جامعة موسكو الحكومية للطباعة. الجوانب النظرية لتنظيم ومراقبة تنفيذ القرارات الإدارية
18.6. تنظيم تنفيذ القرارات
لا يمكن المبالغة في تقدير دورها في الأنشطة الإدارية. من السذاجة الاعتقاد أنه إذا اتخذت قرارًا جيدًا (حتى الأفضل)، فسيتم تنفيذه دون صعوبة كبيرة، وستحدث التغييرات المخطط لها بطريقة "طبيعية".
تنفيذ قرار الإدارة- هذا عمليةحلول دائمة للمهام النموذجية والمتكررة والمهام الجديدة التي يمكن تنظيمها وفقًا للمعايير المقبولة.
في تنظيم تنفيذ القرارات من الضروري الجودة فصولمهمة جديدةيعترف حشد الجهودفناني الأداء, حمايةعمل ابداعي، تحفيزالمسؤولية الصارمة لتحقيق الهدف.
تتكون هذه المرحلة من نشاط الإدارة مما يلي مراحل:ط) اختيار وتنسيب فناني الأداء وتوفير الظروف اللازمة لأنشطتهم؛ 2) تقييم التقدم المحرز في تنفيذ القرار. 3) المحاسبة وتقييم نتائج تنفيذها. وتختلف هذه المرحلة بشكل كبير عن سابقتها في طبيعة العمليات الإدارية وطرق الإدارة.
1. في المرحلة الأولى، عندما يتم فهم المهام العامة ووسائل وأساليب تنفيذ الحل، يتم صياغة مهام محددة.
ثم يتم الاختيار وتحديد ترتيب فناني الأداء وإطلاعهم على ذلك. هذه لحظة مهمة للغاية، لأن المدير ليس لديه دائما متخصصين مؤهلين فقط تحت تصرفه. تصرفات موضوع الإدارة في هذه المرحلة تحدد بالفعل جودةالعمل القادم يعتمد على التدريب المهني والخبرة والانضباط والخصائص الشخصية الأخرى لفناني الأداء. وبالتالي، يجب على المدير، حتى في حالة عدم وجود وقت كافٍ، أن يولي اهتمامًا جادًا للموظفين - وضعهم العقلاني وتوجيههم نحو الحجم الجديد وطبيعة الوظائف، والقدرة على إكمال المهام بشكل استباقي وفي الوقت المناسب، وتوقع تطور العمليات في المنطقة التي ينظمها القرار المتخذ. يجب أن يكون المدير مقتنعا بأن معنى القرار واضح لفناني الأداء وأنهم يعرفون المهام الرئيسية ومهامهم الفردية وطرق التنفيذ.
في عملية اختيار وتعيين فناني الأداء، من المستحسن استخدام أساليب الإقناع التي تحفز المسؤولية والوعي والانضباط. المعيار الرئيسي هنا هو تحقيق مصلحة الموظف في التنفيذ الناجح للحل. ويمكن تحفيزه باستخدام الأساليب الإدارية والاقتصادية والاجتماعية والنفسية وغيرها. يجب أن يعتمد اختيارهم على قناعة المدير بأن فناني الأداء يفهمون الجنرال بشكل صحيح الغرض الاجتماعيوالنتيجة المحددة لتنفيذه.
وفي هذه المرحلة يتم أيضًا إنشاء الشروط القانونية والتنظيمية واللوجستية الأساسية لنجاح تنفيذ القرار. يُنصح بإجراء التغييرات اللازمة على "مجموعة" الوظائف، وتوضيح صلاحيات فناني الأداء ومنحهم حقوقًا إضافية إذا لزم الأمر، وتقديم التوضيحات المناسبة لتوصيف الوظائف، وتوفير مؤشرات أدائهم، وأسباب وأنواع الحوافز والمسؤوليات، ونطاق الحد المحتمل من الإجراءات "حسب التقدير".
يجب أن يحتوي العمل في هذا الاتجاه أيضًا على تعليمات "الإخراج" والتوصيات والمذكرات التي تعكس ترتيب تصرفات فناني الأداء: تحديد الأشكال والأساليب ووسائل التفاعل؛ إنشاء قنوات لتلقي ونقل المعلومات ونماذج الإبلاغ وتسجيل نتائج العمل؛ توفير المعدات والاتصالات والنقل وما إلى ذلك. إن إهمال عناصر تنظيم تنفيذ القرارات يؤدي بالطبع إلى انخفاض فعاليتها ويقلل من إمكانية تحقيق الأهداف المحددة.
2. في مرحلة تقييم التقدم المحرز في تنفيذ القرار، من المهم مراقبة ومراقبة وتنظيم نظام الإدارة.
يراقب(الإنجليزية-اللاتينية toshYug - تحذير) - المراقبة المنهجية، ودراسة حالة الجسم الخاضع للرقابة، ومقارنة نتائج الملاحظات المستمرة للحصول على أفكار معقولة حول موقعه الفعلي واتجاهات تطوره. تتيح هذه الملاحظة تحديد مدى امتثال بعض العمليات للخطط الأصلية والافتراضات والنتائج المرجوة وإجراء تصحيحات في الوقت المناسب لتقنيات الإدارة، ومنع الفشل في تنفيذ القرار، وضمان زيادة كفاءته.
التحكم وتنظيم نظام التحكمنظرًا لحقيقة أنه قد تظهر خلال هذه الفترة مشاكل جديدة وظروف غير متوقعة واتجاهات سلبية في عمل الأقسام الفردية لم يتم أخذها في الاعتبار من قبل. قد يتم أيضًا الكشف عن عدم كفاية القوى والوسائل وعدم ملاءمة أشكال وأساليب التأثير المطبقة.
يمكن التعبير عن التدخل التشغيلي من قبل المدير في مثل هذه الحالات في شكلين رئيسيين: تصحيح الحل(من غير الصحيح أن نقول: تصحيح (من اللاتينية cogrigere - لتصحيح)، أي توضيحات وتغييرات وإضافات - بشكل عام تعديلاتفي القرار؛ و تنظيم نظام التحكمعن طريق تغيير هيكل الجهاز، وترتيب عمل فناني الأداء، وموضعهم، ونطاق السلطة، وما إلى ذلك.
3. تنتهي مرحلة تنظيم تنفيذ القرار بمراعاة وتقييم النتائج المتحققة.
لقد تطورت الممارسة الإدارية بحيث يتم إعطاء الأفضلية أيضًا للطرق الإدارية وفقًا لمخطط: "الأمر - التنفيذ - التحكم - التقرير - التقييم". في الواقع، يتم تنفيذ القرار "في الأسفل" ويتم تقييمه "في الأعلى". يؤدي الضغط المستمر "من الأعلى" لتحقيق النتيجة المرجوة إلى زيادة مفرطة في دور طرق التحكم. وتبدأ آليته في الخضوع لمتطلبات الالتزام الصارم بالأمر دون إمكانية تصحيحه أثناء التنفيذ. ومن هنا تنشأ رغبة فناني الأداء في الحصول على نتيجة تتناسب مع الفريق بأي ثمن، وإذا لم ينجح ذلك، لتزيين النجاحات أو إخفاء أوجه القصور. في مثل هذه الظروف، لا يهتم المؤدي بصحة القرار وفائدته، لأن الحق في تقييمه ينتمي إلى موضوع الإدارة العليا. ولا يستطيع الأخير تقييم القرار بشكل موضوعي، لأنه يتلقى معلومات مشوهة.
يبدو أن سبب هذه الممارسة الشريرة هو عدم فهم الأهمية النظرية والعملية لهذه المرحلة الثالثة من تنظيم تنفيذ القرارات. جوهرها هو أنه، من ناحية، يكمل هذه العملية، من ناحية أخرى، يعمل كبداية لدورة إدارة جديدة. يجمع العمل في هذه المرحلة بشكل عضوي بين تقييم نتائج تنفيذ الحل وتحديد المشاكل والتناقضات. وهذا يؤدي إلى الاستنتاج التالي: جودة العمل المنجز في هذه المرحلة ستحدد مدى فعالية العمل. قرارات لاحقة.
لذا، مهاميمكن تلخيص المرحلة النهائية لتنظيم تنفيذ القرار الإداري على النحو التالي:
مقارنة معايير القرار، وبشكل عام، النتيجة المخططة مع المعلمات التكتيكية القائمة على المعلومات الإحصائية والموضوعية؛
تحديد الانحرافات الواضحة عن القانون المعياري: ظهور المهام (المهام) التي لا تنص عليها قواعد الفعل، والتي تتعارض معها، والتفسير غير الصحيح للمعايير، والتدخل في اختصاص الهيئات والمنظمات الأخرى، وتقييد حقوق المواطنين، وما إلى ذلك؛
تحديد أسباب الانحرافات: قد تكون عوامل اقتصادية، وعدم الاستقرار السياسي، وضعف العمل التنظيمي لهيئة حكومية، واستخدام التقنيات الاجتماعية والإدارية التي عفا عليها الزمن، وعدم كفاية كفاءة المديرين التنفيذيين، وانخفاض الثقافة القانونيةالمواطنون (موضوع الإدارة)، وسوء نوعية قرار الإدارة نفسه (القانون التنظيمي)، وما إلى ذلك؛
وصف الآثار الجانبية السلبية غير المقصودة لتنفيذ قرار الإدارة؛
صياغة التوصيات والتدابير للقضاء على الانحرافات المحددة وتحسين أنشطة الإدارة من خلال إعادة الهيكلة التنظيمية أو التوضيح الهياكل الإداريةوالتنظيم المحلي الواضح، والتغييرات في نظام استخدام الموارد المادية والمالية، وتحسين التحكيم والممارسات القضائية، ومؤهلات موظفي الخدمة المدنية، وما إلى ذلك؛
تقديم مقترحات التغييرات أو الإضافات على قرار الإدارة أو إلغاء بعض أحكامه (النقاط) إلى مركز التخطيط والمسؤولية، الجهة المختصة.
تحدد خصوصية مرحلة المحاسبة وتقييم نتائج تنفيذ القرارات أيضًا ميزات اختيار أساليب الإدارة المستخدمة في هذه الحالة. ويجب هنا الجمع بين الأساليب الإدارية والأساليب المعرفية، القائمة عليها، وإثرائها من خلالها بالتحصيل معلومات جديدةحول حالة الكائن المتأثر لإكمال دورة الإدارة بنجاح. علاوة على ذلك، فإن كل العمل في هذه المرحلة لا ينبغي أن يرتكز على أساليب القيادة الإدارية القوية الإرادة، بل على أساليب البرمجة المعرفية.
ولا ينبغي أن تكون النتيجة النهائية مكافأة الموظفين أو معاقبتهم (وهو أمر ضروري أيضًا)، بل إزالة أوجه القصور التي تجعل من الصعب تنفيذ الحل.
ظرف آخر مهم أيضا. يوفر استخدام الأساليب المعرفية فرصة واسعة للوصول إلى التقييمات الاجتماعية لفعالية القرار، في حين تقتصر الأساليب الإدارية على الإطار الإداري للنظام. فالمحاسبة والتقدير "من الأعلى" يجب، كما هو معروف، أن يتم دمجهما مع المحاسبة والتقدير "من الأسفل". في الواقع، هذا ما يحدث: في الواقع، يتم تقييم عمل أي منظمة من قبل السكان، وبشكل رسمي من قبل الإدارة. التوجه نحو التقييم الرسمي يشوه الوضع الفعلي للأمور. القضاء على هذا ظاهرة سلبيةيرتبط في المقام الأول بإضفاء الطابع الديمقراطي على عملية الإدارة.
ومن أجل استخلاص استنتاجات حول الموضوع ككل، أود أن أشير إلى ما يلي. تشارك مجموعة واسعة من الأشخاص في عملية صنع وتنفيذ وتقييم القرارات الإدارية: القادة والمسؤولون السياسيون، والمتخصصون والخبراء، والموظفون والموظفون المباشرون، والمشاركين الداخليون والخارجيون.
في الهيئات الحكومية، وخاصة الإقليمية والجمهورية، المستويات الفيدراليةيتم اتخاذ عدة آلاف من القرارات الإدارية سنويًا، سواء التشغيلية الحالية أو طويلة المدى والمعيارية والاستراتيجية. يخصص المسؤولون قدرًا كبيرًا بشكل استثنائي من الوقت لتطوير وتنفيذ القرارات الإدارية. يجب عليهم تبرير الخيارات المختلفة باستمرار، وإيجاد البدائل المثلى لتوفير الموارد، و"التوافق"، وتنسيق القرارات المختلفة مع بعضها البعض، وتحليل التقدم المحرز في بعض القرارات بشكل نشط ومراعاة نتائجها عند إعداد الآخرين، وتلخيص تنفيذ القرارات و قم بإزالتها من السيطرة، والتعامل مع العديد من القضايا الأخرى في هذا المجال الضخم والمسؤول من نشاط الإدارة. وبطبيعة الحال، نحن بحاجة إلى تكنولوجيا قائمة على أساس علمي لإعداد وتنفيذ القرارات الإدارية. علاوة على ذلك، تبدو مثل هذه التكنولوجيا عامة ومعيارية ومضمونة من الإبداع "المحلي" و"نشاط الهواة" لبعض القادة.
تعتبر نظرية القرار أحد المواضيع الكلاسيكية في علم الإدارة الإدارية. يتم تمثيله على نطاق واسع في أعمال المؤلفين المحليين والأجانب. ومن الواضح أنها نشأت نتيجة لاحتياجات اقتصادية وسياسية، ولكن اليوم لم يعد من الممكن أن ننسبها فقط إلى العلوم الاقتصادية أو السياسية. تستخدم نظرية اتخاذ القرار بشكل فعال أساليب الرياضيات والإحصاء وعلم الاجتماع وعلم النفس في نفس الوقت يرتبط الوقت ارتباطًا وثيقًا بممارسة الإدارة. لهذا السبب هيأصبح معترفا به الانضباط الأكاديمي، جزء لا يتجزأ من التعليمبرنامج تيليال لموظفي الخدمة المدنية.
أسئلة للتفكير وضبط النفس
اذكر أسباب مفهومك للقرار الإداري.
هل هناك أي أسباب (وماذا، إذا كنت قد فهمتها) لاعتبار القرارات الإدارية كذلك نوع خاص أو معينحلول؟
3. ماذا يعني تحسين القرارات الإدارية؟
4. وصف المراحل المتعاقبة لعملية تطوير واتخاذ القرارات وتنفيذها.
تنظيم تنفيذ القرارات الحكومية
يتم اختبار أهمية وجودة القرار الإداري من خلال الممارسة وحالات محددة. لا تكون الإدارة فعالة وذات جودة عالية إلا إذا تم تنفيذ كل ما هو منصوص عليه في قرارات الإدارة بشكل صحيح.
إن تطوير حل جيد أمر صعب للغاية، ولكن تنفيذه أكثر صعوبة. علاوة على ذلك، إذا لم تكن شعبوية، ولكنها تنتهك مصالح شخص ما، فإنها تتطلب درجة عالية من الاحترافية، وقوة الإرادة، والمثابرة، والتنظيم، والانضباط التنفيذي المناسب. وهذا ما ينقصنا في أغلب الأحيان. لا يتم تنفيذ عدد كبير من قرارات الإدارة أو يتم تنفيذها رسميًا. تظل العديد من القرارات الإدارية الضرورية والمدروسة جيدًا على الورق، وتنتهي بالتمنيات الطيبة، ويتم نسيانها تمامًا عندما تتغير الإدارة.
إن تنفيذ قرار الإدارة هو عملية وضع الأهداف المقصودة موضع التنفيذ، وتقييم النتائج المتوسطة والنهائية التي تم الحصول عليها، وإجراء التعديلات في عملية تحقيق ما تم التخطيط له. هذه عملية حل دائم لكل من المهام النموذجية والمتكررة والمهام المبتكرة المصممة لإجراء تحويلات فريدة.
يعد تنفيذ قرارات الإدارة مرحلة معقدة نوعًا ما وتتكون من عدة مراحل.
1. اختيار وتنسيب فناني الأداء، وتوفير الظروف اللازمة لنجاح أنشطتهم. هذا هو العمل على تحديد دائرة الأشخاص الذين يمكن أن يشاركوا في التنفيذ تم اتخاذ القرار. يجب أن يكون كل قرار إداري مدعومًا بفريق مناسب من فناني الأداء. ويتم إطلاعهم، وتنظيم تدريب خاص، وصياغة مهام محددة، وتحديد المواعيد النهائية. يجب أن يكون المدير (موضوع الإدارة) على قناعة راسخة بأن معنى قرار الإدارة المتخذ واضح لفناني الأداء، وأنهم يعرفون ويفهمون كلاً من المهام الإستراتيجية العامة والمهام الفردية، ولديهم فكرة جيدة عن كيفية القيام بذلك. القيام بها. خلاف ذلك، لا يمكنك الاعتماد على النجاح الجاد.
في عملية اختيار وتعيين فناني الأداء، من المستحسن استخدام أساليب الإقناع في المقام الأول، والتي تحفز المسؤولية، والموقف الواعي للمهمة والانضباط العالي الأداء. الشيء الرئيسي هو تحقيق مصلحة الموظف في التنفيذ الناجح للقرار المتخذ،
2. الخطوة التاليةفي تنظيم تنفيذ القرار - تعبئة الموارد المتاحة لتنفيذ ما هو مخطط له. يتم على الفور تطوير خطط وتعليمات وتوصيات ومذكرات مختلفة، ويتم إنشاء مصادر وقنوات للحصول على المعلومات الإدارية ونماذج التقارير وما إلى ذلك. ومن الواضح أن إهمال عناصر تنظيم تنفيذ القرارات يؤدي إلى انخفاض فعاليتها ويقلل من إمكانية تحقيق الأهداف المحددة.
يجب أن تكون التسميات والأحجام ونوعية الموارد هي الأمثل. لا ينبغي أن يكون هناك هدر أو إفراط في الاقتصاد هنا. في الحالة الأولى، لا يمكن تجنب سرقة الموارد، في الثانية - نقص الجودة.
3. ربط الناس والموارد. في هذه العملية، يتم حل المهام التالية: يتم وضع معايير تكلفة العمالة لكل فنان ولكل منهم العمل الجماعي; يتم تحديد معايير إنفاق الوقت والطاقة والمواد والموارد المالية على الأنشطة الإنجابية، من ناحية، وكمية ونوعية المنتجات المادية والاجتماعية والروحية الناتجة، من ناحية أخرى. يجب أن تكون الإدارة بحيث يتم تقليل التكاليف وزيادة حجم ونوعية النتائج التي يتم الحصول عليها.
ولهذا الغرض، يتم تقديم الحوافز والعقوبات وتنفيذها للامتثال لمعايير النشاط المحددة، وللامتثال لمعايير استهلاك الموارد والمنتجات الواردة، بالكمية والجودة المطلوبة.
4. التنفيذ العملي للحل. في مرحلة التنفيذ العملي لقرار الإدارة المعتمد، يتم حل مجموعة كاملة من المشكلات - يتم إنشاء الشروط القانونية والموظفين والتنظيمية والمادية والفنية للتنفيذ الناجح للقرار. يتم إدخال التغييرات اللازمة على قائمة وظائف وصلاحيات فناني الأداء، والتوضيح وصف الوظيفةويتم تحديد أنواع وحوافز وأشكال المسؤولية، ويتم توضيح نطاق الإجراءات "حسب التقدير".
5. مراقبة سير تنفيذ القرار. التحكم هو نوع خاصتأثير السيطرة. يكمن جوهرها في تحليل وتقييم الحالة ونتائج تنفيذ قرارات الإدارة. من المستحيل الاستغناء عن التحكم المنظم جيدًا والمعلومات المنظمة بشكل مناسب والتنظيم التشغيلي لنظام العلاقات الإدارية بأكمله. إنه فعال بشكل خاص في وضع المراقبة، والذي يسمح لك بتغيير شيء ما وتصحيحه وتوضيحه وتصحيحه في الوقت المناسب.
جراحةيمكن تنفيذ عملية الإدارة بعدة أشكال:
تتبع كل ما يحدث مع قرار الإدارة الذي اتخذه هذا الموضوع. في بعض الأحيان تكون هذه السيطرة كافية لضمان الإدارة الرشيدة والفعالة؛ التعديلات، أي. توضيحات، تغييرات، إضافات، تعديلات،وكذلك التنظيم - تغيير هيكل جهاز الإدارة وموظفيه، وتحسين نظام التفاعل بين فناني الأداء في مختلف المجالات والمستويات، وما إلى ذلك.
6. ينتهي تنظيم تنفيذ القرار الإداري بمرحلة المحاسبة والتحليل وتقييم النتائج المحققة. في هذه المرحلة، نقاط القوة و الجوانب الضعيفةيتم الكشف عن القرارات المتخذة وعملية الإدارة ككل، والاحتياطيات والفرص غير المستغلة، ويتم تحديد التدابير التي ينبغي أخذها في الاعتبار عند اتخاذ القرارات اللاحقة.
في التمرين تسيطر عليها الحكومةوأكثرها شيوعًا هو الأسلوب الإداري: "الأمر - التنفيذ - التحكم - التقرير - التقييم - فريق جديد" في الواقع، يتم اتخاذ القرار "من الأعلى"، ويتم تنفيذه "من الأسفل"، ويتم تقييمه من قبل المجتمع. ومن هنا، فمن المفهوم تماماً أن الضغط المستمر «من الأعلى» لتحقيق النتيجة المرجوة يؤدي إلى زيادة مفرطة في دور أساليب الرقابة والإشراف والإكراه. وتبدأ آليته في الخضوع لمتطلبات الالتزام الصارم بالأمر دون إمكانية تعديله الإبداعي من الأسفل.
ومن هنا تنشأ رغبة فناني الأداء في الحصول على نتيجة تتوافق مع الفريق بأي ثمن، وإذا لم ينجح ذلك، تجميل ما تم تحقيقه أو إخفاء العيوب بطريقة شعبوية. في مثل هذه الظروف، يهتم فناني الأداء قليلا بصحة القرار وفائدته وعقلانيته، لأن الحق في التقييم ينتمي إلى موضوع الإدارة. لا يستطيع الأخير دائمًا، وغالبًا ما لا يكون مهتمًا بشكل خاص، بتقييم تنفيذ قراراته بشكل موضوعي. من هنا مستوى منخفضانضباط الأداء - تقوم الغالبية العظمى من الموظفين (69.6٪) بتقييم الوضع الحالي لانضباط الأداء تحت المستوى المتوسط، ويعتبره كل خمس فقط أنه جيد.
كانت ممارسة التلخيص الرسمي لتنفيذ ما تم التخطيط له من سمات النظام السوفييتي، ولكن لم يتم الحفاظ عليها فحسب، بل تم تعزيزها إلى حد ما في النظام السوفييتي الجديد. الظروف الروسية. لا يقدم النواب تقاريرهم؛ في الرسائل السنوية لرئيس الاتحاد الروسي إلى الجمعية الفيدرالية، لا توجد عملياً أي أقسام مخصصة لنتائج العمل المنجز. ولم تقدم أي حكومة تقريراً عن أنشطتها أو تقدم للجمهور تحليلاً مناسباً لإنجازاتها وأوجه قصورها. في أفضل سيناريوتقتصر تقارير الوزراء على التقارير التنفيذية المقدمة إلى رئيس الاتحاد الروسي، والمناقشات في اجتماعات حكومة الاتحاد الروسي والخطب في "ساعات العمل الحكومية" في غرف الجمعية الفيدرالية للاتحاد الروسي.
جودة عمل الدورة الأولى هي مدى جودة وفعالية القرارات اللاحقة ونتائجها.
ل الإدارة الفعالةفمن الضروري الحصول على معلومات موضوعية حول النتائج المتوسطة والنهائية للجهود المبذولة. عليك أن تعرف ما هو المصدر الفعلي للنتيجة التي تم الحصول عليها: القرار المختص والتنظيم الماهر للمسألة، والكفاءة المهنية وموهبة فناني الأداء، أو نتيجة للتكاليف المادية والمالية المفرطة، أو ربما مجرد مصادفة الظروف المواتية .
تحتاج أيضًا إلى معرفة أسباب الانحرافات. قد تكون هذه العوامل الاقتصادية، وعدم الاستقرار السياسي، وضعف العمل التنظيمي للجهاز، واستخدام التقنيات الاجتماعية والإدارية التي عفا عليها الزمن، وعدم كفاية كفاءة فناني الأداء، والثقافة القانونية المنخفضة لكائن الإدارة، وسوء نوعية قرار الإدارة نفسه، وما إلى ذلك.
تشارك مجموعة واسعة من الأشخاص في عملية اتخاذ القرارات الإدارية وتنفيذها وتقييمها: القادة والمسؤولون السياسيون، والمتخصصون والخبراء، والموظفون والموظفون التنفيذيون، والعلماء والجمهور. في الهيئات الحكومية، وخاصة على المستوى الإقليمي والجمهوري والاتحادي، يتم اتخاذ عدة آلاف من القرارات الإدارية سنويًا. يقضي المسؤولون الكثير من الوقت في تطوير وتنفيذ هذه الحلول. عليهم أن يبرروا باستمرار خيارات مختلفةالوثائق، والعثور على البدائل المثلى لتوفير الموارد، و"الاتصال" وتنسيق القرارات المختلفة مع بعضها البعض، وتحليل التقدم المحرز في بعض القرارات بشكل نشط ومراعاة نتائجها عند إعداد القرارات الأخرى. وبطبيعة الحال، فإنهم، مثل أي شخص آخر، يحتاجون إلى تقنيات علمية لإعداد وتنفيذ القرارات الإدارية.
وهذا مهم بشكل خاص من وجهة نظر تنظيم الرقابة على التنفيذ وزيادة متطلبات الإدارة، وزيادة انضباط جهاز الإدارة، واحترافيته ومسؤوليته، وإتقان الأسلوب الديمقراطي.
للتحضير واتخاذ القرار أهمية كبيرة في أنشطة المنظمات وأجهزتها الإدارية، ولكن كما ذكرنا أعلاه فإن تنظيم تنفيذ القرار لا يقل أهمية. يعتمد تنظيم تنفيذ قرارات الإدارة على عوامل موضوعية وذاتية موجودة فعليًا، والتي لا يمكن استخلاصها منها، لذلك، أولاً، يكون من الأسهل أحيانًا على المدير تطوير واتخاذ القرار بدلاً من تنظيم تنفيذ التدابير المتخذة ; ثانيا، تعتمد فعالية جميع أنشطة الإدارة إلى حد كبير على تنظيم تنفيذ القرار، لأنه فقط في هذه المرحلة يتم تحديد نتائج العمل الإعلامي والأنشطة المخطط لها، ويتم التحقق من دقة تحديد الأسباب والافتراضات حول النتائج المخططة . وفي هذا الصدد، يمكننا أن نقول بثقة أن تنظيم تنفيذ القرارات المتخذة لا يقل أهمية في عملية الإدارة عن تطوير القرارات واعتمادها.
تنقسم عملية تنظيم تنفيذ قرار الإدارة إلى عدة عناصر. في الجدول ويبين الشكل 5 العناصر الرئيسية لعملية تنفيذ القرار الإداري.
العناصر الأساسية للعملية التنظيميةتنفيذ القرارات الإدارية
بادئ ذي بدء، عند تنظيم تنفيذ قرار الإدارة، من الضروري توضيح قرار الإدارة وتحديده وتفصيله. بعد تطوير القرار واتخاذه، يلتزم المدير بإحضاره إلى المنفذين، إلى كل موظف أو إدارة أو خدمة تشارك في تنفيذه. خطأ نموذجيعند تنظيم تنفيذ القرار، فإن هذا هو تنفيذ تدابير محددة غير كافية (تمت الإشارة إلى متطلبات الخصوصية لقرار الإدارة أعلاه). في بعض الأحيان توجد صيغ إجراءات في القرار، مثل، على سبيل المثال، "تحسين الوضع التشغيلي في المنطقة بشكل جذري" أو "من الضروري إيلاء الاهتمام الأكثر جدية للعمل مع الموظفين"، "تكثيف التفاعل مع المنظمات العامة المنطقة"، وما إلى ذلك. الأنشطة التي تتضمن مثل هذه الصيغ ذات طبيعة عامة وتتطلب مزيدًا من التفصيل أثناء التنفيذ. وبناءً عليها، يجب صياغة مهام محددة لفناني الأداء، وتحديد المواعيد النهائية، وتحديد ترتيب التنفيذ.
عند تفصيل الأنشطة المخططة وتوزيع القوات والوسائل (إذا لم يتم ذلك في مرحلة تطوير القرار ولم يتم تضمينه في القرار)، فمن الضروري اختيار فناني الأداء ووضعهم. هذا العمل هو الأكثر تعقيدا: يأخذ المدير في الاعتبار مجموعة معقدة من العوامل التنظيمية والموظفين والتربوية والنفسية، ويستخدم معلومات حول مرؤوسيه، ويظهر القدرة على العمل مع الناس. وهذا، على وجه الخصوص، يفسر الاهتمام الذي يوليه علم الإدارة للقضايا النفسية والتربوية والاجتماعية النفسية للقيادة. في عملية الإدارة، تنشأ مشكلة اختيار وتوزيع كل من المديرين وفناني الأداء بشكل موضوعي. القاعدة الأساسية لاختيار الموظفين وتعيينهم هي اختيار الأشخاص لأداء مهام معينة، وليس تكييف المهام "مع المؤدي". ومع ذلك، هناك أوجه قصور وصعوبات في اختيار الموظفين وتنسيبهم. الأكثر نموذجية هي:
- مستوى عال غير كاف من مؤهلات الموظفين؛
- ضعف معرفة الموظفين بتفاصيل العمل مع الناس، ولا سيما أساسيات علوم الإدارة والتربية وعلم النفس؛
- عدم وجود نظام متطور بشكل واضح لاختيار الموظفين المحترفين في عملية تنظيم تنفيذ القرارات المتخذة، يعمل الإحاطة كعنصر مهم للغاية في إعداد المرؤوسين لتنفيذ القرار. يعتمد مدى نجاح التدريب على الصفات الشخصية للرئيس والمرؤوس. يجب أن يهتم المدير بتدريب فناني الأداء القادرين، ويجب عليه تطوير المهارات لدى مرؤوسيه لفهم المهام الموكلة إليهم بشكل مناسب وكيفية حلها. يحتاج الرئيس إلى توصيل قراراته بوضوح ووضوح. يعد الشرح التفصيلي للمهام والمشورة أثناء الإحاطات طريقة جيدة لتوجيه المرؤوسين لأداء المهام في ظل الظروف الحالية ومساعدتهم على فهم نهج المدير في كيفية تنفيذ قرار الإدارة.
لا يمكن الإحاطة الفعالة إلا في بيئة من الاتصال الطبيعي بين المرؤوس والمدير. عند التوجيه، يجب على المدير أن ينشئ لدى مرؤوسيه الشعور بأنهم قادرون على إكمال المهام الموكلة إليهم وتحقيق أهدافهم. يتطلب تعزيز الثقة الحكمة والصبر من القائد. بسبب الإهمال أو الطموح أو عدم الثقة في أحد المرؤوسين، يمكن للرئيس أن يقوض إحساسه بالثقة بالنفس والقدرة على حل المهام الموكلة إليه، الأمر الذي قد يؤدي في النهاية إلى انخفاض تأثير تنفيذ القرار. الرئيس مسؤول عن الحفاظ على المستوى المناسب من الثقة. يتمتع المدير القدير بميزتين على مرؤوسيه: سلطة وتقاليد المنظمة، مما يمنحه الثقة، والتي بدورها يجب أن تعتمد بقوة على قدراته تنظيم التفاعل بين الموظفين. التفاعل هو النشاط المشترك بين الأشخاص المنسقين في المكان والزمان لتنفيذه وظائف عامةوحل المشكلات المشتركة وتحقيق الأهداف المشتركة. يتضمن تنظيم التفاعل العناصر الرئيسية التالية: تحديد الأهداف والمهام والوظائف المشتركة؛ وتحديد الأساليب والأدوات المشتركة؛ إجراءات تبادل المعلومات؛ إجراءات الإدارة المشتركة لفناني الأداء؛ المحاسبة والرقابة وتقييم نتائج العمل المشترك هي إحدى وظائف الإدارة المهمة - وهي وظيفة إدارة تحليلية، والتي تتضمن مراقبة تدفق العمليات في كائن التحكم، ومقارنة قيم المعلمات الخاضعة للرقابة مع برنامج معين. - التعرف على الانحرافات عن البرنامج وموقعها ووقتها وأسبابها وطبيعتها. يتحكم - عنصر ضروريعمل المدير، وهو نظام للتحقق من امتثال عملية الأداء لقرارات الإدارة والمتطلبات والقواعد والمعايير المعتمدة لتنظيم الرقابة، من المهم توفير جميع الشروط اللازمة. وبالتالي، يجب منح الموظفين الذين يمارسون الرقابة حقوقًا ومسؤوليات معينة فيما يتعلق بجودة وموضوعية التفتيش على مجالات عمل محددة وأن يتمتعوا بالصفات النفسية والتربوية اللازمة لذلك. أثناء عملية المراقبة، يجب أن يتلقوا معلومات حول الوضع الفعلي، والانحرافات عن الخطط والعوامل التي تؤثر على عملية تنفيذ القرارات. معلومات حول الانحرافات السلبيةمن الخطط المخططة تسمح لنا بوضع إجراءات لتصحيحها وتصحيح أوجه القصور والسهو وتحييدها العوامل السلبيةوالذي يشكل بدوره محتوى العناصر التالية لتنفيذ القرار - تعديل قرارات الإدارة وتنظيم نظام الإدارة. في المرحلة النهائية، يتم تلخيص نتائج تنفيذ قرارات الإدارة والنتائج التي تم الحصول عليها تقييمها. عادة ما يتم تلخيص نتائج أنشطة الموظفين في الاجتماعات والتجمعات والاجتماعات وأثناء المحادثات الجماعية والفردية. وبناء على نتائج تنفيذ القرارات يجوز إصدار أمر بمكافأة أو معاقبة الموظفين الذين شاركوا في ذلك.
لذلك، قمنا بفحص العناصر الرئيسية لتنظيم تنفيذ قرارات الإدارة: توضيح ومواصفات وتفصيل قرار الإدارة المتخذ؛ اختيار وتنسيب فناني الأداء؛ إرشاد فناني الأداء؛ ضمان أنشطة فناني الأداء؛ تنظيم التفاعل بين فناني الأداء؛ السيطرة على تنفيذ القرار وتصحيحه وتلخيصه.
التعديل هو عملية تقديم التوضيحات والتغييرات والتعديلات على القرارات المتخذة والتي يتم تنفيذها بالفعل. يتم تحديد التصحيح في عملية تنفيذ القرارات في المنظمات من خلال العوامل التالية. أولاً، إن تقييم نتائج التنفيذ المستقبلي لقرار الإدارة في مرحلة تطوره هو أمر احتمالي بطبيعته. يتخذ المديرون القرارات في ظل ظروف تتسم بقدر أكبر أو أقل من عدم اليقين المرتبط بعدم الموثوقية والتشويه وعدم الاكتمال وتأخير المعلومات. ثانيا، حتى باستخدام النمذجة الرياضية عند تطوير الحل، من المستحيل أن تأخذ في الاعتبار بالكامل تأثير جميع العوامل على عملية تنفيذ القرار. ثالثا، تمتد عملية تنفيذ القرار المتخذ مع مرور الوقت، حيث يحدث تغيير غير محسوب في حالة المنظمة و الظروف الخارجية(التغيرات في الطلب، أسعار الموردين، الظهور حالات طارئةوما إلى ذلك وهلم جرا.). إن الظروف التي تحدد التصحيح في عملية تنفيذ القرارات تشمل بالطبع أخطاء وإخفاقات فناني الأداء. إن ظهور عوامل مختلفة تؤثر بطريقة أو بأخرى على عملية تنفيذ القرارات يجعل من الضروري تصحيح القرارات.
في أنشطة المنظمة، تساهم الرقابة في التنفيذ الصارم للأنشطة المخططة وقرارات الإدارة المنفذة. يسمح لك بتحديد ونشر الخبرة الإيجابية وتقديم المساعدة العملية للمرؤوسين في القضاء على أوجه القصور. إن محتوى وأشكال وطرق التحكم على مستويات الإدارة المختلفة لها خصائصها الخاصة.
يجب أن نتذكر أنه في عملية تنفيذ القرار، قد يعتمد نجاح الأعمال إلى حد كبير على جهود الموظفين داخل المؤسسة وعلى تفاعلهم مع المؤسسات والمؤسسات والمنظمات الأخرى.
في عملية تنظيم تنفيذ القرار المتخذ أهمية عظيمةيهيئ لفناني الأداء الظروف اللازمة للدعم القانوني واللوجستي والمالي لأنشطتهم، والتنظيم الرشيد لوقت العمل، وتنسيق الإجراءات من خلال إنشاء وتحديد الحقوق والالتزامات المتبادلة، وتنسيق الجهود وتكاملها. يكمن تعقيد عمل المديرين في حقيقة أنهم ملزمون بالعمل كمنظمين للتفاعل.
التعليمات ضرورية ومفيدة لجميع الموظفين، سواء الرؤساء أو الرتب والملفات. مما لا شك فيه أن التعليم سيكون أكثر فعالية إذا كان الموظف لديه تعليم خاص وخبرة عملية في العمل. يمكن النظر إلى الإحاطة ليس فقط كوسيلة لنقل المهام إلى المؤدي، ولكن أيضًا كوسيلة للتدريب المستمر، لذلك لا يمكن المبالغة في تقدير أهمية الإحاطة الراسخة لكل موظف.
يتم تسهيل التنفيذ الفعال للقرار من خلال إحاطة الموظفين المنظمة جيدًا، والتي تتكون من الحصول على أحدث المعلومات حول الوضع الحالي، والمهام المحددة، بالإضافة إلى النصائح العامة والفردية بشأن تنفيذها. خلال الإحاطة، يتم إبلاغ الموظفين بالمبادئ الراسخة هذه اللحظةالمواقف في مجالات نشاطهم.
بعد تعقيد إعداد واتخاذ القرار الإداري يأتي تنظيم تنفيذه. هذه هي خطوة التشغيل الرئيسية لعملية الإدارة. عادة ما تكون واحدة من أهمها. في هذه المرحلة يجب أن تتوج العمليات الإدارية المنفذة بتحقيق الأهداف المحددة.
يتضمن تنظيم تنفيذ قرارات الإدارة المراحل التالية.
1. توضيح قرار الإدارة (من قبل الجهة المنظمة لتنفيذه). هذه مرحلة مهمة للغاية، لأنه حتى الحل القائم على أسس جيدة والواقعية لا يمكن تنفيذه أو تنفيذه بالكامل بسبب حقيقة أن المؤدي لم يفهمه بشكل صحيح.
تبدأ دراسة الحل، كقاعدة عامة، بمعرفة الفكرة الرئيسية التي يريد موضوع الإدارة (المدير) نقلها إلى فناني الأداء. لمعرفة محتوى القرار، لا يكفي التعرف البسيط عليه؛
كقاعدة عامة، أثناء التوضيح، هناك أسئلة يجب أن يجيب عليها المدير فقط. في بعض الأحيان، تكون هناك حاجة لفناني الأداء للحصول على الأدبيات ذات الصلة بالإضافة إلى الاستعانة بمساعدة الأشخاص الأكفاء (الخبراء والعلماء وما إلى ذلك).
2. حل مشكلة وجود أو إنشاء المتطلبات التنظيمية اللازمة. وقد يتضمن ذلك مجموعة من الأنشطة التنظيمية لضمان تنفيذ القرار. قد يكون الخلق أحد هذه المتطلبات الأساسية فريق العملوتحديد الجهة المسؤولة عن تنفيذ ما هو مقرر.
3. قرار الإدارة التفصيلي. عند اتخاذ قرار إداري، وخاصة المعقد منه، غالبا ما تكون هناك حاجة إلى التفاصيل، والتي تتمثل في تقسيم المهمة إلى عدة عناصروإقامة الروابط بينهما. في الممارسة العملية، هذا يعني أن كل وحدة هيكلية تتلقى جزء معينالمهام، ويوصلها إلى منفذ محدد مع الإشارة إلى تواريخ الانتهاء. وتكمن صعوبة التفصيل، من بين أمور أخرى، في تجنب الازدواجية وتحديد القضايا التي لا تنعكس بوضوح في الحل الشامل.
4. اختيار وتنسيب فناني الأداء على أساس معرفتهم الوظيفية وكفاءتهم. عند حل هذه المشكلة، يأخذ المدير في الاعتبار ويأخذ في الاعتبار مجموعة معقدة من العوامل التنظيمية والموظفين والتربوية والنفسية. هذا هو المكان الذي تظهر فيه قدرة المدير على العمل مع مرؤوسيه.
5. إيصال القرار إلى منفذيه المباشرين وإرشادهم وتدريبهم. ويمكن تنفيذ هذه المهمة، في ظل ظروف معينة، جزئيا في المرحلة الأولى. تتم الإحاطة في وقت محدد، يحدده المدير بشكل واضح، حتى لا تخلط الأمور الجارية، ويتم تنفيذها من قبل المشرف المباشر الذي يعرف تفاصيل أداء المهام الرسمية و الخصائص الفرديةالمرؤوسين. ومن المستحسن استكمال الإحاطة بتدريب فناني الأداء، خاصة فيما يتعلق بمعرفة المواد التنظيمية، من أجل الحصول على مهارات وقدرات إضافية.
الاستنتاجات
1. القرار الإداري هو الاختيار الذي يجب على المدير اتخاذه من أجل الوفاء بمسؤوليات منصبه. ترتبط كل وظيفة إدارية بمهمة محددة وحيوية قرارات مهمةعلى سبيل المثال، عند أداء وظيفة التحكم، من الضروري تحديد أفضل السبل لقياس أداء الموظفين، وكيفية تقييم أداء كل موظف، وكيفية إجراء التعديلات عند اكتشاف انحرافات عن المعايير. تتضمن عملية إعداد وتنفيذ قرار الإدارة تنفيذ عدد من الأعمال بتسلسل معين، بما في ذلك مرحلة التبني ومرحلة تنفيذ قرار الإدارة.
2. يمكن أن تتكون عملية اتخاذ القرار من ثلاث مراحل رئيسية:
الاعتراف بالحاجة إلى حل (الوعي والاعتراف بالمشكلة التي تحتاج إلى حل).
وضع الحل (وضع البدائل وتقييمها واختيارها).
تنفيذ القرار (تنظيم تنفيذ القرار وتحليله ومراقبته، تعليقوالتعديلات إذا لزم الأمر).
3. يحدد قرار الإدارة الانتقال من ما هو متاح إلى ما يجب القيام به خلال فترة معينة. وفي عملية إعداد الحل يتم تحديد المشاكل، وتوضيح الأهداف، ووضع الحلول البديلة، واختيار الخيار الأفضل، وإتمام الموافقة عليه.
راجع الأسئلة
1. ما هو القرار الإداري؟
2. ما هو القرار الإداري المبرمج وغير المبرمج؟
3. إعطاء أمثلة على قرارات الإدارة عند تنفيذ المهام الرئيسية للإدارة.
4. ذكر المتطلبات الأساسية للقرارات الإدارية.
5. اذكر العوامل المؤثرة في اتخاذ القرارات الإدارية.
6. ما هي المراحل التي يمكن تلخيص عملية اتخاذ القرار الإداري؟
7. اذكر أمثلة على القيود الموجودة عند تطوير واتخاذ القرارات الإدارية.
8. وصف الطرق الرئيسية لاتخاذ القرارات الإدارية.
9. ما هي المراحل التي يتضمنها تنظيم تنفيذ القرار الإداري؟
يعتمد تنظيم تنفيذ القرارات الإدارية في هيئات الشؤون الداخلية على الاستخدام العمليالمبادئ والأساليب ذات الصلة الإدارة الاجتماعية. وفي الوقت نفسه، يتم تحديد محتوى العمل التنظيمي حسب مستوى الإدارة الذي يتم فيه تنفيذ هذا النشاط. وزارة الشؤون الداخلية الروسية هي المستوى الذي لا يتم فيه تفصيل متطلبات التوجيهات فقط وكالات الحكومةالسلطات، بل تقوم أيضًا بتطوير قرارات الإدارة الخاصة بها ضمن حدود الصلاحيات التي يمنحها القانون. تنظم المستويات الإدارية الدنيا، بما في ذلك هيئات الشؤون الداخلية الإقليمية والنقل، تنفيذ تعليمات الوزارة، وفي إطار اختصاصاتها الخاصة، تتخذ القرارات الموجهة إلى الوحدات الهيكلية التابعة.
تعد وزارة الشؤون الداخلية الروسية موضوعًا دائمًا للعمل التنظيمي، وتقوم بالمهام التالية:
· خلق الانتظام في عمل أجهزة الجسم والعلاقات فيما بينها، مما يضمن نجاح تنفيذ القرارات.
· دعم وتحسين نظام الإدارة من خلال توفير مجالات النشاط الإدارية والقانونية والأيديولوجية والنفسية والتربوية والتشغيلية والتقنية؛
· مراقبة والتحقق من امتثال عمل هيئات الشؤون الداخلية للقانون التنظيمي المعتمد ؛
· اتخاذ التدابير اللازمة للقضاء على الانحرافات في أنشطتها؛
يخلق الشروط اللازمةوالمتطلبات الأساسية للتنفيذ الناجح لقرارات الإدارة من خلال الدعم الوظيفي واللوجستي والمالي والطبي والصحي؛
· تنظيم الخدمات التنظيمية والتعليمية والعلمية والبحثية والهندسية لأنشطة هيئات الشؤون الداخلية.
إن موضوعات العمل التنظيمي بشأن تنفيذ قرارات السلطات العليا على مستوى هيئات الشؤون الداخلية هي: رئيس هذه الهيئة، وموظفوها الإداريون، وموظفو الإدارة، وكذلك الموظفون الذين تشمل مسؤولياتهم مجالات معينة من النشاط التنظيمي (المواد و الدعم الفني، وضمان الاستعداد للتعبئة، وصيانة اتصالات الأموال، والضوابط الفنية، وما إلى ذلك).
معيار تقييم تنظيم تنفيذ القراراتهي الكفاءة الشاملة لعمل هيئة الشؤون الداخلية، والتي تتمثل في الاستخدام الأقصى للموارد المتاحة لتحقيق نتائج إيجابية للأنشطة التشغيلية والرسمية. أحد المتطلبات الأساسية للعمل التنظيمي هو تحديد الهدف الرئيسي. وفي الوقت نفسه، من المهم إتقان طريقة "الرابط الرئيسي"، والتي تسمح لموضوع الإدارة بتركيز انتباه المرؤوسين على مجال العمل الرئيسي.
يسلط الضوء على نظرية التحكم الوسائل (الطرق) الأساسية لتنظيم تنفيذ قرارات الإدارة، المستخدمة من قبل موضوعات الإدارة:
· تحديد معيار لتقييم التنفيذ الناجح لقرار الإدارة.
· فهم الهدف الرئيسي لقرار الإدارة ووضع خطة (خوارزمية) للإجراءات (التدابير) اللازمة.
· الدعم الشامل لنجاح تنفيذ العمل الهادف إلى تنفيذ القرار.
· تحديد مسؤولية موضوع الإدارة عن تنظيم تنفيذ القرار وتفويض الصلاحيات اللازمة لاتخاذ الإجراءات التنظيمية الشاملة.
· ضمان تنسيق العمل ومراقبة الأنشطة في جميع مراحل تنفيذ قرارات الإدارة.
ويعتمد استخدام هذه الوسائل على صلاحيات الموضوع، وهي أوسع لرئيس وكالة الشؤون الداخلية ومحدودة نسبيا للموظف الفردي المسؤول عن مجال العمل التنظيمي. لتبسيط ترسانة وسائل النشاط التنظيمي في هيئات الشؤون الداخلية، تميز القوانين ذات الصلة بين المسؤوليات الوظيفية وحقوق المديرين على جميع المستويات، وكذلك الفئات الفرديةموظفي الخدمات والإدارات.
النشاط التنظيمي هو عملية إدارية واحدة، ومع ذلك، عند تنظيم تنفيذ قرار إداري، فإنه يكتسب محتواه الخاص، والذي يمكن تقديمه كعملية في شكل خوارزمية - يتم تنفيذ مراحل نشاط الموضوعات ذات الصلة بالتتابع.
رئيسي مراحل تنظيم تنفيذ القرارات الإدارية، والتي يتزامن محتواها بشكل عام ليس فقط مع الممارسة، ولكن أيضًا مع توصيات وزارة الشؤون الداخلية الروسية لهيئات الشؤون الداخلية، هي:
1. إخطار منفذي القرار بالقرار. تهدف هذه المرحلة إلى تعريف فناني الأداء بمضمون قرار الإدارة. يمكن تلقي الإجراءات الإدارية للكيانات ذات المستوى الأعلى مباشرة من قبل هيئات الشؤون الداخلية بثلاث طرق رئيسية:
1. توزيع أعمال الإدارة عن طريق البريد السريع– هي الطريقة الرئيسية لأمانات هيئات الشؤون الداخلية للحصول على وثيقة. يتم تنظيم خدمة البريد السريع بما يتفق بدقة مع القواعد المعمول بها. يتم إبلاغ قانون الإدارة المستلم بعد التسجيل إلى رئيس هيئة الشؤون الداخلية ويتم تحويله بموجب قراره (تعليمات مكتوبة) إلى الأشخاص المسؤولين عن تنظيم تنفيذ القرار.
2. توزيع الوثائق النصية عبر القنوات الهاتفيةأصبح يستخدم على نطاق واسع (جنبًا إلى جنب مع الإبراق الضوئي) بعد إدخال أجهزة الفاكس واستخدام أنظمة الاتصالات المودم. بيانات الوسائل التقنيةليست مخصصة لنقل المستندات التي تحمل ختم تقييد الوصول. يخضع الفاكس أيضًا للمحاسبة (التسجيل)، وبمجرد فرض القرار المقابل من الرئيس، يتم نقله من قبل الأمانة إلى الشخص المسؤول عن تنظيم تنفيذ هذه الوثيقة.
3. توزيع الوثائق النصية عبر قنوات الاتصال الكبلية الإلكترونيةبدأ استخدامها مع انتشار أجهزة الكمبيوتر الشخصية الأكثر قوة ولغرض إنشاء قواعد بيانات إلكترونية للمعلومات الإدارية. وثيقة إلكترونيةينتشر على الشبكة الإلكترونية، و برمجة، التي تخدم هذه الشبكة، تنشئ ما يسمى بالبريد الإلكتروني مع نظام الوصول إلى "صناديق بريد" المستخدم. قد يكون هناك مستند إلكتروني قوة قانونية، إذا كان لدى هيئة الشؤون الداخلية ترخيص للتصديق على هوية التوقيع الرقمي الإلكتروني وإذا كانت البرامج والأجهزة المناسبة متوفرة.
في الحالة التي يشير فيها قرار رئيس هيئة الشؤون الداخلية إلى شخصين أو أكثر مسؤولين عن تنظيم تنفيذ القرار، يصبح الإجراء وطريقة تعريفهم بالوثيقة أمرًا مهمًا. طريقة متسقة للتعرفيتم استخدامه عندما تكون تصرفات المنفذين اللاحقين غير ممكنة بدون التدابير التنظيمية للمنفذ السابق - وهذا يؤدي إلى إطالة الوقت اللازم لتنفيذ القرار ككل بشكل مفرط. الطريقة الموازية للتعرفالأكثر إنتاجية ولديه عدة خيارات: نسخ المستند الأصلي لكل منفذ؛ إنشاء البيانات المناسبة لكل منهم؛ عقد اجتماع تعليمي مع فناني الأداء مع مناقشة القضايا المتعلقة بتنظيم تنفيذ قرارات الإدارة في نفس الوقت.
2. توضيح المهام وتفصيل ترتيب تنفيذها. عند التعرف على محتوى قرار الإدارة، كقاعدة عامة، تنشأ أسئلة ذات طبيعة تنظيمية حيث من الضروري توضيح الإجراء الخاص بإكمال المهام المعينة. وفي بعض الحالات، تتطلب عملية التنفيذ الاتفاق مع صاحب القرار، على سبيل المثال، فيما يتعلق بتخصيص قوات وموارد إضافية. بالنسبة للقرارات ذات الطبيعة المعقدة (على سبيل المثال، عند التفاعل مع الهيئات الأخرى)، من الضروري عقد اجتماع تعليمي عام لممثلي جميع المنظمات المنفذة مع توضيح وتوضيح القضايا التنظيمية الفردية. ويمكن النظر في قضايا مماثلة في اجتماع لموظفي إدارة هيئة الشؤون الداخلية، عندما يكون رؤساء الخدمات والإدارات مسؤولين عن تنظيم العمل. الهدف الرئيسي من اجتماعات الإحاطة هذه هو تحقيق فهم مشترك لإجراءات تنفيذ القرار.
من خلال توضيح وتوضيح الأحكام الفردية لقرار الإدارة، يجب التغلب على الحاجز الدلالي. لذلك، في هذه المرحلة، ينبغي للمرء أن يأخذ في الاعتبار درجة إدراك المعلومات الواردة حديثا من قبل كل فنان، لأن نفس المعلومات أناس مختلفونيمكن أن ينظر إليها بشكل مختلف. إذا لم يؤخذ هذا العامل في الاعتبار، فقد يتم تشويه الأهداف الرئيسية للنشاط أو بعض القضايا التنظيمية.
يتم تنفيذ هذه المرحلة، كقاعدة عامة، خلال اجتماع تعليمي مع المسؤولين عن تنظيم العمل. نتيجة لفهم القضايا التنظيمية الفردية، يتمتع فناني الأداء بفهم كامل إلى حد ما لدور ومكان منطقتهم (الاتجاه) في النشاط التنظيمي الشامل. وفي الوقت نفسه، يتم وضع خطة عمل تتضمن تفاصيل أنشطتهم. وفي بعض الحالات، قد يؤدي تفصيل القرار إلى تسهيل اعتماد قرارات إدارية إضافية على مستوى الهيكل التنفيذي. قد يكون نطاق التدابير التفصيلية أوسع بكثير من التعليمات الأولية لموضوع الإدارة.
3. اختيار فناني الأداء وتدريبهم وتعليمهمعند تنظيم تنفيذ قرارات الإدارة، تكون هذه المرحلة ضرورية، حيث أن بعض أحكام القرار تشير فقط إلى الانتماء الهيكلي (الصناعي) للمنفذين المعنيين، ولكنها لا تشير إلى موظفين محددين. رئيس الجميع الوحدة الهيكليةيجب أن يحدد مهام أنشطة الأداء الموضوعي لمرؤوسيه، مع مراعاة صفاتهم التجارية والتنظيمية والأخلاقية والنفسية.
تتمثل المهمة الرئيسية للمدير في هذه المرحلة في اختيار فناني الأداء القادرين على إكمال المهام المعينة بشكل كامل وفعال. يجب أن تتوافق درجة تعقيد مهمة فنان معين بشكل كامل مع المسؤوليات الوظيفية للموظف وخبرته في الأنشطة التشغيلية في المنطقة المعينة. من الضروري مراعاة هذه العوامل، لأنه في أنشطة إنفاذ القانون يتم تحديد مستوى الصفات المهنية والتجارية إلى حد كبير حسب مدة الخدمة، ويحدث تحسين المهارات المهنية في نظام تدريبهم المهني.
التدريب على الخدمة هو نظام من الفصول المخططة، حيث يقوم كل موظف في هيئة الشؤون الداخلية بتحسين النظرية والممارسة، ودراسة تقنيات التفاعل، وتكتيكات النشاط في الظروف الصعبة وغيرها من القضايا. يتم تنظيم تدريب الموظفين في نظام التدريب المهني أنظمةوزارة الداخلية الروسية وتتضمن ثلاثة أشكال رئيسية: التدريب النظري؛ النار والتدريب البدني. ممارسة المقدمات العملية.
رئيس الوحدة الهيكلية أو نائبه، عند تحديد المهام التالية للأنشطة التشغيلية والرسمية، كقاعدة عامة، يطلع فناني الأداء. يعتمد محتوى الإحاطة على حداثة المهمة. يهدف الإحاطة في المقام الأول إلى التأكد من فهم فناني الأداء للمهمة. ويشمل: تحديد هدف المهمة، وتوفير معلومات إضافيةوتوضيح قضايا التفاعل بين فناني الأداء، وتدابير السلامة الشخصية، وما إلى ذلك.
4. ضمان أنشطة فناني الأداءتتكون هذه المرحلة من تهيئة الظروف التي يمكن من خلالها تحقيق الأهداف والغايات المحددة في قرار الإدارة. الشروط الرئيسية لتنفيذ قرار الإدارة تشمل ما يلي.
1. الدعم التنظيمي والمنهجيهو أن حقوق والتزامات موظفي هيئات الشؤون الداخلية تستند إلى قواعد التشريع و مسؤوليات العمل. في الوقت نفسه، تقوم الإجراءات القانونية التنظيمية الإضافية (القرارات الإدارية) بإجراء تعديلات معينة في الاتجاه (الأهداف) وتحسين تنظيم الأنشطة التشغيلية والرسمية. كما تظهر التجربة، فإن مشكلة تنظيم أنشطة فناني الأداء هي عدم وجود الدعم المنهجي. وفي هذا الصدد، من المهم للغاية وضع توصيات منهجية على الفور بشأن التنفيذ العملي للمتطلبات الفردية.
2. الدعم اللوجستي والماليبمثابة شرط أساسي مهم لأداء الأنشطة. تظهر الممارسة أنه في حالة عدم احتواء قرار الإدارة على التعليمات اللازمة لهذه الأنواع من الدعم، أو عندما لا يتم وضع التعليمات وفقًا لتعقيد المهام، فإن الجهود التنظيمية وعمل فناني الأداء ستكون غير فعالة. لسوء الحظ، في الوقت الحاضر، لا يتوافق مستوى الدعم المادي والفني لهيئات الشؤون الداخلية بشكل كامل مع القضايا التي تحلها. المهام المعقدة. وبشكل عام هذه المشكلة معروفة، لذا يجب أن تأخذها قرارات الإدارة بعين الاعتبار.
3. الدعم المعنوي والنفسييسمح لك بتكوين إحساس المؤدي بالهدف والاستدامة. ويشمل خلق المناخ الأخلاقي والنفسي المناسب في الفرق وزراعة الصفات اللازمة لدى كل موظف، مما يسمح لهم بأداء واجباتهم الرسمية بشرف.
4. توفير الوقتيتضمن الحساب المسبق للوقت اللازم لجميع مراحل تنظيم العمل استعدادًا لتنفيذ قرار الإدارة. وفي الوقت نفسه، لا يجوز تعمد تحديد الموعد النهائي لإنجاز جميع المهام الموكلة، وكذلك توفير الوقت الزائد. تتعلق مسألة الامتثال بين المواعيد النهائية المحددة والمهام المقرر حلها، إلى حد كبير، بمنهجية تطوير القرارات الإدارية في هيئات الشؤون الداخلية.
5. دعم المعلوماتيعد أحد الشروط الإلزامية لتنفيذ قرارات الإدارة، حيث أن النشاط التنفيذي لا يعتمد فقط على المعرفة المهنيةوالمهارات والقدرات، ولكن أيضا لدراسة الوضع الفعلي. اعتمادًا على مدى تعقيدها، يتم استخدام أساليب وأشكال معينة من الأنشطة التشغيلية، كما يتم فرض متطلبات معينة على مستوى التدريب المهني للموظفين. وبالتالي، تعتمد أشكال وأساليب العمل ومتطلبات فناني الأداء على البيانات التي تميز الظروف التي تؤثر بشكل مباشر على أنشطة هيئات الشؤون الداخلية.
5. تنظيم عملية تنفيذ القرارات الإداريةهذه المرحلة هي الاختصاص الحصري للمدير وتتكون من إدخال تغييرات فردية على الأنشطة التنظيمية. وفي هذا الصدد، يتم تصنيف التنظيم كنوع من نشاط الإدارة على أنه وظيفة إدارية مستقلة. وفي الوقت نفسه، يرتبط التنظيم دائمًا بعملية تنفيذ القرار، والذي يعد في حد ذاته جزءًا لا يتجزأ منه. خلال هذه العملية، يتم تحقيق الحالة المطلوبة لكائن التحكم. وهذا الوضع مثالي إلى حد ما. موديل نظري. ومع ذلك، العوامل الواقع الموضوعي(الخارجية والداخلية) تقوم دائمًا بإجراء التعديلات، مما يؤدي إلى التناقض بين النموذج المثالي والحقائق الموضوعية. وبالتالي فإن تنظيم عملية تنفيذ قرارات الإدارة يعمل على تقليل هذا التناقض. يمكن أن يكون شكل النشاط التنظيمي قانوني(أعمال الإدارة الإضافية) و غير قانوني(استخدام التدابير التنظيمية الأخرى).
الوسائل الرئيسية للمدير في تنظيم الأنشطة التنفيذية هي:
1.السيطرة الحاليةعملية تنفيذ القرار التي تتم من قبل الوحدات المعتمدة (المقر الرئيسي) أو الموظفين. تتمثل المهمة الرئيسية للرقابة الحالية في جمع المعلومات بانتظام عن التقدم المحرز في تنفيذ القرار ومراقبة الانحرافات في تلك المؤشرات التي تعمل كمعيار لتقييم فعالية التنفيذ.
2. تنسيقعملية تنفيذ القرار , يتم تعيينه إما لهيئة خاصة (مقر مؤقت) أو ل تنفيذي، مسؤول عن التنسيق. جوهر هذا النشاط هو التأكد التفاعل المستمرفناني الأداء عند حل المشكلات التي تعيق تنفيذ المهام الفردية في عملية تنفيذ قرار الإدارة.
3. تعديلعملية تنفيذ القرار , والذي يتوافق مع التغييرات في عملية تنفيذ القرارات الإدارية. لا يؤثر التعديل على الأهداف والغايات الرئيسية التي تواجه الهياكل التابعة. ويعود السبب في ذلك إلى الظروف الموضوعية التي تم تحديدها أثناء المراقبة والتنسيق، وقد تؤثر على التغييرات في المواعيد النهائية، واستبدال فناني الأداء، واختيار طرق أخرى، وتوصيل الموارد الإضافية، وما إلى ذلك. ويمكن إجراء التعديل على مستوى الهيكل التنفيذي أو من قبل الجهة التي اعتمدت القرار. وكقاعدة عامة، من اختصاص المدير المسؤول عن التنفيذ تغيير موازين القوى والوسائل، بما لا يؤثر على تعليمات القرار نفسه، ولا يخضع للاتفاق. إن التغييرات في شروط ووسائل الدعم المسؤول عن تنظيم العمل، وكذلك التغييرات في القضايا المهمة الأخرى هي الاختصاص الحصري للكيان الإداري الذي قبل هذا القرار، ولا يجوز الدخول فيه إلا بالاتفاق معه.
6. تلخيص تنفيذ القرار. هذا المرحلة النهائيةالعملية الكاملة لتنظيم تنفيذ قرارات الإدارة. يعتمد شكل التلخيص إلى حد كبير على الأهداف التي تم تحديدها في القرار، وكذلك على المستوى الذي تم تنفيذه فيه. على سبيل المثال، تخضع أوامر رئيس هيئة الشؤون الداخلية المتعلقة بالموظفين للتعرف على محتواها إما من قبل الموظفين أنفسهم، الذين ينطبق عليهم هذا الأمر، أو بين موظفي وحدة هيكلية واحدة، أو بين جميع الموظفين. يتم التلخيص:
· في اجتماع عام لهيئة قيادة العمليات.
· في اجتماع رؤساء الهيئات المسؤولة عن تنظيم التنفيذ.
· من خلال لفت انتباه فناني الأداء على جميع المستويات إلى قرار هيئة الإدارة العليا مع تقييم أنشطة الأداء؛
تلخيص النتائج المرتبطة بالعمليات التنظيمية في هيكل هيئة الشؤون الداخلية له هدفان رئيسيان. أولا، أعط التقييم العامنتيجة العمل وتقييم المساهمة فيه الأنشطة العامةفناني الأداء الفرديين. ثانياً: الإشارة إلى أهم الأخطاء وسوء التقدير التي حدثت أثناء تنفيذ القرار الإداري.