Introduktion til disciplinen ”International etikette og protokol. Forretningsetikette og protokol

Hvad er etikette og protokol?

Dette spørgsmål interesserer mange mennesker, der ønsker at følge med tiden og, hvis ikke engang ved, så i det mindste forstå, hvad disse ord betyder. Denne ressource er dedikeret til en detaljeret offentliggørelse af disse vilkår og til at hjælpe alle, der ønsker at vide, hvordan man opfører sig i en given situation.

Et menneskes liv flyder i hans konstant interaktion, at kommunikere med andre mennesker. For at sikre, at kontakter ikke fører til konflikter og ikke forstyrrer den sociale balance, så hverdagskommunikation er harmonisk, behagelig og nyttig, er der udviklet etiketteregler siden oldtiden. Hvad er etikette?

ETIQUETTE er en etableret orden, et sæt regler, der regulerer de ydre manifestationer af menneskelige relationer.

Etikettens historie

Udtrykket "etikette" dukkede op i det 18. århundrede. Men regelsæt blev skabt tilbage i det gamle Egypten: omkring 2350 f.Kr. e. En bog kaldet "Instructions for Behavior" blev skrevet her. Den store tænker fra det gamle Kina Confucius (Kunzi) (551-479 f.Kr.), grundlæggeren af den mest indflydelsesrige af de gamle kinesiske filosofiske og religiøse bevægelser - konfucianismen - tildelte etikette (li) en særlig rolle. Li etikette, ifølge Confucius, skulle dannes harmoniske forhold mellem mennesker, regulere menneskelig adfærd i forskellige livssituationer. Begrebet "decorum" er meget tæt på betydningen af det moderne europæiske begreb "etikette". Etikette er blandt mange andre ting normen for adfærd i familien, reglerne for forholdet mellem subjekter og suverænen.

Høflighed og "smuk opførsel" blev højt værdsat i den antikke verden. Som Aristoteles skrev, er der tre typer høflighed: ”Den første slags er i omløb: for eksempel i den måde, du henvender dig til alle, du møder, og hilser på dem ved at række hånden frem. Det andet er, når de kommer nogen i nød til hjælp. Og endelig er den tredje type høflighed, når de er gæstfrie over for bordgæster.”

Et eksempel på høflighed var Julius Cæsars opførsel: "... når der til en andens middag blev serveret gammelt smør i stedet for frisk, og resten af gæsterne nægtede det, tog han alene det endnu mere end normalt, for ikke at vise, at han bebrejdede værten for uagtsomhed eller uhøflighed.” .

Købmænd og velhavende byfolk forsøgte at følge ædel etikette, og dette antog ofte absurde, grimme former.

Manererne i det parisiske og Londons høje samfund, bragt til det absurde punkt, udvidede kløften mellem de rige samfundslag og de fattige. Det udbyttede flertals had til det udbytende mindretal, begivenhederne i 1917 og de første postrevolutionære år førte til den såkaldte etikette-nihilisme. Likvideringen af adelen og bourgeoisiet som sociale grupper blev efterfulgt af udryddelsen af etikettenormer, som antog former, der ikke var mindre absurde end mange af kravene i denne etikette. For eksempel blev et håndtryk i 20'erne erklæret smittebærer, og piger betragtede sig selv som fornærmede, hvis de fik en frakke.

Gradvist, efterhånden som den uforsonlige klassekamp forsvandt og vores folks materielle velbefindende steg, begyndte klassiske normer for etikette at vende tilbage til livet.

I de sidste år, i forbindelse med dannelsen af markedsrelationer, og derfor igen fremkomsten af den rige klasse, sekulære manerer, kendskab til de grundlæggende principper for etikette, samtalens finesser, borddækning, korrekt placering ved middagsbordet og i biler osv. Men det er ikke alt.

Etikette, fri for ekstremer og forældede formaliteter, komplicerer ikke, men forenkler og gør hverdagen mere behagelig. Dens regler er baseret på sådanne moralske kategorier som høflighed, takt, korrekthed og anstændighed. At beherske reglerne for etikette bidrager således til udviklingen af en følelse af takt (evnen til at tale og handle under hensyntagen til andre menneskers individuelle psykologiske karakteristika og humør), lærer en at bevare sin egen værdighed og respektere andre selv i vanskelige situationer. , konfliktsituationer.

En integreret del af etikette er anstændighed. Etikette hjælper en person til at afstå fra upassende handlinger - såsom småbedrageri eller tyveri, bagvaskelse, bagvaskelse.

Kendskab til reglerne for etikette eliminerer begrænsninger, giver dig mulighed for ikke at fornærme en forretningspartner med et akavet ord eller handling og samtidig ikke skade din egen værdighed og virksomhedens prestige. At mestre de adfærdsmæssige stereotyper, der foreslås af etikette, gør det muligt at etablere et gunstigt psykologisk klima for forretningskommunikation, hvilket gør forretning både succesrig og fornøjelig.

I øjeblikket integreres ukrainske virksomheder og organisationer i det økonomiske, politiske og kulturelle liv i Europa, og forbindelserne udvikler sig med erhvervslivet og politiske kredse i andre regioner på planeten. Kommunikation med repræsentanter for andre stater kræver særlig opmærksomhed på etikette og streng overholdelse af den særlige regler og opretholde et forretningsimage. Frugtbare, gensidigt gavnlige relationer mellem stater er baseret på principperne om respekt for suverænitet; lighed; territorial integritet; ikke-indblanding i interne anliggender.

Regler for diplomatisk protokol

DIPLOMATISK PROTOKOL er et sæt regler, traditioner og konventioner, der overholdes i international kommunikation.

De almindeligt accepterede protokolregler er grundlaget for den diplomatiske praksis i ethvert land, selvom hver af dem også har visse træk bestemt af de specifikke nationale traditioner og sociale system. Afvigelse fra diplomatisk protokol eller krænkelse af dens normer er uacceptabelt, da det kan skade en anden stats værdighed og forårsage uønskede politiske konsekvenser.

Protokollen regulerer proceduren for modtagelse af ledere af fremmede stater eller regeringer, regeringsdelegationer, repræsentanter for stats og offentlige organisationer og forretningskredse; alle former for officielle diplomatiske kontakter. Holdningen til protokollen, indførelse af mindre ændringer i den (mere eller mindre højtidelighed, forøgelse eller formindskelse af repræsentationsniveauet ved officielle ceremonier osv.) bruges som et udenrigspolitisk instrument. Disse regler blev udviklet på baggrund af en lang historisk erfaring. Derfor er den diplomatiske protokol en model for international kommunikation, som alle organisationer og enkeltpersoner er styret af. Hvad er forretningsprotokol?

VIRKSOMHEDSPROTOKOL regulerer ligesom den diplomatiske procedure for møde og afvisning af delegationer, afholdelse af samtaler, forhandlinger og receptioner, afholdelse af erhvervskorrespondance, underskrive kontrakter og aftaler mv.

Men i modsætning til diplomatisk protokol overholdes forretningsprotokollen ikke så strengt. Inden for virksomhedskommunikation kan reglerne være mere fleksible. Men velrenommerede kommercielle strukturer i international kommunikation overholder oftest strengt reglerne for diplomatisk protokol.

FORRETNINGSETIKET er reglerne for adfærd i samfundet. Og også en standard for forretningskommunikation, etablerede forretningsetiske regler, hvis overholdelse i sidste fase bidrager til bedre gensidig forståelse, etablering af normale forretningsforbindelser i teamet, og baseret på alt dette, velstand og stabilitet for evt. forretning.

I moderne samfund beherskelse af forretningsetikette har i de fleste tilfælde en positiv effekt på en iværksætters succes, og overholdelse af etik understreger kun billedet af en professionel i forretningspartneres øjne. Når du kommunikerer med udenlandske partnere, skal du blot kende reglerne for etikette og deres lande, ellers kan et forkert trin i en samtale eller under et møde resultere i betydelige tab i erhvervslivet.

Introduktion til disciplinen "International Etikette og Protokol"

Begreberne "etikette" og "protokol" er på mange måder ens og indbyrdes forbundne. Derfor er det bedre at overveje protokol og etikette ikke separat, men som en helhed. For eksempel omfatter domstoletikette overholdelse i stater med en monarkisk struktur af visse protokolnormer, når de udfører visse ceremonier. Et eksempel er Storbritannien, hvor ceremonielle normer har været stort set uændrede i 500 år. Samtidig er deltagere i disse ceremonier forpligtet til strengt at overholde reglerne for rettens etikette.

Etikettereglerne er grundlæggende internationale, da de fleste af dem overholdes i alle lande i verden. Samtidig arver etiketten i hvert land skikke og konventioner fra oldtiden til i dag og har ret betydelige træk, som er bestemt af historiske, nationale, religiøse og andre traditioner.

I modsætning til etikette er protokolstandarder næsten de samme i alle lande i verden, dvs. de er internationale. Grundlaget og essensen af protokollen er et udtryk for dyb respekt over for den fremtrædende gæst, det land og det folk, han repræsenterer. Selv om hvert lands protokol naturligvis har sine egne nuancer, hvis viden bidrager til gennemførelsen af internationale og udenlandske økonomiske kontakter.

Etikette og protokol er en af hovedkomponenterne i at danne billedet af enhver virksomhedsperson, embedsmand, organisation og spiller en meget vigtig rolle i en vellykket forretningsførelse, herunder internationale.

Så hvad er etikette og protokol? Etikette (etik) - regler for høflighed og høflighed, form, måde, etableret adfærdsorden accepteret i et bestemt samfund.

Der er flere typer etikette: domstol, militær, diplomatisk, civil og erhvervsmæssig. De fleste af reglerne for almindelige civile, erhvervsmæssige og diplomatisk etikette identiske eller i en eller anden grad falder sammen og overholdes ligeligt, men blandt embedsmænd overholdes reglerne for diplomatisk etikette strengere.

Etikettereglerne i kommunikation mellem mennesker tager hensyn til deres status og position, køn og alder. Hierarkiet af etiketteprincipper er som følger.

1. Status (stilling, rang).

2. Alder og køn (ved en lille forskel i menneskers alder har repræsentanter for det svagere køn en fordel, men hvis forskellen er stor og vi taler om om kommunikation mellem en ung pige og en ældre mand, så har manden fordelen).

Der er ingen bagateller i etikette, alle de konstituerende detaljer er vigtige: adfærd, manerer, fagter, stemme, tone, udseende osv. Etikettereglerne bør blive fast etableret i hver persons hverdag og blive hans indre behov. Etikettekrav forudsætter overholdelse af reglerne for god opførsel i alle livets tilfælde, uanset humør og psykologisk tilstand person på et eller andet tidspunkt.

Protokollen er et sæt regler for regeringers og deres repræsentanters adfærd ved officielle og uofficielle lejligheder. Protokolbegivenheder omfatter møde og afslapning af gæster, forhandlinger, præsentationer, receptioner, lykønskninger, begravelsesceremonier, præsentation statspriser etc.

Den mest brugte sætning er diplomatisk (stats)protokol, som bruges ift international kommunikation embedsmænd imellem. Diplomatisk protokol er et sæt almindeligt accepterede regler, traditioner og konventioner, der overholdes af regeringer, udenrigsministerier, diplomatiske missioner og embedsmænd i international kommunikation.

Diplomatisk protokol har en rig historie. Det opstod i oldtiden. På et tidspunkt udviklede de gamle romere en streng fredsceremoni, hvor især præsterne læste fredsaftalens tekst op og ofrede.

Den berømte franske diplomat J. Cambon skriver: “Protokolreglerne i vore dage virker noget gammeldags, men ikke at overholde dem er lige så dumt som ikke at tage hatten af, når man går ind i en kirke eller sine sko, når man går ind i en moske... I bund og grund , ikke alt er så slemt i disse højtidelige bagateller."

Med sin højtidelighed giver protokollen større betydning og vækker større respekt for de begivenheder, ceremonier og dokumenter, der underskrives.

Protokolstandarder overholdes også i forhold mellem forretningsmænd, herunder mellem partnere forskellige lande. Dette er en forretningsprotokol - reglerne for at organisere forskellige begivenheder under forretningskontakter.

Protokollen kræver viden om politik og geografi, økonomi og kultur, nationale og religiøse traditioner i forskellige stater og omhyggelig opmærksomhed på de mindste detaljer. Bag enhver sådan protokol "lille detalje" er der århundreder gamle traditioner og erfaringer akkumuleret af diplomati siden oldtiden. Derfor skal du altid huske, at i protokollen, som i etikette, er der ingen bagateller. Ifølge forfatteren H. Mackay betyder "små ting ikke noget, små ting bestemmer alt."

De etablerede moralske normer er resultatet af en langsigtet proces med etablering af relationer mellem mennesker. Uden at overholde disse normer er politiske, økonomiske og kulturelle relationer umulige, fordi man ikke kan eksistere uden at respektere hinanden, uden at pålægge sig selv visse begrænsninger.

Etikette er et ord af fransk oprindelse, der betyder adfærd. Det omfatter de regler for høflighed og høflighed, der er accepteret i samfundet.

Moderne etikette arver skikkene fra næsten alle nationer fra grå antikken til i dag. Grundlæggende er disse adfærdsregler universelle, da de ikke kun overholdes af repræsentanter for et givet samfund, men også af repræsentanter for de mest forskellige socio-politiske systemer, der eksisterer i den moderne verden. Folkene i hvert land foretager deres egne ændringer og tilføjelser til etikette, pga social orden land, de særlige forhold ved dets historiske struktur, nationale traditioner og skikke.

Der er flere typer etikette, hvoraf de vigtigste er: - hofetikette - strengt reguleret orden og adfærdsformer etableret ved monarkernes domstole;

Diplomatisk etikette - adfærdsregler for diplomater og andre embedsmænd, når de kontakter hinanden ved forskellige diplomatiske receptioner, besøg, forhandlinger;

Militær etikette er et sæt regler, normer og adfærd, der generelt accepteres i hæren af militært personel på alle områder af deres aktiviteter;

Generel civil etikette er et sæt regler, traditioner og konventioner, som borgerne overholder, når de kommunikerer med hinanden.

De fleste af reglerne for diplomatisk, militær og civil etikette falder i en eller anden grad sammen. Forskellen mellem dem er, at der lægges større vægt på diplomaters overholdelse af etikettereglerne, da afvigelse fra dem eller overtrædelse af disse regler kan forårsage skade på landets eller dets officielle repræsentanters prestige og føre til komplikationer i forholdet mellem stater .

MOSKVA STATSINSTITUTTET FOR INTERNATIONALE FORBINDELSER (u) Den Russiske Føderations udenrigsministerium

om etik i forretningskommunikation

om emnet :

"Forretningsetikette og forretningsprotokol."

Abstrakt udarbejdet af:

Abdullaev islam.

Plan.

1. Indledning 2 sider

2. Forretningsetikette 2 – 3 sider.

3. Forretningsprotokol 3 – 16 sider.

a) Forretningsprotokol 3 sider.

b) Forhandlinger 3 – 9 sider.

V) Forretningsbrev 9 – 11 s.

d) Forretningssamtale på telefon 11 – 12 sider.

e) Telefax 12 sider.

e) E-mail 12 sider

g) Forretningsetikette og forretningshemmeligheder 12 – 16 sider.

4. Konklusion 16 – 17 sider.

5. Liste over brugt litteratur 18 sider.

1. Introduktion.

De etablerede moralske normer er resultatet af en langsigtet proces med etablering af relationer mellem mennesker både i det offentlige og i familieliv. Uden overholdelse af disse normer, politiske, økonomiske, kulturelle og familieforhold, da mennesker ikke kan eksistere uden at tage hensyn til hinanden, uden at pålægge sig selv visse begrænsninger. Og her er det meget vigtig rolle knyttet til etikette.

Etikette er et ord af fransk oprindelse, der betyder adfærd. Det omfatter de regler for høflighed og høflighed, der er accepteret i samfundet.

Etikettekravene er dog ikke absolutte. Etikettenormerne er i modsætning til moralnormerne betingede; de har karakter af en uskreven aftale om, hvad der anses for almindeligt accepteret i folks adfærd, og hvad der ikke er.

Forretningsetikette er et sæt af skrevne og uskrevne adfærdsregler, hvis overtrædelse griber ind i den normale forretningsførelse. Det er pålideligt kendt, at lande, hvor forretningsetik er fraværende eller ekstremt dårligt udviklet, lever dårligt og vanskeligt, fordi uærlige forhold forstyrrer samarbejdet. Når de mestrer det civiliserede marked, bør moderne iværksættere vide, at kun 10-15% af dem, der ønsker at etablere sig i markedsverdenen, når deres mål. Forretninger foregår ikke kun på et økonomisk grundlag, men også på et etisk grundlag. Ligesom det er uacceptabelt at overtræde almindeligt anerkendte regler for iværksætteri i handel, er det også uacceptabelt at overtræde reglerne for forretningsetikette. Overholdelse af reglerne for forretningsetikette er en af nødvendige elementer faglighed.

2. Forretningsetikette.

Slut på formularen

Forretningsetikette er en etableret procedure for adfærd i forretnings- og forretningsforbindelser. Alle ved, at enhver medarbejder i en virksomhed er virksomhedens ansigt, og det er vigtigt, at denne person er både attraktiv og professionel, venlig og vedholdende, hjælpsom og selvstændig.

Moderne forretningsetikette er en dyb viden om anstændighed, evnen til at opføre sig i et team på en sådan måde, at man tjener alles respekt og ikke fornærmer andre med din adfærd. Ud fra en virksomheds medarbejders adfærdskultur og hans evne til at kommunikere med kunder kan man bedømme hele denne virksomheds team.

At kende reglerne for forretningsetikette hjælper dig med at undgå fejl eller udjævne dem på tilgængelige, generelt accepterede måder. Derfor kan hovedfunktionen eller betydningen af forretningspersonetikette defineres som dannelsen af sådanne adfærdsregler i samfundet, der fremmer gensidig forståelse mellem mennesker i kommunikationsprocessen. Den næstvigtigste funktion af forretningsetikette er funktionen af bekvemmelighed, det vil sige hensigtsmæssighed og praktisk. Fra de mindste detaljer til det helt almindelige regler, er forretningsetikette et system tæt på hverdagen. Det vigtigste princip for etikette er trods alt, at det er nødvendigt at handle efter etikette, ikke fordi det er sædvanligt, men fordi det er mere hensigtsmæssigt, mere bekvemt og mere respektfuldt over for andre og sig selv. Forretnings etik er et af de vigtigste "værktøjer" til at danne en virksomheds image. I moderne forretning spiller virksomhedens ansigt en væsentlig rolle. De organisationer, der ikke overholder forretningsetikette, taber meget. Hvor forretningsetikette er blevet normen, er arbejdsproduktiviteten højere, bedre resultater. Iværksættere over hele verden kender den vigtigste grundsætning i forretningen: gode manerer indbringende. Det er meget mere behageligt at arbejde med en virksomhed, hvor forretningsetikette overholdes. Det er blevet normen næsten over hele verden. Dette skyldes, at etikette på grund af dens vitalitet skaber et behageligt psykologisk klima, der befordrer forretningskontakter.

Etikette hjælper kun, når der ikke er nogen indre spændinger som følge af et forsøg på at gøre noget i henhold til etikettereglerne, som vi aldrig har gjort før.

3. Forretningsprotokol.

Erfaringen viser, at det ikke er nok for at sikre normale forhold til samarbejdspartnere juridiske normer. Det er også meget vigtigt at overholde visse protokolregler og skikke.

Ordet "protokol" betød i det byzantinske diplomati den første del af et dokument udarbejdet i højtidelige vendinger, som oplistede sammensætningen af deltagerne i forhandlingerne. I øjeblikket er protokollen et sæt regler, hvorefter rækkefølgen af forskellige ceremonier, dresscodes, officiel korrespondance osv. reguleres. Enhver overtrædelse af disse regler vil skabe vanskeligheder for den part, der har begået overtrædelsen, da han bliver nødt til at undskylde og finde en måde at rette fejlen på.

Den under forhandlinger og udarbejdelse af forskellige traktater og overenskomster observeret protokol giver gennem sin højtidelighed større betydning og større respekt for de særligt vigtige bestemmelser, der er indeholdt i dem. Protokollen er med til at skabe en venlig og afslappet atmosfære ved møder, forhandlinger, receptioner, hvilket fremmer gensidig forståelse og opnåelse af de ønskede resultater.

Et af de grundlæggende principper i hverdagen er at opretholde normale forhold mellem mennesker og stræbe efter at undgå konflikter. Dette princip er endnu vigtigere i forretningsforbindelser, da vi taler om respekt og opmærksomhed på forretningspartnere. Det er protokollen, der bidrager til en vellykket løsning af store og små virksomhedsproblemer.

Forhandling.

Forhandlinger er ved at blive en del af vores dagligdag. Sådanne realiteter kræver det russisk liv, ligesom flerpartipolitik i politik og markedsforhold i økonomi. I dag er det i stigende grad nødvendigt at ty til forhandlinger, da enhver person ønsker at deltage i beslutninger, der påvirker hans interesser. Allerede i dag træffes de fleste beslutninger gennem forhandlinger, hvortil der stilles visse forhåbninger, med rette at mene, at de om muligt bør føre til en rimelig aftale og forbedre eller iflg. i det mindste, spol ikke forholdet.

Forberedelse til forhandlinger. Forhandlinger har to sider: eksterne (protokol) og interne (substantielle). Hvad angår det første, er der gennem mange års praksis udviklet visse forhandlingsregler, som hverken er accepteret i erhvervslivet eller i diplomatiet.

· Dag og tidspunkt for forhandlingerne aftales på forhånd.

· De sætter sig først ved forhandlingsbordet, efter at husets ejer har taget hans plads.

· Initiativet til at føre en samtale tilhører altid den modtagende parts leder.

· Initiativet til at afslutte enhver samtale forbliver altid hos gæsten.

· Når du vender tilbage fra forhandlinger, bør du ikke glemme kort at takke værtspartiet for deres gæstfrihed.

Forberedelse til forhandlinger indebærer at have et indgående kendskab til det spørgsmål, der skal diskuteres. Forhandlinger om grundlæggende spørgsmål om relationer, aftalevilkår eller kontrakter bør kun føres med autoritative repræsentanter for den anden part. Kendskab til regler, skikke og især interne relationer, der eksisterer i partnerorganisationen, vil give dig mulighed for at undgå fejlberegninger, der kan bremse vedtagelsen af den forventede beslutning.

Forberedelse til forhandlinger og deres afvikling er normalt opdelt i tre faser.

På den første fase det er nødvendigt at indsamle alle de nødvendige oplysninger, forstå de problemer, som forhandlerne står over for, og bestemme måder at nå til enighed på.

På anden fase bør overvejes forskellige muligheder forhandlinger og vælg den mest acceptable løsning.

På tredje fase det er nødvendigt at identificere forskelle i tilgange til de problemer, der diskuteres, og forsøge at forstå dem.

Praksis viser, at når du planlægger forhandlinger, er det vigtigt at forestille sig din partners mulige reaktion på dine forslag og tage hensyn til hans egne forventninger fra disse forhandlinger. Derfor bør forhandlingsplanen være ret fleksibel, men give svar på alle dine spørgsmål.

Eventuelle forhandlinger skal være tidsbegrænsede.

En af de uundværlige betingelser for kontakt med repræsentanter for andre organisationer er en foreløbig aftale om tid og sted for mødet.

I generel opfattelse Forhandlingsplanen skal indeholde:

· sted, dato og tidspunkt for mødet;

· deltagerliste;

· Spørgsmål til diskussion;

· alternativer i tilfælde af modforslag;

Ansvarlig for forberedelse referencematerialer;

· ansvarlig for at møde og afværge den anden parts repræsentant;

· ansvarlig for at organisere forfriskninger under forhandlinger;

· Ansvarlig for tilrettelæggelse og afvikling af receptionen efter forhandlingerne.

Gennemførelse af forhandlinger.

Forhandlinger bør foregå i et separat lokale. Forhandlere fra den modtagende part skal tage plads i forhandlingslokalet, inden repræsentanter for den anden part ankommer dertil.

Det opfattes som manglende respekt for en partner, hvis hilseren introducerer ham til et tomt lokale, og modtageren og hans kollegaer kommer ind der efter dette og i øvrigt ikke samtidig. En negativ holdning er forårsaget af fravær eller opkald fra værten fra mødelokalet. Gentagen adfærd fra en leders side kan opfattes som obstruktion. Situationen tages også i betragtning, når forhandlinger føres af en medarbejder, der indtager en lavere embedsmandsstilling og ikke har ret til at træffe beslutninger bindende for organisationen. Lederens tilbagetrækning fra forhandlingerne er kun mulig, når alle de grundlæggende spørgsmål er løst, og parterne kun skal blive enige om visse detaljer, men selv i dette tilfælde er det nødvendigt at indhente samtykke fra den anden part.

Værten skal hilse varmt på sine gæster (i mange velrenommerede virksomheder sker dette "ved døren"). Samtidig skal gestus og smil rettet til gæster udtrykke oprigtig glæde ved at møde dem. Værten skal præsentere sine kolleger ved navn og stilling, herunder repræsentanter for andre organisationer, der inviteres til forhandlingerne. Så præsenterer lederen af den anden side sine kolleger. Hvis forhandlerne ikke kender hinanden særlig godt eller mødes for første gang, så bør de først udveksle visitkort. Ved at lægge kortene foran dig i den rækkefølge, som forhandlingspartnerne sidder i, er det nemt at føre en samtale, henvende sig til hinanden ved navn og samtidig have en god idé om autoritets- og kompetenceniveauet. af samtalepartnerne.

Traditionelt tager gæsterne plads ud mod vinduet med ryggen mod døren. I et uformelt miljø er blandede siddepladser til mødedeltagere at foretrække, da dette letter en ærlig meningsudveksling. Partiernes ledere sidder som regel ved siden af hinanden, resten af mødedeltagerne sidder efter at like eller efter princippet om underordning. Efter at alle har taget plads ved forhandlingsbordet, bør adgangen til mødelokalet stoppes, med undtagelse af yderligere inviterede, hvilket er højst uønsket.

Uanset vigtigheden af forhandlingerne, bør de begynde med uformelle sætninger, der understreger modtagerens opmærksomhed på samtalepartnerne og hans personlige, velvillige interesse for dem. Selvom der kan være mere end én person involveret på begge sider af forhandlingerne, bør samtalen generelt være mellem ledere. Det er uacceptabelt, hvis oplægsholderen bliver afbrudt af sine kolleger under forhandlinger. Selvfølgelig kan han give ordet til en af dem, især om specifikke problemer, men i de fleste tilfælde må lederen påtage sig hele byrden af samtalen om hele rækken af diskuterede problemer.

Under samtalen bør du på den ene side undgå direkte spørgsmål, der kræver "ja" eller "nej" svar. På den anden side er det nødvendigt at formulere spørgsmål klart uden at tvinge partneren til at gætte, hvad de vil have fra ham. Du kan ikke åbenlyst presse din partner til at træffe en beslutning, der kun er gunstig for dig, men når uenigheder er overvundet, bør du ikke forsinke med at fastsætte aftalen, for ikke at give samtalepartneren mulighed for nye tanker og tøven.

Forhandlinger bør begynde med det meste vigtige spørgsmål dagsorden, der forsøger gradvist at nå til enighed om grundlæggende spørgsmål. Derefter diskuteres emner, der relativt nemt og uden meget tid kan blive enige om, og først derefter går de videre til nøglespørgsmål, der kræver en detaljeret analyse. Det er dog nyttigt at huske, at et negativt svar fra din samtalepartner under forhandlinger kun kan være en taktisk teknik. Hvis der ikke gives særlig kategoriske argumenter, kan det betyde, at man venter på et kompromisforslag.

Forskellige typer af indsigelser er et naturligt fænomen. Uden en vis modstand kan der ikke være forhandlinger som sådan, men god indledende forberedelse og dygtig adfærd eliminerer indvendinger. Derfor skal vi forsøge at overholde tidstestede taktikker:

· tydeligt forklare dit forslag;

· lov ikke noget umuligt;

· lære at afvise umulige krav;

· nedskriv alt, hvad du er enig i og lover;

· tror ikke på årsagen til afslaget, medmindre det er overbevisende begrundet;

· ikke engagere sig i direkte konfrontation;

· diskutere vanskelige spørgsmål til allersidst, når der allerede er opnået enighed om alle andre, og når ingen af forhandlingsdeltagerne er mere interesserede i deres mislykkede resultat.

Vær streng med dine ord og formuleringer. Angiv kun pålidelige fakta og logiske, evidensbaserede grunde til din holdning. Skynd dig ikke at påtvinge din samtalepartner dine "værdifulde" ideer og "ideelle" løsninger. De kan blive sådan, hvis de "opstår" i hans hoved. For at gøre dette skal du lære at præsentere ideer som ved en tilfældighed, men på en sådan måde, at samtalepartneren opfatter dem og senere kan udtrykke dem som sine egne.

Før du sender dine ideer til dine partnere til overvejelse, er det tilrådeligt at se på dine forslag og argumenter gennem deres øjne, forudse deres tvivl og indvendinger og forudse alternative muligheder. Sådan forberedelse til forhandlinger vil forkorte deres varighed, undgå spændinger i relationer og opretholde et roligt forretningsmiljø indtil slutningen af mødet.

Ignorer ikke detaljer, selvindlysende "små ting", især hvis samtalepartneren er ubeslutsom. Det er tilrådeligt i forhandlinger helt at undgå emner og udtryk, som for samtalepartneren kan synes at være fyldt med skjult undertekst (nye betingelser, forpligtelser), som han i det væsentlige ikke er klar til at overveje.

Respekter din samtalepartners mening. Prøv ikke at afbryde ham. Det er nyttigt at lære at fremhæve og huske (skrive ned) hovedpunkterne i din samtalepartners tale, analysere hans forslag og forsøge at forudsige videre bevægelse hans ræsonnement og de konklusioner, han kan drage. Men mens vi giver samtalepartneren mulighed for at tale, må vi ikke glemme det forberedte forhandlingsprogram: stil spørgsmål klart og logisk, opmuntre samtalepartneren til ikke kun at tale om problemer, udsigter, planer, men også om måder at løse dem på og praktisk implementering; ikke kun om vanskeligheder, men også om årsagerne til deres forekomst, mulighederne for at overvinde og forebygge dem.

Du bør aldrig komme med kommentarer til din samtalepartner, meget mindre forelæse ham. Hvis han gav udtryk for en tanke, og du anser det for forkert og endda er helt sikker på, at det er forkert, så lad være med at afskære ham, især foran kolleger eller fremmede. Ved den første pause i hans monolog skal du anerkende, at hans argumenter kan være resultatet af en fejlagtig, uklar formulering af spørgsmålet fra dig, og tilbyde dig roligt at forstå fakta. Dette vil øjeblikkeligt stoppe tvisten, tvinge samtalepartneren til at indrømme muligheden for en fejl fra hans side og flytte mødet i retning af en forretningsanalyse af fakta. Det er tilrådeligt at tale roligt og stille selv i de mest akutte situationer. Evnen til at beherske dig selv og styre dine handlinger og følelser er en uundværlig kvalitet for en forretningsmand. Følg den "gyldne" regel: forhandle overbevisende, men diskret.

Afstå fra tomme løfter og forsikringer. Husk, at den anden side også er godt forberedt og logisk kan argumentere for sine forslag uden at bukke under for alle mulige tricks.

I forretningsforhandlinger bør du ikke bruge "du"-adressen, selvom det anses for god form at bruge personnavne.

Under en samtale er der ingen grund til at bevæge dine hænder, tromme fingrene, banke på hånden eller foden, lege med ansigtsudtryk eller vise dine følelser på anden måde. Under en samtale er det fuldstændig uacceptabelt at tage din samtalepartner ved knappen eller reverserne på hans jakke, klappe ham på skulderen, trække i hans ærme, gestikulere kraftigt foran hans ansigt og obsessivt vende tilbage til allerede diskuterede spørgsmål. Det skal huskes, at alle manifestationer af følelser kan vurderes forkert af din samtalepartner og koste dig tabt fortjeneste, muligheden for at etablere forretningsforbindelser og uddybe gensidig forståelse. Af alle mulige manifestationer følelser under forretningskontakter, kun et smil er velkommen.

Enhver forhandlinger, selvom de ikke levede op til dine forhåbninger, bør afsluttes i en venlig tone. I forretningsforbindelser bør du aldrig brænde dine broer: Forretningsproblemer kan kræve nye kontakter med de samme mennesker. Det er tilrådeligt at opretholde normale relationer med alle, som du kommunikerer med og udveksle lykønskningskort mindst en gang om året.

Hvis forhandlingsplanen giver mulighed for forfriskninger i kontorlokalet, skal den med undtagelse af te eller kaffe tilberedes på forhånd og stilles i forhandlingslokalet på et separat bord under en serviet.

Etikette tillader ikke at fjerne jakker eller løsne slips under forhandlinger, undtagen når lederen af dine partneres delegation foreslår at gøre det, og derved gør det klart, at tiden er inde til uformel kommunikation.

Forhandlinger er den vigtigste del af forretningskontakter og selvfølgelig den mest meningsfulde. Men hvis vi vil gøre det til det mest værdifulde, skal vi lære at håndtere fortrolige oplysninger fortroligt under forhandlinger. Ved forhandlinger og korrespondance med andre partnere, selv fra samme virksomhed, bør kilden til sådanne oplysninger ikke oplyses, og selve informationen, hvis der er behov for offentlig brug, bør udarbejdes på en sådan måde, at den ikke forbundet med kilden. Og du bør selvfølgelig aldrig bruge fortrolige oplysninger mod selve kilden.

Hver part, der er involveret i forhandlinger, skal tage hensyn til den anden parts interesser og arbejde sammen om muligheder, der er gensidigt fordelagtige. Hvis lidenskaber blusser op ud over alle mål, så giver etableret praksis mulighed for at afbryde forhandlinger i flere dage for at lade den følelsesmæssige intensitet køle af.

Forhandlingens kunst er at opnå mere, end hvad der kan opnås uden forhandling. Sandsynligheden for succes øges, hvis du ikke skjuler dine interesser. Et af hovedprincipperne er at være så præcis som muligt, når man skitserer grænserne for dine interesser, og for at dine argumenter kan gøre det rigtige indtryk på den anden side, skal du begrunde deres regelmæssighed.

Efter hver samtale under kommercielle forhandlinger udfærdiges et protokollat, hvortil en tidligere godkendt forhandlingsplan er knyttet. Det er selvfølgelig umuligt at optage en samtale under forhandlinger, medmindre en særlig medarbejder inviteres til at gøre dette (bortset fra specifikke forhandlinger, at invitere en stenograf til dem eller tænde for en optageenhed, som nogle japanske forretningsfolk gør, betragtes som uetisk i forhold til den anden part). Men under forhandlingerne, især hvis de er mangefacetterede og berører grundlæggende spørgsmål, hvor alle nuancerne er vigtige, er det nødvendigt at tage korte arbejdsnotater. Der bør ikke være nogen tricks eller uklarheder. Optagelsen bør foretages åbent af forhandleren selv eller en af dennes medarbejdere, der deltager i forhandlingerne og officielt præsenteret for partnerne. Selve arbejdsnotaterne skal nøje svare til indholdet af forhandlingerne. Optagelsen skal objektivt afspejle alt, der er sagt, set og hørt under forhandlingerne. En optagelse af en samtale er ikke et formelt dokument. Ud fra den træffes ikke kun beslutninger om driftsmæssige spørgsmål, men kan udvikles og godkendes langsigtede planer, forbundet med involvering af mange organisationer og med betydelige omkostninger.

Forhandlinger vil lykkes, hvis du følger disse retningslinjer:

· fokus på interesser, ikke positioner;

· adskille forhandlere fra emnet for forhandlinger.

Forhandlingsevner er en af de de vigtigste egenskaber moderne forretningsmand. Der er ingen færdiglavet opskrift, men der er visse regler, som hjælper med at opnå det ønskede resultat:

· være punktlig og obligatorisk;

· værdsætte din partners tillid;

· lytte omhyggeligt til alle argumenter;

· undgå overfladiske svar;

· vide, hvordan man går på kompromis i tide;

· værdsætte dit omdømme.

Der er ingen små detaljer i forhandlingerne. Selv miljøet og servicen kan påvirke deres fremskridt. Under forhandlinger, blomster, frugt og mineralvand i flasker, åbne men med en prop, og vinglas - på hovedet (et tegn på deres ubrugte natur). Trækker forhandlingerne ud, serveres der te og kaffe med sandwich og småkager.

Nogle gange er der afsat flere dage til forhandlinger. I dette tilfælde øves teknikker på både den ene og den anden side. Receptionen afholdes for venlig kommunikation mellem forhandlerne i uformelle rammer. Her kan en række spørgsmål løses, men receptionen skal ikke gøres til en fortsættelse af forhandlinger. Forhandlinger anses for succesfulde, hvis begge parter værdsætter deres resultater højt.

Forretningsbrev.

Formularer til at skrive forretningsbreve er næsten ens for alle lande. Der er en vis etikette for at skrive korrespondance:

· det modtagne brev skal besvares inden for en uge;

· et taknemmelighedsbrev for den leverede gæstfrihed sendes ca. en uge efter afrejse;

· et brev med lykønskninger i anledning af enhver behagelig begivenhed sendes inden for en uge fra datoen for modtagelse af beskeden om denne begivenhed;

· Der sendes et brev med kondolence inden for ti dage fra datoen for modtagelsen af beskeden om den triste begivenhed. I dette tilfælde skal der kun bruges begravelseskuverter. Et sådant brev kræver særlig hjertelighed og tolererer ikke banale udtryk;

· lykønskninger, tak, kondolencer og svar på dem er altid skrevet i hånden, og aldrig med blyant - kun med en kuglepen.

Undervurder ikke den indvirkning, som udseendet af dit brev har på en forretningsmand. Forretningsbreve skrives udelukkende på hvidt papir og kun på forsiden af arket. Hvis teksten ikke passer på én side, skal du fortsætte på en anden side. Undgå tekstombrydning, når det er muligt.

I På det sidste Stilen med fuld blok, hvor afsnit begynder i overensstemmelse med venstre margen på siden, bliver stadig mere populær. Samtidig udskrives hvert nyt afsnit med fire intervaller for at adskille det ene fra det andet.

Et forretningsbrev til en udenlandsk partner skal være skrevet på adressatens sprog. Hvis det er umuligt at gøre dette - der er vanskeligheder med oversættelse til sjældne sprog - er det tilladt at skrive et brev i engelsk sprog som den mest almindelige i erhvervslivet.

Brevet skal være kort, klart udtrykke afsenderens tanker og undgå dobbelttolkning. Rettelser og sletninger anbefales ikke i teksten.

Kuvert.

Konvolutten skal indeholde den fulde og nøjagtige adresse på modtageren af din korrespondance. Det er sædvanligt at trykke det med store latinske bogstaver.

I den første position på adressen - Til hvem? – angive adressatens efternavn, dennes stilling og institutionens eller virksomhedens fulde navn. Ved angivelse af en position er det tilladt at bruge forkortelser.

I anden position - Hvor? – angiv husnummer, gadenavn, bynavn. Når du sender et brev til England, skal du angive amtet; i USA navnet på staten. Til allersidst er landets navn angivet.

Lægges brevet i en konvolut med gennemsigtigt vindue, så skrives adressen én gang - i øverste venstre hjørne af brevet. I dette tilfælde er brevet foldet på en sådan måde, at modtagerens adresse er synlig gennem kuvertens vindue.

Afsenderadresse er normalt ikke angivet på kuverten, men om nødvendigt kan den skrives på bagsiden kuvert.

Brev.

Der skrives et forretningsbrev på det afsendende firmas brevpapir, som viser firmaets logo, dets fulde navn, postadresse og telegraf, telefonnummer og bankoplysninger.

Et forretningsbrev består typisk af seks dele:

· adresser,

· indledende adresse (skrevet med en rød linje, repræsenterer en almindeligt accepteret formel),

· hovedteksten (for at lette referencen bør den opdeles i afsnit; lange bogstaver accepteres ikke i forretningskorrespondance, og det er tilrådeligt at begrænse den til én side; i et brev på flere sider skal hvert ark undtagen det første være nummereret),

· endelig formel for høflighed,

· underskrifter (skal være håndskrevne).

Nogle gange er der også et efterskrift eller en besked om vedhæftede filer til brevet.

Et forretningsbrev foldes med teksten indad, men det er bedre ikke at folde det, men at sende det i en stor, tyk konvolut.

Forretningssamtale på telefonen.

Telefonkommunikationskulturen har længe været en del af forretningsetiketten. Det karakteriserer en person ikke mindre end tøj og manerer.

Inden du tager telefonen, så tænk over, hvilken information du ønsker at modtage eller formidle. Dette gøres bedst i form af et notat - en liste med spørgsmål til samtale. Hvis det antages, at der under en samtale kan være behov for at henvise til eventuelle dokumenter eller fakta, bør de udvælges på forhånd og systematiseres på dit skrivebord.

Vælg tidspunktet for at ringe, da du ikke ved, hvilken situation du vil afbryde, og om din samtalepartner vil være i stand til at behandle dig med passende lydhørhed.

Oprethold fortrolighed. Hvis du taler i telefon fra et lokale, hvor andre medarbejdere arbejder, bør du ikke gøre dem til en del af samtalen; og hvis du selv finder dig selv et ubevidst vidne til en samtale, som en kollega efter din mening gerne vil have uden vidner, så find en grund til at forlade lokalet, selvom samtalen mellem jer blev afbrudt af dette telefonopkald. I et fælles arbejdsværelse skal telefonopkald foretages lavmælt og kortvarigt.

· eventuelle spørgsmål til personer, som du ikke tidligere har haft kontakt med, eller som du ikke har udviklet et personligt forhold til;

· spørgsmål, hvor du kan antage din samtalepartners modsatte mening;

Akut eller følsomme spørgsmål vedrørende samtalepartneren selv eller den virksomhed, han repræsenterer, samt personlige problemer;

· kontroversielle spørgsmål om relationer, koordinering og underordning af aktiviteter mellem dig eller de organisationer, du repræsenterer;

· spørgsmål vedrørende tredjeparter eller organisationer, hvis repræsentanter kan være i din samtalepartners værelse på tidspunktet for dit opkald.

Du bør også undgå at kommunikere negative beslutninger om forespørgsler over telefonen, da dette kan blive opfattet som uhørt og respektløst fra din side.

I udenlandske virksomheders arbejde er det almindelig praksis at give obligatorisk skriftlig bekræftelse på selve kendsgerningen af forhandlinger og de indgåede aftaler, især hvis forhandlingerne foregik over telefonen. Et sådant dokument bør ikke være stort i volumen. Den registrerer de diskuterede spørgsmål, indgåede aftaler og uløste problemer. Dokumentet er underskrevet af lederen eller den person, der taler i telefonen, og er adresseret til lederen af den anden part eller personen i telefonen i overensstemmelse med de "kanoniske" former for høflighed.

Telefax.

Faksimilekommunikation bruges til at overføre faste billeder via telefonkanaler: breve, fotografier, tegninger, tegninger. Beskeden sendes ved blot at taste faxnummeret på den kaldte abonnent i landet eller gennem en international telefoncentral.

Modtageren modtager en kopi af det transmitterede dokument med alle detaljer om billedet bevaret. Det er praktisk at bruge fax til hurtig udførelse af kontrakter, protokoller og anden dokumentation, der kræver fremvisning af partnerens underskrift og segl.

E-mail.

E-mail - effektivt middel, hvormed hundredtusindvis af pc-ejere udveksler informationsmeddelelser. Det giver dig mulighed for at sende og modtage forskellige beskeder af personlig karakter og have adgang til "Bulletin Board" eller "Telekonference": netværksnyheder om kommercielle tilbud, databaser osv. En forretningsmand på farten kan tilslutte sin personlige computer til netværket og vælge de oplysninger, han har brug for, fra en stationær computer på sit eget kontor eller få aktuelle aktiekurser.

I dag mange officielle dokumenter, herunder FN's regler og konventioner, anerkender den juridiske status af kommunikation modtaget via e-mail.

Forretningsetikette og forretningshemmeligheder.

I Rusland er der i forbindelse med overgangen til en ny type markedsrelationer dukket et nyt koncept op - en forretningshemmelighed. Det er en vigtig del af forretningssamarbejde og derfor forretningsetikette.

Forretningshemmeligheder er økonomiske interesser og information om forskellige aspekter og produktionssfærer, økonomiske, ledelsesmæssige, videnskabelige og tekniske, bevidst skjult af kommercielle årsager. finansielle aktiviteter virksomheder, hvis beskyttelse skyldes konkurrencens interesser og mulige trusler mod virksomhedens økonomiske sikkerhed.

En forretningshemmelighed er i modsætning til en statshemmelighed ikke defineret af listen, da den altid er anderledes ift forskellige virksomheder. Proceduren for håndtering af oplysninger relateret til en forretningshemmelighed er reguleret af "Regler om bevarelse af en virksomheds forretningshemmeligheder". Gyldighedsperioden for en forretningshemmelighed bestemmes i hvert enkelt tilfælde af den person, der underskrev dokumentet, i form af en bestemt dato, enten "på ubestemt tid" eller "indtil kontraktens indgåelse." I øverste højre hjørne af dokumentet står der: "KT" (eller i sin helhed - "Forretningshemmelighed"), "Fortroligt", "Virksomhedshemmelighed". Et sådant mærke er ikke klassificeret som fortroligt, men viser kun, at ejerskab til denne information beskyttet ved lov.

Forretningshemmeligheder er underlagt beskyttelse af virksomhedens sikkerhedstjeneste. I hverdagen dukker forretningshemmeligheder altid op i form af forretningshemmeligheder.

Forretningshemmeligheder er en form for manifestation af forretningshemmeligheder. De repræsenterer oplysninger, der er udarbejdet i form af dokumenter, diagrammer, produkter relateret til forretningshemmeligheder og er underlagt sikkerhedstjenestens beskyttelse mod tyveri, aflytning eller lækage af oplysninger.

For at beskytte forretningshemmeligheder skal følgende regler følges:

· sikkerhed bør altid og overalt kun sikres af fagfolk;

· De trufne forebyggende foranstaltninger bør omfatte et særligt program for desinformation af industrispioner;

· system Præventive målinger bør omfatte et så vigtigt element som at organisere bevægelsen af beskyttede oplysninger, samtidig med at enhver mulighed for lækage udelukkes.

Hemmeligholdelse af markedsforhold beskytter producenten mod unfair konkurrence, som omfatter forskellige ulovlige handlinger, såsom skjult brug varemærke, forfalskede produkter, vildledende reklame, bestikkelse, afpresning.

Beskyttelse af forretningsoplysninger.

Når man udvikler foranstaltninger til beskyttelse af forretningshemmeligheder, er det nødvendigt at økonomisk retfærdiggøre muligheden for at klassificere denne eller hin forretningsinformation.

Først og fremmest fremhæves oplysninger, hvis lækage kan føre til, at virksomheden går konkurs. Det er strengt fortrolige oplysninger, dette omfatter "knowhow", information om virksomhedens udviklingsmuligheder, dens kunder, vilkår og lånebeløb. Oplysninger, hvis videregivelse kan være forbundet med negative konsekvenser, er ikke offentligt tilgængelige, nemlig: adresser på virksomhedens ledere og medarbejdere, hjemmetelefonnumre, aktuelle arbejdsplaner, oplysninger om konfliktsituationer i teamet.

Ved underskrivelse af en aftale anbefales det, at repræsentanter for parterne underskriver ikke kun i slutningen af aftalen, men også på hvert ark for at undgå at erstatte en tekst med en anden. Der bør etableres en streng procedure for opbevaring af de første kopier af kontrakter og regler for arbejdet med dem. De skal opbevares et bestemt sted og udstedes kun mod kvittering med skriftlig tilladelse fra lederen. Personer, der er ansvarlige for at opbevare kontrakter og arbejde med dem, er personligt ansvarlige for tab af kontrakter eller lækage af oplysninger fra dem.

Beskyttelse af intellektuel ejendom.

Relateret til forretningshemmeligheder er begrebet intellektuel ejendomsret, som i bredeste forstand kan defineres som kommercielt værdifulde ideer. Det er ikke nødvendigt, at det er noget nyt, det vigtigste er, at informationen ikke er alment kendt.

Intellektuel ejendomsret har ikke kun en reel værdi, som omfatter omkostningerne ved at indhente oplysninger og dens beskyttelse, men også en potentiel værdi (mulig fortjeneste ved salg). Mulige kilder til lækage af intellektuel ejendom kan være kongresser, konferencer, symposier og handels- og industriudstillinger.

Der er tre generelt accepterede metoder til beskyttelse af intellektuel ejendom:

· Patent opfinderens ret til at "lovligt monopolisere" brugen af opfindelsen i et vist tidsrum formaliseres. Et patent er en måde at beskytte industriel, ikke kommerciel information.

· ophavsret beskytter kun den form, som en bestemt idé kommer til udtryk i, ikke selve ideen. Originale tanker indeholdt i bøger og videnskabelige artikler, efter at have læst dem, tilhører alle, de kan frit bruges, men der skal henvises til den specifikke forfatter.

· forretningshemmelighed som en form for intellektuel ejendomsret i vores land er stadig langt fra at være fuldt ud omfattet af juridisk regulering, derfor stor betydning opnå andre beskyttelsesforanstaltninger (moralske og etiske, administrative foranstaltninger, fysiske foranstaltninger beskyttelse, tekniske sikkerhedssystemer, kryptografiske metoder, ansættelses- og afskedigelseskontrakter).

Arbejde med dokumenter.

Ved arbejde med dokumenter, der indeholder forretningshemmeligheder, skal visse regler følges. For at gøre dette skal du bruge:

· udvikle instruktioner til at arbejde med hemmelige dokumenter;

· udpege ansvarlige personer til at kontrollere hemmeligt papirarbejde;

· udøve streng kontrol med personales adgang til hemmelige dokumenter.

De vigtigste dokumenter skal opbevares i en sikker, mindre vigtige dokumenter i en speciel metalbeholder.

Dokumenter, som skatteinspektører eller retshåndhævende embedsmænd med rette kan kræve, bør holdes adskilt fra andre fortrolige papirer.

Udarbejdelsen af dokumenter, der indeholder vigtige oplysninger, bør overlades til betroede personer. Antallet af kopier skal være strengt begrænset. Om nødvendigt bør graden af fortrolighed af dokumentet samt gyldighedsperioden for de restriktive stempler bestemmes.

Multiplikeringsudstyr skal være under pålidelig kontrol. Antallet af kopier skal nøje tages i betragtning, og deres ødelæggelse skal kontrolleres. Der er en regel - ledere kopierer selv de mest værdifulde dokumenter.

Udkast til hemmelige dokumenter skal udarbejdes i notesbøger med nummererede ark. Efter at have forberedt dokumenterne "rigtigt", destrueres udkastene.

I forbindelse med lagring og overførsel af hemmelige dokumenter kan sikkerheds- og alarmsystemer anvendes i tilfælde af uautoriseret adgang til dem.

Arbejde med personale.

Hovedpladsen i at organisere pålidelig beskyttelse af klassificerede oplysninger bør gives til arbejdet med personale. Arbejdet bør tilrettelægges på en sådan måde, at medarbejderen kun har adgang til de oplysninger, han har brug for i udførelsen af direkte officielle opgaver.

Eksperter inden for bekæmpelse af industrispionage giver følgende anbefalinger:

· bruge enhver lejlighed til at fremme hemmeligholdelsesprogrammer;

· på enhver mulig måde at stimulere medarbejdernes interesse i at overholde tavshedspligten;

· periodisk belønne medarbejdere for succes med at beskytte klassificerede oplysninger.

Information om kunder og konkurrenter.

I kapitalistiske lande Oplysninger om kunder anses ikke for at være en forretningshemmelighed for en virksomhed, men derimod dens kapital. Derfor er listen over virksomhedens kunder og andre oplysninger om dem udarbejdet primært gennem lederens indsats, og disse oplysninger er ikke tillid til selv til hans nærmeste kreds.

For hver klient indsamles oplysninger om hans vaner, karakteristiske træk adfærd, interesser i hans personlige liv og de privilegier, som virksomheden giver ham. Disse oplysninger afspejler også oplysninger om kundens krav til kvaliteten af varer og tjenester, leveringsmåderne for varer til ham, leveringshyppigheden, oplysninger om betalingsfunktioner og andre specifikke træk ved kontrakter med denne klient. De data, der bestemmer rentabiliteten af samarbejdet med ham, er også angivet her.

Indsamlingen af oplysninger om kunder og konkurrenter skal tilrettelægges på den mest omhyggelige måde, og disse oplysninger bør kun opbevares af virksomhedens leder.

Markedet og dets informationsstrukturer er stadig inde indledende fase udvikling, derfor kan opnåelse af pålidelig information udføres:

· på egen hånd gennem oprettelse af en analytisk afdeling, en marketingafdeling og en service til undersøgelse af udbud og efterspørgsel;

· indhente de nødvendige oplysninger fra de kommercielle strukturer, der har dem (banker, Forsikringsselskaber, udvekslinger);

· at søge hjælp fra industrielle kontraefterretningstjenester og private detektivbureauer.

4. Konklusion.

Så jeg vil gerne opsummere ovenstående og give nogle råd til en forretningsmand.

En forretningsmand er oversat fra engelsk som "en forretningsmand", eller mere korrekt ville det være "en forretningsmand", men for at blive en, er det nødvendigt at overvinde to egenskaber, der er iboende i de fleste af os: inkompetence og valgfrihed.

Svar altid straks på eventuelle interessetilkendegivelser, også selvom du endnu ikke har truffet en endelig beslutning. Det ville være rart at adoptere japanske forretningsmænds slogan: Reager med det samme, handle med lynets hast.

Før du etablerer kontakter med partnere, skal du vide, om de kan kontakte dig uden problemer - vær opmærksom på kommunikationsmidlerne.

Et særligt sted i en forretningspersons aktiviteter er optaget af udvælgelsen af partnere. Derfor er din opgave at fastslå, at den virksomhed, du skal handle med, virkelig eksisterer, at den er pålidelig og succesfuld.

"Letters of hensigter" er almindelige i erhvervslivet. Virksomheder skriver til hinanden for at informere hinanden om deres intentioner om samarbejde i nogle sager. Dette pålægger ingen forpligtelser. Sådanne breve indikerer kun, at folk er seriøse omkring forretninger, og hvis du virkelig har noget at tilbyde, så skal forhandlinger om at indgå en aftale gennemføres uden forsinkelse. Lær kunsten at forhandle, forbered dig omhyggeligt til ethvert forretningsmøde og tæt samarbejde med enhver partner, og sørg for at beregne alt ned til mindste detalje, før du starter en virksomhed. Begynd ikke at producere varer og tjenester, før du er sikker på, at du kan sælge dine produkter. Hvis der ikke er efterspørgsel efter det, så nytter det ikke noget at frigive det. At finde ud af, hvad folk har brug for, kræver omhyggelig markedsundersøgelse, som tager tid og penge. Men disse midler vil betale sig selv mange gange i fremtiden – markedet ejes af dem, der ejer informationerne.

Det er en god idé at tænke over, hvordan du gerne vil præsentere dig selv, hvilket image af virksomheden du skal skabe. Et billede kan oprettes ved hjælp af mindeværdige slogans, brevpapir, konvolutter og visitkort. Undervurder ikke den indvirkning, som udseendet af dit brev eller dit visitkort har på modtageren.

Kendskab til et fremmedsprog vil heller ikke skade, da forhandlinger gennem en tolk ikke er den bedste løsning.

Dine arbejdsplads skal udstråle glæde og fred for både dig og den besøgende. De indre former indre tilstand. Dette fører til øget produktivitet og forbedret velvære for mennesker. Derfor bør bekymringen for at gøre arbejdspladsen attraktiv i vid udstrækning bestemme enhver forretningspersons aktiviteter. Pas på interiøret.

I 1912 udviklede russiske iværksættere syv principper for at drive forretning i Rusland:

· respektere autoritet;

· respektere retten til privat ejendomsret;

· respektere den arbejdende person;

· være målrettet;

· være tro mod dit ord;

· være ærlig;

· leve inden for dine midler.

Til ovenstående kan du tilføje:

· bliv ikke irriteret, far ikke vild, bliv ikke distraheret;

· husk, at der ikke er noget mere smertefuldt for en person end ydmygelse;

· Vær tolerant over for dine partneres mangler, hvis disse mangler ikke forstyrrer din virksomhed.

5. Liste over brugt litteratur.

1. Soloviev E. Ya. "Moderne etikette. Business Protocol” - M., 2003.

2. "Etik" russisk marked. Anthology", redaktører Mark R. Elliott, Scott Lingenfelter - M., 1992.

3. Kholopova T. I., Lebedeva M. M. "Protokol og etikette for forretningsfolk" - M., 1995.

EN). Forretningsprotokol

Erfaringen viser, at for at sikre normale relationer med forretningspartnere Lovlige normer alene er langt fra tilstrækkelige. Det er også meget vigtigt at overholde visse protokolregler og skikke.

Et af de grundlæggende principper i hverdagen er at opretholde normale forhold mellem mennesker og forsøge at undgå konflikter. Dette princip er endnu vigtigere i forretningsforbindelser, da vi taler om respekt og opmærksomhed på forretningspartnere. Det er protokollen, der bidrager til en vellykket løsning af store og små virksomhedsproblemer.

b). Forhandling

Forhandlinger er ved at blive en del af vores dagligdag. Dette kræves af sådanne realiteter i det russiske liv som et flerpartisystem i politik og markedsforhold i økonomien. I dag er det i stigende grad nødvendigt at ty til forhandlinger, da enhver person ønsker at deltage i beslutninger, der påvirker hans interesser. Allerede i dag træffes de fleste beslutninger gennem forhandlinger, hvortil der stilles visse forhåbninger, idet man med rette mener, at de skal føre til en rimelig aftale, hvis det er muligt, og forbedre eller i det mindste ikke ødelægge forholdet.

Forberedelse til forhandlinger. Forhandlinger har to sider: eksterne (protokol) og interne (substantielle). Hvad angår den første, har vi gennem mange års praksis udviklet os visse regler at føre forhandlinger, hvilket hverken er accepteret i erhvervslivet eller i diplomatiet.

Dag og tidspunkt for forhandlingerne aftales på forhånd.

De sætter sig først ved forhandlingsbordet, efter at husets ejer har taget hans plads.

Initiativet til at føre en samtale tilhører altid den modtagende parts leder.

Initiativet til at afslutte enhver samtale forbliver altid hos gæsten.

Når du vender tilbage fra forhandlinger, bør du ikke glemme kort at takke værtspartiet for deres gæstfrihed.

Forberedelse til forhandlinger indebærer at have et indgående kendskab til det spørgsmål, der skal diskuteres. Forhandlinger om grundlæggende spørgsmål om relationer, aftalevilkår eller kontrakter bør kun føres med autoritative repræsentanter for den anden part. Kendskab til de regler, skikke og især interne relationer, der eksisterer i partnerorganisationen, vil give dig mulighed for at undgå fejlberegninger, der kan bremse vedtagelsen af den forventede beslutning.

Forberedelse til forhandlinger og deres adfærd er normalt opdelt i tre faser:

I den første fase bør du indsamle alle de nødvendige oplysninger, forstå de problemer, som forhandlingsparterne står over for, og finde ud af, hvordan du kan nå til enighed.

På anden fase bør du overveje forskellige forhandlingsmuligheder og vælge den mest acceptable løsning.

På det tredje trin er det nødvendigt at identificere forskelle i tilgange til de problemer, der diskuteres, og forsøge at forstå dem.

Eventuelle forhandlinger skal være tidsbegrænsede.

En af de uundværlige betingelser for kontakt med repræsentanter for andre organisationer er en foreløbig aftale om tid og sted for mødet.

Generelt bør forhandlingsplanen indeholde:

sted, dato og tidspunkt for mødet;

deltagerliste;

Spørgsmål til diskussion;

alternativer i tilfælde af modforslag;

person ansvarlig for udarbejdelse af referencematerialer;

person, der er ansvarlig for at møde og afværge den anden parts repræsentant;

person ansvarlig for at organisere forfriskninger under forhandlinger;

ansvarlig for tilrettelæggelse og afvikling af receptionen efter forhandlingerne.

Gennemførelse af forhandlinger. Forhandlinger bør foregå i et separat lokale. Forhandlere fra den modtagende part skal tage plads i forhandlingslokalet, inden repræsentanter for den anden part ankommer dertil.

Traditionelt tager gæsterne plads ud mod vinduet med ryggen mod døren. I et uformelt miljø er blandede siddepladser til mødedeltagere at foretrække, da dette letter en ærlig meningsudveksling. Partiernes ledere sidder som regel ved siden af hinanden, resten af mødedeltagerne sidder efter at like eller efter princippet om underordning. Efter at alle har taget plads ved forhandlingsbordet, bør adgangen til mødelokalet begrænses, bortset fra yderligere inviterede, hvilket er yderst uønsket.

Uanset vigtigheden af forhandlinger, bør de begynde med uformelle sætninger, der understreger modtagerens opmærksomhed på samtalepartnerne og hans personlige, velvillige interesse i dem. Selvom der kan være mere end én person involveret på begge sider af forhandlingerne, bør samtalen generelt være mellem ledere. Det er uacceptabelt, hvis oplægsholderen bliver afbrudt af sine kolleger under forhandlinger. Selvfølgelig kan han give ordet til en af dem, især om specifikke problemer, men i de fleste tilfælde må lederen påtage sig hele byrden af samtalen om hele rækken af diskuterede problemer.

Forhandlinger bør begynde med de vigtigste emner på dagsordenen og forsøge gradvist at nå til enighed om grundlæggende spørgsmål. Derefter diskuteres emner, der relativt nemt og uden meget tid kan blive enige om, og først derefter går de videre til nøglespørgsmål, der kræver en detaljeret analyse. Det er dog nyttigt at huske, at et negativt svar fra samtalepartneren under forhandlinger kun kan være det taktisk metode. Hvis der gives ikke-kategoriske argumenter, kan det betyde, at man venter på et kompromisforslag.

Forskellige former for indvendinger er et naturligt fænomen. Uden en vis modstand kan der ikke være forhandlinger som sådan, men god indledende forberedelse og dygtig adfærd eliminerer indvendinger. Derfor skal vi forsøge at overholde tidstestede taktikker:

forklare klart dit forslag;

lov ikke noget umuligt;

lære at afvise umulige krav;

skriv alt ned, du er enig i og lover;

tro ikke på grunden til afslaget, medmindre den er overbevisende begrundet;

gå ikke i direkte konfrontation;

Diskuter vanskelige spørgsmål til allersidst, når der allerede er opnået enighed om alle andre, og når ingen af forhandlingsdeltagerne er mere interesserede i deres mislykkede resultat.

Før du sender dine ideer til dine partnere til overvejelse, er det tilrådeligt at se på dine forslag og argumenter gennem deres øjne, forudse deres tvivl og indvendinger og give alternative muligheder. Sådan forberedelse til forhandlinger vil forkorte deres varighed, undgå spændinger i relationer og opretholde et roligt forretningsmiljø indtil slutningen af mødet.

Respekter din samtalepartners mening. Prøv ikke at afbryde ham. Det er nyttigt at lære at fremhæve og huske (skrive ned) hovedpunkterne i samtalepartnerens tale, analysere hans forslag, prøve at forudsige det videre forløb af hans argument og de konklusioner, han kan drage. Men mens vi giver samtalepartneren mulighed for at tale, må vi ikke glemme det forberedte forhandlingsprogram: stil spørgsmål klart og logisk, opmuntre samtalepartneren til ikke kun at tale om problemer, udsigter, planer, men også om midlerne til at løse dem og praktisk gennemførelse; ikke kun om vanskeligheder, men også om årsagerne til deres forekomst, mulighederne for at overvinde og forebygge dem.

Du bør aldrig komme med kommentarer til din samtalepartner, meget mindre forelæse ham. Hvis han udtrykte en tanke, og du anser det for forkert og endda er helt sikker på, at det er forkert, så lad være med at afskære ham, især foran kolleger eller fremmede. Ved den første pause i hans monolog skal du anerkende, at hans argumenter kan være resultatet af en fejlagtig, uklar formulering af spørgsmålet fra dig, og tilbyde dig roligt at forstå fakta. Dette vil øjeblikkeligt stoppe tvisten, tvinge samtalepartneren til at indrømme muligheden for en fejl fra hans side og flytte mødet i retning af en forretningsanalyse af fakta. Det er tilrådeligt at tale roligt og stille selv i de mest akutte situationer. Evnen til at beherske dig selv og styre dine handlinger og følelser er en uundværlig kvalitet for en forretningsmand. Følg den "gyldne" regel: forhandle overbevisende, men diskret.

Afstå fra tomme løfter og forsikringer. Husk, at den anden side også er godt forberedt og logisk kan argumentere for sine forslag uden at bukke under for alle mulige tricks.

I forretningsforhandlinger bør du ikke bruge "du"-adressen, selvom det anses for god form at bruge personnavne.

Under en samtale er der ingen grund til at bevæge dine hænder, tromme fingrene, banke på hånden eller foden, lege med ansigtsudtryk eller vise dine følelser på anden måde. Under en samtale er det fuldstændig uacceptabelt at tage din samtalepartner ved knappen eller reverserne på hans jakke, klappe ham på skulderen, trække i hans ærme, gestikulere kraftigt foran hans ansigt og obsessivt vende tilbage til allerede diskuterede spørgsmål. Det skal huskes, at alle manifestationer af følelser kan vurderes forkert af din samtalepartner og koste dig tabt fortjeneste, muligheden for at etablere forretningsforbindelser og uddybe gensidig forståelse. Af alle mulige manifestationer af følelser under forretningskontakter er kun et smil velkomment.

Etikette tillader ikke at tage jakker af eller løsne slips under forhandlinger, undtagen når lederen af dine partneres delegation foreslår at gøre dette, og dermed gør det klart, at tiden er inde til uformel kommunikation.

Efter hver samtale under kommercielle forhandlinger udfærdiges et protokollat, hvortil en tidligere godkendt forhandlingsplan er knyttet. Det er selvfølgelig umuligt at optage en samtale under forhandlinger, medmindre en særlig medarbejder inviteres til at gøre dette (bortset fra specifikke forhandlinger, at invitere en stenograf til dem eller tænde for en optageenhed, som nogle japanske forretningsfolk gør, betragtes som uetisk i forhold til den anden part). Men under forhandlingerne, især hvis de er mangefacetterede og berører grundlæggende spørgsmål, hvor alle nuancerne er vigtige, er det nødvendigt at tage korte arbejdsnotater. Der bør ikke være nogen tricks eller uklarheder. Optagelsen bør foretages åbent af forhandleren selv eller en af dennes medarbejdere, der deltager i forhandlingerne og officielt præsenteret for partnerne. Selve arbejdsnotaterne skal nøje svare til indholdet af forhandlingerne. Optagelsen skal objektivt afspejle alt, der er sagt, set og hørt under forhandlingerne. En optagelse af en samtale er ikke et formelt dokument. Ud fra den træffes der ikke kun beslutninger om operationelle spørgsmål, men langsigtede planer kan udvikles og godkendes, der involverer mange organisationer og med betydelige omkostninger.

Forhandlinger vil lykkes, hvis du følger disse retningslinjer:

fokus på interesser, ikke positioner;

adskille forhandlerne fra emnet for forhandlinger.

Evnen til at forhandle er en af de vigtigste egenskaber hos en moderne forretningsmand. Der er ingen færdiglavet opskrift, men der er visse regler, som hjælper med at opnå det ønskede resultat:

være punktlig og obligatorisk;

værdsætte din partners tillid;

lyt omhyggeligt til alle argumenter;

undgå overfladiske svar;

vide, hvordan man går på kompromis i tide;

værdsætter dit omdømme.

Der er ingen små detaljer i forhandlingerne. Selv miljøet og servicen kan påvirke deres fremskridt. Under forhandlinger lægges blomster, frugt og mineralvand på flasker, åbne men med prop, og vinglas på bordene på hovedet (et tegn på, at de ikke er brugt). Trækker forhandlingerne ud, serveres der te og kaffe med sandwich og småkager.

V). Forretningsbrev

Formularer til at skrive forretningsbreve er næsten ens for alle lande. Der er en vis etikette for at skrive korrespondance:

et modtaget brev skal besvares inden for en uge;

et brev med tak for din gæstfrihed sendes ca. en uge efter afrejse;

et brev med lykønskninger i anledning af enhver behagelig begivenhed sendes inden for en uge fra datoen for modtagelse af meddelelsen om denne begivenhed;

et brev med kondolence sendes inden for ti dage fra datoen for modtagelsen af beskeden om den triste begivenhed. I dette tilfælde skal der kun bruges begravelseskuverter. Et sådant brev kræver særlig hjertelighed og tolererer ikke banale udtryk;

Tillykke, tak, kondolencer og svar på dem er altid skrevet i hånden, og aldrig med blyant - kun med en kuglepen.

For nylig er blokstilen, hvor afsnit begynder i overensstemmelse med venstre margen på siden, blevet mere og mere populær. Samtidig udskrives hvert nyt afsnit med fire intervaller for at adskille det ene fra det andet.

Et forretningsbrev til en udenlandsk partner skal være skrevet på adressatens sprog. Hvis det er umuligt at gøre dette - der er vanskeligheder med oversættelse til sjældne sprog - er det tilladt at skrive et brev på engelsk som det mest almindelige sprog i erhvervslivet.

Brevet skal være kort, klart udtrykke afsenderens tanker og undgå dobbelttolkninger. Rettelser og sletninger anbefales ikke i teksten.

Kuvert. Konvolutten skal indeholde den fulde og nøjagtige adresse på modtageren af din korrespondance. Det er sædvanligt at trykke det med store latinske bogstaver.

I den første position på adressen - Til hvem? - angive adressatens efternavn, dennes stilling og institutionens eller virksomhedens fulde navn. Ved angivelse af en position er det tilladt at bruge forkortelser.

I anden position - Hvor? - angiv husnummer, gadenavn, bynavn. Når du sender et brev til England, skal du angive amtet; i USA navnet på staten. Til allersidst er landets navn angivet.

Afsenderadresse er normalt ikke angivet på kuverten, men om nødvendigt kan den skrives på bagsiden af kuverten.

Brev. Der skrives et forretningsbrev på det afsendende firmas brevpapir, som viser firmaets logo, dets fulde navn, postadresse og telegraf, telefonnummer og bankoplysninger.

Et forretningsbrev består typisk af seks dele:

indledende adresse (skrevet med en rød linje, er en almindeligt accepteret formel),

hovedtekst (for at lette referencen bør den opdeles i afsnit; lange bogstaver accepteres ikke i forretningskorrespondance, og det er tilrådeligt at begrænse dig selv til én side; i et brev på flere sider skal hvert ark, undtagen det første, nummereres) ,

endelig formel for høflighed,

underskrifter (skal være håndskrevne).

Nogle gange er der også et efterskrift eller en besked om vedhæftede filer til brevet.

Et forretningsbrev foldes med teksten indad, men det er bedre ikke at folde det, men at sende det i en stor, tyk konvolut.

G). Forretningssamtale på telefonen

Telefonkommunikationskulturen har længe været en del af forretningsetiketten. Det karakteriserer en person ikke mindre end tøj og manerer.

Vælg tidspunktet for at ringe, da du ikke ved, hvilken situation du vil afbryde, og om din samtalepartner vil være i stand til at behandle dig med passende lydhørhed.

eventuelle spørgsmål til personer, som du ikke tidligere har haft kontakt med, eller som du ikke har udviklet et personligt forhold til;

spørgsmål, hvor du kan antage din samtalepartners modsatte mening;

akutte eller følsomme spørgsmål vedrørende samtalepartneren selv eller den virksomhed, han repræsenterer, samt personlige problemer;

kontroversielle spørgsmål om relationer, koordinering og underordning af aktiviteter mellem dig eller de organisationer, du repræsenterer;

spørgsmål vedrørende tredjeparter eller organisationer, hvis repræsentanter kan være i din samtalepartners værelse på tidspunktet for dit opkald.

Du bør også undgå at kommunikere negative beslutninger om forespørgsler over telefonen, da dette kan opfattes som åndssvaghed og manglende respekt fra din side.

d). Telefax

e). E-mail

E-mail er et effektivt middel, hvormed hundredtusindvis af pc-ejere udveksler informationsmeddelelser. Det giver dig mulighed for at sende og modtage forskellige beskeder af personlig karakter og have adgang til "Bulletin Board" eller "Telekonference": netværksnyheder om kommercielle tilbud, databaser osv. En forretningsmand på farten kan tilslutte sin personlige computer til netværket og vælge de oplysninger, han har brug for, fra en stationær computer på sit eget kontor eller få aktuelle aktiekurser.

I dag anerkender mange officielle dokumenter, herunder FN's regler og konventioner, den juridiske status af kommunikation modtaget via e-mail.

og). Forretningsetikette og forretningshemmeligheder

forretningsetikette handelsforhandlinger

Forretningshemmeligheder er økonomiske interesser og information om forskellige aspekter og områder af en virksomheds produktionsmæssige, økonomiske, ledelsesmæssige, videnskabelige, tekniske og finansielle aktiviteter, der bevidst er skjult af kommercielle årsager, hvis beskyttelse er bestemt af konkurrencens interesser og mulige trusler. til virksomhedens økonomiske sikkerhed.

En forretningshemmelighed er i modsætning til en statshemmelighed ikke defineret af en liste, da den altid er forskellig i forhold til forskellige virksomheder. Proceduren for håndtering af oplysninger relateret til en forretningshemmelighed er reguleret af "Regler om bevarelse af en virksomheds forretningshemmeligheder". Gyldighedsperioden for en forretningshemmelighed bestemmes i hvert enkelt tilfælde af den person, der underskrev dokumentet, i form af en bestemt dato, eller "på ubestemt tid", eller "indtil kontraktens indgåelse". I øverste højre hjørne af dokumentet står der: "KT" (eller i sin helhed - "Forretningshemmelighed"), "Fortroligt", "Virksomhedshemmelighed". Et sådant mærke er ikke klassificeret som fortroligt, men viser kun, at ejendomsretten til disse oplysninger er beskyttet ved lov.

Forretningshemmeligheder er underlagt beskyttelse af virksomhedens sikkerhedstjeneste. I hverdagen dukker forretningshemmeligheder altid op i form af forretningshemmeligheder.

For at beskytte forretningshemmeligheder skal følgende regler følges:

sikkerhed bør altid og overalt kun sikres af fagfolk;

de trufne forebyggende foranstaltninger bør omfatte et særligt program for desinformation af industrispioner;

systemet med forebyggende foranstaltninger skal omfatte et så vigtigt element som at organisere bevægelsen af beskyttede oplysninger, samtidig med at enhver mulighed for lækage udelukkes.

Hemmeligholdelse af markedsforhold beskytter producenten mod illoyal konkurrence, som omfatter forskellige ulovlige handlinger, såsom skjult brug af et varemærke, forfalskning af produkter, vildledende reklame, bestikkelse, afpresning.

Beskyttelse af forretningsoplysninger. Når man udvikler foranstaltninger til beskyttelse af forretningshemmeligheder, er det nødvendigt at økonomisk retfærdiggøre muligheden for at klassificere denne eller hin forretningsinformation.

Først og fremmest fremhæves oplysninger, hvis lækage kan føre til, at virksomheden går konkurs. Dette er strengt fortrolige oplysninger, det inkluderer "knowhow", information om virksomhedens udviklingsmuligheder, dets kunder, vilkår og lånebeløb. Oplysninger, hvis videregivelse kan være forbundet med negative konsekvenser, er ikke offentligt tilgængelige, nemlig: adresser på virksomhedens ledere og medarbejdere, hjemmetelefonnumre, aktuelle arbejdsplaner, oplysninger om konfliktsituationer i teamet.

Beskyttelse af intellektuel ejendom. Relateret til forretningshemmeligheder er begrebet intellektuel ejendomsret, som i bredeste forstand kan defineres som kommercielt værdifulde ideer. Det er ikke nødvendigt, at det er noget nyt, det vigtigste er, at informationen ikke er alment kendt.

Der er tre generelt accepterede metoder til beskyttelse af intellektuel ejendom:

Et patent formaliserer en opfinders ret til at "lovligt monopolisere" brugen af en opfindelse i en bestemt periode. Et patent er en måde at beskytte industriel, ikke kommerciel information.

Ophavsret beskytter kun den form, som en bestemt idé kommer til udtryk i, ikke selve ideen. Originale tanker indeholdt i bøger og videnskabelige artikler, efter at have læst dem, tilhører alle, de kan frit bruges, men der skal henvises til den specifikke forfatter.

Forretningshemmeligheder som en form for intellektuel ejendomsret i vores land er stadig langt fra at være fuldt dækket af juridisk regulering, så andre beskyttelsesforanstaltninger (moralske og etiske, administrative foranstaltninger, fysiske beskyttelsesforanstaltninger, tekniske sikkerhedssystemer, kryptografiske metoder, ansættelses- og afskedigelseskontrakter) blive af stor betydning.

Arbejde med dokumenter. Ved arbejde med dokumenter, der indeholder forretningshemmeligheder, skal visse regler følges. For at gøre dette skal du bruge:

udvikle instruktioner til at arbejde med hemmelige dokumenter;

udpege ansvarlige personer til at kontrollere hemmeligt papirarbejde;

udøve streng kontrol med personales adgang til hemmelige dokumenter.

De vigtigste dokumenter skal opbevares i en sikker, mindre vigtige dokumenter i en speciel metalbeholder.

Dokumenter, som skatteinspektører eller retshåndhævende embedsmænd med rette kan kræve, bør holdes adskilt fra andre fortrolige papirer.

Udkast til hemmelige dokumenter skal udarbejdes i notesbøger med nummererede ark. Efter at have forberedt dokumenterne "rigtigt", destrueres udkastene.

I forbindelse med lagring og overførsel af hemmelige dokumenter kan sikkerheds- og alarmsystemer anvendes i tilfælde af uautoriseret adgang til dem.

Arbejde med personale. Hovedpladsen i at organisere pålidelig beskyttelse af klassificerede oplysninger bør gives til arbejdet med personale. Arbejdet bør tilrettelægges på en sådan måde, at medarbejderen kun har adgang til de oplysninger, han har brug for i udførelsen af direkte officielle opgaver.

Eksperter inden for bekæmpelse af industrispionage giver følgende anbefalinger:

bruge enhver lejlighed til at fremme hemmeligholdelsesprogrammer;

på enhver mulig måde at stimulere medarbejdernes interesse i at overholde tavshedspligten;

periodisk belønne medarbejdere for succes med at beskytte klassificerede oplysninger.

Information om kunder og konkurrenter. I kapitalistiske lande betragtes information om kunder normalt ikke som en kommerciel hemmelighed for en virksomhed, men snarere dens kapital. Derfor er listen over virksomhedens kunder og andre oplysninger om dem udarbejdet primært gennem lederens indsats, og disse oplysninger er ikke tillid til selv til hans nærmeste kreds.

For hver klient indsamles oplysninger om hans vaner, karakteristiske adfærdstræk, interesser i hans personlige liv og de privilegier, som virksomheden har givet ham. Disse oplysninger afspejler også oplysninger om kundens krav til kvaliteten af varer og tjenester, leveringsmåderne for varer til ham, leveringshyppigheden, oplysninger om betalingsfunktioner og andre specifikke træk ved kontrakter med denne klient. De data, der bestemmer rentabiliteten af samarbejdet med ham, er også angivet her.

Indsamlingen af oplysninger om kunder og konkurrenter skal tilrettelægges på den mest omhyggelige måde, og disse oplysninger bør kun opbevares af virksomhedens leder.

Markedet og dets informationsstrukturer er stadig på den indledende fase af udviklingen, så man kan opnå pålidelig information:

på egen hånd gennem oprettelsen af en analytisk afdeling, en marketingafdeling og en service til undersøgelse af udbud og efterspørgsel;

indhentning af de nødvendige oplysninger fra de kommercielle strukturer, der har det (banker, forsikringsselskaber, børser);

henvender sig til industrielle kontraefterretningstjenester og private detektivbureauer for at få hjælp.

I praksis af forretningsforbindelser

en persons adfærdsmønstre bestemmer

er ikke så meget optaget af

lige så meget som korrespondance til det.

Ilya Shevelev

Etikette– et sæt normer og regler for adfærdsformer, der afspejler moralske standarder. Etikettenormerne er i modsætning til moralnormerne betingede; de bestemmer, hvad der er almindeligt accepteret i folks adfærd, og hvad der ikke er. Etikette er et konventionelt sprog, ved hjælp af hvilket du kan vurdere en person, bedømme niveauet af hans kultur, moral og intelligens (hvordan han kommer ind i et rum, hvordan han hilser, hvilken tone han taler, hvilke ord han udtaler - om han følger reglerne for høflighed og høflighed, der er accepteret i samfundet).

Forretningsetikette (protokol)– det er adfærdsregler og behandlingsnormer i officielle partnerskaber. Viden og overholdelse af forretningsetikette kendetegner i høj grad en medarbejder inden for ethvert felt. Forretningsetikette bestemmes af følgende faktorer: individuel stil tøj; adfærdsmåde; lejlighed gavnlig indflydelse om mennesker og situationer; positivt indtryk af en anden person; korrekt afvikling af telefonsamtaler og forretningskorrespondance.

Praksis viser, at beherskelse af reglerne for etikette bidrager til succesfuld iværksætteraktivitet, og at negligere dem kan bidrage til ødelæggelsen af en karriere.

Forretningsprotokol i bund og grund er det de samme regler, som regulerer proceduren for møder og afgange, samtaler og forhandlinger, tilrettelæggelse af receptioner, udførelse af erhvervskorrespondance mv.

I denne forstand spiller den diplomatiske protokol en særlig rolle.

Diplomatisk protokol- er et sæt almindeligt accepterede regler, traditioner og konventioner, der overholdes af regeringer, udenrigsministerier, diplomatiske repræsentationer, diplomatiske medarbejdere og andre embedsmænd i international kommunikation.

Reglerne for den diplomatiske protokol er baseret på princippet om staternes suveræne ligestilling. Normerne for diplomatisk protokol er baseret på principperne om international høflighed.

Professionel etikette- en integreret del af forretningsetiketten, repræsenteret af normer og regler for forretningsinteraktion i et bestemt område af professionel aktivitet. Etiketten for et bestemt aktivitetsområde bestemmes af dets specifikationer - kommerciel (iværksætterisk) aktivitet eller statslig aktivitet. Der er også forskelle af pædagogisk karakter (syn på moralske kriterier), at tilhøre tekniske erhverv eller til videnskab og kunst spiller en vis rolle. På regeringsniveau kan afvigelser fra reglerne eller deres overtrædelse forårsage skade på landets prestige og føre til komplikationer i forholdet mellem stater.

Etiske standarder er de værdier og etiske regler, som medlemmerne skal overholde arbejdskollektiv i sine aktiviteter. Disse regler indeholder bestemmelser om rettigheder og forpligtelser, ansvar for manglende opfyldelse af forpligtelser eller overskridelse af rettigheder. Etiske standarder gælder ikke kun for kvaliteten af de udførte aktiviteter, men også for at opretholde et gunstigt psykologisk klima i teamet, der befordrer det. Den vigtigste betingelse for en virksomheds succes er beherskelse af teknikker til opbygning af interpersonel kommunikation. For at undgå fejl i relationer, anbefales det at overholde følgende generelt accepterede interaktionsmodeller:

Overholdelse af adfærd med normerne for offentlig orden og moralske kriterier (ærlighed, retfærdighed, samvittighedsfuldhed);

Vurdering af en konkret situation. Intuition og logik – vigtige forhold optimering af adfærdsmodeller;

Selvkritik og brug af en specifik adfærdsmodel;

Bestemmelse og specifikation af ens egne evner;

Under hensyntagen til de psykologiske og seksuelle egenskaber ved samtalepartnerens personlighed.

Etiske standarder kan blive overtrådt på grund af manglende uddannelse, uvidenhed om sociale regler eller deres grundlæggende krænkelse, afvist af samfundet eller teamet.

Årsagen til de mest karakteristiske modsætninger mellem etik og forretning ligger i dualiteten af statens opdragende og stimulerende funktioner En af statens positioner er uddannelsen inden for moralens rammer af en person, der skal være velmenende og lovlydige. En anden position er behovet for at have incitamenter til at arbejde mere intensivt, hvilket skyldes stigende konkurrence.

I erhvervslivet tages der ikke altid hensyn til moralske krav. En iværksætter er ofte nødt til at bedrage, være grusom og ignorere etiske bud af hensyn til egoistiske mål - at opnå materiel profit. Modsigelsen forstærkes kulturelle værdier og religiøse overbevisninger. Historisk etablerede kulturelle traditioner for menneskelige relationer, syn på individets betydning, den naturlige essens af genstande og fænomener ophøjer det åndelige princips rolle, udvikling anerkendes som en prioritet indre verden person og ikke værdien af materielle goder.

De moralske standarder og adfærdsmønstre for en kompetent leder er baseret på normer for etisk adfærd - regler, der er baseret på viden og etiske færdigheder, der bestemmer respektfuld holdning til underordnede og mennesker omkring dem. Han skal have egenskaberne som en arbejdsorganisator. Ordenen og manglen på konflikt i en virksomheds aktiviteter bestemmes af ledelsesfunktioner, som omfatter planlægning og organisering, stimulering og kontrol og regulering af relationer i forretningssfæren.

For at opretholde et godt moralsk og psykologisk klima i et team er det ikke nok bare at have faglige egenskaber. Lederen skal overholde forretningsforbindelsernes etik, have psykologisk viden og adfærdsmæssige færdigheder i relationer med underordnede. Dette er viden om grundlæggende love interpersonelle relationer i ledelsesaktiviteter. Årsagerne til stress og konflikter i et team er ofte krænkelse af en persons selvværd, selvværd og personlige status. Skriftlige og mundtlige instruktioner til underordnede skal være korrekte og diskrete. Virksomhedsrelationers etik forudsætter, at lederen ved, hvordan man forebygger og løser konflikter, og evnen til at føre en forretningssamtale korrekt.

En leders manglende overholdelse af reglerne for kritik er en almindelig fejl, der fører til forværring af forholdet. En af hovedbetingelserne er skabelsen af et venligt og tillidsfuldt miljø, evnen til at lytte til underordnede på en korrekt og interesseret måde, at give kritisk analyse deres aktiviteter.

Der er mundtlige og skriftlige former for ordrer. Skrevet Bestillingsformularen er en lakonisk opløsning, der indeholder en kort instruktion om at udføre en handling baseret på den underordnedes sociale rolleposition, eller et sæt af ansvarsområder, en liste over midler til at udføre de udførte funktioner. Mundtlig ordren er ikke registreret på papir, har en mindre grad af retsbeskyttelse, dens formål er at tilskynde den underordnede til aktive handlinger ved hjælp af midler varierende grader formaliteter. De vigtigste egenskaber ved ordren er som følger:

Ordren kan transmitteres direkte af lederen eller gennem autoriserede personer;

Beregnet til en underordnet person, gruppe eller et vist antal personer, op til store faglige fællesskaber;

Adresseret til repræsentanter for det næste rangniveau;

Kan relatere til medarbejderincitamenter;

Graden af fortrolighed af ordren er udtrykt ved det tilsvarende stempel;

Kan videregives fra hånd til hånd eller leveres med andre kommunikationsmidler.

Etiske standarder og principper for forretningskommunikation mellem underordnede og lederen påvirker forholdets karakter og det generelle moralske og psykologiske klima. Det gælder ledelsesordrer, servicedisciplin, deltagelse af underordnede i beslutningstagning, deres belønninger og lederens hensyntagen til deres personlige egenskaber.

Forholdet mellem underordnede og lederen er baseret på følgende principper for forretningskommunikationsetik:

Fortrolighed - du bør ikke tale om dig selv, institutionens hemmeligheder, en specifik transaktion eller genfortælle, hvad du har hørt fra kolleger om deres personlige liv og aktiviteter;

Høflighed, venlighed og velvilje;

Opmærksomhed på samtalepartneren, ønsket om at forstå chefens synspunkt, respekt for hans mening, kritik og råd, beskedenhed, men selvtillid;

Punktlighed, læsefærdighed, passende udseende.

Etiske standarder omfatter kultur for kommunikation og adfærd, empati og evnen til at være en god lytter.

Etikken i forretningskommunikation "horisontalt" er normer for kommunikation og adfærd, der er en regulator af relationer i et team, hvilket bidrager til succesfulde aktiviteter for at nå opstillede mål, eller skaber forhindringer og fører til opløsning af teamet. Hvis relationer ikke er reguleret af administrationen, sker denne proces spontant.

Normer er altid et middel til at implementere ideologiens principper og afspejler bestemte synspunkter hos en gruppe mennesker. Hvis umoralske normer er udbredt i et team, så kan det ikke eksistere længe og effektivt (dets autoritet vil falde, og konflikter inden for det vil øges). Niveauet af etiske standarder i en organisation afhænger i høj grad af lederen. Kommunikationsetikken i et team forudsætter:

"dig", obskøne udtryk, fortrolighed osv. er uacceptable);

Konsistens i brugen af kommunikationsstile;

Interesse for kollegers holdninger og meninger om visse aspekter af aktivitet.

På trods af den formelle mulighed for at tage hensyn til personlige sympatier og antipatier i en forretningsatmosfære, med henblik på konstruktiv aktivitet og opretholdelse af et gunstigt psykologisk klima, er det tilrådeligt at overholde følgende regler:

Udvikle venskabelige relationer og rette anspændte;

Undgå udtryk, der provokerer konfliktsituationer;

Overhold om nødvendigt princippet om fortrolighed i kommunikationen med hinanden;

Diskuter ikke kollegers personligheder, manglerne ved deres adfærd eller handlinger bag kulisserne, spred ikke sladder og kritiser ikke ved nogen lejlighed;

Vær forsigtig med dine kollegaers værdighed og selvrespekt.

Et gunstigt psykologisk klima i et team er kendetegnet ved:

En afslappet atmosfære af kommunikation, hvor teammedlemmer føler sig frie og ikke belastes af disciplin;

Holdmedlemmernes respektfulde holdning til hinandens meninger, nye ideer offentliggøres;

Aktiv diskussion af problemer for at forbedre arbejdet;

Kritik, der ikke er personlige angreb;

Medarbejdere forstår virksomhedens mål korrekt, nye mål diskuteres i fællesskab;

Hvis der er noget galt med medarbejderne, udtrykker de frit deres tanker og følelser, samtidig med at de er styret af kravet om at være fair;

Arbejdet udføres uden meget stress og akut arbejde;

En klar fordeling af ansvar og fravær af en leder reducerer ikke arbejdsproduktiviteten;

Beslutninger træffes på rutinebasis, formel afstemning bruges sjældent;

Hvis der under diskussionen af ideer er forskellige meninger, der ikke er noget "pres" fra myndighederne, parternes argumenter diskuteres og vejes, den kollektive bedømmelse af et kontroversielt spørgsmål accepteres som en gruppenorm;

Teamlederen er dens uofficielle leder og har stor indflydelse og autoritet.

Manglende overholdelse af etiske standarder for kommunikation kan føre til straf af "overtræderen" af andre medlemmer af teamet, hvilket viser sig i form af sanktioner udtrykt i følgende former: hints, latterliggørelse og mobning; isolation ved tavshed; bemærkninger" i klartekst"; overgang til officielle forbindelser; nægtelse af bistand, anerkendelse af succeser, invitation til arrangementer, skabelse af forhindringer i udførelsen af officielle opgaver; provokerende nervøse sammenbrud og skandaler; skabe et negativt image blandt medlemmer af andre teams; fordømmelser og bagvaskelse til overordnede.

Den negative side ved overholdelse af gruppenormer er fænomenet konformisme, dvs. betingelsesløs accept af teammedlemmer af den etablerede orden og fremherskende meninger, hvilket indikerer et afslag på uafhængige synspunkter og handlinger.