Mô hình truyền thông kinh doanh về chức năng và điều kiện thực hiện. Tóm tắt: Khái niệm và các loại giao tiếp trong kinh doanh

Truyền thông doanh nghiệp- đây là thứ mà không có nó thì không thể tưởng tượng được hoạt động và sự tồn tại của tất cả các loại hình tổ chức. Tương lai của doanh nghiệp, với tư cách là một thực thể kinh tế, cũng như của các cá nhân làm việc trong doanh nghiệp này, và theo nghĩa rộng hơn, sự thịnh vượng của cả nước nói chung phụ thuộc vào mức độ hiệu quả của các liên kết truyền thông. Nếu không có hệ thống thông tin liên lạc được thiết lập tốt thì sẽ không có tổ chức nào có thể thực hiện đầy đủ các hoạt động của mình.

Truyền thông kinh doanh - bản chất, loại hình và chi tiết cụ thể

Truyền thông kinh doanh, chi tiết cụ thể

Giao tiếp trong kinh doanh là một quá trình tương tác nhằm tổ chức và tối ưu hóa nhiều loại khác nhau hoạt động: sản xuất, khoa học, sư phạm, v.v.

Cần phân biệt rõ ràng giữa giao tiếp kinh doanh và các hình thức khác của nó. Giao tiếp kinh doanh phát sinh giữa các chủ thể cùng tham gia vào một số hoạt động nhất định. Sự hiểu biết lẫn nhau, sự phối hợp hành động và hiệu quả của các ý định nảy sinh giữa các chủ thể đó phụ thuộc vào mức độ phát triển của giao tiếp.

Vì vậy, chúng ta có thể kết luận rằng số lượng người tham gia vào một hoạt động nhất định càng nhiều thì càng có nhiều vai trò quan trọng hơn quản lý, truyền thông dưới góc độ hiệu quả của các hoạt động này.

Khả năng giao tiếp kinh doanh xuất sắc đồng nghĩa với tính chuyên nghiệp trong văn hóa quản lý. Đây là thời điểm quan trọng nhất trong hoạt động của toàn doanh nghiệp - tính chuyên nghiệp cá nhân của nhân viên trong mọi lĩnh vực, mức độ giao tiếp lần lượt là một trong những thành phần quan trọng nhất.

Giao tiếp trong kinh doanh trước hết là sự tương tác giữa các nhân viên, được thể hiện dưới mọi hình thức, nếu không có nó thì không thể hoạt động chung - điều kiện đầu tiên cho sự tồn tại của một tổ chức.

Mục tiêu của truyền thông kinh doanh bao gồm: đảm bảo trao đổi thông tin hiệu quả giữa các chủ thể và đối tượng quản lý, cải thiện mối quan hệ cá nhân, điều tiết và tối ưu hóa các luồng thông tin.

Truyền thông kinh doanh có thể được chia thành các nhóm nhỏ sau:

Giao tiếp dựa trên giao tiếp bằng miệng;

Thông tin liên lạc dựa trên thông tin liên lạc bằng văn bản (bao gồm cả điện tử).

Ngoài ra, giao tiếp có thể được chia thành chính thức và không chính thức. Nếu giao tiếp chính thức được xác định bởi các chuẩn mực, quy tắc, mô tả công việc nhất định, thì giao tiếp không chính thức không được tuân theo. quy tắc chung của một tổ chức nhất định xảy ra theo một hệ thống các mối quan hệ cá nhân đã được thiết lập sẵn, tức là đây là giao tiếp hàng ngày giữa các nhân viên trong khuôn khổ hoạt động của tổ chức.

Giao tiếp chính thức có thể được chia thành theo chiều dọc, khi thông tin được truyền tuần tự từ cấp này sang cấp khác và theo chiều ngang, khi thông tin di chuyển trong một cấp phân cấp duy nhất của tổ chức (ví dụ: bộ phận, quản lý). Truyền thông theo chiều dọc được chia thành truyền thông hướng lên, nơi thông tin được truyền từ mức thấpđối với những cái cao hơn và giảm dần, tương ứng là ngược lại với những cái tăng dần.

Có nhiều cách khác nhau để chia nhỏ thông tin liên lạc trong kinh doanh và không phải lúc nào cũng nhiều nhóm khác nhau không giao nhau, mọi thứ quá liên kết với nhau. Ví dụ, giao tiếp được chia thành bằng lời nói và phi ngôn ngữ (nét mặt, cử chỉ, mô hình không gian, v.v.). Giao tiếp bằng lời nói và phi ngôn ngữ không nhất thiết phải loại trừ lẫn nhau, vì người đối thoại nhận được thông tin và hình thành đánh giá của họ về những gì nhận được, sử dụng cả hai phương pháp, không chỉ giới hạn ở một phương pháp, điều này một lần nữa nhấn mạnh mức độ liên kết của các quá trình đi kèm với giao tiếp , tính không thể tách rời, bổ sung cho nhau, cũng như tính linh hoạt, phức tạp của chúng và do đó tầm quan trọng của việc nâng cao kỹ năng trong lĩnh vực này và tầm quan trọng là tối quan trọng, điều này được khẳng định bởi thực tế rằng nhiệm vụ chính của giao tiếp kinh doanh là hợp tác hiệu quả, cải thiện quan hệ đối tác và đây là những nhiệm vụ hàng đầu của doanh nghiệp.

Truyền thông kinh doanh được đặc trưng bởi các tính năng sau:

Sự tiếp xúc bắt buộc giữa các bên mà không tính đến sở thích và sở ghét của các đối tượng;

Tính chủ quan;

Tuân thủ sự phục tùng và nghi thức kinh doanh;

Sự phụ thuộc lẫn nhau của các chủ thể giao tiếp trong kinh doanh;

Hạn chế chính thức, tức là tuân thủ pháp luật chuẩn mực xã hội, quy định;

Cách tổ chức hoạt động giao tiếp chủ yếu trong sự tương tác của hai chủ thể là đối thoại, phương thức này phổ biến nhất nhưng giao tiếp trong kinh doanh vẫn diễn ra dưới ba hình thức:

Độc thoại;

Polylogue (giao tiếp đa phương).

Nắm vững tuyệt vời các kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh chính xác là điểm quan trọng nhất cho phép bạn tương tác hiệu quả với các đối tác kinh doanh, tập trung vào việc đạt được thỏa hiệp và hợp tác cùng có lợi và thuận tiện, giúp giảm thiểu rủi ro về hậu quả bất lợi của các cuộc đàm phán, hội họp và tụ tập.

Các hình thức giao tiếp kinh doanh

Hầu hết các vấn đề sản xuất đều yêu cầu thảo luận và giải pháp tập thể, mối quan hệ của nhân viên, khả năng họ cùng nhau đưa ra một quyết định có tính đến nhiều khía cạnh của vấn đề và vị trí. các mặt khác nhau vô cùng quan trọng. Các hình thức giao tiếp kinh doanh phổ biến nhất là các cuộc trò chuyện kinh doanh, các cuộc họp, cuộc họp, đàm phán, hội nghị và các cuộc họp kinh doanh.

Việc lựa chọn hình thức phù hợp được thực hiện dựa trên các tiêu chí sau:

Mục đích của sự kiện;

Đội ngũ tham gia;

Quy định;

Phương tiện giao tiếp để thực hiện ý định;

Môi trường không gian;

Kết quả mong đợi.

Cuộc trò chuyện kinh doanh

Cuộc trò chuyện kinh doanh là phương pháp phổ biến nhất. Mục đích của hình thức giao tiếp này là trao đổi thông tin về một vấn đề cụ thể. Có ít nhất hai người tham gia; các quy tắc sẽ phụ thuộc vào mức độ quan trọng của chủ đề và khả năng của người tham gia.

Để đạt được kết quả mong đợi, điều cần thiết là tất cả các yếu tố của cuộc trò chuyện đều hợp lý và có động cơ, đồng thời môi trường không gian được tổ chức sao cho duy trì được tính bảo mật và không gây cản trở cho việc giao tiếp (tiếng ồn, v.v.).

Hiệu quả sẽ phụ thuộc vào năng lực, thái độ của văn hóa ngôn luận, khả năng xây dựng, bảo vệ quan điểm của mình và chấp nhận quan điểm, sự đồng cảm và sự tham gia của người khác.

Hội nghị kinh doanh

Đàm phán kinh doanh là một hình thức giao tiếp kinh doanh bao gồm thảo luận để đạt được quyết định chung giữa các nhà đàm phán.

Chức năng chính Đàm phán kinh doanh là:

Bắt đầu quá trình đổi mới, sự khởi đầu của các hoạt động chung;

Thực hiện kiểm soát chung đối với các hoạt động chung;

Trao đổi thông tin giữa tất cả các bên;

Giao tiếp giữa các nhân viên của tổ chức;

Phát triển ý tưởng, kế hoạch và cách thức thực hiện chúng.

Thông thường, các cuộc đàm phán kinh doanh được lên kế hoạch trước. Khi chuẩn bị đàm phán kinh doanh, chủ đề, phạm vi vấn đề cần giải quyết và những ý chính cần thực hiện đều được xác định ngay từ đầu. Trong quá trình tiến hành đàm phán kinh doanh, toàn bộ các tài liệu được chuẩn bị trước cũng như tài liệu, lịch trình và bài thuyết trình đều được sử dụng. Cần phải suy nghĩ xuyên suốt toàn bộ quá trình đàm phán từ đầu đến cuối: tìm ra các câu hỏi, vấn đề cần giải quyết với bên kia; xác định kết quả có thể chấp nhận được của cuộc đàm phán; xây dựng các quy định; xác định và chuẩn bị địa điểm đàm phán; phê duyệt chiến thuật và chiến lược hành vi. Bạn không thể làm gián đoạn; bình luận tiêu cực về lời nói của mình; vạch ra ranh giới rõ ràng giữa bạn và đồng nghiệp; vội vàng thay đổi nhịp độ đàm phán; bỏ qua trạng thái tinh thần của đồng nghiệp trong quá trình giao tiếp.

Những động thái đúng đắn trong đàm phán kinh doanh giúp tăng năng suất lao động lên tới 30%. Nhiều công ty nước ngoài có những nhà đàm phán đặc biệt thông thạo nghệ thuật giao tiếp.

Đàm phán kinh doanh bao gồm các giai đoạn sau:

Bắt đầu đàm phán kinh doanh;

Trao đổi thông tin giữa các bên;

Lập luận về quan điểm của các bên;

Các bên cố gắng bác bỏ lập luận của đối phương;

Thông qua tập thể các quyết định chung cuối cùng.

Một phần cực kỳ quan trọng của đàm phán kinh doanh là sự khởi đầu thực sự. Mục tiêu của giai đoạn đàm phán kinh doanh này là hình thành mối liên hệ giữa các bên; tạo ra bầu không khí phù hợp; tập trung vào chủ đề đàm phán; chuyển đổi sáng kiến ​​(không phải luôn luôn).

Để đàm phán kinh doanh thành công cần phải có những yếu tố sau:

Kiến thức chuyên môn của nhà đàm phán;

Sự rõ ràng về mục đích và mục đích của các bên;

Khả năng hiển thị của tài liệu và tài liệu;

Nhịp điệu đàm phán thống nhất;

Lặp lại và nhấn mạnh vào những điểm quan trọng nhất;

Mô tả chi tiết tiến trình suy luận;

Trao đổi thông tin trong giới hạn quy định;

Rất nhiều sự hài hước.

Họp mặt làm ăn

Cuộc họp kinh doanh là một hình thức giao tiếp kinh doanh được chấp nhận chung về mặt thảo luận các vấn đề sản xuất và các vấn đề cần áp dụng Giải pháp chung. Các bên trong trường hợp này là người chủ trì cuộc họp (người đứng đầu bộ phận/văn phòng/ban giám đốc/công ty) và những người tham gia cuộc họp.

Nổi bật Nhiều loại khác nhau ví dụ như các cuộc họp sau:

1) Các cuộc họp liên quan đến quy hoạch;

2) Các cuộc họp liên quan đến điều kiện làm việc;

3) Các cuộc họp liên quan đến vấn đề nội bộ tổ chức;

4) Các cuộc họp liên quan đến giám sát hoạt động của tổ chức;

5) Các cuộc họp khác.

Mục đích của một cuộc họp kinh doanh là hình thành một hình ảnh về kết quả cuối cùng cần thiết.

Chủ đề của một cuộc họp kinh doanh chính là chủ đề của cuộc thảo luận, tất nhiên chủ đề phải được thể hiện rõ ràng.

Khi tổ chức các cuộc họp kinh doanh, hầu như luôn hình thành một loại “chương trình”, chương trình nghị sự, đó là một tài liệu có chứa:

Chủ đề của cuộc họp

Mục đích của cuộc họp

Các câu hỏi chính,

Thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp,

Địa điểm của cuộc họp

Trình tự và tên của người nói, v.v.

Số lượng người tham gia tối ưu trong cuộc họp kinh doanh nội bộ không được quá bảy và các cuộc họp kinh doanh nên được tổ chức hàng tuần, vào một ngày nhất định, vào buổi chiều, tránh hoặc giảm đáng kể mức độ căng thẳng cho những người tham gia cuộc họp đó. . Ngoài ra, khi tiến hành một cuộc họp kinh doanh, điều cực kỳ quan trọng là các bên tham gia phải nhìn thấy nhau mà không bị can thiệp, điều này góp phần tạo nên sự hiểu biết về thông tin của các bên và của nhau. Tất nhiên, điều quan trọng là sự tương thích của những người tham gia cuộc họp, những điều họ thích và không thích.

Bài phát biểu công cộng

Bài phát biểu trước công chúng, cực kỳ yếu tố quan trọng giao tiếp kinh doanh, phải được xây dựng tốt, chu đáo, đẹp mắt, hùng hồn, logic, chứng minh, thuyết phục, phải có hiểu biết về mặt văn học, nghĩa là có phần giới thiệu, phần chung và phần kết luận, và chắc chắn đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ càng về phần trình bày. diễn giả tương lai.

Mục tiêu của việc nói trước công chúng thường như sau:

Được công chúng quan tâm;

Cung cấp sự thật và lập luận;

Xác định khả năng của người nghe, xác định động cơ có thể có;

Thu hút sự chú ý.

Xét về những điểm này, từ quan điểm quan tâm và chú ý đến bài phát biểu, việc nói trước công chúng “trên một tờ giấy” là điều cực kỳ không mong muốn, bởi vì phương pháp trình bày thông tin này rất nhanh chóng khiến khán giả mệt mỏi và giảm bớt sự quan tâm của họ. quan tâm đến bài phát biểu của bạn, gây khó khăn cho việc tiếp nhận thông tin.

Khía cạnh phi ngôn ngữ của giao tiếp kinh doanh

Khám phá Các tính năng khác nhau và các sắc thái trong giao tiếp phi ngôn ngữ, chuyên gia nổi tiếng người Mỹ trong lĩnh vực này, A. Mirabian, đã đưa ra công trình khoa học Với tựa đề “Giao tiếp phi ngôn ngữ” đưa ra ý tưởng và kết luận rằng hầu hết giao tiếp trong kinh doanh chỉ được thực hiện bằng cách sử dụng ba loại tín hiệu và những tín hiệu này lần lượt được chia thành lời nói, hình ảnh và giọng nói.

Các tín hiệu này không có tỷ lệ bằng nhau và phần chia của chúng có thể được chia như sau:

55% nhận thức là diện mạo của người đối thoại (tín hiệu thị giác);

38% nhận thức là cách người giao tiếp nói (tín hiệu giọng nói);

7% nhận thức là những gì người giao tiếp nói (tín hiệu bằng lời nói).

Do đó, những người tham gia cuộc trò chuyện nhận được những tín hiệu nhất định từ phía đối diện, đánh giá chúng tích cực hoặc tiêu cực, sau đó đưa ra kết luận và hình thành nhận thức về con người một cách tổng thể, thích hay không thích, đáng tin cậy hay không và nhận thức cá nhân thường mang tính chất quyết định trong vấn đề kinh doanh.

Toàn bộ hệ thống giao tiếp phi ngôn ngữ, nếu được phân chia có điều kiện, bao gồm năm hệ thống con sau:

1. Không gian cá nhân;

2. Nhìn xem;

3. Hệ thống con quang động học, bao gồm:

Sự xuất hiện của người đối thoại,

bắt chước,

Kịch câm;

4. Tiểu hệ thống song ngữ, bao gồm:

Phạm vi của nó

Chìa khóa,

Âm sắc.

5. Ngoại ngữ, bao gồm:

tốc độ nói,

Tiếng cười, v.v.

Do đó, việc thiết lập chính xác các tín hiệu với sự trợ giúp của các hệ thống con này và ứng dụng của chúng đóng vai trò tích cực trong giao tiếp và việc phủ nhận nhận thức của người này đối với người khác là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong mối quan hệ kinh doanh sẽ dẫn đến thất bại tương ứng. sử dụng đúng kỹ thuật khác nhau và phương tiện thông tin liên lạc là vô cùng quan trọng.

Nụ cười

Theo nghiên cứu được thực hiện bởi Đại học Yale, Hoa Kỳ, yếu tố chính quyết định mức độ tích cực, hấp dẫn và quan trọng nhất trong giao tiếp kinh doanh, thuyết phục trong mắt người đối thoại là nụ cười của bạn.

Niềm vui khi giao tiếp với mọi người trong giao tiếp kinh doanh, nếu bạn muốn, cũng bao hàm niềm vui khi giao tiếp với bạn. Giả vờ không đóng vai trò gì trong việc này, đây là những yếu tố của nghệ thuật giao tiếp, chúng không gây khó chịu hay từ chối, nhưng nụ cười, kỹ thuật đơn giản nhất này, vẫn đóng một vai trò rất quan trọng trong thành công, cả về mặt nghề nghiệp lẫn cá nhân.

“Người Trung Quốc cổ đại là những người khôn ngoan Trải nghiệm sống. Người ta có câu: “Người không có nụ cười thì không nên mở cửa hàng”. Nụ cười của bạn nói lên rằng: “Tôi thích bạn. Tôi rất vui khi thấy bạn".

Mỉm cười là tín hiệu giao tiếp số 1 trên toàn thế giới. Đây là dấu hiệu của sự chấp thuận ảnh hưởng tích cực về người đối thoại của bạn, về toàn bộ quá trình giao tiếp kinh doanh.

Mỉm cười làm thông điệp của bạn trở nên sống động, khiến mọi người dễ tiếp thu lời nói của bạn hơn, mang lại sự tự tin cho giọng nói của bạn và nâng cao tinh thần của bạn và những người xung quanh. Cô ấy nói rằng bạn nghĩ về khách hàng của mình và làm mọi thứ có thể để giúp anh ấy giao tiếp với bạn dễ dàng và dễ chịu.

Nhưng trong một số tình huống nhất định, một nụ cười đơn giản là không phù hợp. Để nụ cười thực sự là phương tiện giao tiếp trong kinh doanh hiệu quả, nó phải thỏa mãn hai điều kiện: chân thành và phù hợp.

“Còn một nụ cười giả dối thì sao? Đừng lo lắng - cô ấy sẽ không lừa dối ai, sẽ có ai hiểu rằng cô ấy là người giả tạo. Chúng ta đang nói về một nụ cười thực sự ấm áp. Nụ cười xuất phát từ bên trong và được đánh giá rất cao trong kinh doanh.”

Nếu bạn không mỉm cười khi gặp mọi người, họ sẽ vô thức có cảm giác rằng bạn là người bất hạnh, khắc nghiệt hoặc thờ ơ. Vẻ mặt thờ ơ là một trong những dấu hiệu tiêu cực nhất trong giao tiếp kinh doanh, nó cho thấy bạn thiếu quan tâm. Biểu hiện thờ ơ xuất hiện khi bạn ít lắng nghe người đối thoại.

Giao tiếp bằng mắt

Tiếp xúc trực quan có thể được xác định là một kỹ năng cụ thể riêng biệt. Lựa chọn tốt nhất là duy trì giao tiếp bằng mắt, nhưng đồng thời định kỳ cho phép bản thân bị phân tâm và nhìn vào các vật thể khác mà không nán lại lâu. Tức là, giao tiếp bằng mắt sẽ không bị gián đoạn nếu bạn thỉnh thoảng nhìn đi chỗ khác. Nhưng nếu bạn nhìn đi chỗ khác quá thường xuyên, khách hàng của bạn có thể coi đó là dấu hiệu không thích và cũng có thể cho thấy bạn không thoải mái với mức độ thân mật trong mối quan hệ của mình hoặc các vấn đề cá nhân liên quan đến sự thân mật.

Có sự khác biệt giữa cái nhìn cởi mở, trực tiếp và cái nhìn chằm chằm cực đoan. Một ánh mắt tạo ấn tượng về sự tham gia tích cực vào việc tiếp xúc, nhưng trên thực tế, nó thường biểu thị “sự tiếp xúc đã chết”. Tiếp xúc trực quan cũng là một phương tiện điều chỉnh lẫn nhau trong quá trình đàm phán. Tất cả chúng ta đều biết từ kinh nghiệm hàng ngày rằng giao tiếp bằng mắt rất dễ duy trì khi thảo luận về một chủ đề thú vị, nhưng người đối thoại thường tránh điều đó khi đề cập đến những vấn đề khó hiểu hoặc khó chịu. Nếu người nói liên tục giao tiếp bằng mắt rồi nhìn đi chỗ khác, điều này thường có nghĩa là người đó vẫn chưa nói xong. Khi kết thúc câu nói, theo quy luật, người nói sẽ nhìn thẳng vào mắt người đối thoại, như thể mời họ tham gia cuộc trò chuyện.

Một số người cảm thấy khó khăn khi giao tiếp bằng mắt trực tiếp và do đó tránh né nó, một số khác sợ bày tỏ ý tưởng hoặc cảm xúc và thảo luận về nó chủ đề nhất định và đảo mắt đi ngay khi có khả năng xảy ra chuyện như thế này. Nếu nhà tư vấn gặp khó khăn trong việc giao tiếp bằng mắt, tránh né nó, chuyển ánh nhìn từ vật này sang vật khác hoặc giữ mắt cố định, điều này sẽ khiến thân chủ bối rối và gây căng thẳng.

Tiếp xúc trực quan là một quá trình tương tác giữa hai tính cách. Thời lượng và tần suất giao tiếp bằng hình ảnh có thể nói lên nhiều điều về người đối thoại. Do đó, việc duy trì liên lạc trực quan góp phần rất lớn vào việc hoàn thành thành công các cuộc đàm phán kinh doanh, v.v.

Danh thiếp

Danh thiếp là một thuộc tính không thể thiếu trong giao tiếp kinh doanh hiện đại. Mục đích chính của danh thiếp là để giới thiệu doanh nghiệp và quan chức với nhau trong lần gặp mặt đầu tiên. Trao đổi danh thiếp là một phần của nghi thức chào hỏi trong thế giới giao tiếp kinh doanh.

Danh thiếp còn được dùng để duy trì liên lạc: chúc mừng các ngày lễ và các sự kiện khác, bày tỏ lòng biết ơn, tặng quà kèm theo, bày tỏ lời chia buồn.

Danh thiếp là một thuộc tính bắt buộc đối với nhân viên của công ty, những người do tính chất công việc của họ tiếp xúc với khách hàng hoặc đại diện của các công ty khác. Danh thiếp không chỉ mang đến cơ hội tương tác với mọi người trong môi trường kinh doanh mà còn đóng vai trò là biểu tượng của địa vị.

Danh thiếp nên được sử dụng để truyền tải những nội dung chính, nhất Thông tin quan trọng về một doanh nhân nam hoặc nữ: tên, tên công ty, địa chỉ bưu chính và email, số điện thoại và fax, địa chỉ trang web trên Internet.

Thiết kế của danh thiếp cho phép bạn hiểu ngay chủ nhân của nó là ai. Những người thuộc ngành nghề sáng tạo thiết kế chúng theo cách nguyên bản, trong khi ở cấp cao nhất của chính phủ và doanh nghiệp, sự đơn giản và khiêm tốn đều được chấp nhận.

Giao tiếp đa văn hóa thể hiện thái độ của họ đối với danh thiếp trong Những đất nước khác nhau. Ví dụ: ở Nhật Bản, Trung Quốc, Hồng Kông và Hàn Quốc, danh thiếp thay thế bất kỳ giấy tờ tùy thân nào.

Nghi thức kinh doanh trong nước ngoài quy định việc dịch văn bản danh thiếp sang ngôn ngữ nhà nước của đất nước hoặc sang tiếng Anh.

Danh thiếp luôn lưu giữ thông tin liên lạc kinh doanh từ những liên hệ ẩn danh. Tuy nhiên, bạn không nên cung cấp thông tin cá nhân của mình cho người đầu tiên bạn gặp.

“Sai lầm lớn nhất mà mọi người mắc phải là khi họ nhận được danh thiếp- hãy xem nhanh và bỏ vào túi của bạn. Đây là bằng chứng cho thấy thái độ coi thường một người và vị trí của người đó trong kinh doanh. Bạn chắc chắn nên đọc nó và sau khi cảm ơn người đó, hãy cất danh thiếp vào túi hoặc ví của bạn.”

Phần kết luận

Truyền thông kinh doanh là một phần quan trọng tạo nên sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào, bất kể đó là doanh nghiệp nhỏ hay tập đoàn lớn. Giao tiếp kinh doanh là thứ mà không có nó thì không thể tưởng tượng được hoạt động và sự tồn tại của tất cả các loại hình tổ chức. Tương lai của doanh nghiệp, với tư cách là một thực thể kinh tế, cũng như của các cá nhân làm việc trong doanh nghiệp này, và theo nghĩa rộng hơn, sự thịnh vượng của cả nước nói chung phụ thuộc vào mức độ hiệu quả của các liên kết truyền thông. Nếu không có hệ thống thông tin liên lạc được thiết lập tốt thì sẽ không có tổ chức nào có thể thực hiện đầy đủ các hoạt động của mình.

Không thể đánh giá thấp tầm quan trọng của truyền thông trong xã hội hiện đại. Các vấn đề về chiến lược giảng dạy quản lý và công nghệ giao tiếp trong kinh doanh là những vấn đề quản lý cực kỳ phù hợp và khó giải quyết.

Việc nắm vững các kỹ thuật giao tiếp trong kinh doanh không chỉ mang lại tiềm năng phát triển tính chuyên nghiệp của một cá nhân mà còn mang lại sự thành công cho toàn bộ tổ chức.

Quản lý phương Tây từ lâu đã nhận ra vai trò to lớn của truyền thông trong quá trình sản xuất. Kinh tế thực tế và điều kiện xã hội Họ cũng đặt ra cho các công ty Nga nhiệm vụ nâng cao trình độ năng lực tổng thể, đặc biệt là về giao tiếp kinh doanh.

Việc đánh giá thấp tầm quan trọng của giao tiếp kinh doanh là điều hoàn toàn không thể và không thể chấp nhận được. Điều quan trọng là phải phát triển những kỹ năng như vậy giữa các nhân viên, đây là một công việc khó khăn, tốn thời gian nhưng đồng thời là một trong những nhiệm vụ chính của bất kỳ công ty nào.

Nguồn

Dale Carnegie. Làm thế nào để phát triển sự tự tin và gây ảnh hưởng đến mọi người khi nói chuyện trước công chúng, M.: 2013.

Konetskaya V.P. Xã hội học giao tiếp. Sách giáo khoa - M.: Đại học Kinh doanh và Quản lý Quốc tế, 1997

Panfilova A.P. Truyền thông kinh doanh trong Hoạt động chuyên môn; St Petersburg, 2004.

Lavrinenko V.N. Tâm lý và đạo đức trong giao tiếp kinh doanh. - M.: Thống nhất, 2009.

A. Shokhov. Truyền thông kinh doanh http://www.klubok.net/article213.html

I. Yermakova. Truyền thông kinh doanh: tương tác với các đối tác trên toàn thế giới

Dale Carnegie. Làm thế nào để thu phục được bạn bè và gây ảnh hưởng đến mọi người, M.; 2013.

Irina Yermakova. Truyền thông kinh doanh: tương tác với các đối tác trên toàn thế giới

http://professionalimage.ru/2010/06

Giao tiếp kinh doanh là một quá trình tương tác giữa các đối tác kinh doanh nhằm mục đích tổ chức và lựa chọn một hoặc một loại hoạt động thực chất khác: sản xuất, khoa học, dịch vụ, v.v.

Trong giao tiếp kinh doanh, chủ thể giao tiếp là hoạt động chung (một nguyên nhân chung) và đối tác giao tiếp luôn đóng vai trò là người có ý nghĩa quan trọng đối với đối phương. Hợp tác hiệu quả, tập hợp các mục tiêu và vị trí, cải thiện quan hệ đối tác, đó là nhiệm vụ chính của giao tiếp kinh doanh.

Trong các hoạt động chung, một số yếu tố bắt buộc: mục đich chung; cộng đồng có động cơ khuyến khích các cá nhân hợp tác; sự kết nối của những người tham gia; sự hiện diện của một không gian và thời gian duy nhất để thực hiện các hành động cá nhân; phân chia một quá trình hoạt động duy nhất thành các chức năng riêng biệt và phân bổ chúng giữa những người tham gia; phối hợp các hành động cá nhân, sự cần thiết phải quản lý chúng.

Không giống như giao tiếp hướng tới con người, chủ đề của nó là bản chất của mối quan hệ giữa những người tham gia, mục đích của tương tác kinh doanh nằm ngoài quá trình giao tiếp. Sự tương tác này của con người phụ thuộc vào giải pháp của một vấn đề cụ thể mà tổ chức đang phải đối mặt, vấn đề này áp đặt một khuôn khổ nhất định lên hành vi của mọi người. Các đặc điểm cụ thể của tương tác kinh doanh được xác định bởi các đặc điểm chính sau của cơ cấu tổ chức:

• * Liên hệ bắt buộc giữa những người tham gia giao tiếp, bất kể họ thích hay không thích, những hạn chế về mặt hình thức.
• * Tuân thủ các chuẩn mực pháp luật, xã hội, tuân thủ các quy định (ví dụ: hành động theo hướng dẫn, giao thức, tuân thủ các quy định nội bộ, tuân theo truyền thống của tổ chức).
• * Tuân thủ các nguyên tắc tương tác của vai trò chính thức, có tính đến vai trò công việc, quyền và trách nhiệm chức năng, đồng thời tuân thủ các quy tắc cấp dưới và nghi thức kinh doanh. Giao tiếp trong kinh doanh phần lớn mang tính hình thức, xa cách và “lạnh lùng”. Điều này là do có sự quy định khá chặt chẽ về mục tiêu, động cơ giao tiếp cũng như phương thức liên lạc giữa các nhân viên. Mỗi nhân viên trong tổ chức được giao một tiêu chuẩn hành vi nhất định dưới dạng một cấu trúc ổn định về quyền và trách nhiệm chính thức.
• * Tương tác kinh doanh diễn ra trong một môi trường cụ thể, nơi thiết lập các mối quan hệ phụ thuộc, phụ thuộc và bất bình đẳng giữa các bộ phận và nhân viên theo cơ cấu phân cấp của tổ chức. Kết quả là nảy sinh vấn đề về tính hiệu quả của phản hồi và truyền tải thông tin đầy đủ và chính xác giữa các cấp độ của kim tự tháp phân cấp. Theo một số dữ liệu, chỉ có 20 - 25% thông tin phát ra từ quản lý cấp cao đến được với người thực thi trực tiếp và được họ hiểu chính xác. Điều này một mặt là do sự bóp méo thông tin, mặt khác là do người quản lý không muốn thông báo chi tiết cho nhân viên về tình hình công việc của toàn doanh nghiệp (cấp dưới phải làm theo hướng dẫn cụ thể mà không hỏi những điều không cần thiết). câu hỏi). Đồng thời, mọi người suy đoán về những thông tin có sẵn. Để tính đến những đặc điểm này của giao tiếp kinh doanh chính thức, cần ghi lại các hướng dẫn, quyết định, mệnh lệnh bằng văn bản và ghi nhận phản hồi phương tiện quan trọng nhất tăng hiệu quả tương tác trong kinh doanh.
• * Sự phụ thuộc lẫn nhau của tất cả những người tham gia giao tiếp kinh doanh cả trong việc đạt được kết quả cuối cùng và hiện thực hóa ý định cá nhân. Động lực - Điều kiện cần thiết giao tiếp kinh doanh hiệu quả. Trong giao tiếp kinh doanh, một người đồng thời đóng vai trò là một cá nhân cụ thể và là đại diện của một tổ chức, tức là. người đảm nhận một số chức năng nghề nghiệp nhất định. Nếu nhu cầu cá nhân không được thỏa mãn trong quá trình hoạt động hoặc ý tưởng riêng và phong cách hành vi của một người không trùng với chuẩn mực của nhóm, xung đột có thể nảy sinh (nội bộ, giữa các cá nhân) và sự hứng thú với công việc có thể giảm sút.

Sự hòa hợp, hòa hợp của các thành viên trong nhóm (sự chính trực của chủ thể tập thể) là điều kiện để hoạt động chung. Trong quá trình hoạt động chung, các cơ chế cụ thể để điều chỉnh động lực của quá trình nhận thức cá nhân, chiến lược chung để giải quyết vấn đề, phong cách hoạt động chung của nhóm được hình thành, phẩm chất cá nhân được trao đổi và khả năng, mong muốn và khả năng liên hệ giữa các cá nhân. mục tiêu và hành động cùng với mục tiêu và hành động của người khác phát triển. Tất cả những điều này góp phần mở rộng không gian thông tin, giúp có thể nhìn thấy nhiều khía cạnh hơn của vấn đề đang được giải quyết và cách giải quyết nó. Kết quả của sự tương tác như vậy là sự thống nhất ý tưởng giữa những người tham gia hoạt động.

Câu hỏi về sự tương đồng và khác biệt giữa hai khái niệm được sử dụng rộng rãi là “giao tiếp” và “giao tiếp” không còn là vấn đề nữa. Trong tiếng Anh, “giao tiếp” có nhiều nghĩa. Chúng dựa trên những nghĩa khác nhauđộng từ giao tiếp. Theo nghĩa thứ nhất của động từ (báo cáo, truyền đạt): 1) chuyển giao, thông điệp (suy nghĩ, thông tin, tin tức); 2) phân phối, truyền tải; 3) giao tiếp, giao tiếp; giao tiếp. Theo nghĩa thứ hai (giao tiếp, giữ liên lạc, giao tiếp): - tin nhắn, tin tức. Ngoài ra còn có bản dịch: 1) kết nối, tin nhắn, giao tiếp; 2) phương tiện liên lạc; 3) tin nhắn, kết nối.

Giao tiếp của con người - một quá trình phức tạp nhiều mặt nhằm thiết lập và phát triển mối liên hệ giữa con người với nhau, được tạo ra bởi nhu cầu của các hoạt động chung và bao gồm cả việc trao đổi thông tin, phát triển chiến lược tương tác thống nhất, nhận thức và hiểu biết về người khác (Từ điển Tâm lý Tóm tắt. M., 1985) ).

Giao tiếp bao gồm ít nhất ba quá trình khác nhau:

Trao đổi thông tin, làm rõ, làm phong phú thông tin;

Trao đổi hành động, xây dựng chiến lược tương tác chung;

Nhận thức và sự hiểu biết của đối tác, của anh ấy đặc điểm tâm lý và đặc điểm hành vi.

Trong quá trình trao đổi như vậy, thế giới chủ quan của người này được bộc lộ cho người kia. Truyền thông giả định trước việc thiết lập sự hiểu biết lẫn nhau giữa những người tham gia. Những người tham gia giao tiếp có ảnh hưởng lẫn nhau đến ý định, suy nghĩ, cảm xúc và hành vi của nhau.

Giao tiếp – một hình thức tương tác cụ thể giữa con người trong công việc và hoạt động nhận thức, nghĩa là giao tiếp, truyền tải thông tin từ người này sang người khác.

Không kém phần phổ biến là một ý nghĩa khác của thuật ngữ này - “một con đường, một sự giao tiếp (kết nối) của nơi này với nơi khác”.

Giao tiếp là một khái niệm hẹp hơn giao tiếp. Giao tiếp là sự chuyển giao thông tin. Mặt giao tiếp là một trong những mặt của giao tiếp. Tuy nhiên, ngoài mặt giao tiếp, còn có mặt nhận thức trong giao tiếp, nghĩa là nhận thức của mọi người về nhau. Điều này có nghĩa là giao tiếp không chỉ là truyền tải thông tin mà còn là một quá trình trong đó những người đối thoại thích ứng với nhau, ảnh hưởng lẫn nhau và kinh nghiệm lẫn nhau.

Dưới truyền thông doanh nghiệp được hiểu là sự tương tác đảm bảo cho sự thành công của một mục tiêu chung, tạo điều kiện cho sự hợp tác của mọi người để đạt được những mục tiêu nhất định.

Giao tiếp kinh doanh xảy ra giữa đồng nghiệp, người quản lý và cấp dưới, đối tác, đối thủ cạnh tranh.

Kết quả của giao tiếp kinh doanh là sự ảnh hưởng lẫn nhau của những người tham gia đối với nhau.

Trong giao tiếp kinh doanh, những điều sau đây được phân biệt: nội dung, mục tiêu, phương tiện, chức năng, hình thức, khía cạnh, loại hình, rào cản.

1. Quá trình giao tiếp

Ở dạng chính thức, quá trình giao tiếp thể hiện sự tương tác giữa hai bên: người gửi và người nhận thông tin.

Hình 1. Khung truyền thông

Người gửi hình thành một thông điệp trong tâm trí, mã hóa nó bằng cách sử dụng các ký hiệu nhất định (âm thanh, dấu hiệu, cử chỉ, v.v.) và truyền nó qua các kênh thích hợp (dây, ether, giấy).

Nếu trình độ của người nhận khác nhau thì nội dung của tin nhắn phải được điều chỉnh để nhận thức đầy đủ.

Người nhận nhận tin nhắn, giải mã nó, giải thích nó và gửi phản hồi.

Sự nhận thức về một thông điệp phụ thuộc vào mối quan hệ của người nhận và người gửi. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng cùng một thông tin được cảm nhận khác nhau nếu nó được nhận từ:

Sếp hoặc đồng nghiệp

Bạn hay thù

Người lạ hay người thân.

Đặc điểm nhận thức này có thể được sử dụng bằng cách lôi kéo một người trung gian vào việc truyền tải thông điệp.

Hiệu quả của việc giao tiếp phụ thuộc vào thái độ của cả hai bên đối với nội dung thông điệp.

Nghiên cứu đã chỉ ra rằng thông tin tích cực dễ dàng được chuyển thành thông điệp hơn và được người nhận tiếp nhận nhanh chóng và đầy đủ hơn.

Khi truyền tải thông tin tiêu cực, người gửi có thể quá ngắn gọn hoặc ngược lại, quá dài dòng và người nhận có thể gặp những rào cản tâm lý đối với nhận thức.

Giao tiếp hiểu theo nghĩa chung là sự trao đổi thông tin giữa con người hoặc nhóm người. Có giao tiếp giữa các cá nhân, xã hội (vai trò chức năng) và kinh doanh. Chủ đề của cuộc trò chuyện của chúng tôi sẽ là loại sau.

Nó là gì?

Giao tiếp kinh doanh là sự tương tác trong lĩnh vực quan hệ chính thức, mục đích của nó là giải quyết các vấn đề cụ thể, đạt được kết quả nhất định và tối ưu hóa mọi hoạt động. Hơn nữa, mỗi người tham gia đều có địa vị riêng - sếp, cấp dưới, đồng nghiệp, đối tác.

Nếu giao tiếp xảy ra giữa những người ở các cấp độ khác nhau nấc thang sự nghiệp(người quản lý và người thực hiện), khi đó xuất hiện mối quan hệ theo chiều dọc, tức là mối quan hệ cấp dưới. Nếu sự tương tác được tiến hành trên nguyên tắc hợp tác bình đẳng thì đây là mối quan hệ theo chiều ngang.

Đó là giao tiếp kinh doanh mà một người thực hiện hàng ngày tại nơi làm việc, ở trường đại học, trường học và các tổ chức chính thức. Đây là tên gọi để giao tiếp giữa thầy và trò, sếp và cấp dưới, đồng nghiệp, đối tác và đối thủ.

Việc người đối thoại có quen thuộc với các quy tắc, hình thức và phương pháp giao tiếp như vậy hay không sẽ quyết định liệu anh ta có thể đạt được mục tiêu của mình hay không. Các đối tác phải nói cùng một ngôn ngữ (theo cả nghĩa đen và nghĩa bóng), hiểu nhau và có chung kinh nghiệm xã hội.

Điều khoản giao tiếp kinh doanh

Để giao tiếp trong kinh doanh có hiệu quả, phải đáp ứng một số điều kiện:

1. Truyền thông phải có mục tiêu rõ ràng để đạt được mục tiêu mà tất cả những người tham gia vào quá trình này đều quan tâm. Ví dụ: kết nối mạng, ký kết thỏa thuận, điều phối một sự kiện, phát triển các điều khoản hợp tác, v.v.
2. Những người tham gia nên liên hệ với nhau bất kể thích hay không thích.
3. Việc tuân thủ các nghi thức kinh doanh, chuỗi mệnh lệnh, vai trò công việc và các hạn chế chính thức là bắt buộc.

Những hạn chế chính thức có nghĩa là cả các quy định, thói quen và giao thức khác nhau, cũng như nhu cầu tầm thường để kiểm soát sức mạnh cảm xúc của chính mình và tôn trọng người đối thoại.

Ngoài ra, người quản lý hoặc người tham gia quan tâm nhất khác phải đảm bảo rằng việc giao tiếp trong kinh doanh có thể quản lý được. Những người tham gia cần được thúc đẩy để tìm ra giải pháp, nếu không họ sẽ đơn giản là những người quan sát thụ động cuộc họp và không đưa ra bất kỳ ý tưởng nào.

Các hình thức giao tiếp kinh doanh

Hai hình thức giao tiếp chính là giao tiếp tiếp xúc (trực tiếp) và gián tiếp (trung gian).

Trong trường hợp đầu tiên, người đối thoại giao tiếp trực tiếp và có cơ hội đánh giá hành vi phi ngôn ngữ của nhau, do đó hiệu quả của việc tiếp xúc đó cao hơn. Trong trường hợp thứ hai, sự tương tác xảy ra bằng bất kỳ phương tiện liên lạc nào - điện thoại, thư từ, v.v.

Cụ thể hơn, các hình thức giao tiếp kinh doanh phổ biến nhất là:

1. Cuộc họp.
2. Bài thuyết trình.
3. Cuộc trò chuyện kinh doanh.
4. Đàm phán.
5. Cuộc trò chuyện qua điện thoại.
6. Trao đổi các tài liệu kinh doanh chính thức (đơn đăng ký, thỏa thuận, giấy ủy quyền, bản ghi nhớ).
7. Tư vấn.
8. Phỏng vấn.
9. Nói trước công chúng, hội nghị.

Lần lượt sử dụng các hình thức riêng biệt trong giao tiếp kinh doanh, người tham gia có thể áp dụng cách tiếp cận đối đầu hoặc hợp tác. Lựa chọn đầu tiên là đối đầu: mỗi bên đều có ý định giành chiến thắng. Cách tiếp cận hợp tác liên quan đến việc tìm kiếm một giải pháp có thể được tất cả những người tham gia chấp nhận.

Giai đoạn

Mặc dù thực tế là các loại hình giao tiếp kinh doanh khác nhau nhưng chúng hầu như luôn được đặc trưng bởi một số giai đoạn:

1. Sự chuẩn bị. Đây là việc thiết lập nhiệm vụ, mục tiêu, thu thập và phân tích thông tin, xác định chiến lược hành vi. Xét cho cùng, một cuộc họp hoặc đàm phán kinh doanh không được tổ chức để trò chuyện “không có gì” và tìm hiểu mọi việc đang diễn ra như thế nào. cuộc sống cá nhân từ người đối thoại.
2. Lập kế hoạch. Cuộc họp có thể diễn ra một cách tự phát, nhưng người ta vẫn tin rằng một người chuyên nghiệp phải có kế hoạch rõ ràng: mình sẽ nói gì, tranh luận như thế nào, chính xác thì mình muốn đạt được điều gì từ đối phương.
3. Thảo luận – thảo luận các ý tưởng, đề xuất, phát hiện điểm thông dụng quan tâm, đưa ra quyết định chung.

Đề án này phù hợp nhất cho các cuộc đàm phán. Các loại thông tin liên lạc khác có thể không bao gồm tất cả các giai đoạn. "Lạnh lẽo" gọi điện hoặc đưa ra hướng dẫn, chẳng hạn, có thể không liên quan đến bất kỳ cuộc thảo luận nào.

Phong cách giao tiếp kinh doanh

Không chỉ có các loại hình giao tiếp kinh doanh mà còn có các phong cách. Khi Chúng ta đang nói về về tương tác nghề nghiệp, những điều sau đây thường được sử dụng nhất:

1. Kinh doanh chính thức. Đổi lại, nó có các phong cách hành chính-thư ký, lập pháp và ngoại giao. Một cuộc trò chuyện kinh doanh được đặc trưng bởi những lời nói sáo rỗng và một số hình thức giao tiếp nhất định.
2. Có tính khoa học. Dùng trong việc chuẩn bị báo cáo, phát biểu tại các hội thảo, bài giảng.
3. Báo chí. Điều này bao gồm bất kỳ bài phát biểu nào trước công chúng, kể cả thông qua các phương tiện truyền thông.
4. Thông tục và hàng ngày. Các mối quan hệ không chính thức cũng diễn ra trong môi trường chuyên nghiệp và ở một số công ty, chúng thậm chí còn được khuyến khích. Đồng nghiệp không phải lúc nào cũng giao tiếp độc quyền thông qua các bản ghi nhớ. Tuy nhiên, cần phải hiểu phong cách như vậy ở đâu phù hợp và ở đâu không.

Đặc điểm của giao tiếp kinh doanh

Tại sao giao tiếp trong kinh doanh lại cần phải chuẩn bị trước cho việc giao tiếp? Thứ nhất, mọi người dành thời gian cá nhân và thời gian làm việc cho những cuộc họp trang trọng, và không ai muốn đợi người khởi xướng thu thập suy nghĩ của mình. Thứ hai, đối phương không phải lúc nào cũng quan tâm đến bất kỳ sự tương tác nào hoặc cam kết hợp tác mà nhìn nhận nó hoàn toàn khác.

Như bạn biết, sẽ không có cơ hội thứ hai cho ấn tượng đầu tiên. Cần có khả năng thiết lập liên lạc để tất cả những người tham gia đều có tâm trạng thảo luận. Nếu ban đầu bên kia không có ý định làm việc cùng nhau thì ít nhất bạn nên quan tâm đến người đối thoại và sắp xếp một cuộc gặp với anh ta vào thời điểm thuận tiện hơn.

Ở cấp độ quốc tế, giao tiếp trong kinh doanh có những đặc thù riêng, bởi vì những đặc điểm văn hóa khác nhau có thể cản trở rất nhiều đến tiến trình đàm phán. Ví dụ, người Mỹ quen với việc đến một cuộc họp đúng giờ và sau một lời chào ngắn gọn thì bắt đầu công việc. Người Ả Rập cũng đúng giờ, nhưng các cuộc trò chuyện kinh doanh lại bắt đầu từ xa, đầu tiên là thảo luận về thiên nhiên, thời tiết, thức ăn. Người Ý không thấy có gì khủng khiếp khi đến muộn trong một cuộc họp và cũng không bắt đầu ngay cuộc thảo luận kinh doanh. Và người Nhật sẽ tránh ánh mắt trực tiếp trong cuộc trò chuyện.

Vì vậy, chúng ta đã biết giao tiếp trong kinh doanh là gì, tính năng của nó là gì, hình thức, loại và phong cách nào là đặc trưng của nó.

Câu hỏi về sự tương đồng và khác biệt giữa hai khái niệm được sử dụng rộng rãi là “giao tiếp” và “giao tiếp” không còn là vấn đề nữa. Trong tiếng Anh, “giao tiếp” có nhiều nghĩa. Chúng dựa trên ý nghĩa khác nhau của động từ giao tiếp. Theo nghĩa thứ nhất của động từ (báo cáo, truyền đạt): 1) chuyển giao, thông điệp (suy nghĩ, thông tin, tin tức); 2) phân phối, truyền tải; 3) giao tiếp, giao tiếp; giao tiếp. Theo nghĩa thứ hai (giao tiếp, giữ liên lạc, giao tiếp): - tin nhắn, tin tức. Ngoài ra còn có bản dịch: 1) kết nối, tin nhắn, giao tiếp; 2) phương tiện liên lạc; 3) tin nhắn, kết nối.
Giao tiếp của con người - một quá trình phức tạp nhiều mặt nhằm thiết lập và phát triển mối liên hệ giữa mọi người, được tạo ra bởi nhu cầu của các hoạt động chung và bao gồm cả việc trao đổi thông tin, phát triển chiến lược tương tác thống nhất, nhận thức và hiểu biết về người khác (Tóm tắt từ điển tâm lý. M., 1985).

Giao tiếp bao gồm ít nhất ba quá trình khác nhau:

Trao đổi thông tin, làm rõ, làm phong phú thông tin;

Trao đổi hành động, xây dựng chiến lược tương tác chung;

Nhận thức và hiểu biết về đối tác, đặc điểm tâm lý và đặc điểm hành vi của anh ta.

Trong quá trình trao đổi như vậy, thế giới chủ quan của người này được bộc lộ cho người kia. Truyền thông giả định trước việc thiết lập sự hiểu biết lẫn nhau giữa những người tham gia. Những người tham gia giao tiếp có ảnh hưởng lẫn nhau đến ý định, suy nghĩ, cảm xúc và hành vi của nhau.

Giao tiếp – một hình thức tương tác cụ thể giữa con người trong công việc và hoạt động nhận thức, nghĩa là giao tiếp, truyền tải thông tin từ người này sang người khác.

Không kém phần phổ biến là một ý nghĩa khác của thuật ngữ này - “một con đường, một sự giao tiếp (kết nối) của nơi này với nơi khác”.

Giao tiếp là một khái niệm hẹp hơn giao tiếp. Giao tiếp là sự chuyển giao thông tin. Mặt giao tiếp là một trong những mặt của giao tiếp. Tuy nhiên, ngoài mặt giao tiếp, còn có mặt nhận thức trong giao tiếp, nghĩa là nhận thức của mọi người về nhau. Điều này có nghĩa là giao tiếp không chỉ là truyền tải thông tin mà còn là một quá trình trong đó những người đối thoại thích ứng với nhau, ảnh hưởng lẫn nhau và kinh nghiệm lẫn nhau.

Dưới truyền thông doanh nghiệp được hiểu là sự tương tác đảm bảo cho sự thành công của một mục tiêu chung, tạo điều kiện cho sự hợp tác của mọi người nhằm đạt được những mục tiêu nhất định.

Giao tiếp kinh doanh xảy ra giữa đồng nghiệp, người quản lý và cấp dưới, đối tác, đối thủ cạnh tranh.

Kết quả của giao tiếp kinh doanh là sự ảnh hưởng lẫn nhau của những người tham gia đối với nhau.

Trong giao tiếp kinh doanh, những điều sau đây được phân biệt: nội dung, mục tiêu, phương tiện, chức năng, hình thức, khía cạnh, loại hình, rào cản.

1. 
   Quá trình giao tiếp

Ở dạng chính thức, quá trình giao tiếp thể hiện sự tương tác giữa hai bên: người gửi và người nhận thông tin.

Hình 1. Khung truyền thông
Người gửi hình thành một thông điệp trong tâm trí, mã hóa nó bằng cách sử dụng các ký hiệu nhất định (âm thanh, dấu hiệu, cử chỉ, v.v.) và truyền nó qua các kênh thích hợp (dây, ether, giấy).

Nếu trình độ của người nhận khác nhau thì nội dung của tin nhắn phải được điều chỉnh để nhận thức đầy đủ.

Người nhận nhận tin nhắn, giải mã nó, giải thích nó và gửi phản hồi.

Sự nhận thức về một thông điệp phụ thuộc vào mối quan hệ của người nhận và người gửi. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng cùng một thông tin được cảm nhận khác nhau nếu nó được nhận từ:

Sếp hoặc đồng nghiệp

Bạn hay thù

Người lạ hay người thân.

Đặc điểm nhận thức này có thể được sử dụng bằng cách lôi kéo một người trung gian vào việc truyền tải thông điệp.
Hiệu quả của việc giao tiếp phụ thuộc vào thái độ của cả hai bên đối với nội dung thông điệp.

Nghiên cứu đã chỉ ra rằng thông tin tích cực dễ dàng được chuyển thành thông điệp hơn và được người nhận tiếp nhận nhanh chóng và đầy đủ hơn.

Khi truyền tải thông tin tiêu cực, người gửi có thể quá ngắn gọn hoặc ngược lại, quá dài dòng và người nhận có thể gặp phải những rào cản tâm lý đối với nhận thức.

1. 
   Mục tiêu của truyền thông kinh doanh

Theo mục tiêu, giao tiếp của con người được chia thành sinh học và xã hội.

Sinh học - giao tiếp cần thiết để duy trì các chức năng quan trọng của sinh vật. Chúng nhằm mục đích thỏa mãn nhu cầu sinh lý.

Xã hội - nhằm mục đích thiết lập và phát triển các mối quan hệ giữa các cá nhân. Một trường hợp đặc biệt của giao tiếp xã hội là giao tiếp kinh doanh trong quá trình hoạt động sản xuất chung của mọi người.

Mục tiêu của truyền thông kinh doanh– đây là mục đích mà mọi người giao tiếp. Theo đó, mục tiêu rõ ràng nhất:

Trao đổi thông tin giữa các chủ thể và đối tượng quản lý;

Tạo các kênh thông tin để trao đổi thông tin giữa nhân viên và các nhóm để phối hợp hành động của họ;

Quy định và tối ưu hóa các luồng thông tin để nâng cao hiệu quả quản lý;

Thiết lập mối quan hệ giữa các cá nhân trong quá trình làm việc.

1. 
   Nội dung giao tiếp kinh doanh

Giao tiếp của con người là đa ngành. Nó có thể là:

Vật chất, tức là trao đổi sản phẩm hoặc đối tượng hoạt động;

Nhận thức, tức là Trao đổi kiến ​​thức;

Đang hoạt động, tức là trao đổi hành động, kỹ năng, khả năng.

Ví dụ, giao tiếp nhận thức và tích cực xảy ra trong quá trình học tập.

Có điều kiện, tức là trao đổi trạng thái tinh thần hoặc sinh lý (với một nụ cười để làm bạn vui lên, với một cái nhăn mặt khiến bạn tức giận);

Động lực, tức là trao đổi động cơ, mục tiêu, nhu cầu, thái độ (nào, nào!).

Giao tiếp trong kinh doanh được sử dụng để tổ chức và tối ưu hóa một hoặc một loại hoạt động khác (nghề nghiệp, công nghiệp, khoa học, thương mại, chính trị, v.v.) Và vì giao tiếp là một hoạt động có chủ đề cụ thể nên nội dung của từng hình thức giao tiếp (bài giảng, báo cáo, thảo luận, hội thoại) phụ thuộc vào ý định giao tiếp và kết quả mong đợi. Vì vậy, nếu mục đích giao tiếp là làm sáng tỏ một điều gì đó thì nội dung và hình thức trình bày thông tin sẽ mang tính chất hướng dẫn (chỉ dẫn), tường thuật (tư vấn) hoặc lý luận (bình luận). Nếu cần phải bác bỏ lập luận của ai đó thì bằng chứng và nhận xét phê phán sẽ được sử dụng.

Ngoài ra, nội dung giao tiếp kinh doanh có thể bị ảnh hưởng bởi đặc điểm của tình hình hiện tại và phẩm chất cá nhân của đối tác. Ví dụ: để truyền đạt thông tin bạn muốn sử dụng phương pháp suy luận (từ chung đến cụ thể), nhưng trong quá trình giao tiếp, bạn đã bị thuyết phục rằng đối với điều này đối tác kinh doanh phương pháp quy nạp phù hợp hơn (từ trường hợp cụ thể, ví dụ đến khái quát hóa và kết luận).

1. 
   Truyền thông doanh nghiệp

Bằng phương tiện truyền thông kinh doanh là các phương pháp mã hóa, truyền tải và giải mã (giải mã) thông tin.

Mã hóa là một cách truyền thông tin từ người này sang người khác. Mã hóa xảy ra bằng cách sử dụng các ký hiệu và dấu hiệu (chữ cái, sơ đồ, âm thanh, cử chỉ).

Việc truyền thông tin được mã hóa xảy ra thông qua các kênh. Các kênh có thể là không khí, dây điện, giấy.

1. 
   Chức năng của truyền thông kinh doanh

CHỨC NĂNG [từ lat. chức năng - thực thi] - nhiệm vụ, phạm vi hoạt động; mục đích, vai trò.

Vì vậy, chúng ta sẽ nói về mục đích của giao tiếp kinh doanh .

Sau đây được phân biệt: chức năng chính truyền thông doanh nghiệp:

Nhạc cụ, tức là như một phương tiện kiểm soát, thúc đẩy các hành động cần thiết;

Tích hợp, tức là là phương tiện đoàn kết mọi người, các đối tác kinh doanh;

Tự trình bày, tức là như một phương tiện thể hiện bản thân, thể hiện mục tiêu và lợi ích cá nhân;

Dịch, tức là như một phương tiện truyền tải thông tin (lệnh, hướng dẫn, hướng dẫn, báo cáo, đánh giá);

- kiểm soát xã hội, I E. là phương tiện điều chỉnh hành vi và hoạt động của nhân viên;

Xã hội hóa, tức là như một phương tiện để phát triển kỹ năng văn hóa giao tiếp kinh doanh trong nhóm;

Biểu cảm, tức là như một phương tiện để thể hiện những trải nghiệm cảm xúc.

1. 
   Các loại hình giao tiếp giữa các cá nhân

Các loại giao tiếp giữa các cá nhân chính là bắt buộc, thao túng và đối thoại.

bắt buộc là một hình thức chỉ thị độc đoán nhằm gây ảnh hưởng lên đối tác giao tiếp nhằm kiểm soát hành vi và hành vi của anh ta. cài đặt nội bộ, ép buộc đối với những hành động và quyết định nhất định. Đối tác hành động trong vai trò thụ động. Phương tiện gây ảnh hưởng là mệnh lệnh, chỉ dẫn, mệnh lệnh, yêu cầu.

Thao tác – tác động đến đối tác để đạt được những ý định tiềm ẩn. Vai trò của đối tác cũng bị động. Sự khác biệt so với mệnh lệnh là đối tác không được thông báo về mục tiêu thực sự của giao tiếp. Phương tiện ảnh hưởng – giao dịch (phần mở rộng “trên” (cha mẹ), “dưới” (trẻ em), “tiếp theo” (người lớn)).

Cả mệnh lệnh và thao túng đều là những kiểu giao tiếp độc thoại. Một người coi đối tác là đối tượng chịu ảnh hưởng của mình, hành động dựa trên mục tiêu và lợi ích của bản thân, bỏ qua mục tiêu và lợi ích của người kia.

Hội thoại - giao tiếp hai chiều. Điều kiện giao tiếp đối thoại;

1. 
   giao tiếp dựa trên nguyên tắc “ở đây và bây giờ”, tức là có tính đến cảm xúc, động cơ và tình trạng thể chất bây giờ;
2. 
   nhận thức về đối tác như một người bình đẳng và có quyền đưa ra quan điểm riêng của mình;
3. 
   nhân cách hóa giao tiếp, tức là thay mặt bạn nói, trình bày mục tiêu, cảm xúc và mong muốn của bạn.

1. 
   Các hình thức giao tiếp kinh doanh

Giao tiếp của con người rất đa dạng về hình thức.

Đây là cách chúng khác nhau:

Truyền thông trực tiếp và gián tiếp.

Trực tiếp – liên hệ trực tiếp bằng cách sử dụng các phương tiện bằng lời nói (lời nói) và phi ngôn ngữ. Gián tiếp - thông qua trung gian.

Trực tiếp và gián tiếp.

Trực tiếp – thông qua các cơ quan của con người (dây thanh âm, bàn tay, đầu). Gián tiếp - với sự trợ giúp phương tiện kỹ thuật(TV, radio, điện thoại), bằng văn bản.

Giữa các cá nhân và đại chúng.

Giữa các cá nhân - theo nhóm hoặc cặp. Điều này hàm ý kiến ​​thức đặc điểm cá nhânđối tác, hiểu biết, kinh nghiệm hoạt động chung. Đại chúng – nhiều liên hệ trực tiếp người lạ hoặc thông qua các phương tiện truyền thông.

Đối với giao tiếp kinh doanh, giao tiếp trực tiếp giữa các cá nhân là điển hình nhất.
Giao tiếp có thể xảy ra dưới hình thức nói hoặc viết.

Thông tin liên lạc bằng văn bảnđược thực hiện bằng cách sử dụng các đơn đặt hàng, báo cáo, chứng chỉ, thư từ, v.v. Phần chính thức của chúng được thể hiện bằng luồng tài liệu tổ chức.

Giao tiếp bằng miệng xảy ra thông qua tiếp xúc trực tiếp giữa mọi người hoặc qua điện thoại.
Giao tiếp bằng miệng

Trong quá trình giao tiếp bằng lời nói, hành vi giao tiếp của nhân viên được thể hiện.
Các loại hành vi giao tiếp:

1. 
   Cuộc thi

1. 
   Đối đầu

1. 
   Tập đoàn(bắt buộc phải hợp tác)

1. 
   Sự hợp tác(hợp tác tự nguyện)

1. 
   Liên hệ

Hành vi giao tiếp hiệu quả không thể thực hiện được nếu không có kĩ năng giao tiếp. Bao gồm các:

Kĩ năng nghe;

Kỹ năng nói;

Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ.
Kĩ năng nghe

Phiên điều trần có thể là:

Thụ động

Tích cực.

Tại nghe thụ động: một người lắng nghe, nhưng không đi sâu vào những gì anh ta nghe thấy. Vì vậy, nhận thức của anh ta có thể chưa đầy đủ và phản ứng của anh ta có thể không được mong đợi.

Tích cực thính giác có những đặc điểm sau:

1. 
   mọi điều người đối thoại nói đều được lắng nghe trọn vẹn. Hơn nữa, sự chú ý không chỉ bị thu hút bởi nội dung của từ mà còn cả cảm giác và cảm xúc.
2. 
   phản ứng với tình cảm và cảm xúc được thể hiện để người đối thoại thấy rằng mình đang được lắng nghe và thấu hiểu.
3. 
   chú ý đến tất cả các tín hiệu mà người đối thoại sử dụng (cử chỉ, ánh mắt).

Khi tổ chức truyền thông cần phải tính đến khả năng rào cản đối với việc lắng nghe tích cực.

Khó chịu về thể chất (mệt mỏi, đau đầu, ngột ngạt);

Sự gián đoạn và âm thanh không liên quan;

Bận tâm đến những suy nghĩ khác;

Câu trả lời được chuẩn bị trước;

Nói về bản thân (chuyển cuộc trò chuyện sang vấn đề của bạn);

Cá nhân hóa (chuyển cuộc trò chuyện từ những vấn đề chung sang vấn đề cá nhân);

Thái độ định kiến ​​đối với người đối thoại;

Nghe có chọn lọc (một người chỉ nghe những gì anh ta muốn nghe).
Kỹ năng nói

Kỹ năng nói có nghĩa là khả năng diễn đạt suy nghĩ của mình. Khả năng bày tỏ suy nghĩ của một người ngụ ý:

1. 
   khả năng gây hứng thú cho người đối thoại.
2. 
   khả năng diễn đạt suy nghĩ của một người.
3. 
   khả năng tranh luận.

Sự tự định hướng thể hiện ở những điều sau:

Một người không sắp xếp suy nghĩ của mình trước khi bày tỏ nó.

Một người thể hiện bản thân một cách không chính xác và mơ hồ.

Người nói quá lâu, đến cuối câu, người đối thoại không còn nhớ chuyện gì đã xảy ra lúc đầu.

Một người nói mà không chú ý đến phản ứng của người đối thoại.

Một cuộc trò chuyện không có định hướng cho người đối thoại sẽ có dạng độc thoại. Với cách giao tiếp như vậy, có tới 50% thông tin bị mất.

Một hình thức giao tiếp bằng miệng hiệu quả hơn là đối thoại. Cơ sở của đối thoại là khả năng đặt câu hỏi. Thực tế của câu hỏi đã thể hiện sự quan tâm và mong muốn giao tiếp.

Khả năng giao tiếp đối thoại được mở rộng nếu sử dụng những điều sau: các loại câu hỏi:

- mở, I E. ngụ ý trả lời chi tiết (câu hỏi đóng thường được trả lời “có” hoặc “không”).

- gương, I E. có sự lặp lại dưới hình thức nghi vấn một phần câu nói của người đối thoại. Vì vậy, bạn có thể buộc anh ấy chú ý đến những gì đã nói, chú ý và sửa lỗi, giải thích và làm rõ.

- tiếp sức, I E. những tuyên bố chủ động của người đối thoại sẽ hướng cuộc trò chuyện đi đúng hướng.

Thông tin liên lạc qua điện thoại có chi tiết cụ thể đặc biệt. Nền tảng quy tắc liên lạc qua điện thoại:

Khi nhấc điện thoại, bạn phải giới thiệu bản thân và nêu tên tổ chức, bộ phận.

Trước khi quay số, bạn cần suy nghĩ kỹ về bài phát biểu của mình, đặt câu hỏi và chuẩn bị những thông tin cần thiết.

Bạn không thể hỏi nhiều câu hỏi liên tiếp; bạn phải tạm dừng để nghe câu trả lời.

Cần phải nhớ rằng cuộc trò chuyện qua điện thoại sẽ làm trầm trọng thêm tình trạng thiếu khả năng nói, vì vậy bạn cần nói rõ ràng và không quá nhanh.

Nhiệm vụ của người quản lý là dạy cấp dưới cách giao tiếp chính xác qua điện thoại.
Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ

Ngụ ý khả năng sử dụng cử chỉ, ánh mắt, tư thế, không gian, thời gian, vẻ bề ngoàiđể truyền tải thông tin.

Các tín hiệu phi ngôn ngữ có thể hỗ trợ hoặc mâu thuẫn với lời nói, tùy thuộc vào điều người nói muốn nói và cách người nghe diễn giải nó.

Thông điệp phi ngôn ngữ được nhận thức, diễn giải và lưu trữ trong bộ nhớ gần như vô thức. Đôi khi cũng có người vô thức sử dụng phương tiện phi ngôn ngữ(đôi khi gây bất lợi cho bạn).

Một người hiểu ngôn ngữ ký hiệu có thể hiểu rõ hơn cảm xúc thực sự của người đối thoại và có thể cố tình đánh lừa và thao túng.

Hiệu quả phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ có thể:

Không gian

Vẻ bề ngoài.

Tại sử dụng không gian để truyền tải thông tinĐặc biệt quan trọng là:

1. 
   nơi diễn ra giao tiếp;
2. 
   vị trí lẫn nhau của những người tham gia giao tiếp.

Tại sử dụng thời gian để truyền đạt thông tinĐặc biệt quan trọng là:

1. 
   đúng giờ;
2. 
   tốc độ phản ứng với tin nhắn nhận được từ người đối thoại.

Tại sử dụng ngoại hình như một phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ Cần phải nhớ rằng vẻ ngoài của một người không chỉ nói lên thái độ của người đó đối với bản thân mà còn đối với người đối thoại và đối tượng giao tiếp.
Kỹ năng giao tiếp cần thiết trong các tình huống quản lý như:

Thiết lập mục tiêu, mục tiêu cho cấp dưới;

Đàm phán;

Giải quyết xung đột.

Nói chung được chấp nhận các hình thức giao tiếp kinh doanh bằng miệng là các cuộc họp và hội thoại kinh doanh, các cuộc họp, các cuộc họp, đàm phán, hội nghị.

Ngoài ra còn có hiện đại hơn hình thức sáng tạo :

- bài thuyết trình– đây là sự trình bày chính thức về một cái gì đó mới được tạo ra (doanh nghiệp, dự án, sản phẩm);

- « bàn tròn» - đây là cuộc họp trong khuôn khổ một sự kiện lớn hơn, được sử dụng miễn phí hội nghịnhững người tham gia không đồng nhất để thảo luận trực tiếp về một số vấn đề nhất định. Hình thức giao tiếp này được đặc trưng bởi các tính năng sau:

1) mục đích của cuộc thảo luận là tóm tắt các ý tưởng và quan điểm liên quan đến vấn đề đang thảo luận;

2) tất cả những người tham gia bàn tròn đều đóng vai trò là người đề xuất (họ phải bày tỏ ý kiến ​​về vấn đề đang thảo luận chứ không phải ý kiến ​​của những người tham gia khác);

3) tất cả những người tham gia thảo luận đều có quyền bình đẳng; không ai có quyền ra lệnh và quyết định của mình.

Trong các bàn tròn, các giải pháp và ý tưởng độc đáo hiếm khi được sinh ra. Hơn nữa, bàn tròn thường có vai trò thông tin, tuyên truyền nhiều hơn là công cụ để đưa ra các giải pháp cụ thể.

- họp báo– sự kiện dành cho phương tiện thông tin đại chúng, được thực hiện trong trường hợp có tin tức có ý nghĩa xã hội và một tổ chức, cá nhân người nổi tiếng liên quan trực tiếp đến tin tức này mong muốn đưa ra nhận xét về tin tức này mà công chúng sẽ quan tâm và quan trọng;
Công nghệ họp báo

Thông thường, trong một cuộc họp báo, những người tham gia sẽ trả lời các câu hỏi của các nhà báo liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến chủ đề của cuộc họp báo.

1. 
   Khoảng một tuần trước cuộc họp báo dự kiến, cần thông báo cho các phương tiện truyền thông cần thiết có mặt tại cuộc họp báo, tùy theo chủ đề của cuộc họp báo. Thông thường, việc này được thực hiện bằng cách gửi thông cáo báo chí (thông cáo báo chí chính thức) qua email hoặc fax.
2. 
   Sau khi thông cáo báo chí đã được gửi đi, vui lòng xác minh việc nhận bằng cách gọi điện.
3. 
   Ngày hôm trước, số người nhận lời mời và số người sẽ tham dự họp báo đã được kiểm tra lại.
4. 
   Sự hiện diện của “các ký tự dễ nhận biết” là quan trọng. Vì vậy, bạn cần thiết lập mối liên hệ trước với họ và mời họ, khiến họ quan tâm.

Thời gian tối ưu để tổ chức họp báo là từ 11 giờ đến 16 giờ.

Thời lượng của một cuộc họp báo thường kéo dài từ 30 phút đến 3 giờ, tùy theo chủ đề và số lượng nhà báo.

Chức năng của người trình bày:

1. 
   Thông báo bắt đầu và kết thúc sự kiện;
2. 
   chấp nhận câu hỏi;
3. 
   làm chệch hướng một câu hỏi không mong muốn, tức là không trả lời, trích dẫn sai lệch khỏi một chủ đề không mong muốn;
4. 
   chọn một ứng cử viên cho câu hỏi tiếp theo;

- triển lãm – Đây là một buổi biểu diễn, một cuộc trình diễn công khai những thành tựu trong một hoặc nhiều lĩnh vực hoạt động.

- hội chợ – định kỳ hàng nămbán hàng hoá. Hội chợ thường được tổ chức như một phần của sự kiện triển lãm này hoặc sự kiện triển lãm khác. Khác với những cuộc triển lãm thông thường, khách tham quan hội chợ có cơ hội mua ngay những tác phẩm trưng bày mình thích.

1. 
   Hội thoại kinh doanh như một hình thức giao tiếp kinh doanh

Cuộc trò chuyện kinh doanh - Đây là cuộc trò chuyện chủ yếu giữa hai người đối thoại. Đây là một cuộc trò chuyện nội dung được tổ chức đặc biệt nhằm giải quyết các vấn đề quản lý.

Không giống như các cuộc đàm phán kinh doanh, có cấu trúc chặt chẽ hơn nhiều và theo quy định, được tiến hành giữa các đại diện của các tổ chức khác nhau (hoặc các bộ phận của cùng một tổ chức), một cuộc trò chuyện kinh doanh thường diễn ra giữa các đại diện của cùng một tổ chức. Nó thân mật hơn và hướng tới cá nhân hơn.

Mục tiêu của cuộc trò chuyện kinh doanh:

1. 
   có ảnh hưởng nhất định đến người đối thoại, khuyến khích hành động, tạo mối quan hệ kinh doanh mới;
2. 
   hiểu bản chất của vấn đề;
3. 
   phát triển giải pháp dựa trên sự thể hiện và phân tích ý kiến ​​của nhân viên.

Diễn biến của cuộc trò chuyện được kiểm soát bởi người hỏi, do đó, để điều khiển diễn biến của cuộc trò chuyện đi đúng hướng, việc sử dụng các câu hỏi mở và chuyển tiếp là phù hợp.
Các loại cuộc trò chuyện kinh doanh:

1. 
   Hội thoại khi đi xin việc (phỏng vấn tuyển chọn).

a) liệu ứng viên có thể đảm đương được công việc này hay không và liệu anh ta có thể làm việc đó tốt hơn những người khác hay không;

b) phẩm chất cá nhân của ứng viên có đáp ứng được điều kiện không? văn hóa tổ chức và liệu anh ta có thể tương tác thành công với các nhân viên khác hay không.

Kết quả của cuộc trò chuyện là quyết định về sự phù hợp của ứng viên với công việc.

2. Cuộc trò chuyện khi sa thải (phỏng vấn xuất cảnh).

Mục tiêu phụ thuộc vào lý do sa thải nhân viên.

a) nếu một người bỏ cuộc vì theo ý muốn, bạn có thể tìm ra lý do thực sự của việc sa thải để hiểu rõ hơn về các vấn đề trong tổ chức. Nếu nguyên nhân là do xung đột lao động, điều quan trọng là phải cố gắng giảm thiểu tình hình để ngăn chặn thông tin tiêu cực rò rỉ ra ngoài ranh giới của tổ chức. Kết quả - thông tin bổ sung về điều kiện của tổ chức và duy trì hình ảnh tích cực của tổ chức trên thị trường lao động.

b) nếu nhân viên nghỉ việc theo sáng kiến ​​của người sử dụng lao động, lý do dẫn đến quyết định đó có thể được giải thích và nếu cần thiết, hỗ trợ tâm lý hoặc tư vấn cũng có thể được cung cấp để bảo vệ danh tiếng của tổ chức với tư cách là người sử dụng lao động trên thị trường lao động . Kết quả của cuộc trò chuyện là duy trì một hình ảnh tích cực về tổ chức.

3. Cuộc trò chuyện có vấn đề và kỷ luật.

Chúng được thực hiện khi xảy ra sự gián đoạn trong công việc của nhân viên hoặc do vi phạm kỷ luật. Vì vậy mà cuộc trò chuyện này có tính chất xây dựng(và không chỉ “khoảng cách”), bạn nên tuân theo các quy tắc sau:

Thu thập sơ bộ tất cả các thông tin cần thiết về nhân viên và công việc của anh ta;

Hãy quan sát chuỗi thông báo sau:

1) thông tin tích cực về công việc của nhân viên;

2) chỉ trích;

3) dạy cách khắc phục tình huống, thể hiện sự tin tưởng vào khả năng và động lực của nhân viên.

Đưa ra nhận xét càng cụ thể càng tốt;

Chỉ trích hiệu quả công việc chứ không phải con người.

Để đưa ra quyết định dựa trên kết quả đối thoại, cần hiểu rõ nguyên nhân dẫn đến hành vi vi phạm của nhân viên. Giải pháp có thể là phủ lên xử lý kỷ luật và cung cấp hỗ trợ (ví dụ: chỉ định một người cố vấn).
Cấu trúc tổ chức cuộc trò chuyện trong kinh doanh

Tiến hành một cuộc trò chuyện đòi hỏi một số giai đoạn bắt buộc: giai đoạn chuẩn bị; bắt đầu một cuộc trò chuyện; thảo luận vấn đề; quyết định; kết thúc cuộc trò chuyện.

Giai đoạn chuẩn bị. Trong quá trình chuẩn bị cho cuộc trò chuyện sắp tới, cần suy nghĩ kỹ các vấn đề về tính khả thi, điều kiện và thời gian tổ chức, đồng thời chuẩn bị các tài liệu, tài liệu cần thiết.

Ví dụ: khi chọn địa điểm cho một cuộc trò chuyện, sẽ rất hữu ích khi xem xét những khuyến nghị sau đây chuyên gia: bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn trong văn phòng của mình nếu bạn là người chủ động bắt chuyện. Trong văn phòng của người đối thoại, bạn sẽ dễ dàng giải quyết các vấn đề hơn mà về mặt khách quan, bạn có quan điểm thuận lợi hơn. Nếu cần xây dựng một quyết định chung, một chương trình hành động chung, thì nên sắp xếp một cuộc họp “trên lãnh thổ trung lập”, nơi không bên nào có lợi thế.

Bắt đầu một cuộc trò chuyện. Các nhiệm vụ được giải quyết khi bắt đầu cuộc trò chuyện trước hết liên quan đến việc thiết lập mối liên hệ với người đối thoại, tạo ra bầu không khí hiểu biết lẫn nhau và đánh thức sự quan tâm đến cuộc trò chuyện. Thái độ tiếp theo của họ đối với chủ đề của cuộc trò chuyện và người đối thoại của họ với tư cách cá nhân phụ thuộc vào những cụm từ đầu tiên của mỗi người tham gia cuộc họp.

Chúng tôi liệt kê một số phương pháp có thể được sử dụng hiệu quả khi bắt đầu cuộc trò chuyện:

Phương pháp giảm căng thẳng: việc sử dụng lời kêu gọi cá nhân, những lời khen ngợi, những câu chuyện cười để thiết lập mối liên hệ chặt chẽ hơn với người đối thoại.

Phương pháp móc: việc sử dụng một sự kiện, so sánh, ấn tượng cá nhân, giai thoại hoặc câu hỏi bất thường cho phép bạn trình bày một cách hình tượng bản chất của vấn đề mà cuộc trò chuyện nên thảo luận.

Phương pháp kích thích trí tưởng tượng chơi: đặt ra khi bắt đầu cuộc trò chuyện nhiều câu hỏi về một số vấn đề cần được cân nhắc trong cuộc trò chuyện.

Phương pháp tiếp cận trực tiếp: Đi thẳng vào vấn đề mà không cần thảo luận - nêu ngắn gọn lý do tại sao cuộc trò chuyện được lên lịch và nhanh chóng chuyển sang vấn đề cụ thể.

Phần chínhcuộc trò chuyện nhằm mục đích thu thập và đánh giá thông tin về vấn đề đang thảo luận; xác định động cơ và mục tiêu của người đối thoại; truyền tải thông tin theo kế hoạch. Việc thực hiện thành công giai đoạn này được tạo điều kiện thuận lợi bằng việc nắm vững kỹ thuật đặt câu hỏi, phương pháp lắng nghe tích cực và nhận thức thông tin, sự kiện.

Chướng ngại vậtđể tạo ra bầu không khí thẳng thắn, mang tính xây dựng và phê phán trong một cuộc trò chuyện kinh doanh có thể là:

Cắt đứt giữa câu một cách thiếu khéo léo;

Quyết định không chính đáng của người đối thoại để bày tỏ ý kiến ​​​​của mình;

Áp đặt ý kiến ​​của người điều khiển cuộc đối thoại;

Phớt lờ hoặc chế nhạo lý lẽ của người đối thoại;

Phản ứng thô bạo trước việc đối tác bày tỏ quan điểm trái ngược;

Thao túng sự thật;

Những nghi ngờ vô căn cứ, những phát biểu vô căn cứ, chỉ trích để chỉ trích;

Phần cuối cùng của cuộc trò chuyện phục vụ như một loại đánh giá chung về nó. Hoàn thành thành công một cuộc trò chuyện có nghĩa là đạt được các mục tiêu đã định trước. Mục tiêu của giai đoạn này là: tổng hợp việc đạt được mục tiêu; kích thích người đối thoại thực hiện hoạt động dự định; duy trì, nếu cần thiết, tiếp tục liên lạc với người đối thoại.

Điều quan trọng là phải tách phần cuối của cuộc trò chuyện khỏi các giai đoạn khác của nó; để làm điều này, những biểu thức như: “Hãy tóm tắt” hoặc “Chúng ta đã kết thúc cuộc trò chuyện” được sử dụng.

1. 
   Hội nghị kinh doanh

Hội nghị kinh doanh - một hình thức tương tác có tổ chức, có mục đích liên quan đến việc ra quyết định của một nhóm các bên liên quan

Các cuộc họp chiếm một phần đáng kể thời gian làm việc của người quản lý. Hơn nữa, vị trí của một người trong tổ chức càng cao thì anh ta càng phải tham gia các cuộc họp thường xuyên hơn. Trong khi đó, hầu hết mọi người đều không thích loại hoạt động nghề nghiệp này. Nguyên nhân là do hầu hết các cuộc họp và hội nghị đều đạt hiệu quả cực kỳ thấp, nguyên nhân là do thiếu hiểu biết về những nguyên tắc chuẩn bị và tiến hành cuộc họp đơn giản nhất.

Hội nghị kinh doanh - là một hoạt động liên quan đến việc ra quyết định nhóm các bên quan tâm. Theo đó, việc tổ chức cuộc họp bị ảnh hưởng bởi những đặc điểm của hành vi nhóm như sự phân bổ địa vị và vai trò trong nhóm, mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm, áp lực nhóm, v.v.
Tổ chức cuộc họp láu cá, khi cần thiết:

Truyền đạt thông tin tới nhiều nhân viên cùng một lúc;

Đưa ra quyết định tập thể;

Đạt được sự đồng ý với quyết định bằng cách lôi kéo nhân viên tham gia thảo luận;

Sử dụng các cuộc họp để phát triển chuyên môn của nhân viên.

Theo đó, tổ chức các cuộc họp không phù hợp Khi:

Thông tin có thể được phổ biến bằng văn bản hoặc bằng miệng qua điện thoại;

Quyết định đã được đưa ra;

Không có thời gian cho việc thảo luận tập thể về quyết định.
Điều kiện để cuộc họp thành công:

1. 
   Người lãnh đạo phải phát triển quan điểm của riêng mình về cách giải quyết vấn đề và suy nghĩ trước về các chiến thuật tiến hành cuộc họp.
2. 
   Những người được mời phải được thông báo trước về chương trình họp để suy nghĩ trước về vấn đề và đến cuộc họp với các đề xuất của mình. Những người được mời nên bao gồm:

Những người bị ảnh hưởng bởi vấn đề này;

Những người được kỳ vọng sẽ thực hiện quyết định.

3. Cuộc họp phải được tổ chức tốt để không xảy ra tranh chấp, mâu thuẫn vì có thể mọi người có mặt sẽ bảo vệ quan điểm của mình.

4. Cần lắng nghe ý kiến ​​của tất cả những người có mặt và từ dưới lên trên trong hệ thống phân cấp dịch vụ.

5. Kết quả cuộc họp phải là quyết định được đa số người tham gia tán thành (phải tìm được sự thỏa hiệp).
Có những cuộc họp các loại khác nhau: trao đổi thông tin, hình thành vấn đề, giải quyết vấn đề, ra quyết định.

Hình 1: Quy trình tổ chức cuộc họp
Các loại cuộc họp kinh doanh

Các cuộc họp kinh doanh được phân loại theo các tiêu chí sau:

1. Thuộc lĩnh vực đời sống công cộng: hành chính kinh doanh, khoa học hoặc khoa học kỹ thuật (hội thảo, chuyên đề, hội nghị, đại hội), các cuộc họp, cuộc họp của các tổ chức chính trị, công đoàn và các tổ chức công quyền khác, các cuộc họp liên tịch;

2. Theo quy mô thu hút người tham gia: quốc tế, cộng hòa, ngành, khu vực, khu vực, thành phố, quận, nội bộ (trên quy mô của một tổ chức hoặc các bộ phận của nó);

3. Tại địa điểm:địa phương, tham quan;

4.Theo tần suất: thường xuyên, thường xuyên (họp định kỳ nhưng không đều đặn);

5. Theo số lượng người tham gia: trong thành phần hẹp (tối đa 5 người), trong thành phần mở rộng (tối đa 20 người), đại diện (hơn 20 người).

6. Theo mục đích của sự kiện: hướng dẫn, vận hành (người điều phối), vấn đề.

Mục tiêu của các cuộc họp giao ban - phát tin thông tin cần thiết mệnh lệnh từ trên xuống dưới theo sơ đồ quản lý để nhanh chóng thực hiện. Các quyết định của người đứng đầu doanh nghiệp, tổ chức được người tham gia cuộc họp chú ý, nhiệm vụ được phân bổ với hướng dẫn phù hợp, những vấn đề chưa rõ ràng được làm rõ, thời hạn và phương pháp hoàn thành nhiệm vụ được xác định.

Mục tiêu của các cuộc họp vận hành (điều phối viên)- Thu thập thông tin về tình hình hiện tại. Không giống như các cuộc họp giao ban, thông tin được truyền từ dưới lên thông qua sơ đồ quản lý. Những người tham gia cuộc họp như vậy cung cấp thông tin về tiến độ công việc trong lĩnh vực này. Các cuộc họp tác nghiệp được tổ chức thường xuyên, luôn vào cùng thời điểm, danh sách tham dự liên tục, không có chương trình nghị sự đặc biệt, tập trung vào những nhiệm vụ cấp bách của hiện tại và 2-3 ngày tới.

Mục đích của các cuộc họp giải quyết vấn đề – tìm ra giải pháp tốt nhất cho một vấn đề cụ thể trong thời gian ngắn nhất.
Trong thực tiễn quản lý, các cuộc họp thường do người quản lý chủ trì. Hoàn cảnh này thường làm giảm hiệu quả của họ, vì người lãnh đạo phải đóng cùng lúc ba vai trò: vừa là trung tâm quyền lực, vừa là người tổ chức quá trình thảo luận, đồng thời chịu trách nhiệm về kết quả cuộc họp. Phân tích vai trò của người lãnh đạo trong cuộc họp đã dẫn đến việc xây dựng phương pháp sự tạo điều kiện thuận lợi.

tạo điều kiện thuận lợi có nghĩa là sử dụng một bên thứ ba, trung lập với quan điểm cởi mở về vấn đề đang được thảo luận để thực hiện một quy trình giúp tăng khả năng đạt được thỏa thuận được các bên cùng chấp nhận.

Người hướng dẫn- chuyên gia tổ chức quá trình tương tác giữa những người tham gia cuộc họp.

Người điều phối có thể hữu ích, đặc biệt

Khi tổ chức các cuộc họp nhằm giải quyết các vấn đề gây tranh cãi hoặc xung đột;

Khi tổ chức các cuộc họp nhằm thiết lập quan hệ đối tác;

Khi tiến hành các cuộc họp nội bộ và đa phương, trong trường hợp bất kỳ người tham gia nào có sức mạnh to lớn hơn những người khác và có nguy cơ họ đàn áp ý kiến ​​của những người tham gia khác.

1. 
   đàm phán

đàm phán – giao tiếp giữa các bên để đạt được mục tiêu của mình, trong đó mỗi bên có cơ hội bình đẳng trong việc kiểm soát tình hình và đưa ra quyết định.

Chức năng đàm phán:

1. 
   tìm kiếm giải pháp chung cho vấn đề;
2. 
   chức năng thông tin
3. 
   chức năng giao tiếp
4. 
   chức năng điều tiết
5. 
   chức năng tuyên truyền
6. 
   giải quyết các vấn đề chính sách đối nội và đối ngoại của riêng bạn

Các loại đàm phán:

Có hai loại đàm phán chính – theo lập trường và theo nguyên tắc:

- vị trí, có chiến lược tập trung vào tranh chấp về các điểm (lập trường) cụ thể trong việc giải quyết vấn đề xung đột. Ví dụ như tranh chấp về các điều khoản cụ thể của hợp đồng, tranh chấp về giá cả trong quá trình mua bán. Chiến lược này thường được gọi là giao dịch theo vị thế;

- cơ bản(hoặc đàm phán dựa trên nội dung) liên quan đến việc xem xét tối đa lợi ích của các bên và cùng nhau xây dựng một thỏa thuận chung trên cơ sở này.

Hai loại đàm phán được mô tả ở trên cũng có thể diễn ra như sau:

- đàm phán nhẹ nhàng khi các bên sẵn sàng nhượng bộ nhau không ngừng để đạt được thỏa thuận và duy trì quan hệ tốt đẹp, cuối cùng dẫn đến việc đưa ra một quyết định không có hiệu quả đối với cả hai bên;

- cuộc đàm phán khó khăn , I E. khẳng định bằng mọi giá vị trí của riêng mình, thường là cực đoan, hầu hết phớt lờ lợi ích của đối phương.

Đối với các cách phân loại đàm phán khác, chúng có thể khác nhau về số lượng và mức độ tham gia, phạm vi vấn đề được thảo luận, cơ chế ra quyết định, thời gian, tính thường xuyên, mức độ hình thức và bắt buộc thực hiện các quyết định được đưa ra.

Các giai đoạn đàm phán:

1. 
   Chuẩn bị đàm phán;
2. 
   Quá trình đàm phán;
3. 
   Hoàn thành đàm phán và phân tích kết quả của họ.

Giai đoạn chuẩn bị bao gồm thông tin và đào tạo tổ chức.

Việc chuẩn bị thông tin bao gồm:

1. 
   phân tích vấn đề, chẩn đoán tình huống;
2. 
   sự hình thành cách tiếp cận chungđến các cuộc đàm phán, mục tiêu, mục đích, lập trường của họ;
3. 
   dự báo diễn biến tình hình, xác định các giải pháp khả thi;
4. 
   chuẩn bị các đề xuất và lập luận của họ, soạn thảo các tài liệu cần thiết.

Công tác chuẩn bị tổ chức bao gồm:

1. 
   quyết định thành phần đoàn và người đứng đầu đoàn.

2) thiết lập mối quan hệ làm việc với đối tác tiềm năng: thể hiện sự quan tâm tham gia đàm phán, yêu cầu (nếu cần) thông tin thêm(ví dụ: tài liệu kỹ thuật).

3) thỏa thuận với đối tác về các khía cạnh tổ chức của cuộc đàm phán sắp tới (mức độ đàm phán (ai là trưởng đoàn: người đứng đầu doanh nghiệp, cấp phó, v.v.?), địa điểm đàm phán, số lượng thành phần của phái đoàn (bao nhiêu người sẽ tham gia đàm phán?).

4) đưa ra các đề xuất trong chương trình nghị sự (vấn đề gì và bạn dự định thảo luận theo thứ tự nào).

Nó cũng quan trọng để chú ý đến huấn luyện chiến thuật, tập trung vào việc lựa chọn phương pháp và phương pháp đàm phán, phân bổ vai trò giữa các thành viên trong nhóm, gỡ lỗi cho công nhân, quan hệ kinh doanh với một đối tác.
Quá trình đàm phán
Chỗ ngồi: trưởng đoàn ngồi ở giữa, đối diện với ông là trưởng đoàn đối tác; bên phải trưởng đoàn là người thứ hai trong đoàn, bên trái là phiên dịch viên (nếu cần).
Cuộc trò chuyện trực tiếp

Giai đoạn đầu tiên là làm rõ lợi ích, lập trường, mục tiêu, v.v. của các nhà đàm phán. (Chú ý: dù việc chuẩn bị có tốt đến đâu thì vẫn luôn có một số điểm chưa rõ ràng).

Giai đoạn thứ hai là thảo luận về các quan điểm; Điều chính ở giai đoạn này là lập luận về các giải pháp được đề xuất.

Giai đoạn thứ ba là phối hợp các vị trí. Nên thống nhất nội dung chung của thỏa thuận trước tiên (xây dựng công thức chung), sau đó mới bàn bạc chi tiết. Chiến thuật này tiết kiệm thời gian. TRÊN Giai đoạn cuối cùng Các bên bắt đầu chỉnh sửa văn bản.

Giọng điệu bình tĩnh, ngay cả khi đối tác cáu kỉnh hoặc hung hăng, bạn phải cẩn thận lắng nghe người đối thoại đến cùng, không ngắt lời;

5–7 phút sau khi bắt đầu, trà và cà phê được phục vụ;

Sau một giờ trò chuyện, trà và cà phê lại được mời;

Khi kết thúc cuộc đàm phán (ký kết một nghị định thư về ý định, hợp đồng, thỏa thuận), một sự kiện giao thức (ví dụ: tiệc chiêu đãi) sẽ được tổ chức.

Phân tích kết quả đàm phán.

Đặc biệt cần phân tích:

1. 
   những hành động nào đã góp phần vào sự thành công (thất bại) của cuộc đàm phán;
2. 
   những khó khăn nào đã nảy sinh, những khó khăn đó đã được khắc phục như thế nào;
3. 
   điều gì chưa được tính đến khi chuẩn bị đàm phán, tại sao;
4. 
   những bất ngờ nào nảy sinh trong quá trình đàm phán;
5. 
   hành vi của đối tác trong quá trình đàm phán là gì;
6. 
   những nguyên tắc đàm phán nào có thể và nên được sử dụng trong các cuộc đàm phán khác.

Trong trường hợp có thể không thực hiện được thỏa thuận, cần phải thông báo trước cho đối tác, đưa ra các phương án bồi thường (nếu hợp đồng không quy định).
Chiến thuật đàm phán

Chiến thuậtđàm phán- một tập hợp các hành động cụ thể (bao gồm cả lời nói), được thực hiện theo một trình tự nhất định và trong một khung thời gian nhất định để đạt được các mục tiêu trung gian của đàm phán.

Ví dụ: có thể sử dụng các chiến thuật sau:

1. 
   Tăng dần mức độ phức tạp của các vấn đề đang được giải quyết, khi các đối tác đầu tiên được yêu cầu giải quyết các vấn đề ít quan trọng hơn, ít vấn đề hơn, thì khá dễ dàng nhận được câu trả lời tích cực. Điều này tạo ra một bầu không khí tâm lý thuận lợi và cho thấy vấn đề có thể giải quyết được. Tiếp theo là tìm kiếm “lĩnh vực giải pháp chung” và “ công thức chung những quyết định." Để khiến đối phương đồng ý về những vấn đề ít quan trọng hơn, bạn có thể “chia nhỏ” vấn đề thành các phần và tìm kiếm sự đồng thuận trên từng phần. Giải pháp tích cực cho một số vấn đề dễ dàng sẽ giúp thuyết phục đối tác của bạn rằng những vấn đề phức tạp hơn có thể được giải quyết.
2. 
   "Bao bì"đề xuất, khi các ưu đãi không hấp dẫn được liên kết với một số ưu đãi hấp dẫn và được đưa ra cho đối tác quan tâm đến việc triển khai nhanh chóng các ưu đãi sau. Chiến thuật này đẩy nhanh quá trình thỏa thuận và ưu tiên cho người khởi xướng gói đề xuất.
3. 
   Chiến thuật nhượng bộ dần dần; chiến thuật này không nhất thiết làm suy yếu vị thế của đối tác. Việc đồng ý nhượng bộ nhiều khả năng sẽ bị coi là mong muốn tránh gây bối rối cho cả hai bên.

Các phương pháp đàm phán:

1. Phương pháp biến phân có thể được thực hiện ở giai đoạn chuẩn bị đàm phán. Nó bao gồm việc phân phối kết quả mong đợi vào:

Giải pháp lý tưởng cho vấn đề;

Giải pháp tối ưu và những khía cạnh nào trong việc giải quyết vấn đề có thể bỏ qua;

Quyết định bắt buộc và thời điểm của nó;

Một lời đề nghị từ đối tác chắc chắn nên bị từ chối.

Tất cả các lựa chọn này đều được tính toán trước, cũng như các lựa chọn chiến lược cho từng lựa chọn đó.

1. 
   Phương pháp tích hợp Nên sử dụng nó nếu đối tác không đi chệch khỏi lợi ích hạn hẹp của mình và tiến hành thương lượng theo quan điểm.

1. 
   Phương pháp cân bằng TÔI tập trung sự chú ý của các nhà đàm phán vào việc phân tích kỹ lưỡng hệ thống phản biện của đối tác. Phương pháp này được sử dụng trong hai trường hợp. TRÊN giai đoạn chuẩn bị, khi không thể mô phỏng quá trình đàm phán mà không phân tích lập trường của các đối tác, và trong quá trình đàm phán, khi đối tác “chơi câu giờ”, không muốn mạo hiểm hoặc không đủ năng lực.

1. 
   Phương pháp thỏa hiệp được thể hiện ở việc các đối tác sẵn sàng tính đến lợi ích của nhau và nhượng bộ. Điều này liên quan đến việc từ bỏ các yêu cầu ban đầu và hình thành các yêu cầu mới.