İşlevlerin iş iletişim modelleri ve uygulama koşulları. Özet: İş iletişimi kavramı ve türleri

İş iletişimi- bu, her türden organizasyonun işleyişini ve varlığını hayal etmenin imkansız olduğu bir şeydir. Ekonomik bir varlık olarak işletmenin geleceği ve aynı zamanda bu işletmede çalışan bireylerin geleceği ve daha geniş anlamda tüm ülkenin refahı, iletişim bağlantılarının verimlilik derecesine bağlıdır. İyi kurulmuş bir iletişim olmadan hiçbir kuruluş faaliyetlerini tam olarak gerçekleştiremez.

İş iletişimi - özü, türleri ve özellikleri

İş iletişimleri, ayrıntılar

İş iletişimi, organizasyonu ve optimizasyonu amaçlayan bir etkileşim sürecidir. çeşitli türler faaliyetler: üretim, bilimsel, pedagojik vb.

İş iletişimi ile diğer çeşitleri arasında net bir ayrım yapmak gerekir. Belirli faaliyetlere ortaklaşa katılan konular arasında iş iletişimi ortaya çıkar. Karşılıklı anlayış, eylemlerin koordinasyonu ve bu konular arasında ortaya çıkan niyetlerin etkinliği, iletişimin gelişmişlik düzeyine bağlıdır.

Dolayısıyla, belirli bir faaliyete katılan insan sayısı ne kadar fazla olursa, o kadar fazla olduğu sonucuna varabiliriz. daha önemli rol yönetim, bu faaliyetlerin etkinliği açısından iletişim.

Mükemmel iş iletişimi becerileri, yönetim kültüründe profesyonellik ile eş anlamlıdır. Bu, tüm işletmenin faaliyetlerindeki en önemli andır - çalışanların tüm alanlardaki kişisel profesyonelliği, iletişim düzeyi de en önemli bileşenlerden biridir.

İş iletişimi, her şeyden önce, herhangi bir biçimde ifade edilen, ortak faaliyetlerin imkansız olduğu, bir kuruluşun varlığının ilk koşulu olan çalışanların etkileşimidir.

İş iletişiminin hedefleri şunları içerir: yönetim konuları ve nesneleri arasında etkili bilgi alışverişinin sağlanması, kişisel ilişkilerin iyileştirilmesi, bilgi akışlarının düzenlenmesi ve optimize edilmesi.

İş iletişimleri aşağıdaki alt gruplara ayrılabilir:

Sözlü iletişime dayalı iletişim;

Yazılı iletişime dayalı iletişim (elektronik dahil).

Ayrıca iletişim resmi ve gayri resmi olarak ikiye ayrılabilir. Resmi iletişim belirli normlar, kurallar, iş tanımları tarafından belirleniyorsa, o zaman uyulmayan resmi olmayan iletişim Genel kurallar Belirli bir organizasyonun iletişimi, önceden kurulmuş bir kişisel ilişkiler sistemine uygun olarak gerçekleşir, yani bu, kuruluşun faaliyetleri çerçevesinde çalışanlar arasındaki günlük iletişimdir.

Resmi iletişim, bilginin bir seviyeden diğerine sırayla aktarıldığı dikey ve bilginin organizasyonun tek bir hiyerarşik seviyesi (örneğin departman, yönetim) içinde hareket ettiği yatay olarak ayrılabilir. Dikey iletişimler ayrıca bilginin yukarıdan aşağıya iletildiği yukarı doğru iletişimlere de bölünmüştür. daha düşük seviyeler sırasıyla daha yüksek ve alçalanlara, artanların tersi.

İş iletişimlerini alt bölümlere ayırmanın birçok farklı yolu vardır ve her zaman bu şekilde olmaz. çeşitli gruplar kesişmiyor, her şey birbirine fazlasıyla bağlı. Örneğin iletişim sözlü ve sözsüz olarak ikiye ayrılır (yüz ifadeleri, jestler, mekansal kalıplar vb.). Sözlü ve sözsüz iletişim birbirini mutlaka dışlamaz, çünkü muhataplar her iki yöntemi kullanarak bilgi alırlar ve alınanlara ilişkin değerlendirmelerini oluştururlar, kendilerini yalnızca bir tanesiyle sınırlamazlar, bu da eşlik eden süreçlerin birbirine bağlılığının derecesini bir kez daha vurgular. iletişim, ayrılmazlıkları, tamamlayıcılıkları, ayrıca çok yönlülükleri, karmaşıklıkları ve dolayısıyla bu alandaki becerileri geliştirmenin önemi ve önemi çok önemlidir; bu, iş iletişiminin ana görevlerinin üretken işbirliği, iyileştirme olduğu gerçeğiyle doğrulanır. ortaklıklar ve bunlar işletmenin öncelikli görevleridir.

İş iletişimi aşağıdaki özelliklerle karakterize edilir:

Deneklerin beğenileri ve hoşlanmadıkları dikkate alınmaksızın taraflar arasında zorunlu temas;

Öznellik;

Bağlılık ve iş görgü kurallarına uyum;

İş iletişimi konularının birbirine bağımlılığı;

Resmi kısıtlamalar, ör. yasal uyumluluk sosyal normlar, düzenlemeler;

İki konunun etkileşiminde iletişimsel faaliyetleri düzenlemenin ana yolu diyalogdur, bu yöntem en yaygın olanıdır, ancak iş iletişimi hala üç biçimde gerçekleşmektedir:

Monolog;

Polylogue (çok taraflı iletişim).

İş iletişimi becerilerinde mükemmel ustalık, iş ortaklarıyla etkili bir şekilde etkileşimde bulunmanıza, uzlaşmaya ve karşılıklı yarar sağlayan ve uygun işbirliğine odaklanmanıza olanak tanıyan, müzakerelerin, toplantıların ve toplantıların olumsuz sonuçlarının riskini azaltan en önemli noktadır.

İş iletişim biçimleri

Üretim sorunlarının çoğu kolektif tartışma ve çözümleri, çalışanların ilişkilerini, sorunun birçok yönünü ve pozisyonlarını dikkate alan tek bir kararı ortaklaşa verme becerilerini gerektirir. farklı taraflar son derece önemli. İş iletişiminin en yaygın biçimleri iş görüşmeleri, toplantılar, toplantılar, müzakereler, konferanslar ve iş toplantılarıdır.

Uygun formun seçimi aşağıdaki kriterlere göre yapılır:

Etkinliğin amacı;

Katılımcıların kontenjanı;

Düzenlemeler;

Niyetleri gerçekleştirmenin iletişimsel araçları;

Mekansal çevre;

Beklenen Sonuç.

İş görüşmesi

İş görüşmesi en yaygın yöntemdir. Bu iletişim biçiminin amacı, belirli bir konu hakkında bilgi alışverişinde bulunmaktır. En az iki katılımcı vardır; kurallar konunun önem derecesine ve katılımcıların yeteneklerine bağlı olacaktır.

Beklenen sonuca ulaşmak için, konuşmanın tüm unsurlarının gerekçelendirilmesi ve motive edilmesi, mekansal ortamın gizliliğin korunacağı ve iletişime herhangi bir müdahalenin (gürültü vb.) olmayacağı şekilde düzenlenmesi gerekmektedir.

Verimlilik, yeterliliğe, konuşma kültürünün tavrına, formüle etme becerisine, kendi görüşünü savunma ve başkasının bakış açısını kabul etme becerisine, empatiye ve katılımcılara bağlı olacaktır.

İş görüşmesi

İş görüşmeleri, müzakereciler arasında ortak bir karara varmak için tartışmayı içeren bir iş iletişimi biçimidir.

Ana işlevler iş görüşmelerişunlardır:

Başlangıç yenilik süreçleri ortak faaliyetlerin başlangıcı;

Ortak eylemler üzerinde genel kontrolün uygulanması;

Tüm taraflar arasında bilgi alışverişi;

Kuruluşun çalışanları arasındaki iletişim;

Fikirlerin, planların ve bunları uygulama yollarının geliştirilmesi.

Çoğu zaman iş görüşmeleri önceden planlanır. İş görüşmelerine hazırlanırken öncelikle konu, çözülmesi gereken sorun yelpazesi ve uygulanması gereken ana fikirler belirlenir. İş görüşmelerinin yürütülmesi sürecinde, önceden hazırlanmış çeşitli belgelerin yanı sıra materyaller, programlar ve sunumların tamamı kullanılır. Müzakerelerin tüm sürecini baştan sona düşünmek gerekir: diğer tarafa yöneltilmesi gereken soru ve sorunları çözmek; müzakerelerin kabul edilebilir bir sonucunu belirlemek; düzenlemeler geliştirmek; müzakereler için bir yer belirlemek ve hazırlamak; Taktikleri ve davranış stratejisini onaylayın. Sözünüzü kesemezsiniz; sözlerine olumsuz yorum yapmak; kendiniz ve meslektaşınız arasına net bir çizgi çekin; müzakerelerin hızını hızla değiştirmek; iletişim sırasında meslektaşlarının zihinsel durumunu göz ardı edin.

İş görüşmelerinde doğru hamleler, iş gücü verimliliğinin %30'a kadar artmasına yardımcı olur. Birçok yabancı şirketin iletişim sanatında akıcı olan özel müzakerecileri vardır.

İş görüşmeleri aşağıdaki aşamaları içerir:

İş görüşmelerinin başlaması;

Taraflar arasında bilgi alışverişi;

Tarafların pozisyonlarının tartışılması;

Tarafların rakibin iddialarını çürütmeye çalışması;

Ortak nihai kararların toplu olarak kabul edilmesi.

İş görüşmelerinin son derece önemli bir kısmı fiili başlangıçtır. İş görüşmelerinin bu aşamasının hedefleri taraflar arasında temas kurmak; doğru atmosferi yaratmak; müzakere konusuna odaklanmak; inisiyatifin geçişi (her zaman değil).

İş görüşmelerinin başarılı olması için aşağıdaki faktörlerin mevcut olması gerekir:

Müzakerecilerin mesleki bilgisi;

Tarafların amaç ve hedeflerinin netliği;

Belgelerin ve materyallerin görünürlüğü;

Müzakerelerin birleşik ritmi;

Tekrarlama ve en önemli noktaların vurgulanması;

Çıkarımların ilerlemesinin ayrıntılı açıklaması;

Kesinlikle belirtilen sınırlar dahilinde bilgi alışverişi;

Çok fazla mizah.

İş toplantısı

Bir iş toplantısı, üretim sorunlarının ve benimsenmesi gereken konuların tartışılması açısından genel kabul görmüş bir iş iletişim şeklidir. genel çözüm. Bu durumda taraflar, sunum yapan kişi (bölüm/ofis/müdürlük/şirket başkanı) ve toplantının katılımcılarıdır.

Dikkat çekmek Çeşitli türlerörneğin aşağıdaki toplantılar:

1) Planlamaya ilişkin toplantılar;

2) Çalışma koşullarına ilişkin toplantılar;

3) İç organizasyon konularıyla ilgili toplantılar;

4) Kuruluşun faaliyetlerinin izlenmesine ilişkin toplantılar;

5) Diğer toplantılar.

Bir iş toplantısının amacı, gerekli nihai sonucun imajını oluşturmaktır.

Bir iş toplantısının konusu başlı başına bir tartışma konusudur, elbette konunun açıkça ifade edilmesi gerekir.

İş toplantıları yapılırken neredeyse her zaman bir tür “program”, bir gündem oluşturulur ve bu, aşağıdakileri içeren bir belgedir:

Toplantının konusu

Toplantının amacı

Ana sorular,

Toplantının başlama ve bitiş saati,

Toplantının yeri

Konuşmacıların sırası ve adları vb.

Organizasyon içi bir iş toplantısında en uygun katılımcı sayısı yediden fazla olmamalıdır ve iş toplantıları haftalık olarak, belirli bir günde, öğleden sonra yapılmalı, bu tür toplantılarda katılımcılar üzerindeki stres derecesi önlenmeli veya büyük ölçüde azaltılmalıdır. . Ayrıca iş toplantısı yapılırken katılımcıların birbirlerini müdahale etmeden görebilmeleri son derece önemlidir, bu da hem bilginin hem de tarafların taraflarca birbirlerinin algılanmasına katkı sağlar. Önemli olan elbette toplantı katılımcılarının uyumu, kişisel beğenileri ve hoşlanmadıklarıdır.

Kamuya açık konuşma

Kamuya açık konuşma, son derece önemli unsur iş iletişimi iyi kurgulanmış, düşünceli, güzel, güzel, anlamlı, mantıklı, açıklayıcı, ikna edici olmalı, edebi açıdan okuryazar olmalı, yani giriş, genel bölüm ve sonuç içermeli ve konunun sorgusuz sualsiz titizlikle hazırlanmasını gerektirmelidir. geleceğin konuşmacısı.

Topluluk önünde konuşmanın amaçları genellikle şunlardır:

Halkın ilgisini çekin;

Gerçekleri ve argümanları sağlayın;

Dinleyicilerin yeteneklerini belirleyin, olası nedenleri belirleyin;

Dikkat çekmek.

Bu noktaların ışığında, konuşmaya olan ilgi ve dikkat açısından, kamuoyuyla "bir kağıt parçası üzerinde" konuşmak son derece istenmeyen bir durumdur, çünkü bu bilgi sunma yöntemi çok hızlı bir şekilde dinleyicileri yorar ve konuşmalarını azaltır. Konuşmanıza olan ilgi, bilginin algılanmasını zorlaştırır.

İş iletişiminin sözsüz yönü

Keşfetmek çeşitli özellikler ve sözlü olmayan iletişimdeki nüanslar, bu alanda ünlü bir Amerikalı uzman olan A. Mirabian, bilimsel çalışma“Sözsüz İletişim” başlığı bu fikri ortaya koyuyor ve çoğu iş iletişiminin yalnızca üç tür sinyal kullanılarak gerçekleştirildiği ve bu sinyallerin sırasıyla sözlü, görsel ve sesli olarak bölündüğü sonucuna varıyor.

Bu sinyaller eşit oranlarda değildir ve payları şu şekilde bölünebilir:

Algının %55'i muhatabın neye benzediğidir (görsel ipuçları);

Algının %38'i iletişimcinin nasıl konuştuğuyla (ses sinyalleri) ilgilidir;

Algının %7'si iletişimcinin söyledikleridir (sözlü ipuçları).

Böylece, bir sohbete katılanlar karşı taraftan belirli sinyalleri alır, bunları olumlu veya olumsuz olarak değerlendirir, ardından bir sonuca varır ve kişi hakkında bir bütün olarak beğenir veya beğenmez, güvenilir olup olmadığına dair bir algı oluşturur ve kişisel algı çoğu zaman belirleyici olur. iş önemlidir.

Tüm sistem sözsüz iletişim Koşullu olarak bölünmüşse aşağıdaki beş alt sistemi içerir:

1. Kişisel alan;

2. Bakın;

3. Aşağıdakilerden oluşan optik-kinetik alt sistem:

Muhatabın görünümü,

taklitler,

Pantomim;

4. Dil dışı alt sistem aşağıdakilerden oluşur:

Menzili

Anahtarlar,

Tını.

5. Dil dışı: aşağıdakilerden oluşur:

konuşma hızı,

Kahkaha vb.

Dolayısıyla sinyallerin bu alt sistemler yardımıyla doğru ayarlanması ve uygulanması iletişimde olumlu rol oynadığı gibi, iş ilişkilerinde en önemli faktörlerden birinin bir kişinin diğeri tarafından algılanmasının engellenmesi sırasıyla başarısızlıklara yol açmaktadır. doğru kullanım çeşitli teknikler ve iletişim araçları son derece önemlidir.

Gülümsemek

ABD'deki Yale Üniversitesi'nin yaptığı araştırmaya göre muhatabınızın gözünde ne kadar olumlu, çekici ve en önemlisi iş iletişimi açısından ikna edici olduğunu belirleyen temel faktör gülümsemenizdir.

İş iletişiminde insanlarla iletişim kurmanın keyfi, isterseniz sizinle iletişim kurmanın keyfini de gerektirir. Rol yapmanın bunda bir rolü yok, bunlar iletişim sanatının unsurlarıdır, tahrişe veya reddedilmeye neden olmazlar, ancak bu en basit teknik olan bir gülümseme, hem kariyer açısından hem de kişisel olarak başarıda hala çok ciddi bir rol oynar.

"Eski Çinliler bilge insanlardı hayat deneyimi. Bir deyişleri vardı: “Yüzü gülümsemeyen adam mağaza açmasın.” Gülümsemeniz şunu söylüyor: “Senden hoşlanıyorum. Seni gördüğüm için memnunum".

Gülümsemek dünya çapında 1 numaralı iletişim sinyalidir. Bu bir onay işaretidir olumlu etki muhatabınızda, tüm iş iletişimi süreci hakkında.

Gülümsemek mesajınıza hayat verir, insanların sözlerinize daha duyarlı olmasını sağlar, sesinize güven verir ve kendinizin ve etrafınızdakilerin moralini yükseltir. Müşterinizi düşündüğünüzü ve onun sizinle iletişim kurmasını kolay ve keyifli hale getirmek için mümkün olan her şeyi yaptığınızı söylüyor.

Ancak bazı durumlarda bir gülümseme kesinlikle uygunsuzdur. Bir gülümsemenin gerçekten etkili bir iş iletişimi aracı olabilmesi için iki koşulu karşılaması gerekir: samimi ve yerinde olmak.

“Peki ya samimiyetsiz bir gülümseme? Merak etmeyin, kimseyi kandırmayacak, herkes onun yapay olduğunu anlayacak. Gerçek, insanın içini ısıtan bir gülümsemeden bahsediyoruz. İçten gelen ve iş dünyasında çok değerli olan bir gülümseme.”

İnsanlarla karşılaştığınızda gülümsemezseniz, bilinçsizce sizin mutsuz, sert veya kayıtsız biri olduğunuz hissine kapılırlar. Kayıtsız bir yüz, iş iletişiminin en olumsuz göstergelerinden biridir; ilgi eksikliğinizi gösterir. Muhatabınızı pek dinlemediğinizde kayıtsız bir ifade ortaya çıkar.

Göz teması

Görsel temas ayrı bir özel beceri olarak tanımlanabilir. En iyi seçenek göz temasını korumaktır, ancak aynı zamanda periyodik olarak dikkatinizin dağılmasına izin verin ve diğer nesnelere uzun süre oyalanmadan bakın. Yani ara sıra başka tarafa baktığınızda göz teması bozulmaz. Ancak çok sık bakışlarınızı başka tarafa çevirirseniz, müşteriniz bunu bir hoşlanmama işareti olarak algılayabilir ve aynı zamanda ilişkinizdeki yakınlık düzeyinden rahatsızlığınızı veya yakınlıkla ilgili kişisel sorunları da gösterebilir.

Açık, doğrudan bakış ile bunun aşırısı olan bakış arasında bir fark vardır. Bakış, temasa aktif katılım izlenimi verir, ancak aslında çoğu zaman "ölü temas"a işaret eder. Görsel temas aynı zamanda müzakere sürecinin karşılıklı düzenlenmesinin bir aracıdır. Hepimiz günlük deneyimlerimizden hoş bir konuyu tartışırken göz teması kurmanın kolay olduğunu biliyoruz, ancak muhataplar kafa karıştırıcı veya hoş olmayan konular söz konusu olduğunda genellikle bundan kaçınır. Eğer konuşmacı göz teması kurmak ve sonra gözlerini başka yöne çevirmek arasında geçiş yapıyorsa, bu genellikle onun konuşmayı henüz bitirmediği anlamına gelir. Açıklamanın sonunda konuşmacı, kural olarak, sanki onu sohbete katılmaya davet ediyormuş gibi doğrudan muhatabın gözlerine bakar.

Bazı insanlar doğrudan göz teması kurmakta zorlanır ve bu nedenle bundan kaçınır, bazıları ise bir fikri veya duyguyu ifade etmekten ve bunu tartışmaktan korkar. belirli konular ve böyle bir şeyin ihtimali ortaya çıktığı anda gözlerini kaçırın. Danışman göz teması kurmada, bundan kaçınmada, bakışlarını bir nesneden diğerine kaydırmada veya gözlerini sabit tutmada zorluk yaşıyorsa, bu durum danışanın kafasını karıştıracak ve gerginliğe neden olacaktır.

Görsel temas, iki kişilik arasındaki etkileşim sürecidir. Görsel temasın süresi ve sıklığı muhatap hakkında çok şey söyleyebilir. Sonuç olarak görsel temasın sürdürülmesi, iş görüşmelerinin vb. başarıyla tamamlanmasına büyük katkı sağlar.

Kartvizit

Kartvizit, modern iş iletişiminin ayrılmaz bir özelliğidir. Kartvizitlerin temel amacı işletmeyi ve yetkilileri ilk tanıştıklarında birbirlerine tanıtmaktır. Kartvizit alışverişi, iş iletişimi dünyasındaki selamlama ritüelinin bir parçasıdır.

Kartvizitler aynı zamanda iletişimi sürdürmek için de kullanılır: tatiller ve diğer etkinlikler için tebrikler, şükran ifadeleri, eşlik eden hediyeler, başsağlığı dilemek.

Kartvizitler, işlerinin doğası gereği müşterilerle veya diğer şirketlerin temsilcileriyle temasa geçen şirket çalışanları için zorunlu bir özelliktir. Kartvizit yalnızca iş ortamındaki insanlarla etkileşim kurma fırsatı sağlamakla kalmaz, aynı zamanda statü sembolü olarak da hizmet eder.

Ana, en çok iletmek için bir kartvizit kullanılmalıdır. önemli bilgi Bir iş adamı veya kadını hakkında: isim, şirket adı, posta ve e-posta adresi, telefon ve faks numaraları, internetteki web sitesi adresi.

Kartvizitin tasarımı, sahibinin kim olduğunu hemen anlamanızı sağlar. Yaratıcı mesleklerden insanlar bunları özgün bir şekilde tasarlarken, hükümetin ve iş dünyasının en yüksek kademelerinde sadelik ve alçakgönüllülük kabul edilir.

Kültürlerarası iletişim, onların kartvizitlere karşı tutumlarını belirler. Farklı ülkeler. Örneğin Japonya, Çin, Hong Kong ve Kore'de kartvizit herhangi bir kimlik belgesinin yerine geçer.

İş görgü kuralları yabancı ülkeler kartvizit metninin ülkenin devlet diline veya İngilizceye çevrilmesini sağlar.

Kartvizit, iş iletişimini her zaman isimsiz kişilerden kurtarır. Ancak tanıştığınız ilk kişiye kişisel bilgilerinizi vermemelisiniz.

"İnsanların yaptığı en büyük hata, aldıkları zaman kartvizit- hızlıca bir göz atın ve cebinize koyun. Bu, bir kişiye ve onun iş dünyasındaki konumuna karşı küçümseyici bir tutumun kanıtıdır. Mutlaka okuyup, teşekkür ettikten sonra kartviziti cebinize ya da çantanıza koymalısınız.”

Çözüm

İş iletişimi, ister küçük bir işletme ister büyük bir şirket olsun, herhangi bir işletmenin başarısının önemli bir bileşenidir. İş iletişimi, onsuz her türlü kuruluşun işleyişini ve varlığını hayal etmenin imkansız olduğu bir şeydir. Ekonomik bir varlık olarak işletmenin geleceği ve aynı zamanda bu işletmede çalışan bireylerin geleceği ve daha geniş anlamda tüm ülkenin refahı, iletişim bağlantılarının verimlilik derecesine bağlıdır. İyi kurulmuş bir iletişim olmadan hiçbir kuruluş faaliyetlerini tam olarak gerçekleştiremez.

Modern toplumda iletişimin önemi göz ardı edilemez. Yönetim stratejilerinin ve iş iletişim teknolojilerinin öğretilmesindeki sorunlar son derece alakalı ve çözümü zor yönetim sorunlarıdır.

İş iletişimi tekniklerindeki ustalık, yalnızca bir bireyin profesyonelliğini geliştirmek için değil, aynı zamanda tüm organizasyonun başarısı için de potansiyel taşır.

Batılı yönetim uzun zamandır üretim sürecinde iletişimin muazzam rolünün farkına varmıştır. Gerçek ekonomik ve sosyal durumlar Ayrıca Rus şirketlerine, özellikle iş iletişimi açısından genel yeterlilik düzeyini artırma görevini de verdiler.

İş iletişiminin önemini küçümsemek kesinlikle imkansızdır ve kabul edilemez. Çalışanlar arasında bu tür becerilerin geliştirilmesi önemlidir; bu zahmetli, zaman alıcı ama aynı zamanda her şirketin öncelikli görevlerinden biridir.

Kaynaklar

Dale Carnegie. Topluluk önünde konuşurken özgüven nasıl geliştirilir ve insanları nasıl etkiler, M.: 2013.

Konetskaya V.P. İletişim sosyolojisi. Ders Kitabı - M.: Uluslararası İşletme ve Yönetim Üniversitesi, 1997

Panfilova A.P. İş iletişimleri profesyonel aktivite; St.Petersburg, 2004.

Lavrinenko V.N. İş iletişiminin psikolojisi ve etiği. - M.: Birlik, 2009.

A. Shokhov. Ticari iletişim http://www.klubok.net/article213.html

I. Ermakova. İş iletişimi: dünya çapındaki ortaklarla etkileşim

Dale Carnegie. Arkadaş kazanma ve insanları etkileme yolları, M.; 2013.

Irina Ermakova. İş iletişimi: dünya çapındaki ortaklarla etkileşim

Http://professionalimage.ru/2010/06

İş iletişimi, iş ortakları arasındaki, bir veya başka bir temel faaliyet türünü organize etmeyi ve seçmeyi amaçlayan bir etkileşim sürecidir: üretim, bilimsel, hizmet vb.

İş iletişiminde iletişimin konusu ortak faaliyettir (ortak neden) ve iletişim ortağı her zaman diğeri için önemli bir kişi gibi hareket eder. Üretken işbirliği, hedef ve pozisyonların bir araya getirilmesi, ortaklıkların geliştirilmesi iş iletişiminin temel görevleridir.

Ortak faaliyetlerde çok sayıda zorunlu unsurlar: ortak amaç; bireyleri işbirliği yapmaya teşvik eden güdüler topluluğu; katılımcıların birbirine bağlılığı; bireysel eylemleri gerçekleştirmek için tek bir mekan ve zamanın varlığı; tek bir faaliyet sürecinin ayrı işlevlere bölünmesi ve bunların katılımcılar arasında dağıtılması; bireysel eylemlerin koordinasyonu, bunları yönetme ihtiyacı.

Konusu katılımcıları arasındaki ilişkinin doğası olan kişi odaklı iletişimin aksine, iş etkileşiminin amacı iletişim sürecinin dışında yer alır. İnsanların bu etkileşimi, organizasyonun karşı karşıya olduğu ve insanların davranışlarına belirli bir çerçeve dayatan belirli bir sorunun çözümüne tabidir. İş etkileşiminin özellikleri, organizasyon yapısının aşağıdaki temel özelliklerine göre belirlenir:

• * Beğenip beğenmediklerine bakılmaksızın iletişim katılımcıları arasında zorunlu temaslar, resmi kısıtlamalar.
• * Yasal, sosyal normlara uygunluk, düzenlemelere bağlılık (örneğin: talimatlara, protokole göre eylemler, iç düzenlemelere uygunluk, kuruluşun geleneklerine uyma).
• * İş rollerini, haklarını ve işlevsel sorumluluklarını dikkate alarak, itaat ve iş görgü kurallarına bağlı kalarak resmi rol etkileşimi ilkelerine uyum. İş iletişimi büyük ölçüde resmileştirilmiş, mesafeli ve "soğuk"tur. Bunun nedeni, iletişimin amaçları ve nedenleri ile çalışanlar arasındaki iletişim yöntemlerinin oldukça katı bir şekilde düzenlenmesidir. Organizasyondaki her çalışana, resmi hak ve sorumluluklardan oluşan istikrarlı bir yapı şeklinde belirli bir davranış standardı atanır.
• * İş etkileşimi, organizasyonun hiyerarşik yapısına uygun olarak departmanlar ve çalışanlar arasında tabiiyet, bağımlılık ve eşitsizlik ilişkilerinin kurulduğu belirli bir ortamda gerçekleşir. Sonuç olarak, geri bildirimin etkinliği ve hiyerarşik piramidin seviyeleri arasında tam ve doğru bilginin iletilmesi sorunu ortaya çıkar. Bazı verilere göre üst yönetimden gelen bilgilerin yalnızca %20 - 25'i doğrudan yöneticilere ulaşıyor ve onlar tarafından doğru şekilde anlaşılıyor. Bunun nedeni, bir yandan bilgilerin çarpıtılması, diğer yandan yöneticilerin, çalışanları bir bütün olarak işletmenin durumu hakkında ayrıntılı olarak bilgilendirme konusundaki isteksizliğidir (astlar, gereksiz sorular sormadan belirli talimatlara uymalıdır) sorular). Aynı zamanda insanlar mevcut bilgiler üzerinde spekülasyon yapıyorlar. Resmi iş iletişiminin bu özelliklerini dikkate almak için talimatların, kararların, siparişlerin yazılı olarak kaydedilmesi ve geri bildirimlerin kabul edilmesi gerekir. en önemli araç iş etkileşiminin verimliliğini artırmak.
• * İş iletişimindeki tüm katılımcıların hem nihai sonuca ulaşmada hem de kişisel niyetleri gerçekleştirmede karşılıklı bağımlılığı. Motivasyon - gerekli kondisyon etkili iş iletişimi. İş iletişiminde, kişi aynı anda hem belirli bir birey hem de bir kuruluşun temsilcisi olarak hareket eder; Belirli mesleki rol işlevlerinin taşıyıcısı. Faaliyet sürecinde kişisel ihtiyaçların karşılanmaması veya kendi fikirleri ve kişinin davranış tarzı grup normlarıyla örtüşmüyorsa, çatışmalar ortaya çıkabilir (kişi içi, kişiler arası) ve işe olan ilgi azalabilir.

Ortak faaliyetin bir koşulu olarak ekip üyelerinin uyumluluğu ve uyumu (kolektif konunun bütünlüğü). Ortak faaliyet sırasında, bireysel bilişsel süreçlerin dinamiklerini düzenlemek için özel mekanizmalar, sorunları çözmek için ortak stratejiler, grup için ortak bir faaliyet tarzı oluşturulur, bireysel nitelikler değiş tokuş edilir ve kişinin birbiriyle ilişki kurma yeteneği, arzusu ve yeteneği Hedefler ve eylemler, diğer insanların amaç ve eylemleriyle birlikte gelişir. Bütün bunlar bilgi alanının genişlemesine katkıda bulunarak çözülmekte olan sorunun daha fazla yönünü ve çözme yollarını görmeyi mümkün kılar. Böyle bir etkileşimin sonucu, aktiviteye katılanlar arasında bir tür fikir birliğidir.

Yaygın olarak kullanılan iki kavram olan “iletişim” ve “iletişim” arasındaki benzerlikler ve farklılıklar sorusu boş olmaktan uzaktır. İngilizce'de "iletişim"in birkaç anlamı vardır. Onlar dayanmaktadır Farklı anlamlar fiil iletişim kurmak. Fiilin ilk anlamına uygun olarak (rapor etmek, iletmek): 1) aktarma, mesaj (düşüncelerin, bilgilerin, haberlerin); 2) dağıtım, iletim; 3) iletişim, iletişim; iletişim. İkinciye göre (iletişim kurmak, iletişim halinde olmak, iletişim kurmak): - mesaj, haber. Bir de çeviri var: 1) bağlantı, mesaj, iletişim; 2) iletişim araçları; 3) mesaj, bağlantı.

İnsan iletişimi - ortak faaliyetlerin ihtiyaçlarından kaynaklanan ve bilgi alışverişini, birleşik bir etkileşim stratejisinin geliştirilmesini, başka bir kişinin algılanmasını ve anlaşılmasını içeren, insanlar arasında bağlantılar kurma ve geliştirmenin karmaşık, çok yönlü bir süreci (Kısa Psikolojik Sözlük. M., 1985). ).

İletişim en az üç farklı süreci içerir:

Bilgi alışverişi, açıklığa kavuşturulması, zenginleştirilmesi;

Eylem alışverişi, ortak bir etkileşim stratejisi oluşturma;

Partnerin algısı ve anlayışı, onun psikolojik özellikler ve davranışsal özellikler.

Böyle bir alışveriş sürecinde bir kişinin öznel dünyası diğerine açıklanır. İletişim, katılımcıları arasında karşılıklı anlayışın kurulmasını gerektirir. İletişime katılan insanlar birbirlerinin niyetleri, düşünceleri, duyguları ve davranışları üzerinde karşılıklı etkiye sahiptir.

İletişim – işlerinde ve bilişsel faaliyetlerinde insanlar arasında belirli bir etkileşim biçimi, yani iletişim, bilginin kişiden kişiye aktarımı.

Bu terimin başka bir anlamı da daha az yaygın değildir - “bir yerin diğeriyle bir yolu, iletişimi (bağlantısı).

İletişim iletişime göre daha dar bir kavramdır. İletişim bilginin aktarımıdır. İletişimsel taraf iletişimin taraflarından biridir. Ancak iletişimin iletişimsel yanının yanı sıra, insanların birbirini algılaması anlamına gelen algısal bir yanı da vardır. Bu, iletişimin sadece bilgi aktarımı değil, aynı zamanda muhatapların birbirine uyum sağladığı, karşılıklı etkilendiği ve karşılıklı deneyimlediği bir süreç olduğu anlamına gelir.

Altında iş iletişimi ortak bir amacın başarısını sağlayan, insanların belirli hedeflere ulaşmak için işbirliği yapması için koşullar yaratan etkileşim olarak anlaşılmaktadır.

İş iletişimi, iş arkadaşları, yöneticiler ve astlar, ortaklar, rakipler arasında gerçekleşir.

İş iletişiminin sonucu, katılımcılarının birbirleri üzerindeki karşılıklı etkisidir.

İş iletişiminde aşağıdakiler ayırt edilir: içerik, hedefler, araçlar, işlevler, formlar, taraflar, türler, engeller.

1. İletişim süreci

Resmileştirilmiş bir biçimde, iletişim süreci iki tarafın etkileşimini temsil eder: bilgiyi gönderen ve alan.

Şekil 1. İletişim çerçevesi

Gönderen Bir mesajı zihinde formüle eder, onu belirli semboller (sesler, işaretler, jestler vb.) kullanarak kodlar ve uygun kanallar (teller, eter, kağıt) aracılığıyla iletir.

Alıcının seviyesi farklıysa, yeterli algılama için mesajın metninin ayarlanması gerekir.

Alıcı Mesajı alır, kodunu çözer, yorumlar ve bir yanıt gönderir.

Bir mesajın algılanması, alıcının göndericiyle olan ilişkisine bağlıdır. Araştırmalar, aynı bilginin aşağıdakilerden alınması durumunda farklı şekilde algılandığını göstermiştir:

Patron veya meslektaşı

Dost yada düşman

Bir yabancı ya da sevilen biri.

Algının bu özelliği, mesajların iletilmesine bir aracının dahil edilmesiyle kullanılabilir.

İletişimin etkinliği her iki tarafın da mesajın içeriğine yönelik tutumuna bağlıdır.

Araştırmalar, olumlu bilgilerin mesaja dönüştürülmesinin daha kolay olduğunu ve alıcı tarafından daha hızlı ve tam olarak algılandığını göstermiştir.

Negatif bilgi aktarırken, gönderen çok kısa konuşabilir veya tam tersine çok ayrıntılı olabilir ve alıcı, algılama konusunda psikolojik engellerle karşılaşabilir.

Genel anlamda iletişim, kişiler veya insan grupları arasında bilgi alışverişidir. Kişilerarası, sosyal (işlevsel rol) ve iş iletişimi vardır. Konuşmamızın konusu ikinci tip olacak.

Ne olduğunu?

İş iletişimi, amacı belirli sorunları çözmek, belirli sonuçlara ulaşmak ve herhangi bir faaliyeti optimize etmek olan resmi ilişkiler alanındaki etkileşimdir. Dahası, her katılımcının kendi statüsü vardır - patron, ast, meslektaşlar, ortaklar.

Farklı seviyelerdeki insanlar arasında iletişim oluşuyorsa kariyer merdiveni(yönetici ve icracı), o zaman dikey bir ilişki, yani tabiiyet ilişkileri vardır. Etkileşim eşit işbirliği ilkelerine göre yürütülüyorsa bu yatay bir ilişkidir.

Bir kişinin iş yerinde, üniversitede, okullarda, resmi kurumlarda her gün gerçekleştirdiği ticari iletişimdir. Öğretmenler ve öğrenciler, patronlar ve astlar, meslektaşlar, ortaklar ve rakipler arasındaki iletişimin adıdır.

Muhatabın bu tür iletişimin kurallarına, biçimlerine ve yöntemlerine aşina olup olmadığı, amacına ulaşıp ulaşamayacağını belirler. Ortaklar aynı dili (hem gerçek hem de mecazi olarak) konuşmalı, birbirlerini anlamalı ve ortak sosyal deneyime sahip olmalıdır.

İş iletişimi şartları

İş iletişiminin etkili olabilmesi için bir dizi koşulun karşılanması gerekir:

1. İletişimin, sürece dahil olan tüm kişilerin ilgilendiği açık bir hedefi olmalıdır. Örneğin, ağ oluşturma, bir anlaşma imzalama, bir etkinliği koordine etme, işbirliği şartlarını geliştirme vb.
2. Katılımcılar, beğenip beğenmemelerine bakılmaksızın birbirleriyle iletişim kurmalıdır.
3. İş görgü kurallarına, emir komuta zincirine, iş rollerine ve resmi kısıtlamalara uyulması zorunludur.

Resmi kısıtlamalar, hem çeşitli düzenlemeler, rutinler ve protokollerin yanı sıra kişinin kendi duygularının gücünü kontrol etme ve muhataplara saygı duyma konusundaki banal ihtiyaç anlamına gelir.

Ayrıca yönetici veya diğer ilgili katılımcı, iş iletişiminin yönetilebilir olduğundan emin olmalıdır. Katılımcıların bir çözüm bulma konusunda motive olmaları gerekir, aksi takdirde toplantının herhangi bir fikir sunmayan pasif gözlemcileri olacaklardır.

İş iletişim biçimleri

İletişimin iki ana biçimi temas (doğrudan) iletişim ve dolaylı (aracılı) iletişimdir.

İlk durumda, muhataplar yüz yüze iletişim kurar ve birbirlerinin sözlü olmayan davranışlarını değerlendirme fırsatına sahip olur, dolayısıyla bu tür temasın etkinliği daha yüksektir. İkinci durumda, etkileşim herhangi bir iletişim aracı (telefon, mektup vb.) kullanılarak gerçekleşir.

Daha spesifik olarak, iş iletişiminin en yaygın biçimleri şunlardır:

1. Toplantı.
2. Sunum.
3. İş görüşmesi.
4. Müzakere.
5. Telefon konuşmaları.
6. Resmi iş belgelerinin değişimi (başvuru, anlaşma, vekaletname, not).
7. Danışma.
8. Röportaj.
9. Topluluk önünde konuşmalar, konferanslar.

Buna karşılık, kullanarak ayrı formlarİş iletişiminde katılımcılar çatışmacı veya ortaklık yaklaşımını benimseyebilir. İlk seçenek yüzleşmektir: her iki taraf da kazanmayı amaçlamaktadır. Ortaklık yaklaşımı, tüm katılımcılar için kabul edilebilir bir çözüm bulmayı içerir.

Aşamalar

İş iletişimi türleri farklılık gösterse de, bunlar neredeyse her zaman birkaç aşamayla karakterize edilir:

1. Hazırlık. Bu, görevlerin, hedeflerin belirlenmesi, bilgilerin toplanması ve analiz edilmesi, davranış stratejilerinin belirlenmesidir. Sonuçta bir iş toplantısı ya da müzakere "hiçbir şey hakkında" sohbet etmek ve işlerin nasıl gittiğini öğrenmek için düzenlenmiyor Kişisel hayat muhataplardan.
2. Planlama. Toplantı kendiliğinden yapılabilir, ancak yine de bir profesyonelin net bir planı olması gerektiğine inanılıyor: ne söyleyecek, nasıl tartışacak, karşı taraftan tam olarak ne almak istiyor.
3. Tartışma – fikirlerin, önerilerin, bulguların tartışılması ortak noktalar ilgi, ortak karar alma.

Bu plan müzakereler için en uygun olanıdır. Diğer iletişim türleri tüm aşamaları içermeyebilir. "Soğuk" telefon görüşmesi veya talimat vermek örneğin herhangi bir tartışma içermeyebilir.

İş iletişim stilleri

Yalnızca iş iletişimi türleri değil, aynı zamanda stiller de vardır. Ne zaman Hakkında konuşuyoruz Profesyonel etkileşim konusunda en sık aşağıdakiler kullanılır:

1. Resmi iş. Buna karşılık idari-büro, yasama ve diplomatik alt tarzları vardır. Bir iş görüşmesi, konuşma klişeleri ve belirli iletişim biçimleriyle karakterize edilir.
2. İlmi. Raporların hazırlanmasında, seminerlerde ve konferanslarda konuşmalarda kullanılır.
3. Gazetecilik. Bu, medya aracılığıyla yapılanlar da dahil olmak üzere topluluk önünde yapılan her türlü konuşmayı içerir.
4. Konuşma dilinde ve her gün. Gayri resmi ilişkiler profesyonel bir ortamda da gerçekleşir ve hatta bazı şirketlerde teşvik edilir. Meslektaşlar her zaman yalnızca notlar aracılığıyla iletişim kurmazlar. Ancak böyle bir tarzın nerede uygun olduğunu, nerede olmadığını anlamak gerekir.

İş iletişiminin özellikleri

İş iletişimi neden iletişim için önceden ön hazırlık gerektirir? İlk olarak insanlar kişisel ve çalışma zamanı resmi toplantılar için ve hiç kimse başlatıcının düşüncelerini toplamasını beklemek istemez. İkincisi, karşı taraf her zaman herhangi bir etkileşimle ilgilenmez veya işbirliğine kararlı değildir, ancak bunu tamamen farklı görür.

Bildiğiniz gibi ilk izlenim için ikinci bir şans olmayacak. Tüm katılımcıların tartışma havasında olması için iletişim kurabilmek gerekir. Karşı taraf başlangıçta birlikte çalışmayı planlamadıysa, en azından muhatabın ilgisini çekmeli ve onunla daha uygun bir zamanda bir toplantı ayarlamalısınız.

Uluslararası düzeyde, iş iletişiminin kendine has özellikleri vardır, çünkü farklı kültürel özellikler müzakerelerin ilerlemesine büyük ölçüde müdahale edebilir. Örneğin Amerikalılar bir toplantıya zamanında gelmeye ve kısa bir selamlamanın ardından işe koyulmaya alışkındır. Araplar da dakiktir, ancak iş konuşmaları uzaktan başlar, önce doğa, hava durumu, yemek tartışılır. İtalyan, bir toplantıya geç kalmakta kötü bir şey görmüyor ve aynı zamanda bir iş görüşmesine de hemen başlamıyor. Ve Japonlar bir konuşma sırasında doğrudan bakmaktan kaçınacak.

Böylece iş iletişiminin ne olduğunu, özelliklerinin neler olduğunu, hangi biçimlerin, türlerin ve tarzların karakteristik olduğunu öğrendik.

Yaygın olarak kullanılan iki kavram olan “iletişim” ve “iletişim” arasındaki benzerlikler ve farklılıklar sorusu boş olmaktan uzaktır. İngilizce'de "iletişim"in birkaç anlamı vardır. İletişim fiilinin farklı anlamlarına dayanmaktadırlar. Fiilin ilk anlamına uygun olarak (rapor etmek, iletmek): 1) aktarma, mesaj (düşüncelerin, bilgilerin, haberlerin); 2) dağıtım, iletim; 3) iletişim, bağlantı; iletişim. İkinciye göre (iletişim kurmak, iletişim halinde olmak, iletişim kurmak): - mesaj, haber. Bir de çeviri var: 1) bağlantı, mesaj, iletişim; 2) iletişim araçları; 3) mesaj, bağlantı.
İnsan iletişimi - ortak faaliyetlerin ihtiyaçlarından kaynaklanan ve bilgi alışverişini, birleşik bir etkileşim stratejisinin geliştirilmesini, başka bir kişinin algılanmasını ve anlaşılmasını içeren, insanlar arasında temas kurma ve geliştirmenin karmaşık, çok yönlü bir süreci (Kısa) psikolojik sözlük. M., 1985).

İletişim en az üç farklı süreci içerir:

Bilgi alışverişi, açıklığa kavuşturulması, zenginleştirilmesi;

Eylem alışverişi, ortak bir etkileşim stratejisi oluşturma;

Partnerin algılanması ve anlaşılması, psikolojik özellikleri ve davranışsal özellikleri.

Böyle bir alışveriş sürecinde bir kişinin öznel dünyası diğerine açıklanır. İletişim, katılımcıları arasında karşılıklı anlayışın kurulmasını gerektirir. İletişime katılan insanlar birbirlerinin niyetleri, düşünceleri, duyguları ve davranışları üzerinde karşılıklı etkiye sahiptir.

İletişim – işlerinde ve bilişsel faaliyetlerinde insanlar arasında belirli bir etkileşim biçimi, yani iletişim, bilginin kişiden kişiye aktarımı.

Bu terimin başka bir anlamı da daha az yaygın değildir - “bir yerin diğeriyle bir yolu, iletişimi (bağlantısı).

İletişim iletişime göre daha dar bir kavramdır. İletişim bilginin aktarımıdır. İletişimsel taraf iletişimin taraflarından biridir. Ancak iletişimin iletişimsel yanının yanı sıra, insanların birbirini algılaması anlamına gelen algısal bir yanı da vardır. Bu, iletişimin sadece bilgi aktarımı değil, aynı zamanda muhatapların birbirine uyum sağladığı, karşılıklı etkilendiği ve karşılıklı deneyimlediği bir süreç olduğu anlamına gelir.

Altında iş iletişimi ortak bir amacın başarısını sağlayan, insanların belirli hedeflere ulaşmak için işbirliği yapması için koşullar yaratan etkileşim olarak anlaşılmaktadır.

İş iletişimi, iş arkadaşları, yöneticiler ve astlar, ortaklar, rakipler arasında gerçekleşir.

İş iletişiminin sonucu, katılımcılarının birbirleri üzerindeki karşılıklı etkisidir.

İş iletişiminde aşağıdakiler ayırt edilir: içerik, hedefler, araçlar, işlevler, formlar, taraflar, türler, engeller.

1. 
   İletişim süreci

Resmileştirilmiş bir biçimde, iletişim süreci iki tarafın etkileşimini temsil eder: bilgiyi gönderen ve alan.

Şekil 1. İletişim çerçevesi
Gönderen Bir mesajı zihinde formüle eder, onu belirli semboller (sesler, işaretler, jestler vb.) kullanarak kodlar ve uygun kanallar (teller, eter, kağıt) aracılığıyla iletir.

Alıcının seviyesi farklıysa, yeterli algılama için mesajın metninin ayarlanması gerekir.

Alıcı Mesajı alır, kodunu çözer, yorumlar ve bir yanıt gönderir.

Bir mesajın algılanması, alıcının göndericiyle olan ilişkisine bağlıdır. Araştırmalar, aynı bilginin aşağıdakilerden alınması durumunda farklı şekilde algılandığını göstermiştir:

Patron veya meslektaşı

Dost yada düşman

Bir yabancı ya da sevilen biri.

Algının bu özelliği, mesajların iletilmesine bir aracının dahil edilmesiyle kullanılabilir.
İletişimin etkinliği her iki tarafın da mesajın içeriğine yönelik tutumuna bağlıdır.

Araştırmalar, olumlu bilgilerin mesaja dönüştürülmesinin daha kolay olduğunu ve alıcı tarafından daha hızlı ve tam olarak algılandığını göstermiştir.

Negatif bilgi aktarırken, gönderen çok kısa konuşabilir veya tam tersine çok ayrıntılı olabilir ve alıcı, algılama konusunda psikolojik engellerle karşılaşabilir.

1. 
   İş iletişiminin hedefleri

Hedeflere göre insan iletişimi biyolojik ve sosyal olarak ikiye ayrılır.

Biyolojik – organizmanın hayati fonksiyonlarını sürdürmek için gerekli olan iletişim. Fizyolojik ihtiyaçları karşılamayı amaçlamaktadırlar.

Sosyal – kişiler arası bağlantılar kurmayı ve geliştirmeyi amaçlamaktadır. Sosyal iletişimin özel bir durumu, insanların herhangi bir ortak üretken faaliyeti sürecindeki iş iletişimidir.

İş iletişiminin hedefleri– insanların bunun için iletişim kurduğu şey budur. Buna göre en belirgin hedefler:

Yönetimin konuları ve nesneleri arasında bilgi alışverişi;

Eylemlerini koordine etmek amacıyla çalışanlar ve gruplar arasında bilgi alışverişi için bilgi kanallarının oluşturulması;

Yönetim verimliliğini artırmak için bilgi akışlarının düzenlenmesi ve optimizasyonu;

Çalışma sürecinde kişiler arası ilişkilerin kurulması.

1. 
   İş iletişimlerinin içeriği

İnsan iletişimi multidisiplinerdir. Olabilir:

Malzeme, yani ürün veya faaliyet nesnelerinin değişimi;

Bilişsel, yani bilgi Değişimi;

Aktif, yani eylemlerin, becerilerin, yeteneklerin değişimi.

Bilişsel ve aktif iletişim, örneğin öğrenme sürecinde gerçekleşir.

Koşullu, yani zihinsel veya fizyolojik durumların değişimi (seni neşelendirmek için bir gülümsemeyle, seni kızdırmak için bir yüz buruşturmayla);

Motivasyonel, yani motivasyonların, hedeflerin, ihtiyaçların, tutumların değişimi (hadi, hadi!).

İş iletişimi, bir veya başka bir faaliyet türünü (mesleki, endüstriyel, bilimsel, ticari, politik vb.) organize etmek ve optimize etmek için kullanılır.Ve iletişim konuya özgü bir faaliyet olduğundan, her iletişim biçiminin içeriği (konferans, rapor, tartışma, konuşma) iletişimsel niyete ve beklenen sonuca bağlıdır. Dolayısıyla iletişimin amacı bir şeyi açıklığa kavuşturmaksa, o zaman bilgiyi sunmanın içeriği ve biçimi öğretici (talimat), anlatı (istişare) veya akıl yürütme (yorum) olacaktır. Birinin iddialarını çürütmek gerekiyorsa, o zaman deliller ve eleştirel açıklamalar kullanılacaktır.

Ayrıca iş iletişiminin içeriği mevcut durumun özelliklerinden ve partnerin kişisel özelliklerinden etkilenebilir. Örneğin, bilgiyi iletmek için tümdengelim yöntemini (genelden özele) kullanmak istediniz, ancak iletişim sırasında bunun için ikna oldunuz. iş ortağı tümevarım yöntemi daha uygundur (belirli durumlardan, örneklerden genelleme ve sonuçlara kadar).

1. 
   İş İletişimi

İş iletişimi yoluyla bilgiyi kodlama, iletme ve kodunu çözme (şifre çözme) yöntemleridir.

Kodlama, bilgiyi bir kişiden diğerine aktarmanın bir yoludur. Kodlama, semboller ve işaretler (harfler, diyagramlar, sesler, jestler) kullanılarak gerçekleşir.

Kodlanmış bilgilerin iletimi kanallar aracılığıyla gerçekleşir. Kanallar hava, teller, kağıt olabilir.

1. 
   İş iletişiminin işlevleri

FONKSİYON [enlem. işlev - yürütme] - görev, faaliyet aralığı; amaç, rol.

Böylece, hakkında konuşacağız iş iletişiminin amacı .

Aşağıdakiler ayırt edilir: ana işlevler iş iletişimi:

Enstrümantal, yani gerekli eylemleri teşvik etmek için bir kontrol aracı olarak;

Bütünleştirici, yani insanları, iş ortaklarını birleştirmenin bir yolu olarak;

Kendini sunma, yani kendini ifade etme, kişisel hedef ve çıkarları gösterme aracı olarak;

Çevirisel, yani bilgi aktarma aracı olarak (siparişler, talimatlar, talimatlar, raporlar, değerlendirmeler);

- sosyal kontrolyani çalışanların davranış ve faaliyetlerini düzenlemenin bir yolu olarak;

Sosyalleşme, yani bir ekipte iş iletişimi kültürü becerilerini geliştirmenin bir yolu olarak;

Etkileyici, yani duygusal deneyimleri ifade etmenin bir yolu olarak.

1. 
   Kişilerarası İletişim Türleri

Kişilerarası iletişimin ana türleri emir, manipülasyon ve diyalogdur.

Zorunlu davranışını kontrol etmek için bir iletişim ortağı üzerinde otoriter, yönlendirici bir etki biçimidir ve dahili kurulumlar, belirli eylem ve kararlara zorlama. Partner pasif bir rol oynar. Etki araçları emir, talimat, talimat ve gerekliliktir.

Manipülasyon – gizli niyetlere ulaşmak için bir partneri etkilemek. Partnerin rolü de pasiftir. Emir kipinden farkı, partnerin iletişimin gerçek hedefleri hakkında bilgilendirilmemesidir. Etki araçları – işlemler ("yukarıdaki" (ebeveyn), "aşağıdaki" (çocuk), "sonraki" (yetişkin) uzantıları).

Hem emir hem de manipülasyon monolog iletişim türleridir. Kişi, partnerini kendi etkisinin nesnesi olarak görür, kendi amaç ve çıkarlarına göre hareket eder, diğer kişinin amaç ve çıkarlarını göz ardı eder.

Diyalog – iki yönlü iletişim. Diyalog iletişiminin koşulları;

1. 
   “şimdi ve burada” ilkesine dayalı iletişim, yani. Duyguları, güdüleri dikkate alarak Fiziksel durumuşimdilik;
2. 
   bir partnerin kendi görüşüne sahip olma hakkına sahip bir eşit olarak algılanması;
3. 
   iletişimin kişileştirilmesi, yani kendi adınıza konuşmak, hedeflerinizi, duygularınızı ve arzularınızı sunmak.

1. 
   Ticari iletişim biçimleri

İnsan iletişimi biçimleri bakımından çeşitlidir.

Bu şekilde farklılık gösterirler:

Doğrudan ve dolaylı iletişim.

Doğrudan – sözlü (konuşma) ve sözsüz araçları kullanarak doğrudan temas. Dolaylı - bir aracı aracılığıyla.

Doğrudan ve dolaylı.

Doğrudan – insan organları (ses telleri, eller, kafa) aracılığıyla. Dolaylı - yardımıyla teknik araçlar(TV, radyo, telefon) yazılı olarak.

Kişilerarası ve kitle.

Kişilerarası – gruplar halinde veya çiftler halinde. Bu bilgiyi ifade eder bireysel özellikler ortaklar, anlayış, ortak faaliyetlerin deneyimi. Kütle – birden fazla doğrudan temas yabancı insanlar veya medya aracılığıyla.

İş iletişimleri için doğrudan kişiler arası iletişim en tipik olanıdır.
İletişim sözlü veya yazılı şekillerde gerçekleşebilir.

Yazılı iletişim siparişler, raporlar, sertifikalar, mektuplar vb. kullanılarak gerçekleştirilir. Resmi kısımları kurumsal belge akışıyla temsil edilir.

Sözlü iletişim kişiler arasında doğrudan temas yoluyla veya telefonla gerçekleşir.
Sözlü iletişim

Sözlü iletişim sürecinde çalışanların iletişimsel davranışları ortaya çıkar.
İletişimsel davranış türleri:

1. 
   Yarışma

1. 
   Yüzleşme

1. 
   şirket(zorla işbirliği)

1. 
   İşbirliği(gönüllü işbirliği)

1. 
   Temas etmek

Etkili iletişim davranışı olmadan mümkün değildir. iletişim yetenekleri. Bunlar şunları içerir:

Dinleme becerileri;

Konuşma becerileri;

Sözsüz iletişim becerileri.
Dinleme becerileri

Duruşma şu şekilde olabilir:

Pasif

Aktif.

Şu tarihte: pasif dinleme: kişi dinler ama duyduklarını derinlemesine araştırmaz. Bu nedenle algısı yetersiz, tepkileri beklenmedik olabilir.

Aktif işitme aşağıdaki özelliklere sahiptir:

1. 
   muhatabın söylediği her şey tamamen dinlenir. Üstelik sadece kelimelerin içeriğine değil, duygu ve duygulara da dikkat çekiliyor.
2. 
   muhatabın dinlendiğini ve anlaşıldığını görmesi için duygu ve duygulara bir tepki ortaya çıkar.
3. 
   muhatabın kullandığı tüm sinyallere (jestler, bakışlar) dikkat edilir.

İletişimi düzenlerken, olasılığını dikkate almak gerekir. Aktif dinlemenin önündeki engeller.

Fiziksel rahatsızlık (yorgunluk, baş ağrısı, havasızlık);

Kesinti ve yabancı sesler;

Başka düşüncelerle meşgul olma;

Önceden hazırlanmış cevaplar;

Kendiniz hakkında konuşmak (konuşmayı sorunlarınıza aktarmak);

Kişiselleştirme (konuşmayı genel sorunlardan kişiliklere aktarmak);

muhataplara karşı önyargılı tutum;

Seçici dinleme (kişi yalnızca duymak istediğini duyar).
Konuşma becerileri

Konuşma becerisi, kişinin düşüncelerini ifade edebilme yeteneği anlamına gelir. Birinin düşüncelerini ifade edebilme yeteneği şunları gerektirir:

1. 
   muhatabın ilgisini çekme yeteneği.
2. 
   kişinin düşüncelerini ifade etme yeteneği.
3. 
   tartışma yeteneği.

Kendi kendine yönelim aşağıdaki şekillerde kendini gösterir:

Kişi, düşüncesini ifade etmeden önce düzenlemez.

Kişi kendini yanlış ve belirsiz bir şekilde ifade eder.

Kişi çok uzun süre konuşur, böylece cümlenin sonunda muhatap başlangıçta ne olduğunu hatırlamaz hale gelir.

Kişi muhatabının tepkisine dikkat etmeden konuşur.

Konuşmacıya yönelmeyen bir konuşma monolog şeklini alır. Böyle bir iletişimle bilgilerin %50'ye kadarı kaybolur.

Sözlü iletişimin daha etkili bir şekli diyalogdur. Diyalogun temeli soru sorma yeteneğidir. Sorunun gerçeği zaten ilgiyi ve iletişim kurma arzusunu gösteriyor.

Aşağıdakilerin kullanılması durumunda diyalog iletişimi olasılığı genişletilir: soru türleri:

- açık yani ayrıntılı yanıtlar ima eder (kapalı uçlu sorular genellikle “evet” veya “hayır” şeklinde yanıtlanır).

- ayna yani muhatabın ifadesinin bir kısmının soru biçiminde tekrarını içeren. Böylece onu söylenenlere dikkat etmeye, hataları fark edip düzeltmeye, açıklamaya ve netleştirmeye zorlayabilirsiniz.

- röle yani muhatabın konuşmayı doğru yöne yönlendiren proaktif ifadeleri.

Telefon iletişimleri özellikle spesifiktir. Temel telefon iletişim kuralları:

Telefonu açtığınızda kendinizi tanıtmalı ve kuruluş veya departmanın adını vermelisiniz.

Bir numarayı çevirmeden önce konuşmanızı düşünmeniz, soruları formüle etmeniz ve gerekli bilgileri hazırlamanız gerekir.

Art arda birkaç soru soramazsınız; cevapları duymak için duraklamanız gerekir.

Telefon görüşmesinin konuşma eksikliklerini artırdığı unutulmamalıdır, bu nedenle anlaşılır ve çok hızlı konuşmamanız gerekir.

Yöneticinin görevi astlarına telefonda nasıl doğru iletişim kuracaklarını öğretmektir.
Sözsüz İletişim Becerileri

Jestleri, bakışları, duruşları, mekanları, zamanı kullanma becerisini ima eder. dış görünüş bilgi iletmek için.

Sözsüz ipuçları, konuşmacının ne söylemek istediğine ve dinleyicinin bunu nasıl yorumladığına bağlı olarak konuşulan sözcükleri destekleyebilir veya çelişebilir.

Sözsüz mesajlar neredeyse bilinçsizce algılanır, yorumlanır ve hafızada saklanır. Bazen bir kişi bilinçsizce de kullanır sözsüz araçlar(bazen zararınıza).

İşaret dilini anlayan bir kişi, muhatabının gerçek duygularını daha iyi anlayabilir ve kasıtlı olarak yanıltabilir ve manipüle edebilir.

Etkili sözsüz iletişim araçları olabilir:

Uzay

Dış görünüş.

Şu tarihte: Bilgiyi iletmek için alan kullanımıÖzellikle önemli olanlar şunlardır:

1. 
   iletişimin gerçekleştiği yer;
2. 
   iletişim katılımcılarının karşılıklı konumu.

Şu tarihte: bilgiyi iletmek için zamanı kullanmakÖzellikle önemli olanlar şunlardır:

1. 
   dakiklik;
2. 
   muhataptan alınan bir mesaja tepki hızı.

Şu tarihte: görünüşü sözsüz iletişim aracı olarak kullanmak Bir kişinin görünüşünün sadece kendisine karşı tutumundan değil aynı zamanda muhatabına ve iletişim konusuna yönelik tutumundan da bahsettiğini unutmamak gerekir.
Aşağıdaki gibi yönetim durumlarında iletişim becerileri gereklidir:

Astlar için amaç ve hedeflerin belirlenmesi;

Müzakere;

Çatışma çözümü.

Genel olarak kabul edilmiş sözlü ticari iletişim biçimleri öyle iş toplantıları ve konuşmaları, toplantılar, toplantılar, müzakereler, konferanslar.

Daha modernleri de var yenilikçi formlar :

- sunum– bu yeni yaratılan bir şeyin (girişim, proje, ürün) resmi sunumudur;

- « yuvarlak masa» - bu daha büyük bir etkinlik çerçevesinde yapılan ve ücretsiz olarak kullanılan bir toplantıdır konferansBelirli sorunların doğrudan tartışılması için heterojen katılımcılar. Bu iletişim biçimi aşağıdaki özelliklerle karakterize edilir:

1) tartışmanın amacı, tartışılan sorunla ilgili fikir ve görüşleri özetlemektir;

2) tüm yuvarlak masa katılımcıları savunucu olarak hareket eder (diğer katılımcıların görüşleri üzerine değil, tartışılan konu hakkında görüş belirtmelidirler);

3) tartışmaya katılan tüm katılımcılar eşit haklara sahiptir; hiç kimsenin iradesini ve kararlarını dikte etme hakkı yoktur.

Yuvarlak masa toplantılarında nadiren orijinal çözümler ve fikirler doğar. Üstelik yuvarlak masa, belirli çözümlerin geliştirilmesine yönelik bir araç olmaktan çok genellikle bilgilendirme ve propaganda rolü oynuyor.

- basın toplantısı– için etkinlik kitle iletişim araçlarısosyal açıdan önemli bir haberin olduğu durumlarda gerçekleştirilen ve bir kuruluş veya kişi tarafından ünlü kişi bu haberle doğrudan ilgili olarak bu haber hakkında kamuoyunu ilgilendirecek ve önem taşıyacak yorumlarda bulunmak istiyoruz;
Basın toplantısı teknolojisi

Genellikle bir basın toplantısı sırasında katılımcılar, gazetecilerin doğrudan veya dolaylı olarak basın toplantısının konusuyla ilgili sorularını yanıtlar.

1. 
   Beklenen basın toplantısından yaklaşık bir hafta önce, konusuna göre basın toplantısında bulunması gereken medyaya haber verilmesi gerekiyor. Genellikle bu, e-posta veya faks yoluyla basın bültenleri (resmi basın bültenleri) gönderilerek yapılır.
2. 
   Basın bültenleri gönderildikten sonra lütfen arayarak bildirimin alındığını doğrulayın.
3. 
   Bir gün önce daveti kabul edenlerin ve basın toplantısına katılacakların sayıları yeniden kontrol ediliyor.
4. 
   “Tanınabilir karakterlerin” varlığı önemlidir. Bu nedenle onlarla önceden iletişime geçmeniz, onları davet etmeniz, ilgilenmelerini sağlamanız gerekir.

Basın toplantısı düzenlemek için en uygun zaman 11.00 ile 16.00 arasıdır.

Bir basın toplantısının süresi, konuya ve gazeteci sayısına bağlı olarak genellikle 30 dakika ile 3 saat arasındadır.

Sunucu işlevleri:

1. 
   Etkinliğin başlangıcını ve bitişini duyurun;
2. 
   soruyu kabul et;
3. 
   istenmeyen bir soruyu saptırmak, yani istenmeyen bir konudan sapmayı gerekçe göstererek cevapsız bırakmak;
4. 
   bir sonraki soru için bir aday seçin;

- sergi – Bu bir gösteri, bir veya daha fazla faaliyet alanındaki başarıların halka açık bir gösterimidir.

- adil – her yıl tekrarlananmal satışı. Fuarlar genellikle bir veya başka bir sergi etkinliğinin parçası olarak düzenlenir. Fuar ziyaretçileri, normal bir sergiden farklı olarak beğendikleri sergileri hemen satın alma olanağına sahip oluyor.

1. 
   Bir iş iletişimi biçimi olarak iş görüşmesi

İş görüşmesi - Bu öncelikle iki muhatap arasındaki bir konuşmadır. Bu, yönetim sorunlarını çözmeye hizmet eden, özel olarak organize edilmiş önemli bir görüşmedir.

Çok daha yapılandırılmış ve kural olarak farklı kuruluşların temsilcileri (veya aynı kuruluşun bölümleri) arasında yürütülen iş görüşmelerinden farklı olarak, aynı kuruluşun temsilcileri arasında bir iş görüşmesi daha sık gerçekleşir. Daha gayri resmi ve kişisel odaklıdır.

İş görüşmesinin hedefleri:

1. 
   muhatap üzerinde belirli bir etkiye sahip olmak, eylemi teşvik etmek, yeni iş ilişkileri yaratmak;
2. 
   sorunun özünü anlamak;
3. 
   Çalışanların görüşlerinin ifade edilmesine ve analizine dayalı bir çözüm geliştirmek.

Konuşmanın gidişatı soruyu soran kişi tarafından kontrol edildiğinden, akışını doğru yöne yönlendirmek için açık uçlu ve aktarmalı sorular kullanılması uygundur.
İş görüşmesi türleri:

1. 
   Bir işe başvururken yapılan konuşma (seçim görüşmesi).

a) Adayın bu işle başa çıkıp çıkamayacağı ve bunu diğerlerinden daha iyi yapıp yapamayacağı;

b) Adayın kişisel nitelikleri koşulları sağlıyor mu? organizasyon kültürü ve diğer çalışanlarla başarılı bir şekilde etkileşimde bulunup bulunamayacağı.

Görüşmenin sonucunda adayın işe uygunluğuna ilişkin bir karar verilir.

2. İşten çıkarılma üzerine konuşma (çıkış görüşmesi).

Hedefler çalışanın işten çıkarılma nedenlerine bağlıdır.

a) Bir kişi aşağıdaki nedenlerle ayrılırsa kendi isteğiyle Organizasyondaki sorunlar hakkında fikir edinmek için gerçek işten çıkarılma nedenlerini öğrenebilirsiniz. Sebep bir iş çatışmasıysa, olumsuz bilgilerin kuruluş sınırlarının dışına sızmasını önlemek için durumu hafifletmeye çalışmak önemlidir. Sonuçlar - kuruluşun koşulları ve kuruluşun işgücü piyasasında olumlu imajının sürdürülmesi hakkında ek bilgi.

b) Çalışanın işverenin inisiyatifiyle istifa etmesi durumunda, bu kararın nedenleri açıklanabilir ve gerekirse kuruluşun işgücü piyasasında işveren olarak itibarının korunması amacıyla psikolojik veya danışmanlık desteği de sağlanabilir. . Konuşmanın sonucu, kuruluşun olumlu imajının sürdürülmesidir.

3. Sorunlu ve disiplinli konuşmalar.

Bir çalışanın işinde aksamalar meydana geldiğinde veya disiplin ihlallerine dayanılarak gerçekleştirilir. Böylece bu konuşma yapıcı doğa(ve sadece “aralık bırakma” değil), aşağıdaki kurallara uyulması tavsiye edilir:

Çalışan ve işi hakkında gerekli tüm bilgileri önceden toplayın;

Aşağıdaki mesaj sırasına dikkat edin:

1) çalışanın işi hakkında olumlu bilgi;

2) eleştiri;

3) durumun nasıl düzeltilebileceğini öğretmek, çalışanın yeteneklerine ve motivasyonuna olan güveni ifade etmek.

Yorumlarınızı mümkün olduğunca spesifik yapın;

Kişiyi değil, işin performansını eleştirin.

Konuşmanın sonuçlarına göre karar vermek için çalışanın işlediği ihlallerin nedenini anlamak gerekir. Çözüm üst üste koymak olabilir disiplin eylemi ve yardım sağlamak (örneğin bir mentor atamak).
İş görüşmesinin yapısal organizasyonu

Bir konuşmayı yürütmek bir takım şeyleri gerektirir zorunlu aşamalar: hazırlık aşaması; sohbet başlatmak; sorunun tartışılması; karar verme; konuşmayı bitirmek.

Hazırlık aşaması. Yaklaşan görüşmeye hazırlık sırasında fizibilitesi, yapılma koşulları ve zamanı konularını düşünmek, gerekli malzeme ve belgeleri hazırlamak gerekir.

Örneğin, bir görüşme için yer seçerken şunu göz önünde bulundurmak faydalıdır: aşağıdaki öneriler uzmanlar: Konuşma inisiyatifi sizden gelirse ofisinizde kendinizi daha güvende hissedeceksiniz. Muhatabınızın ofisinde objektif olarak daha avantajlı bir pozisyon aldığınız sorunları çözmeniz daha kolay olacaktır. Ortak bir karar, ortak eylemler programı geliştirmek gerekiyorsa, tarafların hiçbirinin avantaj sağlayamayacağı "tarafsız bölgede" bir toplantı planlamak mantıklı olacaktır.

Sohbet başlatmak. Konuşmanın başında çözülen görevler, öncelikle muhatapla iletişim kurmak, karşılıklı anlayış ortamı yaratmak, konuşmaya ilgi uyandırmak ile ilgilidir. Konuşmanın konusuna ve muhataplarına bir birey olarak karşı tutumları, her toplantı katılımcısının ilk ifadelerine bağlıdır.

Bir konuşmanın başında etkili bir şekilde kullanılabilecek birkaç yöntemi listeliyoruz:

Gerilim Giderme Yöntemi: muhatapla daha yakın temas kurmak için kişisel çekiciliğin, iltifatların, şakaların kullanılması.

Kanca yöntemi: Konuşmanın tartışılması gereken sorunun özünü mecazi olarak sunmanıza olanak tanıyan bir olayın, karşılaştırmanın, kişisel izlenimin, anekdotun veya alışılmadık bir sorunun kullanılması.

Hayal gücü oyununu teşvik etme yöntemi: Konuşmanın başında, konuşma sırasında dikkate alınması gereken bir dizi sorunla ilgili birçok soru sormak.

Doğrudan Yaklaşım Yöntemi: Herhangi bir tartışma olmadan doğrudan konuya girmek - konuşmanın neden planlandığını kısaca belirtmek ve spesifik konuya hızla geçmek.

Ana bölümkonuşmalar tartışılan konu hakkında bilgi toplamayı ve değerlendirmeyi amaçlar; muhatabın amaçlarını ve hedeflerini belirlemek; Planlanan bilgilerin iletilmesi. Bu aşamanın başarılı bir şekilde uygulanması, soru sorma tekniğindeki ustalık, aktif dinleme yöntemleri ve bilgi ve gerçeklerin algılanmasıyla kolaylaştırılır.

Engeller Bir iş görüşmesinin samimi, yapıcı ve eleştirel bir atmosferini yaratmak için şunlar yapılabilir:

Cümlenin ortasında düşüncesizce kesme;

Muhatap tarafından görüşünü ifade etmeye yönelik haksız karar;

Konuşma liderinin görüşünün empoze edilmesi;

Muhatabın argümanlarını görmezden gelmek veya alay etmek;

Karşıt bakış açılarını ifade eden ortaklara sert tepki;

Gerçeklerin manipülasyonu;

Asılsız şüpheler, asılsız açıklamalar, eleştiri üstüne eleştiri;

Konuşmanın son kısmı bir nevi genel değerlendirme işlevi görüyor. Bir konuşmayı başarıyla tamamlamak, önceden belirlenmiş hedeflere ulaşmak anlamına gelir. Bu aşamanın hedefleri şunlardır: hedefe ulaşmanın özetlenmesi; muhatabı amaçlanan aktiviteyi gerçekleştirmeye teşvik etmek; gerekirse muhatapla daha fazla temasın sürdürülmesi.

Konuşmanın sonunu diğer aşamalarından ayırmak önemlidir; bunun için “Özetleyelim” ya da “Sohbetimizin sonuna geldik” gibi ifadeler kullanılıyor.

1. 
   İş görüşmesi

İş görüşmesi - bir grup paydaşın karar almasıyla ilişkili organize, amaçlı bir etkileşim biçimi

Toplantılar bir yöneticinin çalışma süresinin önemli bir bölümünü alır. Üstelik bir kişinin organizasyondaki konumu ne kadar yüksek olursa, toplantılara o kadar sık ​​​​katılmak zorunda kalır. Bu arada, çoğu insan bu tür mesleki faaliyetlere karşı ciddi bir hoşnutsuzluk duyuyor. Çoğu toplantı ve konferansın son derece düşük verimliliğinden kaynaklanmaktadır ve bu, toplantı hazırlama ve yürütmenin en basit ilkelerinin bilinmemesiyle açıklanmaktadır.

İş görüşmesi - karar verme ile ilgili bir faaliyettir grupİlgili taraflar. Buna göre, bir toplantının organizasyonu, gruptaki durum ve rollerin dağılımı, grup üyeleri arasındaki ilişkiler, grup baskısı vb. gibi grup davranışının bu tür özelliklerinden etkilenir.
Toplantılar düzenleyin uygun, gerektiğinde:

Bilgileri aynı anda birden fazla çalışana iletin;

Toplu olarak bir karar verin;

Çalışanları tartışmaya dahil ederek karar üzerinde anlaşmaya varın;

Toplantıları çalışanların profesyonel gelişimi için kullanın.

Buna göre toplantılar yapın uygunsuz Ne zaman:

Bilgiler yazılı veya sözlü olarak telefonla dağıtılabilir;

Karar zaten verildi;

Kararın kurultayda tartışılması için zaman yok.
Başarılı bir toplantının koşulları:

1. 
   Lider, sorunun nasıl çözüleceğine dair kendi fikrini geliştirmeli ve toplantıyı yürütme taktiklerini önceden düşünmelidir.
2. 
   Sorunu önceden düşünmek ve önerileriyle toplantıya gelmek için davetlilere toplantı gündemi önceden bildirilmelidir. Davet edilenler şunları içermelidir:

Sorundan etkilenenler;

Kararı yerine getirmesi beklenenler.

3. Toplantıda bulunan herkesin kendi bakış açısını savunması mümkün olduğundan, hiçbir anlaşmazlık veya çatışma olmayacak şekilde toplantı iyi organize edilmelidir.

4. Hizmet hiyerarşisinde aşağıdan yukarıya kadar mevcut olan herkesin görüşlerini dinlemek gerekir.

5. Toplantının sonucu katılımcıların çoğunluğu tarafından onaylanan bir karar olmalıdır (uzlaşma sağlanmalıdır).
Toplantılar var farklı şekiller: bilgi alışverişinde bulunmak, sorunları formüle etmek, sorunları çözmek, karar vermek için.

Şekil 1: Toplantı düzenleme süreci
İş toplantısı türleri

İş toplantıları aşağıdaki kriterlere göre sınıflandırılır:

1. Kamusal yaşam alanına dahil olarak: ticari, bilimsel veya bilimsel ve teknik (seminerler, sempozyumlar, konferanslar, kongreler), siyasi, sendikal ve diğer kamu kuruluşlarının toplantıları ve toplantıları, ortak toplantılar;

2. Katılımcıları çekme ölçeğine göre: uluslararası, cumhuriyetçi, sektörel, bölgesel, bölgesel, şehir, bölge, iç (bir kuruluş veya onun bölümleri ölçeğinde);

3. Mekanda: yerel, ziyaret;

4. Frekansa göre: düzenli, kalıcı (periyodik olarak toplanır, ancak tutarlı bir düzenlilik yoktur);

5. Katılımcı sayısına göre: dar bir kompozisyonda (5 kişiye kadar), genişletilmiş bir kompozisyonda (20 kişiye kadar), temsili (20 kişiden fazla).

6. Etkinliğin amacına göre:öğretici, operasyonel (sevk görevlisi), sorun.

Brifing toplantılarının amaçları - yayın gerekli bilgi ve hızlı uygulanmaları için yönetim şemasına göre yukarıdan aşağıya siparişler. İşletme veya kuruluş başkanı tarafından alınan kararlar toplantı katılımcılarının dikkatine sunulur, uygun talimatlarla görevler dağıtılır, belirsiz konular açıklığa kavuşturulur, görevlerin tamamlanması için son tarihler ve yöntemler belirlenir.

Operasyonel (sevk görevlisi) toplantıların hedefleri- mevcut durum hakkında bilgi edinmek. Brifing toplantılarının aksine, bilgi yönetim şeması boyunca aşağıdan yukarıya doğru akar. Böyle bir toplantıya katılanlar, sahadaki çalışmaların gidişatı hakkında bilgi verir. Operasyonel toplantılar düzenli olarak, hep aynı saatte yapılıyor, katılımcı listesi sabit, özel bir gündem yok, mevcut ve önümüzdeki 2-3 günün acil işlerine ayrılıyor.

Sorun toplantılarının amaçları – Belirli bir soruna mümkün olan en kısa sürede en iyi çözümleri bulmak.
Yönetim uygulamalarında toplantılara genellikle yönetici başkanlık eder. Liderin aynı anda üç rol oynaması gerektiğinden, bu durum genellikle etkinliğini azaltır: Lider, tartışma sürecinin hem gücün merkezi hem de organizatörüdür ve toplantının sonuçlarından sorumludur. Liderin toplantıdaki rolünün analizi bir yöntemin geliştirilmesine yol açtı kolaylaştırma.

Kolaylaştırma karşılıklı olarak kabul edilebilir bir anlaşmaya varma olasılığını artıracak bir süreci yürütmek için tartışılan konu hakkında açık fikirli üçüncü, tarafsız bir tarafın kullanılması anlamına gelir.

Kolaylaştırıcı- toplantı katılımcıları arasındaki etkileşim sürecini organize etme uzmanı.

Bir kolaylaştırıcı özellikle yardımcı olabilir

Tartışmalı konuları veya çatışmaları çözmeye yönelik toplantılar düzenlerken;

Ortaklık ilişkileri kurmaya yönelik toplantılar yapılırken;

Organizasyon içi ve çok taraflı toplantılar yürütülürken, katılımcılardan herhangi birinin büyük güç diğerlerine göre daha fazladır ve diğer katılımcıların fikirlerini bastırma riski vardır.

1. 
   Müzakere

Müzakere – Her bir tarafın durumu kontrol etme ve karar alma konusunda eşit fırsatlara sahip olduğu, hedeflerine ulaşmak için taraflar arasında iletişim.

Müzakere fonksiyonları:

1. 
   soruna ortak bir çözüm aramak;
2. 
   bilgi fonksiyonu
3. 
   iletişimsel işlev
4. 
   düzenleyici işlev
5. 
   propaganda işlevi
6. 
   kendi iç ve dış politika sorunlarınızı çözmek

Müzakere türleri:

İki ana müzakere türü vardır: konumsal ve ilkeli:

- konumsal, Stratejisi, bir çatışma sorununun çözümünde belirli noktalar (pozisyonlar) hakkındaki anlaşmazlığa odaklanan. Örneğin, sözleşmenin belirli maddelerine ilişkin bir anlaşmazlık, alım satım sürecinde fiyatla ilgili bir anlaşmazlık. Bu stratejiye daha çok konumsal ticaret denir;

- esas(veya esasa ilişkin müzakereler), tarafların çıkarlarının azami düzeyde dikkate alınmasını ve bu temelde genel bir anlaşmanın ortaklaşa geliştirilmesini içerir.

Yukarıda açıklanan iki tür müzakere aynı zamanda şu şekilde de gerçekleşebilir:

- yumuşak müzakereler tarafların bir anlaşmaya varmak ve iyi ilişkileri sürdürmek için birbirlerine sonsuz tavizler vermeye hazır olmaları, sonuçta her iki taraf için de etkisiz bir kararın alınmasına yol açması;

- zorlu müzakereler yani Ne pahasına olursa olsun kendi, genellikle aşırı pozisyonunda ısrar etmek, çoğu kısım için karşı tarafın çıkarlarını göz ardı etmek.

Müzakerelerin diğer sınıflandırmalarına gelince, katılımcıların sayısı ve düzeyi, tartışılan konuların kapsamı, karar alma mekanizmaları, süre, düzenlilik, formalite derecesi ve alınan kararların zorunlu olarak uygulanması açısından farklılık gösterebilir.

Müzakerelerin aşamaları:

1. 
   Müzakerelere hazırlık;
2. 
   Müzakere süreci;
3. 
   Müzakerelerin tamamlanması ve sonuçlarının analizi.

Hazırlık aşaması bilgilendirme ve organizasyonel eğitimi içerir.

Bilgi hazırlama şunları içerir:

1. 
   problem analizi, durum teşhisi;
2. 
   formasyon ortak bir yaklaşım müzakerelere, amaçlarına, hedeflerine, pozisyonlarına;
3. 
   durumun gelişimini tahmin etmek, olası çözümleri belirlemek;
4. 
   tekliflerin hazırlanması ve tartışılması, gerekli belgelerin hazırlanması.

Organizasyonel hazırlık şunları içerir:

1. 
   heyetin bileşiminin ve liderinin belirlenmesi.

2) potansiyel bir ortakla çalışma ilişkisi kurmak: müzakerelere katılmaya ilgi göstermek, talepte bulunmak (gerekirse) Ek Bilgiler(örneğin, teknik belgeler).

3) yaklaşan müzakerelerin organizasyonel yönleri hakkında ortakla anlaşma (müzakerelerin düzeyi (delegasyonun başkanı kimdir: işletmenin başkanı, yardımcısı vb.), müzakerelerin yeri, niceliksel Heyetin bileşimi (müzakerelere kaç kişi katılacak?)

4) gündeme ilişkin önerilerde bulunmak (hangi konuları ve hangi sırayla tartışmayı düşünüyorsunuz).

Şuna da dikkat etmek önemlidir: taktik eğitim Müzakere yöntem ve yöntemlerinin seçimine, ekip üyeleri arasındaki rollerin dağılımına, çalışanların hata ayıklamasına odaklanan, iş ilişkileri parner ile.
Müzakere süreci
Oturma: delegasyonun başkanı merkezde oturuyor, onun karşısında ortak delegasyonun başkanı var; Başın sağında heyetteki ikinci kişi, solunda ise tercüman (gerekirse) bulunur.
Doğrudan konuşma

İlk aşama, müzakerecilerin çıkarlarının, konumlarının, hedeflerinin vb. açıklığa kavuşturulmasıdır. (Dikkat: Hazırlık ne kadar iyi yapılırsa yapılsın her zaman bir takım belirsiz noktalar vardır).

İkinci aşama pozisyonların tartışılmasıdır; Bu aşamadaki en önemli şey önerilen çözümlerin tartışılmasıdır.

Üçüncü aşama pozisyonların koordinasyonudur. Öncelikle anlaşmanın genel hatları üzerinde anlaşmaya varılması (genel bir formül geliştirilmesi), ardından ayrıntıların tartışılması tavsiye edilir. Bu taktik zaman kazandırır. Açık son aşama Taraflar metni düzenlemeye başlar.

Sakin ton, partneriniz sinirli veya saldırgan olsa bile muhatabı sonuna kadar kesmeden dikkatlice dinlemelisiniz;

Başlangıçtan 5-7 dakika sonra çay ve kahve servisi yapılır;

Bir saat süren sohbetin ardından tekrar çay, kahve ikramı yapılıyor;

Müzakerelerin sonunda (niyet, sözleşme, anlaşma protokolünün imzalanması) bir protokol etkinliği (örneğin resepsiyon) düzenlenir.

Müzakere sonuçlarının analizi.

Özellikle şunları analiz etmek gerekir:

1. 
   müzakerelerin başarısına (başarısızlığına) hangi eylemler katkıda bulundu;
2. 
   ne zorluklar çıktı, bu zorluklar nasıl aşıldı;
3. 
   müzakerelere hazırlanırken nelerin dikkate alınmadığı, neden;
4. 
   müzakereler sırasında ne tür sürprizler ortaya çıktı;
5. 
   müzakereler sırasında ortağın davranışı neydi;
6. 
   Diğer müzakerelerde hangi müzakere ilkeleri kullanılabilir ve kullanılmalıdır.

Anlaşmaların yerine getirilmemesi durumunda, ortağı önceden bilgilendirmek ve tazminat seçenekleri sunmak (sözleşmede belirtilmemişse) gerekir.
Müzakere taktikleri

Taktiklermüzakereler- Müzakerelerin ara hedeflerine ulaşmak için belirli bir sırayla ve belirli bir zaman çerçevesinde gerçekleştirilen bir dizi spesifik eylem (konuşma dahil).

Örneğin aşağıdaki taktikler kullanılabilir:

1. 
   Çözülen sorunların karmaşıklığının giderek artması, ilk ortaklardan daha az önemli, daha az sorunlu sorunları çözmeleri istendiğinde, olumlu bir yanıt almanın oldukça kolay olduğu. Bu olumlu bir psikolojik iklim yaratır ve sorunun çözülebilir olduğunu gösterir. Bundan sonrası “ortak çözüm alanı” arayışı ve “ Genel formül kararlar." Partnerinizin daha az önemli konularda anlaşmaya varmasını sağlamak için sorunu bileşenlerine ayırabilir ve her bir öğe üzerinde anlaşmaya varmaya çalışabilirsiniz. Bir dizi kolay soruna olumlu çözümler, partnerinizi daha karmaşık sorunların çözülebileceğine ikna etmeye yardımcı olur.
2. 
   "Ambalajlama"teklifler Cazip olmayan tekliflerin bir dizi cazip teklifle ilişkilendirilmesi ve ikincisinin hızlı bir şekilde uygulanmasıyla ilgilenen bir ortağa teklif edilmesi. Bu taktik anlaşmayı hızlandırır ve teklif paketini başlatana öncelik verir.
3. 
   Kademeli taviz verme taktikleri; bu taktik mutlaka ortağın konumunu zayıflatmaz. Taviz vermeyi kabul etmek, her iki taraf için de utançtan kaçınma arzusu olarak görülme olasılığı daha yüksektir.

Müzakere yöntemleri:

1. Varyasyonel yöntem Müzakerelerin hazırlık aşamasında uygulanabilir. Beklenen sonucun aşağıdakilere dağıtılmasından oluşur:

Sorunun ideal çözümü;

Optimum çözüm ve problemin çözümünde hangi yönlerin ihmal edilebileceği;

Zorunlu karar ve zamanlaması;

Bir ortağın kesinlikle reddedilmesi gereken bir teklifi.

Tüm bu seçenekler ve her biri için strateji seçenekleri önceden düşünülmüştür.

1. 
   Entegrasyon yöntemi Partnerin dar çıkarlarından sapmaması ve konumsal pazarlık yapması durumunda kullanılması tavsiye edilir.

1. 
   Dengeleme yöntemi BEN müzakerecilerin dikkatini ortağın karşı argüman sisteminin yakından analizine odaklar. Bu yöntem iki durumda kullanılır. Açık hazırlık aşaması Ortakların pozisyonlarını analiz etmeden müzakerelerin seyrini simüle etmenin imkansız olduğu ve müzakereler sırasında ortağın "zaman için oynadığı", risk almak istemediği veya yeterince yetkin olmadığı durumlarda.

1. 
   Uzlaşma yöntemi ortakların birbirlerinin çıkarlarını dikkate alma ve taviz verme istekliliğinde kendini gösterir. Bu, orijinal gerekliliklerin terk edilmesini ve yenilerinin formüle edilmesini içerir.