Záležitosti sú naliehavé a dôležité. Stanovenie priorít je polovica úspechu

Keďže tridsiaty štvrtý prezident Spojených štátov, ako každá hlava štátu, bol veľmi zaneprázdnený človek, vyvinul si vlastnú metodiku stanovovania priorít v procese doťahovania vecí do konca. Vytvoril takzvanú Eisenhowerovu maticu, ktorá umožňuje človeku najviac sa sústrediť dôležité veci, pričom ignorujete menšie úlohy, ktoré nie sú užitočné.

Eisenhowerova prioritná matica je tabuľka pozostávajúca zo štyroch kvadrantov. Navyše do nej možno zadať akúkoľvek záležitosť v závislosti od dvoch parametrov: naliehavosti a dôležitosti.

Kvadrant „A“ obsahuje veci, ktoré sú obzvlášť dôležité a vyžadujú si okamžitú implementáciu. Kvadrant „B“ zahŕňa nie naliehavé úlohy, ktorých splnenie má pomerne veľký význam. Kvadrant „C“ obsahuje úlohy, ktoré nie sú pre umelca obzvlášť dôležité, ale musia byť dokončené okamžite. Veci, ktoré sú v poslednom kvadrante „D“, nevyžadujú rýchla akcia a nemožno ich považovať za dôležité.

Aby sme pochopili celú podstatu takého nástroja, akým je Eisenhowerova matica, stojí za to podrobnejšie zvážiť každý z kvadrantov. V opačnom prípade sa účinnosť jeho použitia zníži na nulu.

Kvadrant A: dôležité a naliehavé záležitosti

Maticu, v ktorej je tento kvadrant prázdny, možno považovať za ideálnu, pretože dôležitosť a naliehavosť záležitosti implikuje situáciu blízku stavu núdze. Zaujímavé je, že dôležité úlohy sa stávajú naliehavými dôvod našej lenivosti a prokrastinácia. Je samozrejmé, že každý z nás pravidelne čelí podobným situáciám. V takýchto podmienkach je však neustále nemožné pracovať a rozvíjať sa.

Z tohto dôvodu má zmysel zabrániť prípadom z iných kvadrantov vstúpiť do kvadrantu „A“. Prax ukazuje, že je oveľa jednoduchšie odstrániť možné problémy, ako riešiť následky tých, ktoré sa už vyskytli.

Prípady, ktoré by sa mali umiestniť do kvadrantu „A“, zahŕňajú:

• Úlohy, ktorých nedokončenie v tejto chvíli spôsobí problémy;
• Záležitosti súvisiace s naším blahobytom a zdravím;
• Úlohy, ktoré vás v prípade nesplnenia vzdialia od vopred stanoveného cieľa.

Príklady takýchto prípadov zahŕňajú:

• Dokončenie projektu, ktorý má byť čoskoro dodaný;
• Neplánovaná návšteva lekára;
• Dôležitý hovor obchodnému partnerovi alebo klientovi;
• Nevyhnutný odpočinok z nejakého dôvodu chronická únava alebo výskyt syndróm profesionálneho vyhorenia;
• Zavolajte inštalatéra na opravu netesného potrubia.

Stojí za zmienku, že niektoré záležitosti z kvadrantu „A“ by ste určite mali delegovať, ak nepotrebujú vašu priamu účasť.

Kvadrant B: dôležité a nie naliehavé záležitosti

Oplatí sa zaplatiť Osobitná pozornosť pre plánované prípady z tohto sektora. Prax ukazuje, že cieľavedomá a metodická realizácia úloh z kvadrantu „B“ vykazuje dobré výnosy v budúcnosti. Kto sa týmto záležitostiam dostatočne venuje, má oveľa väčšiu šancu na úspech.

Keďže úlohy v kvadrante „B“ nie sú naliehavé, má človek možnosť ich splniť čo najefektívnejšie. Zároveň treba počítať s tým, že ak niektoré úlohy z tohto sektora nesplníte včas, existuje šanca, že sa presunú do kvadrantu „A“. Vašou hlavnou úlohou je zabrániť takémuto výsledku.

Príklady prípadov zo sektora „B“ zahŕňajú:

• Vypracovanie plánu pre nový projekt;
• Analýza dostupných výsledkov;
• Preventívne opatrenia;
• Nadväzovanie kontaktov a vzťahov;
• Identifikácia ďalších perspektív a rozvoj alternatívnych projektov.

Kvadrant C: nedôležité a naliehavé záležitosti

Často splnenie úloh z tohto sektora človeka len vzďaľuje od zamýšľaného cieľa. Vo väčšine prípadov nám tieto veci bránia plne sa sústrediť na to, čo je pre nás skutočne dôležité.

Hlavnou chybou mnohých, ktorí začínajú používať Eisenhowerovu maticu, je nesprávna klasifikácia prípadov. Nezamieňajte si úlohy z kvadrantu „A“ s nedôležitými, ale naliehavé záležitosti. Napríklad váš manažér vám dáva pokyny, ktoré nemajú nič spoločné s vašimi Pracovné povinnosti. Zároveň požaduje čo najrýchlejšie dokončenie úlohy (Prečítajte si - “ Ako správne odmietnuť šéfa"). V tomto prípade je dôležité neklasifikovať tento prípad ako sektor „A“. Táto úloha vás nepribližuje k vašim cieľom.

Stojí za to neustále si pamätať svoje počiatočné úlohy. Snažte sa nerozptyľovať svoju pozornosť na nedôležité veci.

Nasledujúce prípady majú veľkú šancu spadnúť do kvadrantu „C“:

• Neplánované naliehavé stretnutia;
• Náhle problémy v podobe hostí, ktorí si vyžadujú vašu pozornosť;
• Neplánované čistenie alebo odstránenie negatívnych dôsledkov vašej neopatrnosti;
• Akékoľvek iné úlohy, ktoré vás vzďaľujú od pôvodného cieľa.

Kvadrant D: nedôležité a nie súrne záležitosti

Nedokončenie úloh z tohto sektora bude vo väčšine prípadov fungovať vo váš prospech. Môžu však byť celkom jednoduché a zaujímavé. Z tohto dôvodu by ste sa ich nemali úplne zbaviť.

Ak ešte stále nemáte možnosť odškrtnúť si všetky úlohy z tohto sektora, začnite ich plniť úplne na poslednom mieste, pričom striktne obmedzte čas, ktorý im vyčleníte.

Do sektora „D“ možno bezpečne zaradiť nasledujúce úlohy:

• Chronofágy a čas klesá;
• zbytočné telefonické rozhovory;
• Rekreačné aktivity.

Eisenhower Matrix je skvelá šanca získať významný dodatočný zdroj vo forme uvoľneného času. Tento nástroj vám umožní rýchlo dosiahnuť svoje ciele.

Ak nájdete chybu, zvýraznite časť textu a kliknite Ctrl+Enter.

Zdravím všetkých čitateľov a predplatiteľov! Jurij Okunev je s vami.

Zamysleli ste sa niekedy nad tým, ako múdro plánujete a trávite svoj čas? Poznáte ten pocit márneho premrhania dní, týždňov či dokonca mesiacov?

Ak áno, Eisenhowerova matica ako nástroj na stanovenie priorít je pre vás nevyhnutnou témou. Bez nej budete rozlietaní po najrôznejších maličkostiach a zabudnete na skutočne dôležité veci.

Ak ste sa ešte nestretli s problémom time managementu, potom ešte potrebujete maticu, pretože vám pomôže stať sa ešte úspešnejšími.

Matrix vyvinul 34. prezident Spojených štátov amerických Dwight David Eisenhower.

Keďže post hlavy štátu zahŕňal neskutočné množstvo každodenných úloh, politik sa rozhodol vytvoriť univerzálnu schému, ktorá by mu pomohla ich triediť a triediť.

Podstatou metódy je analyzovať aktuálne udalosti, úlohy a určiť, ktoré z nich sú najvýznamnejšie a naliehavejšie. Problémom je, že nevieme vždy správne určiť, čo je pre náš život a podnikanie skutočne dôležité. Len učením sa vysoko efektívnemu plánovaniu sa vydáme na cestu úspechu, sebarealizácie a harmónie.

Osi a kvadranty

Matica je tvorená dvoma osami. Vertikálne znamená dôležitosť a horizontálne naliehavosť úlohy. V dôsledku toho sa rozlišujú štyri kvadranty.

• Hore vpravo. Veci sú naliehavé a dôležité.

Úlohy sem patria, ak sa stalo niečo neočakávané a vy musíte riešiť neočakávané záležitosti. Alebo v dôsledku negramotného manažmentu času, keď sa úlohy, ktoré nie sú vyriešené načas, presunú zo stavu „dôležité, ale nie naliehavé“ do stavu „už nemožno odkladať“. Výnimkou sú otázky zdravia a bezpečnosti, ktoré musia byť vždy prioritou.

Kľúčovým princípom matice je, že je potrebné urobiť všetko pre to, aby sa zabezpečilo, že v danom kvadrante nebudú žiadne položky. To bude znamenať, že všetko alebo takmer všetko je pod vašou kontrolou. Iba v tomto prípade môžeme hovoriť o vynikajúcich obchodných kvalitách, schopnosti správne riadiť čas a stanovovať priority.

• Hore v ľavo. Veci nie sú veľmi naliehavé, ale dôležité.

Toto je hlavný sektor. Mal by obsahovať najdôležitejšie problémy pre vás a/alebo vašu spoločnosť. Zameraním sa na tento kvadrant sa s istotou posuniete k svojim snom a budete žiť život plný udalostí a úspechov.

Ak budete s riešením problémov v ľavom hornom kvadrante otáľať, čoskoro si všimnete, že zoznam úloh z neho sa plynule vkráda do predchádzajúceho ľavého horného sektora. To znamená, že núdzový stav začína. Aby ste tomu zabránili, musíte byť schopní delegovať problémy na iných ľudí!

To zahŕňa zmysluplné každodenné úlohy, ktoré vám pomôžu vyhnúť sa problémom v budúcnosti. Ide napríklad o marketingové plánovanie, rebranding, personálne a finančné záležitosti, ale aj o šport a zdravotnú starostlivosť, pomoc blízkym, inštaláciu alarmu do bytu, poistenie nehnuteľnosti atď.

• Vpravo dole. Veci sú naliehavé, ale nie príliš dôležité.

Obsahuje otázky, ktoré nás svojou naliehavosťou odvádzajú od oveľa dôležitejších činností. Napríklad potreba pomôcť príbuznému zasadiť zemiaky, žiadosť priateľa, aby ho vyzdvihol z letiska, opravy domáce prístroje, Narodeniny nie najbližšieho a najoddanejšieho súdruha atď.

Keď sa na to všetko nasprejujete, začnete venovať menej pozornosti a času problémom z predchádzajúcich kvadrantov. V dôsledku toho trpia vaše záujmy, potreby a túžby. Okrem toho je vysoká pravdepodobnosť, že začnete presúvať veci z tohto sektora do sektora „naliehavého a dôležitého“. Preto je potrebné byť dôsledný pri stanovovaní priorít.

• Vpravo dole. Veci nie sú naliehavé a nedôležité.

IN Každodenný život Pre každého človeka existuje veľa takýchto vecí. Ako močiar vás úplne vcucnú.

Táto kategória zahŕňa rôzne domáce práce, príjemné aktivity pre dušu a menšie organizačné záležitosti, ktoré môžete robiť, keď ste skutočne slobodní bez toho, aby ste ublížili sebe alebo svojej spoločnosti. Volanie priateľovi, korešpondencia na sociálnych sieťach, hľadanie zájazdov na vašu budúcu dovolenku, návšteva kozmetického salónu, výmena pár obrázkov na webe – na to všetko míňate svoju pozornosť, energiu, čas atď.

Všetky úlohy spadajúce do tohto kvadrantu by sa mali dokončiť až po vyriešení problémov zo všetkých ostatných sektorov.

Je pozoruhodné, že maticu aktívne používal slávny americký špecialista na vysoko efektívne plánovanie Stephen Covey. Na základe exprezidentovho diagramu ho doplnil o svoje myšlienky, vysvetlenia a rady. Konkrétne nazval prvý sektor krízovým sektorom, druhý - kvalitný štvorec, tretí - prah krízy a štvrtý - degradácia.

Na jednej strane je matica priorít mimoriadne logická, zrozumiteľná a jednoduchá. Len čo však začnete klasifikovať úlohy, okamžite nastanú problémy. Ako pochopiť, čo je jednoducho dôležité a čo je kriticky dôležité? Čo je potrebné urobiť hneď a čo môže počkať? Nasledujúca technika vám s tým pomôže.

"karteziánske súradnice"

Nazýva sa tak preto, lebo je stále založený na systéme pretínajúcich sa osí, ktorý kedysi vytvoril slávny matematik René Descartes. Eisenhowerova matica a karteziánske štvorce majú to isté vzhľad, avšak obsah je iný. Každý kvadrant má priradenú otázku.

• Ľavý horný sektor. Čo získam, ak to neurobím?
• Pravý horný sektor. Čo získam, ak to urobím?
• Ľavý dolný sektor. Čo stratím, ak to neurobím?
• Pravý dolný sektor. Čo stratím, ak to urobím?

Ako používať Eisenhowerovu maticu

Myslím, že nie je potrebné diskutovať o potrebe použiť metódu na stanovenie priorít medzi obchodnými a domácimi úlohami. "Mohlo by to byť užitočné niekde inde?" - pýtaš sa. Odpoveď je áno, bude sa hodiť všade tam, kde potrebujete niečo zorganizovať. Napr.:

• Osobný život.

Nájsť lekára pre svojho brata je naliehavé a dôležité. Uzavrieť mier so svojím partnerom nie je naliehavé, ale je dôležité. Kúpa narodeninového darčeka pre vašu sesternicu z druhého kolena je naliehavá, ale nie dôležitá. Odoslanie odkazu na vtipné video priateľovi na sociálnych sieťach nie je vôbec naliehavé a nedôležité.

• Upratovanie skríň a špajz doma.

V prvom kvadrante môžu byť veci, ktoré skutočne potrebujete a možno budete potrebovať doslova zajtra. V druhej - tie, ktoré sú veľmi potrebné, ale nie práve teraz. V tretej sú tie, ktoré budú v blízkej budúcnosti potrebné, no potom sa dajú odložiť. Vo štvrtom - čo možno odložiť do budúcej sezóny / dať ľuďom v núdzi.

• Starostlivosť o svoje zdravie.

Chcete prekonať škodlivé chronické ochorenie alebo sa zotaviť po operácii? Alebo možno len chcete zlepšiť svoju celkovú pohodu a dať svoje telo do poriadku? K tomu treba dbať na veľké množstvo vecí – výživu, tréning, odpočinok, preventívne a lieky, fyzioterapia atď. Navyše nie všetky metódy sa dajú a majú kombinovať.

Rozdeľte úlohy do kvadrantov, aby ste vytvorili kompetentnú stratégiu obnovy a načrtli presný akčný plán.

**
Ako vždy vám želám úspech v boji za vaše ciele a šťastný úspešný život. Ešte zaujímavejšie a 300% užitočná informácia nájdeš v mojom. Jedinečný vývoj autora, hĺbkové teoretické informácie a veľké množstvo praktický tréning.

A ak máte ešte otázky, pozývam vás individuálna konzultácia. Podrobnosti.

To je všetko. Až do nových publikácií. Prihláste sa na odber noviniek, aby vám nič dôležité neušlo. S pozdravom Váš Jurij Okunev.

Predpokladajme, že ste premyslene pristúpili k formulácii cieľa, prekonali ste vnútorný odpor v podobe strachu a prokrastinácie a našli ste výbornú motiváciu dosahovať výsledky. Si aktívny a plný energie! Po určitom čase však s prekvapením zistíte, že po poctivej a vytrvalej práci plánovaných 8 - 12 hodín nemôžete presne určiť

• čo z toho, čo sa plánovalo, sa už urobilo;
• aký medzivýsledok sa dosiahol;
• o koľko ste bližšie k dosiahnutiu cieľa, ktorý ste si stanovili.

Obrázok sa ukáže byť dosť depresívny: váš deň je plný starostí, stále ste niečím zaneprázdnení, no výsledok sa nepribližuje. Namiesto toho, aby ste boli spokojní, že sa vám podarilo urobiť ešte pár krokov k cieľu, cítite sa len unavení a sklamaní.

"Problém stanovenia cieľa"

V manažmente času sa tento jav nazýva „problémy pri stanovovaní cieľov“. Keď sa s tým stretnete, začnete cítiť slávny hrdina staroveký grécky mýtus - Sizyfos, ktorý je deň čo deň odsúdený na to, aby zvalil na vrchol hory obrovský balvan, ktorý spadne v momente dosiahnutia cieľa. Takýto nezdvíhateľný balvan je vo vašom prípade kopa každodenných úloh, ktorých objem sa nezmenšuje, bez ohľadu na to, koľko úsilia vynaložíte.

Stanovte si priority

Hoci problém, ktorému čelíte, je skutočne vážny a rozsiahly, je celkom možné ho vyriešiť. Ale kde začať? Po prvé, skôr ako začnete konať, musíte zistiť, čo presne chcete v tejto fáze dosiahnuť, a zoradiť úlohy v závislosti od ich priority.

Nezačínajte pracovať na úlohe skôr, ako budete presne vedieť, aký je váš cieľ a ako ďaleko vás zavedie.

Samozrejme, existuje celá kategória úloh, ktoré možno vykonávať chaoticky, podľa princípu „objavené a hotové“. Svojím spôsobom je to dokonca užitočné: takáto činnosť vytvára určitú náladu a pomáha vám bez problémov zapojiť sa do vašej hlavnej práce. Medzi takéto činnosti patrí napríklad rutina v domácnosti: umývanie riadu, utieranie prachu, zametanie podlahy atď. Zoznam takýchto každodenných činností je malý a výhodou ich vykonávania je, že takmer okamžite vidíte výsledok úsilie a Po dokončení zažívate nielen pocit zadosťučinenia z vykonanej práce, ale aj celkom hmatateľný fyzický komfort.

Pokiaľ však ide o úlohy, ktoré je potrebné vyriešiť pri práci na rozsiahlom projekte, zoznam úloh sa môže stať takmer „bezrozmerným“. Chaotická stratégia tu nebude fungovať – na dokončenie celého projektu ste predsa časovo limitovaní. To znamená, že existuje veľké riziko, keď riešite množstvo menších problémov a jednoducho nemáte čas urobiť niečo skutočne dôležité, aby ste dosiahli konečný cieľ. Takže predtým, než sa pustíte do všetkého naraz, venujte pár minút premýšľaniu.

Zoraďte aktuálne úlohy

Premýšľať o svojich činoch je dobrý nápad, ale chcete to urobiť nielen efektívne, ale aj rýchlo. Vhodné na tento účel známy spôsob, ktorý sa aktívne využíva v time managemente. Je známa ako Eisenhowerova matica. Niekoľko zdrojov ponúka niekoľko rôznymi spôsobmi pomocou tejto metódy. Zdá sa nám, že najjednoduchší a najracionálnejší je ten, o ktorom sa bude diskutovať nižšie. Osvedčil sa ako pohodlný nástroj pre praktické uplatnenie, tak sa o to s vami radi podelíme.

Matrix je pomenovaný po 34. prezidentovi Spojených štátov Dwightovi Eisenhowerovi, bývalom armádnom generálovi. Jemu sa pripisuje vynález túto metódu, ale s najväčšou pravdepodobnosťou Eisenhowerova zásluha spočíva v tom, že svojho času vyjadril myšlienku: „Nie všetky naliehavé záležitosti sú dôležité a nie všetky dôležité záležitosti sú naliehavé. Citát si získal popularitu a, samozrejme, vytvoril základ myšlienky matice.

Pomocou Eisenhower Matrix môžete rýchlo zoradiť aj pomerne dlhý zoznam úloh. Ak to chcete urobiť, zapíšte si svoje aktuálne úlohy (najlepšie pomocou techniky GTD) a potom každú z nich vyhodnoťte iba podľa dvoch kritérií:

• Je to dôležité? (Nie naozaj)
• Je to naliehavé? (Nie naozaj)

Výsledkom je, že všetky položky vášho zoznamu, v závislosti od ich stupňa dôležitosti/naliehavosti, možno umiestniť do jedného zo 4 kvadrantov Eisenhowerovej matice, ktorá vyzerá takto:

Stojí za zmienku, že matica v rôzne systémy time management má rôzne mená, ako aj interpretácia kvadrantov sa môže medzi nimi mierne líšiť rôznych autorov. Takže Stephen Covey, autor knihy „7 návykov vysoko efektívnych ľudí“, to nazýva matica naliehavosti a dôležitosti. Podrobné odporúčania o jeho používaní uvádza vo svojej práci. V iných zdrojoch sa táto metóda nazýva vizuálna verzia „pravidiel 4D“, o ktorých budeme hovoriť o niečo neskôr.

Ako pracovať s kvadrantmi

Eisenhowerova matica má nielen veľa variácií názvov, ale aj veľa výkladov, ako sa vysporiadať s úlohami umiestnenými v každom z kvadrantov. Navrhujeme podrobnejšie sa zaoberať dvoma interpretáciami, z ktorých prvá sa zdá byť vhodnejšia na každodenné použitie.

Metóda Do-Plan-Delegate-Eliminate

V skutočnosti už názov tejto metódy obsahuje informácie o tom, ako sa vysporiadať s úlohami, ktoré ste umiestnili do každého zo 4 kvadrantov. Pozrime sa na to trochu podrobnejšie.

Kvadrant 1: Naliehavé a dôležité

Sú to záležitosti, ktoré si vyžadujú okamžitú akciu, inak sa stane niečo nenapraviteľné: požiar, chyba, ktorá by mohla zablokovať uvoľnenie alebo niečo podobné. Ideálnou možnosťou je, keď tento kvadrant zostane prázdny. V krajnom prípade do nej môžete vložiť úlohy z kvadrantu č.2, ak si nepredvídané okolnosti náhle vyžiadajú ich urgentné riešenie.

Kvadrant 2: Dôležité, ale nie naliehavé

Toto je kvadrant pre najproduktívnejšie úlohy. Nie je potrebné ich riešiť hneď, takže každý sa dá inteligentne naplánovať a efektívne zrealizovať. Tým, že budete pracovať na realizácii úloh z druhého kvadrantu, skončíte s rovnakou produktivitou, ktorej nedostatok vás privádzal do zúfalstva.

Na ďalšiu optimalizáciu práce v tomto kvadrante môžete zoradiť úlohy v ňom umiestnené podľa rovnakého princípu dôležitosti/naliehavosti. Môžete sa tak najskôr venovať naliehavejším a dôležitejším (nie naliehavým!) úlohám a potom pokojne prejsť k riešeniu menej naliehavých a dôležitých (ale stále významných pre dosiahnutie cieľa) záležitostí.

Kvadrant 3: Nie je dôležitý, ale naliehavý

Veci z tohto kvadrantu sú práve tie rozptýlenia, ktoré narúšajú hladký priebeh pracovného procesu a narúšajú dosiahnutie konečného cieľa. Ide o dlhé telefonické rozhovory, neplodné diskusie, ktoré nemajú konečný cieľ, potrebu nechať sa rozptýliť, aby ste pomohli jednému z vašich kolegov, atď. Odporúča sa, ak je to možné, delegovať takéto záležitosti na niekoho, kto ich vybaví za vás. Hlavná myšlienka– nevykonávajte ich sami. Môžete ich delegovať alebo ich úplne odmietnuť.

Kvadrant 4: Nie je dôležitý alebo naliehavý

Môžete jednoducho zabudnúť na záležitosti, ktoré končia v tomto kvadrante. Spravidla sú to niektoré z vašich chvíľkových túžob, ktoré nemajú nič spoločné s vašimi cieľmi. Ak sa ukáže, že takýto kvadrant je prázdny, je to ideálna možnosť. Ale aj keď sú v ňom nejaké úlohy, ktoré by ste ešte chceli dokončiť, riešenie tohto problému odložte na neurčito a vráťte sa k nim po dosiahnutí hlavného cieľa, no zatiaľ sa vám neoplatí plytvať energiou na nich a čase.

Pravidlo "4D"

Aby sme boli spravodliví, treba povedať, že pravidlo „4D“ v rôznych interpretáciách nemusí nutne popisovať kvadranty matice, o ktorej hovoríme. Ale jeden z nich je celkom v súlade s ich popismi uvedenými vyššie a možno ho použiť pri práci s kvadrantmi:

Urobiť, Delegovať, Odložiť alebo Uložiť (Urobiť (naliehavo), Delegovať (ostatným), Odložiť (dočasne), Opustiť).
Urobiť, rozhodnúť, delegovať, vymazať (urobiť (teraz), rozhodnúť (v akom poradí urobiť), poučiť, vymazať).

Hlavnou výhodou opísanej metódy je, že vám umožňuje rýchlo zoradiť ľubovoľný počet úloh. Okrem toho matica

• Pomáha vizuálne znázorniť objem plánovaných úloh a stupeň ich dôležitosti/naliehavosti. Získate tak možnosť efektívne využiť svoj čas.
• S jeho pomocou môžete jednoducho rozdeliť úlohy do skupín na základe 2 jednoduchých kritérií. Nebyť tejto podmienky, potom by rozdelenie úloh medzi kvadranty bolo oveľa ťažšie.

Skontrolujte účinnosť matice v praxi

Eisenhowerovu maticu môžete použiť nielen na určenie toho, ktoré úlohy vás približujú k zamýšľanému výsledku a ktoré vytvárajú prekážky na ceste k vášmu cieľu. Túto metódu môžete použiť aj na posúdenie vašej celkovej efektívnosti. Ak sú teda všetky vaše úlohy umiestnené v druhom kvadrante, môžeme povedať, že ste dosiahli maximálnu efektivitu.

Rozdelenie úloh do kvadrantov navyše umožňuje jasne určiť, kam presne práca smeruje väčšina z nich svojho času a energie a tiež vám povie, ako zlepšiť svoj osobný výkon. Napríklad sa vážne zamyslite nad delegovaním väčšiny úloh na iných členov tímu alebo konečne prestaňte plytvať časom a energiou na veci, ktoré si nájdu miesto v kvadrante č.

Aplikácia Eisenhowerovej maticovej metódy môže byť optimalizovaná pomocou aplikácií, ktoré už existujú v rôzne možnosti: mobilné, webové a desktopové verzie. A aby ste sa vyhli chybám pri stanovovaní cieľov a určili racionálne spôsoby ich dosiahnutia, využite službu SmartProgress. S jeho pomocou rôznymi ľuďmi Realizovalo sa už viac ako 35 000 cieľov. Definovali ste si svoj cieľ?

Pozdravujem! Už ste si niekedy večer vynadali, že ste toho cez deň stihli ofenzívne málo? Boli ste neustále zaneprázdnení, no skutočne dôležité a naliehavé záležitosti sa postupne „vkradli“ do zajtrajška?

Osobne som sa s týmto problémom stretával pravidelne. K večeru som bol unavený ako pes a vlastne tam boli hory neodrobenej práce, v kuchyni neporiadok a nájom neplatil načas.
Bol som strašne nahnevaný, ale z nejakého dôvodu som naďalej často strácal čas hlúposťami, dokončoval som všetky dôležité úlohy narýchlo a na poslednú chvíľu (a spravidla neskoro v noci).

Celá táto hanba pokračovala pomerne dlho. Až kým som nezačal používať jednoduchý, pohodlný a vizuálny nástroj. Toto je podľa mňa jedna z najviac efektívnymi spôsobmi Vyčistite si mozog raz a navždy. A konečne dať veci do poriadku.

Zoznámte sa s Eisenhowerovou maticou ako nástrojom na nastavenie priorít.

Matrix vynašiel tridsiaty štvrtý prezident Spojených štátov amerických Dwight David Eisenhower (v rokoch 1953 až 1961 pôsobil ako prezident).

Politik vyvinul univerzálnu schému, ktorá mu pomohla klasifikovať a triediť množstvo každodenných úloh. Myslím, že americký prezident ich mal dosť. V jednom momente Eisenhower urobil paradoxný záver:

Naliehavé veci sú zriedka dôležité a dôležité veci sú zriedka naliehavé

Mimochodom, Eisenhowerovu maticu v knihe veľmi odporúča môj milovaný Stephen Covey “Hlavný dôraz je kladený na hlavné veci”. Odporúčam stiahnuť a naštudovať.

Podstata Eisenhowerovej matice

Väčšinový problém moderných ľudí– neschopnosť určiť priority pri plánovaní. Radšej robíme najprv to, čo sa nám páči, nepríjemné, ale dôležité veci si necháme na neskôr. Výsledkom je časová tieseň, stres a... syndróm.

Technológia od prezidenta dáva okamžite všetko do poriadku.

Vyzerá to ako štyri kvadranty s dvoma osami. Matica je rozdelená vertikálne podľa naliehavosti („naliehavé“ a „nie je naliehavé“) a vertikálne podľa dôležitosti („dôležité“ a „nie je dôležité“).
Autor teórie zároveň klasifikuje ako „naliehavé“ to, čo nemožno odložiť. A tie „dôležité“ sú úlohy, na ktorých riešení je plnohodnotný, úspešný a citový život. A ako ukazuje moja skúsenosť, všetok každodenný život možno pripísať jednému z kvadrantov.

Kvadrant A. Dôležité a naliehavé záležitosti

Správne plánovanie vždy ponechá toto políčko prázdne. Veci zaznamenané v sektore A sú znakom dezorganizácie a nesprávneho stanovenia priorít. „Dôležité a naliehavé“ znamená vyššiu moc, časovú tieseň a núdzový stav.

Príklad prípadov zo sektora A:

• Napchanie predmetu v posledný večer pred skúškou
• Volanie inštalatéra kvôli prasknutiu potrubia
• Naliehavý hovor klientovi, ktorý poslal peniaze na nesprávne údaje
• Akútna bolesť zubov a urgentná návšteva zubára

Navyše, väčšine z celého tohto zoznamu sa dalo vyhnúť. Začnite týždeň pred skúškou každý deň trochu napchávať. Alebo navštívte zubára každých šesť mesiacov preventívne vyšetrenie. Súhlasíš?

Kvadrant B. Dôležité, ale nie naliehavé záležitosti

Najvyššiu prioritu a perspektívne úlohy zadáva sektor B - to je naše najcennejšie pole. Presne tieto veci by v ideálnom prípade mali pozostávať zo zoznamu „To Do“ pre daný deň. Štatisticky dosahujú tí, ktorí sa zameriavajú na B kvadrant najlepšie výsledky a zároveň žije bohatý a šťastný život.

Nedostatok naliehavosti vám umožňuje riešiť problémy premyslene a konštruktívne. Ak sa však uvoľníte, veľa vecí zo zóny B sa rýchlo „preplazí“ do sektoru A.

Príklad úloh zo sektora B:

• Vyplňte účty za energie
• Nakúpte potraviny na týždeň
• Napíšte správu o pracovnej ceste
• Choďte si zacvičiť do posilňovne
• Dohodnite si stretnutie so zubárom
• Odfoťte si svoj garážový preukaz

Kvadrant C. Naliehavé, ale nie dôležité úlohy

90 % takýchto úloh odvádza pozornosť od dosahovania dôležitých cieľov, znižuje efektivitu a narúša koncentráciu. Ale stále ich musíte urobiť (alebo nie – je na vás, aby ste sa rozhodli).

Príklad úloh zo sektora C:

• Všetko najlepšie k narodeninám vzdialenému a veľmi zhovorčivému príbuznému
• Choďte na stretnutie absolventov (nechcete ísť, ale je nepohodlné odmietnuť)
• Na požiadanie kolegu okamžite doručte papiere na druhý koniec mesta

Obsah zo sektora C by sa buď nemal robiť vôbec, alebo by sa mal spustiť po úplnom prepracovaní úloh zo zoznamu B.

Kvadrant D. Nie sú naliehavé alebo dôležité záležitosti

D by malo obsahovať len veci, ktoré neovplyvňujú kvalitu nášho života. Uhádli ste už, o čom hovoríme? No, samozrejme, o „žrútoch času“: počítačové hry, čítanie komentárov na sociálnych sieťach, telefonovanie „o ničom“, bezcieľne nakupovanie, lúštenie krížoviek. Veci z D-zóny by ste mali dokončiť až potom, čo budú všetky ostatné kategórie prázdne!

1. Začnite svoj deň tým, že si pripomeniete svoj hlavný dlhodobý cieľ. Je to niečo ako maják, na ktorý sa musíte zamerať pri vypĺňaní Eisenhowerovej matice. Napríklad cieľ: „o päť rokov“. A vyhodnoťte každý bod v matici z pozície: „Pomôže mi splnenie tejto úlohy dosiahnuť môj cieľ alebo nie?“
2. Ak sa vám nepáči myšlienka kresliť štvorce každý deň, môžete si veci jednoducho označiť písmenami A, B, C a D vo svojom denníku
3. Vykonajte všetky aktuálne úlohy presne v poradí, v akom sú uvedené vyššie: A, B, C a D. Len tak budete môcť držať krok so všetkým a vyhnúť sa „blokádam“ a „unáhleným úlohám“. O správny prístup– dokonca bude čas aj na nezmysly z kvadrantu D
4. Veci zo štvrtého sektora nepoužívajte na relax pri práci! Prax ukazuje, že sociálne siete a „strieľačky“ sú vážnym rozptýlením a neumožňujú vám úplne sa uvoľniť

Na Eisenhowerovom Matrixe sa mi nepáčila len jedna vec dôležitý bod: Nevedel som uprednostniť úlohy z rôznych oblastiach. Všetko o práci je viac-menej jasné (hoci existujú určité nuansy). Život sa však neobmedzuje len na „pracovné výkony“: je tu aj zdravie, osobný rozvoj, rodina a komunikácia s priateľmi.

Stručne povedané, môj problém by sa dal formulovať takto: „Dôležitejšie je naučiť sa 10 nových anglické slová alebo robiť 10 cvikov na brucho?

Pre seba som problém vyriešil nasledovne. Vyzdvihol všetky dôležité oblasti života: prácu, zdravie, osobný rozvoj, komunikáciu, domáce záležitosti. Do tohto zoznamu môžete pridať niečo iné: starostlivosť o seba (pre dievčatá), štúdium (pre študentov) alebo duchovné praktiky (pre fanúšikov ezoteriky).

Zostáva len zabezpečiť, aby záležitosti z každej oblasti boli zahrnuté do matrice.

Takto vyzerá môj sektor B:

• Dokončiť druhú časť projektu pre zákazníka („práca“)
• 3 km v bazéne („zdravie“)
• Absolvujte 2 video lekcie o učení sa obchodnej angličtiny („osobný rozvoj“)
• Nakúpte potraviny a uvarte večeru („hozdela“)
• Zoznámte sa s bývalým spolužiakom, ktorý prišiel na jeden deň do mesta („komunikácia“). Mimochodom, táto položka môže byť bezpečne umiestnená v sektore C „Zapnuté, ale nie dôležité“

Čo klasifikujem ako sektor D? Napríklad sledovanie vášho obľúbeného televízneho seriálu alebo pivo s priateľmi v športovom bare.

Je zrejmé, že ide o veľmi zjednodušený príklad a počet bodov v sektore B je oveľa väčší. Ale tento prístup vám umožňuje žiť plný život a nie „spáliť v práci“ niekoľko dní. Vyskúšané na vlastnej koži!

Používate maticu na plánovanie svojich aktuálnych záležitostí? Prihláste sa na odber aktualizácií a nezabudnite zdieľať odkazy na najnovšie príspevky so svojimi priateľmi na sociálnych sieťach!

Eisenhower Matrix je spôsob, ako si správne naplánovať čas a námahu, ktorá našla najviac široké uplatnenie v celom civilizovanom svete. Je založená na skutočnosti, že úlohy potrebné na vykonanie sa zapisujú do určitej tabuľky, ktorá je usporiadaná špeciálnym spôsobom. Môžu sa týkať profesijnej, rodinnej alebo ekonomickej sféry. Pri ich štúdiu v tomto kontexte je jasné, čomu musíte venovať pozornosť ako prvému.

Eisenhowerova matica, ako nástroj na stanovenie životných priorít, je veľmi dôležitá pre moderný človek. Keďže stojí pred mnohými dôležitými úlohami naraz v krátkom časovom úseku, musí vedieť správne určiť, ktorá z nich by mala byť vykonaná ako prvá.

Podstata metódy uprednostňovania

Od samého začiatku sú všetky úlohy pre človeka rovnaké a iba ich štúdium pomocou Eisenhowerovej matice umožňuje identifikovať tie najdôležitejšie. Takýto harmonogram je dôležitý, aby sa nestrácal čas na nenaliehavé úlohy. To je to, čo umožňuje stať sa šťastnejším a úspešnejším.

Ak plne ovládate princíp používania tabuľky, potom sa otázka intervalov medzi úlohami, ktoré vznikajú počas dňa, vyrieši sama.

Ak sa vyskytne problém na pracovisku veľké množstvo záležitosti, ktoré je potrebné riešiť takmer súčasne, potom by ste sa mali naučiť túto metódu dokonale používať. Ak je to, čo chce šéf, čo klienti a finančné zložky, rozdelené do špeciálnych sekcií tabuľky, tak manažér nikdy nezažije stres.

Princíp Eisenhowerovej matice umožňuje zostaviť si rozvrh práce tak, aby sa úlohy a pokyny vašich nadriadených navzájom neprekrývali. Všetky problémy sú rozdelené v závislosti od ich skutočného významu pre samotného človeka a pre dočasný faktor. Preto je pre každý z nich poskytnutá špeciálna bunka.

Graf pozostáva zo štyroch častí, ktoré sú ohraničené dvoma osami dôležitosti a naliehavosti. Všetky potrebné úlohy sa do nich zadávajú a analyzujú pomocou dostupných nástrojov. Táto metóda nie je náročná, pretože z takejto perspektívy je veľmi rýchlo jasné, ktoré priority majú najvyššiu prioritu.

Hlavnými cieľmi vytvorenia Matrixu boli:

• výber hlavných;
• stanovenie životných cieľov;
• skrátenie času na zbytočné úlohy;
• plánovanie pracovného plánu;
• rozdelenie prípadov podľa ich naliehavosti;
• fixácia na hlavnú vec;
• schopnosť oddeliť podstatné od sekundárneho;
• dodržanie termínu;
• disciplína;
• úspora času;
• neponáhľať sa;
• racionalizácia vášho dňa;
• realizácia plánov a pod.

Matica obsahuje štyri štvorce, do ktorých sa zadávajú údaje. Zahŕňa dokončenie nejakého podnikania, úlohy alebo dlhodobého cieľa. Je rozdelená na komponenty: A, ktorá obsahuje dôležité a neodkladné úlohy. B obsahuje skutočne dôležité položky, ale nie naliehavé, ktoré treba odložiť. S znamená naliehavé veci, ale nie príliš dôležité. V zásade ich možno zanedbať. D považuje ciele, ktoré nie sú ani dôležité, ani naliehavé. V skutočnosti nie sú vôbec potrebné.

Samozrejme, netreba zabúdať ani na voľný čas, aby sme si oddýchli od hromady vecí. Musí sa však rozdeliť aj v priebehu dňa, aby sa zmenil na príjemnú zábavu, a nie na a nervové napätie. Ak si správne určíte priority, budete mať príležitosť na prechádzky, nákupy, komunikáciu s blízkymi a kultúrne podujatia.

Všeobecný princíp štruktúry Eisenhowerovej matice

Na začiatok by ste si mali vybrať konkrétny prípad a pokúsiť sa ho analyzovať tak, aby presne zapadol do určitého stĺpca tabuľky.

Môže to byť čokoľvek:

• návšteva zubára;
• športovať;
• kozmetické procedúry;
• varenie gurmánsky pokrm;
• dátum;
• školenie alebo stretnutie s vedením;
• hudobná lekcia pre dieťa;
• komunikácia s deťmi;
• kreslenie alebo tanec atď.

Je vhodné usporiadať všetky hlavné komponenty do príslušných segmentov tak, aby všetky zostali v plánoch, ale zaujali svoje právoplatné miesto v prioritizácii. Podľa toho môžete rozložiť svoje úsilie pri ich implementácii.

Ak sa na všetko pozrieme podrobnejšie, dostaneme túto možnosť.

1 – A. Vyplnené ako posledné, keď už boli menej dôležité záležitosti zadané do iných oblastí. Takýto stĺpec by mal obsahovať najdôležitejšie odborné úlohy; unáhlená realizácia cieľov, ktoré nebudú splnené, ak sa nezohľadní časový faktor; základné ciele; niečo, čo ohrozí životne dôležité komponenty; problémy, ohrozujúci stav zdravie, svoje alebo niekoho iného.

2 – B. To zahŕňa každodenné úlohy. Ak nie sú splnené, tak účinnosť všeobecné činnosti sa výrazne zníži. Okrem toho môžu vzniknúť vážne ťažkosti, v dôsledku ktorých budú musieť byť všetky ostatné záležitosti odložené. Dôležité ciele sa plnia ako prvé, potom nasledujú naliehavé. Týkajú sa zdravia, profesionálnych cieľov a finančných potrieb.

3 – C. Táto oblasť zahŕňa veci, ktoré je potrebné urobiť súrne, ale nie nevyhnutne práve teraz. Ak implementáciu takýchto plánov na chvíľu odložíte, okolnosti sa môžu dokonca zlepšiť alebo budú jasnejšie ďalšie údaje. V tejto chvíli sú dôležitejšie a naliehavejšie ciele. Ak ich zanedbáte, všetko ostatné bude mať malý význam.

4 – D. Tento štvorec, podobne ako A, je to, čo zostane po zaplnení ostatných buniek. Sú tu zahrnuté veci, ktoré nie sú príliš dôležité a ktoré je dovolené nerobiť vôbec alebo ako posledné. Ak ich budete riešiť od úplného začiatku, skončíte s hromadou naliehavých problémov.

Aplikácia Eisenhowerovej matice v živote

Aby ste presne pochopili, ako používať Matrix, mali by ste analyzovať hlavné komponenty ľudský život.

1. Profesionálne záležitosti. Sú zahrnuté medzi najnaliehavejšie a najdôležitejšie ciele. Prirodzene, zadávajú sa do štvorca A. Treba sa zamyslieť, či je toho schopné tento moment niečo, čo sa stane dôležitejším, ako napríklad pomôcť niekomu núdzová starostlivosť. Ak nie, potom sú najskôr popravení. Patria sem základné úlohy, ktoré nemožno odložiť na neskôr, pretože takéto zanedbanie môže viesť k negatívne dôsledky. Ak chcete urobiť všetko, musíte najskôr vložiť všetky komponenty do tohto štvorca. Mala by byť takmer úplne naplnená pracovné povinnosti. Neprekrývajú sa však navzájom, ale sú postavené prísne časová postupnosť od skutočne dôležitých záležitostí, od ktorých závisí činnosť spoločnosti, až po nie súrne objednávky od manažmentu.
2. Rodinné vzťahy. Zadávajú sa do B. Táto vec je veľmi dôležitá, ale kým nie je práca hotová, netreba ju robiť. Navyše nie je jasné, koľko času to môže trvať. Preto taký dôležité priority by mala byť mierne posunutá v čase. Nemožno ich však zanedbať. Osobný život je jednou z najdôležitejších oblastí ľudskej existencie. Preto je lepšie odložiť niečo menej naliehavé na neskôr, no skúste nájsť vzájomný jazyk s mojím manželom. Zlepšená nálada vám umožní vyrovnať sa s inými záležitosťami oveľa rýchlejšie a efektívnejšie.
3. Upratovanie. Malo by to byť uvedené v bode C. Takéto veci môže robiť manžel, deti alebo svokra. Toto je určite užitočné úsilie, ale venovať mu čas na zanedbávanie všetkého ostatného sa len ťažko odporúča. Môžete to urobiť sami, ale ako posledná možnosť. Ak v dome nie je absolútne nič na jedenie, vaši blízki pôjdu do kaviarne alebo sami niečo uvaria. Najlepšie je naplánovať si takéto veci vopred alebo v extrémnych prípadoch od nich úplne upustiť. V tomto prípade odvádzajú pozornosť od skutočne naliehavých cieľov a stávajú sa veľkou prekážkou, ak sú kladené na prvé miesto. Nielenže vám zaberú veľa času, ale budú vás aj znervózňovať a neustále si dávať voľno z procesu. Pripravená pochúťka sa skončí napomenutím od manažéra alebo vážnou hádkou s blízkymi. Navyše žena riskuje, že sa zrúti zvýšený stres. Preto je potrebné vedieť plánovať veľmi jasne v prípadoch tejto kategórie.
4. Priateľské spojenia sú bezpečne zapísané v D. Ak nemôžete chatovať so svojím priateľom na telefóne, nič zlé sa nestane. Okrem toho bude čas aj na naozaj dôležité veci. Netreba si myslieť, že ide o absolútne nenaliehavé a nedôležité záležitosti. Môžu priniesť veľký úžitok a dokonca potešenie, ak sa urobia včas. Priateľstvo je veľmi cenné, no nemalo by ísť na úkor práce alebo rodiny.

Pomocou Eisenhower Matrix sa vám vždy podarí dokončiť všetko načas.

Na celom svete sa používa ako základný nástroj na stanovenie priorít. Používa sa v manažmente, v umení a v rodinný život a vo veciach zdravia. Harmonogram vám umožňuje rozložiť časové úseky tak presne, že je čas na všetky naliehavé záležitosti a na konci dňa človek nevyzerá vyčerpane a vyčerpane.

Ak správne vyplníte všetky políčka Eisenhowerovej matice, môžete si nielen ušetriť veľa úsilia, ale tiež sa stať úplne úspešným človekom, ktorý nenechá nič na neskôr a nenaruší plány.

Táto metóda vám umožňuje rozložiť si život tak, že nezostane miesto na stres a zmarené plány. Umožňuje identifikovať, čo je najnaliehavejšie, aby sa uvoľnil čas na menej naliehavé záležitosti.