Về lưu trữ tài liệu dưới dạng điện tử. Lưu trữ tài liệu điện tử chính xác và an toàn: làm thế nào để đảm bảo điều đó

Với sự chuyển đổi của công việc văn phòng sang công nghệ máy tính, câu hỏi đặt ra là hợp lý hóa và tổ chức lưu trữ các tài liệu được tạo ra trong Dạng điện tử.

“Tài liệu ở ở dạng điện tử có thể được tạo bởi nhân viên của tổ chức trên máy tính, lấy từ e-mail, được dịch sang dạng điện tử (bằng cách scan) từ dạng giấy truyền thống. Tài liệu được tạo hoặc nhận phải được lưu trong bộ nhớ máy tính - được ghi dưới dạng tệp trên ổ cứng. Tài liệu có thể được lưu trữ trên ổ cứng máy tính hoặc trên một máy tính chuyên dụng đặc biệt (máy chủ tệp) hoặc trên phương tiện lưu động.” .

Trước hết, các thư mục (thư mục) được tạo trên ổ cứng để chứa tài liệu. Giống như tài liệu giấy được đưa vào tập tin, tập tin cũng được đưa vào thư mục. Mỗi thư mục có thể có các thư mục con bên trong nó, do đó các thư mục này có thể có các thư mục con riêng. Mỗi thư mục được gán một "tên". “Tên” phải bắt đầu bằng loại văn bản (lệnh, đạo luật, báo cáo, v.v.), sau đó làm rõ nội dung của văn bản bằng thông tin về quyền tác giả, số phát hành, người tương ứng và thời hạn của văn bản (tập tin) được nhóm lại.

Các tập tin công việc văn phòng hiện tại được lưu trữ trên ổ cứng của máy tính. Khi làm việc trên mạng, người dùng có thể có quyền truy cập vào đĩa hoặc thư mục trên các máy tính khác. Trong trường hợp này, chúng sẽ có số ký tự sê-ri và có thể được sử dụng như các thiết bị nằm trên máy tính của bạn. Để thực hiện việc này, quyền chia sẻ quyền truy cập vào một tệp cụ thể được đặt trên máy tính có chứa các tài nguyên cần thiết. Quyền truy cập có thể bị hạn chế bằng cách sử dụng mật khẩu cho toàn quyền truy cập và quyền truy cập chỉ đọc hoặc chỉ hạn chế quyền truy cập đối với một số người dùng nhất định. Bạn có thể nhập mật khẩu để hạn chế quyền truy cập vào thư mục. Các tổ chức có khối lượng tài liệu được chia sẻ lớn sử dụng máy tính - tệp - máy chủ chuyên dụng, có độ tin cậy cao - được thiết kế để hoạt động liên tục và cung cấp quyền truy cập đồng thời vào dữ liệu từ các đơn vị đến hàng chục, hàng trăm và thậm chí hàng nghìn người dùng.

Tất cả các tài liệu nhận được để lưu hành văn phòng phải được lưu trữ trong các thư mục chung được tạo theo danh mục công việc của đơn vị (toàn bộ tổ chức) dựa trên các bộ phân loại tiêu chuẩn.

Một trong những câu hỏi chính xác định sử dụng thành công Công nghệ máy tính trong văn phòng có nghĩa là lưu trữ tài liệu ở dạng điện tử một cách đáng tin cậy. Việc bảo mật tài liệu bao gồm:

1. Nguồn điện ổn định;
2. Sao lưu;
3. Bảo vệ chống vi-rút;
4. Phòng ngừa và chẩn đoán bằng các tiện ích đặc biệt (chương trình phụ trợ).

Một đặc điểm của lưu trữ điện tử là tài liệu được gửi đến kho lưu trữ điện tử ngay sau khi hoàn thành công việc văn phòng. Cơ sở dữ liệu về tài liệu được hình thành trong quá trình đăng ký.

Dữ liệu trên các tài liệu trong năm qua được lưu trữ riêng biệt ngay cả sau khi tất cả các tài liệu của năm qua đã được thực thi. Cơ sở dữ liệu chỉ được sử dụng cho công việc tham khảo và có thể được sao chép sang phương tiện lưu trữ bên ngoài. Tùy thuộc vào lượng thông tin, nó có thể là đĩa mềm, băng từ, CD-ROM hoặc phương tiện lưu trữ khác.

Các tài liệu có thời gian lưu trữ lâu dài và lâu dài thường được ghi trên CD-ROM và các tài liệu có thời gian lưu trữ tạm thời thường được ghi trên phương tiện có thể xóa và ghi lại khi hết thời gian lưu trữ.

Thời hạn lưu trữ tài liệu không phụ thuộc vào hình thức tồn tại - giấy hoặc điện tử - và được xác định bởi các thư mục đặc biệt - danh sách các tài liệu chỉ ra thời gian lưu trữ.

Một ổ đĩa logic hoặc một số thư mục trên máy tính thường được sử dụng làm nơi lưu trữ tài liệu lưu trữ. Nếu có các chương trình như “Lưu trữ điện tử”, việc tính toán và sao chép sẽ được thực hiện tự động. Nếu không, việc này được thực hiện thủ công: tài liệu được chia theo thời gian lưu trữ, các thư mục được tạo tương ứng với các phần kiểm kê hàng năm. Nếu có một số lượng đáng kể tài liệu được lưu trữ cố định, chúng sẽ được đặt trong phần hàng năm, trong thư mục của các bộ phận liên quan.

“Một trong những vấn đề chính cần giải quyết khi tổ chức lưu trữ lâu dài tài liệu điện tử, là để đảm bảo khả năng đọc của chúng trong suốt vòng đời. Nhiệm vụ có nhiều mặt: cần đảm bảo rằng tài liệu điện tử có thể được đọc trên hệ thống máy tính hoặc thiết bị mà tài liệu đó được tạo ban đầu và/hoặc nơi tài liệu đó hiện được lưu trữ và/hoặc hiện đang được sử dụng để truy cập tài liệu đó và/hoặc sẽ được sử dụng để lưu trữ tài liệu điện tử trong tương lai.” .

Thông tin được lưu trữ trên phương tiện kỹ thuật số có thể trở nên không thể đọc được theo thời gian. Có thể có một số lý do cho việc này.

Tiếp xúc với điều kiện bảo quản kém sẽ gây hao mòn vật lý hoặc hư hỏng vật liệu. Tất cả các loại phương tiện hiện đang được sử dụng để lưu trữ tài liệu điện tử đều nhạy cảm với các điều kiện môi trường bất lợi, chẳng hạn như những thay đổi về nhiệt độ và độ ẩm. Những điều kiện bất lợi như vậy có thể làm hỏng phương tiện hoặc đẩy nhanh quá trình “lão hóa” và xuống cấp của phương tiện. Cung cấp thời hạn tối đa dịch vụ nhiều loại khác nhau Phương tiện kỹ thuật số yêu cầu mức độ kiểm soát môi trường khác nhau trong khu vực lưu trữ.

“Sự lỗi thời của phương tiện và phần cứng, xảy ra khi một thiết bị (chẳng hạn như băng hoặc đĩa) không tương thích về mặt vật lý với phần cứng máy tính hiện có (chẳng hạn như băng từ hoặc ổ đĩa) và do đó không thể đọc được thông tin. Sự lỗi thời của các phương tiện truyền thông là không thể tránh khỏi khi những tiến bộ công nghệ liên tục thay đổi cách thức lưu trữ tài liệu điện tử về mặt vật lý (ví dụ, những thay đổi trong công nghệ ghi âm, giao diện phần cứng và phần mềmổ đĩa); thông số thiết kế của thiết bị thay đổi. Kết quả là, theo thời gian, phương tiện lưu trữ cũ trở nên không tương thích với phương tiện và thiết bị sau này.” .

Khi sử dụng một số công nghệ ghi thông tin, dữ liệu có thể bị hỏng do tiếp xúc với từ trường, bụi và chất gây ô nhiễm. môi trường chất (phương tiện từ tính), trong khi các loại phương tiện khác (quang học) ít bị ảnh hưởng hơn yếu tố bên ngoài và ít bị hư hỏng hơn khi xảy ra bên ngoài môi trường lưu trữ được kiểm soát chặt chẽ.

Sự lỗi thời của các định dạng tài liệu - Tài liệu điện tử được tạo ra và sử dụng ở nhiều định dạng khác nhau. Nhiều trong số đó đã “đóng cửa” - hoặc không thể truy cập được mô tả chi tiết hoặc việc sử dụng chúng có thể bị cản trở bởi quyền sở hữu trí tuệ. Điều này đặt ra mối đe dọa đối với tính sẵn có của thông tin trong quá trình lưu trữ lâu dài, vì vậy ngay cả hiện nay, khi chuyển tài liệu điện tử để lưu trữ lâu dài, một số lượng nhỏ các tiêu chuẩn thường được sử dụng phù hợp với mục đích lưu trữ lưu trữ vẫn được chọn từ nhiều định dạng được sử dụng. bởi người tạo và người nhận tài liệu.

Đó là lý do tại sao các định dạng mở hiện nay rất phổ biến, cho phép bạn làm việc với các tài liệu điện tử ngay cả khi không có phần mềm được sử dụng để tạo chúng. Các chuyên gia khuyến nghị rằng nếu cần lưu tài liệu điện tử ở định dạng “không chuẩn”, hãy cố gắng để lại mô tả chi tiết nhất có thể, cũng như bản thân phần mềm.

Sự lỗi thời của phần mềm. Khi tạo lập và sử dụng các văn bản điện tử của tổ chức và cá nhân sử dụng nhiều gói phần mềm. Để đảm bảo an toàn cho tài liệu, việc truy cập vào phần mềm thích hợp hoặc duy trì tất cả các gói này ở trạng thái hoạt động là vô cùng khó khăn.

Một số tài liệu điện tử có thể phụ thuộc vào phần mềm và do đó, chúng chỉ có thể được sử dụng ở những phiên bản lỗi thời. hệ thông thông tin.

Do đó, tài liệu có thể được lưu trữ trên ổ cứng máy tính hoặc trên một máy tính chuyên dụng đặc biệt (máy chủ tệp) hoặc trên phương tiện di động. tính năng chính lưu trữ điện tử bao gồm việc gửi tài liệu đến kho lưu trữ điện tử ngay sau khi hoàn thành công việc với chúng trong công việc văn phòng. Cũng cần phải cập nhật phần mềm kịp thời, sử dụng các định dạng mở của tài liệu điện tử và đảm bảo khả năng bảo vệ đáng tin cậy để tránh các sự cố khi sao chép tài liệu trong tương lai.

Việc lưu trữ tài liệu bằng điện tử đòi hỏi một triết lý và logic hơi khác so với việc đặt chúng vào kho lưu trữ “giấy” thông thường. Đầu tiên chúng ta cùng tìm hiểu lưu trữ tài liệu dưới dạng điện tử là gì. Vì vậy, chúng tôi biết rằng luồng tài liệu là một tập hợp các quy trình được xác định bởi GOST R 51141-98 để làm việc với các tài liệu trong công ty.

Luồng tài liệu thường bao gồm các thủ tục sau:

Chấp nhận tài liệu;
đăng ký của nó;
Bản tin;
Kiểm soát việc thực hiện văn bản;
Hình thành các trường hợp dựa trên cách phân loại này hoặc cách phân loại khác;
Kho chứa tài liệu;
Tái sử dụng tài liệu;
Công việc tham khảo của các hồ sơ khác nhau.

Vì vậy, việc lưu trữ tài liệu điện tử sẽ cho phép thực hiện tất cả các quy trình này. Quản lý tài liệu điện tử liên quan đến việc thực hiện khái niệm “công việc văn phòng không giấy tờ”, nghĩa là tạo ra một môi trường thông tin như vậy trong công ty bao gồm một cơ chế điện tử việc xây dựng và thực hiện các tài liệu.

Tài liệu điện tử là gì?

Đây là tài liệu được tạo bằng cách sử dụng một số công cụ xử lý dữ liệu máy tính. Một tài liệu điện tử được đặc trưng bởi định dạng của nó, khả năng được ghi trên bất kỳ phương tiện nào và khả năng ký bằng chữ ký số điện tử. Chính chữ ký số điện tử làm cho một tài liệu trở thành một tài liệu chứ không chỉ là một tệp thông tin. Chữ ký số điện tử tương tự như chữ ký viết tay người có trách nhiệm và ngoài ra - một phương tiện giám sát tính toàn vẹn và tính xác thực của tài liệu điện tử.

Tài liệu có thể đọc được bằng máy

Ngược lại, tài liệu có thể đọc được bằng máy là tài liệu có thể đọc được bằng hệ thống máy tính và được ghi lại trên phương tiện này hoặc phương tiện khác dưới dạng điện tử.

Do đó, việc lưu trữ tài liệu ở dạng điện tử đòi hỏi một bộ biện pháp không chỉ bao gồm phân loại, đảm bảo độ tin cậy của việc lưu trữ dữ liệu và tính toàn vẹn của hệ thống mà còn cả các giải pháp phần cứng và phần mềm (EDS) giúp chuyển đổi tài liệu. tài nguyên thông tin thành các tài liệu có hiệu lực thực sự theo quan điểm pháp luật hiện hành Liên bang Nga. Ngoài ra, việc lưu trữ tài liệu ở dạng điện tử bao gồm một số biện pháp để tối ưu hóa quy trình làm việc, tức là triển khai phần cứng và phần mềm của hệ thống quản lý tài liệu.

Bất kỳ tổ chức nào cũng phải lưu giữ tài liệu

Hơn khoảng hơn công ty lớn Chúng ta đang nói về, luồng tài liệu càng lớn thì càng có nhiều tài liệu được lưu trữ trong kho lưu trữ. Và cơ hội càng hấp dẫn . Trong một khoảng thời gian dài doanh nghiệp Nga, các tổ chức, công ty lưu trữ (và một số tiếp tục lưu trữ) tài liệu ở dạng điện tử. Tuy nhiên, trong Gần đây, do thực tế là việc lưu trữ tài liêu kế toánở dạng điện tử có rất nhiều lợi thế, ngày càng có nhiều công ty có kế hoạch số hóa kho lưu trữ hàng năm.

Sử dụng kho lưu trữ bằng giấy là bất tiện và không thực tế:

Việc lưu trữ tài liệu ở dạng điện tử có vẻ hấp dẫn hơn về mặt này. Thứ nhất, việc tìm kiếm một tài liệu trong kho lưu trữ giấy đòi hỏi rất nhiều thời gian. Nếu cùng một tài liệu đột nhiên được nhiều nhân viên cần cùng lúc, bạn phải sao chép nó. Ngoài ra, tài liệu lưu trữ bằng giấy rất dễ hỏng - việc xử lý tài liệu giấy thường xuyên sẽ dẫn đến hư hỏng tài liệu. Việc mất mát thường xảy ra khi một tài liệu sau khi sử dụng bị gửi nhầm sang một địa điểm khác. Việc lưu trữ tài liệu chính ở dạng điện tử, lưu trữ tài liệu kế toán ở dạng điện tử (cũng như bất kỳ tài liệu nào khác) không gặp phải tất cả những nhược điểm này - bạn luôn có thể nhanh chóng tìm thấy tài liệu cần thiết, nếu cần thì in ra và sử dụng.

Liên hệ với các chuyên gia

Sau khi đã quyết định rằng việc lưu trữ tài liệu ở dạng điện tử là phù hợp nhất với bạn, bạn nên quyết định chính xác ai sẽ số hóa kho lưu trữ, cũng như nơi tài liệu kế toán sau đó sẽ được lưu trữ ở dạng điện tử. Trong cả hai trường hợp, sẽ khôn ngoan hơn nếu tin tưởng vào các chuyên gia. Liên hệ với công ty lưu trữ "Capital Archiveist" sẽ cho phép bạn đảm bảo số hóa nhanh chóng, chuyên nghiệp và lưu trữ tài liệu ở dạng điện tử một cách hiệu quả, đáng tin cậy.

Cần nhấn mạnh khía cạnh tài chính của vấn đề

Tất nhiên, việc lưu trữ tài liệu điện tử với một công ty lưu trữ sẽ không miễn phí. Thật không may, nhiều công ty và xí nghiệp đang cố gắng tiết kiệm tiền cho dịch vụ của các chuyên gia... và kết quả là họ phải đối mặt với việc phải chi rất nhiều tiền. Mất mát hoặc hư hỏng tài liệu quan trọng có thể dẫn đến các hình phạt khá lớn, cũng như bất kỳ hành vi vi phạm nào khác trong lĩnh vực lưu chuyển tài liệu. Nếu bạn chắc chắn rằng những điều không may này sẽ qua mặt bạn, bạn nên nghĩ xem bạn sẽ phải trả bao nhiêu tiền để thuê một căn phòng để lưu trữ kho lưu trữ. Nhưng căn phòng này có thể được sử dụng hiệu quả hơn.

Riêng biệt đáng chú ý

Lưu trữ tài liệu chính dưới dạng điện tử, lưu trữ tài liệu kế toán dưới dạng điện tử tạo điều kiện thuận lợi đáng kể cho quá trình sử dụng tài liệu hiệu quả nhất - thời gian tiết kiệm được khi tìm kiếm một tài liệu cụ thể sẽ được nhân viên của công ty bạn sử dụng hiệu quả hơn vào việc giải quyết các nhiệm vụ mục tiêu của Kinh doanh của bạn.

Tại sao là chúng tôi?

Nếu bạn không muốn bị phân tâm khỏi công việc kinh doanh của mình khi giải quyết các vấn đề liên quan, nếu bạn muốn đảm bảo lưu trữ chính xác tài liệu ở dạng điện tử, theo luật pháp của Liên bang Nga, hãy liên hệ với công ty lưu trữ "Capital Archivest" - chúng tôi sẽ nhanh chóng quét tất cả các tài liệu, sắp xếp chúng và đảm bảo lưu trữ an toàn.

Các tổ chức có thể sử dụng kho lưu trữ tài liệu điện tử để tự động hóa quy trình quản lý luồng tài liệu và công việc văn phòng trong công ty. Các hệ thống như vậy có thể tạo ra cơ sở dữ liệu tài liệu thống nhất; các chương trình tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình quét giấy tờ với việc tự động lưu các bản sao điện tử trong cơ sở dữ liệu.

Chương trình kế toán chứng từ phải đảm bảo lưu trữ tin cậy các giấy tờ điện tử dưới dạng hồ sơ trong cơ sở dữ liệu với khả năng tìm kiếm thông tin ngay lập tức bằng tiêu chí khác nhau. Luồng tài liệu điện tử được thực hiện bằng cách tạo một bản ghi tài liệu, trong đó mô tả tất cả các tham số cần thiết và đính kèm bản quét - bản sao của tài liệu hoặc tệp.

Quy tắc lưu trữ

Các khái niệm về luồng tài liệu và luồng tài liệu điện tử được nêu trong đoạn 73, 74 của GOST R 7.0.8-2013, trong đó luồng tài liệu là sự di chuyển của các tài liệu trong công ty từ thời điểm tạo hoặc nhận cho đến khi hoàn thành việc thực hiện hoặc gửi đi , Luồng tài liệu điện tử là việc trao đổi giấy tờ sử dụng hệ thống thông tin tự động . Theo khoản 1 Điều 6 Luật liên bang ngày 6 tháng 4 năm 2011 Số 63-FZ “Về chữ ký điện tử”, thông tin trên phương tiện kỹ thuật số được ký bằng chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn được công nhận là tài liệu điện tử tương đương với tài liệu giấy được ký bằng chữ ký viết tay. Một tài liệu như vậy có thể được sử dụng trong bất kỳ mối quan hệ pháp lý nào theo quy định của pháp luật, trừ khi luật liên bang hoặc được thông qua theo quy định của chúng. quy định một yêu cầu đã được đặt ra là tài liệu phải được soạn thảo hoàn toàn trên giấy.

Một tổ chức có thể sử dụng cả định dạng tài liệu giấy và điện tử trong công việc của mình. Giấy tờ cũng có thể được lưu trữ trên phương tiện truyền thông giấy và trên kỹ thuật số. Đến nay hệ thống phần mềm cho phép không chỉ đảm bảo an toàn cho văn bản điện tử được ký bằng chữ ký số mà còn có thể quét văn bản giấy để chuyển đổi sang định dạng điện tử.

Mô tả quy định về lưu trữ điện tử của doanh nghiệp và các thông tin khác có trong GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009; đặc biệt, các khoản 5.7, 5.8, 5.10, 5.12 của Tiêu chuẩn thảo luận về quy trình tạo bản sao điện tử của giấy tờ, quy tắc lưu trữ thông tin cũng như các yêu cầu đảm bảo an toàn dữ liệu và bảo vệ thông tin.

Nếu có nhu cầu lấy bản sao dữ liệu điện tử được chứng thực, chẳng hạn để sử dụng làm bằng chứng, thì vấn đề này có thể được thực hiện từ hệ thống điện tử lưu trữ dưới dạng bản giấy hoặc trên phương tiện điện tử. Theo nguyên tắc chung, các bản sao đó phải được chứng nhận là bản sao y bản chính để giảm khả năng bị từ chối hoặc phản đối.

Các quy trình sao chép thông tin được lưu trữ phải được ghi lại, ví dụ, việc sử dụng các phương tiện sao chép tiêu chuẩn và tạo ra bằng chứng bằng văn bản về quy trình sao chép chính xác.

ghi chú

Vì vậy, ngay cả khi tài liệu giấy được chuyển đổi sang định dạng điện tử, tài liệu đó sẽ không được coi là điện tử và không thể được sử dụng làm căn cứ nhằm mục đích xác nhận tính đúng đắn của việc tính thuế thu nhập.

Ngoài ra, sau khi quét, tài liệu giấy có thể bị hủy, tuy nhiên, xin lưu ý rằng có thể có trường hợp cần có ngoại lệ và tài liệu giấy phải được giữ lại.

Các quy trình đảm bảo lưu giữ thông tin lâu dài cần tính đến thời gian lưu giữ cần thiết và thời gian sử dụng dự kiến của hệ thống lưu trữ dữ liệu.

Đừng quên về hỗ trợ tập tin và tạo ít nhất hai bản sao hiện tại để sử dụng trong trường hợp mất mát hoặc hư hỏng toàn bộ hoặc một phần bản sao dữ liệu đang hoạt động. Điều quan trọng là các bản sao lưu phải bao gồm tất cả thông tin liên quan để nếu hệ thống gốc bị mất hoàn toàn thì hệ thống hoàn chỉnh có thể được tạo lại. Lưu trữ an toàn bên ngoài trang web của các bản sao lưu này cũng phải được cung cấp.

Bản scan hay bản gốc?

Điều 29 của Luật Liên bang ngày 6 tháng 12 năm 2011 Số 402-FZ “Về kế toán” quy định rằng trong kế toán, các tài liệu cơ bản, sổ đăng ký, báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán về chúng phải được một tổ chức kinh tế lưu trữ trong các khoảng thời gian được thiết lập theo theo quy định về tổ chức công tác lưu trữ nhà nước nhưng không ít hơn 5 năm sau năm báo cáo.

Đồng thời các tài liệu Chính sách kế toán, tiêu chuẩn của một tổ chức kinh tế, các tài liệu khác liên quan đến tổ chức và duy trì kế toán, bao gồm các công cụ đảm bảo sao chép tài liệu điện tử, cũng như xác minh tính xác thực của chữ ký điện tử, phải được lưu trữ ít nhất năm năm sau khi năm mà chúng được sử dụng để báo cáo lần trước.

Bảo vệ điều kiện an toàn việc lưu trữ tài liệu và bảo vệ chúng khỏi những thay đổi được giao trực tiếp cho tổ chức. Nghĩa vụ lưu trữ tài liệu của công ty cũng được thiết lập theo các quy định của Bộ luật thuế Liên bang Nga, đặc biệt là đoạn 8 khoản 1 Điều 23 Bộ luật thuế Liên bang Nga, trong đó xác định rằng công ty có nghĩa vụ đảm bảo sự an toàn của kế toán và kế toán thuế và các tài liệu khác cần thiết cho việc tính và nộp thuế, bao gồm các tài liệu xác nhận thu nhập, chi phí cũng như việc nộp thuế, trừ khi Bộ luật thuế của Liên bang Nga có quy định khác, trong bốn năm.

Vấn đề lưu trữ chứng từ trong hồ sơ kế toán, thuế đã được Bộ Tài chính xem xét tại công văn ngày 26/12/2017 số 07-01-09/86857. Cục lưu ý rằng việc lưu trữ tài liệu trong kế toán được quy định bởi Luật số 402-FZ và trong kế toán thuế - theo Bộ luật thuế của Liên bang Nga, nhiệm vụ chính của tổ chức là đảm bảo an toàn cho các tài liệu kế toán. giấy tờ và sự bảo vệ của chúng khỏi những thay đổi, trong khi sự khác biệt giữa giấy tờ và quan chức không tạo nên tài liệu điện tử.

Câu hỏi đặt ra: ví dụ, giấy tờ sơ cấp được chuyển sang định dạng điện tử có thể dùng để xác nhận chi phí phát sinh trong trường hợp mất bản gốc giấy không? Và bản scan của văn bản được lưu trữ trong kho lưu trữ điện tử có được coi là văn bản điện tử phục vụ cho mục đích kế toán thuế không? Phản hồi của Bộ như sau: bằng chứng tài liệu về chi phí được thiết lập theo khoản 1 Điều 252 Bộ luật Thuế của Liên bang Nga. Theo Bộ Tài chính, các văn bản điện tử được lưu hành trong khuôn khổ thỏa thuận giữa các bên tham gia tương tác điện tử, được ký bằng chữ ký điện tử đơn giản hoặc chữ ký không đủ tiêu chuẩn nâng cao, căn cứ quy định tại Luật số 63-FZ, được công nhận cho mục đích của kế toán và thuế tương đương với văn bản giấy được ký bằng chữ ký viết tay, trong các trường hợp được quy định trong hiệp định. Và khi chuẩn bị chứng từ kế toán cơ bản, các bên kinh doanh có thể tổ chức quản lý tài liệu điện tử, sử dụng chữ ký không đủ tiêu chuẩn đơn giản và (hoặc) nâng cao, tuân thủ các yêu cầu của Luật số 63-FZ (thư của Bộ Tài chính Nga ngày 12 tháng 9 năm 2017 số 03-03-06/1/58456 ).

Trong công văn ngày 13/4/2015 số 03-03-06/20808, Bộ Tài chính giải thích rằng chữ ký fax, bản điện tử hoặc sao chép dưới hình thức khác của người quản lý khi nhận được hồ sơ có hậu quả tài chính không phải là hồ sơ chứng minh cho việc xử lý vi phạm hành chính. mục đích kế toán thuế thu nhập của tổ chức. Quan điểm tương tự được phản ánh trong nghị quyết của Liên bang tòa án trọng tài Quận Volga ngày 20 tháng 6 năm 2012 số A12-13422/2011.

Nguyên tắc lưu trữ chứng từ kế toán sơ cấp. Điều kiện lưu trữ chứng từ điện tử. Đọc bài viết về thủ tục tiêu hủy tài liệu điện tử.

Câu hỏi: Câu hỏi về lưu trữ điện tử chứng từ kế toán chính. Giả sử chúng ta quyết định lưu giữ hồ sơ kế toán tài liệu nguồn dưới dạng điện tử (lưu trữ điện tử). Điều này có nghĩa là nếu một tài liệu được nhận trên giấy thì chúng tôi có thể quét nó, đưa nó vào kho lưu trữ điện tử và không lưu trữ tài liệu giấy (tiêu hủy nó)?

Trả lời: Không, điều đó không có nghĩa là vậy.

Quy định, đã được phê duyệt, và Quy tắc, đã được phê duyệt.

2.32 của Quy tắc được phê duyệt theo lệnh của Bộ Văn hóa Nga ngày 31 tháng 3 năm 2015 số 526.

Hình ảnh được quét của tài liệu cho phép, nhưng không ngụ ý, việc lưu trữ lâu dài.

Cơ sở lý luận

Cách lưu trữ chứng từ kế toán

Kho

Để lưu trữ tài liệu kế toán, bạn cần trang bị các phòng, két hoặc tủ chuyên dụng (mục 6.2 của Quy định, được Bộ Tài chính Liên Xô phê duyệt ngày 29/7/1983 số 105). Các yêu cầu đối với việc xây dựng các cơ sở lưu trữ như vậy được nêu trong Quy tắc được phê duyệt theo lệnh của Bộ Văn hóa Nga ngày 31 tháng 3 năm 2015 số 526.

Các hình thức báo cáo nghiêm ngặt cất giữ trong két, tủ kim loại hoặc trong các phòng đặc biệt để đảm bảo an toàn (khoản 16 của Quy định được phê duyệt bởi Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga ngày 6 tháng 5 năm 2008 số 359). Lệnh tiền mặt, báo cáo trước, sao kê ngân hàng cùng các chứng từ liên quan, thu thập thứ tự thời gian và dệt.

Lưu trữ các tài liệu có nhãn “bí mật thương mại” trong két sắt.

Các tài liệu khác được cất giữ trong phòng đặc biệt hoặc trong tủ có khóa và do người được kế toán trưởng ủy quyền chịu trách nhiệm.

Tổ chức có quyền lưu trữ tài liệu kế toán dưới dạng điện tử. Lời giải thích rất đơn giản.

Theo quy định của pháp luật về kế toán, chứng từ kế toán sơ cấp, tổng hợp có thể được lập trên giấy hoặc dưới dạng điện tử (Phần 5 Điều 9 Luật số 402-FZ ngày 06/12/2011). Sổ đăng ký kế toán thuế cũng có thể được lưu giữ trên giấy, điện tử và (hoặc) trên bất kỳ phương tiện máy tính nào (). Cuối cùng, tờ khai thuế (tính toán) có thể, và trong một số trường hợp phải được gửi bằng điện tử ().

Và vì các tài liệu chính, tài liệu kế toán và thuế, cũng như các tờ khai thuế (tính toán) có thể được lập dưới dạng điện tử nên chúng có thể được lưu trữ ở cùng định dạng. Không cần phải in. Điều kiện duy nhất là các tài liệu đó phải được chứng nhận theo tất cả các quy tắc bằng chữ ký điện tử.

Kết luận tương tự cũng có trong thư của Bộ Tài chính Nga ngày 22 tháng 8 năm 2012 số 03-02-07/1-202 và ngày 24 tháng 7 năm 2008 số 03-02-07/1-314.

Theo yêu cầu của cơ quan quản lý, bao gồm cơ quan thuế, bản sao chứng từ điện tử sẽ phải được in và chứng thực trực tiếp trước khi nộp để xác minh (khoản 1 Điều 252, khoản 1 Điều 93 Bộ luật Thuế Liên bang Nga). Kết luận này căn cứ quy định tại Phần 6 Điều 9 Luật số 402-FZ ngày 06/12/2011, các điều và Mã số thuế RF.

Để tổ chức lưu trữ tài liệu dưới dạng điện tử, hãy sử dụng Quy định được phê duyệt bằng thư của Bộ Tài chính Liên Xô ngày 29 tháng 7 năm 1983 số 105 (phần không trái với luật) và Quy tắc được phê duyệt theo lệnh của Bộ Tài chính Liên Xô. Bộ Văn hóa Nga ngày 31 tháng 3 năm 2015 số 526. Làm điều này cho đến khi được phê duyệt. tiêu chuẩn liên bang kế toán, thiết lập các yêu cầu về chứng từ, luân chuyển chứng từ trong kế toán. Điều này được nêu trong thông tin của Bộ Tài chính Nga số PZ-13/2015.

Đặc biệt, các tài liệu văn bản điện tử lưu trữ tại kho lưu trữ của tổ chức phải được chuyển sang định dạng PDF/A. Ngoài ra, ít nhất 5 năm một lần, hãy kiểm tra tình trạng của vật chứa tài liệu điện tử và liệu bản thân tài liệu đó có thể được sao chép hay không. Đây là những yêu cầu của đoạn văn và 2.32 của Quy tắc, được phê duyệt theo lệnh của Bộ Văn hóa Nga ngày 31 tháng 3 năm 2015 số 526.

Quy định mới về lưu trữ tài liệu điện tử

Lưu trữ tài liệu ở dạng giấy hoặc điện tử

Nếu tài liệu được biên soạn dưới dạng điện tử, chúng có thể được lưu trữ dưới dạng điện tử. Không cần thiết phải in ra giấy và lưu giữ chứng từ theo hình thức này (thư của Bộ Tài chính Nga ngày 22/8/2012 số 03-02-07/1-202).

Dù bạn chọn phương pháp nào, bạn cần được hướng dẫn bởi Quy tắc lưu trữ tài liệu mới.

Nơi lưu trữ tài liệu

Phương pháp lưu trữ tài liệu phụ thuộc vào thời gian lưu giữ được thiết lập.

Căn cứ vào thời gian lưu giữ, có ba loại tài liệu:

- thời gian lưu trữ tạm thời (tối đa 10 năm);
- thời gian lưu trữ tạm thời (trên 10 năm);
- thời hạn sử dụng vĩnh viễn.

Chứng từ loại 1 được lưu trữ tại phòng kế toán (khoản 2.3 và 4.2 Nội quy lưu trữ chứng từ).

Để đảm bảo an toàn cho các tài liệu thuộc loại thứ hai và thứ ba, công ty có quyền:

- tạo kho lưu trữ của riêng bạn (phần 2 điều 13 của Luật Liên bang ngày 22 tháng 10 năm 2004 số 125-FZ, khoản 1.4 của Quy tắc lưu trữ tài liệu);
- sử dụng các dịch vụ của một kho lưu trữ chuyên nghiệp.

Công ty quyết định độc lập phương pháp nào là thích hợp hơn.

Cách lưu trữ tài liệu điện tử

Hãy xem xét quy trình lưu trữ tài liệu điện tử nếu công ty có kho lưu trữ riêng.

Tài liệu điện tử nên được lưu trữ trong những điều kiện nào?

Khác với các tài liệu ở ở dạng giấy, để lưu trữ tài liệu điện tử phải được tuân thủ ba điều kiện(khoản 2.30 của Quy tắc lưu trữ tài liệu).

Hai bản sao. Chứng từ điện tử phải được lưu trữ thành bản. Một người là chính, thứ hai là công nhân. Chúng cần được lưu trữ trên các thiết bị vật lý khác nhau.

Kế toán phải lưu giữ ít nhất hai bản sao của chứng từ điện tử trên các phương tiện khác nhau.

Sự sẵn có của cơ sở kỹ thuật. Kho lưu trữ của công ty phải có các công cụ kỹ thuật và phần mềm để sao chép, sao chụp tài liệu điện tử. Ngoài ra, những công cụ như vậy là cần thiết để viết lại chúng và theo dõi tình trạng vật lý và kỹ thuật của chúng.

Đảm bảo an toàn. Kho lưu trữ phải được cài đặt chế độ lưu trữ đảm bảo an toàn cho tài liệu điện tử. Chúng ta không được để chúng bị thất lạc hoặc bị gửi đi trái phép. Tài liệu điện tử phải được lưu trữ sao cho không bị tiêu hủy hoặc làm sai lệch thông tin trên đó.

Chuyển tài liệu điện tử vào kho lưu trữ bằng hình thức nào?

Lược đồ Thuật toán hành động để chuyển tài liệu điện tử vào kho lưu trữ

Cách kiểm soát việc lưu trữ tài liệu điện tử

Trường hợp công ty thay đổi thiết bị, phần mềm... phải được thay thế đồng bộ trong kho lưu trữ của công ty.

Với sự ra đời của các phương tiện và định dạng mới, cần nhanh chóng viết lại tài liệu lưu trữ điện tử trên các phương tiện và định dạng đó (khoản 2.32 của Quy tắc lưu trữ tài liệu).

Bên cạnh đó, ít nhất năm năm một lần cần kiểm tra (khoản 2.32 và 2.40 của Quy tắc lưu trữ tài liệu):

- Tình trạng thể chất người vận chuyển;
- khả năng tái tạo của tài liệu điện tử.

Nếu có điều gì đó không ổn, các tài liệu điện tử nên được viết lại trên phương tiện truyền thông mới. Đồng thời, điều quan trọng là khi viết lại phải đảm bảo tính đầy đủ và tin cậy của thông tin.

Trong mọi trường hợp, cần kiểm tra sự hiện diện của các chương trình máy tính độc hại (mục 2.39 của Quy tắc lưu trữ tài liệu).

Nếu một tài liệu điện tử có chứa các chương trình máy tính độc hại thì tài liệu đó phải bị tịch thu để xử lý chống vi-rút (khoản 2.41 của Quy tắc lưu trữ tài liệu).

Cách lấy tài liệu điện tử từ kho lưu trữ

Tài liệu điện tử từ kho lưu trữ có thể được lấy dưới dạng bản sao điện tử hoặc bản sao trên giấy (mục 2.47 của Quy tắc lưu trữ tài liệu).

Bản sao điện tử của tài liệu lưu trữ có thể được lấy từ kho lưu trữ dưới dạng điện tử hoặc qua Internet. Họ được chứng nhận bằng chữ ký điện tử bởi người đứng đầu công ty hoặc người đại diện được ủy quyền của người đó. điều hành ().

Khi cấp bản sao văn bản trên giấy, mã số lưu trữ được đặt ở mặt sau mỗi tờ, có xác nhận bằng chữ khắc và đóng dấu ở mặt sau tờ cuối cùng của bản sao (khoản 5.14 Quy tắc lưu trữ tài liệu).

Cách hủy tài liệu điện tử

Nếu một tài liệu điện tử đã hết hạn, nó có thể bị hủy. Việc lựa chọn tài liệu được thực hiện bởi một ủy ban chuyên gia bao gồm các nhân viên của công ty.

Danh sách các tài liệu cần tiêu hủy được ghi trong đạo luật. Mẫu của nó được đưa ra trong Phụ lục số 21 của Quy tắc lưu trữ tài liệu.

Sau đó, việc tiêu hủy vật lý hoặc tiêu hủy bằng phần mềm và phần cứng sẽ được thực hiện (khoản 4.13 của Quy tắc lưu trữ tài liệu).

Stanislav Kotovich trả lời:

Phó Vụ trưởng Vụ Pháp chế Bộ Tài chính Nga

“Đối với mỗi dòng của Số dư có chỉ số quan trọng, hãy nhập chuỗi con. Cho biết trong đó các giá trị số là một phần của các chỉ số tổng hợp mẫu Sự cân bằng. Ví dụ: đối với dòng 1150 “Tài sản cố định”, bạn có thể thêm các dòng riêng biệt và cung cấp dữ liệu về nguyên giá nhà xưởng, máy móc, thiết bị, nếu thông tin đó quan trọng. Cách xác định mức độ trọng yếu của các chỉ số, hãy đọc các khuyến nghị.”

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cho bạn biết cách tổ chức nên lưu trữ tài liệu điện tử của mình. Chúng tôi sẽ tìm hiểu cách thức và trên phương tiện nào tốt hơn để ghi lại các tệp điện tử, cách tạo kho lưu trữ tài liệu điện tử và chuyển chúng để lưu trữ vào kho lưu trữ của tổ chức.

LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ: CÁC KHÁI NIỆM KHÁC NHAU, TUYỆT VỜI CÓ LIÊN QUAN

Lưu trữ điện tửđược tạo bằng phần mềm đặc biệt hoặc riêng nó và thể hiện một tập hợp các bản sao được quét theo thứ tự của tài liệu giấy hoặc tài liệu điện tử của tổ chức. Ý nghĩa của kho lưu trữ điện tử là bất kỳ nhân viên nào có quyền xem một tài liệu cụ thể đều có thể làm quen với nó mà không cần rời khỏi nơi làm việc của mình. Việc tài liệu đã ở trong kho lưu trữ nhiều năm không thành vấn đề.

Lưu trữ tài liệu điện tử- đây là một phần của hệ thống lưu trữ tài liệu của tổ chức, do đó, hệ thống này là một trong những quy trình văn phòng chính. Bất kể tài liệu là giấy hay điện tử, nó phải được lưu giữ trong khoảng thời gian nhất định.

Tất nhiên, đây là một lựa chọn lý tưởng khi kho lưu trữ điện tử là một phần của hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử của tổ chức. Điều này cần đạt được bằng cách dần dần đặt các bản sao điện tử của tài liệu vào một cơ sở dữ liệu đặc biệt và từ đó hình thành một kho lưu trữ điện tử. Nhưng đây không phải là lưu trữ mà chỉ là truy cập dễ dàng hơn. Đây thậm chí không phải là kho lưu trữ theo đúng nghĩa đầy đủ của từ này, vì tài liệu gốc được gửi đến kho lưu trữ của tổ chức và kho lưu trữ điện tử bao gồm các bản sao được quét. Một tập hợp các bản sao được quét của tài liệu giấy không phải là kho lưu trữ. Và tài liệu điện tử là tài liệu chính thức chứ không phải bản scan của tài liệu giấy.

TỪ ĐIỂN CỦA CHÚNG TÔI

Tài liệu điện tử- đây là thông tin dạng văn bản được trình bày dưới dạng điện tử, nghĩa là ở dạng phù hợp với nhận thức của con người khi sử dụng máy tính điện tử, cũng như để truyền qua mạng thông tin và truyền thông hoặc xử lý trong hệ thống thông tin.

KHUNG QUY ĐỊNH VỀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

Hàng năm, khối lượng tài liệu điện tử trong các tổ chức ngày càng tăng lên. Tuy nhiên, số lượng quy định hoặc tài liệu phương pháp luận Thật không may, số lượng người dành cho việc lưu trữ các tập tin điện tử không tăng lên. Bạn chỉ phải tuân theo Quy tắc tổ chức lưu trữ, thu thập, kế toán và sử dụng tài liệu từ quỹ lưu trữ của Liên bang Nga và các tài liệu lưu trữ khác trong các cơ quan chính phủ, chính quyền địa phương và các tổ chức (được phê duyệt theo lệnh của Bộ Văn hóa). của Nga ngày 31 tháng 3 năm 2015 số 526, sau đây gọi là Quy tắc 2015). Quy tắc năm 2015 là tài liệu quy định chính hiện bao gồm các quy tắc lưu trữ tài liệu điện tử, mặc dù không đầy đủ như chúng tôi mong muốn.

Cũng đáng quan tâm là Dự thảo Khuyến nghị về thu thập, ghi chép và tổ chức lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử trong kho lưu trữ của các tổ chức (xem trang web của Cơ quan Lưu trữ Liên bang: http://archives.ru). Dự án được VNIIDAD phát triển vào năm 2012 và vẫn là một dự án. Tuy nhiên, dự án này có thể hữu ích cho các kho lưu trữ của tổ chức vì nó chứa rất nhiều thông tin không có ở bất kỳ nơi nào khác.

Những tài liệu này có một nguyên tắc chung: Tài liệu điện tử được lưu trữ trong cùng khoảng thời gian và theo nguyên tắc giống như hồ sơ giấy. Tuy nhiên, cần phải tính đến các tính chất và đặc điểm của phương tiện điện tử.

CHÚNG TÔI TẠO HỘP ĐIỆN TỬ

Không có câu hỏi nào về thủ tục giấy tờ: đó là một tập hợp các tài liệu dành riêng cho một vấn đề. Mọi thứ có thể là:

đồng nhất (ví dụ trường hợp “Đơn đặt hàng cho hoạt động cốt lõi” chỉ bao gồm các đơn đặt hàng);
tổng hợp (ví dụ: tệp tổng hợp “Tài liệu về việc cung cấp dịch vụ cho nhà thầu”, bao gồm thư từ, bản sao hợp đồng và thỏa thuận bổ sung và các tài liệu khác).

Tất cả các tài liệu giấy của vụ án được lưu trữ trong một thư mục.

Các tập tin điện tử cũng có thể đồng nhất và phức hợp. Tài liệu điện tử, giống như tài liệu giấy, cũng được thu thập trong một thư mục, mặc dù là (tệp) điện tử. Ví dụ: tệp điện tử “Ghi chú Office” có thể là một thư mục cùng tên chứa các tệp bản ghi nhớ từ số đầu tiên đến số cuối cùng.

Ngoài tệp chứa chính tài liệu điện tử, thư mục cũng có thể bao gồm các tệp chữ ký điện tử, siêu dữ liệu tài liệu điện tử - bộ phụ thuộc vào phần mềm của tổ chức.

Việc hình thành các tập tin điện tử, giống như các tập tin giấy, phải được xử lý bởi những người thực thi chúng trong các bộ phận cấu trúc. Thư ký không thể xác định chính xác tài liệu có tính chuyên môn cao này liên quan đến trường hợp nào, không biết các tiêu chuẩn ngành xác định thời gian lưu trữ, v.v. Tôi nhắc lại, tất cả những điều này phải do người biểu diễn thực hiện. Thư ký đảm nhận phần phương pháp luận và tư vấn công việc.

CHÚNG TÔI ĐẶT TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TRONG DANH MỤC VỤ VIỆC

Trong danh pháp các vụ án, tài liệu điện tử được đặt trong thủ tục chung. Bạn có thể chỉ ra “tính điện tử” của tài liệu theo hai cách:

ở cột “Ghi chú” (Ví dụ 1);
trong cột “Tiêu đề vụ việc” (Ví dụ 2), như được tư vấn trong đoạn 3.6 Khuyến nghị về phương pháp về việc xây dựng các hướng dẫn về công việc văn phòng trong các cơ quan hành pháp liên bang (được phê duyệt theo lệnh của Rosarkhiv ngày 23 tháng 12 năm 2009 số 76).

CHÚNG TÔI HOÀN THÀNH KIỂM KÊ NỘI BỘ VỤ VÀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

Các hồ sơ, tài liệu điện tử được chuyển đến kho lưu trữ của tổ chức cùng với hồ sơ giấy theo thuật toán chung:

1) việc đánh giá giá trị hàng năm được thực hiện;

2) dựa trên kết quả kiểm tra, các hồ sơ đã hết hạn lưu trữ sẽ bị tiêu hủy;

3) các trường hợp còn lại được nhập vào kho và gửi đi bảo quản.

Mẫu kiểm kê hồ sơ, tài liệu điện tử đồng thời đóng vai trò là hành vi tiếp nhận, chuyển tài liệu về kho lưu trữ của tổ chức được quy định tại Phụ lục số 24 Quy chế 2015 (Ví dụ 3). Khoảng không quảng cáo này được hoàn thành trong đơn vị cấu trúc.

Quy tắc biên soạn một bản kiểm kê. Biểu đồ tồn kho rất trực quan; không có gì để bình luận ở đây. Hãy xem xét “các khía cạnh tổ chức” của việc biên soạn bản kiểm kê này:

hàng tồn kho được biên soạn riêng cho các tệp điện tử lưu trữ vĩnh viễn và thời gian lưu trữ tạm thời (trên 10 năm);
trong kho hồ sơ điện tử lưu trữ vĩnh viễn bỏ cột “Thời hạn lưu trữ”;
bản kiểm kê được lập thành hai bản (một bản lưu tại kho lưu trữ, bản còn lại có chữ ký của nhân viên lưu trữ đã nhận tài liệu sẽ trả về đơn vị);
Số quỹ có thể không được ghi và cột này có thể bị loại bỏ hoàn toàn nếu tổ chức chỉ có một quỹ lưu trữ (thông tin này được nhân viên lưu trữ hoặc thư ký chịu trách nhiệm lưu trữ tài liệu cung cấp cho đơn vị);
tiêu đề của bản kiểm kê cho biết năm mà các tài liệu được nộp;
tên đơn vị kết cấu được ghi trong tên phần kiểm kê;
tên phần, mục lục, đề mục, thời hạn lưu trữ hồ sơ được xác lập theo danh pháp hồ sơ;
kiểm kê được thống nhất với trưởng phòng quản lý văn phòng (văn phòng, cơ sở giáo dục mầm non phục vụ...), với đoàn chuyên môn của đơn vị kết cấu (nếu có) và có chữ ký của thủ trưởng đơn vị kết cấu;
phần thứ hai của bản kiểm kê (chuyển-nhận) được điền khi nhận và chuyển tài liệu vào lưu trữ;
số seri khoảng không quảng cáo được chỉ định trong kho lưu trữ.

Theo ý kiến của chúng tôi, nên bổ sung vào kho lưu trữ số lượng và loại phương tiện được chuyển vào kho lưu trữ.

Chúng tôi chuẩn bị một phụ lục cho bản kiểm kê. Theo Quy tắc 2015, kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử có tệp đính kèm. Phụ lục kiểm kê là bản kiểm kê nội bộ của từng file điện tử (Ví dụ 4).

Ngược lại với việc chuyển tài liệu giấy vào kho lưu trữ, trong đó bản kiểm kê nội bộ (nếu cần, việc chuẩn bị tài liệu) được khâu vào tập khi chuyển hồ sơ điện tử:

đối với từng vụ án điện tử phải lập hồ sơ;
không được nhúng vào phương tiện và không được ghi trên đó mà được lập thành dạng giấy như một phụ lục cho kho hồ sơ, tài liệu điện tử chuyển vào kho lưu trữ.

CHÚNG TÔI XEM XÉT CÁC YÊU CẦU VỀ ĐỊNH DẠNG TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ PHƯƠNG TIỆN PHƯƠNG TIỆN

Lưu trữ định dạng lưu trữđược thiết lập theo Quy tắc năm 2015. Đây là định dạng PDF/A được thiết kế đặc biệt để lưu trữ thông tin lâu dài và được quy định trong tiêu chuẩn “Quản lý tài liệu” ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011. Định dạng tệp tài liệu điện tử để lưu trữ lâu dài." Nhưng yêu cầu này phải được các cơ quan lưu trữ nhà nước và các tổ chức là nguồn thu thập của họ tuân thủ.

Các tổ chức kinh doanh, nơi mà hầu hết các tài liệu khó có thể được lưu trữ riêng, có thể sử dụng PDF thông thường cũng như các định dạng khác. Ví dụ: các bản vẽ và sơ đồ không phải lúc nào cũng được hiển thị chính xác trong PDF, vì vậy, để không làm ảnh hưởng đến chất lượng của tài liệu để duy trì định dạng nhất định, bạn nên lưu tệp ở bất kỳ dạng không thể thay đổi nào khác.

Định dạng bất biến. Chuyển tài liệu để lưu trữ, Đặc biệt chú ý Nên tập trung ít hơn vào việc tuân thủ một định dạng cụ thể mà tập trung nhiều hơn vào cách định dạng đó đảm bảo tính bất biến của tệp. Không cần phần mềm đắt tiền và không cần tham dự các cuộc hội thảo về bảo trì tài liệu lưu trữ điện tử nếu ai đó ở nơi làm việc có thể dễ dàng sửa đổi một tệp đã được lưu trữ từ lâu.

Mọi thư ký đều quen thuộc với khái niệm “đóng tài liệu bằng công việc văn phòng”. Điều này có nghĩa là tất cả các nhiệm vụ trên tài liệu đã được hoàn thành và nó có thể được lưu vào hồ sơ.

Đối với tài liệu điện tử, chúng tôi khuyên bạn nên bổ sung thêm một hành động nữa - dịch tài liệu sang định dạng không thể thay đổi. Tất nhiên, việc loại bỏ nó khỏi quyền truy cập công cộng là không đáng, nhưng cần loại trừ mọi sự can thiệp từ bên ngoài vào hình thức và nội dung.

Cách triển khai điều này về mặt kỹ thuật, mỗi tổ chức tự quyết định, tùy thuộc vào phần mềm được sử dụng, tính sẵn có của EDMS và chất lượng hỗ trợ kỹ thuật.

Tất nhiên, một tổ chức thực hiện quản lý tài liệu điện tử sẽ nhanh chóng xây dựng một hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử so với hệ thống thực hiện bằng gói phần mềm văn phòng, lưu trữ đám mây và các dịch vụ. thời gian sắp tới mỗi tuần của người quản trị hệ thống. Tuy nhiên, bằng cách này hay cách khác, vấn đề này vẫn có thể được giải quyết - nếu có mong muốn.

Người vận chuyển. Thông thường, một vật chứa thông tin có thể được so sánh với một tập giấy tờ. Bạn không thể ghi tất cả các nhiệm vụ của mình trên một đĩa liên tiếp, miễn là dung lượng của nó đủ. Tốt hơn hết bạn nên tuân thủ nguyên tắc “một thứ - một đĩa”. Tuy nhiên, bạn có thể ghi nhiều tệp trên một đĩa, nhưng chỉ khi chúng là các tệp của cùng năm và có cùng thời hạn sử dụng (tất cả đều giống như với tập giấy).

Còn về media, không có gì thuận tiện hơn thông thường CD-R(CD ghi một lần) vẫn chưa được phát minh.

Nếu phương tiện lưu trữ tiên tiến hơn xuất hiện, tốt hơn hết bạn nên viết lại toàn bộ kho lưu trữ điện tử vào chúng. Nếu không, bạn có thể không bao giờ nhìn thấy nội dung của phương tiện cũ. Ví dụ, điều này đã xảy ra với các đĩa mềm, vẫn được tìm thấy trong kho lưu trữ, nhưng đơn giản là không có gì để chạy chúng trong một văn phòng thông thường.

Ít phổ biến hơn như phương tiện lưu trữ lưu trữ Ổ đĩa flash USB. Chúng không được ưa chuộng vì các tập tin trong chúng có thể dễ dàng bị xóa hoặc thay thế. Công thái học cũng còn nhiều điều chưa được mong muốn: trong khi đĩa có thể được gấp gọn gàng mà không cần đặt vào hộp đặc biệt, thì ổ đĩa flash lại có hình dạng quá đa dạng.

Vì vậy, phương tiện tối ưu cho kho lưu trữ điện tử là đĩa CD.

Cách ký phương tiện truyền thông. Mỗi phương tiện được ký kết. Theo khoản 4.34 của Quy tắc 2015, phần sau đây được nêu trên tờ chèn, được đặt trong hộp để có thể nhìn thấy các dòng chữ:

tên tổ chức (đầy đủ, viết tắt);
số quỹ;
số lượng hồ sơ, tài liệu điện tử tồn kho;
số trường hợp theo hàng tồn kho;
đánh dấu trạng thái bản sao tài liệu điện tử: “Cơ bản”. (chính) hoặc "Nô lệ" (công nhân);
thời hạn nộp hồ sơ vụ án điện tử;
ghi chú bổ sung về hạn chế truy cập tài liệu (nếu cần).

Quy tắc 2015 không cung cấp biểu mẫu bìa. Biến thể có thể việc đặt thông tin trên trên bìa CD có thể trông giống như Ví dụ 5.

Số quỹ và số hàng tồn kho chỉ được ghi trên trang bìa nếu có nhiều quỹ và tệp điện tử được bao gồm trong kho.

Như chúng tôi đã tìm hiểu, chỉ có hai loại hàng tồn kho: tệp điện tử có thời gian lưu trữ vĩnh viễn và tạm thời (trên 10 năm). Nhưng các tập tin điện tử có thời gian lưu trữ ngắn hơn có thể được chuyển vào kho lưu trữ. Không cần phải mô tả chúng, vì vậy khối thông tin “Số hàng tồn kho” trong trường hợp này chỉ đơn giản là bị bỏ qua trên bìa đĩa.

CHÚNG TÔI CHUYỂN TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ SANG LƯU TRỮ

Quy trình chuyển tài liệu điện tử về kho lưu trữ của tổ chức được mô tả tại khoản 4.34 của Quy tắc 2015. Thuật toán như sau:

Bước 1:đơn vị cấu trúc chuẩn bị các tài liệu điện tử để chuyển vào kho lưu trữ - lưu chúng một cách độc lập ở các định dạng không thể thay đổi và, nếu cần, tạo tệp.

Bước 2: các tập tin điện tử được ghi trên phương tiện lưu trữ riêng biệt (mỗi phương tiện thành hai bản), sau đó sẽ thiết kế bìa cho chúng.

Bước 3: trường hợp điện tử dài hạn và điều khoản vĩnh viễn kho được đưa vào kho thích hợp (xem Ví dụ 3 và 4).

Bước 4: hàng tồn kho có tệp đính kèm được chuyển vào kho lưu trữ của tổ chức trên giấy.

Bước 5: Người lưu trữ quét tất cả các phương tiện bằng chương trình chống vi-rút, sau đó kiểm tra từng tệp tài liệu đã ghi (tệp trực quan hóa tài liệu) để biết khả năng tái tạo.

Bước 6: Biên bản nghiệm thu, bàn giao được lập vào kho hồ sơ. Kiểm kê có chữ ký của người lưu trữ và nhân viên chuyển tài liệu vào kho lưu trữ.

CHÚNG TÔI ĐƯA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀO TÀI KHOẢN

Theo truyền thống, trong kho lưu trữ, tất cả các hồ sơ nhận từ các bộ phận đều được nhập vào chứng từ kế toán - kho lưu trữ.

Đối với các tệp điện tử, các bản kiểm kê đặc biệt được cung cấp, các hình thức được đưa ra trong Quy tắc 2015:

kiểm kê hồ sơ điện tử và tài liệu lưu trữ cố định (Phụ lục số 17);
kiểm kê hồ sơ, tài liệu điện tử có thời hạn lưu trữ tạm thời (trên 10 năm) (Phụ lục số 18).

Ghi chú: Không có kho lưu trữ hồ sơ nhân sự điện tử. Mọi vấn đề nhân sự đều được lưu giữ dưới dạng giấy tờ và điều này có thể sẽ còn tiếp tục trong thời gian dài.

Làm thế nào để điền vào một kho lưu trữ. Việc kiểm kê hồ sơ, tài liệu điện tử được thực hiện theo nguyên tắc tương tự như việc kiểm kê hồ sơ giấy thông thường. Sự khác biệt duy nhất là thay vì số trang của hộp, số megabyte bộ nhớ mà nó chiếm được chỉ ra. Ngoài ra, các “khối lượng” trong vấn đề điện tử thực tế đều bị loại trừ, trừ khi đó là một vấn đề lớn đến mức phải được ghi lại trên nhiều phương tiện.

Ví dụ 6 trình bày mẫu điền vào kho lưu trữ các tệp và tài liệu điện tử với thời gian lưu trữ tạm thời (trên 10 năm). Việc kiểm kê các tệp điện tử để lưu trữ vĩnh viễn được biên soạn theo cách tương tự, điểm khác biệt duy nhất là nó không chứa cột “Thời gian lưu trữ”.

Biểu mẫu kiểm kê (bảng) không khác với biểu mẫu đã điền đơn vị cấu trúc khi chuyển tài liệu điện tử vào kho lưu trữ (xem Ví dụ 3). Sự khác biệt là Ví dụ 6 trình bày phần kiểm kê hàng năm các tệp và tài liệu điện tử, chung cho tổ chức. Nhân viên lưu trữ sẽ sử dụng nó để thu thập tất cả các tài liệu do các phòng ban nộp. Hãy chú ý đến Ví dụ 6: hàng tồn kho bao gồm các tài liệu được nêu trong Ví dụ 3.

Phụ lục 17 và 18 của Nội quy 2015 cũng có các phụ lục có hình thức tương tự hàng tồn kho nội bộ các tập tin điện tử (xem Ví dụ 4). Trong thực tế, điều này có nghĩa là người lưu trữ không cần phải biên soạn lại những “bản kiểm kê nội bộ” này cho từng trường hợp. Chỉ cần đảm bảo rằng các đồng nghiệp từ các bộ phận khác sẽ chuyển chúng khi nộp tài liệu của họ vào kho lưu trữ là đủ.

CHÚNG TÔI LƯU TRỮ CÁC HỘP ĐIỆN TỬ TRONG LƯU TRỮ

Điều kiện bắt buộc để lưu trữ chứng từ điện tử như sau (khoản 2.30 Thông tư 2015):

Kho lưu trữ của tổ chức phải có ít nhất hai bản sao của mỗi đơn vị lưu trữ tài liệu điện tử (bản chính và bản làm việc phải được đặt trên các thiết bị vật lý khác nhau);
kho lưu trữ phải được trang bị các công cụ kỹ thuật và phần mềm cho phép bạn sao chép, sao chép, viết lại các tài liệu điện tử, kiểm soát vật lý và tình trạng kỹ thuật;
Chế độ lưu trữ tài liệu điện tử phải ngăn chặn việc mất mát, phát tán, phá hủy hoặc bóp méo thông tin trái phép.

Ghi chú: Kho lưu trữ phải lưu trữ hai bản sao của mỗi tệp điện tử trên hai phương tiện. Điều hợp lý (mặc dù không được quy định trong quy định) là cả hai phương tiện phải được lưu trữ riêng biệt với nhau. Nếu có điều gì xảy ra với một trong các bản sao, nó có thể được khôi phục.

CHÚNG TÔI TIÊU HỦY TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

Việc tiêu hủy tài liệu điện tử được thực hiện theo quy trình chung. Ngoài ra, theo thứ tự chung, chứng từ điện tử được đưa vào tiêu hủy, sau đó ghi chú thích hợp vào chứng từ kế toán (hàng tồn kho). Không có tính năng đặc biệt. Mọi thứ đều giống như khi tiêu hủy tài liệu giấy.

Giống như giấy, phương tiện truyền thông phải bị tiêu hủy theo cách không thể phục hồi được. Cách dễ nhất là gửi đĩa vào lò nướng hoặc máy hủy tài liệu cùng với tài liệu giấy cần tiêu hủy.