Model komunikasi perniagaan fungsi dan syarat pelaksanaan. Abstrak: Konsep dan jenis komunikasi perniagaan

Komunikasi perniagaan- ini adalah sesuatu yang tanpanya mustahil untuk membayangkan fungsi dan kewujudan semua jenis organisasi. Masa depan perusahaan, sebagai entiti ekonomi, tetapi juga individu yang bekerja dalam perusahaan ini, dan, dalam erti kata yang lebih luas, kesejahteraan seluruh negara secara keseluruhan bergantung pada tahap kecekapan pautan komunikasi. Tanpa komunikasi yang mantap, tiada organisasi akan dapat menjalankan aktivitinya sepenuhnya.

Komunikasi perniagaan - intipati, jenis dan spesifik

Komunikasi perniagaan, spesifik

Komunikasi perniagaan ialah satu proses interaksi yang bertujuan untuk mengatur dan mengoptimumkan pelbagai jenis aktiviti: pengeluaran, saintifik, pedagogi, dll.

Adalah perlu untuk membezakan dengan jelas antara komunikasi perniagaan dan jenisnya yang lain. Komunikasi perniagaan timbul antara subjek yang mengambil bahagian secara bersama dalam aktiviti tertentu. Persefahaman bersama, penyelarasan tindakan, dan keberkesanan niat yang timbul di kalangan subjek tersebut bergantung pada tahap perkembangan komunikasi.

Oleh itu, kita boleh membuat kesimpulan bahawa semakin ramai orang yang terlibat dalam sesuatu aktiviti, semakin ramai peranan yang lebih penting pengurusan, komunikasi dari sudut keberkesanan aktiviti ini.

Kebolehan komunikasi perniagaan yang cemerlang adalah sinonim dengan profesionalisme dalam budaya pengurusan. Ini adalah saat yang paling penting dalam aktiviti seluruh perusahaan - profesionalisme peribadi pekerja dalam semua bidang, tahap komunikasi, seterusnya, salah satu komponen yang paling penting.

Komunikasi perniagaan adalah, pertama sekali, interaksi pekerja, dinyatakan dalam sebarang bentuk, tanpa aktiviti bersama adalah mustahil - syarat pertama untuk kewujudan organisasi.

Matlamat komunikasi perniagaan termasuk: memastikan pertukaran maklumat yang berkesan antara subjek dan objek pengurusan, memperbaiki hubungan peribadi, mengawal selia dan mengoptimumkan aliran maklumat.

Komunikasi perniagaan boleh dibahagikan kepada subkumpulan berikut:

Komunikasi berdasarkan komunikasi lisan;

Komunikasi berdasarkan komunikasi bertulis (termasuk elektronik).

Selain itu, komunikasi boleh dibahagikan kepada formal dan tidak formal. Jika komunikasi formal ditentukan oleh norma, peraturan, huraian kerja tertentu, maka komunikasi tidak formal, yang tidak diikuti peraturan umum organisasi tertentu berlaku mengikut sistem perhubungan peribadi yang telah ditetapkan, iaitu komunikasi harian antara pekerja dalam rangka aktiviti organisasi.

Komunikasi formal boleh dibahagikan kepada menegak, apabila maklumat dipindahkan secara berurutan dari satu tahap ke tahap yang lain, dan mendatar, apabila maklumat bergerak dalam satu tahap hierarki organisasi (contohnya, jabatan, pengurusan). Komunikasi menegak dibahagikan lagi kepada komunikasi ke atas, di mana maklumat dihantar peringkat yang lebih rendah kepada yang lebih tinggi dan yang menurun, masing-masing, sebaliknya dari yang menaik.

Terdapat banyak cara berbeza untuk membahagikan komunikasi perniagaan dan bukan selalu pelbagai kumpulan jangan bersilang, semuanya terlalu saling berkaitan. Komunikasi, sebagai contoh, dibahagikan kepada lisan dan bukan lisan (ekspresi muka, gerak isyarat, corak ruang, dll.). Komunikasi lisan dan bukan lisan tidak semestinya mengecualikan satu sama lain, kerana rakan bicara menerima maklumat dan membentuk penilaian mereka tentang apa yang diterima, menggunakan kedua-dua kaedah, tidak terhad kepada satu sahaja, yang sekali lagi menekankan tahap kesalinghubungan proses yang mengiringi komunikasi , tidak dapat dipisahkan, saling melengkapi, serta serba boleh, kerumitan, dan oleh itu kepentingan meningkatkan kemahiran dalam bidang ini, dan kepentingannya adalah yang paling penting, yang disahkan oleh fakta bahawa tugas utama komunikasi perniagaan adalah kerjasama yang produktif, meningkatkan perkongsian , dan ini adalah tugas utama perusahaan.

Komunikasi perniagaan dicirikan oleh ciri-ciri berikut:

Hubungan wajib antara pihak tanpa mengambil kira suka dan tidak suka subjek;

Subjektiviti;

Pematuhan subordinat dan etika perniagaan;

Saling kebergantungan subjek komunikasi perniagaan;

Sekatan formal, i.e. pematuhan undang-undang norma sosial, peraturan;

Cara utama mengatur aktiviti komunikatif dalam interaksi dua subjek adalah dialog, kaedah ini adalah yang paling biasa, tetapi komunikasi perniagaan masih berlaku dalam tiga bentuk:

Monolog;

Polilog (komunikasi pelbagai hala).

Penguasaan kemahiran komunikasi perniagaan yang sangat baik adalah perkara paling penting yang membolehkan anda berinteraksi dengan rakan kongsi perniagaan dengan berkesan, memfokuskan pada mencapai kompromi dan kerjasama yang saling menguntungkan dan mudah, yang mengurangkan risiko akibat buruk rundingan, mesyuarat dan perhimpunan.

Bentuk komunikasi perniagaan

Kebanyakan isu pengeluaran memerlukan perbincangan dan penyelesaian kolektif, hubungan pekerja, keupayaan mereka untuk bersama-sama membuat satu keputusan yang mengambil kira banyak aspek masalah dan kedudukan sisi yang berbeza sangat penting. Bentuk komunikasi perniagaan yang paling biasa ialah perbualan perniagaan, mesyuarat, mesyuarat, rundingan, persidangan dan mesyuarat perniagaan.

Pemilihan borang yang sesuai dibuat berdasarkan kriteria berikut:

Tujuan acara;

Kontinjen peserta;

Peraturan;

Cara komunikatif untuk merealisasikan niat;

Persekitaran ruang;

Hasil yang Dijangka.

Perbualan perniagaan

Perbualan perniagaan adalah kaedah yang paling biasa. Tujuan bentuk komunikasi ini adalah untuk bertukar-tukar maklumat mengenai isu tertentu yang sedang dihadapi. Terdapat sekurang-kurangnya dua peserta; peraturan akan bergantung pada tahap kepentingan subjek dan keupayaan peserta.

Untuk mencapai hasil yang diharapkan, adalah perlu bahawa semua elemen perbualan adalah wajar dan bermotivasi, dan persekitaran spatial diatur sedemikian rupa sehingga kerahsiaan dikekalkan dan tidak ada gangguan terhadap komunikasi (bising, dll.).

Kecekapan akan bergantung pada kecekapan, sikap budaya pertuturan, kebolehan merumus, mempertahankan diri sendiri dan menerima pandangan, empati, dan peserta orang lain.

Mesyuarat perniagaan

Rundingan perniagaan adalah satu bentuk komunikasi perniagaan yang melibatkan perbincangan untuk mencapai keputusan bersama antara perunding.

Fungsi utama rundingan perniagaan ialah:

Mulakan proses inovasi, permulaan aktiviti bersama;

Menjalankan kawalan am ke atas tindakan bersama;

Pertukaran maklumat antara semua pihak;

Komunikasi antara pekerja organisasi;

Pembangunan idea, rancangan dan cara untuk melaksanakannya.

Selalunya, rundingan perniagaan dirancang terlebih dahulu. Apabila bersedia untuk rundingan perniagaan, subjek, pelbagai masalah yang perlu diselesaikan, dan idea utama yang perlu dilaksanakan pada mulanya ditentukan. Dalam proses menjalankan rundingan perniagaan, keseluruhan rangkaian pelbagai dokumen yang telah disediakan terlebih dahulu, serta bahan, jadual, dan pembentangan digunakan. Adalah perlu untuk memikirkan keseluruhan perjalanan rundingan dari awal hingga akhir: untuk menyelesaikan persoalan dan masalah yang perlu dialamatkan kepada pihak lain; menentukan keputusan yang boleh diterima daripada rundingan; membangunkan peraturan; mengenal pasti dan menyediakan tempat untuk rundingan; meluluskan taktik dan strategi tingkah laku. Anda tidak boleh mengganggu; komen negatif pada kata-katanya; lukiskan garis yang jelas antara anda dan rakan sekerja anda; tergesa-gesa mengubah rentak rundingan; mengabaikan keadaan mental rakan sekerja semasa berkomunikasi.

Langkah yang betul dalam rundingan perniagaan membantu meningkatkan produktiviti buruh sehingga 30%. Banyak syarikat asing mempunyai perunding khas yang fasih dalam seni komunikasi.

Rundingan perniagaan merangkumi peringkat berikut:

Permulaan rundingan perniagaan;

Pertukaran maklumat antara pihak;

Perdebatan kedudukan pihak-pihak;

Percubaan untuk menyangkal hujah pihak lawan oleh pihak;

Penerimaan kolektif keputusan akhir bersama.

Bahagian yang sangat penting dalam rundingan perniagaan adalah permulaan sebenar. Objektif peringkat rundingan perniagaan ini adalah untuk membentuk hubungan antara pihak; mewujudkan suasana yang betul; memberi tumpuan kepada subjek rundingan; peralihan inisiatif (tidak selalu).

Untuk perundingan perniagaan berjaya, faktor berikut mesti ada:

Pengetahuan profesional perunding;

Kejelasan matlamat dan objektif pihak;

Keterlihatan dokumen dan bahan;

Irama perundingan bersatu;

Pengulangan dan penekanan pada perkara yang paling penting;

Penerangan terperinci tentang kemajuan inferens;

Pertukaran maklumat dengan ketat dalam had yang ditetapkan;

Banyak jenaka.

Mesyuarat perniagaan

Mesyuarat perniagaan ialah bentuk komunikasi perniagaan yang diterima umum dari segi membincangkan masalah pengeluaran dan isu yang memerlukan penerimaan penyelesaian umum. Pihak dalam kes ini ialah pembentang (ketua jabatan/pejabat/direktorat/syarikat) dan peserta mesyuarat.

Menonjol Pelbagai jenis mesyuarat, sebagai contoh, perkara berikut:

1) Mesyuarat berkaitan perancangan;

2) Mesyuarat berkaitan keadaan kerja;

3) Mesyuarat berkaitan isu organisasi dalaman;

4) Mesyuarat berkaitan pemantauan aktiviti organisasi;

5) Mesyuarat lain.

Tujuan mesyuarat perniagaan adalah untuk membentuk imej hasil akhir yang diperlukan.

Topik mesyuarat perniagaan adalah subjek perbincangan itu sendiri; sudah tentu, topik itu mesti dinyatakan dengan jelas.

Apabila mengadakan mesyuarat perniagaan, sejenis "program", agenda, hampir selalu dibentuk, iaitu dokumen yang mengandungi:

Topik mesyuarat

Tujuan mesyuarat

Soalan utama,

Masa mula dan tamat mesyuarat,

Tempat mesyuarat

Urutan dan nama pembesar suara, dsb.

Bilangan optimum peserta dalam mesyuarat perniagaan dalam organisasi tidak boleh lebih daripada tujuh, dan mesyuarat perniagaan hendaklah diadakan setiap minggu, pada hari tertentu, pada sebelah petang, mengelakkan atau mengurangkan tahap tekanan pada peserta dalam mesyuarat tersebut. . Di samping itu, apabila menjalankan mesyuarat perniagaan, adalah sangat penting bahawa para peserta melihat satu sama lain tanpa gangguan, yang menyumbang kepada persepsi kedua-dua maklumat dan satu sama lain oleh pihak-pihak. Apa yang penting, sudah tentu, keserasian peserta mesyuarat, suka dan tidak suka peribadi mereka.

Ucapan awam

Ucapan awam, sangat elemen penting komunikasi perniagaan, mestilah dibina dengan baik, bernas, cantik, fasih, logik, demonstratif, meyakinkan, mesti celik dari sudut sastera, iaitu, mengandungi pendahuluan, bahagian umum dan kesimpulan, dan tanpa mempersoalkan memerlukan penyediaan yang teliti penceramah masa depan.

Matlamat pengucapan awam biasanya seperti berikut:

Menarik minat orang ramai;

Menyediakan fakta dan hujah;

Kenal pasti keupayaan pendengar, kenal pasti motif yang mungkin;

Menarik perhatian.

Memandangkan perkara ini, dari sudut minat dan perhatian kepada ucapan, adalah sangat tidak diingini untuk bercakap kepada orang ramai "di atas sekeping kertas", kerana kaedah penyampaian maklumat ini sangat cepat meletihkan penonton dan mengurangkan mereka. minat dalam ucapan anda, menjadikannya sukar untuk memahami maklumat.

Aspek bukan lisan komunikasi perniagaan

Meneroka pelbagai ciri dan nuansa dalam komunikasi bukan lisan, pakar terkenal Amerika dalam bidang ini, A. Mirabian, dalam kerja saintifik bertajuk "Komunikasi Bukan Lisan" menetapkan idea dan membuat kesimpulan bahawa kebanyakan komunikasi perniagaan dijalankan hanya menggunakan tiga jenis isyarat, dan isyarat ini, seterusnya, dibahagikan kepada lisan, visual dan vokal.

Isyarat ini tidak dalam perkadaran yang sama dan bahagiannya boleh dibahagikan seperti berikut:

55% persepsi adalah rupa lawan bicara (isyarat visual);

38% persepsi ialah cara komunikator bercakap (isyarat suara);

7% daripada persepsi adalah apa yang dikatakan oleh komunikator (isyarat lisan).

Oleh itu, peserta dalam perbualan menerima isyarat tertentu dari pihak yang bertentangan, menilai mereka secara positif atau negatif, kemudian membuat kesimpulan dan membentuk persepsi tentang orang itu secara keseluruhan, suka atau tidak suka, boleh dipercayai atau tidak, dan persepsi peribadi selalunya menentukan dalam urusan perniagaan.

Keseluruhan sistem Perhubungan tanpa percakapan, jika dibahagikan secara bersyarat, termasuk lima subsistem berikut:

1. Ruang peribadi;

2. Lihat;

3. Subsistem optik-kinetik, yang terdiri daripada:

Penampilan lawan bicara,

meniru,

pantomim;

4. Subsistem paralinguistik, terdiri daripada:

julatnya

kunci,

Timbre.

5. Ekstralinguistik, terdiri daripada:

kadar pertuturan,

Ketawa, dsb.

Oleh itu, penetapan isyarat yang betul dengan bantuan subsistem ini dan aplikasinya memainkan peranan positif dalam komunikasi, dan menafikan persepsi seseorang oleh orang lain sebagai salah satu faktor terpenting dalam hubungan perniagaan membawa kepada kegagalan, masing-masing. penggunaan yang betul pelbagai teknik dan alat komunikasi adalah amat penting.

Senyum

Menurut penyelidikan yang dijalankan oleh Universiti Yale, Amerika Syarikat, faktor utama dalam menentukan sejauh mana positif, menarik dan, yang paling penting untuk komunikasi perniagaan, meyakinkan di mata teman bicara anda, adalah senyuman anda.

Kegembiraan berkomunikasi dengan orang dalam komunikasi perniagaan, jika anda suka, juga mengandaikan kegembiraan berkomunikasi dengan anda. Berpura-pura tidak memainkan peranan dalam ini, ini adalah unsur-unsur seni komunikasi, mereka tidak menyebabkan kerengsaan atau penolakan, tetapi senyuman, teknik yang paling mudah ini, masih memainkan peranan yang sangat serius dalam kejayaan, baik dari segi kerjaya mahupun secara peribadi.

“Orang Cina purba adalah orang yang bijak Pengalaman hidup. Mereka mempunyai pepatah: "Seorang lelaki tanpa senyuman di wajahnya tidak boleh membuka kedai." Senyuman awak berkata, “Saya suka awak. Saya gembira melihat awak".

Senyum adalah isyarat komunikasi #1 di seluruh dunia. Ini adalah tanda kelulusan pengaruh positif pada lawan bicara anda, pada keseluruhan proses komunikasi perniagaan.

Senyuman menghidupkan mesej anda, menjadikan orang lebih menerima kata-kata anda, memberikan keyakinan kepada suara anda, dan menaikkan semangat diri anda dan orang di sekeliling anda. Dia mengatakan bahawa anda berfikir tentang pelanggan anda dan melakukan segala yang mungkin untuk memudahkan dan menyenangkan dia untuk berkomunikasi dengan anda.

Tetapi dalam situasi tertentu, senyuman tidak sesuai. Agar senyuman menjadi cara komunikasi perniagaan yang benar-benar berkesan, ia mesti memenuhi dua syarat: ikhlas dan sesuai.

“Bagaimana dengan senyuman yang tidak ikhlas? Jangan risau - dia tidak akan menipu sesiapa, sesiapa pun akan faham bahawa dia adalah tiruan. Kami bercakap tentang senyuman yang sebenar dan menyejukkan hati. Senyuman yang datang dari dalam dan sangat dihargai dalam perniagaan.”

Jika anda tidak tersenyum apabila anda bertemu dengan orang, mereka secara tidak sedar akan merasakan bahawa anda seorang yang tidak gembira, keras atau tidak peduli. Wajah acuh tak acuh adalah salah satu petunjuk komunikasi perniagaan yang paling negatif; ia menunjukkan kekurangan minat anda. Ungkapan acuh tak acuh muncul apabila anda hampir tidak mendengar lawan bicara anda.

Hubungan mata

Sentuhan visual boleh dikenal pasti sebagai kemahiran khusus yang berasingan. Pilihan terbaik adalah untuk mengekalkan hubungan mata, tetapi pada masa yang sama secara berkala biarkan diri anda terganggu dan melihat objek lain tanpa berlama-lama di atasnya. Maksudnya, hubungan mata tidak terputus jika anda mengalihkan pandangan dari semasa ke semasa. Tetapi jika anda terlalu kerap mengalihkan pandangan, pelanggan anda mungkin menganggapnya sebagai tanda tidak suka dan mungkin juga menunjukkan ketidakselesaan anda dengan tahap keintiman dalam hubungan anda atau isu peribadi dengan keintiman.

Terdapat perbezaan antara pandangan terbuka, langsung dan ekstrem, pandangan. Pandangan memberikan gambaran penyertaan aktif dalam hubungan, tetapi sebenarnya ia sering menunjukkan "sentuhan mati." Hubungan visual juga merupakan satu cara untuk mengawal selia proses perundingan. Kita semua tahu dari pengalaman seharian bahawa hubungan mata mudah dikekalkan apabila membincangkan topik yang menyenangkan, tetapi rakan bicara biasanya mengelaknya apabila ia datang kepada isu yang mengelirukan atau tidak menyenangkan. Jika penceramah berselang seli antara membuat hubungan mata dan kemudian mengalihkan pandangan, ini biasanya bermakna dia belum selesai bercakap. Pada akhir pernyataan, penceramah, sebagai peraturan, melihat terus ke mata lawan bicara, seolah-olah menjemputnya untuk menyertai perbualan.

Sesetengah orang merasa sukar untuk membuat hubungan mata secara langsung dan oleh itu mengelakkannya, ada yang takut untuk meluahkan idea atau emosi dan membincangkannya topik tertentu dan mengalihkan pandangan mereka sebaik sahaja kemungkinan perkara seperti ini timbul. Jika kaunselor menghadapi masalah untuk membuat hubungan mata, mengelakkannya, mengalihkan pandangannya dari objek ke objek, atau mengekalkan pandangannya, ini akan mengelirukan klien dan menyebabkan ketegangan.

Sentuhan visual ialah proses interaksi antara dua personaliti. Tempoh dan kekerapan hubungan visual boleh mengatakan banyak tentang lawan bicara. Akibatnya, mengekalkan hubungan visual sangat menyumbang kepada kejayaan menyelesaikan rundingan perniagaan, dsb.

Kad perniagaan

Kad perniagaan ialah atribut penting komunikasi perniagaan moden. Tujuan utama kad perniagaan adalah untuk memperkenalkan perniagaan dan pegawai antara satu sama lain apabila mereka mula-mula bertemu. Bertukar kad perniagaan adalah sebahagian daripada ritual ucapan dalam dunia komunikasi perniagaan.

Kad perniagaan juga digunakan untuk mengekalkan kenalan: tahniah pada hari cuti dan acara lain, mengucapkan terima kasih, hadiah yang mengiringi, mengucapkan takziah.

Kad perniagaan ialah sifat wajib untuk pekerja syarikat yang, disebabkan sifat kerja mereka, berhubung dengan pelanggan atau wakil syarikat lain. Kad perniagaan bukan sahaja memberi peluang untuk berinteraksi dengan orang dalam persekitaran perniagaan, tetapi juga berfungsi sebagai simbol status.

Kad perniagaan harus digunakan untuk menyampaikan yang utama, paling banyak maklumat penting tentang seorang lelaki atau wanita perniagaan: nama, nama syarikat, alamat pos dan e-mel, nombor telefon dan faks, alamat tapak web di Internet.

Reka bentuk kad perniagaan membolehkan anda memahami dengan segera siapa pemiliknya. Orang yang mempunyai profesion kreatif mereka bentuk mereka dengan cara yang asli, manakala di eselon tertinggi kerajaan dan perniagaan kesederhanaan dan kesopanan diterima.

Komunikasi antara budaya menentukan sikap mereka terhadap kad perniagaan negara berbeza. Contohnya, di Jepun, China, Hong Kong dan Korea, kad perniagaan menggantikan sebarang dokumen pengenalan diri.

Etika perniagaan dalam negara asing memperuntukkan terjemahan teks kad perniagaan ke dalam bahasa negeri negara atau ke dalam bahasa Inggeris.

Kad perniagaan sentiasa menyimpan komunikasi perniagaan daripada kenalan tanpa nama. Walau bagaimanapun, anda tidak seharusnya memberikan maklumat peribadi anda kepada orang pertama yang anda temui.

“Kesilapan terbesar yang dilakukan orang ialah apabila mereka menerima kad perniagaan- cepat lihat dan masukkan ke dalam poket anda. Ini adalah bukti sikap menghina seseorang dan kedudukannya dalam perniagaan. Anda mesti membacanya dan, selepas mengucapkan terima kasih kepada orang itu, masukkan kad perniagaan itu ke dalam poket atau dompet anda.”

Kesimpulan

Komunikasi perniagaan adalah komponen penting dalam kejayaan mana-mana perusahaan, tidak kira sama ada perniagaan kecil atau syarikat besar. Komunikasi perniagaan adalah sesuatu yang tanpanya mustahil untuk membayangkan fungsi dan kewujudan semua jenis organisasi. Masa depan perusahaan, sebagai entiti ekonomi, tetapi juga individu yang bekerja dalam perusahaan ini, dan, dalam erti kata yang lebih luas, kesejahteraan seluruh negara secara keseluruhannya bergantung pada tahap kecekapan hubungan komunikasi. Tanpa komunikasi yang mantap, tiada organisasi akan dapat menjalankan aktivitinya sepenuhnya.

Kepentingan komunikasi dalam masyarakat moden tidak boleh dipandang remeh. Masalah strategi pengurusan pengajaran dan teknologi komunikasi perniagaan adalah masalah pengurusan yang sangat relevan dan sukar diatasi.

Penguasaan teknik komunikasi perniagaan membawa potensi bukan sahaja untuk membangunkan profesionalisme seseorang individu, tetapi juga untuk kejayaan keseluruhan organisasi.

Pengurusan Barat telah lama menyedari peranan besar komunikasi dalam proses pengeluaran. Ekonomi sebenar dan keadaan sosial Mereka juga menetapkan tugas syarikat Rusia untuk meningkatkan tahap kecekapan keseluruhan, terutamanya dari segi komunikasi perniagaan.

Adalah mustahil dan tidak boleh diterima untuk memandang rendah kepentingan komunikasi perniagaan. Adalah penting untuk membangunkan kemahiran sedemikian di kalangan pekerja; ini adalah satu kerja yang teliti, memakan masa, tetapi pada masa yang sama merupakan salah satu tugas utama mana-mana syarikat.

Sumber

Dale Carnegie. Bagaimana untuk membangunkan keyakinan diri dan mempengaruhi orang apabila bercakap secara terbuka, M.: 2013.

Konetskaya V.P. Sosiologi komunikasi. Buku Teks - M.: Universiti Antarabangsa Perniagaan dan Pengurusan, 1997

Panfilova A.P. Komunikasi perniagaan dalam aktiviti profesional; St. Petersburg, 2004.

Lavrinenko V.N. Psikologi dan etika komunikasi perniagaan. - M.: Perpaduan, 2009.

A. Shokhov. Komunikasi perniagaan http://www.klubok.net/article213.html

I. Ermakova. Komunikasi perniagaan: interaksi dengan rakan kongsi di seluruh dunia

Dale Carnegie. Bagaimana untuk memenangi kawan dan mempengaruhi orang, M.; 2013.

Irina Ermakova. Komunikasi perniagaan: interaksi dengan rakan kongsi di seluruh dunia

Http://professionalimage.ru/2010/06

Komunikasi perniagaan ialah proses interaksi antara rakan kongsi perniagaan, yang bertujuan untuk mengatur dan memilih satu atau lain jenis aktiviti substantif: pengeluaran, saintifik, perkhidmatan, dll.

Dalam komunikasi perniagaan, subjek komunikasi adalah aktiviti bersama (sebab biasa), dan rakan komunikasi sentiasa bertindak sebagai orang yang penting kepada yang lain. Kerjasama yang produktif, menyatukan matlamat dan kedudukan, meningkatkan perkongsian, yang merupakan tugas utama komunikasi perniagaan.

Dalam aktiviti bersama, beberapa unsur wajib: matlamat bersama; komuniti motif yang menggalakkan individu untuk bekerjasama; kesalinghubungan peserta; kehadiran ruang dan masa tunggal untuk melakukan tindakan individu; pembahagian satu proses aktiviti kepada fungsi yang berasingan dan pengagihannya antara peserta; penyelarasan tindakan individu, keperluan untuk mengurusnya.

Tidak seperti komunikasi berorientasikan orang, subjeknya adalah sifat hubungan antara pesertanya, tujuan interaksi perniagaan terletak di luar proses komunikasi. Interaksi orang ini adalah subordinat kepada penyelesaian masalah khusus yang dihadapi oleh organisasi, yang mengenakan rangka kerja tertentu pada tingkah laku orang. Spesifik interaksi perniagaan ditentukan oleh ciri-ciri utama struktur organisasi berikut:

• * Hubungan wajib antara peserta komunikasi, tanpa mengira suka dan tidak suka mereka, sekatan rasmi.
• * Pematuhan undang-undang, norma sosial, pematuhan kepada peraturan (contohnya: tindakan mengikut arahan, protokol, pematuhan peraturan dalaman, mengikut tradisi organisasi).
• * Pematuhan prinsip interaksi formal peranan, mengambil kira peranan pekerjaan, hak dan tanggungjawab fungsian, sambil mematuhi subordinasi dan etika perniagaan. Komunikasi perniagaan sebahagian besarnya formal, jauh dan "sejuk". Ini disebabkan oleh peraturan yang agak ketat mengenai matlamat dan motif komunikasi, dan kaedah hubungan antara pekerja. Setiap pekerja dalam organisasi diberikan standard tingkah laku tertentu dalam bentuk struktur hak dan tanggungjawab formal yang stabil.
• * Interaksi perniagaan berlaku dalam persekitaran khusus di mana hubungan subordinasi, pergantungan, dan ketidaksamaan diwujudkan antara jabatan dan pekerja mengikut struktur hierarki organisasi. Akibatnya, masalah keberkesanan maklum balas dan penghantaran maklumat yang lengkap dan tepat merentasi peringkat piramid hierarki timbul. Menurut beberapa data, hanya 20 - 25% maklumat yang berasal daripada pengurusan kanan sampai kepada pelaksana langsung dan difahami dengan betul oleh mereka. Ini disebabkan, di satu pihak, penyelewengan maklumat, dan di sisi lain, keengganan pengurus untuk memaklumkan pekerja secara terperinci tentang keadaan di perusahaan secara keseluruhan (orang bawahan mesti mengikut arahan khusus tanpa bertanya yang tidak perlu. soalan). Pada masa yang sama, orang ramai membuat spekulasi mengenai maklumat yang ada. Untuk mengambil kira ciri komunikasi perniagaan rasmi ini, adalah perlu untuk merekodkan arahan, keputusan, pesanan secara bertulis dan mengakui maklum balas cara yang paling penting meningkatkan kecekapan interaksi perniagaan.
• * Saling kebergantungan semua peserta dalam komunikasi perniagaan baik dalam mencapai hasil akhir dan dalam merealisasikan niat peribadi. Motivasi - syarat yang perlu komunikasi perniagaan yang berkesan. Dalam komunikasi perniagaan, seseorang secara serentak bertindak sebagai individu tertentu dan sebagai wakil organisasi, i.e. pemegang fungsi peranan profesional tertentu. Jika keperluan peribadi tidak dipenuhi dalam proses aktiviti atau idea sendiri dan gaya tingkah laku seseorang tidak bertepatan dengan norma kumpulan, konflik mungkin timbul (intrapersonal, interpersonal), dan minat terhadap kerja mungkin berkurangan.

Keserasian dan keharmonian ahli pasukan (integriti subjek kolektif) sebagai syarat untuk aktiviti bersama. Semasa aktiviti bersama, mekanisme khusus untuk mengawal dinamik proses kognitif individu, strategi bersama untuk menyelesaikan masalah, gaya aktiviti yang sama untuk kumpulan dibentuk, kualiti individu ditukar, dan keupayaan, keinginan dan keupayaan untuk mengaitkan diri sendiri. matlamat dan tindakan dengan matlamat dan tindakan orang lain berkembang. Semua ini menyumbang kepada pengembangan ruang maklumat, menjadikannya mungkin untuk melihat lebih banyak aspek masalah yang sedang diselesaikan dan cara untuk menyelesaikannya. Hasil daripada interaksi tersebut adalah sejenis penyatuan idea di kalangan peserta dalam aktiviti tersebut.

Persoalan persamaan dan perbezaan antara dua konsep "komunikasi" dan "komunikasi" yang digunakan secara meluas adalah jauh dari terbiar. Dalam bahasa Inggeris, "komunikasi" mempunyai beberapa makna. Mereka berdasarkan makna yang berbeza kata kerja berkomunikasi. Selaras dengan makna pertama kata kerja (untuk melaporkan, menyampaikan): 1) pemindahan, mesej (pemikiran, maklumat, berita); 2) pengedaran, penghantaran; 3) komunikasi, komunikasi; komunikasi. Selaras dengan yang kedua (untuk berkomunikasi, untuk terus berhubung, untuk berkomunikasi): - mesej, berita. Terdapat juga terjemahan: 1) sambungan, mesej, komunikasi; 2) cara komunikasi; 3) mesej, sambungan.

Komunikasi manusia - proses pelbagai aspek yang kompleks untuk mewujudkan dan membangunkan hubungan antara orang, yang dihasilkan oleh keperluan aktiviti bersama dan termasuk pertukaran maklumat, pembangunan strategi interaksi bersatu, persepsi dan pemahaman orang lain (Kamus Psikologi Ringkas. M., 1985). ).

Komunikasi melibatkan sekurang-kurangnya tiga proses yang berbeza:

Pertukaran maklumat, penjelasannya, pengayaan;

Pertukaran tindakan, membina strategi interaksi yang sama;

Persepsi dan pemahaman pasangan, miliknya ciri psikologi dan ciri-ciri tingkah laku.

Dalam proses pertukaran sedemikian, dunia subjektif seseorang didedahkan kepada yang lain. Komunikasi mengandaikan penubuhan persefahaman bersama antara pesertanya. Orang yang mengambil bahagian dalam komunikasi mempunyai pengaruh bersama ke atas niat, pemikiran, perasaan, dan tingkah laku masing-masing.

Komunikasi – bentuk interaksi khusus antara orang dalam kerja mereka dan aktiviti kognitif, yang bermaksud komunikasi, pemindahan maklumat dari orang ke orang.

Tidak kurang biasa adalah makna lain istilah ini - "laluan, komunikasi (sambungan) satu tempat dengan tempat lain."

Komunikasi adalah konsep yang lebih sempit daripada komunikasi. Komunikasi ialah pemindahan maklumat. Sisi komunikatif adalah salah satu sisi komunikasi. Tetapi, sebagai tambahan kepada sisi komunikatif, terdapat juga sisi persepsi kepada komunikasi, yang bermaksud persepsi orang terhadap satu sama lain. Ini bermakna bahawa komunikasi bukan sahaja pemindahan maklumat, tetapi juga satu proses di mana lawan bicara menyesuaikan diri antara satu sama lain, pengaruh bersama, dan pengalaman bersama.

Di bawah komunikasi perniagaan difahami sebagai interaksi yang memastikan kejayaan tujuan bersama, mewujudkan keadaan untuk kerjasama orang ramai untuk mencapai matlamat tertentu.

Komunikasi perniagaan berlaku antara rakan sekerja, pengurus dan orang bawahan, rakan kongsi, pesaing.

Hasil komunikasi perniagaan adalah pengaruh bersama peserta mereka antara satu sama lain.

Dalam komunikasi perniagaan, perkara berikut dibezakan: kandungan, matlamat, cara, fungsi, bentuk, sisi, jenis, halangan.

1. Proses komunikasi

Dalam bentuk formal, proses komunikasi mewakili interaksi dua pihak: pengirim dan penerima maklumat.

Rajah 1. Rangka komunikasi

penghantar merumuskan mesej dalam minda, mengekodnya menggunakan simbol tertentu (bunyi, tanda, gerak isyarat, dll.) dan menghantarnya melalui saluran yang sesuai (wayar, eter, kertas).

Sekiranya tahap penerima berbeza, maka untuk persepsi yang mencukupi teks mesej mesti diselaraskan.

Penerima menerima mesej, menyahkodnya, mentafsirnya, dan menghantar respons.

Persepsi sesuatu mesej bergantung kepada hubungan penerima dengan pengirim. Penyelidikan telah menunjukkan bahawa maklumat yang sama dianggap berbeza jika ia diterima daripada:

Bos atau rakan sekerja

Kawan atau lawan

Orang asing atau orang yang disayangi.

Ciri persepsi ini boleh digunakan dengan melibatkan perantara dalam penghantaran mesej.

Keberkesanan komunikasi bergantung kepada sikap kedua-dua pihak terhadap kandungan mesej.

Penyelidikan telah menunjukkan bahawa maklumat positif lebih mudah untuk dirumuskan ke dalam mesej dan lebih cepat dan sepenuhnya diterima oleh penerima.

Apabila menghantar maklumat negatif, pengirim mungkin terlalu ringkas atau, sebaliknya, terlalu bertele-tele, dan penerima mungkin mengalami halangan psikologi terhadap persepsi.

Komunikasi dalam pengertian umum ialah pertukaran maklumat antara orang atau kumpulan orang. Terdapat komunikasi interpersonal, sosial (peranan fungsi), dan perniagaan. Subjek perbualan kami ialah jenis yang kedua.

Apa ini?

Komunikasi perniagaan adalah interaksi dalam bidang perhubungan rasmi, yang tujuannya adalah untuk menyelesaikan masalah tertentu, mencapai hasil tertentu, dan mengoptimumkan sebarang aktiviti. Lebih-lebih lagi, setiap peserta mempunyai status sendiri - bos, bawahan, rakan sekerja, rakan kongsi.

Jika komunikasi berlaku antara manusia pada tahap yang berbeza tangga kerjaya(pengurus dan pelaku), maka wujudlah hubungan menegak, iaitu hubungan subordinasi. Sekiranya interaksi dijalankan atas prinsip kerjasama yang sama, maka ini adalah hubungan mendatar.

Ia adalah komunikasi perniagaan yang dilakukan oleh seseorang setiap hari di tempat kerja, di universiti, di sekolah, dan di institusi rasmi. Ini adalah nama untuk komunikasi antara guru dan pelajar, bos dan orang bawahan, rakan sekerja, rakan kongsi dan pesaing.

Sama ada lawan bicara itu biasa dengan peraturan, bentuk dan kaedah komunikasi sedemikian menentukan sama ada dia akan dapat mencapai matlamatnya. Rakan kongsi mesti bercakap bahasa yang sama (secara literal dan kiasan), memahami satu sama lain, dan mempunyai pengalaman sosial yang sama.

Syarat komunikasi perniagaan

Untuk komunikasi perniagaan menjadi berkesan, beberapa syarat mesti dipenuhi:

1. Komunikasi mesti mempunyai matlamat yang jelas, dalam mencapai yang semua orang yang terlibat dalam proses itu berminat. Contohnya, rangkaian, membuat perjanjian, menyelaraskan acara, membangunkan syarat kerjasama, dsb.
2. Peserta hendaklah menghubungi satu sama lain tanpa mengira suka dan tidak suka.
3. Pematuhan etika perniagaan, rantaian arahan, peranan pekerjaan, dan sekatan formal adalah wajib.

Sekatan formal bermakna kedua-dua pelbagai peraturan, rutin dan protokol, serta keperluan biasa untuk mengawal kekuatan emosi sendiri dan menghormati lawan bicara.

Selain itu, pengurus atau peserta lain yang paling berminat mesti memastikan komunikasi perniagaan boleh diurus. Peserta perlu bermotivasi untuk mencari penyelesaian, jika tidak mereka hanya akan menjadi pemerhati pasif mesyuarat yang tidak menawarkan sebarang idea.

Bentuk komunikasi perniagaan

Dua bentuk komunikasi utama ialah komunikasi kontak (langsung) dan tidak langsung (mediated).

Dalam kes pertama, lawan bicara berkomunikasi secara bersemuka dan mempunyai peluang untuk menilai tingkah laku bukan lisan masing-masing, jadi keberkesanan hubungan tersebut lebih tinggi. Dalam kes kedua, interaksi berlaku menggunakan sebarang cara komunikasi - telefon, surat, dll.

Secara lebih khusus, bentuk komunikasi perniagaan yang paling biasa ialah:

1. Mesyuarat.
2. Persembahan.
3. Perbualan perniagaan.
4. Rundingan.
5. Perbualan telefon.
6. Pertukaran dokumen perniagaan rasmi (permohonan, perjanjian, surat kuasa, memo).
7. Perundingan.
8. Temuduga.
9. Pengucapan awam, persidangan.

Sebaliknya, menggunakan bentuk berasingan komunikasi perniagaan, peserta boleh mengambil pendekatan konfrontasi atau perkongsian. Pilihan pertama ialah konfrontasi: setiap pihak berhasrat untuk menang. Pendekatan perkongsian melibatkan mencari penyelesaian yang boleh diterima oleh semua peserta.

peringkat

Walaupun jenis komunikasi perniagaan berbeza-beza, ia hampir selalu dicirikan oleh beberapa peringkat:

1. Persediaan. Ini ialah menetapkan tugas, matlamat, mengumpul dan menganalisis maklumat, menentukan strategi tingkah laku. Lagipun, mesyuarat perniagaan atau rundingan tidak dianjurkan untuk berbual "tentang apa-apa" dan mengetahui bagaimana keadaan berlaku kehidupan peribadi daripada lawan bicara.
2. Perancangan. Pertemuan itu boleh diadakan secara spontan, tetapi masih dipercayai bahawa seorang profesional mesti mempunyai rancangan yang jelas: apa yang akan dia katakan, bagaimana untuk berhujah, apa sebenarnya yang dia mahu dapatkan dari pihak lain.
3. Perbincangan – perbincangan idea, cadangan, penemuan perkara biasa kepentingan, membuat keputusan bersama.

Skim ini paling relevan untuk rundingan. Jenis komunikasi lain mungkin tidak termasuk semua peringkat. "Sejuk" panggilan telefon atau mengeluarkan arahan, sebagai contoh, mungkin tidak melibatkan sebarang perbincangan.

Gaya komunikasi perniagaan

Terdapat bukan sahaja jenis komunikasi perniagaan, tetapi juga gaya. Bila kita bercakap tentang mengenai interaksi profesional, perkara berikut paling kerap digunakan:

1. Urusan rasmi. Sebaliknya, ia mempunyai subgaya pentadbiran-perkeranian, perundangan dan diplomatik. Perbualan perniagaan dicirikan oleh klise pertuturan dan bentuk komunikatif tertentu.
2. saintifik. Digunakan dalam menyediakan laporan, ucapan di seminar dan kuliah.
3. Kewartawanan. Ini termasuk sebarang pengucapan awam, termasuk melalui media.
4. Kolokial dan setiap hari. Hubungan tidak formal juga berlaku dalam persekitaran profesional, dan di sesetengah syarikat mereka juga digalakkan. Rakan sekerja tidak selalu berkomunikasi secara eksklusif melalui memo. Walau bagaimanapun, adalah perlu untuk memahami di mana gaya sedemikian sesuai dan di mana ia tidak.

Ciri-ciri komunikasi perniagaan

Mengapa komunikasi perniagaan memerlukan persediaan awal untuk komunikasi lebih awal? Pertama, orang ramai membelanjakan peribadi dan masa kerja untuk mesyuarat rasmi, dan tiada siapa yang mahu menunggu pemula untuk mengumpul fikirannya. Kedua, pihak lain tidak selalu berminat dalam sebarang interaksi atau komited terhadap kerjasama, tetapi melihatnya secara berbeza.

Seperti yang anda tahu, tidak akan ada peluang kedua untuk kesan pertama. Ia adalah perlu untuk dapat menjalin hubungan supaya semua peserta berada dalam mood untuk perbincangan. Sekiranya pihak lain pada mulanya tidak merancang untuk bekerjasama, maka anda sekurang-kurangnya harus menarik minat lawan bicara dan mengatur pertemuan dengannya pada masa yang lebih sesuai.

Di peringkat antarabangsa, komunikasi perniagaan mempunyai keistimewaannya sendiri, kerana ciri budaya yang berbeza boleh sangat mengganggu kemajuan rundingan. Sebagai contoh, rakyat Amerika terbiasa tiba di mesyuarat tepat pada masanya dan selepas memberi salam singkat untuk memulakan perniagaan. Orang Arab juga menepati masa, tetapi perbualan perniagaan bermula dari jauh, pertama membincangkan alam, cuaca, makanan. Orang Itali itu tidak melihat apa-apa yang mengerikan apabila terlambat untuk mesyuarat dan juga tidak segera memulakan perbincangan perniagaan. Dan orang Jepun akan mengelakkan pandangan langsung semasa perbualan.

Oleh itu, kami mempelajari apa itu komunikasi perniagaan, apakah ciri-cirinya, apakah bentuk, jenis dan gaya yang menjadi cirinya.

Persoalan persamaan dan perbezaan antara dua konsep "komunikasi" dan "komunikasi" yang digunakan secara meluas adalah jauh dari terbiar. Dalam bahasa Inggeris, "komunikasi" mempunyai beberapa makna. Mereka berdasarkan makna yang berbeza dari kata kerja berkomunikasi. Selaras dengan makna pertama kata kerja (untuk melaporkan, menyampaikan): 1) pemindahan, mesej (pemikiran, maklumat, berita); 2) pengedaran, penghantaran; 3) komunikasi, komunikasi; komunikasi. Selaras dengan yang kedua (untuk berkomunikasi, untuk terus berhubung, untuk berkomunikasi): - mesej, berita. Terdapat juga terjemahan: 1) sambungan, mesej, komunikasi; 2) cara komunikasi; 3) mesej, sambungan.
Komunikasi manusia - proses pelbagai aspek yang kompleks untuk mewujudkan dan membangunkan hubungan antara orang, yang dihasilkan oleh keperluan aktiviti bersama dan termasuk pertukaran maklumat, pembangunan strategi interaksi bersatu, persepsi dan pemahaman orang lain (Ringkas kamus psikologi. M., 1985).

Komunikasi melibatkan sekurang-kurangnya tiga proses yang berbeza:

Pertukaran maklumat, penjelasannya, pengayaan;

Pertukaran tindakan, membina strategi interaksi yang sama;

Persepsi dan pemahaman pasangan, ciri psikologi dan ciri tingkah lakunya.

Dalam proses pertukaran sedemikian, dunia subjektif seseorang didedahkan kepada yang lain. Komunikasi mengandaikan penubuhan persefahaman bersama antara pesertanya. Orang yang mengambil bahagian dalam komunikasi mempunyai pengaruh bersama ke atas niat, pemikiran, perasaan, dan tingkah laku masing-masing.

Komunikasi – bentuk interaksi khusus antara orang dalam kerja mereka dan aktiviti kognitif, yang bermaksud komunikasi, pemindahan maklumat dari orang ke orang.

Tidak kurang biasa adalah makna lain istilah ini - "laluan, komunikasi (sambungan) satu tempat dengan tempat lain."

Komunikasi adalah konsep yang lebih sempit daripada komunikasi. Komunikasi ialah pemindahan maklumat. Sisi komunikatif adalah salah satu sisi komunikasi. Tetapi, sebagai tambahan kepada sisi komunikatif, terdapat juga sisi persepsi kepada komunikasi, yang bermaksud persepsi orang terhadap satu sama lain. Ini bermakna bahawa komunikasi bukan sahaja pemindahan maklumat, tetapi juga satu proses di mana lawan bicara menyesuaikan diri antara satu sama lain, pengaruh bersama, dan pengalaman bersama.

Di bawah komunikasi perniagaan difahami sebagai interaksi yang memastikan kejayaan tujuan bersama, mewujudkan keadaan untuk kerjasama orang ramai untuk mencapai matlamat tertentu.

Komunikasi perniagaan berlaku antara rakan sekerja, pengurus dan orang bawahan, rakan kongsi, pesaing.

Hasil komunikasi perniagaan adalah pengaruh bersama peserta mereka antara satu sama lain.

Dalam komunikasi perniagaan, perkara berikut dibezakan: kandungan, matlamat, cara, fungsi, bentuk, sisi, jenis, halangan.

1. 
   Proses komunikasi

Dalam bentuk formal, proses komunikasi mewakili interaksi dua pihak: pengirim dan penerima maklumat.

Rajah 1. Rangka komunikasi
penghantar merumuskan mesej dalam minda, mengekodnya menggunakan simbol tertentu (bunyi, tanda, gerak isyarat, dll.) dan menghantarnya melalui saluran yang sesuai (wayar, eter, kertas).

Sekiranya tahap penerima berbeza, maka untuk persepsi yang mencukupi teks mesej mesti diselaraskan.

Penerima menerima mesej, menyahkodnya, mentafsirnya, dan menghantar respons.

Persepsi sesuatu mesej bergantung kepada hubungan penerima dengan pengirim. Penyelidikan telah menunjukkan bahawa maklumat yang sama dianggap berbeza jika ia diterima daripada:

Bos atau rakan sekerja

Kawan atau lawan

Orang asing atau orang yang disayangi.

Ciri persepsi ini boleh digunakan dengan melibatkan perantara dalam penghantaran mesej.
Keberkesanan komunikasi bergantung kepada sikap kedua-dua pihak terhadap kandungan mesej.

Penyelidikan telah menunjukkan bahawa maklumat positif lebih mudah untuk dirumuskan ke dalam mesej dan lebih cepat dan sepenuhnya diterima oleh penerima.

Apabila menghantar maklumat negatif, pengirim mungkin terlalu ringkas atau, sebaliknya, terlalu bertele-tele, dan penerima mungkin mengalami halangan psikologi terhadap persepsi.

1. 
   Matlamat komunikasi perniagaan

Mengikut matlamat, komunikasi manusia dibahagikan kepada biologi dan sosial.

Biologi - komunikasi yang diperlukan untuk mengekalkan fungsi penting badan. Mereka bertujuan untuk memenuhi keperluan fisiologi.

Sosial - bertujuan untuk mewujudkan dan membangunkan hubungan interpersonal. Kes khas komunikasi sosial ialah komunikasi perniagaan dalam proses sebarang aktiviti produktif bersama orang.

Matlamat komunikasi perniagaan– inilah tujuan orang berkomunikasi. Sehubungan itu, matlamat yang paling jelas:

Pertukaran maklumat antara subjek dan objek pengurusan;

Penciptaan saluran maklumat untuk pertukaran maklumat antara pekerja dan kumpulan untuk menyelaraskan tindakan mereka;

Kawal selia dan pengoptimuman aliran maklumat untuk meningkatkan kecekapan pengurusan;

Mewujudkan hubungan interpersonal dalam proses kerja.

1. 
   Kandungan komunikasi perniagaan

Komunikasi manusia adalah pelbagai disiplin. Ia boleh jadi:

Bahan, i.e. pertukaran produk atau objek aktiviti;

Kognitif, iaitu. Pertukaran ilmu;

Aktif, i.e. pertukaran tindakan, kemahiran, kebolehan.

Komunikasi kognitif dan aktif berlaku, contohnya, dalam proses pembelajaran.

Berkondisi, i.e. pertukaran keadaan mental atau fisiologi (dengan senyuman untuk menggembirakan anda, dengan senyuman untuk membuat anda marah);

Motivasi, i.e. pertukaran motif, matlamat, keperluan, sikap (ayuh, ayuh!).

Komunikasi perniagaan digunakan untuk mengatur dan mengoptimumkan satu atau lain jenis aktiviti (profesional, perindustrian, saintifik, komersial, politik, dll.) Dan oleh kerana komunikasi ialah aktiviti khusus subjek, kandungan setiap bentuk komunikatif (kuliah, laporan, perbincangan , perbualan) bergantung pada niat komunikatif dan hasil yang diharapkan. Jadi, jika tujuan komunikasi adalah untuk menjelaskan sesuatu, maka kandungan dan bentuk penyampaian maklumat akan bersifat instruktif (instruksi), naratif (perundingan) atau penaakulan (komentar). Jika perlu untuk menyangkal hujah seseorang, maka bukti dan teguran kritis akan digunakan.

Di samping itu, kandungan komunikasi perniagaan boleh dipengaruhi oleh ciri-ciri situasi semasa dan kualiti peribadi pasangan. Sebagai contoh, untuk menyampaikan maklumat anda ingin menggunakan kaedah potongan (daripada umum kepada khusus), tetapi semasa komunikasi anda yakin bahawa untuk ini rakan kongsi perniagaan kaedah induksi adalah lebih sesuai (daripada kes tertentu, contoh kepada generalisasi dan kesimpulan).

1. 
   Komunikasi Perniagaan

Melalui komunikasi perniagaan adalah kaedah pengekodan, penghantaran dan penyahkodan (mentafsir) maklumat.

Pengekodan adalah satu cara untuk menghantar maklumat daripada seseorang kepada orang lain. Pengekodan berlaku menggunakan simbol dan tanda (huruf, rajah, bunyi, gerak isyarat).

Penghantaran maklumat yang dikodkan berlaku melalui saluran. Saluran boleh menjadi udara, wayar, kertas.

1. 
   Fungsi komunikasi perniagaan

FUNGSI [dari lat. functio - pelaksanaan] - tugas, pelbagai aktiviti; tujuan, peranan.

Oleh itu, kita akan bercakap tentang tujuan komunikasi perniagaan .

Yang berikut dibezakan: fungsi utama komunikasi perniagaan:

Instrumental, i.e. sebagai cara kawalan, untuk mendorong tindakan yang perlu;

Integratif, i.e. sebagai cara menyatukan orang ramai, rakan kongsi perniagaan;

Persembahan diri, i.e. sebagai cara ekspresi diri, demonstrasi matlamat dan minat peribadi;

Terjemahan, i.e. sebagai satu cara untuk menghantar maklumat (perintah, arahan, arahan, laporan, penilaian);

- kawalan sosial, iaitu sebagai satu cara untuk mengawal tingkah laku dan aktiviti pekerja;

Sosialisasi, i.e. sebagai satu cara untuk membangunkan kemahiran budaya komunikasi perniagaan dalam satu pasukan;

Ekspresif, iaitu. sebagai alat untuk meluahkan pengalaman emosi.

1. 
   Jenis Komunikasi Interpersonal

Jenis utama komunikasi interpersonal ialah imperatif, manipulasi dan dialog.

Mustahak ialah satu bentuk arahan autoritarian yang mempengaruhi rakan komunikasi untuk mengawal tingkah lakunya dan pemasangan dalaman, paksaan terhadap tindakan dan keputusan tertentu. Rakan kongsi bertindak dalam peranan pasif. Cara pengaruh ialah perintah, arahan, preskripsi, keperluan.

Manipulasi – mempengaruhi pasangan untuk mencapai niat tersembunyi. Peranan pasangan juga pasif. Perbezaan daripada imperatif ialah pasangan tidak dimaklumkan tentang matlamat sebenar komunikasi. Cara pengaruh - urus niaga (sambungan "di atas" (ibu bapa), "bawah" (kanak-kanak), "seterusnya" (dewasa)).

Kedua-dua imperatif dan manipulasi adalah jenis komunikasi monolog. Seseorang melihat pasangan sebagai objek pengaruhnya, bertindak berdasarkan matlamat dan minatnya sendiri, mengabaikan matlamat dan kepentingan orang lain.

Dialog – komunikasi dua hala. Syarat komunikasi dialog;

1. 
   komunikasi berdasarkan prinsip "di sini dan sekarang", i.e. mengambil kira perasaan, motif dan keadaan fizikal untuk sekarang;
2. 
   persepsi pasangan sebagai orang yang sama yang mempunyai hak untuk pendapatnya sendiri;
3. 
   personifikasi komunikasi, i.e. bercakap bagi pihak anda sendiri, mengemukakan matlamat, perasaan dan keinginan anda.

1. 
   Bentuk komunikasi perniagaan

Komunikasi manusia adalah pelbagai bentuknya.

Ini adalah bagaimana mereka berbeza:

Komunikasi langsung dan tidak langsung.

Langsung – hubungan langsung menggunakan cara lisan (pertuturan) dan bukan lisan. Tidak langsung - melalui perantara.

Langsung dan tidak langsung.

Terus – melalui organ manusia (pita suara, tangan, kepala). Tidak langsung - dengan bantuan cara teknikal(TV, radio, telefon), secara bertulis.

Interpersonal dan jisim.

Interpersonal – dalam kumpulan atau berpasangan. Ini bermakna pengetahuan ciri individu rakan kongsi, pemahaman, pengalaman aktiviti bersama. Jisim – berbilang kenalan langsung orang asing atau melalui media.

Untuk komunikasi perniagaan, komunikasi interpersonal langsung adalah yang paling tipikal.
Komunikasi boleh berlaku dalam bentuk lisan atau bertulis.

Komunikasi bertulis dijalankan menggunakan pesanan, laporan, sijil, surat, dsb. Bahagian formal mereka diwakili oleh aliran dokumen organisasi.

Komunikasi lisan berlaku melalui hubungan langsung antara orang atau melalui telefon.
Komunikasi lisan

Dalam proses komunikasi lisan, tingkah laku komunikatif pekerja ditunjukkan.
Jenis tingkah laku komunikatif:

1. 
   pertandingan

1. 
   Konfrontasi

1. 
   Perbadanan(kerjasama paksa)

1. 
   Kerjasama(kerjasama sukarela)

1. 
   Kenalan

Tingkah laku komunikatif yang berkesan tidak mungkin dilakukan tanpa kemahiran komunikasi. Ini termasuk:

Kemahiran mendengar;

Kemahiran pertuturan;

Kemahiran komunikasi bukan lisan.
Kemahiran mendengar

Pendengaran mungkin:

pasif

Aktif.

Pada mendengar pasif: seseorang mendengar, tetapi tidak mendalami apa yang didengarinya. Oleh itu, persepsinya mungkin tidak mencukupi dan reaksinya di luar jangkaan.

Aktif pendengaran mempunyai ciri-ciri berikut:

1. 
   segala yang diperkatakan oleh lawan bicara didengari sepenuhnya. Selain itu, perhatian diberikan bukan sahaja kepada kandungan perkataan, tetapi juga kepada perasaan dan emosi.
2. 
   reaksi terhadap perasaan dan emosi dizahirkan supaya lawan bicara melihat bahawa dia sedang didengari dan difahami.
3. 
   perhatian diberikan kepada semua isyarat yang digunakan oleh lawan bicara (isyarat, pandangan).

Apabila menganjurkan komunikasi, adalah perlu untuk mengambil kira kemungkinan halangan untuk mendengar secara aktif.

Ketidakselesaan fizikal (keletihan, sakit kepala, kesesakan);

Gangguan dan bunyi luar;

Keasyikan dengan pemikiran lain;

Jawapan yang telah disediakan sebelumnya;

Bercakap tentang diri anda (memindahkan perbualan kepada masalah anda);

Pemperibadian (memindahkan perbualan daripada masalah umum kepada masalah peribadi);

Sikap prejudis terhadap lawan bicara;

Mendengar terpilih (seseorang hanya mendengar apa yang dia mahu dengar).
Kemahiran pertuturan

Kemahiran bertutur bermaksud kebolehan untuk menyatakan fikiran seseorang. Keupayaan untuk menyatakan pemikiran seseorang membayangkan:

1. 
   keupayaan untuk menarik minat lawan bicara.
2. 
   kebolehan untuk menyatakan pemikiran seseorang.
3. 
   kebolehan berhujah.

Orientasi diri menunjukkan dirinya dalam perkara berikut:

Seseorang tidak menyusun pemikirannya sebelum menyatakannya.

Seseorang menyatakan dirinya secara tidak tepat dan samar-samar.

Orang itu bercakap terlalu lama, sehingga pada akhir frasa, lawan bicara tidak lagi mengingati apa yang berlaku pada mulanya.

Seseorang bercakap tanpa menghiraukan reaksi lawan bicaranya.

Perbualan tanpa orientasi kepada lawan bicara mengambil bentuk monolog. Dengan komunikasi sedemikian, sehingga 50% maklumat hilang.

Bentuk komunikasi lisan yang lebih berkesan ialah dialog. Asas dialog ialah kebolehan bertanya. Hakikat soalan sudah menunjukkan minat dan keinginan untuk berkomunikasi.

Kemungkinan komunikasi dialog diperluaskan jika perkara berikut digunakan: jenis soalan:

- buka, iaitu menyiratkan jawapan terperinci (soalan tertutup biasanya dijawab "ya" atau "tidak").

- cermin, iaitu mengandungi pengulangan dalam bentuk interogatif sebahagian daripada pernyataan lawan bicara. Oleh itu, anda boleh memaksa dia untuk memberi perhatian kepada apa yang dikatakan, perhatikan dan betulkan kesilapan, jelaskan dan jelaskan.

- geganti, iaitu pernyataan proaktif daripada lawan bicara yang mengarahkan perbualan ke arah yang betul.

Komunikasi telefon adalah khusus. asas peraturan komunikasi telefon:

Apabila anda mengangkat telefon, anda mesti memperkenalkan diri anda dan menamakan organisasi atau jabatan.

Sebelum mendail nombor, anda perlu memikirkan ucapan anda, merumuskan soalan, dan menyediakan maklumat yang diperlukan.

Anda tidak boleh bertanya beberapa soalan berturut-turut; anda mesti berhenti seketika untuk mendengar jawapannya.

Perlu diingat bahawa perbualan telefon memburukkan lagi kekurangan pertuturan, jadi anda perlu bercakap dengan jelas dan tidak terlalu cepat.

Tugas pengurus adalah untuk mengajar orang bawahannya cara berkomunikasi dengan betul melalui telefon.
Kemahiran Komunikasi Bukan Lisan

Menyiratkan keupayaan untuk menggunakan gerak isyarat, pandangan, postur, ruang, masa, penampilan untuk menghantar maklumat.

Petunjuk bukan lisan boleh menyokong atau bercanggah dengan perkataan yang dituturkan, bergantung pada apa yang ingin dikatakan oleh penutur dan cara pendengar mentafsirnya.

Mesej bukan lisan dirasakan, ditafsir dan disimpan dalam ingatan hampir tanpa sedar. Kadang-kadang juga tanpa sedar seseorang itu menggunakan cara bukan lisan(kadang-kadang merugikan anda).

Seseorang yang memahami bahasa isyarat boleh lebih memahami perasaan sebenar lawan bicara, dan boleh dengan sengaja mengelirukan dan memanipulasi.

Berkesan cara komunikasi bukan lisan boleh jadi:

Angkasa

Penampilan.

Pada penggunaan ruang untuk menyampaikan maklumat Kepentingan khusus ialah:

1. 
   tempat di mana komunikasi berlaku;
2. 
   kedudukan bersama peserta komunikasi.

Pada menggunakan masa untuk menyampaikan maklumat Kepentingan khusus ialah:

1. 
   ketepatan masa;
2. 
   kelajuan tindak balas terhadap mesej yang diterima daripada lawan bicara.

Pada menggunakan penampilan sebagai alat komunikasi bukan lisan perlu diingat bahawa penampilan seseorang bukan sahaja bercakap tentang sikapnya terhadap dirinya sendiri, tetapi juga terhadap lawan bicaranya dan terhadap subjek komunikasi.
Kemahiran komunikasi diperlukan dalam situasi pengurusan seperti:

Menetapkan matlamat dan objektif untuk orang bawahan;

Rundingan;

Penyelesaian konflik.

Diterima secara umum bentuk komunikasi perniagaan lisan adalah mesyuarat dan perbualan perniagaan, mesyuarat, mesyuarat, rundingan, persidangan.

Terdapat juga yang lebih moden bentuk inovatif :

- pembentangan– ini adalah persembahan rasmi sesuatu yang baru dicipta (perusahaan, projek, produk);

- « meja bulat» - ini ialah mesyuarat dalam rangka acara yang lebih besar, digunakan secara percuma persidanganpeserta heterogen untuk perbincangan langsung tentang masalah tertentu. Bentuk komunikasi ini dicirikan oleh ciri-ciri berikut:

1) tujuan perbincangan adalah untuk merumuskan idea dan pendapat berkenaan masalah yang dibincangkan;

2) semua peserta meja bulat bertindak sebagai penyokong (mereka mesti menyatakan pendapat tentang isu yang dibincangkan, dan bukan pada pendapat peserta lain);

3) semua peserta dalam perbincangan mempunyai hak yang sama; tiada siapa yang berhak menentukan kehendak dan keputusan mereka.

Semasa meja bulat, penyelesaian dan idea asal jarang dilahirkan. Lebih-lebih lagi, meja bulat sering memainkan lebih banyak peranan maklumat dan propaganda daripada berfungsi sebagai alat untuk membangunkan penyelesaian khusus.

- sidang media– acara untuk media massa, dijalankan dalam kes di mana terdapat berita penting dari segi sosial, dan organisasi atau individu orang terkenal berkaitan secara langsung dengan berita ini ingin memberikan ulasan mengenai berita ini yang akan menarik minat dan kepentingan orang ramai;
Teknologi sidang akhbar

Kebiasaannya, semasa sidang media, pesertanya menjawab soalan wartawan secara langsung atau tidak langsung berkaitan topik sidang media tersebut.

1. 
   Kira-kira seminggu sebelum sidang akhbar yang dijangkakan, adalah perlu untuk memaklumkan kepada media yang kehadirannya diperlukan pada sidang akhbar itu, bergantung pada topiknya. Biasanya, ini dilakukan dengan menghantar siaran akhbar (siaran akhbar rasmi) melalui e-mel atau faks.
2. 
   Setelah siaran akhbar telah dihantar, sila sahkan resit dengan menelefon.
3. 
   Sehari sebelumnya, bilangan mereka yang menerima jemputan dan mereka yang akan menghadiri sidang media itu disemak semula.
4. 
   Kehadiran "watak yang boleh dikenali" adalah penting. Oleh itu, anda perlu menjalin hubungan dengan mereka terlebih dahulu dan menjemput mereka, supaya mereka berminat.

Masa optimum untuk mengadakan sidang akhbar adalah dari 11.00 hingga 16.00.

Tempoh sidang akhbar biasanya dari 30 minit hingga 3 jam, bergantung kepada topik dan bilangan wartawan.

Fungsi pembentang:

1. 
   Mengumumkan permulaan dan akhir acara;
2. 
   terima soalan;
3. 
   memesongkan soalan yang tidak diingini, i.e. biarkan tidak dijawab, memetik penyimpangan daripada topik yang tidak diingini;
4. 
   pilih calon untuk soalan seterusnya;

- pameran – Ini ialah pertunjukan, demonstrasi umum tentang pencapaian dalam satu atau lebih bidang aktiviti.

- adil – berulang setiap tahunpenjualan barang. Pameran sering diadakan sebagai sebahagian daripada satu atau lain acara pameran. Tidak seperti pameran biasa, pengunjung pameran berpeluang untuk segera membeli pameran yang mereka suka.

1. 
   Perbualan perniagaan sebagai satu bentuk komunikasi perniagaan

Perbualan perniagaan - Ini adalah perbualan terutamanya antara dua orang lawan bicara. Ini adalah perbualan substantif yang dianjurkan khas yang berfungsi untuk menyelesaikan masalah pengurusan.

Tidak seperti rundingan perniagaan, yang lebih berstruktur dan, sebagai peraturan, dijalankan antara wakil organisasi yang berbeza (atau bahagian organisasi yang sama), perbualan perniagaan lebih kerap berlaku antara wakil organisasi yang sama. Ia lebih tidak formal dan berorientasikan peribadi.

Matlamat perbualan perniagaan:

1. 
   mempunyai pengaruh tertentu pada lawan bicara, menggalakkan tindakan, mewujudkan hubungan perniagaan baharu;
2. 
   memahami intipati masalah;
3. 
   membangunkan penyelesaian berdasarkan ekspresi dan analisis pendapat pekerja.

Perjalanan perbualan dikawal oleh penyoal, jadi untuk mengarahkan alirannya ke arah yang betul, adalah sesuai untuk menggunakan soalan terbuka dan geganti.
Jenis perbualan perniagaan:

1. 
   Perbualan semasa memohon pekerjaan (temuduga pilihan).

a) sama ada calon boleh mengatasi kerja ini dan sama ada dia boleh melakukannya dengan lebih baik daripada yang lain;

b) adakah kualiti peribadi calon memenuhi syarat? budaya organisasi, dan sama ada dia boleh berjaya berinteraksi dengan pekerja lain.

Hasil perbualan ialah keputusan tentang kesesuaian calon untuk pekerjaan itu.

2. Perbualan semasa dibuang kerja (keluar temuduga).

Matlamat bergantung pada sebab pemecatan pekerja.

a) jika seseorang meletakkan jawatan kerana sesuka hati, anda boleh mengetahui sebab sebenar pemecatan untuk mendapatkan gambaran tentang masalah dalam organisasi. Jika puncanya adalah konflik buruh, adalah penting untuk cuba mengurangkan keadaan untuk mengelakkan maklumat negatif daripada bocor di luar sempadan organisasi. Keputusan - maklumat tambahan tentang keadaan organisasi dan mengekalkan imej positif organisasi dalam pasaran buruh.

b) jika pekerja meletak jawatan atas inisiatif majikan, sebab-sebab keputusan sedemikian boleh dijelaskan, dan, jika perlu, sokongan psikologi atau perundingan juga boleh diberikan untuk memelihara reputasi organisasi sebagai majikan dalam pasaran buruh . Hasil perbualan adalah mengekalkan imej positif organisasi.

3. Perbualan bermasalah dan disiplin.

Ia dijalankan apabila gangguan berlaku dalam kerja pekerja, atau berdasarkan pelanggaran disiplin. Supaya perbualan ini mempunyai sifat membina(dan bukan hanya "jarak"), adalah disyorkan untuk mengikuti peraturan berikut:

Kumpul terlebih dahulu semua maklumat yang diperlukan tentang pekerja dan kerjanya;

Perhatikan urutan mesej berikut:

1) maklumat positif tentang kerja pekerja;

2) kritikan;

3) mengajar bagaimana keadaan boleh diperbetulkan, menyatakan keyakinan terhadap kebolehan dan motivasi pekerja.

Buat ulasan sespesifik mungkin;

Mengkritik prestasi kerja, bukan orangnya.

Untuk membuat keputusan berdasarkan hasil perbualan, adalah perlu untuk memahami sebab pelanggaran yang dilakukan oleh pekerja. Penyelesaiannya mungkin dengan menindih tindakan tatatertib, dan memberikan bantuan (cth, menugaskan mentor).
Organisasi struktur perbualan perniagaan

Menjalankan perbualan memerlukan beberapa peringkat wajib: peringkat persediaan; memulakan perbualan; perbincangan masalah; membuat keputusan; mengakhiri perbualan.

Peringkat persediaan. Semasa persediaan untuk perbualan yang akan datang, adalah perlu untuk memikirkan isu kebolehlaksanaannya, syarat dan masa pegangannya, dan menyediakan bahan dan dokumen yang diperlukan.

Sebagai contoh, apabila memilih lokasi untuk perbualan, adalah berguna untuk dipertimbangkan cadangan berikut pakar: anda akan berasa lebih yakin di pejabat anda jika inisiatif untuk perbualan datang daripada anda. Di pejabat lawan bicara anda, lebih mudah bagi anda untuk menyelesaikan isu yang anda ambil secara objektif lebih berfaedah. Sekiranya perlu untuk membangunkan keputusan bersama, program tindakan bersama, masuk akal untuk menjadualkan mesyuarat "di wilayah neutral", di mana tidak ada pihak yang mempunyai kelebihan.

Memulakan perbualan. Tugas-tugas yang diselesaikan pada permulaan perbualan berkaitan, pertama sekali, untuk mewujudkan hubungan dengan lawan bicara, mewujudkan suasana persefahaman bersama, dan membangkitkan minat dalam perbualan. Ia adalah pada frasa pertama setiap peserta mesyuarat bahawa sikap lanjut mereka terhadap subjek perbualan dan lawan bicara mereka sebagai individu bergantung.

Kami menyenaraikan beberapa kaedah yang boleh digunakan dengan berkesan pada permulaan perbualan:

Kaedah Melegakan Ketegangan: penggunaan rayuan peribadi, pujian, jenaka untuk menjalin hubungan yang lebih rapat dengan lawan bicara.

Kaedah cangkuk: penggunaan peristiwa, perbandingan, tanggapan peribadi, anekdot atau soalan luar biasa yang membolehkan anda secara kiasan membentangkan intipati masalah yang perbualan itu harus dibincangkan.

Kaedah untuk merangsang permainan imaginasi: mengemukakan pada permulaan perbualan banyak soalan tentang beberapa masalah yang harus dipertimbangkan semasa perbualan.

Kaedah Pendekatan Langsung: Terus kepada intipati tanpa sebarang perbincangan - menyatakan secara ringkas sebab perbualan dijadualkan dan cepat beralih kepada isu khusus.

Bahagian utamaperbualan bertujuan untuk mengumpul dan menilai maklumat mengenai isu yang dibincangkan; mengenal pasti motif dan matlamat lawan bicara; penghantaran maklumat yang dirancang. Kejayaan pelaksanaan fasa ini dipermudahkan dengan penguasaan teknik menyoal, kaedah mendengar secara aktif dan persepsi maklumat dan fakta.

Halangan untuk mewujudkan suasana perbualan perniagaan yang jujur, membina dan kritikal boleh:

Tidak bijaksana memotong pertengahan ayat;

Keputusan yang tidak wajar oleh lawan bicara untuk menyatakan pendapatnya;

Mengenakan pendapat ketua perbualan;

Mengabaikan atau mempersendakan hujah lawan bicara;

Reaksi kasar terhadap rakan kongsi yang menyatakan pandangan yang bertentangan;

Manipulasi fakta;

Syak wasangka tidak berasas, kenyataan tidak berasas, kritikan untuk kritikan;

Bahagian akhir perbualan berfungsi sebagai sejenis penilaian umum mengenainya. Berjaya melengkapkan perbualan bermakna mencapai matlamat yang telah ditetapkan. Objektif peringkat ini ialah: merumuskan pencapaian matlamat; merangsang lawan bicara untuk menjalankan aktiviti yang dimaksudkan; mengekalkan, jika perlu, hubungan lanjut dengan lawan bicara.

Adalah penting untuk memisahkan akhir perbualan daripada fasa lain; untuk ini, ungkapan seperti: "Mari kita ringkaskan" atau "Kita telah sampai ke penghujung perbualan kita" digunakan.

1. 
   Mesyuarat perniagaan

Mesyuarat perniagaan - satu bentuk interaksi yang teratur dan bertujuan yang dikaitkan dengan pembuatan keputusan oleh sekumpulan pihak berkepentingan

Mesyuarat mengambil sebahagian besar masa kerja pengurus. Lebih-lebih lagi, semakin tinggi kedudukan seseorang dalam organisasi, semakin kerap dia perlu mengambil bahagian dalam mesyuarat. Sementara itu, kebanyakan orang mempunyai rasa tidak suka yang teruk untuk jenis aktiviti profesional ini. Ia disebabkan oleh kecekapan yang sangat rendah kebanyakan mesyuarat dan persidangan, yang dijelaskan oleh ketidaktahuan tentang prinsip paling mudah untuk menyediakan dan mengendalikan mesyuarat.

Mesyuarat perniagaan - adalah aktiviti yang berkaitan dengan membuat keputusan kumpulan pihak yang berkepentingan. Sehubungan itu, organisasi mesyuarat dipengaruhi oleh ciri-ciri tingkah laku kumpulan seperti pengagihan status dan peranan dalam kumpulan, hubungan antara ahli kumpulan, tekanan kumpulan, dll.
Mengadakan mesyuarat berfaedah, apabila perlu:

Menyampaikan maklumat kepada beberapa pekerja pada masa yang sama;

Membuat keputusan secara kolektif;

Mencapai persetujuan dengan keputusan dengan melibatkan pekerja dalam perbincangannya;

Gunakan mesyuarat untuk pertumbuhan profesional pekerja.

Sehubungan itu, adakan mesyuarat tidak sesuai Bila:

Maklumat boleh disebarkan secara bertulis atau lisan melalui telefon;

Keputusan telah pun dibuat;

Tidak ada masa untuk perbincangan kolegial mengenai keputusan itu.
Syarat untuk mesyuarat yang berjaya:

1. 
   Pemimpin mesti mengembangkan pendapatnya sendiri tentang cara menyelesaikan masalah dan memikirkan taktik mengendalikan mesyuarat terlebih dahulu.
2. 
   Jemputan hendaklah dimaklumkan terlebih dahulu mengenai agenda mesyuarat untuk memikirkan masalah terlebih dahulu dan datang ke mesyuarat dengan cadangan mereka. Mereka yang dijemput hendaklah termasuk:

Mereka yang terjejas oleh masalah;

Mereka yang diharapkan untuk melaksanakan keputusan tersebut.

3. Pertemuan mesti diatur dengan baik supaya tidak berlaku pertikaian atau konflik, kerana kemungkinan semua yang hadir akan mempertahankan pandangan mereka.

4. Adalah perlu untuk mendengar pendapat semua yang hadir, dan dari bawah ke atas dalam hierarki perkhidmatan.

5. Keputusan mesyuarat hendaklah keputusan yang diluluskan oleh majoriti peserta (kompromi mesti dicari).
Ada mesyuarat jenis yang berbeza: untuk bertukar maklumat, untuk merumus masalah, untuk menyelesaikan masalah, untuk membuat keputusan.

Rajah 1: Proses untuk menganjurkan mesyuarat
Jenis mesyuarat perniagaan

Mesyuarat perniagaan dikelaskan mengikut kriteria berikut:

1. Dengan tergolong dalam bidang kehidupan awam: pentadbiran perniagaan, saintifik atau saintifik dan teknikal (seminar, simposium, persidangan, kongres), mesyuarat dan sesi politik, kesatuan sekerja dan organisasi awam lain, mesyuarat bersama;

2. Mengikut skala menarik peserta: antarabangsa, republik, sektoral, serantau, serantau, bandar, daerah, dalaman (pada skala satu organisasi atau bahagiannya);

3. Di tempat kejadian: tempatan, melawat;

4. Mengikut kekerapan: tetap, tetap (ditemui secara berkala, tetapi tanpa keteraturan yang stabil);

5. Mengikut bilangan peserta: dalam komposisi sempit (sehingga 5 orang), dalam komposisi yang diperluas (sehingga 20 orang), wakil (lebih daripada 20 orang).

6. Mengikut tujuan acara: instruktif, operasi (penghantar), masalah.

Objektif mesyuarat taklimat - siaran maklumat yang diperlukan dan pesanan dari atas ke bawah mengikut skim pengurusan untuk pelaksanaan yang pantas. Keputusan yang dibuat oleh ketua perusahaan atau organisasi dibawa ke perhatian peserta mesyuarat, tugas diagihkan dengan arahan yang sesuai, isu yang tidak jelas dijelaskan, dan tarikh akhir dan kaedah untuk menyelesaikan tugasan ditentukan.

Matlamat mesyuarat operasi (penghantar).- mendapatkan maklumat tentang keadaan semasa. Tidak seperti mesyuarat taklimat, maklumat mengalir dari bawah ke atas melalui skim pengurusan. Peserta dalam mesyuarat sebegini memberi maklumat tentang kemajuan kerja di lapangan. Mesyuarat operasi diadakan secara berkala, sentiasa pada masa yang sama, senarai peserta adalah tetap, tidak ada agenda khas, mereka menumpukan kepada tugas-tugas mendesak semasa dan 2-3 hari akan datang.

Tujuan mesyuarat masalah – mencari penyelesaian terbaik untuk masalah tertentu dalam masa yang sesingkat mungkin.
Dalam amalan pengurusan, mesyuarat biasanya dipengerusikan oleh pengurus. Keadaan ini sering mengurangkan keberkesanannya, kerana pemimpin perlu memainkan tiga peranan pada masa yang sama: dia adalah pusat kuasa dan penganjur proses perbincangan, dan bertanggungjawab ke atas keputusan mesyuarat. Analisis peranan pemimpin dalam mesyuarat membawa kepada pembangunan kaedah kemudahan.

Kemudahan bermakna menggunakan pihak ketiga yang neutral dengan fikiran terbuka tentang isu yang dibincangkan untuk menjalankan proses yang akan meningkatkan kemungkinan mencapai persetujuan yang boleh diterima bersama.

Fasilitator- pakar dalam mengatur proses interaksi antara peserta mesyuarat.

Seorang fasilitator boleh membantu, khususnya

Apabila mengadakan mesyuarat bertujuan untuk menyelesaikan isu atau konflik kontroversi;

Apabila mengadakan mesyuarat yang bertujuan untuk mewujudkan hubungan perkongsian;

Apabila menjalankan mesyuarat antara organisasi dan pelbagai hala, apabila situasi di mana mana-mana peserta mempunyai kuasa hebat daripada yang lain, dan terdapat risiko mereka menindas pendapat peserta lain.

1. 
   Rundingan

Rundingan – komunikasi antara pihak untuk mencapai matlamat mereka, di mana setiap pihak mempunyai peluang yang sama untuk mengawal keadaan dan membuat keputusan.

Fungsi rundingan:

1. 
   mencari penyelesaian bersama untuk masalah itu;
2. 
   fungsi maklumat
3. 
   fungsi komunikatif
4. 
   fungsi pengawalseliaan
5. 
   fungsi propaganda
6. 
   menyelesaikan masalah dasar dalam dan luar negara anda sendiri

Jenis-jenis rundingan:

Terdapat dua jenis rundingan utama - kedudukan dan berprinsip:

- kedudukan, yang strateginya tertumpu kepada pertikaian tentang perkara (kedudukan) tertentu dalam menyelesaikan isu konflik. Contohnya, pertikaian tentang klausa khusus kontrak, pertikaian tentang harga semasa proses pembelian dan penjualan. Strategi ini lebih kerap dipanggil dagangan kedudukan;

- asas(atau rundingan berdasarkan merit) melibatkan pertimbangan maksimum kepentingan pihak-pihak dan pembangunan bersama perjanjian umum atas dasar ini.

Kedua-dua jenis rundingan yang diterangkan di atas juga boleh berlaku sebagai:

- rundingan lembut apabila pihak-pihak bersedia untuk membuat konsesi yang tidak berkesudahan antara satu sama lain untuk mencapai persetujuan dan mengekalkan hubungan baik, yang akhirnya membawa kepada penerimaan keputusan yang tidak berkesan bagi kedua-dua pihak;

- rundingan yang sukar , iaitu menegaskan pada semua kos sendiri, biasanya melampau, kedudukan, untuk kebanyakan bahagian mengabaikan kepentingan pihak lain.

Mengenai klasifikasi rundingan lain, mereka mungkin berbeza dalam bilangan dan tahap peserta, dalam julat isu yang dibincangkan, dalam mekanisme membuat keputusan, tempoh, keteraturan, tahap formaliti dan pelaksanaan mandatori keputusan yang dibuat.

Peringkat rundingan:

1. 
   Persediaan untuk rundingan;
2. 
   Proses rundingan;
3. 
   Penyelesaian rundingan dan analisis keputusan mereka.

Peringkat persediaan termasuk maklumat dan latihan organisasi.

Penyediaan maklumat termasuk:

1. 
   analisis masalah, diagnosis situasi;
2. 
   pembentukan pendekatan biasa kepada rundingan, matlamat, objektif, kedudukan mereka;
3. 
   meramalkan perkembangan keadaan, mengenal pasti penyelesaian yang mungkin;
4. 
   penyediaan cadangan dan hujahnya, merangka dokumen yang diperlukan.

Persediaan organisasi termasuk:

1. 
   penentuan komposisi delegasi dan ketuanya.

2) mewujudkan hubungan kerja dengan bakal rakan kongsi: menunjukkan minat untuk mengambil bahagian dalam rundingan, meminta (jika perlu) maklumat tambahan(contohnya, dokumentasi teknikal).

3) persetujuan dengan rakan kongsi mengenai aspek organisasi rundingan yang akan datang (tahap rundingan (siapa ketua delegasi: ketua perusahaan, timbalannya, dll.?), lokasi rundingan, kuantitatif komposisi delegasi (berapa orang yang akan mengambil bahagian dalam rundingan?).

4) membuat cadangan dalam agenda (apa isu dan dalam susunan yang anda ingin bincangkan).

Ia juga penting untuk diberi perhatian latihan taktikal, yang memberi tumpuan kepada pilihan kaedah dan kaedah rundingan, pengagihan peranan antara ahli pasukan, penyahpepijatan pekerja, hubungan perniagaan bersama-sama dengan pasangan.
Proses rundingan
Tempat duduk: ketua delegasi duduk di tengah, bertentangan dengannya adalah ketua delegasi rakan kongsi; di sebelah kanan kepala ialah orang kedua dalam delegasi, di sebelah kiri ialah penterjemah (jika perlu).
Perbualan langsung

Peringkat pertama ialah penjelasan kepentingan, kedudukan, matlamat, dan lain-lain perunding. (Perhatian: tidak kira seberapa baik penyediaan dijalankan, sentiasa terdapat beberapa perkara yang tidak jelas).

Peringkat kedua ialah perbincangan jawatan; Perkara utama pada peringkat ini ialah penghujahan penyelesaian yang dicadangkan.

Peringkat ketiga ialah penyelarasan jawatan. Adalah dinasihatkan untuk terlebih dahulu bersetuju dengan garis besar perjanjian (membangunkan formula umum), kemudian membincangkan butirannya. Taktik ini menjimatkan masa. hidup peringkat akhir Pihak-pihak mula menyunting teks.

Nada tenang, walaupun pasangan itu jengkel atau agresif, anda mesti mendengar dengan teliti kepada lawan bicara hingga akhir, tanpa mengganggu;

5–7 minit selepas permulaan, teh dan kopi dihidangkan;

Selepas satu jam perbualan, teh dan kopi ditawarkan lagi;

Pada akhir rundingan (menandatangani protokol niat, kontrak, perjanjian), acara protokol (contohnya, resepsi) dianjurkan.

Analisis keputusan rundingan.

Khususnya, adalah perlu untuk menganalisis:

1. 
   apakah tindakan yang menyumbang kepada kejayaan (kegagalan) rundingan;
2. 
   apakah kesukaran yang timbul, bagaimana kesukaran ini diatasi;
3. 
   apa yang tidak diambil kira semasa membuat persediaan untuk rundingan, mengapa;
4. 
   apakah kejutan yang timbul semasa rundingan;
5. 
   apakah tingkah laku rakan kongsi semasa rundingan;
6. 
   apakah prinsip rundingan yang boleh dan patut digunakan dalam rundingan lain.

Sekiranya berlaku kemungkinan kegagalan untuk memenuhi perjanjian, adalah perlu untuk memberitahu rakan kongsi terlebih dahulu, menawarkan pilihan pampasan (jika ia tidak dinyatakan dalam kontrak).
Taktik rundingan

Taktikrundingan- satu set tindakan khusus (termasuk ucapan), yang dilakukan dalam susunan tertentu dan dalam jangka masa tertentu untuk mencapai matlamat perantaraan rundingan.

Sebagai contoh, taktik berikut boleh digunakan:

1. 
   Peningkatan beransur-ansur dalam kerumitan isu yang sedang diselesaikan, apabila rakan kongsi pertama diminta untuk menyelesaikan isu yang kurang penting, kurang bermasalah, yang agak mudah untuk mendapatkan jawapan yang positif. Ini mewujudkan iklim psikologi yang menggalakkan dan menunjukkan bahawa masalah itu boleh diselesaikan. Yang berikut ialah carian untuk "kawasan penyelesaian biasa" dan " formula am keputusan." Untuk membuat pasangan anda bersetuju dengan isu yang kurang penting, anda boleh "memecahkan" masalah kepada komponennya dan mendapatkan persetujuan mengenai setiap elemen. Penyelesaian positif kepada beberapa isu mudah membantu meyakinkan pasangan anda bahawa masalah yang lebih kompleks boleh diselesaikan.
2. 
   "Pembungkusan"cadangan, apabila tawaran yang tidak menarik dikaitkan dengan beberapa tawaran yang menarik dan ditawarkan kepada rakan kongsi yang berminat dalam pelaksanaan pantas yang kedua. Taktik ini mempercepatkan perjanjian dan memberi keutamaan kepada pemula pakej cadangan.
3. 
   Taktik konsesi secara beransur-ansur; taktik ini tidak semestinya melemahkan kedudukan pasangan. Bersetuju untuk membuat konsesi lebih cenderung dilihat sebagai keinginan untuk mengelakkan rasa malu bagi kedua-dua pihak.

Kaedah rundingan:

1. Kaedah variasi boleh dilaksanakan pada peringkat persediaan rundingan. Ia terdiri daripada mengagihkan hasil yang dijangkakan kepada:

Penyelesaian yang ideal untuk masalah;

Penyelesaian optimum dan aspek mana dalam menyelesaikan masalah boleh diabaikan;

Keputusan paksa dan masanya;

Tawaran daripada pasangan yang pastinya harus ditolak.

Semua pilihan ini difikirkan terlebih dahulu, begitu juga dengan pilihan strategi untuk setiap satu.

1. 
   Kaedah integrasi Adalah dinasihatkan untuk menggunakannya jika rakan kongsi tidak menyimpang dari kepentingan sempitnya dan menjalankan tawar-menawar kedudukan.

1. 
   Kaedah pengimbangan saya menumpukan perhatian perunding pada analisis yang teliti terhadap sistem hujah balas rakan kongsi. Kaedah ini digunakan dalam dua kes. hidup peringkat persediaan, apabila mustahil untuk mensimulasikan perjalanan rundingan tanpa menganalisis kedudukan rakan kongsi, dan semasa rundingan, apabila rakan kongsi "bermain untuk masa", tidak mahu mengambil risiko atau tidak cukup cekap.

1. 
   Kaedah kompromi dimanifestasikan dalam kesediaan rakan kongsi untuk mengambil kira kepentingan satu sama lain dan membuat konsesi. Ini melibatkan meninggalkan keperluan asal dan merumuskan keperluan baharu.