Eksempel på udfyldelse af en arbejdsbog for første gang i et år. Indførsel i arbejdsbogen: afskedigelse efter behag

Udfyldning af arbejdsbøger i 2017 skal ske efter nye regler. Lad os overveje ny ordre og give prøver af fyld arbejdsbog ved ansættelse og afskedigelse af en medarbejder.

Arbejdsgivere skal føre arbejdsbøger for hver medarbejder, der har arbejdet under en ansættelseskontrakt i mere end 5 dage, og dette arbejde er hans hovedbeskæftigelse. De eneste undtagelser er arbejdsgivere - enkeltpersoner det er ikke individuelle iværksættere. De har ikke ret til at føre arbejdsbøger for deres ansatte. Vi vil yderligere diskutere udfyldelse af arbejdsbøger i 2017. Eksempler og nye regler for indtastning i arbejdsbøger er givet nedenfor.

Udfyldning af arbejdsbøger i 2017 skal ske efter nye regler. De blev godkendt efter ordre fra det russiske arbejdsministerium dateret 31. oktober 2016 nr. 588n.

Nu skal arbejdsbogen kun stemples, hvis organisationen har en. Lad os minde dig om, at organisationens segl er påkrævet titel side arbejdsbog, på indersiden af ​​omslaget ved indtastninger om navneændring, samt efter opslag om afskedigelse.

Så fra den 27. november 2016 placeres et stempel kun i arbejdsbøger, hvis det er tilgængeligt. Hvis din virksomhed ikke har et segl, skal du attestere registrene med underskrift fra lederen eller den person, der er ansvarlig for at føre arbejdsjournaler.

Se nedenfor for et eksempel på stempling af en arbejdsbog.

Mere om dette emne:

• Hvornår skal en medarbejders arbejdsbog udfyldes i prøvetiden

Sådan udfyldes forsiden af ​​en arbejdsbog

Hvis en arbejdsgiver udsteder en ny arbejdsbog til en medarbejder, skal han udfylde en titelside i den. Journalbogen skal være udfyldt inden for en uge fra den dag, medarbejderen blev ansat (§ 8 i Regler for føring af arbejdsjournaler).

Udfyldning af arbejdsbøger i 2017 skal ske med fyldepen, gel eller kuglepen med sort, blå eller lilla blæk. Du kan ikke forkorte ord i en arbejdsbog (paragraf 11 i reglerne for vedligeholdelse af arbejdsbøger).

Titelbladet indeholder følgende oplysninger:

• efternavn, fornavn og patronym for medarbejderen;
• Fødselsdato;
• uddannelse og erhverv eller speciale.

Fulde navn og fødselsdato bør angives på grundlag af pas eller andet identitetsdokument.

Og uddannelse, erhverv og speciale optages efter eksamensbevis eller andet dokument om uddannelse eller kvalifikationer.

Se nedenfor for et eksempel på udfyldning af titelsiden på en arbejdsbog. De felter, som personaleofficeren udfyldte, er fremhævet med blåt.

Sådan skriver du ind i arbejdsbogen om beskæftigelse i 2017

Indtastning i arbejdsbogen om ansættelse skal ske på baggrund af direktørens påbud om at ansætte en medarbejder. Alle indtastninger skal foretages uden forkortelser.

I kolonne 3 i afsnittet "Arbejdsoplysninger" skal du angive det fulde og forkortede navn på organisationen. I stedet for en indtastning kan du sætte et stempel, hvis det bærer virksomhedens fulde og forkortede navn.

Løbenummeret er sat i kolonne 1, og ansættelsesdatoen er i kolonne 2. I kolonne 3 skal du angive, at medarbejderen er ansat af organisationen med navnet på stillingen, erhvervet eller kvalifikationen. I kolonne 4 skal du sætte ordet "Ordre" og detaljerne i ansættelsesordren.

Det er ikke nødvendigt at attestere aftaleprotokollen med underskrift og segl. Se et eksempel på en jobansøgning nedenfor.

Sådan registrerer du en afskedigelse af en medarbejder

Indførsler i arbejdsbogen ved afskedigelse i 2017 sker på baggrund af lederens påbud om afskedigelse. I kolonne 1 sættes serienummer poster i kolonne 2 - datoen for ansættelseskontraktens ophør.

Kolonne 3 vil indeholde grundlag og begrundelse for opsigelse af ansættelseskontrakten. Bemærk venligst, at indlægget skal være i overensstemmelse med ordlyden fra Arbejdskodeks og uden forkortelser.

Skriv i kolonne 4 ordet "Ordre" og detaljerne i afskedigelseskendelsen, også uden forkortelser.

Registreringen attesteres ved underskrift af organisationens leder eller officiel, ansvarlig for at vedligeholde arbejdsjournaler. Du skal også bede medarbejderen om at underskrive indtastningen. Sæt derefter organisationens segl, hvis nogen.

Eksempel på afskedigelsesbrev forgodtbefindende se nedenunder.

Proceduren for at udfylde en arbejdsbog er rækkefølgen af ​​handlinger for at lave poster i medarbejderens hoveddokument, som afspejler ansættelsesforholdet og bekræfter hans arbejdserfaring. Ifølge indtastningerne i dette dokument forekommer periodiseringer pensionsudbetalinger, derfor er det vigtigt at indtaste alle indtastninger korrekt i dette dokument. Arbejdsgiveren er ansvarlig for fejl ved indtastning af data. Vi fortæller dig, hvordan du udfylder en arbejdsbog og giver dig et eksempel på, hvordan du udfylder en arbejdsbog for 2019.

Hvilke regler skal du følge?

Først og fremmest er det nødvendigt at nævne, at udfyldning af arbejdsbøger er reguleret Artikel 66 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks. Derudover skal to andre grundlæggende dokumenter nævnes.

Prøven og reglerne for udfyldning af en arbejdsbog er godkendt Resolution fra det russiske arbejdsministerium af 10. oktober 2003 nr. 69. Den beskriver nuancerne ved at indtaste oplysninger i et dokument og rette forkerte indtastninger.

Ud over instruktionerne, der besvarer spørgsmålet: hvordan man korrekt foretager indtastninger i arbejdsbogen (2019) - er der også regler for vedligeholdelse og opbevaring af arbejdsbøger, godkendtDekret fra Den Russiske Føderations regering af 16. april 2003 nr. 225.

Hvem er ansvarlig for det korrekte design

Påfyldningsvejledningen indeholder følgende regler for indtastning:

• datoer er indtastet Arabiske tal i formatet "05/17/2019";
• brug en fyldepen, heliumpen eller kuglepen i sort, blå eller lilla;
• brug ikke forkortelser;
• streg ikke poster over, når de rettes (gælder ikke titelbladet), under den forkerte post skriver de "indtastningsnummer __ er ugyldigt", og indtast det rigtige nedenfor;
• FULDE NAVN. skriv fuldt ud, uden at erstatte med initialer, fødselsdato - baseret på passet;
• information om erhverv og uddannelse også baseret på relevante dokumenter;
• Medarbejderens underskrift skal bekræfte oplysningerne.

Eksempel på udfyldelse af en arbejdsbog 2019

Arbejdsbogsformularen blev godkendt ved dekret fra Den Russiske Føderations regering af 16. april 2003 nr. 225.

Eksemplerne viser, hvordan man udfylder en arbejdsbog (2019) afsnit for afsnit, og hvordan titelsiden skal se ud.

Dokumentet indeholder tre dele:

• titeldel - grundlæggende oplysninger om medarbejderen;
• information om arbejde - information om ansættelse, overførsel og afskedigelse;
• information om priser.

Lad os se på, hvordan du udfylder hver del af bogen korrekt.

Udfyldelse af titelbladet

Titelbladet skal udarbejdes med særlig omhu. Eventuelle klatter eller unøjagtigheder gør bogformen ubrugelig.

Denne arbejdsside bør indeholde følgende oplysninger:

• FULDE NAVN. ejer;
• datoen for hans fødsel;
• uddannelse (sekundær, specialiseret sekundær, højere);
• navnet på erhvervet, som i eksamensbeviset;
• dato for åbning af bogen;
• underskrift af den person, der udfylder formularen;
• organisationens segl (hvis nogen).

Denne side udfyldes kun i henhold til de dokumenter, medarbejderen har udleveret. Dette skal være et pas, SNILS, et uddannelsesdokument (normalt et eksamensbevis), et ægteskabsbevis (skilsmisse).

Titelbladet på arbejdsbogen (2019) ser således ud:

Afsnit "Joboplysninger"

Hver side i dette afsnit består af 4 kolonner:

1. Serienummeret på den aktuelle post.
2. Dato for ansættelse, fyring, priser og andre begivenheder.
3. Oplysninger om organisation, stillingsbetegnelse og afdeling. Fakta om ansættelse, afskedigelse og overflytning til en anden stilling er også registreret her.
4. Bekræftelse af den foretagne indtastning - navn, dato og nummer på den rækkefølge, hvorefter indtastningen blev foretaget.

Oplysninger i dette afsnit skal medtages inden for 7 dage fra datoen for udstedelse af ordren om ansættelse, overførsel til en anden stilling, priser, incitamenter og så videre.

Omorganiseringen af ​​virksomheden afspejles også i dette afsnit af arbejdsbogen. Disse optegnelser vil hjælpe med at forklare de forskellige sæler til ansættelse og fyring.

Det er ikke nødvendigt at tale om, hvor vigtigt det er korrekt fyldning arbejdsbog (2019) - størrelsen af ​​medarbejderens fremtidige pension og andre sociale ydelser kan jo afhænge af dette

Ved overførsel

Overgangen fra en stilling til en anden afspejles også i dette afsnit af arbejdsbogen.

Der er to typer oversættelser:

• intern - en medarbejder skifter stilling, mens han er i samme organisation;
• ekstern - arbejdsgiveren skifter. I dette tilfælde opsiges den tidligere ansættelseskontrakt, og en ny indgås.

Når du foretager en intern forflytning, skal du i bogens tredje kolonne skrive "overført til stilling..." og angive den nye stilling og navnet på afdelingen, hvis den er ændret.

Ved ekstern overførsel angives nummer og dato for afskedigelsesordren fra én organisation samt nummer og dato for ordren om ansættelse i en anden organisation. I begge tilfælde skal du angive medarbejderens stilling.

Ved deltidsarbejde

Her kan også indtastes oplysninger om deltidsarbejde. En indtastning i bogen foretages også på grundlag af dokumenter, der er leveret fra en anden organisation. Det vil sige, at medarbejderen medbringer et certifikat til hovedarbejdsstedet, som skal indeholde:

• organisationens fulde og forkortede navn;
• navn på medarbejderens stilling;
• ansættelsesdato;
• organisations detaljer.

Sammen med certifikatet indsender medarbejderen en ansøgning skrevet i fri form og en bekræftet kopi af ordren fra en anden organisation, som han er blevet ansat. Hvis disse dokumenter er udfyldt korrekt, udsteder lederen af ​​virksomheden, som betragtes som hovedopgaven, en ordre om at foretage en yderligere indførsel i arbejdsbogen. Formuleringen kan ses ved at åbne vores eksempel på, hvordan man korrekt udfylder en arbejdsbog, når man kombinerer.

Ved afskedigelse

Dette afsnit af bogen udfyldes på samme måde ved afskedigelse.

Tredje kolonne angiver afskedigelsesgrunden, og fjerde kolonne indeholder detaljerne i den kendelse, på grundlag af hvilken ansættelseskontrakten er opsagt.

Disse poster i arbejdsbogen skal attesteres med et segl (hvis nogen) og underskrift fra en medarbejder i HR-afdelingen. Hvis virksomheden ikke har en personaleafdeling eller en ansvarlig for at udarbejde og vedligeholde arbejdsbøger, skal alt dette udføres af organisationens leder.

Afsnit "Oplysninger om priser"

Et andet afsnit af arbejdsbogen, der skal udfyldes, er afsnittet om priser. Dette omfatter oplysninger om følgende begivenheder:

• levering statspriser(samt tildeling af ærestitler);
• tildeling af diplomer, certifikater, medaljer, ordrer, insignier;
• arbejdsincitamenter foreskrevet i Den Russiske Føderations arbejdskodeks eller i organisationens interne regler.

Afsnittet af bogen er udfyldt på samme måde som det forrige:

• Kolonne 1 - postens serienummer;
• 2 kolonner - dato for tildeling;
• 3 kolonner - firmanavn, stilling og pristype;
• 4 kolonner - detaljer om den rækkefølge, som tildelingen fandt sted på grundlag af.

Lave rettelser

Over tid kan de data, der er angivet i arbejdsbogen, ændre sig. For eksempel bliver en kvinde gift og skifter efternavn, eller en medarbejder modtager supplerende uddannelse. Hvordan laver man ændringer i bogen?

Hvis der er en ændring i efternavn, fornavn, patronym, så er den eksisterende post overstreget med én linje, og nye oplysninger. Dens nøjagtighed bekræftes af navnet og nummeret på det dokument, der var grundlaget for ændringerne (for eksempel en vielsesattest). Nye data bekræftes af underskriften fra den ansvarlige medarbejder, der har foretaget rettelsen, en udskrift af underskriften og organisationens segl (hvis nogen).

Når tildelt ny klassifikation i uddannelse er en eksisterende post overstreget med én linje, og en ny skrives ovenfor.

Ved omdøbning af en organisation foretages rettelser som følger:

1. Kolonne 1 og 2 forbliver tomme.
2. Kolonne 3 registrerer ændringen i navnet på organisationen. I dette tilfælde er de tidligere og nye navne angivet i fuld og kort form.
3. Kolonne 4 indeholder detaljerne i det dokument, på grundlag af hvilket navnet blev ændret.

Hvis der er begået en fejl eller en forkert indtastning under udfyldning af arbejdsbogen, kan den ikke overstreges.

Efter en forkert indtastning placeres nummeret på den næste i ordre. I kolonne 2 er datoen for ændringer angivet. Kolonne 3 angiver "Record No .... skal betragtes som ugyldig." Dette skal efterfølges af den korrekte indtastning.

Der er to muligheder for at udfylde kolonne 4:

• genindikere datoen og nummeret på den ordre, der blev grundlaget for den ugyldige indtastning;
• angive nummer og dato for den ordre, der er afgivet for at foretage rettelserne.

Liner

Efter at alle de tomme sider i arbejdsrapporten er udfyldt, vil dataene blive indtastet på en indstiksformular, som medarbejderen yderligere køber. Indlægget udfyldes af arbejdsgiveren på samme måde som arbejdsdokumentet:

• medarbejderens personlige oplysninger udfyldes;
• datoen indtastes;
• aktuelle oplysninger om medarbejderen udfyldes;
• optegnelser er certificeret af organisationens underskrift og segl.

Skemaet sys i slutningen af ​​den udfyldte arbejdsbog. Et stempel, der angiver bilagets udgivelse, med angivelse af dets serie og nummer, er placeret på hoveddokumentets titelblad.

Antallet af indsatser, som en medarbejder kan have, er ikke fastsat ved lov.

Ligesom arbejdsdokumentet har indsatsens design også sine egne krav:

• dækslet skal være intakt;
• fejlkorrektion er uacceptabel;
• ingen indsats retskraft uden selve arbejdet;
• foretages ændringer i selve værket, skal de medtages i hver indsat blanket.

Dublet arbejdsbog

Der udstedes et duplikat, hvis arbejdsdokumentet er tabt eller beskadiget. Hvis medarbejderen på dette tidspunkt havde dokumentet, skal han kontakte den sidste arbejdsgiver for at genoprette det. For at der kan udstedes et duplikat, skal du indsende en tilsvarende ansøgning, som skal behandles inden for højst 15 dage. Derudover kan medarbejderen blive bedt om dokumenter, der angiver hans tidligere arbejdssteder.

I den nye arbejdsrapport skal "Duplicate" skrives på titelsiden øverst. Yderligere påfyldning sker som standard. Alle oplysninger om tidligere arbejdssteder udfyldes på baggrund af de dokumenter, medarbejderen har udleveret.

Hvis tabet eller skaden opstod på grund af arbejdsgiverens skyld, påhviler alt arbejde for at genoprette oplysningerne på ham.

Sådan bekræfter du en kopi

Der er ofte tilfælde, hvor en medarbejder kræver en kopi af ansættelsesdokumentet. For at modtage den skal du skrive en ansøgning stilet til arbejdsgiveren. Ansøgningsskemaet er ikke fastlagt, men det tilrådes at overholde de fastlagte regler for udførelse:

• i øverste højre hjørne af arket - data om leder og medarbejder;
• i midten - ordet "erklæring";
• derefter teksten til selve andragendet (i vores tilfælde kan teksten være som følger: "På grundlag af artikel 62 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks beder jeg dig om at give mig en kopi af arbejdsbogen, certificeret i den foreskrevne måde”);
• dato og underskrift.

Efter accept af ansøgningen skal der udarbejdes en bekræftet kopi af arbejdsrapporten og udstedes inden for tre dage.

Det er vigtigt at huske, at fra 07/01/2018 trådte den nye GOST R 7.0.97-2016 "National Standard" i kraft Den Russiske Føderation. System af standarder for information, bibliotekar og publicering. Organisatorisk og administrativ dokumentation. Krav til dokumentudarbejdelse”, som foretog mindre ændringer i proceduren for attestering af en kopi af arbejdsbogen.

For at gøre alt rigtigt skal du overholde en bestemt algoritme:

1. Lav kopier af alle udfyldte ark. I dette tilfælde skal kopierne være enkeltsidede.
2. Nummer og sy arkene. På bagsiden af ​​det sidste ark skal du forsegle enderne af trådene med et papirklistermærke, hvorpå du skriver, hvor mange ark der er.
3. Hver kopieret side skal være certificeret (hvis den ikke er hæftet i én fil). Dette skal gøres af en person, der er tildelt en sådan ret af lokale forskrifter. Hvis der ikke er en sådan person, skal generaldirektøren bekræfte kopierne.
4. Derefter skriver den person, der attesterer dokumentet "True", nedlægger sin holdning, underskrift med udskrift og dato. Du kan sætte stempel på organisationen (hvis der er en), men loven forpligter dig ikke til at gøre dette.
5. Du skal også tilføje endnu en post vedrørende den originale arbejdsrapport: "Det originale dokument er placeret i (organisationens navn) i fil nr. ___ for ___ år" (dette skrives, når medarbejderen har brug for en kopi for at give den til en tredjepartsorganisation).
6. Nogle gange beder en medarbejder om at tilføje "Arbejder i øjeblikket." Dette er ikke forbudt ved lov (banker spørger normalt).

Registrering af en arbejdsbog: grundlæggende regler

Proceduren for at udfylde en arbejdsbog er reguleret af:

• Den Russiske Føderations arbejdskodeks (LC RF);
• Regler for vedligeholdelse og opbevaring af arbejdsbøger, fremstilling af arbejdsbogsformularer og udlevering af dem til arbejdsgivere, godkendt ved dekret fra Den Russiske Føderations regering "Om arbejdsbøger" dateret 16. april 2003 nr. 225 (i det følgende benævnt reglerne, resolutionen nr. 225);
• Instruktioner for udfyldning af arbejdsbøger, godkendt ved resolution fra Ministeriet for Social Udvikling af 10. oktober 2003 nr. 69 (herefter benævnt instruksen).

Desværre støder man ofte på modsætninger mellem de nævnte dokumenter. Således skal en registrering af frivillig afskedigelse i henhold til Den Russiske Føderations arbejdskodeks indtastes i dokumentet i nøje overensstemmelse med kodens ordlyd (del 5 i artikel 84.1 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks). Reglerne siger samtidig, at det er nødvendigt at nedskrive ordlyden i overensstemmelse med afskedigelseskendelsen.

Ansvarlige medarbejdere bør fokusere på regelhierarkiet. Hvis andre handlinger er i modstrid med Den Russiske Føderations arbejdskodeks, bør de ikke anvendes. I det ovenfor beskrevne tilfælde er det nødvendigt at formulere en ordre (og derefter en indtastning i arbejdsjournalen) i overensstemmelse med koden.

Vi lister de grundlæggende regler, der fortæller personalet, hvordan man udfylder en arbejdsbog:

• en arbejdstilladelse udstedes til alle, der arbejder på virksomheden i mere end 5 dage;
• den periode, for hvilken en indtastning skal foretages, er 7 dage;
• Arabiske tal skal bruges i indtastninger;
• Du kan skrive med en sort, blå eller lilla pen;
• Forkortelser og rettelser er forbudte (rettelser er kun tilladt på den måde, der er foreskrevet i paragraf 27 i reglerne, og kun i afsnittene "Oplysninger om arbejde" og "Oplysninger om priser");
• Hver post skal have et serienummer.

Sådan udfyldes sektioner af en arbejdsbog: et eksempel på udfyldning i 2018-2019

Dokumentformularen blev godkendt ved resolution nr. 225 - hvor man kan hente formularen er beskrevet i artiklen Fremgangsmåden for at anskaffe, opbevare og udfylde en arbejdsbogsformular (nuancer). Arbejdsrapporten består således af flere sektioner, der hjælper med at identificere medarbejderen, lære om hans erhverv, kvalifikationer, længden af ​​erhvervserfaring og modtagne priser. Disse sektioner indeholder:

• personlig data;
• information om arbejdsaktivitet;
• oplysninger om incitamenter (undtagen bonusser).

Sammen med ovenstående almindelige regler, for hvert afsnit har lovgiveren udviklet specifikke regler for udfyldning, som vi vil overveje nærmere.

Sådan udfyldes en arbejdsforside

Oplysninger om medarbejderen er angivet på dokumentets titelside. Vejledt af punkt 2 i instruksen skal personaleofficeren indtaste:

• medarbejderens personlige data, som de er angivet i passet, uden forkortelse;
• oplysninger om uddannelse, hvis medarbejderen har det relevante dokument;
• navnet på det erhverv, som personen vil arbejde i i virksomheden;
• dato for færdiggørelse af dokumentet.

Alle optegnelser skal attesteres af medarbejderens og personaleansvarliges underskrifter samt organisationens segl (hvis nogen). Titelbladet udfyldes på personens første arbejdsplads.

Hvis en medarbejders personlige data er ændret, kan HR-medarbejdere overstrege disse data med én linje og angive nye. For at gøre dette skal medarbejderen indsende officielle dokumenter, der bekræfter ændringen i personoplysninger, og personaleansvarlig skal kopiere oplysningerne fra disse dokumenter til indersiden arbejdsbogsomslag. For mere information om rettelse af efternavnet i arbejdsbogen, se artiklen Registrering af ændring af efternavnet i arbejdsbogen - eksempel.

Hvis det ønskes, kan arbejdsgiveren placere et hologram på titelbladet - hvad et holografisk klistermærke bruges til er beskrevet i artiklen Hvor placeres et hologram korrekt i en arbejdsbog - prøve?

Sådan formateres afsnittet "Joboplysninger" korrekt

Personaleafdelingens medarbejdere skal vide, hvordan man korrekt udarbejder en arbejdsbog, herunder det afsnit, hvor oplysninger om arbejdet er angivet.

Har du brug for at ansætte nogen? I dette tilfælde skal personaleservicemedarbejderen vejledes af afsnit 3 i vejledningen og skrive ned i arbejdsbogen under serienummeret:

• organisationens navn i fuld og forkortet form;
• navnet på den strukturelle enhed, hvor personen får arbejde;
• navnet på det erhverv, som medarbejderen vil arbejde i;
• den dato, hvor medarbejderen begyndte at arbejde.

Hvis en person arbejder med succes, erhverver en ny rang eller klasse, skal dette registreres i hans arbejdsbog.

Under løbenummeret skriver HR-afdelingens medarbejder:

• oplysninger om tildeling til en medarbejder af en højere rang eller klasse;
• oplysninger om yderligere erhverv eller medarbejderes kvalifikationer.

Hvis arbejdsforhold har opbrugt sig selv, og tiden er inde til at skille sig af med medarbejderen, skal arbejdsgiveren korrekt registrere sin afskedigelse i overensstemmelse med kravene i instruksens pkt. 5.

For at gøre dette skal du i afsnittet "Arbejdsoplysninger" under det relevante serienummer angive:

• grund til afskedigelse;
• slutdatoen for ansættelsesforholdet;
• navn, nummer og dato for arbejdsgiverens beslutning, på grundlag af hvilken afskedigelsen sker.

VIGTIG! Oplysningerne i dokumentet skal være præcist specificeret, ordlyden skal stemme overens arbejdslovgivning. Alle tilmeldinger skal bekræftes med organisationens segl (hvis nogen) og underskrift af dens leder.

Proceduren for at udfylde afsnittet "Oplysninger om priser"

Et andet vigtigt afsnit af arbejdsbogen indeholder oplysninger om de priser, som medarbejderen har optjent i arbejdet. I overensstemmelse med punkt 4 i vejledningen er information angivet i følgende format:

• rekordnummer;
• Organisationens navn;
• oplysninger om prisen;
• oplysninger om, hvem der tildelte medarbejderen;
• oplysninger om de meritter, som personen blev tildelt;
• link til det dokument, som tildelingen er baseret på.

HR-medarbejderen skal udfylde dette afsnit omhyggeligt og korrekt, da data om priser påvirker medarbejderens karriere og giver flere muligheder for hans videre ansættelse.

Sådan dokumenterer du særlige tilfælde i en arbejdsbog

Nogle sager i arbejdsforhold er dokumenteret i arbejdsbogen på en særlig måde. Sådanne tilfælde omfatter deltidsarbejde. I henhold til pkt. 3.1 i vejledningen skal arbejdsbogen opbevares på hovedarbejdet. Men en deltidsansat kan bede personaletjenesten om at tilføje yderligere oplysninger til arbejdsbogen. For at gøre dette er det nok at bekræfte kendsgerningen ekstra arbejde. Du kan for eksempel fremlægge en ansættelseskontrakt med en anden organisation som bevis.

At skifte til et andet job er en ret almindelig begivenhed. Sådanne ændringer i arbejdsforhold skal også registreres i arbejdsbogen. I dette tilfælde er følgende angivet:

• rekordnummer;
• dato for overførsel;
• overførsel af information;
• navnet på den nye afdeling eller stilling;
• oplysninger om den ordre, som medarbejderen overføres på grundlag af.

Personalemedarbejdernes ansvar

Korrekt udfyldelse af arbejdsbogen er en vigtig komponent arbejdsforhold. Hvis dokumentet er udfyldt forkert, vil det være svært for medarbejderen at bevise sit anciennitet. Desuden vil han pådrage sig materielle tab, da han ikke vil kunne få et job med en arbejdsbog udfyldt med fejl.

Følgende kan blive holdt ansvarlige for overtrædelser på dette område:

• virksomheder (administrative i henhold til artikel 5.27 og 13.20 i Code of administrative forseelser RF, i det følgende benævnt Den Russiske Føderations kodeks for administrative lovovertrædelser, for eksempel for undladelse af at foretage de nødvendige poster i arbejdsbøger eller civilret, hvis overtrædelsen resulterede i tab for medarbejderen);
• embedsmænd fra personaletjenesten (administrative i henhold til de ovennævnte artikler i Den Russiske Føderations kodeks for administrative lovovertrædelser for lignende overtrædelser, såvel som materiale, hvis overtrædelsen af ​​personaleofficeren forårsagede skade på virksomheden og disciplinær).

Medarbejdere i HR-afdelingen skal udfylde arbejdsbøger omhyggeligt og omhyggeligt ved at bruge arbejdsbogsprøver udarbejdet i overensstemmelse med strenge formaliserede regler, der er bindende for alle. Fejl og overtrædelser på dette område medfører administrativt, civilretligt, økonomisk og disciplinært ansvar.

Arbejdsbogen er officielt dokument, som bekræfter personens arbejdserfaring. Den indeholder oplysninger om dine nuværende og tidligere job. Behovet for at have dette dokument er at informere den nye arbejdsgiver om erhvervserfaring, samt at beregne erhvervserfaring.

Reglerne for udfyldning af arbejdsbøger er de samme for alle. Lad os se på dem.

Generelle bestemmelser

Hvis du får et job for første gang, kan du købe en arbejdstilladelse i specialiserede pressekiosker. Dens form blev godkendt ved dekret fra Den Russiske Føderations regering af 16. april 2003 nr. 225 og har ikke ændret sig grundlæggende.

En tom bog indsendes (eller oprettes) ved første officielle ansættelse. Der er ingen posteringer, så den første arbejdsgiver skal foretage de første poster.

I samarbejde med en arbejdsgiver i henhold til en civilretlig aftale er tilstedeværelse og udfyldelse af en arbejdsbog ikke påkrævet.

Under arbejdet efterlades medarbejderens arbejde i virksomheden og overdrages først til medarbejderen ved dennes officielle afskedigelse. Reglerne for vedligeholdelse af arbejdsbøger er:

1. Dekret fra Den Russiske Føderations regering af 16. april 2003 nr. 225;
2. Resolution fra det russiske arbejdsministerium af 10. oktober 2003 nr. 69.

De siger, at alle karriereændringer (forfremmelser og degraderinger) registreres i skriftligt HR-specialist eller leder af den virksomhed, hvor medarbejderen er officielt registreret.

Ifølge vores oplysninger vil der ikke være nogen global revision af reglerne for udfyldning af arbejdsbøger i 2018. Selvfølgelig fortsætter der med at cirkulere rygter om deres aflysning, men dette er kun en fjern udsigt.

Sådan tager du noter

Bogen registrerer alle ændringer vedrørende medarbejderens officielle stilling, herunder forfremmelse i kategori (karrierevækst), modtagne priser, overførsler til en anden strukturel opdeling og så videre.

Alle indtastninger er udelukkende lavet på russisk. Dubbing af optagelser på fremmedsprog kan kun udføres, hvis arbejdsgiveren er registreret i en national republik i Den Russiske Føderation, som samtidig har sit eget sprog.

Derudover forpligter reglerne for udarbejdelse af en arbejdsbog, at alle poster skal foretages i nøje overensstemmelse med reglerne for det russiske sprog. Under hensyntagen til udformningen af ​​tal, data og nummerering, der er vedtaget i officiel dokumentflow.

Sådan giver du oplysninger om en medarbejder

Den første arbejdsgiver skal udfylde grundlæggende oplysninger om den fremtidige medarbejder:

• fornavn, patronym, efternavn;
• fødselsdag;
• hvilken slags uddannelse;
• erhverv.

Organisationen tager disse oplysninger direkte fra originalerne eller notariserede kopier af de leverede personlige dokumenter - pas, diplom osv. Reglerne for indtastning i arbejdsbogen forpligter hver ny stilling til at blive registreret med underskrifter fra arbejdsgiver og medarbejder. Efter at have indtastet alle data og kontrolleret oplysningerne, gemmes ansættelsesjournalen i virksomhedens personaleafdeling.

En vigtig tilføjelse: Hvis en person ændrer nogle personlige data under arbejdet (for eksempel efternavn og/eller fornavn), skal de straks opdateres i arbejdsbogen på det aktuelle arbejdssted.

Desuden: oplysninger såsom kvalifikationer eller uddannelsesniveau skal også suppleres, hvis de opdateres. For eksempel, når en person, når han blev ansat, havde en ufuldstændig videregående uddannelse, og i processen modtog et diplom for videregående uddannelse.

Sådan udfylder du joboplysninger

Bogens hovedafsnit anses for at være "Information om arbejde". Reglerne for vedligeholdelse og opbevaring af arbejdsbøger regulerer processen med at udfylde alle nødvendige data.

En registrering af medarbejderens arbejdsplads vil ikke være nok. I henhold til gældende standarder skal virksomheden angive startdato for arbejdet, stilling og post efterfølgende mulige ændringer(for eksempel oversættelse).

Der er i alt fire felter i dette afsnit, som skal udfyldes (se tabel).

En vigtig tilføjelse: i tilfælde af at have afsluttet militærtjeneste, før han ansøger om et job, angiver arbejdsgiveren disse data før indtastningerne fra hans organisation i generel procedure. Reglerne for vedligeholdelse af arbejdsregistre i Den Russiske Føderation i 2018 kræver dokumentation for alle karrierebegivenheder, herunder færdiggørelsen af militærtjeneste. I dette tilfælde er bekræftelsesdokumentet det militære ID-nummer.

Hvis en medarbejder har et deltidsjob, kan det ifølge reglerne for udfyldning af arbejdsbøger i 2018 også angives i arbejdsbogen. Desuden fjernes selve dokumentet ikke fra hovedarbejdsstedet. Oplysninger om parallelansættelse gives af den arbejdsgiver, der ifølge loven er indehaver af arbejdsbogen. For at gøre dette skal det ikke-hovedarbejdssted registrere alle nødvendige oplysninger i et separat dokument, der bekræfter dette med underskrifter og et segl (hvis nogen).

Et andet afsnit af arbejdsbogen er "Information om priser." Den afsluttes på den ovenfor beskrevne måde. Den består også af fire kolonner, hvis rækkefølge svarer til de grundlæggende oplysninger om værket.

Dette omfatter oplysninger om modtagne certifikater, priser (herunder statspriser) og titler.

Funktioner i afskedigelsesjournaler

Sagen om at forlade hovedarbejdsstedet indføres i arbejdsbogen som en særskilt begivenhed. Reglerne for udfyldning og opbevaring af arbejdsbøger forpligter hovedarbejdsgiveren til at indtaste de nødvendige data om årsagen til afskedigelsen. I dette tilfælde er alle fire kolonner også udfyldt. Om begrundelsen for afskedigelse - den tredje.

Det vigtigste her er det nøjagtige grundlag for afskedigelse i overensstemmelse med den specifikke norm i arbejdsloven. Dybest set er dette artikel 77 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks og nogle andre normer.

Hvis årsagen til at forlade virksomheden skyldtes gyldige begivenheder, som en person ifølge loven kan regne med støtte fra staten til, så afspejles dette også i bogen (for eksempel afskedigelse for at passe et barn).

Vigtige nuancer

Hvis du indtaster forkerte data eller grammatiske fejl Overstregning er uacceptabelt. I dette tilfælde betragtes denne post som ugyldig. Dette er hvad de skriver:

En lignende gentagelse bør foretages med en note om, at dataene er korrekte og svarer til virkeligheden

Bemærk venligst, at reglerne for udfyldning af arbejdsbøger forpligter dig til at foretage justeringer i tilfælde af mulige ændringer:

• firmanavn (herunder juridisk form);
• type tryk (det er uacceptabelt at bruge forskellige i én bog!).

I øvrigt, sidste ændring reglerne for at føre arbejdsbøger påvirkede seglerne. Fra den 27. november 2016 blev pligten til at påføre segl endeligt afskaffet, hvis organisationen som udgangspunkt ikke har et.

Hvis arbejdsdagen er slut, og der ikke er plads tilbage at udfylde, så er der ingen grund til at starte en ny. Du skal blot sy en ny liner i, som så fyldes efter standard regler. En forudsætning er syning af foringen med enhver type tråd. Han ser altid sådan ud:

Officiel registrering af en arbejdsbog er mulig, allerede inden medarbejderen er myndig.

Ifølge reglerne for opbevaring af arbejdsbøger er der tale om formularer streng rapportering. De har brug for særlig opsyn. Et særligt register er godkendt til dette formål. Bliv bekendt med det og.

Og du skal gemme dem direkte indtil du tidligere ansat eller hans nære slægtninge vil ikke tage hans arbejde.

Vi præsenterer færdige prøver af udfyldning af arbejdsbøger i 2019, som er udarbejdet i nøje overensstemmelse med Den Russiske Føderations arbejdskodeks.

Trudoviks begyndte at bøde revisorer og personalemedarbejdere for fejl ved udfyldning af arbejdsbøger. Journalen "Simplified" hjælper med at rette fejl uden sanktioner:

Regler for udfyldelse af en arbejdsbog i 2019

Instruktioner til udfyldning af arbejdsbøger er godkendt af Arbejdsministeriet social udvikling RF af 10. oktober 2003 nr. 69.

Ifølge instruktionerne:

• Indtastninger af datoer i alle sektioner skal foretages med arabiske tal (dag og måned - to cifre, år - fire cifre).

Hvis en medarbejder f.eks. blev ansat den 25. december 2017, indsættes der i arbejdsbogen: "25/12/2017"

• For at lave noter, brug en springvand, gel eller kuglepen i sort, blå eller lilla
• reduktioner er ikke tilladt

For eksempel "pr." i stedet for "ordre" osv.

• i afsnittene "Oplysninger om arbejde" og "Oplysninger om priser" er det ikke tilladt at overstrege tidligere indtastninger (selvom de er ugyldige)

Selv en lille tastefejl i arbejdsrapporten er en grund til, at Pensionskassen ikke tæller medarbejderens anciennitet med; se, hvilke fejl der kan være farlige i artiklen.

Sådan rettes en fejl i en arbejdsbog

Hvis det er nødvendigt at ændre en post, efter den sidste, angiv det efterfølgende serienummer, datoen for den nye indtastning, og skriv derefter i kolonne 3: "Indgangen med nummer sådan og sådan er ugyldig."

Herefter skal du indtaste dataene efter behov. For eksempel: "Accepteret til sådan og sådan en profession (stilling)." Derefter, i kolonne 4, gentages datoen og nummeret på ordren (instruktionen) eller anden beslutning fra arbejdsgiveren, hvorfra indførslen er forkert indført i arbejdsbogen, eller datoen og nummeret på ordren (instruktionen) eller anden beslutning fra arbejdsgiveren, på grundlag af hvilken den korrekte indtastning er foretaget, er angivet.

På samme måde ugyldiggøres en registrering af overførsel til et andet job mv.

Hvis afskedigelsesindførslen i arbejdsbogen er ugyldig

Såfremt der i arbejdsbogen er optaget om afskedigelse eller overflytning til andet fast arbejde, som efterfølgende erklæres ugyldigt, udstedes der efter skriftlig henvendelse fra medarbejderen en dublet arbejdsbog uden at gøre en ugyldig oplysning.

I dette tilfælde, i det øverste højre hjørne af den første side af den duplikerede arbejdsbog, er inskriptionen: "Duplicate" lavet.

På den første side (titelside) i den forrige arbejdsbog står der: "I stedet blev der udstedt et duplikat", med angivelse af dens serie og nummer.

Elektroniske arbejdsbøger

Ideen med at skifte til elektroniske arbejdsbøger har været diskuteret i ret lang tid, fordi det er tydeligt, at arbejdsbogen er på på skrift ubelejligt for både medarbejderen og arbejdsgiveren. I øvrigt, Pensions opsparing Den Russiske Føderation bruger årligt stor mængde tid til at overføre oplysninger fra arbejdsrapporten og behandle dem. På baggrund af ovenstående kom vi til den konklusion, at elektronisk dokument virkelig en god beslutning.

Den Russiske Føderations regering har til hensigt at tillade brugen af ​​både "almindelige" og elektroniske arbejdsbøger. Under alle omstændigheder vil overgangen ske gradvist, og udfyldning af arbejdsbøger på papir vil stadig forblive aktuel problemstilling i 2019.

Eksempler på udfyldelse af en arbejdsbog i 2019

Arbejdsdokumentet stemples kun, hvis det er tilgængeligt.

Sådan skriver du ordlyd i en arbejdsbog

HØJRE: Afskediget på grund af en reduktion i organisationens personale, paragraf 2 i del 1 i artikel 81 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks

FORKERT: Afskediget på grund af en reduktion af organisationens arbejdsstyrke, paragraf 2, del 1, art. 81 Den Russiske Føderations arbejdskodeks

Titelsidedesign

Titelbladet udfyldes af organisationen (IP), hvis arbejde var det første i medarbejderens liv. På titelsiden skal du skrive medarbejderens fulde navn, fødselsdato, uddannelse, erhverv, dato for udfyldning af arbejdsbogen, medarbejderens underskrift og underskrift af den person, der fører personaleregistrering i virksomheden (HR-medarbejder, revisor). , leder eller individuel iværksætter).

Ændringer på titelbladet

For at foretage ændringer på titelbladet, streg de forkerte over og skriv den korrekte inskription til højre i henhold til vores eksempel. Sæt dato og underskrift på.

Rekruttering

Ansættelse foregår på denne måde. Indtast postnummer og dato i venstre kolonne. I kolonnen "ansættelsesoplysninger..." skal du skrive det fulde navn og forkortelse af organisationen eller den enkelte iværksætter.

Eksempel:

• Samfund med begrænset ansvar"Alpha" (Alpha LLC)
• Individuel iværksætter A.A. Petrov (IP A.A. Petrov)

Overfør til en anden stilling

Overførsel til en anden stilling formaliseres efter ordre. Se en prøvebog nedenfor.

Afskedigelse på medarbejderens eget ønske

Afskedigelse er formaliseret i nøje overensstemmelse med Den Russiske Føderations arbejdskodeks. I dette tilfælde skal du skrive på grundlag af hvilken artikel i Den Russiske Føderations arbejdskodeks medarbejderen blev fyret. Begår du en fejl her, kan medarbejderen anfægte afskedigelsen i retten. Indskriften kan ikke forkortes.

Formuleringen skal være sådan: Ansættelseskontrakt opsagt på initiativ af medarbejderen, punkt 3 i del 1 i artikel 77 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks.

Under denne inskription er personaleansvarligs underskrift og medarbejderens underskrift.

Vær opmærksom på, at ved afskedigelse indsættes personaleansvarlig og medarbejderens underskrift i bogen.

Afskedigelse på grund af personalereduktion

For afskedigelse på grund af personalereduktion skal ordlyden være som følger: Afskediget på grund af en reduktion i antallet af ansatte i organisationen, afsnit 2 i del 1 i artikel 81 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks

Fejl i firmanavn

I arbejdsbogen angiver du virksomhedens fulde og forkortede navn i form af en overskrift - før ansættelsesjournalen (Instruks nr. 69). Uoverensstemmelser i titlen skal rettes, så Pensionskassen ikke fratager medarbejderen hans anciennitet i din virksomhed. Navnet i bogen kan afvige fra charteret, hvis virksomheden har foretaget ændringer i Unified State Register of Legal Entities eller indtastet oplysninger forkert.

Firmaet skiftede navn. Skriv, at organisationen er blevet omdøbt, og angiv detaljerne i det dokument, som virksomheden ændrede navn på grundlag af.

Du har taget navnet forkert. Hvis du har udfyldt det forkerte navn, før du lavede en aftale, skal du annullere indtastningen. For at gøre dette skal du lave en registrering uden et nummer, der indikerer, at der var en fejl i navnet (se eksempel 6 nedenfor). En forkert titel kan ikke overstreges.