir serie og nummer er plassert på tittelsiden til hoveddokumentet.

Antall innlegg som en ansatt kan ha er ikke fastsatt ved lov.

I likhet med arbeidsdokumentet har utformingen av innsatsen også sine egne krav:

• dekselet må være intakt;
• feilretting er uakseptabelt;
• ingen innsats rettskraft uten arbeidskraft selv;
• dersom det gjøres endringer i selve verket, skal de inngå i hvert innsatt skjema.

Duplikat arbeidsbok

Duplikat utstedes dersom arbeidsdokumentet er tapt eller skadet. Hvis den ansatte på dette tidspunktet hadde dokumentet, må han kontakte den siste arbeidsgiveren for å gjenopprette det. For at et duplikat skal kunne utstedes, må du sende inn en tilsvarende søknad, som må vurderes innen ikke mer enn 15 dager. I tillegg kan den ansatte bli bedt om dokumenter som indikerer hans tidligere arbeidssted.

I den nye arbeidsrapporten skal «Duplikat» stå på tittelsiden øverst. Videre fylling skjer som standard. All informasjon om tidligere arbeidssteder fylles ut basert på dokumentene som den ansatte har levert.

Hvis tapet eller skaden oppsto på grunn av feil fra arbeidsgiveren, faller alt arbeid for å gjenopprette informasjonen på ham.

Slik bekrefter du en kopi

Det er ofte tilfeller der en ansatt krever kopi av arbeidsdokumentet. For å motta den må du skrive en søknad adressert til arbeidsgiveren. Søknadsskjemaet er ikke etablert, men det anbefales å følge de etablerte reglene for utførelse:

• i øvre høyre hjørne av arket - data om leder og ansatt;
• i midten - ordet "erklæring";
• deretter teksten til selve begjæringen (i vårt tilfelle kan teksten være som følger: "På grunnlag av artikkel 62 i den russiske føderasjonens arbeidskode ber jeg deg om å gi meg en kopi av arbeidsboken, sertifisert i den foreskrevne måten»);
• dato og signatur.

Etter aksept av søknaden skal det utarbeides en bekreftet kopi av arbeidsrapporten og utstedes innen tre dager.

Det er viktig å huske at fra 07/01/2018 trådte den nye GOST R 7.0.97-2016 "National Standard" i kraft Den russiske føderasjonen. System med standarder for informasjon, bibliotek og publisering. Organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til dokumentutarbeidelse”, som gjorde mindre endringer i prosedyren for bekreftelse av kopi av arbeidsboken.

For å gjøre alt riktig, må du følge en viss algoritme:

1. Lag kopier av alle ferdige ark. I dette tilfellet må kopier være enkeltsidige.
2. Nummerer og sy arkene. På baksiden av det siste arket må du forsegle endene av trådene med et papirklistremerke, hvor du skriver hvor mange ark det er.
3. Hver kopierte side må være sertifisert (hvis den ikke er stiftet inn i én fil). Dette må gjøres av en person som er innvilget slik rett av lokale forskrifter. Hvis det ikke er en slik person, må daglig leder bekrefte kopiene.
4. Deretter skriver personen som bekrefter dokumentet "True", legger ned sin posisjon, signatur med utskrift og dato. Du kan sette segl av organisasjonen (hvis det er en), men loven forplikter deg ikke til å gjøre dette.
5. Du må også legge til en oppføring til angående den originale arbeidsrapporten: "Det originale dokumentet ligger i (navn på organisasjon) i fil nr. ___ for ___ år" (dette skrives når den ansatte trenger en kopi for å gi den til en tredjepartsorganisasjon).
6. Noen ganger ber en ansatt om å legge til «Jobber for øyeblikket». Dette er ikke forbudt ved lov (banker spør vanligvis).

Registrering av en arbeidsbok: grunnleggende regler

Prosedyren for å fylle ut en arbeidsbok er regulert av:

• Den russiske føderasjonens arbeidskode (LC RF);
• Regler for vedlikehold og lagring av arbeidsbøker, produksjon av arbeidsbokskjemaer og utlevering av dem til arbeidsgivere, godkjent ved dekret fra regjeringen i den russiske føderasjonen "Om arbeidsbøker" datert 16. april 2003 nr. 225 (heretter referert til som reglene, resolusjonen nr. 225);
• Instruks for utfylling av arbeidsbøker, godkjent ved vedtak fra Sosialdepartementet datert 10. oktober 2003 nr. 69 (heretter kalt instruksen).

Dessverre møter man ofte motsetninger mellom de nevnte dokumentene. Dermed må en registrering av frivillig oppsigelse i henhold til den russiske føderasjonens arbeidskode legges inn i dokumentet i strengt samsvar med ordlyden i koden (del 5 av artikkel 84.1 i den russiske føderasjonens arbeidskode). Reglene sier samtidig at det er nødvendig å skrive ned ordlyden i henhold til oppsigelsespålegget.

Ansvarlige ansatte bør fokusere på regelverkshierarkiet. Hvis andre handlinger er i strid med den russiske føderasjonens arbeidskode, bør de ikke brukes. I tilfellet beskrevet ovenfor, er det nødvendig å formulere en ordre (og deretter en oppføring i arbeidsjournalen) i samsvar med koden.

Vi viser de grunnleggende reglene som vil fortelle personelloffiseren hvordan han fyller ut en arbeidsbok:

• arbeidstillatelse utstedes for alle som jobber i bedriften i mer enn 5 dager;
• perioden som en oppføring må gjøres for er 7 dager;
• Arabiske tall må brukes i oppføringer;
• Du kan skrive med en svart, blå eller lilla penn;
• Forkortelser og rettelser er forbudt (rettelser er kun tillatt på den måten som er foreskrevet av paragraf 27 i reglene, og bare i seksjonene "Informasjon om arbeid" og "Informasjon om utmerkelser");
• Hver oppføring må ha et serienummer.

Hvordan fylle ut deler av en arbeidsbok: et eksempel på utfylling i 2018-2019

Dokumentskjemaet ble godkjent ved resolusjon nr. 225 - hvor man kan få tak i skjemaet er beskrevet i artikkelen Fremgangsmåten for å anskaffe, lagre og fylle ut et arbeidsbokskjema (nyanser). Arbeidsrapporten består derfor av flere seksjoner som hjelper til med å identifisere den ansatte, lære om hans yrke, kvalifikasjoner, lengden på arbeidserfaring og mottatte priser. Disse delene inneholder:

• personlig informasjon;
• informasjon om arbeidsaktivitet;
• informasjon om insentiver (unntatt bonuser).

Sammen med ovenstående generelle regler, for hver seksjon har lovgiver utviklet spesifikke regler for utfylling, som vi vil vurdere nærmere.

Hvordan fylle ut en arbeidsforside

Informasjon om den ansatte er angitt på tittelsiden til dokumentet. Veiledet av paragraf 2 i instruksen, må personelloffiseren skrive inn:

• ansattes personopplysninger slik de er angitt i passet, uten forkortelse;
• informasjon om utdanning, hvis den ansatte har riktig dokument;
• navnet på yrket der personen skal jobbe i foretaket;
• dato for ferdigstillelse av dokumentet.

Alle poster må sertifiseres av signaturene til den ansatte og personalansvarlig, samt seglet til organisasjonen (hvis noen). Tittelbladet fylles ut på personens første arbeidssted.

Hvis en ansatts personopplysninger har endret seg, kan HR-ansatte krysse ut disse dataene med én linje og indikere nye. For å gjøre dette må den ansatte sende inn offisielle dokumenter som bekrefter endringen i personopplysninger, og personalansvarlig må kopiere informasjonen fra disse dokumentene til indre side arbeidsbokomslag. For mer informasjon om retting av etternavn i arbeidsbok, se artikkelen Oppføring av endring av etternavn i arbeidsbok - eksempel.

Om ønskelig kan arbeidsgiver plassere et hologram på tittelsiden - hva et holografisk klistremerke brukes til er beskrevet i artikkelen Hvor plasserer man riktig hologram i en arbeidsbok - eksempel?

Hvordan formatere "Jobbinformasjon"-delen riktig

Ansatte i personalavdelingen skal vite hvordan man korrekt utarbeider en arbeidsbok, inkludert avsnittet der informasjon om arbeidet er angitt.

Trenger du å ansette noen? I dette tilfellet må den ansatte i personaltjenesten bli veiledet av paragraf 3 i instruksjonene og skrive ned i arbeidsboken under serienummeret:

• navnet på organisasjonen i full og forkortet form;
• navnet på den strukturelle enheten der personen får jobb;
• navnet på yrket som den ansatte skal jobbe i;
• datoen den ansatte begynte å jobbe.

Hvis en person jobber med suksess, får en ny rangering eller klasse, må dette registreres i arbeidsboken hans.

Under serienummeret skriver den ansatte i HR-avdelingen:

• informasjon om oppdrag til en ansatt av høyere rangering eller klasse;
• informasjon om tilleggsyrker eller kvalifikasjoner til den ansatte.

Hvis arbeidsforhold har uttømt seg selv og tiden er inne for å skille seg av med arbeidstakeren, må arbeidsgiveren registrere sin oppsigelse korrekt i samsvar med kravene i pkt. 5 i instruksen.

For å gjøre dette, i delen "Arbeidsinformasjon", under det aktuelle serienummeret, må du angi:

• grunn til oppsigelse;
• sluttdato for arbeidsforholdet;
• navn, nummer og dato for arbeidsgivers beslutning som ligger til grunn for oppsigelsen.

VIKTIG! Informasjonen i dokumentet skal spesifiseres nøyaktig, ordlyden skal samsvare arbeidslovgivning. Alle påmeldinger må bekreftes med organisasjonens segl (hvis noen) og signaturen til lederen.

Prosedyren for å fylle ut delen "Informasjon om priser"

En annen viktig del av arbeidsboken inneholder informasjon om prisene som den ansatte har tjent under arbeidet. I samsvar med punkt 4 i instruksjonene er informasjon angitt i følgende format:

• rekordnummer;
• Navn på organisasjonen;
• informasjon om prisen;
• informasjon om hvem som tildelte den ansatte;
• informasjon om verdiene som personen ble tildelt;
• lenke til dokumentet som tildelingen ble gitt på grunnlag av.

HR-ansatte må fylle ut denne delen nøye og riktig, siden data om premier påvirker den ansattes karriere og gir flere muligheter for hans videre ansettelse.

Hvordan dokumentere spesielle tilfeller i en arbeidsbok

Noen saker i arbeidsforhold er dokumentert i arbeidsboken på en spesiell måte. Slike saker inkluderer deltidsarbeid. I henhold til pkt. 3.1 i instruksen skal arbeidsboken oppbevares på hovedarbeidsstedet. Men en deltidsansatt kan be personaltjenesten legge til tilleggsinformasjon i arbeidsboka. For å gjøre dette er det nok å bekrefte faktum ekstra arbeid. Du kan for eksempel fremlegge en arbeidskontrakt med en annen organisasjon som bevis.

Overgang til en annen jobb er en ganske vanlig hendelse. Slike endringer i arbeidsforhold skal også registreres i arbeidsboken. I dette tilfellet er følgende angitt:

• rekordnummer;
• dato for overføring;
• overføre informasjon;
• navnet på den nye avdelingen eller stillingen;
• opplysninger om bestillingen som arbeidstakeren overføres på grunnlag av.

Ansvar for personalarbeidere

Riktig utfylling av arbeidsboken er en viktig komponent arbeidsforhold. Dersom dokumentet er utfylt feil, vil det være vanskelig for den ansatte å bevise sitt ansiennitet. Dessuten vil han pådra seg materielle tap, siden han ikke vil kunne få jobb med en arbeidsbok fylt ut med feil.

Følgende kan bli holdt ansvarlig for brudd på dette området:

• foretak (administrative i henhold til artikkel 5.27 og 13.20 i Code of administrative lovbrudd RF, heretter referert til som den russiske føderasjonens kodeks for administrative lovbrudd, for eksempel for unnlatelse av å gjøre de nødvendige oppføringene i arbeidsbøker eller sivilrett, hvis bruddet resulterte i tap for den ansatte);
• tjenestemenn i personaltjenesten (administrative under de ovennevnte artiklene i koden for administrative lovbrudd i Den russiske føderasjonen for lignende brudd, så vel som materiale, hvis bruddet på personelloffiseren forårsaket skade på bedriften, og disiplinært).

Ansatte i HR-avdelingen må fylle ut arbeidsbøker nøye og nøye ved å bruke arbeidsbokprøver utarbeidet i henhold til strenge formaliserte regler som er bindende for alle. Feil og brudd på dette området medfører administrativt, sivilt, økonomisk og disiplinært ansvar.

Arbeidsboka er offisielt dokument, som bekrefter personens arbeidserfaring. Den inneholder informasjon om dine nåværende og tidligere jobber. Behovet for å ha dette dokumentet er å informere den nye arbeidsgiveren om arbeidserfaring, samt å beregne arbeidserfaring.

Reglene for utfylling av arbeidsbøker er like for alle. La oss se på dem.

Generelle bestemmelser

Hvis du får jobb for første gang, kan du kjøpe arbeidstillatelse i spesialiserte pressekiosker. Formen ble godkjent ved dekret fra regjeringen i den russiske føderasjonen av 16. april 2003 nr. 225 og har ikke endret seg fundamentalt.

En tom bok sendes inn (eller opprettes) ved første offisielle ansettelse. Det er ingen oppføringer, så den første arbeidsgiveren må gjøre de første oppføringene.

I samarbeid med en arbeidsgiver under en sivilrettslig avtale er det ikke nødvendig med tilstedeværelse og utfylling av en arbeidsbok.

Under arbeid blir arbeidstakerens arbeid stående i bedriften og overlates ikke til arbeidstakeren før dennes offisielle oppsigelse. Reglene for vedlikehold av arbeidsbøker er:

1. Dekret fra regjeringen i den russiske føderasjonen datert 16. april 2003 nr. 225;
2. Vedtak fra Arbeidsdepartementet i Russland datert 10. oktober 2003 nr. 69.

De sier at alle karriereendringer (opprykk og degradering) blir registrert skriftlig HR-spesialist eller leder for virksomheten der den ansatte er offisielt registrert.

I følge vår informasjon vil det ikke være noen global revisjon av reglene for utfylling av arbeidsbøker i 2018. Selvfølgelig fortsetter det å sirkulere rykter om deres kansellering, men dette er bare et fjernt prospekt.

Hvordan ta notater

Boken registrerer alle endringer angående den ansattes offisielle stilling, inkludert forfremmelse i kategori (karrierevekst), mottatte priser, overføringer til en annen strukturell inndeling og så videre.

Alle oppføringer gjøres utelukkende på russisk. Dubbing av opptak på fremmed språk kan bare utføres hvis arbeidsgiveren er registrert i en nasjonal republikk i Den russiske føderasjonen, som samtidig har sitt eget språk.

I tillegg forplikter reglene for å utarbeide en arbeidsbok at alle oppføringer skal gjøres i strengt samsvar med reglene for det russiske språket. Ta hensyn til utformingen av tall, data og nummerering vedtatt i offisiell dokumentflyt.

Hvordan gi informasjon om en ansatt

Den første arbeidsgiveren må fylle ut grunnleggende informasjon om den fremtidige arbeidstakeren:

• fornavn, patronym, etternavn;
• fødselsdag;
• hva slags utdanning;
• yrke.

Organisasjonen tar denne informasjonen direkte fra originalene eller notariserte kopier av de oppgitte personlige dokumentene - pass, vitnemål, etc. Reglene for å gjøre en oppføring i arbeidsboken forplikter hver ny stilling til å bli registrert med underskriftene til arbeidsgiveren og arbeidstakeren. Etter å ha lagt inn alle data og kontrollert informasjonen, lagres ansettelsesposten i personalavdelingen til selskapet.

Et viktig tillegg: hvis en person endrer noen personopplysninger under arbeidet (for eksempel etternavn og/eller fornavn), må de umiddelbart oppdateres i arbeidsboken på gjeldende arbeidssted.

Dessuten: informasjon som kvalifikasjoner eller utdanningsnivå må også suppleres dersom de oppdateres. For eksempel når en person, da han ble ansatt, hadde en ufullstendig høyere utdanning, og i prosessen mottok et diplom for høyere utdanning.

Hvordan fylle ut jobbinformasjon

Hoveddelen av boken anses å være "Informasjon om arbeid". Reglene for vedlikehold og lagring av arbeidsbøker regulerer prosessen med å fylle ut alle nødvendige data.

Én registrering av den ansattes arbeidssted vil ikke være nok. I henhold til gjeldende standarder, må selskapet angi startdato for arbeidet, stilling og post etterfølgende mulige endringer(for eksempel oversettelse).

Det er totalt fire felt i denne delen som må fylles ut (se tabell).

Et viktig tillegg: i tilfelle av å fullføre militærtjeneste før du søker jobb, angir arbeidsgiveren disse dataene før oppføringene fra hans organisasjon i generell prosedyre. Reglene for å opprettholde arbeidsjournaler i den russiske føderasjonen i 2018 krever dokumentasjon av alle karrierearrangementer, inkludert fullføring av militærtjeneste. I dette tilfellet er bekreftelsesdokumentet det militære ID-nummeret.

I følge reglene for utfylling av arbeidsbøker i 2018 kan det også angis i arbeidsboken dersom en arbeidstaker har deltidsjobb. Dessuten blir ikke selve dokumentet tatt bort fra hovedarbeidsstedet. Opplysninger om parallelle ansettelser gis av arbeidsgiver som i følge loven har arbeidsboka. For å gjøre dette, må ikke-hovedarbeidsstedet registrere all nødvendig informasjon i et eget dokument, som bekrefter dette med signaturer og et segl (hvis noen).

En annen del av arbeidsboken er "Informasjon om priser." Den fullføres på den måten som er beskrevet ovenfor. Den består også av fire kolonner, hvis rekkefølge er lik den grunnleggende informasjonen om verket.

Dette inkluderer informasjon om mottatte sertifikater, priser (inkludert statlige priser) og titler.

Funksjoner ved oppsigelsesjournaler

Saken om å forlate hovedarbeidsstedet føres inn i arbeidsboken som en egen hendelse. Reglene for utfylling og oppbevaring av arbeidsbøker pålegger hovedarbeidsgiver å legge inn nødvendige opplysninger om årsak til oppsigelse. I dette tilfellet er også alle fire kolonnene fylt ut. Om grunnlaget for oppsigelse - den tredje.

Det viktigste her er det nøyaktige grunnlaget for oppsigelse i samsvar med den spesifikke normen til arbeidsloven. I utgangspunktet er dette artikkel 77 i den russiske føderasjonens arbeidskode og noen andre normer.

Hvis årsaken til å forlate selskapet skyldtes gyldige hendelser som en person ved lov kan regne med støtte fra staten, så gjenspeiles dette også i boken (for eksempel oppsigelse for å passe et barn).

Viktige nyanser

Hvis du legger inn feil data eller grammatiske feilÅ krysse ut er uakseptabelt. I dette tilfellet anses denne oppføringen som ugyldig. Dette er hva de skriver:

En lignende repetisjon bør gjøres med en merknad om at dataene er korrekte og samsvarer med virkeligheten

Vær oppmerksom på at reglene for utfylling av arbeidsbøker forplikter deg til å gjøre justeringer ved mulige endringer:

• firmanavn (inkludert juridisk form);
• type utskrift (å bruke forskjellige i én bok er uakseptabelt!).

Forresten, siste endring reglene for vedlikehold av arbeidsbøker påvirket selene. Fra 27. november 2016 ble plikten til å påføre segl endelig opphevet dersom organisasjonen i utgangspunktet ikke har.

Hvis arbeidsdagen er over og det ikke er plass igjen å fylle, er det ikke nødvendig å starte en ny. Du trenger bare å sy inn en ny liner, som deretter fylles i henhold til standard regler. En forutsetning er sying av foringen med alle typer tråd. Det ser alltid slik ut:

Offisiell registrering av en arbeidsbok er mulig allerede før arbeidstakeren blir myndig.

I følge reglene for oppbevaring av arbeidsbøker er dette skjemaer streng rapportering. De trenger spesiell tilsyn. Det er godkjent et eget register for dette formålet. Bli kjent med det og.

Og du må lagre dem direkte til du tidligere ansatt eller hans nære slektninger vil ikke ta hans arbeid.

Vi presenterer ferdige prøver av utfylling av arbeidsbøker i 2019, som er utarbeidet i strengt samsvar med den russiske føderasjonens arbeidskode.

Trudoviks begynte å bøtelegge regnskapsførere og personalansvarlige for feil ved utfylling av arbeidsbøker. Journalen "Forenklet" vil hjelpe å rette feil uten straff:

Regler for å fylle ut en arbeidsbok i 2019

Instruks for utfylling av arbeidsbøker er godkjent av Arbeidsdepartementet sosial utvikling RF datert 10. oktober 2003 nr. 69.

I henhold til instruksjonene:

• Oppføringer av datoer i alle seksjoner må gjøres med arabiske tall (dag og måned - to sifre, år - fire sifre).

For eksempel, hvis en ansatt ble ansatt 25. desember 2017, føres en oppføring i arbeidsboken: "25.12.2017"

• For å lage notater, bruk en fontene, gel eller kulepenn i svart, blått eller lilla
• reduksjoner er ikke tillatt

For eksempel, "pr." i stedet for "ordre" osv.

• i seksjonene "Informasjon om arbeid" og "Informasjon om premier" er det ikke tillatt å krysse av tidligere innførsler (selv om de er ugyldige)

Selv en liten skrivefeil i arbeidsrapporten er en grunn til at Pensjonskassen ikke skal telle arbeidstakerens tjenestetid, se hvilke feil som kan være farlige i artikkelen.

Hvordan rette en feil i en arbeidsbok

Hvis det er nødvendig å endre en oppføring, etter den siste, oppgi det påfølgende serienummeret, datoen for den nye oppføringen, og skriv deretter i kolonne 3: "Oppføringen med nummer slik og slik er ugyldig."

Etter dette må du legge inn dataene etter behov. For eksempel: "Godtatt for et slikt og slikt yrke (stilling)." Deretter, i kolonne 4, gjentas datoen og nummeret for ordren (instruksen) eller annen beslutning fra arbeidsgiveren, hvor oppføringen ble feilaktig ført inn i arbeidsboken, eller datoen og nummeret for ordren (instruksen) eller annen avgjørelse fra arbeidsgiver, på grunnlag av hvilken korrekt oppføring er gjort, er angitt.

På samme måte blir en registrering av overføring til annen jobb osv. ugyldig.

Hvis oppsigelsesoppføringen i arbeidsboken er ugyldig

Dersom det er en oppføring i arbeidsboken om oppsigelse eller overgang til annen fast jobb, som senere erklæres ugyldig, etter skriftlig søknad fra arbeidstakeren, utstedes en duplikatarbeidsbok uten å gjøre en oppføring erklært ugyldig.

I dette tilfellet, i øvre høyre hjørne av den første siden av den dupliserte arbeidsboken, er inskripsjonen: "Duplikat" laget.

På den første siden (tittelsiden) i den forrige arbeidsboken er det skrevet: "I stedet ble det utstedt et duplikat," som indikerer serie og nummer.

Elektroniske arbeidsbøker

Ideen om å bytte til elektroniske arbeidsbøker har vært diskutert i ganske lang tid, fordi det er åpenbart at arbeidsboken er på på papir upraktisk for både arbeidstaker og arbeidsgiver. Dessuten, Pensjonsfond Den russiske føderasjonen bruker årlig stor mengde tid til å overføre informasjon fra arbeidsrapporten og behandle den. Basert på ovenstående kom vi til at elektronisk dokument virkelig en god avgjørelse.

Den russiske føderasjonens regjering har til hensikt å tillate bruk av både "vanlige" og elektroniske arbeidsbøker. Uansett vil overgangen skje gradvis, og utfylling av arbeidsbøker på papir vil fortsatt gjenstå aktuell problemstilling i 2019.

Eksempler på å fylle ut en arbeidsbok i 2019

Arbeidsdokumentet stemples kun hvis tilgjengelig.

Hvordan skrive ordlyd i en arbeidsbok

IKKE SANT: Avskjediget på grunn av en reduksjon i personalet i organisasjonen, klausul 2 i del 1 av artikkel 81 i den russiske føderasjonens arbeidskode

FEIL: Avskjediget på grunn av reduksjon i organisasjonens arbeidsstyrke, paragraf 2, del 1, art. 81 Den russiske føderasjonens arbeidskode

Tittelsidedesign

Tittelsiden fylles ut av organisasjonen (IP), arbeidet som var det første i den ansattes liv. På tittelsiden må du skrive den ansattes fulle navn, fødselsdato, utdanning, yrke, dato for utfylling av arbeidsboken, den ansattes signatur og underskriften til den som fører personaljournal i bedriften (HR-ansvarlig, regnskapsfører). , leder eller individuell gründer).

Gjør endringer på tittelsiden

For å gjøre endringer på tittelsiden, kryss ut de feil og skriv riktig inskripsjon til høyre i henhold til vårt eksempel. Sett inn dato og signatur.

Rekruttering

Ansettelser gjøres slik. I venstre kolonne skriver du inn oppføringsnummer og dato. Skriv hele navnet og forkortelsen til organisasjonen eller den individuelle gründeren i kolonnen "ansettelsesinformasjon...".

Eksempel:

• Samfunn med begrenset ansvar"Alpha" (Alpha LLC)
• Individuell gründer A.A. Petrov (IP A.A. Petrov)

Overfør til en annen stilling

Overføring til annen stilling formaliseres etter ordre. Se en eksempelbok nedenfor.

Oppsigelse etter arbeidstakers eget ønske

Oppsigelse er formalisert i strengt samsvar med den russiske føderasjonens arbeidskode. I dette tilfellet må du skrive på grunnlag av hvilken artikkel i den russiske føderasjonens arbeidskode den ansatte ble sparket. Gjør du en feil her, kan arbeidstaker bestride oppsigelsen i retten. Innskriften kan ikke forkortes.

Ordlyden skal være slik: Arbeidskontrakt avsluttet på initiativ av den ansatte, punkt 3 i del 1 av artikkel 77 i den russiske føderasjonens arbeidskode.

Under denne påskriften er signaturen til personalansvarlig og signaturen til den ansatte.

Vær oppmerksom på at ved oppsigelse settes personalansvarligs og den ansattes signatur i boken.

Oppsigelse på grunn av bemanningsreduksjon

For oppsigelse på grunn av bemanningsreduksjon, bør ordlyden være som følger: Avskjediget på grunn av en reduksjon i antall ansatte i organisasjonen, paragraf 2 i del 1 av artikkel 81 i den russiske føderasjonens arbeidskode.

Feil i firmanavn

I arbeidsboka angir du det fullstendige og forkortede navnet på bedriften i form av en overskrift - før ansettelsesprotokollen (Instruks nr. 69). Uoverensstemmelser i tittelen må rettes opp slik at pensjonskassen ikke fratar den ansatte ansienniteten i din bedrift. Navnet i boken kan avvike fra charteret dersom selskapet har gjort endringer i Unified State Register of Legal Entities eller lagt inn informasjon feil.

Selskapet endret navn. Skriv at organisasjonen har fått nytt navn og angi detaljene i dokumentet som selskapet endret navn på grunnlag av.

Du har misforstått navnet. Hvis du fylte ut feil navn før du gjorde en avtale, kansellerer du oppføringen. For å gjøre dette, lag en post uten et tall som indikerer at det var en feil i navnet (se eksempel 6 nedenfor). En feil tittel kan ikke krysses ut.